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PROCEDIMIENTO

VETRA IN-HOUSE

EXPORTACIONES

PROCEDIMIENTO EXPORTACIONES VETRA IN-HOUSE

(coordinador )
AGENCIA DE ADUANAS ROLDAN NIVEL 1

PROCEDIMIENTO

VETRA IN-HOUSE

EXPORTACIONES

TABLA DE CONTENIDO

1. FUNCION BASICA
2. RELACIONES
3. FUNCIONES PRINCIPALES:
4. DESARRROLLO DEL PROCESO.

PROCEDIMIENTO

VETRA IN-HOUSE

EXPORTACIONES

1 FUNCION BASICA

El coordinador es el garante del cumplimiento de los compromisos adquiridos con

el cliente en trminos de tiempo de gestin y seguimiento general de la
operacin y control Movimientos y saldos por SAE, garantizando un adecuado
nivel de servicio.

RELACIONES

Cuadro de personas y empresas involucradas en el proceso

CARGO

Customer
Services

Empresa

Nombre

Cargo

Correo

telfonos

Agencia
de
Aduanas Roldan
S.A.S Nivel

Jefe de Proyectos EspecialesEspeciales

Agencia
de
Aduanas Roldan
S.A.S Nivel
Jefe
Operaciones

de Agencia
de
Aduanas Roldan
S.A.S Nivel 1

Jefe de Comercio Cootrans

kililiExteriorTransportadora
Gerente Logstica etra Exploracin
y Mercadeo
y
Produccin
Colombia S.A.S

PROCEDIMIENTO

VETRA IN-HOUSE

EXPORTACIONES

2 FUNCIONES PRINCIPALES

AREA

RESPONSABLE

ACTIVIDAD
Vetra para el desarrollo de la operacin (factura proforma,
factura comercial definitiva, gua de transporte, mandato y
dems documentos inherentes a la operacin de exportacin y
al embarque de crudo.

CLIENTE

FACTURACION

IN HOUSE

SARA PEREZ

Revisin de documentacin: analizar y verificar la

documentacin para establecer el proceso y que estos estn
conformes con las disposiciones aduaneras.

IN HOUSE

SARA PEREZ

Remitir documentacin a Customer Services Agencia de

Aduanas Roldan S.A.S Nivel 1 para elaboracin de SAE
definitiva con datos provisionales

CUSTOMEN SERVICES

LILIANA
ARISTIZABAL

Envi de SAE y planillas de traslado a Dian puerto Ass,

transportador y cliente

CUSTOMEN SERVICES

LILIANA
ARISTIZABAL

Seguimiento de selectividad y cruce de frontera vehculos

IN HOUSE

SARA PEREZ

IN HOUSE

SARA PEREZ

Control de vencimientos y cierre de SAE provisionales

CUSTOMEN
SELRVICES

LILIANA
ARISTIZABAL

Envi de documento nico a Dian y cliente

ROLDAN

FACTURACION

POR DEFINIR

PROCEDIMIENTO
EXPORTACIONES

Control de movimientos y saldos por SAE

VETRA IN-HOUSE

3 DESARRROLLO DEL PROCESO

Paso1
Paso1
Se recibe por parte del cliente VETRA
Se recibe por parte del cliente VETRA
factura proforma se hace la respectiva
factura proforma se hace la respectiva
revisin
para apertura de Do
y
revisin
para apertura de Do
y
elaboracin de la Sae.
elaboracin de la Sae.

Paso 2
Paso 2
Se recibe las guas de transporte junto
Se recibe las guas de transporte junto
con control de despachos para
con control de despachos para
verificacin de guas contra informacin
verificacin de guas contra informacin
de pozo y pesos brutos por vehculos,
de pozo y pesos brutos por vehculos,
revisadas se envan a Agencia
revisadas se envan a Agencia
Exportaciones para la elaboracin de las
Exportaciones para la elaboracin de las
respectivas planillas.
respectivas planillas.

