Extracto de un artculo del ing.

Juan B GmezEL CONTROL DE COSTOS

INTRODUCCION

El Control de Costos es una disciplina conocida entre los constructores de contratos

a precio fijo desde hace mucho tiempo: en la dcada de los 50 se usaba en varias
empresas en Colombia. Sin embargo, con el advenimiento de los Upacs, muchos
constructores se volvieron promotores y constructores de vivienda y se perdi la
urgencia de Control de Costos, pues cuanto ms costara una edificacin, a mayor
precio se venda y siempre se obtena una utilidad.
Las condiciones actuales de restriccin de crdito para construccin y de restriccin
de mercado por falta de poder adquisitivo de los compradores, hacen necesario
controlar y disminuir los costos de construccin, vender antes, a ms de que en
otros campos de la construccin se sigue contratando a precio fijo, con frmulas de
reajuste, lo que implica la necesidad de un proceso muy dinmico que permite
controlar permanentemente los costos con relacin al presupuesto.
El sistema que se explica a continuacin es una aplicacin especifica de la
Contabilidad de Costos a la construccin.
Estos son unos apuntes de clase, que deben servir a quien haya tomado el curso
para recordar las explicaciones que en l recibi. No pretenden ser un libro de
consulta sobre el tema.
1. BASES DEL CONTROL DE COSTOS
El presupuesto inicial es la base para el Control de Costos, por lo que es necesario
establecer los principios para su elaboracin:
1. Estudio de planos y especificaciones, que debe permitir hacerse una imagen
mental de la totalidad de la obra. Si no existen estos documentos o estn
incompletos, a medida que se va elaborando el presupuesto se debe ir
precisando lo que falta, siguiendo los criterios de lo ya definido y dejando una
clara anotacin de las determinaciones tomadas.
2. Medir, con la mayor precisin, la cantidad de obra. Entre ms grande es el
multiplicador, mayor es el error que induce una imprecisin.
Deben luego dividirse las grandes actividades de obra en actividades, menores que
se definen como grupos de acciones que usan los mismos recursos en las mismas
proporciones.

Para esta medicin existen sistemas que son rutinas de ejecucin; el ms conocido
en Colombia es el Ingls. Toda medida que se anote en la memoria debe
referenciarse en el plano.
Estos puntos son independientes de dnde y cundo se hace la obra.
3. A partir de este momento se debe conocer el sitio de la obra y los resultados
empiezan a ser subjetivos. Ejemplo: Entran en juego condiciones propias del
constructor, negociaciones, variacin de precios de un lugar a otro, de medios
econmicos, de cambios por recursos naturales o transporte, centros de
abastecimiento, etc. Se debe hacer visita al sitio de la obra e investigar las
condiciones especiales.
4. Anlisis de precios unitarios, que se divide en:
a. Materiales
Cantidad por unidad de obra: Sale de las especificaciones constructivas del material
que se consiga y de la disponibilidad.
Precio: El presupuesto debe hacerse a una fecha determinada, pues ya hay precios
constantes: la mayora presentan una variacin anual promedio ahora equivalente al
30%: esta variacin no tiene lmite. Por esta razn, el precio tiene una fecha
determinada y actual. No debe ser proyectado.
El precio de un material se compone de costo en fbrica (precio FOB), ms
transporte al sitio de la obra, ms impuesto a las ventas. Debe asegurarse, al
buscar el precio, que todo lo anterior est Incluido o adicionrselo.
"El transporte interno es parte de la ejecucin.
El desperdicio debe adicionarse a la cantidad de material, no al precio. Consideran
como porcentajes bajos de desperdicio el 2%, normales es el 10% y mximos
entre el 30 y el 40% (Ejemplo: El mortero de pega ladrillo).
El desperdicio puede ser entendido como un mayor consumo y no aparecer
explcito, pero no es una buena prctica.
b. Ejecucin
Consta de los siguientes componentes:
Mano de obra(Salario, contrato civil)
Maquinaria
Equipo
Herramientas especiales
Otros
Mano de obra: debe incluirse en ella tanto el salario efectivo como las prestaciones.
En este punto es importante considerar el rendimiento, entendido como el tiempo
empleado para hacer una unidad de obra o como la obra ejecutada en una unidad
de tiempo. Se deben usar tablas de rendimiento colombianas, de referencia las
propias tablas de cada presupuestador o del ejecutante. Los residentes debieran

