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SENCICO

Excel Avanzado
Manual del Participante

09

[EXCEL AVANZADO]

Microsoft Excel 2007 Avanzado

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

[EXCEL AVANZADO]

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

[EXCEL AVANZADO]

Microsoft Excel 2007


Microsoft Office Excel 2007 es una herramienta muy eficaz y ampliamente usada que ayuda a los
usuarios a analizar informacin para tomar decisiones con ms fundamentos. Este paquete
(integrantes de la Suite Office 2007) permite manipular informacin financiera, matemtica,
estadsticas, etc. es decir informacin que requiera operaciones de clculo.
Busque las herramientas que desee cuando las necesite utilizando la interfaz de usuario de Office
Fluent orientada a obtener resultados de Office Excel 2007. Segn el trabajo que deba realizar, ya sea
crear una tabla o escribir una frmula, Office Excel 2007 le muestra los comandos necesarios cuando
los necesite.
Trabaje con cantidades ingentes de datos en Office Excel 2007, que admite hojas de clculo que
pueden tener un mximo de 1 milln de filas y 16.000 columnas. Adems de una cuadrcula mayor,
Office Excel 2007 es compatible con plataformas de multiprocesadores para obtener clculos ms
rpidos de hojas de clculo llenas de frmulas.
Cree grficos de aspecto profesional con mayor rapidez y comodidad gracias a las herramientas de
generacin de grficos de la interfaz de usuario de Office Fluent. Enriquezca los grficos con mejoras
visuales, como efectos 3D, sombreado suave y transparencia. Cree e interacte con grficos de la
misma forma, independientemente de la aplicacin que use, ya que el motor de grficos de Office
Excel 2007 es compatible con Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

[EXCEL AVANZADO]

Configuracin Regional y Excel 2007


Para una mejor utilizacin de Excel se recomienda la modificacin de la Configuracin Regional de
Windows. Mediante esta opcin podemos definir el separador de listas. La figura siguiente muestra
la ventana:

El carcter indicado en esta opcin ser el mismo que se utilice en la escritura de funciones.

Listas personalizadas
Dentro de Excel podemos crear un conjunto de series pre establecido tal y como muestra la figura
siguiente:

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[EXCEL AVANZADO]

Dentro de las listas personalizadas tenemos: Series numricas, de fecha, de Das de la semana y de
Meses. Sin embargo dentro de Excel es posible crear serie personalizadas, supongamos que Ud.
desea utilizar series formada por artculos o por una lista de nombres que regularmente utiliza. En
vez de crear estas listas desde cero podra crearla como una lista personalizada.
Para crear una lista personalizada siga estos pasos:
1. Cree una lista de nombres de Personas o de Artculos. La imagen siguiente muestra una
posible lista:

2. Ingrese al botn de Office y seleccione el botn Opciones de Excel


3. En la categora Ms frecuentes de un clic en el botn Modificar Listas personalizadas. La
cual muestra la ventana siguiente:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

[EXCEL AVANZADO]

4. En esta ventana de un clic en el botn mostrado en la figura siguiente

5. Seleccione la lista de artculos creados. La ventana debera quedar de la forma siguiente:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

[EXCEL AVANZADO]
6. De un clic en el botn Importar. La figura siguiente muestra el resultado

Como se puede apreciar la lista fue agregada a Listas Personalizadas y ya puede ser utilizada como
cualquier otra lista de Excel.

Referencias
Cuando en Excel se introduce una frmula que hace referencia a otra u otras celdas, hay varias
formas de establecer dichas referencias.
Una referencia relativa indica la posicin relativa de una celda con respecto a la que contiene la
frmula y cuando se copia en otra posicin, modifica y actualiza las posiciones. Es una referencia
posicional o relativa, por ejemplo, C4. Una referencia absoluta es una introduccin explcita y nica
de otra celda en un clculo, no de su posicin relativa.
En la hoja de clculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que
emplea Excel por defecto, si no se indica nada que lo modifique. Para trabajar con referencias
absolutas se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la columna y del nmero
de fila. Por ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la celda A3 y, al aplicar llenados -hacia abajo o
hacia la derecha-, u operaciones de copiar y pegar, las referencias que tengan el signo $ delante no
sern actualizadas.

Referencias Circulares
Cuando una frmula (frmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u
operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el
signo igual (=).) hace referencia a su propia celda, directa o indirectamente, se denomina referencia
circular. Microsoft Office Excel no puede calcular automticamente todos los libros abiertos cuando

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[EXCEL AVANZADO]
uno de ellos contiene una referencia circular. Puede quitar la referencia circular, o bien hacer que
Excel calcule cada celda de dicha referencia utilizando los resultados de la iteracin (iteracin: clculo
que se repite en un hoja de clculo hasta que se cumple una condicin numrica determinada.)
anterior. Si no se cambia el valor predeterminado de la iteracin, Excel detendr los clculos tras 100
iteraciones o despus de que todos los valores en la referencia circular cambien menos de 0,001
entre iteraciones, lo que se cumpla en primer lugar.

Localizar y quitar una referencia circular


1. En la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en la flecha del botn
agrupado Comprobacin de errores, elija Referencias circulares y, a continuacin, haga clic en
la primera celda que aparece en el submen. Puede moverse entre celdas en una referencia
circular haciendo doble clic en las flechas del rastreador.
2.

Revise la frmula en la celda. Si no puede determinar si la celda es la causa de la referencia


circular, haga clic en la siguiente celda en el submen Referencias circulares.
En la barra de estado aparecer la palabra "Circular", seguida por una referencia a una de las
celdas de la referencia circular. Si la palabra "Circular" aparece sin una referencia de celda, la
hoja de clculo activa no contiene la referencia circular.

3. Contine revisando y corrija la referencia circular hasta que en la barra de estado ya no


aparezca la palabra "Circular".

Hacer funcionar una referencia circular cambiando el


nmero de veces que Excel itera las frmulas
1. Haga clic en el Botn Microsoft Office
haga clic en la categora Frmulas.

, haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin,

2. En la seccin Opciones de clculo, active la casilla de verificacin Habilitar clculo iterativo. La


figura siguiente muestra la opcin:

3. Para definir el nmero de veces que Excel actualizar los clculos, escriba el nmero de
iteraciones en el cuadro N mximo de iteraciones. Cuanto mayor sea el nmero de
iteraciones, ms tiempo necesitar Excel para calcular una hoja de clculo.
4. Para definir el nmero mximo de cambio que se aceptar entre los resultados de los clculos,
escriba la cantidad en el cuadro Cambio mximo. Cuanto menor sea el nmero, ms preciso
ser el resultado y ms tiempo necesitar Excel para calcular una hoja de clculo

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[EXCEL AVANZADO]

Funciones de Texto
Funcin Izquierda
IZQUIERDA devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que especifique el usuario.

Sintaxis
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Texto Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
Nm_de_caracteres Especfica el nmero de caracteres que se desea extraer con la funcin
IZQUIERDA.
Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.
Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devolver todo el texto.
Si nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.
Ejemplo 1: IZQUIERDA

A
1

Datos

Precio de venta

Suecia
Frmula

Descripcin (resultado)

=IZQUIERDA(A2;4)

Primeros cuatro caracteres de la cadena de texto (Prec)

=IZQUIERDA(A3)

Primer carcter de la segunda cadena (S)

Funcin Derecha
DERECHA devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que el usuario especifica.

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[EXCEL AVANZADO]

Sintaxis
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)
Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer. Nm_de_caracteres
especifica el nmero de caracteres que desea extraer con DERECHA. Nm_bytes especifica el
nmero de caracteres que desea se extraer con DERECHAB, basados en
bytes.
Observaciones
Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.
Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, DERECHA devolver todo el texto.
Si nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.

Ejemplo 1: DERECHA
A
1

Datos

Precio de venta

Nmero de
accin
Frmula

Descripcin (resultado)

=DERECHA(A2;5)

Los ltimos 5 caracteres de la primera cadena (Precio)

=DERECHA(A3)

El ltimo carcter de la segunda cadena (n)

Funcin Extrae
EXTRAE devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la
posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que especifique.
EXTRAE siempre cuenta cada carcter como 1, ya sea de un byte o de doble byte e
independientemente de la configuracin predeterminada de idioma.

Sintaxis
EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.

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[EXCEL AVANZADO]
Posicin_inicial Posicin del primer carcter que se desea extraer del texto. La posicin_inicial del
primer carcter de texto es 1, y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres Especifica el nmero de caracteres que se desea que EXTRAE devuelva del
argumento texto.
Nm_bytes Especifica el nmero de caracteres de texto que se desea que EXTRAEB devuelva, en
bytes.
Observaciones
Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve "" (texto vaco).
Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial ms nm_de_caracteres
excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta el final de texto.
Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!.
Si nm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!.

Ejemplo 1: EXTRAE
A
1
2

Datos
Flujo de lquido
Frmula

Descripcin (resultado)

=EXTRAE(A2;1;5)

Cinco caracteres de la cadena anterior, a partir del primero


(Flujo)

=EXTRAE(A2;7;20)

Veinte caracteres de la cadena anterior, a partir del sptimo


(de lquido)

=EXTRAE(A2;20;5)

El punto inicial es mayor que la longitud de la cadena, por lo


que se devuelve texto vaco ()

Funcin Cdigo
Devuelve el nmero de cdigo del primer carcter del texto. El cdigo devuelto corresponde al
conjunto de caracteres utilizado por su equipo.

Sintaxis
CODIGO(texto)
Texto es el texto del cual se desea obtener el cdigo del primer carcter.

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Ejemplo
A

Frmula

Descripcin (resultado)

=CODIGO("A")

Muestra el cdigo numrico de A (65)

=CODIGO("!")

Muestra el cdigo numrico de ! (33)

Funcin Largo
LARGO devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto.
LARGOB devuelve el nmero de bytes utilizados para representar los caracteres de una cadena de
texto.

Sintaxis
LARGO(texto)
Texto es el texto cuya longitud desea saber. Los espacios se cuentan como caracteres.

Ejemplo 1: LARGO
A
1

Datos

Phoenix, AZ

3
4

Uno
Frmula

Descripcin (resultado)

=LARGO(A2)

Longitud de la primera cadena (11)

=LARGO(A3)

Longitud de la segunda cadena (0)

=LARGO(A4)

Longitud de la tercera cadena, que incluye 5 espacios (8)

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Funcin Concatenar
Concatena dos o ms cadenas en una cadena de texto.

Sintaxis
CONCATENAR (texto1;texto2; ...)
Texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de texto que se unirn en un elemento de texto nico.
Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o referencias a celdas nicas.
Observaciones
Tambin puede utilizar el operador de clculo smbolo de "y" comercial (&) en lugar de la funcin
CONCATENAR para unir elementos de texto. Por ejemplo =A1&B1 devuelve el mismo valor que
=CONCATENAR(A1;B1).

Ejemplo
A
1

Datos

trucha de ro

especie

32
Frmula
=CONCATENAR("La densidad de
poblacin de la ";A3;" ";A2;" es
";A4;"/kilmetro")

Descripcin
Concatena una frase a partir de los datos
anteriores (La densidad de poblacin de la
especie trucha de ro es de 32/kilmetro).

Funcin Carcter
Devuelve el carcter especificado por un nmero. Use CARACTER para pasar a caracteres los
nmeros de pgina de cdigos que se obtengan de archivos en otro tipo de equipo.
Entorno operativo

Conjunto de caracteres

Macintosh

Conjunto de caracteres de Macintosh

Windows

ANSI

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Sintaxis
CARACTER(nmero)
Nmero es un nmero entre 1 y 255 que especifica el carcter deseado. El carcter forma parte del
conjunto de caracteres empleado por su PC.

Ejemplo
A

Frmula

Descripcin (resultado)

=CARACTER(65)

Muestra el carcter 65 del conjunto (A).

=CARACTER(33)

Muestra el carcter 33 del conjunto (!).

Funcin Hallar
En este artculo se describe la sintaxis y el uso de la frmula de las funciones HALLAR y HALLARB en
Microsoft Office Excel.
Descripcin
La funcin HALLAR busca una cadena de texto dentro de una segunda cadena de texto y devuelven el
nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto desde el primer carcter de la segunda
cadena de texto. Por ejemplo, para buscar la ubicacin de la letra "p" en la palabra "impresora",
puede usar la siguiente funcin:
=HALLAR("p","impresora")
Esta funcin devuelve 3 porque "p" es el tercer carcter en la palabra "impresora."
Adems, puede buscar por palabras dentro de otras palabras. Por ejemplo, la funcin
=HALLAR("medio","promedio")
Devuelve 4, porque la palabra "medio" comienza en el cuarto carcter de la palabra "promedio".
Puede usar las funcin HALLAR para determinar la ubicacin de un carcter o cadena de texto dentro
de otra cadena de texto y, a continuacin, usar las funciones EXTRAE y EXTRAEB para volver al texto
o usar las funciones REEMPLAZAR y REEMPLAZARB para cambiar el texto. Estas funciones se
muestran en el Ejemplo 1 de este artculo.
HALLAR siempre cuenta cada carcter, ya sea de byte nico o doble, como 1, independientemente
del valor predeterminado de idioma.

Sintaxis
Hallar(find_text, within_text, [start_num])

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[EXCEL AVANZADO]
La sintaxis de la funcin HALLAR cuenta con los siguientes argumentos:
texto_buscado Obligatorio. El texto que desea buscar.
dentro_del_texto Obligatorio. El texto en el que desea encontrar el valor del argumento
texto_buscado.
nm_inicial Opcional. El nmero de carcter en el argumento dentro_del_texto donde desea
iniciar la bsqueda.
Observaciones
Las funciones HALLAR no distinguen maysculas de minsculas. Si desea realizar una bsqueda que
distinga maysculas de minsculas, puede usar ENCONTRAR.
Puede usar los caracteres comodn, el signo de interrogacin (?) y el asterisco (*), en el argumento
texto_buscado. El signo de interrogacin corresponde a cualquier carcter nico y el asterisco
equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogacin o un
asterisco reales, escriba una tilde (~) delante del carcter.
Si no se puede hallar el argumento texto_buscado, la funcin devuelve el valor de error #VALOR!.
Si el argumento nm_inicial se omite, el valor predeterminado es 1.
Si el valor del argumento nm_inicial es mayor que 0 (cero), o si es mayor que la longitud del
argumento dentro_del_texto, se devuelve el valor de error #VALOR!.
Use nm_inicial para omitir un nmero especfico de caracteres. Por ejemplo, suponga que usa la
cadena de texto "AYF0093.AtuendoParaJvenes" con la funcin HALLAR. Para encontrar la ubicacin
de la primera "A" en la parte descriptiva de la cadena de texto, establezca nm_inicial en 8, de modo
que la funcin no busque en la parte correspondiente al nmero de serie (en este caso, "AYF0093").
La funcin HALLAR comienza la operacin de bsqueda en la octava posicin del carcter, encuentra
el carcter que est especificado en el argumento texto_buscado en la prxima posicin, y devuelve
el nmero 9. La funcin HALLAR siempre devuelve el nmero de caracteres desde el principio del
argumento dentro_del_texto y cuenta los caracteres omitidos si el argumento nm_inicial es mayor
que 1.

Ejemplo 1: HALLAR

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[EXCEL AVANZADO]

Funciones de Fecha y Hora


Funcin Hoy
En este artculo se describe la sintaxis y el uso de la frmula de la funcin HOY en Microsoft Office
Excel.

