Administracin Organizacional

004 fue un ao en que TaiwanICDF continu trabajando hacia sus metas de

transformarse en una organizacin de asistencia exterior ms especializada,

sistemtica y transparente. Al momento de trabajar para elevar la eficiencia

organizacional y la calidad del servicios, la agencia inici un nmero de reformas en la
administracin organizacional para fortalecer su estructura.
En el frente fiscal, TaiwanICDF contina haciendo hincapi en la seguridad,
estabilidad y desarrollo a largo plazo en sus operaciones financieras. En el futuro,
reajustar sus portafolios de inversin y reducir los riesgos en un esfuerzo por lograr
ganancias razonables de sus inversiones en el entorno ms seguro. En vista de los
diversos cambios en sus gestiones de contabilidad, TaiwanICDF tambin ha reformado
sus sistemas de contabilidad en 2004, e implement sus directrices de las gestiones de
contabilidad. Se espera que sto cubra suficientemente cualquier cambio en las
operaciones de contabilidad de la agencia durante muchos aos a venir.
En 2004, se trat de rectificar esa situacin mediante el lanzamiento de campaas de
publicidad para elevar su visibilidad y crear una imagen positiva. Esto ha producido
resultado al atraer ms personas para participar en las operaciones de desarrollo y
cooperacin internacional de la agencia. TaiwanICDF ha fortalecido la cooperacin con
los medios de comunicacin y ha publicado una serie de libros que describen los
esfuerzos de cooperacin y desarrollo internacional para dar a conocer ms sobre sus
actividades.
La agencia siempre ha alentado a las personas asociadas con TaiwanICDF a
continuar sus estudios. Adems de organizar entrenamiento vocacional en forma regular,
ICDFTaiwan tambin ha implementado un sistema de pasaporte de estudios. En 2004,
realiz un taller de trabajo para reforzar las habilidades de comunicacin de los
trabajadores y ayudarles a desarrollar su potencial. Los jefes de misin en ultramar y los
expertos estacionados en el exterior tambin fueron trados de vuelta a Taiwan para
entrenamientos con el propsito de fortalecer su capacidad administrativa.
TaiwanICDF tambin est reformando su sistema de documentacin interna de modo
que todas las correspondencias se escriban en forma horizontal, en lnea con el sistema
que ha puesto en marcha en Gobierno. La agencia tambin ha completado
preliminarmente una plataforma de seguridad informtica y un mecanismo para prevenir
la entrada de ciberpiratas (hackers) en sus sistemas de computacin.

71

 Administracin financiera
Las metas ms importantes de la administracin

ingresos se usan principalmente para financiar

financiera de la organizacin son controlar

proyectos anuales de asistencia tcnica, educacin y

adecuadamente la tasa de uso del fondo, ofreciendo

entrenamiento, asistencia humanitaria y costos

prstamos en una forma razonable que pueda asegurar

administrativos. Los cuadros 1 y 2 muestran el estado

el mayor nivel de recobro de fondos, y realizar

de la utilizacin de capital para fines de 2004.

inversiones a corto plazo. A continuacin se ofrece

Hasta el 31 de diciembre de 2004, TaiwanICDF

ha firmado contratos de prstamo por un total de

una explicacin del esfuerzo al respecto.

US$493,97 millones. De esta cantidad, US$363,03

Utilizacin del capital

millones ya han sido desembolsados, lo que se traduce

La utilizacin del capital de TaiwanICDF est

a una tasa del 73,49%, mientras que el pago agregado

dividido principalmente en la generacin de efectivo

el monto principal fue de US$164,04 millones, que

para su fondo general e ingresos anuales. El dinero

representa una tasa del 33,21%.

efectivo del fondo general se usa la financiamiento y

Para poder mostrar mejor el estado de

prstamos a largo plazo, inversiones a largo plazo y

inversiones y prstamos a largo plazo, TaiwanICDF ha

garantas de crdito. El resto de los fondos disponibles

comenzado a separar previsiones basadas en el nivel

incluyen aqullos que an no han sido desembolsados

de riesgos asociados con cada proyecto. Hasta el 31 de

para proyectos aprobados o el efectivo que necesitan

diciembre de 2004, tales previsiones alcanzaron

los proyectos que estn por formalizarse. El resto de

NT$756 millones, lo cual ayuda a garantizar la calidad

los fondos son destinados a depsitos bancarios,

de los bienes de la organizacin.

cuentas a corto plazo, fondos mutuos y acciones.

