Sistemas Administrativos y Control interno

Jose Luis Pungitore

Capitulo 1 Introduccin
Este Capitulo es una introduccin y habla de las fallas que tuvieron los sistemas de
control de la empresas mas grandes de los estados unidos, Enron y WorldCom. En
relacin a esto habla que mas all de estas empresas, lo mas fuerte fue la cada de
Arthur Andersen, que es una firma de auditoria muy importante a nivel mundial, ya que
ella era la encargada de hacer el control interno de estas firmas tan importantes.
Cuenta tambin que en el 2002 a raz de esto, el presidente de este pas firmo una ley
Sarbanes Oxley en la que introduce importantes reformas que tienen impacto en el
sistema de gobierno corporativo.
En esta ley, la seccin 404 establece la responsabilidad del management de la
empresa de establecer y mantener adecuada estructura de control interno y
adecuados procedimientos para emitir informacin contable/financiera.
Capitulo 2 El Sistema de Control Interno
El Sistema ce Control interno es un conjunto de normas, controles, consideraciones y
aspectos a tener en cuenta por el ente y cuyo objetivo es:
- Evitar la comisin de errores y fraudes
- Ganar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organizacin.
No apunta a detectar situaciones anmalas, sino por el contrario pretende prevenirlas
y evitarlas.
Busca mejorar los procedimientos administrativos para mantener un nivel adecuado de
eficacia y eficiencia operativa.
ES
ESTA
NO ES
IMPLICA
UTILIZA
Flexibilidad y Plasticidad del Sistema de control interno
Con el correr del tiempo las empresas tienen que ir cambiando su configuracin,tanto
en la naturaleza del negocio como en sus modalidades operativas, como resultado de
avances tecnolgicos o como cambios en modas y gustos. Por esto el SCI deber

estar construido sobre bases muy dinmicas que permitan su ajuste peridico a las
nuevas realidades y necesidades.
Norma Generales
Formacin de un ambiente de control.
Consiste en la certeza de que ninguna operacin importante quede sin controlar, y que
este hecho se difunda y sea conocido por los distintos integrantes de la organizacin.
Evitar Zonas grises
Estas traen efectos como la generacin de conflictos y la cada de la moral del
personal afectado. Esto pasa por la falta de informacin respecto de las tareas que
debe desarrollar cada sector de la empresa.
Estos problemas se atacan con claridad en la definicin del sistema estructural y las
reas de autoridad/responsabilidad asignadas a cada sector y de las relaciones
asesoras, funcionales, jerrquicas y de control.
Es importante contar con manuales de funciones y de procedimientos para establecer
las funciones de cada uno.
Formalizacin de operaciones por escrito.
Las distintas operaciones deben formalizarse por escrito en documentos o formularios
que las contengan y describan.
No hacer esto es generar una falte de evidencia de las decisiones y autorizaciones
realizadas y esto constituye un punto de partida para ejercer un control de cualquier
tipo sobre las operaciones efectuadas.
Y si no hay control hay una deficiencia grave dada la necesidad de una empresa de
contar con informacin correcta, confiable y actualizada.
Tambin, aparte de formalizar cada operacin es necesario tener una
documentacinde respaldo, es decir, facturas, comprobantes, etc.
De esta forma de evitan manejos indebidos de fondos y tambin inconvenientes con
eventuales inspecciones de organismos de control.
Autorizacin de operaciones Niveles.
Esto es, quien puede autorizar cada operacin y los rangos de importes para los
cuales es valida.
Ejemplo.
Montos Con la aprobacin de
Hasta $ del jefe de sector
Hasta $ del Gerente del departamento
Hasta $ del Gerente General
Mas de $ del Directorio

