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BUSINESS CASE TEMPLATE

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BUSINESS CASE
<>

7/02/2015

Business Case Template


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TABLA DE CONTENIDOS
1.

EXECUTIVE SUMMARY ........................................................ Error! Marcador no definido.


1.1.
1.2.
1.3.
1.4.

2.
3.
3.1.
3.2.
3.3.

4.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.

5.
6.
7.
8.

Issue ........................................................................................................... Error! Marcador no definido.


Anticipated Outcomes ................................................................................ Error! Marcador no definido.
Recommendation .........................................................................................................................................2
Justification ................................................................................................ Error! Marcador no definido.
BUSINESS CASE ANALYSIS TEAM ......................................................................................... 3
PROBLEM DEFINITION ......................................................... Error! Marcador no definido.
Problem Statement ..................................................................................... Error! Marcador no definido.
Organizational Impact ................................................................................ Error! Marcador no definido.
Technology Migration ................................................................................ Error! Marcador no definido.
PROJECT OVERVIEW ........................................................... Error! Marcador no definido.
Project Description ..................................................................................... Error! Marcador no definido.
Goals and Objectives.................................................................................. Error! Marcador no definido.
Project Performance ................................................................................... Error! Marcador no definido.
Project Assumptions................................................................................... Error! Marcador no definido.
Project Constraints ..................................................................................... Error! Marcador no definido.
Major Project Milestones ........................................................................... Error! Marcador no definido.
STRATEGIC ALIGNMENT ..................................................... Error! Marcador no definido.
COST BENEFIT ANALYSIS ................................................... Error! Marcador no definido.
ALTERNATIVES ANALYSIS .................................................. Error! Marcador no definido.
APPROVALS ........................................................................ Error! Marcador no definido.

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1. RESUMEN EJECUTIVO
.
El presente proyecto permite realizar un mejor control de entras y salidas del departamento
de almacn permitiendo tener un mejor control sobre las medias de inventariaros y productos
tomando en cuenta las alternativas para mejor dicho control dentro del rea como en la
empresa.
1.1. Problema
Dentro de la empresa fff el modelo de negocio de pack center permite tener y mejorar
su departamento de almacn dentro de la administracin permitiendo tener un mejor
control interno tales como controles de entradas y salida mejorando su inventario actual
presentando una mejor eficiencia dentro de sus actividades administrado los recursos
atreves de un sistema. Dentro de la empresa se presenta una deficiencia de las
actividades para el control de almacn, como algunas de las actividades dentro del rea
se pretende reducir los costos en las perdidas de material y producto para dicha rea se
pretende realizar un cambio dentro del rea creando un sistema para ser ms eficiente el
departamento, teniendo seguridad en el control de inventarios y la empresa permite
tener una administracin ms agil.
1.2. Resultados
El nuevos sistema permite tener un mejor control para administrar el control de almacn
as mismo tener una mejor funcin administrativa dentro del almacn la creacin de este
proyecto permite tener un mejor control asociados a la funcin dentro del rea de la
empresa una mejor capacitacin y administracin teniendo informacin ms precisa para
el sistema tomando en cuenta la mejora de tiempo disponible para el usuario
1.3. Recomendacion
This section summarizes the approach for how the project will address the business
problem. This section should also describe how desirable results will be achieved by
moving forward with the project.
Se realizaron varios propuestas para mejorar de manera eficiente permitiendo el uso de
la tecnologa en el departamento de almacn permitiendo mejorar de forma eficiente y
utilizando la tecnologa se pretende crear un sistema para las funciones del rea de
almacn manteniendo la integridad de la informacin y funciones administrativas del
departamento al desarrollar esta plataforma ser compatible con los elementos del
sistema actual permitiendo ser ms eficaz en la informacin algunas resultados son:
Los empleados tendr un mejor control para la entradas y salidas de informacin en
cualquier momento dentro del sistema.
La informacin ser inmediatamente accesible para el departamento de almacen y
calidad presentan un mejor control para los datos.

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1.4. Justificacin
La creacin del sistema como las funciones del sistema permitir una mejora continua
dentro de la empresa fff dentro del rea de negocio de la empresa. El proyecto se
pretende tener las metodologas de dicha empresa, se utiliza tecnologa necesaria para el
proyecto para mejorar la forma en que opera el negocio de ffff se proporcionan la mejor
oportunidad de obtener la eficiencia dentro del departamento de la empresa facilitando el
control del departamento de almacn los objetivos son :
Disminucin del 15% para generar informacin de entradas y salidas.
Reduccin 10% en el tiempo de control de almacn.