Descripcin
Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de fecha-hora que
Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de especificar la
funcin, Excel cambiar el formato de celda a Fecha. Si desea ver el nmero de serie, debe cambiar el
formato de celda a General o Nmero.
La funcin HOY es til cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja de clculo,
independientemente de cundo se abre el libro. Adems es til para calcular los intervalos. Por
ejemplo, si sabe que alguien naci en 1963, puede usar la siguiente frmula para buscar la edad de
esa persona a partir de este ao de nacimiento:
=AO(HOY())-1963
Esta frmula usa la funcin HOY como argumento para la funcin AO para obtener la fecha actual
y, a continuacin, resta 1963 y devuelve la edad de la persona.

Sintaxis
Hoy( )
La sintaxis de la funcin HOY no tiene argumentos (argumento: valor que proporciona informacin a
una accin, un evento, un mtodo, una propiedad, una funcin o un procedimiento.).
Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que puedan usarse en los
clculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1 y la fecha
1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448, porque es 39.447 das posterior al 1 de enero de
1900. Microsoft Excel para Macintosh usa un sistema de fechas predeterminado diferente.

Ejemplo
A

Frmula

Descripcin

=HOY()

Devuelve la fecha actual.

=HOY()+5

Devuelve la fecha actual ms 5 das. Por ejemplo, si


la fecha actual es 1/1/2008, est frmula devuelve
6/1/2008.

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[EXCEL AVANZADO]

=FECHAVALOR("1/1/2030")HOY()

Devuelve el nmero de das entre la fecha actual y


1/1/2030. Tenga en cuenta que la celda A4 tiene
que tener el formato de General o Nmero para
que el resultado se muestre correctamente.

=DA(HOY())

Devuelve el da actual del mes (1 - 31).

=MES(HOY())

Devuelve el mes actual del ao (1 - 12). Por


ejemplo, si el mes actual es Mayo, esta frmula
devuelve 5.

4
5

Funcin Dia
Devuelve el da de una fecha, representada por un nmero de serie. El da se expresa como un
nmero entero comprendido entre 1 y 31.

Sintaxis
DIA(nm_de_serie)
Nm_de_serie es la fecha del da que intenta buscar. Las fechas deben especificarse utilizando la
funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice
FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se
escriben como texto.
Los valores que devuelven las funciones AO, MES Y DIA sern valores gregorianos
independientemente del formato de presentacin del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el
formato de presentacin de la fecha suministrada es Hijri, los valores devueltos para las funciones
AO, MES Y DIA sern valores asociados con la fecha gregoriana equivalente.

Ejemplo
A
1
2

Fecha
15-abr2008
Frmula
=DIA(A2)

Descripcin (resultado)
Da de la fecha anterior (15)

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

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[EXCEL AVANZADO]

Funcin Mes
Devuelve el mes de una fecha representada por un nmero de serie. El mes se expresa como nmero
entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).

Sintaxis
MES(nm_de_serie)
Nm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la
funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice
FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se
escriben como texto.

Ejemplo
A
1
2

Fecha
15-abr2008
Frmula
=MES(A2)

Descripcin (resultado)
Mes de la fecha anterior (4)

Funcin Ao
Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero entero comprendido
entre 1900 y 9999.

Sintaxis
AO(nm_de_serie)
Nm_de_serie es la fecha del ao que se desea buscar. Las fechas deben especificarse utilizando la
funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice
FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se
escriben como texto.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

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[EXCEL AVANZADO]

Ejemplo
A
1

Fecha

7/5/2008

7/5/10
Frmula

Descripcin (resultado)

=AO(A2)

Ao de la primera fecha (2008)

=AO(A3)

Ao de la segunda fecha (2010)

Funcin Ahora
En este artculo se describe la sintaxis de frmulas y el uso de la funcin AHORA en
Microsoft Office Excel. Busque vnculos a ms informacin sobre cmo trabajar con fechas y horas en
la seccin Vea tambin.
Descripcin
Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de
especificar la funcin, Excel cambia el formato de celda al mismo formato de fecha y hora de la
configuracin regional de fecha y hora especificada en el Panel de control. Puede cambiar el formato
de fecha y hora para la celda mediante los comandos en el grupo Nmero de la ficha Inicio de la
cinta de opciones.
La funcin AHORA es til cuando se necesita mostrar la fecha y hora actuales en una hoja de clculo
o calcular un valor basndose en la fecha y hora actuales, y que ese valor se actualice cada vez que se
abra la hoja de clculo. Si la funcin AHORA no actualiza los valores de celda cuando es necesario,
deber cambiar la configuracin que controla cundo se actualiza el libro u hoja de clculo.

Sintaxis
Ahora()
La sintaxis de la funcin AHORA no tiene argumentos.
Observaciones
En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los
nmeros a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el nmero de serie 0,5 representa la hora
12:00 del medioda.
Los resultados de la funcin AHORA slo cambian cuando se realiza un clculo en la hoja de clculo o
cuando se ejecuta una macro que contiene la funcin. No se actualiza constantemente.

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[EXCEL AVANZADO]

Funcin Segundo
Devuelve los segundos de un valor de hora. El segundo se expresa como nmero entero
comprendido entre 0 (cero) y 59.

Sintaxis
SEGUNDO(nm_de_serie)
Nm_de_serie es la hora que contiene los segundos que se desea buscar. Las horas pueden
escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m."), como nmeros
decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado de otras
frmulas o funciones, por ejemplo HORANUMERO("6:45 p.m.").

Ejemplo
A
1

Hora

16:48:18 a.m.

16:48:00 a.m.
Frmula

Descripcin

=SEGUNDO(A2)

Segundos de la primera hora (18)

=SEGUNDO(A3)

Segundos de la segunda hora (0)

Funcin Minuto
Devuelve los minutos de un valor de hora. Los minutos se expresan como nmeros enteros
comprendidos entre 0 y 59.

Sintaxis
MINUTO(nm_de_serie)
Nm_de_serie es la hora que contiene el valor de minutos que se desea buscar. Las horas pueden
escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m."), como nmeros
decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado de otras
frmulas o funciones, por ejemplo HORANUMERO("6:45 p.m.").

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

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[EXCEL AVANZADO]

Ejemplo
A
1

Hora

16:48:00 a.m.
Frmula

Descripcin (resultado)

=MINUTO(A2)

Minutos de la hora anterior (48)

Funcin Hora
Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como nmero entero, comprendido entre 0
(12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.).

Sintaxis
HORA(nm_de_serie)
Nm_de_serie es el valor de hora que contiene la hora que se desea obtener. Los valores de horas
pueden escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m, como nmeros
decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado de otras
frmulas o funciones, por ejemplo HORANUMERO("6:45 p.m.

Ejemplo
A
1

Hora

03:30:30
a.m.

3
4

15:30:30
a.m.
15:30
Frmula

Descripcin (resultado)

=HORA(A2)

Hora de la primera hora (3)

=HORA(A3)

Hora de la segunda hora (15)

=HORA(A4)

Hora de la tercera hora (15)

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[EXCEL AVANZADO]

Funcin Dias360
La funcin DIAS360 devuelve la cantidad de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das
(12 meses de 30 das) que se usa en algunos clculos contables. Use esta funcin para facilitar el
clculo de pagos si su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30 das.

Sintaxis
DIAS360(fecha_inicial; fecha_final; [mtodo])
La sintaxis de la funcin DIAS360 tiene los siguientes argumentos:
fecha_inicial, fecha_final Obligatorios. Fechas entre las que desea calcular la cantidad de das. Si
fecha_inicial se produce despus de fecha_final, la funcin DIAS360 devuelve un nmero negativo.
Las fechas se deben especificar con la funcin FECHA o se deben derivar de los resultados de otras
frmulas o funciones. Por ejemplo, use FECHA(2008;5;23) para devolver el 23 de mayo de 2008. Si
las fechas se especifican como texto, pueden surgir problemas.
mtodo Opcional. Valor lgico que especifica si se usar el mtodo de clculo europeo o americano.
Mtodo

Modo de clculo

FALSO u
omitido

Mtodo de EE.UU. (NASD). Si la fecha inicial es el ltimo da del mes, se


convierte en el da 30 del mismo mes. Si la fecha final es el ltimo da del mes y
la fecha inicial es anterior al da 30, la fecha final se convierte en el da 1 del
mes siguiente; de lo contrario la fecha final se convierte en el da 30 del mismo
mes.

VERDADERO

Mtodo europeo. Las fechas iniciales o finales que corresponden al da 31 del


mes se convierten en el da 30 del mismo mes.

Ejemplo
A

Fechas

1/1/2008

30/1/2008

1/2/2008

31/12/2008

Frmula

Descripcin

Resultado

=DIAS360(A3;A4)

Cantidad de das entre el 30/1/2008 y el


1/2/2008, sobre la base de un ao de 360 das.

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[EXCEL AVANZADO]

=DIAS360(A2;A5)

Cantidad de das entre el 1/1/2008 y el


31/12/2008, sobre la base de un ao de 360 das.

360

=DIAS360(A2;A4)

Cantidad de das entre el 1/1/2008 y el


1/2/2008, sobre la base de un ao de 360 das.

30

Funcin DiaSem
Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El da se devuelve como
un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado).

Sintaxis
DIASEM(nm_de_serie;tipo)
Nm_de_serie es un nmero secuencial que representa la fecha del da que intenta buscar. Las
fechas deben especificarse mediante la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o
funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008. Pueden producirse
problemas si las fechas se escriben como texto.
Tipo es un nmero que determina el tipo de valor que debe devolverse.
Tipo

Nmero devuelto

1u
omitido

Nmeros del 1 (domingo) al 7 (sbado). Igual a en versiones anteriores de Microsoft


Excel.

Nmeros del 1 (lunes) al 7 (domingo).

Nmeros del 0 (lunes) al 6 (domingo).

Ejemplo
A
1

Datos

14-2-2008
Frmula

Descripcin (resultado)

=DIASEM(A2)

Da de la semana, con los nmeros 1 (domingo) a 7 (sbado) (5)

=DIASEM(A2;2)

Da de la semana, con los nmeros 1 (lunes) a 7 (domingo) (4)

=DIASEM(A2;3)

Da de la semana, con los nmeros 0 (lunes) a 6 (domingo) (3)

14-2-2008 es un jueves.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

24

[EXCEL AVANZADO]

Funcin Dia.Lab
Devuelve un nmero que representa una fecha que es el nmero de das laborables antes o despus
de una fecha (la fecha inicial). Los das laborables excluyen los das de fin de semana y cualquier
fecha identificada en el argumento festivo. Use DIA.LAB para excluir fines de semana o das festivos
cuando calcule fechas de vencimiento de facturas, las fechas de entrega esperadas o el nmero de
das de trabajo realizado.

Sintaxis
DIA.LAB(fecha_inicial;das_lab;festivos)
Las fechas deben especificarse mediante la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o
funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse
problemas si las fechas se escriben como texto.
Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial.
Das_lab es el nmero de das laborables (das que no sean fines de semana ni das festivos)
anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento das_lab
produce una fecha futura; un nmero negativo produce una fecha pasada.
Festivos es una lista opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral,
como los das festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las
fechas o una constante matricial de los nmeros de serie que representen las fechas.
Observaciones
Si uno de los argumentos no es una fecha vlida DIA.LAB devuelve el valor de error #VALOR!.
Si el argumento fecha_inicial ms el argumento das_lab produce una fecha no vlida, DIA.LAB
devuelve el valor de error #NUM!.
Si el argumento das_lab no es un entero, se trunca.

Ejemplo
1

Fecha

Descripcin

10/01/2008

Fecha inicial

151

Das hasta la finalizacin

11/26/2008

Da festivo

12/4/2008

Da festivo

1/21/2009

Da festivo

Frmula

Descripcin (resultado)

=DIA.LAB(A2;A3)

Fecha 151 das laborables posterior a la fecha inicial


(30/4/2009)

=DIA.LAB(A2;A3;A4:A6)

Fecha 151 das laborables posterior a la fecha inicial,

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

25

[EXCEL AVANZADO]

excluidos los das festivos (5/5/2009)


Notas
Para ver el nmero como una fecha, seleccione la celda y, en la ficha Hoja, en el grupo Nmero, haga
clic en la flecha que aparece junto a Formato de nmero; a continuacin, haga clic en Fecha corta o
Fecha larga.
Para convertir el rango de celdas utilizado en el ltimo ejemplo para los das festivos en una
constante matricial, seleccione A4:A6 y presione F9.

Funcin DIas.Lab
Devuelve el nmero de das laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los das laborables no
incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivo. Utilice
DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados basndose en el
nmero de das trabajados durante un perodo especfico.
Sintaxis
DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos)
Las fechas deben especificarse mediante la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o
funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse
problemas si las fechas se escriben como texto.
Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial.
Fecha_final es una fecha que representa la fecha final.
Festivos es un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral,
como los das festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las
fechas o una constante matricial de los nmeros de serie que representen las fechas.
Observaciones
Si uno de los argumentos no es una fecha vlida DIAS.LAB devuelve el valor de error #VALOR!.

Ejemplo
1

Fecha

Descripcin

10/01/2008

Fecha inicial de un proyecto

3/01/2009

Fecha final de un proyecto

11/26/2008

Da festivo

12/4/2008

Da festivo

1/21/2009

Da festivo

Frmula
=DIAS.LAB(A2;A3)

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

Descripcin (resultado)
Nmero de das laborables entre las fechas inicial y final

26

[EXCEL AVANZADO]

anteriores (108)
=DIAS.LAB(A2;A3;A4)

Nmero de das laborables entre las fechas inicial y final


anteriores, excluido el primer da festivo (107)

=DIAS.LAB(A2;A3;A4:A6)

Nmero de das laborables entre las fechas inicial y final


anteriores, excluidos todos los das festivos (105)

Para convertir el rango de celdas utilizado para los das festivos del ltimo ejemplo en una constante
matricial, seleccione la referencia A4:A6 en la frmula y presione F9.

Funcin BuscarV
Busca un valor especfico en la primera columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma fila,
un valor de otra columna de dicha matriz de tabla.
La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de
comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.

Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado
puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la
primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.
Matriz_buscar_en Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de
rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca
valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Las maysculas y
minsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas Nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el
valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la
primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2,
devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si
indicador_columnas es:
Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
Si es superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error
#REF!
Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:
Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza
ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados segn un criterio de
ordenacin ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto.
Para obtener ms informacin, vea Ordenar datos.
Si es FALSO, BUSCARV slo buscar una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar
los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o ms valores en la primera

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

27

[EXCEL AVANZADO]
columna de matriz_buscar_en, se utilizar el primer valor encontrado. Si no se encuentra una
coincidencia exacta, se devolver el valor de error #N/A.
Observaciones
Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en, asegrese de que los datos
de sta no tienen espacios al principio ni al final, de que no hay un uso incoherente de las comillas
rectas ( ' o " ) ni tipogrficas ( o ), y de que no haya caracteres no imprimibles. En estos casos,
BUSCARV puede devolver un valor inesperado o incorrecto.
Al buscar valores de fechas o nmeros, asegrese de que los datos de la primera columna de
matriz_buscar_en no se almacenen como valores de texto, ya que, en ese caso, BUSCARV puede
devolver un valor incorrecto o inesperado.
Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden utilizar los caracteres
comodn de signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El signo de
interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia
de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogacin o un asterisco, escriba una tilde (~)
antes del carcter.

