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Tabla de contenido
ANEXO 1 ........................................................................................................................................ 3
REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS .................................................................................... 3
INSTRUCTIVO ................................................................................................................................. 3
Instrucciones Generales ................................................................................................................. 4
Instrucciones Especficas para el diligenciamiento del ROS ............................................................. 5
Formulario I Registro de Operaciones............................................................................................ 5
Seccin I Identificacin de la Operacin Sospechosa ................................................................. 5
Seccin II Informacin de la Operacin Sospechosa .................................................................. 6
Seccin III Descripcin de la Operacin Sospechosa .................................................................. 7
Formulario II. Informacin de las personas implicadas en la operacin sospechosa ........................ 9
Seccin I Personas Naturales ..................................................................................................... 9
Seccin II Actividades Econmicas........................................................................................... 10
Seccin III Direcciones ............................................................................................................. 11
Seccin IV Productos Relacionados: ........................................................................................ 11
Formulario III. Informacin de las entidades implicadas en la operacin sospechosa .................... 12
Seccin I Entidades .................................................................................................................. 12
Seccin II Representante Legal ................................................................................................ 13
Seccin III Actividades Econmicas.......................................................................................... 13
Seccin IV Direcciones ............................................................................................................. 14
Seccin V Productos Relacionados: ......................................................................................... 14
Instrucciones para el envo del ROS .............................................................................................. 15
Certificado de cargue ................................................................................................................... 15
Soporte ........................................................................................................................................ 16
ANEXO 1
REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
ltima Actualizacin: Febrero 2014
TEMA:
Operaciones Sospechosas
NOMBRE DE PROFORMA
OBJETIVO:
PERIODICIDAD:
Permanente
FECHA DE REPORTE:
N.A.
MEDIO DE ENVO:
ENTIDAD USUARIA:
INSTRUCTIVO
Corresponde a las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen
como sospechosas, de acuerdo con el presente instructivo. As mismo, las entidades debern
reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan caractersticas que les otorguen el
carcter de sospechosas.
Se debe entender por inmediato el momento a partir del cual la empresa toma la decisin de
catalogar la operacin como intentada o sospechosa. Para tal efecto, no se necesita que la empresa
tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el tipo penal o de verificar
que los recursos tienen un origen ilcito; tan solo se requiere que la operacin seas sospechosa en
los trminos definidos en la presente normatividad y/o dentro del manual de polticas de la misma
entidad.
El envo de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningn tipo de responsabilidad
para la empresa reportante, ni para las personas que hayan participado en su deteccin o en su
reporte de conformidad con el artculo 42 de la ley 190 de 1995.
Los soportes de la operacin reportada se deben organizar y conservar como mnimo por cinco (5)
aos, dado que pueden ser solicitados por las autoridades competentes.
Ninguna persona de la empresa podr dar a conocer que se ha efectuado un reporte de operacin
sospechosa a la UIAF, segn lo determina el inciso cuarto del artculo 11 de la ley 526 de 1999.
Instrucciones Generales
En todos los casos la informacin debe ser enviada a la UIAF a travs del Sistema de Reporte en Lnea
https://reportes.uiaf.gov.co/reportesfsm
1.
Para el correcto uso del sistema de reporte en lnea, descargue el manual de usuario que se encuentra
en la pgina web www.uiaf.gov.co en la seccin Reportantes Formatos y Manuales Manual Rpido
de Usuario.
2.
3.
3. Cdigo de la entidad: corresponde al cdigo asignado por la UIAF (Generada automticamente por
el sistema)
1. Nmero del reporte: Indique el nmero del reporte segn la asignacin que lleve internamente la
entidad a este respecto.
2. Fecha: Indique la fecha del reporte bajo el formato DD (da) MM (mes) AAAA (ao).
3. Clase de reporte: Seleccione la opcin correspondiente segn sea el tipo de reporte: reporte inicial,
correccin al reporte anterior o adicin a reporte anterior.
4. Ros Relacionado: En caso de que sea una correccin o una adicin a un reporte anterior, indique el
nmero del reporte que se corrige o adiciona.
Realice una descripcin de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde
aplique) la forma en que se relacionan las personas naturales o jurdicas, no olvide suministrar los
nombres y apellidos completos y/o identificacin de las personas reportadas y en lo posible los
datos de ubicacin como ciudad, municipio, direcciones, telfonos, etc. Tenga en cuenta en la
medida de lo posible un ordenamiento cronolgico de los eventos y la participacin de cada
persona o agente, esto ayuda al entendimiento de los mismos.
Mencione las caractersticas de la operacin por las cuales se considera como sospechosa.
Adicionalmente, mencione cualquier irregularidad que haya detectado con las personas o
transacciones implicadas en la operacin sospechosa. No omita ningn dato conocido de la
operacin e indique cualquier hecho adicional que contribuya al anlisis de la misma
1. Se debe sugerir la importancia del reporte (alta, media o baja), considerando los hechos y su
similitud con tipologas conocidas de Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo. Se deben
considerar especialmente las tipologas identificadas por el GAFI (Grupo de Accin Financiera
Internacional) y la UIAF.
Para determinar la importancia de la operacin reportada, resulta til considerar entre otras, la
presencia de los siguientes elementos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
2. Se debe identificar el reporte que se considera urgente, sugiriendo as la prontitud con la cual
se debera actuar respecto del mismo. En tal sentido, por ejemplo, un reporte ser urgente
cuando:
a.
b.
c.
