PROYECTO AVATAR

Procedimiento de Gastos de Viaje

Jurado y Jurado S.A.

Urbanizacin Costa del Este, Avenida Centenario

Telfono: (507) 303-5555
Correo electrnico: ventas@istech.com.pa

Datos generales

Tipo de proyecto

Nombre de proyecto y fase

Nmero de proyecto

Proyecto Avatar Fase 1: Preparacin inicial

N/A

Implementacin

Cliente

Nmero de cliente

Comienzo/fin planificado

Jurado y Jurado S.A.

N/A

N/A

(Consultora, empresarial, implementacin,

Actualizacin, Interno, Otros)

Patrocinador de proyecto

Gerente de programa

Gerente de proyecto (Jurado y Jurado)

Franklin Jurado S.

N/A

Yira Coba

Directo de proyecto (ISTech)

SAP Partner

Gerente de proyecto (ISTech)

Jos Alberto Morales

Integrated System Technologies,

Inc. (ISTech)

James Longstaff

Autor

Ubicacin de documento (repositorio/raz/nombre)

Jos Alberto Morales

1.Project Preparation>1.1 Project Initiation

Versin

Estatus

Fecha

Clasificacin de documento

1.5

Aprobado

10/10/2013

Externo

HISTORIAL DE REVISIONES
Versin

Fecha

Descripcin

1.0

09/09/2013

Borrador

1.1

13/09/2013

Borrador con comentarios del cliente

1.2

30/09/2013

Versin actualizada

1.3

01/10/2013

Versin final aprobada

1.4

03/10/2013

Modificacin a la clausula 6.c sobre la entrega de diferencias en viticos. Se

aade la opcin de depositar la diferencia de los viticos de viaje en la cuenta
bancaria del cliente.

1.5

10/10/2013

Modificacin al punto 7 para cubrir el caso de cancelacin de vuelo por parte de

la aerolnea.

Urbanizacin Costa del Este, Avenida Centenario

Telfono: (507) 303-5555
Correo electrnico: ventas@istech.com.pa

Tabla de contenidos
Datos generales .......................................................................................................................................................... 2
Tabla de contenidos ................................................................................................................................................... 3
Objetivo........................................................................................................................................................................ 3
Dueos de proceso .................................................................................................................................................... 3
Procedimiento ............................................................................................................................................................. 3
Aprobacin de la narrativa ........................................................................................................................................ 5

Objetivo
Esta poltica tiene el objetivo de establecer las regulaciones de gastos de viaje y los mecanismos de control gastos
del equipo de consultora durante la duracin del proyecto, as como los relativos a la tramitacin, justificacin,
obtencin y liquidacin de los mismos.

Dueos de proceso

Gerente de Proyecto Cliente

Gerente de Proyecto de ISTech
Director de Proyecto de ISTech

Procedimiento
1. Para toda persona que vaya a viajar al sitio de proyecto, se debe llenar el Formulario de Presupuesto de
Viaje como la que se muestra en el anexo 1 del presente documento. Esto lo estar ejecutando la
Gerencia de Proyecto de ISTech. Todo consultor debe coordinar con la Gerencia de Proyecto de ISTech los
das de viaje con 15 das de anticipacin.
2. Este formulario debe ser presentado al Gerente de Proyecto del Cliente por lo menos 10 das hbiles
antes del viaje, al menos de que el motivo por la cual se est viajando no estaba planificado. Para los
casos en que el viaje no sea planificado, se debe documentar el motivo de la urgencia de viaje en la
seccin de Motivo de Viaje del Formulario de Presupuesto de Viaje.
a. El Formulario de Presupuesto de Viaje no debe pedir anticipos ni coordinaciones de viaje por ms
de quince (15) das calendario.
3. El formulario debe ser firmado y aprobado por el Gerente de Proyecto de ISTech y del Cliente.
4. Las reservaciones y pagos de boletos de avin y hoteles sern efectuadas por el Cliente una vez haya sido
aprobado el formulario.
a. La estada en el Hotel Ciudad de David est cubierto por el Cliente, ms todo consumo durante la
estada debe ser cancelado por el consultor.
b. Los consumos en el hotel que estn relacionados con alimentacin deben ser pagados de los
viticos proporcionados. Todo consumo que est fuera de lo anteriormente mencionado, es
responsabilidad del consultor.
5. El Cliente emitir un cheque de anticipo para gastos en efectivo a nombre del consultor cual se utilizar
como viticos.
a. Los viticos se deben limitar a comidas.
Urbanizacin Costa del Este, Avenida Centenario
Telfono: (507) 303-5555
Correo electrnico: ventas@istech.com.pa