Los ingresos del fondo derivan de las entradas
por concepto de intereses de sus prstamos a largo

Administracin de las
inversiones a corto plazo

plazo, ingresos de las tarifas de garanta crediticia e

Las inversiones a corto plazo en 2004 fueron

ingresos de las inversiones a corto plazo. Esos

distribuidas primordialmente en depsitos a plazo fijo,

bonos (incluyendo bonos gubernamentales,

Tasa de utilizacin de fondos 2004

Inversiones
a corto
plazo
59%

72

Esas inversiones se hacen como un esfuerzo para

conseguir fuentes de ingreso estables a largo plazo y se

Prstamos a
largo plazo
36%

Inversiones a
largo plazo
3%

obligaciones y bonos corporativos) y letras de cambio.

Prstamos
contratados
pero no
desembolsado
16%

hacen con la seguridad y liquidez en mente. Adems,

Cantidad de
prstamos no
contratados
43%

agencia hasta NT$500 millones.

la junta directiva ha comisionado a instituciones

especializadas para que administren en nombre de la
El cuadro 4 muestra la composicin de los
activos a corto plazo hasta fines de 2004. Durante el

Otros
2%

ao pasado, las tasas de inters bajaron a niveles

histricos. Para evitar riesgos asociados con un

Administracin Organizacional

posterior cambio en las tasas, los fondos amasados de

NT$6.000.000. El valor neto del fondo general de

bonos maduros han sido transferidos a depsitos a

TaiwanICDF fue de NT$14.711.000.000.

plazo fijo. En tal sentido, la proporcin de fondos en

posteriores reajustes en la distribucin de activos en

Metas alcanzadas en la gestin

de contabilidad en 2004

lnea con alzas continuas de las tasas de inters.

Reforma del sistema de contabilidad

depsitos a plazo fijo es bastante alta. Se realizarn

El sistema de contabilidad de TaiwanICDF no

Perspectivas

fue reformado con anterioridad. Sin embargo, en vista

En el pasado, los activos de TaiwanICDF eran

de los cambios operativos, se han hecho cambios

bsicamente en instrumentos denominados en dlares

tomando en consideracin el sistema original, las

NT o dlares estadounidenses. En vista de la

actuales leyes y prcticas contables y el estado actual

necesidades de los pases prestatarios y para diversificar

de las operaciones. Se espera que esos cambios podrn

el riesgo de las tasas de cambio, la agencia incluir

satisfacer las necesidades del desarrollo operacional de

activos en otras monedas, basados en las necesidades

la agencia en los aos a venir.

operativas. Se espera que sto conlleve a dar estabilidad

al valor de los activos de TaiwanICDF. De hecho, los

Creacin de un sistema de gestin de

activos de la agencia sern utilizados en una forma ms

diversificada en el futuro, en vista de las enmiendas a

contabilidad para las misiones en ultramar

TaiwanICDF tiene un total de 38 misiones en

las directrices que rigen sobre la administracin de

ultramar, operando en los campos de la agricultura,

activos. TaiwanICDF invertir en activos apropiados

pesca, manufactura en bamb, medicina, servicios

en economa fuertes alrededor del mundo para alcanzar

industriales y comercio. Esas misiones llevan a cabo

su meta de diversificar los riesgos.

ms de 100 diferentes programas de cooperacin

tcnica. Las operaciones regulares de contabilidad

Gestin de contabilidad

para cada misin incluyen la gestin de ingresos y

Administracin del fondo

las cuentas, depsitos bancarios y fondos de cada

gastos asociados con cada proyecto de cooperacin;