Esta norma mejora la eficiencia operativa de las org. evitando la pesada carga
burocrtica de hacer autorizar todas las compras a funcionarios de altos rangos.
Separacin de funciones/control cruzado por oposicin de intereses
Pilar del SCI ya que permite el procesamiento completo de una operacin sea tarea de
varios sectores, de forma tal que se pueda establecer un genuino control en el que
jams una sola persona o sector tenga a su cargo cumplir la totalidad de las
decisiones de autorizacin y sus respectivos controles.
Implementar esta norma no quiere decir que necesitamos mas personal, sino estudiar
la reasignacin de funciones en las reas del caso.
Ejemplo, quien registra no maneja dinero y quien maneja dinero no maneja bienes.
Prenumeracin (de imprenta) de los formularios utilizados.
Se recomienda la numeracin de todos los formularios que utilice la empresa, incluso
los de uso interno.
Objetivo, evitar salteos o su doble asignacin. Tambin para dificultar la comisin de
maniobras anmalas consistentes en la sustitucin de un ejemplar porotro. Y para
facilitar su seguimiento tanto en su curso interno como externo.
Control de correlatividad cronolgica.
Consiste en verificar ante la emisin de un nuevo nmero de un determinado
formulario, que su fecha sea similar o posterior a la del nmero anterior.
Dependencia entre Sectores.
El sector que ejerce control no debe depender del sector controlado.
Custodia de formularios sin utilizar.
Los talonarios sin utilizar deben ser guardados en un lugar cerrado y bajo la
responsabilidad de un funcionario de jerarqua ajeno al manejo de fondos.
Esta norma persigue por objetivo.
1 Lograr un adecuado control sobre la utilizacin de los talonarios de recibos.
2 Evitar la comisin de fraudes.
Rotacin interna del personal afectado a reas sensibles
Intenta prevenir los efectos indeseables derivados de la permanencia de personas en
reas sensibles durante prolongados periodos. Lo que podra dar lugar a desviaciones
en el ejercicio de sus funciones.
Evitar rotacin interna acelerada de personal
Esto es signo de que algo no esta bien. Por el contrario, podra estar mostrando una
situacin anmala que hace que el personal se desvincule al poco tiempo de tomar
servicio. Esto hace que el plantel no logre la estabilidad necesaria para que su tarea

comience a rendir frutos ms valiosos.

La alta rotacin de personal deber ser unos de los motivos de cuidado y alerta en un
SCI.
Registraciones claras, adecuadas y al da
Las registraciones deben ser realizadas de forma cronolgica y debe encontrarse
actualizada con el objeto de permitir el ejercicio de control. Particularmente en el caso
de anlisis de cuentas y/o seguimientode operaciones a travs del sistema contable.
Mecanismos o canales para reclamos de los clientes
Que los clientes tengan a su alcance un libro de quejas o un mecanismo donde ellos
puedan manifestar su descontento con los servicios o productos de la empresa.
Normas Particulares
Estn dedicadas a cada rea:
Normas de control Interno relativas a la estructura de la organizacin (horizontal y
vertical) y a la separacin de funciones.
Normas de control Interno relativas a las medidas concretas de control conducentes
a evitar la posibilidad de cometer errores o fraudes que atenten contra el patrimonio de
un ente, o sobre la continuidad de sus operaciones.
Mejoramiento de procedimientos y rutinas administrativas, cuyo cumplimiento facilita
el ejercicio de control interno.
Cumplimiento de disposiciones y normas legales.
Medidas concretas que mojaran la eficiencia administrativa.
Capitulo 3 Compras y cuenta a pagar
Diagrama en Bloque
Estos diagramas son grficos que apuntan a capturar globalmente un circuito o
sistema, bajo el paradigma de que la comunicacin se realiza a travs del flujo de
documentos o formularios entre los distintos sectores que intervienen.
Al adoptar un nivel global, lgicamente hay detalles del circuito que deliberadamente
se omiten.
Secuencia
Operacin
Formulario
EM - Emite

PR Pedido de Reaprovisionamiento
SC Solicitud de Compras
VA Verifica Autorizacin
PC Pedid de Cotizacin
COT Cotizacion
COE Controla y Emite
PEC Planilla de Evaluacion de Cot
ADE Adjudica y Emite
OC Orden de Compra
REM - Remito
FCT Factura
RME - Recibe mercadera y emite
IR Informe de Recepcion
ACC Asienta resultado de ctrl. Calidad
VCC Verifica Cumplimiento de compra
AMR - Almacena Mercaderia y Registra
RM Recibe Mercaderia
CR Controla y registra
Diagrama Hibrido de Contexto. Creacin del autor.
Caractersticas:
Conserva el nivel global en el Diagrama de Bloques
Destaca las actividades y tareas de cada sector
Permite relacionar cada una de estas actividades con la info necesaria.
[pic]
Modulo 1 Modulo 2 Modulo 3
Tres tipos de Diagramas Hbridos:
Centrado en Formularios: la cadena de valor se construye a partir del flujo de sus
formularios y el encadenamiento sectorial.
Centrado en procesos: la cadena de valor se construye sobre los procesos seriales y
paralelos definidos para alcanzar el resultado concreto que corresponda.
Radiales: un sector se constituye en pivote del proceso, y acta como principal
ejecutor del mismo, en su relacin con otros sectores.
Diagrama hibrido de Contexto Centrado en Formularios
Los smbolos utilizados son:
Formulario

