Guía de Evaluación de Microsoft Office 2003

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Gua de Evaluacin de
Microsoft Office 2003
Microsoft Office System 2003
PORTADA GUIA
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PC con pro
Pentium III
Microsoft W
XP o sistem
Para Micro
64 MB d
operativo y
ejecute sim
245 MB
el disco du
disco duro
instalacin
el disco du
Unidad de
Monitor co
colores
Microsoft M
La informacin contenida en este

analizados a la fecha de la public
debe interpretar como un compro
presentada despus de la fecha d
imprimir este documento y debe
cualquier momento sin previo avis
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2003 Microsoft Corporation. To
SharePoint y Windows son marca
pases. Los nombres de las comp
propietarios.
Guia Productos
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Microsoft Office
Tabla de
contenidos
Introduccin ..............................................................................2
Objetivos y visin de diseo: usuarios,
datos y procesos de negocios conectados ..................................4
Ventajas para la pequea empresa .............................................6
Administracin de procesos e inteligencia de la informacin .......7
Microsoft Access 2003............................................................10
XML en Microsoft Excel 2003 .................................................10
XML en Microsoft Word 2003 ..................................................12
Trabajo en equipo efectivo........................................................15
Proteccin de la propiedad intelectual digital ...........................23
Administracin y control de la informacin................................26
La nueva apariencia de Microsoft Outlook ................................27
Ayudar a los trabajadores a organizarse....................................33
Tecnologas flexibles para la administracin de informacin ......39
Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager ..........47
Apndice I: Requisitos del sistema ...........................................49
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Introduccin
Bienvenido al paquete ms reciente de aplicaciones de productividad para el trabajador de la
informacin de Microsoft, cuyo nombre clave es Microsoft Office 2003. Con la nueva funcionalidad
de Microsoft Office 2003, los sistemas hablan el mismo idioma, los usuarios tienen acceso a los
datos actuales en todo momento y pueden recuperarlos desde cualquier origen y los equipos
pueden colaborar y coordinarse entre s sin importar el lugar donde se encuentren.
Microsoft Office 2003 proporciona capacidades

nuevas, tecnologas nuevas y diseos nuevos para
ayudar a los trabajadores y a los negocios de la
informacin en las siguientes reas:
Administracin de procesos. La amplia
implementacin del Lenguaje de marcado
extensible (XML), estndar de la industria, de los
paneles de tareas integrados para investigacin y
comunicacin y las capacidades ampliadas
de Las Etiquetas inteligentes ayudan a
proporcionarle al usuario datos relevantes y
actuales del negocio desde dentro de las
aplicaciones de Microsoft Office System. Tambin
proporcionan una plataforma para que las
soluciones del proceso de negocio se construyan
sobre la familiar interfaz de Microsoft Office.
Proteccin y control de la informacin. La

compatibilidad con Administracin de permisos de
Microsoft Windows permite a las organizaciones
controlar de manera proactiva la forma en que se
distribuye la informacin propia, al evitar que
personas no autorizadas corten, copien, peguen o
impriman mensajes de correo electrnico y
archivos adjuntos. La informacin slo se dirige al
lugar donde debe ir.
Trabajo en equipo efectivo. Los espacios de
trabajo de documentos y rea de reuniones, los
mensajes instantneos y la presencia, los paneles
de tareas integradas y los archivos adjuntos de
correo electrnico en vivo renen a los trabajadores
para compartir y acceder a informacin relevante,
realizar reuniones y trabajar en documentos en
tiempo real, con un acceso inmediato que supera
lmites geogrficos.
Inteligencia de la informacin. XML habilita las

aplicaciones de Microsoft Office 2003 para que
se comuniquen casi con cualquier sistema.
Como resultado, ahora se pueden habilitar las
aplicaciones familiares de Microsoft Office para
que tengan acceso a almacenes complejos de
datos de ser vicios de fondo sin requerir una
personalizacin costosa. XML tambin libera
informacin desde dentro de los millones de
documentos que se encuentran en escritorios y
servidores, permitiendo a los clientes utilizar esa
informacin en toda su organizacin.
El trabajador de la informacin de hoy
Consumo de informacin. Avances tales como

la nueva apariencia del cliente de correo
electrnico y colaboracin de Microsoft Outlook,
soporte de tinta, clculos dinmicos de hojas
de clculo y ClearType facilitan la lectura,
organizacin, anotacin y anlisis de los datos.
Hoy en da, ms gente que nunca utiliza herramientas

de software para manejar informacin. Microsoft ha
estudiado a los trabajadores de la informacin y sus
hbitos de trabajo, elementos ergonmicos, tareas
comunes, etc., para averiguar la manera en que la
gente utiliza sus aplicaciones de negocios. Al disear
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Coordinacin y organizacin. Los calendarios y

contactos compartidos, Carpetas de bsqueda,
Marcado rpido, Reglas y Alertas de Microsoft Office
Outlook 2003 y nuevas bibliotecas de documentos
ayudan a los trabajadores de la informacin a
administrar y organizar proyectos, informacin y tareas.
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Microsoft Office 2003, Microsoft identific y trat los

siguientes retos, a los que comnmente se enfrentan
los trabajadores de la informacin:
Exceso de informacin. Con frecuencia hay
demasiada informacin en demasiados lugares
como para que los trabajadores puedan hacer un
seguimiento. Microsoft Office 2003 proporciona
nuevas formas de ayudar a los trabajadores a
mantener la informacin organizada y actualizada.
Colaboracin ineficiente. Generalmente, la
programacin y la comunicacin requieren un gran
esfuerzo de interaccin y con frecuencia es difcil
para los empleados en diferentes ubicaciones
mantenerse en contacto entre s. Hasta ahora,
resultaba difcil utilizar la tecnologa de
colaboracin sin tener una gran infraestructura
instalada. Microsoft Office 2003, conjuntamente
con Microsoft Windows SharePoint Services,
ofrece poderosas herramientas de colaboracin
directamente al usuario en una interfaz fcil de
utilizar y la informacin de presencia de mensajes
instantneos les permite comunicarse de manera
transparente.
Islas desconectadas de datos. Aos de
rotacin tecnolgica, fusiones, adquisiciones y
otros factores han dejado una gran cantidad de
datos corporativos valiosos atrapados en
sistemas de informacin y en silos dispares.
Microsoft Office 2003 es el primer paquete
principal de productividad de escritorio
totalmente compatible con el XML estndar de
la industria y con esquemas definidos por el
cliente, proporcionando una manera fcil de
conectar sistemas de informacin y devolver los
datos al trabajador.
Falta de integracin de los procesos de negocio.
Microsoft Office 2003 puede ayudar a las
compaas a crear procesos nuevos, simples y
eficientes, para las funciones de negocios
cotidianas como facturas, contratos, comunicados
de prensa, informes, presentaciones, correo
electrnico para clientes, etc., al reunir a todos los
departamentos y eliminar la necesidad de enviar y
devolver documentos.
Lenguaje de marcado extensible:

el estndar universal
Una y otra vez, las organizaciones han expresado la
necesidad de capturar informacin de negocios
importante de una forma que les permita reutilizarla
en otros documentos o procesos de negocio, sin
importar los servidores, aplicaciones o plataformas.
Para satisfacer esta necesidad, Microsoft ha
incorporado XML en el ncleo de las aplicaciones de
Microsoft Office 2003.
El marcado XML permite crear documentos semiestructurados con reas de significados, as como
presentacin y formato. Al crear o utilizar
esquemas XML especficos, que definen la
estructura de un documento y el tipo de contenido de
cada rea, los negocios pueden personalizar la
estructura de los datos para su propio uso, lo que
facilita la manipulacin, bsqueda y reutilizacin de la
informacin. De esta forma, XML reduce la diferencia
existente entre los documentos no estructurados y
los datos rgidamente estructurados.
Los beneficios de utilizar XML para admitir procesos
de negocios incluyen lo siguiente:
Fcil intercambio de datos. XML permite que
los datos se recuperen y se utilicen desde
sistemas dispares que, de otra forma, seran
incompatibles.
Reutilizacin simple de datos. La reutilizacin
de la informacin a travs de XML elimina la
necesidad de volver a capturar o codificar,
reduciendo as el tiempo requerido y los errores
generados al volver a formatear la informacin.
Informacin fcilmente localizable. XML ayuda
a dar estructura y significado a la informacin
electrnica, de tal manera que sta resulta
mucho ms fcil de buscar y organizar.
Vistas diferentes de los mismos datos. Debido
a que XML separa los contenidos de la
presentacin, se puede utilizar la misma
informacin en distintos entornos, formatos,
aplicaciones y dispositivos, de acuerdo con las
necesidades del usuario.
Desarrollo rpido de soluciones. Con una
informacin ms estructurada mediante el
formato de datos XML, estndar de la industria,
los desarrolladores, o incluso los usuarios
avanzados, pueden escribir aplicaciones de
negocios desde cero de manera ms rpida y fcil.
Uso de herramientas de productividad.

Microsoft Office 2003 ofrece nuevas funciones y
tecnologas, como los Paneles de Tareas y las
Etiquetas inteligentes, que se enfocan a hacer el
producto todava ms fcil de utilizar,
especialmente en un entorno orientado a equipos.
Las compaas pueden aprovechar estas
capacidades para resolver problemas de negocios
que nunca pensaron que pudieran tratar.
El lenguaje XML de Microsoft Office 2003 es totalmente

compatible con una amplia gama de productos en
formas que son nuevas para el software de escritorio.
Integracin entre aplicaciones y diversos

dispositivos. Microsoft Office 2003 es
compatible con Tablet PC a travs del soporte
mejorado de tinta, permite a los usuarios
sincronizar dispositivos mviles con sus sistemas
de correo electrnico y se integra ms
estrechamente con una amplia gama de equipos.
Compatibilidad con XSD. Microsoft Office 2003

es el primer paquete de productividad que
proporciona compatibilidad con las Definiciones
de esquemas XML (XSD) establecidas por el
cliente, lo que significa que los usuarios
avanzados y los desarrolladores pueden
estructurar sus datos de la forma que tenga
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ms sentido para ellos y las compaas pueden

crear soluciones integradas de negocios, dentro
de los documentos, que interacten con otros
servicios Web valiosos basados en XML.
Microsoft Word. Microsoft Office Word 2003
permite guardar documentos en XML y admite
la creacin de plantillas basadas en esquemas
definidos por el cliente. Los trabajadores
pueden utilizar Microsoft Office Word 2003 para
crear documentos grandes con grandes reas
de texto y formatos complicados, como una
carta para clientes o un plan de mercadotecnia,
y mantener todo el formato enriquecido al
guardarlo en formato XML. Asimismo, se puede
buscar una recopilacin de documentos XML
tan fcilmente como una base de datos, lo que
permite a los negocios extraer informacin
almacenada en documentos en toda la
organizacin.
Microsoft Excel. Los datos de cada esquema XML

definido por el cliente pueden ahora leerse en
Microsoft Office Excel 2003 sin tener que formatear
de nuevo. Manipular los datos basados en XML en
Microsoft Office Excel 2003 para la reutilizacin y el
anlisis es ahora fcil, al seleccionarlos desde un
seleccionador de campo. Asimismo, XML permite que
Microsoft Office Excel 2003 actualice grficos y tablas
a medida que se realizan cambios en el almacn de
datos XML subyacente, lo que proporciona
informacin dinmica y en tiempo real para el anlisis
en cualquier formato de Microsoft Office Excel 2003.
Microsoft Access. Para los usuarios que desean
extraer datos de una o ms tablas de una base de
datos, Microsoft Access es la herramienta ms
apropiada de Microsoft Office. Con Microsoft
Access 2003, los usuarios pueden explorar tablas
relacionadas en una base de datos y elegir la
forma de exportar datos al definir la estructura de
una definicin XSD establecida por el cliente.
Objetivos y visin de diseo: usuarios, datos

y procesos de negocios conectados
La visin en que se basa Microsoft Office 2003 se
puede resumir de manera general en tres categoras
que funcionan de manera conjunta para lograr el
objetivo general de ayudar a los trabajadores y los
negocios a tener xito al reunir a los usuarios, la
informacin y los procesos:
Soporte para los procesos de negocios, al
aumentar la capacidad de las aplicaciones de
Microsoft Office para interactuar con una
amplia gama de sistemas de informacin.
Colaboracin mejorada entre los miembros del
equipo a travs de nuevas herramientas que
proporcionan mecanismos de colaboracin y
coordinacin, lo que permite a los trabajadores
estar literalmente en la misma pgina.
Mejoras en las herramientas, tecnologas y
diseo para ayudar a los trabajadores a
procesar, organizar y utilizar su informacin.
Procesos de negocios
Con frecuencia, la informacin crtica de negocios se
mantiene separada de las aplicaciones que los
trabajadores conocen y utilizan. Gracias a su amplia
compatibilidad con el estndar XML de la industria,
Microsoft Office 2003 ayuda a reunir los procesos y
la informacin de negocios en el escritorio:
La compatibilidad con esquemas XML
enriquecidos y nativos, as como definidos por
el cliente, significa que las compaas pueden
integrar sistemas de informacin y sincronizar

los esfuerzos con los socios de negocios y los
clientes. Los sistemas nuevos, viejos, internos
y externos pueden combinarse para funcionar al
unsono.
Los usuarios pueden utilizar las aplicaciones
familiares de Microsoft Office para acceder
y analizar la informacin desde sistemas
de servicios de fondo complejos, sin necesidad
de realizar modificaciones tecnolgicas
problemticas.
Las funciones, como documentos inteligentes y
paneles de tareas programables, permiten que
la informacin especfica de tareas se
comparta fcilmente al realizar un proyecto.
Esto puede ayudar a aumentar la eficiencia y a
lograr tiempos de entrega ms rpidos.
Microsoft Office Outlook 2003 proporciona
nuevas capacidades de memoria cach que
agilizan la experiencia del usuario al pasar de una
conexin a otra y reducen el ancho de banda de
la red cuando se proporciona soporte a varios
usuarios.
Colaboracin integrada
La colaboracin en lnea puede ayudar a reducir el
tiempo de lanzamiento al mercado y proporcionar una
agilidad adicional en una organizacin, al responder a
las oportunidades. Microsoft Office 2003, que est
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diseado para integrarse con las tecnologas de

colaboracin de intranet, proporciona nuevas formas de
conectar a individuos, grupos y organizaciones,
permitiendo a los trabajadores colaborar entre s desde
cualquier lugar, agilizar los procesos de aprobacin y
revisin y crear nuevos depsitos de informacin.
Las reas de reuniones ayudan a mejorar la
productividad de las reuniones, al proporcionar
RAD
un lugar para coordinar calendarios, divulgar
materiales y almacenar notas y actas.
NUEVO
NUEVO
NUE
Las reas de documentos proporcionan un foro

RAD para manejar proyectos en colaboracin, con
funciones como actualizaciones automticas a
la versin ms actual y la capacidad de
compar tir documentos y otra informacin
relevante en tiempo real.
ADO
MEJOR
NUE
ADO
MEJOR
NUEVO
La tecnologa de mensajes y alertas

instantneos est integrada en todas las
herramientas de colaboracin de Microsoft Office
2003 y permite la informacin de presencia
instantnea y la capacidad de iniciar rpidamente
la conversin de mensajes instantneos desde
documentos, espacios de trabajo compartidos o
Microsoft Office Outlook 2003.
Los contactos y los calendarios se pueden
compartir fcilmente entre los miembros de un
grupo y visualizarse uno junto a otro para
facilitar la coordinacin y la programacin de
reuniones.
Los archivos adjuntos en directo, paneles de

integrados y sopor te para las
herramientas de colaboracin de intranet
ayudan a reducir las ineficiencias tpicamente
asociadas a los procesos de colaboracin,
como pasar los documentos de un lado a otro
para asuntos de modificacin y control de
versiones.
Administracin y control de la informacin

Las personas y la informacin son recursos
importantes para cualquier negocio. Ambas se han
tenido en cuenta al disear Microsoft Office 2003,
que proporciona nuevas herramientas para ayudar a
los trabajadores a manejar su correo electrnico y
mantenerse organizados, y ofrece a las compaas
ms control sobre la divulgacin de informacin
confidencial del negocio:
NUEVO
NUE
ADO
MEJOR
Las reglas y alertas mejoradas permiten

organizar automticamente los mensajes
entrantes de correo electrnico, as como
las notificaciones automticas, de tal
manera que los trabajadores puedan
mantenerse actualizados ms fcilmente.
Las alertas tambin se pueden integrar con
espacios de trabajo de documentos para
notificar a los trabajadores los desarrollos
importantes de los proyectos.
Las Carpetas de bsqueda de Microsoft

RAD Office Outlook 2003 proporcionan una
forma fcil y automatizada de mantener
juntos los mensajes relevantes de correo
electrnico, sin moverlos fsicamente.
NUEVO
RAD tareas
Adicionalmente, estas nuevas herramientas

utilizan la infraestructura existente de una
compaa, con mens, funciones e interfaces
familiares de Microsoft Office, lo que minimiza
la capacitacin y el tiempo de implementacin
necesarios.
La nueva vista de correo, el panel de

y el panel de exploracin de
Microsoft Office Outlook 2003 trabajan
juntos para proporcionar a los usuarios una
vista ms integral y organizada de sus
mensajes de correo electrnico, con un uso
ms eficiente del estado real de la pantalla.
lectura
RAD
Las Marcas rpidas de Microsoft Office

Outlook 2003 permiten sealar con un
RAD
solo clic los mensajes de correo
electrnico que requieren alguna accin.
NUEVO
Los derechos de modificacin en los

RAD documentos permiten a los propietarios
de los proyectos especificar las personas
que pueden hacer cambios en ellos o
incluso en secciones de los mismos.
NUEVO
La funcionalidad de Administracin de
RAD permisos sobre la informacin permite
proteger la informacin de su distribucin
o modificacin no autorizadas y posibilita
que las compaas establezcan y apliquen
directivas que ayuden a controlar la forma
en que se utilizan sus datos.
NUEVO
NUE
ADO
MEJOR
La funcionalidad de seguridad del correo

electrnico ayuda a detener los mensajes
entrantes que tienen virus y no permite
que los archivos adjuntos no solicitados
devuelvan informacin a sus servidores.
NUE
ADO
MEJOR
El soporte mejorado de tintas proporciona

una mejor experiencia general, al utilizar
Tablet PC para trabajar con los datos de la
compaa.
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Ventajas para la pequea empresa

Si bien muchas de las funciones de Microsoft Office
System estn diseadas para permitir la colaboracin
y la administracin de la informacin en grandes
organizaciones, una modificacin particular de
Microsoft Office 2003 contiene muchas funciones
diseadas para ayudar a la pequea empresa a lograr
nuevos niveles de colaboracin y eficiencia. El
componente Administrador de contactos de
negocios de Microsoft Office Outlook 2003, una
funcin complementaria opcional de Microsoft
Office Outlook 2003, es un desarrollo nuevo en este
rea que proporciona una herramienta ms para
ayudar a los propietarios y al personal de ventas de
las pequeas empresas a tener todos los detalles
que, sumados, significan el xito del negocio.
Microsoft Office Outlook 2003, con el

Administrador de contactos de negocios,
proporciona una forma para organizar fcilmente
los contactos y las oportunidades de venta, junto
con todos los mensajes de correo electrnico
correspondientes, documentos, nmeros de
telfono, direcciones y otra informacin pertinente.
Los contactos y opor tunidades del
Administrador de contactos de negocios se
integran con el calendario de Microsoft Office
Outlook 2003 para ofrecer alertas sensibles al
tiempo y no dejar pasar las oportunidades de
negocio.
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Administracin de
procesos e inteligencia
de la informacin
Microsoft Office 2003 trata una necesidad fundamental que los clientes han expresado de manera
repetida: la posibilidad de tener acceso a la informacin valiosa de negocios almacenada en bases
de datos antiguas, sistemas de socios, documentos individuales, mensajes de correo electrnico
y otros depsitos de informacin no aprovechados, y aprovecharla para su negocio.
Gracias a su compatibilidad con los estndares XML de la industria, las aplicaciones de Microsoft
Office 2003 pueden comunicarse con estos sistemas y formatos dispares y compartir los datos en
tiempo real, al tiempo que agilizan los procesos de intercambio de informacin entre equipos y
sistemas de servicios de fondo, extraen informacin oculta y permiten la creacin de soluciones
integradas de negocios en toda la organizacin y entre los socios de negocios.
Las funciones clave que permite la compatibilidad con