Al cierre de diciembre de 2004, el valor total de

proyecto; prstamos y admisibles para pequeos

activos del TaiwanICDF era de NT$14.884.000.000.

agricultores; y el manejo de los gastos asociados con

De sto, los activos lquidos totalizaban

los miembros de Voluntarios de Taiwan en Ultramar y

NT$9.058.000.000, las inversiones y prstamos a

el Servicio de Jvenes de Taiwan en Ultramar.

largo plazo eran de NT$4.785.000.000, los activos

La Oficina de Tecnologa Informtica ha asistido

fijos llegaban a NT$11.000.000, y los otros rubros

a la Oficina de Contabilidad para comisionar el

eran de NT$103.000.000.

desarrollo de sistemas de soporte lgico de

El total de pasivos alcanz NT$173.000.000. De

computadora para las misiones en ultramar. Esos

esta cantidad, los pasivos lquidos eran de

sistemas fueron completados y probados en 2004. Se

NT$167.000.000 y las otras obligaciones eran de

espera que sern puestos en prueba a partir de 2005. El

73

entrenamiento para el uso de los sistemas se llevar a

Implementacin del sistema de

cabo de marzo a mayo, y el sistema estar

completamente en lnea en diciembre. Se espera que

autorevisin de control interno

En la implementacin de su sistema de

sto aada eficiencia a la contabilidad de las misiones

autorevisin de control interno, TaiwanICDF inici en

en ultramar y la auditora por la sede en Taipei, as

2004 la autorevisin en trminos de todas las reas de

como un mayo grado de exactitud en las cuentas.

riesgo. Cada paso de las operaciones de contabilidad

fueron revisadas, desde la preparacin de presupuestos

Otras mejoras en contabilidad

Las organizaciones con personera jurdica

a los gastos operativos, cuentas y diversas

generalmente utilizan prcticas contables que son

de auditora, sino que tambin ofrece una referencia

adoptadas por el Gobierno. En la mayora de los casos,

para toda la agencia acerca de cmo mejorar los

las transacciones se llevan a cabo usando pagos

procedimientos.

declaraciones. Esto no slo ha reforzado los esfuerzos

al contado y al final del ao, usando una base

acumulativa. Para poder realzar la eficiencia operativa

Conclusin

y poder accesar a las ltimas informaciones fiscales,

El reformado rgimen de contabilidad fija una

TaiwanICDF ha adoptado gradualmente un sistema

base para las operaciones de contabilidad para los aos

donde se calculan las cuentas sobre una base mensual

a venir e indudablemente elevar la calidad de las

y puede producir un informe mensual que revele la

operaciones de contabilidad de la agencia. En

informacin fiscal requeridad. En 2004, TaiwanICDF

particular, una vez se introduzca el enfoque de tarjeta

implement las siguientes dos medidas con la meta de

de calificaciones equilibrada, las operaciones de

aumentar grandemente la informacin fiscal:

contabilidad podrn sobreponerse a las restricciones

1. Estimado de intereses por cobrar e ingresos por

inters: Las operaciones inversin y financiacin de

tradicionales y ofrecer una efectiva herramienta de

evaluacin.

TaiwanICDF deben tomar en consideracin las tasas

de inters y cambio de divisas, lo cual complica ms
los diversos clculos. En 2004, la agencia adopt la

Campaas publicitarias

base acumulativa. Esto hace que los clculos sobre

En 2004, TaiwanICDF aument sus campaas de

intereses por cobrar e ingresos por inters sean

publicidad para impartir mayor transparencia a sus

basados sobre tasas de inters y cambio de divisas

operaciones. La agencia cre oportunidades para

mensuales. Esta medida ayuda a reducir la brecha

reunirse con el pblico frente a frente y permitir que el

entre los diversos presupuestos de inversin y

pblico en general entienda la contribucin e

financiacin y los clculos mensuales reales,

importancia del trabajo de asistencia en ultramar. Ha

permitiendo que las declaraciones de contabilidad

creado ms oportunidades para personas que se

sean una mejor herramienta para referencia.