Secuencia de procesos, a travs de la emisin

y control de formularios, y consulta a los
registros y sistemas que corresponden.
Sectores que intervienen
Soporte de tarea: sistema, archivo o registro
que brinda el soporte de informacin necesario
para que el sector pueda realizar la tarea.
Funcin de Compras
Consiste en la adquisicin de los recursos materiales necesarios para
elfuncionamiento de una organizacin, bajo las mejores condiciones de contratacin.
Separacin de Funciones
[pic]
Descripcin del Circuito
Modulo 1: Deteccin de la necesidad de Compras.
Modulo 2: Seleccin del proveedor y adjudicacin de la compra.
Modulo 3: recepcin, Control y almacenamiento.
Modulo 4: Control de la compra y registracion.
Modulo 1
Todas las compras de bienes superiores a un monto, deben hacerse por escrito. Los
orgenes de las solicitudes son dos:
- Sector almacenes, reposicin de artculos, mantener stock. (Reaprovisionamiento)
- Otro sector de empresa para productos sin stock. (Solicitud de compra)
Artculos con stock, Sector de almacenes es el encargado de mantener las existencias
para esto el sector tiene que iniciar su reaprovisionamiento antes, es decir, en un
punto de mayor existencia que su stock mnimo. Ese punto es el PUNTO DE PEDIDO,
esta posicin queda definida como el stock mnimo ms un margen determinado de
seguridad, el que variara segn el grado de importancia del producto y esto depende
del dao que pueda causar al normal funcionamiento de la empresa.
Artculos sin stock, para estos solo es necesario una Solicitud de Compra.
Limites para la autorizacin de compras
Los lmites deben ser precisos y relacionados tanto con el nivel jerrquico como con la
especialidad del funcionario que pueda autorizar la compra.
Modulo 2

Recibidos los pedidos del modulo 1, compras procede a:

- Cotejar las firmas de dichos formularios con el Registro de Autorizaciones y Firmas.
(RAF)
- Consultar el Registro de Proveedores (RP) con el objeto de seleccionar los ms
afines ala naturaleza del pedido, parapedir la cotizacin.
El pedido de cotizacin se realiza por escrito y la cotizacin del proveedor tambin se
recibe por escrito.
Aprobado esto, se emite la Orden de compra.
Solicitud de Cotizacin a Distintos proveedores
En las compras de importancia es fundamental pedir a distintos proveedores las
cotizaciones, los requisitos para esto son:
- Cantidad y calidad requerida.
- Precios
- Impuestos que graban
- Condiciones de pago
- Fecha de entrega
- Plazo de mantenimiento
- Garanta
Las compras por montos importantes se realizan por medio de concursos de precios.
Modulo 3
La entrega de las mercaderas se realiza por el sector de Recepcin, quien luego de
controlar la mercadera, hace el informe de recepcin.
Salvo en algunas mercaderas, la misma sufre un control de calidad con anterioridad a
su almacenamiento.
Tanto el sector Control de Calidad como el de Almacenamiento dejan constancia de su
intervencin sobre las copias de recepcin.
Lugo de esto, Compras y contadura dan por concluida la gestin correspondiente a
los artculos recibidos.
Modulo 4
El sector de Contadura va reuniendo los documentos representativos de los distintos
pasos desarrollados del circuito de compras, ellos son:
- Orden de compras (duplicado)
- Orden de Compras internas (original)
- Informe de Recepcin (original)
- Remito del proveedor (duplicado)
Al recibir la factura del proveedor proceder a su control y registracion, para luego
dejar archivado todo el legajo en un archivo transitorio de cuantas a pagar.

