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Universidad de La Sabana
Facultad de Educacin
Maestra
Direccin y Gestin de Instituciones
Educativas
Cha, 2011
Universidad de La Sabana
Facultad de Educacin, Maestra en Direccin y Gestin
de Instituciones Educativas
Cha, 2011
CONTENIDO
Pg.
1.INTRODUCCIN..9
2. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN...12
2.1 ENUNCIADO DEL PROBLEMA ...12
2.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA..14
2.2.1 Subpreguntas del problema....14
3. OBJETIVOS15
3.1 OBJETIVO GENERAL.15
3.1.1 Objetivos Especficos.15
4. JUSTIFICACIN...16
5. MARCO TERICO....18
6. MARCO CONCEPTUAL......29
7. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN...33
8. DISEO DEL MODELO DE GESTIN DE CALIDAD PARA LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS- FINANCIEROS DEL JARDN INFANTIL TALLER DE
ARTE ARCO IRIS..39
8.1 IDENTIFICACIN DE LOS PROCESOS FINANCIEROSADMINISTRATIVOS41
8.2. CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOSFINANCIEROS...44
8.3. CRITERIOS DE CALIDAD DEL MODELO DE GESTIN POR
PROCESOS.45
9. CONCLUSIONES.......46
10. RECOMENDACIONES....48
REFERENCIAS..........49
ANEXOS.....51
LISTA DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. Modelo De Gestin De Calidad Para Los Procesos AdministrativosFinancieros
Del
Jardn
Infantil
Taller
De
Arte
Arco
Iris40
LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla 1. Algunas diferencias entre organizacin por procesos y organizacin
funcional tradicional25
ANEXOS
Pg.
Anexo A. Caracterizacin de los procesos financieros-administrativos.50
RESUMEN
ABSTRACT
The financial and administrative process management model design for kindergarten
Taller de Arte Arco Iris, is born from the necessity of optimizing administrative
activities and to measure its effectiveness and efficiency. Being the fundamental
measurement to understand the actual situation of the educational institution, to plan,
orient and improve resources at all levels with the objective of managing the strategy
toward the mission and / or vision. The group of generated indicators, begin to
conform a control and evaluation system. Among the most important propositions is
the restatement and generation of a quality management system.
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1. INTRODUCCIN
Durante los ltimos dos aos, el jardn infantil Taller de Arte Arco Iris ha tenido un
importante desarrollo y crecimiento del nmero de alumnos que asisten y solicitan
cupos en la institucin educativa, derivando de ello un incremento en el talento
humano, y en todo lo relacionado con lo administrativo y financiero.
La nueva normatividad del Estado, est orientada a polticas de calidad para las
instituciones educativas que atienden la primera infancia emanadas del Ministerio de
Educacin Nacional y del Distrito, desde la Secretara de Educacin y la de
Integracin Social y, pretenden asegurar la calidad en este nivel educativo mediante
la aplicacin y el seguimiento de buenas prcticas en los procesos acadmicos y
administrativos, para garantizar una mejor calidad de atencin integral a los nios.
Sin embargo, en el Jardn Infantil no existen an procesos de apoyo, no estn
descritos ni planteados y se ejecutan como funciones independientes, desarrolladas
sin estructura, conexin ni conductos de responsabilidad que lleven a entender los
alcances de los procesos.
Durante el ltimo ao, la administracin se ha ido modificando; no obstante los
ajustes implementados en la institucin educativa, no han sido el resultado del
anlisis de las nuevas circunstancias generadas por el servicio que se presta y mucho
menos al alcance que corresponde al Jardn Infantil.
En este sentido y para lograr una gestin orientada a la calidad, esta monografa de
trabajo de grado, se ha desarrollado con el fin de de dar solucin al tema especfico de
mejorar la administracin del Jardn Infantil Taller de Arte Arco Iris, por medio del
diseo de un modelo de gestin para los procesos administrativos-financieros, como
elemento estratgico.
Partiendo de lo anterior, se genera un anlisis reflexivo acerca de la importancia del
diseo de una gestin de procesos de apoyo que soporten y favorezcan la gestin
administrativa, y conduzcan al desarrollo del Jardn Infantil. De acuerdo con lo dicho
se plantea el objetivo general: proponer un sistema de gestin de calidad para los
11
procesos administrativos del jardn infantil Taller de Arte Arco Iris, con base en la
experiencia laboral dentro del jardn infantil y en la observacin de las actividades
administrativas,
12
2. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN
Partiendo del hecho que el Jardn Infantil Taller de Arte Arco Iris, ha
experimentado cambios promovidos por la nueva normatividad del Estado y por el
aumento significativo de estudiantes, la administracin de la institucin educativa se
ha transformado buscando adaptarse a esta nueva realidad. Sin embargo es necesario
utilizar una metodologa que responda a las nuevas exigencias, de manera tal que
permita a la direccin acceder a una informacin clara,
precisa y oportuna,
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14
15
3. OBJETIVOS
Disear un sistema de gestin de calidad para los procesos financierosadministrativos del jardn infantil Taller de Arte Arco Iris, con base en la
identificacin y reporte de los procesos de apoyo, de forma tal que se optimice el
trabajo y generen condiciones de crecimiento, articulacin y sostenibilidad, de la
institucin educativa
del Jardn
Infantil.