hacer la medicin de los rendimientos y sta es ms importante en el presupuesto

que en las programaciones. El rendimiento depende de muchas cosas como la
altura, la remuneracin, las costumbres, la idoneidad del ejecutante y de la
direccin, la dificultad de la obra, etc.
Se incluye nicamente el valor del personal de ejecucin; el del director de obra
estar dentro de los gastos generales.
La mano de obra tambin puede estar contemplada dentro de un contrato civil, cuyo
uso se ha incrementado por variadas razones, entre ellas la continuidad. El precio
unitario tiene aqu un valor mucho ms definido.
Maquinaria: Para obras de edificacin ser alquilada por tiempo o por obra
(cantidad de obra). Hay maquinaria para tareas especficas, como es el caso de las
retroexcavadoras para excavaciones, y hay otra, como las gras, que no se puede
asignar a un trabajo de frente de obra especifico y por lo tanto se debe colocar
dentro de los gastos generales.
Equipo: Dentro de l se considera la formaleta, porque no pasa a ser parte de la
obra; es parte de la ejecucin. Los equipos menores como vibradores, taladros,
cortadoras, etc. y otros difciles de identificar, se llevan a gastos generales.
Herramientas especiales: Se incluyen las propias de una labor, como el compresor
en el caso de demoliciones.
Otros: Pruebas de laboratorio, moldes especiales, etc.
La cantidad de obra por el precio unitario, sumada desde la primera hasta la ltima
actividad, da el costo directo.
Los costos indirectos son: Gastos generales, imprevistos y honorarios o utilidad,
segn el tipo de contrato.
Gastos generales: Se deben calcular y son:
Administracin y direccin: Sueldos, campamentos, cerramientos, celadura.
Transporte interno: Equipo , operarios, mantenimiento de vas (horizontal y vertical).
Gastos propios del contrato: Timbres, plizas, etc.
Supervisin de oficina central: Personal no permanente en obra. Algunos no la
aceptan como gastos de la obra.
Gastos financieros: Costo del dinero que financia temporalmente la construccin.
No siempre son aceptados y en ocasiones llegan a ser hasta el 10% del costo total
por seis meses.
Servicios provisionales.

Si se tienen que hacer gestiones o pagos de servicios definitivos o licencias de

construccin o impuestos, estos gastos se deben incluir en el costo directo.
Otros gastos: Cualquier otro gasto necesario para la ejecucin de la obra, como
desviaciones, avisos, desalojos, etc.
Los gastos generales as calculados se expresan luego como un porcentaje del
costo directo, para facilitar el manejo de las cuentas de cobro y la definicin del
costo de las obras adicionales.
Imprevistos: Son gastos no conocidos. Su valor se estima en porcentaje del costo
directo, que se deduce de un control de costos anterior.
Se debe tener en cuenta:
Conocimiento a fondo de las condiciones de realizacin de la obra y de los precios
bsicos, ya que stas pueden aumentar los imprevistos.
Precisin de planos y especificaciones.
Tipo de contrato
Lo expuesta que est la obra a fenmenos naturales.
El porcentaje de los imprevistos est comprendido desde un 2% ptimo hasta un
10% para casos extremos, con un margen prudente del 5%.
Honorarios:

Se calculan segn tablas.

Utilidad: Se estima, dentro de lmites normales, entre el 7% y el 12%. La utilidad

real es lo que se cobr menos lo que se gast.
Despus de todos los pasos anteriores se tiene un presupuesto a la fecha de hoy.
En el contrato se deben prever sistemas de reajuste que permitan absorber las
alzas de los precios bsicos; no deben servir para corregir errores. Hoy en da hay
reajustes en todos los contratos de precio fijo, ya sea unitario o total, pues la
variacin de precios es muy rpida para poderla prever en otra forma.
Proyeccin de un presupuesto: La obra se ejecuta algn tiempo despus de la
realizacin del presupuesto y faltara dinero si no se proyecta el presupuesto. La
forma de proyectar es:
1. Distribuir en el tiempo: Se debe establecer como se gasta el presupuesto a lo
largo de la obra, para lo cual se necesita un programa que contemple los gastos
necesarios.
2. Establecer un factor de crecimiento ligado al tiempo, que puede ser:
Valor en dlares
Valor en Upacs
Indice del costo de la construccin, etc.
Se toman las proyecciones, si las hay, o en caso contrario, la variacin histrica en
un tiempo similar al que tomar la obra.

