Libreria

ORGANIZACIN Y DISEOS CONTABLES
INTRODUCCION
Librera y Distribuidora Jardn, S.A., con 20 aos de servicio
en Nicaragua, es considerada una empresa lder en la
Distribucin de productos escolares y de oficina. Cuenta con
presencia en todos los departamentos del pas, a travs de
sus ejecutivos de venta y su amplia de flota de distribucin.
Librera y Distribuidora Jardn, S.A. tiene tres tipos de

clientes: consumidor final, clientes corporativos y codistribuidores.
Para los segmentos corporativo (Instituciones, gobierno,

Asociaciones y Empresa Privada) y co-distribuidores
(libreras, pulperas, Miscelneas, entre otros), cuenta con
ejecutivos de atencin personalizada que cubren todo el
territorio nacional.
Librera y Distribuidora Jardn, S.A. cuenta con una de las

flotas de Distribucin ms amplias, modernas y de mayor
cobertura nacional, caracterizada por su calidad de
atencin, rapidez de entrega y exactitud conforme pedidos.
En Managua, cuenta con seis modernas tiendas dedicadas

principalmente al consumidor final: Galeras Sto Domingo,
DISTRIBUIDORA JARDIN, S.A
Multicentro, Plaza Espaa, Linda Vista, Altamira y Sucursal

Norte.
ANTECEDENTES
Librera y Distribuidora Jardn se Constituye en 1992
como persona Natural, en ese entonces estaba ubicada en
Ciudad Jardn, de donde se origina el nombre de la
Empresa. En 1997 dado el crecimiento obtenido en el
mercado surge la necesidad de un lugar ms amplio y de
mayor imagen, as es que para 1998 se traslada al km 4
carretera norte, e inici la importacin de productos y
marcas de reconocido prestigio internacional, con ello hubo
un incremento de su personal de 10 a 35 personas y se
inicia la distribucin de los mismos a nivel nacional.
Habiendo logrado xito en el mercado, para el ao 2,000 se
decide cambiar su estructura legal de persona Natural a
persona Jurdica, formndose la sociedad Annima, siendo

su afn, mantener el ritmo de crecimiento.
Hoy en da laboran en Librera y Distribuidora Jardn, S.A.
alrededor de 100 personas, gracias a la aceptacin de
nuestros clientes por la calidad de nuestros productos y el
servicio y el apoyo sostenido de nuestros proveedores y
gracias tambin al entusiasmo y entrega de nuestro
personal, hoy somos una empresa lder en el ramo de
artculos escolares y de oficina, muebles de oficina y
consumibles de computacin. Se distribuyen ms de 50
marcas nacionales y extranjeras
Justificacin
En Librera y Distribuidora, S.A. entendemos la

Responsabilidad Social Empresarial como una manera de
hacer negocios garantizando la sostenibilidad, no slo del
medio ambiente, sino tambin de nuestros clientes,
colaboradores, accionistas, proveedores y la comunidad
donde operamos.
Por eso nos hemos hecho el propsito de integrar la RSE a

todos los niveles de nuestras actividades, de forma que
est presente en cada actuar de la compaa. Al mismo
tiempo estamos desarrollando programas de apoyo a
nuestros pblicos de inters: clientes, colaboradores,
accionistas, proveedores, la comunidad y el medio
ambiente.
Misin
Exceder las expectativas de calidad y servicio del
consumidor de bienes escolares y de oficina.
Visin
Ser la empresa ms exitosa en la venta de artculos
escolares y de oficina y que nuestras marcas sean las ms
reconocidas a nivel nacional.
Valores
Liderazgo
Trabajo en equipo
Servicio
Honestidad
Excelencia
Desarrollo del producto

La empresa tiene como lema la frase "Calidad y surtido en
un solo pedido". Esta frase nos compromete a brindar a
nuestros clientes, la seguridad de que los productos que
ofrecemos satisfagan sus necesidades y que sus pedidos
lleguen en tiempo y forma.
POLITICAS DE CALIDAD
100% satisfaccin garantizada
Nuestra promesa de marca Librera y Distribuidora Jardn
Garantas por defecto de fbrica