especializan en la cooperacin internacional para

2. Estimado de los gastos de depreciacin: A

satisfacer al pblico. Esto ha resultado en un ms alto

partir de octubre de 2004, TaiwanICDF comenz a

nivel de apoyo para el trabajo de la agencia y tambin

depreciar sus bienes o bienes bajo administracin

ha atrado ms personas para que participen en el

sobre una base mensual.

trabajo de cooperacin internacional.

74

Administracin Organizacional

Los esfuerzos de publicidad de TaiwanICDF

durante el ao pasado incluyen:

fortalecer su interaccin con las organizaciones locales

relacionadas. Se invita a personas de una amplia
variedad de clubes y asociaciones, as como ONGs,

Cooperacin con los medios de

para que visiten la agencia. Esto les permite tener un

comunicacin: Publicidad sobre una

mejor entendimiento acerca del contenido de las

base personal
TaiwanICDF busca trabajar con todos los

actividades de TaiwanICDF y el papel que juega,

sectores de los medios de comunicacin. La agencia

varios temas de manera que los recursos puedan ser

ha trabajado junto con peridicos y revistas, lo que

integrados para implementar actividades de

ha resultado en una serie de artculos que enfocan en

cooperacin internacional. TaiwanICDF tambin

todos los aspectos del trabajo de TaiwanICDF.

realiza disertaciones y seminarios en escuelas,

TaiwanICDF tambin ha comisionado a los medios

comunicando a la gente joven la importancia y el valor

electrnicos para producir una pelcula sobre los

del trabajo de cooperacin internacional. Se espera

proyectos de cooperacin en las naciones del

que sto inicie un inters entre la nueva generacin

Pacfico Sur. Esas pelculas ofrecen una ventana

para que se una al trabajo de asistencia extranjera.

Tambin promueve la oportunidad cooperacin sobre

para que el pblico vea los xitos del trabajo de la

agencia en esos pases. TaiwanICDF tambin
coopera con Radio Taiwan Internacional. Varios

Publicaciones
El informe anual, la revista electrnica y el sitio

jefes de misin y especialistas de esas misiones han

web de TaiwanICDF registran los logros operativos y

sido invitados para hablar acerca de los asuntos

las diversas labores de la agencia. Los mismos

agrcolas y financieros, explicando la satisfaccin

constituyen un importante material de referencia sobre

personal que obtienen de su trabajo.

las actividades de cooperacin internacional y trabajos

Adems de la cooperacin con los medios de

relacionados por parte de las organizaciones de

comunicacin en masa, TaiwanICDF tambin busca

Taiwan. La serie de libros de TaiwanICDF sobre

q Una actividad de grupo durante un taller de trabajo sobre voluntariado en Taiwan por especialistas de JICA w Ceremonia de
inauguracin del Curso de Entrenamiento de Voluntarios Locales 2004 e Un estudiante extranjero presenta los logros
obtenidos durante su estudio en Taiwan en el transcurso de la presentacin del libro Puente hacia el mundo

75

 El pblico de Taiwan particip entusiastamente en una

conferencia sobre asistencia exterior

Ceremonia de clausura del programa de entrenamiento del 4to.

Grupo del Servicio de Jvenes de Taiwan en Ultramar

cooperacin y desarrollo internacional revelan la

desarrollo poltico, econmico y social, as como

historia del desarrollo y las historias personales de la

examina y analiza varios modelos de asistencia,

gente involucrada en los programas Voluntarios de

permitindole al pueblo de Taiwan a entender mejor

Taiwan en Ultramar y Servicio de Jvenes de

las tendencias internacionales.

