MU Modulo Patrimonio Siga PDF

Manual de Usuario
Mdulo de Patrimonio
Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA
Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local
Versin del Aplicativo 02.14.04.00

05 de diciembre de 2014
Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio
INDICE
I.
INTRODUCCIN ................................................................................................... 6
II.
OBJETIVO............................................................................................................. 6
III. ACCESO AL SISTEMA ......................................................................................... 7

3.1. Acceso al Sistema ..............................................................................................7
3.2. Acceso al Mdulo ...............................................................................................8
IV. DESCRIPCIN DEL MDULO DE PATRIMONIO ................................................ 9
4.1. Barra de Men .....................................................................................................9
4.2. Barra de Herramientas ....................................................................................10
V. FUNCIONALIDAD DEL MDULO ...................................................................... 11
5.1. Tablas .................................................................................................................11
5.1.1.
Patrimonio .................................................................................................... 11
5.1.1.1.
Parmetros Ejecutora............................................................................ 12
5.1.1.2.
Familia segn SBN ................................................................................. 14
5.1.1.3.
tems .......................................................................................................... 18
5.1.1.4.
Causales de Baja .................................................................................... 24
5.1.1.5.
Tipos de Patrimonio............................................................................... 25
5.1.2.
Generales...................................................................................................... 27
5.1.2.1.
Sedes ......................................................................................................... 27
5.1.2.2.
Almacenes ................................................................................................ 29
5.1.2.3.
Centro de Costo ...................................................................................... 30
5.1.2.4.
Personal .................................................................................................... 31
5.1.3.
Personalizacin de Claves del Sistema ............................................... 34
5.1.4.
Cambio de Clave de Usuario ................................................................... 35
5.1.5.
Salir del Sistema ......................................................................................... 36
5.2. Mantenimiento ..................................................................................................36

5.2.1.
5.2.1.1.
Inventario Inicial ......................................................................................... 36

Institucional ............................................................................................. 37
-2-

5.2.1.2.
No Institucional ....................................................................................... 49
5.2.1.3.
Actualizacin ........................................................................................... 57
5.2.2.
Inventario Fsico ......................................................................................... 61
5.2.2.1.
Registro..................................................................................................... 61
5.2.2.2.
Sobrantes ................................................................................................. 67
5.2.2.3.
Faltantes ................................................................................................... 71
5.2.3.
5.2.3.1.
Movimiento................................................................................................... 74
Altas Institucionales .............................................................................. 75
5.2.3.1.1. Ingreso por Compra (Ajuste) ............................................................. 77

5.2.3.1.2. NEA - Ingreso por Produccin(Ajuste) ........................................... 86
5.2.3.1.3. NEA Donacin(Ajuste)....................................................................... 88
5.2.3.1.4. NEA Transferencia Externa (Ajuste)............................................. 91
5.2.3.1.5. NEA Devolucin Almacn (Ajuste) ............................................... 95
5.2.3.1.6. NEA - Diferencia de Inventario (Ajuste) ......................................... 97
5.2.3.1.7. NEA Otros (Ajuste) .......................................................................... 104
5.2.3.1.8. Reportes de Altas Institucionales (Ajuste) .................................. 108
5.2.3.2.
Altas No Institucionales ...................................................................... 110
5.2.3.2.1. Reportes de Altas No Institucionales ............................................ 115

5.2.3.3.
Bajas ........................................................................................................ 118
5.2.3.4.
Bienes en Custodia(Ajuste) ............................................................... 127
5.2.3.5.
Mejoras .................................................................................................... 130
5.2.3.6.
Concesiones .......................................................................................... 136
5.3. Seguimiento y Control .................................................................................. 146

5.3.1.Asignacin(Ajuste) ........................................................................................ 146
5.3.2.Mantenimiento de Activos ............................................................................ 166
5.3.3.Salidas .............................................................................................................. 171
5.3.3.1. Salida por Bajas ........................................................................................ 172
5.3.3.2. Salida para Mantenimiento ..................................................................... 177
5.3.3.3. Salida Diversa ........................................................................................... 183
5.4. Consultas/Reportes ....................................................................................... 189
5.4.1.rdenes de Compra ....................................................................................... 190
-3-

5.4.2.Entradas al Almacn ..................................................................................... 192
5.4.3.Consulta de Bienes Patrimoniales ............................................................. 195
5.4.4.Patrimonio segn Plan Contable ................................................................ 203
5.4.4.1. Reporte de Bienes con Cuentas de Orden ......................................... 207
5.4.4.2. Reporte de Maquinaria y Equipo ........................................................... 207
5.4.4.3. Reporte de Inversiones Intangibles ..................................................... 208
5.4.4.4. Reporte Resumen Mensual del Valor Actualizado y Depreciacin208
5.4.4.5. Reporte Resumen del Patrimonio por Cuenta Contable ................. 209
5.4.4.6. Reporte Resumen de Saldos por Cuenta Contable .......................... 210
5.4.4.7. Reporte de Bienes por Cuenta Contable y Porcentaje de Depreciacin
211
5.4.4.8. Reporte de Saldos y Movimientos por Cuenta Contable................. 212
5.4.4.9. Reporte de Cuentas Contables Patrimoniales ................................... 212
5.4.4.10. Reporte de Bienes en Prstamo, Custodia y No Depreciables ...... 213
5.4.5.Reportes Varios .............................................................................................. 214
5.4.5.1. Listado de Bienes Patrimoniales .......................................................... 223
5.4.5.2. Listado de Bienes Patrimoniales por rea/Ubicacin (Ajuste) ...... 223
5.4.5.3. Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable ................... 224
5.4.5.4. Listado de Bienes Patrimoniales por Almacn .................................. 226
5.4.5.5. Listado de Bienes Patrimoniales Valorizados (Ajuste) .................... 226
5.4.5.6. Listado de Bienes de Patrimoniales Valorizados Slo Bienes
considerados por la SBN (Ajuste) .............................................................. 227
5.4.5.7. Listado de Bienes Patrimoniales por Grupo/Clase/Familia Valorizados
229
5.4.5.8. Inventario Inicial Valorizado................................................................... 229
5.4.5.9. Activos sin Cuenta Contable/Fecha de Alta/Fecha Adquisicin/Valor
Inicial Contable ............................................................................................... 230
5.4.5.10. Datos del Activo Fijo (Ajuste) ................................................................ 230
5.4.5.11. Kardex de Bienes Patrimoniales ........................................................... 231
5.4.5.12. Activos Sin Ubicacin Fsica ................................................................. 232
-4-

5.4.5.13. Listado de Bienes Patrimoniales Dados de Baja .............................. 232
5.4.5.14. Listado de Bienes Patrimoniales Componetizables por Cuenta
Contable ........................................................................................................... 233
5.4.6.Patrimonio por Centro de Costo ................................................................. 234
5.4.7.Patrimonio por Empleado ............................................................................ 239
5.4.8.Relacin de Activos Seguimiento ............................................................ 242
5.5. Procesos .......................................................................................................... 245
5.5.1.Proceso de Cierre Contable ......................................................................... 246
5.5.2.Proceso SBN ................................................................................................... 250
5.5.3.Proceso de carga del Inv. Inicial por Ao ................................................. 255
5.6. Utilitario ............................................................................................................ 258
5.6.1.Exportar Informacin .................................................................................... 258
5.6.2.Exportar/Importar Inventario Inicial Institucional ................................... 260
5.6.3.Impresin de Etiquetas ................................................................................. 267
5.6.4.Exportar/Importar Inventario Fsico ........................................................... 271
5.6.5.Auditora de Transacciones del SIGA ....................................................... 275
5.6.6.Auditoria de Transacciones Eliminadas ................................................... 280
5.7. Inmuebles......................................................................................................... 284
5.7.1.Registro de Inmuebles (Ajuste) .................................................................. 284
5.7.2.Importacin de Inmuebles (Nuevo) ............................................................ 310
5.7.3.Inventario Fsico ............................................................................................. 314
-5-

I.
INTRODUCCIN
El Registro, Administracin, Control, Cautela y Supervisin de los bienes patrimoniales

del Estado, debe garantizarse con un Sistema que permita realizar el seguimiento de las
operaciones efectuadas por las Unidades Ejecutoras del Sector, con los fondos asignados
en el Presupuesto Anual.
De acuerdo a las necesidades planteadas y con la finalidad de contribuir con la Gestin
de control de los Procesos del Patrimonio, se opt por la creacin de un Sistema Integral
denominado SIGA-Mdulo Patrimonio (SIGA-MP), que permita el Registro y Seguimiento
de los bienes del Estado.
Se estableci que los Bienes Muebles, Inmuebles, Intangibles y otros Activos son parte
importante del Patrimonio de cada Unidad Ejecutora del Estado, que a su vez estn
sujetos a un conjunto de normas, que les permiten, administrarlos de una manera
eficiente y ordenada.
El SIGA-MP, es una herramienta para la gestin del Control Patrimonial, la misma que
permite registrar, controlar, revisar y emitir informacin sobre la administracin de los
Bienes de Propiedad Estatal, de acuerdo a las disposiciones y normas emitidas por la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), con la finalidad de lograr una
adecuada y eficiente administracin de la propiedad Estatal.
El SIGA-MP se encuentra integrado al Mdulo Logstica del SIGA, permitiendo que la
informacin se mantenga actualizada, basndose en los registros de entradas y salidas
de Almacn, bajo el concepto de integridad y de no duplicidad de esfuerzos.
II.
OBJETIVO
El presente Manual, tiene como objetivo guiar a los usuarios responsables del registro,
administracin, control, cautela y supervisin de los bienes patrimoniales de las Unidades
Ejecutoras, en el uso y operatividad del SIGA - Mdulo Patrimonio (MP), logrando que la
Administracin de los Bienes Patrimoniales sea eficaz, eficiente y transparente, en cada
una de las etapas del proceso.
-6-

III. ACCESO AL SISTEMA
Esta seccin detalla el procedimiento para el acceso al SIGA y al Mdulo de Patrimonio.
3.1. Acceso al Sistema

Para ingresar al Mdulo de Patrimonio, el Usuario deber ubicar en su pantalla el cono
correspondiente al SIGA
y dar doble clic sobre l.
El Sistema presentarla ventana de bienvenida al SIGA, en la cualse ingresarel Usuario y

Clave de acceso correspondiente.
Nota:
La clave se diferencia entre maysculas y minsculas.

La clave de Acceso al Sistema es de uso personal e intransferible, es
responsabilidad del Usuario, la confidencialidad de la misma.
Seguidamente, dar clic en el icono Conectar
-7-

En la ventana SIGA Versin, semostrar los iconos de acceso a los Mdulos del SIGA a
los que tenga acceso el Usuario.
3.2. Acceso al Mdulo

Para acceder al Mdulo de Patrimonio, dar doble clic al cono Mdulo Patrimonio
Al ingresar, se presentar la ventana principal del Mdulo de Patrimonio, con los Sub
Mdulos: Tablas, Mantenimiento, Seguimiento y Control, Consultas/Reportes, Procesos,
Utilitarios, e Inmuebles; de acuerdo a los acceso asignados en el perfil del Usuario en el
Mdulo Administrador, los mismos que se detallan a continuacin
-8-

IV.
DESCRIPCIN DEL MDULO DE PATRIMONIO
La presente seccin describe la Barra de Men, Barra de Herramientas y Funcionalidad

de los Sub Mdulos que contiene el Mdulo de Patrimonio.
4.1. Barra de Men

La Barra de Men ubicada en la parte superior de la ventana principal del Mdulo de
Patrimonio incluye un conjunto de Sub Mdulos utilizados para operar el Sistema. Su
descripcin y funcionalidades se detallan a continuacin:
Nombre
Descripcin
Tablas
Permite realizar la configuracin de Parmetros, registro de las

tablas Ubicacin Fsica, Colores, y la consulta de tablas del
sistema, relacionadas con el mdulo.
Mantenimiento
Permite realizar el registro del Inventario Inicial, Inventario

Fsico y los movimientos de los Bienes Patrimoniales
Institucionales y No institucionales (Altas, Bajas, Bienes en
Custodia, Mejoras de Bienes Muebles y Concesiones).
Seguimiento y
Control
Permite realizar el registro de las asignaciones,

Mantenimientos y Salida de los Bienes Muebles.
Consultas y
Reportes
Comprende Reportes varios de consultas de los Bienes

Patrimoniales.
Procesos
Permite realizar el Proceso de Cierre Contable Mensual, carga

del Inventario Inicial y la Transmisin de datos al Software
Inventario Mobiliario Institucional - SIMI.
Utilitario
Permite realizar la exportacin e importacin de datos del

Mdulo Patrimonio, as como consultar los registros de
auditora de las transacciones realizadas en el Mdulo
Patrimonio.
Inmuebles
Permite realizar el registro del Inventario Inicial, Altas, e

Inventario Fsico de los Bienes Inmuebles de la Unidad
Ejecutora; as como realizar la Importacin de la informacin
de los Inmuebles desde el Mdulo de Revaluacin de Edificios
y Terrenos del MEF.
-9-
4.2.
Barra de Herramientas
La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudan al Usuario en la

operatividad del Mdulo. La funcionalidad de cada uno de ellos se describe a
continuacin:
Guarda los datos ingresados.
Actualiza los datos registrados o modificados en la ventana.
Visualiza en reportes los datos mostrados en la ventana, y permite la

impresin de los mismos.
Salir de la ventana donde se encuentra.
Ampliar/disminuir la escala para visualizar los Reportes.
Exportar el Reporte a otros formatos: Excel, DBF o Texto.
Volver a la primera pgina.
Retroceder una pgina.
Avanzar una pgina.
Avanzar a la ltima pgina.
-10-

V.
FUNCIONALIDAD DEL MDULO
En esta seccin, se describe la funcionalidad de cada una de las opciones existentes en

los Sub Mdulos del Mdulo de Patrimonio.
5.1.
Tablas
El Sub Mdulo Tablas contiene informacin relacionada a los tems, Ubicaciones Fsicas,
consulta sobre Causales de Baja, Colores, e informacin en modo consulta de las Tablas
de las Sedes, Centros de Costo, Almacenes y Personal con el que cuenta la Unidad
Ejecutora. As mismo, incluye la opcin de Configuracin de Parmetros para la
operatividad de las funciones del Sistema y los procesos que realiza.
Al ingresar a esta opcin, el sistema muestra las opciones siguientes: Patrimonio,

Generales, Personalizacin de Claves del Sistema, Cambio de Clave de Usuario y Salir
del Sistema.
5.1.1. Patrimonio
Esta opcin permite realizar el registro y consulta de las tablas que el Modulo Patrimonio
necesita para operar el Sistema.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Patrimonio. Al
ingresar a esta opcin, el sistema muestra las sub opciones siguientes: Parmetros
Ejecutora, Familia segn SBN, tems, Causales de Baja y Tipos de Patrimonio.
-11-

5.1.1.1.
Parmetros Ejecutora
Esta opcin permite realizar la configuracin de los Parmetros del Mdulo Patrimonio,
como el inicio del Periodo Contable y el Periodo del Inventario Inicial.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas PatrimonioParmetros Ejecutora, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Parmetros por Ejecutora.
Conteniendo los siguientes campos:
Ao del Sistema: Indica el Ao Actual de ejecucin del Sistema, registrado en los

Parmetros del Mdulo Logstica.
Control para regularizar las Altas: Permite seleccionar el Tipo de Control para
regularizar las altas en el Mdulo Patrimonio, activando la barra de despliegue
Opcin 0 Sin Control en Altas:Al seleccionar esta opcin el Sistema permite

realizar las altas automticas con informacin proveniente del Mdulo
-12-

Logstica; as como tambin permite registrar las altas en forma manual
directamente en el Mdulo de Patrimonio.
o
Opcin 1 Con Control en Altas: Al seleccionar esta opcin el Sistema slo

permite realizar las altas automticas provenientes del Mdulo de Logstica.
Responsable del Control Patrimonial: Muestra el cdigo y nombre del

Responsable del rea de Control Patrimonial de la Unidad Ejecutora.
Para seleccionar y/o actualizar el nombre del Responsable, dar clic en el botn ,
abrindose la ventana Bsqueda de Datos, donde el usuario debe buscar y
seleccionar el nombre del Responsable.
Perodo del Mdulo:
Inventario Inicial de Patrimonio: Se registra el ao del inicio del Inventario

InicialPatrimonial de la Unidad Ejecutora.
Proceso Contable de Patrimonio: Se registra el ao y mes en que se

encuentra el Periodo Contable. Durante el proceso mensual el Sistema
actualiza automticamente este campo.
Esta opcin cuenta adems con el botn

que sirve para
realizar el extorno del proceso contable para el mes indicado en el campo.
Datos SBN:
-13-

o
Ruta para almacenar archivos generados: Es la ruta donde se encuentra

ubicada la Base de Datos del SIMI. Es utilizado para poder realizar la migracin
de datos del Mdulo de Patrimonio hacia el SIMI.
Ejecutora que corresponde a la SBN: Es el cdigo de identificacin que tiene

la Unidad Ejecutora en la SBN, es utilizado para poder realizar la migracin al
SIMI.
Impresin de Etiquetas:
5.1.1.2.
Tamao de la etiqueta: Es el tamao de la etiqueta que se encuentra pre

definido actualmente en el Sistema y que tiene por tamao 50mm de ancho x
25mm de alto.
Familia segn SBN
Esta opcin permite consultar el Catlogo Institucional las Familias de Bienes

patrimoniales.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Patrimonio-Familia
segn SBN, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin el Sistema presentar la ventana Catlogo de Familias.
-14-

Teniendo en la parte superior de la ventana los siguientes filtros de seleccin: Grupo,
Clase, Estado y el campo Digitar descripcin de la Familia.
Grupo: Permite seleccionar el Grupo a travs de la barra de despliegue
Al dar clic en el botn , se muestra la ventana Filtro para Bsqueda de Datos,

buscar y seleccionar el grupo correspondiente.
Para seleccionar Todos los Grupos marcar con check, como se muestra en la imagen:
Clase: Permite seleccionar una Clase perteneciente al Grupo seleccionado, a travs

de la barra de despliegue .

buscar y seleccionar la Clase correspondiente.
-15-

Estado: Permite seleccionar la condicin de las familias que se quiere visualizar
(Activo, Inactivo o Todos)
Descripcin de la Familia: Permite al usuario realizar una bsqueda por la

descripcin de la familia, digitando el texto en el campo. Presionar Enter para ejecutar
la bsqueda.
En la matriz de la ventana se lista la relacin de las Familias pertenecientes a la clase y

grupo seleccionado en los filtros.
Si se requiere consultar el detalle de la Familia, ingresar a la carpeta amarilla

,
mostrndose la ventana Mantenimiento de Familia que contiene los siguientes campos:
-16-
Cdigo: Nmero compuesto por ocho dgitos que corresponde a la Familia del
Bien.
Estado: Muestra la situacin de la Familia en el Catalogo del MEF. Se encuentra

Activo cuando pueda ser utilizado, caso contrario se muestra Inactivo.
Descripcin: Nombre de la Familia del Bien.
Tipo: Para los Bienes Patrimoniales siempre se tiene seleccionada la opcin de

Activo Fijo.
Tipo Activo Fijo: Muestra el Tipo del Activo Fijo: Activo Fijo Depreciable, Activo
Fijo No Depreciable, Bienes Culturales o Inversiones Intangibles (Licencias).
Tipo Patrimonio: Indica el rubro al que corresponde el activo: Bienes Inmuebles,

Bienes Muebles, Intangibles, etc.
Flag. de SBN: Se muestra marcado con check

encuentra catalogada por la SBN.
Alcance: Muestra la descripcin de la Familia.
Especificaciones por Tipo de Patrimonio: Muestra las especificaciones del Tipo

de Patrimonio.
Al dar clic en el botn

Patrimonio.
, para indicar que la Familia se
, se muestra la ventana Especificaciones por Tipo de
-17-

REPORTE
Para visualizar el reporte de las Familias de Bienes Patrimoniales, dar clic en el botn
Imprimir
Familias.
ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana Reporte de
Seleccionar el grupo y clase de las familias que se desea visualizar o marcar con check
para seleccionar Todos; seguidamente dar clic en el botn Imprimir
muestra el Reporte Familia de Bienes.
. El Sistema
Este reporte muestra la relacin de las familias de los Bienes Patrimoniales del grupo y
clase seleccionado en los filtros, as como el Tipo de la familia e Indicador SBN (Si
corresponde a una familia catalogada por la SBN).
5.1.1.3.
tems
Esta opcin permitir consultar la relacin de bienes patrimoniales del Catlogo

Institucional del SIGA.
-18-

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: TablasPatrimonio - tems,
como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin el Sistema mostrar la ventana Catlogo de tems,

previamente sin datos.
Para visualizar los tems, seleccionar los siguientes filtros de seleccin: Grupo, Clase,
Familia, Estado.
Adicionalmente se podr realizar la bsqueda de tems en el campo Digitar Descripcin
de tem.
Grupo: Seleccionar en la barra de despliegue

visualizar.
el Grupo de los tems que se desea
Asimismo, al ingresar al botn

, se podr seleccionar el Grupo de tem en la
ventana Filtro para Bsqueda de Datos.
-19-

Clase: Permite seleccionar una Clase perteneciente al Grupo seleccionado, activando
la barra de despliegue .

buscar y seleccionar la Clase.
Familia: Permite seleccionar una Familia perteneciente al Grupo y Clase

seleccionado, activando la barra de despliegue .
Al ingresarla botn , se muestra la ventana Filtro para Bsqueda de Datos,

buscar y seleccionar la Familia.
Digitar Descripcin del tem: Permite al usuario realizar una bsqueda por la
descripcin de tem, digitando el texto en el campo. Presionar Enter para ejecutar la
bsqueda.
Estado: Permite seleccionar la condicin del tem(Activo, Inactivo o Todos)
-20-

Seleccionado los filtros, se mostrar la relacin de los tems pertenecientes al grupo,
clase y familia seleccionados.
Para consultar todos los tems patrimoniales del Catlogo, marcar con un check
campo Todo.
Para consultar el detalle del tem, ingresar a la carpeta amarilla
visualizndose la ventana Mantenimiento Catlogo de tems.
en el
del registro del tem,
Componetizacin:
La Propiedad, Planta y Equipo PPE son los activos tangibles de propiedad de una
empresa o Entidad, destinada a su uso en la produccin o suministro de bienes y
servicios, para ser arrendados a terceros o para uso administrativo, cuyo tiempo de uso
es mayor a un ejercicio econmico.
De acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad NIC16, stos pueden estar
compuestos de varias partes con diferentes vidas tiles o patrones de consumo, las
mismas que son reemplazadas individualmente durante la vida til del activo, por lo que
cada parte de un elemento de PPE cuyo costo es significativo en relacin con el costo
total del tem, se deprecia por separado.
-21-

El objetivo de la funcionalidad de Componetizacin de los bienes, es permitir el registro
del valor, vida til y depreciacin de las partes o componentes que conforman una Unidad
de Activo.
Definiciones:
Unidad de Activo: Es el equivalente al tem del Catlogo de bienes y servicios.
Componentes: Son partes representativas del bien mueble que se deprecian de
forma separada por contar con vidas tiles diferentes.
Ejemplo:
Para poder registrar el movimiento y valores contables de estos activos, previamente, se

deber verificar que los componentes se encuentren registrados en el Catlogo de
Bienes y Servicios.
Para registrar el movimiento y valores contables de los bienes muebles que cuentan con
componentes, en la ventana Mantenimiento Catlogo de tems, se ha incorporado el
botn
Al ingresar a este botn, el Sistema presentar la ventana Detalle de Componentes,

mostrando la descripcin del tem y sus componentes, as como la fecha de registro.
-22-
Nota: La lista de componentes de los bienes muebles es definida por el Ente Rector por lo
que no puede ser editada por el Usuario.
REPORTE
Para visualizar el reporte de los tems patrimoniales del Catlogo Institucional, dar clic en
el cono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana
Reporte de tems, conteniendo los siguientes filtros y opciones:
Seleccionar el Grupo, Clase y Familia de los Bienes Patrimoniales que desea mostrar o
marcar el check para mostrar todos.
Se tiene dos opciones de reporte: Listado de tems y Listado de Precio de tems.

Listado de tems.-Este reporte Catlogo de Bienes muestra la relacin de los Bienes
Patrimoniales agrupados por Grupo, Clase, Familia.
-23-

Listado de Precio de tems.- Este reporte muestra la relacin de los Bienes
Patrimoniales agrupados por Grupo, Clase, Familia, indicando el precio referencial.
5.1.1.4.
Causales de Baja
Esta opcin permite consultar la relacin de Causales de Baja establecidas por la SBN.
El ingreso a la opcin Causales de Baja es siguiendo la siguiente ruta: Tablas

Patrimonio-Causales de Baja, como se muestra a continuacin:
El Sistema presentar la ventana Causales de Baja a modo consulta, con la relacin de

las Causales de Baja establecidas por la Superintendencia Nacional de Bienes
Estatales - SBN.
En esta ventana se actualizarn las Causales de Baja de acuerdo a los cambios e
incorporaciones que determine el Ente Rector.
-24-
REPORTE
Para visualizar el Reporte de las Causales de Baja, presionar el icono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente informacin:
Cdigo de Tipo, Cdigo de Clase y Descripcin de las Causales de Baja.
5.1.1.5.
Tipos de Patrimonio
Esta opcin permite consultar los Tipos de Patrimonio. El ingreso a la opcin es siguiendo
la siguiente ruta: Tablas Patrimonio-Tipos de Patrimonio, como se muestra a
continuacin:
-25-
Al ingresar a esta opcin se presentar la ventana Tipos de Patrimonio, donde se puede

visualizar los Tipos de Patrimonios, tales como: Bienes Inmuebles, Bienes Muebles,
Bienes Intangibles, etc. Adems se muestra la Tasa de Depreciacin, la Cuenta
Contable Depreciacin y su Estado; as como el Sub Tipo de Patrimonio en la seccin
Sub Tipo Patrimonio.
Para visualizar el detalle de las especificaciones tcnicas de cada Sub Tipo de

Patrimonio, ingresar a la carpeta amarilla, mostrndose la ventana Especificaciones por
Tipo de Patrimonio.
-26-

REPORTE
Para visualizar el Reporte Tipo de Patrimonio, el Usuario debe dar clic en el icono
Imprimir
ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente
informacin: Cdigo de Tipo, Cdigo de Clase, Descripcin del Tipo de Patrimonio, Tasa
de Depreciacin, Cuenta Contable de Depreciacin y Estado.
5.1.2. Generales
Esta opcin permite consultar las siguientes Tablas procedentes del Mdulo de Logstica:
Sedes, Almacenes, Centros de Costo y Personal.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Generales.
5.1.2.1. Sedes
Esta opcin permite consultar las Sedes de la Unidad Ejecutora registradas en el Mdulo
de Logstica.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Generales-Sedes,
como se muestra en la siguiente ventana.
-27-
El Sistema muestra la ventana Sedes.
REPORTE
Para visualizar el Reporte Sedes, el Usuario dar clic en el icono Imprimir
ubicado en
la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente informacin: Cdigo,
Descripcin, Direccin. Telfono, Pas, Departamento, Provincia y Distrito de cada Sede.
-28-

5.1.2.2. Almacenes
Esta opcin permite consultar los distintos Almacenes registrados en el Mdulo de
Logstica.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas GeneralesAlmacenes, como se muestra a continuacin:
La ventana muestra dos secciones, a la izquierda se muestra el Cdigo, Secuencia y

Descripcin del Almacn y a la derecha se muestra el Tipo, Estado, Almacn Principal,
Descripcin, Sede, Direccin, Referencia, Responsable, Telfono, Departamento, Pas,
Provincia, Distrito y Fecha de Registro.
REPORTE
Para visualizar el reporte Almacenes, el Usuario debe dar clic en el cono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente informacin:
-29-

Cdigo, Secuencia, Descripcin, Direccin, Sede, Departamento, Provincia, Distrito y
Responsable por Almacn.
5.1.2.3. Centro de Costo

Esta opcin permite consultar los Centros de Costo registrados en el Mdulo de
Logstica.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Generales-Centros de
Costo, como se muestra a continuacin:
El Sistema muestra la ventana Centros de Costo.
-30-

En la parte Superior se puede filtrar los datos por: Ao, Sede, Estado (Activo, Inactivo) y
por Centro de Costo.
Para visualizar los datos generales del Centro de Costo, ingresar a la carpeta amarilla
, mostrando la siguiente ventana.
5.1.2.4. Personal
Esta opcin permite consultar los datos del Personal que labora en la Unidad Ejecutora.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Generales-Personal,
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Lista de Personal, con la

siguiente informacin: Cdigo, Documento de Identidad, Apellido Paterno, Apellido
Materno, Nombres y Estado (Activo, Inactivo).
-31-

El Usuario puede visualizar los datos del personal, ingresando a la carpeta amarilla
El Sistema muestra la siguiente ventana:
REPORTES
Para visualizar los reportes del personal registrado de la Unidad Ejecutora, dar clic en el
cono Imprimir
ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana
Reportes por Personal Registrado, conteniendo los siguientes Tipos de Reporte y
Filtros de seleccin:
Ao: Permite seleccionar el ao del cual se desea obtener la informacin.

Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de
despliegue
o realizando una bsqueda presionando el botn
seleccionar Todos los Centros de Costos marcar con Todos.
. Para
Estado: Permite seleccionar el estado del personal (Activo, Inactivo).Para

seleccionar Todos los estados marcar con
Todos.
-32-

Tipos de Reporte:
Reporte de ao de asignacin por Centro de Costo.- Esta opcin muestra todo el

personal de la Unidad Ejecutora por Centro de Costo, segn los filtros de seleccin;
para ello dar clic en el cono Imprimir
del Personal.
, mostrando en pantalla el Reporte Relacin
Reporte Personas con Datos Observados.- Esta opcin muestra el personal de la

Unidad Ejecutora o Centro de Costo que tienen datos observados, por ejemplo,
aquellos trabajadores que tengan profesin registrada pero no tienen nmero de
colegiatura.
Para visualizar el Reporte se debe dar clic en el cono Imprimir
, mostrando en
pantalla el Reporte Relacin del Personal con Datos Observados, el mismo que
contiene la siguiente informacin: Cdigo, Nombre, Fecha de Ingreso, Estado Civil,
Tipo de Empleado, Ubicacin, Grado de Instruccin, Centro de Costo, Sexo y
Estado, y la descripcin de la Observacin que muestran dichos registros.
-33-

5.1.3. Personalizacin de Claves del Sistema
En esta opcin el Usuario puede cambiar las claves que son solicitadas para realizar
algunos procesos que por defecto ya vienen definidas por el Sistema.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas- Personalizacin de

Claves del Sistema, como se muestra a continuacin:
El Sistema muestra la ventana Personalizacin de Claves del Sistema con los

siguientes campos:
Mdulo: Muestra el nombre del Mdulo SIGA en el que nos encontramos.

Proceso SIGA: Permite seleccionar el proceso al cual se le va a cambiar de clave,
para su ejecucin en el Sistema.
Clave Actual: Permite registrar la clave actual del proceso seleccionado.
-34-

Clave Nueva: Permite registrar la nueva clave al proceso seleccionado.
Confirma Nueva Clave: Permite registrar y confirmar la nueva clave del proceso
seleccionado.
Dar clic en el icono Grabar
, para guardar los cambios.
5.1.4. Cambio de Clave de Usuario

Mediante esta opcin el Usuario que ingresa al Sistema puede cambiar su clave de
acceso actual.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas- Cambio de Clave de
Usuario, como se muestra a continuacin:
El Sistema presenta la ventana Cambio de Clave de Usuario con los siguientes

campos:
Cdigo: Muestra el Cdigo del Usuario que accede al Sistema.

