Apuntes Word 2003

NDICE DE CONTENIDOS

Unidad 14

CREAR PLANTILLAS.
CREACIN DE FORMULARIOS

PLANTILLAS................................................................................................................82
1.UTILIZACIN DE LAS PLANTILLAS DE WORD ........................................................82
2.CREAR PLANTILLAS A PARTIR DE DOCUMENTOS WORD.......................................83
QU ES UN FORMULARIO?...................................................................................84
1. CMO CREAR UN FORMULARIO?.........................................................................84
2 TRABAJAR CON FORMULARIOS...............................................................................86

Apuntes Word 2003

Plantillas
Una plantilla es un documento de Word con la caracterstica de que el tipo de
documento es plantilla de documento y tiene extensin (.dot)
Una plantilla puede sernos til cuando usamos muchas veces un documento
con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento ser
siempre muy parecido, ya que tendr ttulos para identificar al autor, la
direccin, el remitente, el asunto,...., igual sucede para determinadas cartas,
etc.
La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea un
documento Word normal con los datos introducidos y la plantilla permanece
en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces
queramos
Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla
Normal.dot.
Word asigna la plantilla Normal.dot automticamente al crear un nuevo
documento. Esta plantilla es la que contiene la informacin del tipo de letra,
estilo, tamao, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.
En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el
men Formato, Fuente, hay un botn llamado Predeterminar que hace que los
cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando
la plantilla Normal.dot.
Word dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes,
etc. vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cmo podemos
modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades, y tambin cmo crear
plantillas nuevas a partir de un documento Word.
Utilizacin de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el
men Archivo y no desde el icono
de la barra estndar.
En el Panel de Tareas escoge Plantillas en mi PC., Fichas cartas y faxes.
Fax moderno
Esta pantalla nos muestra las plantillas disponibles sobre Cartas y faxes. Hacer
doble clic en la plantilla que nos interese, por ejemplo, Fax profesional
Debes asegurarte que est marcado documento en la parte inferior derecha de
la pantalla

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Veremos un documento en el que tendremos que sustituir los nombres
genricos de la plantilla como Nombre de la organizacin por el nombre que
deseemos, y escribir los datos adecuados en los lugares donde dice Haga clic
aqu y escriba...
As conseguiremos escribir nuestro propio documento. Ahora slo nos quedara
guardarlo como haramos con cualquier otro documento y la plantilla quedara
en su estado original.
De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como
deseemos sin tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial.
Crear plantillas a partir de documentos Word
Para crear una plantilla podemos optar por una de las opciones siguientes:
1 opcin
Abre Word y entra en Archivo/Nuevo, en el Panel de Tareas elige En mi P.
Asegrate que ests en la solapa General y verifica Plantilla en Crear nuevo y
elige Documento en blanco. Disea tu documento y cuando termines elige
Guardar o Guardar como... .
Automticamente Word nos ha colocado en la carpeta Plantillas,
que es la carpeta donde se guardan las plantillas creadas o modificadas
por los usuarios. Esto debe ser as para que luego aparezcan en la
solapa General cuando queramos abrir una plantilla. Podemos cambiar
la ubicacin y guardar la plantilla en nuestra carpeta de trabajo.
2 opcin
Para crear una plantilla a partir de un documento de Word tendremos que:
Disear el documento Word. Modificar el documento Word para darle el
aspecto de una plantilla. Por supuesto, tambin podemos partir de un
nuevo documento en blanco para disear nuestra plantilla.
Guardar como plantilla. Hacer clic en Guardar como... y en el campo
Tipo de documento seleccionar Plantilla de documento. Como ya vimos
en el punto anterior, automticamente Word nos colocar en la carpeta
Plantillas. Darle el nombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de
ese momento podremos utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General.
Guardar las modificaciones en la plantilla
Tras crear una plantilla y agregarle por ejemplo marca de agua, el logotipo, se
puede abrir para aplicarle modificaciones, aadirle texto, formato o imgenes.
Word no permite guardarla con el mismo nombre. Entonces no queda ms
remedio que darle un nombre diferente y, a continuacin, borrar la plantilla
anterior y renombrar la segunda.
En estos casos lo ms prctico es guardarla simplemente pulsando el botn
Guardar de la barra de herramientas Estndar.
Pero esta funcin funciona nicamente si se abre la plantilla de la siguiente
forma:
1. Seleccionar Archivo Abrir
2. Buscas la plantilla, realizas las modificaciones y guardas haciendo clic
en el disquete.

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Qu es un formulario?
Podemos decir que un formulario es un documento electrnico destinado a ser rellenado por
los usuarios mediante verificaciones de casillas, elecciones en listas o rellenado de campos.
Este documento suele partir de una plantilla en la que est creado el formulario y su destino
puede ser guardarlo en disco, imprimirlo, enviarlo por correo electrnico e, incluso, publicarlo
en la Web.
Es habitual que en los centros educativos, usemos fichas para recabar datos personales, hasta
ahora, las fichas las pensbamos para rellenarlas con el bolgrafo, pero Word nos permite la
creacin de formularios electrnicos que pueden ser rellenados en el propio ordenador
mediante la introduccin de campos.
Los formularios abren un interesante campo en las aplicaciones didcticas, ya que permiten
elaborar cuestionarios que el alumnado puede rellenar manualmente o en el ordenador; en este
caso, el cuestionario nos lo puede devolver en papel, en disco o por correo electrnico.