Taiwan en Ultramar, en las misiones en el exterior,

as como los proyectos de inversiones y prstamos,
desarrollo de los recursos humanos internacionales y

Conferencias acadmicas
Conjuntamente con la publicacin de Tendencias

asistencia humanitaria de la agencia. Tres libros

mundiales en la ayuda externa, TaiwanICDF realiz

fueron publicados en 2004.

en octubre de 2004 una conferencia acadmica

En Un mundo de cosechas se detalla el

internacional sobre cooperacin internacional.

crecimiento de los jvenes que participan en el

Expertos de JICA y el Mercy Corps fueron invitados

programa del Servicio de Jvenes de Taiwan en

a Taiwan para presentar ponencias e intercambiar

Ultramar. Tendiendo un puente en el mundo describe

opiniones con los acadmicos, expertos y trabajadores

los sentimientos de ciudadanos de pases que

prcticos locales y extranjeros. La conferencia ayud

mantienen relaciones diplomticas con la Repblica de

a iniciar la discusin sobre la cooperacin

China al recibir las becas de TaiwanICDF para

internacional entre muchos sectores de Taiwan. Los

continuar sus estudios en Taiwan. Ms an, en un

participantes discutieron sobre las contribuciones que

esfuerzo por despertar el inters en el trabajo de

Taiwan puede hacer a la comunidad internacional en

asistencia internacional por parte de los jvenes de

trminos de divulgar la experiencia de Taiwan.

Taiwan, TaiwanICDF ha recibido autorizacin de la

Tambin estuvo dirigida a permitir que el pblico

Agencia de Cooperacin Internacional de Japn para

taiwans entienda que la asistencia internacional no es

publicar Tendencias mundiales en la ayuda externa.

slo una forma en la que Taiwan puede retribuir a la

Este fue el primer libro publicado en Taiwan acerca de

comunidad mundial, sino tambin la mejor va para

la asistencia internacional que ha sido especialmente

que la isla aumente su presencia internacional.

traducido al chino. El contenido del libro cubre el

Tambin se realizaron discusiones tericas con miras

76

Administracin Organizacional

a mejorar el marco y las estrategias del esfuerzo de

participacin en sus programas y alcanzar la meta de

ayuda internacional de Taiwan.

involucrar a la poblacin entera en la diplomacia.

Servicios voluntarios
En 2004, TaiwanICDF expandi su trabajo de

Gestin administrativa

publicidad en trminos de sus cursos anuales de

En vista de las cada vez ms diversificadas

entrenamiento para el programa de Voluntarios de

operaciones

Taiwan en Ultramar. Personalidades bien conocidas,

internacionales, la gestin administrativa de

as como los medios de comunicacin en masa fueron

TaiwanICDF se volver ms sistematizada y

invitados para participar en la ceremonia de inicio del

modernizada. Se estn aplicando tcnicas de gestin

entrenamiento. Como el inicio del entrenamiento fue

cientfica para reforzar los sistemas y la estructura

para los tiempos de las inundaciones del 11 de

organizacional, as como para propulsar la eficiencia.

septiembre, despus de terminar la ceremonia, los

La agencia buscar lograr los mximos resultados

nuevos participantes en el programa fueron a la

para alcanzar su meta de ser una institucin

Escuela Primaria Chang An, en el rea de Hsichih en

econmicamente ms efectiva.

de

cooperacin

desarrollo

Taipei, para ayudar en las labores de socorro y rescate,

adquiriendo una experiencia de primera mano en el
voluntariado. Al mismo tiempo, el presidente Chen

Administracin de recursos
humanos

Shui-bian pronunci sus declaraciones sobre la

TaiwanICDF continuar implementando polticas

importancia del trabajo de asistencia internacional de

para entrenar su personal a ser competentes en una

Taiwan en una cena al completarse el curso de

amplia gama de operaciones, permitiendo que los

entrenamiento. Adems, se transmitieron las

empleados sean capaces de adaptarse en medio de las

declaraciones grabadas del presidente de Burkina

tendencias cambiantes y las metas operativas. Esto

Faso, Blaise Campaor. Varios miembros del Cuerpo

refuerza la competitividad organizativa y ayuda a la

Diplomtico acreditado en Taiwan fueron invitados

agencia a ser incluso an ms profesional. La

para asistir y junto con el presidente Chen entregaron

educacin y el entrenamiento enfocan en lograr que

las banderas a esos voluntarios cuando se preparaban a

cada empleado se familiarice con las metas de la

partir al extranjero para acudir a sus estaciones de

agencia y combinam los valores de la agencia con

trabajo,alentando a esos nuevos reclutas.

