Mdulo 2

Estructura
Organizacional

Organizacin Formal e
Informal
Luego del desarrollo del primer mdulo que permiti no slo conocer las
generalidades de la Organizacin y los Sistemas sino tambin comprender
las mltiples relaciones que pueden desarrollar los individuos que las
integran, es el momento estudiar las Funciones Administrativas.
Pero antes, creo oportuno establecer como paso previo los Principios de la
Administracin.
La idea de que todas las organizaciones deben regirse por unos principios
generales se desarrolla ya en los primeros autores de la Administracin.
Esos principios no deben entenderse como leyes rigurosas sino como
orientaciones y recomendaciones hacia al desempeo armnico, sinrgico
y exitoso.

Qu es un Principio?
Es, precisamente, una orientacin dada en el convencimiento que prestar
utilidad.
Los clsicos Principios Administrativos son los siguientes:

Divisin del trabajo

Cuando se puede reducir el nmero de objetos o tareas sobre las que las
personas tienen que fijar su atencin, el trabajo debe fraccionarse
especializndolo, con el fin de conseguir una mayor eficiencia.

Autoridad-responsabilidad
La autoridad consiste en la capacidad y/o el derecho de conducir y esperar
respuesta positiva al respecto. La autoridad debe ir acompaada de la
responsabilidad respecto a los actos o las actividades encargadas, de tal
manera que a quien se ejerza la autoridad se le atribuir el resultado y las
consecuencias de dichos actos o actividades, para bien o para mal.

Disciplina
Las organizaciones no pueden funcionar si las personas que las forman no
aceptan los objetivos de la empresa, los programas de trabajo, las
decisiones de los superiores, etc., y no tratan de cumplirlos. La disciplina no
debe consistir exclusivamente en un acto de hegemona del superior, sino
que tiene que basarse en la voluntad de las partes y las normas
establecidas.

Unidad de mando
Una persona slo debera recibir rdenes de un solo superior. Cuando dos
jefes tienen autoridad sobre una persona y la ejercen cada uno por
separado, se producen situaciones de conflicto.

Unidad de direccin
Cuando un conjunto de operaciones van encaminadas a un nico fin, se
debe desarrollar un slo programa con un jefe al mando exclusivamente.

Subordinacin del inters particular al inters general

Aunque los intereses de las personas de la organizacin son respetables,
deben siempre equilibrarse en relacin con el inters general de la
organizacin y, en su caso, subordinarse a dicho inters general en funcin
de la trascendencia del tema.

Remuneracin
El personal debe ser remunerado de forma equitativa y recompensado el
esfuerzo til y productivo de cada persona.

Jerarqua
Existe una escala jerrquica en la que queda delimitada quin es la persona
que ejerce la autoridad por encima y sobre quin se ejerce dicha autoridad
por abajo. De este modo, excepto el director general de la empresa, todos
tienen un jefe o conductor y, excepto el operario o el empleado de base,
todos tienen alguien sobre quien ejercer el mando. La comunicacin y la
transmisin de rdenes deben hacerse por el camino directo de la
jerarqua.

Orden
Se puede resumir en la frase un lugar para cada persona y cada persona
en su lugar. Sin embargo, el orden no es slo una cuestin aplicada a las
personas, ya que debe existir un orden material en relacin con los objetos.
La limpieza como complemento del orden resulta ser un indicador eficiente
de la existencia de orden material.

Estabilidad del personal

La organizacin precisa de un personal estable, ya que se necesita bastante
tiempo para iniciarse en una funcin, adquirir experiencia en ella y llegar a
desempearla bien.

Iniciativa
Libertad para proponer y, en su caso, ejecutar actividades por parte del
personal.

Una vez establecidos y comentados los Principios Administrativos, pasemos

ahora al siguiente paso que nos toca: el Desarrollo de las Funciones
Administrativas.
Y en esta lectura de inicio a la comprensin de las distintas funciones
administrativas nos toca ahora estudiar una de ellas: la funcin organizar.
Veamos esta otra definicin de Organizar:
Organizar: Analizar la estructura de las relaciones entre los diferentes
sistemas de tareas, personal cualificado y la influencia de sistemas
organizativos que sean proclives a la efectividad organizativa, para lo que
es imprescindible que los mtodos de produccin sean los ms adecuados,
as como la coherencia de las tareas, la asignacin de los puestos de
trabajo y el control de los efectos ambientales.