Esto permite proyectar la obra, aunque no es matemtico ni exacto, pues depende

de que se compre todo antes de la iniciacin, etc. Debe analizarse que vale ms: el
alza de los materiales o los costos financieros.
PREPARACIN DEL PRESUPUESTO PARA HACER
EL CONTROL DE COSTOS
Se debe identificar la obra por captulos y actividades: un cdigo de 4 dgitos, 2 en
captulo y 2 en actividad es suficiente.
Para control de costos, si se quiere control de ubicacin de materiales, se pueden
usar otros 4 dgitos para localizacin (bloque, casa, manzana); quedar entonces la
codificacin de 8 dgitos.
Para trabajo con computador se tendr un cdigo para identificar materiales. Se
aconseja usar un cdigo de identificacin de materiales, que en general debe tener
de 4 dgitos en adelante. Puede tambin tener letras y nmeros.
La codificacin del presupuesto y la codificacin del control deben ser compatibles
(codificacin nica). En algunos casos, para preparar un presupuesto para control
se debe hacer una traduccin, es decir, hacerle cdigos. Si se trata de una
empresa que maneja varias obras, lo ms conveniente es que en todas ellas los
captulos corresponden a las mismas caractersticas, as como las actividades. Se
debe establecer una codificacin de presupuestos para usar en todas las obras..
METODOLOGIA DEL CONTROL DE COSTOS
Consistente en comparar el costo real de la obra ejecutada contra el costo
presupuestal de esa misma obra.
Hay otros controles, producto normal de un control de costos, como son el control
de consumo de materiales, control de uso de mano de obra y rendimiento, control
de obras adicionales, control de costo de las reparaciones durante la obra y control
de las imprecisiones del presupuesto. El Control de Costos debe producir todos los
anteriores controles.
Para que sea eficiente debe estar coordinado con la contabilidad general.
Se debe establecer la unin entre las dos contabilidades para que la contabilidad
general se nutra de la de costos y la compruebe; que sean un elemento comn, no
elementos independientes.
En la obra se debe trabajar con criterios contables. Debe haber una parte tcnica
que identifique los costos. Es la base de la contabilidad de costos. Se debe hacer
la identificacin contra la codificacin del presupuesto.

Costo de obra
Es el costo de los elementos que pasan a formar parte definitiva de la obra.
-

Los materiales sern costo cuando se usen, no cuando se compren.

La mano de obra realizada.
La maquinaria empleada.

Se deben identificar totalmente los factores, as:

Para los materiales se debe abrir la cuenta llamada "Materiales" o
"Almacn, a la cual se deben llevar todos los materiales adquiridos que lleguen a la
obra. Se da el recibo de almacn, valorizado, que es el que mueve la cuenta. El
krdex del Almacn debe estar valorizado.
Contablemente esta cuenta se contrapesar contra la de Anticipos, si el material se
pag antes de llegar al almacn. Si no se ha pagado, el material entra al almacn,
se suma al inventario y se lleva su valor a la cuenta de Acreedores.
Si por razones contables se pueden llevar a Acreedores cuentas que no tengan el
respaldo de factura, para controlar se debe saber qu material se tiene y no se ha
pagado. Se puede crear una cuenta transitoria de "Materiales por facturar; al llegar
la factura se pasa a Acreedores. No importa el destino del material: Hasta que no
se use es un inventario, no forma parte de la obra. Esto se hace para evitar
confusiones que se pueden presentar si se imputan unos materiales desde que
entran y otros despus. Todo material entra al almacn y slo cuando sale y se usa
pasa a formar parte de la obra.
En el caso del concreto, ste entra a la obra y se gasta. Se da recibo de obra y se
debe dar salida el mismo da, con un destino especfico, vr. gr. Columnas, Cap. 02,
Rengln 03.
Quin da la orden de, salida del almacn? Quien quiera dirigir la obra (Residente).
Se debe usar el vale de campo con los datos de identificacin del material, cantidad
y destino. Sin el vale no se debe entregar ningn material. El control de costos es el
resultado de una organizacin, por lo tanto todos sus miembros deben colaborar en
l; no se puede considerar que es responsabilidad exclusiva de una persona o de un
departamento.
El residente, al final del da, analiza las tareas del da siguiente, llama al personal
responsable de las tareas de ejecucin y da los vales de material para el da
siguiente. Estos deben tener fecha y una validez de 24 horas.
Si el almacenista no tiene el material, debe devolver el vale y no hacer entregas
parciales; si no hay material, se devuelve al Residente el vale con una nota.
El material debe ser entregado en la cantidad especificada.