Nombre: Muestra el nombre del Usuario que accede al Sistema.
Clave Actual: Permite registrar la clave actual del Usuario que accede al Sistema.
Nueva Clave: Permite registrar la nueva clave de Usuario.
-35-

Confirmar Clave: Permite registrar y confirmar la nueva clave de Usuario.
5.1.5. Salir del Sistema

Esta opcin permite salir del Sistema, regresando al escritorio de Windows.
5.2.
Mantenimiento
El Sub Mdulo Mantenimiento est conformado por las opciones que permiten el registro
inicial de los Bienes Muebles por Sede y Centros de Costo, que sern asignados a los
Usuarios de la Unidad Ejecutora para su uso. As mismo, el Registro del Inventario Fsico
y los procedimientos a seguir para el registro y control de los procesos de Altas, Bajas y
Mejoras.
Al ingresar a esta opcin, el Sistema muestra las opciones siguientes: Inventario Inicial,
Inventario Fsico y Movimiento.
5.2.1. Inventario Inicial

Mediante esta opcin la Unidad Ejecutora que recin comienza con el uso del Mdulo
Patrimonio del SIGA, puede registrar por nica vez la operacin de registro del Inventario
Inicial de los Bienes Patrimoniales Institucionales y No Institucionales ingresados, luego si
se producen cambios el Usuario actualiza la informacin.
-36-
Nota: Para aquellas Unidades Ejecutoras que ya cuentan con Inventario Inicial en el
Mdulo Patrimonio del SIGA, solamente se procede con la Copia del Inventario para el ao
siguiente.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Inventario Inicial. Al

ingresar a esta opcin, el Sistema muestra las sub opciones siguientes: Institucional, No
Institucional y Actualizacin.
5.2.1.1. Institucional
En esta opcin el Sistema permitir a la Entidad registrar por nica vez todos los Bienes
Patrimoniales adquiridos, ubicados dentro y fuera de la Entidad.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento-Inventario

Inicial-Institucional, como se muestra a continuacin:
Descentralizacin del registro del Inventario Inicial:

De acuerdo al procedimiento de descentralizacin del Mdulo de Patrimonio, los Usuarios
pueden registrar el Inventario Inicial de los Centros de Costo asignados en el Mdulo
Administrador.
Al ingresar a esta opcin el Sistema mostrar la ventana Inventario Inicial de Bienes
Patrimoniales, con las Sedes y Centros de Costos asignados al Usuario.
-37-
Nota: Las Unidades Ejecutoras que cuentan con informacin de Inventario Inicial
anteriores, visualizarn automticamente los Centros de Costo asignados, caso contrario
debern registrarlos manualmente.
En la parte superior de la ventana se tiene las siguientes pestaas: Registro del

Inventario Inicial y Activos.
La pestaa Registro de Inventario Inicial tiene los siguientes filtros: Periodo, Sede,
Centro de Costo, as como el botn
Periodo: Permite filtrar los registros del inventario inicial por ao. Seleccionar el
ao activando la barra de despliegue . Para filtrar por todos los aos marcar con
un check .
Sede: Permite filtrar los registros del inventario inicial por Sede. Seleccionar la
barra de despliegue . Para filtrar por todas las Sedes marcar con un check .
Solo se listarn las Sedes de los Centros de Costo asignados al Usuario en el

Mdulo Administrador.
-38-

Centro de Costo: Permite filtrar los registros del inventario inicial por Centro de
Costo. Seleccionar el Centro de Costo en la barra de despliegue . Para filtrar
por todos los Centros de Costo marcar con un check .
Solo se listarn los Centros de Costo asignados al Usuario en el Mdulo

Administrador.
Botn
: Permite realizar el cierre del Inventario Inicial, inhabilitando las
opciones de insercin y eliminacin de activos fijos.
La pestaa Activos se tiene el filtro de Bsqueda, el campo de seleccin de los
activos tipo ESNI y el listado de Bienes Patrimoniales registrados en el inventario del
Centro de Costo seleccionado en la pestaa Registro del Inventario Inicial.
Bsqueda: Permite realizar la bsqueda de Bienes Patrimoniales por Marges,

Descripcin, Sede, Centro de Costo, Usuario, Contratista, Valor Compra, Valor
Inicial del Ejercicio y Ubicacin Fsica.
Seleccionado el tipo de bsqueda, ingresar el dato en el campo de bsqueda.

Presionar la tecla Enter para ejecutar la bsqueda.
-39-

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INVENTARIO INICIAL
Primero se deber ingresar el Centro de Costo sobre el cual se va a registrar el inventario
inicial, para ello activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar la opcin INSERTAR INVENTARIO INICIAL.
Seguidamente, en la parte derecha de la ventana se mostrarn los siguientes campos

para su registro:
Nro. Movimiento: Es el nmero correlativo del registro del Inventario Inicial.

Autogenerado por el Sistema. Se mostrar cuando se grabe los datos del registro
del inventario inicial.
Fecha de Movimiento: Ingresar la fecha del registro del inventario inicial.
Sede: Se mostrar la Sede al seleccionar el Centro de Costo.
Solo se listarn las Sedes de los Centros de Costo asignados al Usuario en el
Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo en la ventana Bsqueda de
Datos que se mostrar al ingresar al botn .Se podr realizar la bsqueda por
Cdigo, Descripcin, Estado y Sede del Centro de Costo.
En la ventana Bsqueda de Datos solo se listarn los Centros de Costo

asignados al Usuario en el Mdulo Administrador. Asimismo, se ha incorporado la
columna Sede.
-40-

Empleado Responsable: Seleccionar la persona responsable de la
administracin de los Bienes Patrimoniales del Centro de Costo seleccionado, en
la ventana Bsqueda de Datos que se mostrar al ingresar al botn
podr realizar la bsqueda por cdigo o nombre del empleado.
, se
Tipo de Institucin: Por defecto se mostrar el tipo de institucin Institucional.

Entidad: Muestra el nombre de la Entidad. Puede ser modificado por el Usuario.
N de Resolucin: Ingresar el nmero de resolucin que autoriza el Inventario
Inicial.
Fecha de la Resolucin: Ingresar la fecha de la resolucin que autoriza el
Inventario Inicial.
Observaciones: Ingresar algn comentario u observacin adicional.
Registrado los datos generales del Inventario Inicial para el Centro de Costo, dar clic en
el icono Grabar
, para guadar los datos registrados.
Seguidamente, proceder a registrar los bienes patrimoniales del Inventario Inicial para el
Centro de Costo.
En la pestaa Registro del Inventario Inicial seleccionar el Centro de Costo, y en la
pestaa Activos activar el men contextual y dar clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar la opcin INSERTAR INVENTARIO INICIAL.
Se mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde se deber registrar los siguientes
campos obligatorios: tem, Marges, Ubicacin Fsica, Empleado Responsable de
administrar el bien, Usuario final que usa el bien, Nmero y Fecha de la OC/NEA; Tipo,
Nmero y Fecha del documento de Alta; Almacn, Cuenta Contable; asimismo
opcionalmente se pueden registrar los siguientes campos: Pas, Nro. de serie, Marca,
-41-

Estado de Conservacin, Estado Uso, Modelo, Medidas, Caractersticas, Observaciones,
Flag si es un activo depreciable, Flag si cuenta con verificacin fsica, Flag si est
etiquetado, Proveedor, Valor Compra, Flag si cuenta con garanta, Fecha de la garanta y
Nmero del Contrato.
Luego de registrar los datos, dar clic en el cono Grabar . El Sistema mostrar un
mensaje de confirmacin de los datos grabados correctamente:
Al grabar los datos, simultneamente se activarn los botones
Ingresando al botn
, se mostrar la ventana del mismo nombre,
donde el Usuario podr registrar otras especificaciones tcnicas del activo,
ingresando al botn
ubicado a la derecha, el cual despliega la relacin de colores
registradas en las Tablas de Patrimonio.
-42-
As mismo, esta ventana cuenta con los botones

y
permite adjuntar archivos (texto y fotografas) del Bien Patrimonial registrado.
que
Ingresando al botn
, se muestra la ventana del mismo nombre,
donde el Usuario debe registrar en el campo
el Valor y la
Depreciacin Acumulada del activo, de acuerdo con los montos reflejados en los
Estados Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior.
El Sistema muestra
automticamente el dato del campo Valor Neto.
PROCEDIMIENTO PARA ADJUNTAR ARCHIVOS

Para poder adjuntar archivos, se debertenerconfigurado en elconex_siga.inila ruta
donde se va a guardar los archivos de Patrimonio; de no exisitir proceder a registrarla en
la siguiente seccin:
-43-

Ingresar al botn
, dar clic con el botn derecho del mouse y seleccionar
, se muestran los archivos (con extensin DOC, XLS, PDF y/o JPG) de
todas las unidades existentes (como la unidad del disco duro C:\ y/o las unidades
conectadas a red). Seleccionar el archivo y Aceptar.
Automticamente el Sistema crear en ruta especificada en el archivo conex_siga.ini, la

carpeta Docpat, guardando el archivo adjunto en la ltima carpeta.
Si se han adjuntado imgenes, al dar clic en el botn

la primera fotografa adjunta.
, se mostrar por defecto,
Para visualizar el detalle del activo, ingresar a la carpeta amarilla
-44-
Para Eliminar un bien patrimonial del registro del inventario, dar clic con el botn derecho
del mouse sobre el registro del bien patrimonial y seleccionar la opcin ELIMINAR
INVENTARIO INICIAL.
El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para efectuar
la eliminacin:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIN DE UN REGISTRO DE INVENTARIO

INICIAL
Para eliminar un registro del Inventario Inicial, seleccionar el registro, activar el men
contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin ELIMINAR
INVENTARIO INICIAL.
-45-
la eliminacin:
CIERRE DE INVENTARIO INICIAL

Terminado de registrar el Inventario Inicial Institucional para todos los Centros de Costo,
se deber proceder a Cerrar el Inventario Inicial, para ello dar clic en el botn
-46-

El Sistema solicitar se ingrese la clave de acceso para proceder con el Cierre del
Inventario Inicial. Ingresada la clave, dar clic en el icono
para proceder con el Cierre.
el cierre del Inventario Inicial:
El Usuario asignado a todos los Centros de Costo y con rol de Aprobacin del Inventario
Inicial Institucional en el Mdulo Administrador, ser el nico autorizado a efectuar el
cierre del Inventario Inicial Institucional, as como a su habilitacin.
REPORTE
Para visualizar e imprimir el Inventario Inicial por Centro de Costo, se debe seleccionar la
pestaa Registro del Inventario Inicial para activar el icono Imprimir
herramientas.
de la barra de
Se muestra la ventana Reportes, con dos opciones de Tipo de Reporte: Inventario Inicial
General por Centro de Costo e Inventario Inicial por Centro de Costo pendientes de
valores contables.
Inventario Inicial General por Centro de Costo.- Muestra la relacin de los Bienes
patrimoniales registrados en el Inventario Inicial del Centro de Costo seleccionado.
-47-
Para exportar el reporte a Excel, dar clic en el icono Exportar

de herramientas del reporte.
, ubicado en la barra
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, las
columnas Caractersticas y Observaciones.
Inventario Inicial por Centro de Costo pendientes de Valores Contables.- Muestra la

relacin de los Bienes Patrimoniales pendientes de valores contables (Valor Inicial o
Valor Depreciacin o Ambos Valores; de acuerdo a lo seleccionado por el Usuario en la
barra de despliegue), en el Inventario Inicial del Centro de Costo seleccionado.
-48-

Seleccionado el Tipo de Valor, el Sistema mostrar el siguiente reporte:

5.2.1.2. No Institucional
En esta opcin el Usuario podr realizar el registro de los Bienes Patrimoniales que no
son propiedad de la Unidad Ejecutora, sino que fueron cedidos en uso o prestados por
otra Entidad o Institucin particular.
Inicial-No Institucional, como se muestra a continuacin:
-49-

Al ingresar a esta opcin el Sistema mostrar la ventana Inventario Inicial de Bienes No
Institucionales.
REGISTRO DEL INVENTARIO INICIAL NO INSTITUCIONAL
Para realizar el registro de los Bienes no Institucionales, activando el men contextual
dando clic con el botn derecho del mouseen el campoLista de Ingresos y seleccionar
la opcin INSERTAR BIENES NO INSTITUCIONALES.
Al lado derecho de la ventana se mostrarn los siguientes campos:

Nro. Movimiento: Es el nmero correlativo del registro del Inventario Inicial No
Institucional autogenerado por el Sistema. Se mostrar cuando se grabe los
datos del registro del inventario inicial.
Fecha Movimiento: Ingresar la fecha del registro del Inventario No Institucional;
por defecto mostrar la fecha actual.
Fecha Recepcin del Activo: Ingresar la fecha de recepcin del activo.
Tipo de Registro: Seleccionar en la barra de despliegue
el tipo de registro de los
bienes patrimoniales (Si los bienes fueron cedidos en Uso son bienes cedidos en
comodato).
: Marcar con check
si el bien patrimonial proviene de una Entidad
Pblica.
Entidad: En este campo se presentan dos casos:
Caso 1: Marcar con un check en el campo
pertenece el bien patrimonial es Pblica.
si la Entidad a la que
-50-

Se deber ingresar botn del campo Entidad, para seleccionar en la ventana
Bsqueda de Datos la Entidad Pblica a la cual pertenece el bien.
Caso 2: Si el bien patrimonial pertenece a una Entidad No Publica, el campo

no deber tener marcado el check. Se deber registrar el nombre de
la Entidad Pblica en el campo Entidad.
V.B.: Permite pasar al estado Pendiente o Aprobado el registro del Inventario Inicial
No Institucional.
Nro. Resolucin: Ingresar el nmero de la resolucin de aprobacin del Inventario

No Institucional.
Fecha: Ingresar la fecha de la resolucin de aprobacin del Inventario No
Institucional.
Nro. Acta: Ingresar el nmero del acta de aprobacin del Inventario No
Institucional.
Fecha: Ingresar la fecha del acta de aprobacin del Inventario No Institucional.
Glosa: Ingresar algn comentario u observacin respecto al Inventario No
Institucional.
Sede: Seleccionar la Sede sobre la cual se va a registrar el Inventario No
Institucional, activando la barra de despliegue
-51-
Solo se listarn las Sedes de aquellos Centros de Costo asignados al Usuario en el

Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo sobre el cual se va a registrar el
Inventario No Institucional en la ventana Bsqueda de Datos que se mostrar al
ingresar al botn
. Se listarn los Centros de Costos en funcin a la Sede
selecciona. Se podr realizar la bsqueda por cdigo, descipcin, estado y sede del
Centro de Costo.
Solo se listarn los Centros de Costo asignados al Usuario en el Mdulo
Administrador.
Responsable: Seleccionar el responsable del Alta No Institucional en la ventana
Bsqueda de Datos que se mostrar al ingresar al botn
. Se podr realizar la
bsqueda por cdigo o nonbre de empleado.
Terminado de registrar los datos generales del registro del Inventario no Institucional, se
deber guardar los datos dando clic en el cono Grabar
herramientas.
ubicado en la barra de
Seguidamente, se deber realizar el registro de los bienes patrimoniales dando clic con el
botn derecho del mouse en el campo Detalle de Activos y seleccionando la opcin
INSERTAR DETALLE DE ACTIVOS.
-52-

El Sistema mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde el Usuario deber
ingresar los siguientes datos del bien patrimonial:
tem ( ): Seleccionar el bien patrimonial ingresando al botn
Cdigo de Barras (*): Ingresar el cdigo de barras del bien patrimonial. Por ser
bienes que no pertenecen a la Entidad no cuentan con cdigo Marges, por lo que se
deber registrar su cdigo de barras.
Descripcin (*): Se mostrar automticamente la descripcin del bien patrimonial
seleccionado en el campo tem, segn catalogo SIGA.
Sede (*): Se mostrar automticamente la Sede registrada en los datos generales
del registro del Inventario.
Centro de Costo (*): Se mostrar automticamente el Centro de Costo registrado en
los datos generales del registro del Inventario.
Ubicacin Fsica (*): Seleccionar la Ubicacin Fsica donde se encuentra asignado
el bien patrimonial ingresando al botn
Responsable (*): Se mostrar automticamente el responsable del Centro de Costo.

Puede ser modificado por el Usuario ingresando al botn
Usuario Final (*): Ingresar el Usuario final que tiene asignado el bien patrimonial,
ingresando al botn
Valor del Bien: Ingresar el valor del bien patrimonial.

Nro. Serie: Ingresar el nmero de serie del bien patrimonial.
Estado Conservacin: Seleccionar el estado de conservacin en que se encuentra
el bien patrimonial.
Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial ingresando al botn
Modelo: Ingresar el modelo del bien patrimonial.

Medidas: Ingresar las medidas del bien patrimonial.
Dato obligatorio
-53-

Caractersticas: Ingresar las caractersticas del bien patrimonial.
Observaciones: Ingresar alguna observacin respecto al bien patrimonial.
Ingresado los datos del bien patrimonial, dar clic en el cono Grabar
Al grabar los datos del bien patrimonial, se activar el botn

registro de las especificaciones tcnicas del bien patrimonial.
de la ventana.
, para el
Al ingresar al botn
se podr adjuntar archivos o imgenes
referentes al bien patrimonial para su mejor identificacin:
Los bienes patrimoniales registrados se listarn en el campo Detalle de Activos. Para

visualizar el detalle de un bien patrimonial, se deber ingresar a la carpeta amarilla .
-54-
Para eliminar un bien patrimonial registrado en el Inventario No Institucional, se deber

dar clic derecho sobre el registro del bien y seleccionar la opcin ELIMINAR DETALLE
DE ACTIVOS.
la eliminacin:
Para finalizar el registro del Inventario, activar la barra de despliegue
del filtro VB y
seleccionar la opcin Aprobado, luego dar clic en el icono Grabar

herramientas.
de la barra de
-55-
PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIN DE BIENES NO INSTITUCIONALES

Para eliminar un registro del Inventario No Institucional, activar el men contextual dando
clic con el botn derecho del mouse sobre el registro del Alta y seleccionar la opcin
ELIMINAR BIENES NO INSTITUCIONALES.
la eliminacin del registro y su detalle asociado:
Nota: No se podr eliminar un registro cuando ste se encuentre en estado Aprobado.
REPORTE
Este Reporte muestra la relacin de los Bienes Patrimoniales No Institucionales
registrados en el Inventario Inicial No Institucional.
Para visualizar el Reporte, seleccionar el Inventario en la seccin Lista de Movimiento
ubicado al lado izquierdo de la ventana y presionar el icono Imprimir
herramientas.
de la barra de
-56-

El Sistema muestra la siguiente informacin de cada Bien Patrimonial: Cdigo de Barras,
Descripcin, Marca, Modelo, Nro. Serie, Entidad que cedi el bien, Nro. Resolucin,
Centro de Costo donde se encuentra el Bien, Ubicacin Fsica del Bien y el usuario
Responsable del Bien.

5.2.1.3. Actualizacin
Esta opcin permitir al Usuario realizar las actualizaciones de los bienes patrimoniales
que fueron registrados en el Inventario Inicial Institucional y No Institucional.

Inicial-Actualizacin, como se muestra a continuacin:
-57-
Al ingresar a esta opcin se muestra la ventana Actualizacin del Inventario Inicial,

con los registros de los bienes patrimoniales registrados en el inventario.
Solo se mostrarn los registros del Inventario Inicial de los Centros de Costo asignados al
Usuario en el Mdulo Administrador.
En la parte superior de la ventana se tienen los siguientes filtros de seleccin: Ao, Tipo
Registro, Familia y el campo de Bsqueda.
Ao: Permite filtrar los bienes patrimoniales por ao. Por defecto muestra el ao del
Sistema, para seleccionar otro ao activar la barra de despliegue
Tipo de Registro: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Registro
(Institucional, No Institucional Bienes cedidos en Uso, No Institucional Bienes en
Comodato). Seleccionar el tipo de registro en la barra de despliegue
. Por defecto
se tiene seleccionado el Tipo de Registro Institucional.
-58-

Familia: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Familia. Seleccionar la familia
en la ventana Filtro para Bsqueda de Datos que se mostrar al ingresar al
botn
check
. Para filtrar los bienes patrimoniales por todas las familias marcar con un
.
Bsqueda: Permite realizar la bsqueda de bienes patrimoniales por Marges,

Cdigo de Barras, Descripcin, Sede, Centro de Costo, Responsable, Valor
Compra, Valor Inicial del Ejercicio, Ubicacin Fsica, Modelo, Nmero de Orden,
Marca y Serie.

Activos ESNI: Al marcar con un check
, se filtrarn aquellos bienes
patrimoniales correspondientes a la cadena de fro de la Estrategia Sanitaria

Nacional de Inmunizaciones ESNI.
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DEL INVENTARIO INICIAL

Para realizar la actualizacin del Inventario Inicial Institucional y No institucional, seguir el
siguiente procedimiento:
1. Seleccionarle Tipo de Registro.

2. Seleccionar la Familia o marcar check
para seleccionar Todas las Familias.
3. Seleccionado los Filtros, el Sistema muestra la relacin de los Bienes Patrimoniales

en la matriz de la ventana.
-59-
4. Ingresar a la carpeta amarilla

del Bien Patrimonial que se quiere modificar,
mostrndose la ventana Datos del Activo Fijo
En la ventana Datos del Activo Fijo, se puede actualizar los siguientes campos:
Marges, N Serie, Estado de Conservacin, Estado de Uso, Modelo, Medidas,
Caractersticas, Observaciones, Pas de procedencia, Etiquetado, N O/C NEA,
Fecha O/C NEA, Proveedor, Valor de Compra, Garanta / Fecha, N de Contrato Alta
Tipo / N /Fecha documento.
Nota:
- Si los datos Garanta, Fecha y Contrato provienen del Mdulo de Logstica no pueden ser
modificados en la actualizacin.
- Para realizar estas actualizaciones, el Inventario Inicial debe estar Abierto.
5. Una vez realizada las modificaciones, dar clic en el cono Grabar

muestra el siguiente mensaje:
. El Sistema
-60-
5.2.2. Inventario Fsico

Mediante esta opcin el Usuario puede registrar el resultado de la toma de inventario
fsico de los Bienes Muebles Institucionales y No Institucionales a una fecha determinada,
as como los Bienes Muebles sobrantes y faltantes provenientes de este Inventario.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento Inventario
Fsico. Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra las sub opciones siguientes:
Registro, Sobrantes y Faltantes.
5.2.2.1. Registro
En esta opcin el Usuario puede realizar el registro de la verificacin fsica de los Bienes
Muebles de la Unidad Ejecutora.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento- Inventario

Fsico-Registro, como se muestra a continuacin:
Ingresando a esta opcin el Sistema presentar la ventana Listado del Inventario

Fsico, indicando el Ao del Sistema y el Tipo de Registro: Institucional.
-61-
En la parte superior de la ventana se tienen los siguientes filtros de seleccin:
Ao: Permite seleccionar el ao activando la barra de despliegue
, por defecto
muestra el ao del Sistema.

Nro. Inventario: Permite seleccionar el Inventario Fsico a consultar o actualizar.
Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro, activando la barra de
despliegue
, por defecto muestra el Tipo de Registro Institucional.
Fecha: Muestra la fecha del Inventario seleccionado.

Activos ESNI: Al marcar la opcin Activos ESNI con check
, en la
matriz de la ventana se filtran aquellos tems correspondientes a la cadena de frio de

la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones ESNI, estos tems son
reconocidos automticamente por el Sistema.
Bsqueda: Permite realizar una bsqueda de tems segn el Tipo de Bsqueda
seleccionado en la barra de despliegue
y el texto ingresado en el campo, como el
-62-

ejemplo de la siguiente imagen. Para ejecutar la bsqueda se debe dar clic en el botn
Aceptar o presionar la tecla Enter.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INVENTARIO FSICO

1. Seleccionar el Tipo de Registro (Institucional, No Institucional Bienes cedidos en
Uso, No Institucional Bienes en Comodato).
2. Ingresar al botn
3. Se muestra la ventana Registro del Inventario Fsico, conteniendo la relacin total

de bienes muebles registrados en el Sistema por el Tipo de Registro seleccionado.
4. En la columna Verific Fsicamarcar con check

verificado fsicamente.
todos los activos que se han
5. Al finalizar de marcar todos los activos verificados fsicamente, dar clic en el cono
Grabar
6. El Sistema muestra el siguiente mensaje:
-63-

7. Dar clic en el botn SI, se muestra la ventana Genera Inventario Fsico para
registrar los datos del Inventario; Fecha: muestra la fecha del da en que se realiza el
registro, la cual puede editarse. En el campo Nombre se debe registrar la
denominacin del Inventario.
Si el Usuario desea continuar registrando tems en este Inventario, ingresar

nuevamente al botn
en la ventana Registro del Inventario Fsico
y marcar check los activos que desee agregar. Al grabar el Sistema muestra el
siguiente mensaje:
Para visualizar los datos del Activo Fijo ingresar a la carpeta amarilla
Al ingresar a la carpeta amarilla, se muestra la ventana Datos del Activo Fijo, con
los datos del activo fijo seleccionado, permitiendo actualizar algunos de sus datos,
tales como: Cdigo de barras, Estado de verificacin fsica, Estado de etiquetado,
Nro. De serie, Estado de conservacin, Marca, Estado Uso, Modelo, Medidas,
Caractersticas, Observaciones as mismo se pueden registrar las especificaciones
tcnicas y adjuntar archivos.
-64-
PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIN DEL INVENTARIO FSICO
1.
Para eliminar un Inventario Fsico seleccionar el Inventario a eliminar e ingresar a la

ventana Registro del Inventario Fsico, dar clic en el botn
.
El Sistema muestra la ventana Registro del Inventario Fsico.
2.
Seleccionar el inventario a eliminar, activando la barra de despliegue del filtro Nro.

Inventario
-65-

3.
Pulsar la funcin F5 del teclado, el sistema muestra el siguiente mensaje:
4.
Dar clic en el botn Si, el Sistema muestra el siguiente mensaje.
REPORTE
Este reporte muestra la relacin de Bienes Muebles registrados en el Inventario Fsico.
Para visualizar e imprimir el reporte Inventario Fsico de Activos Fijos, dar clic en el
cono Imprimir
de la barra de herramientas, mostrndose la siguiente ventana:
Seleccionar el Nro. De Inventario y los filtros de seleccin: Ao, Nro. Inventario, Marges,
Sede, Centros de Costo, Responsable, Usuario; o visualizar Todos marcando los checos
.; dar clic en el icono Imprimir
ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.
Este Reporte contiene la siguiente informacin: Marges, Cdigo de Barra, Descripcin,

Marca, Modelo, N Serie, Centro de Costo, Responsable, Usuario Final, Ubicacin Fsica,
Fecha de O/C o NEA y Estado de Conservacin.
-66-
5.2.2.2. Sobrantes
Los activos fijos sobrantes son aquellos bienes omitidos o no incluidos en el Registro
Patrimonial ni en el Registro Contable de la Unidad Ejecutora, los mismos que se
determinan como resultado de la verificacin fsica.
Fsico-Sobrantes, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Regularizaciones de Bienes

Sobrantes.
-67-

En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin:

, por defecto
Nro. Inventario: Permite seleccionar el Inventario Fsico al que pertenecen los bienes
sobrantes.
Tipo de Registro: Muestra el Tipo de Registro del Inventario seleccionado.
Bsqueda: Permite realizar una bsqueda de activos fijos segn el Tipo de Bsqueda
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SOBRANTES
1. El Usuario debe dar clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
INSERTAR DETALLE DE ACTIVOS.
2. El Sistema muestra la ventana Datos del Activo Fijo, debiendo registrar los datos
correspondientes.
-68-
3. Registrado los datos dar clic en el cono Grabar

, mostrndose los Bienes
Sobrantes registrados en la ventana Regularizaciones de Bienes Sobrantes.
Se puede consultar o modificar los datos de un activo fijo, ingresando a la carpeta

amarilla .
REPORTE
Este reporte muestra la relacin de los activos fijos Sobrantes de la Unidad Ejecutora,
para su evaluacin por parte de la Comisin de Inventarios y posterior Informe al Comit
de Altas y Bajas de la Unidad Ejecutora, para su correspondiente emisin de la
Resolucin que permita incorporarlos al Inventario Patrimonial y a los Estados
Financieros de la Entidad.
Para mostrar el reporte, dar clic en el cono Imprimir

de la barra de herramientas,
mostrndose la ventana Reporte, conteniendo los siguientes filtros y opciones:
-69-
En el filtro, seleccionar el Ao y el Inventario y si se desea obtener un reporte ms

especfico se puede seleccionar el Bien, Cdigo de barras, Sede, Centro de Costo,
Responsable, Usuario o caso contrario marcar el check para visualizar todos.
Se debe seleccionar el Tipo de reporte:
Reporte Sobrante de Inventario.- Esta opcin muestra la relacin de todos los

Bienes sobrantes registrados; contiene la siguiente informacin: Cdigo de Barra,
Descripcin, Marca, Modelo, Nmero de Serie, Centro de Costo, Ubicacin,
Empleado Responsable, Usuario Final y Estado de Conservacin.
Reporte de Bienes Sobrantes por Usuario Final.- Esta opcin muestra la relacin
de los Bienes sobrantes por Usuario Final, contiene la siguiente informacin: Cdigo
de Barra, Descripcin, Fecha de Asignacin, Marca, Modelo, Nmero de Serie y
Medidas.
-70-
Seleccionado los Filtros, dar clic en el botn Imprimir

derecha de la ventana Reportes.
, ubicado en la parte inferior
5.2.2.3. Faltantes
Esta opcin permite llevar el control de los activos fijos que no fueron ubicados
fsicamente en el inventario fsico.
Fsico-Faltantes, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a la opcin se presentar la ventana Regularizaciones de Bienes Faltantes:
-71-

En la parte superior de la ventana se muestran los siguientes filtros de seleccin:

, por defecto
Nro. Inventario: Permite seleccionar el Inventario Fsico a consultar o registrar los

Bienes faltantes.
Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro que se desea actualizar
activando la barra de despliegue
, por defecto muestra el Tipo de Registro
Institucional.
Bsqueda: Permite realizar una bsqueda de tems segn el Tipo de Bsqueda

Activos ESNI: Al marcar la opcin Activos ESNI con check
, en la
matriz de la ventana se filtran aquellos tems correspondientes a la cadena de frio de

la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones ESNI, estos tems son
reconocidos automticamente por el Sistema
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE FALTANTES