XML en Microsoft Office 2003 incluyen lo siguiente:
NUEVO
Documentos inteligentes. Los documentos

inteligentes llevan la informacin relevante
directamente a la tarea donde se necesita a
travs de una nueva inter faz de Panel
programable de tareas. Con los documentos
inteligentes pueden crearse soluciones XML
para permitir procesos de negocios, ayudar a
los usuarios a completar formularios y otros
documentos y, despus, vincular esa
informacin con sistemas de servicios de fondo
compatibles con XML.
RAD
Datos en tiempo real. Los usuarios

pueden crear grficos
RAD experimentados
dinmicos que trabajen con datos actualizados
en tiempo real almacenados en sistemas de
ser vicios de fondo, para mostrar informacin
del negocio a medida que cambia o crear
informes rpidamente.
NUEVO
ADO
MEJOR
Integracin XML. Los trabajadores pueden crear

y formatear documentos mediante las poderosas
herramientas incluidas en las aplicaciones de
Microsoft Office 2003 y, despus, publicarlos y
guardarlos fcilmente en formato XML para
utilizarlos en la organizacin o en la Web.
Esquemas XML. Ahora, las compaas pueden

trabajar con sus propios modelos o
RAD
esquemas de datos XML especficos del
NUEVO
negocio (vase XSD, a continuacin). Esto abre un

mundo totalmente nuevo de posibilidades para
que los individuos y las organizaciones capturen y
reutilicen la informacin crtica que en el pasado
haba estado atrapada en millones de documentos
que residan en los servidores de archivos, en
sistemas de servicios de fondo de difcil acceso o
que, simplemente, no se encontraban.
Una ventaja crtica de negocios

El marcado XML permite la creacin de documentos
semi-estructurados con reas de significados,
adems de presentacin y formato. Al crear o utilizar
esquemas XML especficos que definen la estructura
de los documentos y el tipo de contenidos que
contiene cada elemento de datos, los negocios
pueden personalizar la presentacin de datos para su
propio uso, facilitando la manipulacin, bsqueda y
reutilizacin de la informacin. XML reduce la
diferencia existente entre los documentos no
estructurados y los datos rgidamente estructurados.
Debido a que cada negocio es nico, la capacidad de
definir esquemas es una ventaja crtica para los
mismos. Al hacer posible que los negocios capturen el
tipo de informacin que necesitan de una forma ms
enriquecida, semntica y estructurada, Microsoft
Office 2003 les permite trabajar con la informacin en
la forma que tenga ms sentido para su organizacin.
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XSD: El Consorcio del World Wide Web (W3C) ha creado un

estndar para generar y describir esquemas XML, conocidos como
Lenguaje de definicin de esquemas XML o XSD. Debido a que
cada compaa conoce mejor el tipo de datos que necesita
capturar, puede definir por s misma cules son los XSD ms
relevantes para su propio negocio.
Estos esquemas pueden ser totalmente internos y nicos para una
compaa. Sin embargo, en algunas industrias tiene sentido crear
esquemas para su uso entre varias compaas u organizaciones.
Un ejemplo es XBRL, que significa Lenguaje de informe de negocios
extensible, una especificacin abierta que utiliza el esquema XML
para describir la informacin financiera o H7 para la industria del
cuidado de la salud. La implementacin de estos esquemas
estndar permite a las distintas organizaciones compartir
informacin fcilmente aunque utilicen tecnologas totalmente
diferentes de diversos proveedores en distintas plataformas, y crea
otras eficiencias de comunicacin y de negocios.
Por ejemplo, con Microsoft Office 2003, un sistema de

RRHH podra tener marcado un currculum en un
documento de Microsoft Office Word 2003 con etiquetas
XML como nombre, direccin, objetivos de carrera
o calificaciones. Una vez que se haya presentado este
documento de Microsoft Office Word 2003 al sistema de
RRHH, un director de RRHH podra ejecutar consultas tan
enriquecidas como una base de datos en la recopilacin
de archivos de currculos XML: Quin tiene un master?
Quin habla polaco? Tambin podra desarrollar
grficos, informes resumidos, etc., desde los datos
contenidos en esos documentos.
Documentos inteligentes y paneles

ORA programables de tareas
NUEVO
Los documentos inteligentes son una plataforma de

desarrollo e implementacin de soluciones con base
en XML que est disponible en Microsoft Office Word

2003 y Excel 2003. Los documentos inteligentes
permiten a los desarrolladores resolver problemas de
procesos de negocios, al desarrollar rpidamente
soluciones basadas en documentos que combinan las
ventajas de las aplicaciones de escritorio de Microsoft
Word y de Excel con las ventajas de los servicios Web,
incluidas una implementacin y actualizacin ms
fciles y la capacidad de elegir las herramientas de
desarrollo.
Los documentos inteligentes pueden incorporarse
fcilmente a los procesos de negocios, como
informes costosos, contratos u otros elementos que
puedan pasar a travs de varias manos o sistemas al
prepararse o que requieran informacin obtenida de
orgenes ubicados en servicios de fondo. Con un
documento inteligente, las tareas y la informacin
relevantes de un documento u hoja de clculo pueden
mostrarse en un Panel de Tareas programable
basado en los elementos XML del documento, lo que
ayuda a agilizar y automatizar procesos de
negocios cotidianos que actualmente pueden
resultar prolongados.
La implementacin de soluciones es tambin mucho
ms flexible. Ahora, el cdigo de soluciones puede
implementarse una vez en una ubicacin del servidor
central; Microsoft Office Word 2003 y Excel lo descargan
de manera segura y lo guardan en memoria cach de
manera local cuando se abre el documento inteligente.
Las actualizaciones del cdigo de soluciones e incluso
de la plantilla del documento mismo pueden entregarse
de igual forma, sin tener que implementarlas
directamente en el cliente, al igual que ocurre con las
soluciones basadas en Web. Adems de las soluciones
basadas en el Modelo de objetos componentes (COM),
los documentos inteligentes tambin permiten escribir
soluciones en el cdigo administrado .NET para obtener
una seguridad y una facilidad de desarrollo adicionales.
Una serie de puntos morados

indican la existencia de una etiq
Hacer clic en la Etiqueta intelig
opciones sensibles al contexto
un usuario escribe el smbolo
puede utilizar el botn de accio
inteligentes para insertar un s
un informe empresarial en
Documento inteligente de
ejemplo para escribir
presupuestos. El Panel de
tareas programables de la
derecha est diseado para
ayudar al escritor de
presupuestos en la tarea
de escribir
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Por ejemplo, una solucin de orden de compra que

utilice Microsoft Office Excel 2003 puede vincularse con
una regla de negocios en un servidor de servicios de
fondo que tome la identificacin del usuario y aplique el
lmite actual de firma de ese usuario al pedido
directamente en Microsoft Office Excel 2003, mientras
el usuario rellena el formulario. Se podra crear una
solucin de servicios sociales que traduzca los
formularios a distintos idiomas o que ayude a los
solicitantes a cumplimentar el formulario mediante
ayuda contextual. Dependiendo del tipo de usuario o
identificacin, o segn la informacin proporcionada por
el usuario, un documento de Microsoft Office Word 2003
podra reconfigurarse para incluir las secciones
necesarias que precisa rellenar el usuario, por ejemplo,
un formulario de revisin de rendimiento que tiene varias
secciones para la administracin y los empleados. Los
documentos inteligentes son nuevos y no existe un
lmite en cuanto a lo se puede hacer con ellos.
NU
ADO
MEJOR
Etiquetas inteligentes en Microsoft Office

2003
En Microsoft Office 2003, la compatibilidad ampliada
con etiquetas inteligentes se ha aumentado para que
incluya Microsoft Office Access 2003, PowerPoint y
Outlook. Adems, la compatibilidad con etiquetas
inteligentes se incluye en nuevas funciones, como el
panel de tareas Investigacin y los espacios de
trabajo compartidos, que se analizan ms adelante.
Microsoft Office 2003 ampla las capacidades de

las etiquetas inteligentes y proporciona esa
funcionalidad a ms aplicaciones, en beneficio tanto
de los usuarios como de los desarrolladores:
Los desarrolladores de Microsoft Office Access
2003 pueden incrustar fcilmente etiquetas
inteligentes en cualquier campo de Microsoft
Access. Cualquier control de un formulario,
informe o pgina de datos incluir una propiedad
para especificar etiquetas inteligentes.
Cualquier campo o columna en una tabla
tambin tendr esta propiedad. Las columnas
en una consulta heredarn esta propiedad de la
tabla en la que se basa la misma.
Las etiquetas inteligentes
estn desactivadas de manera
predeterminada en Microsoft
Office PowerPoint, 2003 pero
pueden ser habilitadas
fcilmente por el usuario o
mediante una solucin.
Seleccione Autocorreccin en
el men Herramientas para
que aparezca este cuadro de
dilogo
Una serie de puntos morados debajo del texto

indican la existencia de una etiqueta inteligente.
Hacer clic en la Etiqueta inteligente proporciona
opciones sensibles al contexto. Por ejemplo, si
un usuario escribe el smbolo burstil MSFT,
puede utilizar el botn de acciones de etiquetas
inteligentes para insertar un smbolo burstil o
un informe empresarial en su presentacin.
Como en Microsoft Office XP, las acciones de las

etiquetas inteligentes reconocen determinadas
palabras o cadenas al capturarse (como un nombre,
direccin o smbolo burstil) y permiten a los usuarios
asociar la informacin y las acciones con ese registro.
Los ISV y los usuarios de Microsoft Office XP han
ampliado las etiquetas inteligentes en formas que son
especficas de ciertas industrias, como facilitar la
capacidad de una instalacin mdica para buscar
registros de pacientes desde una base de datos
mediante nombres o nmeros de identificacin. Las
compaas tambin han desarrollado capacidades
especializadas al utilizar las etiquetas inteligentes,
como la de mostrar datos de clientes basados en la
identificacin de los mismos, o mostrar el inventario y
las ventas para un nmero de unidad especfico de
mantenimiento de inventario.
Con el nuevo SDK de etiquetas inteligentes de Microsoft

Office 2003, los desarrolladores podrn crear sus propias
etiquetas inteligentes, que pueden adjuntarse a campos
en tablas, consultas, formas y pginas de acceso a datos
en Microsoft Office Access 2003
Los usuarios de Microsoft Office Access 2003

que crean formularios para otros pueden
adjuntar etiquetas inteligentes a controles sin
pasos de programacin adicionales. Esto les
permite crear en Microsoft Office Access 2003
soluciones que tengan la misma apariencia de
otras aplicaciones de Microsoft Office 2003.
Los usuarios de Microsoft Office PowerPoint
2003 ahora pueden tener la informacin
enriquecida y la funcionalidad de asociacin de
las etiquetas inteligentes.
En Microsoft Office Word 2003 y Excel 2003,
las Etiquetas inteligentes se integran con el
soporte para XML y las acciones de las mismas
se pueden vincular con los elementos XML en
los documentos u hojas de clculo. Microsoft
Word tambin emplea la funcionalidad de las
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Etiquetas inteligentes para aplicarlas a

elementos XML directamente, de tal manera
que se puedan proporcionar acciones a
secciones enteras de documentos, en lugar de
aplicarse slo a unas pocas palabras, y las
acciones puedan trabajar en tipos o
recopilaciones de datos, en lugar de basarse en
el reconocimiento de una pieza de texto. Por
ejemplo, se puede escribir una etiqueta
inteligente personalizada que aparezca en
campos que soliciten al usuario introducir datos
y que ofrezca cumplimentar previamente los
mismos. Tambin se puede proporcionar una
accin de etiqueta inteligente que aplique
transformaciones a vistas diferentes en datos
XML recuperados a travs del Panel de Tareas

Investigacin, descrito ms adelante.
Las etiquetas inteligentes se pueden configurar
para efectuar acciones automticamente, como
cambiar los nmeros de piezas en hipervnculos
en una base de datos de ventas, agregar citas
con formato adecuado al final de un documento
de investigacin o llenar automticamente un
ndice con cada persona, compaa o producto
que se menciona en el documento.
Para los desarrolladores, un SDK nuevo hace
que las etiquetas inteligentes de Microsoft
Office 2003 sean ms fciles de desarrollar e
implementar.
Microsoft Office Access 2003

La importacin y exportacin de archivos
XML es mucho ms flexible con Microsoft
Office Access 2003. Access permite a los
usuarios trabajar con archivos XML de
cualquier esquema e impor tarlos a la
estructura existente de una base de datos
de Access o continuar utilizando una
Transformacin XSL (XSLT) creada por ellos
mismos o por otro desarrollador.
La nueva opcin de Exportar permite a los
usuarios aplicar XSLT durante la exportacin y,
como resultado, crear un archivo XML en un
esquema distinto del que estaba utilizando
Microsoft Office Access 2003. Ambas
mejoras permiten a los usuarios de una
misma organizacin o de organizaciones
distintas compartir informacin fcilmente.
Etiquetas inteligentes en
Microsoft Office Access 2003
La funcin de Exportar en Microsoft Office

Access 2003 se puede utilizar para generar
slo los datos XML asociados con los
registros actuales en una tabla. Las
opciones de Datos de bsqueda tambin
permiten a Microsoft Office Access 2003
exportar los datos de bsqueda
relacionados con el registro para obtener
una presentacin completa de la
informacin
Las Etiquetas inteligentes estn ahora habilitadas para

Access. Los usuarios pueden definir reconocedores de
etiquetas inteligentes que les permitan utilizar la misma
interfaz que el resto de Microsoft Office 2003 para
asignar varias acciones a un campo.
XML en Microsoft Office Excel 2003

En la versin anterior de Microsoft Office Excel 2003,
Excel 2002, los usuarios que deseaban trabajar con
XML contaban con una gran herramienta que utilizaba
el formato de Esquema de hoja de clculo XML
(XMLSS). Microsoft Office Excel 2003 ha mejorado
esa experiencia inicial de XML y ahora puede
consumir y generar archivos de datos XML

expresados en esquemas XML definidos por el
cliente (XSD), no solamente en el Esquema de hoja
de clculo XML. Ahora, Microsoft Office Excel 2003
es un editor eficiente de XML para analizar y mostrar
informacin de negocios al momento.
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NUEVO
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Herramienta de correlacin
RAD
Microsoft Office Excel 2003 proporciona una

herramienta de correlacin visual descriptiva que
funciona de manera muy similar a un seleccionador
de campo.
Con esto, los desarrolladores de
soluciones o los usuarios avanzados de Microsoft
Office 2003 pueden hacer lo siguiente, sin escribir
cdigo alguno:
Correlacionar fcilmente hojas de clculo
existentes de Excel con estructuras de datos
XML, como bases de datos para importacin.
Crear documentos dinmicos de Excel que
carguen datos XML, mostrarlos y volverlos a
escribir en cualquier formato con informacin al
instante.
Crear nuevos depsitos de informacin
habilitados para XML a partir de hojas de
clculo existentes de Excel.
Al utilizar la herramienta de correlacin para
recuperar informacin desde orgenes de datos, por
ejemplo, un servidor de servicios de fondo, un
servicio de catlogo Web o cualquier otro archivo de
datos XML, los usuarios pueden organizar la
informacin en la cuadrcula de Microsoft Office Excel
2003 y mostrarla en la forma que deseen.
Simplemente, tienen que hacer clic en Actualizar para
que se actualice la hoja de clculo, de tal manera que
la informacin actualizada est disponible incluso
para los datos con mayor movimiento.
Listas de Microsoft Office Excel 2003

Ahora, Microsoft Office Excel 2003 permite a los
usuarios agregar una estructura alrededor de los
datos que rastrean en hojas de clculo. La funcin de
Lista proporciona una fila de entrada de datos en la
parte inferior de la lista que ampla automticamente
la zona de la lista al agregar conceptos nuevos. La
funcin de Alternar fila completa activa toda una fila,
lo cual permite al usuario especificar el promedio,
cuenta, recuentos, mximo, mnimo, sumatoria,
desviacin estndar o varianza para los valores de
cualquiera de las columnas de la lista. Adems, una
vez que los datos estn en una lista de Excel, las
operaciones como imprimir, crear grficos o crear una
tabla dinmica son ms fciles de realizar.
Para Importar datos, utilice los botones de Actualizar e

Importar en la barra de herramientas Lista y XML
Integracin con Microsoft Windows

SharePoint Services
Asimismo, Microsoft Office 2003 permite a los
usuarios ver, editar y actualizar las listas de Microsoft
Windows SharePoint Ser vices en Excel. En los
intervalos designados como listas, Excel ahora ofrece
la capacidad de compartir la lista, al exportarla como
una lista de Microsoft Windows SharePoint. Los
usuarios pueden importar listas de SharePoint a
Excel o vincularlas de forma que los cambios en la
lista se compartan entre el servidor y el cliente Excel.
Tambin se proporciona una funcionalidad de
resolucin de conflictos cuando se actualizan listas
de Excel, y las Listas se pueden modificar sin
conexin mediante el Formato de archivo binario
(BIFF) de Excel. Tambin se pueden crear etiquetas
XML que se correlacionen con conceptos en los
formularios corporativos existentes de Excel, como
nombre de empleado o cantidad, lo que permite
aprovechar fcilmente los formularios como otro
almacn de datos. Por ejemplo, se podra crear una
solucin para informes de gastos que consista de
una plantilla de hoja de clculo de Excel
correlacionada con el esquema XML de la
organizacin para los informes de gastos. A su vez, el
sistema de contabilidad SAP de la compaa, o
cualquier otro sistema o plataforma de servicios de
fondo compatible con XML, podra consumir esto
fcilmente para su procesamiento. Las capacidades
de XML en Excel permiten que esta informacin se
utilice entre varios sistemas.
Integracin con Componentes Web de

hoja de clculo
La nueva seccin Componentes Web de hoja de
clculo en Microsoft Windows SharePoint Services
puede consumir cualquier hoja de clculo de
Microsoft Office Excel 2003 correlacionada con un
esquema XML y puede proporcionar estos datos
tanto a orgenes de datos de SharePoint como a
aqullos que no son de SharePoint. El componente
muestra los datos de acuerdo con una correlacin de
los elementos XML de los mismos.
Nuevas funciones de Lista en Microsoft Office Excel

2003, que ayudan a los usuarios a organizar y analizar
los datos mostrados
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XML en Microsoft Office Word 2003

La amplia compatibilidad con XML en Microsoft Office
Word 2003 crea una nueva metfora para documentos
que acorta la diferencia existente entre documentos y
datos. XML en Word proporciona la base para
desarrollar soluciones para una gran variedad de
problemas de negocios, como informes de datos,
aadido de contenidos, publicacin, extraccin de
datos y presentacin de datos en los procesos de
negocios. Fundamentalmente, Microsoft Office Word
2003 proporciona estas capacidades bsicas:
Guardar y abrir archivos XML en esquemas
definidos por el cliente. Los archivos en los
esquemas definidos por el cliente pueden
guardarse con o sin cualquiera de los XML propios
de Word en el archivo. El XML opcional de Word
puede utilizarse con objeto de presentar y controlar
el diseo del documento si se desea.
Crear, guardar y abrir archivos XML en
esquemas de Word. Word XML es un XML vlido
y con formato correcto que se utiliza para
representar los contenidos, presentacin y
diseo de un documento de Word. Word XML no
tiene marcacin semntica para indicar el
significado de las partes del documento, de tal
manera que se utiliza mejor junto con los
esquemas definidos por el cliente incrustados
en el documento Word XML.
Utilizar una Transformacin XSL para controlar la
presentacin en Word de los archivos XML que
utilizan los esquemas definidos por el cliente.
Editar un archivo XML, mantenindolo vlido
al mismo tiempo, de acuerdo con las reglas del
esquema definido por el cliente.
Permitir a los desarrolladores o usuarios
avanzados trabajar y etiquetar un documento
de Word con su propio marcado XML.
Generar un documento de Word mediante una
consulta a una base de datos.
Word tambin admite tecnologas como XPATH,
XSL, XSD y la validacin de esquemas.
Formato nativo de archivos XML

