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APUNTES

UNIDAD I INTRODUCCIN A LA BASE DE DATOS

1.1 Conceptos bsicos


1.1.1Base de datos
Qu es una base de datos?

Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera
estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder
utilizar estos datos.

Por qu utilizar una base de datos?


Los datos son comunicados por varios tipos de smbolos tales como las letras del alfabeto, nmeros,
movimientos de labios, puntos y rayas, seales con la mano, dibujos, etc. Estos smbolos se pueden ordenar
y reordenar de forma utilizable y se les denomina informacin.
Los datos son smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se caracterizan
por no contener ninguna informacin. Un dato puede significar un nmero, una letra, un signo ortogrfico o
cualquier smbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripcin.

Registro
Son los objetos principales de una bases de datos que se utilizan para guardar datos. Se pueden tener ms
de una tabla en la base de datos para guardar informacin relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos
tener la informacin de clientes, en la otra la informacin del producto y en la tercera podemos enlazar los
datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto.
.Uno a uno: Una relacin uno a uno se crea si las dos columnas relacionadas son claves principales o tienen
restricciones nicas.
.Uno a varios: Un
.Uno a varios: Un registro de la tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la tabla B; pero un
registro de la tabla B solo puede tener un registro coincidente en la tabla A.
.Varios a varios: Un
.Varios a varios: Un registro de la tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la tabla B, y
viceversa. Una relacin de este tipo se crea definiendo una tercera tabla, denominada tabla de unin.

Los Informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e


imprimir los datos de la forma que resulte ms apropiada para cada proyecto. Permite realizar impresiones
personalizadas as tambin como etiquetas. Se pueden crear informes que incorporen clculos basados en
los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios o bien para generar catlogos.

1.1.6 Tipos de gestores de base de datos


Los Sistemas de Gestin de Bases de Datos o SGBD (en ingls Data Base Management System,
abreviado DBMS) son un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos,
el usuario y las aplicaciones que la utilizan.
El
El DBMS: es un conjunto de programas que se encargan de manejar la creacin y todos losaccesos a las
bases de datos, est compuesto por:
DDL: Lenguaje de Definicin de Datos
DML: Lenguaje de Manipulacin de Datos

SQL: Lenguaje de Consulta.


Existen programas denominados Sistemas Gestores de Bases de Datos, abreviado SGBD, que permiten
almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rpida y estructurada. Las propiedades de
estos SGBD, as como su utilizacin y administracin, se estudian dentro del mbito de la informtica.
Las aplicaciones ms usuales son para la gestin de empresas e instituciones pblicas. Tambin son
ampliamente utilizadas en entornos cientficos con el objeto de almacenar la informacin experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran
protegidos por las leyes en varios pases.
Un Sistema Gestor de base de datos (
Las aplicaciones ms usuales son para la gestin de empresas e instituciones pblicas. Tambin son
ampliamente utilizadas en entornos cientficos con el objeto de almacenar la informacin experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran
protegidos por las leyes en varios pases.
Un Sistema Gestor de base de datos (SGBD) es un conjunto de programas que permiten crear y mantener
una Base de datos, asegurando su integridad, confidencialidad y seguridad. Por tanto debe permitir:
- Definir una base de datos: especificar tipos, estructuras y restricciones de datos.
- Construir la base de datos: guardar los datos en algn medio controlado por el mismo
- Definir una base de datos: especificar tipos, estructuras y restricciones de datos.
- Construir la base de datos: guardar los datos en algn medio controlado por el mismo SGBD.
- Manipular la base de datos: realizar consultas, actualizarla, generar informes.
As se trata de un software de propsito general. Ejemplo de SGBD son Oracle, SQL Server de
Microsoft, Informix ySysbase.

Algunas de las caractersticas deseables en un


Algunas de las caractersticas deseables en un SGBD son:
- Control de la redundancia: La redundancia de datos tiene varios efectos negativos (duplicar el trabajo al
actualizar, desperdicia espacio en disco, puede provocar inconsistencia de datos) aunque a veces es
deseable por cuestiones de rendimiento.

