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CONTENIDO
CAPITULO 1................................................................................................................................ 3
INTRODUCCION......................................................................................................................... 3
CAPITULO 2................................................................................................................................ 4
DESCRIPCION GENERAL.......................................................................................................... 4
CAPITULO 3................................................................................................................................ 7
INGRESO AL SISTEMA............................................................................................................... 7
EXPLICACION DE LOS MODULOS............................................................................................8
1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES)...............................................9
1.a PLAN DE CUENTAS............................................................................................................. 9
OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS.......................................15
1.b. CDIGO DE ANEXOS........................................................................................................ 16
1.c. TABLAS GENERALES.........................................................................................................18
1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO........................................................................................... 31
1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9...................................................................32
1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES.............................................................34
1.g. TABLA DE CONSOLIDACIN ASIENTO DE CIERRE....................................................35
1.h. MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS.............................................................................36
1.i. TABLA INDICES INFLACION............................................................................................... 37
2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES..............................................................38
2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION..............................40
2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION................................44
2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS...........................................................47
2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS...............................................................58
2.e REGISTRO DE COMPROBANTE DE HONORARIOS.......................................................64
2.f. REGISTRO DE COMPROBANTE DE BANCOS.................................................................66
2.g. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES...........................................................69
3. MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE...............................................75
4. MODULO DE EMISION DE REPORTES...............................................................................77
5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS................................................................................84
6. MODULO DE PRESUPUESTO.............................................................................................. 86
7. MODULO DE CONCILIACIN BANCARIA..........................................................................88
7.1 CONCILIACION BANCARIA............................................................................................... 88
7.2 REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA.............................................................................93
7.3 MOVIMIENTO DE DATOS................................................................................................... 95
7.4 COPIA DE SEGURIDAD...................................................................................................... 95
7.5 PDT SUNAT........................................................................................................................... 96
7.6 COA SUNAT........................................................................................................................ 96
7.7 REPORTES VARIOS........................................................................................................... 97
8. MODULO DE UTILITARIOS.................................................................................................. 97
ASIENTOS AUTOMTICOS................................................................................................ 103
A. PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO.................................103
B. PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52...............................106
C. AJUSTE POR INFLACIN.................................................................................................. 109
RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA.................................112
CAPITULO 4............................................................................................................................ 113
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS.......................................................113
CAPITULO 5............................................................................................................................ 114
ANEXO 1.................................................................................................................................. 114
EJEMPLO DE COMPROBANTES............................................................................................114
ANEXO 2.................................................................................................................................. 116
CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS....................................116
DICCIONARIO DE DATOS..................................................................................................... 117
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CAPITULO 1
INTRODUCCION
El presente documento tiene por finalidad servir como gua en la administracin y operacin del
sistema de Contabilidad General, CONCAR Versin Visual.
La metodologa aplicada, est orientada a brindar la informacin necesaria que permita una
comprensin adecuada tanto al personal especializado como al usuario final.
El sistema ha sido desarrollado utilizando las ltimas tcnicas de procesamiento de datos que
incluyen las siguientes caractersticas:
A) Diseo modular mediante el uso de mens que permite gran facilidad de operacin por el
usuario final.
B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema,
descentralizando as las funciones operativas del centro de cmputo.
C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual
le permite alimentar y obtener informacin en tiempo real.
Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con los
cambios que pudieran afectar al sistema, sea por cambios en la legislacin vigente o por
cambios en la poltica de la empresa.
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CAPITULO 2
DESCRIPCION GENERAL
El sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por el rea de
Contabilidad, en la elaboracin de los libros contables, balances y estados financieros.
posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la
toma de decisiones por la Alta Direccin.
La concepcin del sistema se basa en la informacin que soportan las diferentes bases de
datos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados
con la informacin variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que
se obtienen.
Las caractersticas principales del sistema son las siguientes:
Los Estados financieros , libros y reportes de anlisis de cuentas son emitidos en moneda
nacional y dlares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional.
Se puede emitir informacin por centros de costos o departamentos de las cuentas de ingresos
y egresos. El cdigo de centro de costo puede tener 6 dgitos o letras.
El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultnea sin
tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo
obtener la informacin oportunamente.
-4-
Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente
codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automticamente. Posteriormente
los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser
adjuntados al documento original. Tambin se puede registrar comprobantes previamente
codificados y con numeracin manual.. El sistema efecta la validacin de datos conforme se
van registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que
cuadre pudindose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automticos.
EMISION DE CHEQUE-VOUCHER
Permite incorporar con una opcin los asientos contables automticos producidos por otros
sistemas auxiliares computarizados , para evitar la digitacin.
Los comprobantes pueden ser ingresados en dlares, moneda nacional u otra moneda, segn
la moneda original de la operacin y el sistema los convierten a moneda nacional y dlares de
acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o segn el tipo de cambio en particular que se
desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efecte la conversin de un
comprobante.
Existe la opcin para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo,
mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecucin en base a los movimientos contables
automticamente.
-5-
Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite un
significativo ahorro de papel y de tiempo de impresin ya que solo deben imprimirse los
reportes definitivos y no los borradores. Toda las bases de datos pueden ser consultadas
amigablemente.
Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarlo
en pantalla permitiendo de esta manera disponer de informacin de meses anteriores para la
Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo.
El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDT
de Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrn ser exportados
al diskette del PDT.
-6-
CAPITULO 3
INGRESO AL SISTEMA
En el escritorio de Windows en cada estacin se ha creado un icono
haciendo doble click con el mouse.
CONCAR80. Se abre
-7-
-8-
c) Tablas Generales
d) Tipos de Cambios
e) Tabla de Transferencias de la 6 a la 9
f) Tabla de Numeracin de Comprobantes
g) Tabla de Asientos de Cierre
h) Mantenimiento Cuentas Bancos
i) Tabla de Indices de Inflacin
1.a PLAN DE CUENTAS
La base de datos del PLAN DE CUENTAS es usada para describir las cuentas contables del
sistema, cada una con sus propias caractersticas. El cdigo de cuenta puede contener hasta
ocho dgitos, el usuario deber definir la cantidad de dgitos a utilizar segn sus necesidades y
proceder a crear las cuentas en base a la longitud definida. Es recomendable que todas las
cuentas tengan una longitud uniforme, pero no es una norma obligatoria. No es necesario que
la cuenta tenga muchos dgitos ya que existen los Cdigos de Anexos (8 caracteres para
identificar clientes, proveedores, empleados y otros que se requiera) y el Cdigo de Centro de
Costo (6 caracteres para identificar gastos por departamento, planta u otro que se requiera)
que son datos complementarios. Las cuentas a dos y tres dgitos deben usarse como ttulos
(Tipo X), ya que existen algunos reportes que emiten informes a ese nivel, pero si el usuario los
desea tambin pueden definirse estas cuentas para registrar los movimientos. Adems, cada
cuenta contiene datos que son usados por el sistema para indicar ciertas caractersticas de
validacin para efectos del ingreso de asientos as como para emitir reportes.
El Plan de cuentas es la matriz principal del sistema por lo cual se sugiere meditar bien sobre
los datos a registrar porque de estos depender la exactitud de la informacin.
