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Manual de Procedimiento y Control

Interno de Cobranza

Agrcola Bandera Ancha S.A.C.

Departamento de Administracin y Finanzas


Molina, 2015.
Procedimiento y Control Interno de Cobranza

INTRODUCCION
De acuerdo a lo estipulado en las diferentes normas legales y
organizativas de la institucin, se ha elaborado el presente manual con un
lenguaje claro y sencillo, con el propsito fundamental de suministrar una
herramienta documental que servir de apoyo administrativo para el rea de
Cobranzas.
OBJETIVO
El rea de Cobranzas, de Agrcola Bandera Ancha., busca proporcionar a
travs de este manual las normas y procedimientos para realizar el proceso de
cobranza; que permitir realizar las actividades de los empleados del rea con
eficiencia.
As como tambin, unificar y controlar el cumplimiento de las normas
legales vigentes en el proceso de la cobranza, simplificando y agilizando de
forma efectiva las operaciones respectivas del rea.
ALCANCE
Las Normas contenidas en el presente Manual son de estricto
cumplimento por las personas que desempean sus labores en el rea de
Cobranza de la empresa, con el objeto de normalizar los procedimientos
administrativos, regular las tareas y velar por el cumplimiento de los pasos
estipulados.

NORMAS GENERALES

1. Las cuentas por cobrar todos derechos adquiridos por la empresa a


travs de sus ventas de insumos.
2. El rea de Cobranzas, ser la responsable de gestionar las cobranzas
a los distintos clientes de Agrcola Bandera Ancha.
3. Mantener el control de toda la documentacin asociada a las
cobranzas recibidas del rea de Ventas.
4. El gestor de Cobranza elabora el programa de visitas semanal a
clientes y lo presenta a la Gerencia de la empresa para su autorizacin.
5. Los pagos que efecten los clientes se deben recaudar de dos formas:
* Depositando por transferencia electrnica a la cuenta corriente de la
Empresa.
* A travs de cheques nominativos a Nombre de Agrcola Bandera
Ancha, los que sern cobrados por el Gestor de Cobranza en las instalaciones
del Cliente deudor.
6. Al regresar de la Ruta de Cobranza, el Gestor deber elaborar un
informe de Cobranza Diaria, incluyendo las actividades efectuadas.
7. Por seguridad para la empresa, el Gestor de Cobranza debe depositar
los cheques recaudados, en la maana siguiente y deber anexar al informe
de Cobranza el comprobante de Depsito Bancario en la cuenta corriente de
Agrcola Bandera Ancha.
8. El rea de Cobranza deber informar semanalmente a la Gerencia
General de la Empresa los saldos de la cartera de clientes y la situacin que
guarda cada uno de ellos.
9. Los Clientes que tengan ms de 90 das de morosidad sern
analizados en conjunto con la Gerencia General, a fin de determinar las
acciones a seguir y evaluar las estrategias de cobro.
10. Los Clientes con ms de 120 das de mora, una vez analizados y
dependiendo de cada caso, se comenzara el cobro por va legal.
11. El rea de Cobranza debe realizar mensualmente la conciliacin
de las cuentas por cobrar con los pagos recibidos.

CUESTIONARIO CONTROL INTERNO DE COBRANZA

PREGUNTA

SI

Existe un manual de procedimientos de


Cobranza?

Es claro y preciso?

Se
encuentran
funciones de :

estipuladas

las

Gestin de Cobros?
Cobranzas?
4

Se reciben pagos de clientes morosos


por transferencia electrnica?

La persona encargada de Gestionar


estos pagos morosos, tiene acceso a la
contabilidad?

Los pagos recaudados por el gestor de


cobranza se depositan en la cuenta
autorizada?

Se exige al gestor de cobranza el


comprobante de depsito timbrado por el
banco?

Este comprobante es comparado con la


cartola bancaria?

Se elabora un plan de ruta para


cobranza diaria?

10

Se realiza un informe diario de las


cobranzas realizadas?

NO

OBSERVACIONES

11

Se informa semanalmente a la
Gerencia la situacin de cada cliente
moroso?

PROCEDIMIENTO ESQUEMATICO PARA REALIZAR LA COBRANZA

PROCEDIMIENTOS COBRANZA
Responsable

rea de Ventas

Descripcin de la Actividad
El rea de ventas, enva Pedidos, convenios,
cotizaciones, para proceder a la elaboracin de
facturas de productos entregados a los clientes
.

Documento

Documentos
Facturas

rea de Cobranza

Las facturas emitidas, con la documentacin


correspondiente, se entregan al gestor de las
cobranzas, el cual deber dar inicio a los trmites
de cobro en la fecha oportuna.

Documentos
Facturas

rea de Cobranza

El gestor de Cobranza elabora en forma semanal


un programa con las acciones de cobranza a
realizar, el cual debe presentar a la Gerencia
para su revisin y aprobacin.

Programa

rea de Cobranza

El gestor de cobranza debe verificar que la


documentacin este completa para elaborar el
cronograma de actividades.

Documentos
Facturas

rea de Cobranza

El gestor de Cobranza mantendr actualizado el


registro de las cuentas por cobrar y de las
deudas morosas de cada uno de los clientes de
la empresa.

Programa

rea de Cobranza

Informe
El gestor de cobranza elaborara diariamente un
informe de la gestin realizada.

rea de Cobranza

El gestor de cobranza elabora un reporte


semanal de los clientes en mora, el cual
presentara a la Gerencia General, para evaluar
en conjunto cada situacin y las estrategias de
cobranza a seguir.

Cartera

Responsable

Descripcin de la Actividad

Documento

rea de Cobranza

El gestor de cobranza debe registrar los cobros


recibidos de la gestin de cobranza, con los
documentos de respaldo correspondientes.

Programa

rea de Cobranza

En caso de recibir el pago en cheque, el gestor


de cobranza debe depositarlo en la cuenta
autorizada por la Agrcola y adjuntar el
comprobante bancario.
En caso de una transferencia bancaria debe
adjuntar el comprobante emitido por el banco.

Programa
Documentos

Las facturas que presenten ms de 90 das de


mora, deben ser informadas por el gestor de
cobranza a la Gerencia General, con el fin de
replantear las estrategias de cobros.

Facturas
Documentos

rea de Cobranza

rea de Cobranza

Una vez que se han analizado las facturas con


ms de 120 das de mora, dependiendo de cada
caso, se informara a la Gerencia Jurdica para el
comenzar la cobranza por la va legal.

Documento

FLUJOGRAMA PROCESO DE COBRANZA

COBRANZA

Gestor de Cobranza
recibe
facturas
originales e informe
para
trmites
de
cobranza.

ACREEDOR

GERENCIA
GENERAL

GERENCIA
JURIDICA

1
Gestor de Cobranza recibe
Facturas originales e informe
para tramites de cobranza

Facturas e informe completos

Si

El gestor elabora un cartera


de clientes

El gestor actualiza diarimente


la cartera de clientes

El gestor elabora un plan de


accion
diarimente

El cliente recibe factura, sella


copia,
entrega el comprobante de recibo

Gestor revisa la fecha de

compromiso de pago
El gestor realiza los depositos
correspondientes en el banco

Gestor entrega los comprobantes


de depositos diarios a Caja

Genera un
informe
de Cobranza

Pago aun

Vencimiento

sigue pendiente

No

de pago

Si

Original a caja y copia:


Contabilidad