Microsoft Office Word 2003 proporciona un formato
nativo de archivos XML: un archivo XML vlido y con
formato correcto que representa completamente un
documento de Word. Con Word 2003, los usuarios
pueden guardar currculos, informes u otros
documentos, como archivos XML, y mantener todos
los formatos enriquecidos de Word cuando se abra de
nuevo el archivo. Cuando se guarda un documento de
Word como XML, no se pierden funciones o formatos
y slo se crea un archivo nico; por tanto, resulta
ms fcil compartir o trabajar con el documento que
con el formato HTML, en donde las imgenes u otros
archivos se almacenan por separado. Tambin se

proporciona una Transformacin XSL para convertir
Word XML a HTML 4.0 o XHTML para su presentacin
en exploradores Web.
Aunque el formato de archivo Microsoft Word XML es
til en s mismo como una posibilidad para permitir
acceso a los contenidos de documentos de los
procesos basados en servidor, una parte importante
de su valor es actuar como un contenedor para los
datos de esquemas definidos por el cliente (que se
analizan ms adelante). Al utilizar un esquema
definido por el cliente, Word XML acta como un
sobre transparente que lleva los datos ms
valiosos del cliente y proporciona informacin acerca
de la forma en que deben presentarse (por ejemplo,
con formato en una tabla). Cuando se utiliza con
datos XML definidos por el cliente, Word XML tambin
agrega la capacidad para ejecutar operaciones
complejas en los datos del cliente, como fusionar dos
documentos XML y almacenar las diferencias, o
rastrear los cambios en datos XML a medida que
mltiples usuarios los modifiquen.
Aplicar los esquemas definidos por el

cliente a los documentos de Microsoft
Office Word 2003
Microsoft Office Word 2003 permite a los usuarios
abrir un archivo XML preexistente definido por el cliente
mediante los esquemas propios del archivo o crear un
archivo nuevo al aplicar un esquema XML a un
documento o plantilla existente en Word. Word tambin
permite a los usuarios ver los elementos XML que se
han aplicado a un documento, junto con una lista de
elementos que pueden aplicarse a la seleccin actual.
Esta lista se toma del esquema que se ha aplicado al
documento. De manera predeterminada, slo muestra
los elementos que son vlidos de acuerdo con el
esquema en el contexto seleccionado.
Un documento que utiliza un esquema definido por el
cliente (XSD) puede guardarse como XML utilizando
slo ese esquema (sin incluir Microsoft Office Word
XML) o como un archivo Word XML con el XML definido
por el cliente intercalado, pero claramente separado,
en los espacios de nombres XML. Word XML se puede
eliminar a travs de una transformacin o mediante
programacin en cualquier momento para dejar slo el
XML en el esquema original, de forma que los
procesos externos puedan manipular fcilmente el
documento, por ejemplo, un servidor que extrae datos
del mismo. El marcado XML tambin se mantiene de
manera conveniente en los formatos binarios .doc y
.dot para facilitar el transporte y almacenamiento.
Adems, Microsoft Office Word 2003 detecta
automticamente asociaciones entre archivos XML y
XSD y ofrece a los usuarios la opcin de agregar los
XSD apropiados o utilizar los XSLT aplicables cuando
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Usuario avanzado de
Microsoft Office Word 2003
que marca una plantilla con
su propio esquema XML. Se
activa la vista de la
etiqueta y queda visible el
panel de la estructura XML.
Posteriormente, un
consumidor de esta
plantilla no vera etiqueta
alguna: simplemente
llenara la plantilla
normalmente y su
contenido recibira el
marcado apropiado
interacten con archivos XML per tenecientes a

categoras registradas con Microsoft Office Word
2003, como artculos de noticias o currculos. Con
esta funcin, un usuario puede abrir simplemente un
archivo XML y Word aplica automticamente una
Transformacin XSL para mostrarlo en un formato
estndar de la organizacin.
Administracin de contenidos
Al facilitar tanto el trabajo con archivos XML, Microsoft
Word 2003 puede ahora convertirse en una parte
integral de la solucin de administracin de contenidos
de una organizacin. Los usuarios pueden crear
contenidos XML por medio de la aplicacin familiar de
Word. Adems, el panel de tareas de Word puede
mostrar fragmentos de los documentos XML que
pueden combinarse de nuevo o insertarse en el
documento actual para simplificar la reutilizacin de los
contenidos en toda la organizacin. Los desarrolladores
pueden crear fcilmente soluciones para manipular,
distribuir y cambiar el propsito de este contenido
segn se necesite mediante herramientas como
Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) o incluso
las herramientas de Microsoft Visual Studio.NET para
Microsoft Office 2003 y el modelo robusto de objetos
Microsoft Word XML.
Informes de datos
Microsoft Word 2003 admite consultas reactualizables
de Web XML, cuyos resultados pueden pasarse a
travs de una Transformacin XSL o mostrarse en
Word, gracias a sus capacidades de formato
enriquecido. Los usuarios pueden aprovechar esta
capacidad para presentar fcilmente datos SharePoint
del servidor, disponibles como XML de Microsoft

Windows SharePoint Services, u otros datos XML de
los servicios Web, pginas ASP, ASPX y otros orgenes
en un informe semanal u otro documento. Por ejemplo,
un usuario puede incluir en un documento una tabla
que muestra el estado actual del documento en un
sitio de SharePoint (autor, prioridad, fecha de
vencimiento, etc.) y esta informacin se puede
actualizar automticamente para mantenerla en
sincronizacin con cualquier cambio en el servidor.
Cambio de propsito en el contenido

Es comn que un documento aparezca en diferentes
contextos o en dispositivos diferentes. Por ejemplo, el
informe anual de una compaa podra enviarse a los
accionistas en una forma impresa enriquecida, estar
disponible en su sitio Web en un formato ms simple
que funcione con todos los exploradores Web o incluso
estar disponible para su presentacin en dispositivos
con pantallas pequeas, como Pocket PC.
El uso de las Transformaciones XSL (XSLT) permite a los
usuarios crear estos distintos formatos desde una copia
maestra XML del documento. La ventaja de este
enfoque es que los usuarios no necesitan modificar
varias copias del documento. En lugar de esto, un
servidor Web puede utilizar diferentes transformaciones
en el documento maestro XML, dependiendo del
dispositivo visor, de tal manera que el usuario
simplemente edite el documento maestro y permita que
la transformacin se ocupe de la presentacin
apropiada. De manera similar, se puede cambiar XSLT
para modificar la apariencia del documento, sin
necesidad de preocuparse por la introduccin de errores
en el original. Adems, el usuario puede crear
manualmente distintas versiones al hacer simplemente
clic en Guardar como en los distintos documentos XSLT.
Guia Productos
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Extraccin de datos
Modificacin estructurada
Gran parte del conocimiento de una organizacin se

encuentra en documentos creados por personas de
la organizacin. En general, es relativamente difcil
acceder a stos, excepto para el creador del
documento. Tambin es difcil predecir exactamente
los bits de informacin que sern valiosos en el
futuro. Almacenar los documentos como XML permite
que esa informacin se extraiga en una fecha
posterior si se desea. Por ejemplo, un usuario podra
recuperar todas las fechas de licenciatura de una
recopilacin de currculos en un esquema XML en
particular mediante una consulta simple. Hacer esto
con documentos HTML o documentos normales de un
procesador de texto resultara difcil, si no imposible.
Microsoft Office Word 2003 tambin incluye la

capacidad de limitar el formato permitido en un
documento y las partes del documento que un usuario
puede modificar. Esto permite utilizar Microsoft Office
Word 2003 como herramienta de introduccin de
datos para procesos de negocios basados en XML. Por
ejemplo, con un plantilla de servicios financieros, el
creador de la plantilla puede mantener cerradas las
partes del documento que expliquen la forma de
llenarlo e incluso limitar los tipos de formatos que
puede aplicar el usuario. Despus de que el cliente
completa el documento de Word enriquecido dentro de
las alineaciones aplicadas, puede enviarse a un
servicio Web o a una herramienta de servidor interno
que correlacione la informacin introducida por el
usuario, ya que los datos son XML puro, vlido y con
formato correcto, lo que permite que otros sistemas
de negocios los utilicen fcilmente.
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Trabajo en
equipo efectivo
Permitir una colaboracin cercana entre los trabajadores es uno de los principales enfoques de los
nuevos productos de Microsoft Office System. Microsoft Office 2003, combinado con Microsoft
Windows SharePoint Services, proporciona nuevas formas de reunir a los empleados desde
cualquier ubicacin, prestar una experiencia especializada a cualquier proyecto y agilizar los
procesos de aprobacin y revisin.
Algunas de las funciones nuevas incluyen:

NUEVO
El panel de tareas rea de trabajo compartida

permite a los usuarios ver el contexto de
colaboracin desde un servidor que ejecuta
Microsoft Windows SharePoint Services,
directamente dentro de su aplicacin, al editar un
documento.
RAD
NUEVO
Los sitios del rea de documentos proporcionan

capacidades de colaboracin en documentos
inteligentes y control mejorado de las versiones.
Los usuarios obtienen herramientas para
compartir documentos en tiempo real, asignar
tareas y fechas lmite y revisar fcilmente el
estado de un proyecto de documento.
RAD
NUEVO
Los sitios de rea de reuniones proporcionan a

los trabajadores capacidad adicional para
organizar reuniones, capturar informacin e
incluir asistentes de distintas ubicaciones.
RAD
N
ADO
MEJOR
La tecnologa de Instant Messenger (IM) se

integra con las aplicaciones de Microsoft Office
2003 y proporciona informacin de presencia
instantnea y la capacidad de iniciar rpidamente
conversaciones desde documentos o desde
ADO
MEJOR
Los miembros del grupo tienen fcil acceso a

los Contactos compartidos y a los Calendarios
compartidos para simplificar la coordinacin y
programacin de reuniones.
NUEVO
La tecnologa de Administracin de permisos

sobre la informacin ofrece a los usuarios y
organizaciones ms control sobre la informacin
empresarial valiosa.
RAD
Una plataforma para trabajo en equipo

La integracin estrecha entre Microsoft Office 2003 y
Microsoft Windows SharePoint Services ofrece un
ambiente de rea de trabajo en colaboracin que est
disponible en cualquier lugar donde est instalado el
sistema de aplicaciones de Microsoft Office 2003 o un
simple explorador Web. Con Microsoft Windows
SharePoint Services, Microsoft Office 2003 contiene
herramientas nuevas y mejoradas para trabajar en un
documento compartido, comunicar el estado de un
proyecto, buscar un compaero de trabajo en lnea y
aadir comentarios o resultados a un rea de trabajo
compartida.
NUEVO
Panel de tareas rea de trabajo
D
RAcompartida
Cuando un usuario abre un documento que se encuentra

en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services,
sin importar si es un sitio de uso habitual, un sitio de
rea de reuniones o un sitio de rea de documentos, la
aplicacin Microsoft Office 2003 que abri el documento
proporciona un panel de tareas especiales que muestra
la informacin relevante sobre ese sitio directamente en
la aplicacin. Este panel muestra la informacin, como
la lista de personas que colabora en el rea de trabajo,
as como su estado de conexin, una lista de tareas,
otros documentos en la biblioteca del rea de trabajo
compartida, los hipervnculos relevantes y otra
informacin. Microsoft Office Word 2003, Excel 2003,
PowerPoint 2003, Project 11, Visio 11 y OneNote
muestran el panel de tareas rea de trabajo compartida
cuando el usuario abre un documento que reside en un
sitio de SharePoint.
Guia Productos
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El panel de tareas no solamente puede verse;

permite a un usuario invitar a nuevos colaboradores
al rea de trabajo, crear, asignar y marcar tareas
como terminadas, cargar documentos adicionales,
ver otros documentos en la biblioteca y agregar o
seguir hipervnculos relacionados con el documento.
Asimismo, la integracin del panel de tareas con la
tecnologa de Instant Messenger permite al usuario
ver quin est en lnea a travs del icono familiar de
pen y enviar mensajes instantneos o de correo
electrnico a los miembros del grupo. Este panel
lleva el contexto del documento directamente al
entorno del usuario.
Espacios de trabajo de documentos

Al trabajar con otros en un documento, con frecuencia
los usuarios empiezan por enviar mensajes de correo
electrnico a sus compaeros de trabajo. Al utilizar
una ubicacin nica de servidor para el documento,
con frecuencia necesitan tambin tener una copia del
archivo sin conexin o local, debido a que
ocasionalmente estn fuera de la red o porque la
copia del ser vidor est protegida contra la
modificacin por parte de los usuarios.
Como resultado del uso del correo electrnico o de
las copias sin conexin, los documentos quedan
fuera de sincronizacin o evolucionan en varias
versiones, lo cual suele requerir un prolongado
proceso de cotejo de los cambios. Con el correo
electrnico, tambin resulta difcil el seguimiento del
avance de los dems colaboradores.
Los sitios del rea de documentos simplifican en
mucho la colaboracin ad hoc y cotidiana en
documentos. Como ocurre con cualquier sitio de
Microsoft Windows SharePointn Services, centralizan
todos los medios de la colaboracin (lista de tareas,
fechas de vencimiento, documentos relacionados,
Documento con el panel de

tareas rea de trabajo
compartida abierto en la
lista de personas que
colaboran en el documento
hipervnculos y contactos)
para los participantes del
proyecto. Tambin se
integran
con
las
aplicaciones de Microsoft
Office 2003 a travs del
panel de tareas rea de
trabajo compartida en
la aplicacin, junto al
propio documento, lo que
permite un acceso rpido a
todos estos recursos y
suma el contexto de
colaboracin en equipo a
las
herramientas
de
productividad personal de
un trabajador. A diferencia del correo electrnico, en
donde el autor original no tiene manera de saber si
cualquiera de las personas a las que pidi una
aportacin han empezado a trabajar, con el panel de
tareas rea de trabajo compartida y los sitos del rea de
documentos cada usuario puede ver el avance
incremental en la modificacin y terminacin de la tarea.
Crear un rea de documentos

En Microsoft Office Outlook 2003, cuando un usuario
adjunta un documento de Microsoft Office 2003 a un
mensaje de correo electrnico, puede ver el panel de
tareas Opciones de datos adjuntos. De manera
predeterminada, el archivo adjunto se enva de la misma
forma que en versiones anteriores, pero si el usuario
selecciona la opcin Datos adjuntos compartidos, el
documento enviado se almacena en un sitio de rea de
documentos que se crea automticamente en un
servidor disponible que ejecute Microsoft Windows
SharePoint Services. Si lo desea, el usuario puede
especificar el sitio de SharePoint en el que crear el rea
de documentos o dejar la eleccin predeterminada.
Guia Productos
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Mensaje de correo
electrnico en Microsoft
Outlook mostrado con el
panel de tareas Opciones
de datos adjuntos visible y
la opcin Datos adjuntos
compartidos seleccionada.
Al adjuntar cualquier
elemento a un mensaje de
correo electrnico, se
activa el panel de tareas
Opciones de datos adjuntos
Crear un rea de documentos a travs de

una aplicacin de Microsoft Office
Al utilizar el elemento de men Herramientas/rea
de trabajo compartida o al mostrar directamente el
panel de tareas rea de trabajo compartida, un
usuario puede crear un sitio de rea de documentos
para cualquier documento de Microsoft Office en su
disco duro. Entonces, el documento se convierte en
una copia local conectada del documento, con una
copia maestra en el servidor. El usuario puede invitar
a otros colaboradores, agregar vnculos, etc. sin
tener que volver a utilizar el correo electrnico.
Es posible crear un sitio de rea de documentos con

acceso limitado de miembros en un sitio de Microsoft
SharePoint para un documento. Cuando se terminan las
modificaciones al documento, el autor puede volverlo a
publicar en la ubicacin original para actualizar el
documento original en donde todos lo puedan ver
Crear un rea de documentos para un

documento en un sitio de SharePoint
Algunas veces, los sitios de Microsoft SharePoint
pueden llegar a tener muchos miembros. En ese
caso, algunos usuarios quizs deseen llevar un
documento a un espacio semiprivado para trabajar
con el mismo de manera adicional, sin interrumpir la
versin actual pblica que tiene una modificacin

en proceso. Los usuarios pueden crear un sitio de
rea de documentos para el documento, trabajar en
el mismo independientemente o con otros hasta
completarlo y luego volverlo a colocar en el sitio
principal de Microsoft SharePoint.
Ya se inicie a travs de mensajes de correo
electrnico o con aplicaciones de Microsoft Office
2003, el uso compar tido de archivos adjuntos
proporciona automticamente toda la funcionalidad
de flujo de trabajo e informacin de colaboracin que
se encuentra en el rea de documentos. Esta
informacin tambin aparece en contexto,
directamente en el panel de tareas rea de trabajo
compartida, junto al documento que se abre en el
equipo de cualquiera de los compaeros de trabajo.
Cualquier destinatario del correo electrnico se
agrega automticamente al rea de trabajo. As, tan
slo con enviar un simple mensaje de correo
electrnico y datos adjuntos, el usuario inicia una
poderosa herramienta de colaboracin para su grupo
de compaeros de trabajo, sin importar su ubicacin.
Trabajar con un sitio de rea de

documentos
Todos los destinatarios del mensaje de correo
electrnico original normalmente reciben los archivos
adjuntos, pero tambin ven un vnculo que apunta al
sitio de rea de documentos en el que se encuentran
las copias ms recientes del documento y se puede ver
otra informacin relacionada con la colaboracin. Los
destinatarios que no utilicen Microsoft Office 2003
pueden trabajar en datos adjuntos no actualizados o
emplear el vnculo incluido en el sitio de rea de
documentos para ver la informacin ms reciente.
Guia Productos
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Documento con el panel de

tareas rea de trabajo
compartida abierto en la
lista de personas que
colaboran en el documento
Pueden trabajar directamente en el servidor cuando

estn en lnea. Para cualquier destinatario que cuenta
con Microsoft Office 2003, existe un beneficio adicional:
los documentos de Microsoft Office 2003 que se
adjuntaron estn conectados a las copias maestras del
sitio de rea de documentos. Al abrir esos documentos,
la aplicacin ofrece comprobar si existe una versin
actualizada en el servidor y utilizarla en lugar de los
datos adjuntos de correo electrnico no actualizados.
Tambin aparece el panel de tareas rea de trabajo
compartida, que suministra informacin desde el rea
de documentos. Debido a que el archivo adjunto
compartido est en el equipo local del usuario, puede
modificarse con o sin conexin, incluso si otros usuarios
estn trabajando en la copia del servidor o en sus
propias copias conectadas localmente. A partir de ese

momento, no es necesario que los usuarios de
Microsoft Office 2003 reenven copias del documento
por correo electrnico, lo que ayuda a eliminar la
confusin y ahorra espacio de almacenamiento y ancho
de banda en la red.
Cuando se comparte un archivo adjunto en un sitio de
rea de documentos, se avisa a cada colaborador
cuando otros han realizado cambios en el documento
y se le da la oportunidad de revisar los cambios o
aportar los suyos propios en tiempo real. Al utilizar
las tareas y alertas de Microsoft Windows SharePoint
Services, los compaeros de trabajo tambin pueden
seguir el avance de otros colaboradores.
Donde sea que aparezca un

nombre en Microsoft Office
Outlook 2003 o en un
documento compartido, un
usuario puede colocarse
sobre el nombre para
producir un icono de
presencia con un men de
contexto para ayudar al
usuario con las opciones
para contactar a esa
persona. Se pueden iniciar
inmediatamente las
conversaciones con
Mensajes instantneos
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Los usuarios tambin tienen

acceso a estas funciones
del sitio Web de Microsoft
Windows SharePoint
Servicesque aloja el rea
de trabajo compartida
directamente desde el
panel de tareas rea de
trabajo compartida o al
explorarlo desde un
explorador Web
La integracin de mensajes instantneos permite ver

cundo otros autores estn en lnea e iniciar
conversaciones con los mismos. Adems, ya que el
documento sigue adjunto al mensaje de correo, todo
funciona fuera de lnea, tal como suceda en
versiones anteriores.
NUEVO
rea de reuniones
RAD
Las reas de reuniones son para todos los que

dedican tiempo a preparar, realizar y dar seguimiento
a las reuniones. El rea de trabajo proporciona un
sitio seguro y en lnea para centralizar todas las
comunicaciones, documentos y logstica relacionados
con las reuniones, y resulta la ubicacin perfecta
para todos los elementos relacionados con las
reuniones que tienen que ser organizados,
compartidos y archivados. El rea de reuniones est
diseada de forma que el proceso de reuniones sea
ms intuitivo, gil y eficaz, y para ayudar a los
clientes a ahorrar tiempo y mejorar la productividad.
nicas, recurrentes o relacionadas. Para establecer

fcilmente un rea de reuniones mediante Microsoft
Office Outlook 2003, cree una Solicitud de nueva
reunin y, despus, haga clic en el botn Servicios en
lnea para reuniones.
Con rea de reuniones, los administradores pueden
planear fcilmente una reunin, coordinar a los
par ticipantes, proporcionar los documentos o
accesorios necesarios para el rea de reunin,
conectar con usuarios remotos, capturar la
informacin, tareas y conceptos de seguimiento
generados durante la reunin y divulgar las notas y
conceptos de accin de las reuniones, capturados,
por ejemplo, con Microsoft Office OneNote 2003.
Un Panel de tareas de
partes Web fcil de utilizar
permite a los usuarios
personalizar rpidamente el
sitio del rea de reuniones
El rea de reuniones, construida sobre Microsoft