Se recomienda tener especial cuidado en la asignacin de los datos de cada cuenta para evitar
distorsiones en la informacin que emita el sistema. Esto especialmente en los de TIPO DE
ANEXO, NIVEL DE SALDO y DOCUMENTO DE REFERENCIA, ya que con estos datos el
sistema proporcionar informacin de saldos de anlisis de cuenta (documentos pendientes)
Si se desea modificarlos dentro de un ejercicio contable, debe analizarse los efectos pues los
datos registrados en los meses anteriores puede perderse para efectos de Anlisis de Cuentas.
Deben crearse cuentas separadas de clientes, proveedores y bancos para soles u dlares para
facilitar el trabajo posterior de ajustes por diferencia de cambio y control de documentos
pendientes.
-9-
Descripcin
El cdigo de cuenta contable puede contener
hasta 8 dgitos. Los ttulos de las cuentas debern
tener dos o tres dgitos.
DESCRIPCION
La descripcin de la cuenta
TIPO DE CUENTA
- 10 -
V = Gestin varias
O = Orden
La asignacin del tipo de cuenta depende del tipo de
plan de cuentas que se use o del tipo de empresa
(financieras, seguros, cooperativas, industriales,
comerciales, servicios).
En el plan de cuentas para empresas comerciales,
industriales o servicios normalmente el tipo es:
Las cuentas de la clase 1 a la 5 son cuentas de
activos, pasivo y patrimonio.
Las cuentas de la clase 60,61,62,63,64,65,68,
71,72,78,79,8X se pueden considerar como de
gestin varias.
Las cuentas 66,67, 69., 70,73,74,75,76,77 pueden
considerarse como de Ganancias y Prdidas.
Las cuentas de la clase 9 se pueden definir como de
gestin varias para Costo de Produccin o de
Ganancias y Prdidas para Gastos de Adm. Vtas. y
Financieros.
NIVEL DE SALDO
TIPO DE ANEXO
- 11 -
C
Clientes
T
Personal
P
Proveedores
V
Varios
Un espacio en blanco indica que no requiere cdigo
de anexo. Por ejemplo, para las cuentas 121 y 123 se
puede asignar el tipo de anexo C, y al registrar un
movimiento contable para cualquiera de estas
cuentas el sistema pedir en forma obligatoria que se
digite el cdigo del cliente (anexo).
TIPO DE ANEXO REFERENCIAL
CENTRO DE COSTO
DOCUMENTO REFERENCIA
FECHA VENCIMIENTO.
- 12 -
AREA
REGISTRO DE LA CUENTA
MONEDA DE REFERENCIA
CUENTA AJUSTE
CONCIL. BANCOS
CUENTA CARGO
CUENTA ABONO
- 13 -
FORMATOS ALTERNOS
FORMATO DE INGRESOS Y GASTOS Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos de
la
TABLA GENERAL 71 el cual nos servir para
emitirlos en los reportes de ingresos y gastos.
FORMATO DE COSTOS
- 14 -
- 15 -
15202505
21168319
AME01
Alternadores S.A.
Alianza Motor S.A.
American Machine CO.
Clientes
21168319
99145236459
Chasis
123456789012345678
ABC543210123456VB
COMPOSICION DE ANEXOS
- 16 -
TIPO DE ANEXO
ANEXO
DESCRIPCION
REFERENCIA
RUC
MONEDA
ESTADO
V = Vigente o A = Anulado
Los datos complementarios sirven en su mayora para identificar los datos de los servicios
contratados (Profesionales, empleados etc.) para generar luego el archivo del PDT de
Honorarios solicitado por la SUNAT.
- 17 -
EJEMPLO
- 18 -
CDIGO
00
01
02
04
05
90
99
DESCRIPCION
Asiento inicial (de apertura)
Caja
Bancos
Registro de Compras
Registro de Ventas
Carga inicial de conciliacin bancaria
Asiento de Cierre
DESCRIPCION
Soles
Dlar
DESCRIPCION
Gerencia General
Gerencia Administrativa
Departamento de Contabilidad
Departamento de Computo
Tienda Miraflores
Tienda San Miguel
El sistema solicitar este dato al registrar los movimientos contables para aquellas cuentas del
Plan, que tengan el respectivo indicador "S" de Centro de Costo.
La utilizacin principal del este dato es para obtener los CUADROS DE COSTO, los cuales se
emiten agrupados por centro de costo. En los Reportes por Centro de Costo se pueden
consolidar varios centros por el primer dgito.
Este dato tambin servir para efectuar la transferencia automtica de las cuentas 6xx a la
9xx, segn lo indicado en la Tabla de Transferencia, cuando la contabilizacin se realiza por la
clase 6.
- 19 -
DESCRIPCION
BV
FT
LT
NC
ND
RC
RH
TK
BA
Boleta de Ventas
Factura
Letra
Nota de Crdito
Nota de Dbito
Recibo Serv. Pblicos
Recibo de Honorarios
Ticket
Boleto areo
01
02
03
04
05
06
07
08
09
03
01
07
08
13
02
12
05
DESCRIPCION
Bancos (no modificable)
Clientes
Personal
Proveedores
Varios
DESCRIPCION
ACTIVO CORRIENTE
- 20 -
1101
1102
1199
2000
2100
2108
2199
3000
3101
3101L
3110
3899
3999
Caja y Bancos
Cuentas Corrientes
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
Cuentas por Pagar Comerciales
TOTAL PASIVO CORRIENTE
PATRIMONIO
Capital Social
**(Ojo , deja lnea en blanco)*
Resultado del Ejercicio
TOTAL PASIVO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 00 , corresponden a ttulos y no deben ser asignados a
cuentas.
Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 99 , corresponden a totales y no deben ser asignados
a cuentas.
Los cdigos cuyos ltimos 3 dgitos son 999, corresponden a totales de Activo (1) , Pasivo (2) y
Patrimonio (3).
El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como cdigo el 3110 en forma fija.
Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato
agregndole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del
formato agregndole la letra "R".
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada
rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL". En las posiciones 57/60 , se
podr indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando
el saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso de
sobregiros bancarios o anticipos a proveedores.
TABLAS Nros. 11 y 13 - FORMATO DE GANANCIAS Y PRDIDAS
Es el cdigo que permite clasificar estructurar los Cuadros de Ganancias y Prdidas.
Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de
determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.
EJEMPLO
CDIGO
1000
1001
1002
1099
1101
1109
1201
1201F
DESCRIPCION
VENTAS
(SUBTTULO)
Ventas
Ingresos Financieros
TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)
Costo de Ventas
TOTAL COSTO DE VENTAS
UTILIDAD OPERATIVA
1009,1109
(FRMULA)
- 21 -
sumando
Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posicin 40 "-" , indicar que el
resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.
Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato
agregndole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del
formato agregndole la letra "R".
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada
rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL".
TABLA Nro. 12 FORMATO DE COSTOS
Es el cdigo que permite clasificar estructurar los Cuadros de Costos. Esta clasificacin se
basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un
rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.