1. Seleccionar los filtros de Seleccin, el Sistema muestra la relacin de activos
faltantes.
-72-
2. En la columna Ubicado, por defecto todos los tems estn pre marcados con check
, Desmarcar aquellos activos que NO fueron ubicados.
Tambin se puede consultar o modificar los datos de un tem, ingresando a la
carpeta amarilla
del tem.
3. Terminado el registro de los bienes faltantes, dar clic en el cono Grabar
Sistema muestra la siguiente ventana de confirmacin:
, el
4. Dar clic en el botn SI, estos activos se actualizan simultneamente en las ventanas
Listado del Inventario Fsico y Registro del Inventario Fsico de la opcin
Inventario Fsico/Registro.
REPORTE
Este reporte muestra la relacin de Todos los Bienes Muebles faltantes, para ello dar clic
en el cono Imprimir
de la barra de herramientas.
El sistema mostrar la ventana Reporte.
-73-
Seleccionar el Inventario Fsico, el Tipo de Registro y los filtros que considere necesarios
y presionar el icono Imprimir
El Reporte muestra el listado de los Bienes Muebles faltantes con su cdigo Marges,
Cdigo de Barra, Descripcin, Marca, Modelo, Nmero de Serie, Centro de Costo que
tena a cargo el bien patrimonial , la Ubicacin Fsica donde se encontraba, el empleado
Responsable, el Usuario final, Estado de Conservacin del Bien y el indicador de
Ubicado.
5.2.3. Movimiento
En este Sub Mdulo, el Usuario puede Registrar las Altas y Bajas de Bienes
Institucionales y No Institucionales, Bienes en Custodia y Mejoras de los Bienes.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento-Movimiento,

-74-
Al ingresar a la opcin de Movimiento, se tienen las siguientes Sub opciones:
5.2.3.1. Altas Institucionales

En esta opcin permite registrar las Altas de los bienes patrimoniales, para su
incorporacin fsica y contable al Patrimonio de la Unidad Ejecutora.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento-MovimientoAltas Institucionales, como se muestra a continuacin:
Existen dos maneras de registrar las Altas Institucionales:

Alta Manual
Alta Automtica
-75-

ALTA MANUAL
Para realizar manualmente el registro de las Altas, previamente en la opcin Parmetros
Ejecutora, se deber tener configurado en el campo Control para regularizar Altas la
opcin 0 Sin Control de Altas.
En la parte superior de la ventana Registro de Altas Institucionales, se mostrar los

filtros de seleccin: Ao, Mes y Tipo Movimiento.
El Usuario solo visualizar la informacin de los Centros de Costo que tiene asignados en
s perfil del Usuario en el Mdulo Administrador.
Filtros:
Ao: Permite seleccionar el ao del Alta activando la barra de despliegue
defecto muestra el ao del Sistema.
. Por
Mes: Permite seleccionar el mes del Alta activando la barra de despliegue

seleccionar todos los meses marcar con un check .
. Para
-76-
Tipo de Movimiento: Permite seleccionar el Tipo de Movimiento, activando la barra

de despliegue
campo.
.Para seleccionar todos marcar con un check
al lado derecho del
Los Tipos de Movimiento son los siguientes: Ingreso por Compra, NEA- Ingreso
Produccin, NEA Donacin, NEA Transferencia Externa, NEA- Devolucin
Almacn, NEA- Diferencia de Inventario, NEA- Otros.
5.2.3.1.1. Ingreso por Compra (Ajuste)

Para realizar una Alta por Ingreso por Compra, el Usuario deber realizar el siguiente
procedimiento:
1. En el campo Tipo Movimiento, seleccionar la opcin Ingreso por Compra,
2. Seguidamente, en la seccin Lista de Ingresos, activar el men contextual dando

clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
-77-

3. Al lado derecho de la ventana se activarn los siguientes campos:
Nro. Movimiento: El Sistema autogenerar el nmero de Movimiento
despus de grabar los datos.
Fecha Movimiento: Ingresar la fecha del registro del Alta. Por defecto se
mostrar la fecha actual, pudiendo ser editada por el Usuario.
V.B.: Permite poner el registro del Alta en estado Aprobado o Pendiente.
Causal de Alta: Activar la barra de despliegue y seleccionar la causal Alta
correspondiente, activando la barra de despliegue.
Los causales de Alta son los siguientes: Reposicin, Reproduccin y Otra
Causal.
Tipo Doc.: Se mostrar automticamente el tipo de documento en funcin al

tipo de movimiento seleccionado.
Nro. Orden: Ingresar el nmero de la Orden de Compra.
Observaciones: Ingresar alguna observacin respecto al Alta. Este dato es
opcional.
4. Luego, dar clic en el cono Grabar
5. En la seccin Detalle de Activos, se proceder a registrar los bienes que se darn

de Alta, activando el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionando la opcin
-78-

6. El Sistema presentar la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual se registrar los
siguientes datos:
tem ( ): Seleccionar el bien patrimonial ingresando al botn
Marges (*): Al seleccionar el tem, el Sistema autogenerar los 8 primeros

dgitos del mismo, para que el Usuario complete el cdigo Marges, dejar en
blanco para que el Sistema lo autogenere al grabar el registro, tomando como
referencia el ltimo correlativo marges del tipo del bien patrimonial.
Cdigo de Barras: Ingresar el cdigo de barras del bien patrimonial.
Descripcin (*): Se mostrar automticamente la descripcin del bien
patrimonial seleccionado en el campo tem, segn catalogo SIGA.
Sede (*): Seleccionar la Sede activando la barra de despliegue . Solo se
listarn las Sedes de los Centros de Costo asignados al Usuario en el Mdulo
Administrador.
Centro de Costo (*): Ingresar al icono para seleccionar el Centro de Costo.

En la ventana Bsqueda de Datos. Se visualizar los Centros de Costo de la
Sede seleccionada y los que estn asignados en el perfil del Usuario en el
Dato obligatorio
-79-
Ubicacin Fsica (*): Seleccionar la Ubicacin Fsica donde se encuentra

asignado el bien patrimonial ingresando al botn
Responsable (*): Se mostrar automticamente el responsable del Centro de

Costo. Puede ser modificado por el Usuario ingresando al botn
Usuario Final (*): Ingresar el Usuario final que tiene asignado el bien
patrimonial, ingresando al botn
Nro. Serie: Ingresar el nmero de serie del bien patrimonial.

Estado Conservacin: Seleccionar el estado de conservacin en que se
encuentra el bien patrimonial.
Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial ingresando al botn
Estado Uso: Seleccionar en la barra de despliegue la opcin SI, si el bien

patrimonial est en uso, o seleccionar la opcin NO, si el bien patrimonial no se
encuentra en uso.
Modelo: Ingresar el modelo del bien patrimonial.

Medidas: Ingresar las medidas del bien patrimonial.
Caractersticas: Ingresar las caractersticas del bien patrimonial.
Observaciones: Ingresar alguna observacin respecto al bien patrimonial.
Pas de Procedencia: Por defecto se muestra seleccionado Per, para
seleccionar otro pas, activar la barra de despliegue
-80-
SBN: Se mostrar marcado con un check

catalogado por la SBN.
si el bien patrimonial est
Activo Depreciable: Se mostrar marcado con un check

patrimonial es un activo depreciable.
Salida: Se mostrar marcado con un check
de la Entidad.
Etiquetado: Marcar con un check
etiquetado.
si el bien
si el bien patrimonial ha salido
si el bien patrimonial se encuentra
Ingreso del Bien:

Si el bien patrimonial fue ingresado por Orden de Compra, ingresar los siguientes
datos:
o O/C: Ingresar el nmero de la Orden de Compra.
o
Fecha: Ingresar la fecha de la Orden de Compra.
Proveedor: Seleccionar el proveedor ingresando al botn
Valor Compra: Ingresar el valor del bien patrimonial en la orden de

compra.
Garanta: Marcar con un check

garanta.
o
o
Fecha: Ingresar la fecha de la garanta.

N Contrato: Ingresar el nmero de contrato
si el bien patrimonial cuenta con
Alta: Ingresar los datos del documento que gener el Alta del bien:
o
Tipo Doc. : Seleccionar en la barra de despliegue

el tipo de documento
por el que se le dio de Alta al bien. Por defecto se tiene seleccionado el
tipo de documento PECOSA.
Nro. Doc.: Ingresar el nmero del documento de Alta.
Fecha: Ingresar el valor con el que sale el bien patrimonial.
Almacn: Seleccionar el Almacn ingresando al icono despliegue
-81-

Cta. Contable: Seleccionar la cuenta contable ingresando al icono despliegue
.
Usuario, al cual dar clic en Aceptar:
. El Sistema mostrar el siguiente mensaje al
8. Simultneamente, se activarn los botones
9. Registrar Especificaciones Tcnicas

Al ingresar al botn
, se presentar una ventana del mismo nombre,
en la cual podr registrar el detalle de las especificaciones y seleccionar el color del
bien, ingresando al icono de despliegue
ubicado a la derecha del campo del
mismo nombre.
-82-

Asimismo, esta ventana cuenta con los botones
y
permiten adjuntar archivos y fotografas del bien registrado, respectivamente.
que
10. Registrar Valores Contables

Ingresando al botn, se presentar una ventana del mismo nombre, en la cual se
registrar el Valor Inicial del bien y la Depreciacin Acumulada, de acuerdo con los
valores reflejados en los Estados Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior.
Valores Contables de Bienes Muebles Componetizables

Si el bien es un Activo fijo componetizable, al ingresar al botn
presentar la ventana Valores Contables con los siguientes campos:
se
Valores Inciales del Periodo:

o
Unidad de Activo: Cdigo y descripcin del tem.
Fecha de Alta: Fecha de PECOSA.
Valor Inicial: Valor total de adquisicin de la Unidad de Activo.
Depreciacin Acumulada: Monto de la depreciacin acumulada al 1 de

Enero del ao actual.
Valor Neto: Diferencia entre el Valor Inicial y el monto de la Depreciacin

Acumulada.
Componentes:
o
N Correlativo del tem: Orden numrico de los registros.
Nombre del Componente: Descripcin del Componente.
Valor Inicial: Valor individual del Componente.
Depreciacin Acumulada: Monto de la depreciacin acumulada del

Componente al 1 de Enero del ao actual.
Valor Neto: Diferencia entre el Valor Inicial y el monto de la Depreciacin

Acumulada.
-83-

o
Vida til: Tiempo de vida del Componente en aos.
% Depreciacin: Porcentaje calculado por el Sistema en base a los aos

de vida til registrados.
Fin de Vida: Tiempo calculado por el Sistema en base a la Fecha Inicial y

el tiempo de vida til registrado.
El Usuario registrar los siguientes datos:

a. Valor Inicial y Vida til de cada componente. De ser el caso, tambin registrar
la Depreciacin Acumulada.
Nota: Todos los componentes tendrn la misma Fecha de Alta y Cuenta Contable de la
Unidad de Activo a la cual pertenecen.
b. Luego, dar clic en el icono Grabar
.
Validacin: La suma de los Valores Inciales de los
Componentes deber ser igual al Valor Inicial de la Unidad
de Activo, caso contrario el Sistema mostrar el siguiente
mensaje al Usuario:
-84-

11. En la seccin Detalle de Activos, se mostrar los siguientes datos del activo
registrado: Nmero, Secuencia, Marges, Cdigo de Barra, Descripcin, Sede,
Centro de Costo y Responsable. Para visualizar todos los datos del Activo , ingresar
a la carpeta amarilla .
12. Finalmente, se proceder a Aprobar el Alta, activando la barra de despliegue del

filtro V.B., y seleccionando la opcin Aprobado, luego dar clic en el icono Grabar
Para Eliminar un movimiento de Alta, activar el men contextual dando clic con el botn
derecho del mouse sobre el registro a eliminar y seleccionar la opcin
.
-85-

5.2.3.1.2. NEA - Ingreso por Produccin(Ajuste)
Para realizar una Alta de NEA por Ingreso por Produccin, el Usuario deber realizar el
1. En el campo Tipo Movimiento, activar la barra de despliegue

opcin NEA -Ingreso Produccin.
y seleccionar la
2. En la seccin Lista de Ingresos, activar el men contextual dando clic con el botn
derecho del mouse y seleccionar la opcin
.
3. Al lado derecho de la ventana se activarn los campos a registrar:

Nro. Movimiento: El Sistema autogenerar el nmero de Movimiento, al
grabar los datos.
Fecha Movimiento: Ingresar la fecha del registro del Alta. Por defecto se
V.B.: Permite cambiar el registro del Alta en estado Aprobado o Pendiente.
Causal de Alta: Activar la barra de despliegue y seleccionar la causal
Fabricacin, definida por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
-86-

Nro. NEA: Registrar el nmero de la NEA
Observaciones: Registrar alguna observacin respecto al Alta. Este dato es
opcional.
5. Seguidamente, en la seccin Detalle de Activos, se registrar los bienes a dar de

Alta, activando el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
6. El Sistema presentar la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual registrar los
datos del activo.
-87-

7. Finalmente, se proceder a Aprobar el Alta, activando la barra de despliegue del
5.2.3.1.3. NEA Donacin(Ajuste)

Para realizar una Alta por NEA Donacin, el Usuario deber realizar el siguiente
procedimiento:
1. En el campo Tipo Movimiento, seleccionar la opcin NEA Donacin, activando la
barra de despliegue

.
-88-

Nro. Movimiento: El Sistema autogenerar el nmero de Movimiento despus
de grabar los datos.
Fecha Movimiento: Registrarla fecha del registro del Alta. Por defecto se
Con Tasacin: Si el bien activo cuenta con tasacin, marcar con un check este
campo

Donacin Transferencia, definida por la Superintendencia Nacional de
Bienes Estatales.
Nro. NEA: Registrar el nmero de la NEA.
Nro. Acta: Registrar el nmero de Acta del Alta.
Fecha: Registrar la fecha del Acta del Alta.
N Resolucin: Registrar el nmero de Resolucin que autoriza el Alta del
Activo Fijo.
Fecha: Registrar la fecha de la Resolucin que autoriza el Alta del Activo Fijo.
Nro. Tasacin: Registrar el nmero del documento de la tasacin del activo.
Este campo se activa, si el bien cuenta con tasacin.
Fecha: Registrar la fecha del documento de la tasacin del activo. Este campo
se activa, si el bien cuenta con tasacin.
Observaciones: Registrar una observacin respecto al Alta. Este dato es
opcional.
5. En la seccin Detalle de Activos, se proceder a registrar los bienes a dar de Alta,

activando el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
.
-89-
siguientes datos:
7. Registrar Tasacin
Para registrar la Tasacin del activo, ingresar al botn
-90-

Se presentar ventana Datos de Tasacin, en la cual se registrar los siguientes
datos: Perito o Tasador, N de Colegiatura, Valor Tasado, Fecha de Tasacin, N
CTTP, N CONATA y Observaciones.
8. Finalmente, se proceder a aprobar el Alta, activando la barra de despliegue

del
5.2.3.1.4. NEA Transferencia Externa (Ajuste)

Para realizar una Alta por NEA por Transferencia externa, el Usuario deber realizar el
1. En el campo Tipo Movimiento, seleccionar la opcin NEA Transf. Externa,
-91-

Nro. Movimiento: El Sistema autogenerar el nmero de Movimiento, al grabar

los datos.
Entidad: Seleccionar la Entidad Pblica de procedencia del bien, ingresando al
icono .
campo
Causal de Alta: Activar la barra de despliegue y seleccionar la causal Permuta o

Reposicin definidas por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
Tipo Doc.: Se mostrar automticamente el tipo de documento en funcin al tipo

de movimiento seleccionado.
Nro. Acta: Registrar el nmero de Acta del Alta.
-92-

Fecha: Registrar la fecha del Acta del Alta.
N Resolucin: Registrar el nmero de la Resolucin que autoriza el Alta del
activo.
Fecha: Registrar la fecha de la Resolucin que autoriza el Alta del activo.
Nro. Tasacin: Registrar el nmero del documento de la tasacin del activo. Este
campo se activa, si el bien cuenta con tasacin.
Fecha: Registrar la fecha del documento de la tasacin del activo. Este campo se
activa, si el bien cuenta con tasacin.
opcional.
5. la seccin Detalle de Activos, se proceder a registrar los bienes a dar de Alta,

.
siguientes datos:
-93-

-94-

del
5.2.3.1.5. NEA Devolucin Almacn (Ajuste)

Para realizar una Alta por NEA por Transferencia externa, el Usuario deber realizar el
1. En el campo Tipo Movimiento, seleccionar la opcin NEA Devol. Almacn,

.
2. Seguidamente, en la seccin Lista de Ingresos, activar el men contextual dando clic
con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
.
-95-

Nro. Movimiento: El Sistema autogenerar el nmero de Movimiento, al grabar
los datos.
Causal de Alta: Activar la barra de despliegue y seleccionar la causal Otra
Causal definida por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
Observaciones: Permite registrar alguna observacin respecto al Alta. Este dato
es opcional.

.
siguientes datos:
-96-
del
5.2.3.1.6. NEA - Diferencia de Inventario (Ajuste)

Para realizar una Alta por NEA por Diferencia de Inventario, el Usuario deber realizar el
1. En el campo Tipo Movimiento, seleccionar la opcin NEA Diferenc. Inventario,
-97-

.

Nro. Movimiento: El Sistema autogenerar el nmero de Movimiento despus de
grabar los datos.
Fecha Movimiento: Registrar la fecha del registro del Alta. Por defecto se
campo

Saneamiento definida por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
Nro. Acta: Registrar el nmero de acta del Alta.
Fecha: Registrar la fecha del acta del Alta.
N Resolucin: Registrar el nmero de la resolucin que autoriza el Alta del
activo.
Fecha: Registrar la fecha de la resolucin que autoriza el Alta del activo.
-98-

Nro. Tasacin: Registrar el nmero del documento de la tasacin del activo. Este
campo se activa, si cuenta con tasacin.
Fecha: Registrar la fecha del documento de la tasacin del activo.
opcional.
ingresar al botn
de la barra de herramientas. Seguidamente,
5. El Sistema presentar la ventana Regularizacin de Activos Sobrantes,

conteniendo en la parte superior los filtros Familia y Bsqueda, y los campos Del y
Al; que permitirn visualizar en la ventana, los bienes sobrantes encontrados en el
inventario fsico:
Familia: Permite seleccionar la Familia de los bienes sobrantes, ingresando al

icono
. Para mostrar todos los bienes marcar con un check en el recuadro
ubicado al lado derecho del filtro.
Bsqueda: Permite realizar la bsqueda de un bien por Cdigo de Barras,

Descripcin, Modelo, Marca, Secuencia, Nmero Correlativo, Nmero de Serie,
-99-

Centro de Costo y Sede. Se mostrarn los bienes patrimoniales correspondientes
a los Centros de Costo y Sede asignados en el Perfil de Usuario.
Del Al: Permite buscar los bienes por un rango de nmero correlativo (N).
Ingresar el nmero correlativo inicial en el campo Del y el nmero correlativo final
en el campo Al, seguidamente marcar con un check para procesar. La bsqueda
se realizar sobre los bienes visualizados en pantalla, el Sistema resaltar en
color azul, aquellos que coinciden con la bsqueda.
En la ventana se mostrar los bienes en funcin a los filtros seleccionados, con los
siguientes datos: N (Nmero correlativo del bien), Sec (Secuencia), Cdigo de
Barras, Descripcin, Marca, Modelo, Nro. Serie, Sede y Centro de Costo.
Nota: En la ventana se mostrarn los bienes sobrantes de los inventarios fsicos de aos
anteriores, de los Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Mdulo
Administrador.
Para seleccionar el(los) bien(es) sobrante(s) a dar de Alta, seleccionar de la parte

intermedia de la ventana y dar clic en el icono Agregar
trasladar(n) al campo inferior de la ventana.
. El (Los) bien(es) se
-100-
Luego, registrar los siguientes datos:

Nro. Pecosa: Permite registrar el nmero de la Pecosa del bien.
Fecha Alta: Permite registrar la fecha de Alta del bien.
Almacn: Seleccionar el Almacn respectivo, activando la barra de
despliegue .
Seleccionar Cuenta Contable: Seleccionar la Cuenta Contable del bien,
ingresando al botn
. El Sistema mostrar la ventana
Asignacin de Cuentas Contables Activos Sobrantes, donde el Usuario
marcar con un check la Cuenta Contable correspondiente y dar clic en el
icono Grabar
Para eliminar el bien, seleccionar el Activo de la parte inferior de la ventana y dar clic
en el icono Quitar
-101-
Luego, dar clic en el icono Grabar

. El Sistema mostrar al Usuario el siguiente
mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para guardar los cambios:
El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en Aceptar:
-102-


del
-103-

5.2.3.1.7. NEA Otros (Ajuste)
Para realizar una Alta por NEA Otros, el Usuario deber realizar el siguiente
procedimiento:
1. En el campo Tipo Movimiento, seleccionar la opcin NEA Otros, activando la
barra de despliegue

.
Al lado derecho de la ventana se activarn los campos a registrar:

Nro. Movimiento: El Sistema autogenerar el nmero de Movimiento
despus de grabar los datos.
Fecha Movimiento: registrarla fecha del registro del Alta. Por defecto se
Reposicin, Reproduccin u Otra Causal de Alta definida por la
Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
-104-

opcional.

.
siguientes datos:
-105-

del
ALTA AUTOMTICA
El registro de un bien patrimonial desde el Mdulo de Logstica, se realizar de
acuerdo al siguiente procedimiento:
1. Luego de registrar la Entrada al Almacn de un bien patrimonial, en el Mdulo
de Logstica, dar clic en el botn, para el envo de la informacin del Activo Fijo al
Mdulo de Patrimonio.
2. En la ventana Registro de Altas Institucionales del Mdulo de Patrimonio, se

registraran los activos generados desde el Mdulo de Logstica, con su respectivo
cdigo Marges generado automaticamente a partir del ltimo nmero marges
registrado.
-106-

3. Seguidamente, luego de generar la PECOSA respectiva,en la opcin Atencin
del Pedido del Mdulo de Logstica, dar clic en el botn
envo de la asignacin del Activo Fijo al Mdulo de Patrimonio.
, para el
4. Ingresando a este botn

, se mostrar la ventana Asignacin
de los Activos Fijos, donde el Usuario marcar los activos correspondientes
marcando con un check
y dar clic en el icono Grabar
Esta asignacin se mostrar automticamente en el campo Alta Tipo y Nro. Doc.de

la ventana Datos del Activo Fijo del Mdulo de Patrimonio.
-107-

5. El Usuario registrar el dato de Ubicacin Fsica y dems datos, segn
corresponda.
6. Luego, dar clic en el icono Grabar
7. Para finalizaren el filtro VB cambiar el estado Aprobado y dar clic en el icono

Grabar
5.2.3.1.8. Reportes de Altas Institucionales (Ajuste)

Para obtener los reportes de los bienes patrimoniales, en la seccin Lista de Ingresos,
se deber seleccionar el movimiento correspondiente y dar clic en el icono Imprimir de
la barra de herramientas. El Sistema presentar la ventana Reportes con las siguientes
opciones:
Control de Ingreso Seleccionado.-Presenta el listado de los bienes Institucionales

dados de Alta del Movimiento seleccionado. El reporte muestra la siguiente
informacin a nivel de Sede, Tipo de Ingreso y Causal de Alta: Almacn, Fecha NEA,
Responsable, Fecha del movimiento, N Registro, Marges, Cdigo de Barra,
Descripcin, Marca, Modelo, N de Serie, Ubicacin Fsica, Usuario y Valor S/.
-108-

barra de herramientas del reporte.
, ubicado en la
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo,
las columnas Caractersticas y Observaciones.
Control de Ingreso Mensualizado.- Lista los bienes patrimoniales Institucionales

registrados como Altas a nivel de Sede, en funcin al Mes y Tipo de Movimiento
seleccionados en la ventana principal Registro de Altas Institucionales.
En la parte superior del reporte, se muestra el nombre de la Unidad Ejecutora, Nro.
de Identificacin y Sede.
En la parte intermedia del reporte se muestra la relacin de los bienes por Mes, a
nivel de Causal de Alta, Tipo y N de Ingreso con los siguientes datos:, Nmero y
Fecha de Ingreso, Tipo de Ingreso y Fecha, Almacn, Responsable, Cuenta
Contable, N Registro, Cdigo Marges, Cdigo de Barra o Cdigo del Inventario
Anterior, Descripcin, Marca, Modelo, Nmero de Serie, Ubicacin Fsica, Usuario,
Centro de Costo y Valor S/.
En la parte inferior de la ventana se muestra el total de registros por Centro de Costo
y el Valor Total de los bienes patrimoniales.
-109-

barra de herramientas del reporte.
, ubicado en la
Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo,
las columnas Caractersticas y Observaciones.
Nota: La informacin se muestra agrupada por la Sede a la que pertenecen los Centros
de Costo asignados a os bienes patrimoniales. La agrupacin por Sede se visualizar
por cada quiebre de pgina.
5.2.3.2. Altas No Institucionales

En esta opcin permitir realizar el registro de las Altas de los Bienes Patrimoniales No
Institucionales que han sido Cedidos en Uso o en Comodato por otra Entidad Pblica o
Privada.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento MovimientoAltas No Institucionales, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin se presentar la ventana Registro de Altas No

Institucionales.
-110-

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ALTAS NO INSTITUCIONALES
Para registrar una Alta No Institucional, activar el men contextual dando clic con el botn
derecho del mouse y seleccionar la opcin INSERTAR BIENES NO INSTITUCIONALES
En la seccin derecha de la ventana se mostrarn los siguientes campos para su registro:
N Movimiento: Es el nmero correlativo asignado al registro. Este nmero es

autogenerado por el Sistema.
Fecha Movimiento: Ingresar la fecha de registro del Alta. Por defecto muestra la
fecha actual, puede ser editada por el Usuario.
Fecha Recepcin del Activo: Ingresar la fecha de recepcin del activo. Por defecto
muestra la fecha, puede ser editada por el Usuario.
Tipo Registro: Seleccionar en la barra de despliegue
fue Cedido en Uso o en Comodato.
el tipo de registro, si el Bien
-111-

Entidad Pblica: Marcar con un check
Pblica.
si el activo proviene de una Entidad
V.B.: Permite pasar al estado Pendiente o Aprobado el registro del Alta no
Institucional.
Entidad: En este campo se presentan dos casos:
Caso 1: Marcar con un check en el campo

pertenece el bien patrimonial es Pblica.
si la Entidad a la que
Se deber ingresar botn del campo Entidad, para seleccionar en la ventana

Bsqueda de Datos la Entidad Pblica a la cual pertenece el bien.
Caso 2: Si la Entidad que ha cedido el bien patrimonial es una Entidad No

Pblica, el campo
no deber tener marcado un check. Se deber
registrar la Entidad Pblica en el campo Entidad.
N Resolucin: Ingresar el nmero de la resolucin de aprobacin del Alta No

Institucional.
Fecha: Ingresar la fecha de la resolucin de aprobacin del Alta No Institucional.
N Acta: Ingresar el nmero del acta de aprobacin del Alta No Institucional.
Fecha: Ingresar la fecha del acta de aprobacin del Alta No Institucional.
-112-

Glosa: Ingresar algn comentario u observacin respecto al Alta No Institucional.
Sede: Seleccionar en la barra de despliegue la Sede sobre la cual se va a registrar
el Alta No Institucional.
Solo se listarn las Sedes de aquellos Centros de Costo que tenga asignado el
Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo sobre el cual se va a registrar el
Alta No Institucional en la ventana Bsqueda de Datos que se mostrar al ingresar al
botn . Se podr realizar la bsqueda por cdigo, descipcin, estado y sede del
Centro de Costo.Se listarn los Centros de Costos en funcin a la Sede selecciona.
Solo se listarn los Centros de Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo
Administrador.
Responsable: Seleccionar el responsable del Altano Institucional en la ventana
. Se podr realizar la
bsqueda por cdigo o nombre de empleado.
Terminado de registrar los datos generales del Alta no Institucional, se deber guardar los
datos dando clic en el cono Grabar
ubicado en la barra de herramientas.
Seguidamente, en la seccin Detalle de Activos, registrar los tems que se van a dar de
Alta, activando el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar la opcin INSERTAR DETALLE DE ACTIVOS.
El Sistema presentar la ventana Datos del Activo Fijo, donde se deber registrar los
datos correspondientes del bien patrimonial:
-113-
Luego dar clic en el cono Grabar
. El Sistema mostrar el mensaje al Usuario:
Para finalizar el registro del Alta, en el filtro VB cambiara el estado Pendiente a

Aprobado y dar clic en el icono Grabar
PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIN DE ALTAS NO INSTITUCIONALES

El Sistema permite eliminar individualmente los bienes registrados en el campo Detalle
de Activos o eliminar totalmente el registro desde el campo Lista de Ingresos.
Para eliminar un activo, el Usuario deber activar el men contextual y seleccionar la
opcin Eliminar Detalle de Activos
-114-

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para
efectuar la eliminacin:
Para eliminar todo el registro, el Usuario deber activar el men contextual y

seleccionar la opcin Eliminar Bienes No Institucionales.

efectuar la eliminacin del registro y su detalle asociado:
Nota: No se podr eliminar un registro de Alta No Institucional cuando ste se encuentre

en estado Aprobado.
5.2.3.2.1. Reportes de Altas No Institucionales

Este reporte mostrar la relacin de los Bienes Patrimoniales del Movimiento de Alta No
Institucional seleccionado en la seccin Lista de Ingresos, para ello dar clic en el botn
Imprimir
de la barra de herramientas; el Sistema muestra la ventana Reportes con
dos opciones de reporte:
-115-
Control de Ingreso Seleccionado.-Muestra el listado de los Bienes No

Institucionales dados de Alta del Movimiento seleccionado. El Reporte muestra la
siguiente informacin: Sede, Tipo de Ingreso, Almacn, Responsable, Fecha del
documento, Marges, Cdigo de Barra, Descripcin, Marca, Ubicacin Fsica,
Usuario, Valor, del Activo seleccionado en la seccin Detalle de Activos:

-116-
Control de Ingreso Mensualizado.-Muestra el listado de los bienes patrimoniales

No Institucionales dados de Alta, a nivel de Sede en funcin al Ao y Mes
seleccionado.
En la parte superior del reporte muestra el nombre nmero de identificacin de la
Unidad Ejecutora, asimismo, la Sede y tipo de Registro.
En la parte central del reporte muestra los siguiente datos: Mes, Nmero, Fecha y
Tipo de Ingreso, Responsable del Centro de Costo, y la relacin de activos
correspondientes indicando el Cdigo de Barras, Descripcin, Marca, Modelo,
Nmero de Serie, Ubicacin Fsica, Usuario y Valor.
En la parte inferior de la ventana muestra el total de registros y el valor total de los
bienes patrimoniales del mes correspondiente.