aqullas individuales, de modo que todos trabajen

La cooperacin y el desarrollo internacional son

hacia la consecusin de la misma meta.

cosas en donde puede involucrarse toda la poblacin.

El entrenamiento en el trabajo hace hincapi en

Sin embargo, si bien la mayora de las personas en

los empleados existentes, alentndoles a continuar

Taiwan podra expresar su apoyo para esa labor, en

sus estudios y estar ms al tanto con las tendencias

realidad pocos realmente participan en ella. El carnaval

internacionales. Adems de implementar un sistema

de publicidad en 2004 fue el primer paso en crear una

de pasaporte de estudios, Taiwan ICDF realiza

conciencia sobre cooperacin internacional entre el

cursos de entrenamiento especializados para

pblico. TaiwanICDF continuar con su trabajo

alcanzar la meta de transformarse a s en una

publicitario para poder alcanzar ms altos niveles de

organizacin orientada al aprendizaje.

77


El secretario general de TaiwanICDF, Chen Cheng-chung,

conversa con jefes y tcnicos de las misiones tcnicas que han
retornado a Taiwan para recibir entrenamiento especializado

El subsecretario general, Shao Li-chung, presenta las

perspectivas del desarrollo del plan de asistencia digital durante
un seminario sobre oportunidades digitales internacionales

TaiwanICDF llev a cabo un taller de trabajo

entrenamiento para elevar la capacidad administrativa

para los empleados dedicado a afinar las habilidades

general de los jefes y expertos de las misiones

de comunicacin y ayudarles a desarrollar lo mejor de

existentes y potenciales.

su potencial. El trabajo del curso ayud a los

estudiantes en obtener un nuevo entendimiento de s
mismos, reajustar sus actitudes hacia el aprendizaje y

Administracin de asuntos
generales y documentos

sus trabajos, y promover una mejor interaccin y

TaiwanICDF implement la automatizacin de la

comunicacin entre los diversos departamentos. Esto

gestin administrativa en 2004 para elevar la

ayud a crear un consenso entre todos los

eficiencia y calidad administrativa, y aliviar el peso

departamentos de la agencia, lo cual ayuda a mejorar

sobre el personal. Gradualmente, todas las reas han

la eficiencia de la organizacin.

sido completamente computarizadas. Conjuntamente

El Gobierno tiene una poltica de asistir a los

con el mecanismo de control interno, se introducir el

pases amigos a estar mejor orientados digitalmente.

monitoreo de la admimistracin de riesgo en todas las

Para ayudar a materializar la meta de cooperacin con

reas de gestin de servicio.

organizaciones internacionales con el fin de ayudar a

pases en vas de desarrollo a reducir la brecha digital,
TaiwanICDF realiz conjuntamente con el Instituto de

Adquisiciones
Los procedimientos de adquisicin del

la Industria Informtica tres seminarios en 2004 que

TaiwanICDF estn basados en los reglamentos de

enfocaron en cmo el sector de alta tecnologa puede

adquisiciones del Gobierno.

expandir las oportunidades digitales internacionales.

El seminario forj una base desde la cual TaiwanICDF
disear e implementar planes sobre la reduccin de

Procesamiento de palabras
El procesamiento de palabras dentro del

la brecha digital internacional digital.

TaiwanICDF es casi completamente computerizado.

En 2004, TaiwanICDF ayud a un programa de

78

Para acelerar la transmisin de diversos documentos,

Administracin Organizacional

TaiwanICDF ha implementado un sistema de

transmisin electrnica de documentos para
reemplazar la transmisin va fax de documentos no
clasificados al extranjero.