EJEMPLO
CDIGO
DESCRIPCION
0001
0002
0003
Alquileres
Gastos de personal
Tributos
DESCRIPCION
Cheque
Entrega
Nota de Abono
Nota de Cargo/Dbito
Extorno abono
Extorno cargo
Debe/Haber
H
D
D
H
D
H
APERTURA
TRANSFERENCIAS
COBRANZA A CLIENTES
OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION
PAGOS A PROVEEDORES
PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES
OTRO INGRESO DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIN
- 22 -
110
120
130
160
170
DESCRIPCION
COMPRAS
CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS
SALDAR
TRANSFERIR
OMITIR
INGRESOS BANCOS
EGRESOS VARIOS
- 23 -
DESCRIPCION
121001 FACTURAS POR COBRAR
421001 FACTURAS POR PAGAR
25
Subdiario
76601
Cuenta de Ganancia
67601
Cuenta de Prdida
Cuentas por regularizar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el
formato CTAXX. Las cuentas deben tener Nivel de saldo 3 y documento de referencia en "S" en
el Plan de Cuentas.
TABLA Nro. 56 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS
Permite registrar los parmetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que se usarn en el
programa de Registro de Comprobantes de ventas. La descripcin detallada esta el anexo
correspondiente.
TABLA Nro. 58 PARMETROS PARA EL AJUSTE AUTOMTICO DE DIFERENCIA DE
CAMBIO
En esta tabla se codificarn los cdigos datos necesarios para el proceso de ajuste de
diferencias de cambio
EJEMPLO
CDIGO
CTA01
CTA02
SUB
XGA
XGP
XMON
DESCRIPCION
121001
421001
26
76601
67601
UZ
(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del da del mes para efectos del ajuste
FASB.
Cuentas por Ajustar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato
CTAXX. Las cuentas deben indicarse con el tipo de cambio a usar (M = Compra , V = Ventas.
Posicin 10 ).
TABLA 60 CONCEPTO GIRO DE CHEQUES AUTOMATICOS
En esta Tabla se configurarn los conceptos de giro de cheques automtico para ser utilizado
en la opcion de Comprobante de Cheques Automtico.
CLAVE
DESCRIPCIN
CON01
CON02
1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60
42101
D
FACTURAS SOLES
42102
D
FACTURAS DOLARES
- 24 -
CON03
38101
RENDICIN DE CUENTA
DESCRIPCION
VENTAS
(SUBTTULO)
Ventas
Ingresos Financieros
TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)
Costo de Ventas
TOTAL COSTO DE VENTAS
UTILIDAD OPERATIVA
1009,1109
(FRMULA)
DESCRIPCIN
AUTO S
(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas en el archivo de
cuentas automticas, en caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso
contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. Util para los reportes
- 25 -
MEMOPM
S
(Nos indica si el sistema va a optimizar la memoria en el proceso de consolidacin, en caso de
considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura esta
clave el sistema asume por defecto S)
MONPRE
US
(Parmetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto el sistema
asume US (Dlares) , para especificar en Moneda Nacional se configura MN.
PRN
LPT1
(Asigna el puerto de impresin para imprimir en modo MS-DOS, opcin de texto en la pantalla
de dilogo de la impresin)
CTAAXXXX
S
(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas para el balance, en
caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura
esta clave el sistema asume por defecto S. XXXX viene a ser el cdigo de la compaa)
COS
S
(Parmetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulacin de centro de costos.
Este proceso es til para todos los reportes de centros de costos. Se especifica S para generar
este proceso, en caso contrario N. El sistema asume por defecto N.)
Se especifica en la descripcin en la columna 58 el parmetro TOD para parametrizar a
cualquier cuenta el flag de centro de costo.
NUMLIB
N
(Permite digitar el nmero de comprobante libremente sin ninguna validacin de mes para el
nmero del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripcin. El
sistema asume por defecto N.)
EJER
MMMM
(Permite establecer el ejercicio contable desde un mes especifico a otro por un periodo de
doce meses. Ej 0403 (Abril2000-Marzo2001) No es necesario especificar este parmetro si se
trabaja desde Enero a Diciembre.
APET
S
(Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es N , en este caso el
sistema considera como cuentas de balance las que sean menores a la clase 6)
TABLA Nro. 94 PARAMETROS DE VENCIMIENTOS
Esta tabla se configura para emitir el reporte de antigedad de deuda ubicado en el mdulo de
reportes varios de Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE). Las claves que comienzan con COB son
las cuentas por cobrar a considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son las cuentas
por pagar. RPVE viene a ser la proyeccin de das de documentos por vencer y RVEN es la
proyeccin de das de documentos vencidos.
EJEMPLO
CODIGO
COB01
COB02
COB03
COB04
PAG01
PAG02
PAG03
PAG04
RPVE
RVEN
DESCRIPCION
12101
12102
12301
12302
42101
42102
42301
42302
030,060,090
030,060,090
- 26 -
DESCRIPCIN
1......5......10......15......20....25.....30.....35.....40.....45....50....55....60
CTAN
CTAR
DECF
SUBB
SUBF
SUBN
79888
89888
3
87
88
89
USO
08 Tipos de cuenta
Plan de cuentas
09 Nivel de saldo
Conciliacin bancaria
Conciliacin bancaria
Registro de comprobantes/Proceso
Mensual
18 Estado de la cuenta
19 Registro de la cuenta
Asiento de cierre
90 Descripcin de mes
Emisin de reportes
- 27 -
AO / MES
CAMBIO COMPRA
CAMBIO VENTA
transferencia automtica.
DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS
CENTRO DE COSTO
CTA CARGO
Cuenta de cargo
CTA ABONO
Cuenta de abono
FACTOR
- 29 -
Lavado
Corte
Planta elctrica
Gerencia
Contabilidad
Ventas
CARGO
900001
900001
900001
910001
910001
910001
920001
ABONO FACTOR
799001
799001
799001
799001
799001
799001
79900
100
100
090
010
100
100
100
C.COSTO
201
202
101
102
103
DEBE
HABER
100
150
300
200
500
1250
100
150
300
200
450
50
Porcentual
Porcentual
1250
En este ejemplo la 671001 no es necesario codificarla con centro de costo ya que su traslado a
la clase 9 se puede indicar directamente en el Plan de Cuentas.
1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES
En esta Base de datos se muestran los Subdiarios y el ltimo numero de comprobante
generado en forma automtica por cada ao/mes. Esta Tabla se actualiza automticamente al
registrar los comprobantes con numeracin automtica, pero puede ser modificada cuando se
requiera. Por ejemplo si se desea igualar con la numeracin manual.
- 30 -
Cdigo de Subdiario
AO / MES
PERODO
COMPROB.
ltimo
numero
automticamente.
de
comprobante
generado
- 31 -
Numero de secuencia
DESCRIPCION
COMPROBANTE
Numero de comprobante
automticamente.
O(Opcin)
Alt+C=Creacin,Alt+M=Modificacin
Alt+E=Eliminacin,Alt +R=Revisin,
Alt +F=Finalizar
SC (Secuencia)
OPERACIN
CUENTA
Cdigo de la cuenta .
Puede indicarse con todos sus dgitos o en forma
genrica.
Ejemplo de genrica 70X , incluye todas las cuentas
que sus 2 primeros dgitos es 70. En estos casos
debe existir en el Plan de cuentas la cuenta 70 como
tipo Titulo.
CUENTA RECEPTORA
que
se
producir
- 32 -
CODIGO DE ANEXO
DESCRIPCION DEL BANCO
NOMBRE DEL BANCO
NUMERO CUENTA
MONEDA
CUENTA CONTABLE
- 33 -
- 34 -
COMPROBANTE
010001
010002
020001
010001
010002
020001
MES
01
01
02
01
01
02
- 35 -
SUBDIARIO
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
MONEDA
GLOSA
- 36 -
TIPO CONVERSION
TIPO DE CAMBIO
SITUACION
TOTAL COMPROBANTE
FECHA DE CONTROL
HORA DE CONTROL
USUARIO
- 37 -
CUENTA
ANEXO
COS
IMPORTE
DOCMTO
- 38 -
FEC.VEN
ARE.
