Microsoft Project Server 2010 Integration With SAP SP

Microsoft Project Server 2010
Integracin con SAP

Leverage the Power of Project Server to Provide Timely and
Cost effective Resource Forecast Business Intelligence
through integration with SAP and other ERP Systems!
Tim Runcie, MCTS, MCP, MVP, PMP

Doc Dochtermann, PMP, PMI-SP, MCTS
Chetan Patel, MCP, PMP
January 2012
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Some examples depicted herein are provided for illustration only and are fictitious. No real association
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2011 Microsoft Corporation. All rights reserved.
Microsoft Project Server 2010 Integracin con SAP
Microsoft Corp. All rights reserved |2
Resumen Ejecutivo
Este documento muestra los beneficios y escenarios para la integracin de Microsoft Project Server
2010 con SAP; en particular la integracin de los reportes de tiempo desde SAP con la planeacin y
pronstico de recursos de Project Server 2010.
Esta integracin es competitiva en costo y permite el registro tanto de costo y tiempo de manera real
para su uso en la planeacin de actividades que las Oficinas de Proyectos / Programas requieren a travs
del uso de Project Server 2010.
Esta conexin y proceso permite a grandes organizaciones reducir notablemente el tiempo invertido en
la planeacin y les permite mapear los reportes reales directamente con la manera en que las
organizaciones calendarizan su trabajo, aprovechando las capacidades de Microsoft Project Profesional,
Project Server y Sharepoint Server, logrando as colocar la planeacin y generacin de reportes en las
manos de los usuarios finales.
Tabla de Contenido
Resumen Ejecutivo........................................................................................................................................ 3
Tabla de Contenido ....................................................................................................................................... 4
Quin debe leer este documento? ............................................................................................................. 5
Necesidades de Negocio (generales) ............................................................................................................ 6
Enfoque de la Solucin, Pasos, Problemas y Soluciones .............................................................................. 9
Resultado y Beneficios de la Solucin ......................................................................................................... 23
Opciones de Integracon con SAP ............................................................................................................... 25
Resumen y Puntos Clave ............................................................................................................................. 26
Glosario ....................................................................................................................................................... 27
Referencias.................................................................................................................................................. 28
Informacin de la Compaa ....................................................................................................................... 29
Quin debe leer este documento?

Este no es un documento tcnico. Es el caso de xito de la integracin del sistema de reporte de tiempo
real de SAP con la planeacin y pronstico de uso de recursos que realizan las oficinas de proyectos /
programas a travs de Project Server 2010.
Este documento detallar enfoques y soluciones que funcionan al utilizar Project Server 2010 y Project
Pro para el reporte y administracin de la informacin real de proyectos, capacidad y demanda de los
recursos.
El documento esta enfocado principalmente a las siguientes audiencias:
-
Gerentes de TI que buscan maximizar la generacin de reportes e integracin de sistemas.

Directores de Fianzas que han invertido en sistemas de ERP, pero an buscan los beneficios de la
generacin de reportes de Project Server y Project Pro
Organizaciones de proyectos que quieren escalar e implementar Project Server sin perder sus
flujos de trabajo existentes y la funcionalidad existente de los sistemas de ERP.
Socios de negocio que desean entender los peligros y soluciones para ayudar a los clientes
apalancar la integracin entre Project Server con SAP y otros sistemas de Recursos Humanos o
Sistemas de Pronstico de Recursos
Proveedores de soluciones para resolver diferentes enfoques de implementacin de la
integracin de sistemas de costos, esfuerzo y planeacin.
Los lectores entendern el poder de la integracin de Project Server 2010 con SAP o sistemas actuales
que permitan maximizar las capacidades de generacin de reportes de los recursos y la administracin
de la demanda.
Los peligros y caminos de solucin que ayudaremos a identificar pueden ayudar a las organizaciones a
adoptar rpidamente Project Server 2010 sin perder sus actuales sistemas. El enfoque de este
documento permite identificar los primeros pasos y un ROI rpido para las organizaciones que cuentan
con presupuestos limitados o quieren rpidamente justificar el potencial de Project Server y Project Pro
2010.
Con las soluciones slidamente conectadas de Microsoft y su arquitectura en Project Server, Project
Professional, y SharePoint Server, esto es an ms posible y sencillo de lograr que antes. La solucin de
PPM de Microsoft ha recibido la calificacin ms alta posible en el cuadrante de Gartner recientemente
publicado ( Microsoft is Rated in the Gartner Project and Portfolio Applications MarketScope.)
Microsoft Project Server 2010 ayuda a las organizaciones a tomar mejores decisiones a nivel de la
gestin de programas (PPM) considerando su capacidad de recursos. La integracin con sistemas de
planeacin de recursos y lneas de negocio (LOB) ahorra tiempo a los empleados a travs de procesos
automatizados y sencillos, lo que permite tener una mejor visibilidad en proyectos y mejorar la
administracin de recursos.
Necesidades de Negocio (generales)

Este caso de estudio esta fundamentado en la experiencia de un cliente, cuya organizacin es una de las
ms grandes abastecedoras de electricidad en Canad, entregando alrededor del 21% del total de
energa consumida en la provincia de British Columbia; la organizacin emplea a ms de 2,000 personas
y sirve a ms de 1.1 millones de clientes en 135 comunidades.
El reto que se present a Advisicon Inc (Microsoft Gold Certified Project Management partner) fue el de
proveer de informacin confiable en tiempo real acerca de la utilizacin de los recursos a travs la
explotacin de minera de datos del sistema integrando su sistema de planeacin de recursos (ERP) con
sistemas de otras lneas de negocio. El cliente utiliza SAP como el sistema corporativo donde los
reportes de horas reales y carga de trabajo planeada se encuentran centralizadas.
Este cliente tambin ocupa otros sistemas externos de calendarizacin, planeacin y pronsticos
(ClickSoftware) para identificar cargas de trabajo y disponibilidad de recursos. Todos sus sistemas de
planeacin de recursos y lneas de negocio no se encontraban integradas y no cubran con sus
necesidades de planeacin de calendarios de trabajo en funcin de la capacidad y demanda de recursos.
Microsoft Project Server 2010 fue introducido para proveer la capacidad de calendarizar y planear
equipos de trabajo a travs de un entendimiento claro de la disponibilidad de los recursos. Ha sido vista
como una solucin tecnolgica que puede integrar el complejo y difcil reporteo de tareas, mapear
registros reales y calendarizar recursos y asignaciones.
Requerimientos del Cliente