Ejemplo 1
En este ejemplo, se busca en la columna Densidad de una tabla de propiedades atmosfricas los
valores correspondientes de las columnas Viscosidad y Temperatura (los valores se refieren a aire a 0
grados Celsius al nivel del mar, o 1 atmsfera).

Densidad

Viscosidad

Temperatura

0,457

3,55

500

0,525

3,25

400

0,616

2,93

300

0,675

2,75

250

0,746

2,57

200

0,835

2,38

150

0,946

2,17

100

1,09

1,95

50

10

1,29

1,71

Frmula
=BUSCARV(1;A2:C10;2)

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

Descripcin
(resultado)
Utilizando una coincidencia aproximada,
busca el valor 1 en la columna A, busca el
mayor de los valores que sea inferior o igual a
1 en la columna A, que es 0.946, y despus
devuelve el valor de la columna B en la

28

[EXCEL AVANZADO]

misma fila (2,17).


=BUSCARV(1;A2:C10;3;VERDADERO)

Utilizando una coincidencia aproximada,


busca el valor 1 en la columna A, busca el
mayor de los valores que sea inferior o igual a
1 en la columna A, que es 0.946, y despus
devuelve el valor de la columna C en la
misma fila (100).

=BUSCARV(0,7;A2:C10;3;FALSO)

Utilizando una coincidencia exacta, busca el


valor 0,7 en la columna A. Como en la
columna A no hay ninguna coincidencia
exacta, devuelve un error (#N/A).

=BUSCARV(0,1;A2:C10;2;VERDADERO)

Utilizando una coincidencia aproximada,


busca el valor 0,1 en la columna A. Como 0,1
es inferior al menor de los valores de la
columna A, se devuelve un error (#N/A).

=BUSCARV(2;A2:C10;2;VERDADERO)

Utilizando una coincidencia aproximada,


busca el valor 2 en la columna A, busca el
mayor de los valores que sea inferior o igual a
2 en la columna A, que es 1,29, y despus
devuelve el valor de la columna B en la
misma fila (1,71).

Ejemplo 2
En este ejemplo, se buscan valores en la columna Id. De artculo de una tabla de productos para
bebs y se les asignan los valores correspondientes de las columnas Costo y Marcas para calcular los
precios y las condiciones de prueba.

Id. de artculo

Artculo

Costo

Marcas

ST-340

Cochecito

145,67 $

30%

BI-567

Babero

3,56 $

40%

DI-328

Paales

21,45 $

35%

WI-989

Toallitas

5,12 $

40%

AS-469

Aspirador

2,56 $

45%

Frmula

Descripcin (resultado)

= BUSCARV("DI-328", A2:D6, 3,
FALSO) * (1 + BUSCARV("DI-328",
A2:D6, 4, FALSO))

Calcula el precio minorista de los paales


agregando el porcentaje marcado al costo
($28,96)

= (BUSCARV("WI-989", A2:D6, 3,

Calcula el precio de venta de las toallitas

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

29

[EXCEL AVANZADO]

FALSO) * (1 + BUSCARV("WI-989",
A2:D6, 4, FALSO))) * (1 - 20%)

restando un descuento especificado al precio


minorista (5,73 $)

= SI(BUSCARV(A2, A2:D6, 3, FALSO)


>= 20, "La marca es " & 100 *
BUSCARV(A2, A2:D6, 4, FALSO)
&"%", "El costo es inferior a 20,00
$")

Si el costo de un artculo es superior o igual a


20,00 $, muestra la cadena "La marca es nn%"; en
caso contrario, muestra "El costo es inferior a
$20,00". (La marca es 30%)

= SI(BUSCARV(A3, A2:D6, 3, FALSO)


>= 20, "La marca es: " & 100 *
BUSCARV(A3, A2:D6, 4, FALSO)
&"%", "El costo es $" & BUSCARV
(A3, A2:D6, 3, FALSO))

Si el costo de un artculo es superior o igual a


20,00 $, muestra la cadena "La marca es nn%"; en
caso contrario, muestra el costo "El costo es n,nn
$". (El costo es 3,56 $)

Ejemplo 3
En este ejemplo, se busca en la columna Id. De una tabla de empleados y se buscan los valores
coincidentes de otras columnas para calcular las edades y probar las condiciones de error.
A

Puesto

Fecha
nacimien
to

1
Apellido
s

Nombr
e

Davolio

Nancy

Rep. de
ventas

8 de
diciembre
de 1968

Fuller

Andrew

Vicepresiden
te de ventas

19 de
febrero
de 1952

Leverlin
g

Janet

Rep. de
ventas

30 de
agosto de
1963

Peacock

Margar
et

Rep. de
ventas

19 de
septiemb
re de
1958

Buchana
n

Steven

Jefe de
ventas

4 de
marzo de
1955

Suyama

Michael

Rep. de
ventas

2 de julio
de 1963

2
3

Id.

4
5
6
7

Frmula
=ENTERO(FRAC.AO(FECHA(2004,6

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

Descripcin (resultado)
Para el ao fiscal 2004, busca la edad de un

30

[EXCEL AVANZADO]

,30), BUSCARV(5,A2:E7,5, FALSO),


1))

empleado cuyo id. Es 5. Utiliza la funcin


FRAC.AO para restar la fecha de nacimiento de
la fecha final del ao fiscal y muestra el resultado
como un entero utilizando la funcin ENTERO
(49).

=SI(ESNOD(BUSCARV(5,A2:E7,2,FAL
SO)) = VERDADERO, "Empleado no
encontrado",
BUSCARV(5,A2:E7,2,FALSO))

Si hay un empleado cuyo id. Es 5, muestra sus


apellidos; en el caso contrario, muestra el
mensaje "Empleado no encontrado" (Buchanan).
La funcin ESNOD devuelve el valor VERDADERO
si la funcin BUSCARV devuelve el valor de error
#NA.

=SI(ESNOD(BUSCARV(15,A3:E8,2,FA
LSO)) = VERDADERO, "Empleado no
encontrado",
BUSCARV(15,A3:E8,2,FALSO))

Si hay un empleado cuyo id. Es 5, muestra sus


apellidos; en el caso contrario, muestra el
mensaje "Empleado no encontrado" (Empleado
no encontrado).
La funcin ESNOD devuelve el valor VERDADERO
si la funcin BUSCARV devuelve el valor de error
#NA.

=BUSCARV(4,A2:E7,3,FALSO) & " "


& BUSCARV(4,A2:E7,2,FALSO) & "
es un " &
BUSCARV(4,A2:E7,4,FALSO) & "."

Para un empleado cuyo id. Es 4, concatena los


valores de tres celdas para formar una frase
completa (Margaret Peacock es un Agente de
ventas).

Funciones Lgicas
Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por
ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se
evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar como FALSO. Este argumento puede utilizar
cualquier operador de comparacin.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por
ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento
prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto".
Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco,
este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico
VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

31

[EXCEL AVANZADO]
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si
este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se
evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento
prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay
ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en
blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre),
se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para
crear pruebas ms complicadas. (Vea el ejemplo 3 para ver una muestra de funciones SI anidadas).
Como alternativa, para comprobar muchas condiciones, plantese usar las funciones BUSCAR,
BUSCARV o BUSCARH.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el
valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluar
cuando se ejecute la instruccin SI.
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar los datos en
funcin de una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que una cadena de texto o
un nmero aparecen dentro de un rango de celdas, utilice las funciones de hoja de clculo
CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO.

Ejemplo 1
A
1
2

Datos
50
Frmula

Descripcin (resultado)

=SI(A2<=100;"Dentro de
presupuesto";"Presupuesto
excedido")

Si el nmero anterior es igual o menor que 100,


la frmula muestra "Dentro de presupuesto".
De lo contrario, la funcin mostrar
"Presupuesto excedido" (Dentro de
presupuesto)

=SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"")

Si el nmero anterior es 100, se calcula el rango


B5:B15. En caso contrario, se devuelve texto
vaco ("") ()

Ejemplo 2
1

Gastos reales

Gastos previstos

1500

900

500

900

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

32

[EXCEL AVANZADO]

500

925
Frmula

Descripcin (resultado)

=SI(A2>B2;"Presupuesto
excedido";"Aceptar")

Comprueba si la primera fila sobrepasa el


presupuesto (Presupuesto excedido)

=SI(A3>B3;"Presupuesto
excedido";"Aceptar")

Comprueba si la segunda fila sobrepasa el


presupuesto (Aceptar)

Ejemplo 3
A
1

Puntuacin

45

90

78
Frmula

Descripcin
(resultado)

=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F"))))

Asigna una puntuacin


de una letra al primer
resultado (F)

=SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F"))))

Asigna una puntuacin


de una letra al segundo
resultado (A)

=SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F"))))

Asigna una puntuacin


de una letra al tercer
resultado (C)

En el ejemplo anterior, la segunda instruccin SI representa tambin el argumento valor_si_falso de


la primera instruccin SI. De manera similar, la tercera instruccin SI es el argumento valor_si_falso
de la segunda instruccin SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lgica (Promedio>89) es
VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lgica es FALSO, se evala la
segunda instruccin SI y as sucesivamente.
Las letras de puntuacin se asignan a nmeros utilizando la siguiente clave.
Si la puntuacin es

La funcin devuelve

Mayor que 89

De 80 a 89

De 70 a 79

De 60 a 69

Menor que 60

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

33

[EXCEL AVANZADO]

Ejemplo 4
En este ejemplo se utiliza la funcin BUSCAR en lugar de SI, ya que hay que comprobar trece
condiciones y puede resultar ms fcil de leer y mantener.
A
1

Puntuacin

45

90

78
Frmula

Descripcin
(resultado)

=BUSCAR(A2;{0;60;63;67;70;73;77;80;83;87;90;93;97},{"F";"D";"D";"D+";"C-";"C";"C+";"B-";"B";"B+";"A-";"A";"A+"})

Asigna una
puntuacin de
una letra al
primer resultado
(F)

=BUSCAR(A3;{0;60;63;67;70;73;77;80;83;87;90;93;97},{"F";"D";"D";"D+";"C-";"C";"C+";"B-";"B";"B+";"A-";"A";"A+"})

Asigna una
puntuacin de
una letra al
segundo
resultado (A-)

=BUSCAR(A4;{0;60;63;67;70;73;77;80;83;87;90;93;97},{"F";"D";"D";"D+";"C-";"C";"C+";"B-";"B";"B+";"A-";"A";"A+"})

Asigna una
puntuacin de
una letra al
tercer resultado
(C+)

Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno
o ms argumentos se evalan como FALSO.
Un uso comn de la funcin Y es expandir la utilidad de otras funciones que realizan pruebas lgicas.
Por ejemplo, la funcin SI realiza una prueba lgica y, luego, devuelve un valor si la prueba se evala
como VERDADERO y otro valor si la prueba se evala como FALSO. Con la funcin Y como argumento
prueba_lgica de la funcin SI, puede probar varias condiciones diferentes en lugar de slo una.
Sintaxis
Y(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...)
La sintaxis de la funcin Y tiene los siguientes argumentos:
valor_lgico1 Obligatorio. La primera condicin que desea probar se puede evaluar como
VERDADERO o FALSO.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

34

[EXCEL AVANZADO]
valor_lgico2, ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden evaluar como
VERDADERO o FALSO, hasta un mximo de 255 condiciones.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO o FALSO, o bien deben ser
matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento de matriz o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se pasarn por
alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error #VALOR!.

Ejemplo 1
A

Frmula

Descripcin

Resultado

=Y(VERDADERO;
VERDADERO)

Todos los argumentos son VERDADERO

VERDADERO

=Y(VERDADERO; FALSO)

Un argumento es FALSO

FALSO

=Y(2+2=4; 2+3=5)

Todos los argumentos se evalan como


VERDADERO

VERDADERO

3
4

Ejemplo 2
A

Datos

50

104

Frmula

Descripcin

Resultado

=Y(1<A2; A2<100)

Muestra VERDADERO si el nmero de la


celda A2 es un nmero entre 1 y 100. De
lo contrario, muestra FALSO.

VERDADERO

=SI(Y(1<A3; A3<100);
A3; "El valor est fuera
del rango.")

Muestra el nmero en la celda A3, si es un


nmero entre 1 y 100. De lo contrario,
muestra el mensaje "El valor est fuera del
rango".

El valor est
fuera del rango.

=SI(Y(1<A2; A2<100);
A2; "El valor est fuera
del rango".)

Muestra el nmero en la celda A2, si es un


nmero entre 1 y 100. De lo contrario, se
muestra un mensaje.

50

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

35

[EXCEL AVANZADO]

Funcin O
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los
argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y que pueden
tener el resultado de VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO O FALSO, o bien en
matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos valores se pasarn
por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin O devuelve el valor de error #VALOR!.
Puede utilizar la frmula de matriz O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para
especificar una frmula de matriz, presione CTRL+MAYS+ENTRAR.

Ejemplo
1

Frmula

Descripcin (resultado)

=O(VERDADERO)

Un argumento es VERDADERO (VERDADERO)

=O(1+1=1;2+2=5)

Todos los argumentos se evalan como FALSO


(FALSO).

=O(VERDADERO;FALSO;VERDADERO)

Al menos un argumento es VERDADERO


(VERDADERO).

Funcin Sumar.Si
La funcin SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que cumple los criterios que se
especifican. Por ejemplo, supongamos que en una columna que contiene nmeros, desea sumar slo
los valores que son mayores que 5. Puede usar la siguiente frmula:
=SUMAR.SI(B2:B25,">5")
En este ejemplo, los criterios se aplican a los mismos valores que se estn sumando. Si lo desea,
puede aplicar los criterios a un rango y sumar los valores correspondientes en un rango distinto. Por
ejemplo, la frmula =SUMAR.SI(B2:B5, "Juan", C2:C5) suma slo los valores del rango C2:C5, donde
las celdas correspondientes al rango B2:B5 son iguales a "Juan." Para sumar las celdas en funcin de
criterios mltiples, vea la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO.

Sintaxis
SUMAR.SI(rango, criterios, [rango_suma])

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

36

[EXCEL AVANZADO]
La sintaxis de la funcin SUMAR.SI cuenta con los argumentos siguientes:
rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especificados. Las
celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan
nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
criterios Obligatorio. El criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas
que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32",
"manzanas" u HOY().
Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los smbolos lgicos o matemticos debe
estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numrico, las comillas dobles no son obligatorias.
rango_suma Opcional. Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya especificadas
en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas que estn
especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica los criterios).
No es necesario que rango_suma tenga el mismo tamao y forma que el argumento rango. Las
celdas reales que se deben sumar se determinan usando la celda superior del extremo izquierdo del
argumento rango_suma como la celda inicial e incluye las celdas que corresponden con el tamao y
la forma del argumento rango. Por ejemplo:
Si rango es

y rango_suma es

las celdas reales sern

A1:A5

B5:B15

B5:B15

A1:A5

B1:B3

B5:B15

A1:B4

C1:D4

C1:D4

A1:B4

C1:C2

C1:D4

Se pueden usar los caracteres comodn signo de interrogacin (?) y asterisco (*) como el argumento
criterios. El signo de interrogacin corresponde a cualquier carcter nico y el asterisco equivale a
cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogacin o un asterisco reales,
escriba una tilde (~) antes del carcter.

Ejemplo 1
A

Valor de propiedad

Comisin

Datos

100.000

7.000

250.000

200.000

14.000

300.000

21.000

400.000

28.000

Frmula

Descripcin

Resultado

=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5)

Suma las comisiones de los


valores de propiedad superiores a
160.000 (900.000)

63.000

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

37

[EXCEL AVANZADO]

=SUMAR.SI(A2:A5;">160000")

Suma los valores de propiedad


superiores a 160.000.