GLOSA
SUBDIARIO
COMPROBANTE
- 39 -
FECHA COMPROBANTE
MONEDA
GLOSA
SITUACION
TOTAL COMPROBANTE
FECHA DE CONTROL
HORA DE CONTROL
USUARIO
CUENTA
- 40 -
ANEXO
DOCMTO
FEC.DOC
FEC.VEN
IMPORTE
COS
ARE.
GLOSA
- 41 -
TABLAS GENERALES
PAG.1
CODIGO DESCRIPCION
1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------53 PARMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS
--------------------------------------------------------------------------CTA01
MN42
421001
PROVEEDORES SOLES
CTA02
US42
421002
PROVEEDORES DOLARES
CTA03
MN46
461001
HONORARIOS SOLES
CTA04
US46
461002
HONORARIOS DOLARES
DOC01 FT
FACTURAS
DOC02 ND
NOTA DE DEBITO
DOC03 NC
NOTA DE CREDITO
DOC04 RL
DOC05 RH
RECIBO DE HONORARIOS
DOC06 RC
IGV
401001
ISC
401006
SUB1
04
SUB2
14
SUB3
15
- 42 -
SUB4
16
IMPORTACIONES
SUB4
17
HONORARIOS
TIGV
18.00
TASA DE I.G.V.
XGEN
0000001
PROVEEDORES VARIOS
ZINA1
609009
GASTOS INAFECTOS
ZINA2
631099
ZZIGV
401002
ZZSUB01 10
ZZOTR01
SUBDIARIO CAJA
401004
RETENCION DE CUARTA
NOTAS :
Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as
como en la impresin del Registro de Compras.
CODIGO : CTAXX (Cdigo de Compra)
Pueden existir varios cdigos de compra, segn la moneda y la cuenta que se afecte.
En la columna
1/2
En la columna
3/4
En la columna
10
En la columna
20
registrar.
10
10
- 43 -
En la columna 20 debe indicarse una descripcin resumen del uso del subdiario.
En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la
base imponible de acuerdo a lo siguiente :
Columna
Concepto
10
En la columna
20
10
- 44 -
En la columna
20
: 401002
NIVEL
:2
DOCUMENTO
: S (Si)
ANEXO
: P (Proveedores)
D/H
635001
500
401002 00000001
401002 00000001
90 FT 001-2223 01-06-96
GLOSA
RUC21168319
101001
1,770
Por cada factura debe informarse una cuenta 401002, con los datos correspondientes. Para
estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calcular la base
imponible en base al monto del IGV. informado.
La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que
aparezcan estos datos en el Registro de Compras.
CODIGO : ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al
gasto por caja.) OPCIONAL .
Este parmetro funciona con el parmetro ZZIGVXX
Cdigo de subdiario adicional a incluir en el Registro de Compras.
En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios,
deben estar en la Tabla general 02.
En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la
base imponible al igual que en el parmetro ZZSUBXX.
CODIGO : ZZOTRXX ( Otros importes que se imprimirn en la columna del registro de
Compras.
En la columna
10
En la columna
20
- 45 -
Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresin del Registro de
Compras imprimir el importe en la columna : OTROS IMPORTES O IMPUESTOS QUE NO
FORMAN PARTE DE BASE IMPONIBLE..
REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS
COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE
REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -
CDIGO DE COMPRA
SUBDIARIO
COMPROBANTE
FECHA CONTABLE
Fecha de contabilizacin.
La fecha del comprobante en formato da, mes y ao.
La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue
cerrado (Proceso Mensual Definitivo).
La fecha de comprobante es muy importante ya que
en la conversin de dlares a soles y viceversa se
esta fecha para ubicar el tipo de cambio
correspondiente.
Se recomienda que la fecha de la factura y la del
comprobante sean iguales. Si es una factura del mes
anterior y esta en dlares se recomienda digitar como
fecha de comprobante el primer da del mes y usar el
TIPO DE CONVERSION F , debindose informar
la fecha de la factura.
- 46 -
CDIGO DE PROVEEDOR
NOMBRE
RUC
DOCUMENTO
FECHA EMISION
ISC
IGV
TASA
Porcentaje afecto
ANEXO IGV
IMPORTE TOTAL
TIPO CONVERSION
- 47 -
GLOSA COMPROB.
GLOSA MOVIMI.
- 48 -
B) Consulta / Ajusta. -
C) Imprime Registro
2) Emisin del Registro de Compras Esta opcin es la que debe utilizarse y consta de 4 pasos
A) Genera Registro de Compras.-
- 49 -
C) Imprime Registro
TABLAS GENERALES
PAG.1
DESCRIPCION
1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60
MN12
121001
FACTURAS SOLES
CTA02
US12
121002
FACTURAS DOLARES
DOC01
FT
FACTURAS
DOC02
ND
NOTA DE DEBITO
- 50 -
DOC03
NC
DOC04
BV
NOTA DE CREDITO
BOLETA DE VENTA
IGV
401001
ISC
401004
OTR
46109
SUB01
08
TIGV1
18.00
TIGV2
0.00
OTROS
SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS
VTA01
701001
MERCADERIAS
VTA02
702001
PRODUCTOS TERMINADOS
XANUL
999999
DOCUEMENTOS ANULADOS
XGEN
000001
CLIENTES VARIOS
NOTAS :
Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as
como en la impresin del Registro de Ventas.
CODIGO : CTAXX (Cdigo de Venta)
Pueden existir varios cdigos de venta, segn la moneda y la cuenta de la clase 12 o 16 que se
afecte.
En la columna
1/2
En la columna
3/4
En la columna
10
En la columna
20
registrar.
10
10
- 51 -
10
En la columna
20
10
En la columna
20
- 52 -
Esto permite registrar una factura o boleta anulada. Cuando se digita este cdigo el programa
crea automticamente el asiento de factura anulada.
REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS
COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE
REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
CDIGO DE VENTA
SUBDIARIO
COMPROBANTE
TIPO DE DOCUMENTO
DOCUMENTO
- 53 -
FECHA DOCUMENTO
COD. DE CLIENTE
AREA
C.COSTO
NOMBRE
RUC
CUENTA DE VENTA
TIPO DE IGV.
TIPO CONVERSION
lo
GLOSA
- 54 -
GLOSA MOVIMI.
CONCEPTOS
VENTAS
VENTA ACUM
IMPORTE
ANEXO
VENTA TOTAL
DESCUENTO
ISC
IGV
OTROS NO BASE
IMPORTE TOTAL
- 55 -
CODIGO DE COMPRA
SUBDIARIO
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
CENTRO COSTO
ANEXO REFERENCIAL
CODIGO DE PROVEEDOR
FECHA DE EMISIN
IMPORTE HONORARIO
CUENTA GASTO
RENTA 4TA.
RETENCION SOLIDARIDAD
IMPORTE NETO
TIPO DE CONVERSIN
GLOSA COMPROBANTES
GLOSA MOVIMIENTO
- 56 -
DETALLE:
En el detalle se especifica las cuentas que van a intervenir en la operacin bancaria.