Armado del Legajo de Compras y su Composicin

Se arma con la documentacinmencionada, teniendo a la factura del proveedor como
pivote. Solo se pagara por la mercadera efectivamente ingresada y almacenada, en la
cantidad y calidad solicitada, y por el precio y las condiciones convenidas.
- Admisin nicamente de Originales de Facturas.
- Control de facturas de proveedores
- Sello, nicamente para fines de control interno. Aprobado.
Luego se registrara la deuda/aprobacin del pago de facturas.
Capitulo 4 Pagos
Funcin de pagos consiste en la cancelacin de la obligaciones contradas, originadas
con motivo de compras, servicios recibidos, de sueldos y jornales del personal.
Descripcin del Circuito de Pagos
Para la comprensin, el zoquete lo dividi en 3 mdulos:
Modulo 1: Determinacin de la fecha de vencimiento de la factura y emisin de la
orden de pago.
Modulo 2: Emisin del Cheque.
Modulo 3: Distribucin de la documentacin y registracion del pago.
Modulo 1
Este modulo consiste simplemente en la emisin de la orden de pago en funcin del
legajo de compras, una vez que se ha detectado como prxima la fecha de
vencimiento de la factura del proveedor, suponiendo que no existen dificultades
financieras para disponer el pago.
Modulo 2
Tesorera recibe el legajo de compras y la orden de Pago y luego de examinar la
documentacin sin observar objecin alguna procede a emitir el cheque y a firmarlo.
La documentacin que compone el Legajo de Compras es anulada con un sello de
PAGADO-FECHADOR, de forma tal de evitar que sea presentada en otra oportunidad,
y juntamente con los dos ejemplares de la Orden de Pago y el Cheque emitido se
derivan al Gerente administrativo.
Elgerente adm. Coloca la segunda firma al cheque luego de examinar la
documentacin sin encontrar objecin.

Con el objeto de incrementar y concentrar el control justamente en el momento ms

importante del circuito, es conveniente que la emisin del cheque requiera de dos
firmas para tener validez.
Los cheques deberan emitirse incluyendo la clusula no a la orden seguida del
nombre del beneficiario del pago.
Se recomienda establecer das fijos para la emisin y firma de cheques y para el pago
a proveedores, con el fin de lograr un mejor aprovechamiento del tiempo y eficiencia
administrativa.
Modulo 3
La documentacin recibida del gerente Administrativo es distribuida de la siguiente
forma:
- Cheque: al proveedor.
- Legajo de compras: se archiva definitivamente en el sector, en forma cronolgica, en
el archivo contable de compras.
- Orden de pago (original): se archiva definitivamente en el sector, en forma
cronolgica, en el archivo contable de Pagos, previa registracion de la operacin en el
Subdiario de Caja y Bancos.
- Orden de pago (duplicado): a tesorera, sector que la archiva en el archivo de
rdenes de pago.
Capitulo 5 Ventas y cuentas a cobrar
La funcin de ventas/separacin de funciones/incompatibilidades
Las ventas son el conjunto de operaciones mediante las cuales una empresa transfiere
a otra (o a un consumidor final) un bien o presta un servicio, y recibe a cambio un
precio pactado, generalmente en dinero o a travs de una promesa de pago futuro.
Ningn sector debe tener ms de una de las funciones bsicas:
a) realizacin y aprobacin de la venta
b) aprobacin de loscrditos
c) despacho de la mercadera
d) facturacin de la venta
e) cobranza de la venta
f) registracin de las operaciones efectuadas
Descripcin del circuito
Recepcin y aprobacin del pedido
Descripcin general y global del modulo

Un cliente origina un pedido ante la visita de un vendedor o un llamado.

Los vendedores realizan el requerimiento recibido a travs una Nota de Pedido.
El sector Administracin de Ventas produce el Control Formal: chequeo de la
existencia del cliente en los registros de la empresa, correccin de los precios, cdigos
de los artculos coincidentes con su descripcin, condiciones de pago, plazos de
entrega, garanta, etc.
Colocacin del pedido
Los vendedores reciben el pedido de los clientes, ya sea en su domicilio o en las
oficinas de ventas.
Los pedidos deben contar con la aprobacin escrita de los clientes. La cantidad de
copias del formulario de Pedido vara segn los distintos usuarios de la informacin.
Estos pueden ser:
el cliente
administracin de ventas, para realizar el control formal y que se cumpla el pedido
crditos
almacenes, para el control de stock y el despacho de la mercadera
facturacin, para facturar la mercadera entregada
el emisor, para su control
Datos de la nota de pedido
nmero y nombre del cliente
cdigo de vendedor
cdigo del producto solicitado
cantidad solicitada
precio unitario
condiciones de venta
lugar de entrega (si es distinta al de los registros de la empresa)
fecha estimada de entrega
Aprobacin formal del pedido
Uno de los problemas ms comunes es el derechazo de pedidos por cliente
inexistente. Esto ocurra porque toman el pedido sin haber procesado previamente el
alta del cliente. Por ello se recomienda asegurarse de haber procesado todas las altas,
bajas y modificaciones de clientes.
Otros casos son aquellos en los cuales los montos de las listas de precios usadas por
los vendedores no coinciden con los precios vigentes al momento de la facturacin.
Esto puede por error, por lo cual se rechaza o sino tambin por ser operaciones
especiales aprobadas, en cuyo caso deben ser autorizadas en la Nota de Pedido por
parte de un funcionario responsable.
Control de crditos