900.000

=SUMAR.SI(A2:A5,300000,B2:B3)

Suma las comisiones de los


valores de propiedad igual a
300.000.

21.000

=SUMAR.SI(A2:A5,">" & C2,B2:B3)

Suma las comisiones de los


valores de propiedad superiores
al valor en C2.

49.000

10

Ejemplo 2
A

Categora

Alimentos

Ventas

Verduras

Tomates

2.300

Verduras

Apio

5.500

Frutas

Naranjas

800

Manteca

400

5
6

Verduras

Zanahorias

4.200

Frutas

Manzanas

1.200

Frmula

Descripcin

Resultado

=SUMAR.SI(A2:A7,"Frutas",C2:C7)

Suma de las ventas de todos los


alimentos en la categora
"Frutas".

2.000

10

=SUMAR.SI(A2:A7,"Verduras",C2:C7)

Suma de las ventas de todos los


alimentos en la categora
"Verduras".

12.000

11

=SUMAR.SI(B2:B7,"*s",C2:C7)

Suma de las ventas de todos los


alimentos que terminan en "s"
(Tomates, Naranjas y Manzanas).

4.300

12

=SUMAR.SI(A2:A7,"",C2:C7)

Suma de las ventas de todos los


alimentos que no tienen una
categora especificada.

400

Funcin Contar.SI
La funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio
especificado por el usuario. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan con cierta

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

38

[EXCEL AVANZADO]
letra, o bien todas las celdas que contienen un nmero mayor o menor que un nmero especificado
por el usuario. Por ejemplo, suponga que tiene una hoja de clculo que contiene una lista de tareas
en la columna A y el primer nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna B. Puede usar
la funcin CONTAR.SI para contar cuntas veces aparece el nombre de una persona en la columna B
y, de esa forma, determinar cuntas tareas tiene asignadas. Por ejemplo:
=CONTAR.SI(B2:B25,"Nancy")
Para contar celdas basndose en varios criterios, vea la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango, criterios)
La sintaxis de la funcin CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos:
rango Obligatorio. Una o ms celdas que se van a contar, incluidos nmeros o nombres, matrices o
referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
criterios Obligatorio. Nmero, expresin, referencia de celda o cadena de texto que determina las
celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B4,
"manzanas" o "32".
En los criterios se puede utilizar los caracteres comodn signo de interrogacin (?) y asterisco
(*) . El signo de interrogacin corresponde a un solo carcter cualquiera y el asterisco equivale a
cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogacin o un asterisco reales,
escriba una tilde (~) delante del carcter que desea buscar.
Los criterios no distinguen entre maysculas y minsculas; por ejemplo, la cadena "manzanas" y la
cadena "MANZANAS" corresponden a las mismas celdas.

Ejemplo 1: frmulas CONTAR.SI comunes


A

Datos

Datos

manzanas

32

naranjas

54

melocotones

75

manzanas

86

Frmula

Descripcin

Resultado

=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas")

Nmero de celdas con


manzanas en las celdas
A2 a A5.

=CONTAR.SI(A2:A5;A4)

Nmero de celdas con


melocotones en las
celdas A2 a A5.

=CONTAR.SI(A2:A5;A3)+CONTAR.SI(A2:A5;A2)

Nmero de celdas con


naranjas y manzanas en

7
8
9

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

39

[EXCEL AVANZADO]
las celdas A2 a A5.

10
=CONTAR.SI(B2:B5;">55")

Nmero de celdas con


un valor superior a 55
en las celdas B2 a B5.

=CONTAR.SI(B2:B5;"<>"&B4)

Nmero de celdas con


un valor no igual a 75
en las celdas B2 a B5.

=CONTAR.SI(B2:B5;">=32")CONTAR.SI(B2:B5;">85")

Nmero de celdas con


un valor superior o
igual a 32 e inferior o
igual a 85 en las celdas
B2 a A5.

11

12

Ejemplo 2: frmulas CONTAR.SI que usan caracteres comodines y tratan


con valores vacos
A

Datos

Datos

manzanas

naranjas

No

melocotones

No

manzanas

Frmula

Descripcin

Resultado

=CONTAR.SI(A2:A7;"*es")

Nmero de celdas que


acaban con las letras "es" en
las celdas A2 a A7.

=CONTAR.SI(A2:A7;"?????es")

Nmero de celdas que


acaban con las letras "es" y
tienen exactamente 7 letras
en las celdas A2 a A7.

=CONTAR.SI(A2:A7;"*")

Nmero de celdas que


contienen cualquier texto en
las celdas A2 a A7.

=CONTAR.SI(A2:A7;"<>"&"*")

Nmero de celdas que no


contienen texto en las celdas
A2 a A7.

10

11

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

40

[EXCEL AVANZADO]

=CONTAR.SI(B2:B7;"No") /
FILAS(B2:B7)

Nmero promedio de votos


negativos (incluidas las celdas
vacas) de las celdas B2 a B7.

0,333333333

=CONTAR.SI(B2:B7;"S") /
(FILAS(B2:B7) -CONTAR.SI(B2:B7;
"<>"&"*"))

El nmero medio de votos


afirmativos (excluidas las
celdas vacas) de las celdas B2
a B7.

0,5

12

13

14
Para ver un nmero como porcentaje, seleccione la celda y, a continuacin, en la ficha Hoja, en el
grupo Nmero, haga clic en Porcentaje

Funciones Financieras
Funcin Pago
Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una tasa de inters constante.
Sintaxis
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)
Para obtener una descripcin ms completa de los argumentos de PAGO, vea la funcin VA.
Tasa es el tipo de inters del prstamo.
Nper es el nmero total de pagos del prstamo.
Va es el valor actual, o la cantidad total de una serie de futuros pagos. Tambin se conoce como
valor burstil.
Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr despus de efectuar el ltimo pago.
Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un prstamo es
0).
Tipo es el nmero 0 (cero) o 1, e indica cundo vencen los pagos.
Defina tipo como

Si los pagos vencen

0 u omitido

Al final del perodo

Al inicio del perodo

Observaciones

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

41

[EXCEL AVANZADO]
El pago devuelto por PAGO incluye el capital y el inters, pero no incluye impuestos, pagos en
reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los prstamos.
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper. Si
realiza pagos mensuales de un prstamo de cuatro aos con una tasa de inters anual del 12 por
ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si efecta pagos anuales
del mismo prstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.
Sugerencia Para conocer la cantidad total pagada durante la duracin del prstamo, multiplique el
valor devuelto por PAGO por el argumento nper.

Ejemplo 1
1

Datos

Descripcin

8%

Tasa de inters anual

10

Nmero de meses de pagos

10000

Importe del prstamo


Frmula

Descripcin (resultado)

=PAGO(A2/12;A3;A4)

Pago mensual de un prstamo con los trminos anteriores


(-1.037,03)

=PAGO(A2/12;A3;A4;0;1)

Pago mensual de un prstamo con los trminos anteriores,


salvo que los pagos vencen al principio del perodo (1.030,16)

Ejemplo 2
Puede utilizar PAGO para determinar otros pagos anuales.

Datos

Descripcin

6%

Tasa de inters anual

18

Aos de ahorro previstos

50.000

Cantidad que desea ahorrar en 18 aos


Frmula

Descripcin (resultado)

=PAGO(A2/12;A3*12;0;A4)

Cantidad que tendr que ahorrar cada mes para disponer


de 50.000 despus de 18 aos (-129,08)

La tasa de inters se divide por 12 para obtener una tasa mensual. El nmero de aos de duracin
del prstamo se multiplica por 12 para obtener el nmero de pagos.

Funcin Pago Prin

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

42

[EXCEL AVANZADO]
Devuelve el pago sobre el capital de una inversin durante un perodo determinado basndose en
pagos peridicos y constantes, y en una tasa de inters constante.
Sintaxis
PAGOPRIN(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo)
Para obtener una descripcin ms completa de los argumentos de PAGOPRIN, vea la funcin VA.
Tasa es la tasa de inters por perodo.
Perodo especifica el perodo, que debe estar entre 1 y el valor de nper.
Nper es el nmero total de perodos de pago en una anualidad.
Va es el valor actual, es decir, el valor total que tiene actualmente una serie de pagos futuros.
Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr despus de efectuar el ltimo pago.
Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un prstamo es
0).
Tipo es el nmero 0 1 e indica cundo vencen los pagos.
Defina tipo como

Si los pagos vencen

0 u omitido

Al final del perodo

Al inicio del perodo

Observacin
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper. Si
realiza pagos mensuales de un prstamo de cuatro aos con un inters anual del 12 por ciento, use
12%/12 para tasa y 4*12 para nper. Si realiza pagos anuales del mismo prstamo, use 12% para tasa
y 4 para nper.

Ejemplo 1
1

Datos

Descripcin (resultado)

10%

Tasa de inters anual

Nmero de aos del prstamo

2000

Importe del prstamo


Frmula

Descripcin (resultado)

=PAGOPRIN(A2/12;1;A3*12;A4)

Pago del principal para el primer mes del prstamo (75,62)

La tasa de inters se divide por 12 para obtener una tasa mensual. El nmero de aos de duracin
del prstamo se multiplica por 12 para obtener el nmero de pagos.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

43

[EXCEL AVANZADO]

Ejemplo 2
1

Datos

Descripcin (resultado)

8%

Tasa de inters anual

10

Nmero de aos del prstamo

200.000

Importe del prstamo


Frmula

Descripcin (resultado)

=PAGOPRIN(A2;A3;10;A4)

Pago del principal para el ltimo ao del prstamo con los


trminos anteriores (-27.598,05)

Funcin PagoInt
Devuelve el inters pagado en un perodo especfico por una inversin basndose en pagos
peridicos constantes y en una tasa de inters constante.
Sintaxis
PAGOINT(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo)
Tasa es la tasa de inters por perodo.
Perodo es el perodo para el que se desea calcular el inters y que debe estar entre 1 y el
argumento nper.
Nper es el nmero total de perodos de pago en una anualidad.
Va es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.
Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr despus de efectuar el ltimo pago.
Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un prstamo
es 0).
Tipo es el nmero 0 1 e indica cundo vencen los pagos. Si tipo se omite, se calcular como 0.
Defina tipo como

Si los pagos vencen

Al final del perodo

Al inicio del perodo

Observaciones
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper. Si
realiza pagos mensuales de un prstamo de cuatro aos con un inters anual del 12 por ciento, use
12%/12 para tasa y 4*12 para nper. Si realiza pagos anuales del mismo prstamo, use 12% para tasa
y 4 para nper.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

44

[EXCEL AVANZADO]
En todos los argumentos el efectivo que paga, por ejemplo depsitos en cuentas de ahorros, se
representa con nmeros negativos; el efectivo que recibe, por ejemplo cheques de dividendos, se
representa con nmeros positivos.

Ejemplo
1

Datos

Descripcin

10%

Inters anual

Perodo para el cual desea calcular el inters

Aos del prstamo

8000

Valor actual del prstamo


Frmula

Descripcin (resultado)

=PAGOINT(A2/12;A3*3;A4;A5)

Inters que se pagar el primer mes para un prstamo


con los trminos anteriores (-22,41)

=PAGOINT(A2;3;A4;A5)

Inters que se pagar el ltimo ao para un prstamo


con los trminos anteriores, cuyos pagos se efectan
de forma anual (-292,45)

La tasa de inters se divide por 12 para obtener una tasa mensual. Los aos de duracin del
prstamo se multiplican por 12 para obtener el nmero de pagos.

Nombrar Celdas y Rango de Celdas


Nombre de Celdas
Excel permite asignar nombres significativos a una celda o a un grupo de celdas. Los nombres
asignados de esta manera permiten una mejor identificacin al revisar formulas. Por ejemplo la
siguiente tabla muestra un conjunto de datos que podran tener un nombre significativo

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

45

[EXCEL AVANZADO]
Suponga que desea calcular el promedio de las ventas del mes de Enero, la formula a utilizar seria:
=Promedio(C4:C9). Ahora si leemos la formula esta nos muestra que desea calcular un promedio
pero la referencia C4:C9 no indica nada de por s. Para entender que valores se estn promediando
se debe recurrir a la tabla para saber que es de la columna de Ventas del mes de Enero.
Sin embargo si a esta columna se le asigna un nombre significativo como por ejemplo VentasEnero
la formula anterior podra ser la siguiente:
=Promedio(VentasEnero). Como se puede apreciar esta frmula muestra ms informacin que la
anterior.

Asignar un nombre a celdas o rango de celdas


1. Seleccione una o ms celdas.
2. En el espacio Cuadro de Nombres digite el nombre sin espacios.
3. Presione la tecla Enter. La figura siguiente muestra el proceso

Eliminar Nombres asignados


1. Ingrese a la ficha Formulas, en el grupo Nombres definidos de un clic en la opcin
Administrador de Nombres la cual muestra la ventana siguiente:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

46

[EXCEL AVANZADO]

2. Seleccione el nombre a borrar


3. De un clic en el botn Eliminar

Importar / Exportar informacin a Word


En ms de una ocasin hemos creado documentos en Word que utilizan tablas con valores calculados
creados en Excel. Estas tareas se hacan creando la tabla con valores dentro de Excel para luego
copiar y pegar la tabla. El problema venia cuando de la tabla deba tener nuevos valores y por
supuesto nuevos resultados, en esta circunstancia tenamos que regresar a Excel, modificar la tabla y
al final nuevamente copiar y pegar.
Afortunadamente Excel y Word permiten vincular tablas de Excel dentro de un documento de Word.
Esta vinculacin permite modificar las tablas dentro de Excel que son automticamente actualizadas
dentro de Word.
Para vincular informacin entre estos dos programas siga estos pasos
1.
2.
3.
4.

Cree un documento en Word


Abra Excel y cree una tabla simple de datos y almacene el archivo
Regrese al documento de Word.
En la ficha Insertar, en el grupo Texto seleccione el botn Insertar Objeto. La figura
siguiente muestra este botn.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

47

[EXCEL AVANZADO]

5. Al dar un clic en este botn se muestra la ventana siguiente:

6. Dentro de esta ventana seleccione la ficha Crear desde un archivo.


7. Seleccione el botn Examinar. Mediante la ventana de bsqueda ubique el archivo de Excel
y seleccinelo
8. Luego marque el cuadro Vincular al archivo y elija Aceptar
9. Al final se mostrar una tabla con las caractersticas mostradas en la tabla inferior
22
33
66

55
66
44

99
88
77

10. Guarde el documento y cirrelo. Regrese al archivo de Excel y cambie los valores
11. Abra el documento de Word el cual le mostrar la ventana siguiente:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

48

[EXCEL AVANZADO]

12. De un clic en el botn Si para aceptar la modificacin automtica.

Hipervnculos entre Hojas


Los hipervnculos nos permiten desplazarnos a otros puntos de un libro utilizando elementos como
textos, nmeros o grficos.
Por ejemplo se tiene las siguientes hojas de clculo:

En la primera hoja Men se pone las siguientes opciones:

Se desea que al dar clic en Artculos Excel pase a la hoja Artculos. Para desarrollar estos
hipervnculos siga estos pasos:
1. Seleccione la celda A1
2. Seleccione la ficha Insertar y de un clic en el botn Hipervnculo. La imagen siguiente muestra
esta accin:

3. Se mostrara la ventana siguiente:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

49

[EXCEL AVANZADO]

4. Seleccione el botn Lugar de este documento en lado izquierdo de la ventana. La figura


siguiente debe mostrara el resultado:

5. Seleccione en la lista central la opcin Artculos. La figura siguiente muestra esta accin:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

50

[EXCEL AVANZADO]

6. Elija el botn Aceptar. Excel habr creado un hipervnculo a la hoja Artculos la cual se
activa con un Clic.

Proteccin de Formulas
Para proteger formulas Ud. debe proteger las celdas donde se encuentren las formulas. De manera
predeterminada todas las celdas de una hoja se encuentra bloqueadas listas para ser protegidas.
Para proteger formulas debe realizar los siguientes pasos
Desmarque las celdas que pueden ser modificadas para lo cual siga estos pasos:
1. Marque una o ms celdas
2. Dentro de la ficha Inicio seleccione el botn Formato dentro del grupo Celdas
3. Seleccione en la lista la opcin Bloquear Celda. La figura siguiente muestra esta opcin:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

51

[EXCEL AVANZADO]

4.
5.
6.
7.