Windows SharePoint Services y elementos Web, es
esencialmente un sitio personalizado que
proporciona herramientas simples y directas que
ayudan a convocar a los empleados a reuniones
El rea de reuniones
proporciona un rea
consolidada para
programar y divulgar
materiales a los
participantes, as como
mantener un seguimiento
de resultados. Pueden
agregarse fcilmente
elementos Web para
proporcionar otros flujos
de informacin
Guia Productos
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El rea de reuniones admite, entre otras, las

funciones siguientes:
Divulgar los conceptos y materiales de la
agenda planeados previamente
Compartir informacin visual, contenidos, actas
de las reuniones y conceptos de accin
Facilitar las reuniones recurrentes
Informar acerca de problemas en las reuniones
actuales
Actualizar la informacin relacionada sin tener
que volver a enviar la convocatoria de reunin
Tomar notas simples durante la reunin o
capturar notas ms complejas desde Microsoft
Office OneNote 2003, por ejemplo
vistas de calendario, de forma paralela, en la ventana

de Microsoft Office Outlook 2003. Los calendarios se
desplazan juntos y estn codificados por color, lo que
resulta til para compararlos o buscar un compaero de
trabajo. Los usuarios pueden arrastrar citas entre
calendarios o a su propio calendario, o utilizar la funcin
Nueva reunin con para establecer rpidamente una
reunin con los propietarios de algunos o todos los
calendarios abiertos.
Una vez que un usuario ha abierto un calendario, a
continuacin ste aparecer en el mdulo
Calendario del panel de exploracin (en la par te
inferior izquierda). Para activar varios calendarios,
uno junto a otro, el usuario simplemente tiene que
activar el cuadro situado junto a los calendarios
deseados. Para desactivar un calendario, slo hay
que desactivar el cuadro.
Conectar a los usuarios mviles a las reuniones

Integracin con las vistas del calendario de
reuniones de una lista de Microsoft Windows
SharePoint Services
Crear, aprovisionar y administrar el sitio de rea
de trabajo
Integracin del rea de trabajo con cualquier
sitio de SharePoint
Relacionar la informacin del rea de trabajo a
travs de los paneles de tareas de aplicaciones
Modificacin de los datos del rea de trabajo a
travs de Microsoft Office Excel 2003,
PowerPoint y Word
NUEVO
Calendarios paralelos
ADO
Microsoft Office Outlook 2003 permite ver varios

calendarios, incluidos calendarios locales, calendarios
de carpetas pblicas, calendarios de otros usuarios y
El panel de exploracin
(izquierda) muestra los
calendarios a los que
tiene acceso el usuario.
Ver estos calendarios
simultneamente es tan
simple como hacer clic
en el cuadro situado
junto al calendario
Para abrir el calendario
de otro usuario (requiere
Microsoft Exchange),
haga clic en Abrir un
calendario compartido.
Debe tener permiso para
ver el calendario de otro
usuario, en caso
contrario, no podr abrirlo
Para compartir su calendario con otros
(requiere Microsoft Exchange), haga clic en
Compartir mi calendario y asigne los
permisos necesarios
La vista de calendarios
paralelos en Microsoft
Office Outlook 2003. Del
lado izquierdo, el Panel de
navegacin muestra los
calendarios a los que tiene
acceso el usuario. El uso
de la funcin Nueva
reunin con abre varios
calendarios uno junto a
otro. Haga clic con el
botn alterno en el
calendario y resalte
Nueva reunin con
Guia Productos
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Pgina 21
NU
ADO
MEJOR
Microsoft Windows SharePoint Services y

Microsoft Office Outlook 2003
Con Microsoft Office 2003, los datos de Microsoft
Windows SharePoint Ser vices pueden utilizarse
directamente en Microsoft Office Outlook 2003 para
permitir a los usuarios hacer un mejor uso de la
informacin del grupo al integrarla con la propia.
Por ejemplo, un grupo puede colocar su calendario
de revisiones de producto en un sitio de SharePoint
para que sir va como referencia para todo el grupo.
Los miembros del grupo pueden comparar el
calendario con los suyos respectivos al abrir la
vista del calendario directamente en una lista de
SharePoint junto con sus calendarios de Outlook.
Los eventos de una lista de SharePoint tienen la
misma apariencia y compor tamiento que las citas
de Outlook y pueden arrastrarse y soltarse desde el
calendario de SharePoint al calendario de Outlook
de cada usuario.
Otros beneficios de la estrecha integracin entre
Microsoft Windows SharePoint Ser vices y Outlook
en Microsoft Office 2003 incluyen lo siguiente:
Servidor de grupo de trabajo. Las pequeas
empresas pueden utilizar Microsoft Windows
SharePoint Services como un pequeo servidor
de grupo de trabajo que permite compartir
contactos y calendarios sin necesitar un servidor
de Microsoft Exchange Server.
Disponibilidad sin conexin. Los datos de

Microsoft Windows SharePoint Ser vices
quedan en la memoria cach del equipo local,
de tal manera que se pueden utilizar sin
conexin. Esto significa que las listas de
calendarios y contactos pueden verse aunque
el sitio de SharePoint no est disponible, por
ejemplo, cuando el usuario est en un avin.
Microsoft Windows SharePoint Services en
Microsoft Outlook 2003. Los usuarios de
Microsoft Office Outlook 2003 pueden abrir las
listas de calendario, las listas de eventos y las
listas de contactos en la interfaz de Outlook
como un origen de datos de slo lectura. Los
datos de Microsoft Windows SharePoint Services
tienen la misma apariencia y comportamiento
que los calendarios nativos y las listas de
contactos de Outlook, e incluyen la capacidad de
abrir un calendario junto a otro.
Informacin integrada de contactos y

calendario
Contactos y Calendarios son listas comunes para
almacenar informacin, tanto personal como de grupo.
Microsoft Office Outlook 2003 y Windows SharePoint
Services permiten ahora a los usuarios ver calendarios
de grupo y personales simultneamente. El usuario
puede seleccionar ver el calendario y los contactos del
grupo directamente en Outlook, de manera que la
informacin siempre est disponible.
La lista de calendario o de contactos de
Microsoft Windows SharePoint Services se
aade a Microsoft Office Outlook 2003 y se
abre en la ventana de Outlook. Si abre un
calendario, la lista de calendario se abre
junto a su calendario predeterminado y se
agrega a la lista Otros calendarios. Las
listas de contactos pueden verse en Outlook
de la misma forma
Para ver una lista de calendario de

Microsoft Windows SharePoint
Services en Microsoft Office Outlook
2003, vaya a ese calendario mediante
el explorador Web. Haga clic en el
botn Vnculo al calendario en la
barra de herramientas. Microsoft
Office Outlook 2003 le pedir que
confirme que desea aadir el
calendario: haga clic en S
Guia Productos
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Pgina 22
Haga clic en los vnculos de Enviarme

alerta en los sitios Web de Microsoft
Windows SharePoint Services para
registrarse rpida y fcilmente
Alertas de Microsoft Windows SharePoint

RADServices y vnculos de Enviarme alerta
NUEVO
NUEVO
Las alertas especializadas pueden permitir a los

trabajadores ser ms efectivos, al mantenerse
fcilmente actualizados con la informacin relevante.
Los usuarios pueden tener acceso a alertas si hacen
clic en los vnculos de Enviarme alerta en cualquier sitio
Web de SharePoint o si eligen Reglas y alertas en el
men Herramientas de Microsoft Office Outlook 2003 y,
despus, hacen clic en la ficha Organizar alertas.
Las alertas notifican a los usuarios sobre los cambios
en los documentos, muestran conceptos, Bibliotecas
de documentos, listas, encuestas o incluso resultados
de bsqueda, mediante el envo de notificaciones por
correo electrnico. Adems, los usuarios pueden
establecer fcilmente reglas para mover los mensajes
de correo electrnico de las alertas a las carpetas, y
pueden ver todas las Alertas activas en Microsoft
Office Outlook 2003 con el cuadro dilogo de Reglas y
alertas. A continuacin, los usuarios pueden eliminar
la alerta, ir directamente al sitio Web, crear reglas para
actuar en las alertas, etc.
Listas de Microsoft Windows SharePoint

Services
Los usuarios de Microsoft Windows SharePoint
Services se benefician de la capacidad mejorada de
Microsoft Office 2003 para trabajar con las listas de
SharePoint. Cada mejora en la experiencia de la lista
en Microsoft Windows SharePoint Services permite
un inter valo de escenarios que antes no eran
posibles. Adems, la nueva capacidad de combinar
las listas de Microsoft Windows SharePoint Services
con la funcionalidad enriquecida de las aplicaciones
principales de Microsoft Office 2003 presenta
nuevas posibilidades de colaboracin, recopilacin
de datos y anlisis.
Vista de cuadrcula. Similar al estilo de

A presentacin de cuadrcula en Microsoft Office
Excel 2003, la vista de cuadrcula proporciona
a Microsoft Windows SharePoint Services
una funcionalidad similar a la de Excel,
como clculo de frmulas, Autorellenar,
Autocompletar, Ordenar y Filtro.
Colaboracin en lista de usuarios mltiples.

Ahora varios usuarios pueden editar la misma
RA
lista al mismo tiempo. Microsoft Windows
SharePoint Services detecta los conflictos y,
a continuacin, presenta opciones para la
resolucin de los mismos.
NUEVO
NU
ADO
MEJOR
NU
ADO
MEJOR
Fcil modificacin. Los usuarios pueden

arrastrar y colocar para reordenar filas y
columnas, o mover datos dentro de una lista.
Integracin con las aplicaciones de Microsoft
Office 2003. Ahora, los usuarios pueden tener
lo mejor de ambos entornos al utilizar las
aplicaciones de Office para trabajar con las
listas de SharePoint. Al utilizar Excel, por
ejemplo, los usuarios pueden imprimir listas,
emplear listas sin conexin y crear tablas o
grficos con los datos de las listas.
Nuevas listas. Las nuevas listas incluyen

Bibliotecas de imgenes que ofrecen
opciones para almacenar y ver imgenes, y
Bibliotecas de documentos de negocios,
que permiten la autora, modificacin y
almacenamiento de soluciones en XML con
el sitio del grupo.
Listas mejoradas. Las mejoras en las listas
existentes
incluyen
opciones
para
programar reuniones recurrentes en listas
de eventos y nuevas configuraciones de
seguridad que permiten la delegacin de
permisos a un nivel por lista.
Guia Productos
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Pgina 23
Tablas vinculadas entre Microsoft Office

Access 2003 y Windows SharePoint Services
Ahora, los usuarios pueden vincular las tablas
creadas en Microsoft Office Access 2003 con las
listas de los sitios de SharePoint con capacidades
completas de lectura y escritura. Esto permite que
Microsoft Windows SharePoint Services se utilice
como un nuevo tipo de servidor de base de datos
para usuarios de Access que deseen colaborar con

otros en la Web mediante la interfaz familiar de
escritorio o que deseen incorporar datos de
SharePoint a otros proyectos de seguimiento que ya
realicen con Access.
A esta funcionalidad se tiene acceso mediante la
funcin de Vincular tabla. El usuario especifica que
desea utilizar SharePoint como el tipo y luego
selecciona el sitio Web y el nombre de la lista.
Proteccin de la propiedad intelectual digital

Con Microsoft Office 2003, los derechos de
modificacin y la proteccin de contenidos de los
documentos permiten salvaguardar a los propietarios y
especificar las personas que pueden hacer cambios; la
funcionalidad de Administracin de permisos sobre la
informacin (IRM) permite que las funciones como
cortar, copiar, pegar, imprimir y reenviar correo
electrnico se restrinjan en documentos especficos,
lo que ofrece a los usuarios y las organizaciones ms
control sobre sus valiosos activos de informacin.
NUEVO
IRM en Microsoft Office 2003

A
La tecnologa de Administracin de permisos sobre la

informacin en Microsoft Office 2003 y Microsoft
Windows SharePoint Services proporciona a las
organizaciones y los trabajadores del conocimiento
un mayor control sobre su propia informacin. IRM es
una tecnologa de seguridad consistente de Microsoft
a nivel de archivo que permite al usuario especificar
quin puede tener acceso y utilizar los documentos o
mensajes de correo electrnico y proteger su
propiedad intelectual digital frente a impresin,
reenvos o copias sin autorizacin.
IRM es una tecnologa de seguridad de la informacin,
no una tecnologa de seguridad de las redes, que
permite compartir y enviar documentos por correo
electrnico, al tiempo que mantiene control sobre las
personas que pueden utilizar la informacin y el motivo
por el que la utilizan. Una vez que se protege un
documento o correo electrnico con esta tecnologa,
las restricciones de acceso y de uso se aplican sin
importar dnde est ubicada la informacin.
La compatibilidad con IRM en Microsoft Office 2003
ayuda a las corporaciones y a los trabajadores del
conocimiento a satisfacer dos necesidades
fundamentales:
Proteccin de la propiedad intelectual digital.
Hoy, la mayora de las corporaciones confan en
los servidores de seguridad, la seguridad de
registro y otras tecnologas de red para
proteger su propiedad intelectual digital. El
lmite fundamental de estas tecnologas es
que, cuando los usuarios legtimos tienen
acceso a la informacin, la pueden compartir

con personas no autorizadas, infringiendo
potencialmente las directivas de seguridad.
IRM protege la propia informacin frente al
acceso y reutilizacin no autorizados.
Privacidad, control e integridad de la
informacin. Con frecuencia, los trabajadores
del conocimiento tratan con informacin que es
confidencial o sensible, y confan en la
discrecin de otros para mantener los
materiales sensibles dentro de la organizacin.
IRM elimina cualquier tentacin de reenviar,
pegar o imprimir informacin confidencial, al
deshabilitar
estas
funciones
en
los
documentos y mensajes de correo electrnico
protegidos por IRM.
Para los administradores de sistemas, IRM permite
la aplicacin de las directivas corporativas
existentes respecto a la confidencialidad de los
documentos, el flujo de trabajo y la retencin de
mensajes de correo electrnico. Para los directores
generales y los responsables de la seguridad,
reduce significativamente los riesgos actuales de
que la informacin clave de la compaa llegue a
manos de la gente equivocada, ya sea por
accidente, por descuido o de forma malintencionada.
Cuando est activada por la organizacin, los
usuarios de Microsoft Office 2003 podrn aprovechar
fcilmente esta tecnologa. Una inter faz simple,
basada en las plantillas de permisos
personalizables, que estn disponibles en la barra de
herramientas estndar, hace que IRM sea cmodo y
fcil de utilizar. La integracin con Active Directory
proporciona un nivel de conveniencia inusitado en las
contraseas especficas de documentos actuales.
Por ltimo, un Visor IRM sin coste garantiza que
cualquier usuario de Microsoft Windows pueda
consumir documentos protegidos por IRM,
independientemente de que utilice o no Microsoft
Office 2003, lo que permite a las organizaciones
compar tir su propiedad intelectual fuera de la
compaa al mismo tiempo que aplican sus directivas
de seguridad.
Guia Productos
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IRM en los mensajes de correo electrnico

de Microsoft Office Outlook 2003
IRM se puede utilizar en Outlook para evitar el
reenvo, copia o impresin de mensajes de correo
electrnico. Los mensajes protegidos durante el
trnsito se encriptan automticamente y, cuando el
remitente aplica las restricciones, Outlook desactiva
los comandos necesarios. Los documentos de
Microsoft Office 2003 adjuntos a los mensajes
protegidos tambin se protegen automticamente.
IRM en documentos de Microsoft Office

Excel 2003, Word y PowerPoint
Se pueden proteger los documentos de Microsoft
Office 2003 por usuario o por grupo (los permisos
por grupo requieren Active Directory para expansin
de grupo). Cada usuario o grupo recibe un conjunto
de permisos de acuerdo con las funciones definidas
por los propietarios de los documentos: Visor, Revisor
o Editor. Dependiendo del papel del destinatario, IRM
desactiva cier tos comandos para aplicar los
permisos asignados. Los propietarios tambin
pueden evitar la impresin y establecer fechas de
caducidad. Los documentos no se pueden abrir una
vez caducados.
Si un documento protegido se reenva a un destinatario
no autorizado, junto con el correo electrnico del
propietario del documento aparece un mensaje de
error que solicita permisos adicionales. Si el
propietario del documento decide no incluir una
direccin electrnica, los destinatarios no autorizados
simplemente reciben un mensaje de error.
Directrices de la organizacin
Al utilizar la tecnologa IRM, Microsoft Office 2003
permite a las compaas crear plantillas de permisos
que aparecen en las aplicaciones de Microsoft Office
2003. Por ejemplo, una compaa puede definir una
plantilla llamada Confidencial de la compaa, que
especifica que slo los usuarios del dominio de la
compaa pueden abrir los documentos o mensajes de
correo electrnico protegidos con esa plantilla. No hay
lmites al nmero de plantillas que se pueden crear.
importante en la comunicacin con los socios de

negocios, ya que las compaas pueden elegir migrar a
Microsoft Office 2003 en el momento en que deseen.
Con el visor de IRM, las compaas que deseen
aprovechar IRM para crear contenidos protegidos pueden
cambiar a la nueva versin de Office sabiendo que el
consumo de sus contenidos protegidos es gratuito.
Requisitos adicionales del servidor para

IRM
Para disponer de la funcionalidad de IRM en Microsoft
Office 2003, Microsoft Office Outlook 2003 y Windows
SharePoint Services se requiere de Microsoft Windows
Server 2003 y una licencia Premium de acceso de
cliente. Adems, Microsoft alojar un servicio IRM para
clientes que no cuenten con Microsoft Windows Server
2003. Este servicio permitir a los usuarios compartir
documentos y mensajes de correo electrnico protegidos
mediante Microsoft Passport como mecanismo de
autenticacin, en lugar de Active Directory.
Modificacin estructurada en Microsoft

Office Word 2003
Microsoft Office Word 2003 incluye funciones
adicionales para permitir a grandes nmeros de
usuarios colaborar en documentos grandes y
sofisticados de una manera estructurada.
Bloqueo de estilos
Muchas grandes organizaciones necesitan producir
documentos con un estilo o apariencia coherentes.
Esto se logra con estilos de Microsoft Office Word
2003, pero muchos usuarios no estn familiarizados
con la forma de trabajar con los estilos, por lo que
recurren directamente a dar formato al documento.
Visor de IRM
Debido a que la proteccin de los permisos se aplica
en el nivel de programa, los archivos de Microsoft
Office 2003 protegidos con la tecnologa IRM slo se
pueden abrir con Microsoft Office 2003 o posterior.
Sin embargo, Microsoft ofrece un visor de IRM sin
coste que permite a los usuarios que no utilizan
Microsoft Office 2003 leer los materiales protegidos
con IRM. El visor de IRM estar disponible para su
descarga sin costo en www.microsoft.com (pueden
aplicarse cargos por el tiempo de conexin).
El visor de IRM sin coste tambin tiene una funcin
Vista del Creador del Panel

de tareas de Proteger
documentos
Guia Productos
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Permisos de rango
En documentos de colaboracin muy grandes, es
posible que se asignen cier tas par tes de un
documento a algunos usuarios para que trabajen en
ellas. Sin embargo, en versiones anteriores no exista
ninguna manera de asegurar que slo modificaran la
parte del documento que se les asignaba. Cuando
llegaba el momento de cotejar las ediciones y
combinar los cambios en un documento maestro, con
frecuencia el gran nmero de ediciones en conflicto
causaba problemas.
Vista del usuario del
Panel de tareas
Proteger documentos
Con el tiempo, los documentos grandes con un

formato directo son difciles de mantener, ya que
actualizar los estilos no cambia la apariencia del
documento y mover partes de un documento a otro
no produce el resultado deseado.
Con Microsoft Office Word 2003, un administrador o
usuario avanzado puede establecer una plantilla o
documento con un conjunto de estilos especficos. Al
utilizar la funcin de Bloqueo de estilos de Word, el
usuario puede aplicar el uso exclusivo de los estilos
especificados. Todos los formatos directos quedan
desactivados. Esto permite que muchas personas
puedan editar documentos complejos y, an as,
mantener un formato estructurado.
Los Permisos de rango en Microsoft Office Word

2003 permiten proteger partes de un documento
contra la modificacin por parte de algunos o todos
los usuarios. Al utilizar el panel de tareas Proteger
documentos, un editor puede proteger primero el
documento completo contra cualquier modificacin
(permitiendo opcionalmente slo comentarios),
despus seleccionar par tes individuales del
documento para asignar permisos y, por ltimo, elegir
los usuarios que pueden editar esas reas
seleccionadas. Posteriormente, al cotejar los
cambios de varias personas, el editor puede estar
seguro de que dos personas no hayan editado la
misma rea y, por lo tanto, no habr conflictos.
Una vez que se han establecido los permisos, el
panel de tareas cambia el enfoque de ayudar al
creador a establecer los permisos y manejar la lista
de usuarios, a ayudar a los usuarios a encontrar las
secciones que puedan editar.
Vista de un documento
protegido. El Panel de
tareas Proteger
documentos aparece en
el lado derecho
Guia Productos
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Pgina 26
Administracin y control
de la informacin
Actualmente, la informacin se mueve a tal velocidad que muchas compaas tienen problemas
para administrarla y muchos trabajadores los tienen para entenderla. Microsoft Office 2003 ayuda
a los trabajadores a manejar esta sobrecarga de informacin con nuevas herramientas que les
permiten organizar la informacin de la forma que deseen.
Microsoft Outlook, en particular, se ha rediseado ampliamente. Microsoft Office Outlook 2003
proporciona una nueva apariencia, nuevas caractersticas y nueva funcionalidad para ayudar a los
usuarios a clasificar totalmente los mensajes de correo electrnico de manera rpida, ver ms
informacin al mismo tiempo, recordar los mensajes de correo electrnico que requieren
seguimiento y aadir conceptos similares sin archivarlos manualmente.
Las mejoras organizativas y de diseo de Microsoft

