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Licenciatura en:
Desarrollo Comunitario
3er. semestre
Programa de la asignatura
03142316
Unidad 1. Software de administracin
1.2. Planeacin......................................................................................................................11
1.2.1. Definicin del proyecto .............................................................................................12
1.2.2. Definicin de actividades ..........................................................................................15
1.2.3. Duracin de las actividades .....................................................................................22
1.2.4. Relacin de precedencia entre actividades ..............................................................25
1.2.5. Recursos ..................................................................................................................27
1.2.6. Informes ...................................................................................................................30
Cierre de la unidad ................................................................................................................37
Fuentes de consulta ..............................................................................................................38
Propsito
En esta unidad se dar una introduccin al software de administracin de datos,
posteriormente se abordar al software Microsoft Project para realizar la planeacin,
seguimiento, control, organizacin y direccin a travs de los diversos documentos que el
programa genera; lo cual automatizar los procesos de la organizacin.
Competencia especfica
Utilizar el software Microsoft Project para la planeacin, seguimiento, control, organizacin y
direccin de procesos a travs de las diversas herramientas incluidas en el mismo.
Definicin
Ejemplo
Persona
Trabajador social, el
cajero de un banco, etc.
Nombre, edad, programa,
direccin, calificacin de
un parcial, nmero de
cuenta bancaria, etc.
Dato
Actividad
Es una de las actividades ms importantes que tiene una computadora ya que a travs
Almacenami de esta propiedad el software o sistema puede recordar la informacin guardada en
procesos anteriores.
ento de
informacin
Es la capacidad para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente
Procesamie en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica permite la
nto de
transformacin de datos fuente en informacin.
informacin
Salida de
informacin
Actividades bsicas de un software (Basada en Scott George M., Cohen Daniel. 1997. Sistemas de
informacin. Mxico. McGraw Hill. p. 46-47).
Descripcin
Actualmente, en las empresas se requiere software que pueda dar soporte a todas las reas de
la organizacin, por ello reciben el nombre de software de uso integral o sistema de informacin
integral; existen software integrales diseados para sectores como el turstico, agrcola,
escolar, bancario, para bibliotecas, etc., a continuacin se describen solamente dos de ellos:
Software
SAP
Descripcin
Programa de gestin desarrollado para apoyar los procesos de negocio
clave de las medianas empresas. Un sistema nico para su empresa,
desde el manejo de almacn, ventas, facturacin, nmina, hasta la
cobranza y la produccin, entre muchos otros.
El SAP es uno de los sistemas integrales que estn adquiriendo las empresas ya que es uno
de los ms robustos, cubre todas las reas de una empresa y se adapta a cualquier giro del
negocio.
Tambin existe software que permite a los usuarios generar sus propias aplicaciones para
administrar informacin haciendo uso de bases de datos, como los que a continuacin se
mencionan:
Software
ORACLE
ACCESS
SQL
Descripcin
Es bsicamente una herramienta cliente/servidor para la gestin de bases de
datos. Este software permite crear estructuras de bases de datos robustas que
puedan almacenar grandes cantidades de informacin, como las de INEGI, una
empresa completa, una institucin bancaria, el sistema escolar de una
universidad, etc. Permite construir bases de datos que soportan las transacciones
de informacin que requieren los servidores para procesar las requisiciones que
realizan los clientes; por ejemplo, las que hacen los usuarios de un sistema va
internet.
Es un sistema de gestin de bases de datos relacionales (tablas), y las bases de
datos generadas pueden ser consultadas por otros programas. Este programa
permite manipular los datos en forma de tablas, crear relaciones entre ellas,
consultas, formularios para introducir datos y reportes para presentar la
informacin.
Es un lenguaje de consulta estructurado o SQL (Structured Query Language, por
sus siglas en ingls), es un lenguaje declarativo de acceso a bases de datos
relacionales que permite especificar diversos tipos de operaciones en stas, es
decir, la construccin de la base de datos se puede hacer a travs de objetos o
bien construyendo la estructura de la base de datos a travs de lneas de cdigo.
Permite la gestin cliente / servidor en las bases de datos.
Descripcin
Project
Es este tema se aprendi que en la actualidad existen software que ayudan a las
organizaciones a administrar su informacin de forma eficiente y eficaz, aunque los que se han
revisado no son los nicos, s contribuyen a tener una idea ms clara de cmo un software
ayuda a la administracin de informacin.