Al dar clic en esta opcin se quita el bloqueo de las celdas seleccionadas.


Active la Proteccin de Hoja, para lo cual haga lo siguiente:
Ingrese a la opcin Formato dentro del grupo Celdas en la ficha Inicio
De un clic en la opcin Proteger Hoja. Se activar la siguiente ventana:

8. Escriba una contrasea en el espacio Contrasea para desproteger la hoja y de un clic en el


botn Aceptar.
9. Excel le pedir confirmar la contrasea, vuelva a escribir la misma contrasea.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

52

[EXCEL AVANZADO]
10. En este punto la proteccin de hojas esta activa la cual impide escribir datos dentro de las
celdas bloqueadas. En cambio las celdas desbloqueadas permiten ingresar datos.

Importar Datos
Excel permite recuperar informacin de otros orgenes de datos como por ejemplo Access. Para
recuperar informacin de Access siga estos pasos:
1. Ingrese a la ficha Datos
2. Seleccione el primer botn Obtener datos externos. Se mostrar las opciones siguientes:

3. Seleccione la opcin Desde Access la cual muestra la ventana siguiente:

4. Ubique un archivo de Base de Datos y de un clic en el botn Abrir. Se mostr la ventana


siguiente:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

53

[EXCEL AVANZADO]

5. Esta ventana muestra las tablas disponibles. Seleccione una de las tablas y elija el botn
Aceptar se mostrar la ventana siguiente:

6. Seleccione la opcin Tabla y de un clic en el botn Aceptar. De inmediato Excel inicia la


importacin de datos, mostrando los datos importados. La figura siguiente muestra el
resultado:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

54

[EXCEL AVANZADO]

7.

Importar informacin de Internet


Excel permite importar datos desde pginas de Internet. Las pginas, desde las que Excel puede
importar datos, deben tener el formato de Columna y Fila. Por ejemplo la siguiente figura muestra
una pgina de prueba:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

55

[EXCEL AVANZADO]
La cual se encuentra en la direccin: http://www.sencico.gob.pe/cursosmensuales/cusco.html
Para recuperar la tabla mostrada realice los siguientes pasos:
1. Ingrese a la ficha Datos y seleccione Obtener datos externos dentro de la cual seleccione
la opcin Desde Web La figura siguiente muestra la opcin:

2. Esta opcin muestra la ventana siguiente:

3. En la parte superior digite la direccin web. La figura siguiente muestra el resultado:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

56

[EXCEL AVANZADO]

4. La venta de Consulta Web muestra los sectores de la pgina web que pueden ser importados
a Excel mostrando el icono .
5. De un clic en el icono
indicando que sector de Excel desea importar. La imagen siguiente
muestra una seleccin:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

57

[EXCEL AVANZADO]

6. De un clic en el botn Importarla cual muestra la ventana siguiente:

7. En esta ventana indique la celda inicial de importacin y presione el botn Aceptar.

Tablas
Cuando se crea una tabla (antes denominada lista) en una hoja de clculo (hoja de clculo:
documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas
que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.), de
Microsoft Office Excel, los datos se pueden administrar y analizar independientemente de la
informacin que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la tabla, agregar
una fila para totales, aplicar un formato a la tabla. La figura siguiente muestra un ejemplo de tabla:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

58

[EXCEL AVANZADO]

Si no desea trabajar con los datos en una tabla, puede convertirla en un rango normal a la vez que
conserva el formato de estilo de tabla que ha aplicado. Cuando ya no necesita una tabla, puede
eliminarla.
Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos que son parte de un conjunto de
comandos de anlisis condicional.

Crear una tabla


Existen dos mtodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de tabla
predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el estilo que elija.

Insertar una tabla


1. En una hoja de clculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas
pueden estar vacas o contener datos.
2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla.

Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+L o CTRL+T.


3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la
casilla de verificacin La tabla tiene encabezados.
Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa
la casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente. Puede cambiar los nombres
predeterminados escribiendo el texto que desee.
Si no desea mostrar los encabezados de tabla, puede desactivarlos despus...

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

59

[EXCEL AVANZADO]
Sugerencias
Una vez creada la tabla, se mostrarn las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseo. Las
herramientas que contiene la ficha Diseo se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla.
A diferencia de las listas de Office Excel 2003, una tabla no tiene una fila especial (marcada con *)
para agregar rpidamente nuevas filas...

Aplicar formato de tabla a los datos


1. En una hoja de clculo, seleccione un rango de celdas vacas o celdas que contengan los datos a
los que desea aplicar formato de tabla rpidamente.
2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.

Cuando usa Dar formato como tabla, Office Excel inserta automticamente una tabla.
3. En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea usar.
Los estilos de tabla personalizados estn disponibles en Personalizado una vez que se ha creado uno
o ms de ellos.
Sugerencias
Una vez creada la tabla, se mostrarn las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseo. Las
herramientas que contiene la ficha Diseo se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla.
A diferencia de las listas de Office Excel 2003, una tabla no tiene una fila especial (marcada con *)
para agregar rpidamente nuevas filas.

Convertir una tabla en un rango de datos


1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.
2. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Convertir en rango.

Las caractersticas de tabla no siguen estando disponibles despus de convertir la tabla nuevamente
a un rango. Por ejemplo, los encabezados de fila ya no incluyen las flechas de ordenar y filtrar, y las
referencias estructuradas (referencias que usan nombres de tablas) que se usaban en frmulas se
convierten en referencias normales de celda.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

60

[EXCEL AVANZADO]

Sugerencias
Tambin se puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla, elegir Tabla y, a
continuacin, hacer clic en Convertir en rango.
Inmediatamente despus de crear la tabla, tambin puede hacer clic en Deshacer
herramientas de acceso rpido para convertirla de nuevo en un rango.

en la barra de

Eliminar una tabla


1. En una hoja de clculo, seleccione una tabla.
2. Presione SUPR.
Tambin puede hacer clic en Deshacer
eliminar una tabla que acaba de crear.

en la barra de herramientas de acceso rpido para

Formato Condicional
Con el formato condicional puede hacer que sus datos numricos ofrezcan informacin grfica
adicional. Si necesita ofrecer una mejor visualizacin de sus datos numricos en sus hojas de clculo
sin tener que recurrir a los grficos, Excel 2007 ofrece un gran nmero de posibilidades en esta rea.
Desde el botn Formato Condicional del Grupo Estilo correspondiente a la Ficha Inicio tiene
disponible usa serie de posibilidades para ofrecer una visualizacin grfica de los valores numricos
en las propias celdas.
Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional
seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiera utilizar. Como ve en la Fig.
siguiente su rango de celdas ofrece la misma informacin que antes pero gracias a esta opcin del
Formato Condicional es mucho ms sencillo identificar la informacin numrica global.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

61

[EXCEL AVANZADO]
Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional
seleccione la opcin "Escalas de color" y dentro de ella el rango de colores que quiere utilizar. La
figura siguiente muestra el resultado.

Por ltimo seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional seleccione la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango de iconos que
quiere utilizar. La figura siguiente muestra el resultado.

Adicionalmente puede marcar grficamente conjuntos de celdas que cumplan determinadas


condiciones (Opciones: Resaltar Reglas de Celdas, Reglas de la Parte Superior e Inferior).

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

62

[EXCEL AVANZADO]

Aplicar una Condicin:


Se tiene la siguiente tabla:

Se desea mostrar en color Rojo todas las ventas menores a 60 unidades y en color Azul todas las
ventas mayores a 80. Para completar esta tarea realice los pasos siguientes.
1. Seleccione la columna de Ventas
2. Ingrese a la ficha Inicio, seleccione el grupo Estilos y seleccione el botn Formato
Condicional
3. Dentro seleccione la opcin Resaltar Reglas de Celdas y luego seleccione la opcin Es
menor que. La figura siguiente muestra la seleccin.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

63

[EXCEL AVANZADO]

4. Esta accin muestra la ventana siguiente:

5. Escriba el N 60. Excel muestra de inmediato, en las celdas seleccionadas, el resultado. Excel
pinta las celdas que cumplen la condicin con el esquema de color mostrada en el control
derecho:

6. Modifique esta opcin Texto en rojo. La figura siguiente muestra la opcin resaltada:

7. La figura siguiente muestra el resultado preliminar.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

64

[EXCEL AVANZADO]

8. De un clic en el botn Aceptar


Para aplicar el color a los nmeros mayores a 80 realice los mismos pasos. Sin embargo ahora debe
seleccionar en la lista de color la opcin Formato personalizado la cual muestra la ventana
siguiente:

Seleccione la lista Color y marque el color azul. La figura siguiente muestra la opcin seleccionada:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

65

[EXCEL AVANZADO]

Elija el botn Aceptar. Ud. regresara a la ventana anterior donde se puede observar el color Azul
aplicado a las celdas seleccionadas. La figura siguiente muestra esta accin:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

66

[EXCEL AVANZADO]

Ordenamiento de Datos
Para ordenar los datos realice los siguientes pasos.
1. Seleccione las columnas a ordenar incluyendo los encabezados.
2. Ingres a la ficha Inicio y seleccione el grupo Modificar dentro del cual seleccione el botn
Ordenar y Filtrar. Seleccione luego la opcin Orden personalizado. La figura siguiente
muestra el resultado.

3. Esta accin muestra la ventana siguiente.

4. Seleccione la columna por la que desea ordenar en la lista Ordenar por. Seleccin por
ejemplo la opcin Venta.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

67

[EXCEL AVANZADO]

5. Luego seleccione la opcin Ordenar segn y luego seleccione el ordenamiento de mayor a


menor o viceversa. La figura siguiente muestra las opciones seleccionadas:

6. Elija el botn Aceptar.

Subtotales
Los subtotales permiten incluir sumas u otras operaciones a un conjunto de datos relacionados. Por
ejemplo se tiene los siguientes datos.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

68

[EXCEL AVANZADO]

Se desea saber la suma de cada grupo de artculos. Para realizar esta tarea realice los pasos
siguientes.
1. Ordene por la columna Articulo. El ordenamiento se hace por esta columna ya a cada
cambio de esta Excel inserta un subtotal. La figura siguiente muestra el resultado:

2. Ingrese a la ficha Datos, dentro del grupo Esquema seleccione la opcin Subtotal.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

69

[EXCEL AVANZADO]

3. Al dar un clic en esta opcin se muestra la ventana siguiente:

4. En la opcin Para cada cambio en seleccione la columna por la que ordeno. Excel utiliza
esta columna para determinar en qu punto inserta un subtotal.
5. En la opcin Usar funcin seleccione el tipo de operacin que desea utilizar. Por defecto se
encuentra seleccionada Suma
6. En la lista Agregar subtotal en marque las columnas en las que Excel insertar los
subtotales
7. De un clic en el botn Aceptar. A figura siguiente muestra el resultado

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

70

[EXCEL AVANZADO]

8. Como puede ver Excel ha agregado controles de Esquema as como filas de Subtotales.

Esquemas
Los esquemas permiten resumir cantidades importantes de informacin. Para que los esquemas
tengan utilidad la informacin a resumir debe cumplir las siguientes condiciones: Las columnas
deben ser sumadas de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. La tabla siguiente muestra esta
organizacin.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

71

[EXCEL AVANZADO]
Este esquema permite mostrar y ocultar las filas de detalle de las ventas mensuales.
1. Si las filas de resumen estn por encima de las filas de detalle o las columnas de resumen
estn a la izquierda de las columnas de detalle, cambie la configuracin de direccin.
1. En el men Datos, elija Agrupar y esquema y, a continuacin, haga clic en
Configuracin.
2. Desactive la casilla de verificacin Filas resumen debajo del detalle, la casilla de
verificacin Columnas resumen a la derecha del detalle o ambas.
2. Si desea establecer estilos de esquema que se aplicarn automticamente al crear el
esquema, utilice la opcin Estilos automticos.
1. En el men Datos, elija Agrupar y esquema y, a continuacin, haga clic en
Configuracin.
2. Active la casilla de verificacin Estilos automticos.
Si no desea aplicar estilos automticos antes de comenzar, puede aplicarlos una vez que haya creado
el esquema.
3. Decida si desea aplicar un esquema a la hoja de clculo de manera automtica o manual.
o

Puede aplicar un esquema manualmente a cualquier hoja de clculo.

Puede aplicar un esquema automticamente a las hojas de clculo si tienen frmulas


de resumen que hacen referencia a las celdas de los datos de detalle Las columnas
que contengan frmulas de resumen deben estar situadas a la derecha o a la
izquierda de los datos de detalle, o las filas que contengan frmulas de resumen
deben estar situadas por encima o por debajo de los datos de detalle.
Si no est seguro de si la hoja de clculo cumple estos requisitos, intente aplicar el
esquema automticamente y si los resultados no son los que espera, deshaga la
operacin y aplique el esquema manualmente.

Siga uno de estos procedimientos:

Aplicar un esquema a los datos automticamente


a. Seleccione el rango de celdas para las que desea trazar el esquema.
i. Para trazar el esquema de la hoja de clculo completa, haga clic en cualquier
celda de la hoja de clculo.
b. En el men Datos, seleccione Agrupar y esquema y haga clic en Auto esquema.

Aplicar un esquema a los datos manualmente


a. Seleccione las filas o columnas que contienen datos de detalle.
i. Normalmente, las filas o las columnas con detalles estn ubicadas junto a la
fila o columna que contiene la frmula de resumen o un ttulo. Por ejemplo,
si la fila 6 contiene los totales de las filas 3 a 5, seleccione las filas 3 a 5. Si la
fila 8 contiene un ttulo que describe las filas 9 a 12, seleccione las filas 9 a
12.
b. En el men Datos, seleccione Agrupar y esquema y haga clic en Agrupar.
i. Los smbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

72

[EXCEL AVANZADO]
c. Siga seleccionando y agrupando filas o columnas de detalle hasta que haya creado
todos los niveles que desee en el esquema.
Si no seleccion estilos automticos, puede aplicar estilos ahora.
1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema.
2. En el men Datos, elija Agrupar y esquema y, a continuacin, haga clic en
Configuracin.
3. Active la casilla de verificacin Estilos automticos.
4. Haga clic en Aplicar estilos.