El almacenista debe hacer la salida de almacn con estos datos:

Cdigo destino
Nombre y cdigo del material
Cantidad
Valor
Precio unitario
Valor total
El precio unitario consiste en el valor total del material que se recibe (precio fbrica,
transporte, IVA, etc.) menos descuentos (no incluir descuentos por pronto pago,
pues estos son aprovechamientos. Se debe establecer el precio unitario dividiendo
por el nmero de unidades recibidas (unidades claras reconocibles).
Cuando haya variacin de precio, el almacenista debe sumar el valor del saldo que
tenga en almacn ms el valor de la entrada y dividir por la suma de la existencia
ms la entrada; ste es el nuevo precio unitario, que corresponde al promedio
ponderado.
Debe haber un horario de entrega de materiales, por ejemplo, de 7 a.m. a 3 p.m.,
para dar al almacenista tiempo de hacer sus cuentas; se deben identificar los
destinos del material (4 nmeros) y el Residente debe comprobar la utilizacin
correcta de los materiales entregados.
Para materiales que no entran fsicamente al almacn como los materiales de
cantera, el vale de salida se hace por Juego de inventarios": Al principio del perodo
(sbado por la maana) se hace un inventario, a ojo, de los materiales en patio.
Durante la semana se reciben ms materiales y con estos recibos se suman las
entradas al inventario inicial. Al final de la semana se repite nuevamente la funcin
de inventario y se analiza el consumo, que es igual al inventario inicial ms las
entradas menos el inventario final. A qu captulo se deben cargar los materiales?
Se mira el cemento y se carga el gasto a los captulos que hayan consumido
cemento, de acuerdo con la proporcin especificada. Con base en el gasto de
cemento se puede establecer la distribucin de la arena.
En el caso del ladrillo, se pueden tener grupos identificables o por consumo terico;
deben hacerse inventarios peridicos para verificar las cantidades.
Para la piedra, se hace por "juego de inventarios", a ojo.
Materiales con caractersticas especiales como por ejemplo la gravilla de 1 cm., se
deben colocar aparte y no dejar revolver.
En el consumo de la obra no debe haber sobrantes, porque las salidas de
materiales se deben ordenar sobre una base tcnica de cantidad de obra (Ejemplo,
el presupuesto en lo referente a memorias de clculo). Pero si un material no se
usa, se debe reintegrar al almacn para que lo reintegren al captulo.

En obras en serie se, hacen "paquetes" de elementos y se entregan los materiales.

Se evitan as muchos vales.
Se debe minimizar en lo posible el material por fuera del almacn, porque corre
riesgos. La entrega debe tender a ser diaria.
Materiales de subcontratistas: Entran sin valorizar, por ejemplo el PVC. Unicamente
son un depsito para seguridad.
Materiales producto de contratos, como la ventanera, se manejan por el sistema de
contratos. Cuando llegan fsicamente a la obra se entran al krdex, pero sin valor,
porque estn cargados al valor de la obra por el sistema de contratos; sin embargo,
se deben controlar para evitar prdidas.
Los materiales entran todos a almacn. Las facturas se aprueban con recibo de
obra y orden de pedido, sin importar el destino, el cual se fijar al salir del almacn.
El almacenista debe hacer un resumen diario de en entradas de almacn, con la
siguiente informacin:
Descripcin (nombre y cdigo)
Cantidad
Valor
Este resumen debe ser reconocido por quienes van a usar el material (residentes).
Tambin se debe hacer diariamente un resumen de salidas de almacn, agrupado
por cdigos de destino y con el resto de datos del resumen de entradas.
Para saber qu se saca del almacn, el residente debe, al da siguiente, ver el
resumen diario de salidas, con el fin de poder detectar errores o robos continuados.
Cada tres meses, por lo menos, se debe hacer el inventario fsico de materiales,
preferiblemente con personal diferente, del almacenista. Este inventario se debe
cuadrar con la cuenta de almacn.
Se deben hacer peridicamente inventarlos selectivos de materiales caros o de gran
movimiento.
De esta forma, el control de costos ayuda a evitar robos o prdidas y desperdicios.
Obras adicionales
Se abre un captulo adicional aparte o se abren actividades adicionales a cada
captulo. Se puede tambin abrir un capitulo de "Reparaciones durante la obra.
No se debe cargar todo a imprevistos. Se debe clarificar qu es un imprevisto.
Obras no presupuestadas, presentes desde que se elabor el presupuesto pero no
incluidas en l, deben agruparse en otro captulo.

