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COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD

Probablemente en alguna ocasin hayamos recibido por correo electrnico


por el correo tradicional cartas en la que nuestros datos como nuestro
nombre, direccin, entre otros aparecen en distintas partes del documento.
Este tipo de correspondencia es elaborada utilizando la herramienta llamada
COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA.
La combinacin de Correspondencia es un proceso a travs del cual los
datos de una lista de direcciones son insertados y colocados en una carta o
documento modelo, creando as una carta personalizada para cada uno de
los miembros de la lista de direcciones tomada como base.
Combinar correspondencia no tiene que ser necesariamente una variedad
de marketing directo, pero igual que el "mailing" utiliza una base de datos
(origen de datos) para generar de manera eficiente, rpida y barata
numerosas cartas. La generacin automtica de cartas puede realizarse con
distintas aplicaciones como procesadores de texto, bases de datos, hojas de
clculo o aplicaciones diseadas especficamente para este fin.
Un documento normal de Word (una carta) se convierte en una especie de
plantilla o modelo que se enlaza internamente con un origen de datos de
donde se obtienen los datos que se van a incorporar a la carta. El resultado
es otro documento que contiene los datos del origen de datos diseados
segn las definiciones de la plantilla.

ELEMENTOS
1. PRINCIPAL El documento de Word que acta como plantilla. Se le
llama documento PRINCIPAL.
2. ORIGEN DE DATOS Los datos que se van a utilizar en la plantilla.
Se le llama ORIGEN DE DATOS.
3. COMBINACION El nuevo documento que se obtiene cuando se
realiza la combinacin. Se llama resultado o COMBINACION. La
imagen siguiente representa un esquema del proceso...

DOCUMENTO QUE DESEA CREAR, POR EJEMPLO, PUEDE CREAR:

Un conjunto de sobres

El remite es el mismo en todos los sobres,

pero la direccin de destino es nica para cada uno de ellos. Haga clic
en Sobres y especifique sus preferencias para el tamao del sobre y el formato
del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de dilogo Opciones de
sobre.

Un conjunto de etiquetas de direccin

Cada etiqueta muestra el

nombre y la direccin de una persona, pero el nombre y la direccin de cada


etiqueta son nicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para
el tipo de etiqueta en el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas.

Un

conjunto

de

cartas

modelo

mensajes

de

correo

electrnico
El contenido bsico es el mismo en todas las cartas o mensajes,
pero cada uno contiene informacin especfica para cada destinatario, como su
nombre, direccin o cualquier otra informacin. Haga clic en Cartas o
en Mensajes de correo electrnico para crear esos tipos de documentos.

Un catlogo o directorio

Para cada elemento se indica el mismo tipo

de informacin, como su nombre o su descripcin, pero el nombre y la


descripcin de cada uno es nico. Haga clic en Directorio para crear este tipo de
documento.

Mtodo 1: utilizar un origen de datos


Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:
En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una
lista existente.
En la seccin Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo
que contenga la informacin variable que desee utilizar y haga clic en Abrir.
Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, seleccione la
unidad de disco y carpeta adecuadas. Si es necesario, seleccione la opcin
pertinente en la lista Todos los orgenes de datos. Seleccione el archivo y, a
continuacin, haga clic en Abrir.
Word muestra el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, tambin guarda el
origen de datos y lo asocia al documento principal.

Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuacin,


haga clic en Guardar.
Mtodo 2: utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de
Microsoft Outlook
Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:
En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccionar los destinatarios.
Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
En la seccin Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en elegir la
carpeta de contactos.
En el cuadro de dilogo Seleccionar carpeta de la lista de contactos,
seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
Word muestra el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Mtodo 3: crear una base de datos de nombres y direcciones
Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:
En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccione los destinatarios.
Haga clic en Escribir una lista nueva.
Haga clic en Crear.
Aparece el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro de
dilogo, escriba la informacin de las direcciones de cada registro. Si no hay
ninguna informacin para un campo determinado, deje en blanco el cuadro.
De forma predeterminada, Word omite los campos vacos. Por consiguiente,
no se afecta a la combinacin si hay entradas en blanco en el formulario de
datos. El conjunto de informacin de cada formulario constituye un registro
de datos.
Despus de escribir la informacin para un registro, haga clic en Nueva
entrada para pasar al registro siguiente.
Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un
registro concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la lista,
haga clic en Personalizar. En el cuadro de dilogo Personalizar lista de
direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden
de los campos de combinacin.

En el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones, haga clic en Aceptar. En


el cuadro de dilogo Guardar lista de direcciones, escriba el nombre que
desea dar al origen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a
continuacin, haga clic en Guardar.
En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga
los cambios que desee y, despus, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Despus: escriba la carta para terminar de redactar la carta.
Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, tambin guarda el
origen de datos y lo asocia al documento principal.
Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuacin,
haga clic en Guardar.

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