4. Determinar los criterios de calidad del sistema de gestin de calidad para los
procesos administrativos del jardn infantil Taller de Arte Arco Iris, como una
herramienta administrativa para optimizar el trabajo y generar condiciones de
sostenibilidad y crecimiento de la institucin educativa.
16
4. JUSTIFICACIN
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19
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21
22
6. MARCO TEORICO
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24
Arte Arco Iris, ya que dentro de los mltiples enfoques existentes en el mbito
empresarial, el enfoque en procesos puede ser empleado para el anlisis detallado de
las reas funcionales de una empresa de servicios educativos. Tobn y Bolvar
(2007), definen proceso como un conjunto de actividades secuenciales o paralelas que
ejecuta un productor, sobre un insumo, le agrega valor a ste y suministra un
producto o servicio para un cliente externo o interno. Segn la norma ISO
9000:2000 un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Prez (2009) describe un proceso como la secuencia (ordenada) de actividades
(repetitivas) cuyo producto tiene valor intrnseco para su usuario o cliente (p.3).
Fleitman (2003), afirma que un proceso es la combinacin de mtodos, informacin,
materiales, mquinas, gente, medio ambiente y mediciones que se utilizan de manera
conjunta para obtener un servicio o convertir insumos en productos con valor
agregado para un cliente (p. 2).
Hammer (1980), presenta a los procesos como los factores a partir de los cuales
una organizacin puede integrar todos sus componentes humanos y tecnolgicos para
funcionar como un sistema coherente y rentable (p. 1). Por lo tanto se plantea el
inici de un estilo de trabajo, en el cual nace la idea de desarrollar servicios con una
calidad competitiva.
Deming (1987), citado por Rosander (1994), afirmo que los balances de una
empresa entran en perdida cuando no tiene un proceso planteado para su calidad,
demostrando los altos costos que una organizacin genera cuando no tiene un
proceso planeado para administrar su calidad, es decir el desperdicio de tiempo y
materiales (p. 97). Por lo tanto, los procesos en las organizaciones, juegan un papel
primordial, ya que son la forma ms eficaz para desarrollar las actividades que
mejoren la efectividad y la satisfaccin de los usuarios internos y externos.
Una vez puntualizado en los procesos e identificado su utilidad, es importante
retomar la gestin por procesos.
El Modelo Europeo de Excelencia (EFQM) lo describe como:
25
Jerarqua - control
Autonoma - Autocontrol
Burocracia - formalismo
Informacin jerrquica
Informacin compartida
Coordina el equipo
Cumplimiento desempeo
Eficiencia: Productividad
Eficacia: competitividad
Se sabe que la gestin por procesos permite crear una estructura coherente, que
representa el funcionamiento de la organizacin. De igual forma la gestin por
procesos ofrece un enfoque total al cliente externo desplegando al interior de la
26
de
todos
los
recursos
necesarios,
en
cuanto
personas, maquinaria y materia prima, para a partir de los mismos poder generar el
valor deseado por los clientes (p. 2). Por lo tanto, los procesos favorecen el
mejoramiento continuo de las organizaciones, ya que promueven la satisfaccin del
cliente o usuario.
Teniendo en cuenta lo anteriormente descrito, la gestin por procesos determina
una nueva visin de la institucin educativa, ms orientada a las necesidades y
expectativas que tanto usuarios como profesionales esperan y, por lo tanto, a la
resolucin de problemas de acuerdo con un enfoque ms lgico: una visin horizontal
de la organizacin mediante el anlisis de los flujos de trabajo que intervienen en el
desarrollo de los diferentes procesos, ya sea de produccin o de servicio, intentando
en todo momento aadir valor a esa cadena de acciones con el fin de provocar una
mejora de los resultados.
Igualmente, la gestin por procesos da un enfoque total al cliente externo
desplegando al interior de la compaa sus necesidades (estndar mnimo) y sus
expectativas (subjetivo), siendo el cumplimiento de estas ltimas las que generan
valor agregado al producto o servicio. Por lo tanto, un sistema de gestin de calidad
para los procesos administrativos ofrece una herramienta de gran utilidad para el
perfeccionamiento de los procesos administrativos del Jardn Infantil Taller de Arte
Arco Iris.