Especificando el tipo de lnea V (varias lneas) el usuario puede ingresar en detalle las cuentas
(detallar documentos como ejemplo).
Especificando el tipo de lnea S (una sola linea) el usuario solo ingresar el monto de la cuenta.
- 57 -
SUBDIARIO
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
CUENTA BANCO
TRANSACCIN
- 58 -
TOTAL DOCUMENTO
AREA
ANEXO REFERENCIA
C.COSTO
CONCEPTOS
TIPO DE CONVERSIN
GLOSA CABECERA
GLOSA MOVIMIENTO
- 59 -
1.
SUBDIARIO
COMPROBANTE
CODIGO DE BANCO
FECHA
CODIGO GIRADO
- 60 -
GIRADO
CONCEPTO
IMPORTE
Monto de cheque.
TIPO CONVERSION
TIPO DE CAMBIO
DESCRIPCIN
CON01
CON02
CON03
1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60
42101
D
FACTURAS SOLES
42102
D
FACTURAS DOLARES
38101
D
RENDICIN DE CUENTA
- 61 -
SUBDIARIO
COMPROBANTE
CODIGO DE BANCO
FECHA
CODIGO GIRADO
GIRADO
CONCEPTO
IMPORTE
Monto de cheque.
TIPO CONVERSION
- 62 -
- 63 -
- 64 -
DESCRIPCION
Este mdulo nos permite emitir los reportes de resultado en base a los datos ya
ingresados va asientos contables, despus de haberse efectuado el clculo de
balance. La mayora de reportes mostrarn datos e informacin a cualquier
mes sin necesidad de efectuar el consolidado del mes requerido, a excepcin
de los sealados con en la lista adjunta.
Todos los reportes pueden ser visualizados en la pantalla antes de ser
impresos. Tambin es posible archivarlos en disco para posteriormente
imprimirlos o importarlos a cualquier hoja de clculo (Ej., Excell, Word, etc.) sin
tener que reprocesar el mes.
Los reportes pueden ser emitidos en dlares o soles , por que el usuario deber
indicar en que moneda desea que se imprima. La moneda es solicitada por
cada programa.
- 65 -
- 66 -
Este reporte nos detalla le saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas
pertenecientes a cada rubro del balance general. Este reporte puede tomar la configuracin de
la Tabla General #10 o #20.
CTBALA16 BALANCE GENERAL HASTA 12 MESES
Este reporte nos muestra los saldos o el movimiento mensual del balance mes a mes.
CTBALA04 BALANCE GENERAL HISTORICO AJUSTADO
Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflacin del balance
general.
3. GANANCIAS Y PRDIDAS
CTGYP01 DEL MES O ACUMULADO
Este reporte nos muestra el estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza con
movimientos del mes o saldos acumulados. Para ello se dispone de cuatro tablas de
configuracin. Para ganancias y perdidas por funcion la Tabla General #11 que es la estandar y
a Tabla General #21 que es la alterna. Para ganancias y perdidas por naturaleza la Tabla
General #13 y #23. La utilidad de estas tablas es la misma que se detalla en el reporte de
balance.
CTGYP05 ANALISIS DE GANANCIAS Y PRDIDAS
Este reporte nos detalla el saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas
pertenecientes a cada rubro del estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza. Este
reporte puede tomar la configuracin de la Tabla General #11 o #21.
CTGYP07 COMPARATIVO 12 MESES
Este reporte nos muestra un comparativo mensual del estado de ganancias y perdidas por
funcion o naturaleza. Hay la opcion de emitir el reporte en Excel.
CTGYP02 GANANCIAS Y PERDIDAS HISTORICO Y AJUSTADO
Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflacin del estado de
ganancias y perdidas por funcion o naturaleza.
CTGYP13 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA CENTRO DE COSTO
Reporte estilo Ganancias y Prdidas que muestra la liquidez que ha tenido las Lneas de
negocio o Proyectos. Para emitir el reporte se necesita consolidar el mes respectivo. El reporte
lo encuentra en Reportes/Ganancias y Prdidas. El programa puede trabajar con los
siguientes formatos de ganancias y Perdidas configuradas en el Plan de Cuentas:
Ganancias y Prdidas
Ganancias y Prdidas
Ganancias y Prdidas
Ganancias y Prdidas
Descripcin
- 67 -
GYP13-01
01
Lima
GYP13-02
02
Piura
Milkito Lima
0102
0201
0202
Milkito Piura
Laive Lima
Laive Piura
Tienda
02
Distribuidora
Milkito Tienda
0102
0201
0202
Milkito Distribuidora
Laive Tienda
Laive Distribuidora
4. REPORTES DE COSTOS
CTCOST05 ACUMULADO POR CENTRO DE COSTO
CTCOST08 CUADRO POR CENTRO DE COSTOS POR RUBRO / CUENTA
CTCOST07 RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS POR RUBRO
CTCOST30 COMPARATIVO ANUAL DE CENTRO DE COSTO
- 68 -
DIARIOS
CTDIAR01 LIBRO DIARIO BIMONEDA
CTDIAR02 LIBRO DIARIO
CTDIAR04 RESUMEN POR SUBDIARIO Y CUENTA
CTDIAR06
MAYORES
CTMAYO01 LIBRO MAYOR BIMONEDA
CTMAYO02 LIBRO MAYOR
CTMAYO03
CTMAYO05
REGISTRO DE VENTAS
CTREGV11 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE VENTAS
CTREGV12 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE VENTAS
CTREGV13 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS ESTANDAR
CTREGV15 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS FORMATO CHICO
CTREGV16 REGISTRO DE VENTAS CON IGV ASUMIDO POR EL ESTADO
CTLIST13
- 69 -
CTLIST11
CTLIST12
COMPROBANTES MENSUALES
CTVARI04
Mantenimiento de Ratios
- 70 -
En este mdulo se van a definir la frmula del ratio. Esta frmula comprende Operadores,
Rubros de Balance, Ganancias y Prdidas por Funcin/Naturaleza, Cuentas Balance y
Secuencia de Items.
Operadores
( )
Parntesis Separadores de Frmulas
/
Divisin
*
Multiplicacin
+
Suma
Resta
Rubros
B
F
N
C
V
Balance
Ej.
Gan. Y Perdidas por Funcin
Ej.
Gan. Y Perdidas por Naturaleza Ej.
Cuentas Balance
Ej.
Nmeros
Ej.
Secuencia de Items
Se usa para especificar una frmula extensa particionndola en varios items. Ej:
Item
1
2
3
Frmula
B1110
B2110
I01/I02
Emisin de Ratios
Nos permite obtener el resultado del ratio. Para ello se debe escoger el ratio definido y
presionar el botn de Reporte Excel. Luego, nos mostrar en Excel la frmula con sus
Items y el resultado. El usuario decidir si grabar la hoja Excel o no.
- 71 -
ANTIGEDAD DE DEUDA
CTDOCU08
CTANAC03
CTANAC01
CTANAC02
CTDOCU18
CTDOCU16
CTANRE01
CTDOCU21
CTANAC06
EL ARCHIVO
DE
SALDO
DE
- 72 -
6. MODULO DE PRESUPUESTO
Este mdulo nos va a permitir formular un presupuesto y comparlo con el movimiento contable.
El presupuesto se puede llevar por centro de costo y por cuenta.
Se va a especificar los presupuestos mensuales por cada centro de costo y cuenta. Por defecto
el sistema configura el importe en dlares pero se puede configurar a soles en la TABLA
GENERAL 93.
(La clave MONPRE con descripcin MN (Moneda Nacional) y las cuentas deben tener el flag
de centro de costo.)
MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CUENTA
- 73 -
Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuracin de presupuesto por cuenta.
7. MODULO DE CONCILIACIN BANCARIA
7.1 CONCILIACION BANCARIA
Este mdulo nos permite efectuar la conciliacin bancaria automtica o manual.
El sistema efecta la conciliacin automtica comparando los movimientos contables contra los
movimientos de los estados de cuenta a una fecha limite determinada.
Las especificaciones del sistema para efectuar la comparacin de los movimientos es la
siguiente :
Los Cheques se comparan por banco, numero (4 ltimos dgitos) e importe.
Los otros documentos (entregas , notas de cargo y abono) se comparan por banco, fecha e
importe.
Cuando se produce la igualdad en la comparacin el sistema considera al movimiento como
"CANCELADO".
Los movimientos tanto contables como del estado de cuenta seleccionados por la opcin de
conciliacin manual no entran al proceso de comparacin antes mencionado, pero si se
consideran como "CANCELADOS" en el proceso de conciliacin.
Para iniciar el proceso de conciliacin bancaria, debe registrarse en el sistema los movimientos
pendientes (carga inicial) ,tanto del movimiento contable ,as como de los estados de cuenta
bancarios al mes anterior en que inicia la conciliacin bancaria. Los movimientos contables que
se registren deben tener fecha contable menor al mes en que se inicia el proceso de
conciliacin (eje: si se inicia en junio de 1993 la fecha contable de la carga inicial debe ser de
mayo y anteriores). Los movimientos bancarios de estados de cuentas pendientes deben
registrarse en un slo estado de cuenta por banco inicindose en el 000001, tambin con
fechas anteriores al mes de inicio. Para la carga inicial de los movimientos contables existe una
opcin especial en el men y el sistema asignar automticamente el subdiario 90. Para
registrar los movimientos bancarios pendientes debe usarse la opcin normal de Registro de
Estados de cuenta.
Los pasos a seguir para realizar la conciliacin bancaria son los siguientes :
A.- Acumulacin del movimiento contable.
Este proceso de Acumulacin , "COPIA" desde los comprobantes contables del ltimo mes del
PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, ya sea Previo o Definitivo, el movimiento de las
- 74 -
cuentas de bancos que tienen el indicador de conciliacin de bancos en "S", el cual se acumula
en las bases de datos del Mdulo de Conciliacin de bancos.
Si posteriormente al proceso de Acumulacin se modifica un comprobante contable con una
cuenta de bancos, y se repite el PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, esta modificacin
no se reflejar en el movimiento acumulado de la conciliacin.
En caso de ser necesario se puede eliminar el movimiento contable Acumulado, siempre y
cuando no se haya efectuado algn proceso de conciliacin Definitiva que afecte dicho
movimiento. Esto es posible cuando se desea eliminar el movimiento para efectuar una nueva
acumulacin.
B.- Registro de los Estados de Cuenta.
Debe registrarse los estados de cuenta y cuadrarse.
Es posible registrar estados de cuenta de varios meses simultneamente, ya que el sistema los
selecciona segn el mes de proceso.
- 75 -
para ser
- 76 -
De ser necesario podrn seleccionarse los movimientos que no han sido conciliados en forma
automtica, para que en el siguiente proceso de conciliacin sean considerados como
conciliados manualmente.
- 77 -
NUMERO ESTADO
BANCO
MONEDA
FECHA INICIAL
FECHA FINAL
- 78 -
FECHA DE SALDO
SALDO ANTERIOR
IMPORTE CARGOS
IMPORTE ABONOS
SALDO FINAL
SITUACION
ITEM
FECHA
- 79 -
REFERENCIA
DOCUMENTO
CARGO/ABONO
- 80 -
- 81 -
a)
b)
c)
d)
Libros IVA
Resportes Proyecto PARA
Estado Ganancias y Perdidas por Linea Venta
Gerenciales por Centro de Costo
8 MODULO DE UTILITARIOS
En este mdulo se encuentran las opciones de servicios complementarios del sistema.
Dentro de este mdulo complementario se encuentra el siguiente menu:
Reindexacin
Mantenimiento de Compaas
Mantenimiento de Usuarios
Mantenimiento Usuarios/Programas
Mantenimiento Usuarios/Compaias
Inicializacin Balance
Historico Reportes en Disco
Verifica Comprobantes
- 82 -
Campo
CDIGO
NOMBRE
Descripcin
El cdigo de compaa se informar con 2 dgitos. A
este cdigo en sistema le antepondr 00
El nombre de la compaa que se mostrar en la
pantalla (consultas y mens), puede ser abreviado.
EJERCICIO
NOMBRE REPORTES
MONEDA NACIONAL
AO/MES INICIO
- 83 -
RUC.
CIA MODELO
NOMBRE
TIPO DE USUARIO
PASSWORD
- 84 -
- 85 -
h. Inicializacin de Balance
El programa inicializa los archivos de Balance, Centro de Costos, Cuentas Automticas,
y Movimiento Mensual
i.- Histrico de reportes en disco.
Nos permite consultar e imprimir cualquier reporte que se haya guardado en disco.
(*.PRN)
j.- Verifica Comprobantes.
Nos permite visualizar aquellos comprobantes y cuentas contables mal configuradas en
el sistema.
ASIENTOS AUTOMTICOS
1.- PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO
Este proceso permite generar en forma automtica un asiento para cancelar los saldos de
cuentas, anexos o documentos en soles o dlares originados por la diferencia de cambio.
Para cancelar los saldos en sistema selecciona los saldos del balance (Nivel de saldo 1),
saldos por anexos (Nivel de saldo 2) o los documentos pendientes (Nivel de saldo 3) que tienen
el saldo en dlares mayor a 0 y el saldo en soles igual a 0 o viceversa, y genera en forma
automtica dos asientos contables (uno para dlares y otro para soles).
Por ejemplo :
La contabilizacin del cargo y abono de una factura en dlares se realiz en la cuenta 121001
de la siguiente manera :
DLARES
DOCU. FECHA
TIPO
DEBE HABER
SOLES
CAMBIO
DEBE HABER
- 86 -
FT 0030
30-01-94
US
FT 0030
30-03-94
US
SALDO
1000
2.15
1000
2150
2.20
2200
---------------
-----------------
50
Como de observa, el asiento del 30-01-94 al igual que el abono del 30-03-94 se realizaron en
dlares. El saldo del documento en la columna de dlares es 0, pero el saldo en soles es
acreedor, por que se ha producido una diferencia de cambio (ganancia) de 50.
Si realizamos una consulta de ANALISIS DE CUENTA, este documento ser mostrado como
pendiente, ya que el saldo en dlares esta en 0, pero tiene un saldo en soles.
En la prctica puede producirse la situacin inversa, de que el documento este cancelado en
soles, pero tenga saldo en dlares por la diferencia de cambio.
El sistema detectar ambos casos y "cancelar" el saldo pendiente en dlares o soles.