Los siguientes requerimientos del cliente fueron crticos para la integracin entre MS Project Server
2010 con SAP. Estn agrupados de acuerdo a sus categoras.
1. Administracin de Recursos:
Es importante que de manera proactiva y reactiva se puedan administrar los requerimientos de los
recursos a travs del ciclo de vida del proyecto. Los gerentes de recursos y proyectos necesitan entender
tanto la capacidad al corto plazo como al largo plazo de la organizacin.
Los requerimientos clave en esta rea incluyen:
Integracin entre Project Server 2010 con SAP R3 (CATS), SAP CO, y otros sistemas de recursos
humanos para la calendarizacin de recursos
Obtener los calendarios con la disponibilidad de recursos /SAP R3) y traducir esta informacin
en los calendarios del proyecto, la disponibilidad de recursos (considerando los cambios que se
presenten mensualmente)
Habilitar escenarios Que pasara si y reportes que permitan a los usuarios finales y
planeadores aprovechar el Nuevo cliente de Project 2010 para el balanceo diario y semanal de la
carga de trabajo, poder planear y establecer pronstico de las asignaciones de recursos.
Contar con la visibilidad real de la informacin de la capacidad y disponibilidad de los recursos

as como sus cambios mensuales.
2. Contabilidad y Planeacin de Costos:

Capturar las estimaciones de costos reales que permitan a los gerentes evaluar el desempeo financiero
del proyecto durante su ciclo de vida. El personal de la gestin de proyectos y de recursos necesitan de
manera sencilla y veraz obtener informacin financiera de los diferentes sistemas de las lneas de
negocio de la organizacin (LOBs).
Requerimientos financieros clave incluidos:
Utilizar esfuerzos reales, costos actual de proyectos, regiones y diversos departamentos de la

organizacin
Utilizar Project Server 2010 y Project Pro 2010 para poder modelar y planear a travs de analizar
impactos probables en los pronsticos de los costos y evaluar las soluciones de recursos que
presenten el mayor costo - beneficio
Establecer la habilidad de obtener mltiples tarifas de costos de los recursos a lo largo del
tiempo
3. Planeacin y Pronstico:
Planeacin de la capacidad y anlisis de pronsticos para los recursos crticos con las habilidades
correctas en el tiempo adecuado para la organizacin y los proyectos. Cuan mejor sea la planeacin y
pronstico de recursos estaremos aumentando la fiabilidad de completar y entregar los resultados del
proyecto a tiempo.
La habilidad para cumplir los siguientes requerimientos de planeacin:
Apalancar el poder de Project Server 2010 para entregar pronsticos efectivos en tiempo y costo
a travs de soluciones de minera de datos
Administrar miles de asignaciones de los recursos, cargas de trabajo y permitir a la organizacin
conocer esta informacin generada por diferentes regiones, territorios, distritos y municipios.
Maximizar el ROI de la planeacin de la capacidad estratgica de recursos a travs de Project
Server 2010 a travs de la integracin efectiva con la informacin de costos de SAP.
Crear vistas de tiempo elapsado para la planeacin, informacin real y carga de trabajo.
Pre-carga de los escenarios de balanceo de carga de trabajo que resuelvan el 80% de las tareas a
balancear que actualmente son manuales o realizadas en otros sistemas.
4. Anlisis de Usuario Final / Reporteo y Necesidades de Trabajo

Uno de los retos ms fuertes que enfrentan las organizaciones es la manera de recolectar, analizar,
reportar y tomar decisiones con una cantidad enorme de informacin que proviene de diferentes
sistemas y con diferentes formatos.
Los requerimientos de los usuarios finales para esta solucin incluyen:

Exportacin de datos de Project y Project Server directamente a Office 2007 y Office 2010
Capacidad de usar tablas pivotes tanto para anlisis de Sharepoint Server y Excel
Exportacin de datos desde Project Server para anlisis y auditoras de QA acerca del registro de
tiempos y reportes desde SAP
5. Requerimientos de Negocio / Costo de Alto Nivel:

Los requerimientos clave de negocio y costo que ayuden a empujar la creacin de la solucin:
Cero costos de licenciamiento adicional

o Debido a que otra plataforma (no Microsoft) requiere de costos adicionales de
licenciamiento para crear escenarios o agregar recursos en su base de datos, Project
Server le permite al cliente agregar y utilizar todos los recursos empresariales de la base
de datos, lo cual permite tener costos de licenciamiento nulos, al utilizar los escenarios
de planeacin con recursos empresariales, as como utilizar la herramienta para el
pronsitico de la demanda de recursos
o Los recursos debern poder modelarse en la herramienta y no depender de multiples
archivos de proyectos
o Centralizar recursos y estandarizar los metadatos de la base de datos de la empresa
como un paso clave para obtener visibilidad y control de la disponibilidad de los mismos,
cuales son sus habilidades y en donde se localizan. La habilidad de integrar a los
recursos a travs del Active Directory es un requerimiento clave.
o Un requerimiento / beneficio clave fue que no existieran costos incrementales al
agregar recursos a la base de datos de recursos (reales o genricos). ste tambin es
una ventaja clave sobre la integracin manual de informacin.
Respuesta al mercado para las soluciones con las que cuenta la organizacin, modelacin e
integracin de SAP y otros sistemas dentro de un ciclo de planeacin
El mantenimiento del sistema debe ser prcticamente nulo debido a que los usuarios finales
sern los dueos de la informacin
Revisar la habilidad de Project Server para ayudar a sustituir sistemas ms caros y menos
funcionales sin eliminarlos por completo.
Enfoque de la Solucin, Pasos, Problemas y

