S ISTEMAS APM INISTRATIVOS y SISTEMAS p E INFO RMACi

S ISTEMA." ADMINIST RAT IVOS Y SISTl:MAS

pI:; INf ORM AC IN

CAP TU LO III

LA ORGA NIZA CiN COM O SIST EMA

O UJ ET IVOS DEL CA PT ULO : Concep roalzar a las organizacio

nes
como sistemas abie rtos. Desarro llar e l conce pto socio t cnico y e l enfoqu
e situacio nal. Analiza r e l Impacto de la introdu ccin de nue vas tecnologas en
las or,ga~
nizacio nes. De tallar sus actividades bsicas y la re laci n entre stas
y los diferente s tipos de informacin a utilizar y decisiones II lomar. Clasificar
distintos
tipos de deci siones y definir el proceso de loma de decision es.

CONT EN IDO ANTIC II'AIH>n : Definir a las organizaciones CO IllO

sistemas implica conside rar variadas ci rcunsta ncias que no deben descono
ce rse
si se trata de operar sobre e llas. En la actualida d es co nstante la incorpo
rac in
de nuevas tecnologas en e l mbito org auizaco nal. mot ivo por el cual
es necesario co mpre nde r que si el subsiste ma tcn ico ca mbia. los otros subsiste
mas o rga
nizacionales tender n a ajustarse e n funcin de los cambios oc urridos
. Si de lu
q ue se trata es de realizar modific aciones sobre las operac iones de una
organiz ac in COIIe l fin de mejorar su e ficiencia. a la vez que se consi de ra la bsq
ueda de
equilibrio entre los subsiste mas. es necesario conoce r ca balmente circ
unstancia s
tales co rno [os factores contingentes propios de cada situaci n. las activida
des
caracters ticas que se realizan. los tiros de decisiones y la sec uencia
de pa su~
q ue se sigue n en e l proceso de toma de decision es.

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J orllf Robrr l O \ 'nlp.nl ll

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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS p E INFQHMACIN

EVO L UC )() N DEL CONC E PT O DE ORGA NIZA CiN

En la cotidiane idad de su s accio nes y actos el hom bre cOlltemporneo
inte ract a en fo rma perma nen te co n las organizaciones. a punt o 141 1 q ue puede
decirse q ue e l de se mpeo de tod a la soci edad (inc1usode cada ind ivid uo)depcn_
de cada vez ms de aq ullas. Ta l co mo lo ex pre sa Dru ck cr ( 1978). organizaciones qu e a pri ncipios del siglo XX s lo rep resentaban un redu cid o n cleo de pequc os org anismos. hoy abarcan aspectos ta n di smiles como el esparcimiefllo.
la educa c in . la sa lud. la seguridad. la proteccin del medi o ambiente y. por supuesto. la actividad econ mica . Es. en este ltimo aspecto , donde ac tan esa
gran cantidad de organizac iones llamadas empresas, con las cuales cada uno de
nosot ros se conta cta de diversa s maneras: por pert ene cer a alguna (co mo proplerarios o como emplead os); por prov eerl es algn bien o se rv icio. o por e l con.
sumo de los bienes o serv icios qu e ellas o frec en.
A partir de los primeros es tud ios sistemticos realizados por Frederick
Win slow TayJor so bre las empre sas. y dentro del campo de la di sc iplina adminh ,
trati va, a es te tipo es pec ial de organi zac iones se las pri vilegi con IIn impcrtame
desarrollo de in vestigacion es. idea s. y el aboracion es doctrinaras. por lo c ual es
corriente qu e e n muchsimo s text os no se haga la diferenciaci n entre empresas
y org anizac iones . siendo que estas ltimas e ngloban. conce ptualme nte. no s lo
empresas sino lambin un d iverso abanico de agrupamienme soc iales.
J'ero por la particular forma en que afect y afecta la vida de los hombres
y por el vert iginos o de sa rro llo q ue tuviero n a partir de las ltimas dcada s del
s ig lo XIX '1 durante lod o e l siglo XX. el es tudio sobre las empresas concentro
gran parte de la literatura organizacionat . Y dentro de sla se e laboraro n gren-'
des ca ntidades de modelos que inten taron e imen tan desc rib ir. o bien presc ribir.
la manera en q ue pueden d irig irse y contro larse esos grupos soc iales de liberadamen te cons tituidos y orientado s al logro de objetivos previamente de finidos.
En la ac tualidad , a las organ izaciones e n general y a las empresas en
part ic ular, se las conside ra den tro del model o de los sistemas soc iales (o socio.
sistemas. de acuerdo a la clasificacin de sistemas del ca p u!o ant erior]. Slo s
tienen sus propios prop sitos. y sus componentes (ya sean sociosiste r nas como
siste mas an ima dos) tien en. Igualmen te. pro psito s prop ios (no as lo s sistemas
dcte nuinisras tille tam binlos integr an ). Los scciosiste mas suele n formar parle
de sist emas soci ales mayores q uc co ntiene n. uslmlsmo. a otros siste mas soc iales. S i bien hoy ex iste un amplio consenso so bre es te mod elo CO lIJO couceptualizucin de IISorganizaciones. a travs deltiempo se utiliz aron otros qu e respon d an a concepciolles llIuy d istin tas de las qu e hoy p revalecen.

J "r l~ " u b~rl u Volp ~nl ~~ l .

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Y SISTEMAS DE INf ORMACIN '

Eso s otros modelos qu e intentaban describir y entender el funci onami ent o

de las orga nizacioncs sin torna r en c uenta el concepto de siste ma, a n hoy se
emplea n e n determinada s situaciones, o bie n. pa ra de term inad os secto res inte rnos de una organ izac in. Aunque co n e llos puede logra rse una e ficaci a y eflclenca re lat iva. existe un riesgo latente de di sminuir el de sempeo del sis te ma en su
tota lidad , p ues debe recorda rse que una pa rte esencial de un siste ma puede
afec tar el compol1amienta de l tod o. pero nunca en forma indepe ndie nte de l re sto
de los otros componentes esenciales.

La aceptaci n qu e aCluahnenle se verifica con relaci n a la con sideracin

de las empresas cumo soc iosistemas. es la cu lmina ci n de una ev o luci n que.tal
como lo ex presa Adoff ( J ~ . 2000). puede s jntetizarse de la siguiente manera:

stodetos deterministn s: la empresa como mq/(ina

Esta concepc in que se sos tuvo hasta los primeros ao s del siglo XX .
con sideraba a las organizaciones como mquinas que carecan de propsitos
propios y cu ya nica funci n era se rv ir a sus propietarios (sus crea dores). con e l
fin de que stos s pudieran obte ner sus propi os objelivos que consis ta n. cas i
exclusivamente. en la obtencin de utilidades.
Bajo esta con cepcin. el trabaj o de las persona s era con siderado como
una ms de las partes de una mquina. reemplazable e intercambiable en cualqu ier mOmento y c ircunstancia. y en la cual la condicin humana y los objeti vos
pers onales de los Irabajador es no eran tenidos en cuenta.

Mod elos (/lIimal/os: /a empresa como organsma

Co nside rar a la e mp resa como organtsmo es atri buirle vida y propsitos

pro pios. que al igual que cua lq uier otro organismo viviente, so n la supe rv ivencia
y e l crecimiento
Por med io de una serie de analogas COII orga nismos vivientes. se cons ideraba qu e las utilidades represen tab an el oxfge no necesario para la vida (pero no
la nica raz n de su existencia), qu e la infor maci n era la sa ng re q ue c irc ulaba
por tod as las partes de la emp resa . qu e la adm inistraci n era el ce re bro q ue
dirig a sus acciones hacia la co ncrecin de los pro psitos que se euto mponran . y
q ue los e mpleados er an ros rganos e nca rgados de lle var a cabo las rareas. A
medida qu e se iban prod ucien do d iversos y pro fundos cam bios en la sociedad.
las empres as co menzaron a preoc upar se ms por sus em pleados. tanto en los
aspectos es pecfic os del tra bajo relacion ados co n la seguridad y la salud. co mo
en los aspectos motivacionules y participal ivos.

t :dil uri .l

Os""" D.

Buyal/;
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S ISTEMAS ADM INISTRAT IVOS Y SiST EMAS DE INFO RMAC i N

S ISTE MAS ADM INIST RAT IVOS Y SISTEMAS Vii IN FORM ACIN

Modelos sociales: fa emp resa como sociosistema

La empresa al evolucionar de. mecn ica a organicista y de sta a soci osist rmce. supera la idea de comportamle mode causa-efec to de los mode los determin istas y el co ncepto de mandato biolgico de los modelos ani mados, esume n.
do que e n su co ndicin de sistema soc ial pasa a tene r otra s responsabi lidades
co n sus integrante s y con el medio en e l que se e ncue ntra.
La organizacin al ser un sistema con propsi tos propios inva lida la utilizac in que pueda hace rse del modelo mecani cista. Al tener co mponentes. como
por ejem plo las personas. que a su vez tienen sus propios propsit os. no adm ite la
aplicacin de lo s modelos animados. Y al integrar OIm u otros siste mas que
tienen sus prop ios prop sitos. reafinna su inserc in dentro de un ambiente determinado.
EsI OS tres niveles de prop sitos (soci al, organizacional y personal) le imponen a la organizaci n responsabilidades para con todos sus integrantes y para
con el medio ambiente en que acta. Por lo tanto. su buen funci onam iento depende de la actuac i n de sus integra ntes as como de la influencia que recibe de
lo s sistemas de los q ue forma parte . dndose un juego de mutua influencia dond e
el componemieutc de las personas afecta la organizacin pero sta los afecta a
e llos. de la misma manera que el ambiente la a fecta pero e lla tambin influye

me.m~ . pue sto q ue su de limitac in surge co mo co nsec uencia de sus funcion es y

actividades.

C~nside,:,,~ a I~s organizaciones co mo sistemas ce rrados impl ica (lile en

su manejo s~ u ~ hzaran mode los deter ministas. los q ue las co nsidera n co mn iustrume mos.d isenados para ob tener obje tivos claramente defi nidos. As . la actividad organ l,Z<Jc i~nal esta ~irigida hacia la consecucin de los fines . y lo hace de 1,1
mane ra ma s r.l.c lona ~ rx,'slble. Es decir. si la meta es clara y explci ta. e ntonce s se
e labo ran lo s proce~lmlentos formales q ue perm itan llegar a e lla. Los trabaj os
~ota les de la organl~cin se div iden en segme ntos de finidos asignado s a cada
mteg~llle. los q ue nenen una esfera lim itada de actuacin en funci n de sus
capacldades .y.de una seri~ de regulaciones inherentes al puesto: pos ibilidad de
toma de d~c ls~ones; autorida d sob re subordinados : responsabilidades sobre las
tareas :.atnbuclone s del cargo. Alg unos autores que utilizaron es te enfoque son:
Fredenck W. Taylor.H. Fayo l. Max Weber. L. Gullc k y L. Urwic k e ntre otros .
La lgica impl cita en esta perspectiva es la de que una vez co nocidos los
fines. los rec ursos con que cuen ta la o rganizacin (los medios) se dispon en de tal
form a q.ue el cOffirx:rtamienlo y los resultados son absolutamente predicti bles.
En un ~Islema predictble un cambio que se realice sobre una de sus varia bles,
produ~lr . ~n efecto que resurta posible anlicipar; este en foque supo ne qu c la
org a nl za Cl ~n puede co nocer y controlar todas las variab les que in uyen en su
com~na ~le ",o. raz n por la cual ex iste una concentraci n de reglas de funci on~ m~e ",o interno q ue buscan lleva r al mximo la racionalidad o rganizacionu],
dlsena~do un enlace perfecto ent re fines y medio s. Para es to. es necesario con cep tuah.zar a I.a organ izaci~n como.un sistema ce rrado. es dec ir. un sistema qu e
se mantiene aislado de las influencias de las varia bles externas.

sobre l.

LA O RGA NIZACIN CO MO UN S ISTEM A AIlIEIITO

Enfoq ue d e sistem a cerrado

. Ad~~s del desconoc imicnlo de las interrelaciones di nmicas e ntre la

orga rnzacro n y su ~ m bj en t e . esta perspec tiva co nside ra que sus integrante s ucnen un com po rtamre nto acorde co n los deseos organizaciona les. no co ntempln_
cose los valores y necesidades de las perso nas, Tampoco son es tudi ados los
subsistemas. sus vinculaciones y los cambios q ue e n e llos se producen.

U evo lucin del co ncepto sobre las organizaciones responde. e n realidad,

a d iferent es e nfoques o concepruatizacones (por no utilizar e l trmino "teoras"
puesto q ue desde el len guaje de la cie ncia no las hay tales en la disciplina ad ministrativa). q ue fueron elaborando perspectivas que la co ntem plaban de di versas
maneras, No se pretende en este lugar realizar un rastreo de cada una de las que
se e labo raron a travs de l tiempo. sino categoriza rlas en dos g rupos co n caractersticas de finidas y bien d istintas entre s. y muy ttil para comprende r su conceptualizacin. Esos e nfoques bsicos son los que conciben ti las organizacio nes
como sistemas cerrados o como sislellllls abiertos. Recurdese qu e en el captu lo anterior se defin i los sistemas cerrados co mo aquel los que tienen lmites
bien defini dos. rgidos y no permeable s, mientras que enlos sistemas abiertos los
lmites son ms permeab les y. en O':,'1siones. no so n fci lmente de finibles ska112

J orl:r Robrr lo \'olpr ntu tl

E n roq ue de sis tema llhier lo

,

Al cn f~ ue de sistema ce rrado se opo ne c l que cons idera a las o rganiza-

c ~ on cs C~llllO SIstemas abiertos. es decir, aquellos q uc tienen una per manente

v,mculac ln co n.su ~ lI1bienle, Jus tamente, lUlO de los aspec tos q ue ms carncten.za a las orgamzac rones e s su permanen te y dinmi ca interaccin con su ambente. ya sea co n sus clientes. proveedores. co mpetido res, organismos g ube ma -

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACiN

menta les. entre otros. La organizac in es influida por su med io ambien

te desde
e l mom ent o en que po r sus lmites per meab les ingre sa una gran
cantidad de
insume s (energ a, mater iales. perso nas). A su vez, por medi o de
sus sa lidas.
influ ye e n e l am biente.
Com o consec uencia de esa co nstante inte racci n co n su medi o ambi
ente.
la organiz acin desarro lla ci erta capacid ad adaptativa con respec to
a los cambios qu e se prod uce n e n aqu l, funcionando de ntro de un es tado
es table o de
equilib rio dinnuco. al tiem po q ue prosigu e con su continuo Ilujc de
entrada,
tra nsforma cin y flujo de salida . La retroa limentac in es, por lo tanto.
fundam ental para mante ner al siste ma den tro de ese eq uilibrio d inm ico. ~c
lUa r e n esas
cond iciones signific a que el siste ma vive absorbiend o e lem en tos mtemos
y del
amb ie nte. pe ro funcion ando dentro de los lmites fijad os por Sil es tructura
honson. Kast y Rosenz we ig; 1971 ). Se d ice que el equi librio es d inm ico
porque los
cambios del amb iente mod ifican las condici ones de eq uilibrio del slsrema
.Hevndolo a una situaci n de un nuevo equilib rio.
S i la organiz aci n no tuvie ra la ca pac ida d de adaptarse a los cambio
s del
ambien te perd iendo su es tado estable , ingresara en un proceso de
e ntropa por
el cua l eru rana e n crisis. de sorgani znd ose y descom ponind ose hasta
el punto
de llegar a morir. Por el contrar io. la orga nizaci n como sistema abierto.
desarrolla una tendenci a que la lleva a avanzar haci a una mayor di ferencia
cin y complej idad . tratando de arr iba r a un nivel ms alto de organ izaci~ll . es
tr:u.ctura l.en
sus e lemento s. Esta mayor comp leji dad crea una ma yor es peci alizaci
n y diferenc iaci n entre SIlS subsiste mas.
Las o rganiza ci ones cons ideradas como sistemas abie rtos tienen otra
caracte rstica particu la r qu e es la ~qll ifillalidad, q ue significa que una
organizac in puede lograr sus obje tivos org anizac ionales ~e ms de una .ma
ne r~ y partiendo de cond icio nes iniciales di ferentes . En los sistemas mecnic
os ex iste una
relacin di recta de causa y efec to entre las cond ic iones de un es tado
inicial y un
es tado final . En las organiz acio nes a l no ex istir es ta corr espond encia.
el administrador puede utilizar tod a una gama de element o s para transfor marlos
de las ms
d iversas man era s a fin de obtener los resultad os e sperados .
Ade ms de estos aspecto s. las org a nizac io nes como siste mas abiertos
se
caracte riza n por es tar integrad as por pan es d iferenciad as y relaci
onadas entre
s, q ue funci onan vincul ndose e infl uy ndose unas con ot ras. con la
final i? ad de
alcanza r objetivo s propi os tanto de la organiz acin. de sus integran
tes. aSI como
del o los sis temas mayore s en qu e la organizaci n partic ipa.
La o rganizac in es un tipo particula r de siste ma abi erto q ue com
parte
detenninada s caracte rs ticas con otros sist em as abiert os. Katz y
Kahn (1977)
identi ficaron llueve ca racters ticas qu e poseen IOdos los siste mas abiert
os:

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volp ~o tn l .

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS

pE. INEQRMAA<.:
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l . tmponac n de energia : a trav s de sus fronteras permea bles. los

sis tc mas abierto s con tinuamente incorpo ran del amb iente insume s de el
ementos fsico s (ma teriales. personas, energ a) y represen taci ones simb
licas
(informac in) .
2. Proceso s inte rnos de transf onnoc on: so n las actividades qu e se
rea lizan sob re las entrada s de acuerd o con pautas y proced imiento s predefin
idos. prod ucie ndo una reorgan izacin de los insuma s.
3. Salidas: es e l resu ltado o produ ct o final que la org anizac i n apo rta
al
medi o ambi e nte. ya sea en forma de prod uctos fsicos o como se rv
icios .
4. Ciclos de sucesos: c uando la organizacin ex porta al ambiente el producto de su act ividad . rec ibe de s te nuevos insuma s qu e permite n q
ue se
reinicie el ciclo de ac tividades de ingreso s-tran sformacin -sa lidas.
Esos
nuevo s insumos se observan c1aramenle en una organizaci n qu e
vende
sus proJ uctos e n el ambi ente. y por los cuales obtiene d inero q ue le perm
ite com prar mate rias pr imas y pagar las retr ibucion es de su persona
l. con
lo cu al asegura la repetici n de esta sec uencia. En e l caso de organiz
aciones si n fines lucrat ivos. es la misma act ividad que se desarr olla en la
org anizacin la q ue pe rmite renovar , a travs de la satisfacc in moral de
lirabajo rea lizado. la energ a que re inicia nue vamente el cicl o.
5. Ellfrop fa negativa: con el fin de aseg ura r su supervi vencia . los
sistemas
abiertos deben mo verse para evitar la entropa: debe n desarro llar er
uropla
negati va. Co mo es tos sistemas tienen la posibilidad de importa r de
l ambien te ms energa de la q ue necesita n, puede n almace nar parte de
ella
con el fin de utilizarla para ma ntene r el orden intern o, funcio nando
de
manera nor mal aun en poc as de cri sis.
6 . Proceso de retroalimentaci n )' codific aci n: la orga nizaci n como
tod o
sistema abi ert o. reci be info rmaci n de las consec uencias de las activid
ades desarro lladas po r el propio siste ma. con el fin de delect ar y corregi
r
lo s desvos q ue se obse rven con relacin a los objetivo s. Ade ms, a
travs
de un proceso de cod ificaci n el sistem a se lecc iona lo s insuma s q ue
van a
ser incorpo rados, por lo c ual alg unos elementos son rec hazad os con
ante rioridad a ser ingresad os.
7. Estada estable y homeos msis : por med io del perma nente interc am bio
de
e nerg a con el amb iente los sistemas adq uieren una cond ici n estab
le en
su es tructura y en sus est ados hitemos. conserv ando a travs del tie
mpo
e l ca rc te r del siste ma . Para adapta rse a su ambien te. los sistemas
redu cir n y absor ber n la variabil idad y los efect os pert urbadores de las
modificaciones que se manifi esten en las entradas de los eleme ntos ; los
sis te-

SISTEMAS ADMINiSTRATIVOS Y S ISTEMAS DE INFORMACIN

mas podrn reaccio nar o anticiparse a los ca mbios med iante un proceso
de aurorregulecln que les permite asimilar en la naturaleza de su estructura. los insume s mod ificados . La homeos tasis d inmica pe nnite que
los
cam bios ex ternos no mod ifiquen la esencia de la estructu ra del sistema
.
de manera que ste no restaura el equ ilibrio anter ior. sino que establece
un
nuevo equ ilibrio, ms co mplejo y ms tota lizador. Este proceso de estado
estable y homeostasls se conserva a n bajo cond iciones de c reci miento
y
expans in, donde las caracte rsticas bsicas del sistema tienden a permanecer constantes.
8. Difu ellciad 61l : los sistemas abiertos presentan proceso s que tienden
hacia
la d iferenciacin y la elaboraci n, es decir, a la creacin y e laboracin
de
nue vas funciones as co mo a la mod ificacin de las actuales; los estnda
res globales y d ifusos son reempla zados por funcion es ms especia lizada s.jerarq uizadas y altamen te di ferenciadas. Implcit amente, el proceso
de d iferenci acin conduce a la elaboracin de una es tructura .
9. Equijill(lfi(i(/t/: esta prop iedad indica que un sistema puede alcanza
r un
detenn inado estado final partiend o de cond iciones iniciales di fe rentes
ya
travs de la adopcin de distinto s cu rsos de accin. En la med ida que
el
sistema va desarro llando mecanismos regulad ores (horneosresis) que normalicen y controlen su funcion amiento , puede reducirse el grado de equifinalida d. lo cual no significa que sta desaparezca. ya q ue siempre existir ms de un mtodo para log rar un obje tivo.
La perspec tiva de la organizacin co mo un sis tema abierto present a
elementos q ue permite n entende r que la racio nalidad organizacio nal propues
ta por
el en foque de sistema cerrado no es posible de aplicar, ya que se
presentan
hechos y eve ntos cuya oc urrencia sucede sin q ue la organiza ci n pueda
tener
control sobre ellos, ade ms de que en su interior se desarro llarn. crecien
temente. modelos de interacci n. disposic io nes y estructuras que pueden estar
al margen de los mandatos y fonn alizaciones que oficialmente la orga nizaci
n elabore.
Ca ra cter sticas parucu tarcs de las o rga nizacio nes como sistem as
a biertos
Las organizaciones ya fueron de finidas como una clase de siste mas
sociales: s tos. a su vez. co nstituye n una clase de sistema s abiertos. Adem
s de
compartir con otros siste mas abiertos las caracreristicas analizad as en
el apartado anterior. las organ izacione s tienen propied ades que les son propias
e n funcin

'"

J orll" Kobu lo Volp., nl.,"l.

S tST EMAS A DMINtSTRATIVOS y S ISTEMAS DE INr-oRMACN

de su inclusin co mo sistemas soc iales. Las org anizac iones son sistema
s q ue .!oe
car acteriza n por tener las siguien tes co ndicione s:
J. Artificialdad: una caracte rstica ese ncial que posee n rodas las
orga niza ciones. es la de ser una creaci n artificial del hom bre , es dec ir, SO ll sis
te mas inven tados. Ser una creaci n artificia l implica conside rar una d imen
sin de realizac in opta tiva, e fectuada oelaho rada co n la ayuda de conocimiento es pecfico y puesta al servicio de lodos. Lo artifi c ial viene prccedid o por una decisi n ante una elecci n (de mane ra que de ntro de
es ta
d imensi n se excl uyen las real izaciones que no son obje to de deci siones
sino q ue es tn programadas naturalmente, tale s co mo la fabricacin
de
pana les por parte de abejas y de hormig ueros por parte de hor migas).
La
creacin de elementos artificiales (en contraposicin a los naturales) siempre
es o bra de se res racionales, q ue actan basados en e l conocim iento y
que
pers ig uen con su activida d un valor soc ial. De esta manera so n artificia
les
las mq uinas. los d ispositivos de producc in. las industrias, la agric ultura.
la e nsean za. la potca .ta cultura, las o rganizacio nes.
Las orga nizac iones son c reaciones artificia les propias del hom bre.
que estn d iseadas intencionalmente para cumpli r con fines especf
icos
y determi nados, por lapsos de tiempo co nside rables (si bien algunas tienen
limites preciso s de dur acin. la mayor a se crean pe nsando e n su perpe
tuidad ) y dirigida s por su pro pio sistema de adm inistracin. para lo c ua
l se
estud ian y formu lan reglas de accin y operac in. Tienen la posibilidad
de
sustituir co n cierta facilidad ele mentos o partes. lo q ue les asegura
un
funcio nam ient o a largo plazo. A di fere ncia de los sistemas flsicos c bio
lgicos que tienen estructuras anatmicas q ue pueden ser identific adas aunq
ue
e l sistema es t en reposo, las or gan izacion es so n indepe ndi entes de
sus
partes Fsica s (po r lo que es pos ible el reempl azo), ya q ue la estruc turacin
de aco nteci mientos y eve ntos. y no la estructuracin de las partes fsicas.
es lo que defi ne a su estruct ura. Cuando una organizaci n deja de funcionar, ya no e s posi ble identi car su estructura.
2. Morfo g nesu : a d iferen cia de los sistemas mecni cos y bio lgicos
. una
organizaci n tie ne la ca pacidad de mod ificar sus ca racte rfsticas estructu
rales bs icas. La co nstitucin y estructura intern as de una organiz acin.
son re presentativas de uno de los posible s es tados q ue puede asumir.
pe ro
q ue de ninguna manera significa n una co nd ici n permanente. A trav
s del
proceso de re troalimen tacin la orga nizacin puede compar ar los resu
ltados obtenidos co n los deseado s. y si no estuviera co nforme. puede mod
ificar sus com portam ientos, o bien. cambiar o incorpo rar nue vos obje tivos:

Edil orb l (J. ma r /J. I1" J<l1I1

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SISt EMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEM AS DE INFORMACi N

SISTEMAS ADM INISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACIN

es tos cam bios mod ificarn la es truc tura a fin de que el sis tema siga man_
teniendo la re lacin q ue desea tene r co n su amb iente,

Cuando la d iferenci a entre las metas orga nizacionales y las necesidades ind ividuales es significa tiva . es posible encont rar un deficiente desem peo. maleslares
y ot ras consec uc ncias no deseadas. Es le desfase entre las nece sidades ind ividua res y las mela s organ izacionales puede darse por diversos mot ivos: algunos
de los fact ores q ue altera n esa relacin SO/l . por ele mplo. ca mbios en lo s mtodos
de lra baj o. cambios en los ni veles de supe rvisin. y en un tema ce ntral de es te
libro. la mod ificacin de lo s sistemas administral ivos y de informaci n .

3. Complejidad: sin lugar a dudas. las organizaci ones present an cond iciones
de comp leji dad deri vada s del resultado combinado entre la gran can tidad
de eleme ntos q ue las componen. las caractersticas y J tribu tos de esos
eleme ntos, la cantidad de vnculos e interacciones ent re el los. y el n ivel de
es truc turacin implcita. En la medi da qu e las organizaciones crece n en
tama o y en el desarrollo de sus elementos organizanvos, aumentan en su
comp lejida d; s ta es una de las dim en siones de su estruc tura q ue se percibe ape nas se ingresa a una org anizac i n: los ni vel es jer rquicos que
tiene la o rganizaci n. la cant idad de secciones q ue prese nta. la profundi_
dad alcanzada po r su d ivisin del trabajo. Asr. fa complej idad se asoc ia a la
ca ntidad de subpartes q ue presenta cada organizaci n, lo q ue de termina
su grado de d ifere nciacin.

Para inlerpr elar de q u manera se obl ienen mejores desempe os individua les y orga n izac ionales sedcsarrollaron modelo s que. adems de entender a la
organizacin como un sistema abieno en constan te inleraccin con su med io
ambie nte, la consideran es truc lurada sobre dos subsistemas: el subsis tema soc ial
Yel su bsistema lc nico.

-l . A"utllm: la condic in de ape rtura de la organizac in se relaciona con la

capacidad de sus limites al permhr un fluido intercam bio de aqu lla con el
ambiente que la rodea. Como la mayor parte de las organizaciones necesita n de la interacci n con el med io ambie nte para alca nza r sus obje tivos.
el g rado de permeabilidad de las fronteras orga nizacionales es muy aho.
S in em bargo. esta permeabilidad no impide que los lmiles organizaciona _
les traten de manl ener se bien defin idos . p ues de lo contra rio . si la apertura
fuera toral se correrte el riesgo de que la orga nizac in fuer a absorbida por
su am biellle. con lo cua l desaparece ra.

COIICClllu sociolt'cllico de la orJ:a nizlcin

El enfoque sociOlcnico de las organizaciones su rgi con el fin de log rar
sislemas que permitan obtener salisfaccin ple na en e l tra baj o j unio a e ficie ncia
lccno lg ica. Esas ca racleristicas Son las que per miren que el enfoque sociotc nico sea aprop iado para tratar los efectos que surgen a ca usa de la imp lemenla_
cin de siste mas de in(onnacin en las orga nizaciones.

5. lmt'llcio/ul1idfld: las o rga nizaciones son le leolg icame nle di recci onadas.
es decir. sus acc iones y acti vidades est n orienta das a tra v s de la canse.
cucin de det er minados fines y obje tivos. No impo rtan los ca mbios en el
ambi ente o e n su inte rior. la orga nizac in sedirige intenc ionadamente hac ia e l log ro de sus obje tivos . los que le sirve n de or jenracin en la eleccin
de los c ursos de accin .1to mar.

MOD ELOS IH~ O HGA NIZ AC IN C O M O S ISTE MA

En el prime r apart ado de es te cap tulo se ana lizaron alg unos aspectos dc
la P1ll1 ic ipICil1 de las pcrsonas como miemb ros de las organizaciones. Dc acue rdo
conlo desarrollado. cada integ ra nte tiene necesidades propia s q ue. cuando coincide n con las melas y o bj etivos de la orga niza ci n q ue integ ra. dcbcrfan lle var a
obtener ma yore s rcnd im ienlos de desem pe o y de satisfaccin en el trabajo.

'"

J Of l C

Ru ber t o \!olpclIlC'<t.

El concepto SOCiOlcllico fue propueslo por los inlegrames det lnsthuro de

Rdaciones H umanas de Tavisrock a mediados del sig lo pasado. a pan ir de los
resull ados de in vesligaciones rra lizadas en la ex p lolacin ca rbonfera brml nica,
en mome ntos en los que e n esa actividad se volcaba n. Per menen ternenre, nue vas
lecnologas : eq uipos. me ca nism os. herramema s. Las empresas de ese sector
dise aron sus Ira baJos e n funci n a la nueva lec nolog a q ue se haba desarroll a_
do. pero sin tener en cuenta cmo las personas ac usaran el Impact o de esas
inco rporaciones. Esto traj o aparej ado un aftc "COSlo humano" . q ue se trat de
reparar adecu ando las cond iciones soc iocconmicas y mejoran do las relaci ones
humana s. S in e mbargo. a pesar tic la aplkaci n de las ms prog res tsras pol ic as
administ rat vas para e l personal , y el eSlableci micnlo de cordiales relaci ones entre la di recci n y lo s sindica tos. ltxlav fa perdura ban Preoc upacio nes m uy signifi.
cativas so bre las carac terslicas y Cstructuras de las tareas. y sobre la natu ralcza
mism a de los traba j os.
Pero en eses mism as empresas. un grupo de trabaj adores logr nive les de
eficienc ia y sa tisfaccin e n el lra bajo por encima de los o tros g rupos. Dura nte la
invesligacin cu busca de los mot ivos de tales nive les de e ficiencia y satisfaccin. se encolllr que e n ese caso el sistema t cnico (equipos y herramiema e) y
t dilotia l OSnJ a, D. O"}OIl;

'"

SiSTEMAS ADMINISTRATIVOS X SISTEMAS DE INf ORMACIN

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

el slstema soc ial (el grupo de trabaj adores ) haban sido disead os conj untamente
para esa actividad es pec fica. A part ir de esa experiencia se fue desarrollando el
en foque socio tcnico, den tro del c ual Leavitt ( 1965) crea un mod elo que describe a la organizacin co mo co nstituida por cuatro co mpone ntes interrelaciona dos
(a posteriori , algunos te ricos de la ad ministrac in inclu yen a la cultura organ,
zaci ona l co mo un qui nto ele mento. tal co mo se podro bse rvar en un model o que
pos terionnente se desarrollar):

l . Tareas

3. Tecn ologa

2. Personal

SISTEMAS DE INfORMACIN

un cam bio en uno de los compo nentes produzca e fectos. planeados o no planea dos. e? los otros: cu~ndo uno cambia, los dems tiend en a aj ustarse co n el fiu de
trllOl.1 rguar el cambo. Esta carac terlsrica q ue el modelo asume es impo rtante
c()n~lf.lerar la d urant e e l d ise o de l sistema administrat ivo y del sistem a de iuforma~l_n ya q ue existe una te nden c ia. por parte de los d iseadores. de hacer hincapte en la t a re~ (trabajos) y en la lecnol og a [instrumen te s y equipos utilizad os
en fas tarea s), SIO conte mplar todos los efect os y consec uencias sobre las per sonas y la es truc tura: ~or eje mplo. si se introduce una llue va tecn ol oga para incrementar la producti vidad. el per sonal puede reacci onar de forma lal que se COII trarresten Io s be neficios pot enciales de esa nueva tecnologa .

4 . Estruc tura

En muchos cas os. al di sear IlU C VO S sis temas ti c in furn llt n se c umhiu la
te~ ~oJog a de proc~sa m icl1to, con lo cua l se ca mbia la manera que las personas
ut l h~n p~ra relacio narse con las tareas q ue rea lizan producin do se. ade ms.
m(xlificaClOlles en la estru ctura y la cultura organizacional, las (l ile deberan operar en fa vor del desarrollo de las tarea s, pero que no sie mpre oc urre as .

TA REA S

En un ,modelo de di seo de sistemas bajo e l enfoque sociorc nco pued e

obse~varse corno es e l proceso que permite logra r la mej or respuesta socior cnica: sistemas tecnolgicos e ficientes que produ zcan satisfacc in a sus integrun-

TECN OLOG IA

te s.

Figura3.1: lnteraccin entre los ro mro ncnlesde una organizacin

Lo s elementos de es te modele se agrupan en dos subsis temas:

l . El subsistema t cnico: que incluye los trabajos (tareas) que van a desempea rse, la forma en que se d ividieron esos trabajos y se busc su coordinacin (e stru ctura). y los eq uipo s, insta laciones, instru mentos. y el amo
bie nte fsico y su disposicin (tecnologfa). Este subsiste ma es el responsable de la e ficie ncia potencial de la organizaci n.
2. El subsistema social: en el q ue se encuentran las personas, sus ca ractersticas fsicas y psico lgicas, las vincu laciones y relaciones tanto individuales como grupales. y las exi genc ias o rganizac io nales en la realizacin
de lo s trabajos. Este subsis te ma es el en cargado de tran sformar la eficie ncia potencial en eficiencia real.
El enfoq ue soclotcnico conci be a las or ganizaci ones co mo una combinaci n de tecnologa y. al mismo tiem po. como un siste ma soc ial. desar rollndose
entre los subsistemas una gran interaccin m utua y recproca. El modelo de
Leavitt para la comprensin del cambio organizacional se ba sa en la fuerte nterdependencia entre los componentes de los dos subsiste mas . lo qu e prov oca que

u,

J arf:e Rabul a Valprnlr . U

DETEJl MIIU.R
LOSOBJETIVOS

sooeres

1-

"'UfJl.N...n VIl.S

""'.'"

M"""'"

...LTERN.-.TIVAS
SOClOTl':CNICAS

1-

CONS1DERAC!N
OF.I ....S
IIIi.STR1CC!ONES

1-

M'K"

SO LUC IN
SOCIOlt.CN ICA

1
DETER MINAR
lOSOBJETIVOS

reo-ces

AlTUNAnvAS
TkNICAS

Figura 3.2: Esquemapara el diseo de sislemas sociotl!rnicos

Un mode lo posterior al de Lcaviu. que agru pa de man era direremc a los

com poneme s organ.izac.iona les y que incl uye la cultu ra orgauizacional. pe rmite
ob~rvar a la o rgaOlzac ln como un sistema socior cnco abierto integrado PO'
va n os ~~ bsiu remas. lal co mo se presenta en la figu ra 3.3 que result a de una
adapta ci n de Kan y Ro sen zweig ( 1990).

UI

S IST EMAS ADMIN IST RATIVOS Y SIST EMAS DE INFORMACiN

SISTEMAS A PM INISTRATIV OS y SISTEMAS DE INFORMACtN

tura remite a la manera en que se di viden las tareas y cmo se coord inan. va le
dec ir, cmo se di ferencian y luego c mo se integ ran.
SA U IIAS
SEltVIC10S

I'. NTRAUA S
,.. 4lli1U 4L
DII'O:O
~UEIlZ()

m....4HO

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Por ltimo, el subsls rema Administrat ivo cubre toda la organ izacin : es e l
enca rgado de las rel aciones con el medi o am bient e, de prom over la fijacin J e
objetivos y de adecuar los recu rsos para la obtenci n de esos objet ive s.

1lE.NI'J-"k:'IOSOCIAL
lJUAUou.o

IN~'4CIOr<

' SAll~4COON"""" 4N4

~'*JlGI4

r~lgura J J' I _ ..anilKin mmo sislema sooorceicc ab,efto

Desde esta perspectiva . una organizacin no e s s i ~ p l e me ~ te un si ste.~

social O t cnico sino. ms bien. la integ racin y estruc tu rac i n de dl v er~s acuvrdades humanas en tomo de diferent es tecn clogras. stas afectan los insumes
que ingresan del ambieme .fos procesos de ~onversin . y I~s resu llado s que ~.n
exportados al ambiente. Pero e l sistema soc ial es e l determin ante de la efectividad y e ficie ncia en la utilizaci n de esas tecn olog as.
.
. .
Un de talle de es te modelo permite observar que el subs iste ma de Objevos y Valores es el q ue represen ta la cu ltura organizacio na l. Mu chos de esos
valores la org anizacin los loma de su enlo mo sociocu ll ~ra l; .ya se ex~resqu: la
organizaci n debe consi dera r no slo sus objetivos org aniaa cionales smo tambin

Enfoqu e sit uadonal o ee nttngcn tc

S i bie n los conceptos de siste mas representan un modelo adec uado para
en tender las organ izacio nes. en su esencia con llevan un nivel relat ivamente alto
de ge neralizaci n. Por el co ntrario, los [actores stuacionaies o continge ntes
presentan puntos de 'lis ia q ue tiende n a se r ms concretos y especficos . Segn
Kast y Roscnzwe ig ( 1990) "e l pu ntode vista de cOlllinge ncia de las organizaciones y su ad minist raci n propone que una organizacin es un sistema comp uesto
por subsistemas y delimitado por lm ites identificab les con respecto a l suprasisrema que lo rodea. El punt o de vista de contingencia busca ente nde r las interrelacione s dentro y en tre los subsistema s. as como entre la organ izacin y su medio
ambiente, y definir los esq uemas de relacio nes o con figuraciones de variables .
Subraya la na tura leza multi variable de las organizaciones y trata de entender en
qu forma operan bajo con dic iones variables y e n ci rc unstancias especficas.
Los puntos de 'l isia de contingencia estn Iinalrnenre d irig idos a suge rir los d ise os de orga nizaci n y las acciones ad minis trati vas ms adecuadas a situaciones
especficas",
En el funci onamiento dc las organizaciones se enc uentran facto res co ntingentes tales co mo su edad, su dime nsin, la tecn olog a q ue usa e n sus procesos operavos, sus rel aci ones de pode r, como as tam bin cie rtas caractersticas
de su am bient e: agresividad. dinmica. complejidad.

los individuale s y los soc iales.

.
'
El subsistema T cn ico se refi ere al conociruiemo n ccc s ar~o para realizar
las rareas. lo que incl uye las tcn ica s, [os eqcipos y las . r~ s t a l ac l.o lle s. En c:l~
situacin particular (hospital. metalrgica, telefona), se utiliza un t~ po de rccn
g a es peci al y ex iste n requ eri mientos de ~rabajos que son espec l fic~s . ~ar~ esa
orga nizaci n. La tecnolog fa afecta al subsistema Estructu ra dC ];1 orga lll zac I6~o~
a l subsiste ma Pslcosoclul: ste. a su vez, est compuesto por las personas.
gr upos qu e ella s conforman y sus inte racc iones. Aqu f se con tem plan aspectos
tales corno las necesidades, valores, moti vaci ones; stos, ms o tros e lc ~en~os
Iones)
(actitudes. ex pec tativas. se ntimientos, asprracron
es c rean e I c lima
1 .' orgamzacro. < ennl que es el am biente e n e l cual se desarro llan las turcas. El subsistem a Estru

Los es tudios en ad ministracin han trat ado de enco ntrar una necesar ia
relacin ent re los distint os subsistemas y variables controlables de la organ iza.
cl n, por un lado, y los factores conringemes, por otro, As, los conceptos de
sistemas cons ide rados junto a los factor es cOlltinge ntes, buscan entende r las
interre lac iones entre y dentro de los subsis tem as. asf co mo las re laciones en tre la
orga nizacin y su med io ambiente. con e l fin de es tablecer un es quema de estruct uracin efi cie nte de la organizaci n. Sin llegar al extremo en el cual se
considera a cada organizaci n y a ca da s ituacin como ca sos nicos, ponderar
los pun tos de vista de contingencia lleva a elegir los ele mentos y las acci ones
admini strati vas ms adecuadas a situaciones es pec rcns.

In

):dltorlal O~"'''r

En s ntes is. los co nce ptos ~~ sist emas proveen un mod elo amplio co n el
l).