Todos los productos y servicios ofrecidos por Librera y
Distribuidora Jardn gozan de 30 das de garanta. En los
casos en que el producto tenga una garanta de fbrica
mayor a los 30 das, se honrar la garanta de mayor plazo.
Cambios de Productos
Todos los productos vendidos por Librera y Distribuidora
Jardn con su factura original y en su estado original, sin
abrir, pueden ser cambiados, por el mismo artculo u otros
artculos, dentro de los 15 das despus de la recepcin de
la compra.
Devolucin y Reembolso de Dinero
Librera y Distribuidora Jardn podr realizar reembolso de

dinero por devoluciones slo el mismo da de la compra,
para lo que deber presentar factura original y el producto
en su estado original, sin abrir. Si la compra fue realizada
con tarjeta de crdito se realizar la reversin respectiva.
MARCAS
Servicios
Crdito comercial.
Distribucin en toda Nicaragua.
Entrega a domicilio de mercadera Gratis.
Productos promocionales para campaas corporativas.
Personalizado de productos publicitarios (Cuadernos,
Lapiceros, Agendas, etc.).
Taller de Servicio Autorizado EPSON (Reparacin y
mantenimiento de equipos).
TRAMITES PARA LEGALIZACION DE LA EMPRESA

JURIDICA DISTRIBUIDORA Y LIBRERA JARDIN
REGISTRO MERCANTIL
Escritura de Constitucin de Sociedad, en original y 1
copia certificada
Solicitud de Inscripcin como Comerciante ante el
Registro Mercantil (original en papel sellado) y copia
Cdula de identidad o pasaporte del firmante
Libros contables de la empresa (Diario, Mayor, Actas y
Acciones) Ca.Ltda. /S.A.
Poder General de Administracin, en Original y 1 copia
certificada
DIRECCION GENERAL DE INGRESOS (DGI)

Registro nico del Contribuyente (RUC)
Copia certificada de Constitucin de Sociedad, inscrita
en el Registro Mercantil
Copia certificada de Poder General de Administracin,
inscrito en el Registro Mercantil
Libros Contables Diario y Mayor, sellados por el
Registro Mercantil Copia de cdula de identidad
Nicaragense del Representante Legal, residencia
nicaragense o constancia de trmite y pasaporte (en
caso de que sea extranjero)
Copia de cdula de identidad de cada socio (pasaporte
en caso de ser extranjeros) o Copia del RUC (en caso
de que el socio sea Persona Jurdica)
Copia de constancia de disponibilidad de servicio
pblico (agua, luz, telfono o contrato de arriendo),
para comprobacin del domicilio de la empresa y del
Presidente de la misma
Copia de Poder Especial para realizar trmite y cdula
de identidad, si el trmite es realizado por un gestor,
ms C$ 15.00 de timbres fiscales.
ALCALDIA.
Matricula Municipal.
Copia y original del Nmero RUC Formulario de
Solicitud de matrcula
Copia y original de la cdula de identidad
Carta poder (si acta en representacin del
contribuyente y cdula).
Permiso de la Polica Nacional, Urbanismo, Medio
Ambiente y MINSA
Copia de Escritura de Constitucin de la Sociedad ya
inscrita en el Registro Mercantil.
REGISTRO NICO DE LA MICRO, PEQUEA Y MEDIANA

EMPRESA (RUM)
Presntese al Centro de Apoyo a la Micro, pequea y
mediana empresa (CAMIPYME) de su departamento o a la
Ventanilla nica de Inversiones (VUI), para llenar formulario
de inscripcin acompaado de los siguientes requisitos:
Fotocopia Cdula de Identidad
Fotocopia Carnet RUC
Fotocopia de Matrcula de la Alcalda vigente
Escritura de Constitucin (persona jurdica)
Estados Financieros (persona Jurdica)
Una vez concluido el llenado del formulario de inscripcin,
el funcionario del Camipyme o la Ventanilla nica de
Inversiones, deber entregar al propietario o representante
de la empresa, una constancia provisional que haga constar
que esta ha iniciado el proceso de Registro, mientras se le
emita su certificado RUM. El Certificado de Inscripcin del
Registro nico de las MIPYME, ser entregado en la
delegacin en la que realice su trmite.
TRAMITES PARA AFILIARSE COMO PATRONO AL INSS

