Mejorando la Gestión Empresarial de las MiPyMEs

Nicaragüenses con la Adopción de TICs

Marlen Jaen Carlos Donaire Ramón Sáenz

Resumen Introducción
Este artı́culo presenta la adaptación de El desarrollo de este trabajo se llevo a
las TICs en los procesos de negocio de las cabo con el propósito de mostrar que en la
Micro y Pequeñas Empresas, explicando las pequeña empresa nicaragüense el cambio de
ventajas que pueden obtener por medio de cuentas manuales por el uso de un sistema
un sistema automatizado y la publicidad a automatizado y el uso de publicidad web,
tiene mayores frutos para el control inter-
través de sitios Web. Sin detallar un sistema
no de sus activos, facturación, personal y
especı́fico, se dará a conocer con una visión
general los beneficios que conlleva la mod-ventas de sus artı́culos.
ernización de estas empresas. La importancia del uso de sistemas au-
tomatizados es corroborada por aquellas
empresas que los usan. Según una investi-
gación [2]realizada en las empresas muestra
que la adopción de las TICs ha producido
impactos importantes en el desempeño de
las pequeñas empresas nicaragüenses, en lo
referente a la mayor flexibilidad de los pro-
cesos de producción y administrativos, el in-
cremento de la calidad de los productos, del
desempeñ en el trabajo de los empleados y
en el aumento de la eficiencia en la entrega
del producto a los clientes.
Según un estudio realizado[4], Nicaragua
es uno de los paı́ses con menor porcentaje en
cuanto a la adopción de las tecnologı́as de
información y comunicación. Sólo un 30 %
Beneficios de la Adopción de las TICs en de las pequeñas empresas nicaragüenses us-
las Pequeñas Empresas Nicaragüenses para an computadoras, un 15 % tiene acceso a
el Desarrollo de Procesos Internos y Internet y solamente un 2 % tiene una pági-
Promoción na Web propia.