Office Outlook 2003 incluyen lo siguiente:
Apariencia totalmente nueva. Microsoft Office
Outlook 2003 proporciona una visin totalmente
nueva de lo que debera ser una aplicacin de
correo electrnico, basada en estndares
probados en tiempo de lectura y diseo que han
sido utilizados por los peridicos durante aos.
Panel de exploracin. El nuevo panel de
exploracin de Microsoft Office Outlook 2003
proporciona a los usuarios exploracin contextual
ms relevante en toda la aplicacin, en lugar de
una lista esttica de carpetas.
Funciones mejoradas de correo. Se han
realizado varias mejoras, solicitadas por los
clientes, al proceso de direccionamiento,
preparacin y envo de mensajes de correo
electrnico, a fin de ayudar a todos los usuarios
a ser ms productivos con sus mensajes de
correo electrnico.
Adems, se han aadido otras funciones a Microsoft
Office Outlook 2003 para ayudar a los usuarios a
organizar, dar prioridad y mantenerse actualizados
sobre nuevos desarrollos mientras trabajan:
Marcas rpidas. Las Marcas rpidas,
O
ORAD codificadas por color, ayudan a los usuarios a
efectuar el seguimiento de los mensajes que
requieren atencin.
NUEVO
NUEVO
Carpetas de bsqueda. Las Carpetas de

facilitan el agrupamiento de
informacin relevante sin tener que mover o
copiar mensajes.
bsqueda
ORAD
NU
ADO
MEJOR
NU
ADO
MEJOR
Notificacin de correo nuevo. Una nueva

aler ta de escritorio para los mensajes
entrantes de correo electrnico y el icono
rea de notificacin ayudan a los usuarios de
Microsoft Office Outlook 2003 a efectuar el
seguimiento de su correo electrnico
mientras trabajan con otras aplicaciones.
Reglas y alertas. Las Reglas y alertas
mejoradas permiten a los usuarios
establecer
notificaciones
para
las
actualizaciones del sitio Microsoft Windows
SharePoint Ser vices, los resultados
instantneos de bsquedas, etc.; esto
ayuda a los trabajadores a mantenerse
informados acerca de los eventos de flujo
de trabajo a medida que ocurren.
Otras mejoras de Microsoft Office 2003 estn

diseadas para proporcionar ms flexibilidad a los
trabajadores y compaas en cuanto a la divulgacin,
el acceso y la presentacin de la informacin:
NUEVO
Biblioteca de bsqueda. El panel de tareas

de bsqueda ofrece a los usuarios
acceso a la informacin en las redes locales
o en la Web directamente desde cualquier
aplicacin de Microsoft Office 2003.
RADOBiblioteca
Guia Productos
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Pgina 27
NUE
NUEVO
Faxes por Internet. Las aplicaciones de

ADO Microsoft Office 2003, incluida Microsoft Office
Outlook 2003, se integran directamente con los
servicios de fax por Internet. Ahora, los usuarios
pueden enviar faxes a personas, a varios
destinatarios y a otros pases tan fcilmente
como envan un mensaje de correo electrnico,
sin que sea necesario intentarlo varias veces o
volver a marcar telfonos ocupados.
N
ADO
MEJOR
Mejoras en Microsoft Office PowerPoint 2003.

Ahora, Microsoft Office PowerPoint 2003
admite ms tipos de medios y permite que
stos se vuelvan a reproducir en modo de
pantalla completa durante presentaciones de
diapositivas.
ADO
MEJOR
Soporte de tinta. Para usuarios de Tablet

PC, las anotaciones de tinta ahora se
admiten en todo Microsoft Office 2003.
ADO
MEJOR
Mejoras en el rendimiento de la red. El

nuevo Modo de intercambio de memoria
cach de Microsoft Office Outlook 2003
ayuda a aislar a los trabajadores del
rendimiento de la red, al mismo tiempo
que ayuda a los administradores de
sistemas a controlar el ancho de banda.
La nueva apariencia de Microsoft Office

Outlook 2003
Nueva vista del correo electrnico
Microsoft ha prestado atencin a la forma en que los
clientes interactan con su correo electrnico y ha tomado
el ejemplo de la comunidad de publicaciones en su
rediseo de Microsoft Office Outlook 2003. En Microsoft
Office 2003, Outlook cuenta con una nueva vista del
correo electrnico que rompe con el molde tradicional.
La nueva vista del correo electrnico funciona junto con
el Panel de lectura (que se describe ms adelante) para
crear un diseo de mensajes en pantalla muy eficiente
y fcil de utilizar. La orientacin de la columna vertical
de la nueva vista hace posible ver casi el doble de datos
en una pantalla a la vez. La nueva vista de correo
Vista de orientacin vertical y multilnea.

En Microsoft Office Outlook 2003, los mensajes de
correo se envuelven en una columna vertical al
electrnico tambin est optimizada para ayudar a los

usuarios a encontrar fcilmente conceptos y explorar
sus mensajes de correo electrnico. Este diseo
eficiente significa dedicar menos tiempo a desplazarse
por la ventana y ms tiempo a terminar el trabajo.
Nueva vista de correo electrnico

organizada por fecha. La nueva
vista de correo est diseada
verticalmente. Cuando el usuario
no necesita mirar de un lado a otro
entre lneas horizontales, puede
encontrar la informacin ms
rpidamente
asignar varias lneas a cada mensaje. Este diseo

multilnea se optimiza para presentar la informacin
ms importante al usuario.
En estudios de los usuarios de Microsoft Outlook,
se encontr de manera abrumadora que el nombre
y la direccin del remitente son los criterios ms
Panel de lectura
El panel de lectura ayuda a reducir la tensin ocular y
hace que el tiempo dedicado a leer el correo electrnico
sea ms eficiente, al mostrar ms informacin acerca
del mensaje en la pantalla sin necesidad de desplazarse
y al reducir la necesidad de abrir y manejar varias
ventanas independientes para mensajes diferentes.
importantes y considerados al decidir abrir los

mensajes de correo electrnico. La vista multilnea
pone el nombre del remitente en texto oscuro en la
esquina superior izquierda, facilitando explorar la
lista de nombres importantes. La informacin
secundaria se presenta en sombras ms ligeras de
texto para llevar la vista hacia la informacin ms
importante. Esta vista tambin facilita la seleccin
de mensajes con el bolgrafo en una Tablet PC.
Gracias a su diseo vertical, el panel de lectura de

Microsoft Office Outlook 2003 presenta los mensajes
de una manera ms coherente con la forma en que los
peridicos han diseado textos durante cientos de aos.
Este simple cambio de diseo del panel de vista previa
de Outlook, junto con la nueva lista de mensajes de
mltiples lneas, hace que, en un monitor del mismo
tamao, la vista que el usuario tiene de los mensajes de
correo sea casi el doble en comparacin con el panel de
vista previa horizontal de las versiones anteriores de
Microsoft Outlook, lo cual resulta ms cmodo.
Guia Productos
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El panel de lectura est

activado de manera
predeterminada en Microsoft
Office Outlook 2003. Los
usuarios tambin pueden
activarlo si hacen clic en Ver
-> Panel de lectura ->
Derecho
Comparacin del panel de lectura con el antiguo panel de vista previa, con el mismo tamao de bandeja de entrada y de
pantalla. El panel de lectura admite ms de tres prrafos de texto y 14 mensajes de correo electrnico, mientras que el
anterior panel de vista previa de Microsoft Outlook slo mostraba dos prrafos de texto y 11 mensajes de correo electrnico
NUEVO
Organizar por (Agrupacin inteligente)
ORAD
Al crear listas, los usuarios, naturalmente, agrupan

conceptos similares, como una lista de asuntos
pendientes bajo los encabezados Hoy, Maana y
Prxima semana. La nueva vista de correo electrnico
aplica automticamente agrupamientos inteligentes
para ayudar a los usuarios a organizar los mensajes.
Por ejemplo, cuando los usuarios organizan los
mensajes de correo por fecha de recepcin, Microsoft
Office Outlook 2003 los divide en grupos simples,
como Hoy, Ayer, La semana pasada, El mes
pasado, etc. Cuando los usuarios reorganizan los
mensajes por tamao, Microsoft Office Outlook 2003
los divide nuevamente en grupos descriptivos, como
Grande, Pequeo, Muy grande, etc. Estos
grupos facilitan a los usuarios la exploracin de la
lista y la bsqueda, ya que estn trabajando de la
forma en que lo hace la mayora de la gente.
Bandeja de entrada
organizada por tamao.
Microsoft Office Outlook
2003 separa los mensajes
de correo electrnico en
grupos lgicos y adecuados
para la lectura humana.
Debido a que los grupos se
pueden usar como objetos,
un usuario podra arrastrar
todo el grupo Grande a su
carpeta de Conceptos
eliminados con un clic para
una administracin fcil del
tamao del buzn
Guia Productos
21/10/03 10:50
Pgina 29
de los usuarios. En Contactos, los usuarios obtienen

una lista de todas las carpetas de contactos que
pueden abrir, tanto locales como compartidas, as
como diferentes formas de ver los contactos.
Al hacer clic en el botn
Organizar por, aparece una
lista de los tipos posibles de
organizacin, como Fecha,
De, Asunto, Tamao,
Indicador, etc. Este men
tambin est disponible
como Ver -> Organizar por
tamao del buzn
Los usuarios avanzados pueden tratar estos grupos

como objetos y optar por mover, suprimir, copiar,
reenviar o realizar otras acciones en todos los
elementos de un grupo a la vez. Por ejemplo, es posible
agrupar los mensajes de correo por fecha y, a
continuacin, arrastrar todos los mensajes del El mes
pasado a otra carpeta y archivarlos con un solo clic.
NUEVO
Fechas inteligentes
ORADPara
poder utilizar el espacio de forma ms eficiente, las

Fechas inteligentes cambian el formato de la fecha al
instante, basndose en la fecha en que se recibieron los
mensajes. Por ejemplo, un mensaje de correo electrnico
que se recibi hoy slo muestra la hora: 3:40 p.m. Los
mensajes recibidos esta semana muestran el da de la
semana y la hora: mircoles, 1:24 a.m. Para el correo
recibido hace muchos meses, la hora exacta es menos
importante, as que Microsoft Office Outlook 2003 slo
muestra la fecha: 1/12/2003.
El panel de exploracin est activado de manera

predeterminada. Para desactivarlo o volverlo a activar,
haga clic en Ver -> Panel de exploracin.
El panel de exploracin mejora Microsoft Office Outlook
2003 en varios puntos:
Uso eficiente de la propiedad de la pantalla.
Lo mejor de la barra de Outlook y la lista de
carpetas se unen en un espacio ms pequeo y
eficiente. Toda la exploracin, no slo las
carpetas, se encuentran en un mismo lugar; as
los usuarios disponen de mucho ms espacio
para ver los datos, por ejemplo, los usuarios
pueden ver, en Microsoft Office Outlook 2003,
hasta el doble del calendario que vean en
Microsoft Outlook 2002.
Exploracin contextual. La exploracin
simplificada y contextual muestra los datos ms
relevantes para cada tipo de informacin de
Microsoft Office Outlook 2003. Por ejemplo, en el
panel de correo, los usuarios ven la lista de
carpetas de correo y carpetas de bsqueda. En el
Calendario, ven un seleccionador de fecha y una
lista de los calendarios que estn disponibles.
Datos compartidos. El uso compartido se
simplifica al presentar datos compartidos junto
con los propios datos del usuario. Por ejemplo,
los usuarios pueden ver otros calendarios, a los
que tienen acceso junto al suyo propio.
Opciones del men Ver. Las opciones del men
Ver se muestran directamente en el panel de
exploracin y permiten cambiar la forma en que
se muestra algo.
Inicio rpido. Los usuarios avanzados aprecian la
capacidad de reducir los botones de los mdulos
en una barra de Inicio rpido, para as ahorrar
espacio.
Al estar organizados por fecha,

separa los mensajes en Hoy, Ayer,
Lunes, Domingo, La semana
pasada, etc. Estos grupos pueden
minimizarse para ahorrar espacio
NUEVO
Panel de exploracin
ORADEl
panel de exploracin se ha diseado para aumentar

la eficiencia en Microsoft Office Outlook 2003, al
combinar los principales aspectos de exploracin y uso
compartido de la aplicacin en un panel fcil de utilizar.
Con el panel de exploracin, los usuarios obtienen una
exploracin contextual ms relevante a travs de
Outlook, no simplemente una lista esttica de carpetas.
En el Calendario, por ejemplo, los usuarios ven el
explorador de fechas y otros calendarios compartidos
Men Ir a. El men Ir a y los accesos rpidos

asociados del teclado simplifican el acceso al
panel de exploracin.
Panel de exploracin.
La barra divisoria entre los
botones grandes en la
parte inferior y el panel de
contenido pueden moverse
hacia arriba o hacia abajo
para crear botones ms
grandes o ms pequeos.
Los botones grandes son
muy adecuados para hacer
clic fcilmente con Tablet
PC u otros equipos en los
que se hace clic con un
bolgrafo; o bien, los
usuarios pueden optar por
reducir todos los botones a
una barra nica de Inicio
rpido y as ahorrar espacio
Guia Productos
21/10/03 10:50
Pgina 30
Cada uno de los ocho mdulos del panel de exploracin

tiene una interfaz nica, pero coherente, que presenta
la informacin ms relevante en un espacio eficiente.
Los ocho mdulos del panel de exploracin son los
siguientes:
Vista de Correo
La vista de Correo muestra las carpetas de correo
electrnico y de bsqueda, e incluye una seccin de
carpetas favoritas en la parte superior para un acceso
rpido. Para crear favoritos, los usuarios simplemente
tienen que arrastrar una carpeta de correo o de
bsqueda al rea Carpetas favoritas.
Panel de exploracin en la vista de

correo. De manera predeterminada,
en la parte inferior existen cuatro
botones grandes y tres botones
minimizados al estado de Inicio
rpido. La seccin de la parte
superior, Carpetas favoritas, puede
incluir cualquier carpeta que desee
mantener a mano para una referencia
rpida; slo tiene que arrastrarlas a la
seccin Carpetas favoritas
Vista de Contactos
Al igual que ocurre con el panel de Calendario, el panel
de Contactos muestra en un mismo lugar todas las
carpetas de contactos a las que tiene acceso el
usuario, incluidas las de contactos locales, contactos
de Microsoft Windows SharePoint Services, contactos
de carpetas pblicas y contactos de otros usuarios.
Tambin se muestran en este panel otras formas de ver
contactos, como Tarjetas de visita, Por organizacin
o cualquier vista creada por un usuario. Asimismo, hay
vnculos para ver los contactos compartidos y para
compartir los contactos propios del usuario o modificar
los permisos, as como un vnculo para modificar el
conjunto de vistas mostradas en el panel.
En el mdulo Contactos, todas las

carpetas de contactos a las que tiene
acceso el usuario, incluidas las locales,
pblicas y compartidas, se presentan en
una lista simple. La seccin Vista actual
proporciona a los usuarios una forma
fcil de organizar los contactos
Vista de Calendario
El panel de Calendario muestra el explorador de fechas
en la parte superior y, despus, la lista de todos los
calendarios a los que el usuario tiene acceso, incluidos
los calendarios locales, los calendarios de Microsoft
Windows SharePoint Services, los calendarios de
carpetas pblicas y los calendarios de otros usuarios,
en una lista simple. Los calendarios pueden activarse o
desactivarse individualmente para verlos uno junto a
otro en la ventana de Microsoft Office Outlook 2003.
Tambin hay vnculos para abrir los calendarios
compartidos y para compartir el propio calendario del
usuario (o modificar los permisos).
A travs del mdulo Calendario, todos los

calendarios locales, compartidos y de
grupo se simplifican en una lista nica,
sin importar su ubicacin
Vista de Tareas
El panel de tareas muestra una lista de todas las
carpetas de tareas a las que tiene acceso el usuario,
incluidas las tareas locales, las tareas de carpetas
pblicas y las de otros usuarios. Tambin aparecen en
este panel las vistas de tareas (otras formas de ver las
tareas), que incluyen vistas integradas como Tareas
atrasadas y Prximos siete das, as como cualquier
vista que el usuario haya creado. Asimismo, existen
vnculos a tareas compartidas y para compartir las
tareas propias del usuario o modificar los permisos, as
como un vnculo para modificar el conjunto de vistas
mostradas en el panel.
A travs del mdulo Tareas, todas las

carpetas de tareas a las que tiene
acceso el usuario, incluidas las locales,
pblicas y compartidas, se presentan en
una lista simple. La seccin Vista actual
proporciona a los usuarios una forma
fcil de organizar sus tareas en grupos
lgicos
Guia Productos
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Pgina 31
Vista de Notas
Men Ir a
El panel de notas muestra una lista de las notas del

usuario que incluye las notas compartidas. Las notas
se pueden organizar en vistas como ltimos siete
das o Por categora; cualquier vista personalizada
que haya creado un usuario tambin aparecer en este
panel. Existen vnculos a notas compartidas que
permiten compartir las notas propias del usuario o
modificar permisos, as como un vnculo para modificar
el conjunto de vistas mostradas en el panel.
Vuelve el men Ir a! Los usuarios tambin pueden

cambiar su vista del panel de exploracin a travs del
men Ir y sus accesos rpidos integrados en el teclado.
Lista de carpetas
ste es el mdulo de Microsoft Office Outlook 2003
diseado para ayudar en las actividades de
administracin de archivos de datos, como archivar y
copiar entre buzones. Todas las carpetas locales de
todos los tipos se muestran en la lista de carpetas, al
igual que en la lista de carpetas de las versiones
anteriores de Outlook. En el panel Lista de carpetas hay
algunos vnculos disponibles que ayudan a manejar
directamente los tamaos de las carpetas y las carpetas
de datos de Outlook.
Acceso rpido
El panel de acceso rpido es el lugar donde pueden
crearse accesos rpidos para casi cualquier elemento:
carpetas de Microsoft Office Outlook 2003,
aplicaciones, documentos en el disco duro, archivos en
una red, archivos compartidos, pginas Web, etc. El
usuario puede crear grupos para organizar estos
accesos rpidos, minimizarlos o expandirlos a fin de
utilizar el espacio ms eficientemente. Para agregar un
acceso rpido, los usuarios pueden emplear el vnculo
que se proporciona o, simplemente, arrastrar y colocar
elementos en la lista.
Noticias
El panel de noticias muestra una lista de todas las
carpetas de noticias disponibles para el usuario, que
incluyen las carpetas de noticias pblicas y compartidas.
Al igual que ocurre con los paneles de contactos, tareas
y notas, las vistas de noticias se muestran en este panel
y se pueden personalizar. Tambin se ofrecen vnculos a
datos de noticias o datos abiertos compartidos. De
manera predeterminada, el panel de noticias est
desactivado, pero los usuarios pueden activarlo mediante
el men Opciones del panel de exploracin o si
seleccionan Noticias en el men Ir a para tener acceso a
l sin aadirlo al panel de exploracin.
El men Ir a facilita la
exploracin de
Microsoft Office
Outlook 2003
mediante el teclado.
Existen accesos
rpidos simples del
teclado para cada uno
de los mdulos del
panel de exploracin
Mejoras en las direcciones de correo

En el proceso de insercin de la direccin, preparacin
y envo de mensajes de correo electrnico se han
realizado varias mejoras solicitadas por clientes. Estas
funciones estn diseadas para ayudar a todos los
usuarios a ser ms productivos con su correo
electrnico. La interfaz simplificada de Microsoft Word
como editor de correo electrnico tambin es ms fcil
de utilizar, menos confusa y requiere menos
capacitacin.
Ampliar las listas de distribucin

Se pueden ampliar las listas de distribucin para
mostrar los nombres de las personas en la lista, lo que
permite aadir o quitar algunos nombres antes de
enviar sin tener que modificar la lista de distribucin o
empezar de cero al poner la direccin de correo
electrnico.
Haga clic en el signo de suma situado junto a una lista de

distribucin para ampliarla y mostrar a todos los miembros
Para moverse rpidamente entre los distintos

mdulos del Panel de navegacin, puede usar los
accesos rpidos del teclado documentados en el
men de Ir superior:
Correo
CTRL+1
Calendario
CTRL+2
Contactos
CTRL+3
Tareas
CTRL+4
Notas
CTRL+5
Guia Productos
21/10/03 10:50
Pgina 32
Autocompletar mejorado
Autocompletar ahora correlaciona con slo una letra en
lugar de tres y la lista de Autocompletar se organiza por
las direcciones de correo electrnico ms utilizadas, no
por orden alfabtico. Esto significa que en muchos
casos el usuario puede introducir la direccin de correo
simplemente al presionar la primera letra del nombre de
una persona. Resulta especialmente ventajoso para los
usuarios de Tablet PC, al reducir el nmero de teclas
que tienen que presionar o los clics necesarios para
escribir la direccin en un mensaje de correo
electrnico. Los usuarios dedican menos tiempo a
buscar en la lista, debido a que los nombres ms
frecuentes aparecen en la parte superior.
Simplificaciones en Microsoft Office Word

2003 como editor de correo electrnico
La experiencia de crear un nuevo mensaje de correo
electrnico se ha simplificado de manera significativa.
Los comandos se han consolidado en una barra de
herramientas nica, llamada Correo electrnico,
situada directamente encima del texto del mensaje.
Como resultado, el nmero de botones en la pantalla se
ha reducido en ms de la mitad y facilita a los usuarios
encontrar lo que buscan, al tiempo que deja ms
espacio para los mensajes.
Ahora, Autocompletar funciona con tan slo un carcter.

