Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Ciencias Econmicas

Finanzas II

EL PRESUPUESTO Y LA ADMINISTRACIN, SU RELACIN CON LA

AUDITORIA
1. El Proceso Administrativo
A estas dos fases se les llama: mecnica y dinmica de Un proceso es el conjunto
de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La administracin
comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es
indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta
disciplina, correctamente.
En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo como la
administracin en accin, o tambin como: El conjunto de fases o etapas
sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la
que a partir de uno o ms fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra
operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo
establecido durante el periodo de estructuracin.
la administracin. Para este autor la mecnica administrativa es la parte terica de
la administracin en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinmica se
refiere a cmo manejar el organismo social.

2. Elementos del Proceso Administrativo

Se entienden por elementos del proceso administrativo aquellos pasos o etapas
bsicas a travs de los cuales se realiza la administracin. Estos son previsin
Qu puede hacerse?, planeacin Qu se va a hacer?, organizacin Cmo se
va a hacer?, integracin Con que se va a ser?, direccin Se est realizando? y
control Cmo se ha realizado?

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Previsin: Es la determinacin de lo que se desea lograr por medio de la empresa, as

como, la investigacin y valoracin de los medios de que se dispone, y determinar los
diversos cursos de accin posibles. La previsin se divide en 3 etapas:

Objetivos
Investigaciones
Cursos alternativos
Planeacin: Es la determinacin del curso concreto de accin que se va a seguir.
Precisa los tiempos en que lo habrn de orientar, la secuencia de operaciones necesarias
para alcanzarlo, y el tiempo de duracin. La planeacin se divide en 3 etapas:

Polticas
Procedimientos
Programas
Organizacin: Es la estructura de las relaciones que deben de existir entre las
jerarquas, funciones y obligaciones individuales que tienen los miembros de la empresa.
La organizacin tambin tiene 3 etapas:

Jerarquas
Funciones
Obligaciones
Integracin: Consiste en dar notar a la empresa de todos aquellos medios necesarios
para su eficaz funcionamiento, los escoge, introduce y articula en busca de su mejor
desarrollo. Aunque la integracin se refiere a cosas y personas, aqu solamente nos
referimos a las personas, por ser lo ms importante. La integracin se divide en tres
etapas:

Seleccin
Introduccin
Desarrollo
Direccin: Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro de la empresa,
con el fin de que el conjunto de todos ellos realice del modo ms eficaz los planes
sealados, La direccin incluye tres etapas:

Mando o autoridad.
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Coordinacin
Supervisin
Control: Es el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados
actuales y pasados con relacin a los esperados, para saber si se ha obtenido lo que se
esperaba y en su caso, corregir, mejorar y formular planes. Las tres etapas de control son
las siguientes:

Establecimiento de normas.
Operacin de controles.
Interpretacin de resultados.

3. Principios de Control

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado

de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y
la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer
los mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo
debidamente ejercida.

De los Objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos,

es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los
objetivos y si, a travs de l, no se evala el logro de los mismos.

De las Oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es
decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. Un control, cuando no es
oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecucin de los
objetivos al mnimo.

De las Desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten

en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera
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que posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se
hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y
correctivas.

Costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el

costo que ste represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas
reales que ste reporte. Un control slo deber implantarse si su costo se
justifica ante los resultados que se esperan de l.

De Excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades

excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cules funciones estratgicas requieren de control.

De la Funcin Controlada: Este principio es bsico, ya que seala que la

persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar. Una aplicacin clara de este principio se puede encontrar
en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una
empresa no ser la persona ms idnea para auditarlos o determinar si son
verdicos o no, ya que en dicha evaluacin pueden intervenir aspectos de
carcter personal.
4. El Presupuesto en el Proceso Administrativo
La funcin de los buenos presupuestos en la Administracin de un negocio se
comprende mejor cuando esto se relacionan con los fundamentos de la
Administracin misma o sea, como parte de las funciones administrativas:
Planeacin, Organizacin, Coordinacin, Direccin y Control.
La Planeacin y el Control, como funciones de la gestin administrativa, son
rasgos esenciales del Proceso de elaboracin de un Presupuesto. Adems, la
organizacin, la coordinacin y la direccin permiten asignar recursos y poner en
marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.
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El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro

de unos lmites razonables, mediante l se comparan unos resultados reales
frente a los Presupuestos, se determinan variaciones y se suministran a la
Administracin elementos de juicio para la aplicacin de acciones correctivas sin
presupuesto la direccin de una Empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse,
no puede precisar los campos de la inversin que merecen financiarse.
Importancia de los presupuestos para la administracin
Las organizaciones hacen parte de un medio econmico en el que predomina la
incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en
el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores
sern los riesgos por asumir.
Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de prediccin o de acierto, mayor
ser la investigacin que debe realizarse sobre la influencia que ejercer los
factores no controlables por la administracin sobre los resultados finales de un
negocio. El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y
control al reflejar el comportamiento de indicadores econmicos como los
enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos
administrativos contables y financieros de la empresa.
Ventajas y Limitaciones del Presupuesto
Se determina si los recursos estn disponibles para ejecutar las actividades
y/o se procura la consecucin de los mismos.
Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la
Empresa.
Se aplican estos estndares en la determinacin de Presupuesto
(materiales, de mano de obra y costos indirectos de fabricacin).
Se pondera el valor de estas actividades.
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Cada miembro de la Empresa pensar en la consecucin de metas

especfica mediante la ejecucin responsable de las diferentes actividades
que le fueron asignadas.
La direccin de la firma realiza un estudio temprano de sus problemas y
crea

entre

sus

miembros

el

hbito

de

analizarlos,

discutirlos

cuidadosamente antes de tomar decisiones.

5. EL Control Presupuestario como Procedimiento de Auditoria
El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro
de unos lmites razonables, mediante l se comparan unos resultados reales
frente a los Presupuestos, se determinan variaciones y se suministran a la
Administracin elementos de juicio para la aplicacin de acciones correctivas sin
presupuesto la direccin de una Empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse,
no puede precisar los campos de la inversin que merecen financiarse.
El control es la cuarta etapa de un presupuesto ya que el presupuesto es una
especie de termmetro para medir la ejecucin de todas y cada una de las
actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sera parcial al no
incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qu punto puede
marchar la empresa con el presupuesto como patrn de medida.
La eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que
dependen en grado sumo de la planificacin. La Gerencia es dinmica si recurre a
todos los recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado
de manera eficiente, genera grandes beneficios. El presupuesto es el medio para
maximizar las utilidades, y el camino que debe recorrer la gerencia al encarar las
responsabilidades.
El departamento de auditora debe velar que todo presupuesto cumpla con las
responsabilidades siguientes: Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que
interpreten las expectativas de los inversionistas.

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Interrelacionar las funciones empresariales (compras, produccin, distribucin,

finanzas y relaciones industriales) en pos de un objetivo comn mediante la
delegacin de la autoridad y de las responsabilidades encomendadas.

Fijar

polticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no cubran con las

metas que justificaron su implantacin.
El eje fundamental del control presupuestario se centra en la informacin
necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviacin.
Adems es necesaria la accin para poner en marcha los planes y modificar las
actividades futuras.
La implantacin de un mecanismo de control a travs del presupuesto supone
comparar los resultados con los correspondientes programas, y si no coinciden
debern analizarse las causas de tales diferencias. En este contexto, pues, para
ejercer un control eficaz deben realizarse las siguientes consideraciones:
Todo lo que ha sido objeto de una programacin debe ser objeto de control.
Toda desviacin entre programas y ejecucin del presupuesto tiene un motivo
que hay que analizar y que puede deberse a un fallo en la programacin, un
defecto en la ejecucin o a ambas razones.
Toda desviacin debe ser asignada a un responsable concreto, lo que requerir
llevar a cabo un anlisis minucioso de dicha desviacin.
Las desviaciones pueden exigir medidas de correccin; es decir, el fin ltimo del
control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las
deficiencias que se han producido y sugerirles las acciones correctoras a
emprender.
La Ausencia de Presupuestos en el proceso administrativo imposibilita cuestionar
los resultados conseguidos en cuanto a venta, abastecimientos produccin y/o
utilidades.

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