- Restriccin de los accesos no autorizados: cada usuario ha de tener unos permisos de acceso y
autorizacin.
- Cumplimiento de las restricciones de integridad: el
- Control de la redundancia: La redundancia de datos tiene varios efectos negativos (duplicar el trabajo al
actualizar, desperdicia espacio en disco, puede provocar inconsistencia de datos) aunque a veces es
deseable por cuestiones de rendimiento.
- Restriccin de los accesos no autorizados: cada usuario ha de tener unos permisos de acceso y
autorizacin.
- Cumplimiento de las restricciones de integridad: el SGBD ha de ofrecer recursos para definir y garantizar el
cumplimiento de las restricciones de integridad.
Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar, ingresar o actualizar,
en concordancia con los derechos de acceso que se les hayan otorgado. Se convierte ms til a medida que
la cantidad de datos almacenados crece.
Una base de datos puede ser local, es decir que puede utilizarla slo un usuario en un equipo, o puede ser
distribuida, es decir que la informacin se almacena en equipos remotos y se puede acceder a ella a travs de
una red.
La principal ventaja de utilizar bases de datos es que mltiples usuarios pueden acceder a ellas al mismo
tiempo.

1.1.2 Datos, campo, registro


Datos son los hechos que describen sucesos y entidades. Datos" es una palabra en plural que se refiere a
ms de un hecho. A un hecho simple se le denomina "data-tem" o elemento de dato.
CAMPO
Un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, uncampo es
la mnima unidad de informacin a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman
un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo ste un error del sistema. En las hojas de clculo
los campos son llamados celdas. La mayora de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo,
algunos campos son numricos mientras otros almacenan texto, tambin vara el tamao de estos.
Adicionalmente, cada campo tiene un nombre.

Un registro (tambin llamado fila o tulpa) representa un tem nico de datos implcitamente estructurados en
una tabla. En trminos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y
columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de

la misma tabla tienen la misma estructura. Un registro es un conjunto de campos que contienen
los datos que pertenecen a una misma repeticin de entidad.

1.1.3 Tablas, claves y relaciones

Tablas:

La parte principal de una base de datos son las tablas. Una base de datos esta formada por una o
ms tablas. Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema en comn; y se almacena de manera muy
similar al cajn de un archivero. Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico.
Las tablas organizan los datos en filas y en columna, las filas se conocen como registros y las columnas
como campos. Cada tabla de una base de datos contiene una coleccin de registros con datos especficos
sobre una persona, un producto o un evento.

Claves:
Los datos de cada tabla deben estar relacionados con los datos de otras tablas por medio de un campo
comn al cual se le conoce como clave principal. La clave principal es un campo (columna) que identifica
de manera nica al registro; impidiendo que este registro se repita. La clave principal de cada tabla no podr
repetirse en esa misma tabla; es decir, la clave que identifique a un artculo no podr ser la misma que
identifique a otro.
Relaciones:

La relacin es una asociacin establecida entre campos comunes de dos tablas. Existen diversos tipos
de relaciones:

1.1.4 Consultas y formularios


Consultas

Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas
determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, realizar operaciones de muy
diversa ndole relacionadas con los datos contenidos en la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que
contenga los registros de notas de ciertos alumnos, mediante una consulta podemos depurar la tabla y saber
la cantidad de aprobados y reprobado.

Los formularios son otra herramienta que nos permite visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas
de una manera muy sencilla e interactiva que hace ms ameno el trabajo al usuario. Al abrir un formulario, se
recuperan en l los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseo de ficha creado, bien de forma
automtica por el Asistente para Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario
puede desplazarse en la tabla visualizando toda la informacin y realizando operaciones sobre los registro
1.1.5 Informes y reportes

Un informe de base de datos es un documento de texto que muestra los datos de una base de datos del
modo que se especifique. El informe se puede disear para que muestre los datos ms actuales o los datos
vlidos en el momento de crear el informe.

Generalmente, el propsito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo,
los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras
conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar.
Los informes pueden ser pblicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos
del gobierno, los negocios, la educacin o la ciencia.

1.2 Modelos de Bases de Datos

Modelos de Bases de Datos


Un modelo de base de datos o esquema de base de datos es la estructura o el formato de una
base de datos, descrita en un lenguaje formal soportada por el sistema de gestin de bases de
datos. En otras palabras, un "modelo de base de datos" es la aplicacin de un modelo de datos
usado en conjuncin con un sistema de gestin de bases de datos.
1.2.1 Modelo de red
El modelo de red (definido por la especificacin CODASYL) organiza datos que usan dos
fundamental construcciones, registros llamados y conjuntos. Los registros contienen campos
(que puede ser organizado jerrquicamente, como en el lenguaje COBOL de lenguaje de
programacin). Los conjuntos (para no ser confundido con conjuntos matemticos) definen de
uno a varias relaciones entre registros: un propietario, muchos miembros. Un registro puede ser
un propietario en cualquier nmero de conjuntos, y un miembro en cualquier nmero de
conjuntos.
1.2.2 Modelo Jerrquico
stas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su informacin en una
estructura jerrquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un rbol
(visto al revs), en donde un nodo padre de informacin puede tener varios hijos. El nodo que no
tiene padres es llamado raz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hoja.
1.2.4 Modelo Entidad Relacin