La gestin por procesos, propone una institucin educativa en la cual es necesaria
una mayor coordinacin en todas las actividades y una cultura de mejora continua
claramente establecida, cuyos elementos clave para garantizar la prosperidad, e
27
28
6. MARCO CONCEPTUAL
CALIDAD: abarca todas las cualidades con las que cuenta un producto o servicio
para ser de utilidad a quien se sirve de l (Cantu, 2007, p. 4). Conjunto de
propiedades y caractersticas de un producto, proceso o servicio que le confieren su
aptitud para satisfacer las necesidades establecidas o implcitas.
Esta definicin ha evolucionado en los ltimos aos hasta considerar la calidad como
las prdidas que un producto o servicio infringe a la Sociedad desde su produccin
hasta su consumo o uso. A menores prdidas sociales, mayor calidad del producto o
servicio.
Este ltimo enfoque posee la ventaja de incluir no solo los problemas de calidad
clsicos (prdidas sociales debidas a la variabilidad) sino los actuales (prdidas
sociales debidas a los efectos secundarios nocivos, problemas del Medio ambiente,
etc.).
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31
32
7. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
Para en este proyecto se lleva cabo el anlisis de una situacin particular, ya que
trabaja sobre la realidad y presenta una correcta interpretacin para la solucin del
problema planteado.
Para adelantar esta investigacin, se consider pertinente desarrollar la
metodologa de la investigacin descriptiva; La metodologa representa la manera de
organizar el proceso de la investigacin, de controlar los resultados y de presentar
posibles soluciones al problema que nos llevar a la toma de decisiones (Zorrilla y
Torres, 1985, p. 50)
Malhortra (1997), afirma que la investigacin descriptiva es el tipo de
investigacin concluyente que tiene como objetivo principal la descripcin de algo,
generalmente las caractersticas o funciones del problema en cuestin.
Se utiliza para:
1. Describir las caractersticas de grupos relevantes.
2. Calcular el porcentaje de unidades en una poblacin especifica que muestre
cierto comportamiento.
3. Determinar las percepciones de caractersticas de un producto.
4. Determinar el grado de asociacin de las variables del marketing.
5. Hacer pronsticos especficos.
Por lo anterior y para determinar las condiciones del estudio, se utilizar una
metodologa de investigacin descriptiva, teniendo en cuenta que:
1. El principal objetivo del estudio es enunciar los procesos administrativos,
mediante la descripcin de las actuales actividades y la forma como se
deberan realizar a travs de procesos.
33
34
El Jardn infantil Taller de Arte Arco Iris, pretende favorecer el desarrollo integral
del nio permitindole encontrar un autoconocimiento fundamentado en el
ejercicio pleno de sus derechos y la atencin a las necesidades bsicas de
movimiento, curiosidad y convivencia, en acciones formativas, que vinculen
pautas sociales y la potenciacin del desarrollo de la singularidad, para que
aprenda a manejar y enfrentar su entorno, manteniendo un vnculo jardn-familiaciudad, donde los maestros, padres y personal de apoyo institucional participan
activamente con compromisos y actividades en la formacin de los nios y las
nias, respetando siempre los derechos de todos los miembros de la comunidad
educativa. (PEI, 2007, p.5)
En la visin se puede observar que:
La Institucin busca concientizar a la comunidad educativa en general de los
valores que tiene el maestro como modelo en la formacin y desarrollo integral
del nio. Si se cumple esta premisa el nio se ver favorecido en el desarrollo de
la creatividad e ideas dentro de su mundo con apropiacin, dominio, confianza y
conocimiento. El aprendizaje es slido cuando va precedido de la imaginacin, la
observacin, la manipulacin y la aplicacin prctica; de esta forma se pueden
ensear conceptos pedaggicos que llevan al desarrollo del pensamiento lgicocreativo y la formacin integral del nio a travs del juego artstico. Y as
proyectarse de manera positiva y productiva frente a la sociedad. (PEI, 2007, p.5)
De lo anterior se puede deducir que la ejecucin eficiente de las actividades de
apoyo institucional mediante una gestin por procesos permitir concentrar los
esfuerzos y recursos de la institucin para atender la mayor cantidad de nios
garantizando y favoreciendo su desarrollo integral, mediante el suministro de los
recursos necesarios a los procesos pedaggicos del jardn.
Es claro que para el logro de la misin y visin, la institucin debe suministrar al
proceso pedaggico de los medios y recursos necesarios para su operacin de forma
eficiente, ptima y de forma auto sostenible y rentable.