Hay que recordar que aunque estemos en presencia de ventas al contado, el cliente
puede presentar atrasos en los pagos de compras anteriores y la empresa no desear
venderle a clientes morosos.
El sector de Crditos debe fijar un lmite de crdito mximo a otorgar a cada cliente.
Este control tiene como objetivo otorgar crditos a clientes que tengan solvencia para
pagarlos.
Para efectuar el control de Crditos deben adoptarse algunas formulas que permiten
verificar:
que no hayan atrasos anteriores que signifiquen el rechazo del pedido
que no haya sido superado el limite de crditos (esto incluye saldos impagos a la
fecha de evaluacin, pedidos aprobados y no entregados, pedidos entregados
pendientes de facturacin, cobranzas recibidas pendientes de contabilizar)
Control de existencias
Permite efectuar la reserva de mercaderas en los registros de stock para que impida
que stos denoten una situacin de disponibilidad distinta de la real.
Una vez chequeado esto, se enva la Nota de Pedido a lasreas encargadas de
confeccionar el remito y despachar la mercadera. Solo con el remito se realiza la baja
fsica del stock, sin olvidarse de dar de baja tambin la reserva previamente efectuada.
Control de pedidos rechazados
Un pedido puede ser rechazado por causas insalvables que generan el rechazo
definitivo.
Sin embargo, hay motivos que pueden ser revertidos, como por ejemplo la falta
transitoria de stock o el atraso en la cobranza de facturas pendientes.
En estos casos los pedidos deben ser tratados como en suspenso hasta que se
pueda levantar el rechazo
Despacho y entrega de mercadera
Descripcin general y global del modulo
Almacenes emite los correspondientes remitos si hay stock.
El sector expedicin prepara los envos a cada cliente y confecciona la Hoja de Ruta,
formulario que permite clasificar los envos que efectuar cada repartidor.
El repartidor entrega la mercadera solicitada por el clientes y obtiene su conformidad
sobre el original del remito. Cada entrega efectuada se registra tambin en la Hoja de
Ruta, como los casos que no se pudo entregar la mercadera, en donde tiene que
explicar el por qu.
Una vez que finaliza el recorrido de entrega, el repartidor rinde cuenta de al sector
Expedicin quien, una vez que controla todo, reparte la documentacin.

Preparacin de la mercadera/Emisin de Remitos y Ordenes de Expedicin

Los remitos deben estar prenumerados de imprenta para llevar un control sobre las
salidas y la existencia de mercaderas. En caso de utilizarse medios
computadorizados, el control de secuencia deber merecer un especial cuidado.
El despacho y el reparto de la mercadera/Hoja deruta
Generalmente contienen:
apellido y nombre del repartidor
datos identificatorios del vehiculo utilizado
kilometraje del vehiculo antes de iniciarse el recorrido
distancia estimada a recorrer para realizar el reparto y tiempo y aproximado que
demandar la tarea
sntesis de los remitos que componen el recorrido
lugar para indicar los datos de la entrega y, en caso de corresponder, el por qu no
se realiz la misma
Transporte de mercadera/Riesgos/Seguros
Se deben contratar seguros para cubrir riesgos como robo, hurto y algn otro riesgo
que implique potenciales daos propios de la operacin.
Si no se contrata seguro alguno, es conveniente fijar que la mercadera viaja por
cuenta y riesgo del comprador. Si se decide por esta opcin, dicha leyenda debe estar
tanto en los Remitos como en las Notas de pedido.
Expedicin
En muchas empresas el sector de Expedicin se convierte en un almacn secundario
donde quedan depositados los pedidos que no pudieron entregarse, y generalmente
por mucho tiempo.
Es por eso que se recomienda que todo pedido que no se haya podido entregar,
vuelva a Almacenes de inmediato.
Control de entrega de la mercadera solicitada por el cliente
Para que Administracin de Ventas pueda controlar las entregas de los pedidos, una
de las copias del Remito (en donde debe decir Mercadera entregada o similar) le
debe ser enviada por el sector Expedicin.
Facturacin, registracin y control
Descripcin general y global del modulo
El sector Facturacin, en funcin de los remitos por mercaderas entregadas, y de los
precios y condiciones de venta contenidos en la Nota de Pedido,emite las
correspondientes Facturas. La emisin de 4 ejemplares es suficiente:
Original: al cliente
Duplicado: a Contadura para la registracin contable