El criterio de codificacin de gastos debe seguir el criterio del presupuestador. Para

esto es necesario que el residente tenga completos los anlisis de precios unitarios.
Es aconsejable, desde el principio, solicitar al presupuestador que agrupe las
actividades como habitualmente las agrupa la empresa al contratar.
Materiales que no transporta el suministrador, para ingresarlos se les debe sumar el
costo del transporte.
Es necesario tener un buen control, que parte de la orden de pedido que debe llegar
al almacn antes que el material, en la cual se indica qu se compr y en qu
condiciones, as como si la entrega es o no en obra.
Para dar entrada a un material, ste debe tener: Valor de compra, transporte, IVA.
Todos los materiales deben tener un horario de recibo, pues no se puede recibir
material sin contarlo, pesarlo o medirlo.
La clasificacin debe hacerse en la obra misma en el momento del gasto y no en el
momento de la compra, pues hay diversos materiales con diferentes destinos
especficos, como el cemento y la madera.
MATERIALES
Se debe partir de la lista de materiales del presupuesto o de la requisicin de
materiales.
En el primer caso, el Departamento de suministros debe comprar la lista de
materiales, cruzada con el programa de trabajo o con el programa de materiales,
que indica cuando se debe usar el material en obra. El encargado de la compra
debe poder hacer la compra en forma oportuna. El programa de materiales marca
la llegada del material a la obra.
En el segundo caso, la requisicin de materiales hace algo similar, pero traslada la
responsabilidad de la oportunidad del pedido a la obra.
Si se trabaja con lista de materiales, el que compra debe tener la experiencia
suficiente para poder escoger los materiales adecuados segn la especificacin.
Si es con requisicin, sta debe tener todos los datos para poder hacer la compra.
El primer paso que se debe dar es la definicin del sistema: Lista de materiales o
requisicin, para saber quin debe estar pendiente del pedido de materiales. El
comprar materiales de afn eleva los costos.
La lista de materiales o la requisicin, para saber quin debe estar pendiente del
pedido de materiales. El comprar materiales de afn eleva los costos.

La lista de materiales o la requisicin de materiales deben tener explcito el cdigo

de material, para que los materiales sean claramente identificados.
El siguiente paso es la orden de compra o pedido del material que es un documento
externo de la empresa. El le da aviso a un proveedor de la intencin que tiene la
empresa de hacer la compra. En l se define el precio, el proveedor, y se repite la
cantidad y la condicin de entrega. Debe ir codificado para evitar confusiones por
nombre, por ejemplo, polietileno por kilos o M2, materiales de cantera por M3 o
viajes.
Se debe hacer el pedido en 3 ejemplares:
-

Proveedor
Almacenista, para que sepa qu debe recibir, a qu precio y cmo incorporarlo.
Compras, para el encargado de compras, quien debe conservarlo junto con la
requisici6n.
La requisicin da origen a un pedido.

Es aconsejable archivar las requisiciones pendientes para evitar confusiones y

archivar separadamente las requisiciones cumplidas con su corres pendiente pedido
Al llegar la copia al almacn, sta se debe guardar para que el almacenista est
recordando el pedido al proveedor.
Deben organizarse folderes con ordenes de compra cumplidas totalmente y rdenes
de compra por cumplir. Si no se cura, le un pedido en el plazo establecido, debe
darse aviso al director de la obra para que tome las acciones correspondientes.
Recibo de obra o informe de recepcin: Es un documento contable, que mueve la
cuenta de Anticipos o de Materiales por pagar y facturar. Debe tener la siguiente
informacin:
Cantidad
Precio total
Proveedor
Vehculo que transport el material
Fecha Cdigo del Material
Siempre se debe expedir un recibo de obra, aunque el proveedor lleve su propio
recibo. Si es un pedido grande, con varias entregas, se debe hacer cuando menos
un recibo al da, aunque lo ideal es uno por cada entrega. Debe hacerse en tres
ejemplares: Original para el proveedor, que se debe adjuntar a la cuenta de cobro,
copia para el almacenista y copia para contabilidad. El almacenista es quien
produce el recibo de materias.
Despus de esto se hacen 2 movimientos:
1. Asiento en el krdex, que sirve para saber la cantidad de material que hay en
obra.
2. Resanen diario de entradas de almacn, elaborado al final del da, que debe
circular en la obra para que todos sepan que entr al almacn.