Documentos que debe presentar Persona jurdica
1. Formulario de inscripcin del empleador (original y copia)
este formulario se entrega en ventanilla
2. Formulario de inscripcin del trabajador (original y copia)
este formulario se entrega en ventanilla
3. Formulario de acceso al SIE (original y copia) este
formulario se entrega en ventanilla
4. Escritura pblica de constitucin y estatutos inscrita en el
Registro Mercantil (original y copia)
5. Constancia de solvencia DGI (original y copia)
6. Constancia de matrcula municipal (original y copia)
7. Certificado de inscripcin en el RUC rgimen general
(original y copia)
8. Cdula de registro nico de contribuyente (RUC) (original
y copia)
9. Nmero de atencin (original)
10. Documento de identidad cdula de identidad (nacional)

o cdula de residencia
(Extranjero) del representante legal de la empresa (original
+ copia simple).
Apoderado legal
1. Poder especial de representacin (original y copia) o
Poder generalsimo de representacin (original y copia)
2. Documento de identidad (original y copia) cdula de
identidad del gestor.
LICENCIA DE HIGIENE Y SEGURIDAD DEL TRABAJO

(HST) MITRAB
Empresa por iniciar operaciones.
Constancia de afiliacin como empleador al INSS
Documento de identidad
Escritura pblica de constitucin y estatutos
Formato de solicitud del trmite de licencia HST
Representante legal:
Poder especial de representacin (copia simple)
Documento de identidad (copia simple).
MANUAL DE FUNCIONES POR AREAS

Facturacin:
Un sistema de facturacin se disea con el objetivo de
registrar y controlar las operaciones de ventas de la
organizacin.
Las principales funciones que tiene el rea de facturacin
en librera y distribuidora jardn:
Control de precios de cada producto

Clasificacin de los grupos y sub-grupos
Emisin de presupuestos
Definicin de control de pago
Control de pedidos del cliente
Emisin de facturas, giros y recibos
Emisin de las ordenes de entrega
Anlisis de gestin de ventas o facturacin
Consulta de inventarios
Actualizacin de inventarios
Actualizacin de saldos de clientes.
Un sistema de cobranza permite controlar el proceso
de cobranza a travs del registro y mantenimiento de
las cuentas por cobrar.
Las principales funciones que tiene el rea de cobranza en

librera y distribuidora jardn:
Registrar las cuentas por cobrar bajo diferentes
condiciones de cobro, intereses, o formas de
financiamiento.
Registro de cancelaciones totales o parciales
Seguimiento a los procesos de cobranza
Calculo de comisiones de vendedores
Anlisis de cobranza
Emisin de nota de dbito y de crdito
Emisin de estado de cuenta
Actualizacin de saldo
Control de gasto de cobranza
Recursos humanos (RRHH) al trabajo que aporta el conjunto
de los empleados o colaboradores de una organizacin.
Pero lo ms frecuente es llamar as al sistema o proceso de
gestin que se ocupa de seleccionar, contratar, formar,
emplear y retener al personal de la organizacin. Estas
tareas las puede desempear una persona o departamento
en concreto junto a los directivos de la organizacin.
Funcin de empleo
Esta funcin comprende las actividades relacionadas con la
planificacin de la plantilla, seleccin y formacin del
personal.
Citamos a continuacin las tareas principales que
corresponden a esta funcin:
Planificacin de plantilla.
Descripcin de los puestos.
Definicin del perfil profesional.

