Introduccin

En la actualidad la informacin se mueve rpidamente entre las personas y eso ha

generado un cambio en el comportamiento del consumidor y en las acciones de
las empresas. El gran trabajo viene desde adentro de las organizaciones, se debe
estar consciente que estamos en un mundo cambiante donde la competencia se
est redefiniendo constantemente, el ciclo de vida de los productos se acelera, la
calidad impacta fuertemente, la tecnologa ayuda a hacer ms eficiente los
procesos, el entorno internacional afecta, la preocupacin ecolgica que existe
actualmente no puede ser ignorada. Por lo que las empresas deben buscar ser
siempre ms eficientes y con mayor productividad para poder enfrentar el mundo
actual.

El objetivo de este ensayo es reconocer la importancia de la aplicacin y los

beneficios de automatizar los procesos administrativos en una organizacin.
La metodologa de investigacin a llevarse a cabo es de tipo documental,
tomando como base la literatura y las publicaciones en la red con respecto al
tema. En este ensayo se toca el tema de forma general y se abordarn
brevemente algunos de los muchos beneficios que la automatizacin brinda.
Es de suma importancia que las personas que forman parte y lideran una
organizacin, tengan conocimientos acerca de que es la automatizacin y las
ventajas que la misma proporciona a los procesos administrativos dentro de la
empresa, de tal forma que la empresa pueda ser flexible y creativa, movindose
en el mismo sentido que el mercado lo exige. Se presenta a continuacin un
ensayo libre, en el que se da el punto de vista, basado en lo estudiado as como la
experiencia al laborar en una organizacin.

En general todas las actividades que desarrolla una persona dentro de una
organizacin tienen como soporte un proceso, que indica cmo fluye la
informacin dentro de la misma. Cuando esos procesos estn definidos y se tiene
claro qu personas, de qu reas y qu actividades deben desarrollar dentro del
mismo, cuando se sabe qu informacin ingresa, se transforma y se entrega al
final de ste, se habla de un sistema y es en este momento cuando se puede
pensar en automatizar.
La administracin se enfoca constantemente en la mejora continua y en ser cada
vez ms eficaz y eficiente en el desempeo de todas las funciones que realiza
dentro de la organizacin. En este sentido, juega un papel fundamental la
tecnologa, y el equipamiento como herramienta para la automatizacin, ya que a
travs de ello, se mejora la gestin en los procesos administrativos, agiliza el
ingreso de la informacin, obtiene datos que debidamente interpretados pueden
ser tiles para extraer conclusiones sobre la calidad de los servicios prestados,
volumen de trabajo de las unidades o cumplimiento de objetivos y toda esta
informacin ayuda al final a la toma de decisiones administrativas.

La automatizacin de los procesos administrativos y de produccin, permite que

la empresa formalice sus procesos y procedimientos, y tenga flujos de informacin
adecuada, en el cual la comunicacin fluya de manera efectiva en todas las vas y
se genera una estructura organizacional adecuada para cada tipo de empresa.
Al automatizar los procesos se modernizan todos los sistemas de la organizacin.
Se establecen procedimientos que permiten el almacenamiento de la informacin
con mayor rapidez y confibialidad. Adicionalmente se puede tener acceso a stos
datos de manera inmediata, lo que permite generar informes y obtener reportes en
el momento, del ao actual o aos anteriores. Pueden ser reportes para cada rea
de la organizacin, informes de ventas, inventarios al da, disponibilidades de
materia prima, produccin, calidad y servicios.
La automatizacin contribuye a la calidad, ya que se tienen estandarizados los
procesos y existen parmetros con rangos previamente definidos con los que hay
que cumplir, que ayudarn a reducir los errores, que esto se traslade en menos
reclamos por parte del cliente, menos reprocesos, menos horas extras por atrasos
atribuidos a mala calidad.
Adicional el estar ms organizados y con procedimientos establecidos a seguir y
cumplir, permite verificar en que proceso exacto esta la informacin y da ms
tiempo al trabajador, que puede utilizarse para fines de capacitaciones, recreacin
e incentivar a formar equipos de primeros auxilios, bomberos industriales o de
innovacin y creatividad.

Conclusiones

Se
reconoce la importancia que tiene para una organizacin el estarse
informando y actualizarse de acuerdo a lo que el mundo globalizado y cambiante
pide de ella. No puede quedarse estancada sino que tiene que buscar ordenar y
automatizar cada sistema de los procesos administrativos con los que cuenta.
Pues se tiene un sinfn de beneficios comprobables, entre ellos el orden y acceso
al flujo de la informacin, la claridad del perfil del puesto de trabajo y tareas a
realizar, las reas en las que se puede mejorar, mayor tiempo para capacitacin y
recreacin del recurso humano, entre otros.
Aunque muchas veces hay algo de oposicin a automatizar, pues se cree
errneamente que ese trmino se refiere al reemplazo del capital humano por

mquinas, al conocer acerca de los beneficios que esto trae y el verdadero

concepto de automatizacin, se comprende que se un proceso de vital importancia
para que la empresa vaya creciendo, evolucionando junto a los requerimientos del
consumidor, no dejndose ganar por la constante competencia y sobretodo
buscando dar un mejor servicio al cliente final.