La entrada en el krdex debe producir el precio promedio de la existencia, con el

cual se trabajar. En el momento de recibir el pedido se debe revisar la orden de
compra para verificar que lo que se est recibiendo corresponde en precio y calidad
con ella.
Salida de material del almacn: Se inicia con el "vale de campo", que enva quien
est en el frente de obra al almacenista.
Debe contener los siguientes datos:
Cdigo de obra o de uso, que aparece por primera vez.
Cantidad
Unidad de material
Descripcin
Destino con identificacin de localizacin (opcional).
Debe ser escrito por el residente, que es quien ordena la salida del almacn. Lo
debe firmar el residente y quien recibe el material, en original y copia (original para
el almacenista y copia para el residente, para posteriores comprobaciones).
Si no hay material disponible, el almacenista debe devolver el vale con la anotacin
de que no hay. No debe haber entregas parciales; es mejor cambiar el vale, pues
as el residente sabr de inmediato cual es la situacin.
Al terminar este procedimiento, el almacenista produce la salida de almacn que
debe tener los siguientes datos:
Cdigo del material
Descripcin a)ent
Cantidad
UnidadAnti
Precio unitario promedio
Valor total del material
Cdigo de obra.
Este es el documento bsico del control de costos. Debe ser elaborado por el
almacenista durante el da en que se hace la entrega, en original y una o dos
copias.
La contabilidad de costos no se mueve con cada salida de almacn, sino con los
resmenes diarios.
Resumen diario de salidas de almacn: Los materiales entregados el da anterior se
deben agrupar por cdigos de uso o actividades de obra, por ejemplo, todo lo que
se entreg para paetes, enchapes, etc.
El resumen diario incluye los movimientos controlados por "juego de inventarios";
una vez a la semana, habitualmente el da sbado, se hace esto que es materia de

un proceso diferente, pero se genera con un vale de campo o por lo menos con una
salida de almacn, firmada por el representante de la parte tcnica.
Para materiales como el ladrillo en patio, que no se pueden controlar por vales de
campo anteriores a la ejecucin, cuando el personal de posteros tiene acceso
directo a ellos, se procede as: Se descarga la cantidad que el presupuesto dice que
se debe gastar, de acuerdo con el pago de mano de obra. Esto se genera a travs
d un vale de campo, que se puede elaborar en el momento de la liquidacin del
pago de la mano de obra. Se deben hacer inventarios peridicos, cada tres meses
si es posible o mximo cada seis meses, para cuadrar las salidas tericas con el
gasto real. Para este ajuste se debe elaborar un vale de campo.
Al hacer el inventario se deben dar de baja los materiales que ya no sirven para la
obra, que generan un costo y restan precisin a los recursos que hay disponibles.
Esto sirve adems para saber como se comporta realmente el consumo en la obra
con relacin al presupuesto.
Anticipos de materiales: Se dan contra la palabra del proveedor o con garanta,
segn su importancia. Si se hace un pago con carta de crdito, ste debe ir a la
cuenta de Anticipos.
Los materiales ya recibidos se pagan contra la presentacin del recibo de obra y la
factura del proveedor y se imputan a la cuenta de Materiales.
Un pago que se ha llevado a Anticipos, al llegar el material con recibo de obra se
cancela y se lleva a Materiales. Si el proveedor enva luego la factura cancelada,
esto no produce ningn movimiento contable..
4.2. EJECUCION
Hay dos formas de gastar dinero:
- Salarios
- Contratos
Salarios: Se deben procesar por medio de la planilla de liquidacin semanal, en la
cual aparece el destino de los jornales. Para cargarlos, se debe aumentar a la
liquidacin el costo de las prestaciones sociales y otros gastos, de acuerdo con el
criterio del presupuestador. Contra este fondo se hacen pagos durante la obra. Al
final puede resultar un saldo positivo o negativo.
Contratos: Deben tener una forma de pago que refleje la obra ejecutada. No debe
haber buenas cuentas porque no hay contra que comparar. La forma de pago debe
estar vinculada directamente con la obra ejecutada y reflejar esto en la contabilidad,
puesto que de esta manera se refuerza el carcter de contrato civil y se aleja del
contrato laboral.

Las condiciones bsicas para que un contrato sea laboral son: Trabajo personal,
pago peridico y subordinacin.
Un contrato civil mal manejado se puede convertir en un contrato laboral. Para
evitarlo, se debe siempre pagar por una obra ejecutada.
Un contrato puede tener anticipo, porque puede, por ejemplo, ser un contrato de
pintura en el cual se suministra material. El anticipo, que es un dinero que el
contratista debe y sobre el cual existe una garanta, se debe llevar a la cuenta de
Anticipos.
Se debe tambin tener en cuenta la retencin de garanta del contrato, que
habitualmente es del 10%.
El costo de una obra es el pago total que genera:
Valor de la obra ejecutada
Este valor se distribuye de la siguiente manera:
Bancos
Retencin de garanta
Retencin en la fuente
Amortizacin anticipo