Seleccin del personal.
Formacin del personal.
Insercin del nuevo personal.
Tramitacin de despidos.
B. Funcin de administracin de personal
La gestin del personal de una empresa requiere una serie
de tareas administrativas, como:
Eleccin y formalizacin de los contratos.
Gestin de nminas y seguros sociales.
Gestin de permisos, vacaciones, horas
extraordinarias, bajas por enfermedad.
Control de absentismo.
Rgimen disciplinario.
C. Funcin de retribucin
Se trata de disear el sistema de retribucin del personal y
de evaluar sus resultados. La finalidad de la funcin de
retribucin consiste en el
estudio de frmulas salariales, la poltica de incentivos y el
establecimiento de niveles salariales de las diferentes
categoras profesionales.
D. Funcin de desarrollo de los recursos humanos
El desarrollo de los recursos humanos comprende las
actividades de crear planes de formacin y llevarlos a cabo,
de estudiar el potencial del personal, de evaluar la
motivacin, de controlar el desempeo de las tareas, de
incentivar la participacin y de estudiar el absentismo y sus
causas.
E. Funcin de relaciones laborales

La funcin de relaciones laborales se ocupa
fundamentalmente de la resolucin de los problemas
laborales. Normalmente se desarrolla negocindose con los
representantes de los trabajadores y trata temas como la
contratacin, la poltica salarial, los conflictos laborales, la
negociacin colectiva, etc.
Tambin se incluye en esta funcin la prevencin de riesgos
laborales, pues busca establecer un adecuado nivel de
proteccin de la salud de los trabajadores y de las
condiciones de trabajo, es decir, comprende la seguridad e
higiene en el trabajo y la accin social de la empresa con
los trabajadores.
As mismo esta funcin adopta las medidas para equilibrar
las desigualdades entre los trabajadores de una misma
empresa, y trata de alcanzar un equilibrio y un clima de
trabajo agradables.
F. Funcin de servicios sociales
Esta funcin gestiona determinados servicios creados por la
empresa o que han sido contratados para que los presten a
otras empresas. Los servicios sociales tienen como objeto
beneficiar a los trabajadores y mejorar el clima laboral.
Estos servicios pueden ser guarderas, becas y
ayudas para estudios, seguros colectivos de vida, clubes y
centros recreativos, etc.
El departamento de ventas es el que se encarga de la
distribucin y venta de los productos y dar
seguimiento da a da de las diferentes rutas de
vendedores para garantizar la cobertura total y
abastecimiento a los locales comerciales. En este
departamento se prepara da a da el pedido de ventas
a manufactura segn su requerimiento y trabaja en
conjunto con mercadeo para lanzamiento de
productos, promociones y ofertas.
El departamento de ventas est encargado de hacer

las siguientes actividades:
Elaborar pronsticos de ventas Establecer precios
Realizar publicidad y promocin de ventas Llevar un
adecuado control y anlisis de las ventas. Dentro de
las medidas de control para realizar las operaciones de
venta tenemos que:- El departamento de ventas debe
mantener una relacin directa con el almacn a fin de
contar con suficiente inventario para cubrir la
demanda.- Los vendedores deben tener una relacin
estrecha con el departamento de crditos para evitar
vender a clientes morosos, conocer las lneas de
crdito, as como el saldo de cada cliente.- No deben
existir preferencias entre clientes en cuanto a plazos,
descuentos, a menos que sean autorizados por la
gerencia general.
ORGANIZACIN DE VENTAS
Cinco principales objetivos:
- Primero: Incrementar las ventas rentables.- Segundo:
Optimizar las actividades de ventas.- Tercero: Obtener de
los recursos humanos y materiales rendimientos con el
mnimo de esfuerzo.- Cuarto: Corregir la problemtica
surgida al ejecutar dichos planes y organizaciones
Departamento de Contabilidad:
Administrar los sistemas que llevan los registros y
anotaciones que configuran la contabilidad, los que
permitan cumplir las funciones de controlar e informar a las
autoridades pertinentes sobre la situacin patrimonial de la
corporacin. Elabora los informes de contabilidad
requeridos internamente y por organismos externos y
elabora los estados financieros trimestrales pertinentes
consolidando la informacin financiera que requieren los
distintos niveles directivos y unidades de la Universidad,
para formular planes, programas y adoptar decisiones
Departamento de Tesorera y Caja