Administracin informtica
TaiwanICDF ha estado trabajando en los ltimos
aos para establecer una amplia variedad de
aplicaciones, tales como una base de datos del sitio

Administracin de gastos
Para fortalecer la administracin de gastos,

web, administracin de cuentas, administracin de

TaiwanICDF enmend en 2004 varias directrices que

humanos internacionales, administracin de

rigen sobre los gastos y los envi al Ministerio de

inversiones y prstamos, administracin de los

Relaciones Exteriores para su revisin y aprobacin.

recursos humanos, administracin informtica de las

documentos y archivos, entrenamiento de recursos

misiones en ultramar y administracin de bienes y

Administracin de archivos
Las agencias gubernamentales se encuentran en

biblioteca. La agencia tambin hace hincapi en la

el proceso de computarizar todos los archivos y en

informticos, esperando crear una eficiente plataforma

2004, TaiwanICDF tambin enfoc en los asuntos

para la administracin de los conocimientos.

relacionados con el trabajo de archivo. Debido al

crecimiento de las operaciones de la agencia, el

seguridad y mantenimiento de esos sistemas

En 2004, el trabajo de administracin informtica

de TaiwanICDF enfoc en tres reas:

volumen de documentos en papel contina

aumentando dramticamente. TaiwanICDF ha

Realzar la habilidad en computacin entre

comisionado a una empresa externa para que

establezca un archivo en la que se pueda acceder

los miembros de las misiones en ultramar

TaiwanICDF dedic considerables esfuerzos en

fcilmente a los documentos. De esta forma

2004 para crear sistemas informticos para las misiones

se aumentara la eficiencia administrativa y

en ultramar. A inicios de julio, los jefes y especialistas

de gestionamiento, y en el futuro, reducira

de misin fueron llamados de vuelta a Taiwan para

indirectamente el espacio requerido para almacenar

participar en un programa de entrenamiento sobre

todos esos documentos.

administracin informtica. En esos momentos, ellos

tambin recibieron entrenamiento en la forma ms

Administracin de otros servicios

TaiwanICDF
est
implantando

efectiva de usar los nuevos sistemas informticos. Los

la

sistemas de administracin de proyectos de las

computarizacin en todos los niveles de su

misiones en ultramar fueron tambin reconfigurados

organizacin. A travs de este esfuerzo, los sistemas

para hacerlos ms abarcadores.

de procesamiento de palabras y gastos ya han sido

El sistema fue completedo a fines del ao,

completados. Otros sistemas de computadora que

tenindose previsto su uso formal a inicios de 2005.

controlan los bienes y la biblioteca fueron terminados

Los nuevos sistemas permiten una ms efectiva

para fines de 2004, permitiendo un nivel an ms alto

administracin de proyectos, fiscal, bienes,

de transparencia y eficiencia en la administracin de

adquisiciones y personal. En un futuro previsible, la

los servicios internos.

implementacin de los nuevos sistemas informticos

facilitarn los intercambios en tiempo real, realzando

79

la administracin y ejecucin de proyectos que

TaiwanICDF ha completado preliminarmente el

realizan las misiones.

diseo de sistemas que previenen cualquier situacin

que comprometa la seguridad de sus informaciones.

Realzar la conciencia sobre seguridad

informtica
A medida que el Internet se vuelve ms

Auditora

prevaleciente en todo el mundo, la seguridad

Nmero de auditoras

informtica se ha convertido en un tema de

Un total de 19 auditoras programadas fueron

importancia cada vez mayor. Con los ciberpiratas

comisionadas por la junta directiva y los altos

(hackers) siendo una amenaza para los sistemas, los

ejecutivos

pidieron

por

cinco

auditoras

cortafuegos (firewalls) ya no constituyen una respuesta

suficienta para garantizar la seguridad. Cada uno tiene
una responsabilidad en el esfuerzo para garantizar la

Composicin de las auditoras en 2004

seguridad informtica. Adems, TaiwanICDF contina

fortaleciendo sus sistemas informticos desde un

Operaciones
17%

Contabilidad
16%

punto de vista tcnica y ha establecido directrices

Control interno
4%
Bienes
4%
Adquisiciones
4%

claras sobre las formas de utilizar esos sistemas. Su

meta es alcanzar el objetivo de tener una red
informtica libre de riesgos.

