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Gestin de
proyectos (III):
Los buffer del proyecto
Siguiendo la serie comenzada el pasado abril, en este nmero de Partida
Doble se comentan los buffer o gestin de las demoras que deben
calcularse para finalizar un proyecto en los plazos fijados
FICHA RESUMEN
Autor:
Jos Luis Iglesias Snchez
Ttulo:
Gestin de proyectos (III): Los buffer del
proyecto
Fuente:
Partida Doble, nm. 167, pginas 76 a 85,
junio 2005
Localizacin: PD 05.06.06
Resumen:
Los tiempos medios de un proyecto se calculan
en base a los tiempos previstos para las tareas
que lo componen por lo que ser preciso aadir
determinadas demoras en previsin de retrasos,
a fin de poder comprometer una fecha
definitiva de finalizacin.
El artculo detalla los diferentes procedimientos
existentes para calcular adecuadamente los
tiempo de esas demoras admitidas o buffers
Descriptores ICALI:
Gestin de proyectos. Tiempos de demora
pg
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as fluctuaciones estadsticas y
la dependencia de las tareas y
recursos pueden incrementar
innecesariamente el valor de
la produccin en curso e impedir alcanzar la produccin mxima
terica. Como es difcil conocer a
priori todos los problemas que se van
a presentar en la realizacin de una
determinada tarea y en el conjunto
del proyecto, debido a:
El impacto que factores externos puedan tener en la organizacin (variaciones de las cotizaciones en la bolsa en el
pd
pd
lanto en uno de los pasos suele perderse, en este tipo de procesos donde los pasos se realizan de forma secuencial. Por lo tanto los adelantos
en uno de los pasos no se traducen
en un adelanto en la fecha de terminacin del proyecto. Por el contrario,
si uno de los pasos se finaliza ms
tarde de lo previsto, dicho atraso se
traslada al proyecto, dado que el paso siguiente no puede empezarse
hasta que se haya terminado el paso
precedente (el cual se ha retrasado).
Para evitar esta prdida de tiempo,
en lugar de proteger todos y cada uno
de los pasos del proyecto, se debe proteger el proyecto en su totalidad. Esto
se realiza quitando a los pasos su pro-
pg
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GRFICO 1
PROYECTO DE CUATRO TAREAS CON TIEMPOS DE PROTECCIN
PASO 1
PASO 2
PASO 3
PASO 4
El buffer del proyecto es una medida estimada de la incertidumbre del
proyecto y su finalidad es absorber los
efectos acumulados de las perturbaciones aleatorias.
GRFICO 2
LA PROTECCIN DEL PROYECTO
PASO 1
PASO 1
PASO 2
PASO 2
PASO 3
PASO 3
PASO 4
PASO 4
PROTECCIN
PASO 1 PASO 2 PASO 3 PASO 4
DEL PROYECTO
TIEMPO
GANADO
3. LOS BUFFER DE
ALIMENTACIN
Lo normal es que los proyectos consten
de varias cadenas(3) que alimenten a su
vez a otras (lneas de ensamblaje). Por
ello, es interesante conocer los efectos
de estas cadenas paralelas en la variabilidad de la duracin total del proyecto.
El Grfico 3 trata de reflejar el impacto sobre el tiempo de duracin total
pg
78
pd
GRFICO 3
PROYECTO DE RUTAS PARALELAS
50%
90%
T1
T2
T3
T4
T5
T6
Pr [1-6 tareas]=0,5
T7
50%
90%
Ta
Tb
Tc
Pr [1-4 tareas]=0,5
Td
50%
Dado que se han estimado tiempos
medios, la probabilidad de completar
cada ruta paralela su tiempo total es de
un 50%.
Si al programar el proyecto, tuvisemos en cuenta solamente los tiempos medios de las tareas de las rutas
paralelas, habra un 50% de probabilidad de que los trabajos realizados por
estas dos rutas llegasen con retraso al
ensamblaje, por lo que deben de protegerse ante la incertidumbre.
La probabilidad de finalizar el proyecto a tiempo, tal cual est representado
por la figura 2.8 (sin proteger las cadenas
de alimentacin) es del 12,5% (50%x
50% x 50%). Ver al respecto el Grfico 4.
La probabilidad de que cada una
de las tres cadenas, consideradas individualmente, finalicen sus trabajos en
la fecha programada, es del 50%.
En el enfoque de la Cadena Crtica
(enfoque TOC), en lugar de iniciar los
trabajos en las rutas paralelas lo antes
posible (fecha ms temprana), tal como se hace el los enfoques tradicionales(4), protege ambas rutas, de forma tal
que se asegure con una alta probabilidad su finalizacin a tiempo.
Cuando dos rutas de alimentacin
alimentan a la Ruta Crtica, si los tiempos estimados de todas y cada una de
las tareas, tienen una probabilidad del
50%, la probabilidad de llegar a tiempo
a la operacin de ensamblaje (Tarea
TE1), es de un 25% (Figura 2.9)
pd
90%
Tw
Tx
Ty
Pr [1-4 tareas]=0,5
Tz
(4) Aumentando por consiguiente el valor de la produccin en curso, y por consiguiente la inversin.
T1
TE1
T1
pg
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GRFICO 5
BUFFERS DE ALIMENTACIN DE LA LNEAS PARALELAS
Pr [1-6 tareas]=0,5
50%
90%
T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
50%
90%
Ta
Tb
Tc
Td
Pr [1-4 tareas]=0,5
90%
Tx
Ty
Tz
Pr [1-4 tareas]=0,5
BA
GRFICO 6
BUFFERS DE ALIMENTACIN PARA LA PROTECCIN DE
PROYECTO TOTAL
50%
Pr [1-6 tareas]=0,5
90%
T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
BP
50%
90%
Ta
Tb
Tc
Td
Pr [1-4 tareas]=0,5
BA
50%
90%
Tw
Tx
Ty
Tz
BA
50%
Tw
Pr [1-4 tareas]=0,5
Para concluir este apartado, podemos afirmar que los buffers de alimentacin protegen a la cadena crtica de
las variaciones en el tiempo de duracin de las tareas y de la dependencia
de sucesos, incrementando de forma
significativa la probabilidad de finalizar
el proyecto en el plazo establecido.