El Departamento de Tesorera y Caja se encarga de
instrumentar y operar las polticas, normas, sistemas y
procedimientos de control necesarios para salvaguardar los
recursos financieros de la entidad, promoviendo la
eficiencia y eficacia del control de gestin, y atendiendo con
oportunidad y competencia las solicitudes de pago de los
diferentes compromisos contrados por la entidad de
acuerdo a lo establecido en la Ley de Presupuesto,
Contabilidad y Gasto Pblico Federal y su Reglamento,
cuidando que la documentacin que soporta los egresos
cumpla con los requisitos de carcter fiscal y de control
interno.
La factura, factura de compra o factura comercial es un

documento mercantil que refleja toda la informacin de una
operacin de compraventa. La informacin fundamental
que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un
producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de
devengo, adems de indicar la cantidad a pagar en relacin
a existencias, bienes posedos por una empresa para su
venta en eso ordinario de la explotacin, o bien para su
transformacin o incorporacin al proceso productivo.
Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la
empresa que vende, y legalmente segn el SII son de color
amarillo, celeste y rosado.
Definicin de Nota de Dbito

Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en
la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta
una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota. Este documento incrementa el
valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error
en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier
otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de
una cuenta.
Funcin de la Nota de Dbito
Es el documento que enva un comerciante a su cliente, en
la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta
una determinada suma o valor, por el concepto que la

misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea
por un error en la facturacin, inters por pago fuera de
trmino, etc.
SU OBJETIVO
Establecer, autorizar y registrar la jornada laboral y horario
de los trabajadores generales y personal de confianza de
dicha empresa.
TIPO DE EMPRESA: COMERCIAL.

LINEA O RAMA DEL NEGOCIO: VENTA DE ARTICULOS
ESCOLARES Y DE OFICINA.
DIRECCION: LIBRERA Y DISTRIBUIDORA JARDIN, S.A
CUENTA CON 6 SUCURSALES CUYA CASA MATRIZ SE SITUA
EN al km 4 carretera norte.
SOCIOS: CUENTA CON 5 SOCIOS.
CAPITAL INICIAL: C$ 1, 000,000.00
PERIODO: INDEFINIDO
FORMAS DE APORTACION: PAGO EN EFECTIVO.
ORGANIGRAMA
Presidencia
Gerencia
Dr.
Financiero
Depto.
Contabilid
Tesorera
Caja
Contador
es de
Sucursal
Direccin
De
Recursos
Depto.
Auditoria
Dr.
Comercializacin
Depto. Ventas
Depto.
Liquidaci
n De Pliza
rea De
Mercadeo
rea De
Inventariant
es
INSTRUCTIVO SOBRE EL MOVIMIENTO DE LAS

CUENTAS PRINCIPALES:
1.1
Activo
Circulante
Incluye aquellos activos o recursos de la empresa que sern
realizados o consumidos dentro del plazo de un ao a
contar de las fecha de los estados financieros.
Caja
Descripcin: Fondos en caja tanto en moneda nacional
como extranjera de disponibilidad inmediata.
Clasificacin: Activo
Subclasificacin: Circulante
Cargos: Aporte de los dueos, por recaudacin de las
ventas, devoluciones de impuesto en efectivo
Abonos: Por pago de deudas (obligaciones con terceros),
pago de proveedores, pago de arriendos, pago de sueldos,
por pago de impuestos, etc.
Saldo Deudor: Disponible en caja o saldada
Saldo Acreedor: No tiene
Banco
Descripcin: Representa los valores disponibles en la cuenta
corriente que la empresa mantiene en el banco.
Cargos: Cuando se efectan depsitos, traslados de fondos,