Asuntos
financieros
13%
Informacin
13%

Administracin
8%

Creacin de un sistema de recobro de

archivos
Los avances en tecnologa informtica han

Gastos
13%

Recursos humanos
8%

permitido la transferencia de documentos en papel a

imgenes digitales para almacenamiento en sistemas
de computadoras. Esto no slo facilita el acceso a esos
documentos, sino que reduce los costos de renta

Composicin de las sugerencias

de auditora en 2004

asociados con tener que almacenar enormes cantidades

de papelera. Los sistemas de administracin de

Asuntos financieros
26%

Operaciones
28%

documentos realzan el almacenamiento de

documentos y ofrecen mayor eficiencia en los archivos
y administracin informtica.
El establecimiento de una plataforma para

Administracin
20%

administracin de los conocimientos promueve un

mejor acceso a la informacin en toda la organizacin
y eleva la competitividad general. Sin embargo, en
vista de las crecientes amenazas de los ciberpiratas,

80

Adquisiciones
14%

Gastos
6%
Recursos
humanos
7%
Bienes
8%
Informacin
11%

Administracin Organizacional

extraordinarias. Las auditoras enfocaron en el riesgo y

hasta qu grado la unidad auditada estaba llevando a
cabo el sistema de control interno de la agencia.

Sugerencias de auditora
Un total de 162 sugerencias fueron presentadas
en el transcurso de las auditoras que se llevaron a

Las auditoras examinaron principalmente: 1) el

cabo en 2004. Por categora, 41 eran sobre

grado en que la unidad opera de acuerdo con los

contabilidad, 16 de asuntos financieros, nueve sobre

procedimientos establecidos y las polticas de la

gastos, 28 de operaciones, 14 sobre salarios, cuatro

agencia; 2) la dependibilidad de la informacin

de adquisiciones, cinco sobre bienes, 12 de

financiera y operativa de la unidad; 3) mtodos

informacin y 33 sobre administracin. La

usados para proteger los bienes de la agencia y un

composicin de esas recomendaciones se muestra en

examen acerca de si los bienes han sido depositados

la pgina anterior, abajo.

en un sitio seguro con documentacin adecuada; y 4)

En cuanto a los tipos de sugerencias, 26 eran con

el grado en que los resultados de los proyectos

respecto a enmiendas de las directrices, 75 eran

operacionales se encuentran en lnea con las metas

relacionadas con el cumplimiento de diversos

de los proyectos.

sistemas, 21 eran relacionadas con procedimientos

En trminos de tipos de ejercicios, se llevaron a

cabo tres auditoras con respecto a los asuntos

operacionales y 40 con respecto a errores

operacionales.

financieros, cuatro en contabilidad, tres en gastos,

Las unidades auditoriadas han corregido

cuatro en operaciones, dos en recursos humanos, tres

completamente sus errores como fueron sealados en

sobre informtica, una de adquisiciones y una de

96 recomendaciones, mientras que se trabaja para

controles internos. La distribucin de las auditoras se

realizar mejoras con respecto a 65 recomendaciones.

muestra en el cuadroen la pgina anterior, arriba.

Estos datos se muestran en el cuadro a continuacion.

Estado de mejoramientos de reauditora en 2004

(No. de casos)
50
40
30
20
10
0
Asuntos
Contabilidad
financieros

Gastos

Nmero de sugerencias

Operaciones Recursos Adquisiciones

humanos
Completada

En proceso

Bienes

Informacin Administracin (Categora)

No ejecutada

81