10
11
12
13
14
Nombre de la tarea
Tiempo
requerido
(minutos)
12
14
6
4
6
3
3
12
Predecesoras
3
1,2,4
5
1
6,7
Ejemplo 2:
Simon North e Irving Bonner, consultores informticos, desean embarcarse en un proyecto
conjunto donde se desarrolla un paquete comercial de cmputo relativamente pequeo para
computadoras personales. En el programa intervienen clculos cientficos para una parte
especializada del mercado tcnico. North y Bonner han desmembrado el proyecto en nueve
tareas:
Nombre de la tarea
Tiempo
requerido
(semanas)
3
4
2
6
5
Predecesoras
1
1
2, 3
3
15
3
7
5
8
3
5
5, 6
4, 7, 8
Ejemplo 3:
Un sistema de navegacin y deteccin se construyen como parte de un gran proyecto de
defensa. La parte de deteccin consiste en subsistemas de radar y de sonar. Se necesita
equipo adicional para cada uno de los subsistemas. En cada caso, el equipo debe calibrarse
antes de su produccin. Despus de la produccin cada subsistema se prueba en forma
independiente. El radar y el sonar se combinan para formar el sistema de deteccin, que
tambin se debe probar antes de integrarlo con el sistema de navegacin. La prueba final de
todo el sistema necesita equipo complejo. Las actividades y sus tiempos son:
Nombre de la tarea
Tiempo
requerido
(das)
2
3.5
1.5
7
4.5
5
4.5
2
3
2
1.5
2.5
2.5
3.5
Predecesoras
Ejemplo 4:
Dos hermanos compraron un lote pequeo en el centro de un pueblo donde pretenden construir
una gasolinera. La estacin tendr dos bombas, un rea de servicio para agua y aire, y un
edificio principal con sanitarios, oficina y caja. Antes de comenzar a excavar el lote, las
autoridades locales deben aprobar la ubicacin de la gasolinera y asegurarse de que el
emplazamiento de los tanques de almacenamiento no interfiera con las lneas de agua, gas y
electricidad ya instaladas.
16
Una vez aprobado el lugar puede comenzar la excavacin. Despus de la excavacin pueden
iniciarse las tres partes principales de la construccin: colocar los tanques de gasolina,
construir el rea de agua y aire (incluyendo la instalacin de compresor de aire) y la
construccin del edificio principal. La conformacin del terreno puede comenzar despus de
terminar todas las construcciones. Despus de la conformacin, hay que limpiar el lugar e
instalar los letreros. Sin embargo, antes de comenzar a funcionar, debe revisarse, probarse y
aprobarse el compresor.
Las actividades y el tiempo requerido para cada una de ellas son los siguientes:
Nombre de la tarea
Tiempo
requerido
(semanas)
4
2
3
1
1
2
3
1
5
Predecesoras
3
4
2
1
Continuando con el ejemplo de la brigada, se realizar una EDT, identificando para ello algunas
de las tareas para realizar el proyecto, como se muestra en la siguiente tabla:
No.
Tarea
1
2
3
Identificar contactos
Realizar llamadas a los contactos para hacer citas
Buscar donaciones de gasolina
17
A partir de este tema, para realizar la planeacin, te enfocars al estudio de Microsoft Project,
del cual se recomienda utilizar la versin 2007 o 2010. Como se mencion anteriormente,
existen en el mercado varias opciones de software para la administracin de proyectos; sin
embargo, las habilidades que se adquieran en Project sern aplicables a la mayora de los
programas. Este software forma parte de Office profesional o bien se puede instalar la versin
gratuita de 60 das de la versin 2010 que se encuentra en el siguiente enlace:
http://www.microsoft.com/project/es/es/product-information.aspx
Microsoft Project es un software de administracin de proyectos que corre bajo la
plataforma Windows, este software ofrece la flexibilidad necesaria para planear y
realizar el seguimiento de los proyectos de forma conjunta y obtener as los resultados
requeridos por su empresa (Colmenar, Castro, Cruz, Prez, Sancristbal, Vara 2007).
Una vez identificadas las tareas, se empezar a utilizar Microsoft Project (las pantallas sern
de la versin 2007). Para empezar con la planeacin y administracin de la informacin del
proyecto hay que seguir las siguientes instrucciones:
3
2
1
Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Desarrollo Comunitario
18
2)
3)
4)
A continuacin se muestra la pantalla principal del software para poder iniciar la captura de
datos, as como el nombre de sus elementos principales:
Barra de Mens
Barra de Ttulo
Escala
Barra de
Herramientas
Estndar
Tabla de
entrada de
datos
Gantt
Vistas de Project
Project tiene mltiples vistas que se pueden accesar desde el men Ver, la que se observa en
la pantalla anterior corresponde a la vista de Gantt, que es donde se iniciar la captura de las
tareas, como se muestra a continuacin:
1) Primero da clic en el men Proyecto
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Tambin se puede dar doble clic sobre la celda donde se va a capturar el nombre de la tarea.
En ambos casos aparecer el siguiente cuadro de dilogo para introducir el nombre de las
tareas identificadas en el proyecto.
1) Primero da clic en
1
la ficha General
2
2) posteriormente
selecciona
Nombre y teclea el
nombre de la tarea.
3) Finalmente clic
en Aceptar.
3
20
21
No.
Tarea
1
2
3
Identificar contactos
Realizar llamadas a los contactos para hacer citas
Buscar donaciones de gasolina
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Tiempo
(semanas)
1
1
2
2
2
2
2
2
2
2
4 Hrs
2 Hrs
5 Hrs
2 Hrs
4 Hrs
Para introducir el tiempo realiza las instrucciones como se muestra en la siguiente figura:
22
1
2
1) Primero da clic en
la ficha General
2) Posteriormente
selecciona
Duracin y teclea el
tiempo asignado a la
tarea. A esta tarea
le corresponde 1
semana, se captura
1s
3) Se activa la casilla
Estimada
4) Finalmente clic
en Aceptar
El resultado se muestra en la siguiente pantalla en la cual puedes apreciar la primera barra del
Gantt de planeacin.