Filtros Avanzados
1. Inserte al menos tres filas vacas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios
El rango de criterios debe tener rtulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila
vaca entre los valores de criterios y el rango.
Tipo Vendedor Ventas

Tipo

Vendedor Ventas

Bebidas

Suyama

5122

Carnes

Davolio

450

Productos Buchanan 6328


Productos Davolio

6544

2. En las filas situadas bajo los rtulos de columna, escriba los criterios que desea buscar.
Si incluye dos o ms condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor.
Vendedor
Davolio
Buchanan
Suyama
Para buscar datos que cumplan una condicin en dos o ms columnas, introduzca todos los criterios
en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las
filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de
ventas superiores a 1.000 $.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

73

[EXCEL AVANZADO]

Escriba Vendedor Ventas


Generar Davolio

>1000

Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una condicin de otra, introduzca
los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas
las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor o valores
de ventas superiores a 1.000 $.
Escriba Vendedor Ventas
Generar
Davolio
>1000
Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye
condiciones para ms de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo,
el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y
valores de ventas superiores a 3.000 $ y tambin muestra las filas del vendedor Buchanan con
valores de ventas superiores a 1.500 $.
Vendedor Ventas
Davolio

>3000

Buchanan >1500
Para buscar filas que cumplan ms de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas mltiples con
el mismo ttulo. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre
5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $.
Ventas Ventas
>5000 <8000
<500
Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una frmula. Si emplea una
frmula para crear un criterio, no utilice un rtulo de columna como rtulo de criterios; conserve
este rtulo vaco o utilice uno distinto a un rtulo de columna del rango. Por ejemplo, el siguiente
rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C mayor que el promedio de las
celdas C7:C10.
=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)
Notas
o

La frmula empleada para generar una condicin debe utilizar una referencia relativa
para hacer referencia al rtulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo
correspondiente del primer registro. Todas las dems referencias de la frmula
deben ser referencias absolutas y el resultado de la frmula debe ser VERDADERO o

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

74

[EXCEL AVANZADO]
FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna C) del primer registro
(fila 7) del rango.
o

Puede utilizar en la frmula un rtulo de columna en lugar de una referencia relativa


a una celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #NOMBRE?
en la celda que contiene el criterio, no es necesario tenerlo en cuenta, ya que no
afecta a la forma en que se filtra el rango.

Cuando evala datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayscula y


minscula.

Se filtran todos los elementos que comiencen con ese texto. Por ejemplo, si escribe Rod como
criterio, Microsoft Excel encuentra "Rodrguez", "Rodero" y "Rodal". Para buscar slo el texto
especificado, introduzca la siguiente frmula, donde texto es el texto que desea encontrar. =''=texto''
Para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carcter
comodn.
Los siguientes caracteres comodines pueden usarse como criterios de comparacin para filtros, as
como para buscar y reemplazar contenido.
Utilice

Para buscar

? (signo de interrogacin)

Un nico carcter
Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco)

Un nmero de caracteres
Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de
?, *, o ~

Un signo de interrogacin, un asterisco o una tilde.


Por ejemplo, fy91~? buscar "fy91?".

1. Haga clic en una celda del rango.


2. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado.
3. Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista
sin moverla.
a. Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de
clculo, haga clic en Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo,
en la esquina superior izquierda del rea donde desea pegar las filas.
4. En la casilla Rango de criterios introduzca su referencia, incluidos los rtulos de criterios.
a. Para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado mientras
selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer cuadro de dilogo

5. Para cambiar la forma en que se filtran los datos, cambie los valores del rango de criterios y
vuelva a aplicar el filtro a los datos.
Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango aparecer
automticamente en el cuadro Rango de criterios. Tambin se puede definir el nombre Base
de datos para el rango de datos que deben ser filtrados y definir el nombre Extraer para el
rea donde desea pegar las filas, y estos rangos aparecern automticamente en los cuadros
Rango de lista y Copiar a, respectivamente.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

75

[EXCEL AVANZADO]
Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que deben
incluirse en la copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las columnas deseadas
a la primera fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una
referencia a los rtulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas
copiadas incluirn slo las columnas cuyos rtulos se hayan copiado.

Texto en Columnas
Utilice el Asistente para convertir texto en columnas para separar el contenido de celdas simples,
como nombres y apellidos, en columnas distintas.
Nombre completo

Nombre

Apellido

Antonio Bermejo

Antonio

Bermejo

Almudena Benito

Almudena

Benito

Cecilia Cornejo

Cecilia

Cornejo

Nuria Gonzlez

Nuria

Gonzlez

Segn los datos, puede dividir el contenido de las celdas en funcin de un delimitador, como un
espacio o una coma, o en funcin de la ubicacin especfica de un salto de columna en los datos.

Dividir el contenido en funcin de un delimitador


Utilice este mtodo si los nombres tienen un formato delimitado, como "Nombre Apellido" (donde el
espacio entre Nombre y Apellido es el delimitador) o "Apellido, Nombre" (donde la coma es el
delimitador).

Dividir contenido delimitado por espacios


Para realizar estos pasos.
A
1

Antonio Bermejo

Almudena Benito

Cecilia Cornejo

Nuria Gonzlez

1. Seleccione el rango de datos que desea convertir.


2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Texto en columnas.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

76

[EXCEL AVANZADO]
3. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Delimitados y luego
en Siguiente.
4. En el paso 2, active la casilla de verificacin Espacio y desactive las dems casillas bajo
Delimitadores. En el cuadro Vista previa de los datos se muestra el nombre y el apellido en
dos columnas distintas.

5. Haga clic en Siguiente.


6. En el paso 3, haga clic en una columna en el cuadro Vista previa de los datos y luego en
Texto bajo Formato de los datos en columnas.
Repita este paso para cada columna del cuadro Vista previa de los datos.
7. Si desea insertar el contenido separado en las columnas junto al nombre completo, haga clic
en el icono situado a la derecha del cuadro Destino y, a continuacin, seleccione la celda
colocada junto al nombre en la lista (B2, en este ejemplo).

Si no especifica un nuevo destino para las nuevas columnas, los datos divididos
reemplazarn los datos originales.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

77

[EXCEL AVANZADO]
8. Haga clic en el icono situado a la derecha del Asistente para convertir texto en columnas.

9. Haga clic en Finalizar.

Dividir contenido delimitado por comas


A
1

Escolar, Jess

2
Gil, Enrique
3
Lpez, Arturo
4
Garca, Vanessa
1. Seleccione el rango de datos que desea convertir.
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Texto en columnas.
3. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Delimitados y luego
en Siguiente.
4. En el paso 2, active la casilla de verificacin Coma y desactive las dems casillas bajo
Delimitadores.
En el cuadro Vista previa de los datos se muestran los nombres y los apellidos en dos listas
distintas.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

78

[EXCEL AVANZADO]

5. Haga clic en Siguiente.


6. En el paso 3, haga clic en una columna en el cuadro Vista previa de los datos y luego en
Texto bajo Formato de los datos en columnas.
Repita este paso para cada columna del cuadro Vista previa de los datos.
7. Si desea mostrar el contenido separado en las columnas junto al nombre completo, haga clic
en el icono situado a la derecha del cuadro Destino y, a continuacin, seleccione la celda
colocada junto al nombre en la lista (B2, en este ejemplo).

Si no especifica un nuevo destino para las nuevas columnas, los datos divididos
reemplazarn los datos originales.
8. Haga clic en el icono situado a la derecha del Asistente para convertir texto en columnas.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

79

[EXCEL AVANZADO]
9. Haga clic en Finalizar.

Dividir el contenido de las celdas en funcin de un salto de


columna
Puede personalizar tambin el modo en que se dividen los datos especificando una ubicacin de
salto de columna fija.
1. Seleccione la celda o el rango de celdas.
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Texto en columnas.
3. En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en De ancho fijo y
luego en Siguiente.
4. En el cuadro Vista previa de los datos, arrastre una lnea para indicar el lugar donde desea
dividir el contenido.

Para eliminar una lnea, haga doble clic en ella.


5. Haga clic en Siguiente.
6. En el paso 3, seleccione una columna en el cuadro Vista previa de los datos y, a
continuacin, haga clic en una opcin de formato en Formato de los datos en columnas.
Repita este paso para cada columna del cuadro Vista previa de los datos.
7. Si desea mostrar el contenido dividido en las columnas junto al nombre completo, haga clic
en el icono situado a la derecha del cuadro Destino y, a continuacin, haga clic en la celda
colocada junto al nombre en la lista.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

80

[EXCEL AVANZADO]

Si no especifica un nuevo destino para las nuevas columnas, los datos divididos
reemplazarn los datos originales.
8. Haga clic en el icono situado a la derecha del Asistente para convertir texto en columnas.

9. Haga clic en Finalizar.

Evitar la entrada de datos no vlidos en una


hoja de clculo

En muchas hojas de clculo que cree, los usuarios escribirn datos para obtener los resultados y
clculos que desee. Asegurar la entrada vlida de datos es una tarea importante. Puede que desee
restringir la entrada de datos a un rango determinado de fechas, limitar las opciones empleando una
lista o asegurarse de que slo se entran nmeros enteros positivos. Tambin es esencial
proporcionar una ayuda inmediata para dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se
escriban datos no vlidos para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin
problemas.
Una vez que decida qu validacin desea utilizar en una hoja de clculo, puede configurarla haciendo
lo siguiente:
1. Seleccione una o ms celdas para validar.
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

81

[EXCEL AVANZADO]

Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.


3. Haga clic en la ficha Configuracin.
4. Para especificar el tipo de validacin que desea, realice una de las siguientes acciones:
Permitir valores de una lista
1. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.
2. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuacin, escriba los valores de la lista separados
por el carcter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma
predeterminada).
Por ejemplo:
Para limitar la entrada a una pregunta, como "Tiene hijos?", a dos opciones,

escriba S, No.
Para limitar la reputacin de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones,

escriba Baja, Media, Alta.


Tambin puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas...
El ancho de la lista desplegable est determinado por el ancho de la celda que tiene la
validacin de datos. Puede que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar
truncar el ancho de las entradas vlidas que son mayores que el ancho de la lista
desplegable.
3. Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con lista desplegable.
Permitir un nmero entero dentro de lmites
4. En el cuadro Permitir, seleccione Nmero entero.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para
definir los lmites superior e inferior, seleccione entre.
6. Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede
escribir una frmula que devuelva un valor de nmero.
Por ejemplo, para definir un lmite mnimo de deducciones a dos veces el nmero de
hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la
frmula, =2*F1, en el cuadro Mnimo.
Permitir un nmero decimal dentro de lmites
7. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.
8. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para
definir los lmites superior e inferior, seleccione entre.
9. Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir. Tambin puede
escribir una frmula que devuelva un valor de nmero.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

82

[EXCEL AVANZADO]
Por ejemplo, para definir un lmite mximo de comisiones y bonificaciones del 6% del
sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro
Datos y escriba la frmula, =E1*6%, en el cuadro Mximo.
Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal
en el cuadro Permitir, seleccione el tipo de restriccin que desea en el cuadro Datos,
escriba el valor mnimo, mximo o especfico como decimal, por ejemplo, ,2 y, a
continuacin, muestre la celda de validacin de datos como porcentaje seleccionando
la celda y haciendo clic en Estilo porcentaje

en el grupo Nmero de la ficha Hoja.

Permitir una fecha dentro de un perodo de tiempo


10. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.
11. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para
permitir las fechas posteriores a un da determinado, seleccione mayor que.
12. Escriba la fecha de inicio, de finalizacin o la fecha especfica que desee permitir.
Tambin puede escribir una frmula que devuelva una fecha.
Por ejemplo, para definir un perodo de tiempo entre la fecha actual y 3 das desde la
fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mnimo
y escriba =HOY()+3 en el cuadro Mximo.
Permitir una hora dentro de un perodo de tiempo
13. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.
14. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para
permitir horas antes de una hora determinada del da, seleccione menor que.
15. Escriba la hora de inicio, de finalizacin o la hora especfica que desee permitir.
Tambin puede escribir una frmula que devuelva un valor de hora.
Por ejemplo, para definir un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en
la que se abre el restaurante en la celda H1 y 5 horas despus de que se abra el
restaurante, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Mnimo y, a
continuacin, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Mximo.
Permitir texto de una longitud especfica
16. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.
17. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para
permitir un nmero mximo de caracteres, seleccione menor que o igual a.
18. Escriba la duracin del texto mnima, mxima o especfica que desee permitir. Tambin
puede escribir una frmula que devuelva un valor de nmero.
Por ejemplo, para definir que la longitud especfica de un campo de nombre completo
(C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1)
ms 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba
=SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Mximo.
Calcular qu se permite segn el contenido de otra celda
19. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.
20. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

83

[EXCEL AVANZADO]
21. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que
desee utilizar para especificar qu se permite.
Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta slo si el resultado no
superar el presupuesto de la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o
igual a para Datos y, en el cuadro Mximo, escriba =E4.
Utilizar una frmula para calcular lo que se permite
22. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.
23. En el cuadro Frmula, escriba una frmula que calcule un valor lgico (VERDADERO
para las entradas vlidas o FALSO para las no vlidas). Por ejemplo:
PARA ASEGURARSE DE QUE

ESCRIBA ESTA FRMULA

La celda para la cuenta del picnic (B1) slo se


puede actualizar si no se presupuesta nada
para la cuenta discrecional (D1) y el
presupuesto total (D2) es menor que los
40.000 dlares asignados.

=Y(D1=0;D2<40000)

La celda que contiene una descripcin de


producto (B2) slo contiene texto.

=ESTEXTO(B2)

Para la celda que contiene un presupuesto


de publicidad proyectado (B3), el subtotal
para subcontratistas y servicios (E1) debe ser
menor que o igual a 800 dlares y el importe
del presupuesto total (E2) debe ser menor
que o igual a 97.000 dlares.

=Y(E1<=800;E2<=97000)

La celda que contiene una antigedad de


empleado (B4) es siempre mayor que el
nmero de aos completos de empleo (F1)
ms 18 (la antigedad mnima de empleo).

=SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)

Todos los datos del rango de celdas A1:A20


contienen valores nicos.

=CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1
Debe escribir la frmula en la validacin de
datos para la celda A1 y, a continuacin,
rellenar las celdas A2 a A20 de manera que
la validacin de datos para cada celda del
rango tenga una frmula similar, pero el
segundo argumento para la funcin
CONTAR.SI coincidir con la celda actual.

La celda que contiene un nombre de cdigo


de producto (B5) comienza siempre con el
prefijo estndar de ID- y tiene al menos 10
caracteres de longitud.

=Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-";LARGO(B5) > 9)

5. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la
casilla de verificacin Omitir blancos.
Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe
una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla de verificacin

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

84

[EXCEL AVANZADO]
Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse
de las celdas a las que se haga referencia mediante frmulas de validacin: si una celda est
en blanco, la configuracin de la casilla de verificacin Omitir blancos permite escribir
cualquier valor en la celda validada.
6. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
2. Asegrese de que la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar
la celda est activada.
3. Rellene el ttulo y el texto del mensaje.
7. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos
no vlidos.
1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegrese de que est activada la casilla de
verificacin Mostrar mensaje de error si se escriben datos no vlidos.
2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no

vlidos, seleccione Informacin.


Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos

no vlidos, seleccione Advertencia.

Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.

3. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres).


Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft
Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores
en esta celda".
8. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la
configuracin funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera.
Sugerencia Si realiza cambios a la validacin en una celda, puede aplicarlos
automticamente a todas las dems celdas que tengan la misma configuracin.
Aplicar proteccin, si es necesario Si est planeando proteger la hoja de clculo o libro,
hgalo despus de haber terminado de configurar la validacin. Asegrese de que
desbloquea cualquier celda validada antes de proteger la hoja de clculo; de lo contrario, los
usuarios no podrn escribir en las celdas.
Compartir el libro, si es necesario Si est planeando compartir el libro, hgalo despus de
haber acabado de configurar la validacin y la proteccin. Despus de compartir un libro, no
podr cambiar la configuracin de validacin a menos que deje de compartirlo pero Excel
continuar validando las celdas que haya designado mientras el libro est compartido.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

85

[EXCEL AVANZADO]

Aadir Comentarios
En Microsoft Office Excel puede agregar una nota a una celda insertando un comentario. Puede
modificar el texto de los comentarios y eliminar los comentarios que ya no necesite.

Agregar un comentario
1. Haga clic en la celda a la que desea agregar el comentario.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo comentario.

3. En el cuadro de texto de comentario, escriba el texto que desee incluir.


En un comentario, Excel muestra automticamente el nombre que aparece en el cuadro
Nombre, bajo Configuracin global de Office, en la categora Personalizar del cuadro de
dilogo Opciones de Excel (botn Microsoft Office,
, botn Opciones de Excel). Si es
necesario, puede modificar el nombre en el cuadro Nombre. Si no desea usar ningn
nombre, seleccinelo en el comentario y presione SUPR.
4. Para aplicar formato al texto, seleccinelo y utilice las opciones de formato de la ficha Inicio
en el grupo Fuente.

Las opciones Color de relleno y Color de fuente del grupo Fuente no estn disponibles para
el texto de los comentarios. Para cambiar el color del texto, haga clic con el botn
secundario del mouse (ratn) en el comentario y, a continuacin, haga clic en Formato de
comentario.
5. Cuando termine de escribir el texto y aplicarle formato, haga clic fuera del cuadro.
Un pequeo tringulo rojo que aparece en la esquina de la celda indica que sta tiene un
comentario adjunto. Cuando se coloca el puntero sobre el tringulo rojo, se muestra el
comentario.
Para mantener visible un comentario junto con la celda, puede seleccionar la celda que lo
contiene y hacer clic en Mostrar u ocultar comentarios en el grupo Comentarios de la ficha

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

86

[EXCEL AVANZADO]
Revisar. Para mostrar todos los comentarios junto con sus celdas en la hoja de clculo, haga
clic en Mostrar todos los comentarios.
Al ordenar datos, los comentarios tambin se ordenan con ellos. No obstante, en los
informes de tabla dinmica, los comentarios no se mueven junto con la celda al cambiar el
diseo del informe.

Modificar un comentario
1. Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea modificar.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Modificar comentario.


Modificar comentario est disponible en el grupo Comentarios en lugar de Nuevo
comentario cuando se selecciona una celda que contiene un comentario.

En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar u ocultar

comentarios para mostrar el comentario y, a continuacin, haga doble clic en el texto


del comentario.
3. En el cuadro de texto de comentario, modifique el texto del comentario.
4. Para aplicar formato al texto, seleccinelo y utilice las opciones de formato de la ficha Inicio
en el grupo Fuente.

Las opciones Color de relleno y Color de fuente del grupo Fuente no estn disponibles para
el texto de los comentarios. Para cambiar el color del texto, haga clic con el botn
secundario del mouse (ratn) en el comentario y, a continuacin, haga clic en Formato de
comentario.

Eliminar un comentario
1. Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea eliminar.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Eliminar.

En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

87

[EXCEL AVANZADO]

Manejo de Base de Datos


La manipulacin de base de datos se hace mediante la utilizacin de funciones de Base de Datos:

Funciones de Base de Datos


Funcin BDCONTAR
Cuenta las celdas que contienen nmeros en un campo (columna) de registros de una lista o base de
datos que cumplen las condiciones especificadas.
El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta todos los
registros de la base de datos que coinciden con los criterios.

Sintaxis
BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es
una lista de datos relacionados en la que las filas de informacin son registros y las columnas de
datos, campos. La primera fila de la lista contiene los rtulos de cada columna.
Nombre_de_campo indica qu columna se utiliza en la funcin. Escriba el rtulo de la columna
entre comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un nmero (sin las comillas) que
represente la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y as
sucesivamente.
Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier
rango en el argumento Criterios mientras ste incluya por lo menos un rtulo de columna y al menos
una celda debajo del rtulo de columna en la que se pueda especificar una condicin de columna.
Importante
Dado que el signo igual se utiliza para indicar una frmula cuando se escribe texto o un valor en una
celda, Microsoft Excel evala lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro
inesperados. Para indicar un operador de comparacin de igualdad para texto o para un valor,
escriba los criterios como expresiones de cadena en las celdas apropiadas del rango de criterios:
=''=entrada''
En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. Por ejemplo:
En la celda se escribe

Excel evala y muestra

="=Davolio"

=Davolio

="=3000"

=3000

Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre maysculas y minsculas. Sin embargo, puede
utilizar una frmula para realizar una bsqueda que distinga entre maysculas y minsculas. Si desea
ver un ejemplo, vea Filtrar el texto usando una bsqueda en la que se distinga entre maysculas y
minsculas.
Las siguientes secciones proporcionan ejemplos de criterios complejos.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

88

[EXCEL AVANZADO]
Varios criterios en una columna
Varios criterios en varias columnas en las que deben cumplirse todos los criterios
Varios criterios en varias columnas en las que debe cumplirse alguno de los criterios
Varios conjuntos de criterios en los que cada uno de los conjuntos incluye criterios para
varias columnas
Varios conjuntos de criterios en los que cada conjunto incluye criterios para una columna
Criterios para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros
Criterios creados como resultado de una frmula
Filtrar buscando valores superiores a la media de todos los valores incluidos en el rango de
datos
Filtrar el texto usando una bsqueda en la que se distinga entre maysculas y minsculas

Varios criterios en una columna


Lgica booleana: (Vendedor = "Davolio" O Vendedor = "Buchanan")
Para buscar las filas que cumplen varios criterios de una columna, escriba los criterios directamente
debajo de los otros en distintas filas del rango de criterios.
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:B3) muestra las filas que contienen
"Davolio" o "Buchanan" en la columna Vendedor (A8:C10).

Tipo

Vendedor

Ventas

=Davolio

3
4

=Buchanan

5
6

Tipo

Vendedor

7
8

Bebidas
Carnes

9
10

Alimentos Buchanan
Alimentos
Davolio

Suyama
Davolio

Ventas
5122 $
450 $
6328 $
6544 $

Varios criterios en varias columnas en las que deben cumplirse todos los
criterios
Lgica booleana: (Tipo = "Alimentos" Y Ventas > 1000)
Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios en la
misma fila del rango de criterios.
En el siguiente intervalo de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:C2) muestra todos los productos
que contienen "Alimentos" en la columna Tipo y un valor superior a 1.000 $ en la columna Ventas
(A9:C10).

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

89

[EXCEL AVANZADO]

Tipo

Vendedor

Ventas

=Alimentos

>1000

3
4
5
6

Tipo

Vendedor

Ventas

7
8

Bebidas
Carnes

Suyama
Davolio

5122 $
450 $

9
10

Alimentos
Alimentos

Buchanan
Davolio

6328 $
6544 $

Varios criterios en varias columnas en las que debe cumplirse alguno de los
criterios
Lgica booleana: (Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Davolio")
Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que puede cumplirse
cualquier criterio, escriba los criterios en filas diferentes del rango de criterios.
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) presenta todas las filas que
contienen "Alimentos" en la columna "Tipo" o "Davolio" en la columna Vendedor (A8:C10).
A

Tipo

Vendedor

Ventas

=Alimentos

3
4

=Davolio

5
6

Tipo

7
8

Bebidas
Carnes

Suyama
Davolio

5122 $
450 $

9
10

Alimentos
Alimentos

Buchanan
Davolio

6328 $
6544 $

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

Vendedor

Ventas

90

[EXCEL AVANZADO]

Varios conjuntos de criterios en los que cada uno de los conjuntos incluye
criterios para varias columnas
Lgica booleana: ( (Vendedor = "Davolio" Y Ventas >3000) O (Vendedor = "Buchanan" Y Ventas >
1500) )
Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye
criterios para varias columnas, escriba cada conjunto de criterios en filas distintas.
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:C3) muestra las filas que contienen
"Davolio" en la columna Vendedor y un valor superior a 3000 $ en la columna Ventas, o bien,
presenta las filas que contienen "Buchanan" en la columna Vendedor y un valor superior a 1500 $ en
la columna Ventas (A9:C10).
A

Escriba

Vendedor

Ventas

=Davolio

>3000

3
4

=Buchanan

>1500

5
6

Tipo

Vendedor

7
8

Bebidas
Carnes

9
10

Alimentos Buchanan
Alimentos
Davolio

Suyama
Davolio

Ventas
5122 $
450 $
6328 $
6544 $

Varios conjuntos de criterios en los que cada conjunto incluye criterios


para una columna
Lgica booleana: ( (Ventas > 6000 Y Ventas < 6500 ) O (Ventas < 500) )
Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye
criterios para una columna, incluyendo varias columnas con el mismo encabezado de columna.
En el siguiente intervalo de datos (A6:C10), el rango de criterios (C1:D3) muestra las filas que
contienen valores comprendidos entre 6.000 y 6.500, y valores inferiores a 500 en la columna Ventas
(A8:C10).
A

Escriba

Vendedor

Ventas

Ventas

>6000

<6500

<500

4
5

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

91

[EXCEL AVANZADO]

Tipo

Vendedor

Ventas

7
8

Bebidas
Carnes

Suyama
Davolio

5122 $
450 $

Alimentos

Buchanan

6328 $

10

Generar

Davolio

6544 $

Criterios para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero
no otros
Para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros, siga uno o varios de
estos procedimientos:
Escriba uno o ms caracteres sin un signo igual (=) para buscar las filas que tengan un valor de texto
en una columna que comienza con esos caracteres. Por ejemplo, si escribe el texto Dav como criterio,
Excel encontrar "Davolio", "David" y "Davis".

Utilice un carcter comodn.


Los siguientes caracteres comodines se pueden utilizar como criterios de comparacin.
Utilice

Para buscar

? (signo de interrogacin)

Un nico carcter
Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco)

Cualquier nmero de caracteres


Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~

Un signo de interrogacin, un asterisco o una tilde


Por ejemplo, af91~? buscar "af91?".

En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) muestra las filas cuyos primeros
caracteres son "Ca" en la columna Tipo o las filas cuyo segundo carcter sea "u" en la columna
Vendedor (A7:C9).

1
2

Tipo

Vendedor

Ventas

Ca
=?u*

3
4
5
6

Tipo

7
8

Bebidas
Carnes

Suyama
Davolio

5122 $
450 $

Alimentos

Buchanan

6328 $

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

Vendedor

Ventas

92

[EXCEL AVANZADO]
10

Generar

Davolio

6544 $

Criterios creados como resultado de una frmula


Puede utilizar como criterio valores calculados que sean el resultado de una frmula. Tenga en
cuenta los puntos importantes siguientes:
La frmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.
Puesto que est utilizando una frmula, escriba la frmula como lo hara normalmente, pero no la
escriba de la forma siguiente:
=''=entrada''
No utilice rtulos de columnas para los rtulos de los criterios; deje los rtulos de criterios en blanco
o utilice uno que no sea un rtulo de columna incluido en el rango (en los ejemplos siguientes,
Promedio calculado y Coincidencia exacta).
Si en la frmula utiliza un rtulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre
de rango, Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #NOMBRE? o #VALOR!, en la celda
que contiene el criterio. Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra
el rango.
La frmula que utilice con el fin de generar los criterios debe utilizar una referencia relativa para
hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila (en los ejemplos siguientes, C7 y A7).
Todas las dems referencias usadas en la frmula deben ser referencias absolutas.
Las subsecciones siguientes proporcionan ejemplos concretos de criterios creados como resultado de
una frmula.

Filtrar buscando valores superiores a la media de todos los valores


incluidos en el rango de datos
En el siguiente rango de datos (A6:D10), el rango de criterios (D1:D2) muestra las filas que tienen en
la columna Ventas un valor superior al promedio de todos los valores incluidos en la columna Ventas
(C7:C10). En la frmula, "C7" hace referencia a la columna filtrada (C) de la primera fila del rango de
datos (7).

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

93

[EXCEL AVANZADO]

Filtrar el texto usando una bsqueda en la que se distinga entre maysculas


y minsculas
En el rango de datos (A6:D10), el rango de criterios (D1:D2) muestra las filas que contienen
"Alimentos" en la columna Tipo utilizando la funcin IGUAL para realizar una bsqueda que distinga
entre maysculas y minsculas (A10:C10). En la frmula, "A7" hace referencia a la columna filtrada
(A) de la primera fila del rango de datos (7).

Observaciones
Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un
nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor
de comparacin de criterios.
Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de columna Ingresos en la celda G1 y la
cantidad 10.000 $ en la celda G2, el rango podra definirse como CoincidirIngresos y ese nombre
podra usarse como argumento de criterios en las funciones para bases de datos.
Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de clculo, no coloque el
rango de criterios debajo de la lista. Si agrega ms informacin a la lista, la nueva informacin se
agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila de debajo no est vaca, Microsoft Excel no podr
agregar la nueva informacin.
Asegrese de que el rango de criterios no queda superpuesto a la lista.
Para realizar una operacin en toda una columna de la base de datos, introduzca una lnea en blanco
debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

94

[EXCEL AVANZADO]

Ejemplo

Formula

Resultado y/o Descripcin

=BDCONTAR(A4:E10;"Edad";A1:F2)

Esta funcin examina los registros de manzanos


cuyo alto vara entre 10 y 16 metros y determina
cuntos campos Edad de esos registros contienen
nmeros. (1)

=BDCONTARA(A4:E10;"Beneficio";A1:F2)

Esta funcin examina los registros de manzanos


cuyo alto vara entre 10 y 16 metros, y determina el
nmero de campos Ganancia de esos registros que
no estn en blanco. (1)

=BDMAX(A4:E10;"Beneficio";A1:A3)

Beneficio mximo de los manzanos y perales (105)

=BDMIN(A4:E10;"Beneficio";A1:B2)

Beneficio mnimo de los manzanos con un alto


superior a 10 (75)

=BDSUMA(A4:E10;"Beneficio";A1:A2)

Beneficio total de los manzanos (225)

=BDSUMA(A4:E10;"Beneficio";A1:F2)

Beneficio total de los manzanos con un alto entre 10


y 16 (75)

=BDPRODUCTO(A4:E10;"Rendimiento";A1:B2)

Producto de los rendimientos de los manzanos con


un alto superior a 10 (140)

=BDPROMEDIO(A4:E10;"Rendimiento";A1:B2)

Rendimiento medio de los manzanos con un alto


superior a 3 metros (12)

=BDPROMEDIO(A4:E10;3;A4:E10)

Edad media de todos los rboles de la base de datos


(13)

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

95

[EXCEL AVANZADO]

=BDDESVEST(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3)

La desviacin estndar calculada del rendimiento de


manzanos y perales si los datos de la base de datos
son nicamente una muestra de la poblacin total
de la superficie de frutales (2,97)

=BDDESVESTP(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3)

La desviacin estndar verdadera en el rendimiento


de manzanos y perales si los datos de la base de
datos representan el conjunto de la poblacin (2,65)

#REF!