Soluciones
Esta seccin describe el enfoque que dio Advisicon para entregar la solucin, detallando la situacin
actual, incluyendo los sistemas existentes y cualquier riesgo identificado. Lo productos tcnicos que
fueron utilizados en la solucin final se describen en esta seccin. Los pasos planeados de
implementacin se describen en esta seccin, as como, problemas a los que se enfrent la
implementacin y la manera en que se resolvieron.
Sistemas existentes del cliente:

El sistema ClickView haba sido utilizado para rgistrar la disponibildiad de cada da. La informacin se
captura por cada recurso y no por rol (dentro del distrito y grupo de ciudad). El sistema de SAP se
utilizaba para capturar informacin real pero no contaba con informacin de la planeacin. Las hojas
de Excel se utilizaban para capturar informacin planeada de manera manual al inicio del ao.
La informacin no poda ser mapeada entre los sistemas debido a las diferencias en la estructura
de los datos y elementos de rastreo
Los cambios en los elementos de los datos en SAP requera mucha inversin de tiempo y otros
sistemas de ERP eran caros y no flexibles para una rpida adaptacin y creacin de escenarios
que pasara si
nicamente el proveedor del software podra realizar los cambios que se requeran y cada
modificacin era cara y requera de una alto inversin de tiempo
El rea de TI era un departamento sub-contratado, por lo que los cambios o reportes solicitados
tomaban das o semanas en poderse generar cuando otras reas los podan realizar en MS
Project en minutos
Project Server 2010 encajaba perfecto en la planeacin de TI y ofreci una oportunidad sencilla
para continuar con el despliegue de Microsoft SharePoint Server.
Los reportes de pronsticos no existan o no estaban accesibles a los equipos de planeacin y
recursos para los pronsticos
La informacin que proviene de registros actuales no se poda mapear al trabajo de planeacin
que los gerentes de planeacin utilizaban en Excel, ClickSoftware y tomaba hasta un mes o mas
convertir y revisar esta informacin
La conversin de informacin de SAP tomaba das en realizarse ya que no contaban con un
sistema de calendarizacin que mostrara las tareas
La poca funcionalidad de la naturaleza dinmica de las herramientas de planeacin de SAP y
otros productos no permitan una interface sencilla como la que provee Project
Las decisiones que llevaron a utilizar Project Server con el mdulo conector de SAP fueron:
Project Server permite capturar fcilmente toda la informacin del proyecto, tareas y recursos,
as como su estructura de asignacin
o Esta estructura permiti que la solucin fuera til para la planeacin de recursos y
administracin de la demanda
La infraestructura de Project Server para capturar las lneas bases e informacin actual es nativa,
intuitiva y pude actualizarse de manera fcil y generalmente a travs de varios ciclos de
planeacin
Las vistas de Project Server y reporteo estn basadas en SharePoint Server y la informacin
expuesta puede ser utilizada en Excel, Excel Services, Performance Point y otras herramientas de
minera de datos que son parte del sistema de Office o SharePoint Server.
La implementacin de la infraestructura de Project Server y su interface son muy sencillas y
Project Pro permite a los usuarios finales planear y visualizar el tiempo de los recursos, su
utilizacin y grficas de uso
Sistemas Tcnicos y Productos Clave Utilizados:

Fue crtico para el xito de la solucin la integracin de diferentes tecnologas y aplicaciones de negocio,
para proveer en tiempo y costo reportes de pronsticos de la utilizacin de recursos a travs de la
minera de datos a travs de la integracin de Project Server 2010, SAP y otras aplicaciones de negocio.
El enfoque inicial de la solucin fue identificar los componentes tcnicos involucrados, no solamente los
del lado del cliente, sino despus del levantamiento de requerimientos. A continuacin se encuentra
una lista de elementos funcionales que se utilizaron para completar la solucin final. Como se puede
observar, muchos de stos son estndar para Project Server o SharePoint Server, as como de otros
sistemas pre-existentes incluyendo SAP.
Flujos de Trabajo- las reglas de negocio para asignar recursos a los equipos estaban en tablas de
configuracin y transformacin con mltiples niveles de asignacin lgica. Las tablas de
transformacin se utilizaban para capturar informacin mapeada entre diferentes sistemas
Project Server 2010- provee habilidades innovadoras a travs del ciclo de vida completo y ayuda a
las organizaciones a entender la demanda, inicio efectivo, seleccin, planeacin y entrega de
proyectos en tiempo y presupuesto
Project Professional 2010- es el cliente que provee la habilidad de administrar y calendarizar a los
recursos, as como tambin brinda la interface que provee grficas que permiten desplegar la
informacin de las asignaciones
SharePoint Server 2010 provee la habilidad de crear sitios web para compartir informacin,
colaborar y administrar listas tales como riesgos, problemas y provee la habilidad e generar reportes
a travs de la minera de datos
SAP (CATS) es la aplicacin utilizada para rastrear el tiempo y asignaciones de los empleados. La
informacin es registrada y puede ser transferida a otras aplicaciones y componentes de la suite de
SAP.
SQL Server es una base de datos relacional cuya funcin principal es almacenar informacin y
mostrarla
conforme
se
solicite
por
otros
sistemas.
Project Server PSI- aplicaciones para Project Server 2010 utilizan la interface de Project Server (PSI),
que es un conjunto de servicios Web construidos en Microsoft .NET Framework 3.5 y Windows
Communication Foundation (WCF). La interface, en conjunto con Project Server Eventing Service,
muestra la funcionalidad y datos que los desarrolladores pueden utilizar para extender Project
Server
e
integrarlo
a
otras
aplicaciones.
Project Server Web Services Microsoft Project Server 2010 es un sistema multicapas que extiende
la arquitectura introducida por Project Server 2007. La arquitectura de Project Server incluye Project
Professional 2010 y Project Web App. La interface con el usuario final se comunica a travs de una
capa intermedia a travs de los servicios web de PSI, que a su vez se comunica con la capa de
obhetos de negocio
.NET Framework/SQL Server Integration Services (SSIS) este paquete fue creado para obtener
informacin de los sitemas de Click View .NET 4.0 en conjunto con la tecnologa LINQ fue utilizado
para integrar inforamcin de ClickView, con informacin planeada
y real.
ClickSoftware es una solucin que permite optimizar y administrarel trabajo del negocio. Fundado
por Founded by Dr. Moshe BenBassat, un profesor universitario, ClickSoftware tiene sus races en la
academia y ha sido utilizado para calendarizar grandes equipos de trabajo dentro d elas
organizaciones.
Pasos planeados de la solucin:

Despus de mapear el flujo de trabajo de la solucin y definir los requerimentos, revisamos la
configuracin de SAP y los otros sistemas de ERP que el cliente quera integrar con Project Server.
Creamos un flujo de trabajo que permitira a los servicios web, subscripciones y publicacin de
datos a ser utilizados no solo por el conector sino por otros sistemas.
Para cualquier organizacin que desee utilizar este enfoque de solucin contra un mdulo preconstruido los siguientes pasos son importantes para que la organizacin logre la integracin de
manera correcta y pueda extraer los datos externos y colocarlos en Project Server.
1. Mapear la configuracin de PS 2010 (servidor y clinete) as como la informacin a mapear,
integrar y reportar
o Asegurarse de que entiende los campos de project server y su ubicacin (tarea, recurso,
proyecto y asignaciones)
o Al identificar su ubicacin puede explotar la PSI as como asegurar el correcto uso de las
vistas y reportes con la inforamcin que desea extraer
2. Liste los algoritmos y automatizacin de los flujos de trabajo de auto-asignacin de trabajo para
diferentes recurso
o Al identificar cualquier transformacin de datos, podr aplicar una pre-nivelacin de
recursos y validar que la inforamcin de las asignaciones es correcta antes de migrarla a
Project Server.
o Creamos algunas rutinas con nuestro mdulo de conexin que permite realizar esta
actividad de manera rpida y evita la manipulacin manual de informacin lo que
permite contar con una buena integridad de los datos que vienen de otros sistemas
3. Crear al agente de extraccin y validacin:
o Este es el punto clave de la solucin y de los servicios web donde toma lugar la
publicacin de toda la inforamcin
o Es importante notar que contar con este agente de publicacin y suscripcin, en lugar
de otros sistemas de negocio pude usar la inforamcin de project para reportar y
atender las necesidades de las lneas de negocio.
4. Explotar la PSI para mover informacin en Project Server
o Siempre puede explotar PSI para trabajar con datos y asegurar su correcta publicacin
en las tablas de las bases de datos
5. Explotar Project Pro para establecer lneas base y reportes de tiempo elapsado, vistas y modelos
o Project Pro permite establecer lneas bases y realizar actualizaciones para publicar en
vistas y validar errores
o Sabemos que usar Project Pro reduce significativamente la programacin que se pudiera
realizar en caso de no contar con el cliente de Project gracias a su comportamiento y
automatizacin de VBA.
6. Completar y establecer el mdulo de automatizacin que corre el proceso sin la intervencin de
las personas
Riesgos descubiertos y solucionados:

Durante el diseo y construccin de la solucin de SAP / CATS, nos eonctramos con algunos
problemas que necesitan resolverse.
En cualquier proyecto normal es fcil enfrentarse con estas situaciones. Esperamos que se beneficie
de nuestra experiencia y pueda elminar situaciones similares a las que comentaremos a
continuacin.
Estabelcer la lnea base al sobre-escribir la vista de utilizacin de recursos con informacin real
de esfuerzo y costos, ya que de lo contrario no se cargar de manera automtica como lo
requieren los planeadores.
o Se utiliz la interaface PSI para establecer la lnea base del esfuerzo, mostrar registros
reales, as como las vsitas de tiempo elapsado e importacin de datos
o La solucin apalanc Projecto Pro como parte de la solucin y automatiz la creacin de
las lneas bases cuando se guadaban.
Durante la planeacin y guardado de informacin, el calendario del proyecto puede perder
informacin si las lneas bases y otras deciciones clave tomadas se almacenaron y extrajeron.
o Esto se resolvi a travs del archivo de project pro, ah se guard la planeacin,
pronsticos y escenarios qu pasara si
El cliente tuvo problemas interpretando vistas de tareas, proyecto, recuros y utilizacin de
recursos, donde no se encontraba toda la inforamcin en una tabla. Ellos queran combinar
elementos que tpicamente no van juntos.
o Se crearon y actualizaron algunos campos empresariales adicionales
o Se capacit a los usuarios finales para ayudarles a interpretar las vistas de manera
correcta
Se consider para la generacin de las vsitas y la configuracin, todo cambio en los datos y
procesos de transformacin, as como la carga de datos para ayudalres a identificar informacin
histrica, de capacidad y demanda.
o Se crearon macros para ayudar a mover los detalles de los recursos de una vista a otra
utilizando el Task ID o Resource ID para volver a centrar la vista a la tarea o recurso
apropiado dentro de las distintas vistas
La complejidad de la capacidad de los recuros se tuvo que configurar en Project Server
permitiendo cambios mensuales de la dispoinibilidad, capacidad y trabajo planeado de los
recursos
o El buen uso y conocimiento del funcionamiento de la interface PSI ayud a cerrar esta
brecha al utilizar la funcionalidad nativa provista por el software
o Utilizar las tablas de tarifa de costos y la habilidald de project para identificar los
cambios en la disponibilidad de los recursos fue ms sencilla y simple, de la misma
manera la insercin de datos en la base de datos.
Solucin Final
El cliente revis diferentes soluciones para establecer esta integracin y decici excluir las
soluicones de otros proveedores debido al costo para poderlas implantar y darles mantenimiento.
En este caso, debido a la sensibilidad de la naturaleza del trabajo, prefirieron administar su
informacin de manera interna y decidieron realizar intentos menos costosos antes de buscar una
solucin nueva con otro proveedor.
Debido al deseo de automatizar y brindar ms herramientas a los equipos de planeacin de
recursos, la solucin fue instalada y configurada en menor tiempo de su estimacin original para
implementar Project Server.
La siguiente pgina muestra los detalles en un diagrama de la solucin final con una tabla que
describe los componentes clave y las actividades de la solucin que Advisicon propuso para el
mdulo de recursos y registros reales implemtantada para este cliente canadiense.
Diagrama de Integracin entre Project Server / SAP:

Error! Reference source not found. Ilustra el diagram de los components clave de este infoque de implementacin.
2
Planned Data
SQL Server
SSIS Package
Planned
Data
Log File
PWA
Scheduled
SSIS Package
Resource Data
Project Server
WebService
Import Program
Weekly Schedule
SAP Actual
Weekly Data
File
File Server
SAPFiles
Folder
4
Microsoft Project
Macro
Figure 1 - Overall Solution
CAT Module
Detalles de los pasos clave de la integracin:

1
4
5
Los administradores de recursos / usuarios finales realizaron la planeacin de sus calendarios para todos los equipos de trabajo de la
organizacin en un libro de trabajo de Excel. La informacin del Trabajo Calendarizado Planeado consisti de inforamcin del cliente,
region y territorio, con las unidades de trabajo de los recursos as como del desglose de horas estimadas para cada mes durante todo el ao.
Al apalancar SSIS se logr leer los paquetes de informacin de la planeacin desde los libros de trabajo de Excel para poderlos cargar en las
tablas de la base de datos SQL. Este paso es muy imporante ya que se creo para el cliente un proceso estndar para la carga de recursos,
asignaciones y as poder balancear las cargas de trabajo para colocar la informacin en una tabla de informacin lista para poder ser
utilizada por Project Server, Project Professional o cualquier cubo OLAP en caso de ser necesario.
El paquete de SSIS obtiene la informacin de los recursos (recurso, agrupacin, habilidaes, disponibilidad y vacaciones) a travs de la
tecnologa de ClickView utilizando vnculos con el servidor. El paquete de SSIS se calendariza via un agente de SQL para obtener la
informacin durante la noche.
El modulo de SAP / CATS exporta informacin real a archivos con formatos especficos y coloca la informacin en un folder compartido a
travs de FTP o durante la noche. La informacin real consta de unidades y horas de cada mes desde el inicio del ao hasta el da de hoy.
Esto fue programado para establecerse de acuerdo a los intervalos de tiempo que el cliente requiere (diario, semanal, mensual)
La consola de .NET corre de manera seminal como una tarea calendarizada que obtiene informacin real del folder compartido e importa la
informacin real a la estructura de las tablas de la base de datos.
El programa de la consola de .NET realiza las siguientes acciones a travs del PSI de Proejct Server
Respalda la informacin de los campos de notas, resguardando comentarios y otra acciones de planeacin o calendarizacin que
son ingresadas por el usuario en project con la finalidad de que permanezcan intactas al momento de la carga
Elimina proyectos y recursos
Agrega todos los proyectos en Project Server
Agrega recursos a la base de datos de recursos de Project Server y realiza los ajustes necesarios para los recursos activos / inactivos
Asigna equipos y recursos locales a Project Server y los asigna a los campos de asignaciones
Agrega todas las actividades de planeacin de los proyectos usando informacin y notas (respaldo tomado desde el inicio del
proceso)
Agrega la infirmacin de trabajo actual y otra informacin real desde SAP en los campos personalizados de las tareas en los campos
de Project Server
Realiza la asignacin de tareas utilzando reglas de negocio (guardadas en las tablas de SQL) en funcin de la disponibilidad de
recursos. Si el recurso esta totalmente asignado, entonces la asignacin o balanceo de carga de trabajo va al siguiente nivel del
recurso y asigna el trabajo restante, con base a las reglas de balanceo de carga de trabajo del cliente.
Actualiza los campos perosnalizados de los recursos para capturer la capacidad remantente basada en las vacaciones, das festivos
8
9
calendarizada en ClickView
Protege y desprotege los proyectos publicados
Al apalancar la automatizacin con .NET, logramos explotar el poder de Project Professional para maximizar y estandarizar el esquema y
visualizacin del calendario del proyecto.
La automatizacin abre y corre una serie de macros de VBA para que el usuario final prepare las vistas y esquemas para la
generacin de reportes que le soliciten a travs del uso de Project Pro, el cual usa la automatizacin provista por .NET
Crea y actualiza la lnea base utilizando un cdigo de macros.
Actualiza informaicn actual desde los campos personalizados a los campos reales en Project
Protege y publica los proyectos
Abre Project Pro desde una instancia de PWA utilizando internet explorer para mostrar la informacin de la asignacin de recursos para
poder la administracin normal de los mismos, reportes, planeacin y generacin de escenarios en Project Server.
Abre Project Pro utilizando Microsoft Project. Utiliza vistas de tareas personalizadas, asignaciones y recursos para poder realizar el balanceo
de recursos, planear y analizar el impacto estratgico del trabajo de los recursos; tambin apoya en generar el pronstico del proyecto que
puede ser comunicado a travs de reportes al equipo del proyecto
Integracin entre Project Server y SAP:

Figura 2. Ilustra la integracin entre ClickView, SAP y los componentes de Project Server 2010 en
un alto nivel. Vnculos directos entre las tablas o la exportacin de reportes de SAP son opciones
aceptables.
La informacin de la TAREA viene de Excel (informacin planeada) y de SAP / CATS (informacin
real), el vnculo directo entre SAP / CATS es una opcin viable. El cliente decidi mantener la
solucin simple y desarrollamos reportes y queries para crear de una manera sencilla las vistas y
extraccin de datos de Excel para colocarlos en las tablas de SQL.
La informacin de los RECURSOS viene de ClickView directamente de los queries y vnculos con
la fuente de la informacin
La informacin de las ASIGNACIONES donde aplican las reglas de negocio al utilizar mltiples
niveles de asignacin permite defininir las asignaciones basadas en tiempo elapsado. Tambin
logramos migrar la informacin de la disponibilidad planeada para todo el ao (a travs de
refrescar o sinconizar la informacin) para que la capacidad real de los recursos sea vigente y
consistente a la informacin de los sistemas externos de su ERP.
TASK
Business Rules
(.NET)
PROJECT
ASSIGNMENT
RESOURCE
Figura 2 Integracin entre Project Server, SAP y ClickView
Infraestructura del Servidor:

Existen 3 sistemas utilizados durante la integracin con project server. Project Server 2010 se
instala en 2 servidores, el servidor web y el servidor de la base de datos. Los sistemas ClickView
y SAP estn conectados utlizando tecnologa que permite vincularlos desde el servidor de base
de datos. La figura 3 muestra este esquema.
El ambiente es estndar para la mayora de las organizaciones al establecer servicios web o
contar con un servidor Web con sistemas de ERP para que los usuarios finales accedan a la
informacin.
Infrastructure Diagram
Web Server 1
Project Server 2010 Farm
Database Server
Database Server
Linked Server
ClickView System
Web Server 2
SAP/CATS System
Figura 3 Infraestructura de Servidores
Vista y Reportes del Usuario Final:

El cliente necesitaba explotar mucha de la informacin de su planeacin, seguimiento y
funcionalidad de reportes de Project Professional para comprar desviaciones y
sobreasignaciones a travs de la comparacin entre la informacin planeada y la real.
Este es un ejemplo de un reporte donde el cliente revisa el trabajo planeado, los reales y donde
puede identificar si existen sobreasignaciones o tiempo disponible de los recursos.
Note que la informacin de sta vista viene de los reports de planeacin, extractos de SAP / CATS
y de otros sistemas de informacin externa para as poder mezclarlos con la planeacin de
informacin de proyecciones futuras.
Los clculos se desarrollaron para ayudar en la identificacin y generacin de alertas a travs de
indicadores grficos en el caso de que la informacin est por debajo o por arriba de la
planeacin as el cliente podra utilizar la herramienta de planeacin de equipos y otras visatas
de utilizacin de recursos para revisar este tipo de situaciones.
Vista #1:
Figura 4 Ejemplo de la vista de utilizacin de tareas y planeacin

Es importante notar que el cliente utiliz todas las vistas estndar de Project Pro (Gantt, calendario,
utilizacin de tareas y recursos) pero decidi crear algunas vistas personalizadas que enfatizaran las
agrupaciones clave y filtros asociados a la planeacin de su organizacin.
Los 99 niveles de Deshacer fueron probados para que pudieran realizar modelos Que pasara
si? complejos para resolver diferentes escenarios de asigancin de recursos antes de publicar
los cambios en Project Server.
Vista #2:
Figura 5 Ejemplo de la Vista de Asignacin de Recursos / Planeacin y Seguimiento de la

Utilizacin
La planeacin de recursos fue el principal motivo del proyecto as como contar con toda la informacin
consolidada en Project Server para el anlisis de recursos as como contar con vistas tilies en
PerformancePoint y Servicios de Excel para la direccin.
Las personas encargadas de planear recursos prefieren Project Professional para realizar sus actividades
de planeacin y proyeccin de actividades. Existen vistas adicionales que se dejaron creadas, pero
debido a temas de confidencialidad no podemos mostrarlas
Vista #3:
Figura 6 Ejemplo de la vista de Lnea base de los Recursos / Planeacin / Reales / Proyeccin
Resultado y Beneficios de la Solucin

En trminos generales los beneficios recibidos por el cliente se ven en la planeacin, proyeccin y
revisin de informacin real de sus recursos. Lo que generalmente el cliente haca a travs de revisiones
manuales en hojas de clculo como resultado de obtener informacin no estandarizada de manera
manual de diferentes sistemas para integrarla y comprarala en Excel ahora esta integrada, estandarizada
y mostrada visual y grficamente.
A continuacin se muestran algunos de los resultados obtenidos por el proyecto. Sin duda alguna, si su
organizacin utiliza este enfoque de solucin, podrn ver resultados similares y aumentar sus
habilidades con el uso integrado de la informacin entre SAP, Project Server, SharePoint Server y Project
Professional.
Resultados:
El cliente haba establecido objetivos iniciales para el proyecto y stos no solo fueron cumplidos sino
que tambin se excedieron, gracias al hecho de que los encargados de planear los recursos de la
organizacin ahora pueden personalizar vistas, re-priorizar, re-asingar recursos a travs de PWA,
Project Professional, facilitando la organizacin de sus equipos de trabajo.
Estos son algunos de los resultados finales que entreg el Conector de Advisicon para la integracin
de SAP y Project Server:
1. La solucin final esta automatizada y corre durante la noche, semanalmente o cada vez que se
requiere actualizar la informacin.
2. El modelo de los usuarios finales les permite revisar escenarios de la informacin real contra la
planeada para modificar su planeacin y proyeccin de proyectos.
3. Este enfoque permite los 99 niveles de Deshacer y archivar y respaldar la informacin a utilizar
para la planeacin y modelacin de escenarios (a travs de usar los archivos fuera de lnea para
las reuniones de trabajo).
4. La generacin de reportes en SharePoint basada en el uso de las caractersticas y funcionalidad
nativa de Project Server y SharePoint Server en conjunto.
5. La inversin de tiempo y costo fue menor de lo que tom al comit ejetucivo, definir y revisar
otras soluciones de PPM (SAP, CA Clarity y HP).
6. Project Professional permite a los usuarios finales realizar palneacin y escenarios qu pasara
si con muy poco entrenamiento permitiendo a los encargados de planear los recusos y
calendarios crear sus propios filtros, agrupaciones y reportes con las diferentes opciones nativas
de las herramientas de PPM de Microsoft.
Beneficios de la Solucin:
El cliente se mostr muy satisfecho y pudo confirmar el rpido retorno de la inversin gracias a la
integracin de los mduos y automatizacin de la solucin que entregamos.
A continuacin se muestra una lista de mtricas que enfatizan el valor de utilizar Project Server,
SharePoint Server y Project Professional en conjunto.
1. La planeacin de recurso se redujo en un 50% permitiendo aumentar la productividad e los
equipos y mejorar las proyecciones y crecimiento del negocio.
2. Se redujo el tiempo para analizar el trabajo real realizado por los recursos de semanas a das
para poder analizar el impacto del trabajo realizado contra el planeado e identificar el nivel de
desmepeo de los equipos de trabajo.
3. Project Server habilit escenarios Que pasara s... sin costos adicionales (otros sistemas de
ERP cuentan con estos mdulos a costos muy elevados).
4. El proceso elimin 80% del esfuerzo manual al construir y recolectar la informacin requerida
para generar los reportes que pudieran ser analizados para re-estructurar la estragegia de
trabajo.
5. El cliente estuvo muy satisfecho con la interface de Project Professional 2010 que permite la
construccin de diferentes niveles de agrupacin, vistas y reportes en minutos para poder
responder a las necesidades de la direccin en minutos.
6. Se dejaron de utilizar reportes manuales y el nivel de certeza en los reportes nuevos para la
planeacin y proyeccin de trabajo se redujeron en un 90%.
7. La integracin de la solucin mostr ahorros en licenciamiento de otros productos que pudieran
realizar las mismas actividades. El costo del proyecto ahorr ms que los costos anuales de otros
productos, incluyendo capacitacin en Project Professional, SharePoint Server y Project Server.
Opciones de Integracon con SAP