2. BUSINESS CASE ANALYSIS TEAM


El caso de negocio fff son los responsables de la creacin de proyecto.
Papel

Descripcin

Nombre/Titulo

Apoyo tecnolgico

Proporciona el apoyo tecnolgico para el


Jos Carlos Tecnologa informacin
proyecto

Gerente de proyecto

Gestionar el caso de negocio y equipo

Luis Eduardo Gerente de proyecto

Soporte de Software

Proporciona todo el software para el


proyecto

Alma Ruiz Jefe del grupo de


sofware

3. DEFINICIN DEL PROBLEMA


3.1. Declaracin del problema

El comienzo de Evsa se ha creacin un sistema centralizado para la administracin y


otras funciones dentro de la empresa parte de ello los empleados en la parte operativa a
medida que crece, Tecnologa, Infraestructura tambin crece la carga de trabajo para
gestionar la informacin y ejecutar la tareas dentro la empresa , los coordinadores
generales ayudan a administrar y ejecutar la tareas diarias de la empresa dichas tareas
no ofrecen un impacto en la parte operativa, para mejorar la gestin de la empresa y su
administracin y control de almacn los empleados deben tener un estrecho apoyo con
los coordinadores para futuras operaciones para el trabajo y futuras operaciones es
genera una gran carga para los empleados dentro de las operaciones.

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3.2. Impacto Organizacional


El desarrollo de proyecto se detalla como una parte importante para la empresa como las
herramientas y funciones como las responsabilidades dentro del rea de almacn se
vern afectados las parte operativas de la empresa para el proyecto.
El desarrollo del sistema permitir llevar un estrecho lazo con la parte operativas de la
empresa para capacitar a los empleados sobre el nuevo sistema de almacn y el apoyo
dentro de las mismas herramientas para su manejo.
Con el sistema administrara ms eficientemente la parte operativa de almacn
permitiendo un mejor control dentro del rea y los empleados realizar sus tareas como
operaciones de una forma ms adecuada y menos carga de actividades dentro del
departamento es necesario contar con el rea de recursos humanos como los
departamentos de direccin y de calidad para que se vean reflejados los resultados. El
sistema ser encargado de gestionar por el grupo de Gerente del proyecto para la
construccin del mismo contemplando las herramientas necesarias para el desarrollo del
mismo. Y su crecimiento del mismo en futuras actualizaciones necesarias
3.3. Migracin Tecnolgica
Para la plataforma de desarrollo se implementara la base de datos como la parte
biomtrica para el sistema.
1.- Hardware / software: la creacin de sistema
2.- Todos los empleados realizara una capacitacin sobre el nuevo sistema
3.- El sistema comenzara a funcionar y se trabajara en paralelo para el rea de almacn

4. DESCRIPCIN DEL PROYECTO


El sistema de informacin control de inventarios2 pretende ser un sistema informtico
mediante el cual se pueda gestionar las reservas y almacn. La aplicacin est compuesta por
dos programas mencionados anteriormente que estarn ejecutados en dos ordenadores
(ubicado en almacn y otro en administracin) los dos ordenadores estarn conectados en red
local ambos contaran con la misma prioridad sobre el sistema ,el ordenador central donde se
almacena los datos ser el de administracin .
4.1. Descripcin del proyecto
El presente proyecto consiste en un sistema para la empresa fff basado en ele anlisis y
diseo con las nuevas tecnologas. La aplicacin se llamara control de inventarios, dicho

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sistema lleva a cabo la gestin del proceso de revisin de inventarios en almacn


registrado la entrada de productos para la elaboracin y la produccin de blster.
Tambin realizara la gestin de reservas de pedidos para su cartera de clientes. En una
primera aproximacin el funcionamiento del programa ser el siguiente:
Habr usuarios (personal de la empresa) que dispondr de un computadora conectado a
la red (punto a punto) adems de otro ubicado en almacn con las mismas prioridades de
acceso sobre el sistema; estos realizaran tanto la reserva para los diferentes clientes, as
como el ingreso de productos para la distribucin en almacn.
La aplicacin est compuesta por dos programas que se denominara subsistemas:
subsistema reserva: es el programa donde los usuarios (personal de empresa) reservan la
cantidad de productos para los diferentes clientes. Las funciones se detallaran y
especificaran ms adelante.
Subsistema almacn: en el cual se registrara el ingreso de productos as como tambin la
salida del mismo, adems quedara registrado el usuario (personal de la empresa ) que
realice dicha tarea.
4.2. Metas y Objetivos
Con el sistema a realizar se pretende minimizar y repartir la labor de todas las tareas de
trabajo centralizado en un solo individuo, distribuyendo as las tareas de gestin de
pedidos y control de inventarios de alancen logrando que se accesible y manipulable por
todo el personal.
Con la gestin de reserva de pedidos se pretende tener un registro exacto de la demanda
de gnero realizado por los clientes optimizando as la produccin a realizar de
antemano.
Con el control de inventarios, se pretende dejar registrado el stock que entra y sale de
almacn.
Negocios meta/ objetivo