b. Solo sern aceptados gastos relacionados con la movilizacin al sitio de proyecto, hospedajeaeropuerto y aeropuerto-casa. Los costos de traslado por motivos personales no debern
incluirse en el Formulario de Gastos de Viaje (ver anexo 2) y sern por cuenta del empleado.
c. Los viticos que sean utilizados para comidas no debe incluir bebidas alcohlicas. Debido a
limitaciones de algunos restaurantes, en el caso de que en el recibo de caja, una bebida no
alcohlica sea cobrada con la descripcin de bebida alcohlica, se debe aclarar en el Formulario
de Gastos de Viaje.
d. La tarifa negociada con el Hotel Ciudad de David incluye desayuno, por el cual el lmite diario
establecido es de B/. 25.00 por da laborado. El lmite diario incluye el almuerzo, cena y gastos de
lavandera. En el caso de que por algn motivo no se pueda utilizar el Hotel Ciudad de David, el
lmite diario establecido ser de B/. 35.00 por da laborado. Cualquier gasto adicional debe ser
aprobado con anticipacin.
e. En el caso de que el consultor decida hacer un supermercado para su alimentacin, el monto total
de la compra no debe exceder del lmite de viticos para el viaje.
6. A final de cada semana de viaje se debe reportar los gastos en el Formulario de Gastos de Viaje. Este
formulario debe ser entregado con todos los respectivos recibos de viticos cual debe contar con el
respectivo Registro nico de Contribuyente (RUC) y el nombre de la razn social del Cliente.
a. RUC: 5044-11-64201 D.V. 88
b. Razn Social: Jurado y Jurado S.A.
El consultor tiene un mximo de tres (3) das hbiles una vez haya concluido el viaje para entregar el
formulario a la Gerencia de Proyecto de ISTech, quien debe entregarlo una vez revisado al personal que
designe el Cliente.
c. La diferencia entre el monto establecido en el Formulario de Presupuesto de Viaje y lo reportado
en el Formulario de Gastos de Viaje debe ser entregado al Gerente de Proyecto del Cliente por la
Gerencia de Proyecto de ISTech de manera presencial o depositando a la cuenta bancaria del
cliente. En el caso que de que se deposite la diferencia en la cuenta bancaria del cliente, se debe
enviar de forma electrnica la boleta de depsito al Gerente de Proyecto del Cliente y
posteriormente debe ser entregada de manera fsica.
i. Nombre del banco: Banco General
ii. Nombre de la cuenta de banco: Jurado y Jurado, S.A.
iii. Cuenta bancaria: 03-47-01-027299-9
d. La falta de la entrega del Formulario de Gastos de Viaje es sujeta a una advertencia por escrito
por parte del Gerente de Proyecto de ISTech y si se acumulan tres (3) advertencias, el consultor
perder el privilegio de recibir anticipos de viticos. En este caso el consultor debe cubrir los
gastos de viticos hasta presentar el Formulario de Gastos de Viaje para ser reembolsado. El
lmite de B/. 25.00 establecido en la punto 5 del presente documento seguir siendo vigente.
Adicionalmente, no se estarn otorgando anticipos si el consultor tiene ms de un (1) Formulario
de Gastos de Viaje pendiente por entrega.
e. En el caso de que el Formulario de Gastos de Viaje contenga una lnea cual no contenga recibo y
la misma no sea por uso de taxi, sern descontados del reporte y descontados al consultor.
7. En caso de cancelacin de viaje, el Gerente de Proyecto de ISTech debe velar de que esto sea comunicado
al Gerente de Proyecto del Cliente lo antes posible para no emitir el cheque de viticos y cancelar
cualquier reserva de boletos areos y/o hospedaje. En el caso que la cancelacin del viaje incurra en
algn recargo, el monto ser cubierto por la parte responsable de la cancelacin. En caso de cancelacin
de vuelo por motivos fuera del control de ambas partes que resulta en una extensin de la estada no
planificada el Gerente de Proyecto de ISTech debe comunicarse con el Gerente de Proyecto del Cliente
Urbanizacin Costa del Este, Avenida Centenario
Telfono: (507) 303-5555
Correo electrnico: ventas@istech.com.pa

para que haga la reserva del hotel acorde con el punto 4 a. Sin embargo el consultor debera anotar
claramente en el Formulario de Gastos de Viaje el motivo por lo cual el viaje se extienda.
8. En el caso de extensin de viaje planificada, el consultor debe preparar un Formulario de Presupuesto de
Viaje adicional y debe de seguir todos los procedimientos plasmados en este documento.
9. Los gastos que no se hagan con apego a esta poltica sern con cargo al empleado.

Aprobacin de la narrativa
Ttulo

Nombre

Compaa y ttulo

Fecha

Gerencia de proyecto
del cliente

Yira Coba

Jurado y Jurado S.A.

10/10/2013

Gerencia de proyecto
de proveedor de
servicios

Jos Alberto
Morales

Integrated System
Technologies, Inc.

10/10/2013

Urbanizacin Costa del Este, Avenida Centenario

Telfono: (507) 303-5555
Correo electrnico: ventas@istech.com.pa

Firma