-117-
Nota: La informacin se muestra agrupada por la Sede a la que pertenecen los Centros de
Costo de los bienes patrimoniales asignados, visualizndose por cada quiebre de pgina.
5.2.3.3. Bajas
Esta opcin permitir al Usuario registrar las Bajas de Bienes Institucionales que por
diversas causales establecidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales requieren
ser dados de baja del patrimonio y, por ende de los Estados Financieros de la Entidad.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento Movimiento Bajas, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin se presentar la ventana Baja de Activos Fijos.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE BAJAS

Para realizar el registro de las bajas de los bienes patrimoniales de la Entidad, activando
el men contextual dando clic con el botn derecho del mouseen la seccin Resolucin
de Bajas y seleccionar la opcin INSERTAR BAJA DE BIENES.
-118-

Al lado derecho de la ventana se mostrarn los siguientes campos para su registro por el
Usuario:
N Movimiento: Es el nmero correlativo del registro de la baja. El nmero ser
autogenerado por el Sistema cuando se grabe los datos de la baja.
Fecha Movimiento: Ingresar la fecha de la baja, por defecto mostrar la fecha
actual, pudiendo ser modificada por el Usuario.
V.B.: Permite pasar al estado Pendiente o Aprobado el registro de la baja.
Resolucin o Acuerdo:
o
N Resolucin: Ingresar el nmero de la resolucin que autoriza la baja.
Fecha: Ingresar la fecha de la resolucin que autoriza la baja.
Responsable: Se mostrar por defecto el responsable del rea de Control

Patrimonial.
Causal de Baja:
o
Tipo: Seleccionar en la barra de despliegue el tipo de causal de baja que

origina la baja de los bienes patrimoniales. En la lista se mostrarn los tipos
de causal de baja establecidos por la SBN.
Clase: Seleccionar en la barra de despliegue

la clase de causal de baja
que origina la baja de los bienes patrimoniales. En la lista se mostrarn las
clases en funcin del tipo que fue seleccionado.
-119-

Observaciones: Ingresar algn comentario o detalle adicional respecto a la baja.
Luego, dar clic en el cono Grabar
, ubicado en la barra de herramientas.
Seguidamente, proceder a registrar los bienes patrimoniales a dar de baja, ingresando al

botn
Se mostrar la ventana Baja de Activos.
Para visualizar los bienes patrimoniales, en la parte superior de la ventana seleccionar los
siguientes filtros de seleccin:
Familia: Seleccionar la familia ingresando al botn . Se mostrar la ventana

Bsqueda de Datos donde se podr buscar una familia por cdigo o descripcin.
Para mostrar los tems de todas las familias marcar con un check .
Tipo: Se mostrar el tipo de causal de baja seleccionado al momento del registro de
los datos generales de la baja. Para seleccionar otro tipo de causal de baja activar la
barra de despliegue .
Clase: Se mostrar la clase de causal de baja seleccionado al momento del registro
de los datos generales de la baja. Para seleccionar otra clase de causal de baja
-120-

activar la barra de despliegue
tipo que fue seleccionado.
. En la lista se mostrarn las clases en funcin del
Bsqueda: Permite realizar la bsqueda de bienes patrimoniales por Secuencia,

Marges, Cdigo de Barras, Descripcin, Marca, Modelo, Nmero de Serie, Sede y
Centro de Costo.

Seleccionadlos filtros, en la ventana se listarn los bienes patrimoniales que coinciden

con el filtro seleccionado.
Seleccionar los bienes patrimoniales y dar clic en el icono Enviar

para pasarlos a la
parte inferior de la ventana. Asimismo, para retornar los bienes patrimoniales a la parte
superior de la ventana, dar clic en el icono Borrar
Solo se listarn los bienes patrimoniales de los Centros de Costo que tiene asignados el
Usuario en el Mdulo Administrador. Asimismo, se ha incorporado las columnas Sede y
Centro de Costo.
-121-

Seleccionado los bienes patrimoniales, dar clic en el cono Grabar
mostrar un mensaje de confirmacion:
. El Sistema
Los bienes patrimoniales registrados se listarn en la seccin 'Baja de Activos. Para

visualizar el detalle de un bien patrimonial se deber ingresar a la carpeta amarilla .
Asimismo, el Usuario podr registrar el nmero de expediente de Baja de los bienes,

ingresando al botn
, el cual mostrar la ventana Asignacin de Nro.
De Expediente. En la columna Nro. Expediente registrar el nmero de expediente por
cada bien. Para registrar el mismo nmero de expediente para todos los bienes,
ingresarlo en el campo Nro. Expediente y dar clic en el botn
Para guardar el nmero de expediente para los bienes, dar clic en el icono Grabar
la ventana.
-122-
de

REPORTE
Para obtener los reportes del listado de los bienes patrimoniales dados de baja, dar clic
en el icono Imprimir
Se mostrar la ventana Reportes de Bienes Dados de Baja, permitiendo elegir tres

reportes:
Listado de los Bienes.- Este reporte mostrar el listado de los bienes dados de baja
segn los filtros seleccionados, para ello dar clic en el icono Imprimir
ventana.
de la
El Usuario deber seleccionar los siguientes filtros de seleccin:

Ao: Seleccionar en la barra de despliegue el ao de la informacin a mostrar.
Mes: Seleccionar en la barra de despliegue el mes de la informacin a mostrar.
Marges: Seleccionar el bien patrimonial por Marges ingresando al botn
Para seleccionar todos los bienes patrimoniales marca con un check .
Bien: Seleccionar el bien patrimonial por tem ingresando al botn
seleccionar todos los bienes patrimoniales marca con un check .
. Para
Sede: Seleccionar la Sede sobre la cual se va a registrar el Inventario No

Institucional, activando la barra de despliegue
Solo se listarn las Sedes de los Centros de Costo que tenga asignado el
-123-

Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo ingresando al botn
listarn los Centros de Costos en funcin a la Sede selecciona.
. Se
Solo se listarn los Centros de Costo que tenga asignado el Usuario en el

Responsable: Seleccionar el responsable del Centro de Costo ingresando al
botn
Usuario: Seleccionar el Usuario ingresando al botn
Dar clic en el icono Imprimir

. El Sistema mostrar la relacin de los bienes
patrimoniales con su Marges, Cdigo de Barras, Descripcin, Marca, Modelo, Nro. Serie,
Fecha Adquisicin, Centro de Costo, Nro. De Resolucin de baja, Fecha de Resolucin
de baja, Causal de Baja, Nro. De expediente, Valor Inicial, Depreciacin Acumulada,
Valor Neto; asimismo en la parte inferior del reporte se mostrar el nmero total de
registros y los totales de los valores inciales, las depreciaciones acumuladas y los
valores netos.
-124-

Listado Detallado de los Bienes.- Este Reporte muestra el listado de los Bienes
dados de Baja con informacin ms detallada que el reporte anterior para el ao y
mes seleccionado, mostrando Marges, Cdigo de Barras, Cdigo del tem, Nro. de
Resolucin, Causal de Baja, Sede, Responsable, Cuenta Contable, Forma de
Adquisicin, Marca, Medidas, Fecha de Resolucin, Centro de Costo, Usuario Final,
Valor Neto, Nmero de Documento, Modelo, Observaciones, Estado de
conservacin, Fecha de Adquisicin, Nro. De Serie y Caractersticas del bien. Al
presionar el icono Imprimir
seleccin de los filtros.
el Sistema muestra la ventana Reporte para la
Teniendo seleccionado los filtros dar clic en el icono Imprimir

ubicado en la parte
inferior derecha de la ventana. Visualizndose el siguiente reporte:
-125-

Listado de Bienes por Resolucin.- Este Reporte muestra el listado de los Bienes
dados de Baja agrupndolos por Nmero de Resolucin. Al seleccionar esta opcin
el Sistema muestra la ventana Reporte, donde el Usuario debe seleccionar los filtros
de visualizacin del Reporte.
Seleccionado los filtros presionar el icono Imprimir
ubicado en la parte inferior
derecha de la ventana, mostrndose el siguiente Reporte:
-126-

5.2.3.4. Bienes en Custodia(Ajuste)

Esta opcin permite llevar el control de los bienes patrimoniales en Custodia.
Se entiende por bienes en Custodia a aquellos bienes patrimoniales que han sido dados
de baja por la Entidad, quedando en administracin de la SBN, pero que an permanecen
en la Entidad hasta que se determine su destino final.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento MovimientoBienes en Custodia, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Lista de Bienes en

Custodia, mostrando en La parte superior los siguientes filtros de seleccin:
-127-
Ao: Por defecto muestra el ao del Sistema.

Familia: Entrando al botn
, se muestra la ventana Bsqueda de Datos para
listar los Bienes dados de Baja de la familia seleccionada o marcando con un
check se puede listar todos los Bienes dados de baja de todas las familias.
Bsqueda: Permite realizar una bsqueda de Bienes Patrimoniales dados de
Baja; la bsqueda se puede realizar por Descripcin, Marges, Estado o Cdigo de
Barra; ingresando el texto y dar clic en el botn
Activos ESNI: Al marcar con check

, se listan slo aquellos Bienes
Patrimoniales dados de baja que corresponden a la Estrategia Sanitaria Nacional
de Inmunizaciones ESNI.
En esta ventana se listarn los bienes patrimoniales dados de baja, en funcin a los filtros
seleccionados. Los bienes en custodia que ya cuentan con salida de la Entidad, se
mostrarn en color verde.
Nota: Slo se mostrarn los bienes patrimoniales provenientes de bajas con estado Aprobado de los
Centros de Costo asignados al perfil del Usuario en el Mdulo Administrador.
Para visualizar el detalle de los bienes patrimoniales ingresar a la carpeta amarilla
-128-

Reportes
Para obtener el reporte de los bienes en custodia, dar clic en el icono Imprimir da la barra
de herramientas.
El Sistema presentar la ventana Reporte de Bienes en Custodia, con las siguientes

opciones:
Que no han salido de la Institucin.- Este reporte muestra los bienes patrimoniales
en Custodia, y que an no han sido retirados de la Unidad Ejecutora.
Al seleccionar esta opcin, se mostrar el campo Periodo, que permitir obtener la
informacin de los bienes en Custodia que an se encuentran en la Unidad Ejecutora,
de acuerdo a un rango de fechas Desde - Hasta:
Al dar clic en el icono Imprimir

, se mostrar el reporte Bienes en Custodia que
no han salido de la Institucin, con la siguiente informacin: Rango de Fechas,
Marges, Cdigo de Barras, Descripcin, Marca, Modelo, N Serie, Estado, y Fecha
-129-
Que han salido de la Institucin.- Este reporte muestra los bienes patrimoniales en
Custodia y que ya fueron retirados de la Unidad Ejecutora por Transferencia, Subasta
Pblica, Incineracin y/o Destruccin o Donacin.
Todos.- Este reporte muestra la relacin de todos los bienes patrimoniales en

Custodia, hayan salido o no de la Unidad Ejecutora.
Exportar Reportes a Excel

Estos reportes se podrn exportar al Excel, dando clic en el icono Exportar
en la barra de herramientas del reporte.
, ubicado
5.2.3.5. Mejoras
En esta opcin el Usuario podr registrar las Mejoras realizadas a los Bienes
Patrimoniales, con el fin de prolongar su vida til.
-130-

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento MovimientoMejoras, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a la opcin el Sistema presentar la ventana Listado de Mejoras de Activos

Fijos.
En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin: Ao, Tipo de
Registro y el campo Bsqueda de Datos.
Ao: Permitir filtrar los registros de las mejoras de bienes patrimoniales por ao.
Para filtrar por otro ao, seleccionarlo en la barra de despliegue .
Tipo Registro: Por defecto mostrar el tipo de registro Institucional.
Campo de Bsqueda de bienes: Se podr realizar la bsqueda de bienes
patrimoniales por Cdigo de Barra, Descripcin y Marges. Para ejecutar la
bsqueda dar clic en el icono
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE MEJORAS

Para realizar el registro de las mejoras de los bienes patrimoniales, activar el men
contextual dando clic con el botn derecho del mouseen la seccin Activos Fijos y
seleccionar la opcin INSERTAR ACTIVO FIJO.
-131-
El Sistema mostrar la ventana Seleccin de Activos Fijo a Mejorar, la misma que

inicialmente se mostrar sin datos. Para listar los bienes patrimoniales se deber
seleccionar el tipo de bsqueda (Descripcin, Marges, Cdigo de Barra, Centro de Costo
y Sede), ingresar el dato en el campo de bsqueda y dar clic en el icono
Seleccionar el bien patrimonial y dar clic en el cono Grabar
Seleccionado el bien patrimonial, se proceder a registrar los datos de la mejora, para

ello en la seccin Mejoras dar clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la
opcin INSERTAR MEJORA.
-132-

El Sistema mostrar la ventana Datos de la Mejora con los valores contables actuales
del bien patrimonial. Para ingresar el detalle de la mejora dar clic con el botn derecho
del mouse en la seccin Detalle de la Mejora y seleccionar la opcin INSERTAR.
Se insertar una fila en el campo Detalle de la Mejora. Proceder a ingresar el motivo de

la mejora, el documento de referencia, la fecha del documento de referencia y el valor de
la mejora.
Terminado de ingresar los datos dar clic en el cono Grabar
-133-

El Sistema mostrar un mensaje confirmando que los datos se guardaron correctamente:
Seguidamente, en la seccin Datos de la Mejora ingresar la fecha de la mejora y la

prolongacin en meses de Vida til del bien patrimonial.
Terminado de ingresar los datos dar clic en el botn
, para calcular los
valores contables proyectados del bien patrimonial incluyendo la mejora.
En la seccin Clculo de la Mejora, se mostrarn los valores contables proyectados del

bien patrimonial con la mejora.
El mes de la mejora, deber ser un mes siguiente al mes del periodo actual contable, de
lo contrario el Sistema mostrar el siguiente mensaje:
Para Revertir el proceso de los clculos con la mejora, dar clic en el icono
Procesado los clculos, dar clic en el botn para Aprobar la Mejora. El campo Estado
pasa de Procesado a Aprobado.
-134-

Dar clic en el icono Grabar
, para guardar la aprobacin.
Para Revertirla Aprobacin dar clic en el botn
Reporte
Este reporte permite obtener la relacin de los Activos Fijos sobre los cuales se realizado
una Mejora. Para visualizar el reporte presionar el icono Imprimir
barra de herramientas.
, ubicado en la
El Sistema presentar la ventana Filtro Reporte de Mejoras.
Ao: El Sistema muestra el ao actual del Sistema.
Marges: Por defecto indica TODOS o marcando el check

muestra la informacin de mejora del activo seleccionado en la ventana principal.
Estado: Permite seleccionar si se quiere mostrar en el Reporte los activos con

mejoras en estado Aprobados, los No Aprobados, o TODOS.
Teniendo seleccionado los filtros, dar clic en el icono Imprimir

de la ventana,
mostrando el Reporte Activos Fijos con Mejoras con la informacin segn el filtro
seleccionado:
-135-

5.2.3.6. Concesiones
Se ha incorporado esta opcin en el Mdulo de Patrimonio con el fin de permitir el
Registro y Seguimiento de las Concesiones de los Bienes Muebles e Inmuebles del
Estado otorgados por la Unidad Ejecutora a travs a una determinada Empresa
generalmente Privada para la ejecucin y explotacin de los Bienes, por un periodo
determinado, formalizndose con la suscripcin de un contrato de naturaleza
Administrativa.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento Movimiento Concesiones, como se muestra a continuacin:
-136-
Ingresando a esta opcin se muestra la ventana Mantenimiento de Concesiones
Mostrando en la parte superior de la ventana el filtro Ao y Mes.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONCESIONES
Insertar.
2. El sistema muestra la ventana Concesin, para el registro de los siguientes campos:
-137-
Nmero: Es el nmero correlativo no editable, generado por el Sistema.

Fecha: Es la Fecha del Registro de la Concesin. Por defecto muestra la fecha
actual, pudiendo ser editada por el Usuario.
Fecha Inicio: Es la Fecha en que inicia la Concesin, su registro es obligatorio.
Fecha Fin: Es la Fecha en que culmina la Concesin su registro es obligatorio.
Nro. Contrato: Es el nmero del Contrato firmado entre la Unidad Ejecutora
(concesionarte) y la Empresa (concesionario) que recibe los Muebles y/o
Inmuebles. El registro de este campo es obligatorio.
Concesionaria: Corresponde al Nombre de la Empresa que recibe los
Muebles y/o Inmuebles en Concesin. El registro de este campo es obligatorio.
Observacin: Permite registrar datos u observacin al proceso de Concesin.
El registro de este campo es opcional.
Estado: Permite seleccionar el estado Pendiente o Aprobado, activando la
barra de despliegue . Las Modificaciones o Eliminacin del registro de la
Concesin slo puede darse en el estado Pendiente.
3. Terminado de registrar los campos, dar clic en el icono Grabar ubicado en la parte
inferior derecha de la ventana Concesin, el Sistema muestra el siguiente mensaje de
confirmacin.
-138-

Si el ao de la Fecha de Inicio de la Concesin es menor al ao del Sistema, Se debe
reiniciar los valores contables y retornar al mes INICIAL, caso contrario el Sistema enva
un mensaje restrictivo.
Para el Registro en la ventana Mantenimiento de Concesiones se debe seleccionar los

filtros el Ao y Mes de la concesin y registrar los datos correspondientes, como el
siguiente ejemplo:
Si el Usuario trata de registrar una Concesin con ao menor que el Sistema sin reiniciar
los valores contables y retornar al mes INICIAL, el Sistema muestra el siguiente mensaje
restrictivo.
Si el ao de la Fecha de Inicio de la Concesin es igual al ao del Sistema, pero el mes

es inferior al mes que se encuentra procesado contablemente en el Sistema.
-139-
Se debe reiniciar el proceso contable, caso contrario el Sistema muestra un mensaje

restrictivo, como en el siguiente ejemplo:
4. Al terminar de registrar los Datos Generales de la Concesin, se debe proceder a

registrar su Detalle; para ello se debe ingresar al botn
Se muestra la ventana Detalle de Activos
-140-
5. Para visualizar los Bienes se debe seleccionar el Tipo de Bien: Mueble, Inmueble o
Todos los Tipos.
Tambin se puede realizar una Bsqueda de tems segn el texto ingresado en el
campo Bsqueda:
6. Listado los tems, proceder a seleccionarlos y trasladarlos a la seccin Bienes

Seleccionados con el botn
se presiona el botn
, si se desea retirar el tem trasladado se selecciona y
-141-
Nota: Pueden estar incluidos Bienes Muebles e Inmuebles en un slo registro de

Concesin.
Los detalles de los tems de la matriz de la ventana es el siguiente:
Tipo: Indica si el tem es un Bien Mueble o Inmueble.

Secuencia: Es el nmero de Secuencia del Bien Mueble o Inmueble.
Marges/ SINABIP: Indica el cdigo Marges que identifica al Bien Mueble o el
Cdigo SINABIP para el caso de un Bien Inmueble.
Descripcin: Es la denominacin del Bien Mueble o Inmueble.
Nro. Serie/S. Unid. Act: Es el Nmero de Serie que identifica al Bien Mueble o el
nmero de secuencia que identifica la Unidad de Activo en caso de los Bienes
Inmuebles.
Marca/Componente: Es la Marca de los Bienes Muebles o el nmero de
secuencia que identifica el Componente que forma parte de una Unidad de Activo.
Modelo: Es el modelo del Bien Mueble.
Fecha Alta: Es la fecha que se dio de Alta al Bien.
7. Dar clic en el icono
y para Salir de la ventana presionar el icono
Para consultar los Datos de los activos registrados se debe ingresar a la carpeta
amarilla del tem
Si es un Bien Mueble se presenta la siguiente ventana:
-142-
Si es un Bien Inmueble se presenta la siguiente ventana:
8. Terminado el registro de la Concesin, se debe cambiar al estado Aprobado.
-143-

Para pasar de un estado Aprobado a Pendiente el Sistema valida que el registro
de Concesin no se encuentre contenido en un periodo que ha sido procesado
contablemente, caso contrario el Sistema muestra un mensaje restrictivo.
PROCESO CONTABLE
Al realizar el proceso de Cierre Contable mensual se realiza el trasladado de

los Bienes Concesionados de su Cuenta Contable de origen a la Cuenta
Contable de Concesin que corresponda, dependiendo del tipo de Activo. Este
cambio se puede visualizar en la opcin Patrimonio segn Plan Contable del
Sub Mdulo Consultas/Reportes segn el mes procesado contablemente. Los
meses anteriores a la Concesin deben mostrar la Cuenta Contable anterior del
Bien Mueble o Inmueble; Asimismo para los Bienes que han concluido el plazo
de Concesin se retornan a la Cuenta Contable del Activo y Cuenta de
Depreciacin originaria.
El clculo de depreciacin mensual de los Activos Concesionados, es el

mismo que se realiza sobre cualquier Activo.
INVENTARIO INICIAL
-
Si en el Inventario Inicial se registran Bienes que fueron Concesionados en aos

anteriores a su registro en el Mdulo de Patrimonio, estos se registran con su
Cuenta Contable originaria. El cambio de Cuenta Contable se da cuando se
realice el Registro y Aprobacin de la Concesin.
MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES

-
El Sistema no permite realizar el proceso de Baja Contable sobre Bienes

Muebles contenidos en un Concesin aprobada.
El Sistema no permite realizar el proceso de Mejoras sobre Bienes Muebles

contenidos en un Concesin aprobada.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES
No se permite realizar Desplazamientos sobre los Bienes Muebles contenidos en

un Concesin aprobada.
No se permite realizar Mantenimiento de Activos sobre Bienes Muebles

contenidos en un Concesin aprobada.
No se permite realizar Salidas por Bajas o para Mantenimiento sobre Bienes

Muebles contenidos en un Concesin aprobada.
-144-

PROCESO SBN
-
Al realizar el proceso de Copia del Inventario Institucional para Enviar a la

SBN, los Bienes Concesionados no se migran al SIMI, el Usuario tiene que
ingresarlos manualmente en el SIMI.
REPORTE
Al generar el Reporte Listado de Bienes Patrimoniales Valorizados de la

opcin Consulta/Reportes/Reportes Varios se activa el flag Slo Bienes
considerados por la SBN, los Bienes Concesionados se excluyen del Reporte.
REPORTE
Para visualizar el listado de los Bienes Muebles e Inmuebles Concesionados, se debe dar
clic en el icono Imprimir
-145-

5.3.
Seguimiento y Control
El Sub Mdulo Seguimiento y Control, permite llevar el control de los activos asignados a
los trabajadores de la Unidad Ejecutora para su uso, as como realizar la actualizacin de
datos, producidos por cambios de Ubicacin fsica, Personal responsable o Usuario final.
A continuacin se muestran las opciones que estn contenidas en este Sub Mdulo:
5.3.1. Asignacin(Ajuste)
Esta opcin permite registrar la asignacin de los bienes patrimoniales a un empleado o
registrar su desplazamiento interno.
El Ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Seguimiento y ControlAsignacin, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin el Sistema presentar la ventana Listado de las asignaciones

de Activos Fijos, mostrando la relacin de los activos fijos de la Unidad Ejecutora
registrados en el Mdulo de Patrimonio, ya sea por Inventario Inicial o por las
adquisiciones realizadas en el periodo.
-146-

Solo se mostrarn los activos fijos de los Centros de Costo asignados al Usuario en el
En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin: Periodo,
Tipo Movimiento, Tipo Registro; as como el campo de Bsqueda de activos fijos y los
botones Asignar Ubicacin Fsica, Actualizacin, Desplazamiento Interno, Asignar
PECOSA y el campo que permitir filtrar los Activos ESNI.
Periodo: Permitir filtrar los activos fijos por ao. Por defecto mostrar el ao actual
del Sistema, para seleccionar otro ao seleccionarlo en la barra de despliegue.
Tipo de Movimiento: Permite filtrar los activos fijos por tipo de movimiento. Por
defecto se tiene marcado con un check para mostrar los activos fijos por todos los
tipos de movimiento, para seleccionar otro tipo, seleccionarlo en la barra de
despliegue .
Tipo de Registro: Permite filtrar los activos fijos por tipo de registro. Por defecto se
tiene seleccionado el tipo de registro Institucional para mostrar los activos fijos de
la Unidad Ejecutora. Para seleccionar otro tipo de registro, seleccionarlo en la barra
de despliegue .
Bsqueda: Permite realizar la bsqueda de los activos fijos por Marges,

Descripcin, Cdigo de Barra y Usuario.

-147-
: Permitir asignar la Ubicacin Fisica a los activos fijos asignados

automaticamentes desde el Mdulo de Logistica.
: Permitir realizar la actualizacin de los siguientes datos: Ubicacin

fsica y empleado responsable del activo y el empleado que autoriza el cambio de
ubicacin del activo. El proceso de actualizacin requiere que el Activo haya sido
asignado previamente.
: Permitir registrar el traslado de los activos a otros Centros de

Costo y Ubicaciones, asignar otro empleado responsable y Usuario final, as como el
motivo del desplazamiento.
: Permitir asignar a los activos las PECOSAS emitidas en el Sub Mdulo

Almacenes del Mdulo de Logstica.
Activos ESNI: Permitir filtrar los activos pertenecientes a la Estrategia Sanitaria

Nacional de Inmunizaciones ESNI del Ministerio de Salud. Al marcar con check en
este campo.
As mismo, en la parte inferior izquierda de la ventana, se encuentra la Leyenda para
identificar los activos con PECOSA asignada en color azul, los activos con PECOSA no
asignada en color negro y los activos dados de Baja en color rojo.
Para visualizar el detalle de las asignaciones de los activos fijos, ingresar a la carpeta
amarilla
del registro de la asignacin. Se mostrar la ventana Histrico de la
Asignacin de los Activos Fijos.
Para visualizar el Reporte Asignacin Histrica, dar clic en el cono Imprimir . Este
reporte contiene la siguiente informacin: Nmero de Asignacin, Centro de Costo,
Responsable, Usuario, Autorizado Por, Fecha de Asignacin, Documento de Referencia y
Estado.
-148-
ASIGNAR UBICACIN FSICA

Para asignar la ubicacin fsica para los activos fijos con asignacin automtica
proveniente del Mdulo de Logstica, seleccionar el registro del activo y dar clic en el
botn
Nota: El botn Asignar Ubicacin Fsica se activar solo para aquellos activos fijos
pendientes de ubicacin fsica.
El Sistema mostrar la ventana Asignacin de Ubicacin Fsica, con la relacin de los

activos fijos para la asignacin de la ubicacin fsica.
Seleccionar la ubicacin fsica en la ventana Bsqueda de Datos que se mostrar al
ingresar al botn . Se podr realizar la bsqueda de un activo fijo por tipo, cdigo y
descripcin de la ubicacin fsica.
Seleccionada la Ubicacin Fsica, se podr realizar la bsqueda del activo fijo por
Marges, Cdigo de Barra, Descripcin, Centro de Costo y Nombre, para ello seleccionar
el tipo de bsqueda y en el campo de bsqueda ingresar el dato a buscar y seguidamente
dar clic en el botn Aceptar.
-149-
Seguidamente, marcar con un check

los activos fijos sobre los cuales se va a asignar
la ubicacin fsica seleccionada. Para seleccionar todos los tems, marcar con un check
en Todos
Para guardar la asignacin, dar clic en el cono Grabar
El Sistema mostrarun mensaje solicitando la confirmacin de la grabacion de la

asignacin:
Dar clic en el botn Si, el Sistema mostrar un mensaje confirmando el xito de la

actualizacin de los datos:
-150-

ACTUALIZACIN POR CAMBIO DE UBICACIN Y/O ENCARGADO
Para realizar la actualizacin de la ubicacin fsica y/o empleado encargado del activo
fijo, seleccionar el registro del activo fijo y dar clic en el botn
Nota: Solo se podr hacer la actualizacin de los activos fijos que cuentan con PECOSA
Asignada.
El Sistema mostrar la ventana Actualizacin por cambio de Ubicacin y/o

Encargados.
Ingresando al botn
de cada campo, se deber seleccionar la Ubicacin Fsica, el
Empleado responsable y el empleado que autoriza el cambio de ubicacin y/o encargado
del activo fijo.
Para Limpiar el dato seleccionado en el campo, marcar con un check
Limpiar.
Para guardar los cambios ingresados, dar clic en el cono Grabar

el siguiente mensaje de confirmacin al Usuario:
en el campo
. El Sistema mostrar
-151-
Dar clic en el botn Si, el Sistema mostrar un mensaje confirmando el xito de la

grabacin.
Al grabar, en la seccin Datos Histricos se mostrar el historial de los cambios de

ubicacin y/o encargado realizados sobre el activo fijo.
Para Imprimir los datos histricos por cambio de ubicacin y/o encargado, dar clic en el
icono Imprimir
de la ventana.
Se mostrar el reporte Activos fijos por cambio de ubicacin y/o encargados, con los
cambios realizados del activo por Sede, Centro de Costo, Fecha de asignacin,
Ubicacin fsica, Responsable y el empleado que autoriz el cambio.
-152-

DESPLAZAMIENTO INTERNO
Para registrar el desplazo de los activos fijos a otro Centro de Costo, Ubicacin Fsica,
empleado Responsable o Usuario Final, seleccionar el registro del activo e ingresar al
botn
El Sistema presentar la ventana Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales,

mostrando en la parte superior izquierda, la informacin de la asignacin actual que tiene
el activo: Sede, Centro de Costo, Ubicacin Fsica, Responsable, y Usuario.
En los campos de la parte superior derecha de la ventana, el Usuario registrar los datos
de la nueva asignacin por cada campo correspondiente:
-153-
Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo donde se va a desplazar el

activo fijo, ingresando al botn .Automticamente en el campo Responsable se
mostrar el responsable del Centro de Costo.
Ubicacin Fsica: Seleccionar la Ubicacin fija dentro del Centro de Costo donde
se va a desplazar el activo, ingresando al botn
: Marcar con un check

para varios usuarios.
Responsable: Ingresando al botn

Centro de Costo.
si el activo fijo es un bien compartido
, se podr seleccionar el responsable del
Usuario: Seleccionar el Usuario a quien se le va a asignar el activo, ingresando al

botn . Si el bien es desplazado a otra Ubicacin Fsica, se podr mantener el
mismo Usuario.
-154-

En la parte intermedia de la ventana, se mostrar la persona que autoriza el
desplazamiento del bien, en este caso el responsable del rea de Control Patrimonial;
asimismo, se registrar los siguientes datos:
Fecha asignacin: Mostrar el ltimo da del mes de movimiento, pudiendo ser
editado por el Usuario.
Motivo: Registrar el motivo del desplazamiento del bien.
Referencia: Registrar el documento de referencia que autoriza el desplazamiento
del bien.
En la parte inferior de la ventana, se mostrarn los activos fijos asignados actualmente al

Centro de Costo, el Usuario marcar con un check aquellos activos fijos a desplazar.
Para seleccionar todos marcar con un check en el campo Todos.
-155-

Asimismo, se cuenta con un campo de bsqueda, que permitir buscar los activos fijos
por listados en la ventana, por: Marges, Cdigo de Barras, Descripcin y Estado.

de la ventana Desplazamiento Interno de
Bienes Patrimoniales. El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual
dar clic en S, para efectuar la asignacin de los activos seleccionados:
El Sistema mostrar la ventana Genera Nro. de Desplazamiento, mostrando el nmero

de desplazamiento interno autogenerado por el Sistema, pudiendo ser editado por el
Usuario.
Dar clic en el botn Aceptar, para generar el nmero de desplazamiento interno. El

Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para efectuar la
generacin del nmero del desplazamiento interno:
El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en el botn

Aceptar.
-156-
Reportes
Para Imprimir el formato de la Orden de desplazamiento interno y/o el formato del Cargo
personal por asignacin del bien, dar clic en el icono imprimir de la ventana principal.
Se mostrar la ventana Consulta de Desplazamiento Interno de Bienes

Patrimoniales, con el listado de los desplazamientos internos realizados sobre el activo
fijo.
En la parte superior de la ventana se podr realizar la bsqueda de activos fijos por

nmero de desplazamiento, usuario que entreg en activo (De), Usuario que se le asign
el activo (Para).
Adicionalmente, se podr filtrar los activos fijos por rango de fechas, ingresando las
fechas en el campo Desde y Hasta.
Asimismo, se podr listar la informacin por Usuario o por Responsable, seleccionando la
opcin correspondiente
Ingresando a la carpeta amarilla del desplazamiento

fijos asignados al empleado seleccionado.
, se podr visualizar los activos
-157-

En la parte inferior izquierda de la ventana, marcar con un check
en el formato que
se requiere imprimir
/
,
seguidamente seleccionar el registro del desplazamiento y dar clic en el icono
Imprimir
de la ventana:
Orden de desplazamiento Interno: Se mostrar el formato de la Orden de

Desplazamiento Interno con los datos del responsable, usuario, centro de costo y
ubicacin de la entrega y el destino; documento de referencia, motivo, fecha de
asignacin, as como los datos del activo fijo y los campos para las firmas de
conformidad de la entrega y recepcin del bien y la firma del responsable del control
patrimonial.
Cargo personal por asignacin de bienes: Se mostrar el formato del cargo

personal por asignacin de bienes en uso, con los datos del nuevo desplazamiento:
Dependencia, Ubicacin Fsica, Responsable, Usuario Final y Fecha de Asignacin
del activo fijo; as como los datos del activo fijo desplazado, el campo observaciones
y los campos para las firmas de el nuevo Usuario, Responsable, Comit de Gestin
Patrimonial y el Jefe de la Dependencia donde se ha asignado el bien.
-158-

ASIGNAR PECOSA
Para realizar la asignacin de la PECOSA para los activos fijos, dar clic en el botn
.
El Sistema mostrar la ventana Asignacin de los Activos Fijos.