Para que el sistema "cancele" automticamente el saldo de diferencia de cambio debe
realizarse lo siguiente :
1) Crear la Tabla General 55, con los parmetros necesarios, indicando las cuentas que se
deben regularizar, subdiario a utilizar (exclusivo para esta operacin) y cuentas de
ganancias y prdidas de diferencia de cambio.
Las cuentas deben ser aquellas de Clientes , Proveedores, personal y otras que el usuario
determine, y que como caractersticas deben tener indicado en Plan de cuentas lo siguiente:
Si la cuenta tiene Nivel de saldo 3 debe tener documento de referencia igual a " S"
2) Crear en la Tabla General 02 , el subdiario asignado para el asiento de regularizacin
(exclusivo).
3) Despus de un proceso de consolidacin previo y adems la generacin del archivo de
anlisis por cuenta, debe realizarse la REGULARIZACION DE DIFERENCIAS DE CAMBIO
procesando las siguientes opciones :
- Genera Diferencias . - El sistema crea un archivo con los saldos de documentos por
regularizar. Estos documentos corresponden a los indicados en la Tabla General 55, y que
tienen el saldo en dlares en 0 y saldo pendiente en soles o viceversa.
- Consulta / Elimina . - Permite visualizar los anexos o documentos con saldos irregulares y
eliminar algunos de ellos que no correspondan para la regularizacin.
- Impresin .- Permite imprimir los anexos o documentos por regularizar.
- Genera asiento .- Crea un asiento automtico en el subdiario indicado en la Tabla General
55, con los siguientes nmeros de comprobantes :
MM0001 DLARES
MM0002 SOLES
- 87 -
TABLAS GENERALES
PAG. 1
CLAVE
DESCRIPCION
1...5...10...5...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------55 PARMETROS PARA REGULARIZACION DIF. CAMBIO
-- ---------------------------------------------------------------------
CTA1
CTA2
CTA3
CTA4
CTA5
CTA6
CTA7
SUB
XGA
121001
121002
121003
121004
141001
421001
421002
25
776001
XGP
676001
Notas :
CLAVE CTAXX
En la columna 1 se debe indicar la cuenta que se regularizar.
CLAVE SUB
En la columna 10 se indicar el subdiario para generar el asiento automtico, este subdiario
debe ser para el uso exclusivo de este proceso.
CLAVE XGA
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia
CLAVE XGP
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de prdida , 67X o 9XX segn corresponda.
Las cuentas por regularizar deben tener Nivel de Saldo 2 (con Anexo) o 3 (con documento de
Referencia "S")
Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas
El subdiario debe estar en la Tabla General 02.
- 88 -
Las cuentas que tengan especificado en el Plan, como cdigo de moneda soles (MN), y que se
encuentren en la Tabla, se ajustar en forma automtica el saldo en dlares. Si la cuenta tiene
especificado dlares (US) se ajustar el saldo en soles.
Las cuentas de bancos (104xxx) con nivel de saldo 2 y con tipo de anexo 0, pueden tener la
moneda de referencia en blanco pues
el AJUSTE AUTOMATICO DE
- 89 -
Para el caso de las cuentas de bancos, el sistema efectuar el ajuste slo si el anexo
tiene moneda de referencia US o MN.
- Consulta / Elimina . - Permite visualizar los importes por ajustar y eliminar algunos de ellos
que no correspondan para el ajuste.
- Impresin .- Permite imprimir los saldos por ajustar.
- Genera asiento .- Crea un asiento automtico en el subdiario indicado en la Tabla General
58, con el siguiente numero de comprobante :
MM0001 SOLES
MM0002 DLARES
- Proceso de Consolidacin.- Debe repetirse el proceso de consolidacin para que incluya
los asientos generados.
- Generacin de archivos de Anlisis de Cuenta .- Debe repetirse el proceso para que
incluya el asiento generado.
Estos dos ltimos procesos no requieren un orden especfico.
EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 58
AFP. FINANCIERA S.A.
TABLAS GENERALES
PAG. 1
CLAVE
DESCRIPCION
1........5......10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------58 PARAMETRO PARA EL AJUSTE POR DIF. CAMBIO FASB 52
-- ---------------------------------------------------------------------------CTA01
104000
CTA02
121001
FACTURAS DLARES
SUB
56
XGA
776001
GANANCIAS
XGP
940100
Notas :
CLAVE CTAXX
En la columna 1 del campo Descripcin se debe indicar la cuenta que se ajustar.
En la columna 10 se debe indicar el tipo de cambio a usar para el ajuste:
M = TIPO DE CAMBIO COMPRA
V = TIPO DE CAMBIO VENA
- 90 -
CLAVE SUB
En la columna 10 se indicar el subdiario para generar el asiento automtico, este subdiario
debe ser para el uso exclusivo de este proceso.
CLAVE XGA
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia
CLAVE XGP
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de prdida 67X O 9XX segn corresponda.
Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas
El subdiario debe estar registrado en la Tabla General 02.
En la columna 20 se puede indicar la descripcin de la cuenta como referencia.
C. AJUSTE POR INFLACIN
C.1 MANTENIMIENTO DE INDICES DE INFLACIN
En este mantenimiento se ingresan los ndices de precios promedio mensual al por mayor a
nivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflacin.
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Este programa tiene dos partes, el clculo previo que permite ser visualizado por pantalla y la
generacin del archivo de ajuste por inflacin que va a servir para generar el asiento y/o poder
modificarlo. Cabe recalcar que este archivo no es histrico, es decir se genera el ajuste a un
mes y luego se procede a generar el asiento.
C.4. MANTENIMIENTO DE ACHIVO DE AJUSTE POR INFLACIN
En este mantenimiento uno puede modificar el archivo de ajuste por inflacin generado en la
seccin 13.c.
C.5. GENERACIN DE ASIENTO DE AJUSTE POR INFLACION
Esta opcin genera el asiento contable en base a la seccin 13.d.
El mdulo de ajuste por inflacin se puede generar mensual, semestral o anualmente
dependiendo de las particularidades de cada compaa. El asiento de Ganancias y Prdidas
por funcin va a estornar las cuentas de Ganancia y Prdida por diferencia de cambio
configuradas en la tabla general 58 (XGAN y XPER).
El orden para generar los asientos de Ganancias y Prdidas sera primero el de Funcin y
luego el de Naturaleza. Entre la generacin de este asientos es necesario el procesar la
consolidacin previa (cierre) del mes respectivo a ajustar.
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CAPITULO 4
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS
1) Planeamiento
- Usuarios y responsabilidades
Cada persona debe tener una responsabilidad en la fase de instalacin y operacin del
sistema.
- Subdiarios a manejar
Los diferentes canales de informacin o archivos deben estar identificados por un
subdiario
-Esquema de Trabajo
Se debe establecer si se codificaran asientos o si estos se prepararan directamente en
el terminal pos cada usuario. Tambin se opta por una solucin mixta.
- Forma de Contabilizacin
Debe definirse si se va afectar la clase 9 en los asientos para luego generar la 6 y 79
automticamente o si se codifica va la clase 6 para generar la 9 y 79 en base al centro
de costo. Esto es importante para la definicin del Plan de Cuentas.
- Aprovisionamiento de datos
Debe establecerse la fuente para obtener cdigos de clientes, proveedores, personal,
bancos, saldos de inicio, procedimientos de documentos.
- Calendarios de cierres mensuales
Es aconsejable que se establezcan metas para el cierre de operaciones y obtencin de
la informacin contable diaria o mensual, para que el personal tenga claramente
asignada su carga de trabajo.