nota de crditos del Banco, recaudacin de cobranza y
cualquier otro documento que incremente los ingresos.
Abonos: Emisin de giros, cheques, notas de dbitos del
Banco, cargos bancarios efectuados por el banco como
comisiones, impuestos y cualquier otra forma de pago que
signifique un egreso de dicha cuenta. Saldo
Deudor: Representa dinero disponible en la cuenta
corriente.
Saldo Acreedor: No tiene.
Mercaderas
Descripcin: En este rubro se incluye los productos
fabricados por la empresa y destinadas a al consumo final o
a su utilizacin por otras empresas, as mismo en esta
cuenta Se incluye mercaderas adquiridas por la empresa y
destinadas a la venta sin transformacin.
Subclasificacin : Circulante
Cargos: Se carga por compras, notas de dbito,
devoluciones de ventas etc.
Abonos: Se abona por las ventas a precio de costo, notas de
crditos y devoluciones por compras.
Saldo Deudor: Representa las existencias de mercaderas
en bodega a la fecha del informe respectivo.
Saldo Acreedor: No tiene
IVA Crditos
Descripcin: Corresponden incluir en este rubro el crdito
fiscal neto, por concepto al Valor Agregado (IVA).
Cargos: Se carga por las compras afectas al IVA, registradas
en el libro de compras.
Abonos: Con los impuestos compensados en el dbito fiscal,
ajuste o devolucin por compras.
Saldo Deudor: Impuesto pendientes de recuperar
Saldo Acreedor: No tiene.
Deudores por Ventas

Descripcin: Cuentas por cobrar provenientes de las
operaciones comerciales de la empresa.
Cargos: Se carga por las deudas que han emitido y
aceptado a la empresa
y/o aquellas personas (clientes) que han aceptado la deuda
al crdito simple.
Abonos: Se abona por aquellas deudas que se han
cancelado o enviado
y/o cuando el cliente paga total o parcialmente la cuenta,
devuelve la mercanca o se le concede alguna rebaja.
Saldo Deudor: Representa las deudas aceptadas por
terceros para ser cancelados en un tiempo estipulado y/o al
momento de emitirse una factura a favor del cliente
cobrndole el producto o servicio.
IVA por pagar:
Descripcin: Representa el IVA que se genera por las ventas

afectas que realiza la empresa.
Clasificacin: Pasivo
Subclasificacin: Circulante.
Cargos: Se carga con la cancelacin del impuesto,
compensaciones, ajustes.
Abonos: Se abona por los impuestos retenidos al vender
segn factura.
Saldo Deudor: No tiene
Saldo Acreedor: Representa el IVA Dbito fiscal pendiente
de imputacin en la declaracin de impuestos.
Impuesto a la Renta por Pagar

Descripcin: Impuesto a la Renta que corresponde pagar
por los resultados del ejercicio, deducidos los pagos
provisionales obligatorios o voluntarios y otros crditos que
se aplican a esta obligacin.
Subclasificacin : Circulante.
Cargos: Se carga con la contabilizacin de requerimiento de
pago. Abonos: Se abona con la contabilizacin de la
declaracin de impuesto
Saldo Deudor: No tiene
Saldo Acreedor: Representa el impuesto a la renta por

pagar.
Cuentas y Documentos por pagar.

Descripcin: Este rubro se incluir obligaciones no
documentadas y las cuentas por pagar documentadas a
travs de letras y otros documentos, provenientes
exclusivamente de las operaciones comerciales de la
empresa. Tambin se incluirn en esta cuenta las
obligaciones que no prevengan de las operaciones
comerciales de la empresa
(Acreedores varios)
Cargos: Se carga con los pagos efectuados.
Abonos: Por aquellas deudas que se han aceptado y por los
documentos registrados en el libro de compras.
Saldo Deudor: No tiene.
Saldo Acreedor: Por Los documentos pendientes de pago a
terceros a una fecha determinada.

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Para los segmentos corporativo (Instituciones, gobierno,

Librera y Distribuidora Jardn, S.A. cuenta con una de las

En Managua, cuenta con seis modernas tiendas dedicadas

DISTRIBUIDORA JARDIN, S.A

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Multicentro, Plaza Espaa, Linda Vista, Altamira y Sucursal

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En Librera y Distribuidora, S.A. entendemos la

Por eso nos hemos hecho el propsito de integrar la RSE a

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Desarrollo del producto

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Garantas por defecto de fbrica

Devolucin y Reembolso de Dinero

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TRAMITES PARA LEGALIZACION DE LA EMPRESA

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