El proceso de formalizar las relaciones a travs del cual se lograr que los
insumos se transformen en resultados se identifica como la Funcin
Organizar.
En este proceso es necesario tambin reconocer la estructura, la relacin
de roles, autoridad y poder necesarios para que funcione el sistema de una
manera eficiente y eficaz como lo hemos estipulado en lecturas anteriores.
Es posible establecer que la estructura de una organizacin es un cuadro de
jerarquas y divisin de las funciones componentes de la misma. Por ende,
en toda empresa en particular es posible identificar, en forma explcita o
implcita, una determinada relacin de jerarquas y roles otorgados a los
miembros integrantes.
Si es posible ordenar cronolgicamente las funciones administrativas: la
organizacin no es la primera de las funciones.
Veremos en el prximo mdulo que esa funcin primordial es la
planeacin.
Recin despus de haber definido los destinos del sistema social particular
que nos ocupa (la organizacin), se comienza a disear la estructura ms
adecuada para lograr que esos destinos se alcancen de una manera
eficiente y eficaz.

ORGANIZACIN
Funcin de la administracin que consiste en determinar qu tareas
hay que hacer, quin las hace, cmo se agrupan, quin rinde cuenta
a quin y dnde se toman las decisiones.
Cmo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento?
Cmo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un esfuerzo
general unificado?

Qu se organiza? Los procesos, las tareas, los modelos a seguir, las

relaciones, los flujos.

La Naturaleza
Luego de tener el Plan adecuado para la Organizacin (funcin Planificar en
el mdulo 3) si ya estn claros los objetivos y las metas (medibles y
verificables), ser el momento de organizar. Cuando se tiene en claro los
objetivos y la forma de conseguirlos es que se debe seguir el sentido de la
organizacin. Ello implica:
1. Identificar las actividades necesarias para lograr los resultados
esperados.
2. Clasificar las actividades.
3. Agrupar las actividades necesarias.
4. Asignar a cada agrupamiento un administrador con la autoridad
necesaria para supervisarlo.
5. Definir el nivel de relacin con los dems grupos de actividades.

A ver cmo se entiende con este ejemplo:

Te dedicas a la produccin y comercializacin de plantines de estacin.

Para ello, analizas tu capital actual, dnde vives, las comodidades que
posees, los conocimientos en el rubro, y decides poner un pequeo vivero
en tu jardn, dedicndote a atender las necesidades de paisajismo de la
zona, en cuanto a gustos y preferencias.
Qu debes hacer? Primero, establecer objetivos verificables; por ejemplo:
lograr vender 1000 plantines al mes. El mecanismo seleccionado es una
estrategia de enfoque porque deseas satisfacer slo a la zona donde vives.
Veamos cmo sera posible organizar esta actividad:
Por todo lo detallado, puedes verificar que luego que sabemos a dnde
queremos llegar se pone en marcha todo un mecanismo para darle forma a
la estructura necesaria para alcanzar los objetivos. Tambin ser
importante definir las relaciones que tendrn las distintas reas.
Qu te parece esta estructura para su vivero (o el mo)?

Este es un esquema (organigrama muy simple), que permite ver

rpidamente la relacin entre las distintas zonas (reas) en una ubicacin
horizontal y vertical.

Organizacin Formal
ORGANIZACIN: NATURALEZA y PROPSITO
ORGANIZACIN FORMAL:
Cuando las actividades de dos o ms personas estn explcitamente
coordinadas para el logro de ciertos objetivos.
PRINCIPIOS ORG.FORMAL:
Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite
contribucin de cada individuo al objetivo de la organizacin).
Principio de eficiencia (si facilita la obtencin de objetivos a un
costo mnimo).
Toda organizacin cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o
informal. La formal es la estructura explcita y oficialmente reconocida por
la empresa.
Agreguemos ms ideas sobre la organizacin formal:

 Est basada en la divisin del trabajo.

Se diferencian unos integrantes con otros de acuerdo a las tareas.
Es la organizacin pensada explcita en el papel.
Est aprobada y comunicada por la direccin.
Es la Estructura oficial.
Se hace referencia en los Manuales y Procedimientos.
Los roles est perfectamente delimitado e identificados.