35
Para el diseo de los procesos se tienen en cuenta las caractersticas de todos los
elementos involucrados en la cadena de valor. Y mediante la coordinacin de los
recursos permite hallar medios para una reduccin significativa de los tiempos de
ejecucin y un uso eficiente de los recursos, pero siempre suministrando lo necesario
para el logro del proceso pedaggico.
El diseo de la gestin por procesos incluye la mejora continua de los mismos
mediante una descripcin de sus requisitos especficos, y de cmo se determina y
mide el desempeo con relacin a dichos requisitos. Se hace una referencia especfica
a las medidas en proceso y a las interacciones de los clientes. Para lo cual se requiere
la identificacin de puntos decisivos en los procesos de medicin, observacin o
interaccin.
El objetivo es que estas actividades se lleven a cabo en las etapas ms tempranas
posibles de los procesos, para minimizar los problemas que podran resultar de
variaciones con respecto al desempeo esperado. A menudo, el rendimiento previsto
requiere la fijacin de niveles o pautas para guiar la toma de decisiones. Cuando
ocurren variaciones o desvos se requiere de una accin correctiva para restablecer el
resultado del proceso previsto en su diseo.
Los procesos de apoyo administrativos-financieros, que son aquellos que
respaldan a los de prestacin del servicio, estn coordinados e integrados para
asegurar un funcionamiento eficaz y eficiente. Dichos procesos incluyen, entre otros,
a los de compras, logstica de abastecimiento, comercializacin, almacenamiento,
distribucin y entrega de bienes / servicios a cargo de la organizacin, relaciones
pblicas, servicios financieros y contables, servicios de procesamiento de datos,
gestin de las personas, asesora legal, servicios secretariales y administrativos.
En cuanto a los procesos relativos a los proveedores el criterio analiza cmo la
institucin evala, mejora y garantiza la calidad de los materiales y servicios que
suministran y cmo procede para establecer formas y asociaciones innovadoras que
permitan la expansin del negocio. El tema cobra cada da mayor importancia dada la
36
37
2.
Planeacin
Estratgica
3.
Misin y
Proyecto Educativo
Institucional
4.
Gestin de los
Procesos Financieros
-Administrativos
Calidad para los Procesos Administrativos del Jardn Infantil Taller De Arte Arco Iris.
38
39
Desempeo
1.1.1.1 Evaluacin
1.1.1.2 Seguimiento
1.1.2
Gestin de Talento
Capacitacin
1.1.4
1.1.4.1 Evaluacin
1.1.4.2 Mejoramiento
1.2 Estructura Organizacional
1.2.1
40
1.2.2
Seleccin
1.2.2.1 Requisicin
1.2.2.2 Evaluacin
1.2.2.3 Contratacin
1.2.2.4 Induccin
2. Gestin
2.1 Compras
2.2 Logstica & Control de Inventarios
2.3 Administracin de la informacin
2.3.1
Estudiantes
2.3.2
Personal
2.3.3
Institucin
2.4 Comunicacin
2.4.1
Interna
2.4.2
Externa
41
M
I
S
I
O
N
V
I
S
I
O
N
Mejoramiento Continuo
42
43
44
9. CONCLUSIONES
y la gestin
administrativa.
Los procesos claves de apoyo deben ser identificados para poder engranar lo
acadmico y lo administrativo y lo administrativo est al servicio de la academia, en
el caso del Jardn.
Un Sistema de Gestin de Calidad, solo es posible si se tienen plenamente
identificados los procesos de apoyo administrativos y financieros y se han
caracterizado debidamente, desde la perspectiva de cliente-requisitos recursos, solo
as es posible articulara las necesidades del Jardn.
Por primera vez, se definieron los procesos financieros-administrativos, de cada
una de las actividades de dichas reas del Jardn Infantil, lo cual va a permitir una
gestin ms eficaz.
Se realiz la caracterizacin de los procesos de financieros-administrativos
enunciados; en la cual se identifica que al reducir etapas y tiempos teniendo las
actividades duplicadas, eliminadas, se reducen los costos.
Se logr elaborar la propuesta del modelo de gestin de calidad para los
procesos administrativos-financieros del jardn infantil Taller de Arte Arco Iris, como
una herramienta administrativa para optimizar el trabajo y generar condiciones de
sostenibilidad y crecimiento de la institucin educativa.
El que modelo promueve una nueva cultura organizacional en la que prima el
mejoramiento continuo, como una fuente para el crecimiento de las personas tanto a
nivel personal como profesional.
Este proyecto ser de utilidad en la orientacin de nuevas lneas de trabajo en
torno a la gestin de las instituciones educativas que atienden primera infancia
45
10. RECOMENDACIONES
46
REFERENCIAS
Jardn Infantil Taller de Arte Arco Iris. (1997). Proyecto educativo institucional.
Bogot.
47
48
Anexo A
49
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