- Procedimiento diario de Backup (Copia de seguridad de los archivos)
El backup es de responsabilidad del usuario.
Los usuarios deben establecer la forma mas adecuada para obtener un backup diario
del directorio del Sistema de Contabilidad (directorio CONCAR y subdirectorios
correspondientes), al finalizar la jornada. Este backup se efectuar con los recursos de
software y hardware de que se disponga. Si es que se utiliza en procedimiento que
Real Systems S.A. le proporciona como ejemplo, este debe ser modificado y
actualizado de acuerdo a los volmenes de datos que maneja la empresa, numero de
empresas y ejercicios que se tiene abiertos.
2) Definicin de datos de las Tablas generales
3) Definicin de las cuentas contables
4) Definicin de Anexos
5) Carga de datos
6) Listados de las Bases de datos
7) Preparacin del Asiento de inicio
8) Codificacin / Transcripcin de asientos.
9) Proceso Mensual de Prueba
10) Emisin de Reportes
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CAPITULO 5
ANEXO 1
EJEMPLO DE COMPROBANTES
ANEXO 1 EJEMPLO DE COMPROBANTES
1) Provisin por Compras
DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE
SUBDIARIO
04
Registro de Compras
COMPROBANTE
080005
FECHA DE COMPROBANTE
20-08-95
MONEDA
US
Dlares
CONVERSION
S
(Se convierte a soles)
TIPO CONVERSION
V
(Utilizar cambio venta)
MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTES
CUENTA
ANEXO
CEN. F
IMPORTE
DOCUMENTO
40101
42101
63501
180
1,180
1,000
FT 001-1234
10225562
010
D
H
D
20-08-95
IMPORTE
DOCUMENTO
42101
10401
1,180
1,180
FT 001-1234
CH 014222
10225562
0101
D
H
30-08-95
30-08-95
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DOCUMENTO DE REFERENCIA
LONGITUD DE NRO DE DOC.
MONEDA DE REFERENCIA
:
:
:
S
10
US
1
S
N
0
Si
Hasta 20 dgitos
Dlares
ANEXO 2
CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS
El Sistema de Contabilidad permite incluir asientos contables producidos en forma
automtica desde otros sistemas del usuario. Por ejemplo si se dispone de un Sistema de
Facturacin, el usuario puede preparar un programa para producir el asiento contable y
grabarlo en un archivo en diskette o disco duro y luego cargar este asiento en el sistema de
Contabilidad, evitndose la digitacin. Estos asientos pueden producirse en forma diaria,
semanal, mensual y la afectacin contable y numeracin de comprobantes deben ser
definidas por el usuario contable.
Para esto se debe producir dos archivos los cuales deben contener los asientos que se van a
agregar. Estos archivos pueden crearse en diskette o disco duro.
Los comprobantes deben ser numerados correlativamente por subdiario y mes contable.
El usuario debe decidir si mantendr un archivo de control de numeracin de comprobantes
para cada sistema que origina el comprobante, o si desea puede utilizar el archivo de control
de numeracin CNUXXAA.DBF (Donde XX = Compaa y
AA = Ejercicio) para obtener dicha numeracin.
Se recomienda que cada sistema que genera comprobantes tenga asignado un numero de
subdiario exclusivo para tener un mejor control de la numeracin.
La numeracin de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente
estructura (EJEMPLO) :
SUBDIARIO
04
04
COMPROBANTE
010001
010002
ENERO
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04
020001
FEBRERO
05
05
010001
010002
ENERO
05
020001
FEBRERO
Los dos primeros dgitos del comprobante indican el mes contable u debe coincidir con la fecha
del comprobante
Los dos archivos son los siguientes :
CCXXXXAA
- Comprobantes Cabeceras
CDXXXXAA
Ejemplo CC000199
- Comprobantes Detalles
Ejemplo CD000199
DICCIONARIO DE DATOS
=================================================================
CAMPO
DESCRIPCION
T
LG DC
=================================================================
CNUXXAA
CONTROL DE NUMERACION
1 CTSUBDIA
CDIGO DE SUBDIARIO
2 CTANO
AO
3 CTMES
MES
4 CTNUMER
5 CTFECCRE
FECHA DE CREACION
6 CTFECACT
FECHA DE MODIFICACION
NOTAS
1.- Existe un archivo CNUXXAA.DBF por cada ejercicio contable y Compaa.
Ejemplo CNU0196.DBF
2.- El archivo CNUXXAA.DBF tiene un ndice CNUXXAA1.NTX con la siguiente estructura:
CTSUBDIA+CTANO+CTMES
3.- El archivo CNUXXAA.DBF es usado por los programas de registro de comprobantes por
lo que si se desea actualizar deben usarse las convenciones para manejo de red.
4.- Para actualizar un registro del CNUXXAA.DBF , debe buscarse dicho registro por los
campos indicados en el ndice, si no existe el registro debe crearse y luego incrementar
el campo CTNUMER en 1, regrabandose inmediatamente.
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================================================================
CAMPO
DESCRIPCION
T LG DC.
================================================================
CCXXXXAA COMPROBANTES - CABECERAS
1 CSUBDIA
2 CCOMPRO
3 CFECCOM
4 CCODMON
CDIGO DE MONEDA
US = Dolar , MN=Soles
5 CSITUA
6 CTIPCAM
TIPO DE CAMBIO
(solo para CTIPO = C )
10 4
7 CGLOSA
GLOSA
40
8 CTOTAL
14 2
11 CDATE
12 CHORA
HORA DE ACTUALIZACION
13 CFECCAM
14 CUSER
USUARIO ACTUALIZADOR
15 CORIG
SISTEMA DE ORIGEN
16 CFORM
MANUAL / AUTOMATICO
17 CTIPCOM
TIPO COMPROBANTE
18 CEXTOR
COMPROBANTE EXTORNADO
9 CTIPO
10 CFLAG
TIPO DE CONVERSION
C=Especial ,M=Compra , V=Venta
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================================================================
CAMPO
DESCRIPCION
T
LG DC.
================================================================
CDXXXXAA COMPROBANTES - DETALLES DEL ASIENTO
1 DSUBDIA
SUBDIARIO
2 DCOMPRO
NUMERO DE COMPROBANTE
3 DSECUE
4 DFECCOM
SECUENCIA
C
Correlativo desde 0001 por cada comprobante
FECHA DE COMPROBANTE
C
5 DCUENTA
CUENTA CONTABLE
6 DCODANE
CDIGO DE ANEXO
18
7 DCENCOS
8 DCODMON
CDIGO DE MONEDA
9 DDH
DEBE HABER
(D=Debe,H=Haber)
10 DIMPORT
IMPORTE
14 2
11 DTIPDOC
TIPO DE DOCUMENTO
12 DNUMDOC
NUMERO DE DOCUMENTO
20
13 DFECDOC
FECHA DE DOCUMENTO
14 DFECVEN
FECHA DE VENCIMIENTO
15 DAREA
CDIGO DE AREA
16 DFLAG
30
18 DDATE
FECHA DE ACTUALIZACION
19 DCODANE2
18
20 DUSIMPORIMPORTE EN DOLARES
14 2
21 DMNIMPOR
14 2
IMPORTE EN SOLES
22 DCODARCTIPO COMPROBANTE
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