Paso 3
Paso 3
Obtenida la SAE y planillas se hace
Obtenida la SAE y planillas se hace
llegar va mail al In-House
llegar va mail al In-House
coordinador para que este a su vez
coordinador para que este a su vez
las remita a Dian de Puerto Ass,
las remita a Dian de Puerto Ass,
transportadora y cliente
transportadora y cliente

Paso 4
Paso 4
Con documentacin lista el transporte
Con documentacin lista el transporte
inicia su trayecto Puerto Ass cruce
inicia su trayecto Puerto Ass cruce
San Miguel pasando por el Cebaf
San Miguel pasando por el Cebaf
punto habilitado por Dian para la
punto habilitado por Dian para la
selectividad, In house y
selectividad, In house y
exportaciones Agencia tienen que
exportaciones Agencia tienen que
estar pendientes del resultado de la
estar pendientes del resultado de la
selectividad en caso de que la
selectividad en caso de que la
inspeccin salga fsica o documental y
inspeccin salga fsica o documental y
hacer presencia para el respectivo
hacer presencia para el respectivo
levante.
levante.

Paso 7
Paso 7
De la primera OCP por ducto se
De la primera OCP por ducto se
vierte el crudo a una segunda OCP
vierte el crudo a una segunda OCP
punto final para las ventas, esta OCP
punto final para las ventas, esta OCP
expide un registro de crudo recibido y
expide un registro de crudo recibido y
lo enva al In-house
lo enva al In-house

Paso 5
Paso 5

Paso6
Paso6

In-house debe hacer seguimiento a la

In-house debe hacer seguimiento a la
operacin incluyendo el paso de
operacin incluyendo el paso de
vehculos en frontera, despachos diarios,
vehculos en frontera, despachos diarios,
estar en contacto con Agencia, con Dian
estar en contacto con Agencia, con Dian
puerto Ass, transporte y cliente.
.
puerto Ass, transporte y cliente.

Despus del cruce de frontera los

Despus del cruce de frontera los
vehiculas descargan el crudo en la
vehiculas descargan el crudo en la
primera OCP , la OCP emite un
primera OCP , la OCP emite un
tiquete de crudo recibido por da y lo
tiquete de crudo recibido por da y lo
enva al In-house
enva al In-house

.
.
Paso 8
Paso 8

Paso 9
Paso 9

Control Macro: a cargo del In-house,

Control Macro: a cargo del In-house,
se tiene una macro en Excel para llevar
se tiene una macro en Excel para llevar
el control de movimientos y saldos por
el control de movimientos y saldos por
Sae, se debe de ir alimentado
Sae, se debe de ir alimentado
diariamente y en tiempo real, desde el
diariamente y en tiempo real, desde el
inicio de la operacin hasta el cierre se
inicio de la operacin hasta el cierre se
ingresa la informacin de cantidades
ingresa la informacin de cantidades
recibidas en OCP uno y dos, se deben
recibidas en OCP uno y dos, se deben
de llevar los saldos y fechas de
de llevar los saldos y fechas de
vencimiento modificacin de la sae y
vencimiento modificacin de la sae y
obtencin del documento nico.
obtencin del documento nico.

Dentro de los 3 meses fecha

Dentro de los 3 meses fecha
aceptacin SAE se debe de recibir
aceptacin SAE se debe de recibir
factura definitiva por parte de Vetra
factura definitiva por parte de Vetra
para el cierre y obtencin del
para el cierre y obtencin del
documento nico ( ih-house informa a
documento nico ( ih-house informa a
agencia cuales SAES deben cerrar
agencia cuales SAES deben cerrar

Paso11
Paso11
Paso10
Paso10

Una vez obtenido el documento nico

Una vez obtenido el documento nico
se debe de enviar a Dian y cliente
se debe de enviar a Dian y cliente

Facturacin estar en contacto con

Facturacin estar en contacto con
Exportaciones agencia para hacer
Exportaciones agencia para hacer
seguimiento
seguimiento