Organizacin informal
Adems de la organizacin formal, dentro de las estructuras tambin se
pueden encontrar las organizaciones informales: esta es la resultante de la
filosofa de la conduccin y el poder relativo de los individuos que
componen la organizacin, no en funcin de su ubicacin en la estructura
formal, sino en funcin de influencia sobre otros miembros y de otras
relaciones.

ORGANIZACIN NATURALEZA y PROPSITO

ORGANIZACIN INFORMAL
El propsito de las organizaciones informales es cubrir necesidades
humanas.
Necesidad de informacin.
Es importante integrar la organizacin informal.

Este tipo de organizacin se conforma espontneamente. Se forman a

partir del compaerismo en el trabajo; como decamos en la lectura 4,
hasta pueden corresponder a algunos grupos de poder dentro y fuera de la
organizacin. Entonces, podemos decir que la organizacin informal se
constituye de interacciones: estas relaciones nacen en un primer momento
en las relaciones formales.

La organizacin informal se establece a travs de redes comunicacionales

que no responden a ningn plan sistemtico de comunicacin, en ese tipo
de redes transitan los rumores y las informaciones de pasillo.
La organizacin informal, a travs de las propias redes de comunicacin,
pueden ocasionar altos costes a la organizacin si no se controlan y se
aclaran las situaciones a tiempo. Un simple comentario fuera de contexto
puede generar en los miembros de la organizacin incertidumbre,
desconcierto y por lo tanto ausencia de un clima laboral proactivo y
productivo. Pero no sera cuestin de intentar suprimir la comunicacin
informal, puesto que de all pueden surgir ideas, aportes, crticas,
sugerencias que beneficiaran a la organizacin, sino de encauzar esas
relaciones de la forma ms adecuada.
En el siguiente esquema tienes un ejemplo de la coexistencia entre la
organizacin formal y la organizacin informal.

Por tal motivo, es importante reconocer los grupos para, entre otros
aspectos, describir su nivel de poder dentro de la estructura. Dicho de esta
manera, la organizacin informal es cualquier actividad personal conjunta
sin un propsito consciente conjunto, aun cuando contribuya a resultados
conjuntos.
Luego de esta actividad primaria en la que se establece la organizacin
formal y se reconoce la organizacin informal, ya es posible ir ordenando
las distintas partes de la organizacin y establecer los vnculos adecuados
para el logro de sus fines.
Hablaremos entonces de los subsistemas que conforman o conformarn
nuestra organizacin; estos subsistemas (y subsistemas de los subsistemas)
se identificarn con nombres como departamentos, reas, secciones,
divisiones, sucursales, regiones, etc., y, a su vez, los distintos
administradores se identificarn con ellos.

Relaciones en la Organizacin
Como Sistema Social por excelencia es imprescindible atender de manera
permanente las distintas relaciones, en principio formales, entre todos los
integrantes de la organizacin. Esas relaciones sern de igualdad, de
superioridad y de inferioridad de acuerdo al principio de la cadena de
mando.
Estas relaciones quedan perfectamente establecidas en los Organigramas.
ORGANIZACIN

RELACIN SUBORDINADO-SUPERIOR
CADENA DE MANDO: Conjunto de relaciones de dependencia desde
cpula a base.
UNIDAD DE MANDO: Slo supervisor.
TRAMO DE CONTROL: Nmero de personas que supervisa un
superior. Cuanto ms ascendemos, menos personas se supervisa.

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Tramos de la Administracin
Ya en el grfico o esquema donde vimos la estructura del ejemplo del
vivero se perfila una de las caractersticas de la naturaleza y estructura de
la organizacin: la relacin de las personas en una cadena de mando. Los
principios de la subordinacin y de la obediencia se ejemplifican en esta
situacin.
Esto es lo que se conoce como Tramo de Control, Tramo de Administracin
(o Cadena de Mando, propiamente dicha). En esta instancia, la
organizacin debe decidir y establecer cuntas personas a cargo tendr
cada individuo, rol o funcin.
Esa decisin estar encaminada y enmarcada en las premisas bsicas de la
Eficacia y de la Eficiencia: resulta obvio entender que la cantidad de
personas a cargo ser siempre una situacin limitada.
Es particular de la estructura administrativa que en los niveles inferiores de
la organizacin el nmero de las personas a cargo es mayor que en los
niveles intermedios y, al continuar el ascenso por la va jerrquica, esa
cantidad sigue descendiendo.
No hay tipos de Tramo de Control preestablecidos. Son muchos los factores
que coadyuvan en la decisin de las caractersticas del Tramo de Control
adecuado a cada organizacin en particular
Es posible, entonces, identificar un conjunto de factores factibles de
clasificar como factores internos y factores externos: todos influyen en la
estructura organizacional.

Factores internos:
1. Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra
toma de decisiones descentralizada, con mayor o menor delegacin de
autoridad - .
2. Espacio para ejercer el control: nmero ptimo de empleados por cada
supervisor.
3. Diversidad de productos y clase de operacin.
4. Tamao de la organizacin.
5. Caractersticas de los empleados: (profesionales, empleados de oficina,
trabajadores).

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Factores externos:
1. Tecnologa (cmo se transfieren los insumos a las salidas de produccin).
2. Caractersticas del mercado (estabilidad, extensin, tipos de clientes).
3. Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales,
reglamentacin, proveedores y efectos del extranjero).

Aqu se presenta otra lista de factores complementarios

ORGANIZACIN

RELACIN SUBORDINADO-SUPERIOR
TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el nmero de personas
supervisadas por un mismo jefe:
Nmero de actividades en un mismo sector.
Grado de incertidumbre en el trabajo.
Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los
subordinados.
Mayor capacitacin de los subordinados.
Procedimientos estandarizados.
Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no).
En el sentido amplio se determinan Tramos de Control Ancho y Tramos de
Control Estrechos.
En los esquemas siguientes vers que en un tipo de tramo la cadena de
mando es larga (Tramos Estrechos) y en otro tipo es corta (Tramos Anchos
o Amplios). Unos y otros tienen ventajas y desventajas.
En funcin del peso relativo de todos los factores influyentes establecidos y
del peso relativo de las ventajas y desventajas, la organizacin decidir su
estructura bsica.
Veamos, entonces, un organigrama de Tramos Estrechos:

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Veamos las VENTAJAS:

Supervisin estricta del superior.
Control estricto del superior al subordinado.
Comunicacin rpida entre subordinados y superiores.
Y las DESVENTAJAS son:
Los superiores tienen una tendencia a influir mucho en las tareas
del subordinado.
Muchos niveles de jerrquicos.
Altos costos de mantenimiento de la estructura por la cantidad de
niveles jerrquicos.
Distancia excesiva entre el nivel superior y los subordinados.

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He aqu el organigrama de Tramos Anchos o Amplios:

Las VENTAJAS son:

Los superiores estn obligados a delegar.
Se deben definir polticas claras de trabajo.
Se deben seleccionar cuidadosamente a los subordinados.
Y las DESVENTAJAS son:
Tendencia a que los superiores con exceso de trabajo generen
cuellos de botella en la toma de decisiones.
Peligro de que los superiores pierdan el control por el exceso de
actividades.
Se necesitan administradores con mucha capacidad.
Prrafos atrs se indic que el nmero de personas a cargo,
criteriosamente y racionalmente, debe ser limitado.
Pero cul es ese nmero? Dijimos que es aquel que asegura la esperada
eficacia y la mxima eficiencia.

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De all es posible determinar el

Principio de tramo de administracin: Existe un lmite para el nmero de
subordinados que un superior puede supervisar con eficiencia, pero el
nmero exacto depender de la repercusin de factores subyacentes.

Elegir un tramo de control administrativo en la jerarqua organizacional es

importante por dos razones. En primer trmino, el tramo puede influir en
lo que ocurra con las relaciones laborales en un departamento especfico.
Un tramo demasiado amplio podra significar que los gerentes se extiendan
demasiado y que los empleados reciban poca direccin o control. Cuando
ocurre esto, los gerentes se pueden ver presionados e ignorar o perdonar
errores graves. Adems, las actividades de los empleados quizs se vean
afectadas tambin. En un departamento donde muchos empleados o ms
estn reclamando retroalimentacin, existe potencial para la frustracin y
los errores.
Por el contrario, un tramo demasiado corto es ineficiente porque los
gerentes estn subutilizados.

El Proceso Organizacional
A comienzo de esta lectura indicamos una serie de Principios de la
Administracin bastante extensa. De esos principios se sealan algunos
considerados pilares que conforman el Proceso Administrativo.
Organizar es un proceso gerencial permanente.
Las estrategias se pueden modificar, el entorno organizacional puede
cambiar y la eficacia y eficiencia de las actividades de la organizacin
pueden no estar al nivel que los gerentes querran.
Sea que constituyen una organizacin nueva, que juegan con una
organizacin existente o que cambian radicalmente el patrn de las
relaciones de una organizacin, los tomadores de decisiones dan cuatro
pasos bsicos, tomados de esa larga serie de principios administrativos
cuando empiezan a tomar decisiones para organizar.

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Divisin del Trabajo

Dividir la carga de trabajo entera en tareas que pueden ser ejecutadas, en
forma lgica y cmoda, por personas y grupos. Esto se conoce como la
divisin del trabajo.
Cmo aumenta la productividad esta divisin del trabajo? La respuesta es
que no existe la persona que tenga la capacidad fsica o psicolgica para
realizar todas las operaciones que constituyen la mayor parte de las tareas
complejas, aun suponiendo que una persona pudiera adquirir todas las
habilidades requeridas para hacerlo. Por lo contrario, la divisin del trabajo
crea tareas simplificadas que se pueden aprender y realizar con relativa
velocidad. Por consiguiente, fomenta la especializacin, pues cada persona
se convierte en experta en cierto trabajo.

Departamentalizacin
Combinar las tareas en forma lgica y eficiente. La agrupacin de
empleados y tareas se suele conocer como la departamentalizacin.
En un organigrama, los cuadros representan la agrupacin lgica de las
actividades laborales que llamamos Departamentos. Por lo tanto, la
departamentalizacin es el resultado de las decisiones que toman los
gerentes en cuanto a qu actividades laborales, una vez que han sido
divididas en tareas, se pueden relacionar en grupos "parecidos".

Jerarquizacin
Se trata de especificar quin depende de quin en la organizacin. Esta
vinculacin de los departamentos produce un orden en la organizacin. El
resultado de estas decisiones es un patrn de diversos estratos que se
conoce como jerarqua.
En la cima de la jerarqua de la organizacin se encuentra el director
(directores) de mayor rango, responsable de las operaciones de toda la
organizacin. Por regla general, estos directores se conocen como director
general, Presidente o director ejecutivo. Otros gerentes de menor rango se
ubican en los diversos niveles de la organizacin.

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Coordinacin
Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos
en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integracin. Este
proceso se conoce como Coordinacin.
El grado de coordinacin depender de la naturaleza de las tareas
realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas
de las diversas unidades que las realizan. Cuando estas tareas requieren
que exista comunicacin entre unidades, o se pueden beneficiar con ella,
entonces, es recomendable un mayor grado de coordinacin.
He aqu las relaciones organizacionales claves.

Pero cmo se realiza el Proceso

Organizacional?
Cules son los pasos a seguir?
Si hablamos de Procesos debemos estar atentos al alcance estricto y
tambin amplio de la palabra, diremos entonces que es un proceso
sistemtico.

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Proceso Sistemtico: conjunto de pasos secuenciales, interrelacionados y

preestablecidos ejecutados para alcanzar un fin o meta predeterminada.
Entonces siempre pensaremos los procesos administrativos como
sistemticos.
Con respecto al Proceso Organizacional en particular la secuencia lgica
indica los siguientes pasos:
Establecer los objetivos de la organizacin.
Formular objetivos, polticas y planes de apoyo.
Identificar y clasificar las actividades necesarias para alcanzarlos.
Agrupar las actividades de acuerdo con los recursos humanos y
materiales disponibles y la forma ms adecuada de utilizarlos en
funcin de la situacin.
Delegar en un superior de cada grupo la autoridad necesaria para
desempear las tareas de manera eficaz.
Vincular los diversos grupos en forma horizontal y vertical,
determinando el nivel de relaciones de autoridad, poder y flujo de
informacin necesarios para lograr ser productivos, eficientes y
generar sinergia (positiva).

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Bibliografa de la Lectura 5
Koontz, H. y Weihrich, H. (obra citada): captulo 7.

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