Manual de Normas e Procedimentos

Administrao e Finanas.
Gerncia Administrativa
Financeira.

O objetivo descrever os procedimentos nas rotinas de contas a pagar e receber.

Iniciamos por representar a estrutura de contas a pagar e a estrutura de contas a receber que
fazem parte da Gerncia Administrativa Financeira e esto baseadas na estrutura
organizacional da organizao. Sua representao a seguinte:

Definies contas a receber e contas a pagar.

Entendem-se por contas a receber, todos os valores recebidos pelo grupo Acervo
gerados automaticamente pelo faturamento em seus ttulos de venda, e todos os valores
recebidos dos impostos cobrados ao cliente e outras taxas de cobrana.
Entende-se como contas a pagar o pagamento de ttulos (duplicatas, boletos bancrios
e outros ttulos de crdito ou de recebimento a vista) diversos que corresponde a compra de
servios profissionais, produtos, mo-de-obra, salrios, bem como toda a estrutura operacional
da organizao.
A funo destas estruturas, alm de realizar as aes de recebimento ou pagamento
envolve a produo de relatrios de desenvolvimento operacional, a sugesto de
melhorias e mudanas, a gesto do pessoal da rea, o controle documental e de informaes,
o desenvolvimento de rotinas e processos, o atendimento a Gerncia Administrativa
Financeira.

A figura seguinte representa o macro fluxo dos processos de cobrana recebimentos.

Procedimentos cobrana, contas a receber.

As cobranas de contas a receber esto divididas em dois grupos:
a) Cobrana em carteira;
b) Cobrana por boletos;
Sempre que ocorre uma venda, recebe-se do cliente o pagamento do ttulo e a entrada
poder ser feito via Boleto Bancrio ou atravs da entrega do dinheiro/cheque ou atravs de
um deposito bancrio.
O pagamento poder ser realizado nas seguintes formas:
1.
2.
3.
4.

Pagamento atravs de Boletos Bancrios;

Pagamento em espcie;
Pagamento por depsito na conta da empresa;
Pagamento com cheque prprio;

OBS.: Todo o pagamento em cheque deve ser nominal a empresa e cruzado.

A conferncia dos depsitos se dar via sistema informtico, seguindo o seguinte

procedimento:
1. O responsvel pela conferncia, no caso o Supervisor Financeiro, dever acessar a
internet, usar o sistema de internet banking do banco onde foram realizados os
pagamentos e confirmar o efetivo deposito;
2. Proceder a baixa do arquivo (realizar o download) que contm as informaes da
conta corrente, e;
3. Entrar (upload) com os dados contidos no arquivo no sistema informtico utilizado
pela empresa (sistema operacional).
Tais informaes so confrontadas com os dados dos clientes onde se identifica o
nome do cliente, o nmero da parcela, a data de vencimento e o valor.
Caso haja discrepncias o responsvel emite relatrio das mesmas. As discrepncias
podem ser:
1. No recebimento;
2. Identificao de valores errados;
3. Outro tipo de no identificao.
Em qualquer um dos casos acima, deve o responsvel pela atividade realizar os
devidos procedimentos de contato com o suporte do banco ou cientificar o cliente caso seja
erro do mesmo.

Procedimentos contas a pagar.

A rea de contas a pagar, responsvel pelos pagamentos a fornecedores,
empregados e outros que se relacionam com a empresa de forma eventual ou continuamente.
Est baseada em dois conceitos:

Preparao dos processos de pagamento;

Efetivao dos pagamentos.

Preparao e Liberao dos Documentos para Pagamento

Esta fase tem a funo de receber das diversas reas a documentao de despesas a
serem pagas, conferindo as autorizaes, notas e outros documentos autorizadores vinculados.
Os documentos que daro respaldo ao processo de pagamento so:

Formulrio Solicitao de Pagamentos;

Documento interno de Adiantamento e de Reembolso de Despesas;
Nota Fiscal e Ordem de Compra;
Boleto Bancrio;
Carns;
Recibos (devidamente identificado com Nome do Fornecedor e CPF);
Duplicatas, etc.;
Avisos de Lanamento;
Faturas de servios pblicos (telefonia, energia eltrica, gua e esgoto);
Outros.

Os pagamentos devem ser concentrados nos seguintes dias da semana Tera-feira e

Quinta-feira. Ao contratar servios ou fazer uma compra, o vencimento deve estar programado
para um desses dias da semana
As notas devem ser entregues no departamento administrativo financeiro, no escaninho de

contas a pagar, at 10 dias antes do vencimento (por exemplo: se a nota vence dia 20 de
dezembro, o prazo de envio at o dia 10 de dezembro).

Passos:

Receber documentos para pagamentos, verificando os documentos correlatos que

deram origem a cobrana (contrato, nota fiscal de servio ou produto, etc.);
Incluir documentos no sistema;
Verificar se as Solicitaes de Pagamento esto aprovadas pela Gerncia;
Verificar se os valores esto ajustados aos parmetros de despesas adotados pela
empresa, especialmente aqueles envolvendo despesas com reembolso e outras
despesas de funcionrios, conferindo os clculos e gerando os recibos a serem
devidamente identificados e assinados;
Obter parecer da Diretoria/Gerncia em despesas ainda no avaliadas ou aprovadas
retornar casos incorretos Gerncia da rea que efetuou a despesa;
Identificar os fornecedores no cadastrados e registr-los no sistema de Contas a
Pagar, seguindo o procedimento estabelecido pela organizao;
Emitir relatrio de pagamentos dirio (pode ser em tela).

Efetivao dos Pagamentos

Em D-1 do vencimento:

Organizar os pagamentos, transferncias, Docs. e depsitos, com a

respectiva documentao para solicitar as assinaturas;
No dia do vencimento, as solicitaes devero ser retiradas do
follow-up, identificadas por nmeros de documentos e pagas
atravs do internet banking ou atravs de emisso de cheques da
empresa, ou em casos especiais, atravs de TED Transferncia
Eletrnica Disponvel ou DOC;
Se o pagamento for efetuado diretamente ao fornecedor, os cheques
devero ser entregues mediante recibo;
Todos os pagamentos efetuados devero estar respaldados por
comprovantes legais.

Registro dos
no Sistema

Pagamentos

Registrar todos os pagamentos do dia antes de sua efetivao no Sistema de Contas a

Pagar;
A documentao dever ser arquivada para realizao da conciliao bancria e
contabilizao.

Fluxos
As figuras seguintes representam os seguintes processos:

Preparao e Liberao dos Documentos para Pagamento;

Efetivao dos Pagamentos;
Registro dos Pagamentos no Sistema;
Detalhamento dos processos vinculados.

Preparao e liberao de pagamento

Preparao e liberao de pagamentos incluso de fornecedores

Autorizao de pagamento

Recepo e classificao de documentos

Realizao (efetivao) de pagamento

OBS.: Pagamento a Fornecedores

As contas a pagar devero vir acompanhadas de Solicitao de Pagamento,

devidamente assinadas pela rea solicitante;
S sero pagos os ttulos que possurem a devida ordem de compra, ou que foram
emitidos mediante contrato;
Os ttulos devero ser entregues com antecedncia mnima de 24 horas. Em casos
excepcionais sero aceitas situaes e que houve atraso no envio do boleto de
cobrana, cujo valor dever ser aprovisionado.