Seleccionar el Usuario que tiene asignado el bien en la PECOSA, ingresando al botn
del campo Usuario. Al seleccionar el Usuario se mostrar la Sede, Centro de Costo y
Responsable del bien; as como la relacin de los activos fijos asignados al Usuario en
las PECOSAs y que se encuentran pendientes de asignacin, mostrando el nmero de la
PECOSA, los cdigos margeses, nmero de la orden de compra, la descripcin y el
estado del bien.
Seleccionar la Ubicacin Fsica, ingresando al botn
del campo Ubic. Fsica, as
mismo marcar con un check en el campo

, si el bien va a ser compartido
por varios Usuarios e ingresar la fecha de asignacin, el motivo y el documento de
referencia de la asignacin del bien.
Seguidamente, marcar con un check el o los activos fijos a asignar.
-159-
Nota: Para realizar la asignacin de la PECOSA al activo, previamente se debe haber

generado la PECOSA en el Mdulo Logstica.
Seleccionado los datos, dar clic en el icono Grabar
la asignacin de la PECOSA:
Reportes De Asignacin De Activos (Ajuste)

Para obtener los reportes de las asignaciones de los activos fijos, dar clic en el icono
Imprimir , de la barra de herramientas.
El Sistema presentar la ventana Reporte de Asignacin de Activos, con los siguientes
filtros de seleccin:
-160-

Ao: Seleccionar en la barra de despliegue
obtener la informacin.
el ao sobre el cual que se quiere
Luego, seleccionar el reporte que se requiere visualizar y dar clic en el icono Imprimir
de la ventana:
Por Familia.-Permite obtener el reporte de las asignaciones de los activos fijos por
Familia. Seleccionar la familia ingresando al botn en la ventana Bsqueda de
Datos.
El reporte mostrar la relacin de los activos fijos con la informacin del tipo de
registro, nmero de asignacin, fecha de asignacin, sede, Centro de Costo,
ubicacin fsica, responsable, estado del bien, cdigo y descripcin de la familia,
marca y modelo.
Por Periodo.-Permite obtener el reporte de las asignaciones de los activos fijos por
un rango de periodo determinado. Ingresar las fechas en los campos Desde y Hasta.
El reporte mostrar la relacin de los activos fijos asignados en el periodo ingresado

en el rango con la informacin del tipo de registro, nmero de asignacin, fecha de
asignacin, sede, Centro de Costo, ubicacin fsica, usuario final, estado del bien,
cdigo y descripcin de los activos fijos, marca y modelo; as como al final de reporte
se mostrar el total de registros.
-161-
Por Usuario Final.- Al seleccionar esta opcin se podr obtener el listado de las
asignaciones de los activos fijos por Usuario Final.
Para ello se debe registrar los siguientes datos:

Usuario Final: Permite seleccionar el Usuario final ingresando al botn
Bien Compartido: Marcar con un check

compartidos con el Usuario seleccionado.
, para visualizar los bienes
-162-

Periodo: Permite obtener la informacin por un rango de periodo
determinado, marcar con un check en el recuadro ubicado al lado derecho
del campo para que se activen los campos Desde y Hasta.
El reporte mostrar el Listado de Asignacin de Activos por Usuario Final con la

siguiente informacin: Responsable, Usuario final, Autorizado por, Sede, Centro de
Costo, Tipo de Registro, Nmero de asignacin, Marges, Descripcin, Cdigo de
barras, Ubicacin fsica, Marca, Modelo, N de Serie, Fecha de Asignacin, y Estado
del bien; as como, al final de reporte se mostrar el total de registros, por el rango de
fecha correspondiente.
Listado General de Asignacin de Activos.-Permite obtener el reporte de las

asignaciones totales de los activos fijos en el ao seleccionado.
El reporte mostrar la relacin de todos los activos fijos asignados con la informacin
de la sede, tipo de registro, nmero de asignacin, marges, cdigo y descripcin del
activo fijo, cdigo de barra, marca, modelo, nmero de serie, centro de costo,
ubicacin fsica, usuario final, fecha de asignacin y estado del bien; as como al final
de reporte se mostrar el total de registros.
-163-
Para visualizar el reporte de los activos fijos pendientes de Ubicacin Fsica, marcar
el check
en el campo

Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, la
columna Situacin_Bien, mostrando los valores Activo o Baja.
-164-
Por Sede y Centro de Costo: Permite obtener el reporte de las asignaciones de los
activos fijos por Sede y Centro de Costo.
Seleccionar la Sede en la barra de despliegue
Seleccionar el Centro de Costo en la barra de despliegue
. Se mostrarn los
Centros de Costo de la Sede seleccionados. Para mostrar la informacin por todos
los Centros de Costo marcar con un check .
Administrador.
Seguidamente seleccionar en la barra de despliegue
la opcin de la informacin
que se quiere visualizar (Con asignacin de personal o Sin asignacin de personal).
Con Asignacin de Personal: El reporte mostrar la relacin de los activos fijos

asignados al personal para la Sede y Centro de Costo seleccionado con el nmero
de asignacin, marges, cdigo y descripcin del activo fijo, cdigo de barra, marca,
modelo, nmero de serie, ubicacin fsica, usuario final, fecha de asignacin y estado
del bien; as como al final de reporte se mostrar el total de registros.
-165-
Sin Asignacin de Personal: El reporte mostrar la relacin de los activos fijos sin
asignacin de personal para la Sede y Centro de Costo seleccionado, con el nmero
de asignacin, marges, cdigo y descripcin del activo fijo, cdigo de barra, marca,
modelo, nmero de serie, ubicacin fsica, usuario final, fecha de asignacin y estado
del bien; as como al final de reporte se mostrar el total de registros.
5.3.2. Mantenimiento de Activos

Esta opcin permitir llevar el registro de aquellos bienes patrimoniales que son retirados
(salida) de la Entidad para mantenimiento o reparacin por diversos motivos. Estos
movimientos pueden ser internos o fuera de la Entidad.
El Ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Seguimiento y ControlMantenimiento de Activos, como se muestra a continuacin:
-166-

Al ingresar a esta opcin el Sistema mostrar la ventana Mantenimiento de Activos.
REGISTRO DE MANTENIMIENTO DE ACTIVOS

Para registrar un mantenimiento en la parte superior de la ventana seleccionar el ao,
mes y tipo de registro (Institucional, No Institucional Bienes cedidos en Uso, No
Institucional Bienes en Comodato) del activo fijo que se va a dar mantenimiento.
Seguidamente en la seccin Lista de Mantenimientos dar clic con el botn derecho del
mouse y seleccionar la opcin INSERTAR REPARACIN DE BIENES, mostrndose en
la parte derecha de la ventana los siguientes campos para su registro:
Nro. Movimiento: Esun nmero interno asignado al registro. Este nmero ser
Orden Salida: Mostrar el nmero de la orden de salida registrada en la opcin
Seguimiento y Control Salidas.
Fecha Mov.: Ingresar la fecha del movimiento. Por defecto mostrar la fecha
actual. Puede ser editada por el Usuario.
Tipo Mantenimiento: Seleccionar en la barra de despliegue
mantenimiento que se va a realizar al activo fijo:
o
el tipode
Correctivo (O/S) o Preventivo (O/S): Cuando el mantenimiento generar

una orden de servicio.
-167-

o
Correctivo (Garanta) o Preventivo (Garanta):Cuando el mantenimiento

que se le va a realizar al activo es parte de la garanta del bien por parte del
proveedor y no requerir generar una orden de servicio.
Modalidad: Seleccionar en la barra de despliegue

mantenimiento del activo fijo:
o
o
la modalidad de
Total de los Bienes, cuando se trata de la salida total del activo.

Parcial de los Bienes, cuando se trata de la salida de una parte del activo.
Nro. O/S - O/C: En este campo se presenta dos casos:

o
Si el tipo de mantenimiento seleccionado es Correctivo (O/S) o Preventivo

(O/S), en el campo Nro. O/S ingresar al botn
para seleccionar la orden
de servicio en la ventana Bsqueda de Datos.
Si el tipo de mantenimiento seleccionado es Correctivo (Garanta) o

Preventivo (Garanta), en el campo Nro. O/C ingresar al botn
para
seleccionar la orden de compra del activo fijo en la ventana Bsqueda de
Datos.
Proveedor: Mostrar el nombre del proveedor de la orden seleccionada.

Nro. Contrato: Si la adquisicin del activo estuviera asociada a un Contrato, se
realizar el mismo procedimiento que la O/C u O/S.
V.B.: Permite pasar al estado Pendiente o Aprobado el registro del mantenimiento
del activo fijo.
Moneda: Mostrar el tipo de moneda en funcin a la orden seleccionada.

Tipo de Cambio: Mostrar el tipo de cambio en funcin a la orden seleccionada.
Sub Total IGV Total: Mostrar el sub total, IGV y total de la orden
seleccionada.
-168-

Glosa: Opcionalmente se podr ingresar un comentario u observacin respecto al
mantenimiento del activo fijo.
Ingresado los datos generales del mantenimiento del activo fijo, dar clic en el cono
Grabar , ubicado en la barra de herramientas. La seccin Lista de Mantenimientos se
mostrar el registro del movimiento registrado con el nmero de movimiento, el tipo de
mantenimiento, nmero de la orden, proveedor y la fecha del movimiento.
Seguidamente, ingresar al botn

va a dar mantenimiento.
para ingresar los activos fijos que se les
El Sistema mostrar la ventanaActivos para Reparacin.

Al ingresar al botn Inserta Activos se muestra la ventana, la misma que inicialmente se
mostrar sin datos. Para visualizar los activos fijos en el filtro Familia ingresar al botn
para seleccionar la familia en la ventana Bsqueda de Datos. Para visualizar los
activos fijos por toda las familias marcar con un check .
Adicionalmente, se tiene el campo de Bsqueda que permitir realizar la bsqueda de
activos fijos por Secuencia, Marges, Cdigo de Barras, Descripcin, Marca, Modelo,
Nmero de Serie, Sede y Centro de Costo.
-169-

Seleccionado el tipo de bsqueda, ingresar el dato en el campo de bsqueda. Presionar
la tecla Enter para ejecutar la bsqueda.
Seleccionado los filtros, en la ventana se listarn los activos fijos que coinciden con el
filtro seleccionado.
Solo se visualizarn los datos de los activos fijos de los Centros de Costo que tiene
asignado el Usuario en el Mdulo Administrador. As mismo se ha incorporado la
columna Centro de Costo y Sede.
En la mitad superior de la ventana seleccionar los activos fijos que se les va a dar
mantenimiento y trasladarlos a la parte inferior de la ventana dando clic en el cono
Para deseleccionar los activos fijos que se seleccionaron para mantenimiento,

seleccionarlos de la parte inferior de la ventana y dar clic en el cono
a la parte superior de la ventana.
, para trasladarlos
Seleccionado los activos fijos dar clic en el cono Grabar de la ventana. El Sistema
mostrar un mensaje confirmando el xito de la grabacin de los datos:
Los activos fijos registrados se visualizarn ella seccin Activos para Mantenimiento.
-170-
Para visualizar los datos del activo fijo ingresar a la carpeta amarilla
activo.
del registro del
5.3.3. Salidas
Esta opcin permite registrar la salida de los bienes patrimoniales para Baja,
Mantenimiento u otros motivos, as como el retorno de los mismos, pudiendo obtener
informacin precisa de la ubicacin de los activos que se encuentren fuera de la Entidad.
El Ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Seguimiento y ControlSalidas, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a la opcin el Sistema presentar la ventana Salida de Activos.
-171-

En la parte Superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin:
Ao: Seleccionaren la barra de despliegue el ao sobre el cual se quiere
mostrar los registros de las salidas. Por defecto se tiene seleccionado el ao
actual del Sistema.
Mes: Seleccionar en la barra de despliegue

el mes sobre el cual se quiere
mostrar los registros de salida. Por defecto se tiene seleccionado el mes del
proceso contable actual. Para visualizar las Salidas de todos los meses marcar
con un check
Tipo Movimiento: Seleccionar en la barra de despliegue

se le va a dar al activo fijo.
el tipo de salida que
Tipo de Registro: Seleccionar en la barra de despliegue

activo fijo.
el tipo de registro del
5.3.3.1.
Salida por Bajas
Cuando la Salida del activo es por Baja, realizar el siguiente procedimiento:

En la parte superior de la ventana, en el filtro Tipo Movimiento seleccionar Salida x
Bajas y Tipo de Registro seleccionar si el activo es Institucional, No Institucional Cedido
en Uso o en Comodato
En la seccin rdenes de Salida, activar el men contextual dando clic con el botn
derecho del mouse y seleccionar la opcin insertar Salida xBajas.
-172-
Al lado derecho de la ventana se mostrar los siguientes campos para su registro:

Nro. Movimiento: Registrar el nmero de movimiento de Salida.El Usuario
registrar este nmero de acuerdo a su control.
Fecha Salida: Registrar la fecha de la salida del bien patrimonial. Por defecto
mostrar la fecha actual, puede ser editada por el Usuario.
V.B.: Por defecto el registro estar en estado Pendiente. Cuando se concluya con
el registro de la Orden de Salida, se deber pasar al estado Aprobado.
Tipo Salida: Seleccionar el tipo de salida del bien patrimonial:
Por Donacin.
Por Incineracin o Destruccin.
Por Subasta Pblica.
Por Transferencia.
Sede: Seleccionar en la barra de despliegue la Sede donde se encuentra
asignado el activo fijo. Solo se listarn las Sedes de aquellos Centros de Costo
que tenga asignado el Usuario en el Mdulo Administrador.
Centro de Costo Solicitante: Seleccionar el Centro de Costo donde est

asignado el activo fijo ingresando al botn .
En la ventana Bsqueda de Datos, solo se listarn los Centros de Costo que

tenga asignado el Usuario en el Mdulo Administrador.
-173-

Responsable: Seleccionar el nombre del Responsable del Centro de Costo que
tiene asignado el activo ingresando al botn en la ventana Bsqueda de
Datos.
N de Acta y Fecha: Este campo cambia segn el tipo de salida seleccionado.
Ingresar el nmero y fecha de los documentos solicitados.
Motivo: se podr ingresar mayor detalle del motivo de la salida ingresando al
botn en la ventana Glosa.
Destino Salida: Ingresar el lugar a donde se va a enviar el activo fijo.
Direccin: Ingresar el domicilio del destino de salida.
Responsable Control Patrimonial: Por defecto muestra el nombre del
empleado responsable de Control Patrimonial.
Responsable Traslado: Ingresar el nombre de la persona que realizar el
traslado del activo fijo.
Documento de Identidad: Ingresar el nmero de documento de identidad de la
persona que trasladar el activo fijo.
Luego, dar clic en el conoGrabar

xito de la grabacin:
. El Sistema mostrar un mensaje confirmado el
En la parte de la izquierda de la ventana se mostrar el registro de salida ingresado.
-174-
Para Ingresar los activos, ingresar al botn

.Se mostrar la ventana Salida
de Activos, la misma que inicialmente se mostrar sin datos.
Para visualizar los activos seleccionar la familia ingresando al botn
en la ventana
Bsqueda de Datos omarcar con un check para mostrar todos los activos.
Asimismo, se tiene el campo Bsqueda que permitir realizar la bsqueda de bienes
patrimoniales por Secuencia, Marges, Cdigo de Barras, Descripcin, Marca, Modelo,
En la ventana se listarn los activos de Baja del Centro de Costo solicitante registrado en
la ventana principal Salida de Activos.
-175-
Seleccionar los bienes patrimoniales y dar clic en el botn Enviar para pasarlos a la
parte inferior de la Ventana. Asimismo, para retornar los bienes patrimoniales a la parte
superior de la ventana, dar clic en el botn Borrar
Luego, dar clic en el icono Grabar . El Sistema mostrar un mensaje solicitando la

confirmacin de la grabacin de los datos.
Dar clic en el botn S, para confirmar. El Sistema mostrar un mensaje confirmado el

xito de la grabacin:
Los activos fijos se mostrarn en la seccin Bienes.
-176-
Para finalizar el registro del Alta, en el filtro VB cambiara el estado Pendiente a

5.3.3.2.
Salida para Mantenimiento
Cuando la Salida del activo es por Mantenimiento, realizar el siguiente procedimiento:

Seleccionar en el filtro Tipo Movimiento la opcin Salida para Mantenimiento y en Tipo
de Registro seleccionar si el activo es Institucional, No Institucional Cedido en Uso o en
Comodato
Activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la
opcin Insertar Salida para Mantenimiento.
En el lado derecho de la ventana se mostrarn los campos para su registro:
-177-
Se presenta dos casos en el registro de los datos:
1. Registro de Salida para Mantenimiento con Orden de Mantenimiento

Si el Usuario registr el mantenimiento del activo en la opcin Seguimiento y Control Mantenimiento de Activos, se ingresar al botn
para
relacionar los datos del mantenimiento con la Orden de Salida.
Al ingresar al botn se Mostrar la ventana Activos Pendientes con la relacin de los
movimientos.
Marcar con un check
el movimiento que corresponda, luego dar clic en el cono Salir
En la ventana se mostrar los datos del mantenimiento del activo y los tems de la Orden
de Mantenimiento seleccionada registrados en la opcin Seguimiento y Control Mantenimiento de Activos.
-178-
El Usuario completar de registrar los siguientes campos:

Partes / Componentes: Marcar con un check si est saliendo solamente una
parte o componente del activo. Cuando se marca este campo, el Sistema activa el
botn
en la parte inferior de la ventana.
Sede: Seleccionar la Sede donde se ubica el activo, activando la barra de
despliegue .
Centro del Costo Solicitante: Permite seleccionar el Centro de Costo al que
pertenece el activo, mediante la ventana Bsqueda de Datos mostrar al dar clic
en el botn .
Responsable: Permite seleccionar el Responsable de Centro de Costo
Solicitante, mediante la ventana Bsqueda de Datos mostrada al dar clic en el
botn .
N Documento Interno: Registrar el N de documento que solicita el
mantenimiento.
Motivo: Al dar clic en el botn
registrar un comentario.
, el Sistema muestra la ventana Glosa, para
Responsable del Traslado: Registrar el Nombre de la persona que realiza el

traslado.
Documento de Identidad: Registrar el nmero de documento de la persona que
va a trasladar el activo.
-179-

Registro de Salida para Mantenimiento Sin Orden de Mantenimiento
Para el caso que el Usuario NO haya registrado la Orden de mantenimiento en la opcin
Seguimiento y Control - Mantenimiento de Activos, se registrar manualmente los
campos mostrados al lado derecho de la ventana e insertar los activos ingresando al
botn
Al ingresar al botn
. Se mostrar la ventana Salida de Activos, la misma
que inicialmente se mostrar sin datos.
Para visualizar los activos seleccionar la familia ingresando al botn
en la ventana
Bsqueda de Datos o para visualizar los bienes por todas las familias marcar con un
check .
En la ventana se listarn los activos para Mantenimiento del Centro de Costo solicitante
registrado en la ventana principal Salida de Activos.
-180-
Seleccionar los bienes patrimoniales y dar clic en el icono Enviar para pasarlos a la parte
inferior de la Ventana. Asimismo, para retornar los bienes patrimoniales a la parte
superior de la ventana, dar clic en el icono Borrar

Dar clic en el botn S, para confirmar. El Sistema mostrar el siguiente mensaje al

Usuario:
Seguidamente, registrar los datos de Salida (Estado y Observaciones).

Si la Salida del Bien es Total, en el campo Bienes, se debe registrar el estado
de conservacin de cada Activo.
-181-
Si la Salida es de las Partes o Componentes de un Activo, marcar con un

check
el campo
, simultneamente se habilitar el botn

.
Ingresando al botn
, el Sistema mostrar la ventana Lista
de Partes/Componentes. Activar el men contextual dando clic al botn derecho
del mouse y seleccionar la opcin Insertar Partes/Componente. Seguidamente,
registrar los siguientes datos: Descripcin, Marca, Nro. De Serie, Modelo y Estado de
conservacin.
Seguidamente, guardar los datos, dando clic en el icono Grabar
-182-

Para finalizar el registro de Salida, en el filtro VB cambiara el estado Pendiente a
5.3.3.3.
Nota: Al retorno de los activos se registrar el estado y fecha en que retorna el activo
o sus componentes. Esta fecha puede ser registrada independientemente del mes de
proceso contable.
Salida Diversa
Esta opcin se usar para registrar las salidas de bienes patrimoniales que salieron por
otros motivos diferentes a mantenimiento o baja, como es el caso de Salidas por
prstamo, cedidos en uso a terceros, mudanza u otros motivos; para ello se debe
seguir el siguiente procedimiento:
Seleccionar en la cabecera en el filtro Tipo de Movimiento la opcin Salida Diversa y el

Tipo de Registro, activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar la opcin INSERTAR SALIDA DIVERSA.
En la parte derecha de la ventana se visualizan los siguientes campos para su

registro :
Nro. de Movimiento: Nmero interno asignado al registro.
Fecha de Salida: Fecha de la Salida del activo.
-183-
V.B.: Por defecto muestra el estado Pendiente. Cuando se concluya con todo
el registro de la Orden de Salida, se debe pasar a estado Pendiente.
Tipo de Salida: Muestra las siguientes opciones:

Bienes prestados y/o cedidos en uso a terceros
Capacitacin
Mudanza
Otros.
Sede: Seleccionar la Sede donde se ubica el activo, activando la barra de

despliegue .
Centro del Costo Solicitante: Permite seleccionar el Centro de Costo al que

pertenece el activo, mediante la ventana Bsqueda de Datos mostrada al dar
clic en el botn .
Responsable: Permite seleccionar el Responsable del Centro de Costo

solicitante, mediante la ventana Bsqueda de Datos mostrada al dar clic en el
botn .
N Documento Interno: N Documento que solicita el mantenimiento.
Motivo: El Sistema muestra la ventana Glosa, para registrar un comentario.
Destino de Salida: Lugar de destino de los activos que sern trasladados.
Direccin: Direccin exacta del Local de destino.
Telfono: Nmero telefnico
Responsable del Control Patrimonial: Por defecto muestra el nombre del

Responsable de los Bienes Patrimoniales
Responsable del Traslado: Nombre de la persona a cargo de trasladar los

activos
Documento de Identidad. Nmero de documento de la persona que

trasladarlos activos.
, para visualizar el registro.
-184-
Para Ingresar los activos, ingresar al botn

. Se mostrar la ventana Salida
de Activos, la misma que inicialmente se mostrar sin datos.
Para visualizar los activos fijos seleccionar la familia ingresando al botn
en la ventana
Bsqueda de Datos. Para visualizar los bienes por todas las familias marcar con un
check .
Seleccionado el tipo de bsqueda, ingresar el dato en el campo de bsqueda. Presionar

la tecla Enter para ejecutar la bsqueda.
Seleccionado los filtros, en la ventana se listarn los bienes patrimoniales y que coinciden
con el filtro seleccionado.
-185-
Solo se mostrarn los bienes patrimoniales de los Centros de Costo que tiene asignado el
Usuario en el Mdulo Administrador. Asimismo en la ventana Salida de Activos se ha
incorporado la columna Sede y Centro de Costo.
Seleccionar los bienes patrimoniales y dar clic en el icono Enviar
para pasarlos a la
parte inferior de la Ventana. Asimismo, para retornar los bienes patrimoniales a la parte
superior de la ventana, dar clic en el botn Borrar

Dar clic en el botn S, para guardar los datos. El Sistema mostrar un mensaje
confirmado el xito de la grabacin de los datos:
Los activos grabados se mostrarn en el campo Bienes de la ventana Salida de

Activos.
-186-
Para finalizar el registro de la Salida, en el filtro VB cambiar el estado Pendiente a

REPORTES
Para imprimir la Orden de Salida, Orden de Reingreso, la relacin de los Bienes sin
retorno y la relacin de los Bienes con salida, se debe seleccionar el movimiento que se
desea imprimir y luego dar clic en el cono Imprimir
ubicado en la barra de
herramientas. Para visualizar los Reportes el movimiento de Salida debe estar en estado
Aprobado. El sistema muestra la ventana Reportes, conteniendo las siguientes opciones:
Marcar con check la opcin

del Bien Patrimonial.
, si ha salido una parte o componente
-187-
Orden de Salida.- Con esta opcin se puede imprimir la Orden de Salida de los
Bienes Patrimoniales, para que sea firmado por el solicitante de la Salida,
Responsable del traslado, Responsable de Control Patrimonial, Director de
Abastecimiento y para el control de Portera.
Orden de Reingreso.-Con esta opcin se puede imprimir la Orden de Salida y/o

Reingreso de los Bienes Patrimoniales que salieron por Mantenimiento o Salidas
diversas, indicando la fecha de retorno y los rubros para que sea firmado por el
Proveedor dando la conformidad de la entrega, Responsable del Control Patrimonial
y la Conformidad del Usuario Final (el que solicit la salida) y el Control de Portera.
-188-
Bienes Sin Retorno.-Con esta opcin se puede imprimir la relacin de Bienes

Patrimoniales del mes seleccionado o de todo el ao que han salido de la Entidad y
que estn pendientes de retorno, mostrando el Marges, Descripcin, Marca, Modelo,
N de Serie, N de Salida, Fecha de Salida, Tipo de Salida, Motivo y Destino.
Bienes Con Salida.- Este Reporte es similar al anterior. Muestra los Bienes
Patrimoniales que han salido de la Entidad con retorno o sin retorno, indicando la
fecha en el caso que hayan retornado.
5.4.
Consultas/Reportes
El Sub Mdulo Consultas/Reportes contiene diversas Consultas a nivel de Centro de

Costo, Empleado, Cuenta Contables as como Reportes Contables, entre otros.
-189-

5.4.1. rdenes de Compra

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Consultas/Reportes-rdenes
de Compra, como se muestra a continuacin:
Ingresando a esta opcin el Sistema muestra la ventana rdenes de Compra, que

muestra las rdenes de compra registradas en el Mdulo de Logstica, del Ao, Mes y
Tipo de Presupuesto (Presupuesto Institucional, encargos y Entidades externas)
seleccionado en los filtros:
-190-

En la matriz de la ventana se muestra los nmeros de las Ordenes, la fecha de la Orden,
el proveedor, el tipo de moneda , el valor total de la orden y la columna Ing. Alm.
La columna ING. ALM. (Ingreso al Almacn) muestra los siguientes estados:
o
Estado T: Indica que la orden de compra ingres al almacn totalmente.
Estado P: Indica que la orden de compra ingres al almacn parcialmente.
Se muestra en blanco: Indica que la orden de compra aun no ingresa al almacn.
Nota: Los registros de color rojo, indican que la orden de Compra est anulada.
Asimismo, ingresando a la carpeta amarilla

, se muestra la ventana rdenes de
Compra, visualizndose datos los tems que conforman la Orden, tales como: cdigo,
descripcin, presentacin, marca, cantidad, unidad de medida, precio unitario y precio
total.
REPORTE
Para visualizar el reporte Listado de rdenes de Compra, el Usuario debe dar clic en el
icono Imprimir
de la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente
informacin: N Orden, Fecha, Proveedor, Moneda y Valor,
-191-

5.4.2. Entradas al Almacn
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Consulta Reportes - Entrada
al Almacn, como se muestra a continuacin:
Ingresando a esta opcin el Sistema muestra la ventana Entrada a Almacn, la cual

muestra informacin de las entradas a almacn registradas en el Mdulo de Logstica
relacionadas con tems de Activos Fijos.
En la parte superior de la ventana el Sistema muestra los filtros de bsqueda: Almacn,

Ao, Mes, Tipo de Presupuesto y Tipo de Movimiento, permitindole al Usuario filtrar la
informacin de acuerdo al siguiente detalle:
Almacn: Permite mostrar las rdenes de Compra del almacn seleccionado,

activando la barra de despliegue .
-192-

Ao: Permite mostrar las rdenes de Compra del ao, activando la barra de
despliegue
Mes: Permite mostrar las rdenes de Compra del mes seleccionado, activando la
Tipo de Presupuesto: Permite mostrar las rdenes de Compra del tipo de
presupuesto seleccionado, activando la barra de despliegue
Tipo de Movimiento: Permite mostrar las rdenes de Compra del tipo de

movimiento seleccionado, activando la barra de despliegue . Para filtrar todos los
tipos marcar con un check
en Todos.
Asimismo, ingresando a la carpeta amarilla

, se muestra la ventana tems, donde el
Usuario puede visualizar la informacin de los tems que conforman la Entrada al
Almacn, tales como: Cdigo, descripcin, marca, clasificador, cuenta, indicador de
bienes patrimoniales, destino de uso, cantidad de uso, unidad de medida de uso, precio
unitario y el valor total.
REPORTES
Para visualizar los reportes, dar clic en el cono Imprimir
de la barra de herramientas,
mostrndose la ventana Reportes, conteniendo las siguientes opciones:
-193-
Activos Fijos pendientes en Almacn.- Este reporte muestra la relacin de los

bienes patrimoniales que estn pendientes de generar activo en la Entrada a
Almacn (se genera activo presionando el botn Generar Activo en la ventana
Entrada a Almacn de la opcin Almacn Entradas al Almacn del Modulo
Logstica).
El reporte contiene la siguiente informacin: Tipo de Ingreso, Descripcin, Almacn,

Nombre/Razn Social, Nmero de Documento y Fecha de Ingreso.
Activos Fijos con PECOSAS pendientes.- Este reporte muestra la relacin de los
bienes patrimoniales pendientes de generar PECOSA; contiene la siguiente
informacin: Tipo de Ingreso, Descripcin, Almacn, Usuario, Nota de Entrada,
Fecha de Ingreso, Estado de Kardex.
-194-

5.4.3. Consulta de Bienes Patrimoniales
Esta opcin permitir al Usuario consultar la informacin de los movimientos de Compras,
otras Altas y Bajas, de los activos fijos de la Unidad Ejecutora.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Consultas/Reportes-Consulta
de Bienes Patrimoniales, como se muestra a continuacin:
Ingresando a esta opcin el Sistema presentar la ventana Consulta de Bienes

Patrimoniales.
En la parte Superior se tiene cuatro pestaas, que muestran la informacin sealada, de

acuerdo a los filtros de seleccin:
Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia.