Las direcciones de correo ms frecuentemente utilizadas
aparecen en la parte superior de la lista
Interfaz mejorada de la Libreta de

direcciones
El cuadro de dilogo Seleccionar nombres de Microsoft
Office Outlook 2003 se ha escrito de nuevo para ayudar
a los usuarios a ver ms informacin en la pantalla a la
vez. Las dimensiones de los cuadros de dilogo pueden
cambiarse completamente, lo que permite aprovechar
los monitores actuales ms grandes, y los comandos
ms comunes se han resaltado en la interfaz.
Nuevo seleccionador de la Libreta de direcciones, con

dimensiones que pueden cambiarse y diseo ms intuitivo
El diseo de la ventana de creacin de mensajes de

correo electrnico de Microsoft Office Word 2003 se ha
modificado teniendo en mente la simplicidad
Guia Productos
21/10/03 10:50
Pgina 33
Ayudar a los trabajadores a organizarse

NUEVO
Marcas rpidas
ORADA
travs de un estudio de los usuarios de Microsoft

Outlook, Microsoft averigu que la mayora de la
gente hace una de estas tres cosas con casi todos
los mensajes de correo electrnico:
1. Lo responden inmediatamente.
2. Lo suprimen o lo archivan inmediatamente.
3. Si no tienen el tiempo o la informacin
necesarios para realizar una accin de
inmediato, deciden darle seguimiento
posteriormente.
Para la opcin nmero tres existen casi tantos
enfoques como usuarios: marcar el mensaje como no
ledo, moverlo a una carpeta de correo llamada
Pendiente, convertirlo en una tarea, suprimir o
archivar rigurosamente todos los mensajes que no
requieran una respuesta, etc. Cada uno de estos
enfoques resulta imperfecto y requiere mucho tiempo
adicional, aunque cada estrategia puede funcionar
para un usuario en particular.
Las Marcas rpidas se han diseado para resolver este
problema. Se activan con un simple clic y son muy
fciles de utilizar. Los usuarios slo tienen que hacer un
nico clic en el icono de la bandera junto a cualquier
mensaje de correo electrnico, en cualquier carpeta de
Microsoft Office Outlook 2003, para marcarlo con una
Marca rpida y continuar con su trabajo, minimizando as
la interrupcin de administrar correos electrnicos.
Junto a cada mensaje marcado se coloca una marca con
un color brillante, de tal manera que sea fcil encontrarlo
nuevamente.
Haga clic en el icono de la marca gris para poner una

Marca rpida en un mensaje de correo electrnico. Haga
clic de nuevo en el icono para marcarlo como
completado. La tecla Insertar tambin puede utilizarse
para aadir o completar una Marca rpida
Los usuarios tambin pueden seleccionar uno de los seis

colores diferentes en el men del botn opcin para
categorizar fcilmente sus conceptos de seguimiento
NUEVO
Carpeta para seguimiento
D
RAde
O
fin
A
facilitar an ms la localizacin del mensaje,
existe una carpeta de bsqueda especial (consulte
Carpetas de bsqueda ms adelante), llamada Para
seguimiento, que siempre contiene una lista actualizada
de todos los mensajes con Marca rpida en cada carpeta
de la bandeja de entrada: una lista de tareas pendientes
automatizada y virtual para correo electrnico. Cuando el
usuario est listo para trabajar en los mensajes con
Marca rpida a lo largo del da, puede cambiar a la
carpeta Para seguimiento y buscar todos los mensajes
marcados. Una vez que el usuario termina con un
mensaje, simplemente hace clic una vez de nuevo para
marcarlo como Completado con una marca de la fecha y
hora en que se complet. La carpeta Para seguimiento se
crea de manera predeterminada y se encuentra en la
parte superior de la lista de carpetas de correo, en la
seccin de Carpetas favoritas.
La carpeta Para seguimiento recopila una lista de

tareas pendientes para cada elemento que tiene una
Marca rpida en todas las carpetas de la bandeja de
entrada. De manera predeterminada, se organiza por
color de Marca rpida para que la correspondencia entre
los elementos pueda verse fcilmente
Guia Productos
21/10/03 10:50
Pgina 34
pero todos los elementos de correo electrnico

permanecen en su carpeta original de Microsoft Office
Outlook 2003. Con las carpetas de bsqueda, los
usuarios pueden agrupar y explorar fcilmente todos
los elementos relacionados con un asunto, persona,
tarea u otro criterio, sin mover fsicamente los
mensajes o las carpetas.
Carpeta de bsqueda Para

seguimiento organizada por
Marcas. Los usuarios
pueden arrastrar un
mensaje entre grupos para
cambiar su clasificacin.
Por ejemplo, para cambiar
la bandera rpida de un
elemento de amarillo a
azul, un usuario slo tiene
que arrastrar el mensaje del
grupo amarillo al azul
Escenario de Carpeta de bsqueda

Al usar Microsoft Outlook 2002, Ana archiva
todos los mensajes de su gerente, Carlos, en una
carpeta llamada Correos de Carlos. Tambin
archiva todos los mensajes a los que necesita dar
seguimiento en una carpeta llamada Lista de
pendientes.
As que, dnde archiva Ana un mensaje de
Carlos al que necesita darle seguimiento? Con
las versiones anteriores de Microsoft Outlook,
un mensaje de correo electrnico slo poda
estar en una carpeta a la vez. En el mejor de
los casos, podra copiar el mensaje y ponerlo
en ambas carpetas, ocupando espacio para
ambos mensajes en su buzn, lo que significa
que, si responde a uno, el otro no se actualiza.
Cuando los usuarios terminan con un mensaje de correo

electrnico, simplemente hacen clic de nuevo en el rea
Marca rpida para marcarlo como completado
Con las Carpetas de bsqueda en Microsoft

Office Outlook 2003, Ana no necesita archivar.
Simplemente, crea una Carpeta de bsqueda
para Correo de Carlos y utiliza tambin su
Carpeta de bsqueda Para seguimiento.
Cuando entra un correo electrnico de Carlos y
ella le pone una Marca rpida, ni siquiera
Microsoft Office Outlook 2003 registra la fecha y hora

en que se termin la tarea y la muestra en la Barra
de informacin, en la parte superior del mensaje
necesita moverlo de su bandeja de entrada. El

mensaje instantneamente aparece en ambas
Carpetas de bsqueda. En cualquier lugar donde
busque el mensaje, ah estar, y como slo hay
NUEVO
Carpetas de bsqueda
D
ORALas
carpetas de bsqueda ayudan a los usuarios a

dedicar menos tiempo a archivar los mensajes de
correo electrnico. Las mismas son, en realidad,
resultados de bsquedas en directo que tienen la
misma apariencia y compor tamiento que las
carpetas, pero se diferencian de las carpetas
tradicionales de correo electrnico en que no lo
almacenan. Son carpetas virtuales que contienen
vistas de todos los elementos de correo electrnico
relacionados con criterios especficos de bsqueda.
Las carpetas de bsqueda muestran los resultados
de consultas de bsqueda previamente definidas,
un mensaje fsico en la Bandeja de entrada, los

cambios que haga en el mensaje se realizan en
ambas Carpetas de bsqueda a la vez.
De manera predeterminada, se crean tres carpetas

de bsqueda para los usuarios, de tal manera que
hasta los principiantes pueden experimentar la
utilidad de esta nueva herramienta:
Correo sin leer. Todos los mensajes de correo
electrnico no ledos de un usuario, sin
importar su carpeta, se muestran en la carpeta
de bsqueda Correo sin leer.
Guia Productos
21/10/03 10:50
Pgina 35
Carpeta de bsqueda
Correo sin leer. Las
carpetas de bsqueda
funcionan como carpetas,
excepto en que contienen
mensajes de correo
electrnico de varias
carpetas
Microsoft Office Outlook 2003 como una carpeta de

bsqueda o utilizar cualquiera de las plantillas
suministradas para crear una carpeta de bsqueda
personalizada. En ambos casos, el usuario puede
especificar no slo los criterios de bsqueda, sino
tambin las carpetas en las que Outlook busca para crear
la carpeta de bsqueda. Las carpetas de bsqueda
pueden personalizarse fcilmente en cualquier momento.
Los usuarios pueden incluso realizar otra bsqueda
dentro del contenido de una carpeta de bsqueda para
afinar an ms los resultados.
Los usuarios pueden arrastrar

las carpetas que ms utilizan o
las carpetas de bsqueda a la
seccin Carpetas favoritas del
mdulo Correo para tenerlas a
mano; no necesitan explorar
una jerarqua compleja
Para seguimiento. Esta carpeta proporciona

una lista virtual de tareas pendientes de todos
los mensajes con Marcas rpidas.
Correo grande. Esta carpeta ayuda con la
limpieza de la bandeja de entrada, al mostrar los
mensajes de correo electrnico ms grandes.
Despus de utilizar las carpetas de bsqueda
proporcionadas, los usuarios intermedios desearn
crear las suyas propias. Para simplificar esta tarea,
Microsoft Office Outlook 2003 ofrece una galera de
plantillas que incluye 13 plantillas ya preparadas para
carpetas de bsqueda comunes. Estas plantillas
permiten crear un amplio intervalo de carpetas de
bsqueda con slo tres clics del ratn. Algunos aspectos
sobresalientes de las carpetas de bsqueda que se
pueden crear con las plantillas incluyen lo siguiente:
Las Carpetas de bsqueda se

pueden encontrar junto con
las carpetas normales en la
lista de carpetas
Correo importante. Proporciona una ubicacin

central para todos los mensajes de correo
electrnico marcados como de importancia alta.
Correo de y para personas determinadas.
Ayuda a los usuarios a mantenerse al tanto de
las relaciones personales y con los clientes, y
puede ayudar a resolver preguntas como Le
debo a Janet un mensaje? o Dnde est la
conversacin por correo electrnico que tuve
con Marc?.
Correo antiguo. Resulta til para localizar
mensajes anteriores para su archivo.
Guardar resultados de Buscar o Bsqueda

avanzada como carpetas de bsqueda
Desde Buscar o Bsqueda avanzada, los usuarios
pueden guardar cualquier bsqueda creada con
Los usuarios tambin pueden guardar los resultados de

Buscar o Bsqueda avanzada como una carpeta de
bsqueda. Para guardar los resultados de Buscar como
una carpeta de bsqueda, en la barra Buscar, haga clic en
Opciones y seleccione Guardar bsqueda como carpeta de
bsqueda. Para guardar los resultados de Bsqueda
avanzada como una carpeta de bsqueda, en el men
Archivo del cuadro de dilogo Bsqueda avanzada, haga
clic en Guardar bsqueda como carpeta de bsqueda
Guia Productos
21/10/03 10:50
Pgina 36
El icono del rea de notificacin muestra varios tipos

distintos de informacin de nuevas formas:
Mensajes informativos. Los globos notifican al
usuario cambios en el estado y otra
informacin, sin la interferencia de cuadros de
mensaje, que bloquean la pantalla y requieren
un clic para su eliminacin. El usuario puede
leer el mensaje si lo desea, pero no tiene que
responder al mismo. Un usuario tambin puede
elegir ignorar grupos de mensajes que no desea
recibir en el futuro. (Nota: la opcin Omitir
mensajes entrantes no afecta a los registros de
error que puedan crearse.)
Estado de sincronizacin. Este icono indica
cundo Microsoft Office Outlook 2003 est
descargando y enviando mensajes de correo
electrnico. Esto resulta til cuando un usuario
desea trabajar en otro programa hasta que
Outlook termine de enviar o recibir mensajes.
La galera de plantillas de carpetas de bsqueda contiene
13 tipos de carpetas de bsqueda. Para crear una carpeta
de bsqueda nueva con la galera de plantillas, en el
men Archivo, haga clic en Nuevo y seleccione Carpeta
de bsqueda. Los usuarios tambin pueden crear una
carpeta de bsqueda personalizada si eligen la ltima
plantilla, Crear una carpeta de bsqueda personalizada
Nueva alerta de correo de escritorio

En Microsoft Office Outlook 2003, una nueva alerta de
escritorio reemplaza la antigua alerta sonora de nuevo
mensaje de correo electrnico. La nueva alerta de
correo de escritorio se muestra con el nombre, asunto
y una vista previa corta del texto, de tal manera que los
usuarios pueden ver inmediatamente si el mensaje es
urgente, se debe marcar para seguimiento o si puede
ignorarse de manera segura sin interrumpir la tarea
actual. La alerta contiene botones rpidos para abrir,
marcar con una bandera o eliminar el mensaje de
correo electrnico y desaparece sutilmente si se ignora.
Esto es completamente configurable por el usuario.
La nueva alerta de escritorio de correo aparece mientras

el usuario trabaja con Microsoft Office Word 2003
NUEVO
RA
Problemas de red. Si Microsoft Office Outlook

2003 tiene un problema con la red o con el servidor
de correo, lo notifica al usuario al cambiar al icono
Problemas. En la mayora de las configuraciones,
los datos siguen disponibles en Outlook, pero no se
recibir ningn mensaje nuevo hasta que se haya
resuelto el problema. Los usuarios pueden
cancelar la operacin de la red si hacen clic en el
icono y eligen Cancelar solicitud del servidor.
Ocultar al estar minimizado. ste es un modo
especial en el que Microsoft Office Outlook 2003
no aparece en la barra de tareas cuando su
ventana principal est minimizada. En lugar de
eso, Outlook desaparece del rea de notificacin,
pero sigue recibiendo mensajes y esperando
hasta que el usuario haga doble clic en el icono y
lo restaure.
El icono del rea de notificacin puede mostrar mensajes

informativos en globos emergentes. Dicho icono siempre
est disponible en el rea de notificacin de la barra de
tareas de Microsoft Windows. Haga un clic o haga clic
con el botn derecho del ratn en el icono para mostrar
el men. Haga doble clic para abrir Outlook (aunque est
totalmente oculto)
Icono del rea de notificacin

La mayora de los trabajadores de la informacin
mantienen su programa de correo electrnico abierto todo
el tiempo. El nuevo icono del rea de notificacin de
Microsoft Office Outlook 2003 permite que los usuarios se
mantengan informados acerca de sus mensajes de correo
electrnico aunque estn trabajando en otro programa. El
icono del rea de notificacin muestra el estado de Outlook
incluso si est oculto, minimizado o en el fondo.
El men del rea de notificacin permite a los usuarios

activar Ocultar al estar minimizado, as como omitir o
atender grupos de mensajes informativos
Guia Productos
21/10/03 10:50
Pgina 37
Organizar por conversacin
Bloquear contenidos externos
Organizar por conversacin ayuda con la tarea ms

comn que se realiza en Microsoft Office Outlook 2003:
leer mensajes de correo. Se dise para ayudar a los
usuarios a ponerse al da rpidamente con su correo
electrnico, sin tener que pasar vergenza al responder
a asuntos que ya se resolvieron.
Con frecuencia, los mensajes con formato HTML

contienen imgenes y, a menudo, estas imgenes no se
incluyen en el propio mensaje, sino que se descargan de
un servidor Web cuando se abre el mensaje de correo
electrnico. Las personas que envan mensajes no
deseados utilizan esta capacidad en su beneficio al
incluir un elemento denominado faro Web en estos
mensajes. Un faro Web notifica al servidor Web cundo
un usuario lee el mensaje no deseado para validar la
direccin del correo electrnico. Con frecuencia, esto
tiene como consecuencia que el usuario se convierte en
destinatario de ms correo no deseado.
En la vista de Organizar
por conversacin, los
mensajes sobre la misma
conversacin se agrupan
juntos y la sangra muestra
quin le contest a quin.
Slo los mensajes no
ledos y los que estn
marcados con una Marca
rpida se muestran de
manera predeterminada,
de tal manera que la
pantalla permanece limpia
mientras el usuario se
pone al da con su correo
electrnico
Organizar por conversacin muestra los mensajes de

correo electrnico en una vista orientada a la
conversacin o hilada, que de manera predeterminada
muestra slo los mensajes no ledos o marcados para
seguimiento, de tal manera que el usuario no necesita
revisar docenas de mensajes ledos para encontrar los
nuevos. Los mensajes similares se agrupan y las
sangras muestran claramente quin respondi a quin
durante la conversacin.
Cada conversacin se puede ampliar para mostrar todos
los mensajes relacionados, de tal manera que los
usuarios puedan ver fcilmente toda la conversacin a la
vez, en lugar de leer partes aqu y all. Un usuario puede
Organizar por conversacin tan fcilmente como organiza
los mensajes, mediante la misma interfaz, lo que
significa que cualquiera que est familiarizado con
Microsoft Office Outlook 2003 puede utilizar esta funcin
inmediatamente. Como varios mensajes de una
conversacin comparten el mismo tema, la lnea de
asunto slo se muestra una vez por cada conversacin
para que quepan casi el doble de mensajes en la
pantalla. Al igual que cualquier grupo de Outlook, la
conversacin puede tratarse como un objeto, lo que
significa que los usuarios pueden eliminar, copiar,
archivar o reenviar toda la conversacin a la vez.
Para organizar nuevos mensajes por conversacin,
haga clic en el cuadro Organizar por en la nueva vista
de correo y haga clic en Conversacin. O haga clic en
Organizar por en el men de Ver y luego haga clic en
Conversacin.
De manera predeterminada, Microsoft Office Outlook

2003 ayuda a proteger la privacidad de sus usuarios y
les proporciona ms control sobre la informacin en su
bandeja de entrada, a travs de una funcin llamada
Bloquear contenidos externos. Si un mensaje de correo
electrnico trata de conectarse sin anunciarse a un
servidor Web en Internet, Microsoft Office Outlook 2003
bloquea esa conexin hasta que el usuario decide ver el
contenido mediante un solo clic. Esta funcin tambin
puede desactivarse si as lo desea el usuario.
Cada conversacin se
puede ampliar para
mostrar todos los
mensajes relacionados,
de tal manera que los
usuarios puedan ver
fcilmente toda la
conversacin a la vez,
en lugar de leer partes
aqu y all
Ofrecer a los usuarios control sobre el contenido

externo tiene varias ventajas:
Ya no se permiten las conexiones no anunciadas
a servidores Web arbitrarios en Internet, para as
disminuir el flujo de informacin no deseada para
los solicitantes de correo electrnico.
Debido a que las imgenes no se muestran a
menos que se solicite, es posible eliminar los
mensajes ofensivos sin que el usuario tenga que
ver las imgenes.
Los usuarios en una conexin de bajo ancho de
banda pueden elegir si una imagen es lo
suficientemente valiosa para dedicar el tiempo y
el ancho de banda necesarios para descargarla.
Guia Productos
21/10/03 10:50
Pgina 38
Es importante sealar que Microsoft Office Outlook