8"1011;

",

l'.
I,

SISTEMAS APM INISTRATIVOS y SISTEMAS DE INFORMACiN

SISTEMAS ADMINISTM TIVOS y SISTEMAS pE INFORMACIN

cua l es po sible entender a todas las organizaciones, En ramo que los faclores
de contingencia reconocen q ue los subsistema s de la organizaci n y su medio
ambien te son. en cierto senlido.lnicos, y repre sentan la base que hay que con.
siderar para dise ar y administrar o rganimcio nes especficas. EsIO lleva a que
e n cada situaci n en partic ular se tenga en cuenta q ue existen. por un lado.
cie rtos principios generales de organizacin y administraci n y. por ot ro. que
esos princi pios ge nera les tienen q ue evalua rse y adaptarse a cada situacin oro
ga nizacicnal es pec fica. Es decir. los facto res co ntingentes act an en cada caso
en pan icular para es pecifica r las alterna tivas, el ementos y las reglas o criterios a
elegir,
Resulta co nveniente consider ar estos aspe ctos puesto que a lo largo del
libro y, muy especlatrre me. cuando se desarrolle el estudio y dise o de sis temas,
se establecern ge neralizaciones que. en la ejercitaci n real de las act ividades
profesio nales. debern adec uarse a los Iacrores conti ngentes que se presenten
en cada situacin, Adems. en el desa rro llo de varios te mas se presenta un
esq uema " ideal " en lo q ue se refiere a todos los elementos que se presenta n y
ana liza n, pero en las situaciones rea les el profesiona l es el que opt ar P'X uno u
otro eleme nto. de acuerdo con el cri terio y j uic io con que haya apreciado cada
situacin .

~Il aspecto cri tico en la incorporacin de nue va tec no loga es el g rado de

ace? taelll ~r parte de qu ienes deben operar eon e lla. y ese nivel de aceptaci n
es ta determ~lIad.o. en gran parte. por la forma en qu e la tecn ologfa es irnplautada
en la organizacin. Aun cuando desde e l enfoque soc iot cnic n se recomienda
efec tua r.una introducc~n cent rada en el cambio soc ia l frente a la qu e se CO Il centra solo en .U,I I c~mhlO p u~~nente tecnolgico, lo cierto es que no s iempre se
produ~e u~la utilizacin estrategjca del cambio tecnolgico para prod ucir un ca mhio
orgamzaco na.
As , y e n func in de J os aspectos, e l rhm o e intensid ad con que se inco rpora l e~ ~lOl og fa y.e l c.oll l r~ 1 q ue se lenga sobre las co nsecuenci as de su ituple ,
men tacrc n. es posible identificar cuatro resultados de l cambio organlzaconat, la l
co mo lo muestra la figu ra 3.4 (Prieto, Zomoza y Peir . 199 7):
HilillO, i" '"uidnd dd c"mll io
ln<:~m;nl al

No pren rd ilado

Adaplat"in .
OI;an jlilcio n~J

/n"{laclo
Irc no l;ico

De sarrollo
or;an;,ado nal

Nurv,",
co nngulllcllIIQ
orla nitacio nales

Cm"",' dr/

"/TI"bj"
CONSECUENCIAS DE LA INTRODUCCiN DE NUEVAS TECNO
LOGI AS

l'rr m..d ilado

La rap idez de l de sarrollo tecnolgico y la al ta tasa de incorporac in de

nuevas tec no log as por parte de las organizaciones. es t produ ciendo un entorno
organizacional q ue se muestra d inmicamente cambiante. E l inters por incorporar tecno loga est lle vand o a las organ izacio nes a hacer lo de una manera en la
cual no se toma n en cue nta las consec uencias humanas. soc iales yorganizacionales. La pos ibilidad que brinda el enfoque soc iotcnic o de Tavistock de rea lizar
una eleccin organizacional co nside rando la tecnologa especfica de cada grupo
de trabajo ju nto co n e l sistema de re laciones humanas, no siempre es tenida en
cuenta.
La situaci n actual indica que la incorpo raci n de nueva tecnologa, que
no s lo se ci rcunscribe a la de procesamiento de inform acin sino tambin a
cualquier otra. genera un profundo cambio organizaciona!. El Impacto que provoca la introd ucci n de nueva tecnologa se trad uce en resultados. efectos o consecue ncias, q ue se ma nifiestan ex pres amerne en cambios significa tivos e n las perso nas. en el e nlomo del trabajo. en las relacio nes grupales y en la estructura.
J or l r k obr r l o \ 'olprnt r <la

ri gur a 3.4 Consecuencias del imp;ll.1olecno/6gj;()en ti cambio OI'lan illlc io nal

C uando se incorpor a tecn ologa puede tenerse el co ntrol que ese ca mb io

genera. ~ eterm inando co nsec uencias q ue sean pretendi das por la organizacin
ipremeditadars O no (110 premeditadas ). Ade ms. debe co nsiderarse la intens idad y el rit mo de ese ca mbio por la incorpo racin de la tecnologa; c uandu la
es truc tura y los procesos organz aclc nafes (ta reas ) so n transformados de manera progres iva, ese ca mbio puede ser conside rado co mo ncresneuta, en tauro
q,ue los cam,b ios rpi dos y rrof~mdos q ue ge neran nuevas forma s de organizaci n y Irabajo pueden ser definid os CO/110 revolucionarios.
La colll ingencia del co ntro l del ca mb io y del ritmo e intensidad est defi uida por la interre laci n entre . al me nos. cuatro co njuntos de factore s: 1) q u se
~:d i lorbl

01"""

1) , SIl1d1,i

1.\5

SISTEMAS APMINISTRATlVOS y SISTEM AS pE INfO RM ACIN

SISTEMAS ADMINISTKATlVOS y SISTEMAS DE INFORM ACI N

busca . cm o y durante cunto tiem po: 2 ) caractersticas de la tec nolog a y de su

impl ementacin; 3) reas en las que imp acta; 4 ) caractersticas de l usuario y del
enlomo organizac ional .

,1
!'

A l"

C uando los cam bios so n buscad os. en la medid a en q ue el ritm o de incor.

potacin de tecno log a sea incre menta l. es posible realizar UII desarro llo organ izacional: en tanto que c uando la introd ucci n de la tecnol og a genero cambios
rpidos y profu ndos. es posi ble que haya que red isear por completo la estruc tura organizacional. Pero cuando aparece n co nsec uencias no desead as de los cambia s. la o rganizacin debe generar procesos de adaptacin c uando la incorporacin de tec no loga es progresiva, as como tratar de afron tar las co nsec uenc ias
negat ivas qu e pudi er an surg ir. cuando los cambios so n re volucionarios.
Cuando se deba impl ementar tec nol og a en organizaciones no debe olvid arse. entonces. q ue el en foq ue socior cnico no conside ra qu e el factor tec nolgico pre valezca so bre los amb ientale s. soc iales y organza cionales sino q ue. por
el contrario. aq uel debe conside rarse en interaccin con el subs iste ma soc ial de
la organizcci n. Las nueva s tecn o logas impac tan so bre la estructure. tareas y
perso nas. pero 110 lo hace n en fo rma d irecta. sino que depende de la manera en
que las pe rso nas percibe n y utilizan esas tecn ol og as y de 1a manera en que son
d iseadas. im plan tad as y gestionadas; y estos ltimo s aspectos deben pensarse
en funci n de los Iecrores connngenres de cada organizacin en particular.

ACfIV IIM UES U E LA O RGA NIZA C iN

El sistema de informaci n. como subs istema de l sistema adminisuativcde
la organlz ac i n.ene qu e conside rar en su d ise o las carac tersticas de las actividades real izad as y los tipos de deci siones q ue torna n sus Integrante s. los que
pueden cl asificar se en: administradores. es pecialistas tcnico- pro fesionales. y
pe rsonal de ofi ci na y operaci n. La s necesidades de in for macin de cada uno de
estos inlegra nles varan de acue rdo co n el ni vel de la orga nizaci n en q ue realizan su trabajo , pues ca da nivel tiene actividades con caractersticas propias, y
deci sione s asociadas a esos tra bajos. Desd e esta perspectiva . e n la organizacin
se ge nera una articulacin permanente entre las tareas, la lom a de deci siones y
el flujo de infonn aci n que ellas req uiere n. Por ende. puede in ferirsc que la
difer ent e infor mac in necesaria en cada ni vel proviene de di stintas fuentes. La
j erarqua de niveles orgaulzutlvos a que se hace referencia, co rre sponde a la del
sig uien te mod el o de org anizaci n que se muest ra en la figura 3.5.

Figur~ 3.S: Modelo de or~~nizacifl en niveles

.
El ~e~onal Operativo q ue figura e n la base de l modelo puede se r de dos
t l~: Oficllllslas que procesan tran sacciones y pani cipan en las tareas admin istranvas..e
d i
"
a orga ~ 'l zaClon.
y personal de operacin cuyas rareas se vincu lan con
Ias ~c~ lvldades primarias relac iona das con produ cir un producto o brindar un
sen:I~IO. Den tro de I?~ dos tipos de personal opera tivo se enc uentran, entre ot ros :
au.u !lares d~ contabilidad: ope rado res encargados del procesami ent o de las entradas. y salidas ~~ dat os: sec retarias; enca rgados de alma ce nes: ope rad ores de
mqUl~as de fbrica. Co mo resultado de l desarrollo de sus trabajos surge la
mayona de las e ntradas .de dato s al sistema de infonn aci n pero sus tareas.
normalmente , no se rela cio nan con el anlisis de las sa lidas de informac i n
~~ ,el nivel de Adm inistracin O perat iva la actividad predom inante ~s la
supervrsro n del persona l operativ o. siendo por es to que se necesita una co nexi n
muy es trec ha con e~ te perso nal acer ca de las operaciones o con el fin de resol .
ver problema s propio s de sus reas. El nfasis est puesto en la observancia de
~as destre zas tcnicas d~ los Clnl.l!eados: los administ rado res operativos obse run ~ue los emplead.o ~ sigan.Ios lineam ientos es tablec idos en los procedi mientos
o ru~l~as de caJ~ actividad, SIendo muy di fci l que ellos ejec uten direct ameme [os
lraba~os. Esle 1~ lve! no ~rocesa lransacci ones. pero s utiliza salidas resu mid as
del sistema de in formacin qu e re fieren a esas transacciones.
.
El niv el de ~dl~i ni stflcill Intermedia se OC upa de supervisar el rendi~lel1to de la or~a~lzaeln y cont rola r las act ivid ades que llevan a sta hacia el
gro de sus o bjetivos. Normal mente. en este nivel se de sarrollan lem as tal es

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SISTEMAS ADMINISTRAT IVOS Y SISTEMAS DE INI'Q RMACIN

S ISTEMAS ADMINISTRATiVOS Y SISTEMAS P E INFORMACIN

co mo la ad ministracin del personal , la adq uisic n de equ ipos y materia prim a, y

la ca pacit acin de los empleados. Es usua l que en es te ni vel se inclu yan a los
especialistas que conduce n las ac tiv idades profesionales y l.cn icas. y que I ~aha
jan independient emen te o como parte de un grupo de .p~o re sl~ n ales con la misma
espec ializaci n. S us tarea s no son de naturaleza ad min istra tiva pese ~ q~e debe n
supervisar a los miembros de sus oficinas. Ejemplos de,estos e S~ I~ hslas son
los contadores. cientficos de investigacin . analistas de sistemas. di seador es de
prod uctos. Este po de espec ialistas y tcnicos tienen ne:e~id a~es espec ficas
de in fonnaci6n que dependen de la nat uraleza de su especializacin.

A su vez. la ventaja co mpetitiva resutra diffcil de apreci ar c uando a la

empresa se la o bserva co mo un todo. ya que se funda en mucha s actividad es
co ncretas que desarrolla. cada organizaci n en sus dife rentes reas. Para anulizar las fuent es de la ventaja co mpetiliva de una empresa es necesari o exa minar
sis tem?licamellte sus acti vidad es y c mo interactan. para ent ender el por qu
se real izan a menor costo o mejor que la cOlnpelencia.

La Alta Administracin realiza tareas que . principalmente. son de planeacin y fonnulacin es trat gica; su actividad se orienta hac!a la visin futura.de 13
organizacin y dirige y con trola el dese mpeo de un red ucido grullOde fll~C IO~~
rios cuya s tareas bsicas son reali zar los planes de la e mpresa. La coordinacin
de los esfuerzos globales de la e mpresa y las relaciones co n otras e mp~esa s y
o rganismo s del ambiente. son algunas de las act ividades tpicas de este ni vel.
La ex istencia de esta jerarqua de niveles ha llevado a most rar trad icio nalment e a la organizacin en fonna piramidal. Pero desde la co nsideracin de
otros en foq ues organizacionales. en espec ial referidos a las empresas: ~ han
desarrollado otros mode los que presentan de diferente manera las actividades
organ izaciona les. Estas distintas maneras de mostrar actividades orga ni~ac io~a.
les aunque responden a definiciones conceptuales acordes con las ex rgencras
ambientales actua les ("e mpresas creadoras de valor" ). a su vez no exclu yen la
concepcin je rrquica en ellas.
Com o e l siste ma de informacin debe co me mplar e n su diseo las caracterlsticas de las acti vidades realizadas y los tipos de deci siones que se toman. a
los fines de ayudar a entender mejor su funcionamient o dentro de las o rganizaciones se desarrollar n dos en foques diferentes. uno contemporneo y otro tradicional.

Para este fin. Poner desa rroll e l co ncepto de cade na de valor. que es un
modelo que presenta las actividades es tratgicas de una em presa. las qu e se
desarrollan para di sear. producir. poner e n el mercado. entrega r y brindar se rvces de posventa a sus productos. El sentido de e ste anlisis es el de idenli ficar
las ca usas por las que la empre sa ge nera valor. entendie ndo a ste como la
ca ntidad de dinero q ue Jos co mpradores e stn dispuestos a pagar por lo que la
e mpresa le ofr:ce; cu ando el va lor ge nerado por la e mpresa supera a l costo por
obtenerlo. se dice que su posicin co mpetitiva es favora ble. ya que su actividad
ser. en co nsecuenc ia, lucrativa.

. , El ~~Io de cade na de valor muestra las acti vidades de valor. q ue son las
distintas actividades fsica s y tecn olgicas q ue la e mpresa realiza para c rear IIn
P~UCI~ que sea valioso para sus clie ntes. as como tambin el margen, q ue es la
diferen cia que result a e ntre e l valor toral y e l cos to total de las acti vidades rea lizad as .
Toda act ividad de valor emplea insumas fsicos (materiales. materias primas, perso nas). tecnologa. informaci n. Estas actividades se di viden en uctiviJad es primarias y en actividades de apoyo. tal co mo puede observa rse en la
figura 3.6.
la l_. II1ttI... d< .. ~ .........

Ad.. i . ... : '

1;" . . ."""

d< ... . "'i.h........

jIt I~"".-. ..:

Enfoq ue de la cadena de va lor

Ij

lI oy se dice que las emp resas son organizaciones que estn o.rienladas
hacia la creacin de riqueza. Y una de las formas de desarrolla r esa riqueza es
generando ventajas com petitivas. La ventaja competitiva de una organizacin
resulta. principalmente, del valor que una empresa es capaz de crear para sus
comprad ores. y es to puede reflejarse en el ofrecimiento de p reci o ~ menores a
los de los co mpetidores ante productos o servicios eq uivalentes, o bien a la provisin de ca rac tersticas especiales que no son fc iles de eq uiparar por la como
petencia (Poner. 199 1).
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H gura 3.6: Cade na de valor gen rica

J o rr;t Il:ob t rlo \'o tptnltSI I

119

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACIN

SISTEMAS ADMINISTRATI VOS Y SISTEMAS P E INFORMACtN

,
Las acti vidades primarias so n aque llas que es t n or ien tada s hacia la elahoracin fsica del prod ucto . su venta y su entrega a l comprado r, as Como lo
conce mlcnte al servici o de postven ta. E llas so n:

togtstica de entrada: act ividades relacionada s con el reci bo. almacena_

mie nto y administracin interna de insuma s y mat erias primas (co ntrol de
exi stencia s, distribuci n. tran spone, gestin de mat eria les).

Opemc one s: act ividades vinculadas con la conve rs in de insumos en

product os finale s. incluyendo embalaje . manteni miento de equipos. co ntrol es. entre er ras .
I.o gstica de salida: agru pa a las ac tiv idades de entrega de prod uctos a
los c lientes, el man ej o de los almace nes de productos terminados, la ope .
raci n de los veh cul os de entrega. e l procesam ient o de los ped idos y su
programaci n.
Comerciaimci n y yemas: contiene las act ividades destin ada s a proporcionar un medi o por el cual se puedan comprar los produ ct os. as co mo su
ind ucci n a hacerlo (promocin, publicid ad, fuerza de ven tas . relaciones
del canal de di stri buci n , entre otra s).

Servicio: son las acti vidades que apoyan al product o, manteniend o o realzando su valor <insta lac in del produ cto. repara ciones, pro visin de repuesto s).
Por su lado. las acti vidades de apo yo sustentan a las ac tiv idades primari as
pero tambin se apoyan entre s. Proporcionan insumos co mprados . h..x notog ta.
personas y dems funci ones q ue la e mpres a nec esite. La lnea punt eada significa que es as ac tividades de apoyo pueden asoc iar se co n cualquier acti vidad primaria especfica, as como pued e n apoyar a toda la cade na. En cambio, la infraestructura de la empresa no es t asociada co n act ividad es primarias part iculares. puesto q ue apoya a tod a la ca de na. Un detalle de es tas act ividades es:
AI1ll.fledm;eflfo: hace re ferencia a la funcin de compra de materias pri-

mas. ins umas, maqu inarias, equi pos de ofic ina. edifici os. Esta funcin se
encue ntra tanto en las actividades prim arias como e n las de apo yo.

Desarrollo de tecno log a: esta s actividades com prende n d iferentes acc io nes des tinadas a mejor ar prod uctos o procesos. El desarrollo de tccno lo;a q ue se rela ciona con los produc tos o sus caruc rertsticas apoyan a la
ca de na emcru. mien tras que al gunos desa rrollos se asoci an en forma espec fica con activ idade s primarias o de apoyo.

nes del personal de la empresa. Resp alda tamo a las ac tividades de apoyo
co mo a las primarias. por eje mplo en la contratac in de personal, as como
a la cadena de valor co mpleta, al es tablece r ];1 poltica de negoc iacio nes
laborales.

* luf roestrnctum de la empreslI: es una agrupacin de varias ac tividades

tales como las re lacionadas con la admin istracin ge nera l de la empresa
(po r lo qu e los siste mas de informaci n forman parte de esta acti vidad),
contabilidad. finanzas. planeamien to, ad ministraci n de ca lidad y asu ntos
legal es. Normalmente, apoy an a la cade na comp leta y no a act ividades
individuales.
Cada una de es tas ac tividades puede. a su vez. d ividirse en acti vidad es
concre tas y especfi cas. Todo lo que una e mpresa hace debera quedar incluido
dent ro de alguna de las acti vidades primaria s o de apoyo.
Enroq ue tradiclon nl d e la s 8{'i \'iila c!es organlzacto nales
Toda s las org anizac iones rea liza n di versas ac tividades a fin de que en la
op.l i~izacin de su desempeo. puedan arribar a los objetivos deseados . Bsquem ncamenr e.Ia forma tradicional de representar las activ idades organizaconales es a travs de una pi rmide donde se ex presan d istintos ni veles qu e represen tan , para cada nivel, agrupamient os de tarea s comunes y diferentes a las de lo s
otros nivel es. Un model o de es tas carac ter sticas es el que elabor Si mon ( 1984).
donde en la base si ta al nivel Tcnico. en el cual se ejecutan los proc esos de
producci n de bien es y la prestacin de servicios a los clientes. Sobre este ni vel
ubica uno que llama Administr ativo, en e l cual se ag ru pan una serie de ac tividades que tienen proceso s de loma de deci siones programadas, tales como la d isposicin de los recursos, el control de las operaciones y el d ise o de las acci ones
correc tivas . Por ltimo. el nive l Poltico es el que con su accio nar permite que la
organizacin tenga sus objetivos, defina sus polt icas y des arrolle sus pla nes estratg ico s.
Un mod elo similares el qu e est ablec i I\nthony ( 1976), q ue consta de tres
nive les admi nist rati vos y uno opera tivo, ta l como puede observ arse enla fig ura
3.7.

A(/lIIil1isll'f/ci l' de rec ursos humanos: incl uye las activid ades de bs-

q ueda , se leccin, contratacin. ca paci tac in, desarroll o y compensado-

",

Jorl" Mobtrto Volp ..ol ... ll

Edi t"rlal Ou".,r O. Jj" J"lti

'"

SISTEMAS ADMI NISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORM ACiN

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS pE INfORMACI N

El ni vel de Control Admuustrativa no slo co nte mpla ac tivid ades de CO Il trol. sino ta mb in algunas de planeamien tot ctlco. Este nive l de acti vidades comprend e no s lo la obtenc i n de recu rsos. sino tam bin su utilizacin e ficaz y
e ficie nte. Formul aci n de presupuestos. recl utamie nto y entrena mie r node l persona l. o rganizacin de l trabajo. lay 0 111 fabril. so n alg unas de sus rarea s Cara cte rsticas. E l con tro l admin istrati vo regu la la orga nizacin para asegurarse q ue las
activida des desarrolladas sea n congruentes con las meta s establec id as en sus
plane s.

figura 3.7: Modc:lo de jerarqufade activ idades

1'' l\'}L

UEFlNICI N

I'LANEAMI ENTO
ESTRAT G ICO

Determmecin de obJeti vos orgenlzacionales: fijacin de

pcltticas sohfe los reearsos y e lementos; dclimilacin de las
es.tralCgilUy crte ncs c enerales que permilan p1 ane3r ti curso
de laorganiuciOn.

CONTROL

Proceso de obte ncin de recursos ; estabkcimienlode planes

y procesos limitados por los objetivos del Planeamienl o

ADMINISTRAT IVO

Estratgico.
CO NTRO l.
OPERA C ION Al.

Programacin y control de lareas y transacciones. busca ndo

que stas se realicen en forma efICaz y e ficiente der um de
las reslric'Cio ntS presupuest arias .

Los tres niveles de las activid ades administrati vas, adems de la cl sica
per o incorrect a dife re nc iaci n temporal que se real iza sobre e llos (largo y corto
plazo), conte mplan diferencia s en cu anto al tipo de decisin que se toma en cada
uno de ellos. que es lo que real mente los diferencia.
El Paneanuenta Estratgica consiste en la form ulacin de planes y poltica s estratg icas que puedan es tablece r un cambio en e l carcter o la direccin
de la orga nizacin: adqui sicin de una nue va planta ; desarrollo de nue vos prod uct os; intervenci n en nuevos mer cados. Estas deci siones afectan tanto el esque ma fsico , como el financ iero y e l o rganizativo . Las ac tividades de este nive l
tratarn de establecer planes qu e permitan a la organizacin manej arse a s misma hacia un a posicin futura deseada, que puede defini rse en trminos de posici n e n e l mercad o. generacin de utilidades, u otras variadas formas.

' 42

J Of Jtr Robrr to Votprnlrsta

El Culltro/ Operacional se ejerce so bre las transacciones o tare as ind ivid uales. buscando q ue stas se ejecuten co n e ficac ia y e ficienc ia, po r ejemplo:
cargas de mq uin a; control de trabaj o s especficos de taller; fabricaci nde art culos; co locacin de a visos so licitando perso nal.
A unque la d iferenc iaci n de niveles produce conce ptualme nte una separaci n. en realidad tant o las actividades co mo e l procesa mient o de la informaci n de los tres nive les estn interrelaci onados. El contro l admini strativo es 1111
proceso q ue se lle va a cabo seg n las lneas de or ienlaci n es tableci das pu r e l
nivel superior; por lo tanto, las deci siones pres upuestarias definidas fKJ r el cont rol
administ rativo. es t n acot ada s por las polticas y di recti vas surg idas del planeamie nto es tra tg ico . El personal ad ministrativo hace planes y presupuest os dent ro
de los o bjetivos, po ltic as. lnea s de produ ctos. loca lizacin de plantas. y de m s
elementos que se deci den en e l planearnieruo estratg ico. asf co mo la defin ici n
q ue se haga en est e nivel de la po licu de ex istenc ias y de la es trateg ia Financiera. dete rminar n y arruarn las decisione s respect o a niveles de iuv cntanos.
ex istencias de seg uridad, y frecu encia y ca ntidad de pedidos que se ap lica r n en
el contro l adminis trativo.
Por otro lado. el control operacional es t estrechame nte relacio nado con
el nive l de control administrativo. y e n este caso la limi taci n surge no slo de
es te ltimo nive l. sino tambin del planeamien ro estrat glco a tmv s de las reg las
y procedimientos esta blecid os.
La interrelaci n de la inform acin utilizada por los tre s nivel es se man ifiesta po r la m uy es trec ha conexin de las ac tividades ex iste ntes e ntre ell os. q ue
implica que si no se produjera . por ejemplo. exactitud e n el prccesamlemo de las
operaciones rutinarias diarias y en los tiemposquc corresponde n. se estara trasladando a los nive les superiores informac in 1\0 aj ustada a los req uer imiento s
necesarios para esos nivel es. Por ejemp lo. el contro l ope raciona l so bre los inventarios (frec uencia de nuevas rde nes de ped idos: nivel de in ventar io de seg uridad ) depende de la exactitud en e l procesam iem ode las tran sacci ones ind ividu ales tales co mo sa lidas y en tradas de materi ales. y del resume n correcto de los
res ultado s de esas operaciones. A su vez. jos resultados de las operac io nes y del
tU

SISTEr.1A$ AOMINISTRATlVOS y SISTEMAS DIi INI'QRMACIN

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACIN

co ntro l ad ministrativo (j unto a inform acin so bre 1,\ com pete ncia. proveedor es y
orms) . permite defi nir al planeamient o est ratgico c ules sern, e n defi nitiva. los
objetivos estratgicos en relaci n con las exi sten cia s.

das a cada tillO de ellos. Esta di stinc in se es tablece en funci n de q ue mucha s '
actividades administrati vas culminan. fina lmen te, en deci sione s significativas de
los ad ministradores, y stas so n Illuy d iferen tes en su naturaleza , ya se a q ue se
to rnen en un nivel superior o inferior de la organ izacin .

Lu ine rmacin por ntvetcs d e activid ades

La deci sin es un proceso por e l cua l se e lige una entre varias a lternativas
di sponibles y po sib les. Esto supone un co mpo rtamie nto intencionado, orientado
haci a la co nsec uc in de mela s u objetivos. En la deci sin se realiza un proceso
mental. volu ntario. del iberad o. co nforme a un mtodo. a travs del racioc inio. con
el fin de e leg ir un c urso de acc in (y s lo 11110 ) entre un conj unto de cursos de
acci n al ternativos (Pavesl. 199 1).

La in forma cin puede carac te rizarse de di versas formas: para un problema de deci sin o par a el desarrollo de una actividad. cierta cla se de informa cin
puede resulta r ms adecuada que ot ra. Esto se pone en ev ide ncia c uando se
obse rva la marca da di ferencia y cont ras te ent re las caracrerlstic us necesarias
de 1a informacin para el planeamie nto estratg ico, para el control admin istrativo
y para e l control ope racional. En tant o el pla neamien to es tratgico de mand a una
informacin ma yor me nte basada e n fuente e xterna (anlisis de me rcados y sus
tendencias, desarroll os tec nolgicos , relocalizacin fabril ), los otros dos niveles
utiliza n, mayor ment e, informac i n ge nerada por la prop ia organizacin . Otra caracte rtstka de la informacin que utiliza e l planeamlenrc estrat gico, es que en
gran parte result a muy amplia, men os e xact a que la utilizada por e l com rc l adm inistrat ivo. A su vez . el control operacional utiliza informac in especfica para la
operacin. debi endo ser por eso exa cta y en nempo rea l. Estas y ot ras car acterfsricas de la in for maci n relacio nad as co n estos tres niveles org anizacionales.
se presen tan en la figura 3.8.

.....

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Flj!ura 3_8: Caractersticas de la informac in

I./l S

Por la im portanci a que tienen e n el desempeo de la o rganizacin. result a

conve nient e ex plica r dos aspec tos relacionados con las decisiones: tipo s de decisiones y proceso de lo ma de dec isiones.

Tipos de decisiones
En las organiza cio nes se loman diferente s dec isiones q ue corresponde n a
situaciones con carac ter sticas heterog neas. Una cla si ficac in habituallas d istingue entre programadas y no programad as.

Decisiones programadas

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.
..
.
, .... ,....
..
-~
,

En la deci sin , el hombre inte nta acci onar sobre la rea lidad que lo rod ea
para mod ifica rla c uando no le resu lta conve niente para el logro de sus prop ias
final idades.

d ccsloucs en 111 urga niza ci n

N umerosas situaciones organlzac tonales e n las que hay qu e lomar deci siones se presen tan de ma nera repetitiva y rutinar ia estando conformadas. adems. por un alto nivel de estructuraci n: en estos caso s, el curso de acci n a
seguir (la deci sin a lomar ) puede ser definido con anticipacin, estableci end o
preci sa s reglas de decisin compuestas por proced imiento s prev iam en te especificados . Por lo tanto, se d ice que en una situaci n que puede estructurarse y en
la qu e hay qu e lo mar una deci sin. sta puede ser prog ramable co n mayo r o
men or grado de automatizacin , ro q ue significa que an te una dec isin tomada
por med io del proc edi miento estndar pree stablecido. en algunos casos puede no
realizarse ningn proceso de rev isin poste rior.

Tal co mo se seal con an teri or idad. los tres nivele s de las actividades
ad ministra tivas se di ferencian. bsicamente. por las d isli-uas deci siones asocia -

Las deci siones to madas en los n ive les infe riores de la organizac in tie nen
la caracte rstica de se r repetitivas y rutina rias. co n lo cual ca da vez qu e se preser na la misma situacin, puede aplica rse algn procedimiento resoluti vo pre via-

IH

Edltorllll thm.. ,

1).

8", a((/

'"

S ISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFOR MACiN

mente defini do . En co nsecuen cia. este tipo de decisiones progre-nadas

se pueden defi n ir por un conj unto de regla s o procedi mient os de deci sin
. Estas deci siones se refleja n por med io de man uales so bre procedi mientos adminis
trali vos,
regla s. tab las o rboles de decisi n y disposic iones. Y es to es posi ble
debido al
car cter altamente est ructurado que pre sentan : s ta es la causa por
la cual el
anlisis requerid o para su resoluci n puede estand a rizarse: se utiliza
una metodologa en forma rut inar ia y el tipo de informa cin necesaria para el
anlisis se
conoce con antic ipacin .
Tam bin puede decirse que una deci sin es programada c uando se
con oce n:

* Toda s las variables que la afec ta n.

* La interrelaci n entre todas las variables.

* La cuant if icaci n de tod as las variables.
* El obj etivo a optimizar u obte ner.
En funcin de los cuatro aspecto s menc ionados se co ncl uye que
estas
decisio nes se lo man bajo condiciones al' certeza . porque pueden
co nocerse
sus consecuencias o resultad os a priori. Por tod as esta s ca ractensu
cas. estas
decision es pueden ser tornada s por el pers onal de m s bajo nivel
y de poca
es pecializacin y capa cita cin. Las dec isiones de otorgam iento de crdito
a clientes y lasde repo sici n de art culos de las exi stencia s. son los eje mplos
msc\ar os
de es te tipo de dec isio nes. En el caso de repo sicin de exis tencias
. la decisin
puede estar total mente automa tizada cu and o el siste ma de infor mac
in no slo
calcula . medi ant e a lguna frmula es tablecid a, en qu mome nto y cuntas
unidades hay qu e co mprar. sino q ue emite direc tame nte la o rden de compra
a un
provee dor e legido con anteriorida d . En otros casos me nos aut oma tizados.
al proveedor puede elegi rlo el persona l de compras.

Deci siones

110

de este tipo. los ca mb ios q ue pueden prod uc irse en las variab les son
tan imporrentes. qu e es imposi ble formula r reg las de deci sin con alguna anti
cipaci n.
Las decisio nes no program adas no tienen una soluci n previa . ya
(lile es
muy pro bable que la situaci n sea la prim er a vez q ue se present
a . En est as
deci siones no es posible establ ecer procedi mientos de decisi n con
atuicipaci u
porque adems d e ser. posible mente. la primera vez que se present
an. es tambin probab le que la situaci n no haya sido bien entendida, o se present
a m uy
cambia nte. o no se j ustifi ca hacerlo por el cos to que repre senta . Lanzar
un produelo noved oso al mercad o o fusionarse COII otra e mpres a. re pre
scmau ej emplos de este tipo de dec isiones que el m s a lto nivel debe lomar.
Tamo las dec ision es progra madas como las no program adas represe
n tan
los extremo s de un co ntinuo so bre el cual van a ubicarse tod as las deci
sione s que
se tomen . Esto significa q ue se tend r n deci siones con una es truc
turaci n m s
al ta hacia los n ive les infe riore s, y deci sio nes con una estructu racin
m s baja
hacia los nivele s superiores. S i se relacio na este aspecto COn la frecu
enc ia d e
informa ci n de los d istintos nive les o rganizacionales. puede armarse
e1mod clo
que present a la figu ra 3.9 y que sintetiza los conceptos anterior es.

de'
l.,h"""lW'
O",;,; ."....

h-:... ,,,,i. de' l.

C. A.
C.

1.,.""""".

o.

M.~

M.~

OP ER ACION E S

p rogram adas

En las situacio nes qu e res ponde n a problem as no estru cturad os, o

bien
porq ue sto s son no vedosos. o bie n porque se pre sentan por primera
vez. no es
posible es tablece r reg las o procedimientos de decisin con antela cin
. En es tos
ca sos. se toman decisio nes /1O programadas.
En las dec isione s no pro gramada s no es posib le es tab lecer reglas o proced imiento s de decisin con antelaci n; son noved osas y no estructuradas:
en circu nstancia s so n nicas. con el agrega do que a part ir de la toma de
una decisin

14.

S ISTEMAS ADMI NISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORM ACi

N

Figura J.9: MOlklo de actividades orgamza cionln. ciliooe l e inform

acin

Todos es tos co ncept os sobre actividades y dec isiones deben ser corucm
plad os c uando se d isean los siste mas de informa ci n. si rea lmente
se pretend e
que stos ayud en al de sempeo e ficie nte de la orga nizaci n.

Io:: dlt"rlal 0 .... <1, t).

n",,,"i

'"

SISTEMAS ADMIN ISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACIN

SISTEMAS ADMIN ISTRATIVOS Y SISTEMAS pE INFORMACIN

'roceso de loma de decisiones

El grado de detalle y precisin en la etapa de dise o se r fu ncin de la
relacin cos to-benefici o que plantee el prob lema.
La decisi n es un proceso continuo, complejo y lleno de incertidu mbre la
mayor parle de las veces. que supera la mera elecc in del curso de accin a
seg uir. Si mon ( 197 9). e labor un modelo de to ma de decisiones que consis te en
tres et apas fuuda me utale s: deteccin; diseo; se lecci n.

Detecci n
Para inici ar el proceso de toma de decisiones se debe tener conc iencia de
la e xisteu cia de Ull problem a. o bien. del aprovechamient o de alguna opo rtunidad
Un problema es tara re presentado. por eje mp lo. cuando las ventas de un produc.
to cayeron por debajo de un nivel espera do . Una opo rtunidad se ver ifica ra si un
co mpetidor deja de actuar en el mismo mercado en que lo hace la organizacin.
C uando la detecci n es de un problem a. Inmedia tame nte se req uiere su
precisa identificacin y formulacin. con el fin de definirlo correctamente y comen zar a recolectar tod os los da tos necesa rios so bre l.
Para identi ficar pro blemas los ad ministradores se basan en di ve rsos ind icado res: desviaci n del desem peo planeado ; informes de auditora; fuentes extern as.
Esta eta pa tiene por finalidad la compilaci n de la in for macin necesaria
con re laci n al problema q ue se intenta resolver; es la fase de intelige ncia en la
que se conocen la dimensin del pro blema. las relaciones ca usa les que lo afectan
y en la cual se pued e rea lizar un so me ro diagnstico de la situacin. Es aq uf
donde e l homb re q ue dec ide debe poner tod a su atenc in en la inte rpretacin de
los sntomas q ue anticipan e l pro blema.

Dise o
D urante es ta etapa se inten tan desarrollar todas las alterna tivas posibles
que apor ten solucin al problema (en realidad. esas alternativas son pos ibles
solucio nes). Esto necesita de Sil ca bal comprensin, de modo ' IIIC per mita generar, media nte un proceso creat ivo, las alternativas q ue luego se debe n evalua r
con el fin de dar pa so a la ltima etapa. La eva luacin de 1IS alternativas implica
cons idera r tod as las consec uencias potencia les de cada una de e llas.
En es ta eta pa debe n cons iderarse las par ticulurid ..des que pre sent a cada
alte r narva. COII relaci n a su condici n de ce rteza. riesgo e ince rtidu mbre.

'"

Se lec ci n
S i las eva luac iones de las alterna tivas fueron realiza das corr ecta mente .
es ta e tapa se simp lifica limitndose. excl usivamen te, a la eleccin de la a ltern ativa ms fa vorable. A es te esqu ema habra que agregar le las et apas de imple men taci n y de co ntrol para com plementarlo. Co nviene destacar que en cua l.
qu ier eta pa luego de la deteccn . se puede volve r hacia atrs. tal como se obse rva e n la figura 3. 10.

1
De tecci n

1
Disei'i o

I
I

Seleccin

Figura J. tO:Proceso <.le loma <.le decisiones

Cu l es el problem a? C u les so n las alternativas? C ul es la mej or

alternat iva? Co nstituye n, en sntes is. los interrogantes de las tres eta pas respectivas.
Decidir no es simpleme nte e legir, es un proceso continuo q ue consiste en:
l . Encont ra r ocas iones para tomar la decisi n: ide ntificar problemas q ue re .
q uieren so luci n.
2. Ha llar posibles caminos altemativos: estab lece r. ana lizar y eva luar c ursos
de acc in en funcin de l obj etivo ge neral. que es reso lver el problema .
3. E legi r una y s610 una de las al ter nativas que lleve a la mejor combinacin
de result ados para la co nsec ucin del objetivo general.

La decisin no es un mero eje rcicio intelectu al sino qu e, po r el contrario.

es t conce bida para la acc in ; pero la accin y la evaluacin de sus resultados
so n un paso poste rior al proceso decisorio q ue co ncluye. como ya se d ij o. co n la
elecc i n de la altern ativa a seg uir.

Jo r ge It nbr r lo Vol pcnl ul l

'"

S ISTEMAS ADMINIST RATIVO S )' SISTEMAS DE INFQRM ACl

N

S IST EMAS ADMINIST RATIVOS Y S ISTEMAS DE INFORMAC

iN

Lectura s seleccionadas
Peusa mle nr u sistmic o ;~\

' '

'~ Se eSpe~an las nuhes:. d tielo se"oscure~e, las hoja s flamean, y sabemos
que
. llover. .T a mbi n sa bemos "q ue des pus 'de ,la torme nta e! 'agua de
desage ' caer en
. ros' y lagunas a 'kilmetros de distanda , y que el cielo estar despejad
o para miuiana,
Todos es tos acontecimientos est n distanciados en e! es pacio y en
el tiempo. pero
~es~ n .conecta.dos dentro del.m isrno patrn, Cada cu'al influye
sob re el resto, y la
infl uencia esl habitualmenteocu lta. Slo se comprende el-sis tema
deja tor menta al
co ntempla r el todo. no cada elemento individual.
.
,
Los negocios y otras empres as humana s tambin son sistemas. Tambin
estn
ligados por tramas invisibles de actoS interrelacio nados, que a menudo
tardan aos en
exhibir plenamente sus efectos mutuos. Como nosotro s mismos formamo
s parte de
esa urdim bre. es doblemente difcil ver todo ti patrn de cambio;
:Por el co ntrario
, sole!"os concent ra r nos n ,fo tos instant neas, e n partes aiSI3das
del ' sistema. y nos
pre guntam os po r qu nuestros proble mas ' m!s profund os nunca
se resue tven. El
pensamiento sistmico es un marco coneptual, un cuerpo de ccnocim
lentos y berramientas que se ha desarrollado ' en 'Jos lli.:rios cincuent a afia s.
para que los patrones
totales resulten mis claros,'y para ayudam os a modificarlos.

,
Senge. P. 1992. La QliilltaD isdplilUl. Barcelona, Granice.
,
.

..

Com llleji da dt'!iorga nizada s

, r,'

1 ":

, Las co'mplej idades organillldas son fenmenos compues tos' por un

nmero muy
grande de pan es 'qe intenctan de una m anera 110 simple. Pero esta
interaccin de las
partes est dispuesta J.I organ i la~a' en un sis te ma ordenado y est
orientada por un
propdstto . En otr as pala bras. las co mplej idades organizadas tienen
una estruc tura
especffic a.y revelan un props ito ti orienlacin had a una meta,
La es truct ura de una
co.mplejidad organizada que niis co mnmente se encuentra en los sistemas
orgnicos
es la de Ia j erarqu a. El propsito perseg uido ms habitual mente
por los sistemas
orgnico s es el dellogm de las metas o teleologfa. Por consiguiente,
e l aujeliyo "organiiad~" que s uced e ,al trmino ", omllej 'dades" se refiere a la vZ
a la existe ncia de
una estructura jerrquica y a la fijacin de metas .
, ~~ primero s !i lsofos .considera l:ian la teleolog fa (del griego tr
os. " fin") u
orientacin hacia una mela y logro de metas, cerno la caracterstica
especfica de los
organismos \'ivo s y como aquello que los difcrc:nc ia de la materia
inorgnica. En la
nomencl atura de los sistemas modenlo s: la teleologfa es un sistema
cibern tico y se
ren ere .a un "compo rtamiento controlado por una retroaccin nei!a!iva
",
En cibern tica se ha mostrado que el comportamienlo teleolgico no
es el resul-

1"

J orl:~ Roh~r t o "olp~n l~ 'l a

tadc de una fuerza vital peculiar a los fenmen os biolgico s. sino ms

hien e! resultado de! funciona miento de un mecanis mo activado por el error y el correcto
r de errores
que se encuentra por igual en las mqu inas y en los aniruales. Un sislema
cibernt ico
se regula ~mparando constantemen te su dese mpeo real COII
una meta, midiendo la
des viaci n.con respecto a 'l a meta y.tomando medid as conec tivas
para minimi zar la
' d iferencia entre 10.'1 d os tados: es lo que se ennence por compor
tamie nto lc leolgi
'co en , tacc neepclcn moderna de, los sistemas .
El compon amien to teleolg ico es el resu ltado de una estruc tura je
rrquica, En
su utilizaci n convencional respecto.de . las organizaciones I formales
, dicha estrucnna
jerrquica implica un ordeumniento superior-subordinado en 'cuanto
a autorid ad. Emplearemo s aquftos ';ocablos je rarqua o ~is le masjerrqukos segin
hi definici n de
Simn. u e afirma: " Por sistema je rrqko o jerarqua desig no un
sistem a que est
co mpuesto de subs iste mas interr elacionados. cad a uno de los cua
les es a SIL vel
jerrquico en estructura. hasta que se alcanza un uivelmrn lmo 'de subsistem
a elemen1011" ,

"

J' '.

En los sistemas jer rquicos no existe una subordiuacin abso luta entre
las par.
tes. En rea lidad, la divisin entre " partes" y " todos" absol utos es
arbitraria. cuan do
no carente de sentido. Lo que .encontramos en tales.sistem as SII estructur
a s iuter rued as en una se rie de nivele s dispuest os e;t uno rden scenden te
de co mplej idad:
subtotahdades que exhiben algunas delas cerecte rrscas comnm
ente enlbuibl es a
las totalidades y algunas de las caractersticas comnmente atribuibl
es a las partes .
Los sistemas jerrquicos de es te tipo exhiben ciertas ca rac te rsticas
que, si son co mo
prendidas e n forma 'correcta. se pueden' c'oli'vertir en poderosa s herramie
ntas en manos de un "tutalista" (inlegralisla) competente.
En toda com plejidad organizada se producen interacc iones eu e! intcrior
de los
subsistem as e ue racctones filt r e los subsiste mas. El grado de interacci
n entre los
diferenles ,subsistemaS de termina la eStruclur partic ular de la'je rarquta,
pero es posi .
ble que en algunos casos el grado' de in ter~ci 6n sea detenni nado por
ceuos ordena mie mos espaciales del subsistema. Por ejemplo. lo americe Seria
correcto en e! CIlSO de
sistemas mecnicos con un acoplamiento direc to de partes. Pero normehn
enre la dis pe rsin geogrfica de las 'd jvisiones de tilla empresa tiene poco efecto
sobre la estructura. No o bstante,' a lgu na~ ' empresa S: adoptan una determinada es tructura
nrgauiza tiva a causa de l factor espacial, lo cual es menos importallle en la actualida
d que ante normente, cuando los sistemas de tejecomunic acjn y las computa
doras se utitiza han
con menor frecuencia .
En las' com plejidades organizadas parecen predominar las relacion
es codica das. En tales casos la exis tencia y la calidad de los dispositi\'os de
exptorac in, los
canal~s de co municaci n y los dispositivos de decisi n determin
a n e l grado de inte racc jn y la conformacin de la je rarq ua. Una complej idad nrganizn
da co n un potente
dtspo sntvo de 'explorad n: canales 'eficientes dc: com~ nicaci n y Ulla
disin precisa
tendra una jerarqufa con mayor mbito de subs istemas que olra complej
idad que no
tuvicra eslas propiedad es. No obstan le, se supone que en su mayor
parte las je rarIIUlus, dadas sus limitad ones,' slo tienen mbitos moderados.
.as' illlera,ciones en el interior de los subsistemas y entre los mismos
adoptan la
.:dilorial OJm/lf /J. 8"' /llti

!S I

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFOI(MAClN

SISTe MAS AIlM INISTRATlVOS y SISTE.MAS DE INFQRM ACI-

form~ de cielos .de retroa ccin. En la l senido, se puede descrih ir una co mplej idad
orgamzada, cOllsldenlda como una je rarqua, como una serie de ciclos de relroacci611
dispu estos en orden asce ndente de COlllp lej idad. .

d~ una COmrlejidad

. El primer nivel de la) erarqua

orgnniUlda en' ocupado por
u.llIdades s imp les que .manllenen melas: En este nivel comien:ua la aU lorregulacin ms
simple. Estos si.slemas de reuoac cin logran sus metas por relroacci6n negaliva:

El segun~o nivel de la jrarqu!~ es 'el de los sistemas aUlomticos que modifican

melas. Estos Sistemas de relroaccin de segundoon!en poseen una "memoria" o una
reserva de alle mat ivas posib les.

El tercer nivel de la jerarqu a est reservado a les sistemas reneclores que modi_
can me las. las relroacciones de lereer orde n SOII del tipo ant icipador o del TiflO
illforJllllivo.
. . J1uslremos. l~s eOIl$iderlciolles concep luales anteriores Cun algunos ejcmplos
falmhares de aC llv,dades organizalivas. Se puede encarar cualquier organ iuein. des.
de una !fpica mallufacl urera hasla Ulla inslirucin educaliva. COmo uu ordenunielllo
jer~rquco. Por ejempJo, en una empresa manufaclurera la parle inferior de la .ie'ranlua
esl ocupada por simplicidades organizad:lS. Cada operiK.lot de una mfquilla inlervie.
m:: e n un prOCeso simple de c lasificacin y/o lrans fo rm;cin cuyos eslndares o
lJIells y rendimientos reales son Iijadcs por las configur.lCiones mednicu n l&:nicas
o JIO'" los pllnes de la direccin. El operador individual de la mquina Iene e'ICasa
libe~lad ~on respe~ IO a las entradas y salidas de este proceso de informacill y/o
elaslficlCl6n. El Cajero o el conlado r de un banco, la perforadora de 13I"jel;ls, C"! tcnico
de .Ill.borarori? de un hosplal o C"! PC'rsonal sanilario ue una universidad desempean
lIClrV ldo1des SImples de lrasfonnacin y/o clasifico1cill.
En el primer uive l de una complejidad' organizada se inlroduce una cantidad
m(nillla de I.berl~ 1I1malllener un nivel dado de l"C'ndimieIllO. regulo1 ntIo c1l"C'ndirnienlo
~elll en .relll~ln con UUI mela o un eslndar fijos. rO( ejemplo , un capalaz de un tallcr
mdu stn al llene la responsa bilidad excl usiva de mante ner un nive l de lerminado de
produccill. El nivel inmed ialo superiO( de on!enamie nlos de relrOllCcin fija su~ melas o ~ludares. Su nica eSlralegia coustsre en ajustar los insurnos de lal mndo que
ema
su subslsl
logre el prod~to deseado. la enfermera.jefa de un ho spilal debe lograr
que e l persullal ue en remlena alcance un nive:! dado de rentlimienlo. El superv isor del
de par ta menlo ConlilLle de un banco o e l de:! perso na! sani lario tle lu universi datl
enfrentan la misma larea: ,

capaz de lIlnd ificar melas o rendimientos esperados, tal como ocurre cuand o la admi,
uistracin superior fj a metas que son inalc:mu hles para la adminislracin media.
La lnea de delnarcllcill entre los sistemas de retrceccl n de seg undo y de
tercer orden es por cieno fina. En el sistema de tercer orden, la edminis trecin superior
de la o rgan izacin propo rciona un conj unto de meta s par a todas las di visio neS y
lodos los do:'mrl arnen lo~, u corno los sistemas de reuoaccton necesarios. En tal caso
es este llimo elemento el m.is desarro llado. Si se desea q ue una organizacin sobreviva, sta debe posee r mecanismos de rerrcacci n de lercer orden, lo cua l sigui.fca
que necesi ta informaci n acerca de su ambiente, infor macin co rriente acerca de l
es tado de las operaciones interuas e infor maci6n con respecto a aco nlecim ien lOS
p~sados recuperab les a lrav! de su sistema de memoria (polflica.s de organizacin.
regis lros de ventes. registros de producci6n, registre s de es tudia ntes, regis lros de
p.1l:iellles). Iodo lo cual proulllo:'Ve el aprendizaje .
Tal co nciencia, si exure en una orgalliz.acin, se conviene obviamenle eu UII
elemento delerminan te de l componamielllo del sistema. Si se separan la~ fuentes tic
inform:rcin rneocioll:was de la organizacill, pronlo la misma pierde el control de su
propio co mportamienlo. Una organizacin no puede operar si no d ispone de d:lIos
sobre aCOlllecimicmos del pasado. De modo similar, una organizacin 110 puede fUIl '
clonar si se cortan los nujo s de informacin de sus diversas partes. la empresa no se
puede adaptar de una manerl1 adecuada y sobreviv ir si no satJe lo que est ocnrriendo
en el ambie nte que la rodea. Esas redes de informacill son esenciales para el Compor.
tamienlO y la supervivencia de un sincma.
Deberfa resullar evideme que los tres sistemas de retroacc in operan en su
IUlalidaJ de una manera jerlirquica. Les protluclos de los aistemas de nivel inferior son
insumas de los sistemas de nivel superior, lo cual. a su vez. permite que el sislema focal
lijc mel as para los suhsislemas, )' .e1 ciclo se repite.
Schederbek, C.. SclJQllerbd, P. y Kefalas, A. 1984 . Sjst~nlas Adm;'ristrat ;l'os. Buenos
Aires, El Atento.

Gua de outoevanacion

. Es CllfllcleriSlico que las jc rartlua.s de segundo nivel lenglltl ms libertad, en la

llled~dn. ell que, qui.e nes dese mpeilan"esas n~lj vidades, pueden oplar por lIjusll1 r e:!
ren dlnllenlo , ~ eal , hu mcla~ ? los estn~ares. Si bien UII COllj Ullto de rerltlnndo de
estndares o melas es lijado por la jerarqua superior de los depart:unenlos o divisiones de P~u~cin l/e una empresa iuduslrial, o por una univerSidad Q un hospilnl. el
I,:u onal ~e la adlllillislrnci6n media lielle itlg~nil' liberllld para elegir 'cierlas melas o
cIeno COllJun/o d~; lll~ras y d,e l"C'lIdimie rllos l"C'ales. ~ llmgnilud de la recopilllci6n l/e
dillos y de ll~ generaCl6n dc lliformacin afel:lllni de algn modo el grndo de lillC rlud.
Uliliznndo dnlns Ilue apoyan su posicin, el ad minislrador med io puede ser

1 ~1

1) Cmo puede aplicarse en forma concrel:! el conce pto de eq uifinalidad en

llna organizaci n"
2) En una secue ncia de ope rnciones qlle Ud. co nozca de cualquierorgani1.a.
c in (universidad, empresa, comerc io, hospiral) piense cmo reaccionar a
e l perso nal si se mod ificaran las rareas y la tecnologa co n las que vienen
opefiu,do. Qu propo ndra pa ra e vitar eS'IS re;ccio nes?
3) Dc una orga nizacin que Ud. conozc a ubiqu e denll"O del enfoqu e rad iciona t de las Jlclividades urgallizaciona les, cOlda uno de los trabajos que pueda identificar.
I' dilo d al Ou..ar o . /1","f(;

IS'

SlillMAS APMINISTRATIVOS y SISTEMAS DE INt'ORMA(IN

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SI::.:rEMAS DE INFORMACi N

4 ) Cul es la impo rtancia de iden tificar a las dec isio nes en las de tipo progru r nadas y las no programadas?
5) Relacione e l pensemienr o sistmico con el modelo determinista de las oro
ganl zacones. Establ ezca cules son sus principa les di ferencia s.
6) Busq ue alg n ejemplo donde se uliliz la lecnologa co mo impu lsor dd

cambio orgauizacio nal y pien se en sus consec uencias.

CA PTULO IV

7) Vin:u.le e l e nfoq ue de actividades de la cadena de valor con e l enfoq ue

tradi cional de las activi dades o rganizacionates.

!,

8) Anali ce cu l es e l proceso que Ud. sigue cada vez q ue tiene que tomar

I~ L SISTEMA

ADMINISTRAT IVO

una deci sin y co mpre lo con el propuesto por Sirnon.

I!

9) Defi na con sus propia s palabras el co ncepto de "co mplej idades organizad as" .

:
:

OUJ ETIVOS DEL CAPT ULO: Espec ificar la funcin ad ministra tiva. Defin ir e l sistema ad ministra tivo. Describir sus funciones y su requi sitn de
e ficie ncia . Relaci onar el sistema administrat ivo con la informaci n y con e l sistema de informac in. Enumerar y ex plicar los compo nentes del sis tema adminisrretl vo. Analizar e l j mpac to qu e provoc an las llue vas tecnolog as de 1" informacin so bre el sistema ad ministrat ivo . Desarrollar el co ncepto de procedimientos
administrativos.
CO NTENIIJO ANTIC II'A IJOR: Para pode r lle var adela nte sus estra tegia s. desarr olla r sus polt icas y obtener, en co nsec uenc ia, sus obje tivos, las
organizaciones deben co nta r conuna funci n que le imprima direccin y sen tido
a sus actos: esa funcin es la admi nistracin. El siste ma ad ministrativo , u uu vs
de un conj unto integrado de proc edimientos ( I UC se eje cutan unifor memente y en
un orden sec uencial dete rmin ado. perm ite q ue las transacciones rutinarias se
real icen e ficien tem ente y co n un alto grado de seg uridad o bteniendo. al mi smo
tiempo. Informaci n necesaria para la reali zacin de las actividades y la loma de
deci sion es del res to de la organizacin.

LA AIJl\II NIST RAC() N DE LAS OR GANIZACI O NES

S i se conceptuahz a a las e mpresas co mo o rganizaci ones tendi ent es a satisfacer diferentes tipos de dem andas generalmente co ntrapuestas (proPSiIOS
ind ividuales , soc iale s y o rganizacionales ), y en donde sus co mponen tes imerac-

15.

Edi toriat OJmor lJ. R ..,..fl i

'"

SISTEM AS Ap M1Nt)'TRATIVOS y SISTEMAS pE INFORMACiN

uian fuertemente conformando un sistema sociorcnlco en el cual se desarrollan

di versa s y variadas ac tividades), procesos. se req uie re de una funci n (lile sea la
cuc urgadn de impri mirle direcci n a eso s proceso s. de asegu rar e l desa rroll o de
las ac tividades. de med itar sus propsitos. de fijar sus objetivos y de organizar
sus recursos con el fin de obtener los resultado s deseados: es a funcin es la
<J(/ III in i s t roci n.
La administracin es un siste ma que cumple una det erminada funci n
den tro de IIn supras lstcma que es la or gan izaci n; l'ltx s misma carece de funcin pro pia y 110 pose e . e n realidad . exi stencia au t no ma: se para da de la organiI.aci (lll a la cual sirve , no significa nada (Druckcr. 1( 78 ). Pero a su vez. una
org anizaci n sin administrac i n s lo se ria sinnimo J e caos: la ad ministracin es
el proceso que per m ite que una ca ntidad de recu rsos no relacionados (personas.
recuologfa. capil31) se integren dent ro de un sistema total con el fin de obtener
realizaciones objetivas .
La administracin es la encargada de ob te ner de los rec ursos organizaclonales su mx imo rendimiento, opera ndo co n la mayor prod ucti vidad posible : es la
fuerza que coordin a las acti vidades de los subsiste mas y las relaciones con e l
am biente; su acc ionar es t d irigid o a obte ner los resultad os que so n la razn de
ser de la o rganizaci n en la que ac ta, resolviendo lo s probl emas que plant ea el
ambiente para obtenerlos.

La ad m inistracin es, fundament alm ent e y en su esen cia, pr ctica. Su

razn de se r est en el "ha cer", razn por la cual la prueba de su ac tuncinla dan
los resu ltados y 11 0 la lg ica , La ndrululstracn organ iza la actividad prescribiendo programas de acci n en funci n de los objetivos que se per siguen; al co ntra rio
que la larca cientfflca que di sea teor as como modelos predicti vos so bre el
mundo rea l, la adm inistracin di sea progr ama s com o model os prescriptivos para
modificarlo (Frischkncc ht, 1978).
Las ideas sobre la administraci n de las organizacio nes ev olucionaron desde
el nfasis puesto en el hacer hacia el nfa sis puesto 1."11 el pensar. ce ntra ndo la
ac tividad ad ministrativa en la deci sin y la influencia (Simn : 1979) . El proce so
pa s de administrar las cosas en prim er lugar. para lucgo administrar las personas y. ms larde, ad ministrar inform acin; en organizaciones que ca da vez ms
es tarn ba sad as en conocim iento, y formadas mayoritariament e por trabajad ores de conoc im iento, la informaci n representa la materia prima de sus trabajos
y 1:IH':i lS, I'or esta razn . hoy la administraci n es una funcin que adems de su
tradic iona l inte rp retacin co mo I'rogrclll/(l ,f para pre scribir /cm'as . asume nuevas labores y e xigenci as relaciona da s con la informaci n y el concci mie nto organizacional. tal como se desarr ollar en las sigujemes sec ciones .

,so

J "rr:~

Kohrr ll> \'olpr lllrsl a

StSIEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACiN

El .

S I S TE ~ 1 A

,\ Ui\IINISTRATl VO

En el cap itulo an ter ior se pun tualiz cm o entre ac tividade s, dec isiones y
flujo de infor macin se produce una articu lacin que permite a la org anizaci n
acti var sus rec ursos para lograr sus propsit os. La administraci n es la encarga da de organizar lo s med ios que la organizacin di spon e pa ra alcanza r sus propsiros; co mo consecue nci a de es to se la defini como una (unci n insoslayable .
de ta llndose su con fo rmac in en relacin con las ac tividades. deci siones e informaci n de una organizacin en pan icular. Si se cons idera a es tos ltim os e lementes co rno los co mpone ntes de UII siste ma de administraci n . en este C<1 S0
pued e definirse :J I sistema adminst ratvo como aquel/ti funcin que por me-

dio l it' 1111 conjunto integrado de procedinte mos qlle prescriben ta reas :r
qlle incluyen i/lfomllldll y decisn. hace ptlSible la obtenci n de los ob jetivos lit' In organitaci n, Debe tenerse en cuenta que cltrmino mlml/istm
tivo denota activi dade s q ue hace n uso de datos o bienlos generan en su neciollar; los da tos uti lizados o generados pued en estar soportado s e n Formularios.
registros. nota s o bien visualizarse cn una terminal de computador a; luego. esos
dato s so n procesados para obtene r un product o de calidad supe rior. informacin.
Adem s, el conce pto es indepe nd iente del sec tor dond e se es t real izand o la
actividad. por esto estarn reali zand o una labor administrativa un tomador de
pedidos telefnicos. un operario que asienta la can tidad de piezas que ha prod ucido y una sec reta ria que registra los cheq ues reci bidos de los cl ientes (Malina.
1( 9) .

Para cumplir con sus obje tivos toda organizacin neces ita co ntar. entre
otras cosas. con prcd uctos. fecnologfa, mercado. capita l. personas. Resulta se ncillo e ntende r q ue sin cap ital no existir tecnologa. que sin mercad o no existir n
los productos. y qu e sin personas la organizaci n no ser viable. S in embargo.
au n cuando estos elemen to s sean determinantes para el xito organizacional. sin
una func in que los di rija adecuad amente. de nada sirve n, Para que e l conj unto
de es os (actore s interact en logrando los propsitos estipulados. es nec esario
llevar a cabo mltiples tareas que efic ientement e desarroll ada s, permiten que los
prod uctos sea n fabricados. que est n d ispo nibles en los puntos de ve nia , que
sea n ent regados a los cl ientes y que se co bren. Una vez ingresado el din ero a la
organizaci n, se debern observar las deci sione s que es tn asociadas con los
movim ientos y cu stodia de fond os. hasta q ue stos sean aplicados al pago de
cuentas de pro vee dor es. impuestos. sala rlos del personal. entre otros . Ta nto la
producci n como la ve nta. asf co rno la entreg a y la cobranza, ge nerar n regi stros
que. debidamente articulados. darn o rigen a un Flujode informacin que permitir el desempeo de la ac tividad organizac ional en ge neral.
Edil .. rb t O.,fffU J. I u, aui

157

r
r

S ISTEMAS AD MINISTRATIVOS Y S ISTEMAS DE INFO RMACI

N

I,

I,

~II

C uando se habla de un conjunto integrado de procedimiento s

debe
entenderse . e n co nsec uencia. que para que se cumpla n los propsi tos
de la organizaci n. es necesari o un es labona miento de procedi mientos qu e perm
itan que
las ma terias prima s se encuentre n disponibles cuando sea nece sario
fabricar
product os y q ue stos. una vez elaborados. sean entreg ados a los cl
ientes. cobrnd ose la ca ntidad de d ine ro y en las co nd iciones que correspo ndan.
utilizan do
luego esos fo ndos para abonar insume s. personal y dems gastos de
la orga nizacin .
C uando en los siste mas administrativos se habla de procedintlesuos ,
debe
ente nderse como tales a la sec uenci a de tareas que se reali zan en
los distintos
puestos de trabaje destina dos a una misma finalidad es pec fica ltima
como. por
eje mplo. cuando se debe rea lizar un proceso de produccin . En este
caso puede
de finirse que e l proced imiento se inic ia con la llegada de un ped ido especfi
code
un client e o un requeri miento del sistema de invent ario si e l product
o es para
c ubrir ex istencia s. El proced imient o con tina co n la verificacin. por
parte de
producci n . de las d isponibilidades de materias primas. materi ales y
tiempos de
mquin a. las que una vez co nte mpladas originarn la e misi n de las
rdenes de
trabajo. Co ncl uida la fahricacin de los productos. stos j unto a una
orden de
traslado . so n entreg ado s al departamento de product os ter minado s. co
ncl uyendo
e l procedi miento.
Lo s proced im ientos est n formado s por ta reaJ. y s tas so n los trabajos
que se ejec utan en un puesto. dentro de un procedimie nto determin ado
; son ejemplos de tareas las verificacio nes de existencias. la co mpra de materia
s prima s. la
asignaci n de reserva s de tiempo s de mqu inas. A su vez. las tareas
est n Iormedas por operac iones, que son trabaj os indi viduales co mpletos en
s mismos y
q ue en su co njunto integran una tarea co mo. por ejemp lo: llenar fich
as de existencia s de cada producto; confecc ionar rde nes de prod ucci n; em itir
pan es de
produ ccin.
E l sistema adminis trati vo de una organizacin dcbe ente nderse co mo
un
sistema que a tra vs del procesa miento de todos los eleme ntos ad mini
strativos
que surgen de la realizacin de las tarea s organlzacionales. prod uce
la info rmaci n necesa ria para todos los niveles de la orga nizaci n y. ade ms.
provee los
archivos y reg istros necesar ios para ge nera r aquella info rmacin
. El sistema
ad ministra tivo es el medio do nde las poltica s adoptadas po r el ni vel
superior de
la organizacin se traducen en mltiple s decisiones que resuel ven
prob lemas
espe cfi cos cot idia nos que co nforman. en co njunto . la activida d de
la org anizaci n. A travs d e l se registra n. co nse rvan y transmiten los sopone
s informativos de las decision es adop tada s. adems de ca ptar. el aborar y transmi
tir datos a

S ISTEMAS ADMINISTRAT IVOS Y SISTEMAS VE INI'ORMACIN

los centros deciso rios para poder. de e sa ma nera, realiza r el co ntrol

y cerrar e l
c irc uito de activ idades.
En su ese ncia. los siste mas admi nistrativos son la prctica co tid iana
de las
tareas de la organiz acin; su inte rs rad ica en encont rar la so luci n
a los proble mas qu e surjan y no en de finir su sol ubilid ad: pon e el acem o enla decisi
n y no
e n la decid ihilidad . S u razn de ser es que las cosas se hagan . Para
lo cual el
sistema admi nistrati vo debe se r disead o conside rando los obje tivos
q ue bu sca
alcanza r la o rganiza cin; e l sistema admin istrativo es un siste ma ms
al ~r: iciu
de la organ izaci n y. por e nde. no puede se r independi en te de esos
o bjetiv os .
Cada o rga nizaci n d ise a la estrateg ia que cree ms conve niente para
leg rar s~ s
propsi tos y la operati v iza en acti vida des. tareas y proceso s cuyo.
de se r~l penu
depe nde del sistem a admin istrativo : por co nsiguie nte . ste no ~s ajeno
l il a lo s
objetivo s ni a la est rateg ia de la organizaci n sino . po r e l contran o.
es l pensado
en funcin a ellos .
Funcio nes tlel sistem a admin i..trutiv o

Por interme dio de su co njunto de actividades relacio nadas bajo un t.lsq ue-

ma pred efini do. e l sistema adminis trativo se transforma en e~ medio

d onde. las
deci sione s estrat gicas y po lticas ado ptadas por e l nivel supeno r de
I ~ ?rga n lza ~
cl n. se trad ucen y o perativizan en una mu ltiplicid ad de tareas y d ecl ~
l on e s q ue
res uelve n las rutinari as o peracio nes individ uales y q ue en su ag regaci
n. co nfiguran la activid ad total de la orga nizaci n. El siste ma ad ministra tivo
transmi te.
registra y co nserv a los so pon es de la informa cin por med ~o de los
cuales las
ope raciones realizad as y las decisiones tomada s se comu tllc~n docume
nt~da'
men te a fin de impulsa r el acto fsico de realizacin de los trabajos . Co
nco mnentemcnre . el sistema realiza la captaci n. elabora cin y tra nsmis in
de informa ci n hacia lo s ce ntros decisorios. de manera de que stos puedan
actua r e n 1a
medida en qu e se es t o perando fuera de los lmites de contro l ap
lican do . en
co nsec uencia. las medi das correct ivas pertinentes.
Lo ant erior expres a una de las funcion es ms tr adicion ales de los ~istc'
mas adm inistra tivos. y que se relaciona co n la realizaci n de las
ope rec ro nes
hab ituales de la o rganizaci n; pero tom ando en co nsiderac in la defi
nicin de las
organizacio nes co mo soclosls te mas q ue se real iz en el c~~ tu lo
anterior . las
funciones del siste ma adm inistrati vo se amplan para permrnr el desarro
llo de
ella. de sus participan tes y de quienes tienen con e lla vincula ciones
o inte reses.
y aqu el concep to de desa rrollo debe dferenci rselo del de.crcci r~l.ie nto.
ya que no soulo mismo . a pesar de que habi tualmen te se los asem eje
y utilice de

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J ll r Rf Rllbu l ll Volpf n t fs l ~

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SIST EMAS ADMIN ISTRATIVOS Y SISTEMA S DE INF QHMACIN

SISTEfo. IA$ ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACiN

ma nera indis tinta. El crecimiento se relaciona con un aspecto c umuh ar VU: tiene
qlle ver COII un aum ento en tama o o num ero . El crec imiento es ca racterstico
de los organismos qu e no tienen propsitos propios. y se manifi esta por el incre me lito q lle st os sufre n tanto en numero co rno en tamao. Ya se ex pre s que
s te e ra uno de Jos o bjet i vos de la empresa con siderada como o rganismo, bajo el
modelo animado. M icmrc s que el desarrollo se cnr iendc co mo una aptitud cua litutiva. l'e1 acinnnJose lo ms COI1 la calid ad que co n la cantidad. razn por la
cual se Jocons idera ilimi tado. entend iendo que de exi stir alg una limitac in, s ta
surgir de la propia organizacin. En cambio los lmites del crec imiento. normal.
mente . provienen del exte rior de la organizacin (Ac koff 2(00).

En rela ci n co n es tas premisas el sistema admi nistra tivo posee ot ras tres
funciones: 1) identifica r las oportunidades y am ena zas de l am biente; 2) to rnar las
dec isioncs q ue se an nece sa rias; 3) mantener y mejorar el de sem peo de la org aubacln bajo co nd iciones esta bles o ca mbiantes.
Estas fun cion es "ob ligan " a l sistema administrat ivo a expandi r su actlvtdad por fuera de los lmi tes org an izaciouules, dejando de lado la tradi ciona l de finici n qu e le brinda ba una actuacin demasiado centrada en las cues tiones internas. concemnndo sc eu las med idas de eficie nc ia. pero sin co nsiderar la efecti vidad de la organi zncin como tota lidad .
As co mo para la rea lizacin de las tareas cotidianas. tambin pa ra d efi nir
la es tra teg ia es inelud ible utilizar infoml aci6n y conocimiento. Q ue una persona
posca co noc imiento es va lioso. pero lo e s mucho ms c uando ese conoc imie nto
puede ser accesible por otras personas, aumemundo su valor en fu ncin al g rado
de accesib ilidad que pre senta. Por lo tamo. una nueva e importa nte funci n de
los siste mas ndrninistraivos es transform ar e l conoc imento tcit o en explc ito,
creando los proce sos necesarios para que esa co nversi n sea posib le. as co rno
los arc hivos q ue pe rmitan alma cenar el co noc imiento ex plci to. de mane ra de
favore ce r su ci rc ulac in y uso. El sistema ldm inist rarivo es el respon sab le de
transfor ma r al conoci miento en un act ivo organla..ncionnl valioso.

Tanto el crecimiento como el desarrollo pueden dar se el uno sin el orro.

Un monrfculo de despe rd icios puede crecer s in desar rollarse. mienlras qu e una
persona puede seg uir de sar rollndo se mucho despu s de dejar de crece r. El
sistema udmu isumivo dcber facili tar e l desarrollo de la organizac in hasta el
plinto qu e sus integra ntes lo desee n facilitando. asi mismo . el incremento del desarrollo de esos mismos participantes. Y no slo se estd hablando de aquellos
que forman los plan os gere ncia les sino de todos los integ rantes de una organizacin.
El siste ma admi nistrat ivo es responsable de es ta fun cin tanto en condicio nes es tables como ca mbiantes. de modo que tam bin deber se r capaz de
apre nder y adapta rse. Aprender es adquirir informaci n y con ocimiento . y siguiIIca mej orar una actuac in o comp ortamiento bajo cond iciones qu e no cambian.
Por su lado. adaptarse sig nfica respon der a cambios tanto internos co mo externos. con e l fin de mantener o incre menra- la capacidad de desemp e arse bien;
cuando 110 se respomte n los cam bios en las cond iciones ex terna s o internas. se
prod uce una dism inucin en la e ficienci a o en la efect iv idad. Adaptarse significa
aprender en cond icio nes cambiantes.

S islCllla s lld llli n istrlll i,'o s cflc lcntes

Defin ir al sislew a (/dmi"'lratil'o como nque l!a [unci n que IJar medio
de /111 COI/JI/l/lo integrado de pracedimienmr l/lIe pre scriben (areas y l/lit'
incluyen nfonnecio n .Y decis in. hace posible fa obtenc i n de los objetivos
de la orgnntmciu, 110 alcuuzn pa n reflejar ca balmente todo s los props itos
que el s iste ma ad minisl ralivc inte nta lograr.

Tanto e l apr endi zaje co rno la ,Idaptac in pueden asimilarse. Una organizacin no pod r adaptarse y aprender a meno s que su sistema admi nistrativo no
se u capaz de aprend er cmo apre nde r y adaptarse. Pero pa ra es to se necesita
ll ll flujo de informaci n que sea continuo y perma nente, y 'lile detalle todo lo que
sea importante para la organizaci n, ya sea de su interi or co mo de su ambiente.
El sis te ma ad ministrativo procesa la lufonua cf n de tod a la orga niz acin:
la que surge de las operaciones rutinarias as co mo la que proviene del e ntorno
org uniznclon al. Esa informacin afecta todas las acti vidades y procesos per mitiendo que las turcas sean c ump limentadas. as COIl IO tam bin , que a partir de e lla
pueda de finirse su es trateg ia. El sistema admin istrat ivo debe es tar capacitado
para captar la informa cin que se genera en el exterio r de la o rganizacin pero
que es relevant e para su supervivencia.

objetivos.

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El.lllu rl"J O"'JlIr IJ. ll ullIIl/

En primer lugar. el sistema ad ministrativo debe ser e ficaz. es decir. debe

o bte ner los res ullad os pre vistos. debe alcanzar los obj et ivos p laneados. U n sistema administl'ati vo qu e no es eficaz pone en peligro la supervivenci a de la organ-

zncin misma,

Una vez ulcan zada la e ficacia. e l siste ma ad ministrat ivo debe ser e ficie nte. va le decir. ob tene r los propsitos planeados pero conte mp lando q ue cump le
COIl los mej ores aspectos referidos a su costo de operacin. velocidad. seguridad.
com unicacill. entre otros aspe ctos. De manera que es posibl e ha blar de sistema s ad mi nistra livos e ficaces pe ro q ue no sean eficientes ; y en e l mismo sentido.
no pod rn e xist ir sistemas administrativos eficientes si s tos no han logra do sus

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S ISTE MAS Ap MINIST RATIVOS y SiSTEMAS I>E INFORMACIN

S tSTEMAS ADMINISTHATlVOS y S ISTEMAS t)E INFORMAC tN

C ualquie r o rga nizac in p ll r 3 alca nzar s u desarrollo nec esita comnr CO Il un

El sis te ma administrat ivo es res po nsa ble tanto de los peque os ac tos coti-

ca de IEs to~_~a rme~o~. ~ons iderados en conj unto. permi ten ev a luar 1<1 efi c ien,
os S I!> ema s a IlllJ1 lSlrativos, A un cua ndo e n e l ca p itulo V I se desarrolla ,
: n en det~lJe' .PUcde .add alllarse aq u las cues tioncs a las tille se refi eren:

dianos y rutinarios. as como de favorecer y alentar uno de [os objetivos ms

abstractos que puede perseguir una organizacin, como es el del desarrollo. Pero

ve loci dad de procesa m iento ; vo lumen de trahajo; seguridad e n

a caplaclon de dalos; rec upe racin de la inforlllaci lin.

sistema administrativo que sea eficiente y til. Yque le permita adaptarse y aprender dent ro de un amb ien te cad a vez ms cam biante y turbulento.

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~nllf1c/(/~II.t.

* COllilflli{'(lcilI:. transmisin de informacin; coord inacin entre sectore s

para ello de be operar con la mx ima eficie ncia entendindose por ello q ue. con cremrne nre. fos siste mas ed miulsrrarvos deben:

** eCostos : .rel. ac in lleue fic io costo . conod rniento d e 1os cos tos.

1. Posibilitar la realizaci n de las tareas yacios adrntnist rauvos den tro de los

"

"a

v ompew,lvidatl: busca r y mantener clientes: mej orar acuerd os con los proeedore~. apoyar e l desarroll o de llue va s pRld uctos: alejar colllpe tidores.

pl azo s que se cons idera n adec uados pa ra su ejec ucin. con un costo compatibie con la natu rale za de los trabajos. y con un alto marge n de seguridad.

* ;Ofl~~ol. ""?". busca ndo sa~ isfacer los ohjetivos de pro veer adecu ad a p ro---

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ecC IO~ a los acuvos . generar IllfOn llacin confiab le y pro mover la e ficie ncia

2 Obtene r una estructura de da tos resum id a pe ridicamente, de manera de

pro veer a tod a la o rganizac in de informac in que posibilite el desarrollo de

"

opetauva.

las actividades y la loma de deci sion es.

3. Promover y a lentar por medio de mecan ismos adecu ados, los objetivos lrimos de la orga nizacin. los de sus integrantes y los de su amb iente ,
Una prime ra pero limi tada aproximacin al conce pto de ef . ilci:o enlos
sistemas ad mi nistrativos. lle vara a considera r slo los tiempos d ,
..... . ce
los procedim ientos. tareas y operaciones. as como los costos inc urridos (Malina.
1993). En es te sentido. s uele ha cerse extens ivo hacia los sistemas adrninistrativos e l concepto de e fic iencia de las persona s. Por eje mplo. si una pe rso na para
realizar 10 en vos de mercad er a tarda 2 horas. y otra persona par a rea liza r esos
m ismos envos tarda I hora . se d ice qu e es ta lt ima es ms e fic iente qu e la
prim era. pues par a lograr el m ism o res ultado utiliz la mit ad de tiempo. Ahora
bie n. si se hace ex te ns ivo es te conce pto a los sistemas administrati vos. puede
deci rse q ue un proc ed imiento que efec ta los env os realizando 4 operaci ones
diferen tes es ms efic iente qu e aque l q ue pa ra lograr el m ismo resu ltad o. realiza
7 o pe rac iones ins um iendo ms tiempo y recur sos. Den tro de esta pe rs pec tiva
tamb i n se co ns ide ra n los m todos ut ilizad os para realizar las ope raciones. ya
que afec tar n [os tiemp os de su realizacin .
A pesllr de que estos as pectos so n import ante s para de termi nar la efic icncia de los siste mas adm in istra tivos. hoy resultan insufi cient es en funcin de la
apo rtacin qu e todos los co mpo nentes de la orga nizaci n tienen qu e hacer para
per mi tirle a s ta lograr sus objetivos. Por lo tanto. pa ra e val uar la e ficie ncia de
los sistemas ad m inistra tivos y. en general. de cu alquie r sistem a de la c rgarnzacien. deben justipreci ar se conj unta mente los siguientes par m etros: capac idad;
com unicacin; cos to; co mpetitividad ; co ntro l inte rno.

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f.7 ~ec, de C1l l11f1Cefl e$ de 1111 mavorsta de nrtculos comestibles ne cesna s", .. culltas m,;dtldes se
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too En es tos ej emp los puede o bservarse q ue ex iste U/I el emen to subyacente
as y cada u~a d~ las tareas y acti vida des qu e real iza el sistema admi nistra~l va d~ lln~ organIZaCIn: la in for macin , Tant o para concr etar la se rie de trebo
JOs ~Jl ~nanos q~le .hac en posible la operator ia de la or ganizac in. como ara d~~
t~~lll l nar s us obj etVos, se neces ita un nuj o de inforrna c il1 form:t1 mcn te ~st able.
~ l o..qu~ ca pte Jos da t? s q ue surge n de las operaciones cotid ianas. los procese
os tr,~n s (.) ~llle. os regi stre y los tran smila a tod a Ja org anizacin. Ya sea qu e I~
nrganrzacrn elabo re un producto 1 .. 1

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o irmue un servr cm necesita o btener y analizar
:I~ o~acI 6~. y emp,rende r al?l~na acci n basad a en su interpre taci n. El sistema
mnnstra uv n es e q ue administra esa illfonn:lci n,

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SISTEMAS ADMINISTRAT IVOS Y SISTEMAS DE INFORMACiN

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFORMACl'N

P,1l1 iendo de es ta premisa. el sistema admlnisrnuivo y, en ~o llseclle~l~ia, la

, i n tod,<1, se comporta' co mo un gran proce sador de I1l fOrmaCIOIl, tal
org alllzaclOn
co mo se aprec ia en la adaptacin de un esque ma de Luces (1982) 'l ile muestra
la figura 4.1.

sus co mponentes, de mancm tal que stos trabajen con e ficiencia para alca nzar

do servicio a tod os los dems sistemas de la orga nizac in y en lazando a todos

sus obicu vos.

1,

r',....."'.."..,

.... ..

Ccnsecuememen tc. los sis temas de informacin son subsistemas de los

sistemas ad minis trativos, y su responsabilidad es la de hacer fluir por toda lit
organ izaci n la informacin necesaria para que cada co mponente pueda realizar
sus activida des y toma r sus decisio nes. Si no se tiene en cla ro esta relacin
jerrq uica se puede llegar a interpretar que los sistemas de informac in so n la
"ad ministraci n" de las orgnnlzaciones. espec ialmente en est os tiempos dond e la
vinc ulacin entre informacin y su procesamient o por medios elect rnicos es tn
e n una eta pa de explos in y exp ans in. Tener una adec uada visin de todos
estos co nce ptos resulta provech oso d uran te el diseo de los sistemas de informacl n. ya q ue stos no van a poder dise urse apropi adame nte si no e xiste la
cabal co mprens in de la naturaleza del sistema adruinis trntjvn y la del sistema
ad mini strado por ste. o sea , la orga nizac in.

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1. 0.

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fi l.! ura 4. J: El sistema administ rativo como procesador de in f~~nacill

Hcla d lI ent r e el sislcJUll ad minislmlivo y el sls ten m d e lnfo rmucin

Una primera e illtuitiva aproximacin ,1 la relacin entre el sistema udnunistmtivo y el sistema de inform ac in se obtiene cuando se o bserva la informac in q ue ci rcula de una parte a otra de la organizaci n, y entre sta y SlI a mbiente. Y es to se debe a que ex isten flujos de informacin que son fc ilmen te obse rva bles po rque corresponde n a flujos fsicos de elementos. Po r ejemp lo, ante la
llcgndn de un pedido de un cliente (del ambie nte de la organizacin) e l encargado
de ventas co nfecc iona una nota de ped ido que enva a co ntadura pa ra q ue es te
sec tor verifique el es tado de situacin del cliente: qu e no tenga deuda atr asad a;
que no haya superado el lmite de crdito asigna do. Si no hay Inconvenientes. se
enva la nota de pedido al sec tor de depsito, que luego de verificar la ex istenc ia
de los prod uctos y asentar su salida de los regi stros de mercader a. prepara el
pedi do y co n fecc iona una orde n de despacho que e nva a facturacin para qu e
e mita e l remi to y la fact ura , de acuerdo con los prec ios y co ndic iones acordados
co n e l client e.

La captaci n y recop ilac i n de datos se rea liza de varias fuentes, tatuo

inte rnas co mo ex ternas. El sistema ad ministrat ivo procesa lodos los datos captados p;oo ucie ndo salid as q ue se huerpreran. to~nndose decisio.nes b.asad~s cn
esa informacin. Gra n parle de la informacin interpretada es dl f~l1Id l da dentro
de la organizacin para Sil utili za c in por pa l1~ de l r<:rso nal. Otra p~ rl e .d e esa
informa ci n interpretada se utiliza para confecc l oll~ r dl:ersas com ur ncacronese
informaci ones a agen tes situados fuera de la organizacin.
La informacin se mue ve por toda la organizacin per~ lo hace, e ~ .su
.. do. Tooo s rsrc ma admuusmayor parte bajo un esquema formalmente de termina
.
' (tod
" a organizacin ) depend e de ese flujo
. de .In rormac i
trnrivo
t n, q ue seorgalllza
d'
, ada s/s, le ll U/ eIe ". 1.J0rll
,f.
10
u ici n . ste es elme
.
1 '' J'o um e ntidad abstracta denomin
M e l c ual
, los datos cir culan de una persona o seCCI'6 u lu
' . o Ira,
s pro porciona njacta
por

E l relato preceden te configura una situaci n tpica que refleja una de las
actividades bsicas de unu empresa co mercial o industrial, la que co n ligeras
variantes, puede enco ntrarse en varias y dfe remes organ izaci ones. Las tareas
co me ntad as son necesarias para coordinar los proced im ient os q ue responden a
rutinas operntivns, q ue en el caso presentad o son: atender e l pedido de l cl iente de
acue rdo co n las co ndiciones fijad as; mantener al d a los registros de ex istencias

,,,

Edltorlat Omitir o. n"Jlllfi

,,,

S ISTEMAS APMINISTRATIVQS y SISTEMAS m i INFORMACiN

de produ cto s para faci litar la func in de co mpras; emi tir los comprobantes de
traspaso de la propiedad de los artculos vendidos.
A las tarea s que con forman estas rutina s ope rativas bsica s qu e invo luc ran tanto a los componentes organ izacioualcs exclusivamen te, co mo a los de la
organizacin con los del am biente (cl ientes. proveed ores, entes gube mamema les ). se las denom ina transacciones. Jun io con el desarrollo de esta s acti vidades
que afectan de al guna manera a la organizacin. se prod uce su regi srracln con
e l fin de . en primer lugar. coo rd inar la sec uencia de tareas y. en seg undo lugar.
obtener una hase de informaci n q ue permita desarrollar los procesos de to ma
de decisio nes necesari os para llevar a cabo la act ividad orga nizac iona l en ge neral. La misma de scripcin anterior so bre la activ idad de recepcin del pcdid ode
un cl ien te permite advert ir la necesidad de contar con la informaci n q ue surge
de las transacci ones. Es nece sario registrar las transaccio ne s de pagos de los
cl ientes para dec idi r luego sohre la en trega de un nuevo pedido. as como debe n
esta r actualizados los reg istros de existencias para que 110 se prod uzcan faltanres
y. de esta mane ra. poder atender satis factoriamente los pedid os ingresados.
En co nsecuencia. existe una clase de informaci n rel acion ada a las transacci ones rutinarias que se producen en la organizacin, que res ulta necesaria
para el funcion am iento operauvo del siste ma administrativo. C ua lq uier siste ma
administrat ivo depende de esa inf onnacl n ape ratva que con st imye una necesidad : cada tarea que se reufice necesi ta llueva infor mac in operativa . En el
ca ptulo siguie nte se ana lizar c mo una parte del sis tema de informaci n se
espe cializa e n e l tratamiento de e ste tiro de informac in a travs de un subsistema q ue se deno mina sistema (le procesonuento de transacciones.

SlifrEMAS A DMINISTRATIVOS Y S ISTEMAS p E INfQH. ... V.nN

. En:! mo vimientn d e prod uctos q lle se realiza e ntre los pro veed ore s de la
nrg il1 11~acron y sus cl ientes, se identi fican dos tareas bs icas del dcplsilo : recibir
~o~ ~ rrlcu los de los pro veedores y despac har los ped idos de lns clie ures. l'a ra
uucrar cada .una de es tas rareas se req uiere informa cin o perativa , por eje mp lo,
pa~ la funcin del depsito. la informacin preced ent e pna el dcspachu de los
pedid os es e.len vo qu e co ntadura reali za de la nota de peJiJodc II IS c lientes . La
nola de ped ido J ebe proporcio nar roda la informac in acerca del ctic nrc (nom .
h~: dOl11i~il io). tipo y cantid ad de prod uctos so licitado s. embalajes 11 (llm f ncon(lJc lona r~lIe ~llos requ~r id os, fecha de entrega . Para iniciar lu tarea de repo sicin
se necesita informac i n sohrc los n iveles de ex istencias de prod uctos. ils f co mo
alguna regla de decisi n (Iue determine en qu momento debe emitirse una orden
de co~pra ' .por ejemplo . fijand o qu e al llegar a una cierta ca ntidad dc product os
e~ e~ ls tellc l a : ~e debe comenza r el proce so de su repo sicin . Tambin se nece sua informacin sobre los proveedores.
.
I'~r.lo tanto. para la rea lizacin de 1,1S tran sacciones q ue impl icuu el mo vnll:n~ o l l SICO de !os productos se necesita informacin ope rativa (IU C impulse la
actividad: a.dema s. esas tareas generan, a su vez. informacin que se registra y
qu e luego suve de antec edente a esas mismas tarea s o a otras elac ionadas. De
esta ma nera se obtiene un sistema de informacin que ca naliza esa informacin
operativa, que fa~il ita la rea lizaci n de I:Js tareas y que, a su vez. pe rmite realizar
el c~.llIrol ope r:lllvo soh~e esas lra.nsaccioncs . La figu ra 4.3 mu estra el ,Igleg: ldo
de l s iste ma dc lIlfOrma.c lll a parnr de la rea lizacin dcl mo vmucuto de produc,
tos: (~hsrv ese que e l sistema de informacin no co ntie ne s lo informac in s ino
tambin reglas de deci sin y procesos prescriptivo s de ap licac in de esas reg las.

Mediante un eje mplo adaptado de Langefors ( 1982) puede comprobarse

c mo la informaci n es t asociada al desarrollo de las tareas transacci onal es de
la org anizac i n. de manera q ue haciendo extensivo el ejemplo a toda la orga niza ci n. es posible observar la relaci n exis tente entre e l sistema ad ministrat ivo y el
sistema de informac in ,
Tomando e l eje mplo ante riormente utiliza do . supngase que la organiza ci n posee un depsito donde recibe los product os solicitados a los proveedores
y desde el cual env a los pedid os a los clientes.tal como lo mue stra la figura 4 .2.

Nola de
I'edillo ~-----

lll:PSllO

Figura 4 .3: El surema de infor macin de las la rr as tk Ircrpci6n)' entrega tk I'roo.lul:tus

Figura 42: T:u-r as tk rece pcin y rnt rr ga de rrod UC'lOS

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J orge Ilnhe r to Votlleuleua

Edir or l al O, mar /J. 11'1' 0/1;

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S IST EMAS Ap MINISTRATlVO S y S IST EMAS DI: INfORM ACIN

S ISTEMAS ADMINIST RAJ"lVOS X SIST EMAS DE INFORMACi N

Los c rculo s agregados a la fig ura represeman et sis tema de infonn lcilI.

Lit flecha qu e se di rige al c rculo "nota de ped ido" seala la infonnnci n que se
rec ibe del entorno de la o rganizacin, en este caso, una nec esidad de los clientes.

La flech a que sale de " nota de ped ido" y se d irige a "deps ito", indica q ue se
env a informaci n que demuestra la necesida d "le iniciar una ope racin de despacho de mercade ra. Fina lmente, la flecha q ue de "nota de ped ido" se d irige a
"orden de compra" den ota q ue la funcin q ue es la respon sable de reponer las
existenc ias necesita informacin co n re lacin a que se inici un proceso de despacho de mercadera . co n el fin de que tenga eo noc imienlo sobre aquello s prod ucto s a los que debe cont rolar si llegaron a su punto de repos icin. La flecha
que une "depsito" co n "orden de compra" indica la infor macin que esta Iunc in nece sita saber sobre e l estado de las exis tenc ias de! deps ito ; den tro de la
informacin que se env a desde "depsno" a "o rde n de co mpra" se incl uye la
nou fcacn sobre la recepci n en el depsito de me rcaderas enviadas por los
pro veed ores. De sde el crculo "o rde n de compra" sa le una flecha que sea la la
nec esidad de emi tir y e nviar. cuando co rresponda. una orde n de co mpra a los
proveedores.
La flec ha q ue se d irige de sde el "depsito" hacia la "orde n de compra" , y
que indica la inform acin sobre el estado de las exis tenc ias puede proven ir de
dos instancias d iferentes. Una es que la informacin surja de Inventarios Iisicus
que se realice n en "depsi to" cada vez qu e se efec ta un mo vimiento de productos. Otra ms econmica resulta de la utilizacin de un t1rc!J l'O d~ ~.\is,~"cid5
que a lmacene informa ci n act ualizada sobre los nive les de existencias de los
produ ctos; en es te archiva se modi f icarla inform ac in cada vez que se produzca un ingreso o IIn eg reso de mercadera .

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Ooenle$

.''---- - - Figura 44 : EJ SI5tc:m.. tk mfOf rnX"ln de rC:("c:J'l"in y emreg.. de productos

Para qu e e l circ uito que ad minislra las entregas de pedidos de clientes y

repone las ex istenc ias es t co mple to. se incorporan dos subsis temas q ue, princlpalmente, estn rela cionados co n el procesamienm de la inform aci n: 1't'llta s
qu e recoge informacin de los cfieme s y compras que se oc upa d e los rea provi-

sionamiemos.

S in embargo . la utiliza ci n de este tipo de archivos no presci nde tota lmente de la reali7..aci6n de inventar ios fsicos. ya que stos se de ber n realiza r a
intervalos regu lares de tie mpo co n el fin de co ntrolar qu c el arch ivo de e xistenc ias reprc setue, teba ctememente . e l inventario fsico real. La f igu ra 4.4 inclu ye
estos ltimos aspec tos.

Nota de:
J>C'dido

)<1- -

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ve ntas

Pru veedon:s

Dc:p!~O

]r--->i
' - - - --

Figuril4 S: l 'rocc:ull niC: lllu lit: rcccpdn y clllregl de prOOUCIOS

'"

SIST EMAS AIl MINISTRAIIVOS y S ISTEMAS DE INr'O RMACl ON

S ISTEMAS ADMIN ISTRATIVOS Y StSTEMAS DE INf OR MACi N

De sde esta perspectiva . el sistema de informaci n de este siste ma ad miuist rativo tiene la funci n de capta r da tos, procesa r las transacc iones de manera
q ue esos da os se tra nsfo rmen en informacin . co municar esa informacin. mantener actual izados los archivos. y e mitir in fo rmes o doc umentos.
C om ponen tes de l sistem a ad lllinis(ratinl

La direccin y el sentido de una orga nizac in se establece n e n sus niveles

ms a ltos iI Ira ves de la definicin de obje tivos, el diseo es tratgico d ispu esto
para alcanzarlos y las polftic ns establecid as 'l ile de s te de rivan . Pero para que
la organizucin pued a lograr S IlS propsitos necesita que en sus nivel es med ios y
bajos esos o bjetivos . es trategias y polticas se tradu zcan e n una cantidad muy
g rande de tareas ejecutcdus por sus integrantes utilizando los recursos a su disposic in. y que en su rea lizaci n no slo permiten consu mar los procedimientos
bsicos de las orga nizaciones (co mprar; pagar: produ cir ; vende r; cobrar), sino
tambin . y mu y especial mente, obte ner una gran cantidad de d atos so bre e llos .
Eso s mismos datos, adec uada men te procesados, se converti r n en informac in
sig nific ativa. 'l ile una vez que co mienza a ci rcular a travs del siste ma de informac in . es recepc lonadn por los integranles de 1.1org a nlzacn 'lile la transformarn en co noc imiento. Esta bre ve suesis del func ionamiento ad ministrativo
.
permite destaca r sus el eme ntos compcneme s :

l , Coniwuo de procedmientos: en los sistemas ad min istrativos hay un Ilujo COIll inuo de tareas s lccs que se ejec utan para realizar las activ idades
bsicas te tes como comprar las materias prima s. rec ibirlas , reg isunr su
ingreso, almacenarlas, aplicarlas a la el aboraci n de los product os los q ue,
una velo te rminados, sern entregados ; los cl ientes en func in de sus
pedid os . para luego co brar esas venias y regist rar tod as las operaci ones.
En co nsecue ncia. es te co nj unto integrado de procedi mientos es t co mpuest o po r una sec uencia de tareas que se rea lizan en lo s dis tintos puestos
de trabajo dest inados a una misma finalidad especfica ltima.
2. Personas: stas son la que co n su actividad llevan adelante la mayora de
las labo res administrati vas. Ubicadas entes d ife ren tes ni veles de la orga nizaci n y des arrollando diversas funciones. ejecuta ran rareas. tomarn
dec isiones, ca prurani n datos. convertirn esos datos en informaci n y s ta
en conocimiento. y alm acenaran y transmitirn datos, informac in y co no.
ci miento al res to de los partici pantes de la organizac in .
3. Sistema de nformac u: las transacciones rutinarias nece sitan info rmacin operativa pa ra se r ejecutadas, y de e llas surgen da ros e inform ac i n

'"

-t.

q ue rea lime ntan el sistema de informaci n permitiendo el func iouamientn

operativo del sis tema admlrnsunnvo. Este Flujo de inform acin se mueve
dentro de esquemas for malizados por tod a la o rganiz acin, pc rmit icndo la
rea lizaci n de las tarcas. Ia tom a de dec isiones. la coordinaciu entre niveles y rea s funcionales, y e l control sobre las act uaci ones y sol e e l dcscmpeo 100al de la orga nizacin .
Recursos: posiblemente el rec urso ms a soc iado a l sis te ma ad min istralivo e n es tos ltimos tiempos sea la co mp utadora; cada vez sonmenos las
organizaciones q ue pued en mant enerse al margen de contar cou tecnolog ias ele ctr nicas de proc esa miento de dat os. Aderns. el desa rrollo de las
nue vas tec nolo gas de infor maci n est con formandc. fca tame mc pe ro sin
pa usa, un escena rio caracterizado por una crecie nte imegrncin entre 11IS
siste mas co mp utado rizados y las redes de comunicacin. concctaudo compillado ras y otros per ifricos media nte redes de co numicuclon. y o frec iendo una gran varied ad de se rvicios . tc nic as. apl icac iones y se rvic ios
e spec ficos : a este proceso se lo denomina co n elt muuo tel emtica,

Este ltimo co mponente es el qu e ms afe cta. en es tos momentos. e l corn portamiento de los otros y. a su vez, el q ue le otorga curacterfst icus panic ulares
al sis te ma administrativo . Por tal motivo, 1<1 pr xima secc in ubord ur cmo la
tec nolog a impacta so bre los siste mas adm inistrati vos imprimind o le . de es ta
manera. su panicu lar impront a actual.

La incorporacin de nue vas tecnologas de la informaci n afecta se ns ible mente al siste ma administrat ivo otorgndole carac tersticas espec ia les; los re c ursos tecnolgicos impacta n sobre los otros eleme ntos co mponentes de l siste ma administrativo . razn por la cua l se ana lizarn sus irnplicanc ias sobre los
procedimient os, las person as y los siste mas de informaci n. El impac to de la
tecno loga so bre el trabajo org anizacional mod ific profundam ent e el disc u tra dici onal del siste ma ad ministrativo . marcando tendenci as irreversibles so bre la
forma de co nce birlos y e ntende rlos (prieto . Zn rnOT..3 y Pc tr . 1997).
l . lmpo cto sobre los procedimientos , las llue vas tccn o log as permit en el iminar tare as q ue antes se real izaban e n IIn procedhn jemo. as como inu oduci r otras nue vas cambia ndo Sil sec ue ncia y est ruc tura . L1 ba se de l re e mplazo de tareas se enc uentra en la sustituci n e integ rac i n de fund o nes que ante rio rme nte se llevaban a cabo por otros med ios , en e special el
Edil nr illl O.mflr 1).

,,,.,,.,,i

no

SiSTEMAS ADM INISTnA TIVOS y SISTEMAS DE INFORM ACiN

lenguaje esc rito y oral. La capacidad de los eq uipos elect rn icos para
p~o,:e sa r y transportar dala s permite reducir, reorient ar y red ise ar proce-

~
,
!

d imie mos: lI~la tend encia importante que mere ce ser destacada es aq uel la
~ t1c. I~rohllld l z.a el te tci rabe]o o trabaj o a d istancia, no s6 10 de per sonas
individuales S Jll O ta mbi n de grupos de trabajo . que puedenllevar a cabo
sus ta reas a travs de un sis tema de com unicaci n electr nica.
A su vez, las nue vas tecn olog as permiten desa rrollar procedimien1 (~S basa do s en nue vos tipos de rel aciones con los d ientes y proveedores.
d ~ l u yendo los convcucionules y tradicion ales lmites organizac ionales, romplend o las reg las y creando nue vas maneras de trabaj ar. Cuand o un proveedor pued e co ntar con informacin en lnea so bre las necesidade s de
produ ct os de sus clie ntes. no se requiere ningn proceso especi al de com pra , simplemen te el pro veedor enva los prod uct os necesari os. S ituacion ~ s ~ o mo s ta lIl~ ifi ca n sustanc ialme nte el proced imiento de compra
eliminando los ped idos de corizaconcs. las rdenes de compra. y el trabaj o
de los. activadores.

Las nuevas tecnolog as modifican las posibilidades de supe rvisin y

control en los procedi mie ntos, permitiendo supe rvisi ones re molas. contro les allto mticos, ma yo r acceso a las tareas rea lizadas por los subo rd inados: e integ raciones dc los sistemas de con trol, entre otros aspectos.

2. Impacto sobre las perso/las: surge un incremento de las necesidades de

aprendizaj e continuo como parle inseparable de trabajos enriq uecidos que
pcnnucn mayor autonoma y d iscrec in po r parte del trabaj ador, incid icnd o en c l grad o de control so bre el Irabajo y en los es tndares y e valu acione~ dc des: l11pco. Esta s caracter stica s den otan que los puestos de trabaj o debern se r oc upados por persona s con mayor nivel de capaci tac in
acord e con tareas ms amp lias y comp lejas, y q ue deber n poseer. ade ms. autoconrro sobre sus act uacioncs pues to que el rol trad iciona l de la
supe rvisin ca m bia hacia una funci n ms or ientada a la fac ilitac in que
hacia el contro l.
. O tro as pcc t.o q ue se modifi ca es el ento rno del trabaj o, tanto el
~oc Ja I co mo e l fsrco . Las relac iones socia les, que c um plen una func in
lI~ s t rulllcn t a l par a e l cumplimiento de los objet ivos personales y organizac lOlla.'es, se ven ~lterada s ya q ue al modifi carse los procedim ient os y los
t ~abaJ os, se mo difi can las frecuencias de los conta cto s, el tipo de inter acc in y los cana les por los cuales se produce la co mu nicacin. El entorn o
fs ico norm almente mej ora. aunque la profunda inter acci n que se produ ce entre el ho mbre y la co mputadora en sus puestos de tra bajo, a sla y
ge nera "d istanci as" entre los integrantes de la o rga nizac in.
J "rg ~ I(" b u l'> V"t v. Hl~n.

SISTE.MAS ADM INIST RATIVOS Y SIST EMAS DE INFORMACIQN

3. .Impacto sobre el sistema de inf ormacin:

n ue vas tecnologas de la
informaci n permiten que los sistemas de informac in pueda n procesar
mayor cantidad de dato s y de mayo r co mplej idad . adems de potencia r
com unicaciones ms e ficientes al reduc ir las limitac iones es pacia les y
geog rficas. La cantidad dc com unlcaclones y vinculaciones a umenta.
pe rmi tie ndo que mayor cantidad de infor maci n es t accesible para una
mayo r ca ntidad de perso nas en la organizaci n; como co nsecuencia de
e sto puede prod uci rse una so brecarga de informaci n en las posiciones
gere nciales superiores q ue podra lIcgar a ento rpecer la torn a de deci siones y e l d iseo de es trateg ias. Tamb in , es posible qu e pueda produ c irse
una a ltera cin en las re lac iones entre los direcrivos' y sus subo rdinados
debido a la posibilidad de acceso d irecto por part e de los di recti vos a la
informacin que los subord inados manejan.
I<lS

Cuando se piensa en la incorporac in de tecno log a cn los sis tem as admi nistrat ivos, debe respetarse la ese ncia de s tos, inde pendient em en te de la tec nolog a IItil i z~da. En es te se ntido hay que ev itar caer en dos extremos. am bos pel igrosos por igual: 1) tratar de estar a la " ltima moda tecno lgi ca " , haci end o lo
mismo que se vena haciendo anter iormente pero con nueva tec nolog a y 2 )
mod ificar la ma nera de hacer las cos as simplemente po rque una nueva tecnol og a impone hace rla s de otra form a, sin analizar debida mente si esos cam bios
tienen se ntido desde la perspectiva del sistema administrat ivo y d e la organiza c in.
A nte la propues ta de incor poracin de tecnologa, debe adoptarse una
actitud crtica respecto de sus posibilidades. inda gando y analizando tant o sus
pote ncia lidades co rno las necesidades co ncretas de su incorpora ci n desde la
perspectiva administrativa y orga nizacio nal.

LOS I'H OCEIl II\l IENTO S ADMINISTRATIVOS

A los proced imientos administrat ivos se los defi ni com o la sec uenc ia de
tare as que se reali zan en los distintos pues tos de trabaj o dest inados a una misma
fina lidad es pecfica ltima. Los procedi mientos ad ministrat ivos al prescrib ir la
realizaci n de las tarea s, buscan asegurar elmanejo unifor me de las transaccioncs rep eti tivas (Lardent . 1976). Lo s proce dimientos estn comp ues tos por un
co nj unto de tareas qu c sc ord enan de una manera sec uenc ial inva ria ble; as se
aseg ura qu e cada una de .l as diferentes transacc iones rutinarias q ue a diario se
Edhorl. 1 O,,"ar

/J. lIu, " lIi

17.\

SISTE:MAS ADMINISTRATIVOS Y SI$THIAS DE INrORMACIN

SISTEMAS ApMJNIST RATIVOS )' SISTl;MAS pE IN!9 KMACIN

ejec utan en una organizaci n. se real icen siempre de la misma manera. indcpendientemen te de qu in sea la persona que las rea lice e n cada oport unida d. Los
procedimient os enl azan rns de un sec tor org anizaci onal, involucrando a varias
personas qu e ejecutan rareas dife rentes.
Un procedimiento define qu tarea o tareas deben se r efec tuadas. qui nes son los q ue debe n ejecuta rlas y c u ndo deben hacerlo . ate ndiendo al o rden
sucesivo en qu e se presen tan y al momento es tipulado de su realizacin. De es ta
manera se co nstituye n en e l medi o que se utiliza para reali zar el orde namiento de
las actividade s de una orga nizaci n. asegu rnd ose Sil rpida y co nsiste nte ejec uci n.
El di se o de los proc edimie ntos adm inistrat ivo s e n S il esenc ia contiene
mecani smos qu e permiten dar inici o a las acti vidades repetiti vas de la org anizacien. al mism o tiem po que introd uce dispositi vos q ue perm iten verificar liU cotrecto c umplimiento. Repr esentan la manera de log rar en un mismo mom en to.
accin y contr ol.
En cad a orgamzacn resul ta posible encontrar una gran variedad de ellos.
pe ro los ms re presentativos y los que responden a las acti vidades bsica s de la
mayorla de las o rga nizaciones so n los qu e contemplan las co mp ras. pagos . producci 6n, veruas y cobranzas.
La importancia de un buen diseo de los procedi mientos ndminismuivos
no se basa s lo en los as pectos hasta aqu me nci onados. sino que debe recordarse qu e ellos son importantes para que puedan lograr se los propsitos organi zaconales. Los procedimieraos administrativos representan. detaadurrente. el medio
qu e se utiliza para que la agregacin de los res ultados obtenidos en cada uno de
ellos. signifique la obtencin de los objetivos organiza clona lcs.
Por a iro lado, para qlle los niveles super iores puedan co ntro lar e l cump limiento efecti vo de los objetivos. deben conta r con informaci n q ue se or igi na.
precisamente. d urant e la realiza ci n de los proced imientos .
Fina lmen te. debe rec ordarse aqul lod ichoen la introduccin de este libro
so bre los aspectos estratgicos y administrativos. Una buena estrat egia orgaui zacio na l puede fracasar si no se establ ece correctame nte cmo se la implemen .tar . y la imple me ntaci 6n se har en el siste ma admin istra tivo. Un buen dise o
ad ministra tivo que pemura coordinar las func iones y act ividades de los diferentes sectores de la organiz aci n de manera que sros Irabajen co nj unta y arm niceme nte. represen ta una buena base so bre la que se puede trabaja r para lograr
los obj et ivos propuestos .

'"

J or llr no !> r rl lJ Volpr lltrs la

HES UMEN

CONC LllS J(lN

so mu:

E L S ISTEI\ IA A Ill\ lI NIST lt A-

'I'I VO
En funci n de los conceptos desa rrolla dos hasta este punt o. puede C1l1lc1 uirse diciendo que un sistem a ndrnhnstra tivo es UII conjunto de pr.occd imk ntos
vinculados y rel aci onados bajo un esq uema predefin ido. q ue peruute de sarr ollar
toda s y cada una de las acti vidades de una organi 7.acin .
Estos proce d imientos que co nforme n el siste ma adl~;ni~rativu lI O ba stan .
po r s so los. para asegu rar e l x ito de una gesli~lI \~rgaI1lWC lon~l. , 1~.rO ~(ln la
base insustituible so bre la c ual se apo ya la org aniz ncin para pode r ,~ k'l lll.1 1 .S I ~S
o bje tivos. ya qu e stos no pod ran obte nerse si no fuese que las lllll ll.lle s ucuvr dades ad mi nistrativas se llevan a cabo e fica z y eficit:me mente oh tclllendu. a su
vez. la informlci6n necesari a para la lom a de decisiones.
Toda organizaci n es expresi n de una co nj uncin de e1enlClltos.q ne . dad a
su co mplej idad. no pe rmite definici ones simplislas. Si n embargo. es ev idente ' Iue
la din mica prop ia de cualquier organ izac in (en e l caso de una empresa ptl ll.~lIC
lora. la posibilidad de qu e los productos sea n fabr icados ~e acuerdo a 1(lllCd~\I\l.
e ntreg ados e n fecha a los cli ent es. co brados. y co n ese dinero com p rada~ 1ll,I.t~
das primas. de manera de pode r recomenzar el c iclo ) resulta de la C~II~ lh lll lnOn
de mltiples \lpe rac iones me nore s que deben se r C ll ll1lll.i lllC llt:l d~ s ef l C le ll l c l ~lc.n
te. si es qu e la organi 7:lci6n desea alcanzar sus prop slros. 1:1 ~ls telll1 adlll~lll s
nativo permite. mediante su co mpleja red de acti vidades C(~ m bl ~l ad l ~ qlle astemati zan la realizaci n de peq ueas opera ciones q ue se real izan infinidad de ve. .
.
ces. qu e la organizacin alcance S il xito.
En el caso de una empresa. un inventarlo de las rurtnns ad lllllllst la ll vas
que pe rmiten realizar esas opernccnes repetitivas incl uirla. mnima mcnl e. un
c ircuito de act ividades de co mpra. uno de pagos. uno de ventas. 1I11~ de c(lhm ~l
Z3S. uno de producci n . uno de liquidacin de haberes. En es tas ruunas e~ taran
espe cifi cad os lod os los pasos a seg uir. la.s ~ isposicione~ q~le de ben cu mplirse. y
las relaci ones y vinculacio nes entre los distintos procedimientos.
Un buen siste ma admlnistrauvo es aquel que permi te el procesamiento de
las operaciones (a travs de las rutina s o procedi mient os ~dmillis~rativos). logrando qu e se ejecu ten en e l mom en to preci so (ni antes ni despu s!', al menor
costo posib le (co mpatible con la eficaci a requerid a). hrinda ndo seg un dad y gc neraudo la informa cin q ue cada nive l organizuti vo necesita para 11Ila correc ta
toma de deci siones.
Par a q ue los siste mas ad minis trativo s puedan satis face r es tos requ i si l~ .
en el d iseo de las acti vidad es rutinarias deben co nte mplar alg unos detalles srg-

'"

SISTEMAS ADM INISTRATIVO S Y SISTEMAS DE INFORM ACiN

nificntivo s. En pri me r lugar, la sec ue ncia de ope racione s. qu e debe es tar c laramente

determinada y especificada. tiene qu e se r debid amente co noc ida por las

pe rsonas qu e ac tua r n en cada procedimien to. Pa ra este fin. suelen utiliza rse
represeu tacone, g rfic as simblicas. usualmente denominadas cnrsogrmnas ,
q ue tien e n la part icula ridad de ser un med io de com unicacin cl aro y conciso.
permitiendo que la informaci n de las tarea s a rea lizar, pueda se r tra nsmit ida sin
cqufvoces ni ambig eda des. ( En un ca p tulo pos terior se esrablecern las pa ut as
de diag ramaci n de los cursograma s).
En segundo lugar. el d ise o de la secuencia de ope rac iones y tareas debe
contem plar y. e n a lgunos casos. respe tar c iertos requis itos (111C asegu ren qu e los
procedimientos cumplen con norma s m nimas q ue hacen a s u efic ien cia. ca pac idad . com unica uvdad, co mpe lit ivid ad y. espccla lmeme . con la seguridad q ue se rn ejec utados a sa lvo de errores e irregularid ades. En este hi mo sentido. el
control interno.q ue de esto se trata, es el encarg ado de proveer la mayor a de las
pa utas qu e es tarn asoci ada s e inco rporadas en el diseo de las rutinas admiui srrarivas; un proc ed imienlo va a poder se r ente ndido en s u lg ica secuencia l. a
travs del co nocimiento de las normas y principios de control int erno que se
hayan utilizado en s u confeccin, Reali zan do ahora UII anlisis desde otra posici n. pu ed e deci rse qu e e l control interno de un a organ izac in estar e n (unc i n
de la ca lidad y e ficie ncia con que los sistemas ad n nislrativos ejec uten sus la-

reas.
Por ni mo. tos sis te mas req uieren ac tua lizaciones y aj uste s permane ntes .
Para este es menester conside ra r alguna metodolog a de es tud io de sistemas.
tille ase gu re el cu mp limie nto de todas las etapas necesarias que pe rm ita n realizar IIn correcto relevamieuto , anl isis. d iseo e imp lementacin de 1,Is mej oras o
re forma s ,
EIIconcl us i n, el sistema admlnisrrauvo es el conjunto de ac tivida des relac lonad as baj o un es q ue ma pred e finido. en el cual las dec isiones eSlratg icas y
pollcas ad o ptad as po r e l ni vel s upe rior de la organiza cin , se trad ucen y operati vizan en una multiplicidad de o perac iones y decis iones que resuel ven las rut inarias operaciones indiv iduales y qu e en su ag regaci n . config uran la actividad
total de la o rganizaci n, A Ira v s de l sistema adminis trauvo se tran s miten, regsuun y conse rvan (apo yado a s u vez en e l sis te ma co ntahle), los so po rtes de la
iufc nnuc i n por mcdo de los cuales las operacio nes realizadas y las dec ision es
tornadas se com unican documeruad a mente a fiu de imp ulsar e l acto fsico de
realizac in de los trabajos. Co nco mitu nteme nte , el sis te ma realiza I::J captacin,
c1ahor,lci n y tra ns mis in de in form acin haci a los centros deci sori os, de manera de que s tos pue da n actuar aplican do acciones correctiv as, e n r,l med ida e n
q ue se est ope ran d o fuer a de los limites de control

'"

SISTEMAS AI) M INISTItATlVQS Y. SISTEMAS DE INfOH MAC IN.

Lecturas seleccionadas
I'roc"dimienlu
Los sistemas administr.ltivos sirven de apoyo para las operacoees comerciales.
financieras y productivas de la organizacin: asimismo. resulta n eficientes en la medida que insuman una cantidad de recursos que secu lolerablcs con el nivel de actividad
de la empresa.
, ..
En la jerga t c nic a, se conocen como "fa llas de 'procedimiento" aquellas que
"de te m unan que los sistemas no cumplan eficazmente su fuocin de apoyo a la actividad productiva. o que, hacindolo. resulten uem,uiW onerosas.
be acuerdo 'con este enfoque. 105 procedimientos que pueden considerarse
sausractcrcs deben cumplir dos requisitos:
a)Eficaees:
La organizacin tiene necesidades operativas. como comprar. vender. cobrar o
pagar. El procedimiento adminis trativ o que se inSlaure debe conte mpla r que la funcin se cumpla sin ningn tipo de problema,
Los problemas que habitualmente se presen tan se refieren a la opo rtunidad , al
contenido y a la eonl1tn"lciil de la operacin.
Las operaciones deben produci~ dentro de trminos perentorios; su ejecucin
fuera de dichos plazos puede generar inconvenientes o, endetcrrainedas elreuuuaudas. ni siquiera ser v~lida , La liquidacin y pago de remuneraciones, por ejemplo.
"deben producirse en el plazo legal. ticfec(os en el aparato ad m i nis~tivo que impidan
producirlli en ese, trmino acarrearn. sin duda, adems de tas posibles sanciones
]egales; problemas de resquemor e inestabilidad con el person ~ 1. Si la entrega de UII
produ cto vendido debe realizarse hasta una hora. o fecha tope. es probable que si ella
se hace poslcriormente el prod ucto ~a rechazado y la 'venia se frustre. La provisin
de una materia prima debe ensamblarse con la necesidad de produccin pertinente. Su
entrega. anticipada o tarda, oclI.~jona'r4 )rdidu por inrikvilizacifl de capital o por
paros de Ifnea.
Cada operacin tiene sus especificaciones que deben ser satisfechas con precio
sin si se pretende cumpllrlns con eficacia, Si se deben elltrcg'ar productos vendidos,
debern respetarse las' cantidades. la identidad del producto,' los't amar1?s, I~ envoltorios. los precios i ~olJ(liciones' convenidas y dems 'atributos de 'la' negociacin,
Una entrega en 'donde falle-algn detalle, puede originar lnconventemes que van
desde la necesidad 'de 'efecluar un reproceso (nueva el1t~ ga , recepcionar una devolucin. etc.) hasla soportar una crisis generalizada p?r ruptura de relaciones con los
d ientes frente a la repeticin e problemas de este tipo. Es trascendente que el sistema
ad minis trativo identifique -y propenda a la' ejecuci6n de his oi;eracio n~scon la precisili necesaria
l)
. . ' , '1,,"
:,\', ,
Finnlmente, las olleni~ion' es que ejecula la o~gmjil.acin no son ~ni tllri~s en s, ni
tiene~ una nica y posible concrecin. En erecto, el , s isterna ~drnil1istrati vo-debc dar
;s puesla -a un cmulo de operaciones, que pueden seguir caminos bifurcados. En

t :d llDrla l OJ""'; /1, II u:f tll/i

S IST EMAS ADMINISUAT IVOS y SISTEMAS DE I NI'O RM

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A~
C~I~NL

S ISTEMAS ADMINIST RAT IVOS Y SISTE MAS DE INf OHMAC JN

cada 'caso pueden establecerse prioridades de eje cucin, deriva ndo a r na y otra alternativa. Ta l serta el caso, po r eje mplo, de la ejecucin de pagos. Ante la existencia de
una misa limitada de fondos;
debe
dec idirse la prioridad entre 10s', COJlC
. ,
,
, epIOS a pagar.
Lo s sis temas admilli srralivos, eficientes' so n los que prevn esquemas de priorid ad o
'centro s de autt'iridad quc 'deiiden dichas'prioridades; siellos no -estuvieran previstos,
y los pagos sllrgiera po~ rutiua (por eje mplo, por riguroso orden de antiglledadJ, sin
duda el resultado final de tcdo 1'1 proceso no serta el ms conve lli~me para la organizac in.,
' .,
I
"
b) Eficientes:
-!

' .

La actividad adlllinistr'liva se desar rolla en apoyo de ope rac iones que-cum plen
entes con se ntido econ mico: En (il se ntido el consu mo de rec ursos debe se r el
mnimo pos ible para concretar cada una de las operaciones 'que hacen al cumplimento
de sus ' objetives. Dos situaciones ccntluyeu para ello: 1) 'l ile .el gasto que insum a el
sistema sea tolerable , o sea que el cos to de admin istrar no sea ms airo que el beneficio
,directo 'que prou uce la ope racin come rcial y, 2) que existen alternativas de sis tem as,
cada una co n ' sus ca rccte rtsucas operativas, que tiene distin tos gra dos de efic acia y,
e n co nsecue ncia, de cos to ' En es tos casos el, equilib rio es la me ta del hom bre de
ss temas : deb e seleccionarse 13 ' variante .que, cumplien do en grado sa tisfacto rio las
necesidad; s oper3 tivas (efk acia) . resulte menos onero sa (eficlenca). Se excl uyen de
esta forma los siste mas ptimos desde el punto de vista tcn ico, pero ecoumicamente Jl O sosrenlbles, Y., por el co ntrario, d eben desecharse las vari a rue s ' ~ollll1ic a s que
110 s a l i~fagnn los requerimientos mfnimos de operativida d.
el concepto 'de "cos
to de funcionamiento, de un sistema"
Es frecuente.asociar
..
.
,
co n 13 cantidad de personal adminis trativo; si bien la dota cin es un factor importante.
ex isten otros ele mentos que ' resulta n gravosos' y ha bitual mente pasan inadvertid os ,
En primer lugar cabe citar se e l insumo de tie mpo, si bien tiempo final mente es cos to, l
puede n reflejarse directamente. Si una' t,\rea lleva demasiado tielilpOCOnere tar. o se
10 hace eXIC:lllr<!r:Sn'eal~ie',ie. 10 ms Importante no eS'el gaste de personal en su ejec ucin demoriida, si no el grado de 'eficacia qu e se deteriora por nn'd ur resp uesta en
tiempo opcnu no. EJl seg und lugar 'el esp acio que requie re una admlnis trnclu puede
llegar a lrausfrrnarse en f actor' crtico, y la co nservaciir inadeCuada de doc umentac in nos' lleva a incremcJl tarlo illnecesariamente . Melros cuadradus' de co nstrucci n
utilizados s in necesidad pti~de il se r muc ho ms caros qu e e l personal que opera el
'sistema.E Jl tereer luga r los COS tos de los soportes de i'Ifor maci6n y SllS de me ntos
eo nc xos,' lales 'como fo rmu lar ios , franq ueo, archiv os, etc., puedt n 1I ~'gara adq uirir
relevan cia. El'c'ilano lugar el gas to en equipos de ,procesam ien to y sus facili dad es
co mpleme Jl tarias haiJ lleg ado a superar al iJlsumo ~ 'l person al, co mo fac tor de casio.
En qlliuto .lugar, ' finalmente, los gnstos I de mnre'nilliem o de la ndmiilistraci n eu sf.
tales ' corn6 seguro~, serv icios de apo yo,'mantenimi euto de e1lui)os. lelfonos. mov ilidad de ' pe rsOlial. e lc~. ~ so n raclores .de cos to tIlo descpreciables la ho ra de ev alUar
altem alivas de s istemas. :
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Magdalena. F.G. 1992.'Sistemas .Administrarivos, 3 ediei6Jl. DIJeJl os Aires , Maceh i.

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Il o hu lo v orl'rn t r . la

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t us procesos ur guuiaaclonules

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.La orga nizaci n no es s610 la forma o artic ulaci n. de los re<; ursos y capacid ades
en U I1 momento y 'lugar determinados (visi n'sincrnica) . , El conceptode orgauizacin
. tambln nos habla JI' la cuntinuidnd en el liernpo,' de procesos rec urrentes hajn cier tas
'cond iciones Y - d~ntro\le c iertos Ifmiles (visin diacrnica). El hospita l no s lo esut
. preparado para ofrecer sallld -c~mo
proce~o.c~lI1 inuad? en el marco de su relacin
co n la po blaci n demanda nte. En e fluir de es as aC l i v d a~e s [!'Od er~os ve r qu e;
a) se trabaja con ciertos recursos (materiales, en erga, inforrnaoi.Qn ) qu e se transforman durante el proceso, co rno las tareas de obtencin de mate rias primas en producto
.
.
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final, en una fbrica:)
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.
b) tien en' a lgun ~" lgi cll ; un mtodo o rac ionalidad dl; minaute que se mantiene durante
la activ idad y que perm ite identificar al 'proceso; por eje mpll),' lil bsque da de modo s
de reducir el dolor y la luch a contra la enfer medad en los procesos de atencin md ica;
e) existe algun a c rientucin. senudc 11 iutencionulidad en la taren cuando ev a luamos
los efectos en trruiuos de la urg auizacin o el medio nmbiente; por ejemplo, e l cree]miento de la o rga nizac in a travs de proc esos de inversin ocapaciracin de recur sos ;
f'
'"
,
.
d) hay uu pennaneure re~~menzar de las activida des (recurrentes), las cua les nn se
detienen -salvo una discolllinuidad por crisis confc ro-. Por caso. es normnt decir
qu e la or guuiacfon aprende, y" dad qu es uu proceso. d io sig nifica que nunca
term ina lIe aprend er, El proceso es algu q ue s ie m pr~' es ta en niaicha. somo s nosotros,
como'nna stas qui enes le 'btablecem os II n comienzo '1 11 11 final. Elconceptn de 11I0ccso se aplica a la visin di~crnica (a travl!s' del tiempo ) de la organizacin. Es diferente
JI la mira da puesta en una situaci n ir es tado conc reto. en un mo mento tambin de tcrminado (v isin sil1crlica). Por ejemplo, e! proceso de [i comuuicacin 'lOS mucs trn
como las pnrtes estn inlentalldri 'inn uir en sus acc iones o modos de ye nsar..1. \ ) hacen
envia ndo y reclblendo informacin a tra vs del tiem po. Proceso quiere decir que las
partes se 'e st:S n habla nd o Y es:c lic ha l~ do. No es una foto de la re lacin . es e l mn vimieu.' ~
,
lo en los elementos de la retacin.
El concepto de proc eso refiere a la idea de es tar prod uciend o, lran sro rm and o ,
elabo rando . en cie rta direcci n . En la c omunicacin, el proceso mooifi ca el s;l l~r o
es tiul 'tle ~on~hmieli to de ';mi~ole~ ' y'-rece ptores. Lo s ,pr cesos refieren entonces n
una di'nml ca' en ios' heclu) s, aunque sus ' ies 'u lrados liueda ll llev ar ramo a mu nte nl'r
(cons erva r) cOllio a mOdifici- el es lndo de cosas. Ha y ca mbios inlernos que regresall
el sistema a su equ ilibrio:anterior (re poile r el stoc k de mercaderfa s), y ot ros (lile modi fica n las es trucluras pre vias' (firmar 'II n 'nuevo co nvenio laboral ). En este se ntido p'lUemos distin guir entre el siinple-m{viiniento 'y los procesos de carnbiu.
La idea de proceso 'liene que ver co n <;1 conceplo de orgaJliiacin , en cuyo m;rco
se e ntielllle . Esta relac in 'con el sistenia nlayo r, nos lIeva '- a peJlsar en los nivel es de
recu rsivid ad en la or ganizaci n. ESlil es, obse rva r dentro de qu activid ad mayur se
ubica. 'se co necta ' o se entiende cada' cOlljntu' de ac t,ivid ~de s_ Por ejempio: c mn los
proce sos 'de co mprnso peran deptro de l proceso ' ms amplio o com pleto de la f:Jbricac in_
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SISTEMAS ADMINISTRATI VOS Y SISTEMAS DE INFORMACiN

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SISTEMAS AOMINISl ltATIVOS y SISTeMAS DE INFORMACI N .:

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Los procesos mantienen cieno s estados considerados deseab les o bien Hevan haciunlgq nuevo. ~ los ProCeso~ de bLsqu~da y seteccon de personal. existen
v a lor~ a. matuener pero tambin se buscan nuevos conocunientos. En la idea de losprocesos tambin hay un rc ncepto de secue ll~i a o cnliuuidaJ . Los procesos le dan
continuidad a la organizaci n y una direccin en el tiempo. Los procesos llO son actos
dispersos sino que muestran una causalidad recursiva, se reinician, se reiteran. En ese
semtdo podemos hablar de procesos
control, comunic aein ' o decisiones. Son
co ntin uados.
j'
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-

de

CAPITULO V
~

Etkin, J. 2000. Po1flica. .G obierno y Gu ellci? de lfs OrsalliU/ciollrs, Bueno s Aires,

Prenrice Hall.

ELS ISTEI\ IA DE INFORMACI N

Linio de antoevahutci n
1) I'ur q u se d ice que la ad min istracin pas de mlmi nist rar cosas a ad ministra r. informacin? Piense en un ejemplo concreto de administraci nde
informacin en: a) una empresa comercializadora de productos de consu mo m.asivo ; b) un hospita l; c) una universidad.
2) l.C u,les seran las fu ncio nes tradicionales que el sistema administrativo

debera real izar en las organizaciones citadas e n el punto anterior?

3) Q u tend ra q ue realizar el sistema adminisrratlvo e n esas mismas orga nizaclones para tra nsfo rma r al conocimiento en 1111 activo o rga nizacional?
4) Relacione me dia nte IIn ejemplo prctico el concepto de estrategia y el de
sistema administrati vo.
S) Cul es la vinculacin que ex iste e ntre el sistem a adm inist rativo

y el

sistema de informa cin ?

6) A pani r de una sec uencia fs ica de ingreso de valores a una orgunizac in
po r cobranzas realizadas a sus cl ientes. es tab lezca e l sistema de informac in ope rativa que se necesita para c umplime runr co n esa opcrncion.
7) Med iante un ejemplo prct ico expli que cmo impa cta la incorporac in de
nueva tec nologa de info rmacin en el d isciio del sistema adnunisrranvo.
8) Qu ventajas se ob tienen cuando las ope raciones rutinarias de una org anizncin es tn es pecificadas e n cla ros procedimientos ndmin istrativns?
9) Re laclone los con ceptos de e ficaci a y eficie ncia COIl e l conce pto de slstelila admini strar VO.

'"'

OnJ ETIV()S DEI. C AI' T UIJ ): De finir y ana lizar el conce pto de sistema de informacin. Establecer la distincin entre sistema de informacin y
proce sa miento electrnico de datos, y en tre sistema de informacin y procesa
mient o de tran sacciones ruti narias. De scribir los co mpone ntes fsicos de los sislem as de informacin. Detallar las funcio nes bs icas que cumple un sistema de
informacin. Especifica rdiferentes modalidades de procesam iento. A nalizar los
siste mas de informacin or ientados hacia las ac tividades o rganizac iona les y la
toma de decisi ones, y los sistemas de informaci n orie ntados hacia las funciones
org anizacionales. De finir la es truc tura conceptual y fsica de los sis temas de
informaci n . A na lizar otras c uestiones importantes asoc iadas con los siste mas
de informacin.
CONT E NIIJO ANT IC II'AIH ) n: Den tro de los sistemas administranvos, y como subsis temas de s tos, los sistemas de infam acin adq uirieron en los
ltimos aos fue rza propia. I lay en d a, enmuchas organizaciones lo s siste mas
de informaci n han cooptado el conce pto de siste ma adm inistrativo. siendo que
para al guna s de ellas (com paas areas. bancos. e mpresas de seg uros) e l nvunce de las tec nologas de la informacinles pcrmiti de tinear una forma de trabajo
sin la cual no les se rta posible permanecer en sus mer cados. S in em bargo , y l
pesar del desar rollo informtico en el proc esamiento de la informaci n. a n tos
sistemas de info rmaci n no desplazaron la capacidad humana para asignarle rea l
signific ado a los d atos. convirtindo los ennueva informacin y nue vos conocmiem os.

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o."'.u 11. lIuyall

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SISTEMAS AP MINIST R,qvOS )' SISTEMAS IIE INf(IRMACIN

IJEF INI CI N
Para poder desarro llar e l marco conceptual dent ro de l cual ub icar a l
sistema de informacin a fin de defi nirle adecuad ameme. resul ta necesar
io sintetiz ar
algu nos de los co nceptos ven idos en los captulos ant eriores e incorpo
rar otros
nue vos q ue aporten claridad sobre el lema :
1. A lo largo del libro. y en form a permanente. se mencion al sistema
de
inforruncin siempre en singular. como una entidad nica y partic ular;
tambin es com n cucorurur enla bibliografa sobre el tema . que varios
autores hablan sobre IOJ siste mas de informacin de una orga nizaci n.
Esta
d ive rsa forma de refc renciar al sis tema de informa ci n. tanto en plural
co mo en sing ular. no debe lle var a confusiones. en es pecial si se co nsideran lo s concep tos clave de sis tema s. Cada o rganizac in posee IIn sistema
de tnformacnque . a su vez. contiene eleme ntos diferenciados (subsist
emas) q ue. puestos en la atenc in de un ob ser vador. pasan a ser co nside
rado s como sistemas en s mismos . Cada uno de es tos subsiste mas de
informaci n co mponentes del sistema de inform aci . responde a nece sidades
es pecfica s q ue surgen de ras actividades. proceso s o decisio nes de
ras
distinta s partes de la orga nizaci n. Para los fines ex plicativos del
libro.
resulta iudisriutcurilizar su forma en plural co mo en singular.
2. El sistema de informa cin. a su vez. es UIIsubsistema de l sistema
ad r nin istrarivo, al q ue sirve y apoya p;lra ( IIIC s te pueda adminis trar la organiz
acin . E l sistema ad ministrativo act a co mo procesa dor de informa
c i n.
generndose en l Ilujos de informac in q ue se mov ilizan por toda la
organizaci n pero de ntro de esquem;IS y modelo s determina dos, q ue se
agrupan bajo la denomi nacin de siste ma de inform acin. Dent ro de
estas
conside racio nes. y de manera ge neral. tos sistemas de informacin tienen
co mo fina lidad procesa r entradas (captando datos). transfor mar esos
datos en informa cin. generar salidas en forma de reportes e informe
s. y
crear y mante ner archivos de datos relacionad os co n la organz..acin.
J . La in formaci n es un recu rso orga nizacioual esen c ial. por el cual las organizacion es estn en un proceso de cambio propio del medi o ambi ente
en e l
que tienen q ue actua r. q ue las est lle vando a conve rtirse cn orga nizac
iones basada s e n informacin. So n poca s las eemat lvas que e xisten
y que
se harn ms palpa bles a medida q ue pasa el tiempo . para situarse
fuer"
de la opc in de basarse en informacin (Druc ker, 1990 ). La informa
ci n
debidame nte come xtuafza da . a la cual se le ha agre gado ex pe riencia
y
refl exi n, es ms q ue informa ci n mejorad a. es conoc imiento . Y ste
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S ISTE MAS ADMINISTR ATIVOS Y S IST EMAS pI: INI'O BMM:.J

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present a e n c1m undo co ntempo rneo. el prin cipal activo intangib le

de las
organiza ciones.
4. El sistema de informa c in de una organizacin afecta a 10005 sus
niveles
y actividad es, deb ien do prestar apoyo il ]IS d ife ren tes o pc l:aciollc s, l
I ~C " S .
proceso s. ilcli viJa J es y decisiones que en cada sec tor o IU vcI se ~c a
l.ll a ll,
conside rando las distintas necesid ades de cada uno de ellos. (1l~l>II Ollilr
o rganizaciones basada s e n informacin, en las q ue e n cad.a nive l el
~ i Me
ma de info rmaci n realice el apoyo necesar io, genera ""C la s tos ex
ige nc ias de capac idad, utilidad . cnnfi nbilid ud y. por so bre tod o, fll ~ u:: i l l.n
"l i d all
para serv ir co mo medi os para alcan zar los props i to~ orga n lZ~~l nn:llc
s.
sin co nve rtirse en un fin en s mismos , Los sistemas de Informacin
deben
ad apta rse pe rfectamente a la organiz acin que sirven. para qu e puedan
se r tiles y pa ra trabajar CO Il mayor e fic ienc ia. y para eso debe
n se r
d ise ado s pe nsando e n los obje tivos (lue se intentan alc anza r y
en las
estrategias que se defi nieron en ese sentido.
Den tro de es te marco conceptua l e l sis tcma de infonuu cin se de
fine
como el sistema j omw f de personas . equipo s)' procedi mientos,
que l'" fo rma integmd a )' coordinada. y ope m llllo sobre 1111 coajwn o de datos
cstrncucmdas acorde CO II las lIt'cesilfmles o rgll/lhaci Ol/llfes. capturan
datos, IO.f
t mnsforman el / illj orll/acillI. los alll/(/ct'l/tJI/ y lo s distribu
yen. ti fi" .' le /lflO
\'fl l" tus /lcti l'i dl/lfes d e os org aniutc ones tales
COI/ lO os 0 1'CI"II CW IH' .f . d
~01l l rol. 1(1 admini struc n )' la toma de de cisione s. necesa
rias I'<lm desarrollar la estrategia y lograr os obj etivo s planteados.
So bre algun os con cep tos de la definic in aruer io r pueden re a~ i l.a rse
a l~~I
Il S aclarac iones. La primera de ella s. refi ere u
que el sis tema de lnfurmucin
incl uye slo la parte formal de s te. vale dec ir. aq uella que est.c1 a rill
lle llt~ Jdi nida . que toda organizaci n conoce y sabe CII10 utilizar. Los sistema
s for males
son estructurados. 't operan sobre definici one s establec idas y conse nsuadas
acer~a
de c mo c aptar. procesa r. a lmace nar. distrib uir y utilizar datos. Eumm
o. los SISte mas informa les. como las redes de rumore s y c hismes . utilizan reg
las IItl es tab lec idas de compo rtamiento a partir de acue rdos tmphcu os: no existe
en ellos un
conse nso sobre lo qu e es infonnacin . ni c mo debe ser procesada
y aln.lace nad a. Esta cam cter stica no minimiza. po r cie rto. la im port anc ia de
lo s stsrernas
informa les. sino qu e rrmu de reflejar q lle stos SOIl ms di fciles de
es t ll l~ i :H. de
plani ficar. y de di rigir desde una visin de funcionamiento g loha.\ 't co
hes ll.lIl:11lo
de la org anizac in. de modo q ue el inte nto de incorpo rarlos al sistema
.d e informaci u resulta di ficil y no siempre se logra. No obstante, debe intentr
se lo generando los canales de co munica cin necesar ios paril qu c eso oc urra
.
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SJST E....IAS A()M IN ISTRAII VOS y SISTEMAS P E INFORM ACi N

SISTEMAS A DM tNIST RATlVOS y SISTEMAS DE I N FOI~ M A CI N

El siste ma de informac in ope ra so bre un conjunto de dal a s estructurados

de ac uerdo con las necesidades de la organizac in; s to debe e ntenderse co rno
que los d atos <jUC se man ejan dentro del sis tema. deben reflejar 1u percepcin
"natural" que de el los tenganlas personas que diariamente los utilizan para rculizar S IlS ac tividades. Utiliz ar una estr uctura de d atos que resulte ajena a quie nes
luego deben operar COII ella. difi cuharfu el desempe o de l sistema de iufonnncion: por es to resulta de suma import anc u que las persona s qu e luego utilizarn
e l sis tema de informacin, pan icipcu en form a activa del diseo de esa es tructura de dato s qu e co nfor mar. ms larde. la hase de datos de la organizac in.
La refer enci a a las ac tividades de la orga nizacin destaca q ue el sist ema
de informaci n 110 s lo apo ya las operacion es rutinarias, puesto que ta mbi n
ayuda a la loma de deci sio nes y nl control 'l ile la organi zacin necesite e fectuar.
Por ltimo, la de finici n hace re ferencia a la conexin e ntre esas actividades y los obje tivos y es trateg ia de Il organizacin. y siendo que e l sistema de
illfon nac.i n les brinda apoyo, ste debe disearse en funci n del se rvicio que
pueda brindurn! e nfoq ue de negocio que ado pte la org anizacin. El sistema de
in formaci n no deja de se r un sistema ms que la org aniz acin d isea pra conseg uir sus prop sitos. de manera que. indudnblc meute , debe coord inarse de mallera explcita co n e llos.

puesto q ue es e l que inter acta con todos los dems. procesand o en sumeruc 1<1 '
info rmaci n para convertirla en couoclmlento. 'l ile luego d ifunde en la organiz acin y comparte con el resto de los partici pante s.

Cuu cept os cum plerucutn rlos

Coordinac i n

. A lo largo del presente cap tulo se mua r n co n detalle lodos los aspectos
incluidos dentro de la de finic in anterior; igualmente. en este pum a se desarro llarn algunas aclarac io nes genera les de manera q ue complementen aquella definic in y brinden alg unos otros conceptos que per mita n co mpre nder mej or a los
sisremus de Infonnucn .

Los com po nentes de un sistema de informacin es tn diseminados por

tod a la organi zac in. e xistiendo varios usuarios de la informaci n. d istintos subsiste mas espec ficos . eq uipos de procesamiento y proced imientos di versos. de
mod o q ue di feren tes sectores pueden tener con trol y jurisd icci n so bre cie rtos
e le mentos del siste ma. Por lo tan lo. es necesaria la ex istenc ia de una coordin ac in centra lizada que asegure que el siste ma de info rmacin funcion e CO Ill O un
rodo uuifi cado.

Ext ensi n
I

Los siste mas uti lizados para la administraci nde las organ izaciones. adems de personas. equ ipos y procedimientos. incl uyen varios subs istemas orient ados a func iones espe ci fica s, tales co mo los sist em as de informaci n diseados
de acuer do con ]; IS necesidades de los aumin lst radore s e n sus diferentes secta.
res y n iveles: sis temas de procesamiento de transacciones rutinarias; siste mas
de apoyo a la ro ma de decisiones; sistemas e xpertos. Estos sistem as de informa .
ci n renen tanto los aspectos formale s como los informa les, as co mo m todos
manuales y com putad orizados. siendo el hombre su componenle ms importante.

'"

tntegroci n
Un sist ema de informaci n se compone. en algunas organiz aci ones. de
varios subsis te mas que a >esilr de con form ar un sistem a un ifieedo, pueden considerarse como compo nentes cas i se parados entre s. Algunos slo sirven para
algun a funci n o UIl nivel de la org anizaci n, e n lamo qlle otros se utilizan e n
var ias funcio nes o niveles. Estos subsistemas cas i independ iente s, estn integrados par a qu e las acti vid ades desarrolladas por cada uno se luter rela clonen e
inte mc teu co n las de los otros. La integ racin e cie nuza el proce sanuemo de 1<1
informacin a l d isminuir tanto la captacin indepe nd iente de los m ismo s dal a s
por varios sec tores o departamentos com o el procesamiento intermedio. p ropOf~
clo nando infor macin co mpleta, oport una y relevante. Aun cuando ms ade lante
se vo lve r co n mayor detalle so bre etremu. es co nve niente resallar que se requiere un grado import ante de integ raci n en los siste mas de inform acin para
q ue stos resulten efectivos.

Transf ormacin de los datos en infonnaci n

C uando un dato es procesado y es te resultado es ti l para q ue un ad ministrador lo utilice en una acc in o una dec isin. se d ice q ue ese dala se convirti en
inform acin. El sis tem a de iufor r naci ntrunsforrna los datos en infor maci n de
Vil riadas ma ne ras de acuerdo co n ]IS rareas y actividades a tus q ue sirve de
apoyo, o en funcin de aquello que las personas que van a utiliza r e sa infor ma-

Etliluriat OJII/(J, D.

IJwytJl/;

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S ISTEMAS AD MINISTR ATIVOS Y SISTEM AS pE INFORM AC iN

cln es~~an o btener de e lla, as como tambi n en relacin eUII las caracrertsue.a s cogmnvas persona~es de qu i~lles van a utilizarla. Por eje m plo. Jos da tos referidos a produ:,os terminados e msumos utiliz ados par a obtene rlos, pueden pre-

sentarse de ~lferelll es maneras: bajo la forma de UII ndice de productividad

glob~1 en unidades monetarias: e~~resados en product ividades especficas por
cad a .l~su mo o fac(o~ de la prod uccin. pero e n unidad es Fsicas: o bien como una
rela: lon que de':nnme el il~sumo e spec fico de cada fac tor de produ ccin (qu
cantidad de ese Insumo se Incorpor en cada unidad de producto} 1 bi
id d ro '
..... . am len en
II Ill

a es mea s.

" poy o a las actividades de fa orgoaizac i n

~
n

.El ~poyo q ue 1111 sistema de in formaci n brind a a las act ividades de una
or ga nizacin ~s de una g ran d i: ersidad: desde la ayuda que presta n para rea lizar
e n forma e ficien te la s~ t ra ns ~cclOnes rut inari as ta les co rno la prepa raci n de do cumen tos. hasta e l se n a l'lJ~l l e n t n de ad vertencias oportu nas so bre pro ble mas inl ~n~ os o a_mel1azas pro vel,lIentes del exterior. Tam bin , proporciona a la orgnnizac ll.l se ales de oportunid ades que presenta el med io ambiente, agiliza y brinda
segu r~dad ,en todos los proce sos admin istrativos, y perm ite a los integrantes de la
org~I~lzacIlT dcsarroJlarse en el tratamienro de pro blemas futuros. prestando una
decis iva ayuda en tod o e l proceso de toma de decisiones.

tlumelllo de fa eficiencia
Una y o tra vez se puntu aliz que los sis temas de informaci n deben brindar una mayor,e ficienci a.a la administraci n de la org anizaci n a la que sirven.
Para esto. un sis tema de informacin debe pro veer s lo informaci n re levan te :
pero este conc~pto pued e. ser dificil de det erminar en ciene s situac iones dond~
se present an c lr~un st ancl a.s paniculares, como cn el c aso de la apari cin de
p~ob~emas especiales. mo tivo por el cual el sistema de informacin debe es tar
dls~nado par a se r lo sufici entemente flexible. de manera de pod er brindar las
rpid as resp uestas que se necesitan en estos casos,
.
E l t iem~o e~l el 'lile se /,le~esifa la informacin es otro factor q ue dete rm iI~:I cUn t~ eficiencia ~"cdc adic ionar un sistema de informacin a una organi zac l? n. Existen ope mcronc s donde la informac i n se necesita entiempo real, en el
nusm o I,llomento en que se c.st prod uciendo . En ot ras. la lufonnacn puede ir
?c um ulando.sc a, rmvs del tiem po para que a intervalos regu la res se elaboren
Informes runnanos.

'"

J lIr l " tt ll !lUl lI VlIl p..n l "'hl

SJSTEr.1AS AllMIN ISTRATIVQS y SISTEMAS DE INfORM ACtN

El grado de det alle con el que se ex pre sa la informacin q ue br indan.
tam bin afecta la e ficie ncia que pued en agregar los siSIC mas de informac in .
Los informe s q uc 110 necesiten un det alle extenso de ci fras y dato s. rermueu
visualizar mej or tendencias y orientaciones. En otro s casos. para q ue la in fOlIll<lci n sea releva nte. deber tener tod o elmax imo detalle que sea pos ible . El sistcma de informaci n debe. lam o en un ca so co mo en e l otro. proporcionar el grado
de det alle adecuado q ue se necesita e n ca da oc asin . A este ele ment o se le
asoc ia la preci sin . que ta mbin es una cues ti n de grado ; par a las transacci ones
se demandar una preci sin 100al: venta s de productos ; pago s de ~Ieldos y jumales; declaraci n de impue stos . En ta nto q ue par a ot ros propsitos se necesita un"
preci sin razonable . 110 tan exac ta: pron sticos de ventas; previsin de pe rsoun l
a utilizar.

E l , S IST EI\1A I)E INFOItJ\IACI N y El . j' H( )(:ES AI\II ENT() EI ,I':C

T H NICO DE HATOS
Las organi zaci ones basada s en informacin pueden . contrariamente a In
qu e " priori pod ra pensarse. cons truirse sin la moderna tecn ologa del procesa miento ele ctr nico de dat os (PED ). S in e mbargo . resulta lgico que seg n ava uza la tecnolog a de la informaci n . las co mputadora s asu man U1l ro l ese nc ial euet
proces ami ent o de la informac in, producto del potencial que rep resentan su veloci dad y capac idad de trabaj o, y debido . tam bin. al volume n crecie nte de dat os
q ue tienen qu e se r procesados po r las organ izaciones .
Un siste ma de informacin no preci sa es tar basado. necesariamente. en el
uso de computadoras, aunque la tendencia as lo est marcand o . En ltima instanca.fos siste mas de Informacin se han utilizado mucho ames de que se inven taran las computad o ras. Por ot ro lado , en casi todos los sistemas de infor mac in .
aun en aqu ellos enlos qu e se di spone del equipamiento ms moderno. muchas
acti vidad es y proce sos se realizan sin inter vencin de la lecnol oga de la in for maci n . o bie n, sta sirve co mo ele me nto de apoyo , La causa que determina si
se requiere la incl usin del PED en una org anizac in o en algunos sec tores de
e lla. es si e l siste ma e xistente puede se r mejorado co n la incorp or aci n de esa
tecnolog a. En teora, si un sistema manual produc e resultados e ficientes y litileso
110 hab ra mot ivo par a la incor por acin de co mputadora s. Pero ante un cred o
mient o en el vo lu men de las operac iones. un aumento en la co mplej id ad de los
prcc edlmiento s o unamayor inte rrelacin de las act ivid ade s, con la incorpora c in de un sistem a de PED se puede n obtener importantes mej oras.

~: d itorial OJttIl"

n. /I.~tJflj

'"

slsn MM ADMINISTRAT IVOS Y SISTEMAS DE INFORMACIN

En co nsecuencia , una organizacin basada en infor maci n puede te ner su
sis tema de informaci n sin la ayuda JeI PE D, pero esa cl rcuusunca no qui ta
tille S il incorpora c in prod uzca incre mentos en la eficie ncia de su funcionamie nto, as co mo Sil falla de incorporacin y el mantenimiento de m todos manuales
pod ran estar determinando q ue esa organizac in o frec iera ventajas importan tes
a SIlS co mpetidores que s est n utili zando tecnologa. Por lo tanto , si bien la
tende nci a e s q ue cada vez ms la lecno log a de la informaci n se vuelve impresc ind ible en la vid a y desa rrol lo de las org anizaciones, hay que tener e n c laro que
un siste ma de informacin no necesariament e sig nifica "computadoras". Las
empresas y org allil..aciones existen desde mucho antes de la ap licacin en ellas
del l'ED; y en es tas organizaciones sie mpre exi stieron sistemas de informac in ,
ya que siempre el sis te rna administra tivo necesit de informacin para admiuistrarlas.
Conccptua lneure. un sis tema de informacin puede e xistir siu I'El) pero.
evide nte mente, sonlas ventajas de la co mputacin y la cOlllunicacin. que pot enci aron eXlraord inariame llle la exact itud, velocidad y capacidad de procesamien lo de los datos, "aq ue llo que hace fact ible a los sis te mas de informacin actuales ,
de manera tal que hoy result a inconcebible el d ise o de un siste ma de info rmaciu sn la uti lizaci n de es ta tecno log a, La impo rtancia adquirida e n la uti lizacin de la tecnolog a de la infor maci n lle v a q ue algunos autores dieran defi nicl ones de s iste mas de informaci n totalment e o rientadas haciala com putaci n.
Como la sig uie nte de Davis y Olson (1987): "e l sis te ma de informaci n es el
procesa miento de informaci n basado en el co mputado r, q ue apoya las funcione s de operac in, ad minis traci n y loma de decisiones de una organizaci n",
A un cuando la co mputadora y los programas de co mpu taci n so n una
pa rte esencial de los sis tema s de informac in actuale s, no so n sinnimos de
siste ma de informaci n . En es te libro se usa e l trmino siste ma de informaci n
tauro para desig nar sistemas comp uracorizados co mo no computadorizados consider ndose, udcnu s. co mo eq uivalente a ot ras denornlua cones usuales dad as
po r la doc trina. tales co mo S istemas de In for mac in Ge rencial. Sis tem as de Informacin rganizacional, S istema de Info rmac in plra la Ad miuist rucin, entre
otros.
La dife renc fucon entre siste ma de infon nacin y computadora s es mu y
impor tante. en especi al e n mo men tos en ' lue las empresas est n incorporando
g ra n can tidad de tccnologra. que en primera instancia se d irecci ona hacia a l
proc esamien to de las operacion es bsicas de la organizaci n, CO ll lo cual tarubin de be ponerse en cl aro esta act ividad y Sir re lacin con lus sis temas de
in formac in, que es e l objetivo del sig uie nte apartad o.

'"

J orl ~ I{ .. br r ... \'olp ~ lIl n r .

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTI;MAS DE INFORMACiN

E l slsremn d e luformacin y el p ro cesamiento d e las ope mctouc s r u ti n a-

das
El procesamiento de operaciones rutinarias o proce sa mi~ n lo de dala s, es
la automatizacin del proceso que permite rea lizar las transaccio nes fund a ~len
tales y rutin arias de las ope racio nes de la (lfga nizaci r~ , Co mo con se~u e n c l a de
esta actividad se obtienen infor mes y resmenes de dich as tra nsacciones. Co n
anterioridad al desa rrollo de1I'ED, estas o peraciones se realize ban manu almen te con e l apoyo de se ncill as mq uinas de o ficina.

La actividad de procesamient o de operaciones rutinarias por ~ ~ l a_ no

co nfigura, co mo puede aprec iarse. un sistema de informacin, ya q u~ lil ~ Ie n este
aba rca ese ti po de operacio nes, no se ci rcunscribe slo a ese trabaj o smo ~u : ,
po r el co ntrario . co n la infor macin obtenid a e n el procesa m i e~ to ~e esas acuvrdades se apoyan ot ras num erosas funciones y proce sos organizacionales.
Prec isament e, algo q ue caracteriza a los siste mas de informac in e s la
capac id ad q ue poseen para pro veer apoyo para el an lisi.s, la pl ane~ ci n y el
proceso de loma de deci siones . Esto significa que los usuanos ~e los li ls te ~as de
informacin utilizanlos recu rsos de informacin. tanto para mejorar la gesll ~n .de
I:J. organizac in , co mo para todo lo concerniente al proce~o de lom a ce deci siones, hacie ndo uso de los modelos de deci sin q ue el sistema provee y d e la
posibilidad de in tera ctuar co n una base de datos.

COM I'O;'\l ENT ES UE UN S ISTEM A UE INFOI{ M ACI N

Conside rando que e n la actualid ad las nue vas tecnolog as de, l ~ i n f~m.lll
cin le brindan a lo s sis tem as de infor macin una particular ca racrens uc a d lSI IIltivu, es posi ble reco nocer entre sus com pone ntes fsicos a los siguientes elemen tos:

*
*
*

*
*

Rec ursos de hardware

Recursos de software
Recursos human os
Recursos de da tos
Recursos de redes

Edi torial (" mar

n. 1I"., all

'"

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS [lE I N FQI~ M A CI 6N

Sls n MAS ADMINISTRATiVOS Y SISTE"lAS 01; INFORMACiN

Rec ursos de hurdware

MelllurlU
s.. cund:.. iu

El trmino hllrd ware es una voz ingle sa q ue se utiliza co mo sinnimo de

equipo de co mp Ulacin. y se refiere a los disposi tivos e leclr nicos y electromecnicos qu e proc esan los da tos. El hardware de una org anizac i n puede re ferir.
se tauro a una so la unidad o dispos itivo co mo a tod os los instmmentos o elerrenlos que se usan en un sis tema de co mputacin. El eq uipo debe poder rea lizar.
bsicamerne.ta s siguientes funcio nes: ingreso de dala s. clc ulos. control y almacenamienlo primario de dalos; salida de d atos; almacena mie nlo secundario de
dat os.
El conceptn de rec urso de hardware aba rca no s6 10a las mquin as. co mo
las com putadoras y ot ros eq uipos. sino tam bin a todos aquellos medios de dat os.
es decir. aq uell os medi os tangi bles en los c uales se graban los datos. desde las
hojas de pa pel hasta los discos magnticos . A su vez. entre las mquinas se
ubican los sistemas de co mputacin que se com ponen de un idades de procesa miemc ce rura l y los perifricos de la computadora. que son los dis positivos lales
co mo teclados. mouse. pantallas de vdeo. impresora s y d iscos magnt icos u
pticos para el a lmace namiento ad iciona l de rec ursos de dat os.

Cuando los d ispositivos individu ales se encuentran coneClados directamente co n la co mputadora (po r med io de cables o lneas de comunicaci n). se
dice qu e el equ ipo est en lnea ; eq uipos no conectados y usad os separadamente estn f l/ua de lnea. Al co nj unto de dispositi vos que se uti lizan e n una insta laci n de co mp utacin se lo llam a coafiguraci n. Los dato s a se r procesad os
de ben traducir se a una forma q ue pueda acepta r el siste ma de cm puto. A Ira vs de algn di sposi tivo espec ial (teclado . lectores pticos de caracteres) se
ap lican lueg o co mo entrada . Los datos ingres ados al siste ma se proc esan en la
unidad central de procesamlenr (CP U. de l ingls: cmtrat p m ces.f illK llllil ) que
co nsta de tres parles: la unid ad de cc mrol ; la unidad aritmlico.-lg ica y la unidad
de me mor ia primaria o principal (figura 5.1).

DD
1 1
Mellloria

es]

l'r ind pa l

- - T----+ f- -( 1......
l 'ooIdlMl
." U.....II

O.......

....I.<Iei<.

Figura 5.1: Ele mentos dC' un

e....oI
~I~ema

dC' ,-"rnpuln

Cuando la can tidad de date s a almacena r es grande . o bien stos pu~d.c n

no se r nece sari os pe rmanente mente. se utilizan mem orias sec undarias o ~1I11. 1 1 [ ares q ue no form an parte del procesador ce ntral, pero extienden la capacidad de
a lmacena mie nto de l eq uipo a un menor cos to .
Lo s resultados del procesa mient o se transfieren a l usuari o po r me~l i ll de
las unid ades de sa lida. donde las ms co munes son la impresora y las ter minales
de despliegue visual (CRT. del ing ls: m t'wde ray t/Ibd .
Recurso s d e sof tware
El equipo o hardware de la co mputador a debe lIla.nejarse con software
de computadora. co noc ido co mo progrnnva (~eI sis tema; sl.n es tos ~ rog ra lll ".s c l
sistema no fun cion ara. Por programa se ent iende a la se rie o co njunto de III S'
trucciones. m todos o procedimientos y len guajes. q ue permiten usar la.compured ora : es un conjunto de rd enes estah leci das para cont rola r ras n perac toues de
los sistemas de cmputo de modo que se rea lice el procesamie nto de los datos
A su vez. los programa s estn formados por un conjurl.to cO ll1 ~ le t (J d~
instrucci ones para eje cutar una larca especfi ca . q ue se denon.lIIlan rutnuts, hl
soft ware puede divid irse en dos categoras: 1) soft ware del slslem,a , CO Ill~ un
programa de sist ema operat ivo . qu e controla y respalda las OpelaClOlleS de .u.JI
sistema computacional: 2) soft ware de ap licaci n. que so n programas que d ll[gen e l procesamiento para un uso panicu lar de co mputadores p~J~ ~art e de usua rios finale s. COIllO los programas de sue ldos y joma les. los de unalisis de ve,l,llas (.l .
ms simpleme nte. los de un procesador de palabras. A los p rogramas los escn-

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J o r jtt Ro btr l O \'o lptl1l t~ l a

l :d ilo ri al O. IIIor JI . nu y"l/;

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SISTEMAS ADM INISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INfORM ACiN

len" los program adores en leugucjes de programacin; ste permite

a los programad ores desarroll ar so luciones estructuradas a problemas de proce
samien to
de dato s y comunicar al sistema de c mputo la natural eza exac ta de
estas so luciones.
Dentro de los recurso s de so/ t\l'(/,-" se incluye tambin al co njunto
de
instrucciones de procesam iento de informa cin que necesita n las persona
s: los
proc edi mie ntos. stos se toman en cuenta COIllO eleme nto fsico puesto
q ue.
norma lmen te. se enc uentran volcados en manu ales de proced imien tos
o instrucc iones. Los sistemas computado riza dos de procesamiento de da tos para
ser eficaces y funcion ales necesitan mtodo s ope rativos claros que derenni
neu de q u
mane ra se van a usar los recurso s del sistema. con el (in de satisface r
los requ erimientos de las pe rsonas que usen de l. Los procedimie ntos ope rativos
norm ales determ inan las actividades normales diarias tales co mo: las instrucc
iones para
grabar datos; para rec upera r datos; para usa r una termina l a (in de manejar
un
re sultado .

Recu rsos human os

Las pers on as integran tes de una orga nizac in utiliza n y. a Sil vez. integran
los sistemas i:Je inform acin . Dentro de la lennino log a de los sistema
s de informacin se los conoce co mo usuarios: aque lla persona que o bien es respons
able
del ingreso de datos e instruccion es al sistema. o bien utiliza la infonn
aci6n prod uc ida por el siste ma. Esto los d istingue e ntre usuarios directas
y usuario s
indirec tos. Los usuario s directos son los que interactan co n el slsrema
ingresando datos o recibie ndo salidas. Los usuarios indirectos son los q ue aprovec
han
los informe s producidos por el sistema pero no inte ruct au d irectam
ent e con el
sis tema. La inte raccin usuario -equipo se ve fac ilitada por los dispos
itivos de
desplie gue visual (C RTl conec tados a las computadoras. tanto a los
grandes
equ ipos que sirven a la vez a un gran nmero de usua rios. co mo ulas
co mputadora s pe rsona les.
El usuario final utiliza los resultad os del proce samiento de datos crea
ndo.
en oc asiones. sistemas propios para recupe rar dato s. sin ser especia
listas e n
co mputaci n. Dentro de las orga nizacio nes que utilizan PED. puede enco
ntrarse
un g rupo de especia lislas. que son aquello squede sarrol1an y o peran los
sistemas
de inform acin. Este personal puede variar en cada organi zacin pero
. en ge neral. se reconoc e e ntre e llos a: analisla s de sistemas; disead ores de
sistemas:
programadores; ope rado res de computadora; ingenie ros de sistemas. e
ntre OIrOS.
Aun cuando sus activida des son d iferente s. Sil acciona r conjunto asegura
la operaci n co ntinua del sistema.

'"

S I ::'1 1~ M AS Ap M INISTRATI VOS y SISTEMA S P E; INI'ORMACIN

Rec u rsos de d a tos

Con an teriorid ad ya se analiz el valor que los datos tienen para las orga
nizaciones como materia prima parn su posterior transform acin e n informa
c in
yen co noc imiento. Dentro de tina organ izacin los datos pueden adq
uirir di ferentes formas: da las al fanu mric os tradicionales. que estn compuestos
de tui mero s. letra s y otros signos que describen y represen tan a las transac
ciones
co mercial es y a otros aconte cim ientos y entidades; datos de leXl'o. que
se com ponen de o raciones y prrafos y se utilizan en las co municac iones esc ritas
: dala s
de imgenes. co mo las figur as y las formas grficas : datos de audio. compu
estos
de so nidos e ntre los que se incluye la voz humana.
Los recursos de datos de una organizacin se d iferencian en bases
de
dala s y bases de conoc imiento . Una base de timos es un co njunto integrad
o de
datos procesad os y organi zados. almace nados en di ferentes tipos de
registro s.
Un reg istro es un co nj unto com pleto de dalas relacion ados pertene cien
tes a una
entrada (se ver co n ms detalle en el PUTlIO siguiente). Los registros se
interrelacionan por medio de las re laciones propias de los datos y no por su
ubicac in
Ilsica en e l alma cenami ento. Puede decirse que una base de daros
contiene
todos los datos que utiliza el sof tware de aplicaciones.
El mantenimiemo de una base de dala s en una organizaci6n facilita
la
integracin de las d iferentes reas o funciones permie ndo. a su vez.
que los
usuario s pueda n accede r co n relativa facilidad a entabla r un "d ilogo"
co n el
sistema. Trabaj ar con mm base de datos tiene mucha s ventaj as. Todos
los di feremes a rchivos que antes actuaba n en forma separad a. se agrupan en
un sisrema coordinado e integrad o de archivos. Contando con una base de
dala s y por
med io de la asociac in e ntre los registro s. tos programas de aplicaci ones
de las
diferen tes reas funcion ales pueden procesa r todos los datos que se encuen
tra n
e n d icha base; es dec ir. que las d ist intas aplicac iones pueden co mpartir
los mismos datos.
Las bases (le conocimiento inclu yen conocim iento so bre una dive rsidad
de circuns tanci as. reglas y eje mplificac iones de casos sobre prcticas
organizacinn ales que se co nsidera n CO/110 las mejores prctica s.

Recurs os d e redes
El co nce pto de recurso s (le redes pone el acen to sob re la idea de q ue
las
redes de telecomu nicacio nes son un compone nte fundamental e n el dise
o de los
sistema s de iufo nuaci n contemporneos. Un siste ma de telecom unicaci
n es
19 .\

SISTEM AS APMIN ISTRATlVOS

S ISTE ~ IAS DE INFORM ACi N

SISTEMAS A DM INISTRATIVO S Y SISTEM AS DE INFORM ACIN

un co nj unto de hardware y software co mpatibles, orde nados para co munica r y

transmitir infonnac ion de un sitio a otro.
Los com pone ntes ese nciales de un sistema de telecom unicac in, donde 1.1
tecnologa de co municac iones se encuentra tan asociada co n la de la co mputac in. son Jos s iguientes {Laudon y Leude n. 1996 ): 1) computadoras necesarias
para procesar la informacin; 2 ) terminale s o cualquier dispositivo de entrada y
salid a que enven o reciban datos: 3) canates de comunicac iones, que son los
enlaces mediante los c uales los d atos o la voz sontransmitidos entre los dispositivos de emisin y rece pcin en una red; los canales de co municaci n utiliz an
d iversos medios de co municacio nes. tales com o lneas telefnicas, cables de
fibra ptica, cables coa xiales y transmisi n inalmb rica: 4 ) procesadores de comunicac iones, como los mdems y los proces adores que brindan e l soporte para
la transmisin y recepcin de los datos; 5) software de comunicaciones, cuya
func in es co ntro lar las actividades de entrad a y salida, y coordina r otras funciones de la red de com unicaci ones.
La d iscipli na o ambiente que surge de la co mbinacin de las lecno log as
de telecom unlcaclones y de informtica recibe el nombre de telem tica.

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FUNCIONES Il'\S ICAS Il E LOS S IST EMAS OE INFOIl MACI N

Pigura

La descripcin dc los co mponentes fsicos de un siste ma de inform ac in

no ex plica adecuadamente qu hace el sistema: ai ra fo rma de describir un sistema de infor macin es 3 travs de sus funciones bsicas.
Los sistemas de informa cin de dife rente s organizaciones presentan caractersticas muy d ismiles entre s. dlfc renci udose cn sus e ntradas. salidas, en
.'0 11.'0 procesos de transformacin y en la disposicin de sus com pone ntes. Sin
em barg o. es posi ble identificar en ellos UIl conjunto comn de funciones bsicas.
Para tal fin se seguirn los lineamie ntos de la obra de Emery ( 1977 ), pero CO Il
una agrup acin de las funciones sobre la base de las activid ades de entr ada.
procesam iento, salida. almacenamiento y control del sistema, q ue presentan IOdos los sistemas de informaci n. En la figura 5.2. adaptada de O 'Brlen (200 1),
puede n ob servarse los componenles y las funciones bsicas de un sis tema de
informacin.

5,2~ Cn mpo nelllr 5 y runciollC's bsicas de un sis tema de inrormal.i6n

En ln HJ:I de los recursos de d'll os

Los datos so bre los aconlccimie~los q ue inc umben a la orgnnizac i
"1
co mo los su id d i
'
.. 10 11 1 es
rg: os e as transacco ne, de las operaciones rutina rias d c , .
tura rse reg 1
'
ene n capde ent d d s ls sre y prep.ararse p~r~ ser procesado s, por parle de la actividad
a
fUllc:n d: r:c~;:~:I~~~eel~~~:~aclOn, Dentro de esta actividad se encuentra 1,1

Recolecci" de datos

recol '~~?~ s~le~llas de

infor macin procesan ent radas de datos: la func i n de

e : IO~ e aros es la encargada de captar aquellos que se re lacionan co n
:~~:c ll~l leIlIOs. o h: :hos q ue ata en a la organizacin y a su amb iente . Si bie n
de
a a org~nlzaC lo~ se ~f{xluce la captura de dalos, es e n el procesamiento
las .~ansacc lOnes rutma na s que a d iario se realizan en la orga nizac in do nde
se ven rca la mayc r cnntidud. La [unci n de recoleccin de dala s acr a. definida
'1

".

Jo q:r It o hrr l o Vo lp. n l. sl l

'"

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DI; INFORMACIN

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

de esta manera. co mo e l rgano sensorial de la orguuizucin. y cons ta de dos

etapas qu c so n la c aptacin de los datos y su reg istro,

difcil la identificacin e interpretacin de aquellos qu e son realm en te impo rtant es. De be recordarse que los datos no contienen e n s mismo un
sig nificado inherente, ni indic au nnda sobre su prop ia releva ncia o impo rtancia, qu e luego de procesados y transform ados en info rmacin s pueden adquirir.

Co nsec uenlemente. con la recoleccin de datos se vinculant res aspectos

rele vantes:

Mb ()(/os de captacin: la captacin de los da las es la primera etapa de

la func in de reco leccin de da tos. El m todo de captacin puede ir tanto
desde un sistema manual hasta sis temas de ide ntificacin autonuitica que
permiten cap turar d atos en forma rpida. oportuna y segura clima. por
ejem plo: recon oc imiento de caracteres p ticos (OC R, de.1 ingls Ol'~i~'(/l
cha racter readiIlX); rec onoc imiento de carac teres de tun a magnc nca
(MIRC, del ing ls I//ngllelic inl: charaaer recognitor; banda magntica; reconoctmlemc de im genes. Estos nue vos mtodo s lograron la dismimici n de lo s cos tos y aumenta ron la segu ridad en la captacin, Preci o
same nte. para d ismi nuir los pos ibles errores, los datos debe n ser ca pturados lo ms cercanamente posible. tanto en tiempo como en espacio. de la
fuente de la transacc in, puesto qu e puede ser muy difcil y. en ocasiones.
imposible. regresar y capturar datos luego de que una transaccin ya ocuTri.

* Re~j;tm: para q ue los da tos capt ados puedan ser .emplc:~dos s,e deber~n
reg lsuar de ac uerdo co n las caractersticas de l equ ipo utilizado po r e l SIS.
tema. a fin de q ue sea n milizables por dicho sistema.

'"

Vollllllen (le datos recolectados: aun cuando una orga nizacin SC41 pe.
q uea. ge nera una can tidad muy grande de datos. Grac ias al ava nce del
procesa mie nto e lectr nico de datos y al abaratam iento de los eq uipos, hoy
existe la pos ibilidad de que los sistemas de informacin pueda n captar
volmenes muy grandes de da tos de manera 110 problemtica y a un costo
menor que aos anteriores: esta fac ilidad en la captacin de volmenes
gra ndes de d atos no debe hacer o lvida r que luego esos dala s de ben ser
procesado s pa ra que tengan a lg una utilidad. Enla actua lidad. y co n el fin
de e vitar la so breabundancia de da tos que se manifiestan en la mayor a de
las org anizaciones. deben estab lecerse mecanismos de red ucc in del volume n de dato s reco lectados q ue permitan eva luar la gesti n de dala s en
funcin a su costo, velocidad. capacidad, oportunidad. importancia y clandad. C u l es el cos to de capturar o recuperar un conjunto de dala s'!
Con qu ve loc idad puede ingresarse a l sistema o se los puede recupcrar? Qu cantid ad de datos admite cl sis tema? Es posible el acceso
cuando se los necesita? So n esos los datos que se necesitan'! Es posible
o torgarles algn sentido para transformarlos e n info rmacin? To das las
organizaciones necesitan datos, pero demasiados datos puede hacer ms

YSISTEMAS DE INFORM ACIN

AIIll~ c l'na lUi{'lI l o de los recursos d e da tos

Una funcin esencia l de los sistemas de infonnacin es la creacin Y
mameni miemo de arc hivos. los que permiten resguardar la memoria de la organizacin.de manera q ue en funcin al conocimienloque se lienede lo s acomeet,
miem os pasados y sus co nsecuenctas, puedan ge nerarse procesos de aprendizaje y adaptacin .
Las funciones bsicas que se desarrollan den tro de es ta actividad son:

Archivo de dujos

Los datos q ue fuero n reco lectados deben sisternarizarse a fin de q ue pue dan ser utilizables po r la organizacin . adems de conserva rlos fsica mente y
resg uardarlos adecuadamenle: la creaci n y m:1ll1enimielllO de los arc hivos cumple
esa funcin ,
UII aspecto de muc ha importancia en la funcin de archivo es el de la
seg uridad. ya q ue los archivos orga nizaciona les representan un rec urso de gra n
valor, razn por la cua l debe n ser proteg idos Contra prd idas provocad as por
acc ide ntes. as co mo destru cciones intencionales. provenie ntes tan lo desde e l
interior de la organizacin como desde su exterior,
El archivo de dala s debe tener un acceso fci l pero no indiscrj mi nudo .
Normalmellte, cie nos datos se encuentran reservados a una ca tegor a determ inada de usuarios. es tando vedado el ingreso a personas no autorizad as. Orros
sectores de los arc hivos pod rn ser COIISUhildos pero no modi ficados por ciertos
usurios. en tanto q ue algunos otros sectores sern de libre acceso,
Dentro de la funcin de archivo de dalas se enc uentra la ac tividad de
ide ntificacin de los datos.

tdentificnci n (le datos: los da tos archivados deb en lde micarse para
posibilitar su posterior reclIperacill. A estos elemen tos individuales de los
archivos tambin se los denom ina campos, Cada dala se identifica con un

Ed l .. rl~ t OJ''''1r J.

/Ju,u",

'"

SISTEMAS AP MINISTRATIVOS
y SISTEMAS pe INl'OR M,\C I6N

nom bre y un va lor asoc iado a l:

por ejem plo. el nm ero {)()O 1(}()(102
54 U
es un valo r de un ca mpo asig nad
o al dala llamado n mer o de factu
ra.

NO M URE DE I. CA M I' O
C liente
Direcci n
Localidad

Nm ero de IVA
Tip o de resp onsa ble
Nm ero de factura
Fec ha
Mon to
Cond id n de pago

VAL o n
Robson S. A.
A v. de los Inca s 3.02 4
Ciu dad Aut nom a de Bue nos Ai
res
)(I.()9342561 -S
Insc ripto

La cl asificac in consi ste en d ispo

ner u orde na r los regi stros CO II un
urd cn
o una sec uenc ia part icul ar. Si bie
n p.lra la cl asifica cin pued e n utili
zars
e
utrib
utos inde pen d ient es. no siem pre s
tos se presentan de esa forma pue
stoq
ue
ram
btn pued en or de nars e por j erarq uas
co mo , por ejem plo. e}\;1ca so de
la idenrif icnci u de un c urso uni ver sitar io;
Car rera :
Lice ncia tu ra en Sistem as
Dep arta men to :

8 de Ma yo de 2fX)4
596 7,59
Contado

Clasifi cacin de datos

Cua ndo se regi stra una transaccin
, se debe efec tuar so bre sta una
cl asific aci n sobre la base de algn
o algun os atributos. de mod o qu e
invo
cand
o (1
pos terio r dic ho atrib uto. la info rma
cin pued a se r recu pe rad a. Por
eje
mpl
o:
ve ntas por zonas geo gr ficas; vent
as por vende dor. ven ias por prod
uct os.
El obj etiv o de la cla sifica ci n de
los daro s es pod er asoc iar un acon
t ec mie nte con ai ras que pre sent an se
mej anzas sign ifica tivas, agru pn dol
os
e
n
fuucin de l uso poste rior q ue se har
de ellos. en espe cial . teni end o en
cue
nta
c
mo
se utili zar n en los proc esos de tom
a de deci sion es . Si el es q ue ma utili
zado
para
la c las ific aci n no tiene en cuen ta
un dete rmin ado atribulo. no exis tir
lueg o la
posi bi lidad de o btene r la info rma
ci n re ferid a a esa dimen sin . salv
o qu e (l1 )(}s ,
J O'lf Ih . h r r l o \ 'olpr ntnl a

pF, INH ll( MA( ' !N

terio ri se recl as ifiq ue n los daro s.

Por ejem plo . si las ven tas no se c
lusifica u por
prod ucto s.J ueg o uc se pod r obte
ner info rma cin acerca de 1,1 ci fra
\'l' lld itl'l de
ca da uno de ellos .

(XX) 1-ax xl254D

A su vez, un conjunto com pleto

de cam IlOS inte rrela ci on ad os pert en
eci en tes a una entr ada con fonn an lo que
se den omi na un regis lro . lal como
la
fact
u ra
a un clie nte de scrip ta aruer iorrnenre
. q ue al se r lo mad a co mo una en tida
d
nic
a.
se co ns idera q ue es un regi stro
que consta de nue ve cam pos Inde
pen
dien
tes.
pero lod os ello s relacion ados co n la tra
nsa ccin de venta qu e di o origen
a la
fact ura. Al conj unto de regi stros
inte rre lacion ad os se lo den om ina
arc hiva ; (I0r
ejem plo. un arch i vo de c uer nas pe
ndie ntes de co bro estar a form ado
sola me nte
por las fac turas imp agas de los clie
ntes : los arch ivos ms comu nes e
n un sis tema
de info rma cin son los de tran sacc
ione s, maestre s y de info rme s. Una
bas e de
datos es un conj unto inte grad o de regi
stros o archivos inte rrel acio nado
s, dtspue stos de ma ne ra que sean acce sibl
es para mlliples ap lica cion es.

'"

SIs tEMAS Ap MINISTHATlVOS

y SISU';Mi\S

Sis temas

Mat er ia :
Profesor :

Tec nolu ga de la info rma ci n

Julio Apo hua rio G;lrca

Hay que ten er cuid arlo de no agre

gar d ime nsio nes adic ioua lcs u las
qu e
lueg o se utili zar n. ya que carla
atri buto qu e se tom a en cue nta .
aum enta el
vol ume n de d ato s emplea dos pan
l descr ibir el acontecimiento. y es
to pue de gc ncra r un aum ent o exce sivo en las
nece sidad es de archi vo. IJa r ej e
mplo , a los
fine s de la utilizaci n posterio r de
la info rmacin rela cion ada con e l
curs o univ ersitarlo. pue de no ser nec esario identific
a r los hora rios ni el luga r fsic o en qlle
se
de sa rro lla.

tcecuperacl n
El obje tivo de es ta funci n es el de
faci litar el acce so a la info rma ci n
'lile
se e nc ue nt ra en la base de dat os
q ue dep ende. fund ame nt alm en te.
del
sis
te
m.
de cl asif icac i n util izad o . Uno de
lo s aspe cto s cl ave de la recupe raci
n
tic
d;llo s
es el tiem po en q ue se efec ta. en
espe cial cuando las ope raci on es
e xige n '1ue
d icha rec upe raci o (y. en oc asio
nes. su ac tual izac in) se rea lice en
tiempo real .
esto es , en el mism o mom ento
en que se es t e fectua ndo la tran
sacc
i n. La
ope raci n ban ca ria a travs de caje
ros auro m co s. e l pag o de serv icio
s a travs
de Inte rnet, la comp ra de pasajes
are os, so n ejem plos de transacc
ione s 41le
presentan las caracrensticas descriptas.
Ad icio nal men te a las pos ibldcd
es ICCr uca s qu e pue dan brin dar los eq uipo
s elec tr nicos. en es tas situacio nes
re
sulta
mu y imp orta nte la mane ra en qu e
se real iza el dise ol gico y fsic o
de
la
ha
se
de
d.uc s. ya qu e una defi ci ent e cl asifi
caci n o una inco rrecta ele cci n
en
la
s
clav
es
de acce so . pued en ge nera r dem oras
qu e Imp osibiliten la recu pera cin
en tie mpo
real.

~:d lo .lal

()u"a r IJ. HUJ,, /ti

I Il 'J

I~

Slsn MAS A l>M JNISTI<ATIV OS y SISTEMAS p E INf ORMA CIN

SISTEMAS ADMI NISTRATI VOS Y SISTEMAS DE INFORMACIN

Dentro de la funcin de rec upe racin se desfaean a lgunos aspectos rete-

vanr es:

CVIlJU['fls especificas: 110 siempre res ulta pos ib le eslablecer COIl anlici-

paci n toda s las necesidades de informac in que la o rga nizacin va a

necesitar en su fUI uro. Por esto, el siste ma de informaci n debera ser
capaz de brindar informac in que no fue posibl e anticipar en forma deta "adil. La con sulta es pec fica es una pos ibilid ad que brindan los sis temas
de informaci n de pod er responde r en forma inmediata a so licitudes fealiztJ as por e l usuario, en un ccnt ncto directo entre la cfllllpulaJ ora (u
tra vs de su base de J alas) y el usuar io, en situac iones eulas cuales d icha
demand a resu ha poco predecible.
An te las consultas es pec ficas e l sistema puede utili zar extrac tos
de un secto r de la base de dat os. o bien. procesar nuevament e los datos
primari os e n funci n de brindar una respu esta a esa de ma nda espec fica .
La posibilid ad de interactu ar en form a direct a con e l sis tema de cmp uto
pre cisa de una aplicacin de sistemas de infonnacin en lnea. ya q ue en
los sistema s po r lotes el ret raso entre la solicitud y la respuesta es considerable.

IIIIt'rtIcd lI CO/l modelos: en los sistemas que utilizan PE D puede contemplarse la po sibil idad de (llIe los usuarios interact en con la computadora por medio de siste mas sopone de modelos. tanto de plancanucnto. de
an:\lisis. co mo de IOIl\,1 de deci sio nes. La comp utadora rea liza el procesamiento so bre la hase del modelo q lle el UStllriO designe . pero operando
intCT:ICtivarn ellle co n l. de mod o que elusuario al ir alte rando los dat os
tille va ingresando, elrnodelo presenta los resultados en funcin a cada
nue va entrada de datos e n forma Inmediat a.

Est'l funci n es aquella e n la c ual el usuario treme a la comp utado ra se pregu nta: Q u pasa si ... ? ob len iendo de inmediato la respuesta por
part e del sis tema. Un modelo es un conj unto de program as generalme nte
formados por ec uaciones matem t icas que representan un problema particul ar o una ac tividad administrat iva determinada . Por ejemplo. ca mb iar
el precio de venta de un producto dentro de un model o puede permitir
conoce r la utilidad de ese produ cto ante cada preci o d iferente que se
cons ulte.

miento en un sis tema de informacin incluye todos los procesos que transforman
los datos de entrada en sa lidas de informacin. Esta funci n anal iza. rela ciona .
ca lcula. clasifica. agrega. organiza y. en gene ral. manipula los datos convirti ndolos. de es ta forma. e n informacin para los usuarios finales.

Durant e el proc esamiento se modifi ca la base de dat os. de 1.llanera que

sta se reordena para tener en tod o momento una imagen actualizada de la
organizacin . La mayor part e de los datos empl ead os para. m~!fi ca r la ba se de
dat os proviene de las transacciones rutin arias de la org nlz'rclOn; una trunsacc in es una rarea 1:11 como rcoflzar una venta. efe ctua r un pago . abo nar un sa lario. concreta r una compra.
Para mamener act ua lizad a la base de datos. cada transacc in se coteja
con los reg istros co rres ponde mes de la base de datos; por ejemplo. una tra nsac ci n de compra de be cotejarse con el registro del pro veed or a l q ue se le efect u
el pedido y con los de cad a prod ucto que se so licit .
Sa lid a d e los

IIrl H' UC(OS

d e illrorUl:Icin

Toda sa lida de un sistema de informa c i n J ebe alcanzar uno o ms de los

siguientes objetivos (Senn. 1992);
l . Expresar informacin rela cionada co n actividad es pasadas. e stad o ac tual
o proyecciones para el futuro.

2. Se alar eventos important es. oportunidades. problemas o adv ert encia s.

3. Iniciar una acci n .
-l. Confirma r una accin .

Las salidas pueden adopt ar la forma de infor mes. documenlos o mensajes. y stos pueden desplegarse en una pan talla o pre sentars e impresos en papel:
e l buen dise o de las sa lidas de los sistemas no puede desarro llarse en forma
independiente de l uso que se dar a la salida.
Las funci ones de los siste mas de informacin que se reali zan dentro de la
salida de los productos de informaci n so n la compres in. la tran smisin y la
ex posicin de los datos .

Compresi n de os dato s
l'r oceSHlIIl.'lIlu d I.' d a tus en iuful'uw cifll
Al igual que c ua lq uier ot ro sistem a. un siste ma de in fo o naci n transforma
entradas en salidas a tra v s de un proce so de con versin : la funcin de procesa-

'"

Como e l volumen de datos generados en la organizacin alcan za dimcnsioues impo rtantes. no rmalmente se lo trat a de reducir sin que. por e llo se afe~ le
el comemdo de informaci n que poseen: muy por e l contrario. la compresin

J orlt~ Kobnl o \"ol prul u l a

- -- --

'"

SISTEMAS AD MIN ISTRATiVOS Y SISJEMAS pE INFORM ACIN

a.ume
.. nra elva lorde lain fon

stcron.

Slsn MAS A DM INISTRAT I VOS Y SI!,'T t:.MAS Dli INI'QHM ACI

N

' ex
" y
nacr' n a Ihace r la mas
presiva
ciara en su expo-

sa lidas debe n ser conoc idas por ot ros sectores de la org anizac in.
o bien . .nue 1,'1
procesa mient o descent ra lizado es nece sario com partir la luformnci
u ge nera da
en ca d a puesto de trabajo .
Lo s aspec tos dest acad os de esta funcin ya fueron desc ripto s al analiza
r
los recurso s de redes, dent ro de los compo nentes de los siste mas
de info rma cin.

Para la realizac in de esta funcin existen di stintos mt odos:

Fifm~/o ~/e la infomm ci n: re sulta un hech o habi tual o bservar en las

orgaruzacronee el exceso de informa cin irre levan te que en forma peridi

ca producen los sistemas de informacin. Tales infor mes resuhan lan
abun dantes en dalQs y se rep iten con ta nta frecuencia . que s uperan la capaci
d ad natura l de los usu arios para poder hacer uso de el los.
Lo s sis tema s de in formacin deben contar con alg n modelo q ue permi
ta
filtrard ~1 vol ume~l lota l de da tos recolec tados , aqu ellos que no pro porconan un.a ~ ~fomla Cln de rea l utilidad para los usuar ios. En es ta instanci
a s
se po sIbIlita. e l fihra~() de da ros . en funci n de las necesidades concre
tas
de I? s us ua:lOs de la Inform ac in. ya que no exis re el riesgo de prd
ida
de
algu n date nnpo rtame .

Exposi cin de daros

La funci n de expos ici n de d atos perm ite q ue la infonnaci n proJlI
c idd
por el siste ma de infor mac in resu lte til para los usuario s. En los sistema
s compuradorl zados. es ta funci n es la qu e implica la interfas e en tre el
eq uipo y las
persona s. y puede se r presentada impresa en papel. en una pantall
a n en otros
di spo siti vo s. No tod a la in formac in qu e se produ ce es expues ta.
puesto qu e
tambin una parl e de e lla permanec e de ntro del sistem a ope ra ndo
so bre la ha se
de da tos.

COlldellsacill de la nforma ci n: los informes sumame nte extenso

s
rara vez.~on de g.ran utilidad . Las persona s se manej an me j or COII
f()mla~
~os red ucid os de mformacin que co n informes ex tensos. Tales infor mes.
1I.lclu so lo s docume nlos rele van tes. pueden reduci rse conslde rnblc
me nre
Slll perde r conte nido (Acko ff; 1994).
Como m uchos
" ma de "informaci
. de los daros recog lidos por e I siste
" n se
refi~ren a vafl~ bles probabilfstica s, una forma de co nde nsacin es la lilil.
~acln de me did as es tads ticas. tales como Il med iana. la meda. Jos cuart l~e~. e l rango , ent re aira s. La compre sin utilizan do es tas medida s esta.
d sticas le otorga a los da tos mayor consis tencia , de mod o que al no
enviar
tod o e l ,:,o lumen d~ datos recolec tados. e vita que ca da usu ario extra
iga
sus p~pla s conc l us l.o~le.s. las que pueden diferir en tre st La compre
nsin
de vanab~:s pro?abl h~t lcas en un par metro nico rep resenta una
forma
de absorc i n de lIlcertld umbre.

Transm isin de datos

I

E~ta

funci n imp lica. I~ co munica cin de da tos en tre punto s geog rfica
-

I lCn~e dista ntes. La tran smisi n puede realizar se a travs del traslado fsico
de l
medl.o en que .e~l reg islrado :1 dato (pape l. cinta mag nt ica . d isco
magnlicu ) o
po r la tra r~smlsllI de una seal en que la informacin se encuentra
cod ificada

(e rure eq uipos computado rizados. por fa x. por telfono, por radio).

La transm~ si.6n de da tos se orig ina en dos circuns tancia s difere ntes,
ya
sea porque la activid ad en la qu e se ge nera la inforrnacl n est cen
tra liza y las

De ntro de las posibles salid as de un siste ma de in formaci n y come

el
e lemento ms carac ters tico de e xposici n de datos. se encuen tranlos
in for me s ,
stos adquiere n una espec ial sign ifica tividad puesto que. normalm
ent e. se espera IIUC un sistema de infor mac in produzc a infor mes progra mados
con auticipnci n pa ra satisfac er requer im ientos de situacio nes repe titiv as. Pero
no slo se
espe ra que este tipo de informe s surja de un siste ma de informacin.
ya qu~ un
buen d ise o debe pe rmiti r obtener infor mes especia les pedidos especf
ica me nte.
basados e n solicitudes no program adas.
Estas carac tersticas q ue deben poder satisfac e r los sistemas de in
for ma ci n se basan en la conside rac in del modelo de Il erbert S im n pa
ra la ad mini straci n. qu e d ivide a la or gan izaci n en dos panes: una que utiliza
inform ac in
de finida de an te ma no para satisfacer la toma de deci siones program
adas; y o tra
que utili za la infor macin de ma nera men os es truc tu rada . con el
fin d e pod er
lom ar dec isio nes no program adas.
Dentro de un sis tema de infor maci n se pueden d istin guir di st intos
tipos
de in forme s:

inf ormes peridicos: son los que ms com nme nte proporci on an los
sisle mas de info rma cin. Se produce n cn for ma rutinaria sobre 1:1
base de
perodo s es tab leci dos co n anticipacin : in forme s semana les . quincen
ale s.
mensu ale s. Eje mp los de estos informe s so n los de ventas acumul adas
en
ca da semana. los de deudo res atrasado s en sus pagos mensua les.
los de
fabricacin de cada lnea de produ cci n . en tre o tros .

202
20J

SISTEMAS A DM INISTRATIV OS Y SISTEMAS DE INFORM ACi N

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS pE INFORMACiN

E l numeum c il la veloc idad de proceSall1 iCnlo y el cos to dccrecicu le tic las COlllpulatloras provocan que la e misin de infurm es que untes se
producan a interva los ms largos. ahora se puedan obt ener e n me nor
tiempo. co mo as tamb in. inform es que ames /l O resuflahan eco nmicos.
se puedan obte ner ahora a bajsimo COSlo . En consecuencia. la in fo l'llla li zacill ge nera un aume nto e n e l nme ro de info rmes perid icos 'l ile prod uce un sistema de inform acin . Aun cuando en prin clpio esra ci rcunstan cia resulta beneficio sa para la administrac in. e n oca siones. el aume nto de
este (ipo de informes es lan gra nde, q ue los admilli slraJores no tiene n
tiempo de leer y rev isar todos los q ue rec iben,

lado Para poder satisfac et

des de illformacill ,qu.e no se habfun ~olllemp u a rnn e ficienc ia e n la
este lipa de req uen rn~ell'os se n~~~slla Ite~;:~erlJy ;antener una extensa
obtencin de datos, a~1 CO lllO tam ); '" es ~ d lOS a la que se puede rec uage nda con el con tenido de los are IlVOS e a
rrir para encontrarlos rpid ame nle ,

Control del desempe o del sistem a

I
r i de ninguna funcin hasiSi bien esta acti vidad no contempla, d",ea 11.aClpe'~O del sis tema representa
.
dc i f
. ci6n e l contro e dese m
.
ca del sistema e III orm a .
. id d - nnrf te para mantenerIo d en1ro de un funcio namiento eficiente.
una acnvr a unportan
. r
acl de reuoahmemacn
acin debe gene rar 111 ormac n
d . r
El sistema e III orm
.
elida Y al mace na miento. de
. id d d ntrada procesarr uento. s I
sobre las acuvt a es e e
.
i el . I
respeta los es tnda res de
upervisar y evaluar 51 e SIS ema
d pod
ma
nera
e
er
s
.
.
f
'
bsicas
se
estn eje cutando correcdesempeo est ablecid os, y SI sus unciones

Inf ormes d~ ,Itllos crticos: estos informes son una variaci n de los anteriore s, Se utilizan para monilorear cie nos aspectos imponallles y cr ticos
de algu nas operaciones a determinado s interva los. con el propsito de
ac tuar r.p idamen te ,1I1Ie la aparicin de un de svo o de un proble ma. Para
esto se eligen ind icadores clav e q ue son bsicos para el buen funciona miento de la organizacin en las rea s determi nadas. Ejem p los de estos
infomls son; sa ldos de bancos acierta hora; ve nias de Contado; unidades
de productos fabricados; unidades de materia prima en almacenes. E l
principa l bene ficio de estos informes es permitirle a los administradores
mante ner dent ro de los lmites de control a las actividades bsica s de la
organ izacin .

lament e .
de prod uccin detecte en un
producidas d.e cada
.
Por ejemplo. 'puede
informe de produccin qu~ I ,
Ia cif de producci n total. Esta diferenuno de los productos nocolllc lde~ colI a CI ra _ de lo s rocedim ienlos de in.

sU~~~~~~I~;::~~~antidades

Jifonll~s al nsuuue: cuando un admnlstrcdor so licita ant es delt iempo

estipulado 0 11 informe peridico. se dlce q ae ste es un informe al instante,
Dive rsas c ircunstancias (problemas. ame naza s. oponundades) determinan que un administrador crea conveniente tene r este tipo de dala s ante s
de la fecha en que se tiene que prod ucir nonnalmellle el informe. l'arn
poder ohle ner estos informes s lo se necesita mantene r actualiz ados los
archivos que los genera n.

c ia podra generarse por un de~~:en::C~~~~:t:~ los qutdeberian revisa~e de

greso de datos o por un error e . p
. las de manera que los iufcr.
de detectar las fallas exrstcme s y co rregir
' br d da
manera
mes gara ntice n la correccin de la info rmact n fin a .

~ lO n A l.J nA D ES

Jif"rl/l~s de eJ.C~JldIl ; un informe de e",ccpc in ccmcne Informacin

sohrc si lIlac iones q ue no sOll norma les, o (lile siendo nor ma les hnn exced ido los lmites de contro l establecidos. Mercaderas recibidas q ue prcscntan una gra n ca nlidaJ de unid ades rotas. ped ido rea lizado por un dicnlc
(lile e xcede l'lrgalllcllte la cantidad de co mpra habitua l, variac iones significruivas de l costo real de produccin contra lo estimado . desc ueruos inlISuales rea li7.ados en ventas. son algu nos eleme ntos que dctemunan (J
impulsan In con fecci n de este tipo de informes.

DE I)I{(J CESA I\II ENTO

,
d /
sib ilidndes q ue brinda n los siste Para 1I11 111ejor aprove chauuc r uo e as po 1
:
ible tod o l qu e son
mas de infor maci n. resulta impo rtante co noce r o,meJor posca aces de desunoca paces de hacer para una orga nizaci n. ql~ f~lIIC~O~l~~e~~I~ m~cha mas capaciuradorlzados. Estas
llar, Los si sic mas de informacin cO,mpllta relo o
rabaios como la
dad de trabajo y rea lizan ms funciones qllc. os n.o . c~m:
funciones y c apac idades alteran tanto ln m'lIlCl add":a~:~III~: ~s l1~cesario co de ta oraant acin de ma nera que a ern

estructura e a orgalllz.
.
"
d
/ forma particular de proccsanoce r tambin algunos aspec tos re acrona os a a
,
mienlo de las tmu saccloue s.

lnfa nnes ti medida: es tos informes espcci a/es se producen cuando la

orga nizacin se enc uentra con problemas inesperados o surge n nccesida-

Edllon lll (!JmiJT IJ. l1uyalll

,os

..

..

S ISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y S ISTEMAS DE INFORM ACiN

Algu nas tran sacci ones se almacenan y se cl asifican por grupos de acuerdo a su tipo. mien tras q ue otras se procesa n a med ida qU~ van llegando y q ue van
oc urriendo . lngres ndose tas de una en una , Este modo d iferente de ingresar
tran sacciones al siste ma lambin es ta re laciona do con la for ma en que Jos usuarios intervienen en el proceso , En alg unas oportunidad es. los usuarios ing resan
d irectamen te las transacci ones al sistema de cmputo por med io de terminales. y
en otras. van regist rando los datos en docume ntos fuente que a posterio r se
agregan al fluj o de trabaj o.

Prncesruuiente d e (rllllSal'dollrS en lotes

Las orga nizaci ones manejan a diario una gran cantidad y varied ad de tran sacciones. Si se lom an como ejemplo las co mpras de una organizaci n, se pucden enco ntrar aq uellas que so n pagadas al contado, las q ue so n a crd ito, las
devoluci ones de mercadera en mal es tado. las mercaderas reci bidas en consignacin; adem s. si se conside ra todo cl proceso previo de la co mpra. se encuenIran Jos ped idos de cotizaciones a d iferentes proveedores, e l ingreso de las corlzacione s. e l e nv o de las rdenes dc compra. De la misma forma, en las otras
act ividades func ionales se agrupan otras tantas y nu merosas tran sacciones.
Una' forma de procesar es tas transacclones es por lotes. para lo cua l se
renen toda s las tra nsacciones de un mism o lipa duran te un per odo, y se proce.
san co mo un conj unto de transacciones. Baj o esta modal idad , todos los datos y
transacciones se cod ifica n y renen en g rupos (lotes ) antes de ser procesados.
Por cons ig uie nte. el procesa miento es perid ico, ya que se hace segn determinados perodos o inte rva los: cada dos horas; cada diez horas; cada dos d as;
cada siete d as; cada mes.
Los lotes pueden variar de ta mao. conte niendo desde unas pocas transacciones hasta cientos de e llas. Las transacciones de pagos de sue ldos so n un
eje mplo ca rac terstico del procesamiento en 100e.

S IST EMAS ADMINISTR AT IVOS Y SISTE MAS DE INFO RMAC iN

transmitidas a su vez e n forma d irecta al usuaro. Puede o bse rva rse q lle e n esta
rallsm l 1 . '
'.
. '
,,
r e ' 1'
mod alidad. e ntre el usuario y la com putadora ex iste t~n a cO lll u n.l~ aclo lI t I ~ C:I
tanto p'lra las entradas CO IllCl para los resultados de salida, Tambin. el prot_esamient o' en lnea permite q ue las act ividade s y la interacci n p~ledan .hace~se .a
distancia para 10 cual los archivos tambin tiene n (lile esta r e n lnea. Esto stgurqu e ios archives se almace nan de una manera que
perso no,l
tener acceso rpido e inmed iato a datos so lici tados . El ejemplo de los ~ IS IC Ill .1S
de los' cajeros autom ticos de los bancos es caracterst.icn del ~r.oceSa1llIelll ( 1 en
lnea en tiemp o real: mientras (Ille e l dep sno o e l retlr.o se re ~ l s l r.;,1 1l ~Il ~ I. 1~1O:
lnent o ell Ia ..cuent
.... .a del ..cliente , los. archivos se ac tualiza n nucutras el clie nte
realiza la ope raci n.

fi~a

c~alqllier

C I.AS I FICAC I N HE S ISTEMAS OE INFO HM ACI N

"
,e Y"a se expres
A utcnormen
" ,.... <lile los sistemas de infor maci n SOIl subsis. .
lemas de l siste ma administrativo , que le sirven de eroro a ste Y.:l las lC ~ I V I~I ; aliz a Esto conduce a q uc los sistemas de Infor maci n se diseen
drni . t t"

(Ies que rea

.
.
, lo en las di ferentes actividades q ue efec ta e l SIste ma a nums ra .IVOen
pensam
I
1
. 11 '1 implc Sil funci n de ndminisrrnr I;IS organizaciones, raz n por ;1 cua se V:I . '
A
menta r distintos siste mas que sirvan de apoyo u esas ~ fe re nl~ s lC llvl d ad ~ s .
dent ro de las organizacio nes se encuentran vanas func iones tale s (O IllU
prod uccin, y finanzas cor re otras: que
c in funcional e n Siles tructura, y qu e tambin necesitan de infor maci n es pec Ifica para desem pear sus tareas.
Reco nociendo e stos aspectos y habiendo ana lizado los cO m pO l1e ll l~~ y
funci ones de los siste mas de informaci n. de ~ n ane ra. c~nc cpt u a l pued e r~ns al s.~
en siste mas de informaci n co n dos o rient acion es distintas, tales co mo 1,IS pi e
se ntadas e n la siguiente cla sificaci n:

~~I~:~~ia1izacin,

I' ro cesam lcn to de Ir llllsacd on es en Hnen

En e l proce sa mient o de las transacciones en lnea , los usuarios desde su

puesto de trabaj o ingresan los datos directam ente al siste ma. y las sa lidas son
2U6

J ur:r n obr rl o Vlllpr olrsla

p~(}ducen I~l~a Sepln~

Siste mas de infor macin orientados hac ia las nctividndes o rganlzacionales y la to ma de deci siones.

Este mod o de procesami ento es lo opuesto al siste ma de lores. En es ta

modali dad. cada operac in entra en forma individual en e l sistema de cmputo.
Ade ms, s i la operacin se procesa de maner a individua l e n e l mismo momento
e n que es t ocurriendo. se dic e que se procesa e n lnea o en tiem po real.

p:le~l~

* S istem as de in for macin or ientados hacia las funci ones o rga lllzaclOllalcs.
Una vez desarrollados los dos enfoq ues que res ponden a esas .d i ~e r~ n tc~
" ntacrone
" s.ee
un modelo conce ptual y rea l de los sistemas de
o nc
, ., podo;
, elaborar
,
infor macin.

Edllurlal O..oor 1'.

/JIIY<ll fi

207

Sls niM AS A DMINISTRATI VOS Y SISTEM AS DE INFORM ACIN

SISTEMAS A p M IN IST RAT IV OS y SISTe MAS DE INFORMA CIN

Ss tem a s d e informacin o r lemudos haca lus lclh idadcs 01"J~a lli7_ll

clo nalcs y hl lom a de decisiones

f,t .

c in, brindando apoyo y asis tencia a cualquier acti vidad organizacicna l <Iue lb
requiera o necesite para desarr ollar sus tarea s:

* S iste ma de procesumieuto de tran sacciones (SF'T)

r/.llt J

4( ti,'1I r.]'"..J
!;?!l.fkA. 1iI,. IW

* Sistema de informacin ad ministrativa (S IA)

* S istema de apoyo para la 10m3 de deci siones (S AD)

c.~ .

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OPERAC IONE S

Flgurll S.) ; Modelo de aetlvldllties Ofganlzxionllks. del:isioncs t infOffflllCtn

Si se observa el modelo ex p uesro enla figura 5.3 q ue ya fuera present ado

en el ca p tulo IIJ (figura 3.9) , y si se rec uerda que en esa oport unidad se destac
q~e I~ sistemas de informacin para ay udar ,,1 desem peo eficiente de la orga.
IlIZaCIn deben conte mp lar las carac tersticas que presentan las acti vidades organ i7.a~iona les. el proceso~e loma de deci siones y la informac in necesaria por
cada nivel, una manera de d ise arlos sera. en consec uenc ia. es tab lec iendo diferentes subsiste mas quc co nte mplen es tas variadas carac terslicas ex plicadas.
Por lo tanto. una pos ible forma de disear un sis te ma de info rmacin consistira en que por cada nivel de act ividad admin istrati va Iplaneamienro cs trat gico. control administrat ivo y control operaci onal) y por las ope raciones, se estableci era un siste ma independ iellle . se parado. Per o atendi endo a las defi niciones
dadas de las acti vidades organiz acio nales . dond e pudo o bse rva rse que aunque se
produ ce tilla separac in conce ptua l las conexiones e interdependcncia entre e llas
so n importantes y. en m uchos ca sos, presentan curre si Hmites d ifusos. y justamente po r esos mot ivos, no es viable es te e squema para el desarro llo de l sistema
de informacin.
O tra alterna tiva muc ho ms factible , y que es la qu e se desarrollar. es un
d iseo do nde se c uente con un conj unto de subsis tema, en elque cada UIl U de
el los es t es peci alizado en e l proce samiento de IIn tipo srecffico de infor ma -

S;slema de prucesamieuto de transa cciones (S I''I)

Una transacci n es cualquier larc a. actividad o suceso. generada in terna men te o fue ra de la organizacin. que la afecta de alguna manera . Las transac c iones generadas po r la propi a organizac in pueden ser aqu ellas que trasciende n
sus lm ites, com o una venia o una compra de sumin istros, as como tambin
c ualq uier aconteci miento inte rno que genere dal as y que se reg istre en el sistema : reti ro de materia prima de almacenes : ac tualizac in de los dat os personale s
de un e mp leado.
Los SIYf tienen co mo objet ivo mejorar la e ficac ia y la efic iencia en el
desa rro llo de las ac tiv idades rutinarias de una org anizaci n, y que corno se explic an teriormente . de ell as depend e toda la organizaci n. Aun c uando e n cada
organizacin part icu lar las transaccion es pueden se r diferentes y va riadas. tod as
las o rgan izaciones proce sa n es tas operaciones. las q ue representan una gra n
parte de sus ac tividade s cotidianas. Por lo general. es tas tran sacci ones se refi e ren a : ventas ; comp ras : cobranzas; ped idos de sum inistros: pago a empleados ;
depsitos d e valores en bancos: p.ilgos a proveedo res; produ ccin . Por co ns ig uientc, el si ste ma de procesamiento de las tra nsacciones desempea IIn papel
vital en el respaldo de las ope raciones de una organizacin. adems de se r el
principal ge nerado r de informac in para los otros sistemas de la o rganizac in.
Al mi smo tie mpo que se realiza el procesamiento de las tra nsa cciones, se
reunen aquellos d atos q ue la organizacin considera ms importantes o"pertinen les referidos a esas transacci ones. Por ej em plo. e n una operacin de venta lo s
dat os qlJe deb ieran captarse seran: nombre del cl iente: domicil io; datos impositivos; monta de la venta; tipo y precio unitario de la mercadera vend ida ; condici n
de pago. Los datos de las transacc iones se a lmacenan para su uso pos ter ior :
para tenerlos regi strado s en otra transac cin poste rior (por eje mp lo. los dato s
ide ntificarorios de los cli entes); para establecer com paraciones (ve ntas de contado respe cto de ventas a c rdito); para emiti r informes (saldos de c uentas co-rr ientes d e los clientes). Esta carac terstica de utilizaci n posterior de los da tos

20H
Ed ll ....,.l O.ma..

'J. S".,ult i

lO'

SISTEMAS A DMIN ISTRAT IVOS Y SISTEMAS I>E INI'O RMACI N

SIST EMAS ADM INISTR ATIVOS Y SISTE MAS p E INf ORMAC i N

reunidos durante el procesamiento de las transacciones. permite qr e los archivos

de dala s existentes tambin se usen co mo e ntrada de los STr COIllO, por eje mplo, en el caso en el <lile e l archivo maest ro de la c uent a de un clie nte (el arc hivo
que incluye lodos los datos relativos a ese clie nte), se ali menta en el sistema de
cm puto j unto con las lransaccioncs de ventas, para q ue se procesen co nj untament e.

Lo s SI>T rea lizan. entre otras. cinc o activida des esenciales d mante el
manejo de las transacciones:

Los SI"! proveen, bsicamenre. do s salidas. Una es la confeccin de docurrenros: fac turas por venias; notas de crdito; recibos de cobranzas. La otra
salida son los informes de operaciones, que son resme nes establecidos corno
salida rutinaria, que sintet izan la informacin de las transacciones realizadas por
el sistem a. tal como puede observarse en la figura 5.4 .

TR'\NucrJO~ rs

r. x nRN.\S:

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......

TJI.\Ns,\ccIONr.s

U'n-Ut N.\ S:

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11'i!'"IIRMr.s:
In......... .

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hlOdao

los (suma: res ta; multiplicacin ; relaciones). co n el fin de obtener resuhados tiles de acuerdo con cada operacin.
2. Cla.Iificad//: es el eg ruparniento de los da tos seg n alguna cond icin
particular: venta s a responsables inscriptos e n e I IVA; ventas a consumdores finales .
':t-

3 . Ordenamiento: es el proceso por e l cuallos da las se d isponen seg n una

secuencia o sucesin predetermi nada : en el seg uimie nto de deudores en
cuen ta corriente resulta bene fic ioso te ner un listado donde lo s saldos se
encuentren o rde nados de mayor a menor.
4 . S ntesis: la gra n cantidad de da tos de las transa cc iones se sintetizan de
modo de pode r ob tene r una presentacin mas breve y concisa : totales de
venta a mi noristas; totales de ventas a mayoristas; totales de cobranzas.
5. Almacellamit'lIlO: independientemente de la exige ncia legal que pudiera
exi stir. las orga nizaciones mantienen alma cenados gra n cant idad de regi stros de eve ntos y operaciones q ue afec tan su desempe o . Inhe rente a
esta activida d es 13 posibilidad del recu pero de d ichos d310s c uando II
organizacin as lo disponga.

r, ~ ;

di: clornoo. .. , .... """...-

Figura 5.4: Compoeeraes de un SP'f

El archivo maestro que aparece en la figura 5.4 tiene dos propsitos principales; en primer lugar, co mo el arc hivo maestro de transacciones para una
determinada categora se actua liza cada vez q ue se procesan ms transacciones
en esa calega rla, es un registro co mpleto de todas ras que se procesaron en ese
perodo. En seg undo lugar. cada uno de esos archi vos maesiros de transnccloncs
dife renciad as. sirve de hase para la pre paracin de los informes ya nombrados.
Adem s de estas actividades. frecuen temente los SIY'J' respaldan ccnsuflas en tiempo real de archivos y bases de datos por parte de usua rios finales.
Por eje mplo. ante un ped ido tele fnic o de un cliente, el operador puede consultar
el estado de de uda que ese cliente presenta. en el mismo moment o en q ue est
remando su ped ido.

210

t , Ope raciones matemticas: los da to s son sometidos a una se rie de clc u-

J " r ltt lt nh ul n Voll' w lnla

S i bien en cada orga ni7.acin van a existir transaccion es que tengan sus
propi as ca ractensucas. tambin ex istirn alguna s transaccion es que poseen CIracrerfsnc as similares o co munes. En todos los casos. el procesami en to de estas
ope raciones rutin aria s presenta ca rac terstica s equi valentes en los siguientes
aspectos:
Gran cantid ad de transaccion es.

* Perfecto conoci miento de cada una de e llas.

* Ejecucin. cas i sin excepc iones. de acuerdo al proced imient o adoptado
para su procesami ento.
Estos aspectos qu e carac terizan a las transacciones habitua les pcun hcn
establece r proced imient os rutina rios q ue fijan , para cada transaccin. cudlcs SUlI
los datos a buscar y qu procesos y opcm cloue s realiza r. Tam bin se COll IC I1l'
plan las situaciones en las cuales puede n producir se excepcion es y qu hacer
frente a e llas.
Estos procedimientos tultninistru tivos son la herra mienta por la e ual se
establece elmanejo uniforme de transacciones repetit ivas. asegurand o la iniciaEd llori al Ol mo r /1. lIuJol(/

,,,

S ISTEMAS AP MINISTRAT IVOS y SISTEMAS p E INFORMACIN

S ISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEMAS DE INFOHMACIN

cin de ca da una de s tas al m ism o tiempo q ue se provee n mecani smos de

contro l sob re ellas . De es ta forma. d ichos proced imient os administrativ os o rutinas. pe rmite n la accin y e l cont rol en form a si multnea.

la ca ntidad de doc umen tos impresos y. en general. red ucie ndo y aliv ianando Ias
tare as qu e desarroll an las personas.
Sobre la base de lo hasta aqnl e xpuesto es po ble puntua lizar y resa llar
que :

La ex igen cia po r desarr ollar estos prcc edhuientos (compuestos por un

gran vo lume n de datos) con eficaci a y eficie ncia. con duce a las organ izaci ones a
buscar apo yo en el PED . S i bie n an tes del desarrollo de la tecnologta de procesamiento electrnico tod os estos proce di mie nto s se efectuaban man ualm ente. la
vel oc idad y exactit ud que br indan los sistemas informtico s resultan un aliado
insusmuible en la b squeda de esa efi cac ia y e fic ienc ia en las ope raciones ya
que pe rm iten. q ue una vez programad as. las rut inas se realicen siempre igual, sin
ningn tipo de variac in. Por esto en los ltimos aos se desarroll el co ncepto
de Si stema de Contro l de Proc esos. que es una parte del SI"r en la cual las
computadoras to man decisiones rutinarias so bre procesos ope raclon ates. ta les
co mo las deci sione s auto mtica s de nue vos pedid os de mer caderia y las decisiones sable cont rol de produ ccin donde. en este ltimo ca so. las com putado ras
mouhorean un proceso productivo. capturan y procesan tos dat os de tectados por
los se nsores e fect an aju stes instant neos enliempo rea l sobre ese proceso .

Por lo ta nto . el SPT captura y procesa dat os que describen transacci ones
de la organzac i n. A l mismo tiem po. o bien. posteriormente. se produce la actuali zaci n de los arc hivos y las bases de datos orgunizacioneles, gen erando una
g ran var iedad de salidas de informaci n tanto para uso interno como para uso
exlem a . Estas actividad es debe n as umirse como un c iclo de actividades bsica s
de proc esamiento de tran sacciones. En es te cicl o es posible ob servar cinco etapas: 1) activida des de ingreso de da tos: 2) activ idades de procesami en to de trausecciones: 3) actividades de procesamiento de archivos y de bases de dato si -I]
ge ne racin de informe s y documentos; 5) actividades de procesarnicnt odc COIIsuh as.
El SIJT e nsancha la fron ter a erure la organizac in y Sil ambie nte. Si el
funciona bien. t.. organ izaci n fraca sa en 1u entrega de los productos
renuiuudos a su s clientes y en la recepcin de las materias primas necesar ias
para sus procesos productiv os .

SIYf

110

En sn tesis. el prop sito de los SIYf es satis facer las nec esidades delnive l
operativo de la organizacin utilizando. e n la nctuulid ud. e l pote nc ial de ca pacidad y ve locidad del PED para procesa r y almac en ar gran cant idad de datos.
Efec tan ope rac iones rclarivamentc se nci llas pero q ue se realiza n muchas veces en el d a de manera rutin aria . cont ribuye ndo de numera sig nific ativa a la
uuromatizacin de ella s. ace lerand o los prcc edtmieuros. miniuuzandu los erro res.
Iacilituudoln regbuucln y recupc rnc ln de datos desagregad os. d isminuyendo

J a r l t lt a h tr h . \ 'Illp tlllnl a

Un siste ma de informacin puede integrarse sin PED.

* El procesam ien to electrni co de operaciones ru tina rias no consttruye. por

*
*

si solo. un sistema de in formac in . aunq ue es una pa rte integrante y m uy

importa nte de l.
\oA pesar del avance en computaci n y de s us ap licaciones prcticas en las
orga mzaciones.rodavre la com putadori zacin noes total. as que aun cuando
la informati zacin se enc uentre presen te. hay gran interve nc in de pe rsonas realizando tareas en forma man ua l den tro de los proc ed imientos .
I lay situaci ones en las que es posible en contrar q ue tod as las transacc iones estn realiza das con PED. pero q ue !lO se ava nza ms all en la con formacin tic un sistema de informacin, perdindose as la pos ibilidad de
contar con informacin que se enc uentra ya en gran part e procesada.

Sistema de info rmaci n admnistrat m (SIA)

Como SIA se con oc e al sistema qu e rea liza e l man ejo de le s datos orientados a tomar decisiones y resolve r problema s por porte de los adm inistradores.
En tod as las organizacione s los adruin istrudores y d irectivos deben lomar deci siones so bre muc hos asuntos qu e se presentan co n regu laridad (diaria. semanal.
o mensua lme nte). y para esto necesi tan de cierta informacin. Asuntos que van
desde pon e rle precio a los prod uctos. incorpor ar ms personal. analiza r costos de
prod ucc in. y contratar publicidad entre otr os. lleva a los adm inistradores a recu rrir a los dala s alma cena dos como con secu encia del procesam iento de las uansecc iones, adems de wros arc hivos con inform acin tanto intern a como ex terna. y so bre la base de e llos eval uar las alternativas y selecciona r el curso de
accin.
Estas situaciones se presenta n con cierta reg ularidad. de med o qu e los
procesos de decis in se puede n definir cla ramente. Es to pe rmite qu e pueda identificarsc CO Il bas tante prec isin la infor macin qu e se nec esita para for m ular lo s
problema s y torna r las deci sione s. As. e l sis tema Se puede d isear a fin de q lle
prepa re in for mes co n una presentacin y contenidos especi ficados co n nnterioridud, en ca da memento e n que se necesit a la inform acin. La gama de informe s
qu e se pueden o bte ner del S IA es l compuesta por informes per idicos. de da to s
crticos. al ins tnte . de ex ce pci n y a medida. tlllCso n utilizados por los adn unislB

S ISTEMAS ADMIN!STRATlVOS y S ISTEMAS p E INfOg MAC IN

tradores de acuerdo

iI

SISTEMAS ADMlliLH RATlyOS )' SlillMAS DE INf OHM ACl N

la actividad que deba realizarse y la deci sin que dcha

torn arse.

A l ser posible la ide ntificac in de ros req uerimientos de in form acin (luego de un anlisis minucioso de la situacion), ante decisiones q ue COI1 cierta frecuencia vuel ven a presentarse. el SIA dispo ne la elaboracin de es os informes o
repones con forma y contenido preestablecidos. co n la frecuenc ia solicitada. y
en los cuales se van incorpor ando los nuevos detalle s aparec idos desde la lti ma
vez que se brind esa inform acin .

A este lira de decisiones que presentan esta aha estructuracin se les

llama dec isiones programadas. La alta estruc turacin de la decisin rrudica en
elue los administrado res co nocen con antelaci n los factores a ser lomados en
cuenta en la dec isin. como as tambin cules son las variables ms significanvas sobre el resul tado de una deci sin . La aha estructurac in (ue present an
estas dec isiones 110 implica que slo se utilice informacin de los procesamientos
de las ua nsecclones. sino que en el proceso de dec isin los administradores
tam bin emplean otra informac i n. El esq uema present ado e n la figu ra 5.5 ilusIra la estructura de un SJA.
OnGANI1.ACI O N
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Figura S.5: Componentes de un S IA

La ilustracin de la figura 5.5 refleja que la organizacin provee parte de

lit informac in necesaria para la loma de este tipo de decisiones. En este caso.
los archivos de transaccione s se utilizan. bsicamente. para proporcionar informes de excepcin, En un sistema computadorzado. los programas pueden moni-

' 14

J " r ;r ltb h<'r lo Vo ll' <'uln l a

torear co ntinu amente tra nsacci ones que es tn siendo procesadas. e identifi car y
delectar de manera autom tica circuns tancia s especiales (11lC requie ran la .ueuci n del administrador; por eje mplo. e n una sit uac i n de procesamie nto de ventas
autorizada s. la detecci n de 'lile un cliente super su limite dc c rd ito esmblcci do. De tod as manera s. la mayor parte de los inform es para las deci siones ad minlst ravas surgen de los archivos maestro s de transacciones y no de I ;I S I I ; lII!>a c c iones en fonna dire cta.
S i se toma co mo eje mplo la necesidad de ca mbiar el p rt~O ce 1111 ;U1 Iculo.
los informe s que se podran tener dc estos archivos seran:
1. Nivel actual de ventas.

2. Nivel histrico de ventes.

3. Prec ios asoc iados a esos niveles de vem as.
-1 . Utilidades de los productos a los actuales prec ios.

5. Fecha del h imo cambie de prec io.

6. Vari acin de costos de materias primas y de actividades oc Iabncaciu .
Los archivo s maest ros especiales se crea n dentro de la organi zacin co n
propsitos es pec ficos. qu e cn gene ral estn relaci onados co n las oper~c ione s (l
co n el control administ rativo; no surgen de l procesamiento de transacciones: UlI
eje mplo tpico lo constituyen los archivos de presupuestos . Por ejemplo. COI ~ respecto a las venias estos archivos pueden a lmace nar las cifras de ventas. esumadas por art cul o y por cada mes. En la med ida en q ue vaya transcurrien do el
tiem po. se realizan co mparaciones entre los archivos maestros de preSIl ~ l1e S I OS
y los archivos maestros de transacciones. de modo de observ ar hasta que punto
lo rea l se aj usta a 10 presupuestado .
Lo s archivos de informaci n externa relevante podran ser archi vos de
datos provis tos por empresas q ue vende n duros. o e mpresas q ue brindan la po sibilidad . por medi o de abonos. de estar conectados a una base de dala s ti" e e~ l tls
proveen. Tam bin pueden ser arc hivos de inteligenc ia sob re fa co mpe.tenCl; 1)
sobre posibles com petidores. obtenidos pur 1;1 organizacin o co mprados a agentes ex ter nos.
Las otras fuentes externa s de informacin y las fuentes tanto internas
co rno ex ternas de informacin inform al. compleme ntan los elemen tos uuteriores. S iguiendo COIl el ejemplo del cambie de precio. es p roha b l~ quc estas [II CUles obteng an informaci n con relac in l la co mpetencia: cam bios ~ n la eS l ra l c~
gia instituciona l; llueva s presentaciones en los pr~ II ~ l os ;. ?llerac loncs e n los
prec ios; modi ficucioncs cn las estrateg ias de co merc ializaci n.

Ed urial

(J.",,,, IJ. IJ", dlti

ns

S ISTEMAS A DMINIST RAT tVOS y S tSTEMAS DE

INHJR ~IACJN

En consec uenc ia. el S IA pro vee no s lo informa cin de transacciones

sino cua lquier informacin que se encuentre cu la organizac in. corno mrnbin
aquella que. e:e ~ ] I U a l lllen tc . pued e ser de fuente ext ern a. con el fin de prestar
apoyo a las acn vidudc s y deci sion es adminis trativas.

Sistema de apnyn pum la toma de decisiones (SA lJ)

El SPT esl ori entad o hacia e l procesam ien to de las operaciones. El S IA
ayuda 11 los administradores a reso lver problema s y tomar deci siones altamente
es truc turadas . En tanto que el SA n es ta d irig ido a aquellas deci siones qu e 110
s~)Jj de natll rale ~.a rec urr ente y que posiblemente no vue lvan a presentarse. El
~A ~ ay ud,a a . d.l reC t Ol~e~ y adm inistrad ores a lomar es te tipo de deci siones que
implica n suuacrones utucas y. por lo rento. no muy es truc turadas. Estas decisioucs se cons ide ran 110 es truc turadas o semi -es tructurad as (no prog ramada s). pues
de antemano I ~O pued en es tablecerse claram en te los procedimient os para toma rlas. CO l1l~) tam poc o es factible imagin ar lodos los fac to res q ue deban conside rar se; por ejemplo : co mpra de una llueva planta de produccin: as ociacin con un
co mpe tidor; introdu cc in e n un nuevo mercado . Es tas so n situaciones que tul
vez oc urran u na s~ l ~ ,vez Cilla vida dc la organizacin y eu las cua les e l riesgo de
un CITar en la decisin es alto.
.

S tSTI: MAS ADMINISTRATIVOS y SISTEMAS DE INFORMACIN

El nfas is puesto en estos sis temas es t e n el "a poyo" y no en la aruoma-

tizacin de las decisiones. Es tos siste mas pe rmit en al usuario rec uperar los datos
y probar las so luc iones altemati vas durante el proceso &: so lucin de l problema.
El crite rio de los administradore s y d irect ivos es insustituible en la torna de dec isiones no es truc turad as. El SAl) apoya. ayuda . pero de ni nguna man era reemplaza c l criterio del decisor.
En consecuen cia. y en funcin de lo establc cido para [os SAO. s us ptinci pule s carucre rtsncus se ran:
l. Es un sistema de ap oyo para la toma de deci siones no n~y es truc tu rndus,
don de si bien parte del anlis is puede sis tema tiznrse en la computado ra.
resu lta necesaria la co mprensin y criterio del decisor para d irigi r y con trolar el proceso.

2. El sistema 110 reemplaza el juicio del ad ministrado r; po r lo tant o. no de bera dar "soluciones" ni disponer tina secuencia de anlisis predefinido. puesto
qu e debiera pe rmit ir una g il intera ccin con el usuario . pudie nd o ste
ca mbiar las s upos iciones e introd ucir nuevos datos.
3. La so luci n del probl ema se logra mediante la interaccin entre el sistema
y el usuario. donde s te utiliza todo su di scerni miento . ex perien cia y jui cio
critico. invest igando las di stintas variaciones del problema a tra vs de las
capacida des unalnlcas y de suministro de informaci n de la com putadora.
la que emplea herram ientas so fisticadas de anlisis y rnodclaj e .

Cu;\J es la informacin que se necesita para toma r las deci sione s de los

cJe lll ~ l os anteriores? Es po sible q ue se puedan nombrar s lo algun os aspectos.

pem Jus l_a[~le llte una rrl ~ significat iva del prob lema de es tas decis iones es poder d e t e llll ln ~r c ul es 1,] Informa cin necesar ia. En las decisiones ms es tructuradas e~ pO~ I.hl e iden tificar co n s ufic iente ante lacin la inform acin qu e ser
necesaria ut lll za ~. En [as situaciones no es tructuradas res ulta muy d ifcil hace rlo.
A dc n ~s. a medida qu e se va obte niendo informaci n. es posible que s urja la
llect:sld.ad ~ e ob~ener an ms. A s u vez . la in formaci n req uerida. aun luego de
haber sido ident ificada, puede se r q ue tenga qu e desarro llarse II partir de distiulas fuente s. tanto internas como ex ternas.
. . La compra de una llueva planta o la asociacin con un co mpe tidor. so n
dec is iones en las cuales es JIluy dificil dise a r co n mnic ipacin tanto la for ma
co mo e l co nte nido de los infor mes necesa rios; por es to e l SA IJ debe ten er mucha J~l s flexibilidad y ad ap tab ilidad qu c los otros siste mas de informacin en lo
refefl~ o al acceso a la hase de d.uos y a otras fuentes externas de datos, El
u suan ~ debe estar preparado para so licitar los informes (Iue desea. tanto e n su
c<~ nl e Jl ~ do como e n la forma de presentaci n. y e l siste ma debe se r capaz de
Pl oJ UCl rJOS.

'"

J .. rgt

Jt l> b ~r l<l "O lpt " ~Slll

Un SA IJ apoya el razonauremo de una pe rsona d urante el proce so de

torna de decisiones e n la bsqueda de so luc iones a probl emas pr ct ico s no tota lmente es truct urados. c reando herramient as que se encuentran en tod o momento
bajo su co ntro l. pe ro sin uuromatizar la totali dad de los pasos del proceso dec isorio a tra vs de la pred efin icin de propsitos (J la imposici n de so luciones. El
SA O debe nntar de poten c iar la cre atividad y j uicio crlrico del deci sor.taruc Cil la
etapa de form ulaci n del problema y se lecci n de los dalas. co mo Cil la de elaboraci n y e va luacin de las alternativas.
Cons ide rando las caractersticas de los pro blemas a los q ue sirve n de ..
ap oyo los SAD. es peci alme nte e n los aspe ct os re lacio nados con la poca posibllidad de q ue se ha yan presentad o en el pasado y en la envergadura q ue representan. los da tos necesarios para resp alda r el aualiais suelen pro veni r de varias
fuentes.
A di ferencia de los otros siste mas. una gran parte de los datos del SAn
so n propo rcion ados por los admi nistradores: si bien los da tos qu e se util iza n de la
organizac in se enc uentra n almace nados en s us archivos. es pro bab le q ue no
Edi l.. rilll O"'I<Ir LJ. 1J".vu{/.

211

S ISTEM'AS ADt-. lINISTRAT IVOS y SISTEMAS DE INFO RMACIN

S ISTE MAS AP MINISI J(AT IVQS

proven gan de un arc hivo nico. sino de varios diferentes pero agr upados de
forma ta l que los pueda utilizar el SA O. En estos casos se hace evidente la
necesidad de contar con una base de datos qu e permita y facilite el procesa micuro de varios archivos as co mo una Fluida interaccon con e l usuario. Est as
co nd iciones so n nece sarias. puesto tlue e n much os casos los datos necesarios
para abord ar UII probl ema nuevo ya exist en e n las bases de dala s. pero hasta el
mo me nto (lile se presen t ese nuevo probl ema . no hab a habid o necesidad de
tratar a es os dal~s de la man era qu e lo requi ere esa nue va situacin. Poseer una
hase de da la s flexible y co n una estructura ad aplab le. pe rmite recupe rar la informaci n de maneras no esperadas COII antela cin.
Una funci n q ue tien e el SAO es la de crear nueva infonnacin . anal izan .
do la q ue se posee e incorporando datos pro porcionado s por ot ras fuen tes. Esta
creacin de informacin s urge de interrela cionar lodos esos da tos en II n modelo
qu e permita proporcionar infonnacin adiciona l a la utilizada pa ra arma r d icho
modelo.
En es lc: thi mo sentido. en los ltimos aos se produjo una e xtensin e n la
utilizaci n del SAn. al incorpora r demro de los lemas a los que brinda apoyo. a
las cuestiones eS,lra lg icas. las tend encia s a largo pl azo y las variac iones en el
um biente de -la organizacin. Las co nd iciones tan d inmi ca s y ca mhia nles del
entorno oblig an al SA O a br inda r ayuda a los directivos del ms alto nivel organizaci onal para res po nder pregu ntas la les co mo : En qu mercado de ber amo s
ac tua r? C ules son los prod uctos q ue deberamos ofrece r? Q u est n haciendo los competido res? Cules son las tend encia s a largo plazo de los CO SIOS y
cmo se ub ica nuestr a empresa fren te a es a sieuacion? C mo evolucionar n
nues tras necesidad es de materi a pr ima?
Para prestar ayuda a est as cuestiones el SA D co m bina informacin de
distintas fuentes tanto Internas co mo ex ternas . lr rand o. co mprimie ndo y raslrea ndo info rmacin crica. y trabaj ando co n una base de mod elos que pe rm ita
co mbinar infor macin histrica co n futura. accediend o a bases de dat os co n
infor mac in presente y con proyecciones futuras,

,Uo(/e/o de flIl sistf'l/Ia de jl/forma cil/ orientado fia da tas actividad es (Ir.
Kal);zaciollofes y /a toma de decisiones
Tenien do en cuenta el modelo ya presen tado de las ac tividad es or ga nizacioua fes, deci siOlfes e informacin . y [os sistemas orient ados haci a las uctivldades organizac ionales y las decisiones qu e se acaban de presentar, es pos ible
elabo rar un modelo en el cu al pued a observarse c mo se correlacionan es tos
coucepros. El esq uema g rfico de la fig ura 5,6 as lo re prese nla,
2 18

J llr l r Rllll r r !1I

\'olprlllrsl.

y SISTEMAS p E INFORMAC IN

s.a. e.

B SI'"

. S.PT
.

M.~

Figu rl 56: Los sislenw.de in(Ofm.rin orien l;dm a llSlCliwidldc'sorg anizaci'"1;lIn

y a la loma de decisiones

El poder cada vez mayor y el C.OSIO de,crecien le de l a~ lec~ ol og a s '~C la

informa ci n pe rmit en a las o rganiz aciones di spon er d~ eqUlpamu:nlos (j,IIt:. les
brindan la posibilidad de ampliar las funciones de los s~s l e l~as de Illfon.nac ll: l: .
Adems de los anteriormen te explicados. en las orgarnaacrooes es ptlS~hl e 1:1 ce ntrar sistemas qu e respaldan otras o pe raciones o a p l i~a~ i one~ gere nciale s t.~
les como lo s sis te mas expe rtos y los siste mas de administ raci n del conoc rm iento,
Sisll'II/IIS expe r tos

Un siste ma experto es un sistema de informacin q ue se basa en el con oc imie nto . y q ue orienta la real izacil~ d ~ rareas m al,eS,lruc luradas.las (~t~~ ~~ su ~~:
men te req uie ren expe rienc ia y cnn oc mne uto es pec.lall7.ado, es decir, rt: I I ~ I .~ S. e,
pec flcas. Con el uso de un siste ma expe rto. alguien no .lol,a lme nle cap .l.cl,I.ldo
puede log rar un dese mpe o co mpara ble al de un e.spc:cla llsla 'l ile d.?~l~ lll.;) ::
tema especfico; el sistema ac ta urlllza udc s u co nOC:llllle nlo so bre un alea es
c ica. o fic iando de con sultor e xpert o pa ra los usunnos.
, '
Los co mponentes de un sistema ex pe rto son una base de conoc urneuto y

'"

S IST~MAS A DM lNlSTRA1WOS y SiST EMAS (J I; INI'O RM ACIN

mdulos de sof tware (I UC e fectan inferencias sobre el ccnoc imieruo y qll e ofrece n respuestas a las preguntas de los usuarios. Los Sistemas ex pertos proporconan respuestas a preguntas en un rea-problema muy especi fica me diante la
rea lizacin de inferencias similares a 1,Is humanas sobre el couocimiemo contenido en una base de conocimiento especializada: estos sistemas de ben ser capaces de explicar a un usuario su proceso de razonamiento y sus co nc lusiones. Por
co nsiguiente. un sistema e xperto se ca racteriza por la hase del conoclmiemo. los
dat os y las reglas de decisin que representan la pericia.
UIl eje mplo de sistema expe rto es el utilizado para reali za r diagns ticos
mdicos. Se ingresa al sistema un conjunto particular de sntomas ; el programa
e xplora su base de conoc imientos de sfnromas y de sus posibles ca usas. A partir
de a ll. puede iniciarse un dilogo interactivo co n e l usuario para generar ms
info nnacin b sugerir una estrategia para la realizacin de pruebas adicionales.
El sistema experto hace preguntas a l usuario. e xamina su base de conocimiento
en busca de hechos y reglas u airo conoci miento, y ex plica su proceso de razonamiento cuando se le preg unta.
Los proble mas q ue se presentan son no estructurados. y en ellos la informacin puede es tar incompleta o ser inexacta. La investigacin de 105 sis temas
ex pertos es!muy vinc ulada al ca mpo de la inteligencia artificial.
SUm/U

I/~ lUimillislrrlci" l/e/ conocmienta

I loy e xiste un co nsenso generalizado en e l mundo que rodea a las organ izac iones sobre la nece sidad que ellas tienen de crear conoc imiento. de rransformarso en organizacio nes orientadas 01 1apren dizaje. co n el fin de hacer fren te a
los tan bruscos y profundos cambios q ue se producen en sus entornos. La tendencia es que e n forma cada vez ms persistente. las organiz..a ciones estarn
basada s en conoci mie nto y. por ende. integradas mayorucrtameme por trabajadores de co nocimiento. que utilizarn la informacin y el co nocimiento como lil
materia prima de sus trabajos y actividades.
Esto implica crear permanentemente nuevo conccimi emo, difundido dentro de la orgauiznctn e incorporarlo rpidame nte a nuevos procesos. productos
y se rvic ios. La organizacin q ue ge ner.a nue vos conocmientas debe IJtiJizar t cnicns de administrac in del conocimiento y de tecnologa de la inform ac in q ue
estimulen a sus integrantes a com punir lo q ue Silben y a hacer un mejor LISO de l
couoc miento acuI1lU Jada.

Los sistemas de adm inistracin del conocimiento ayuda n a los trabajadores de conocimiento il c rear. organizar. transmitir y co mpartir el conoc imiento

'"

SIST EM AS A PM IN IS]"RAT IV OS y SIST E.M AS DE IN FORM AC IN, '

empresarial. de manera q ue pueda e fectivizarse e l aprendizaje organiznc iona l ,.

consolidarse el f ow lww organizucional.
,.
Por ejemplo. los sistemas de administracin del conocimiento utilizan le des internas de comunicacin organlzac ional (il/m ll/e/s) para volcar informacin importante como as tambin los ejemplos de casos de las "mejores prcticas" desarrollados por la organizacin. Tambin son utilizadas las bases de conocim iento y los foros de discusin. De esta manera . 105sistemas de ad ministracin del conocimiento facilitan el aprendizaje organizacional ~a creacin y difusin de l conocimiento dentro de la o rganizaci n.
Sistemas de il/f ormacilI fJdrntudlls hacia las [unciones orgall h aciollal es
A un sistema de infonnacin tarnbin se lo puede clasificar y disea r co n
relacin a las funciones organizaciouales que utilizan su infor macin. Por funcin organizac ionat se entiende a una serie de actividades relacionadas e n forma
cercana. Las organizaciones tienen varias funciones principales; stas pueden
orga nizarse en distinta furma e n cada orga nizacin. Por lo tanto. aun cuando no
hay es tndares para la clasificacin de funciones. a 105 fines del desarrollo de
esta secc in. se asumi r que para una organizacin industrial las Funciones a
consid erar sern: co mercia lizacin: producc in; finanzas; co mpras; recursos
humanos: con tabilidad. La s caracte rsticas distintivas de cada funcin dere rnunan q ue stas tengan necesidades espec ficas de informaci n. de manera que
podra llegar a co nsiderarse un sistema de informacin que apoyara a cada una
de e llas.
Ya se deter min que un sistema de informaci n est formado por subslslemas que incluyen recursos de hardware , software. bases de datos. redes y
personas. Al co njunto particular de subsistemas utilizados en una funcin (equipos especficos. programas. procedimientos y archi vos) se lo denom ina ap licaci n de sistemas de il/!om w ll . Por lo tanto. 105 sistemas de informaci n
puede n tener aplicac io nes en comercializacin, en prod uccin y en comp ras.
entre otros.
Desde esta perspec tiva. un siste ma de informacin quedara confor mado
co mo una asociaci n de sistemas de Informacin orientados al apoyo de los
subsiste mas func ionales de la organizacin. En 'consecuencia. cada subsistema
funcional necesitara su propia aplicacin para pode r realizar lodo el procesamiento de la informacin vinculada con dicha func in, aunque esto exija de una
base de duros. una base de mode les y algunos programas q ue sean com unes
para todos los subsistemas. adems de comer "Id a uno de ellos co n sus propios
~: cl l n rb l

O . ma r

11. HapJ /f i

".

I
SISTEM AS ADMINISTRATIVOS Y S ISTEMAS DE INFO RMACiN

arch ivos. Esdec ir: q ue dentro de cada subsistema funci onal . habra aplicaciones
para el proc.e~aml e.nto de las transa cciones. para el control operativo. pilra el
control admin istrauvo y para el planeam iento estratg ico. tal co mo puede observarse en la figura 5.7.

I
I
I

I
n lNTRO I. AIlM IN151 M"'l1\" O

CUVl1tOl. (1f'.:RAnO:<;AL

ARc.111VIISI'R OPIOS

~===

lIASE11.: ucm s

1 1ASEI>t:MOIIY.LOS

Figura S.7: Les ,i ~tem;u de infonnaCll orientados a las fUnc'iones or ganiziiC innalt's

. U t i l i z~ndo este enfoque. a continU'lci6 n se desarrollar n los subsistemas

de IIl form~c.6.n. q~e cub,:" las funci.ones que se han asumi do como uplca s en
una orga lll ~c.lOn Industnal a fin de ejemplificar sus aspectos caracterncos. as
c~mo las ~Istmtas a ctivida des que en cada funcin (y dent ro de stas en cada
nivel ) ~ e~ecutan . y a las cuales los sistema s de infonnaci n deben prestar apoyo. ad vlr1 ~ e nd o exp~e sarnen te que es posible e ncontrar en las organizaciones.
ms y 'lan adas funcion es que las aqu consideradas a modo de eje mplo.

Jorl t Robnto \'o ll' t nl t5' a

SISTEMAS ADMINISIK ArlV QS )" SISTEMAS DE INI9 RMACIN

Subsistema de 1//1(1)' 0 de Ctmll'r ciafizacil"

liste subs iste ma cubre las act ividades de la funci n de come rcializacin
tales corno la pla neaci n. promoc in y venta de los product os o scrvlcios ex lsu-utes en lo s mercad os actuales. as como la Inve stig acin de mercados y e l dcsa rrollo de nue vos mercados y productos . par a hrinda r uu mejor servic ioa dien tes
actuales y potenc iales.
La s tr ansacciones m s co munes estn repre scntada seeor las rdenes de
ve ntas. Las actividades de contro l ope rati vo ms usuales inclu yen : progmmacioncs se mana les de las campaas de promoc in y ve nta; anlisis de volmenes de
ventas po r prod ucto . die nte o reg in geogr fica ; contrnmcin y entrcnumie uto
del per sona l de ven ias. El contro l ndmiist rntivo mi enta su accionar had a 1<1
confe ccin de presu puestos y la co mparacin de resulta dos reale s contra los
planeados. as como la Iomurlac in de programas de publicidad. e ntre IlI m s. El
planeamiento es tratgico traba ja. bsica mente. sobre el desarrollo de II Ut."\ O S
mere ados y. en alg unos casos. de nuevas prod uctos . como ta mbin sol ue llu e va s
po lticas co mercia les. El control ad minis trativo necesita informaci n !oohrc 1:1
compete ncia (p roduc to s. precios. tcnicas de ventas) como sobre los c lientes.
El pla nearuiemo estrat gico va a necesita r infor mac in sobre cmubios soc iales.
c ulturales. demogr ficos. tecn olgi cos. econmicos y otros q ue permitan es tablecer las te nde nci as do minantes de los d iferen tes e ntor nos org anizucb males.

Sistema de apaya de Pr oduc cin

Inclu ye tod as las act ividade s qu e invo lucran directa e iudircctnmcmc 1..
pluneac in y el con trol de los procesos de Iabricnci nde productos: dcsnn (lllu de
nue vos prod uctos: determinacin de la capacidaJ fabril ; {lt y mtl de plan ta; programaci n y control de la produ ccin : control de ca lidad .
Las tran sacci ones m s comunes estn representadas por : rdenes de produ ccin ; rde nes de retiro dc materias prim as de a lmace nes; rde nes de armado. El con tro l operativo . normalmente. se encarga de progr am ar la producci n
en funcin a las cantidades ped ida s y a las fecha s de entrega compromet ida s;
rol' lo tant o.Ia infor maci n que nece sita para realizar esta funci n es aqu ella qu e
le permi ta comp arar el avan ce actual de la prod uccin conrelacl u a lo progra mado. E l control ndministrativo se ocu pa de 111 distribucin de planta. estudio s (le
product ividad y planes de capacitacin del personal. El ptaueamlem o esrrm glco
es el e nca rgado de elegir entre las d istintas modalidade s de prod ucci n y aut omatizacin.
~:d il orlal

o.",,,.. lJ.

R"1"1li

SISTEMAS APMINISTRATlVQS y SISTEMAS DI; INf ORMACIN

SISTeMAS ADMINISTRA1WOS y SISTEMAS pE INFORMACiN

SlIbsislt'lIIt1 de apoyo lit' Finonias

M anej a las ac tiv idades financieras de la organ izacin . tratand o de aseg urar el finan ci am ient o adec uado de sus ac tividades a l COSlo ms bajo compa tible
con los otro s objetives de la organizac in. y ad mi nistra el Flujo de e fec tivo y
valores asignando y con trolando esos recursos dentro de la o rganizacin. ......s
ope rac iones habitu ales son: administraci n de la r uja de efec tivo y va lores; prsta mos Financieros otorga do s y loma dos; otorg .unieuto de crd itos a c lientes .

pleados, los pagos y el plancamiemo del tot al de la fuerza de trabajo. As . los

siste mas de apoyo de recursos hum anos se di sean para jespaldar- 1) la planeacin. co n e l fin de sa tisface r las necesidades de pe rsona l de la organizacin; 2) el
desarro llo de los empleados . pa ra logra r su pleno potencial; 3) el con trol de toda s
las polticas y prog ramas del pe rsona l.

Las uunsacci one s ms co munes son aqu el las relacion adas con: solic itude s de cr di to; com probant es de pago; cobranzas ; emisin de chequ es. El conuul ope racionalnecesita en forma continua inform es d iarios de error y cxccpcin. El control admini strati vo se nutre-de la info rmacin que s urge de los datos
de cos tos y pres upue stos. en especial la presnpnesrac in de capita l. El planea m ien to es tra t gico trata. normalmen te . sobre las erogaciones no co m unes de
ca pi tal y el plan de finan ciam ie nto a largo plazo.

Las tran sacci ones ms comu nes se refieren a: datos del personal (a ntignedad. capacit acin. experiencia labo ral. ide ntificacin); emisin de cheques de
pago; tarjet as de tiem po tra baj ado. El contro l operac iona l re sum~a s act ivida des
de com rol de las coru ratuc iones de personal. el entrenamiento. los ca mbi os setartates. El control adm inistrativo realiza anli sis sobre la base de inform es qu e
muestra n las di fere nci as que pudier an existir entre lo planeado y 10 realre ferido
a: costo de rec lutamie nto; cesto de entrenamiento y ca pac itacin; sa larios pilgados. El plan eamienro es trat gico se vinc ula con la ev aluacin de las dife rentes
es trategias re lativas al reclut amient o, el entren amiento.te capacitaci n y e l ni vel
de la grilla sa lari al.

Subsistema de apoyo de Compras

Subsistema de 01'0)'0 de Contabilidad

La funcin de compr as se oc upa de la ad qu isici n de materias prhnas.

componentes y reparaciones : inclu ye el mantenimiento del historial de lo s':1Il:hi
vos de pro veed or es. y reali za la seleccin de ellos para cada adquisici n en
particular: rn~p ara los ped idos de compras y establece y mantiene mod elos de
control de cxi stcncius. qu c permitan el reord cnu nuenro automtico del pe dido en
su tarua o plimo .
4

El controloperacional ut iliza in formacin de lus in formes de: fahame s de

ex istencias: excesos en algunos art icu la s de las existencias: co mp ras anteriores
de artculos especficos; report es de repos icin de inve ntarios . El control ad ministrati vo cons iste en: comparar los niveles de existencias programados con los
actuales; veri ficar la rotacin de los productos; determinar el costo de compra;
ana liza r los faftantes de mercade ras. En tan to. e l planeamter uo es tratgico: ana liza las nucvas es trategias de compra: es tab lece rel aciones con IIU C\ ' OS proveedores; decide respecto a fabr icar intern amenle o comprar a pro veedores ex rcrnos.

Subs istema (le (11'0)'0 de Recursos tlumanas

Esta func i n incluye el reclnmtuiento, la ccnnntacln. el entrenam iento. la
capacitac in y la ev aluacin. as co mo el nmnte mm icnto de reg istros de los em-

Los sis temas de informacin contable so n los ms antigu os y ms am plia mente ut ilizados por las organizaciones : mantienen los regi stras e infor man sobre
las trau succlonc s co merci ales y otros eventos econ m icos q ue afectan a la or ganizac in. Adem s. confecciona los estados de situacin patrimonial y dcm s
info rme s financ iero s. Al ser los datos de cos tos y presup uesto s las entradas par a
los infor mes de con trol administrativo. fa co ntabilidad se trans forma en la funcin
q ue pro vee la entrada pa ra las aplicaci one s de contro l admini strativo a tod as las
dems fu nciones.

Estos siste mas ta mb in ge nera n pronst icos de cond iciones fut ura s COIllO
es tados fin an cier os pr oyectados y presupuestos financieros . El dese mpe o fi
nanciero de una empresa se mid e contra los pron sticos de OIroS informes contables analicos.

ESTHUCTU HA UE UN SISTEMA DE I Nrc m.M ACI N

La estructura conceptual de UII sistema de inform acin se desc rib i desde

dos perspectivas diferentes tomando en cue nta. en la prime ra de ellas. su or ie ntacin hacia las acti vidades y la tom a de deci siones de la organi zacin. entamo
qu e en la otra . se puntu aliz su ori entacin haci a las funci ones organizaclouules .
F.dilo.-lal o......,

n. B..,alt;

..

SISTEMAS A DMIN ISTRAT IV OS Y SISTEMAS DE INr:oRMACN

SIST EMAS A DMINIST RATIVOS Y SISTEMAS DE INFORM ACiN

A continuac in se vinc ularn y relacion arn estas es truc turas con ceptua les desde la visin de un en foqu e fsico real de d ise o de siste mas de informacin .
La estructura conceptua l de un sistema de informaci n orientado hacia
las funciones orgnuizacionales se defini corno una asoc iaci n de subs istemas
funcionales cada uno de los cuales. a su vez. contaba con aplicaciones re feridas
al proc esam ien to de transacci ones. y siste mas de apoyo p.tra el co ntrol operaci on al. para el control adm inistrativo y para el plan earuento estratgico. Cad a
uno de es tos s ubs istemas cue nta co n archivos propi os de datos. qu e utili za en
forma nd i viduul para sus ac tividades bsic as. A s u vez, todo s es tos subs istemas
estn conec tados a una base de dat os comn, co rno tambin lo es tn a una hase
de mod elos y a una se rie de programas co munes. tal como se mo str en la figu ra

1.... ruli"~,,,
I'm" Nll!.'!l.ulu'
"Ir~,'i,K" 1". h",II,"

Ii

5.7.
Por cons iguiente. desde el punt o de vista de las funciones. los sistemas de
informaci n de una or gani zaci n se forman y estruct uran a partir de un conj unto
de sistemas pa ra comercializacin. produ ccin . co mp ras y dem s funcion es. A
Sil vez. cada -una de es tas funciones posee actividades de proc esam iento de
tran saccion es y de tom a de deci sion es (programadas como no programadus j. ta l
como se det;Jl cuando se reufizo la ex p licac in de cada uno de los subsistemas

funcionales.

A es te es quema co nceptual se lo podra trasladar fsicamente a la rea lidad . s lo si cada uno de los subsis temas es tuviera integrado por programas CO Illple tamente indepen d ientes y utili zado s exclusivamente pa f1l una nica funcin.
Pero esta forma de d iseo no resul ta conveniente desde la per specti va del cos to
q ue trae aparejado. Por cons iguiente. en la rea lidad se realiza /1/1 proces amiento

que integre. como si [uese /11 1 solo sistema, ver as plicnciones. vinculadas
n m alguna ape tntoria cOImill. simplificando las interconexiones entre es la.f aplicaciones y elinucudo la posible duplcacin de emrudas en la ("(//'lII r(l de datos.
De esta forma se es tablec en procedimien tos o rutina s lJue van a es pec ifica rse para algu nas ope rator ias en par ticula r. provocando el ingreso de Ull da to
es pec fico la ge neracin de una se rie de tar eas vinculas a cada proced imien to. e l
qu e at ravesara los lmit es funcio nales de la organ izaci n.

r""do".I..

Ir

Figura 5.8: Modelo de sistemade informacin o rieruado a ras rllnd ones organizacirmales ,

con representacn de los procedimientos queatraviesan Jos lrnires funcio nales

S i se lo ma como ejemplo una sit uacin {le compra {le mate riales. es ha bitual qu e la so licitud de reposicin emanada del sec tor almac en es pase a CO [1l .
pras. donde se procede a la selecci n de los proveed ores y al env o de Jos pcdidos de cotizaciones. C uando las cotizaciones regresan a ra empresa lo ha cen por
e! sec to r de co ntabilidad ge neral. que loma nota de ella s y las env a luego a
compras. donde se se lecciona la propuesta ms favorabl e. em itie ndo y enviando,
(/ poste riori, la ord en de co mpra corres pond iente.
Tal como se e xpresa en esta sec ue nc ia de co mpra. los dat os de e ntrada
de es ta operac in (nota de re posicin) no estn asociados co n una so la funcin
(al macenes). sino que ese docu mento gene ra una gran can tidad de pasos o rareas q ue vinc ula n ti varios sec tores o funci ones de 1,1 org aniz acin: por es to se
d ice que el pr ocedimiento de compra atra viesa los lfmitc s Iuuciouales de la or ga nizacin.
De es ta man era se prod uce una inte gracin entre las diferentes aplicacioues funcionales de la orga niza cin (prod uccin; co mpras; contadur a; fillallZ'lS
entre otras). a partir de ope rac iones com unes es labo nad..s en pr oc edhuieuros
definidos esp ecfi camente. que simplifica n las intercone xion es y reducen la du plica cin de las en tradas. Este conjunto interrelac ionado de operac iones di se adas a partir de es as rutinas ad mini strati vas co nfor man un SIYr.

A su vez, es tas tra nsaccio nes permiten luego obtener e leme ntos para la
to ma de deci siones. que si bien se realizan dentro de cada un idad funcional (.so.

'"

J orge Mob r r lo \ 'otl ,cltl r .l a

l:d ll or lal ()Jlllar

f), I/ IIJafti

221

SIST1:MAS AI)MtNISTIt ATlVOS y SISTEMAS I)E INFOf( MACIN

bre la base de la aplicacin func ional respec tiva). en su conj unto configura n un
S IA y UI1 SA l> que cu bren a toda la organizacin. El esq uema de la fig ura 5.9
resu me en forma grfica la es tructura de un sistema de infor mac in.

S OAD o

S ol oAo

s.e.t .

SISTEM AS ADM INISTRATI VOS Y SISTEMAS DE INFORMACIN

alte rnativas y form ulan recomendaciones so bre la base de crite rios que se suministra n d urant e el proceso de dcscuhr imicnto . Por ejcmplo. en el sect or de rccursos huma nos estaran referidos a evaluaciones de desempeo de los empleudr;
en el sec tor de come rcializa ci n e valuaran pron sticos demogrficos ; en el d..:
produccin podran es tar afectados al control de las existeuc las: e n e l de finanzas al anli sis de l portafolio de crd itos.
La in tegraci n de los sistemas de informa ci n es una meta a log rar cuando se es t en la etapa de diseo. Pero no siempre es pos ible ni t quiera rentable
conseguirla. La integ raci n desea ble es aquella que perm ite que el Ilujode informacin ci rcule siste mtica me nte por los sectores que necesi tan de ell a. Sobre el
filial del ca pitulo se volver sob re es te rema .

EST HUCl'U HA DE UN SISTEI\IA HE I ~ FOI{ M A C I() N SEG N EL

ENFOQ UE B E l. A CAB EN,\ n E VAI.OI{

Fj gul~ .'i

9; Eslfu<:lur~ de un si~lerna de informacIn

Au n cuando la integraci n de las toda s las aplica ciones funci onale s confOl'l113 un siste ma de infunnncin capaz de prove er la mfonnacin necesaria
P,ITi! la realizac in de toda s las ac tividades de todos los nivel es y sec tores de la
org anizac i n. es to no sig nifica que. y tal como se obser va en la figura 5.9, dentro
de cada unidad funcio nal se utilicen sistemas cuya Informa clnno es compart ida
con otros sec tores. A pesar de (loe la integrac i n se asienta sobre el uso comn
de una hase de datos y de una base de modelos . cada unidad funcio nal puede
d isponer de archivos y/o de siste mas, para su li SO especi fico. Un ejem plo gene ral
II to mar es e l de los siste mas ex pertos. que suelen es tar clrcunscri ptos a cues tiones conc retas de un sec tor. Estos sis temas evalan situaciones o con side ran

El desarr ollo anteri or de la estructura de un sistema de informacin se

realiz sobre e l modelo tradicional de las actividades organizaclooates. Ya en el
Ca pitulo fII se describi el enfoque de la cadena de valor. en el cual se haca
nfasis en un conj unto de ac tividades que le permitan auna organ izacio or lenrar sus acciones hacia la creac in de riqueza. generando y manteniendo. para
eso. ventajas competitivas (Poner, 199 1). La ventaja com petitiva de una organizacion es el result ado del valor que puede cre ar para sus clientes, y qu e pued e
expresa rse a tra vs de l o frecimienm de preci os menores a la competencia ante
produ ctos o servicios similares, o bien a la provisin de carac tersticas especiales
qu e 110 son fciles de igua lar por los competidores.
Sobre la base de los conce ptos de cadena de valor de Poner y siguie ndo el
esquema prese ntado por Andreu. Rican y Valor (200 1). se desarrol lar la estructura de un sistema de infouuacln con siderando las actividades descr iptas
e n a q ~ l l a.

Elmodelo de cadena de valor muestra en la parte inferior de l esq uem a a

las actividades primarias, que son aquel las (Iue tienen que ver directame nte CO II
la creaci n de valor, y en su parte superior a las act i" idades de apoyo. enlus quc
las umcriore s se apoyan p.lra coordi narse y compartir informaci n. lal co mo se
puede observar en la figura 5. 10.

Ed it" rI . 1 {h uu"

o. Iltq nl/i

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SISTEMAS ADMINISTRATiVOS Y SISTEMAS DI; INrogMAC!()N

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTI;MAS P I: INf ORMAC tN

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f'i ~U1a 5.l t: El $iSIC"mil de inror maci 6n en el conte xto <k la ea<k na de valor

La s J'tlividades de apoyo sustentan a las actividades primarias pero tam -

bin se apoyan entre s. proporcionando insumes comprados. tecnologa. personas y de ms funciones que la empresa necesite. El punteado e n las lneas de
separac in sig nifica q ue las actividades de apoyo pueden asoc iarse co n cualqu ier acti vidad primaria espec fica , as corno pueden apoyar a toda la cadena.
En cambio. la infraestructura de la empresa no est asoc iada co n acti vidad es
primarias panicu lares. puesto que apoya a toda la cade na.
Prec isamente . el sistema de informacin forma parte de esta actividad de
infraestructu ra de la e mpresa; por consiguiente. interacta co n las restantes actividades que se llevan a cabo e n la organizaci n : esto es. las acti vidades prima rias precisan de l apoyo brindado por el sistema de informacin pero. co mo las
actividades de apoyo tamb in se apoyan entre s. se concluy e q u ~ el sistema de
inform aci n interacta con todas las dem s actividade s de la organi zacin. sean
stas primarias o de apoyo. y lo hace de manera no trivial. La Figura 5. 11 muestra al sistema de informacin en el con texto de la cad ena de valor.

La figura 5. 11 muestra c mo el sistema de informacin recop ila la informacin que es generada por las diferen tes acti vidades. y que luego ser distri huida po r el propi o sis tema de informacin para e l desenv olvimienm de otr as act ividades. asum iend o un rol de coord inaci n lllllY importante entre las actividades cn
todos sus niveles. depend iend o de esto e l buen funclonamem de las interaccion~s curre I~s actividades . Por eje mplo . al enviar a produccin los pedid os esreciales realizados por los cli entes (coo rd inacin entre activ idades primarias), o
haci endo llegar a abastecimiento los partes de las mercadera s ingresadas il la
organiza cin (coo rd inaci n entre activid ad primar ia y de apoyo). o permitiendo el
seg urrrueuro de pers onal afectado al desarrol lo de recno tog ra (coord inac in entre
actividades de apoyo).

l1 informacin que el siste ma de infor m:Jcill recop ila y d istribuye resulta

necesaria lamo para lomar decisione s co mo para ejecutar acci ones en la; dife rente s acti vidade s de la cadena de valor. en especia l cuando d icha informa cin
es generada por otras actividades de la cadena. Por eje mplo. una infor macin
so bre I~ P~'od l~cci n en exceso de algn producto. puede ser rele vante pa r,l que
comerciali zacin tome decisiones sobre promoeiOlles o boncacioue s.
1.0 desarrollado hasta ,ltlui perm ite conccpt uazar clnmmeme al siste ma
de informacin COl 110 parle integrante de la infraestruct ura de la organizadJi.
puntualizando que la informac in ljlle numcjn. si bien puede ser genera da o tuiliznda por actividades concretas. no pert enece a ninguna activ idad e n pan icular.

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SIST L:M AS A DM!NISTI(AT IVQS y SIST EM AS DE INFOHM ACIN

SIST EM AS ApMJ NJSlRATl VQS y SIST EM AS DE INFORM ACiN

pUCSl<! que es panlmonl o de 1,1organizacin en su total idad . 1)1.' hecho. dentro de

1,. estructura desc ripta del sistema de informa cin se encuentran la base de da tos y 101 base de modelos de la organizacin . que son compart idas por todas sus
actividades.
Pero hay algo que debe ser aclarado. Habitualment e . e n las org anizac iones se verific a CJue las acti vidad es de la cadena de valor. iudependienrememc del
grado de detalle eo n que se descr iban sus tareas. utilizan, el aboran y mani pu lan
grall cantidad de informacin con un nivel de desagregacin y defini cin que
nadie ms en la organizac in necesita . La e xistencia de es tos sistemas o archivos dI.' datos es pec ficos est n ci rcunscripros a acti vidades concretas q ue. e n un
sem ido estr icto. quedan fuera del sistema de informacin descripto hasta el mo ment o . Un eje mplo de esto s subsiste mas de informaci n. son los siste mas e xpenos. q ue al Igual qu e lo anal izado en el desarroll o del sistema de informac in
so!lre la base de las act ividades orga nizacionales tradicionales. aqu tambin se
pre sentan pe ro no ya e xpresados por unidades funciona les sino por actividad .
Por eje mplo. Iqs prog ramas q uc enla actividad de prod uccinmaneja n los despiece s de los productos que se utilizan para determinar las necesidades de materias prima s y co mpone ntes necesarios para satisfacer una delennin,.da orden de
pmduccin . ..
Lo <le caracteriza a estos subsistemas de info rmaci n es la inde jendencia que tienen COII relacin a la informaci n que otras act ividades utilizan o necesitan. ya sea como currada o co mo salida de sus tarea s. Un eje mplo en se ntido
contrario a lo ex presado . estara rep resen tado po r el siste ma contable. ya que
sus ingresos de da la s se genera n en el resto de las activ id ades de la cadena.
C uando estos subsistemas ci rcunscriptos a act ividades concretas de la
cade na de valor utilizan o ge neran informacin relevante para a iras acti vidades
en vol menes re lativame nte poco significativos. se ge nerarn inter fases qu e le
penuiri ru inte ractuar con e l sistema de informaci n bsico . co nformando de
eSI'. manera. la estructura del sistema de informaci n de la orga nizacin sobre la
base de las actividad es de 1u cade na de valor. La figura 5. 12 muestra un esq ucma de es ta situacin.

2.1l

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,

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1. . i1 ' ~1

..... ,.....

Co- U.. _

Figul.l 5.12 : El Slslc:nJ.1 de: infotmaciOn ~lo;O"

t 1mwbsistc:mas

ClICUnSl:llplos a :lChwlt1.llJcs ccooeus

Lo que hasta ahora se defini co mo sistema de infor macin bsic o e s el

sistem a que f or ma ndo parle de la infraestruct ura de la empresa. no pue de conslderarse perteneciente a ninguna unidad organizaliva ni actividad determinada. de
manera que Sil d iseo es el que presenta mayores dificu ltades al tener q ue conside rar una visin g loba l de la organizaci n. a d iferencia de los subsiste mas de
informac in circunscriptos a ciertas actividades conc retas cuyo d iseo e impteme ntacin no rev isten mayore s dificulta des.
En ocasiones. los subsistem as de inform ac in propios de determinadas
acti vidades conc ret as (siste mas expe rtos. archi vos de dat os) puede n inte ractuar
ent re s a partir de una inten sificacin en la interrelaci n entre las acti vidades.
co rno puede da rse en el caso del ingreso de un proyec to especial l la organ izac in o bien. en aquellas organiza ciones donde el manejo de la informacin rsuha
vita l para su func ionamiento. co mo en e l caso de las empresas de seguros. banco soco mpaas areas. En es tas ci rcu nstancias. es te trabajo compa rtido de los
subs iste mas de in fo rmac in de deter minadas act ividades concretas asume unn
importancia capita l pura la organizac in. raz n por la cuajo de hecho. forma parte
de S il sistema de lnfo nn acou lulsico, tul co mo puede aprecia rse en la figura
5. 13.

J o r K" Kulou lu \ ull' .." .". l a

2.\)

S IST EMAS A DM INIST RATIVOS Y S ISTE MAS

S ISTE MAS A DMINISTI{ATIVOS y SIST EMAS DE INI'O RMAC J N

ne

INFO RMACi N

CU ES TI ON ES IMI'(UUA NT ES n EL,\ CI O NA)) ,\ S C()N LOS S IST E

MAS UE INFOn M ACH ) N

En esta secci n se uut arriu diversos le mas que demandan una consideracin especi al por su relacin conlos lemas principales de este lihro. Los ternas
a considerar son:
Sistemas integrados versus sistema s no integrados.
..,
Los sistemas de info rmaci n y e l siste ma conta ble.
La relacin bombre-m qulna en los sislemas de informacin .
Los sis temas de informacin y la estructura de- la orga nizacin.

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S istem as tu tegrados res-su s sis ll'lIIlls u n

Figura ~ .I) : El sillrnu <le inrormacin ""bsico~ y la asimilaCIn de los suhmlrmls

cilcu~ scliplos

acti vi<bdes coocretas cuando afectan a vvia K livi<bdes

Los sistemas de info rmacin pueden considerarse que es tn inte grados

cuando se verifican los siguientes aspec tos (Scou, Il)(XI):
1. Los flujos de da las que se almacenan en los arc hivos de un subsis tema .
son necesarios para otro subsistema al que le seria imposible generarlos . o
le sera ms costosa su captaci n. ms inexacta o ms ICIIla que usar los
archivos del primer subsistema.
2. Varios subsistemas tienen acceso a los mismos e lementos de dat os de una
fuente co mn, o cuando la salida de UII subsistema es la entrada a (I{fo
subsistema (como cuando la informaciu de l SI'T es la entrad a a un S IA'.
3. Los subsistemas se relaci onan a part ir de la necesidad de propor ciona r
datos para tina misma larca 11 o peracin.
4. Cada uno de los distinto s subsistemas utiliza los mismos dIIOS de otra
fue nte.
5. Cuando adem s de cumplirse las co ndiciones anteriores, entre los datos
es posible establece r uniones o relaciones, q ue permitan un flujo de es los dala s ror (Il iIlIM caminos hacia donde se los necesite, en cualqui er
lugar del siste ma de informacin co n el propsito de hacer clc ulos o
elabo rar informes.

Por lrimo. otra situac in que es posible de enconrrar se preserua cuando

adems de la situacin anterior, pueden existir partes de los subsistemas circ unscripros a acti vidades co ncretas (lile quedan fuera de la interaccin que se manifiesta entre las actividades q ue realizan ese trabajo compa rtido. La figura .5 . J4
refleja esta situacin.

"'...,.....-.'o
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I .,. ~ ' u
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i ll le~flll l us .

Optt.io... .

Con .io

c Odo 1
' ..

"'<'Io".l.. p,;""",,

Por co nsiguiente. la integ racin se manifiesta como el entre lazamien to de

subsistemas, de (al modo que los datos de un subsistema pueda n pasarse 'en
forma rutinaria o recibirse por 11110 (l varios subsistema s ms.

FIgur a ~ . l ~ : El sistema de informacin "bsico", lu asumjac n <k los sul>sislt' mlls

cir cun scnprus a IlClivillatks concre tas. y parles de es tos 1 ellO;UU!Oeu forma independiente

F"A1 il" r ial O. ", ar JI. Huy"""

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y StSTEMAS VE INfORMACIN

Uno s aos atrs era usual es tablecer la d iferenciacin entre sistemas de

' llfor mac in ope rativa y sistemas de informacin ge rencial. considera do s como
sis temas autnomos e inde pe nd ientes, coexistiendo en la misma organiz ac in , y
cubriendo las necesidades ope rativas diarias el primero. y brinda ndo dala s res umidos para el control ge re ncia l e l segundo, pe ro con la salvedad de <lile se vo lvan a procesar los mismos datos o datos similares, pala es as diferent es final idades (Mag da lena , 1992 ).

En un sistema de informacin ejecutado en forma manu al la inleg raci n

pod ra difi c ulta rse, ya que habr a qu e llevar Ilsicaruente los datos de una es tac in
de trabaje a otra. en donde el person al los combinara con los de Otros siste mas.
Con el ('EH la integ racin resulta m ucho mas fcil de lograr. ya q ue los eq uipos
infonn ticos se enc argun de hace r la lra ns ferenci a au loml ica de los datos .
S i tal como an teri ormenle se defi ni. e l sis tema de informacin de una
orga nizacin es un a asociaci n de s ubs istemas funci onales altame nte integrados
donde cada UllO de estos s ubsislemas con tienen aplica ciones individ uale s desa rrollada s para )' por diferen tes grupos de usu ari os que realiza n diferentes fun ciore s. si no existiera la pos ibilidad de la integraci n. es tas apli caciones indivi duales
pot.lran llegar a se r iuco ns lstenres e incompatibles. ya que cada grupo de usua.
ros podra es jeciflcar e n for ma di feren te los dat os etemenrales. pud iendo SIOS
no se r compatibles dentro de las ot ras apl icaciones q ue utiliza ran esos in ismos
dala s. Como consecue nc ia de es to podran e ncontrarse desarrollos sim ilares en
difere ntes aplicaciones (d uplfcardo el ua ba]o rea lizado). as como tambin ex isrirfa la imposib ilida d de q ue los usuari os pudiera n realizar actividades de an~ l isis
usando los da tos de dos ap licaciones diferentes.
En la rea lidad . so n los mism os integr ante s quienes van determina ndo d
grado necesario de inte graci n par. ma nejar eficie ntemente la organizac in. La
integrac in y e l entre laza mie nto de los sis temas evolucionan en eluem po, pue sto
qu e muchos sistemas se implantan aislados de OIfOSsiste mas. a me nos q ue exlsla una razn de org anizacin que sug iera un enfoq ue dife ren te. Ade ms, exis ten
otras 11m razones prcncns mu y importantes qu e j ustifican la integraci n en el
tiempo de los siste mas: una de e llas es qu~ result a mu y difcil establecer las
necesidades totales de una organizaci n de una vez y en II n m ism o momento. La
orra razn. es que 110 sic mprc se c uenta con los reClUSOS sufi cientes para ccnsnuir de urlil SO !;I vez todo el sistema.
Es muy comn q ue IfJ~ siste mas de in formac in estn diseados p;lr:1gcne mr informacin y brindar rcspa ldo al proceso de IOllW de decisiones pilra los
diferentes sec tores y niveles, as C0 l110 tambin para rea lizar ruemcuimieuto de
1Cl:isllUS y trllbaj os n ltinll'lus de proc esamieru o de rransa cclones. PUl eje mplo.
sobre la h;ISC tic UII siste ma de proc csnnuemo de tran sacc ion es que proce sa las

II

SISTEMAS AUMINIS)"KATlVQS

y SISTEMAS

DI; INFORMACIN '

tarje tas de ing rese del pe rsona l gen erando los rec ibos de s ue ldo y em itiendo los
cheques correspon den res. es po sible obtene r de los atos que surge n de ese
proc esamcnro. informes ge renciales dond e se m uestr en las variaci ones y las
tenden cias e n los COSIOS de la man n de obra.

Integra cin de los sistemas de informaci n de acuerdo con las caracterist cas ele las orga nizaciones,

La s cues tiones

plantearse en es te pu nto so n:

Es posib le es tablecer sist emas integrad os en rodas las or ga nizac iones y

en cualquier tipo de or ganizacin ?
El significado de U II sistema de inform acin integrado es el mismo en una
gran o rganizaci nq ue en una Peq ue a y Med iana Organizacin (Py MO)?
En much as PyMO s resulta pos ible encont rar un siste ma de informac i n
tota lmeme integrad o, nica, lotal. q ue permite satis facer las nec esida de s de la
organizaci n e n tod os sus niveles y func iones operativas. pueslo q ue de acu erdo
al tam a o y a las activ ida des de la organizaci n.y al avance de la tecn ologa en
e l ru bro de las co mputadoras pe rso na les (re. del ingls personal computen.
so bre la base de un buen di se o es posi ble determinar toda s las necesidades de
info rm acin. ade ms de tener un procesam ien to de transacciones rp ido y e ficiente . Adem s, en estas situacione s el ma ntenimi ento del sistema (las modificac iones q ue hubiere q ue hacerle ante nue vos req uer imientos) re sult a una tarea
ba stanle senci lla. puesto que toda s las interre laciones q ue se mod ificaran dura nle et ma ntenimiento, pueden llega r a prever se: y man eja rse sin de masiada dificultad . En esto s casos s pu ede decirse qu e e l sistema de infor maci n es nic o .
En una gran organizacin los sistemas tota les. nicos. mon ol ticos. resultan irnp rcticos. Ade ms. pa ra lograrlos habra qu e considerar much os factores
a la ve z, determinando con precisin las necesidades de informacin para cad a
nivel y actividad de la organizac in. Debido a estas razones, el mantemmeluo en
es tos sistemas resuha una rarea mu y difici l. Es por eso qu e los s iste mas de
infor macin (lile se utilizan en las grandes organizaciones tienen un di se o modular : se d ise an mdulos q ue ten gan act ivid udes cla ras y defi nidas y que puedan
ser cambiados alterando 10 menos posible sus rclaclones con otros mdulos. En
es tos sistemas. la integra cin se hace all donde es necesa rio (como e n e l ejemplo cementado de reposic in de muterialesj. La pos ible inconsis tencia que pud iera llegar a gene rarse entre los s ubs istemas. se red uce mediante programas estndares y hase de dal a s comunes.
I

SISTEMAS A p MIN ISTRATIVOS

y SIST EM AS pe INFORM ACiN

Lo s dalas se inte gran por medie de la base de da tos co mn. aunq ue sta
necesa ria me nte el imina la nece sidad de arch ivos separados pue sto que, ta l
co rno ya se come nt anteriorme nte. algunos archi vos de da tos solamente son
utilizados po r una aplicaci n y. por lo tanto, se puede n d isear y mamener ex clusivarne nte para di cha aplicacin.

StSTEMAS APM INI STRATIVQS y SISTEMAS oe tNfO RM ACl N

Contabilidad ptlfrillltl/ljal J' contabilidad gerencial,

1\0

Los sis h.' 1II3S ti c info r m acin y el sis tem a cnn tnble,
Diariament e, e n tod as las organ izaciones se reali zan numeros as tran sa cciones , mucha s de las cuales afec tan su composi cin patrimonial tant o c ualitativa co mo c uantitativamente , La funcin de contabilidad (o tambin el sistema
co"'ab/~) , es aq uel la qu e desa rrolla los registro s de ac ue rdo a una estruct ura
orgnica y cohe rente. reflejad a por las reglas o criterios coma bles ( pr inci pios de
contab ilida d) qu e describen la manera en qu e los de talles de las ac tividades de
las e mpresas deben ser registrados. de forma de tener la seguridad de q ue ex iste
una cor recta y ebjti va defin icin del es tado patrimon ial en tod o momento .
Una carac terstica en co mn de los sistemas contables es la registracin
por medi o del sis tema de la part ida doble. La part icularidad de es te mtod o es
qu e cada ope raci n da origen a una serie de registra cion es q ue arrojan una
m isma cantida d nu mri ca pero de signo cont rario (Debe- Haber). facilit~lld o de
esa man era la de teccin de errores y las cau sa s qu e los originaro n. logrando un
mecanismo aut om tico de co ntro l. Como resultado de es ta funcin se preparan
inform es especi ale s en per odos determin ados (es tado de situacin patrimonial.
estad o de recurso s y gas tos. es tado de evo lucin del patrimonio ne to. estado de
resultados). qu e cumplen con ciert os requerimientos legales y comerciales de
informacin a terceros. De acuerd o co n lo ex presado , el sistema co ruahle se
encu entra integrad o en el S PT, siendo una parte fundamenta l de ste. Vale decir.
una gran parle de l sis tema de informacin de una orga niza cin descan sa so bre la
operatoria co ntable. puesto qu e la ob ligaci n subyacente de procesar los datos
de las tran sacciones que afec tan pauimouialmente a la organizaci n, ge ne ra
gran parte de los dalas q ue luego se utiliz an en otras aplica ciones. Para Ilexibilizar las normas con tables 'lile no siempre brinda n una inform aci n desagregada
como la que se necesita para la toma de decisiones. hay que trabajar so bre el
diseo del pl an de cue ntas , tal corno se exp lica en la prx ima sec cin.
En consecuencia, aun cuan do en la actualidad la base del sistema de in.
formacin de tina or gani zaci n sigue siendo el sistema contnble. fa versatilidad y
capac idad que poseen los equipos informt ico s. les permite ca ptar datos no CO Iltable s q ue inc rementan y mejoran las posibilidades de trabajo e n los ni veles de
co ntrol operacio nal. contro l udmiuistrat YO y plancam ieuto es tratg ico.

Lo expresado en la secc in anter ior en cu adra , b sicamente. en lo que se

lla ma cc nuab ilida d patrmanial. En tan ro que la cautabilidad ,t:crem' ifll se
refiere a la prepa raci n de pre supu estos y al anlisis de desempe o basado e n
presupuestos.
Teni end o en cu ent a lo ex presado con rela cin a la inlegracin de les si sremas de infonnacin . tam bin en es te caso se trate de log rar un "'lema nico de
infor macin conta ble . un siste ma qu e integre los requ erimient os de la llamad a
cont abilida d patrimonial con los de la conta bilid ad ge renc ia l. Un punt o criti co
pa ra esto es la conte mporizacin de las nonnas y criterios co nta bles a seguir en
el procesamient o de las tran saccion es. En es te aspect o. en los ltimos aos la
profes in contable avan z hac ia el es tableci mie nto de normas que han redu cid o
conside rableme nte las diferen cias, ve rific ndose este hecho e n la gene ratiz..:i1I;
co incide ncia de crit eri o s en tre la infonnacin ge rencia l y la de los est ados patri
moniales. rundamentahnenre en la de termin acin cua ntitativa de los hech os econmicos.
Un as pec to important e a tene r e n cue nta para log rar e l manej o eficiente
de la i nfo~acin. es la man era de conci liar. en tr minos de detall e y desagrega cin de c ifras , las mayor es o pcio nes de la presentacin de la informacin ge ren cia l, qu e demanda una exposicin mucho ms analuica de las ope raciones . faci litand o la utiliza ci n de los datos en la e lahorac in de lod os los informes pos teriores. Es te as pec to de com patibilizaci6n cutre la contabilid ad patri mon ial y 1;1 gere ncial, se soluc iona a tra vs del es tableclmienro de UII plan de cue ntas anal ic u,
qu e permita la nexihi lidad qu e exige la informacin gerencial, as como el ag ru pam iento adecuado a las normas de exposici n de los estados con tables. Ac
tuando de esa manera, se tend r un sis tema conta ble nico, altamente integrado
y Flexible. y sumamente ec on m ico.

I,J retacln hombrc-nui quiua en los

sis t('lIIl1S rle tnrorum c tn.

Conceptualmente un sistema de in formacin puede ex istir sin com putadora s, pe ro debi do al avance tecn olgico que provoca ca da da mayor es rcdnc c ones de prec ios e n los eq uipos. y a la potenci a y versatilidad que ha n lograd o las
computadora s personales. hoy no es pos ible co ncebir una organizac in sin su
sistema de informacin computud orizndo. Por lo tanto. hoy no se dis cute si. las
com pruudoras debiera n ut ilizarse en los sistemas de inform ac in. plles su uso es
un hecho de la realidad. Por eso. al siste ma de informacin se lo de fine comp 'lII
sis tema integrado hamhre .nuiquina.
Edil<> rlal ()IIIar 1J. /I up llli

2.19

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y SISTEM AS DE tNFORM ACIN

Interf ase hombre-mqu illa

...
El .~unIO ?e cOll~acto entre el usua rio y e l siste ma. en el que se o btie ne
nnormac
i se
" ama interfase
'
IlOlIJbre -IIUf(II/lf / o
. ' ton o. bien se introdu
. cen d
a os.
usuano-m qu lna . Muchos Sistemas de informacin enc uen tran dificultades para
ser verdaderos apoyo 1
.. d
"

d .
.
s a a gesnon e las orgamzacrones, debido a un defic iente
esarru llo de la interfase hom bre-mqui na. Esla difi cult ad se expresa en progralI1a ~ q ue no fuero n diseiiados adec uadameme para interactuar CO Il el usuar io
debido, funda menta.lmente. a dos causas. La prime ra de ellas es e l desfa se entre
la forma en que el sistem a procesa la informac in, y la forma en que el hombre
Jl~()cesa en su men te la informaci n.S i no se comprende cmo la mente huma na
1" t'/.' ~a. se corre el riesgo de fon n ular programas que no favorezcan la cor nunica.c,lon entre -el hom bre y el si ~lema. La ot ra causa. se ge nera por e l descon oc ll11e~l~ que. los hombres de srsrema s tienen. en oca siones. sobre los procesos
adm.lIllstra llvos de las organizaciones . que los lle va a di sea r sistemas de iuformacin poco adaplados a sus nec es idades

'

Cuando se define a la organizacin como un sistema soclorcnlco signica que e n el di seo de la interfase hombre-mqu ina se debe tener en cuenta
tauro los ~OItrponcmes del sistema como las nec esidades de los hom bres q ue SOIl
sus usua nos.
.

Los sistem as d e in forma d .ill y 1:1 estr uctum de IlIs oq~alliLlldom's.

Cuando se trat etrema de los co mpo nentes de la orga nizacin. uno de los
presentaba cuatro elementos: Tarea s: Pe rsonal : Tecnologa:
r:struclUra. Estos cua tro ~olllpon~ntes tienen una fuerte interdependencia entre
SI de mod o q ue un camblo o modifi cacin e n uno de ellos prod uce efec tos pla~e~dos o nu .en los a iras. Por esto. cua ndo se est tratando el tema de sistemas
: iuforruacin y. es pecfica mente. el a nli sis de sis temas , hay (lile en focar no
so~() .los aspect os rel acionados con las tarea s y la tecnolog a. stnc tambi n los
referid os al perso na l y a la es tructura.

I~lodelos ,ton.lados

Tal comu
lo defi ni Mintzberg (1"9
' ) " cad a acnv
ivid

7
r ad IIUlllana orga nizada
-dcsdc la f~rtI:ac lll de cac harros hasta poner un hom bre e n la luna- da or igen
a.dos rcquennucntos fundamentales y Opues tos: la di visin del Irah:ljo en tre va~'~~ t:l r~as .1 desCtllllCar. y la coo rdinacin de estas rareas para consuma r la
actividad . La eHI" II {"f u /"(/ de 1111(/ organicaci u puede se r defi nidn simpl e/l/e
. no e
{ . 'di
;r.ll1e CUIIIO la .1"11111(/ totat de l as .[ormus. en IJIII' .l" t r.' " ,l~
~S I svunao (', ,,re
l {IJ ell'lI l es rarea
.
.
.
.f.Y luego es loguulo.
Sil coo rdnuci.n . ' 111"(' eJ/(/J tareas".

SIST EMAS ADMINISTRATiVOS Y S ISTE MAS DE INFORM ACI N,

Luego de definida la es tructura de una organizacin. ca da uno de slis

integrantes sabe qu es lo que debe hace r pero no e.lndo ni c mo hacerlo .
Mu chas de las respue stas so bre cundo y c mo hacer las tareas se obtienen.
espec ialme nte e n el nivel de operaciones. a travs del siste ma de informacin . e l
que tam bin define las actuaciones de varias tareas de los nivele s supe riores.
Como se desprend e del modelu presentado. au n c uando cada e leme nto puede
conceptualizarse en fo rma se parada. tamo el co ncepto de est ruc tura co mo e l de
sis tema dc informac i n persiguen un mismo fin. que es el de lo.rar una organiza cin efic iente que cumpla con sus obj etivos.
Un te ma de anlisis referido a la estructura y los siste mas de informacin
es si stos produ ce n cambios en aq uella. En ocasiones. Jos sistemas de informac in van a pod er combinar perfectament e con la es uuc tura origi nal de la org ani zaci n . conside rando que para disea r adecuados ssre mas de informaci n se
debe tener una idea cabal de la es tructura en la que ellos se as ientan: pero en
otras oportun idad es. e l Iactor tecnolgico y los cambios e n cienas tareas van a
forzar cambios en la estructura. es pec ialmente en los niveles ms bajos de la
organizacin. Un precepto de diseo organizacional dice que cuando se modifi ca
la tec nologa de operaciones. e l rediseo sigue un proceso de abajo hacia arriba.
es dec ir. desde los nive les inferiores hacia los superiores.
O tro mot ivo de anlisis es e l referido a la cent ralizaci n o descent ralizaci n de la au tor idad que puede trae r aparejado un sistema de informac in; s te
no define 'la ma yor o me nor cent ral izacin de una orga nizac in, puesto que se
puede n disear ta nto para incremen tar la ce ntralizacin como par a incre men tar
la descentra lizacin. Lo que s es un da to objetivo al respec to. es que dadas Ias
caractersticas del PED . las orga nizaci ones. si as! lo desea n. puede n te ner ahora
una mayor ce ntra lizaci n q ue antes, apoyadas y asistidas por los siste mas de
informacin computcdonzados .
Ad em s. en no toda s las organizac iones los siste mas de info rmacin. debida a su com ponente tec nolgico. impactan de la misma manera. Ha y org aniza c iones en las cua les los sis temas de informaci n co rnputadorizados repre sentan
la esencia misma de la org anizacin: co mpa as are as; hoteles: e mpresas investigadora s de crd itos. En co nsec uenci a, la manera en que la es truc tura de
una organizacin es modificada por los sistemas de infor macin tie ne qu e ver
con las respuestas a las siguientes preguntas las que. es pec ficame nte en cada
caso. ca da organizac in debe co ntes tar: Puede el sistema de informacin e liminar niveles j errq uicos? ,Permitir opera r la organizacin con menos gerentes y
empleados? 1Jism inuil' la cantidad de comunicac io nes escri tas y doc ume ntos?
Puede n de scentral izar el poder hasta los trabajadores de los niveles ms baj os
I
de medo de poten ciar capac idades perso nales?

140
Io:dilorl,,] (lunar IJ. H"J(ll/ j

...
SISTEMAS AD MIN ISTRATIV OS Y SISTEM AS DE INFOrl M ACl N

SISTEMAS A D~I IN ISJRAT IVOS

y SISTEMAS PI: INFORMACIN

l-ectums seteccionaam
El pr ul'C";()adm inistra tivo l'urllbia llt~
Los sis temas de informacin no pueden ser ignorados por los adlllinistrador~s
porque j uegall un papel crftico en las instiluciones actuales. los primeros SiMema.~ de
informacin de los cincuenlas erau Sistemas opera livos que aUloma lizaban procesos
co mo el de liSIado de .uistenci.u . A stos les siguieron los Sistemas gere nciales en los
setentas y los SistelllilS en el ~mbilo eSlralf gico de los OC henlas. Co mo los sistemas
prim itivos atacab an prind palmem<" cuestiones tf cnicas, los ad mi niMuoores podfan
darse el lujo de t.Ie1egar aUToridad en los lTa baja dores tecncos de nive les inferjOfes.
Pero como los SiSlemas actWlJ.eS afec tan de mallC'ra direcla cmo dec iden los adminis.
trat/on:s, cmo planean los direcli vos y'en muchos casos quf prod uclos y servicios
se prod ucen y'Cmo se producen, la respons.abilidad en los sistema s de infOfmacin
no puede ser dekg;H/a en quienes toman las decisionn tcnicas. En la act ualidad, los
sistemas de infonnacin jlJ(gan un pape l estratgico en la vida de la empresa.

I
tocenas de programadores de tie mpo corupe to, \Ina pa r va de 'OOS~ I[Or~S
rum anos, u............. u
1 d
diaute reces ce
ex tern os, div ersas mquinas (o com pu ~adorasd re IllO las~llfi',,"~e:Sd:l~~ 1Ic In instuu. .
)
mooblemelllc eter nos e usuanos
teleccmunicaclo nes y JI
fa ca rcuiar presta ciones y p lanes de
ciII: que emplean
La illronllaci6n,. en vez de localizarse
;:r la tescre rfa, se encuentra disponible para cientos de e mplca.:"s
Y ser con
. .
d
de las cua les es tan poderosa co mo as
vea co mputado ras de escmono. ca a :~na .
tual abarca I~ambios adnugrandes com putadoras de I~s $~len.la. este SIStenla oc
nistrativos al igual que los institucio nales .

peI\S10nesl~i::Jr:

1::n~ua~O~ed:~~ [~~:::~a~~

e . - "-- )

Leuden. K. . Y LaU"V" , .P. 1996 AdmitlislrocilI (le I(IS Sistemas de " rfom lUciim. J"
edicin. Mxico D . F., Pearson F..tJucacin.

El lluevo p:o~(t1e los sislemas de inromlafin en la 'elullr eSa

En la adua lidad exisle una nueva reb cin entre las instiluciones y los sistemas
de informacip n. Exis le uua' inleflk pelldencia creciente en la es traleg ia de negbc ios,
Jos roles y los procedim ientos flCN" una pane y el sofnwzu de los sistemllS de iufonuacin, el !lardware, los d.1[OS y las telecomunicaciones por el otro. Un COI mbio en
cualquiera de estos Compone mes a menudo implica ca mbios en los de ms. ESla Id a.
cin se vuelve n ilica cuando la adminiSlraci n planea para el fUluro. lo que una
empresa desea hacer demro de cinco aos depende a menudo de lo que Iris 5islema.~
ser~ n ca paces de /lacer.
Un seg undo cambio en la ~lacifl entre los sis temas de illformaci n y l.1s ins tituciones se deriva de la cornplej id.1d creciente y la visin de 10 5 proyec tos de Sislemas
y sus aplicaciolleS. El co nslruir Sislemas en 1.1 actualidad invo lucra a una parte mucho
mayor de la illStilucil1 que anteriormenle. Mielllras que los sistemas primitivos pro.
dud an en general cambios l~cnicos que afect aban .1 f'OC .1S personas. los SiUelll.1S
actuales traen cu nsigo ca mhios adminislrativos (quin tiene qu illfon nacill. so bre
quin, c undo y C mo y qu tan frecuenlem ellte) '1 camhins ill5litucinnales "e n el
coraron mismo" (quf prOl! uclos y servicios se producen. bnjn que cOlldicinnes y por
quines ).
En los Ciucuenlas. un sislem.1 cOInJluladoriu do de nmi na involucraba a 105
empleados de la lesorerla. a unos t uamos progrilllladores de tiempo parcial, 11 11 solo
programa, una so la lI1~(luilla y Un os cuanto s emple ados. El camhio de un sistema
manual a uno COlllpllladoril.1do file en gran medida tcnico. El sislemll de computado,
ra 5errcillmnCnl~ uutotnutiznbn un proceso 'la e:>; isleme. En conlrnsle. el SiSlclII.1 ime:
grado actual de recursos humano s (que incluye al proceSllmient o de la nm ina) puede
involucrar a las prillcip.1les divisiones de la co rporecten, al departamento de recursos

J orll:r Hob r r lo Vo lpr lllrsla

~:dilorial

Olmo' l1. lIu) " I/;

2H

S I~nH.1I\S AOMINISTKAIWOS y S ISTEMAS pE INI'OKMACIN

SI:>1l ;:MAS ApMINIST ltATlVOS )" SIST EMAS DE INFORMACi N

lllllhif n so n mucho ms COO IOSOS y, en co nsecuencia, se les debe orientar co n sumo

cuidado. En relacin co n loo anunciantes, los comereialiaadorea du ectos sacr ifican la
cobert ura en bene ficio de In riqueza. El vendedor que expone sus ;lfgumenlOs reptesema el ms alto nivel de pelSonalizncill. di logo y erupat a, pero s lo puede hacerlo
con 1111 cliente II la vez. De este modo, la mezcla de lIU:rcad(lleCllia CUllsisle en la
asignacin de recursos de informacin a lo largo de la lnea trazada por el dilema entre
riqueza y cobert ura.

ni:nr la rnercud otec nia. las cade nas de s uminis tro, la organiz acin y los lmite s de la
empresa.
_

L.Js compradores estn suje tos al mismo tlilema y deben adaptarse a l. Estolos
obliga a segu ir un orden jer rquico en sus bsque das . Deben abrirse ca mino desde
fuen tes de informac in de: amplia cobe.nuralcscasa riqueza (co rno el direc torio telefnico, que slo ofrece informac in de contacte pero cubre a un ex tenso universo de
vend edo res ] haSla Iuent es de abundante riqueza/reducida cobert ura (co mo un veudWr, el cual o frece a un solo cliente illfgrmacill sumamente delallada, inle13l;liva y
1~l so na li z.ad a sobre ulla limil3tl a gama de produ ctos). Para los con sum idores, el
!:"olloci mienlo de una marca con stituye un dep sito de inlilUna cilI tle abendaute
riquClalreducida co bertura, lo que les evita la laboriosa larea de: la bU~ ueda .ic'r.:lirqui.
ca. ...
Asllllf lr lb dt 11I fon lladn

En todos los conte xtos, el dilema entre riqueza y co br:n ura genera asilllelria s de
illfOl lll.ll;il1, iiiferencias de conocrmemo entre personas o c"mpaCas (lue i ll f1 u~n en
i u poder de negociac in ....
El di lem a entre riqueza y cobe rtera se basa en la n slencla de canales de iuformacin; infraeStruct uras fisicas o patrones de comportamielllU (Iue lil1l ilall la circ ula.
ci n de la informac in. Si n embargo. la exiSlencia de Cllnlles implica que hay quienes
guzall de acceso privilegiado a e1100 y quienes tienen vedado ese acceso; es decir, los
canales implica n asi rnelras. Il:Jbd quienes slo puedan obtene r illforma n rica en
conteudo a lravo!s de un iutennediario, el cual dispone de acceso al u nal y ex uae
~alur Jc la exclusivitlad de la informacin. La eliminacin del tlilema de nquezwccbertnrn supo ne el o frecimienlO de acceso uulvers al al canal y. en consec uencia, la des.
aparicin de la asimetra.
Esto es precis amente lo que eSl comenzando a ocurrir. En la actualida d las
redes dil!'i lales pennne n a un gra n nume ro de personas intercnmhiar iuformaci6n sumamente rica . Esln e{luivale al despla zamiento, y supresin en algu nos casos, del
J ilem a de r;queza!coben ura. El hecho de 'l ile la il1 furmad n pueda viajar pUf s sula y
de (IUf;: ya se cuente con normas es tablecidas que hacen posible ' lile cualquier pe rsc na tcug u acceso a esa Infurmacin signific a que ya es (a!:"tiille disponer al mis mo
tiempo de riLj uezu y cobe rtura. La desap aricin del dil<"ma entre rilluezil y col~ rl ll ra
l'SI creamJo una llueva econcnua de la illfurmacin. y con 1;. dC3 nl'ilricil\n se han ldn
I,rlllhif n los [lillrOIll:S de cu nrpurl;lInieulU, las ustirucione s y las ilsim"'lrfas que dcn .

.... dacnos, M ~xico D. F., Oxford Univers ily

" lmulo C'II '"
Evans, P. y wu mer, T. S. 2000_l'A
Press.

Gua de autoevoluaci n
1) De una o rga n iza ci n que Ud . conozca. a nali!:"c. ~ i S\: i n l~nt inco rpora r ~

lo s sistemas lnforruales dentro del s iste ma de mfonnacin, y de ser a SI,

cl no ~ l o llal~cllo.

2) C u les son lo s moti vos q ue permite n a firma r que posee r so lo ~n procesamieu ro electr nico de da to s no es sinni mo d e c o ntar con UII Siste m a de

informa ci n?
3 ) C u les so n los mot ivos q ue pe rmiten afirma r que P?see.r slo un ~r~~
sa rnie n to de las trans acciones ruti narias de una o rgani zac i n no es smommo de ccotar con un siste ma de in formacin?
.
4 ) . Por q u no e s pos ib le ex plica r un siste ma de informaci n a pa rt Ir d e la

~escripci6n

d e s us componentes sic o s excl usiva me nte'?

.
'
. .60
5 ) Ident ifiq ue co ncretame nte e n un a org~. n 'lzac
l . q ue conozca las fun cione s
.
bs ic as q ue d e sa rrolla s u sistema d e informa ci n.
li
d
lo
s
s
iste
ma
s
de
p
roce
sa
rmento
6) Es table zc a tres ca ractensnc as su reme s e
de u cnsa cclone s .
7 ) De sc riba tre s ejc m plos de decisio ne s q ue pued en se r a poyad a s po r u n

sis tema de informacin admini strutiva.

8 ) C m o e s pos ible de sc rib ir la e struc tura Fsica d e UII sis te m a d e in fo r ma c in ?

.
9 ) C u les serfa u los mo tivo s po r los cuales en "". PyMO r~/su lta fac tible
conta r c o n un s is tema d e in for m acin totalmente tm eg rad o.

Editurlal Uu'''' ' 11. /(uyuui

'"