Cuando sea imperativa, a juicio de la entidad, la intervencin de las autoridades para evitar
la disposicin, transferencia o circulacin de recursos, en cualquier forma, presuntamente
vinculados a operaciones de lavado de activos y/o financiacin del terrorismo.
3. Realice una descripcin de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando
(donde aplique) la forma en que se relacionan personas, productos financieros, transacciones,
instituciones financieras y dems agentes de la operacin sospechosa.
5. Mencione las caractersticas de la operacin por las cuales se considera como sospechosa.
6. Mencione cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o transacciones
implicadas en la operacin sospechosa.
7. Si la institucin recibi alguna declaracin, explicacin, justificacin u otro, que los implicados
hayan dado y que se relacionen con la operacin sospechosa, mencinela e indique la forma en
que se hizo (escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la institucin, otros) y se
alleg los soportes correspondientes a la operacin.
8. Precisar si se solicit al cliente actualizacin de datos o aclaracin sobre los hechos respectivos,
e indique la forma en que se hizo (escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la
institucin, otros).
10. No omita ningn dato conocido de la operacin y mencione cualquier hecho adicional que
pueda contribuir al anlisis de la misma.
11. Tratndose de reportes referidos a clientes, se deben suministrar adems los siguientes datos:
a.
b.
Descripcin del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en el SIPLAFT de
la entidad.
c.
Comparacin del cliente con el sector econmico al cual pertenece, de acuerdo con la
segmentacin contemplada en el SIPLAFT de la entidad.
d.
Enunciar, adems de los productos vinculados a la operacin sospechosa, los otros que
posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre unos y otros.
13. Finalmente, la entidad debe relacionar los soportes correspondientes que expliquen la
operacin reportada. Esta informacin puede consistir en soportes de pago de premios,
soportes de compra de fichas, documentos de vinculacin a la entidad reportante (formularios
y anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones, declaraciones de
exportaciones, contratos del cliente, entre otros.
Toda la descripcin de la operacin debe estar contenida en el espacio correspondiente. En caso
de requerir ms espacio del disponible en el campo de descripcin, se puede adjuntar un archivo
en medio electrnico. Igualmente, se puede remitir la informacin que se posea como un archivo
adjunto del reporte, mencionando en ste el nombre y el formato del archivo que lo complementa.
4. Relacin: corresponde al tipo de relacin que tienen con la entidad, las personas implicadas en la
operacin.
5. Vinculacin con la entidad: Seale si la relacin de la entidad con las personas implicadas en la
operacin sospechosa an se mantiene o si finaliz.
6. Razn del retiro: En este caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisin de la entidad (como
la exclusin del asociado) o por suspensin. La suspensin se refiere a cualquier retiro temporal
exigido por la entidad, por ejemplo, en una sancin de este tipo realizada a algn empleado
interno.
8.
10
Telfono
Fax
Direccin
Departamento
Municipio
Tipo: seleccione oficina o residencia
2. Nmero: Corresponde al nmero de producto antes seleccionado. Para algunos casos especiales se
activan campos adicionales los cuales deben ser diligenciados.
11
12
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Relacin: corresponde al tipo de relacin que tienen con la entidad, la(s) entidad(es) implicada(s) en
la operacin.
7.
Vinculacin con la entidad: Seale si la relacin de la entidad con las entidades implicadas en la
operacin sospechosa an se mantiene o si finaliz.
8.
Razn del retiro: En este caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisin de la entidad (como
la exclusin del asociado) o por suspensin. La suspensin se refiere a cualquier retiro temporal
exigido por la entidad, por ejemplo, en una sancin de este tipo realizada a algn empleado interno.
9.
10. Promedio de ingresos mensuales: Indique el promedio de ingresos mensuales de las entidades
implicadas segn la informacin ms reciente que tenga la entidad a este respecto y seale la fecha
a la cual corresponde dicha informacin.
1.
2.
Apellidos y Nombre: Corresponde a los datos del representante legal de la entidad implicada.
Tipo y Nmero de identificacin: Corresponde al tipo de identificacin del representante legal y su
nmero correspondiente
13
1.
Cdigo
CIIU:
corresponde
al
Cdigo
Industrial
Internacional
Unificado.
2.
3.
Seccin IV Direcciones
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Telfono
Fax
Direccin
Departamento
Municipio
Tipo: seleccione oficina o residencia
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2. Nmero: Corresponde al nmero de producto antes seleccionado. Para algunos casos especiales se
activan campos adicionales los cuales deben ser diligenciados.
Certificado de cargue
Certificado Ejemplo:
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Soporte
Para obtener soporte para el Sistema de Reporte en Lnea, a continuacin se describen nuestros canales de
atencin.
Contacto telefnico: En Bogot al PBX 288 52 22 en Bogot (Extensin: 450)y a nivel nacional la
lnea 01 8000 11 11 83
Chat tcnico disponible de lunes a viernes de 8:30 am a 12:00 p.m. y de 2:30 p.m. a 5:00 p.m.
(www.uiaf.gov.co/?idcategoria=2340)
Mdulo PQRSD desde nuestra pgina web www.uiaf.,gov.co (www.uiaf.gov.co/?idcategoria=3542)
Las nuevas empresas que entren a reportar por primera vez debern solicitar cdigo, para lo cual
deben ingresar
https://reportes.uiaf.gov.co/reportesfsm//Modules/Membresia/html/solicitudCodigo.aspx
Si desea solicitar un nuevo usuario para el sistema de realizar el paso No. 1 obligatoriamente.
Recuerde solicitar la inactivacin de los usuarios retirados de la entidad.
Documento elaborado por la Subdireccin de Informtica, puede ser modificado por la UIAF.
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