2003 mantiene toda su funcionalidad enriquecida para
ver y compartir imgenes. Con Bloqueo de contenidos
externos no se bloquean las imgenes, slo las
conexiones no anunciadas a Internet. Cuando las
imgenes se envan con el mensaje y no se encuentran
en un servidor Web en algn lugar, Outlook las muestra
de manera predeterminada.
Los mensajes de correo enviados por un usuario

incluido en una lista de remitentes de confianza
no se vern afectados. Los usuarios pueden
aadir fcilmente direcciones de correo
electrnico a esta lista.
Imagen de contactos
Los creadores de contenido que deseen enviar

mensajes con formato HTML enriquecido a sus
clientes pueden hacerlo si incluyen las imgenes
en el cuerpo del mensaje de correo.
Las imgenes aadidas a los mensajes de correo con
Microsoft Office Outlook 2003 o Microsoft Outlook
Express ya utilizan el estndar MHTML
predeterminado e incluyen las imgenes en el propio
mensaje, de manera que no se ven afectadas.
Los mensajes de correo que hagan referencia a
imgenes o contenidos en la intranet o en sitios
de confianza (definidos por las zonas de intranet
y sitios de confianza de Internet Microsoft
Explorer) no se vern afectados.
Para asociar una imagen a un contacto, abra el contacto
y haga clic en el botn Agregar imagen del formulario
(que muestra un icono con dos cabezas) o en Acciones > Agregar imagen
No se permite realizar la conexin a los mensajes de

correo que intentan descargar contenidos de Internet sin
el permiso del usuario. La franja en color de la barra de
informacin situada en la parte superior del mensaje
notifica al usuario que se bloque el contenido
El cuadro de dilogo Agregar imagen permite elegir la
imagen que se va a asociar al contacto
Al hacer clic en la barra de informacin, aparece el men

contextual. Los usuarios pueden activar las imgenes
para un mensaje especfico al utilizar este men. Los
usuarios tambin pueden aadir direcciones individuales
de correo electrnico a una lista de Remitentes de
confianza, con objeto de desactivar el bloqueo de
contenidos para todos los mensajes de correo
procedentes de esas direcciones
Contacto con la imagen aadida
Guia Productos
21/10/03 10:50
Pgina 39
La capacidad de agregar una imagen a los contactos

de Microsoft Office Outlook 2003 es una de las
funciones que ms frecuentemente se han solicitado.
Con Microsoft Office Outlook 2003, pueden aadirse
imgenes directamente a un contacto para ofrecer a
los usuarios la capacidad de asociar una cara con el
nombre y otra informacin del contacto.
Mejoras en las reglas y alertas de

La experiencia para crear reglas nuevas se ha
agilizado y resulta ms fcil para las reglas comunes;
facilita a los usuarios la ordenacin de la bandeja de
entrada mediante reglas simples, as como ver y
cambiar reglas una vez creadas. Las acciones

comunes de reglas pueden verse grficamente y
modificarse rpidamente. Adems, los usuarios
pueden asociar aler tas a las reglas para ver
inmediatamente informacin actualizada.
Para ver la nueva funcionalidad de Reglas y alertas, siga
uno de estos procedimientos:
Vaya al men de Herramientas y elija Reglas y
alertas
En el cuadro de dilogo Reglas y alertas, elija
Nueva regla
Haga clic con el botn derecho del ratn en
cualquier mensaje de correo electrnico y elija
Crear regla
Tecnologas flexibles para

la administracin de informacin
Biblioteca de referencia
Todas las aplicaciones de Microsoft Office y Microsoft
Internet Explorer (a travs de un complemento de
Microsoft Office 2003) ahora incluyen un panel de
tareas Referencia que permite a los usuarios buscar
informacin en la Web o en un origen de datos
corporativos directamente desde la aplicacin. Ahora,
los usuarios pueden tener acceso a datos
corporativos y trabajar con los resultados de su
bsqueda en informes, grficos y otros documentos.
Por medio del

panel de tareas
de la Biblioteca
de investigacin,
los usuarios
pueden
investigar la Web
o recursos
corporativos
justo a lado de
sus documentos
Los resultados de las bsquedas se pueden

recuperar en el documento sin cambiar de aplicacin
y, gracias a las etiquetas inteligentes, los orgenes de
datos pueden proporcionar diversas acciones, adems

del uso tpico de copiar y pegar de HTM que se realizara
en una bsqueda Web. Por ejemplo, una bsqueda en
un origen de datos corporativos podra proporcionar la
opcin de afinar la bsqueda con parmetros
adicionales e insertar los resultados como datos XML
estructurados en Microsoft Office Excel 2003 o como un
fragmento de documento actualizable vinculado a un
documento XML de una base de datos de contenido.
La biblioteca de referencia tambin incluye recursos
bsicos, como sinnimos y diccionarios en varios
idiomas (disponibles incluso sin conexin), as como la
traduccin automtica y una enciclopedia en Internet.
Si el usuario o la organizacin se ha inscrito como socio
de servicios de datos de terceros como Factiva,
eLibrary y otros, tambin se busca en stos y los
resultados se presentan en la biblioteca de referencia.
La bsqueda de informacin con el panel de tareas
Referencia es muy sencilla: simplemente mantenga
presionada la tecla Alt y haga clic en una palabra en
el documento. O bien, haga clic con el botn derecho
del ratn o utilice el men o la barra de herramientas.
El panel de tareas Referencia muestra los resultados
aunque no se haya abierto antes de iniciar la
bsqueda.
En Microsoft Office Outlook 2003, el panel de tareas
Referencia permite una lectura ms fcil de
mensajes de correo electrnico en otros idiomas, ya
que un simple clic proporciona la traduccin de una
palabra o del mensaje de correo completo al idioma
nativo del usuario. Esto es especialmente til en
corporaciones multinacionales, en las que muchos
usuarios no hablan de manera nativa el idioma
predominante, que normalmente es el ingls.
Guia Productos
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Pgina 40
Correo electrnico, movilidad y

productividad
Microsoft Office Outlook 2003 proporciona muchos
avances tcnicos que ayudan a los usuarios a
conectarse a la informacin y utilizarla de manera
ms efectiva sin tener que preocuparse por
problemas como el rendimiento de la red.
NU
ADO
MEJOR
Filtro para mensajes de correo no

deseados
Microsoft Office Outlook 2003 incluye una
funcionalidad diseada para ayudar a evitar gran
parte del correo electrnico no deseado que los
usuarios reciben todos los das. Estas funciones
proporcionan a los usuarios control sobre los tipos de
mensajes que reciben y sus remitentes.
Microsoft Office Outlook 2003 proporciona un
conjunto de funciones diseadas que trabajan
conjuntamente para ayudar a proteger a los usuarios
de mensajes de correo electrnico no solicitados:
Filtro de correo electrnico no deseado.
Microsoft Office Outlook 2003 utiliza la tecnologa
de ltima generacin desarrollada por Microsoft
Research a fin de evaluar si un mensaje se debera
tratar como correo electrnico no deseado, para lo
que se basa en diversos factores, como la hora a
la que se envi y el contenido del mismo. El filtro
no individualiza ningn remitente o tipo de correo
electrnico determinados; se basa en el contenido
de un mensaje en general y utiliza un anlisis
avanzado de la estructura del mensaje para
determinar la posibilidad de que se trate de correo
electrnico no deseado.
De manera predeterminada, el nivel inferior de
configuracin de este filtro est diseado para
detectar los mensajes de correo no deseados
ms obvios. Todos los mensajes detectados
por el filtro se mueven a la carpeta Correo
electrnico no deseado, donde se pueden
recuperar o revisar posteriormente. Si el
usuario lo desea, puede optar por crear un filtro
ms restrictivo (que quizs capture mensajes
legtimos por error) o incluso establecer que
Outlook elimine los mensajes de correo no
deseados de forma definitiva al recibirlos.
Lista de destinatarios de confianza. Si el filtro
marca un mensaje de correo electrnico como
no deseado por error, el usuario puede agregar
al remitente de ese mensaje a la Lista de
destinatarios de confianza. Las direcciones de
correo electrnico y los nombres de dominio
incluidos en la Lista de remitentes de confianza
nunca se tratan como correo electrnico no
deseado, sin impor tar el contenido del
mensaje, ya que, de manera predeterminada,
se confa en los contactos. Con Microsoft
Exchange Server, el correo enviado desde
dentro de la organizacin nunca se considera
como no deseado, sin importar su contenido.

Los usuarios pueden configurar Microsoft
Outlook para aceptar solamente correo de la
Lista de remitentes de confianza, lo que les
ofrece control total sobre los mensajes que
llegan a su bandeja de entrada.
Lista de remitentes de correo no deseado. Los
mensajes de correo procedentes de una direccin
de correo electrnico o nombre de dominio
determinados pueden bloquearse fcilmente con
slo aadir el remitente a la Lista de remitentes
de correo no deseado. El correo de personas o
nombres de dominio incluidos en esta lista
siempre se trata como no deseado, sin importar
el contenido del mensaje.
Lista de destinatarios de confianza. Tambin se
puede unir una lista de correo a la Lista de
destinatarios de confianza del usuario. Cualquier
correo enviado a las direcciones de correo
electrnico o nombres de dominio incluidos en
esta lista no se trata como no deseado, sin
importar el contenido del mensaje.
Actualizacin automtica. Microsoft tiene el
compromiso de proporcionar actualizaciones
peridicas del filtro de correo electrnico no
deseado, de manera que contine siendo
efectivo. Sin embargo, la funcin de Actualizacin
automtica no se incluye en esta versin.
El filtro de correo electrnico no deseado se activa de
manera predeterminada. La primera vez que Microsoft
Office Outlook 2003 mueve un mensaje de correo a
la carpeta Correo electrnico no deseado, lo notifica
al usuario a travs de un cuadro de dilogo.
Para cambiar las opciones de Correo electrnico no
deseado, seleccione Opciones en el men Herramientas
y haga clic en Correo electrnico no deseado. Para
agregar personas a las listas de Remitentes de
confianza, Destinatarios de confianza o Remitentes no
deseados, haga clic con el botn derecho del ratn en el
mensaje y haga clic en las opciones correspondientes
en el men Acciones. En las versiones de Microsoft
La primera vez que Microsoft Office Outlook 2003

descarga un mensaje de correo electrnico que parece
ser correo electrnico no deseado, se muestra un cuadro
de dilogo para informar al usuario. De manera
predeterminada, este cuadro de dilogo aparece cada vez
que se descarga un mensaje de correo electrnico
sospechoso; sin embargo, puede desactivarse fcilmente
al hacer clic en No volver a mostrar este cuadro de
dilogo
Guia Productos
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Exchange Server sin modo de memoria cach (consulte

Exchange con modo de memoria cach), el filtro de
correo electrnico no deseado debe instalarse y
configurarse en Microsoft Exchange Server.
es la opcin predeterminada. En una actualizacin, el

usuario puede activar Microsoft Exchange Server con
memoria cach al activar Usar copia local del
buzn, que se encuentra en el cuadro de dilogo
Configuracin de Exchange, que aparece a
continuacin.
Conectividad inteligente
Los mensajes sospechosos se

mueven a la carpeta Correo
electrnico no deseado de
manera predeterminada
La funcin de Conectividad inteligente introduce el

concepto de disponibilidad de la red en Microsoft
Office Outlook 2003 y ofrece la capacidad de obtener
una mejor respuesta en conexiones de red de baja
velocidad o menos confiables, o cuando un usuario
pasa de una conexin de red inalmbrica a otra. Esto
permite seguir utilizando Microsoft Office Outlook
2003 en muchas situaciones, y cuando se combina
con el modo de Microsoft Exchange Server con
memoria cach, de hecho oculta la disponibilidad de
la red al usuario de manera casi total: ya no
aparecern ms mensajes de error en la conexin.
Esta funcin est activada de manera predeterminada y
los usuarios pueden seleccionar un modo totalmente
automtico, un modo rpido de red cuando utilicen una
red de alta velocidad y un modo lento (slo
encabezados) cuando la red tenga bajo ancho de banda
o alta latencia.
Se puede tener acceso a las opciones de Correo

electrnico no deseado desde el men de Herramientas,
en Opciones-> Correo electrnico no deseado. El usuario
puede elegir el nivel de proteccin deseado, que va desde
ninguna proteccin a slo listas de confianza. Asimismo,
el usuario puede optar por eliminar el correo de forma
definitiva en lugar de moverlo a la carpeta Correo
electrnico no deseado
Microsoft Exchange Server con modo de

memoria cach
El nuevo modo de Microsoft Exchange Server con
memoria cach en Microsoft Office Outlook 2003
ofrece al usuario una experiencia confiable y sensible
independientemente del rendimiento de la red, ya que
todos los datos necesarios se cargan desde el
principio. El modo de Exchange con memoria cach
asla al usuario de los problemas de la red y garantiza
que pueda seguir siendo productivo en todo
momento. Esta funcin proporciona ventajas a los
administradores de sistemas, al reducir las llamadas
de soporte tcnico, facilita la consolidacin del sitio
del ser vidor y admite un nuevo conjunto de
escenarios mviles.
En una nueva instalacin de Microsoft Office Outlook
2003, Microsoft Exchange Server con memoria cach
El men Conexin con Exchange muestra los controles

disponibles para configurar la disponibilidad de la red en
la conexin con Microsoft Exchange Server
Conectividad de Microsoft Office Outlook

2003 con Exchange Server va HTTP
El acceso a Microsoft Exchange Server mediante
Microsoft Outlook tradicionalmente ha requerido un
acceso directo al servidor, ya sea a travs de una
conexin de red de rea local o al conectarse de forma
remota a travs de una red privada virtual (VPN). Con
Microsoft Office Outlook 2003 y Exchange Server 2003
en Microsoft Windows Server 2003, los usuarios tienen
acceso directamente al servidor de Exchange a travs
de HTTP desde cualquier conexin con Internet. Con
Office Outlook 2003, si puede explorar la Web, tendr
acceso a su buzn de Exchange.
Ahora, los
administradores de
Microsoft Office
pueden configurar
fcilmente Outlook
para comunicarse con
Microsoft Exchange
Server va Internet
Guia Productos
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Una vez que se activa la funcin, Microsoft Office

Outlook 2003 se conecta automticamente a travs de
HTTP cuando no hay disponible una conexin directa al
servidor de Microsoft Exchange Server, lo que elimina
la necesidad de utilizar servidores VPN corporativos
para obtener acceso al correo electrnico.
Archivo ms grande de carpetas

personales
El archivo mejorado de carpetas personales (*.pst)
almacena hasta 20 GB de datos y admite datos
multilinges Unicode. El nuevo archivo de carpetas
personales no funciona con versiones anteriores. Sin
embargo, Microsoft Office Outlook 2003 sigue siendo
compatible con los archivos de carpetas personales
de las versiones anteriores, que estn limitados a
unos 2 GB de datos. Estas mejoras tambin se
aplican a los archivos de carpetas sin conexin
(*.ost).
La compatibilidad con Unicode permite que Microsoft

Office Outlook 2003 aparezca en el idioma nativo del
usuario (en este caso, un contacto en hindi)
Autenticacin de Kerberos
Adems de NTLM, Microsoft Office Outlook 2003
admite la autenticacin de Kerberos si se ejecuta
junto con Microsoft Exchange Server 2003, de forma
que las empresas disponen de ms opciones para
cumplir con sus necesidades de autenticacin.
MAPI areo
Durante varias versiones, Microsoft Outlook ha tenido la
capacidad de sincronizar datos entre Microsoft
Exchange Server y su almacenamiento local. Los
usuarios actualmente pueden utilizar grupos de enviar y
recibir para sincronizar sus datos. En Microsoft Office
2003, los usuarios pueden, adems, utilizar el nuevo
modo de Microsoft Exchange Serve con memoria cach
en Microsoft Office Outlook 2003, que sincroniza
continuamente sus datos.
Al crear un nuevo archivo de carpetas personales, se

utiliza el nuevo formato de archivo de carpetas personales
de Microsoft Office Outlook 2003 de manera
predeterminada. En el men Archivo, la entrada Nuevo
archivo de datos de Outlook permite crear nuevas carpetas
personales de Microsoft Office Outlook 2003 , as como
archivos de carpetas personales compatibles con
versiones anteriores de Microsoft Outlook, de tal manera
que los usuarios puedan utilizar cualquiera de las versiones
anteriores de Microsoft Outlook en el equipo del hogar y
seguir creando carpetas personales compatibles
Compatibilidad con Unicode

Microsoft Office Outlook 2003 admite el formato
Unicode para Contactos, Correo, Calendario, Tareas y
Notas. Esto permite a los usuarios ver y editar el
texto dentro de Outlook en cualquier idioma o
cualquier secuencia de comandos instalados que
sean compatibles con el sistema operativo. Ahora,
Outlook tambin es totalmente compatible con la
inter faz plurilinge, de tal manera que los
administradores de sistemas puedan cambiar
fcilmente la interfaz de usuario (UI) y los archivos de
Ayuda a distintos idiomas segn las necesidades
individuales de los usuarios.
Al trabajar con la sincronizacin, Microsoft Exchange

Server 2003 es ms eficiente y robusto. Esto se debe a
que el servidor y el cliente se comunican de una nueva
forma que est diseada para reducir de manera
significativa la cantidad de datos que se transfieren
entre el cliente y el servidor durante la sincronizacin.
Estas mejoras son especialmente importantes para los
escenarios mviles cuando la conexin de Microsoft
Office Outlook 2003 a Microsoft Exchange Server utiliza
una red con ancho de banda limitado y latencia variable.
Esta eficiencia significa ahorros en costes en las
redes de pago por byte y, generalmente, reduce la
cantidad de tiempo necesario para completar
cualquier sincronizacin.
Si el usuario sincroniza datos entre Microsoft Office
Outlook 2003 y Exchange Titanium Ser ver, se
beneficiar automticamente de estas mejoras. La
sincronizacin mejorada hace posible que Outlook
admita un nuevo conjunto de escenarios mviles y
otras situaciones en las que se utilizan redes de
ancho de banda limitado y latencia variable.
Faxes por Internet
Actualmente, utilizar un fax-mdem puede significar el
uso ininterrumpido de la lnea telefnica por un periodo
largo de tiempo o tener que pagar tarifas de larga
distancia, volver a marcar en una fecha posterior o
simplemente tener que confirmar manualmente que los
faxes llegaron correctamente. Con un servicio de fax por
Internet, enviar faxes es mucho ms fcil y stos se
pueden recibir directamente en la Bandeja de entrada de
Guia Productos
21/10/03 10:51
Pgina 43
Microsoft Office 2003 integra el fax por Internet con sus

aplicaciones, especialmente con Microsoft Office
Outlook 2003, mediante nmeros de faxes en
Contactos, una herramienta enriquecida de vista previa,
la capacidad para calcular el coste del fax antes de
enviarlo, cubiertas de fax totalmente modificables en
Microsoft Office Word 2003 y hasta la capacidad de
firmar con su nombre mediante Tablet PC.
para aquellos momentos en los que el usuario busca

la palabra correcta.
Los faxes por Internet requieren que los usuarios se

inscriban en uno de los servicios de fax que son socios
comerciales de Microsoft Office 2003, como Venali y J2.
Mejoras en los medios de Microsoft

Office PowerPoint 2003
Anotaciones durante la presentacin
Microsoft Office PowerPoint 2003 ha mejorado la
compatibilidad con anotaciones, permitiendo que los
usuarios de Tablet PC marquen las diapositivas con
tinta durante la presentacin. Los usuarios pueden
escribir notas sobre las diapositivas y guardar la tinta
en las mismas para un uso posterior.
Microsoft Office PowerPoint 2003 tambin ha
actualizado las herramientas de bolgrafo durante la
presentacin con ms colores y tipos de bolgrafos y,
adems, proporciona al usuario la capacidad de resaltar
partes de la presentacin con una nueva herramienta
para resaltar.
Para abrir el cuadro de

dilogo Sinnimos, haga
clic con el botn izquierdo
del ratn en la palabra y
elija Sinnimos, seleccione
Sinnimos en el men
Herramientas o
simplemente mantenga
presionada la tecla Alt y
haga clic en la palabra
Formatos ampliados de listas de

reproduccin
Microsoft Office PowerPoint 2003 ahora admite los
siguientes formatos de listas de reproduccin: ASX,
WMX, M3U, WVX, WAX, WMA. Adems, si no est
presente un cdec de medios (necesario para reproducir
archivos), PowerPoint trata de descargarlo mediante la
tecnologa del Reproductor de Microsoft Windows Media.
Reproduccin a pantalla completa
Si desea utilizar tinta para marcar una diapositiva de

Microsoft Office PowerPoint 2003, haga clic con el botn
izquierdo del ratn en la diapositiva mientras est en la
vista Ver presentacin, elija un bolgrafo y escriba en la
presentacin
Al salir se le pide al usuario que guarde las anotaciones.