Si en cualquier momento o vida de
un proyecto, estos buffer son consumidos, no por ello pueden afectar al tiempo previsto de finalizacin de los proyectos, dado que los excesos de tiempo impactaran negativamente en el
buffer del proyecto. Esta es otra ventaja del buffer del proyecto, la cual no
solamente protege al proyecto de las
fluctuaciones en los tiempos de ejecucin de las tareas que forman la cadena crtica, sino tambin protege al proyecto de las fluctuaciones en las rutas
no crticas, cuando estas fluctuaciones
son tan importantes que absorbieron
todo el buffer de alimentacin.
Al introducir los buffer en el proyecto, el director del proyecto puede establecer las prioridades, dado que dichos
buffer le permite conocer las tareas que
estn causando problemas. Para ello,
el buffer se subdivide en tres zonas (zona I verde-; zona II-amarilla- y zona III
roja), que van a orientar al director del
alcance del problema y le van a permitir
tomar las acciones correctoras oportunamente. (Ver Grfico 7)
BA
pd
GRFICO 7
ZONAS DE BUFFER
Desarrollo
correcto
Desarrollo
correcto, pero con
algn retraso no
grave
Problemas
Importantes
(Actuar)
Buffer
del
Proyecto
Tiempo
so. Cuando la primer tarea (roja) que
tarda 10 das, finaliza el da 7, se establece una llamada al recurso que debe
realizar la tarea siguiente (amarilla).
Estas llamadas se hacen tres das antes, dos das antes y el da anterior,
para asegurar que el recurso se incorporar a tiempo
pd
0%
25%
50%
75%
100%
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pg
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[ Un recurso estratgico
infrautilizado implica que toda la
organizacin pierda capacidad para
generar valor
GRFICO 9
PRESIN SOBRE EL RESPONSABLE CUANDO NO EXISTE BUFFER
25%
50%
75%
100%
GRFICO 10
BUFFER DEL RECURSO
Prxima tarea
Tarea actual
3
10 das
10 das
3
7
2
1
10 das
pg
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pd
7. DETERMINACIN DEL
TAMAO DE LOS BUFFERS
Anteriormente se ha puesto de manifiesto la importancia de insertar buffer al programa para proteger al proyecto ante las fluctuaciones estadsticas (incertidumbre). En este punto
vamos a presentar formas alternativas para determinar el tamao de los
buffer.
En principio, la determinacin de
la longitud del buffer del proyecto debera tener en cuenta el riesgo acumulado a lo largo de toda la Cadena
Crtica. El problema en todo caso reside en determinar una longitud tal
que asegure, al menos, con una probabilidad del 90%, o mayor, si fuese
necesario, de finalizar el proyecto en
el plazo dado.
En teora, el tamao del buffer del
proyecto debe proteger al proyecto
no solamente de las fluctuaciones en
las tareas que forman la Cadena Crtica, sino en aquellas que se realizan
en las rutas paralelas, para el caso
en que el buffer de alimentacin, sea
insuficiente.
Si los tiempos que se estimaron
para las tareas son tiempos promedios, sin considerar ningn tipo de
proteccin, se ahorr una cantidad
considerable de tiempo en el proyecto; a efectos prcticos, se suele determinar el total del tiempo ahorrado
en las tareas, y considerar al menos
un 50% de dicho tiempo para drselo
al buffer del proyecto. Este clculo
puede ir rectificndose posteriormente en base a la experiencia acumulada en la empresa.
Hemos visto, que los buffers de
alimentacin tambin son necesarios
para asegurar que las tareas de las
que depende la Cadena Crtica se
hagan a tiempo, evitando que se pare el avance del proyecto. El tamao
de este buffer, siguiendo con el clculo aproximado, por razones de comodidad prctica, podra ser el 50%
de los tiempos de proteccin acumulados a lo largo de la ruta que ali-
pd
GRFICO 11
EL MTODO DE CORTAR Y PEGAR
Tarea 2
Tarea 1
90%
50%
50%
Tarea 3
90%
50%
Tarea 4
90%
50%
90%
1er paso
T2
T3
T4
3er paso
T1
T2
T3
T4
T1
T2
T3
T4
4 paso
Buffer del proyecto
pg
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GRFICO 12
DISTRIBUCIN ALGORTMICA NORMAL
25%
25%
80%
90%
Tiempo
pg
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Este mtodo que puede ser aplicable en empresas pequeas que trabajen con un solo proyecto, presenta
sin embargo algunos problemas:
1. En primer lugar no tiene en cuenta
los problemas de comportamiento
en las empresas, dado que no
contempla los efectos de la presin que sobre los directivos ejerce el mercado, la cual les obliga a
calcular tiempos a las tareas cada
vez ms cortos.
2. En segundo lugar, este mtodo es
un algoritmo lineal y por consiguiente
el tamao del buffer del proyecto depende del tamao de la cadena de
tareas. Por ejemplo, un proyecto con
una duracin de 24 meses, tendra
un buffer de 12 meses, etc.
Por todo lo expuesto, este mtodo
tan slo debera aplicarse en empresas de reducido tamao y con cadenas cortas de tareas.
pd
y dichos proyectos presenten retrasos debido a la incorporacin de estos recursos estratgicos con retraso.
= (Wi ai)/2
pd
pg
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