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Antecedentes
Parte de la problemática de la falta de
uso de las tecnologı́as de la información
y la comunicación en las pequeñas empre-
sas en Nicaragua, es el poco conocimien-
to de estas, los costos en la adquisición
de algunos servicios informáticos, carencia
de disponibilidad de servicios en algunos
lugares y la resistencia al cambio por los
pequeños empresarios. Ellos piensan que la
adopción de un sistema automatizado no
proporcionará mayores ingresos y por lo
tanto será un recurso que estará subutiliza-
do, por lo que prefieren no adquirirlos, tam-
bién consideran estas inversiones de riesgo a
largo plazo. Según un estudio realizado por
RGX[3], solo el 16 % de las pequeñas em-
presas entrevistadas han accedido a algún
fondo especial para financiar innovaciones
y mejoras, mientras que el 49 % que no han
accedido indican que lo hacen con recursos
propios.
Automatización de Proce-
sos y Controles Internos
La implementación de un sistema in-
formático dentro de una empresa, permite
mejorar la eficiencia de procesos por medio
de la automatización del mismo. A contin-
uación se presentan algunas de las áreas de
la empresa que pueden ser mejoradas por
medio de un sistema automatizado, el cual
puede ser adquirido ya desarrollado o re-
alizarse a la medida de la empresa.
En la facturación permite de manera
rápida y segura generar facturas con mejor
presentación que si estas fueran hechas a
mano, reduce la posibilidad de errores hu-
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manos en precios usados, productos a fac-
turar, cálculos de totales e impuesto y re-
duce costos en papelerı́a. En cada factura,
automáticamente se pueden calcular comi-
siones por venta, descuentos o exonera-
ciones de impuestos.
Para la generación de facturas de crédito,
se puede mantener un registro de los clientes
y asignarles lı́mites de crédito, clasificarlos
según los criterios que se consideren conve-
nientes, generar reporte de facturas en mora
para la recuperación de cartera.
En el caso de almacenes, farmacias, su-
permercados y demás negocios de venta de
productos empacados, en la facturación se
pueden instalar lectores de barra que agili-
cen el proceso de facturación. Al pasar los
productos por estos lectores, automática-
mente son agregados a la factura del cliente,
evitando que el cajero o vendedor tengan
que escribir a mano el producto o buscarlos
en una gran lista de catálogos impresos.
En este tipo de sistemas, se permite tener
acceso a facturas generadas horas, dı́as o
meses antes de manera rápida y eficiente
evitando la búsqueda manual de las mismas
en archivadores fı́sicos, por tanto se puede
decir que se evitan gastos en este tipo de
mobiliaria.
El manejo de inventario de productos
es fundamental en las empresas, y es un
área que puede ser Controlada y autom-
atizado con la implementación de TICs.
Los movimientos de entrada y salida de
productos son registrados desde las sali-
das por facturación, devoluciones a provee-
dores, vencimientos, etc. y en las entradas
por el registro de compras de productos,
registro de productos finalizados en la pro-
ducción, devoluciones de clientes, etc.
Una aplicación importante, es que se
puede conocer la existencia de cada produc-
to, generar alarma de productos con baja
existencia para la producción o compra del
mismo, productos con fecha de vencimiento
próxima o expirados, proyección o falta ac-
tual de materia prima para la producción de
productos y sobrepoblación de un determi-
nado producto para crear promociones para
darles salida y renovar el inventario. Cono-
cer fechas de vencimiento de productos es
altamente aplicable a negocios como las far-
macias, mientras que conocer los niveles de
existencia de materia prima es fundamental
en restaurantes o panaderı́a.
Las empresas que tienen controles man-
uales en su facturación e inventario, son
propicias a caer en fraudes internos que
genere perdidas. Conciliaciones entre exis-
tencias fı́sicas y los registros de un sistema
informático, pueden ayudar a detectar fal-
tantes en el inventario sin justificación.
También puede generar proformas o coti-
zaciones para imprimirse, o ser enviadas au-
tomáticamente por fax o correo electrónico,
esto brinda una mejor atención a los clientes
y permite competir con demás empresas.
Una vez aceptadas por el cliente, estas pro-
formas ya registradas pueden convertirse en
un pedido encolándolos para su preparación
o distribución para posteriormente gener-
ar la factura correspondiente. Es posible
generar 3 tipos de documentos (proformas,
pedidos y facturas) digitando una única vez
los productos deseados y reducir los tiem-
pos que tomarı́a realizar estas 3 tareas de
manera gradual. Al final, cada unidad de
tiempo que pueda ser evitada, se traduce
en atender al cliente de manera más rápida
y hacerle llegar nuestros productos y servi-
cios eficientemente.
Otro aspecto de las pequeñas empresas
3
que puede ser mejorado con la inclusión de
las herramientas informáticas, es el mane-
jo de Recursos Humanos como el control de
entrada y salida de los trabajadores. Esto
puede realizarse a bajo costo por medio de
pequeños lectores de huella digital o tecla-
dos numéricos conectados a una PC o con
lectores especializados independientes pero
a un mayor costo. Además, es viable la au-
tomatización de pagos de planilla que en
pocos segundos calcule el salario de los tra-
bajadores incluyendo retenciones de IR, IN-
SS, comisiones por venta, horas extras, etc.
e imprima los comprobantes de pago corre-
spondientes.
Al final de un periodo (Cierre diario,
mensual, anual, etc.) es posible generar re-
portes en segundos de ventas, impuestos,
movimientos de productos, consolidados de
los ingresos y egresos, permitiendo elaborar
balances contables, ganancias por mes o por
año. Esto permite al administrador o dueño
tomar decisiones basadas en datos reales,
como contratación o reducción de person-
al según volumen de ventas, eficiencia de
trabajadores o procesos, eliminación de la
oferta de productos con poco movimiento,
etc.
El análisis de reportes y las decisiones ac-
ertadas basadas en ellos, brindan el valor
agregado a la empresa de no estancarse y
evolucionar a medida que el mercado lo de-