 Triplicado: a Cobranzas
Cuadruplicado: se archiva en el sector.
Facturacin
Es un proceso mediante el cual se liquidan las ventas realizadas.
Para evitar inconvenientes, se recomienda emitir la factura solo cuando la mercadera
haya sido entregada.
Precios y condiciones de venta
Es comn que las empresas tengan diferentes listas de precios segn el cliente.
Sin embargo esto a veces ocasiona problemas administrativos.
Por lo tanto se recomienda que haya una sola lista de precios y que luego se manejes
con bonificaciones y descuentos especiales.
Prenumeracin de formularios
Obviamente, las facturas deben estar prenumeradas. En caso de utilizarse medios
computadorizados, el control de secuencia deber merecer un especial cuidado.
Control de facturacin
Es conveniente que un sector ajeno a Almacenes y Facturacin efecte un control de
integridad y correccin sobre las facturas emitidas, para detectar posibles errores de
carga y de proceso. El mejor sector es Contadura, que debe encargarse de:
a) correlacionar los remitos emitidos con la facturacin, para evitar salidas de
mercadera no facturadas o distintas de las cantidades facturadas
b) controlar la calidad de los importes de las facturas emitidas
Registracin de la operacin
Comprende dos procesos:
a) proceso diario, o sea pase de las operaciones realizadas al Subdiario Ventas
b) proceso mensual, o sea armado del asiento resumen de diario en funcin de la
informacin delsubdiario Ventas
Control mnimo de facturas
Es conveniente controlar las facturas antes de enviarlas a los clientes, para detectar
errores como falla en la impresin, importes excesivamente grandes o pequeos,
clientes o artculos no conocidos, etc.
Nota de venta al contado
Dicho comprobante ampara tres operaciones: la entrega, la facturacin y la cobranza.
A dicha Nota se le estampa un sello de PAGADO al ser abonada y un sello de
ENTREGADO al recibirse la mercadera.
Esta Nota hace de Remito, Factura y Recibo.

Seguimiento y control de pedidos

Descripcin del modulo
Cuando Administracin de Ventas procesa las distintas Notas de Pedido recibidas de
los vendedores, se archiva transitoriamente una copia de los que hayan pasado el
Control Formal en el archivo de Pedidos pendientes de Cumplimiento.
Estos pedidos se van a ir dando de baja a medida que la empresa vaya cumpliendo
con la entrega.
Capitulo 6
Cobranzas
Se refiere a la percepcin efectiva del precio pactado en la operacin de Venta.
Funcin de Cobranzas:
Apertura de correspondencia
Manejo de fondos
Control y registracin de la cobranza
Cobranzas mediante cobradores
Descripcin general y global del mdulo
Cobranzas emite el formulario Listado de Cobranzas para cada cobrador, indicando las
facturas y clientes que cada uno tiene por objetivo cobrar. Le entrega al cobrador dos
copias del Listado y una copia de cada Factura.
Ante el pago del Cliente, el Cobrador emite el Recibo Oficial en 4 copias, entregando
al cliente el original.
La totalidad de la Cobranza es rendida en Tesorera (Dinero, Cheques, Recibos,
Listados de Cobranzas),mientras que el sector Cobranzas recibe una copia de los
Recibos Oficiales.
Planilla de Cobranzas
Contiene:
Cdigo y denominacin del clientes
Facturas adeudadas
a) Nmero
b) Fecha de emisin
c) Importe
d) Fecha de vencimiento
rea a llenar por el cobrador:
Detalle de la gestin de cobranzas realizadas

En caso de no haber podido cobrar:

