CLASIFICACION DE LOS ARCHIVO

Los archivos se clasifican segn su uso en tres grupos:

Archivos Permanentes o Maestros:
Estos contienen informacin que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos
peridicamente.
Archivos De Movimientos
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y
modificaciones.
Archivos De Maniobra o trabajo
Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duracin de la ejecucin de un programa. Su
utilizan como auxiliares de los anteriores.
1.4. - TIPOS DE ARCHIVOS
Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o segn
su funcin.
1.4.1. - SEGN SU FUNCION.
Se define por:
a.- Archivos Permanentes:
Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variacin a lo largo del tiempo, se dividen en:
Constantes: Estn formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja
frecuencia de variacin en el tiempo.
De Situacin: Son los que en cada momento contienen informacin actualizada.
Histricos: Contienen informacin acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han
sufridos procesos de actualizacin o bien acumulan datos de variacin peridica en el tiempo.
b.- Archivos de Movimiento
Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algn
campo comn en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones
experimentados por los mismos.
c.- Archivo de Maniobra o Transitorio
Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecucin del programa y borrados
habitualmente al terminar el mismo.
Archivos Permanentes
. Son archivos de larga vida, que se usan params de una transaccin o
proceso. Generalmente, existen durante un periodo ms o menos largo de
tiempo. Se pueden subdividir en
Segn su funcin:

A:Archivo. Maestro o de constantes

. L o s d a t o s c o n t e n i d o s e n e s t e t i p o d e archivos tiene muy pocas inclusiones
de registros nuevos.

B:Archivo. de Situacin
. Contienen Registros con campos que estn variando frecuentemente.

C:Archivo. Histrico
. Est constituido por Registros que contienen las distinta
modificaciones de los datos en el tiempo, tanto de los archiv
o s Maestros como de los de Situacin, reflejando su ubicacin en
e l tiempo. Por ejemplo, los archivos que guardan un Registro con los
movimientos o transacciones de los clientes de un banco
Archivos de Movimiento
. Estos archivos contienen Registros quea c t u a l i z a n o t r o s a r
c h i v o s . D e s p u s d e l a a c t u a l i z a c i n l l a m a d a comnmente
COMMIT o UpDate, se almacenan en un Histrico o se d e s t r u y e n .

Por ejemplo, un archivo temporal con las altas, bajas

y modificaciones de los artculos de un almacn.
Archivo de maniobra o de trabajo. S o n a r c h i v o s c o n u n a
v i d a limitada, generalmente corta, se crean en los procesos habitualmente
contienen resultados intermedios de un programa que sirve como datos de entrada de
otro archivo. Estos archivos no se suelen conservar.Se usa por ejemplo en:

archivo intermedio usado en la ordenacin de un archivo maestro.

A r c h i v o i n t e r m e d i o u s a d o e n l a e l i m i n a c i n d e u n r e g i s t r o d e
u n archivo maestro de texto

Archivos que se adscriben al Derecho Pblico, que segn el mbito de

actuacin del organismo seran: o todos los archivos de la administracin
internacional. Ejemplo: archivos de la OTAN.

Archivos de gestin o de oficina (conserva 5 o 6 aos: 1 edad del

documento)
Archivos centrales: recoge la documentacin de los distintos archivos de
gestin (conserva 10 aos: 1 edad del documento). Puede estar unificado en
un nico archivo intermedio.
Archivos intermedios: se le transfiere la documentacin desde los distintos
archivos centrales, y es el paso previo de la documentacin hacia el archivo
histrico (conserva 15-30 aos: 2 edad del documento).

Archivos histricos (conserva indefinidamente: 3 edad del documento)

Asociado a la anterior clasificacin, es posible distinguir tambin archivos
segn la frecuencia de consulta.

Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados

frecuntemente o que la documentacin por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los
registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms de una vez al
mes. Corresponden a los archivos de gestin

 Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han

sido retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal,
operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar
operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.

Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco

frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan
all hasta la destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin
o su conservacin definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o
intermedios
Segn la metodologa y carcter del material, podramos distinguir entre
archivos tradicionales, y Nuevos archivos. Entre estos nuevos archivos,
deberamos distinguir entre:
Los que se ocupan de documentacin cartogrfica: planos y mapas,
manuscritos e impresos.
Los que se ocupan de documentos orales o sonoros.
Los que se ocupan de material textual impreso que por su naturaleza es
coherente con otras series orgnicas.
Los que se ocupan de los registros procedentes de la utilizacin de la
tecnologa informatizacin de determinadas tareas burocrticas y
administrativas