Es una herramienta para el modelado de datos de un sistema de informacin. Estos modelos


expresan entidades relevantes para un sistema de informacin as como sus interrelaciones y
propiedades.
1.2.5 Modelo Relacional
El modelo relacional para la gestin de una base de datos es un modelos de datos basado en la
lgica de pre candidatos y en la teora de conjuntos. Es el modelo ms utilizado en la actualidad

para modelar problemas reales y administrar datos dinmica mente. Tras ser postuladas sus
bases en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San Jos (California), no tard en
consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos.
1.3 Requerimientos de Construccin
1. Determinar la finalidad de la base de datos
2. Buscar y organizar la informacin necesaria
3. Dividir la informacin en tablas
4. Convertir los elementos de informacin en columnas
5. Especificar claves principales
6. Definir relaciones entre las tablas
7. Ajustar el diseo
8. Aplicar las reglas de normalizacin
1.3.1 Modelo ANSI PARK
La arquitectura de sistemas de bases de datos de tres esquemas fue aprobado por la ANSI-SPARC
(American National Standard Institute - Standards Planning and Requirements Committee) en
1975 como ayuda para conseguir la separacin entre los programas de aplicacin y los datos, el
manejo de mltiples vistas por parte de los usuarios y el uso de un catalogo para almacenar el
esquema de la base de datos.
1.3.2 Arquitectura de tres niveles

Nivel interno: Tiene un esquema interno que describe la estructura fsica de


almacenamiento de base de datos. Emplea un modelo fsico de datos y los nicos datos
que existen estn realmente en este nivel.
Nivel conceptual: tiene esquema conceptual. Describe la estructura de toda la base de
datos para una comunidad de usuarios. Oculta los detalles fsicos de almacenamiento y
trabaja con elementos lgicos como entidades, atributos y relaciones.
Nivel externo o de vistas: tiene varios esquemas externos o vistas de usuario. Cada
esquema describe la visin que tiene de la base de datos a un grupo de usuarios,
ocultando el resto.

El objetivo de la arquitectura de tres niveles es el de separar los programas de aplicacin de la


base de datos fsica.
1.4 Algebra relacional
El lgebra relacional permite entender el modelo relacional de bases de datos desde la
perspectiva matemtica. Aqu se introducen los fundamentos del lgebra relacional y se les
relaciona con la estructura del lenguaje de consulta de bases de datos relacionales SQL, para
conectar la teora con la prctica.
1.4.1 Operadores Primitivos
............................................

Son varios los operadores que podramos llamar primitivos: los tradicionales de teora de
conjuntos unin, diferencia y producto cartesiano, y los especialmente introducidos por Codd de
restriccin y proyeccin; adems, existen otros operadores que se pueden considerar derivados,
ya que se pueden deducir de los primitivos.
1.4.2 OPERADORES DERIVADOS
Los operadores derivados son aquellos que se pueden expresar siempre en funcin de
operadores primitivos, pero su introduccin tiene por fin la simplificacin de las consultas.
1.4.3. Operadores Adicionales de Consulta
Operadores adicionales de consulta: permiten realizar operaciones aritmticas, comparaciones,
concatenaciones o asignaciones de valores.

UNIDAD II ORGANIZACIN DE UNA BASE DE DATOS


Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y
luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2007.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones.
En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor
que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y slo
tendrs que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs
compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la
tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves, etc...
Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el
botn de Vista de Diseo en la barra de estado

2.1.1 Diseo de tablas


Para crear una tabla de datos, si hacemos clic en el icono se abre una ventana con las distintas
formas que tenemos para crear una tabla Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente
los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de
datos que tiene la columna. Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin de la
tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas. Importar tabla consiste en crear
una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos. Vincular tabla consiste en crear

una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos. Otra forma ms rpida de llegar a
la vista diseo es desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionadas, haciendo
doble clic en la opcin Crear una tabla en vista Diseo.

2.1.2 Operaciones Principales


Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una
columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.


Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las
sustituciones necesarias.

AADIR UN NUEVO CAMPO


ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,
o bien,

situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn


de la
pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados.

ELIMINAR UN CAMPO
posicionarse en el campo y hacer clic en el boton

de la pestaa Diseo.

o bien,
seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando
est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern.
Por ltimo, guardar la tabla.

INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA.


Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la

opcin

en el men contextual.

Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistasde objeto y
elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.
En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro.


Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del
segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estbamos introduciendo se almacenar, no es necesario
guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botn

Cerrar para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:


Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
El registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la
pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar
y volverlo a escribir.
Si
queremos cambiar algo
de
pasar a la Vista Diseo haciendo
la pestaa Inicio.

la estructura de la tabla, tenemos que


clic sobre el botn de Vista de objeto de

2.1.3 Definicin de claves


La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequvocamente cada fila almacenada en la
tabla. Normalmente, hay un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id., un nmero de serie o un cdigo que
sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un nmero de Id. de cliente distinto. El
campo Id. De cliente sera, en ese caso, la clave principal de la tabla.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe identificar
inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vaco ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En
tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir
rpidamente los datos de varias tablas.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la clave principal,
que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada registro tiene un valor en el
campo de clave principal y que ste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna un
nombre de campo de Id. y el tipo de datos Auto numrico. El campo est oculto en la vista Hoja de datos, pero se puede ver
en la vista Diseo.

2.1.4 Relaciones entre tablas

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada.
Hacer clic sobre el botn Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear.
Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

2.2 Formularios

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de
una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como que campos
o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver slo algunos de los
campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con
slo esos campos, les ser ms fcil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras
funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.
Considera los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un
formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que
necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una
base de datos, adems de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.
2.2.1 Creacin de un formulario
Para crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear.
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezca en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los
casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario
creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms
adelante cmo modificar el
Diseo de un formulario.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o
consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
2.2.2 Modificar un formulario
Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos en l en
el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin en el men contextual.
O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.
Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el
formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos,
reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de
datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de
desplazamiento por los registros
que ya conocemos, lo nico que cambia
es el aspecto de la pantalla.
La vista diseo de formulario
La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar
los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante.

Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic
derecho sobre l para seleccionar la opcin en el men contextual.
Nos aparece la ventana Diseo de formulario:
El rea de diseo consta de tres secciones:
La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
formulario.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por
pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en
la seccin Detalle el
Diseo correspondiente a un slo registro.

La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
2.2.3 Agregar objetos a un formulario
En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando
entramos en la Vista Diseo del formulario.

El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una
vista a otra
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario
que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo.

Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo
modo en que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista
Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos
hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final.
Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, que ya hemos
comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario.
En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace aparecer y
desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que
sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles
para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones),se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic
sobre el botn
Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado.
Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn para acceder a la ayuda de Access.
2.3 Consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e
incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:

Consultas de seleccin.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los
criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se
podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica
porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se
vuelve a calcular).

Consultas de accin.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de
eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.

Consultas especficas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir
directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber
SQL, cosa que no es objeto de este curso.
2.3.1 Consultas por Asistente
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen
anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla
Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas y los campos de los que la consulta
sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

2.3.3 Consultas por parmetros


Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas
con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta.

Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.


Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando
en la explicacin:
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser
el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en
varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
2.4 Informes
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La
diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o
imprimir (no se puede modificar) y en los informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar
totales por grupos.
En este tema veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una vez
creado.

Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informes que encontrars en la pestaa Crear:
Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos
objetos que queremos aparezca en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es
ms cmodo y rpido
Crear un auto informe o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar
el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un
informe.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del
informe.

Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o
consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.

Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.

2.4.1 Partes de un Informe


La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar
los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la
misma forma que definimos un formulario.

Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe
seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn

Nos aparece la ventana diseo:

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:


La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.

La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al


principio de cada pgina.

La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por
pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la
Seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.
La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie
de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar:

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.


Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a
colocar los controles dentro del rea de diseo.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones Regla y
Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

La pestaa Diseo de informe


Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.
El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la
que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un hibrido entre la vista Informes y
Diseo y
Finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora
Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos
en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de
diseo como veremos ms adelante.
El botn permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.
Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el
lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn
Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las
propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.
2.4.2 Creacin de un informe utilizando un Asistente
Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que puedes ver en la
imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.


Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas este ser el
origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener
esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el
botn o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo
el campo se quita de la lista de campos

pulsamos el botn y
seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a


sobre el botn o deseleccionar todos los
haciendo clic sobre el botn

la vez haciendo clic


campos a la vez

A continuacin pulsamos el boton Siguiente


que puedes ver en la siguiente pgina...

> y aparece la ventana

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin
aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se supone
que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que podremos ver en la siguiente pgina...
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene
definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el
informe con ese estilo.

Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del
asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al
informe.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin
o bien
Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde
podremos modificar el aspecto del informe.

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