Activos por Grupo/Clase/Familia.
Activos por Centro de Costo.
Activos por Empleado.
-195-
Pestaa : Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia

Muestra el resumen de los bienes patrimoniales a nivel familia agrupado por Grupo y
Clase; mostrando la cantidad total de activos por familia, total de activos dados de
Baja, el valor total del inventario inicial del ejercicio, el valor total de compras, valor
total de otras altas (NEAS), y el valor total de Bajas.
Esta pestaa cuanta con dos filtros de seleccin: Tipo de Registro y Perodo.
Tipo de Registro: Permite consultar los activos propios de la Entidad o los

cedidos por otras Entidades.
Periodo: Permite seleccionar el mes a visualizar, activando la barra de despliegue
Seleccionado los filtros se mostrar la informacin en la matriz de la ventana:
Pestaa: Activos por Grupo/Clase/Familia

Muestra la informacin de los bienes patrimoniales, agrupado por Grupo, Clase y
Familia; mostrando los datos del activo.
-196-

Esta pestaa cuenta con dos filtros de seleccin Grupo y Clase.
Grupo: Permite seleccionar el grupo, activando la barra de despliegue

Asimismo, al marcar con un check se puede seleccionar todos los grupos.
Clase: Permite seleccionar la clase, activando la barra de despliegue

Asimismo, al marcar con un check se puede seleccionar todas las clases.
Seleccionado los filtros se muestra la informacin en la matriz de la ventana:
Al ingresar a la carpeta amarilla

como consulta.
, muestra la ventana Datos del Activo Fijo,
Pestaa: Activos por Centro de Costo

Mostrarla informacin de los movimientos de los bienes patrimoniales, agrupados
por Centro de Costo.
Esta pestaa cuenta con dos filtros de Seleccin; Sedes y Centros de Costo.
-197-

Sedes: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Sede. Seleccionar la Sede, en
la barra de despliegue . Para seleccionar todas las Sedes marcar con un check
.
Centros de Costo: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Centro de Costo,
en la barra de despliegue . Para filtrar por todas los Centros de Costo marcar
con un check .
Administrador.
Seleccionado los filtros se mostrar la informacin en la matriz de la ventana:
Ingresando a la carpeta amarilla

, se muestra la ventana Datos del Activo Fijo,
donde el Usuario puede consultar el detalle del Activo
-198-
Pestaa: Activos por Empleado

Mostrarla informacin de los movimientos de los bienes patrimoniales, agrupado por
Empleado.
Esta pestaa cuenta con los siguientes filtros de seleccin: Sedes, Centros de Costo,
Empleado Responsable y Usuario Final.
Sedes: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Sede, activando la barra de
despliegue . Para seleccionar todas las Sedes marcar con un check . Solo se
listarn las Sedes de aquellos Centros de Costo que tenga asignado el Usuario en
el Mdulo Administrador.
Centros de Costo: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Centro de Costo,
en la barra de despliegue . Para filtrar por todos los Centros de Costo marcar
con un check .
Administrador.
Empleado Responsable: Permite filtrar los bienes patrimoniales por empleado
responsable de los bienes patrimoniales ingresando al botn .Marcar con un
check para seleccionar todos los empleados responsables.
En la ventana Bsqueda de Datos solo se listarn los empleados de los Centros

de Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo Administrador.
-199-

Usuario Final: Permite filtrar los bienes patrimoniales por usuario final ingresando
al botn . Marcar con un check para seleccionar todos usuarios finales.
En la ventana Bsqueda de Datos solo se listarn los empleados de los Centros

de Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo Administrador.
Seleccionado los filtros se mostrar los activos fijos en funcin a los filtros seleccionados:
Ingresando a la carpeta amarilla del registro del activo

, se mostrar la ventana Datos
del Activo Fijo, donde el Usuario puede visualizar el detalle del activo.
REPORTES
Para visualizar los reportes, dar clic en el cono Imprimir de la barra de herramientas.
Se mostrar la ventana Reporte Patrimonio, con las siguientes opciones:
-200-

Los reportes pueden visualizarse de acuerdo a los siguientes filtros de seleccin:
Perodo, Sede, Centro de Costo y Usuario Final.
Periodo: Seleccionar el aodel periodo a visualizaren la barra de despliegue
Sedes: Permite filtrar la informacin del reporte por Sede. Seleccionar la Sede, en la
Centros de Costo: Permite filtrar la informacin del reporte por Centro de Costo, en la
barra de despliegue . Para filtrar por todas los Centros de Costo marcar con un
check .
Administrador.
Usuario Final: Permite filtrar la informacin del reporte por Usuario Final. Marcar con
un check para mostrar la informacin por todos los Usuarios
El filtro Usuario Final, solo se activar cuando se seleccione los tipos de reporte:
Resumen de Activos fijos por Centros de Costo y Personal; y Detalle de Activos fijos
por Centros de Costo y Personal.
Para seleccionar un usuario especfico, ingresar al botn
, el Sistema mostrar la
ventana Bsqueda de Datos. Seleccionar el responsable y presionar
-201-

En la ventana Bsqueda de Datos, solo se listarn los empleados de los Centros de
Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo Administrador.
Seleccionado los filtros, seleccionar cualquiera de las siguientes opciones:
Reporte Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo.- Este reporte muestra
la cantidad total de activos por Centro de Costo, as como el total de activos con
personal asignado y sin personal asignado.
Asimismo, muestra la cantidad de Personas por Centro de Costo provenientes de
tres fuentes del SIGA:
o
o
o
Patrimonio Mdulo de Patrimonio

Centro de Costo - Mdulo de Configuracin
Personal Mdulo de Configuracin
Reporte Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal.- Este

reporte muestra la cantidad total de activos asignados a cada empleado por Centro
de Costo, as como el total de activos que no tienen personal asignado. Asimismo, en
la columna derecha del reporte indica si el personal asignado pertenece a otro
Centro de Costo diferente al del Activo.
-202-
Reporte Detalle de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal.- Este reporte
muestra el detalle de los activos por tem y Marges asignados a cada empleado por
Centro de Costo, as como los activos que no tienen personal asignado.
5.4.4. Patrimonio segn Plan Contable

Esta opcin permite consultar los bienes patrimoniales por Cuenta Contable para su
presentacin al rea de Contabilidad y posterior conciliacin con los datos registrados en
los Estados Financieros.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Consulta/Reportes-Patrimonio
segn Plan Contable, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin el Sistema presentar la ventana Patrimonio por Cuentas

Contables, la cual se muestra sin datos.
-203-
Teniendo en la parte superior de la ventana cuatro filtros de seleccin: Ao Proceso,

Mes Proceso, Mayor y Sub Cuenta.
Ao Proceso: Permite seleccionar el aodel proceso, activando la barra de

despliegue .
Mes Proceso: Permite seleccionar el mes requerido, activando la barra de
despliegue .
Mayor: Permite seleccionar la Cuenta Contable Mayor a la que pertenecen los
activos a consultar; seleccionando la barra de despliegue ; marcar con un check
para seleccionar todas las cuentas mayor.
Sub Cta: Permite seleccionar la Sub Cuenta Contable a la que pertenecen los
activos a consultar, esto se realiza seleccionando la barra de despliegue ; marcar
con un check para seleccionar todas las Sub cuentas.
-204-

Seleccionado los filtros se muestra la informacin en la matriz de la ventana:

se muestra la ventana Patrimonio por Cuenta
Contable, la misma que muestra los activos comprendidos en la cuenta contable
seleccionada, con los siguientes datos: Marges, Cdigo Barras, Descripcin, Nro. Serie,
Modelo, Fecha Compra, Valor Compra, Nro. Orden, Fecha Alta, Sede, Centro Costo, Tipo
Ingreso, Fecha Etiquetado y Marca.
Asimismo, al ingresar a la carpeta amarilla

Datos del Activo Fijo, como consulta.
de cada activo, se muestra la ventana
-205-
REPORTES
El Sistema permite obtener los reportes contables para su presentacin al rea de
Contabilidad y posterior conciliacin con los datos registrados en los Estados Financieros.
Para ellos dar clic en el conoImprimir
, de la barra de herramientas; el Sistema
muestra la ventana Reportes de Bienes Patrimoniales, la misma que contiene las
siguientes opciones:
El Usuario debe seleccionar elreporte y dar clic en el conoImprimir
de la ventana.
-206-

5.4.4.1.
Reporte de Bienes con Cuentas de Orden
Este reporte permite obtener la informacin de los bienes patrimoniales con su precio y
valor inicial. Muestra el detalle de los Bienes Muebles No Depreciables.
5.4.4.2.
Reporte de Maquinaria y Equipo
Este reporte muestra el detalle de las Maquinarias y Equipos adquiridos por la Unidad
Ejecutora, segn Plan Contable.

-207-

Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, la
columna Valor_Neto, que se muestra en el reporte.
5.4.4.3.
Reporte de Inversiones Intangibles
Muestra el detalle de los Bienes Intangibles adquiridos por la Unidad Ejecutora.
5.4.4.4.
Reporte Resumen Mensual del Valor Actualizado y Depreciacin
Muestra informacin consolidada mensual del Valor de los activos fijos de la Unidad
Ejecutora y su Depreciacin por Cuenta Contable.
-208-
5.4.4.5.
Reporte Resumen del Patrimonio por Cuenta Contable
Muestra dos opciones de reporte: Resumen Mensual y Resumen Inicial.

o Resumen Mensual.-Muestra informacin consolidada por Cuenta Contable, de
los valores mensuales del Patrimonio.
o Resumen Inicial.- Muestra informacin consolidada por Cuenta Contable con

Valores al primero de enero del ao seleccionado. Contiene la siguiente
informacin: Valores Inicial, Depreciacin Inicial, Depreciacin Ajustada,
Depreciacin de Periodo, Depreciacin Acumulada y Valor Neto.
-209-
5.4.4.6.
Reporte Resumen de Saldos por Cuenta Contable
Muestra dos opciones de reporte: Resumen Mensual y Resumen Inicial.

o Resumen Mensual.-Muestra informacin consolidada por Cuenta Contable, de
los Saldos mensuales del Patrimonio.
-210-

o Resumen Inicial.-Muestra informacin consolidada por Cuenta Contable, con
Saldos al primero de enero del ao seleccionado.
5.4.4.7.
Reporte de Bienes por Cuenta Contable y Porcentaje de Depreciacin
Muestra informacin mensual del Valor y Depreciacin de los bienes patrimoniales

Muebles o Inmuebles de la Unidad Ejecutora, segn la opcin seleccionada en la barra
de despliegue
. El reporte muestra la siguiente informacin por Marges y Cuenta
Contable, agrupados por porcentaje de depreciacin.
-211-

5.4.4.8.
Reporte de Saldos y Movimientos por Cuenta Contable
Muestra informacin por Cuenta Contable, de los Saldos al ltimo da del ao anterior, los
movimientos de Adquisiciones y Bajas del ao vigente y los Saldos en Libros al mes
seleccionado.
5.4.4.9.
Reporte de Cuentas Contables Patrimoniales
Muestra informacin por Cuenta Contable, de los Valores Patrimoniales al primer da del
mes seleccionado, los Movimientos del Mes seleccionado y los Saldos al ltimo da de
este mismo mes.
-212-

5.4.4.10.
Reporte de Bienes en Prstamo, Custodia y No Depreciables
Si la Cuenta Mayor seleccionada es 9105 Bines en Prstamo, Custodia y no

Depreciables, se muestra un tipo de Reporte Adicional BIENES EN PRSTAMO,
CUSTODIA y se deshabilitan otros.
Al seleccionar esta opcin, se muestra el reporte con la relacin de todos los bienes
patrimoniales de la Unidad Ejecutora en Prstamo, Custodia y No Depreciables,
-213-

5.4.5. Reportes Varios
Esta opcin permite obtener la relacin de los bienes patrimoniales de la Unidad
Ejecutora que se encuentran activos y de baja, mostrando la siguiente informacin:
Cdigo Marges, Cdigo de barras, Descripcin del activo, Valor de Compra, Fecha de
Adquisicin, Nmero de Orden, Nmero de Serie, Modelo, Fecha de alta, Tipo de
ingreso, Sede, Centro de costo, Ubicacin, Descripcin del Bien, Marca, Medidas,
Responsable, Contratista, Valor Neto histrico, Tipo de Patrimonio.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Consulta/Reportes-Reportes

Varios, como se muestra a continuacin:
Ingresando a esta opcin el Sistema presentar la ventana Patrimonio segn filtro de

Seleccin, inicialmente sin datos. Para visualizar los activos, se debe dar clic en el cono
Buscar
, con lo cual se muestra la relacin de activos en la parte inferior de la ventana.
En la parte superior de la ventana el Sistema muestra filtros de bsqueda, permitindole

al Usuario filtrar la informacin de acuerdo al siguiente detalle:
-214-

Familia: permite filtrar los bienes patrimoniales porfamilia.
Ingresar al botn
, para abrir la ventana Filtro para Bsqueda de Datos, el
Usuario debe seleccionar la familia correspondiente, y dar clic en el botn
o
marcar con un check para seleccionar todas las Familias.
tem: Permite filtrar los bienes patrimoniales por tem.
Ingresar al botn
, se muestra la ventana Filtro para Bsqueda de Datos,
seleccionar el tem correspondiente, luego presionar

para seleccionar todos los tems.
o Marcar con check
Tipo Registro: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Registro, activar la
barra de despliegue y seleccionar el Tipo de Registro correspondiente.
Tipo de Transaccin: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Transaccin,
activar la barra de despliegue y seleccionar el Tipo de Transaccin correspondiente
o marcar con check , para seleccionar todos.
-215-
Sede: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Sede. Seleccionar la Sede en la
barra de despliegue o marcar con check para seleccionar todas las Sedes.
Centro de Costo: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Centro de Costo.
Seleccionar el Centro de Costo ingresando al botn
en la ventana Bsqueda de
Datos, o marcar con check para seleccionar todos los Centros de Costo.
Administrador.
Ubicacin: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Ubicacin Fsica.
Ingresar al botn
, para abrir la ventana Filtro para Bsqueda de Datos,
seleccionar la ubicacin fsica correspondiente, y presionar

check para seleccionar todas las Ubicaciones.
o marcar con
Empleado Responsable: Permite filtrar los bienes patrimoniales por empleado

responsable.
-216-

Ingresar al botn
, para abrir la ventana Bsqueda de Datos, el Usuario debe
seleccionar el empleado correspondiente y presionar

para seleccionar todos los empleados.
o marcar con un check
Marges: Permite filtrar los bienes patrimoniales por cdigo Marges.

Ingresar al botn
, para abrir la ventana Filtro para Bsqueda de Datos.
Seleccionar el marges correspondiente, y presionar
o marcar con un check
para seleccionartodos.
Tipo Docum.: Permitefiltrar los activos por tipo de documento de acuerdo a su

procedencia: O/C, NEA, TODOS: La informacin se muestra automticamente al
seleccionar el tipo de documento:
Al seleccionar el Tipo de Documento, en la barra de desplazamiento de la derecha, se

lista la relacin de los documentos; el Usuario puede seleccionar un documento o marcar
con check para seleccionar todos.
-217-
: Marcar con check , si se quiere filtrar los bienes patrimoniales que
tienen la condicin de Compartido (usado por varios usuarios).
: Marcar con check , si se quiere filtrar los bienes patrimoniales

pertenecientes a la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones ESNI del
Ministerio de Salud. Al marcar el check , se activa el filtro Modelo para seleccionar
el modelo de activo ESNI a consultar.
Cdigo de Barra: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Cdigo de Barra.
Dar clic en el botn , para abrir la ventana Filtro para Bsqueda de Datos.
Seleccionar el cdigo de barras correspondiente y presionar
o marcar con
check para seleccionar todos.
Nro. Serie: Permite filtrar los bienes patrimoniales pornmero de serie; marcar con
check para seleccionar todos los nmeros de series o retirar el check paradigitar el
nmero y presionarEnter.
Marca: Permite filtrar los bienes patrimoniales por marca.
Ingresar al botn
para abrir la ventana Bsqueda de Datos, seleccionar la marca
correspondiente y presionar
las marcas.
o marcar con check , para seleccionar todas
-218-
Modelo: Permite filtrar los bienes patrimoniales por modelo.
Ingresar al botn
para abrir la ventana Bsqueda de Datos, seleccionar la marca
correspondiente y presionar
modelos.
o marcar check
para seleccionar todos los
Cuenta Contable: Permite filtrarlos bienes patrimoniales por Cuenta Contable.
Ingresar al botn
para abrir la ventana Bsqueda de Datos, seleccionar la cuenta
contable correspondientes y presionar

seleccionar todas las Cuentas Contables.
o marca con check
para
Estado del Bien: Permite filtrar los bienes patrimoniales por estado, seleccionar el
estado activando la barra de despliegue , o marcar con check , para seleccionar
todos.
-219-
Almacn: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Almacn, seleccionar el almacn
activando la barra de despliegue , o marcar con check , para seleccionar todos.
Proveedor: Permite filtrar los bienes patrimoniales seleccionar por proveedor.
Dar clic en el botn , para abrir la ventana Bsqueda de Datos, seleccionar el

Proveedor correspondiente, y presionar o marcar con check para seleccionar todos
los proveedores registrados por la Unidad Ejecutora.
Ao: Permite filtrar los bienes patrimoniales por ao, activando la barra de despliegue
.
Estado: Permite filtrar los bienes patrimoniales por estado, activando la barra de
despliegue .
Fecha de PECOSA: Permite filtrar los bienes patrimoniales segn por rango de fecha
de emisin de PECOSAS. Desmarcar el check , para registrar las fechas.
-220-

Tipo de Bien: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Bien (Activos
Depreciables y no Depreciables), activando la barra de despliegue marcar con check
, para seleccionar ambos.
Tipo de Patrimonio: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de patrimonio,
activando la barra de despliegue o marcar con check para seleccionar todos.
Seleccionado los filtros se muestran los bienes patrimoniales en la matriz de la

ventana principal

de cada activo, se muestra la ventana Datos del
Activo Fijo, donde puede consultar los datos y tambin actualizar los siguientes campos:
Cdigo de Barra
Ubicacin Fsica.
N de Serie.
Estado de Conservacin.
Estado de Uso.
Marca.
Modelo.
Caractersticas.
Observaciones.
Especificaciones Tcnicas.
Pas de Procedencia.
-221-
REPORTES
Se mostrar la venta Reportes con las siguientes opciones:
-222-

5.4.5.1.
Listado de Bienes Patrimoniales
Mostrar la informacin detallada de los bienes patrimoniales pertenecientes a la Unidad

Ejecutora. Seleccionar el estado de los bienes a filtrar (Activos Fijos, Bajas o Todos).
El reporte contiene la siguiente informacin: Cdigo de Barra, Nmero de Serie, Marca,

Modelo, Fecha de Alta, Fecha de Compra, Nmero Orden de Compa, Nmero NEA, Tipo
de Ingreso, Centro de Costo, Ubicacin Fsica, Responsable y Estado.
5.4.5.2.
Listado de Bienes Patrimoniales por rea/Ubicacin (Ajuste)
Este reporte, muestra informacin detallada de los bienes patrimoniales por Centro de
Costo y Ubicacin Fsica, asignados en el Perfil de Usuario en el Mdulo Administrador.
Se mostrar la siguiente informacin: Cdigo Marges, Cdigo de Barras, Descripcin del

Activo Fijo, Medidas, Marca, Modelo, N Serie, Color, Fecha Alta, N OC/NEA, Fecha
OC/NEA, Estado, Responsable y Valor en Libros.
Asimismo, al final de reporte se mostrar el Total, Total General y Total de registros

mostrados.
-223-

herramientas del reporte.
, ubicado en la barra de
El archivo exportado mostrar la siguiente informacin: Cdigo Activo, Descripcin,

Nombre Sede, Nombre Dependencia, Nombre Completo, Nombre Proveedor, Fecha
Compra, Valor Compra, Fecha Alta, Valor Inicial, Sede, Pliego, Ubicacin Fsica, Nombre
tem, Secuencia Ejecutora, Tipo Modalidad, Cdigo Barra, Modelo, Nro. Orden, Medidas,
Valor Neto, Abreviatura Movimiento, Secuencia, Nro. Documento, Flag Compartido,
Nombre, Centro Costo, Nombre, Abreviatura, Fecha NEA, Tipo documento de referencia,
Secuencia Modelo, Nro. Serie, Grupo Bien, Clase Bien, Familia Bien, tem Bien, Color,
Caractersticas, y Observaciones.
5.4.5.3.
Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable
5.4.5.3. informacin detallada de los bienes Patrimoniales por Cuenta Contable. Se
Muestra
puede
5.4.5.3.seleccionar si el reporte se quiere valorizado o no valorizado, marcando con check
5.4.5.3.
el campo
.
-224-

o Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable- No Valorizado: Para ello
el campo Valorizado debe estar sin check.
o Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable.- Valorizado: Para ello el

campo Valorizado debe estar marcado con check.
-225-

5.4.5.4.
Listado de Bienes Patrimoniales por Almacn
Muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales por Almacn.
5.4.5.5.
Listado de Bienes Patrimoniales Valorizados (Ajuste)
Este reporte muestra informacin detallada de los bienes patrimoniales valorizados,

agrupada por Sede, Centro de Costo y Cuenta Contable.
Se mostrar la siguiente informacin: Cdigo Marges, Cdigo de Barras, Descripcin de

Activos Fijos, Fecha Movimiento, Fecha Alta, N Serie, Marca, Modelo, N OC/NNEA,
Fecha OC/NEA, Estado, Valores Contables (Valor Inicial, Depreciacin Acumulada, Valor
Neto.
Asimismo, se mostrar los Sub Totales por Cuenta Contable, Centro de Costo, Sede, y
Total General.
-226-


Fecha Compra, Nombre, Cdigo de Barras, Modelo, Nro. Orden, Nombre, Cuenta Mayor,
Sub Cuenta, Nro. documento, Flag Compartido, Fecha NEA, Tipo movimiento, Tipo
transaccin, Nombre dependencia, Nombre Sede, Tipo documento de referencia, Fecha
movimiento, Fecha Alta, Mes proceso, Secuencia modelo, Valor Inicial, Depreciacin
Acumulada, Depreciacin Ajustada, Depreciacin del Ejercicio, Nro. Serie, Valor Neto,
Medidas, Estado Conservacin, y Color.
5.4.5.6.
Listado de Bienes de Patrimoniales Valorizados Slo Bienes

considerados por la SBN (Ajuste)
Este reporte muestra informacin detallada de los bienes patrimoniales que deben ser
informados a la SBN, para ello marcar con un check
la opcin Slo Bienes
Considerados por la SBN.
Se mostrar la siguiente informacin: Cdigo Marges, Cdigo de Barras, Descripcin de

Activos Fijos, Fecha Movimiento, Fecha Alta, N Serie, Marca, Modelo, N OC/N NEA,
Fecha OC/NEA, Estado, Valores Contables (Valor Inicial, Depreciacin Acumulada, Valor
Neto.
Asimismo, se mostrar los Sub Totales por Cuenta Contable, Centro de Costo, Sede, y
Total General.
-227-


Fecha Compra, Nombre, Cdigo de Barras, Modelo, Nro. Orden, Nombre, Cuenta Mayor,
Sub Cuenta, Nro. documento, Flag Compartido, Fecha NEA, Tipo movimiento, Tipo
transaccin, Nombre dependencia, Nombre Sede, Tipo documento de referencia, Fecha
movimiento, Fecha Alta, Mes proceso, Secuencia modelo, Valor Inicial, Depreciacin
Acumulada, Depreciacin Ajustada, Depreciacin del Ejercicio, Nro. Serie, Valor Neto,
Medidas, Estado Conservacin, y Color.
-228-

5.4.5.7.
Listado de Bienes Patrimoniales por Grupo/Clase/Familia Valorizados
Muestra informacin detallada de los bienes patrimoniales a nivel de Familia.
5.4.5.8.
Inventario Inicial Valorizado
Muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales correspondientes al Inventario

Inicial, por Sede, Centro de Costo y Cuenta Contable. Puede ordenarse por Cdigo
Marges o Fecha de Compra.
-229-

5.4.5.9.
Activos sin Cuenta Contable/Fecha de Alta/Fecha Adquisicin/Valor

Inicial Contable
Muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales que no tienen asignada una
Cuenta Contable, Fecha de Alta, Fecha de Adquisicin o Valor Inicial Contable, para su
regularizacin.
5.4.5.10.
Datos del Activo Fijo (Ajuste)
Este reporte muestra los siguientes datos del activo fijo seleccionado en la ventana
principal: Identificacin del bien (Cdigo Marges, Cdigo de barras, Descripcin, Cuenta
Contable, Estado del bien, Pas de procedencia, Caractersticas), Especificaciones
Tcnicas (Marca, Nro. Serie, Modelo, Medidas, Color, Vida til), Ingreso del bien (Causal
de Alta, Nro. Pecosa), Fecha (Ingreso del bien, Nro. Pecosa), Valor NEA, Valor en Libros,
Valor Tasado, Depreciacin Acumulada, Valor Neto, Baja del bien (N de Resolucin,
Fecha Resolucin, Fecha de Baja, Causal de Baja), Proveedor, Pas, y Observaciones.
-230-
5.4.5.11.
Kardex de Bienes Patrimoniales
Muestra informacin detallada de los movimientos de los Bienes Patrimoniales: Fecha,

Movimiento, Sede, Centro de Costo, Ubicacin Fsica, Responsable y Estado del Activo.
-231-

5.4.5.12.
Activos Sin Ubicacin Fsica
Muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales que no tienen asignada una
Ubicacin Fsica.
5.4.5.13.
Listado de Bienes Patrimoniales Dados de Baja
Esta opcin se activar al seleccionar el Estado Bajas.
-232-

5.4.5.14.
Listado de Bienes Patrimoniales Componetizables por Cuenta Contable
Muestra el listado de las unidades de activo y sus componentes, indicando los siguientes
datos: Cdigo Marges, Fecha de Alta, Nmero de Serie, Marca, Modelo, Vida til y Valor
Inicial de los componentes; asimismo en la parte inferior de la ventana se mostrar el sub
total por Cuenta Contable, el total general y el total de registros.
Listado de Bienes Patrimoniales Componetizables por Cuenta Contable

Valorizado
Al marcar con un check en el campo

, el Sistema presenta el reporte
Listado de Bienes Muebles por Unidad de Activo y Componentes Valorizado
conteniendo informacin de las Unidades de Activo por Cuenta Contable, indicando
la Fecha de Alta, el detalle de los componentes y su respectiva Vida til, Valor de
Adquisicin o Actualizacin, Depreciacin Acumulada y Valor Neto. Asimismo, la
suma total del Valor de Adquisicin o Actualizacin, Depreciacin Acumulada y Valor
Neto de los componentes, Sub total por Cuenta Contable y Total General. Adems,
en la parte inferior del reporte se mostrar el total de registros.
-233-

5.4.6. Patrimonio por Centro de Costo
En esta opcin, se podr obtener reportes de los bienes patrimoniales por Centro de
Costo.
por Centros de Costo, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin el Sistema presentar la ventana Patrimonio por Centro de

Costo, sin datos.
Para visualizar la lista de los Centros de Costo seleccionar los siguientes filtros de
seleccin en la parte superior de la ventana: Ao, Tipo de Registro, Sede y Centro de
Costo.
Ao: Seleccionar el ao en la barra de despliegue
visualizar los bienes patrimoniales.
sobre el cual se desea
Tipo de Registro: Seleccionar le tipo de registro en la barra de despliegue sobre

el cual se desea visualizar los bienes patrimoniales. Para seleccionar todos los tipos
de registro marcar con un check en Todos.
-234-

Sedes: Seleccionar la Sede en la barra de despliegue
visualizar los bienes patrimoniales.
sobre la cual se desea
Centros de Costo: Seleccionar el Centro de Costo en la barra de despliegue
sobre el cual se desea visualizar los bienes patrimoniales.
Administrador.
Seleccionado los filtros, se mostrar en la ventana los registros de los Centros de Costos
en funcin a los filtros seleccionados.