Mientras Advisicon ha creado una integracin personalizada para SAP con Project Server, es
importante listar otros proveedores con soluciones que pueden resolver la integracin entre las
herramientas.
Otros proveedores:
Conforme Project Server ha ganado visibilidad como una aplicacin empresarial y una solucin clave
para la administracin de proyectos y portafolios, los clientes se estn dando cuenta de su
necesidad de integrar esta solucin con otros sistemas de ERP tales como SAP, Oracle y PeopleSoft.
En adicin a la solucin peronalizada del cliente descrita en este documento, exiten 3 proveedores
de soluciones que tambin permiten el intercambio bidireccional entre MS Project Server y SAP. A
travs de mecanismos exhaustivos, stos puentes permiten asegurar la consistencia de toda la
informacin mapeada en los sistemas.
A continuacin se listan dos socios de negocio de Microsoft que ofrecen conectores con SAP:
Campana-Schott - CS Connect
The Project Group (TPG): PSLink
Por favor consulte la pgina oficial de Microsoft donde podr encontrar otros socios de negocio que
puedan satisfacer este tipo de soluciones
http://www.microsoft.com/project/en-us/solutions.aspx.
Otros recursos:
A continuacin se muestran otros recursos en el caso de que desee desarrollar su propio conector:
1. BizTalk Server es una solucin de integracin de Microsoft. BizTalk Server 2010 provee una
solucin que permite a la organizacin conectar fcilmente sistemas diferentes. Incluye 25
adaptadores multiplataforma y una infraestructura muy robusta que permite la mensajera,
BizTalk provee la conectividad entre sistemas clave de negocio y fuera de su organizacin
2. Project 2010 Software Development Kit (SDK) contiene documentacin, muestra de cdigos,
artculos y referencias de programacin que ayudan a personalizar e integrar Project 2010 y
Project Server 2010 con una gran variedad de otras aplicaciones de escritorio y de negocio para
la administracin de proyectos empresarial.
3. Business Connectivity Services overview (SharePoint Server 2010)
4. Microsoft and SAP Alliance
Resumen y Puntos Clave

Esta solucin fue un ejemplo del enfoque reciente y eficaz que Advisicon ha utilizado para ayudar a sus
clientes a explotar su solucin de Project Server. Es importante entender que el costo y sencillez de uso
de Project Server y Project Profesional ayudan a tener una buena visibilidad y planeacin de proyectos
de las organizaciones. Microsoft Project Server 2010 ayuda a las organizaciones en la toma de decisiones
para la administracin de proyectos, programas y portafolios.
Esta no es una nica solucin. La integracin de MS Project Server y SAP as como otras soluciones de
ERP, es un escenario que cada vez solicitan ms los clientes de Project Server a nivel mundial. Note que
Project Server 2010 ofrece la integracin predeterminada con Microsoft Dynamics SL y Dynamics AX. La
necesidad atender la proyeccin de recursos y la mezcla entre la informacin real de los sistemas de
RRHH con las asignaciones calendarizadas crecen cada vez ms, obligando a la direccin administrar de
mejor manera sus recursos a travs de la empresa.
Los sistemas como SAP y Microsofts Dynamics son los ms comunes para registrar la informacin real
de las asignaciones de los recursos, de cualquier manera las PMOs generalmente utilizan herramientas
como MS Project Server 2010 para realizar la planeacin y proyeccin de la asignacin de recursos y
atiendien problemas en tiempo real acerca de la capacidad organizacional de recursos.
Los siguientes puntos nos recuerdan las consideraciones vitales que se presentaron en este documento
/ Caso de xito.
Estas soluciones funcionan para sistemas diferentes, no slo para SAP, incluyendo otros ERPs
como el de Microsoft, Oracle, Sage o JD Edwards, escencialmente cualquier sistema que utilice
informacin de bases de datos relacinoales.
Project Server 2010 en conjunto con los ERP existentes o sistemas de datos proven una solucin
escalable y efectiva en costo que maximiza la capacidad de reportar y administrar la demanda y
reporte de recursos.
Ya sea que compre un mdulo pre-desarrollado o debido a la complejidad de SAP y su
configuracin; es mejor apicar la integracin personalizada con Project Server; es posible y es
ms eficiente en costo y tiempo
Los riesgos y camino de solucin identificado en este documento ayuda a las organizaciones a
adoptar rpidamente un ambiente de Project Server 2010 sin dejar de utilizar los sistemas
actuales de la organizacin. Este enfoque permite un rpido retorno de inversin para
organizaciones con presupuestos limitados o que deseen mostrar rpidamente el potencial de
Project Server y Project Professional 2010.
Con la integracin de sistemas de ERP y Project Server, es posible continuar expandiendo la
funcionalidad de generar reportes a travs de la minera de datos en SharePoint Server en un
ambiente de Excel Services, Visio y las herramientas de generacin de reportes de Microsoft