$ 150.000.00
$108.500.00
$15.000.00
$1.500.00
$25.000.00

El costo de la obra no hace referencia a la oportunidad del pago. Por ejemplo, si de

una cuenta de $9.000.00 slo se pueden cancelar $6.000.00 por falta de fondos, se
contabiliza el costo de $9.000.00, cargando $6.000.00 a Bancos y $3.000.00 a
Acreedores, porque en ese momento se pudo efectuar el pago. Esta es la
contabilidad de causacin.
En el caso de un contrato de ventanera, se da un anticipo por ejemplo, del 40% y
se pacta la cancelacin del saldo contra entrega de ventanas (unidades, casas,
etc.). Se debe pensar en el conveniencia al hacer el contrato. El elemento
persuasivo es el pago. La ventanera es costo de la obra desde que se manda
hacer, porque es especial para cada edificacin. No debe entrar con valor, porque
no se valoriza. Los elementos mandados a fabricar es mejor controlarlos por
contrato, no por Almacn.
Con relacin a la formaleta que se adquiere, en el presupuesto aparece el costo por
M2, para lo cual se toma un valor salido del alquiler o de la presuncin de utilizacin.
Se debe crear un fondo de formaleta para llevar a l el valor de, la formaleta que se
compra. El alquiler se lleva a costo de obra en la medida en que se paga. Pasa por
Almacn, pero sale con destino al fondo y de ste se debe restar cada mes el gasto
de formaleta, segn obra ejecutada y costo de utilizacin. La formaleta no est a
cargo del almacenista, como la herramienta, el equipo menor, etc. Debe estar en un
inventario de control que el herramientero recibe del almacenista el herramientero
debe responder por la herramienta y los dems elementos.
Si el contratista de estructura tiene su formaleta propia, l la cobra a la obra como
alquiler, explcita o implcitamente dentro de su contrato.

El equipo y la maquinaria de propiedad de la empresa deben aparecer en la

contabilidad de la empresa y las obras donde se utilicen deben tener en cuenta los
costos de utilizacin o de alquiler.
Cuentas de cobro que no corresponden a un contrato, como en el caso de un viaje
de tierra sacada, efectuado mediante un acuerdo verbal, se carga su valor al cdigo
de destino segn criterio del presupuesto y se llama "Contrato de cuenta nica".
Esto depende del proceso administrativo empleado.
El Control de Costos se debe adaptar al ritmo semanal de la obra o la obra se debe
adaptar al ritmo mensual del Control. De todas maneras, debe establecerse
claramente la fecha de corte, para que todos los datos sean compatibles.
COSTOS INDIRECTOS
Los gastos generales se manejan en la misma forma que los costos directos.
Materiales y ejecucin normales: Campamento, cerramiento, instalacin servicios,
etc.
Salarios de administracin y direccin: Pago mensual, etc., incluidos los cargos por
prestaciones sociales, que pueden ser del 50 o 60%.
Otros costos como vigilancia, transporte, alquiler de equipo, etc., son materia de
contratos y se manejan de igual forma que los contratos de ejecucin, con
imputacin.
Otros gastos, legales o del contrato. Son pagos nicos, imputados al autorizar el
pago correspondiente.
Algunos de estos costos se producen antes de iniciarse la obra y se deben
contabilizar como un asiento inicial, con los gastos repartidos en los renglones
correspondientes.
Imprevistos: Costos que no estn en el presupuesto y no son parte normal del
costo de la obra. Por ejemplo, si el presupuestador omiti el alambre al
presupuestar la placa, esto no es un imprevisto, sino que se debe cargar a la placa.
Caso diferente si se presenta una situacin fortuita, como por ejemplo, un trabajador
lleva ACPM y lo derrama sobre un hierro que est listo; se debe entonces proceder
a la compra de elementos de aseo y encargar a un trabajador la limpieza de estas
varillas. Esto s es un imprevisto.
No se deben llevar indiscriminadamente las cosas a imprevistos; debe haber un
trmite controlado por el supervisor del ordenador normal.
Hay trabajos que se deben cargar a reparaciones durante la obra que es diferente
de imprevistos y que servirn para medir la eficiencia de la direccin de la obra.
Adems, esto sirve tambin para prevenir errores futuros.

Reparaciones locativas: Deben estar contempladas en un presupuesto completo,

como post-venta o mantenimiento, si ocurren una vez que la obra se ha puesto en
funcionamiento, ya sea total o parcialmente. Las reparaciones locativas son
diferentes de las reparaciones durante la obra y sirven para saber cuales
especificaciones vale la pena mejorar para las prximas obras.
ANALISIS DE INFORMACION
Es necesario tener en cuenta los siguientes criterios:
1. Establecer perodos de control.
bimensual o quincenal.