, se mostrar la ventana Detalle de Patrimonio por
Centro de Costo, con la relacin de los bienes patrimoniales del Centro de costo
seleccionado.
Asimismo, al ingresar a la carpeta amarilla

del activo.
del activo fijo, se podr visualizar los datos
-235-
REPORTES
El Sistema mostrar la ventana Reporte Patrimonio por Sede/Centro de Costo, con las
opciones de reporte y las opciones de inventariado:
Las opciones
y
solo se habilitarn cuando el Usuario
tenga asignado todos los Centros de Costo en el Mdulo Administrador - ADMIN.
Opciones de Inventariado:
Inventariado Si: Mostrar los bienes patrimoniales inventariados de la opcin

de reporte seleccionada.
Inventariado No: Mostrar los bienes patrimoniales no inventariados de la

opcin de reporte seleccionada.
Inventariado Ambos: Mostrar los bienes patrimoniales tanto Inventariados

como No inventariados de la opcin de reporte seleccionada.
-236-

Opciones de reporte:
Actual Sede.- Mostrar el reporte de los bienes patrimoniales agrupados por la Sede y
Centro de Costo seleccionados en el filtro.
Todas las Sedes.- Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales agrupados por
Centro de Costo, de todas las Sedes de la Unidad Ejecutora.
Actual Centro de Costo.- Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales del

Centro de Costo seleccionado indicando la Sede a la cual pertenece.
-237-
Todos los Centros de Costo.- Muestra informacin de los Bienes Patrimoniales

agrupados por Sedes y Centros de Costo de la Unidad Ejecutora.
-238-

5.4.7. Patrimonio por Empleado
En esta opcin se podr obtener los reportes de los bienes asignados al personal o
usuario final.

por Empleado, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin se presentar la ventana Patrimonio por Empleado,

previamente sin datos.
Para listar los bienes patrimoniales seleccionar los siguientes filtros de seleccin: Ao,
Tipo de Registro, Sede, Centro de Costo y Usuario Final.
Ao: Permite filtrar la informacin por el ao seleccionado en la barra de despliegue

. Por defecto el Sistema muestra el ao actual del Sistema.
Tipo de Registro: Permite filtrar la informacin por el tipo de registro seleccionado en

la barra de despliegue. Para filtrar todos los tipos marcar con un check en Todos.
-239-

Sedes: Permite filtrarla informacin por la Sede seleccionada en la barra de
despliegue .
Centros de Costo: Permite filtrar la informacin por el Centro de Costo seleccionado

en la barra de despliegue . Marcar con un check para seleccionar todos los
Centros de Costo.
Administrador.
Usuario Final: Permite filtrar la informacin por el Usuario final seleccionado
ingresando al botn . Marcar con un check para seleccionar todos Usuarios finales.
En la ventana Bsqueda de Datos solo se listarn los empleados de los Centros de
Costo que tenga asignado el Usuario en el Mdulo Administrador.
Al seleccionar los filtros, se muestra la relacin de los empleados que tienen bienes
patrimoniales asignados, segn los filtros seleccionados:
Ingresar a la carpeta amarilla del registro del empleado

para visualizar el detalle de
los bienes patrimoniales asignados al empleado seleccionado.
-240-
As mismo, al ingresar a la carpeta amarilla

datos del activo.
del activo fijo, se puede visualizar los
REPORTE
Para visualizar el reporte Asignacin de Bienes Patrimoniales por Persona, se debe
seleccionar en la ventana principal el Usuario a imprimir su reporte, y luego dar clic en el
cono Imprimir
de la barra de herramientas, mostrndose la ventana Reporte,
conteniendo las siguientes opciones:
-241-

Si selecciona SI.- El reporte muestra los Bienes Patrimoniales asignados a los
Usuarios Finales y los cuales han sido inventariados.
Si selecciona NO.- El reporte muestra los Bienes Patrimoniales asignados a los

Usuarios Finales y los cuales no han sido inventariados.
Ambos.- El reporte muestra los Bienes Patrimoniales inventariados como no

inventariados asignados a los Usuarios Finales.
5.4.8. Relacin de Activos Seguimiento

En esta opcin se podr obtener el reporte de los bienes patrimoniales por marges y de
los bienes patrimoniales consolidado por tem.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Consulta/Reportes-Relacin de
Activos - Seguimiento, como se muestra a continuacin:
-242-

Al ingresar a la opcin el Sistema presentar la ventana Reporte de Bienes
Patrimoniales.
Seleccionar los siguientes filtros se seleccin: Ao, Tipo de Registro, Centro de Costo,
Tipo de tem y Tipo de Reporte.
Ao: Seleccionar el ao en la barra de despliegue, sobre el cual se quiere visualizar

la informacin. Por defecto se tiene seleccionado el ao actual del Sistema.
Tipo de Registro: Seleccionar el tipo de registro en la barra de despliegue, sobre el

cual se quiere visualizar la informacin. Para seleccionar todos los tipos de registro
marcar con un check en Todos.
Centros de Costo: Seleccionar el Centro de Costo en la barra de despliegue

Para seleccionar todos los Centros de Costo marcar con un check en Todos.
Administrador.
Tipo tem: Seleccionar el tipo de tem en la barra de despliegue
-243-

Tipo de Reporte: Seleccionado los filtros, seleccionar los tipos de reporte.
REPORTES
Relacin de Activos - Detalle por Marges.- Seleccionar los filtros y dar clic en el
botn
de la ventana.
El Reporte muestra informacin detallada de los Bienes Patrimoniales que se

encuentran registrados en la Unidad Ejecutora, en este ejemplo se ha filtrado los
bienes patrimoniales Institucionales pertenecientes a la Estrategia Sanitaria Nacional
de Inmunizaciones ESNI del Centro de Costo Aguas Verdes.
Relacin de Activos - Resumen Consolidado por tem.- Seleccionar los filtros y

dar clic en el botn
de la ventana.
-244-
El Reporte muestra informacin consolidada de los Bienes Patrimoniales de la

Unidad ejecutora por tem y cantidad total; en este ejemplo se ha filtrado los bienes
patrimoniales Institucionales pertenecientes a la Estrategia Sanitaria Nacional de
Inmunizaciones ESNI del Centro de Costo Aguas Verdes.
5.5.
Procesos
El Sub Mdulo Procesos, permite realizar el proceso contable mediante el cual se calcula
la depreciacin mensual de los Activos Fijos, el proceso de migracin de la informacin
patrimonial del Mdulo Patrimonio al SIMI, as como el proceso de carga del Inventario
Inicial con los Bienes y Valores al 31 de diciembre del ao anterior.
-245-

5.5.1. Proceso de Cierre Contable
Esta opcin permitir realizar los Cierres Contables mensuales, para el clculo de la
depreciacin del perodo, depreciacin del ejercicio, depreciacin acumulada y valor neto
de los activos depreciables. Asimismo, actualiza el valor inicial de los activos
depreciables y no depreciables.
Estos valores se mostrarn en la ventana Valores Contables del bien patrimonial.
Para los bienes muebles que cuentan con componentes, el clculo de la depreciacin se
realizar a nivel de Unidad de Activo y componentes.
-246-

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Procesos / Proceso de Cierre
Contable, como se muestra a continuacin:
Ingresando a esta opcin el Sistema presentar la ventana Proceso Mensual Contable:
Dar clic en el botn

, para mostrar en el campo Periodo Actual el ao y mes
del periodo contable actual del Sistema y en el campo Nuevo Periodo, el nuevo periodo
contable.
Para proceder con el cierre contable mensual, dar clic en el cono Grabar
El Sistema mostrar un mensaje solicitando la confirmacin de la ejecucin del proceso

contable:
Dar clic en el botn S. El Sistema realizar el proceso de clculo respectivo. Al finalizar

se mostrar un mensaje confirmando el xito del proceso.
-247-
Este procedimiento se deber realizar para cada periodo hasta el ltimo perodo contable
del ao: Diciembre Cierre.
Si existieran activos fijos pendientes de PECOSA en un mes determinado, antes de
realizar el proceso contable, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
Si existieran activos fijos sin Ubicacin Fsica, antes de realizar el proceso contable, el
Sistema muestra el siguiente mensaje:
Si existieran Movimientos (Altas Institucionales, Altas No Institucionales, Bajas,

Mantenimiento de Activos, Orden de Salida y Concesiones) registrados en dicho mes que
cuenten con estado Pendiente, el Sistema no ejecuta el proceso, mostrando un mensaje
restrictivo:
-248-

REINICIO DE VALORES CONTABLES
Para extornar o reiniciar los valores contables de un periodo, realizar el siguiente
procedimiento:
Ingresar a la opcin Parmetros Ejecutora y en el campo Proceso Contable de
Patrimonio, seleccionar el mes contable que se desea extornar. Seguidamente, dar clic
en el botn
.
El Sistema mostrar un mensaje solicitando la confirmacin del extorno del mes contable:
Dar clic en el botn S. El Sistema mostrar la ventana Proceso Protegido por Clave.
Ingresar la clave correspondiente para continuar con el proceso de extorno y luego dar
clic en el icono
, mostrando el siguiente mensaje:
-249-
Dar clic en el botn Aceptar.

contable.
El Sistema realizar el proceso de extorno del mes
Para verificar si el proceso se realiz correctamente y se actualizaron los valores

contables, ir a la opcin: Consultas y Reportes- Patrimonio segn Plan Contable.
5.5.2. Proceso SBN

Esta opcin permite migrar por ao todos los registros del Inventario Inicial Institucional,
Altas Institucionales y Bajas de los Bienes Muebles de la Unidad Ejecutora registrados en
el Mdulo Patrimonio del SIGA, al SIMI de la SBN, con excepcin de los Bienes Muebles
correspondientes al Grupo de Catalogo 14- Activos Fijos no Catalogados por la SBN y de
los Bienes Muebles Concesionados, que tienen que ser ingresados manualmente en el
SIMI.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Procesos/Proceso SBN, como

se muestra a continuacin:
-250-

Al ingresar a esta opcin si en el Sistema no se tiene registrada la ruta donde se
encuentra instalado el SIMI, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
Dar clic en el botn Aceptar, el Sistema muestra la ventana Proceso SBN, con el ao
del Sistema Actual y el campo Ruta, donde se indica la ruta donde se encuentra instalado
el SIMI.
En la ejecucin de este proceso pueden mostrarse dos casos:

Caso 1 Unidades Ejecutoras que no tienen cdigo de la SBN
Para las Unidades Ejecutoras que no cuentan con cdigo de SBN o no lo han registrado
en la ventana de Parmetros Ejecutora.
1. En la ventana Proceso SBN seleccionar el ao del cual se va a migrar la Informacin

al SIMI, luego dar clic en el botnGrabar
-251-

2. Al ejecutar el proceso el Sistema muestra el siguiente mensaje:
3. Dar clic en el botn S, para que el Sistema asigne el cdigo OTROS en Parmetros
Ejecutora y se pueda ejecutar el proceso. El Sistema muestra el siguiente mensaje:
4. Dar clic en el botn Aceptar el Sistema muestra el siguiente mensaje:
5. Dar clic en el botn S, el Sistema indica el avance del procesamiento de la

informacin:
-252-

6. Al finalizar el proceso, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
7. Para confirmar el resultado de la migracin, el Usuario debe ingresar al SIMI, y

verificar los registros en la opcin Reportes-Bienes Activos-General.
Caso 2 Unidades Ejecutoras que tienen cdigo de la SBN

Para las Unidades Ejecutoras que tiene registrado el cdigo de la SBN en Parmetro
Ejecutoras.
1. En la ventana Proceso SBN se muestra la ruta donde se encuentra instalado el

SIMI, registrada en Parametros Ejecutora; seleccionar el ao del cual se va a
migrar la Informacin al SIMI, luego dar clic en el botnGrabar
2. Haciendo clic en el cono Grabar
, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
-253-

3. Dar clic en el botn S, el Sistema indica el avance del procesamiento de la
informacin
4. Al finalizar el proceso se muestra el siguiente mensaje:
5. Para confirmar el resultado de la transmisin, el Usuario debe ingresar al SIMI, y

verificar los registros en la opcin Reportes-Bienes Activos-General.
Asimismo, si no ha realizado el proceso de cierre contable, el Sistema muestra el

siguiente mensaje NO permitiendo realizar el proceso de migracin de datos al SIMI.
-254-

5.5.3. Proceso de carga del Inv. Inicial por Ao
Esta opcin permite realizar la carga del Inventario Inicial con la informacin de los saldos
del ao anterior.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Procesos - Proceso de carga

del Inv. Inicial por Ao, como se muestra a continuacin:
Antes de iniciar el proceso de carga, el proceso contable debe haberse realizado hasta el
perodo diciembre-cierre, caso contrario el Sistema muestra el siguiente mensaje:
Al ingresar, se muestra la ventana Procedo de Carga del Inventario Inicial por Ao, el
Sistema muestra por defecto, el Ao de Origen y el Ao Destino.
Antes de realizar el proceso de Carga del Inventario Inicial, el Usuario debe realizar la
Equivalencias de los Centros de Costo, ingresando al botn, al ingresar a esta opcin el
Sistema muestra la ventana Equivalencia de Centros de Costo, sin datos.
-255-
Para cargar los Centros de Costo, ingresar al botn

muestra el siguiente mensaje:
, el Sistema
Dar clic en el botn Aceptar, el Sistema muestra la relacin de Centros de Costo de

ambos aos (el ao origen y el ao destino) y simultneamente el siguiente mensaje:
Carga se realiz con xito.
-256-

Si hubiera algn Centro de Costo del ao origen que no estuviera en el ao destino, en la
columna Centro de Costo vigente se debe seleccionar su equivalente, activando la barra
de despliegue. Si al Centro de Costo antiguo no se le asigna un Centro de Costo
equivalente, el Sistema enva el siguiente mensaje para regularizar el registro y
posteriormente ejecutar el proceso.
REPORTE
Para visualizar el reporte con el Listado de Equivalencias de Centro de Costo, dar clic
en el cono Imprimir
. Este reporte contiene la siguiente informacin: Cdigo y
Descripcin del Centro de Costo Antiguo, Cdigo y Descripcin del Centro de Costo
Vigente y Fecha.
Terminado de realizar la Equivalencia de los Centros de Costo, dar clic en el icono

Grabar
destino.
, para realizar el proceso de Carga del Inventario Inicial del ao origen al ao
-257-
5.6.
Utilitario
El Sub Mdulo Utilitario contiene las opciones para realizar procesos de exportacin e
importacin de informacin, Impresin de Etiquetas y registro de Auditoria sobre la
operatividad del Sistema.
5.6.1. Exportar Informacin

A travs de esta opcin, el Sistema permite realizar la exportacin de datos a un archivo
Excel.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Utilitario-Exportar
Informacin, como se muestra a continuacin:
-258-

Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Exportar Informacin de
Patrimonio, con la relacin de datos que permite exportar. Cabe sealar, que parte de
esta informacin proviene del Mdulo de Logstica.
El Usuario debe marcar con un check

botn
.
los datos que desee exportar, luego dar clic en el
El Sistema muestra la ventana Seleccione..., para que el Usuario seleccione la carpeta

de destino donde se van a guardar los archivos Excel con la informacin generada.
Dar clic en el botn Aceptar para proceder con la exportacin; terminado el proceso, el
Sistema muestra el siguiente mensaje:
-259-
Proceder a verificar en la ruta indicada, los archivos generados
5.6.2. Exportar/Importar Inventario Inicial Institucional

Esta opcin permite a la Unidad Ejecutora opcionalmente importar los datos
correspondientes de su Inventario Inicial Institucional en el ao que corresponda, a travs
de un archivo TXT, con una estructura definida para dar inicio con sus operaciones en el
Mdulo de Patrimonio del SIGA. Con esta opcin se evita el Registro manual del
Inventario Inicial Institucional de la Unidad Ejecutora en la opcin MantenimientoInventario Inicial-Institucional. Asimismo le permite exportar el Inventario Inicial
cargado y/o actualizado.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Utilitario Exportar-Importar

Inventario Inicial Institucional, como se muestra a continuacin:
-260-

Al ingresar a esta opcin se muestra la ventana Exportar/Importar Informacin del
Inventario Inicial Institucional, la misma que cuenta con el filtro Ao, y los botones, y
as como la relacin de cuarenta y seis (46) errores que se validan durante el proceso de
importacin de datos.
PROCEDIMIENTO PARA LA IMPORTACIN DE DATOS

Para el procedimiento de la Importacin de Datos se necesita de un archivo TXT con una
estructura definida con los datos del Inventario Institucional obtenido de otra fuente, por
ejemplo el SIMI.
La Estructura del archivo se puede observar al dar clic en el botn
mostrando la siguiente ventana:
-261-

Para Imprimir la estructura completa, dar clic en el botn Imprimir
Para realizar la importacin de datos, el Usuario debe realizar los siguientes pasos:
1. Dar clic en el botn

, con el cual el Sistema muestra la ventana de bsqueda
del explorador de Windows. En ella el Usuario debe seleccionar el archivo TXT
correspondiente y dar clic en el botn
.
El Sistema muestra el siguiente mensaje:
2. Seleccionar el botn S, para que el Sistema realice el proceso de importacin de

datos, verificando la validacin del Archivo TXT. Si no cumpliera con los requisitos,
el Sistema valida mostrando el siguiente mensaje:
3. Si el archivo TXT, cumple con los requisitos requeridos, el Sistema valida los casos
de error, los que se muestran activos, segn se muestra en la siguiente ventana:
-262-
Simultneamente se mostrar el siguiente mensaje:
4. Luego de Aceptar presionar los errores activados y dar clic en el cono Imprimir
para visualizar los reportes respectivos. En ellos se muestra la relacin de activos
que contienen datos errados.
5. Despus de realizar las correcciones respectivas, ejecutar nuevamente el proceso de
importacin. Si el archivo TXT ya no muestra errores, el Sistema muestra el siguiente
mensaje:
6. Seguidamente, el Usuario puede verificar la carga del Inventario Inicial en el ao

correspondiente en la opcin Mantenimiento-Inventario Inicial-Institucional
-263-

El Inventario Inicial importado se muestra abierto y permite al Usuario realizar las
modificaciones que considere necesarias.
Para realizar nuevamente la importacin, debe Abrir el Inventario Inicial.

Existe un total de cuarenta y seis (46) reportes de errores.
mostraremos los siguientes:
Como ejemplo,
1. NO EXISTE EJECUTORA: Al presionar este error, el Sistema muestra un

mensaje con el cdigo correcto de la Unidad Ejecutora. Seguidamente muestra el
siguiente reporte indicando el cdigo incorrecto.
2. NO EXISTEN CUENTAS CONTABLES PARA EL AO ACTUAL: En este reporte

se indica el activo y la cuenta contable incorrecta.
-264-
3. FORMACIN DEL CDIGO DE ACTIVO NO CONCUERDA CON LA FAMILIA

DEL CATLOGO: En este reporte el Sistema muestra los activos con los cdigos
errados y en la columna Familia los cdigos correctos.
4. CLASIFICADOR INCORRECTO O ESTRUCTURA NO CORRESPONDE: En este

reporte, el Sistema muestra como incorrecto, los activos con Clasificador que no
han sido registrados de acuerdo a la estructura del cdigo, sin tomar en cuenta los
espacios que debe haber entre los dgitos. En la columna Correcto se indica el
registro vlido.
Asimismo, muestra los activos registrados con Clasificador incorrectos. En este
caso la columna Correcto se muestra en blanco.
5. ERROR EN LAS FECHAS DE O/C o NEA: Este reporte muestra los activos con
documentos de adquisicin que muestran error en el registro de las fechas.
-265-
PROCEDIMIENTO PARA LA EXPORTACIN DE DATOS
Para exportar los datos del inventario Inicial Institucional a un archivo Excel, se debe
seguir el siguiente procedimiento:
1. El Usuario debe dar clic en el botn
2. El Sistema muestra la ventana Ingrese nombre de Archivo a exportar. El Usuario

debe seleccionar la ruta donde se va a almacenar el archivo Excel y ponerle un
nombre al archivo.
-266-
3. Seguidamente dar clic en el botn Guardar. El Sistema muestra el siguiente

mensaje:
4. Dar clic en el botn SI, el Sistema mostrar un mensaje indicando la ruta donde fue
almacenado el archivo.
5.6.3. Impresin de Etiquetas

Esta opcin permite al Usuario generar e imprimir las etiquetas que se utilizan para la
identificacin de los activos.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Utilitario - Impresin de
Etiquetas, como se muestra a continuacin:
-267-

Ingresando a esta opcin el Sistema presentar la ventana Impresin de Etiquetas.
En la parte superior de la ventana se encuentran los siguientes filtros de seleccin, que
facilitarn el proceso de bsqueda de los activos.
Ao: Permite seleccionar el ao en la barra de despliegue
Tipo de Registro: Permite seleccionar el tipo de registro en la barra de despliegue

.
Sede: Permite seleccionar la Sede activando la barra de despliegue

seleccionar todas las Sedes marcar con un check .
. Para
Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo en la ventana Filtro para

Bsqueda de Datos que se muestra al ingresar al botn
, se podr realizar la
bsqueda por cdigo o nombre del Centro de Costo. Para seleccionar todas las
Sedes marcar con un check .
Ubicacin Fsica: Permite seleccionar la Ubicacin Fsica en la ventana Filtro para

bsqueda por el nombre de la Ubicacin Fsica. Para seleccionar todas las
Ubicaciones Fsicas marcar con un check .
Usuario Final: Permite seleccionar el Usuario Final en la ventana Filtro para

bsqueda por cdigo o nombre del empleado. Para seleccionar todos los Usuarios
Finales marcar con un check .
Familia: Permite seleccionar la Familia en la ventana Filtro para Bsqueda de Datos

que se mostrar al ingresar al botn , se podr realizar la bsqueda por el nombre
de la familia. Para seleccionar todas las familias marcar con un check .
-268-
Adems, tiene los siguientes campos:
Bsqueda: Permite realizar la bsqueda de bienes muebles por Secuencia, Marges,

Cdigo de Barras, Descripcin y Nmero de Serie.

Presionar la tecla Enter para efectuar la bsqueda.
Rango de Impresin: Permite filtrar los bienes muebles por cdigo Marges o por
Secuencia:
Asimismo, contiene los campos Desde y Hasta, en los cuales se registrar el rango
de los activos seleccionados para la impresin de las etiquetas.
-269-

Procedimiento para generar Etiquetas
Seleccionar los filtros que se requiera y poner check
Familia, para visualizar los activos en la ventana.
en Todos del filtro
Seguidamente, para seleccionar el rango de impresin, ubicar el cursor en el

campo Desde, ir a la lista de activos y dar doble clic en el activo que iniciar
el rango de impresin, copindose automticamente el cdigo Marges en
este campo.
Luego, ubicar el cursor en el campo Hasta, ir a la lista de activos y dar doble
clic en el activo que finalizar el rango de impresin, copindose
automticamente el cdigo Marges en este campo.
IMPRESIN DE ETIQUETAS
Luego de definir el rango de impresin, dar clic en el icono Imprimir de la ventana. El
Sistema presentar la ventana Reporte mostrando la relacin de etiquetas con los
siguientes datos: Nombre de la Entidad, cdigo Marges, Descripcin del activo y el ao
actual.
Seguidamente, dar clic en el icono Imprimir de esta ventana para visualizar la ventana
Opciones de Impresin del Windows.
-270-
Nota: Para la impresin fsica de las etiquetas, en la opcin Parmetros de Ejecutora,

previamente se debe haber indicado el tamao de la etiqueta a imprimir.
A la fecha, solamente el Sistema permite imprimir etiquetas de 50.00 mm de Ancho y
25.00 mm de Altura.
Asimismo, se deber configurar el software del equipo de impresin de etiquetas para
conectarse a los datos de etiquetas del MP.
5.6.4. Exportar/Importar Inventario Fsico

Esta opcin permite a la Unidad Ejecutora importar los datos correspondientes del
Inventario Fsico Institucional y No Institucional en el ao que corresponda, a travs de un
archivo TXT, con una estructura definida para dar inicio con sus operaciones en el
Mdulo de Patrimonio del SIGA. Con esta opcin se evita el Registro manual del
Inventario Fsico Institucional y No Institucional en la opcin Mantenimiento
Inventario Fsico. Asimismo le permite exportar el Inventario Fsico Inicial cargado y/o
actualizado.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Utilitario/Exportar/Importar

Inventario Fsico, como se muestra a continuacin:
-271-

Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Exportacin e Importacin de
Inventarios
La Estructura del archivo se puede visualizar ingresando al botn

mostrando la siguiente ventana:
PROCEDIMIENTO PARA LA EXPORTACIN DEL INVENTARIO FSICO
1. Seleccionar el ao del cual se va a exportar la informacin, el nro. de inventario y el

Tipo de Registro (institucional, No Institucional-Bienes cedidos en uso, No
Institucional Bienes en comodato), dar clic en el botn
2. El Sistema muestra la ventana Ingrese nombre de Archivo a exportar, El Usuario

debe registrar un nombre para el archivo Excel y seleccionar la ruta donde se va a
almacenar.
-272-
3. Seguidamente dar clic en el botn Guardar. El Sistema muestra el siguiente

mensaje:
4. Dar clic en el botn SI, el Sistema muestra un mensaje de que el archivo fue
generado en la ruta seleccionada.
PROCEDIMIENTO PARA LA IMPORTACIN DEL INVENTARIO FSICO
1. El Usuario debe seleccionar los filtros de acuerdo a su necesidad y dar clic en el

botn
2. El Sistema muestra la ventana bsqueda del explorador de Windows. En ella el

Usuario debe seleccionar el archivo TXT correspondiente y dar clic en el botn
.
-273-
3. El Sistema muestra el siguiente mensaje:
4. Dar clic en el botn Aceptar, el Sistema muestra el siguiente mensaje:
5. Dar clic en el botn Aceptar, el Sistema confirmar la Importacin del Inventario

Fsico.
-274-

5.6.5. Auditora de Transacciones del SIGA
Esta opcin permite incorporar pistas de auditora a partir del registro y de los procesos
relacionados al Control Patrimonial (Alta Institucional, Alta No Institucional, Baja,
Mantenimiento de Activo, Orden de Salida)
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Utilitario - Auditoria de

Transacciones del SIGA, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Auditora de Transacciones del

SIGA.
Se tiene en la parte superior de la ventana los filtros: Ao, Mes, Tipo de Presupuesto,
Tipo Proceso, Centro de Costo, Usuario y el campo Nmero de Documento.
-275-

Ao: Permite seleccionar el ao del proceso activando la barra de despliegue
Mes: Permite mostrar las transacciones realizadas del mes seleccionado activando la
barra de despliegue
.Asimismo, al marcar con un check se puede visualizar
informacin de todos los meses.
Tipo de Presupuesto: Permite mostrar las transacciones realizadas por el Tipo de

Presupuesto seleccionado, activando la barra de despliegue .Asimismo, al marcar
con un check se puede visualizar informacin de todos los Tipos de Presupuesto.
Tipo de Proceso: Permite mostrar las transacciones realizadas del tipo de proceso
seleccionado activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcar con un check
se puede visualizar las transacciones realizadas de todos los Tipos de Proceso.
N Doc.: Permite mostrar las transacciones realizadas del Documento asociado al

movimiento patrimonial realizado (Alta Institucional, Alta No Institucional, Baja,
Mantenimiento de Activo, Orden de Salida). Para realizar la bsqueda el Usuario
debe ingresar el nmero del documento y presionar Enter.
Centro de Costo: Permite mostrar las transacciones realizadas por el Centro de

Costo al cual pertenecen los activos. Asimismo, al marcar con un check se puede
visualizar todos los Centros de Costo.
Usuario: Permite mostrar las transacciones realizadas por el Usuario seleccionado

en la barra de despliegue .
-276-

Seleccionado los filtros, en la matriz de la ventana se tienen las columnas: Tipo Proceso,
Nro. Movimiento, Tipo Doc. , Nro. Documento, Fecha, Fecha Hora del proceso, Usuario
y Equipo quien realizo el proceso.
Asimismo por cada Movimiento, en la Seccin Secuencias, se presenta las acciones

realizadas sobre la transaccin desde el momento que inici como estado Pendiente
hasta pasar al estado Aprobado.
TRANSACCIONES REALIZADAS:
1. Para las transacciones registradas del Alta Institucional , el Sistema hace distincin
del Tipo de Documento el que puede corresponder a un Ingreso mediante Orden de
Compra o NEA (Ingreso-Produccin, NEA-Donacin, NEA - Transferencia Externa,
NEA-Devolucin de Almacn, NEA-Diferencia Inventario).
-277-

2. Para las transacciones registradas con Alta No Institucional y de Bajas en la
columna Tipo Doc. se muestra el Nmero de la Resolucin que fue registrado por
el Usuario en el Registro del movimiento.
3. Para las transacciones registradas de la Orden de Salida, en la columna Tipo Doc.

se muestra el Nmero de Documento Interno que fue registrado por el Usuario en
el Registro del movimiento.
-278-

4. Para las transacciones registradas en Mantenimiento de Activo, en la columna
Tipo Doc. se muestra el Nmero de la Orden de Servicio u Orden de Compra que
fue registrado por el Usuario en el Registro del movimiento.
REPORTE
El reporte Listado de Auditoria de Transacciones SIGA, muestra las transacciones de
los movimientos patrimoniales de acuerdo a los filtros seleccionados. Para visualizar el
Reporte el Usuario debe dar clic en el cono Imprimir ubicado en la barra de
herramientas. Este reporte contiene la siguiente informacin: Tipo de Proceso, Nmero
de Movimiento, Tipo y Nmero de Documento, Fecha, as como los datos de Fecha,
Hora, Usuario y Equipo en que se realiz el proceso.
-279-

5.6.6. Auditoria de Transacciones Eliminadas
Esta opcin permite incorporar pistas de auditora a partir, de la eliminacin de los
procesos relacionados al Control Patrimonial (Alta Institucional, Alta No Institucional,
Baja, Mantenimiento de Activo, Orden de Salida)
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Utilitario-Auditoria de

Transacciones Eliminadas, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin el Sistema presentar la ventana Auditora de Transacciones

Eliminadas.
En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin: Ao, Mes,
Tipo de Proceso, Usuario y el campo Nmero de Documento.
-280-

Ao: Permite seleccionar el ao del proceso activando la barra de despliegue
Mes: Permite seleccionar el mes del proceso activando la barra de despliegue

.Asimismo, al marcar con un check puede visualizar informacin de todos los
meses.
Tipo de Proceso: Permite mostrar las transacciones eliminadas del tipo de proceso
seleccionado activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcar con un check
se puede visualizar las transacciones eliminadas de todos los Tipos de Proceso.
N Doc.: Permite mostrar las transacciones eliminadas del Documento asociado al

movimiento patrimonial realizado (Alta Institucional, Alta No Institucional, Baja,
Mantenimiento de Activo, Orden de Salida). Para realizar la bsqueda el Usuario
debe ingresar el nmero del documento y presionar Enter.
Usuario: Permite mostrar las transacciones eliminadas por el Usuario seleccionado
en la barra de despliegue .
Seleccionado los filtros, en la matriz de la ventana se tienen las columnas: Tipo Proceso,
Nro. Movimiento, Tipo Doc. , Nro. Documento, Fecha, Fecha Hora del proceso, Usuario
y Equipo quien realizo el proceso.
-281-

TRANSACCIONES REALIZADAS:
1. Para las transacciones eliminadas registradas del Alta Institucional , el Sistema hace
distincin del Tipo de Documento el que puede corresponder a un Ingreso mediante
Orden de Compra o NEA (Ingreso-Produccin, NEA-Donacin, NEA - Transferencia
Externa, NEA-Devolucin de Almacn, NEA-Diferencia Inventario).
2. Para las transacciones registradas del Alta No Institucional y de Bajas en la

columna Tipo Doc. se muestra el Nmero de la Resolucin que fue registrado por el
Usuario en el Registro del movimiento.
-282-

3. Para las transacciones registradas de la Orden de Salida, en la columna Tipo Doc.
se muestra el Nmero de Documento Interno que fue registrado por el Usuario en el
Registro del movimiento.
4. Para las transacciones registradas en Mantenimiento de Activo, en la columna Tipo

Doc. se muestra el Nmero de la Orden de Servicio u Orden de Compra que fue
registrado por el Usuario en el Registro del movimiento.
-283-

REPORTE
El reporte Listado de Auditoria de Transacciones Eliminadas, muestra los procesos
de los movimientos patrimoniales eliminados de acuerdo a los filtros seleccionados. Para
visualizar el Reporte el Usuario debe dar clic en el cono Imprimir
ubicado en la barra
de herramientas. Este reporte contiene la siguiente informacin: Tipo de Proceso,
Nmero de Movimiento, Tipo y Nmero de Documento, Fecha, as como los datos de
Fecha, Hora, Usuario y Equipo en que se realiz la eliminacin.
5.7.
Inmuebles
El Sub Mdulo Inmuebles permitir a la Unidad Ejecutora llevar el registro y control de los
Bienes Inmuebles Estatales a nivel de Unidad de Activo y Componente.
Al ingresar a este Sub Mdulo, el sistema mostrar las siguientes opciones: Registro de
Inmuebles, Inventario Fsico, e Importacin de Inmuebles.
5.7.1. Registro de Inmuebles (Ajuste)

Esta opcin permite realizar el registro inicial de los bienes inmuebles de la Unidad
Ejecutora.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Inmuebles-Registro de

Inmuebles, como se muestra a continuacin:
-284-
Al ingresar a esta opcin el Sistema presentar la ventana Registro de Inmuebles,

mostrando en la parte intermedia los bienes inmuebles registrados y en la parte superior
el filtro Estado.
Estado: Permite filtrar los Bienes Inmuebles visualizados en la ventana, por

Estado (Activo, De Baja), activando la barra de despliegue
. Para visualizar
todos marcar con un check en el recuadro ubicado al lado derecho del filtro.
Registrar Bienes Inmuebles

Para realizar el registro de los bienes inmuebles, activar el men contextual dando clic
con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
.
El Sistema presentar la ventana Inmueble, mostrando en la parte superior las siguientes

pestaas: Datos del Inmueble, Unidad de Activo, Datos Registrales y Documentos.
-285-
1. Registrar Datos del Inmueble

En la pestaa Datos del Inmueble se registrar los siguientes datos generales del
Inmueble:
Secuencia: Muestra por defecto el nmero correlativo del registro del Inmueble
Estado: Muestra el estado del Inmueble. Por defecto Activo.
Cdigo SINABIP: Es el cdigo que la SBN asigna al inmueble.
Nombre del Inmueble: Registrar el nombre o denominacin del Inmueble en
su conjunto.
Tipo de Propiedad: Permite seleccionar el Tipo de Propiedad del Inmueble
(Institucional o No Institucional), activando la barra de despliegue.
-286-

Referencia del Inmueble:
o Modalidad del Inmueble: Permite seleccionar la modalidad de inmueble,
activando la barra de despliegue, en caso sea un Inmueble de Propiedad

Institucional mostrar las opciones De uso de la Entidad o Propiedad
de Inversin, activando la barra de despliegue.
Si el Inmueble es de Propiedad No Institucional, por defecto la

Modalidad ser Administracin Funcional.
.
o
Fines de Uso: Permite seleccionar la opcin que corresponda al uso del

Inmueble segn la actividad o funcin que realiza la Unidad Ejecutora
sobre el mismo, activando la barra de despliegue. Comprende los
siguientes fines: Residenciales, Administrativos, Educativas, Salud,
Sociales y Culturales, Centros de Reclusin, y Otros Edificios No
Residenciales. No aplica si el Inmueble es de Propiedad No
Institucional.
Ubicacin del Inmueble:

o
Direccin: Registrar el domicilio del inmueble.
Sede u Ofic. Descnt.: Activar la barra de despliegue para

seleccionar la Sede a la que pertenece el inmueble. Se mostraran las
Sedes u Oficina descentralizada a la que pertenece el Inmueble,
activando la barra de despliegue.
Pas: Muestra por defecto el pas de la Sede seleccionada. Si es

Per se mostrar informacin en los siguientes campos:
-287-

o
Departamento: Muestra el departamento de la Sede.
Provincia: Muestra la provincia de la Sede.
Distrito: Muestra el distrito de la Sede.
Incorporacin Patrimonial:
o
Tipo de Ingreso: Permite seleccionar el Tipo de Ingreso del

Inmueble (Registro Inicial o Registro por Alta), activando la barra de
despliegue. No aplica si el Inmueble es de Propiedad No
Institucional.
Opcin Registro Inicial, es utilizado por nica vez siempre y
cuando el proceso de cierre contable no se haya realizado.
Opcin Altas es utilizada para las nuevas incorporaciones de
Inmuebles de la Unidad Ejecutora despus de realizar el cierre
contable.
Tipo: Activar la barra de despliegue para seleccionar el tipo de

incorporacin del Inmueble al patrimonio de la Entidad. No aplica si
el Inmueble es de Propiedad No Institucional.
Fecha: Permite registrar la Fecha en que el inmueble se incorpor

fsica y patrimonialmente a la Entidad. Asimismo, el Sistema validar
la fecha registrada no sea mayor al 31/12/2013.
Observaciones: Permite registrar alguna observacin o comentario

relacionado al registro del Inmueble.
-288-
Luego, de registrar los datos, dar clic en el icono Grabar . El Sistema mostrar el
siguiente mensaje, indicando el nmero de secuencia correspondiente:
2. Registrar Unidad(es) de Activo y Componente(s) del Inmueble

Seguidamente, en la pestaa Unidad de Activo registrar la(s) Unidad(es) de Activo y
componente(s) que conforman el Inmueble
Donde:
Inmueble: Es la definicin o descripcin del Inmueble en su conjunto.
Unidad de Activo: Describe una unidad mnima indivisible que forma parte del
Inmueble.
-289-
Componente: Es un activo que pertenece a una unidad mnima Indivisible,

perfectamente identificado, con una vida til claramente definida y distinta del
resto de los bienes que conforman dicha unidad.
Ejemplo:
Registrar Unidad de Activo (Edificios y Terreno)

Para registrar una Unidad de Activo, en la seccin Unidad de Activo, activar el
men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
.
El Sistema presentar la ventana Detalle de la Unidad de Activo, en la cual se

registrar los Activos que conforman el Inmueble, tanto terreno como Edificio:
Modalidad de Activo: Permite seleccionar la Modalidad de la Unidad de
Activo, activando la barra de despliegue.
En caso que la unidad de activo sea Edificio, se mostrarn las siguientes
modalidades:
-290-
En caso que la unidad de activo sea Terreno, se mostrarn las siguientes

modalidades:
Tipo: Permite seleccionar el Tipo de Unidad de Activo, activando la barra de

despliegue. Se listarn las opciones en funcin a la Modalidad de Activo
previamente seleccionada.
Unidad de Activo: Permite seleccionar la Unidad de Activo segn el Catlogo

de Bienes y Servicios del SIGA, activando la barra de despliegue. Se listarn
los tems en funcin al Tipo previamente seleccionado.
Nombre del Activo: Registrar el nombre que identifica a la Unidad de Activo.