mande. Las TICs brindaran insumos de in-
formación y facilidades para que crezcan y
amplı́en sus negocios.
Como Promocionar Su
Empresa
Las Microempresas relacionadas con
artesanı́as, cafeterı́as, tiendas o cultivadores
de café, y en concreto las personas que las
gestionan, no pueden considerarse que ten-
gan relación directa y gran conocimiento de
lo que es el Internet por la naturaleza de sus
labores cotidianas.
Por lo general, muchas de estas personas
se han llegado a plantear más en serio la
presencia de su empresa en Internet por
noticias en prensa escrita o televisión, o
en algunos casos porque llegaron a la red
usándola como medio de diversión e infor-
mación; a partir de ahı́ descubrieron el po-
tencial que encierra la red de redes para dar
publicidad a sus negocios. Sin embargo no
se puede decir que exista una fuerte cultura
empresarial ligada a Internet en este sector.
Lo cierto es que no se puede hablar de que
este medio pueda ser en un futuro cercano,
un medio que permita a las empresas tener
una nueva fuente de ingresos y un nuevo
medio de captación de clientes porque esto
ya es una realidad desde hace varios años.
Por tanto, todas las empresas que aún no
consideran su presencia en Internet como
un paso ineludible, están desaprovechando
todas las oportunidades de negocio que la
red está ofreciendo.
Está claro que no todos los negocios
pueden tener una presencia en Internet
igual de rentable que otros, por ejemplo,
una panaderı́a no tendrı́a mucho sentido
que vendiese pan fresco a través de una tien-
da virtual, pero si puede considerar una web
en la que se muestre su catalogo de produc-
tos, cómo se elabora su pan y cuáles son
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sus garantı́as de calidad, al hacerlo de una
manera visualmente atractiva, puede atraer
cada vez más clientes.
Crear una web y alojarla en un servidor
tiene un precio ı́nfimo si lo comparamos con
los posibles beneficios de conseguir 3, 6, 20 o
más nuevos clientes que descubran los servi-
cios brindados por la empresa gracias a esa
web.
Por otro lado debemos buscar un buen
diseño para nuestro sitio, esto ayudará a
ganarse la confianza de sus visitantes, sin
olvidar que sea un diseño sencillo y claro,
buscando siempre la eficacia.
Una vez que se tenga el sitio web debe
de promocionarse, ya que si olvida promo-
cionar su sitio en Internet, es seguro que
tendrá muy poco sentido y resultados su
presencia en la red. De qué puede servir
una página con un buen diseño, pero que
nadie puede encontrarla y que por lo tanto
nadie puede ver? Se debe procurar que el
sitio aparezca en buscadores, como Google
o Yahoo, ya que el 90 % de los usuarios lle-
gan a las páginas web de las empresas a
través de ellos.
También existe la posibilidad de promo-
cionar su empresa o negocio registrándola
en el Directorio de Empresas Latinas, el
cual está orientado a empresas o nego-
cios que desean promocionarse en la Comu-
nidad Latina. Ası́ mismo, existen páginas
que agrupan empresas por sector, por tanto
es conveniente suscribirse a este tipo de sec-
ciones ya que es un medio que pueden ser
utilizados por posibles clientes.
El Sitio Web es la herramienta tecnológi-
ca más importante para las empresas en el
mundo de hoy, especialmente para aquellas
que miran al mercado transnacional. Desde
el punto de vista de los clientes en el mer-
cado internacional, una empresa sin su sitio
Web no se considera competitiva. Contar
con un sitio Web puede ser la razón por la
que un cliente elija una empresa porque se
les puede encontrar fácilmente a través de
la Internet y lograr un contacto más rápido.
En los negocios, el tiempo es oro.
Cabe mencionar que el sitio web es una
herramienta publicitaria complementaria,
no deben de olvidarse otros mecanismos de
promoción como son boletines electrónicos,
brochures, notas de prensa, anuncios pub-
licitarios, entre otros.
Alternativa a los Costos
de Inserción de las TICs
en las MiPyME
La implementación de controles internos
y publicidad basada en tecnologı́as de la in-
formación y comunicación trae muchos ben-
eficios, pero a su vez es un costo adicional
para las empresas, una manera de equiparar
costos serı́a que las empresas busquen as-
esoramiento profesional para identificar las
mejores alternativas de financiamiento de
acuerdo a sus posibilidades reales.
Organismos no gubernamentales im-
parten charlas de capacitación sobre la im-
portancia que tiene la adquisición de la
TICs en las operaciones de las pequeñas em-
presas, en lo referente a mayor flexibilidad
de los procesos de producción y adminis-
trativos, la calidad de los productos, el de-
sempeño de los empleados y la eficiencia en
la entrega del producto a los clientes.
El Centro de Exportación e Inversiones
Nicaragua, a través del proyecto ”Pequeñas
y Medianas Empresas Insertándose en los
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Mercados Internacionales”tiene su compo-
nente de Tecnologı́a de Información y Co-
municación, el cual brinda el servicio de
diseño y asesoramiento de implementación
de sistemas de control y páginas web a cos-
tos de hasta del 50 % por debajo del precio
real del mercado nacional.
Conclusiones
Como resultado del uso de estas her-
ramientas, se obtiene una reducción de cos-
tos y mejoramiento de la eficiencia de las
operaciones, gracias al reemplazo de proce-
sos manuales que consumen tiempo y ma-
terial humano.
Usando su sitio Web para vender sus
productos y servicios, se genera ingresos
adicionales al lograr alcanzar nuevos mer-
cados y clientes nacionales como interna-
cionales y permite ser fácil contactar por
clientes, suplidores, miembros, visitantes,
distribuidores o asociados.
Referencias
[1] Monge-González, Alfaro-Azofeifa,
Alfaro (2005), ”TICs en la PYME
de Centroamérica”. Impacto de
la adopción de las tecnologı́as de
la información y la comunicación
en el desempeño de las empresas.
(1ra Ed.) Costa Rica, Editorial
Tecnológica de Costa Rica.
[2] Van der Kamp, Rick. (2006)
”Pymes, competitividad y SDE en
Nicaragua”. Un resumen cuantita-
tivo. (1ra Ed.) Managua, Nitlapan,
UCA.
[3] IT Now, Centroamérica, Grupo cer-
ca (Edición 49) 2009.

[4] Solórzano, Arturo, Ïmportancia de

las Tecnologı́a de información y co-
municación para las PYMEs”.