Para ver las partes marcadas, seleccione Marcado en el
men Ver o simplemente seleccione Ver marcado en la
barra de herramientas del visor
Sinnimos
Microsoft Office PowerPoint 2003 incluye ahora una
opcin Sinnimos en el panel de tareas Referencia
Ahora, los usuarios pueden seleccionar un cuadro

para una pelcula de tal manera que se reproduzca
utilizando toda la pantalla mientras est en la
presentacin, en lugar de aparecer como un pequeo
rectngulo en la diapositiva.
Una nueva opcin del

cuadro de dilogo
Opciones de las
pelculas permite la
reproduccin a
pantalla completa
durante la
presentacin
Existen dos maneras de tener acceso a esta opcin:

1. Haga clic con el botn derecho del ratn en la
pelcula, seleccione Editar objeto de pelcula
Guia Productos
21/10/03 10:51
Pgina 44
en el men contextual y active la casilla de

verificacin Ampliar a pantalla completa.
2. En el panel de tareas Personalizar animacin,
haga clic en el efecto Reproducir. En el men
Galera, seleccione Opciones de efecto, elija
la ficha Configuracin de pelcula y, a
continuacin, active Ampliar a pantalla
completa.
Microsoft PowerPoint Viewer 2003 y

paquete para CD
Microsoft PowerPoint Viewer 2003 permite a los
usuarios que no disponen de Microsoft Office
PowerPoint 2003 ver presentaciones exactamente
como las cre el autor. Permite al usuario abrir o
imprimir presentaciones protegidas con una
contrasea. El nuevo PowerPoint Viewer es una versin
mejorada de Microsoft PowerPoint Viewer 97.
En Microsoft Office PowerPoint 2003, los autores
pueden empaquetar presentaciones en un CD e incluir
opcionalmente el nuevo Microsoft PowerPoint Viewer
2003 con la funcin Paquete para CD. As, los autores
pueden distribuir las presentaciones de PowerPoint sin
preocuparse de si los destinatarios tienen la versin
correcta de PowerPoint para verlas. La funcin Paquete
para CD tambin permite al autor elegir reproducir
automticamente las presentaciones una vez que el CD
se ha insertado en un equipo.
archivo de copia de seguridad un nombre basado en la

fecha actual de la ltima ubicacin del directorio de
copia de seguridad y se asegura de que nadie est
utilizando el archivo de base de datos antes de crear la
copia de seguridad. Como parte de la operacin de
copia de seguridad, Access realiza la accin Compactar
y reparar para garantizar que se mantenga la
coherencia interna del archivo.
Etiqueta inteligente de opciones de Autocorreccin. En
Microsoft Of fice Access 2003, la inter faz de
autocorreccin de objetos (OOUI) aparece cada vez que se
activa uno de los escenarios admitidos por
Autocorreccin. Autocorreccin funciona para los
controles Cuadro de texto y Cuadro combinado cuando se
encuentra en la Vista de formulario y para todos los
campos cuando se encuentra en la Vista de hoja de datos.
Debido a que los cambios de Autocorreccin no siempre
son deseados por el usuario, todos los escenarios
admitidos ofrecen una opcin Deshacer, una opcin
Detener y una seleccin Controlar las opciones de
Autocorreccin, que devuelven el control a los usuarios
de Access cuando se activa Autocorreccin:
Estas funciones ayudan a los usuarios a controlar las
siguientes opciones de Autocorreccin:
Corregir DOs MAysculas SEguidas
Poner en mayscula la primera letra de una oracin
Poner en mayscula los nombres de los das
Reemplazar el texto al escribir
Objetos dependientes. Al eliminar y/o cambiar
nombres de objetos de una base de datos, es fcil
perder el control de los objetos que dependen del
objeto modificado. La nueva funcin Objetos
dependientes simplifica la definicin de dependientes
de un objeto en una base de datos Jet y reduce el
tiempo de depuracin necesario para hacer una
modificacin en una aplicacin existente de Microsoft
Office Access 2003. Esta funcin slo est disponible
para los archivos de base de datos Jet.
En Microsoft Office PowerPoint 2003, seleccione Paquete

para CD en el men Archivo. Asegrese de que est activada
la opcin Incluir PowerPoint Viewer. Al empaquetar las
presentaciones, se incluir automticamente PowerPoint
Viewer
Nueva funcionalidad en Microsoft Office

Access 2003
Copia de seguridad de bases de datos. Microsoft Office
2003 ofrece a los usuarios un mtodo para hacer copias
de seguridad de archivos crticos de bases de datos Jet
directamente desde Microsoft Office Access 2003.
Ahora, los usuarios pueden hacer cmodamente copias
de seguridad de archivos importantes de bases de
datos en una ubicacin adecuada de un sistema local o
una red compartida. Access automticamente asigna al
Existe un nuevo comando Dependientes... que se

agrega al men de acceso rpido al hacer clic con el
botn izquierdo del ratn en un objeto de base de datos.
Este comando slo ser visible cuando se haga clic con
dicho botn del ratn en una Tabla, Consulta, Formulario
o Informe. El comando Dependientes... tambin est
disponible en el men Ver.
Control de fuentes para la ventana SQL. Esta
importante funcin Microsoft Office Access 2003
permite a los desarrolladores y usuarios crear y editar
consultas de Microsoft SQL Server para controlar el
tamao de la fuente del texto en la ventana SQL. La
capacidad de cambiar el tamao de la fuente es una
funcin que los clientes han solicitado desde la
primera versin de Microsoft Office Access 2003.
Para obtener acceso al control de fuentes, en el
men Herramientas, haga clic en Opciones y
seleccione la ficha Tablas/Consultas. Existe un
conjunto de controles que permite al usuario
establecer la fuente y el tamao.
Guia Productos
21/10/03 10:51
Pgina 45
Revisin de errores. En Microsoft Office XP, Microsoft

Excel 2002 introdujo la idea de utilizar la interfaz de
autocorreccin de objetos para anotar errores comunes
en hojas de clculo y ofrecer al usuario opciones de
correccin. En Microsoft Office 2003, Microsoft Office
Access 2003 incluye una funcin similar para marcar
errores comunes en los formularios y ofrecer opciones
de correccin. Esta funcin muestra una etiqueta
inteligente para errores comunes que pueden ocurrir
cuando los usuarios desarrollan aplicaciones en Access.
Entre ellas, se incluyen:
Integracin de tinta en las aplicaciones

de Microsoft Office 2003
Nueva etiqueta no asociada
En Microsoft Office XP, los usuarios de Tablet PC podan

descargar el complemento de Microsoft Office XP para
Tablet PC (Tablet Pack) con objeto de crear mensajes de
correo electrnico con tinta, dibujar en Microsoft Word,
Excel y PowerPoint, y escribir notas en presentaciones.
En Microsoft Office 2003, la tinta se integra directamente
en las aplicaciones y permite a los usuarios de tinta
obtener acceso a ms funciones y utilizar la tinta ms
eficazmente para escribir notas y dibujar en sus
documentos. Tambin se ha mejorado el soporte para
tinta en todo el paquete de Microsoft Office 2003.
Etiqueta no asociada con acelerador (slo

formulario)
Los beneficios de una integracin ms estrecha de

tinta con Microsoft Office 2003 incluyen lo siguiente:
Etiqueta no asociada
Duplicar acelerador (slo formulario)

Acelerador no vlido (slo formulario)
Fuente de control no vlida
Referencia circular
Duplicar el valor de la opcin
Clasificacin y agrupamiento no vlidos (slo
informes)
Se sugiere agregar un signo = para corregir el
error de Fuente de control no vlida
El ancho del informe es mayor que el de la pgina
Crear una tabla local. Copiar una tabla vinculada en la
base de datos local es una tcnica comn para
optimizar el rendimiento en informes de ejecucin lenta
que utilizan tablas o consultas vinculadas. En versiones
anteriores de Microsoft Access, los usuarios
necesitaban crear una consulta Dibujar tabla compleja
para realizar esta tarea. Ahora, los usuarios pueden
simplemente copiar la tabla vinculada al portapapeles y
pegarla de nuevo en la base de datos o seleccionar
esta accin en el panel de tareas como una tarea
comn para las Tablas vinculadas.
Propagar las propiedades del campo. Esta funcin
permite a los usuarios modificar una propiedad de
campo en un lugar y propagar ese valor nuevo a todos
los controles que estn limitados al mismo campo.
Cualquiera que desarrolle aplicaciones de Microsoft
Access apreciar lo fcil que es ahora propagar
propiedades establecidas en una tabla a todos sus
formularios e informes relacionados. Anteriormente,
los desarrolladores tenan que recorrer todos los
objetos relacionados y establecer las propiedades
manualmente, con el riesgo de olvidar algunas. Esta
funcin reduce significativamente ese riesgo, as
como el tiempo necesario para esa tarea.
Cuando el usuario modifica una propiedad heredada
en un campo desde la vista Diseo de tabla,
Microsoft Office Access 2003 muestra la etiqueta
inteligente Opciones de actualizacin de
propiedad, que ofrece una opcin para Actualizar
<nombre de propiedad> en todos los lugares
<nombre de campo> que se use.
Escribir a mano en las aplicaciones de Microsoft

Office 2003. Los usuarios pueden tratar sus
documentos de Microsoft Office Word 2003, hojas
de clculo de Excel y diapositivas de PowerPoint
como un pedazo de papel y escribir notas
directamente encima del documento o en los
mrgenes, explorar ideas y guardarlas para
despus, sin tener que preocuparse de instalar
software complementario.
Mostrar y ocultar marcado de tinta. La integracin
de las anotaciones de tinta con la barra de
herramientas Revisar en Microsoft Office Word
2003, Excel y PowerPoint permite a los usuarios
mostrar y ocultar sus marcas con tinta de la
misma forma que otros comentarios y revisiones.
Escribir en comentarios de Microsoft Office Word
2003. Word proporciona una funcin de burbuja de
comentarios de tinta que permite a los usuarios
escribir con tinta en los comentarios de Word con
las mismas funciones, como la capacidad para
filtrar por autor. Con las burbujas de comentarios
se asegura que las anotaciones seguirn ancladas
al texto que se coment cuando se edite el
documento posteriormente.
Anclaje de comentarios. Adems, Microsoft
Office 2003 representa el primer paso hacia una
verdadera integracin entre anotaciones de tinta y
texto en la pgina, con compatibilidad limitada
para el reflujo y anclaje de documentos. En
Microsoft Office Excel 2003, las anotaciones se
mueven al insertar columnas, de tal manera que
los comentarios de tinta se mantienen sobre el
concepto correspondiente. En Microsoft Office
Word 2003, las anotaciones se vinculan a
prrafos, de tal manera que los cambios en la
estructura del documento mantienen las
anotaciones de tinta en el lugar correcto. Esta
caracterstica an no puede aplicarse a los
cambios en palabras o lneas en Word. Se avisa a
los usuarios de que las anotaciones pueden
cambiar cuando pasan de la vista Diseo de
lectura a la Vista preliminar para imprimir. Las
anotaciones en los diseos de impresin siguen
siendo la mejor eleccin para quienes deseen
imprimir sus anotaciones.
Guia Productos
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Pgina 46
Dos modos de tinta. Adems de escribir

anotaciones directamente en el documento, los
usuarios pueden insertar dibujos a mano en
Microsoft Office Word 2003 a travs de la misma
interfaz que se utiliza para los cuadros de
imgenes o de texto. Se ofrece al usuario un
lienzo dentro del documento para que dibuje tal
como lo hara con una imagen de tinta. Al hacer
doble clic en la imagen de tinta, aparece el cuadro
de dilogo Formato de tinta, de la misma forma
que un cuadro de texto o imagen, con opciones
para ajustar el texto alrededor de la tinta,
redimensionar el lienzo, etc.
Dos barras de herramienta de tinta. Existe una
barra de herramientas de tinta para dibujar y
escribir, y otra para anotaciones. Cada una
proporciona un conjunto de bolgrafos, marcadores
y resaltadores que permiten a los usuarios
cambiar el color y el ancho.
Interfaz familiar. Otras funciones de tinta de
Microsoft Office 2003 utilizan la misma interfaz
familiar que el Tablet Pack anterior.
Copiar y pegar. Los usuarios pueden copiar y
pegar los objetos de tinta entre aplicaciones.
Ahora, los usuarios pueden escribir directamente en

burbujas de comentarios en Microsoft Office Word 2003
cmodamente, en lugar de imprimirlos. Los archivos y

documentos adjuntos de Microsoft Office Outlook 2003
que se abran en modo de slo lectura desde los
servidores Microsoft Windows SharePoint Services, se
abren automticamente en el modo Diseo de lectura.
Las ventajas de este modo son las siguientes:
Experiencia optimizada para la lectura en
pantalla. El documento se muestra en pginas
virtuales con un tamao ptimo para la pantalla
que se est utilizando. El texto se muestra con
mrgenes claros, lneas ms cortas, una fuente
ms grande y, si lo permite el espacio, dos
pginas por pantalla para que sea ms fcil leer
los documentos. El texto se muestra con una
forma mejorada de ClearType para lograr una
apariencia ms lisa y minimizar la fatiga visual.
Ayudas tiles para la lectura. Las barras de
herramientas estn simplificadas para mostrar
slo aqullas tiles para la lectura y revisin.
stas incluyen el nuevo panel de tareas
Referencia (consulte Referencia), en el que se
presentan definiciones, traducciones, artculos de
enciclopedia y otros contenidos relacionados de
Internet y de la intranet corporativa (si existe) al
hacer clic en una palabra del documento;
herramientas de comentarios (escritos, hablados
e incluso escritos a mano con Tablet PC) y la
funcin de bsqueda y botones para aumentar y
disminuir temporalmente el tamao de la fuente
slo para propsitos de lectura.
Exploracin ms fcil. En lugar de desplazarse, las
pginas se pasan de una en una o de dos en dos
para simular la experiencia de leer un libro, lo cual
reduce la fatiga visual al facilitar a los ojos de un
usuario seguir el texto. Los usuarios pueden
explorar un documento mediante la nueva vista de
instantnea, que les permite pasar a una pgina
determinada al hacer clic en la imagen de esa
pgina; el mapa del documento, que muestra la
estructura del documento en forma similar a una
tabla de contenidos; la rueda del ratn o cualquiera
de las distintas teclas (por ejemplo, la barra
espaciadora, Av pg, flecha hacia abajo o Entrar
para cambiar a la siguiente pgina y flecha hacia
arriba, Re pg, para volver a la pgina anterior).
El soporte para tinta se ha mejorado en todo Microsoft Office

2003. Aqu, un usuario dibuja instrucciones en un mensaje
de correo electrnico de Microsoft Office Outlook 2003
Modo de diseo de lectura

El nuevo Diseo de lectura en Microsoft Office Word
2003 permite leer documentos en la pantalla
Documento mostrado en el modo Diseo de lectura
Guia Productos
21/10/03 10:51
Pgina 47
Microsoft Office Outlook

con 2003 Microsoft
Business Contact
Manager
Una nueva herramienta para la pequea
empresa
Con Microsoft Office 2003, Microsoft tendr disponible
el software de administracin de contactos, Microsoft
Business Contact Manager, el cual se integra
directamente con Microsoft Office Outlook 2003 y otras
aplicaciones para ayudar a los profesionales de ventas y
a los empresarios a mantenerse al corriente de las
oportunidades de negocios. Microsoft Business Contact
Manager ampla la funcionalidad de Microsoft Office
Outlook 2003 para proporcionar una base de datos
rentable para ventas e informacin de clientes en la
pequea empresa.
imgenes correspondientes, etc., de tal manera

que los usuarios puedan ver inmediatamente
todas las interacciones que la compaa ha
tenido con el cliente y continuar desde el punto
en que estaban la ltima vez.
Desarrollar relaciones con los clientes.
Microsoft Business Contact Manager permite
organizar y agrupar los contactos de forma que
los usuarios puedan crear mensajes de correo
electrnico y boletines informativos hechos a la
medida para mantener el nombre de la
compaa en la mente de los clientes.
Los contactos pueden almacenarse junto con

documentos relacionados, fotos, notas, informacin de
estados financieros, etc. Microsoft Business Contact
Manager trabaja con Microsoft Office Outlook 2003
para integrar esa informacin con citas en el calendario,
tareas, recordatorios, hojas de clculo, lista de tareas
pendientes y funcionalidad de correo electrnico, y
ayuda a mantener actualizados los contactos de
negocios, desarrollar relaciones con clientes
existentes, compartir informacin entre miembros de
un grupo y, en ltima instancia, maximizar las ventas.
Microsoft Business Contact Manager contiene
funcionalidades para ayudar a los profesionales de la
venta y a la pequea empresa de las siguientes
maneras:
Microsoft Business Contact Manager proporciona una

ubicacin nica para la informacin detallada de la cuenta
Seguimiento de contactos y oportunidades.

Microsoft Business Contact Manager permite a
los usuarios crear una pgina de contactos que
contiene informacin esencial para todas las
opor tunidades de negocios, establecer
recordatorios, reglas o alertas de seguimiento y
almacenar otros datos a medida que una
relacin evoluciona.
Integrar contactos y procesos de negocios.

Microsoft Business Contact Manager trabaja de
manera transparente con otras aplicaciones y
admite procesos basados en papel, como
facturas por fax, para as proporcionar una
herramienta organizativa que permite manejar
el ciclo de ventas durante el tiempo de vida de
la relacin con un cliente.
Administrar la informacin del cliente en un

lugar. Cada pgina de contacto puede incluir los
mensajes de correo electrnico, documentos,
notas, historial de compras y pagos del cliente,
Importar informacin de contactos. Microsoft

Business Contact Manager funciona con otras
aplicaciones para permitir una fcil importacin
de informacin desde las soluciones existentes
Guia Productos
21/10/03 10:51
Pgina 48
de contactos, como ACT! o Goldmine, o desde

depsitos de informacin como Microsoft Office
Excel 2003 y aplicaciones financieras como
Quickbooks.
Establecer acceso remoto de manera rpida y
fcil. Todo lo que se necesita es una conexin
a Internet. No se necesitan servidores, puertos
de acceso o redes de rea local, costosos y
complicados.
La ventana de descripcin general de contactos de

negocios permite a los usuarios ver y organizar
fcilmente todos los contactos en un mismo lugar
Administrar la fuerza de ventas. Los

propietarios de los negocios pueden ver
rpidamente las cuentas y oportunidades en
las que trabajan los vendedores, revisar los
pronsticos de ventas individuales o de grupos
para ver quin es el ms productivo, detectar
tendencias de manera temprana y ver
rpidamente todas las interacciones que ha
tenido una persona en la organizacin con una
cuenta o contacto de ventas dados.
La funcionalidad de informes ayuda a los usuarios en el

seguimiento de los detalles que afectan a su negocio
PORTADA GUIA
21/10/03 11:07
Pgina 2
Apndice I: Requisitos
del sistema
PC con procesador Pentium a 133 MHz o superior; se recomienda
Pentium III
Microsoft Windows 2000 con Service Pack 3 o Microsoft Windows
XP o sistema operativo posterior
Para Microsoft Windows 2000 y Windows XP
64 MB de RAM (se recomienda 128 MB) para el sistema
operativo y 8 MB adicionales de RAM por cada aplicacin que se
ejecute simultneamente
245 MB de espacio disponible en el disco duro con 115 MB en
el disco duro en donde se instal el sistema operativo (el uso del
disco duro vara en funcin de la configuracin; las opciones de
instalacin personalizada pueden requerir ms o menos espacio en
el disco duro)
Unidad de CD-ROM
Monitor con resolucin Super VGA 800 x 600 o superior, con 256
colores
Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse o compatible
La informacin contenida en este documento representa el punto de vista actual de Microsoft Corporation sobre los asuntos
analizados a la fecha de la publicacin. Debido a que Microsoft debe responder a condiciones cambiantes del mercado, no se
debe interpretar como un compromiso por parte de Microsoft y Microsoft no puede garantizar la precisin de la informacin
presentada despus de la fecha de publicacin. La informacin representa el producto tal como se encontraba en el momento de
imprimir este documento y deber utilizarse slo para propsitos de planificacin. La informacin est sujeta a cambios en
cualquier momento sin previo aviso.
Este documento es slo para propsitos informativos. MICROSOFT NO OFRECE NINGUNA GARANTA, EXPRESA O IMPLCITA, EN
ESTE DOCUMENTO.
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SharePoint y Windows son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/o en otros
pases. Los nombres de las compaas o productos reales aqu mencionados pueden ser marcas registradas de sus respectivos
propietarios.
PORTADA GUIA
21/10/03 10:46
Pgina 1
www.microsoft.com/spain/office
Gua d
Micros

Guía de Evaluación de Microsoft Office 2003

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Consumo de informacin. Avances tales como

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4 / Gua de Evaluacin de Microsoft Office 2003

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diseado para integrarse con las tecnologas de

Las reas de documentos proporcionan un foro

La tecnologa de mensajes y alertas

Los archivos adjuntos en directo, paneles de

Administracin y control de la informacin

Las reglas y alertas mejoradas permiten

Las Carpetas de bsqueda de Microsoft

Adicionalmente, estas nuevas herramientas

La nueva vista de correo, el panel de

Las Marcas rpidas de Microsoft Office

Los derechos de modificacin en los

La funcionalidad de seguridad del correo

El soporte mejorado de tintas proporciona

Gua de Evaluacin de Microsoft Office 2003 / 5

Ventajas para la pequea empresa

6 / Gua de Evaluacin de Microsoft Office 2003

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Datos en tiempo real. Los usuarios

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Por ejemplo, con Microsoft Office 2003, un sistema de

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en XML que est disponible en Microsoft Office Word

Una serie de puntos morados

8 / Gua de Evaluacin de Microsoft Office 2003

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Gua de Evaluacin de Microsoft Office 2003 / 9