La varianza calculada en el rendimiento de


manzanos y perales si los datos de la base de datos
son nicamente una muestra de la poblacin total
de la superficie de frutales (8,8)

=BDVARP(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3)

La varianza verdadera en el rendimiento de


manzanos y perales si los datos de la base de datos
representan el conjunto de la poblacin (7,04)

=BDEXTRAER(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3)

Devuelve el valor de error #NUM! porque ms de


un registro cumple con los criterios

Escenarios
Los escenarios forman parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis Y si (anlisis Y si: proceso de cambio de los valores de celdas para ver cmo afectan esos
cambios al resultado de frmulas de la hoja de clculo. Por ejemplo, variar la tasa de inters que se
utiliza en una tabla de amortizacin para determinar el importe de los pagos.). Un escenario es un
conjunto de valores que Microsoft Office Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja
de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de clculo.
Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a
cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.

Informacin general
Crear escenarios Por ejemplo, usted podra utilizar un escenario si quisiera preparar un presupuesto,
pero no supiera con exactitud sus ingresos. En este caso, con un escenario podra definir valores
diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un
anlisis Y si.

En el ejemplo anterior, cuyo escenario podra denominarse Peor opcin, establezca el valor de la
celda B1 como S/.50.000 y el de la celda B2 como S/.13.200.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

96

[EXCEL AVANZADO]

Al segundo escenario podra denominarlo Mejor opcin y cambiar los valores de B1 a S/.150.000 y de
B2 a S/.26.000
Informes de resumen de escenario Para comparar varios escenarios, puede crear un informe que los
resuma en la misma pgina. El informe puede enumerar los escenarios unos junto a otros o
resumirlos en un informe de tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo
de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios
orgenes, incluidos los que son externos a Excel.). Para obtener ms informacin, vea la seccin Crear
un informe resumen de escenario.

Crear un escenario
Teniendo la siguiente informacin.

1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y, despus,


en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en Agregar.
3. En el cuadro Nombre del escenario, escriba un nombre para el escenario
4. En el cuadro Celdas cambiantes, especifique las referencias de las celdas que desee
cambiar.
Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree un escenario que utilice los
valores originales de las celdas antes de crear escenarios que cambien los valores. Para nuestro
ejemplo seleccione las celdas D1 y C2 indicando que cambiaremos Cantidad y Porcentaje

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

97

[EXCEL AVANZADO]

5. Haga clic en Aceptar.


6. En el cuadro de dilogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las
celdas cambiantes.

7. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.


8. Si desea crear escenarios adicionales, repita los pasos 2 a 8. Cuando termine de crear los
escenarios, haga clic en Aceptar y en Cerrar en el cuadro de dilogo Administrador de
escenarios.

Mostrar un escenario
Cuando se muestra un escenario se cambian los valores de las celdas que se guardan como parte de
ese escenario.
1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y, despus,
en Administrador de escenarios. La figura siguiente muestra el resultado

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

98

[EXCEL AVANZADO]

2. Haga clic en el nombre del escenario que desee mostrar.


3. Haga clic en Mostrar.

Crear un informe resume de escenario


1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y, despus,
en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en Resumen.
3. Haga clic en Resumen del escenario o en Informe de tabla dinmica de escenario.
4. En el cuadro Celdas de resultado, escriba las referencias de las celdas que hacen referencia
a las celdas cuyos valores cambian los escenarios (escenario: conjunto de valores de
entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de
clculo.). Separe las referencias mltiples mediante comas.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

99

[EXCEL AVANZADO]
Las celdas de resultado no se necesitan para generar un informe resumen de escenario, pero s se
necesitan en un informe de tabla dinmica. La figura siguiente muestra el resultado de Resumen:

Buscar Objetivo
Si conoce el resultado que desea de una frmula, pero no del valor de entrada que necesita la
frmula para obtener dicho resultado, puede utilizar la funcin Buscar objetivo. Por ejemplo, utilice
Buscar objetivo para cambiar el tipo de inters de la celda B3 hasta que el valor del pago de B4 sea
igual a S/.900.00.

El valor de la celda B4
es el resultado de la
formula
=PAGO(B3/12,B2,B1)

Bsqueda de objetivo para determinar la tasa de inters de la celda B3 basndose en el pago de la


celda B4
1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y, despus,
en Buscar objetivo. La imagen siguiente muestra la opcin:

Al dar clic en esta opcin Excel muestra la venta siguiente:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

10
0

[EXCEL AVANZADO]

2. En el cuadro Definir la celda, escriba la referencia de la celda que contenga la frmula que
desee resolver. (En el ejemplo esta es la celda B4.)
3. En el cuadro Con el valor, especifique el resultado que desee. (En el ejemplo sera -900.)
4. En el cuadro Cambiando la celda, indique la referencia de la celda que contenga el valor que
desee ajustar. (En el ejemplo esta es la celda B3). A esta celda debe hacer referencia la
frmula en la celda especificada del cuadro Definir la celda. La imagen siguiente muestra la
ventana de buscar objetivo con los valores indicados

5. Tenga en cuenta que el objetivo debe sr negativo para el caso de la funcin Pago. La imagen
siguiente muestra el resultado:

Para finalizar presione el botn Aceptar.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

100
100
100

[EXCEL AVANZADO]

Tablas Dinmicas
Las tablas dinmicas permiten analizar informacin al permitir que el usuario modifique la
organizacin de la forma en que se muestra los datos.
Para trabajar una Tabla dinmica usaremos la informacin siguiente:

En base a la informacin anterior se desea saber:


1. Cuantos tipos de artculos se vendieron por Mes?
2. Cul es la suma de ventas del mes 2?
3. En que meses se vendi el articulo Lapicero?
Estas son algunas preguntas que necesitamos responder en base a la informacin expuesta. Quizs y
en base a la poca informacin mostrada en la tabla anterior podamos responder sin mucho
problema, pero si la informacin a analizar esta en el orden vario miles de registros, entonces
encontrar las respuestas se complica.
Para crear una tabla dinmica que resuma la informacin anterior:
1. Coloque la celda activa dentro de la tabla
2. Ingrese a la ficha Insertar y seleccione el botn Tabla dinmica y luego seleccione la
opcin Tabla dinmica. La figura siguiente muestra esta opcin:

3. Al dar clic en esta opcin se muestra la ventana siguiente:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

101
101
101

[EXCEL AVANZADO]

4. La parte superior muestra la referencia a la tabla


5. En la parte inferior seleccione la opcin Nueva hoja de clculo y de un clic en el botn
Aceptar. Excel mostrar la apariencia siguiente:

6. En la parte derecha Lista de campos de tabla dinmica arrastre el indicador de Artculos


al espacio Rtulos de Fila. La imagen siguiente muestra el resultado:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

102
102
102

[EXCEL AVANZADO]

7. Arrastre el indicado Mes hasta el espacio Rtulos de columna. La imagen siguiente


muestra el resultado:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

103
103
103

[EXCEL AVANZADO]
8. Por ultimo arrastre el indicador de Venta hacia el espacio Valores. La imagen
siguiente muestra el resultado:

9. La tabla de informe ya se encuentra formada.


En este momento ya est en condiciones de responder las preguntas planteadas al inicio del
tema utilizando como base la tabla generada:

Cuantos artculos se vendieron por Mes?


En el mes 1 se vendieron 3 artculos. El mes 1 solo muestra 3 cifras indicando que se
movieron solo tres artculos
En el mes 2 se vendieron 4 artculos. El mes 2 muestra 4 cifras indicando que se movieron
cuatro artculos
En el mes3 se vendieron 2 artculos. El mes 3 muestra 2 cifras indicando que se movieron
solo dos artculos.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

104
104
104

[EXCEL AVANZADO]
Cul es la suma de ventas del mes 2?
Se vendi en total en el segundo mes 236.
En que meses se vendi el articulo Lapicero?
Este se vendi en los meses 2 y 3
Como puede observar y en base a los resultados de tabla dinmica se pudo responder a las
interrogantes planteadas y es obvio que puede responder a otras preguntas ms.
Es posible cambiar la organizacin de la tabla dinmica cambiando la posicin de los indicadores a
otros espacios as como tambin cambiar la operacin Suma utilizada para resumir la informacin. La
figura siguiente muestra otra organizacin de los mismos datos:

Se cambio el indicador de artculos del espacio Rtulos de fila al espacio Rtulos de columna.
Tambin puede cambiar la funcin de resumen de Suma a Promedio. De un clic en la flecha del
ttulo del espacio Valores y luego seleccione la opcin Configuracin de campo de valor. La figura
siguiente muestra esta accin

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

105
105
105

[EXCEL AVANZADO]

Excel muestra la ventana siguiente:

Seleccione la opcin Promedio y de un clic en el botn Aceptar. EL resultado ser el siguiente:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

106
106
106

[EXCEL AVANZADO]

Controles de Formulario en Excel 2007


Los controles de formulario en esta versin de Excel 2007 se muestran activando las opciones
Controles desde la ficha Programador. Este nuevo botn se agrega a la barra de herramientas de
acceso rpido.
Para aadir controles a Excel realice los pasos siguientes:
1. En la barra de Acceso rpido de un clic en el selector de ms opciones. La figura siguiente
muestra esta accin.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

107
107
107

[EXCEL AVANZADO]

2. En la opcin seleccione la opcin Mas comandos la cual muestra la ventana siguiente:

3. En esta ventana seleccione la opcin Personalizar. La figura siguiente muestra el resultado:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

108
108
108

[EXCEL AVANZADO]

4. En la lista superior Comandos disponibles en seleccione en la lista Ficha Programador. La


figura siguiente muestra el resultado:

5. Esta accin muestra los botones adicionales para la programacin de Excel 2007.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

109
109
109

[EXCEL AVANZADO]
6. Seleccione la opcin Controles y de un clic en el botn Agregar>>. La opcin se agrega a
la lista derecha indicando su disponibilidad. La figura siguiente muestra el procedimiento:

7. Al presionar el botn Aceptar se ver el resultado siguiente:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

110
110
110

[EXCEL AVANZADO]

Aumentar la funcionalidad de Excel


Utilizar el Control Cuadro combinado
1. Cree la siguiente lista en Excel

2. Seleccione el control
Cuadro combinado y dibjelo en la hoja de Excel. La figura
siguiente muestra un posible resultado:

3. Seleccione el control dibujado con el botn secundario del mouse y seleccione la opcin
Formato de control. La figura siguiente muestra la opcin:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

111
111
111

[EXCEL AVANZADO]

4. Excel muestra la ventana siguiente:

5. Seleccione el botn de seleccin de referencias de Rango de entrada


6. Seleccione los datos de la tabla sin incluir los ttulos de encabezado. La figura siguiente
muestra el procedimiento:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

112
112
112

[EXCEL AVANZADO]

7. Indique en el espacio Vincular con la celda la referencia de la celda con la que Excel vincula
la opcin seleccionada. La imagen siguiente muestra las opciones seleccionadas para el
ejemplo.

8. De un clic en el botn Aceptar


El resultado se puede apreciar en la figura siguiente.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

113
113
113

[EXCEL AVANZADO]

La lista muestra los datos del rango B3:B12. Al elegir una opcin de la lista por ejemplo el artculo
CD la celda E2 vinculada con la lista muestra el N de orden que le pertenece al elemento CD. La
figura siguiente muestra el resultado:

Todos los controles excepto los botones de comando tienen un comportamiento similar. Aplique los
pasos descritos para otros controles.

Macros
Una macro es una accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se
graban en el lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones.
Para automatizar tareas repetitivas, puede grabar rpidamente una macro en Microsoft Office Excel.
Tambin puede crear una macro utilizando el Editor de Visual Basic en Microsoft Visual Basic para
escribir sus propias secuencias de comandos de macro o para copiar toda o parte de una macro en
una nueva macro. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botn de barra

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

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114
114

[EXCEL AVANZADO]
de herramientas, un grfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Si ya
no es necesario utilizar una macro, puede eliminarla.

Grabar una Macro


Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar
las acciones que desea grabar. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento por la cinta de
opciones.
1. Si la ficha Programador no est disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
1. Haga clic en el Botn Microsoft Office
Excel.

y, a continuacin, haga clic en Opciones de

2. En la categora Ms frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel,


active la casilla de verificacin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estn habilitadas temporalmente todas
las macros, haga lo siguiente:
1. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Seguridad de macros.

2.

En Configuracin de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado;
puede ejecutarse cdigo posiblemente peligroso) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Para ayudar a evitar que se ejecute cdigo potencialmente peligroso, recomendamos que
vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando
termine de trabajar con las macros.

3. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro.


4. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. El primer carcter del
nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres siguientes pueden ser letras,
nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro;
puede utilizarse un carcter de subrayado como separador de palabras. Si utiliza un nombre
de macro que tambin es una referencia de celda, puede aparecer un mensaje indicando
que el nombre de la macro no es vlido.
5. Para asignar una combinacin de tecla de mtodo abreviado con CTRL para ejecutar la
macro, en el cuadro Tecla de mtodo abreviado, escriba cualquier letra en maysculas o
minsculas que desee utilizar. La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de
mtodo abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras est abierto el libro que
contiene la macro. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea
almacenar la macro.
Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal.
Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

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115
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[EXCEL AVANZADO]
(Personal.xlsb), si no existe todava, y guarda la macro en este libro. En Microsoft Windows XP, este
libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de
programa\Microsoft\Excel\XLStart para que se pueda cargar automticamente cada vez que se
inicia Excel. En Microsoft Windows Vista, este libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de
usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Si desea que se ejecute automticamente una
macro del libro de macros personal en otro libro, tambin debe guardar ese libro en la carpeta
XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.
6. Para incluir una descripcin de la macro, escriba el texto que desee en el cuadro
Descripcin.
7. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabacin.
8. Realice las acciones que desee grabar.
9. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin

. Tambin

puede hacer clic en Detener grabacin


en el lado izquierdo de la barra de estado. La
imagen siguiente muestra la posicin de este botn:

Asignar Macros a Botones


Es posible asignar una macro a un control Botn. Se trabaja en base a los siguientes elementos:
Se tiene las siguientes hojas.

Se crear un conjunto de botones que permita desplazar entre las diferentes hojas. La imagen
siguiente muestra los botones emplazados en su posicin:

As mismo se deben crear cuatro macros que permitan desplazar a cada hoja del libro. Para realizar
este men realice los pasos siguientes:

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

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116

[EXCEL AVANZADO]

Crear las macros


1. Ubquese en la hoja Men
2. En la ficha Programador inicie la grabacin de una macro nueva. La imagen siguiente
muestra la ubicacin de la opcin:

3. Asigne un nombre a la macro. Para el ejemplo se asigna el nombre IrArticulos. La imagen


siguiente muestra la ventana de asignacin de Nombres:

4. Elija el botn Aceptar. Con esta accin Excel inicia la grabacin de todas las acciones que se
realicen.
5. De un clic en la hoja Artculos
6. Detenga la grabacin de la macro
7. Seleccione el control Botn en la ficha programador. La imagen siguiente muestra el
control seleccionado.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

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117
117

[EXCEL AVANZADO]
8. Dibuje el botn en la hoja. Al terminar de dibujar el botn se muestra de inmediato la
ventana de asignacin de macro. La imagen siguiente muestra esta accin:

9. En la ventana Asignar Macro, seleccione la macro IrArticulos y de un clic en el botn


Aceptar.
Cambie el nombre del botn dando un clic en el centro del botn y escribiendo el texto adecuado. La
imagen siguiente muestra el resultado final:

Pruebe el funcionamiento del botn dndole un clic. Este debe trasladarlo a la hoja Articulos
Repita los pasos para el resto de las macros y de los botones.

[EXCEL AVANZADO]Carlo Cabello F.

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