Causas
En caso de haber cobrado:
Nmero de recibo extendido
Importe de la cobranza, discriminando el efectivo de otro tipo de formas de pago
Importe de eventuales descuentos otorgados.
Recibo Provisorio/Recibo Oficial
Algunas empresas emiten Recibos provisorios al cobrar, para emitir el Recibo
Definitivo luego de que los cheques son depositados y acreditados en la cuenta
bancaria de la empresa.
Recibos Anulados
Todas las copias deberan inutilizarse y archivarse, con el objeto de asegurar que no
se ha realizado uso indebido de ninguna de ellas.
Debera comunicarse tal situacin a todos los sectores receptores del citado
formulario.
Cobranzas por correspondencia
Descripcin global
La correspondencia es abierta por la secretaria de Gerencia General quien emite la
planilla de Valores Recibidos por Correspondencia.
Los cheques son enviados a Tesorera para su depsito.
Una de las copias de la planilla es enviada al sector de Cobranzas quien emite los
Recibos Oficiales.
Apertura de la correspondencia
Debera ser abierta por funcionarios de alto nivel o por sus secretarias.
Listados de Valores Recibidos por Correspondencia
Los cheques de clientes recibidos por correspondencia deberan ser listados por
losresponsables de su apertura. Es necesario para conocimiento y control cruzado de
los sectores de Cobranzas y Tesorera.
Control y depsito de la recaudacin
Descripcin del mdulo
Tesorera se encarga de depositar las cobranzas ingresadas a travs de los
cobradores como por correspondencia.
Una copia de esta planilla firmada por Tesorera, habilitar al sector de Cobranzas
para emitir los Recibos Oficiales.

Boletas de Depsito: copia del detalle de valores depositados

Es importante que en la empresa quede copia de los valores depositados para realizar
eficientes controles y revisiones posteriores de las operaciones de caja.
Parte de ingresos
Es un formulario en el podemos notar dos partes:
La primera, en la que se consignan los totales de cobranzas que surge de los
Listados de Cobranzas y de la planilla de Valores Recibidos por Correspondencia.
La segunda, conteniendo el detalle de los depsitos realizados.
Obviamente, los totales de las partes deben coincidir.
El Parte de Ingresos debe estar firmado por el sector encargado de su confeccin
(Tesorera) e intervenido por contadura como seal de haber controlado el depsito
completo de la cobranza recibida.
Deposito diario e integro de las Cobranzas
Las cobranzas recibidas deberan ser depositadas en el da y en forma integra.
Tomar parte de las cobranzas para realizar pagos, dificulta cualquier tarea de control
posterior. Se recomienda canalizar los pagos a travs del Fondo Fijo o de la emisin
de cheques.
Custodia de talonarios de Recibos sin utilizar
Debera recaer sobre un funcionario ajeno al manejo de fondos.
La entrega de talonarios de Recibosen blanco para su uso, deber efectuarse slo
ante la rendicin de los completos ya utilizados.
Con esto se persiguen los siguientes objetivos:
Implantacin plena del control de correlatividad numrico-cronolgico
Evitar situaciones anmalas utilizando Recibos extrados de formularios que no estn
en uso
Prenumeracin de formularios que intervienen
Es fundamental que todos los formularios que intervienen se encuentren
prenumerados de imprenta.
Control y registracin de la operacin a fin del da
Descripcin del modulo
Los Recibos Oficiales pasan por cuentas Corrientes, quien efecta las registraciones
en las Fichas de Cuentas Corrientes de los clientes.
Aqu viene el control final del circuito, que ejercer Contadura en funcin de la
documentacin que recibe de los diferentes sectores:

 de Contadura:
- parte de Ingresos (original
de Tesorera
- Boletas de Deposito selladas por el Banco
de Cobranzas
- Recibo Oficial (triplicado)
- Listado de Cobranzas (triplicado), uno por cada Cobrador
- Valores Recibidos por correspondencia (original)
Dichos controles consisten en verificar:
a) que el monto total de las facturas canceladas concuerde con las cifras consignadas
en los Listados de Cobranza y en las planillas de Valores Recibidos por
Correspondencia
b) que los totales de los Listados de Cobraza y del listado de Valores Recibidos por
correspondencia concuerden con la suma de los respectivos recibos que los
componen
c) que los descuentos hayan sido bien otorgados y documentados en los Recibos
emitidos
d) que el dinero neto a cobrar concuerde con eltotal depositado
Una vez satisfechos todos estos controles, Contadura proceder a efectuar las
registraciones del caso en el Subdiario de Caja y Bancos.
Otras modalidades de Cobranzas
por Mostrador
a travs de bancos
Modificacin del circuito ante el uso de la computadora
La participacin de una computadora generalmente recorta la silueta del circuito,
suprime y altera pasos, evita la emisin de algunos formularios para la transmisin de
informacin entre sectores, y puede modificar la distribucin de tareas y la importancia
relativa de algunos sectores en la carga total de trabajo. Estos ltimos casos son los
de los sectores con fuerte carga de tareas repetitivas y programables, que por
supuesto son absorbidas por la computadora.
Igualmente la silueta del circuito ser distinta segn el grado de integracin de los
distintos mdulos del sistema.
Captulo 7
Control interno en el rea de Tesorera