Es aconsejable el mes, pero puede ser

2. La fecha aconsejable es la del corte de mano de obra ms cercano al fin del

mes calendario. Tambin, es posible cortar la obra ejecutada al final del mes.
3. Recopilacin de datos:
a. Salidas de almacn acumuladas por actividades. Inicialmente se hace en costo;
despus se escogen actividades para analizarlas en cantidad.
b. Salarios del perodo, acumulados por actividades, con prestaciones sociales
incluidas.
c. Pagos de contratos del perodo, acumulados por actividades.
De esta manera se recopilan todos los gastos del perodo, acumulados por
actividades.
4. Suma de todos los gastos del perodo, acumulados por actividades.
5. Medida de la obra ejecutada en el perodo en cada actividad: Es una medida
fsica, ejecutada por una persona ajena a la Direccin de la obra para comprobar
el acierto con que han interpretado las directivas de la obra el proceso. Puede
ser hecha por interventora, control de Calidad, Auditoria. No es aconsejable
que sea la medida del corte de obra con que se pag a los contratistas, pues
uno de los objetivos es comprobar este pago.
6. Divisin del valor imputado a cada actividad como la obra ejecutada en ella, para
establecer el precio unitario real del periodo.
Hasta este momento se trabaja con los datos recolectados. En
realiza la comparacin con el presupuesto.

adelante se

7. Liquidar la obra ejecutada a los precios del presupuesto. Para hacer todo esto
se puede usar el cuadro que se inicia con "Actividad".
Acumulado anterior: Es el resultado de los 6 puntos de los meses anteriores.
Puede haber una diferencia de criterio al comparar actividad por actividad o
precio unitario contra presupuesto.

De acuerdo con la condicin contractual:

- Contrato a precios fijos (unitarios)
- Construccin para venta o contrato de precio global fijo. En este caso es ms
importante el valor total de las actividades.
8.

Determinar el porcentaje real de obra ejecutada contra la obra total por ejecutar.

Las siguientes columnas corresponden al acumulado actual: Cantidad, Valor precio

unitario, que se vuelven a comparar contra la obra total ejecutada segn
presupuesto.
Hasta este punto va el Control de Costos. Se puede entonces establecer un
porcentaje de diferencia entre el valor real y el valor presupuesto. Con base en
esto, se pueden establecer condiciones, como el ndice que permita proyectar el
presupuesto:
Camacol, Dane, dlar.
Se toma el perodo ms parecidas posible al que se va a comparar. Se establece el
porcentaje de variacin probable, que se cumple especialmente bien para las obras
de desarrollo continuo, en serie.
Las actividades que presenten porcentaje de variacin anormales, menos del 5% o
ms del 5%, se deben analizar si no tienen una razn lgica conocida. Esta
variacin se puede deber a mala interpretacin de las especificaciones o de los
precios unitarios, excesos de consumo de materiales, pago Inadecuado de mano de
obra, etc.
Como primer paso se deben chequear los consumos. Las actividades con
variaciones en el primer mes no vale la pena chequearlas, pues puede haber mucho
material en proceso contra poca obra ejecutada.
El Control de Costos sirve para arreglar situaciones durante la marcha de la obra,
como ajustar precios, cambiar especificaciones, etc.
. METODOLCGIA DE, PROYECCION DE COSTOS
Obra por ejecutar: Averiguar cunto valdra la obra faltante a los precios de hoy.
Opciones para cantidad:
Hacer resta entre presupuestada y ejecutada.
Diferencia entre porcentaje ejecutado y 100%.
Introducir datos nuevos, resultado de una medicin hecha en obra.
Opciones para precios unitarios:
Precio del ltimo periodo.
Precio corregido por condiciones ya conocidas, como en el caso de un material con
un aumento futuro ya autorizado.
Repetir presupuesto corregido con el factor que se sac anteriormente.
Se puede, con esta base, hacer un anlisis financiero.

Se pasa ahora a proyectar ese valor en el tiempo que falta para terminar la obra. Se
hacen promedios. Si se hace con bases razonables, la aproximacin seria bastante
buena.
A los Gastos Generales se les debe hacer un anlisis. Se deben dividir en dos:
Los fijos, como los gastos iniciales de legalizacin, instalaciones, etc., y los
proporcionales. Los proporcionales se pueden a su vez dividir en proporcionales al
tiempo, como los sueldos, y proporcionales al porcentaje de obra ejecutada, como el
transporte vertical, las herramientas, etc.
Los gastos fijos se comparan contra el valor presupuestado. Los proporcionales al
tiempo se comparan contra el porcentaje de transcurrido de la duracin probable de
la obra total; los proporcionales al porcentaje.