Project Server/SharePoint Server.
Glosario
Enterprise Project Management (EPM) conjunto de procesos, mtodos y herramientas que no solo
sirven para planear y monitorear proyectos, sino para crear portafolios (por presupuesto, ao fiscal,
lnea de negocio, etc.) a esto se le conoce tambin como Administracin del Portafolio de Proyectos.
EPM ayuda a las organizaciona a ganar visibilidad y controlar el trabajo a travs de la organizacin,
mejorando la toma de decisiones y alinendose a la estrategia de negocio, maximizanod la utilizacin de
recursos, y mejorando la ejecucin del portafolio para optimizar el retorno de inversin.
Lnea de negocio (Line Of Business) es un trmino que se refiere al conjunto de productos
relacionados que sirven a un cliente en particular, transaccin o necesidad de negocio (ventas,
mercadotecnia, finanzas, soporte a clientes, etc.).
Aplicaciones de lneas de negocio ( (LOB Apps) son aplicaciones crticas vitales para administrar una
empresa (contabilidad, cadena de suministro, aplicaciones de planeacin de recursos). Las aplicaciones
generalmente son grandes aplicaciones que contienen un nmero integrado de capacidades y estn
conectadas a un sistema de administracin de bases de datos.
Administracin del Portafolio de Proyectos (APP) es un estndar recientemente adopatado que
describe la alineacin del software de la organizacin, proyectos y portafolio para su anlisis y
colaboracin. APP optimiza la administracin de actividades para facilitar y cubrir de manera exitosa los
objetivos de negocio y tcnicos.
Project Server Interface (PSI) es un conjunto de servicios construidos en .NET framework 3.5 y
Windows Communication Foundation (WCF). El PSI, con el motor de servicio de Project Server, muestra
la funcionalidad e informacin que los desarrolladores pueden utilizar para extener el uso de Project
Server e integrarlo a otras aplicaciones.
SAP es una corporacin alemana que desarrolla software para que las organizaciones adminsitren sus
operaciones y relacin con clientes. Su casa matriz se encuentra en Walldorf, Baden-Wrttemberg, con
oficinas regionales alrededor del mundo. SAP es el lder en el mercado en soluciones de ERP.
ClickSoftware - es un proveedor de soluciones automatizadas y optimizadas para la fuerza de trabajo el
el campo de servicios de negocio. Fue fundado por el Dr. Moshe BenBassat, un profesor universitario.
ClickSoftware tiene sus raices en la academia y se utiliza para administrar y calendarizacin el trabajo a
travs de las organizaciones.
Referencias
Recursos para Microsoft Project 2010:
Informacin de producto
Sito web de Project 2010: http://www.microsoft.com/project

Project Team Blog: http://blogs.msdn.com/project
Casos de estudio: http://www.microsoft.com/project/en/us/customer-success.aspx
White papers: http://www.microsoft.com/project/en/us/articles-white-papers.aspx
Ayuda del Producto para el Usuario Final
Project 2010 Ayuda http://office2010.microsoft.com/project-help

Project 2010 Ayuda http://office2010.microsoft.com/project-server-help
Contenido interactivo videos, sesiones y webcasts
http://www.microsoft.com/showcase/en/US/channels/microsoftproject
http://www.microsoft.com/events/series/epm.aspx
Imagen de demo de Project Professional 2010 y Project 2010:
Descarga: http://go.microsoft.com/?linkid=9713956
Hosted Virtual Lab: http://go.microsoft.com/?linkid=9713654
IT Professional - TechNet
Tech Center: http://technet.microsoft.com/ProjectServer

Admin Blog: http://blogs.technet.com/projectadministration
Desarrolladores - MSDN
Developer center: http://msdn.microsoft.com/Project

Programmability blog: http://blogs.msdn.com/project_programmability
Preguntas? Bsque o praegunte en los foros oficiales de Microsoft!
http://social.msdn.microsoft.com/Forums/enUS/category/projectserver2010,projectprofessional2010/
Producto de SharePoint 2010
http://sharepoint.microsoft.com
Informacin de la Compaa
Advisicon es un socio de negocio de Microsoft con la certificacin de Gold Certified Project Partner y
es miebro activo de la comunidad de PPM al entregar capacitacin, instalacin, configuracin y soporte
para las aplicaciones alrededor de la administracin de proyectos, programas y portafolios (como
Project Server, SharePoint Server). Advisicon cuenta con oficinas alrededor de los Estados Unidos y
Latinoamrica para brindar soporte a sus clientes a nivel mundial.
El equipo de Advisicon ha ayudado a compaas a implementar PMOs y automatizar y explotar la
tecnologa entre sistemas por ms de 20 aos con clientes como Nike, Intel, Hewlett Packard, Bank Of
America, Scotia Bank y orgullosamente comparte este documento acerca de la integracin entre Project
Server con SAP/CATS.
Para informacin adicional por favor visite:
Home Page - www.Advisicon.com

Casos de Estudio- http://www.advisicon.com/case_studies/case_study_SAP.htm
BLOG - www.Advisiconblog.com
SAP subsidiaria de SAP AG, SAP America administra las operaciones de NorteAmerica y sus oficinas se
encuentran en Newtown Square, PA a 15 millas del oeste de Filadelfia. SAP cuenta con 12,500
empleados en Norte Amrica, con ms de 2,000 empleados en Newtown Square y ms de 10,000
empleados en los Estados Unidos.
Home Page - www.sap.com

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Gerentes de TI que buscan maximizar la generacin de reportes e integracin de sistemas.

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Necesidades de Negocio (generales)

Requerimientos del Cliente

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Contar con la visibilidad real de la informacin de la capacidad y disponibilidad de los recursos

2. Contabilidad y Planeacin de Costos:

Utilizar esfuerzos reales, costos actual de proyectos, regiones y diversos departamentos de la

4. Anlisis de Usuario Final / Reporteo y Necesidades de Trabajo

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Los requerimientos de los usuarios finales para esta solucin incluyen:

5. Requerimientos de Negocio / Costo de Alto Nivel:

Cero costos de licenciamiento adicional

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Enfoque de la Solucin, Pasos, Problemas y

Sistemas existentes del cliente:

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Sistemas Tcnicos y Productos Clave Utilizados:

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Pasos planeados de la solucin:

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Riesgos descubiertos y solucionados:

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Diagrama de Integracin entre Project Server / SAP:

Figure 1 - Overall Solution

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Detalles de los pasos clave de la integracin:

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Integracin entre Project Server y SAP:

Figura 2 Integracin entre Project Server, SAP y ClickView

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Infraestructura del Servidor:

Project Server 2010 Farm

Figura 3 Infraestructura de Servidores

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Vista y Reportes del Usuario Final: