1.

- Origen y antecedentes
La creacin de las unidades de Organizacin y Sistemas se vincula a los
esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer
ms eficiente, circunstancias que remontan a 1821y al establecimiento del
proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965.
Todas las denominaciones asociadas a organizacin y sistemas,
persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para
lograrlo, emplean mtodos reglamentados y fundamentados en las
enseanzas cartesianas de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo
basado en no considerar nada como verdadero (la duda sistemtica) a
menos que no sea reconocido como tal en toda evidencia.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar
la administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas
en el sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de
la estructura como del funcionamiento.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes:
Se refiere a su origen y formacin y otra concerniente a su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, fecha en la cual se da
inicio a la creacin de los departamentos administrativos y termina con la
instalacin de las unidades de Organizacin y sistemas en toda la
administracin.

2.- Definicin
Para Gmez (1998), la organizacin es un proceso encaminado a obtener
un fin. Fin que fue previamente definido por medio de la planeacin. En otras
palabras organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas y

despus coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actu como
una sola, para lograr un propsito comn.
Dentro de este marco de ideas, la organizacin es la estructuracin
tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social
con el fin de lograr mxima eficiencia en la realizacin de planes y objetivos.
Por otro lado segn el mismo autor, afirma que el sistema es una red de
procedimientos relacionados entre s y desarrollados de acuerdo con un
esquema integrado para lograr una mayor actividad de las empresas..
En otras palabras, el sistema es un conjunto de elementos conectados
entre s para realizar un fin o una meta, o una serie de funciones, actividades
u operaciones ligadas entre s ejecutadas para un conjunto de empleados
para obtener el resultado deseado.

Tipos de sistemas

Mecnico

Ciberntico

Aspectos importantes como modelo de

organizacin
Desgaste en los puntos de contacto entre piezas o
de enlace entre las partes, necesidades de
lubricacin y reajuste de recuperacin o
sustitucin de piezas.
Proceso y mecanismo de retroalimentacin
,correccin de desviaciones

Abierto

Abertura para el medio externo, influencia que

recibe del medio, transacciones o intercambio con
el medio

Fsico

Existencia de un campo de afuera , situacin de

equilibrio estable o inestable, relaciones de causaefecto

3.-Naturaleza de las funciones de la unidad de organizacin y sistema

Dentro de una organizacin las funciones de las diferentes unidades se

encuentran agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de lnea, en
consecuencia la oficina de organizacin y sistemas tambin puede ser
clasificada atendiendo los mismos aspectos.
Considerando la opinin de varios autores la unidad de organizacin y
sistemas debe tener una funcin de carcter asesor, sin embargo se
presentan situaciones especiales dentro de una organizacin en las cuales
pareciera determinante la necesidad de que sta ejerciera dentro de la
institucin un carcter ejecutivo.

4.-Caractersticas de anlisis de organizacin y sistema

Cuando se hace un anlisis sobre la organizacin se debe realizar una
recopilacin exhaustiva de algunos aspectos (a modo de informacin) que
genere propuestas, ventajas y desventajas para mejorar el sistema
administrativo; aunado con la estimacin de costos y presupuestos de los
recursos humanos, financieros y/o materiales. El sistema para realizar este
tipo de anlisis se puntualiza a continuacin:

Conocer el hecho o la situacin que se analiza.

Describir tal hecho o situacin.
Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del

hecho especfico en estudio.

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido,
haciendo comparaciones y buscando analogas o semejanzas.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en
cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se
trabaja.
Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y
Polticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente
laboral.

5.-Perfil del analista de organizacin y sistema

Los analistas, como se les conoce al personal que labora en rea de
organizacin y sistema, se encargan de recopilar y analizar informacin con
el fin de presentar soluciones alternativas ante problemas o dificultades;
adems de proponer la constitucin de tales modificaciones.
Desde este punto de vista, los analistas deben poseer la capacidad de
expresarse y redactar con claridad, presentar informes y poder trabajar en
equipo.
Debe poseer conocimientos acerca de la teora de la administracin y de
la organizacin, anlisis y elaboracin de organigramas, diagramas de flujo y
distribucin de espacio.

6.-Tipos de organizacin y sistema

a) Organizacin Lineal o Militar
La organizacin lineal significa que existen lneas directas y nicas de
autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ah su formato
piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su rea de
competencia,

pues

las

lneas

de

comunicacin

son

estrictamente

establecidas. Es una forma de organizacin tpica de pequeas empresas o

de etapas iniciales de las organizacionales. Requiere mayor facilidad en la
toma de decisiones y en la ejecucin de las mismas, es claro y sencillo y se
utiliza en las pequeas empresas

b) Organizacin Funcional o de Taylor

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera

que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor nmero
posible de funciones.

c) Organizacin Lineo- funcional

Es una combinacin de Organizacin Lineal y Funcional
Lineal: la responsabilidad y autoridad se transmite a travs de un slo jefe
para cada funcin especial.
Funcional: La especializacin de cada actividad en una funcin, es ms
aplicable en las empresas.

d) Organizacin lineal Staff

Es el resultado de la combinacin de los tipos de organizacin lineal y
funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de
organizacin y reducir sus desventajas. Algunos autores la denominan
organizacin del tipo jerrquico consultivo.

e) Organizacin matricial
Consiste en combinar la departamentalizacin por productos con la de
funciones, se distingue de otros tipos de organizacin porque se abandona el
principio de la unidad de mando o de dos jefes.

f) Organizacin divisional

Utilizada por grandes organizaciones que han crecido diversificando sus

productos o sus mercados. Utiliza la departamentalizacin en base a
productos, reas o clientes.

g) Organizacin por comits

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de
personas que se renen para discutirlos y tomar una decisin en conjunto.

h) Organizacin por equipos de trabajos

Es la actividad ms delicada con la que se enfrenta un Director de
Proyecto, y en la que ms debe demostrar sus capacidades.

i) Organizacin virtual
Se refiere a una estructura que promueve la realizacin de alianzas
temporales entre personas, instituciones y empresas con el propsito de
realizar tareas especficas enlazadas mediante el empleo de las tecnologas
de la sociedad de la informacin, siguiendo esquemas que reducen los
costes y facilitan el acceso a las capacidades y recursos de las partes
involucradas.

j) Organizacin por redes

Es un modelo de organizacin vigente en una compaa, y su conversin
en un modelo adaptado a las nuevas tecnologas y con capacidad de
aprovechar al mximo las ventajas de una organizacin en red, suponen
establecer unas reglas del juego distintas a las actuales.

7.- Clasificacin de los tipos de Organizacin y Sistema

Segn su estructura
a) Organizacin Formal: Para que la organizacin funcione debe disear
reas, sectores y departamentos en los que se concentrarn funciones y
tareas. Cada uno de ellos se vincula con los restantes a travs de canales
de comunicacin, conformando una estructura planificada con distintos
niveles de jerarqua, autoridad y responsabilidad.
b) Organizaciones Informales : Si bien toda organizacin requiere una
organizacin formal, previamente planificada y diseada, coexiste con ella
otro tipo de organizacin no prevista ni requerida, que surge como
consecuencia de relaciones personales y de amistad entre sus
integrantes, grado de interaccin de los mismos, intereses comunes,
intereses comunes, existencia de lderes naturales, fallas de la
comunicacin, etc., denominada organizacin informal.
Segn su objeto
a) Organizaciones Pblicas: Estn formadas por un conjunto de
organizaciones e instituciones que se encargan de gestionar los recursos
del Estado en tres niveles -nacional, provincial y municipal-, su principal
objetivo es el bienestar de la sociedad.

b) Organizaciones Privadas: Estn representadas por particulares, y los

objetivos pueden ser de diversa ndole, o sea que sus actividades pueden
ser de lo ms variadas: industriales, extractivas, de servicios.
Segn su relacin con el ambiente
a) Organizaciones abiertas: Son aquellas que permanentemente se
encuentran en contacto con el ambiente externo a travs de los
consumidores, proveedores, competidores. Al ser ste uno de sus
objetivos, al interactuar obtienen informacin vlida para la toma de
decisiones, mejorando, cambiando o creando nuevas propuestas a fin de
mantener la vigencia de la organizacin.
b) Organizaciones cerradas: Actualmente por lo general no se concibe a
una organizacin que no tenga conexin con el ambiente externo.

Segn su finalidad
a) Organizaciones con fines de lucro
b) Organizaciones sin fines de lucro
Segn su lnea de mando
a) Organizaciones verticales
b) Organizaciones horizontales

Segn la reglamentacin vigente

a) Organizaciones legales
b) Organizaciones ilegales