Descripcin

Mejorar la eficiencia del


personal

Ms personal en almacn para le gestin de las actividades


Descripcin del proceso funcionamiento del software

Control de inventario

Mejorar el manejo de las diferentes areas

4.3. Resultados de los proyectos


A continuacin se muestra la siguiente tabla para definir con ms detalle el proyecto

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clave de recursos / proceso /
servicio

Medida de rendimiento

Informes

Entrada de materia prima para la produccin y salida del stock de


productos

Software del sistema

Resumen esquemtico de todas las funcionalidades del software

Recursos de sistema

Diseo de la interfaz grafica de usuario del software de control de


inventarios

4.4. Supuesto del proyecto


Los supuestos estn relacionados con la aprobacin de sistema. Adems que se cuenta
con la autorizacin para el proyecto con el capital inicial en el anlisis de costos para el
arranque del proyecto
Los siguientes lineamientos se aplicaran para el proyecto

Todos los departamentos proporcionaran el apoyo para la conclusin del proyecto


Todo el personal ser capacitado para el uso del programa
El proyecto cuenta con el apoyo de directivos y su respaldo
La financiacin est disponible para el desarrollo del programa

4.5. Restricciones del proyecto

Las siguientes restricciones se aplican al proyecto


Sistema seguro: proteccin de informacin, seguridad en las trasmisiones de datos,
etc.
Gestin de flujos de trabajo, seguridad de transacciones e intercambio de informacin
Adaptacin a la normativa de proteccin de datos
EL subsistema control de inventario debe disearse como modulo independiente
4.6. Principales Hitos del proyecto
This section lists the major project milestones and their target completion dates. Since
this is the business case, these milestones and target dates are general and in no way
final. It is important to note that as the project planning moves forward, a base-lined
schedule including all milestones will be completed.

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Con la planificacin del proyecto los hitos y sus fechas de terminacin de destino sern
modificados, ajustados si es necesario para establecer la lnea de base del cronograma.
Hitos/Deliberadles

Target Date

Equipo Coordinacin

28/02/20xx

Proyecto revisin y objetivos

04/03/20xx

Evaluacin del proyecto

02/04/20xx

Inicio proyecto

30/05/20xx

Desarrollo del proyecto

04/06/20xx

Evaluacin final del proyecto

01/07/20xx

Revisin y liberacin del proyecto

05/08/20xx

5. ALINEACIN ESTRATGICA
Matriz FODA.
Fortalezas

Debilidades

Capacidades distintas
Anlisis
Ventajas naturales
Interno
Recursos superiores

Recursos y capacidades escasas


Resistencia al cambio
Problemas de motivacin del personal

Oportunidades

Amenazas

Nuevas tecnologas
Anlisis
Debilitamiento de competidores Altos riesgos - Cambios en el entorno
Externos
Posicionamiento estratgico

6. ANLISIS COSTO BENEFICIO


En la siguiente tabla se muestra

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Accin

Tipo de
accin

Descripcin

instalacin(cableado,
acondicionamiento de sala
recursos humanos

Gasto

Para el inicio del proyecto

300,000

Desarrollo del sistema

costo

Costo para el nuevo programa

100,000

Formacin de todo tipo de


personal

Gasto

Grupo de entrenamiento para la capacitacin

Derivados de la curva de
aprendizaje del personal
involucrado

costo

Estimacin costo para utilizacin de


entrenamiento

Sistema actual

Ahorro

Mantenimiento

Incremento de la productividad

Ahorro

Mejor utilizacin de recursos humanos

-25,000

Adquisicin

Ahorro

Hardware y software o reutilizacin de


plataforma sustituidas

-6,000

Costos

50,000

250,000

-40,000

7. ANLISIS DE ALTERNATIVAS
Determinar la viabilidad de las acciones de proyecto que podran contribuir a concretar los
medios antes mencionados
No Proyecto (Status Quo)

Razones para no seleccionar Alternativa

Desarrollo del proyecto

Opcin alternativa

Adecuacin a las prioridades


Beneficios para los grupos o metas
Contribucin a desarrollo de capacidad

Razones para no seleccionar Alternativa

Contribucin de software

Opcin alternativa

Viabilidad tcnica, poltica institucional,


econmica social y ambiental
Riesgos
Realizar mantenimiento peridico

Razones para no seleccionar Alternativa

Desarrollar programa internamente

Complementariedad con otros programas y


proyectos
Recursos disponibles
Tiempo necesario

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8. HOMOLOGACIONES
Las firmas de la gente de abajo indican un entendimiento en el propsito y el contenido de
este documento. Al firmar este documento se indica que se aprueba el proyecto propuesto
para la empresa Evsa, un proyecto formal de acuerdo con los detalles descritos en el presente
documento.

Nombre

Titulo

Firma

Carlos Ruiz
Fernando Ortiz

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Fecha