1. Cmo crear un formulario?

La creacin de formularios puede hacerse en un texto normal, aunque, muchas veces, sobre
todo si se trata de un cuestionario, es recomendable hacerlo en una tabla. Por otra parte, y
teniendo en cuenta que su destino es ser rellenado por ms de un usuario, lo ideal es crear una
plantilla que, al abrirla, se convierta en documento. De esta forma, garantizamos que el
formulario base quede sin modificaciones para que se pueda continuar usando.
La creacin de formularios electrnicos se realiza mediante la apertura de su barra de
herramientas correspondiente.

Como puedes ver, hay cuatro tipos de campos:

Campo de texto: Es un campo destinado a contener informacin escrita con el teclado.

Podemos aplicar distintos formatos de texto: normal, numrico, fecha... Definir un
campo como clculo, puede permitirnos que se reflejen en l resultados de
operaciones matemticas realizadas con otros campos numricos que existan en el
formulario.
Casilla de verificacin. Es un campo que, al hacer clic en l, se verifica o desmarca.
Lista desplegable, que permite seleccionar una opcin de entre varias propuestas.

Cada una de las modalidades indicadas tiene una serie de opciones de configuracin a las que
accederemos usando el botn opciones de campos de formulario o haciendo doble clic sobre el
campo insertado. Las ventanas de configuracin de cada una de estas modalidades aparecen
ms abajo.
Vers que, en la barra de herramientas, aparecen tambin botones para trabajar con tablas,
facilitando as la colocacin de los campos de formulario en celdas.

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Normalmente, cando diseamos un formulario lo hacemos para utilizarlo ms de una vez, por lo
que tiene sentido crear los formularios como plantillas que podamos utilizar posteriormente
para guardar el documento con los campos rellenados.

1.1 Ventana de configuracin de un campo tipo texto:

El desplegable tipo permite seleccionar las opciones del campo texto: adems del
texto como tal, fecha, hora, nmero y clculo.

En cada caso, el desplegable formato del texto permitir seleccionar los parmetros
que lo definan. En el caso de contenido numrico, pueden seleccionarse distintos
formatos decimales y de moneda.

El tipo clculo incorpora el signo =

en la casilla texto predeterminado
para que puedan introducirse las
funciones que servirn para
realizar el clculo. En los restantes
tipos de texto podemos optar por
dejarlo en blanco o escribir
expresiones del tipo "escribe
aqu".

Tamao
mximo
sirve
para
determinar el nmero de caracteres
a introducir.

Existe la posibilidad de ejecutar una macro al entrar o al salir. Imagina que se trata de
un cuestionario de evaluacin y que has elaborado un documento resumen del tema a
valorar, puedes introducir una macro que permita el acceso a ese documento cuando se
entra en el campo.

Cada campo de formulario se inserta como un marcador,

Si has introducido un campo de clculo, la opcin calcular al salir puede estar
activada.
La que tiene que estarlo siempre es relleno activado, pues de lo contrario, no puede
rellenarse el campo.
Finalmente, puede insertarse una ayuda que aparecer en la barra de estado o al
pulsar F1.

1.2. Ventana de configuracin de un campo tipo casilla de verificacin:

Una casilla de verificacin es un cuadro que, al hacer clic, se marca o se desmarca con una X
Si configuramos el tamao de la casilla como automtico, se adaptar al tamao de
la fuente que estemos usando. De lo contrario, es necesario marcar un campo exacto
e indicar el tamao de la casilla en puntos.
Tambin podemos optar por que la casilla aparezca marcada o sin marcar en valor
predeterminado.
El resto de las opciones: ejecutar macro, especificaciones y agregar ayuda, funcionan igual
que hemos descrito en las casillas de tipo texto.

1.3. Ventana de configuracin de un campo tipo lista desplegable:

Al entrar en un campo de lista, aparece un desplegable para que se seleccione una opcin de
entre las previstas.

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Desde elemento de la lista,

agregamos o quitamos los
elementos, en el caso de que no
estemos convencidos con el
orden, mover facilita el cambio
de posicin.

Los
campos
desplegables
muestran siempre la primera
opcin seleccionada. Si no se
desea que aparezca para evitar
crear confusin en cuestionarios,
puede sustituirse por expresiones del tipo "selecciona tu respuesta" o bien escribir un
signo del tipo ">" o ".", por ejemplo. No es posible dejar la primera entrada en blanco.
Cuando se accede a un campo desplegable aparece la flecha que permite desplegarlo
y se hace un poco ms grande. Por eso conviene dejar algunos espacios extra tras
ellos si se contina escribiendo texto en la misma lnea.

2 Trabajar con formularios

A continuacin, te damos unas recomendaciones para trabajar con formularios

El campo de formulario se inserta en un rectngulo que puede copiarse, moverse o

cortarse como cualquier texto.
Si se desea dar un formato especfico a la fuente de un campo, basta con marcar el
campo y aplicarle el tipo de fuente, color, etc. que queramos, cuando insertemos texto,
o lo elijamos de un desplegable, aparecer con las caractersticas de formato definidas.
Cuando estamos diseando un formulario, conviene activar el sombreado de campo,
porque nos facilitar controlar la posicin de cada campo.
Si aparecen dos corchetes enmarcando el campo de formulario, podemos desactivarlos
desde herramientas/opciones/ver, quitando la verificacin de marcadores (no olvides
que hemos comentado que cada campo de formulario es un marcador).
Para realizar clculos en un campo de texto tipo clculo, tienes que tener en cuenta las
funciones descritas en las tablas.
Una vez finalizado el formulario, hay que protegerlo para impedir que se puedan
modificar los campos. Finalmente, lo ideal, como se ha comentado, es guardarlo como
plantilla.
Una vez guardado, la mejor forma de moverse por un formulario, para rellenar sus
campos, es la tecla tabulador, aunque tambin podemos hacerlo con el ratn.