A travs del rea de Tesorera fluyen los fondos de la empresa.

Medidas de prevencin:
Separacin de funciones/Funciones incompatibles: la realizacin de tareas
vinculadas al manejo de fondos es incompatible con cualquier otra. La incompatibilidad
apunta a dos direcciones:
- las registraciones contables
- aquellas operaciones (fundamentalmente las compras y las ventas) que en algn
momento tendrn reflejo a travs del fluir de fondos (pagos y cobranzas)
Prohibicin del acceso del personal de Tesorera a los registros contables: el acceso
del personal de Tesorera a las registraciones contables puede darles la oportunidad
de conocer:
- cmo y cundo se registran las operaciones- las fortalezas y debilidades de los
controles que ejerce el rea contable
Ello les da una ventaja nada despreciable ante la eventualidad de esconder
operaciones que contienen errores
Acceso fsico a la oficina de Tesorera/Recinto cerrado: se considera fundamental su
localizacin en recintos cerrados que impidan el acceso de personal no autorizado
Apertura de correspondencia: en algunas empresas la correspondencia es abierta
por Tesorera, debido a que la mayora de las cartas recibidas tienen origen en bancos,
entidades financieras, clientes y proveedores, todos ellos relacionados con el flujo de
fondos de la empresa. Sin embargo es preferible que sean abiertas por personal
superior o por sus secretarias.
Depsito diario e ntegro de la cobranza
Detalle en la boleta de depsitos de los cheques incluidos
Control de talonarios de Recibos y Cheques que no estn en uso: la custodia de
estos talonarios no debe recaer en Tesorera. Deben estar bajo la custodia de un
funcionario responsable ajeno al manejo de fondos.
Recuentos diarios de Caja por parte del personal afectado a las tareas de
movimientos de fondos: el personal del sector afectado al manejo de fondos debera
realizar diariamente un arqueo de los valores que obran en su poder, dejando debida
constancia escrita de la tarea realizada.
Firmantes dados de baja: el sector de Tesorera debera actualizar los registros de
firmas en las instituciones bancarias con que opera la empresa.
Canje de cheques: en caso de que funcionarios o empleados de la empresa acudan
al rea de Tesorera con el objeto de canjear cheques personales pordinero en
efectivo, la operacin debera realizarse slo bajo autorizacin escrita de un
funcionario responsable.
Correspondencia de los bancos/Extractos bancarios y Avisos de Cheques Devueltos:
estos deberan ser derivados directamente a Contadura. Una vez que los hayan
recibido y contabilizados, stos sern derivados a Tesorera.
Proyeccin de Cobranzas y Pagos para anlisis financiero: si bien es vlido suponer

que Cobranzas debe realizar una proyeccin de las recaudaciones de acuerdo con la
fecha de vencimiento de las facturas y Cuentas a Pagar debe realizar una proyeccin
de los pagos en funcin de la fecha de vencimiento de los compromisos asumidos, con
ello la tarea no queda terminada. Aun falta la integracin de los flujos de fondos
positivos y negativos.
Posicin financiera semanal: Tesorera en forma semanal debera emitir un Estado de
Posicin Financiera conteniendo:
- disponibilidades al inicio de la semana
- ms ingresos
- menos egresos
- disponibilidad al cierre de la semana
----------------------- Preventivo
- Continuo
- Indisolublemente unido a los sistemas administrativos y contables de la org.
- Incorporado al diseo de la estructura, de los procedimientos y sistemas Adm. y de
los sistemas de informacin.
- Espordico
- Externo al sistema al que sirve, ni a la empresa u org. en que opera.
- Eficacia en los procedimientos y controles.
- Eficiencia operativa
- Seguridad en materia de informacin
- Relacin costo beneficio para determinar la configuracin y la profundidad de los
controles a efectuar.