Estado: Muestra el estado del Inmueble (Activo o Baja).
Ubicacin Fsica: Registrar la ubicacin especifica de la Unidad de Activo
dentro del Inmueble.
Estado de Conservacin: Seleccionar el estado de conservacin del edificio
(Bueno, Regular, Malo (Inhabitable)), activando la barra de despliegue. No
aplica para Terrenos.
-291-

Valor Inicial: Corresponde a la sumatoria de valores inciales de sus partes
componentes. Este dato se muestra una vez se hayan registrado los
Componentes.
Cuenta Contable: Muestra la cuenta contable en funcin a la Modalidad de
Activo, Tipo y Unidad de Activo previamente seleccionado.
Ingresado los datos dar clic en el cono Grabar

mensaje al Usuario:
. El Sistema mostrar el siguiente
Simultneamente se activar el botn Especificaciones Tcnicas, el cual permitir

el registro de las mismas.
Para ello en la ventana Especificacin Tcnica de la Unidad de Activo, activar el

men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin.
.
-292-

El Sistema, mostrar un registro en blanco, en el cual el Usuario registrar el Rubro
y las Especificaciones Tcnicas.
Eliminar Unidad de Activo

Para eliminar una Unidad de Activo, seleccionar el registro, activar el men
contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
.

Validacin: Si la Unidad de Activo cuenta algn

componente, el Sistema no la eliminar y mostrar
el siguiente mensaje al Usuario:
-293-

Dar de Baja a Unidad de Activo
Para dar de Baja a una Unidad de Activo, seleccionar el registro, activar el men
contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
.
El Sistema presentar la ventana Detalle de la Unidad de Activo, donde registrar

los siguientes datos: Causal de Baja, Fecha de Baja, Resolucin que autoriza la
Baja, Fecha de Resolucin y Glosa.
Luego, dar clic en el botn

Usuario, dar clic en el botn S, para efectuar la baja.
-294-

El estado de la Unidad de Activo, como de su(s) Componente(s), pasar de Activo a
De Baja.
Extornar Baja a Unidad de Activo

Para extornar la Baja de una Unidad de Activo, ingresar al detalle de la Unidad de
Activo y dar clic en el botn
El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, donde dar clic en el botn S,

para efectuar el extorno.
-295-

El estado de la Unidad de Activo, como de su(s) Componente(s), pasar de De Baja
a Activo.
Registrar Componentes
Al grabar la Unidad de Activo, automticamente se registrar el primer Componente
en base a la informacin registrada en la Unidad de Activo.

, en la ventana Detalle del Componente (de la
Unidad de Activo), se visualizar e ingresar los siguientes datos:
Modalidad de Activo: Muestra por defecto la Modalidad de la Unidad de
Activo, a la cual pertenece el Componente.
Tipo de Unidad de Activo: Muestra por defecto el Tipo de Unidad de Activo,
a la cual pertenece el Componente.
Unidad de Activo: Muestra la Unidad de Activo, a la cual pertenece el
Componente.
Nombre del Componente: Registrar el nombre del Componente.
Estado: Muestra el estado de la Unidad de Activo.
Cuenta Contable: Muestra la Cuenta Contable de la Unidad de Activo.
Fecha Inicial: Registrar la fecha de adquisicin del Componente.
-296-

Validaciones:
a.
La fecha inicial del Componente no deber ser igual o

mayor a la fecha de incorporacin patrimonial del
Inmueble, caso contrario al dar clic en el icono
Grabar, el Sistema mostrar el siguiente mensaje al
Usuario:
b.
Para Terrenos: La fecha inicial deber ser igual o

mayor a la fecha de incorporacin patrimonial del
Terreno, caso contrario al dar clic en el icono Grabar,
el Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
Tipo de Incorporacin: Es el tipo de Incorporacin del Componente. Por

defecto se muestra el tipo de Incorporacin seleccionado durante el registro
del Inmueble. Para Edificios es editable, activando la barra de despliegue.
Para Terrenos este campo se mostrar inactivo.
Ubicacin Fsica: Muestra la Ubicacin Fsica de la Unidad de Activo,

pudiendo ser editada por el Usuario.
Valores Inciales:
o
Valor Inicial: Registrar el valor de adquisicin o construccin del

Componente.
Depreciacin Acumulada: Muestra el monto de depreciacin acumulado

a un determinada fecha. Aplica solo para Edificios.
Valor por Deterioro: Muestra el valor importado desde el Mdulo de

Revaluacin de Edificios y Terrenos. Aplica solo para Edificios en
estado Malo (Inhabitable).
-297-

o
Valor en Libros: Este valor se muestra al grabar los datos.

Para el caso de Terrenos el valor en libros es el valor inicial.
Para el caso de Edificios con estado de conservacin diferente a
Malo (Inhabitable) el Valor en Libros= Valor Inicial Depreciacin
Acumulada, y si el estado de conservacin es igual a Malo
(Inhabitable) el Valor en Libros=Valor Inicial Depreciacin
Acumulada Valor por Deterioro.
Vida til: Registrarla vida til registrada al incorporar el Componente en

su Patrimonio Institucional. Aplica solo para Edificios.
Tasa de Depreciacin: Corresponde al porcentaje de depreciacin del

Componente, calculado automticamente por el Sistema en funcin a la
vida til, pudiendo ser editado por el Usuario. Aplica solo para Edificios.
Fecha de Incorporacin Patrimonial: Es la fecha de incorporacin

contable del Componente, tomando por defecto la fecha del Inmueble,
pudiendo ser editada por el Usuario.
Saldo de Vida til: Muestra el saldo en aos y meses de la vida til del
Edificio.
Especificaciones Tcnicas: Asimismo, ingresando al botn

,
se podr registrar las especificaciones tcnicas del Componente. Para ello en
la ventana, activar el men contextual dando clic con el botn derecho del
mouse y seleccionar la opcin.
.
El Sistema, mostrar un registro en blanco, en el cual se registrar el Rubro y

las Especificaciones Tcnicas.
-298-

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
Para registrar ms componentes, activar el men contextual dando clic con el botn
derecho del mouse y seleccionar la opcin
-299-

Eliminar Componente
Para eliminar un componente, seleccionar el registro, activar el men contextual
dando clic con el botn derecho del mouse sobre el registro correspondiente y
seleccionar la opcin
.

para efectuar con la eliminacin.
Validacin: Si el Componente cuenta con

movimiento contable, el Sistema no lo eliminar y
mostrar el siguiente mensaje al Usuario:
Sustituir Componente
Para sustituir un componente registrado, el Usuario activar el men contextual
dando clic con el botn derecho del mouse sobre el registro correspondiente y
.
-300-
El Sistema presentar la ventana Detalle del Componente, en la cual se realizar las

modificaciones respectivas:
3. Registrar Datos Registrales

Seguidamente, se proceder a registrar los datos registrales del Titular actual del
Inmueble.
A favor de: Registrar el nombre del Titular del Inmueble.
Inscrito en Oficina Registral: Permite registrar la oficina registral donde fue
inscrito el Inmueble.
Fecha de Inscripcin: Permite registrar la fecha de inscripcin del Inmueble
-301-

rea del Terreno: Permite registrar el rea total del Terreno en metros
cuadrado.
rea Construida: Permite registrar el rea que se tiene construida del
Inmueble en metros cuadrado.
Tomo: Permite registrar el nmero de tomo de la partida electrnica.
Fojas: Permite registrar el nmero de fojas de la partida electrnica.
Asiento: Permite registrar el nmero de asiento de la partida electrnica.
Ficha: Permite registrar el nmero de ficha de la partida electrnica.
Cdigo de Predio: Permite registrar el cdigo del predio.
Partida Electrnica: Permite registrar el nmero de partida electrnica del
Inmueble.
Observaciones: Registrar alguna observacin o comentario adicional
relacionado a los datos registrales.
Luego, dar clic en el botn Grabar

Usuario:
.El Sistema mostrar el siguiente mensaje al
-302-

4. Adjuntar Documentacin legal y tcnica del Inmueble
En la pestaa Documentos, se podr adjuntar archivos de documentacin legal y
tcnica del Inmueble:
Para ello, previamente se debertener configurado en el conex_siga.inila ruta donde
se almacenaran los archivos.
Validacin: Si en el conex_siga.ini, no se tiene indicada

la ruta donde se almacenarn los archivos, el Sistema
El Usuario podr adjuntar los siguientes documentos:
Partida Registral
Plano Perimtrico
Plano de Ubicacin
Memoria Descriptiva
Fotografas
Documentos de Alta (Resolucin de Transferencia, Resolucin de Donacin,
Acta de Recepcin-Entrada, etc.)
El Usuario, seleccionar el tipo de documento, y seguidamente en el campo Nombre

del Archivo activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
.
-303-
El Sistema presentar la ventana Seleccionar Archivo, en la cual ubicar el archivo

y dar clic en Abrir.
El archivo se visualizar en el campo Nombre del Archivo, asimismo en la columna

#Archs.se visualizar la cantidad de archivos adjuntados:
Nota: Al dar doble clic sobre el nombre del archivo, el Usuario podr visualizarlo en pantalla.
-304-

El Sistema crear dentro de la ruta indicada en el conex_siga.ini una carpeta
Inmuebles, asimismo, la subcarpeta con el Mnemnico de la Unidad Ejecutora, y, las
subcarpetas con el nmero de secuencia del Inmueble y el nmero del tipo de
documento, donde se almacenar los archivos adjuntos.
Para Eliminar un archivo adjuntado, se deber activar el men contextual dando clic
con el botn derecho del mouse sobre el registro a eliminar y seleccionar la opcin
.

Eliminar Bien Inmueble

Para eliminar algn bien Inmueble, el Usuario activar el men contextual dando clic con
el botn derecho del mouse sobre el registro a eliminar y dar clic en la opcin
-305-
El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, donde dar clic en el botn S, para
proceder con la eliminacin:
Validacin: Si el Inmueble tuviera registrado alguna

Unidad de Activo, el Sistema no lo eliminar y
Dar de Baja a Bien Inmueble

Para dar de Baja a un bien Inmueble, el Usuario activar el men contextual dando clic
con el botn derecho del mouse sobre el registro correspondiente y dar clic en la opcin
.
El Sistema presentar la ventana Inmueble, donde en la pestaa Datos de Baja

registrar los siguientes datos: Causal de Baja, Fecha de Baja, Resolucin que autoriza
la Baja, Fecha de la Resolucin y Glosa.
-306-
Seguidamente, dar clic en el botn

Usuario, donde dar clic en el botn S, para efectuar la Baja al Inmueble.
El estado del Inmueble pasa de Activo a De Baja, asimismo la fuente del registro se
mostrar de color Rojo.
Extornar Baja a Bien Inmueble

Para extornar un bien Inmueble con estado De Baja, en la pestaa Datos de Baja, dar
clic en el botn
-307-
el extorno.
El bien Inmueble pasar del estado De Baja a Activo.
Reportes
Al ingresar al icono Imprimir
los siguientes reportes:
de la barra de herramientas, el Usuario podr obtener
Relacin de Inmuebles por Sedes.-Este reporte mostrar la relacin de los

Inmuebles de propiedad Institucional y No Institucional de la Entidad, agrupados por
Sede, con la siguiente informacin:
-308-

Nombre de la Sede, Ubicacin geogrfica de la Sede, Nombre del Inmueble, Cdigo
SINABIP, Ubicacin Fsica, Referencia del Inmueble (Modalidad, Fines de Uso) ,
Incorporacin Patrimonial ( Tipo, Fecha).
Nota: La informacin se mostrar con un quiebre por pgina, el primer grupo corresponder a
los Inmuebles de Propiedad Institucional y el segundo a los Inmuebles de Propiedad No
Institucional.
Relacin de Unidades de Activo por Sedes.-Este reporte mostrar la relacin de

los Inmuebles y sus Unidades de Activo de Propiedad Institucional y No Institucional,
agrupados por Sede, con la siguiente informacin:
Nombre de la Sede, Ubicacin geogrfica de la Sede, Nombre del Inmueble, Nombre
de la Unidad de la Unidad de Activo, Ubicacin Fsica de la Unidad de Activo, Tipo de
Unidad de Activo, Estado de conservacin, Referencia de la Unidad de Activo
(Modalidad, Tipo), Fecha de Adquisicin de la Unidad de Activo, Incorporacin
Patrimonial de la Unidad de Activo (Tipo, Fecha).
-309-
Nota: La informacin se mostrar con un quiebre por pgina, el primer grupo corresponder a
los Inmuebles de Propiedad Institucional y el segundo a los Inmuebles de Propiedad No
Institucional.
Relacin de Unidades de Activo Valorizados.- Este reporte mostrar la relacin de

los Inmuebles y sus Unidades de Activo de Propiedad Institucional y No Institucional,
agrupados por Sede con los valores al mes de proceso contable, con la siguiente
informacin:
Nombre de la Sede, Nombre del Inmueble, Nombre de la Unidad de Activo, Fecha
Inicial de la Unidad de Activo, Incorporacin Patrimonial de la Unidad de Activo (Tipo,
Fecha), Estado de conservacin, Valor Inicial, Depreciacin Acumulada, Valor
Deterioro y Valor Neto.
5.7.2. Importacin de Inmuebles (Nuevo)

Esta opcin permite realizar la importacin de la informacin de los bienes Inmuebles y
Unidades de Activo de Propiedad Institucional y No Institucional, a travs de la carga de
un archivo.rar generado en la exportacin de los registros de los bienes Inmuebles en el
Mdulo de Revaluacin de Edificios y Terrenos en Web.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Inmuebles - Importacin de

Inmuebles, como se muestra a continuacin:
Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Importacin Patrimonial

Web, en la cual el Usuario dar clic en el botn
importar.
, para ubicar el archivo a
-310-
Validacin: Para poder realizar la importacin, no se

deber tener datos registrados en las opciones de
Registro de Inmuebles e Inventario Fsico , caso
contrario el Sistema mostrar el siguiente mensaje al
Usuario:
El Sistema presentar la siguiente ventana, en la cual se ubicar el archivo .rar a

importar, y dar clic en el botn Abrir.
Validacin: La ruta donde se ubica el archivo a

importar, no deber tener espacios en blanco, caso
contrario el Sistema mostrar el siguiente mensaje al
Usuario:
La ruta, se visualizar en el campo Ruta del archivo. Luego, dar clic en el botn
para que el Sistema efecte la lectura de los registros contenidos en el archivo.
-311-
Concluida la lectura, se mostrar el siguiente mensaje al Usuario, indicando la

cantidad de Inmuebles, Unidades de Activo y Componentes ledos:

de los archivos ledos:
para que el Sistema efecte la validacin
En la ventana se visualizarn los archivos validados y la observacin, resultado de

este proceso.
-312-

para efectuar la grabacin de los archivos importados:
El Sistema confirmar la grabacin con el siguiente mensaje al Usuario:
En la ventana Registro de Inmuebles, se visualizarn los bienes Inmuebles

importados de Propiedad Institucional y No Institucional.
Nota: La informacin importada quedar registrada en el Sistema al 01/01/2014.

, el Usuario podr visualizar la informacin
importada, adems deber tener en cuenta las siguientes consideraciones:
1. Todos los Inmuebles sern importados con Tipo de Ingreso Registro Inicial.
2. Todos los Inmuebles sern migrados con la primera Sede registrada en el
Mdulo de Configuracin del SIGA.

3. Los Inmuebles con costos posteriores no se importaran, el Usuario deber
registrar la informacin manualmente.

-313-
5.7.3. Inventario Fsico

En esta opcin el Usuario registrar el resultado de la toma de Inventario Fsico de los
Bienes Inmuebles a una fecha determinada, as como los Inmuebles sobrantes y faltantes
provenientes del inventario fsico.
El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Inmuebles - Inventario Fsico,

Al ingresar a esta opcin el Sistema mostrar la ventana Inventario Fsico.
En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin: Ao,

Nmero de Inventario y Sede.
Ao: Permite consultar el inventario fsico de Inmuebles por ao. Seleccionar el

ao en la barra de despliegue
del Sistema.
. Por defecto el Sistema mostrar el ao actual
Nro. Inventario: Ingresando a la carpeta amarilla
, se puede registrar un nuevo
Inventario Inicial o ingresando a la barra de despliegue

un inventario ya creado.
, se puede seleccionar
Sede: Permite seleccionar la Sede de un Inventario Inicial o activando el check ,

se muestran todos los Inventarios Fsicos de todas las Sedes.
-314-

REGISTRO INVENTARIO FSICO DE BIENES INMUEBLES
Para realizar el registro del inventario fsico de los Bienes Inmuebles de la Unidad
Ejecutora, realizar el siguiente procedimiento:
En la ventana Inventario Fsico, ingresar a la carpeta amarilla
derecho del filtro Nro. Inventario.
ubicada al lado
Se presentar la ventana Inventario Fsico, para ingresar el inventario activar el men

contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin INSERTAR
INVENTARIO.
Se insertar una fila, donde el Usuario deber registrar los siguientes datos:
Nro.: Es el nmero correlativo del inventario fsico autogenerado por el Sistema.
Nombre del Inventario: Ingresar el nombre o descripcin del inventario fsico
Fecha del Inventario: Ingresar la fecha del inventario fsico.
Nmero de Resolucin: Ingresar el nmero de resolucin que autoriza la toma del
inventario fsico.
Estado: Es el estado del inventario fsico. Por defecto se mostrar el estado Activo.
Ingresado los datos generales del inventario fsico, dar clic en el cono Grabar
-315-

Inmuebles al inventario fsico registrado.
, para realizar la carga de los Bienes
El Sistema mostrar un mensaje solicitando la confirmacin de la carga de los Inmuebles

del inventario fsico:
Dar clic en el botn S, para confirmar la carga de los Bienes Inmuebles. El Sistema
mostrar un mensaje confirmando el xito de la carga:
Registrado el Inventario Fsico y cargado los Bienes Inmuebles, dar clic en el icono Salir
para salir de la ventana y regresar a la ventana principal Inventario Fsico.
En el filtro Nro. Inventario seleccionar el Inventario fsico y se listan los Inmuebles
registrados en el Inventario Inicial; dar clic en el botn
para visualizar sus
Componentes.
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DEL ESTADO DE CONSERVACINDE

LA UNIDAD DE ACTIVO
1. En la ventana Inventario Fsico, ingresar a la carpeta amarilla
de la Unidad de
Activo , Se muestra la ventana Inventario Fsico Unidad de Activo
-316-
2. Seleccionar el Estado de Conservacin en el que se encuentra la Unidad de Activo,

al momento de la toma de Inventario Fsico (Bueno, Regular, Malo).
3. Si la Unidad de Activo ha sido verificado fsicamente, marcar el check
4. Al finalizar el registro, dar clic en el cono Grabar
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEUNIDAD DE ACTIVO FALTANTE

de la Unidad de
Activo , se muestra la ventana Inventario Fsico Unidad de Activo
-317-

2. Si la Unidad de Activo no ha sido ubicada en la toma del Inventario Fsico, se debe
marcar el check
3. Para grabar el registro, el Sistema requiere se marque el check

en el cono Grabar
, dar clic
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE BIENES INMUEBLES SOBRANTES

INSERTAR INMUEBLE (SOBRANTE).
2. Se muestra la ventana Inventario Fsico Inmueble. El Usuario debe registrar los

siguientes datos:
Denominacin: Registrar el nombre o descripcin del Inmueble Sobrante.

Sede: Seleccionar la Sede donde se encuentra el Inmueble Sobrante, activando
la barra de despliegue
Tipo de Inmueble: Seleccionar el Tipo de Inmueble Sobrante, activando la barra

de despliegue
-318-
Sobrante: Por defecto se muestra marcado el check
, no es editable.
Observaciones: Comentario o detalle adicional.

Terminado de registrar los datos, dar clic en el icono Grabar
datos.
, para guardar los
El Bien Inmueble Sobrante, se agrega en la ventana principal Inventario Fsico, con

color de fuente rojo oscuro y con el check Sobrante marcado .
Para Eliminar un Bien Inmueble Sobrante, en la ventana Inventario Fsico, seleccionar

el registro, activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y
seleccionar la opcin ELIMINAR (SOBRANTE).
El Sistema muestra un mensaje de confirmacin, de estar conforme dar clic en el

botn Si.
-319-

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE UNIDAD DE ACTIVO SOBRANTE
1. Seleccionar el Bien Inmueble donde se encontr la Unidad de Activo Sobrante,
activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar
la opcin INSERTAR INMUEBLE (SOBRANTE).
2. El Sistema muestra la ventana Inventario Fsico Unidad de Activo.
En la Denominacin se muestra el nombre del Inmueble seleccionado, ingresando a

la carpeta amarilla se muestran los Datos del Inmueble.
El Usuario debe proceder a Registrar los siguientes datos:

tem: Permite seleccionar la Unidad de Activo segn el Catlogo del SIGA.
-320-

Denominacin: Nombre o denominacin de la Unidad de Activo.
Estado de Conservacin: Seleccionar el estado en que se encuentra la Unidad
de Activo Sobrante. Contempla tres opciones: Bueno, Regular y Malo.
Ubicacin: Es la ubicacin especfica de la Unidad de Activo.
Observaciones: Comentario o detalle adicional.
La Unidad de Activo Sobrante, se agrega al final de las Unidades de Activos

registradas para el Inmueble seleccionado; para diferenciarlo del resto se agrega con
color de fuente rojo oscuro y con el check Sobrante marcado .
Para Eliminar una Unidad de Activo Sobrante, en la ventana Inventario Fsico,

seleccionar el registro, dar clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin
ELIMINAR (SOBRANTE).
-321-
El Sistema muestra un mensaje de confirmacin, de estar conforme dando clic en el

botn S.
ACTUALIZACIN DE ESTADO VERIFICADO O FALTANTE DELA UNIDAD DE

ACTIVO
Activo a actualizar el estado de VERIFICADO o FALTANTE.
de la Unidad de
Se muestra la ventana Inventario Fsico Unidad de Activo
5. Si la Unidad de Activo ha sido verificado fsicamente en el Inventario Fsico, marcar

el check
-322-

6. Si la Unidad de Activo no ha sido ubicada en la toma del Inventario Fsico, se debe
marcar el check
REPORTES
El Sistema permite obtener cuatro tipos de reportes del Inventario Fsico de Inmuebles,
para ello se debe presionar el icono Imprimir
El Sistema muestra la ventana Seleccin de Reporte.
El Usuario debe seleccionar el Tipo de Reporte y dar clic en el icono Imprimir

ventana; a continuacin se detalla la informacin que muestra cada reporte:
de la
Inventario Fsico de Inmuebles.-Este Reporte muestra la relacin de los Bienes

Inmuebles y sus Unidades de Activo de la Unidad Ejecutora, mostrando el estado de
Verificado, Faltante Sobrante; segn lo registrado en la toma de Inventario Fsico.
Inventario Fsico de Inmuebles Verificados.-Este Reporte muestra la relacin de

los Bienes Inmuebles con estado Verificado marcado con check
-323-

Al seleccionar esta opcin el Sistema adiciona el campo Observaciones
Si el Usuario NO marca con check el campo Observaciones

; el
Sistema muestra el siguiente reporte con el listado de los Bienes Inmuebles
verificados fsicamente con la siguiente informacin: Cdigo SINABIP, Sede,
Inmueble, Unidad de Activo, Ubicacin Fsica, Valor de Adquisicin, Estado de
Conservacin.
Si el Usuario marca con check el campo Observaciones

, se
muestra el Reporte, con la misma informacin que el anterior pero adicionando las
Observaciones registradas por el Usuario.
-324-
Faltantes del inventario Fsico.- Este Tipo de Reporte muestra la relacin de los
Bienes Inmuebles faltantes encontrados en la toma de Inventario Fsico. Si el Usuario
marca el check Observaciones
registradas por el Usuario.
, el Reporte muestra las observaciones
Sobrantes del inventario Fsico.-Este Tipo de Reporte muestra la relacin de los

Bienes Inmuebles sobrantes encontrados en la toma de Inventario Fsico. Si el
Usuario marca el check
Observaciones
observaciones registradas por el Usuario.
, el Reporte muestra las
-325-
Autor: Oficina General de Tecnologas de la

Informacin - SIGA
Fecha de Publicacin:29/01/2015
-326-

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Manual de Usuario

Versin del Aplicativo 02.14.04.00

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

III. ACCESO AL SISTEMA ......................................................................................... 7

Familia segn SBN ................................................................................. 14

Causales de Baja .................................................................................... 24

Centro de Costo ...................................................................................... 30

Personalizacin de Claves del Sistema ............................................... 34

Cambio de Clave de Usuario ................................................................... 35

Salir del Sistema ......................................................................................... 36

5.2. Mantenimiento ..................................................................................................36

Inventario Inicial ......................................................................................... 36

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

Inventario Fsico ......................................................................................... 61

5.2.3.1.1. Ingreso por Compra (Ajuste) ............................................................. 77

Altas No Institucionales ...................................................................... 110

5.2.3.2.1. Reportes de Altas No Institucionales ............................................ 115

Bajas ........................................................................................................ 118

Bienes en Custodia(Ajuste) ............................................................... 127

Mejoras .................................................................................................... 130

Concesiones .......................................................................................... 136

5.3. Seguimiento y Control .................................................................................. 146

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

El Registro, Administracin, Control, Cautela y Supervisin de los bienes patrimoniales

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

3.1. Acceso al Sistema

y dar doble clic sobre l.

El Sistema presentarla ventana de bienvenida al SIGA, en la cualse ingresarel Usuario y

La clave se diferencia entre maysculas y minsculas.

Seguidamente, dar clic en el icono Conectar

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

3.2. Acceso al Mdulo

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

DESCRIPCIN DEL MDULO DE PATRIMONIO

La presente seccin describe la Barra de Men, Barra de Herramientas y Funcionalidad

4.1. Barra de Men

Permite realizar la configuracin de Parmetros, registro de las

Permite realizar el registro del Inventario Inicial, Inventario

Permite realizar el registro de las asignaciones,

Comprende Reportes varios de consultas de los Bienes

Permite realizar el Proceso de Cierre Contable Mensual, carga

Permite realizar la exportacin e importacin de datos del

Permite realizar el registro del Inventario Inicial, Altas, e

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudan al Usuario en la

Guarda los datos ingresados.

Actualiza los datos registrados o modificados en la ventana.

Visualiza en reportes los datos mostrados en la ventana, y permite la

Ampliar/disminuir la escala para visualizar los Reportes.

Exportar el Reporte a otros formatos: Excel, DBF o Texto.

Volver a la primera pgina.

Retroceder una pgina.

Avanzar una pgina.

Avanzar a la ltima pgina.

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

FUNCIONALIDAD DEL MDULO

En esta seccin, se describe la funcionalidad de cada una de las opciones existentes en

Al ingresar a esta opcin, el sistema muestra las opciones siguientes: Patrimonio,

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Parmetros por Ejecutora.