Es importante que sepas las unidades de tiempo que puedes utilizar en Microsoft Project, stas
son:
Unidad de tiempo
Minutos
Horas
Das
Semanas
Perodos de 10 das
Meses
Trimestres
Semestres
Aos
Otro aspecto importante es definir la fecha de inicio del proyecto, una vez definida se debe
capturar para que al introducir la duracin de cada tarea se vayan agregando el inicio y el final
de cada una de ellas, es decir, no es necesario que la persona que realiza la planeacin lo
23
4
2
24
No.
Tarea
1
2
3
Identificar contactos
Realizar llamadas a los contactos para hacer citas
Buscar donaciones de gasolina
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Tiempo
(semanas)
1
1
2
Predecesoras
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
4 Hrs
2 Hrs
5 Hrs
2 Hrs
3,4,5,6,7,8
3,4,5,6,7,8
9, 10
11
12
13
4 Hrs
14
1
2
Para introducir la secuencia se usa del cuadro de dilogo Informacin de la tarea, la ficha
Predecesoras, o bien se introducen directamente en el campo Predecesoras, la siguiente figura
muestra las actividades sin predecesoras:
25
2
1
Observa la figura anterior, la primera actividad no depende de ninguna otra accin ya que se
realiza al inicio, la segunda actividad inicia al finalizar la primera, estn en secuencia, y las
actividades 3 y 4 se realizan simultneamente y ambas inician al finalizar la segunda actividad.
Ahora se avanzar en la construccin del ejemplo Brigada comunitaria agregando las
actividades predecesoras a cada tarea.
26
Tarea
Identificar contactos
3
4
5
7
8
9
10
11
Tiempo
(semanas)
1
Predecesoras
Responsable
Elsa Mier, seccin amarilla,
agendas
Mariela Prez, Elsa Mier,
telfonos
Mariela Prez, Carro,
gasolina
Emilio Zaragoza
2
2
2
2
2
2
3,4,5,6,7,8
3,4,5,6,7,8
4 Hrs
9, 10
Francisco Jurez
Perla Saenz
Todos
27
12
13
14
15
brigada
Armar toldos y acondicionar
el rea para la brigada
Realizar la brigada
Recoger toldos y entregar el
rea prestada para la
brigada
Transportarse al centro de
trabajo
2 Hrs
11
5 Hrs
2 Hrs
12
13
4 Hrs
14
Todos
Para capturar los recursos se puede hacerlo directamente en el campo Recursos o bien en el
cuadro de dilogo Informacin de la tarea, como se muestra a continuacin:
1) Primero da clic en la ficha
Recursos
2) Posteriormente teclea el nombre
del (de los) recurso(s) a utilizar
en dicha tarea, uno en cada
celda
1
3
2
3) En Unidades, teclea el
porcentaje de utilizacin del
recurso en esa tarea
En el campo unidades se pone el porcentaje del tiempo que se ocupar el recurso, por ejemplo,
una agenda corresponde al 100%, si fueran 5 agendas en unidades se colocara 500%. Otro
ejemplo es: si ocupo 1 voluntario en unidades asigno 100%, pero si ocupo 7 voluntarios debes
capturar 700%. Al finalizar de dar de alta los recursos de la tarea se da Aceptar y se ve de la
siguiente manera:
28
Tambin se pueden dar de alta primero todos los recursos, en el men Ver, Hoja de recursos y
aparece una pantalla como la siguiente para la captura de los recursos:
1) Primero da clic en el men Ver.
2) Posteriormente selecciona Hoja de recursos.
3) Aparece la pantalla Hoja de recursos, donde se van capturando los datos de los
recursos a utilizar en el proyecto.
1
2
Si observas, el recurso Agenda aparece en rojo, lo que indica que es un recurso sobre utilizado
ya que se colocaron 5 y aqu se tiene declarado el 100% que equivale a una, para eliminar el
error se coloca el 500% y se corrige.
En la Etiqueta de material se coloca el cdigo que las organizaciones le asignan a sus
materiales en sus inventarios. Y en la etiqueta Grupo muchas veces dentro de un proyecto se
nombran equipos de trabajo, por ejemplo para este proyecto puede ser salud, educacin,
alimentacin, deportes, cultural.
Una vez capturados los recursos se pueden dar de alta en el cuadro de dilogo Informacin de
la tarea o directamente. Si se observa en la tarea 2 aparecen los recursos dados de alta y se
seleccionan los que se ocupan en la tarea.
29
1.2.6. Informes
Los informes son los diversos reportes que se pueden solicitar de un proyecto, se pueden
obtener desde el men Informes, y aparece el siguiente cuadro de dilogo:
30
4
3
Es momento de que revises cada uno de los informes que puedes obtener en Microsoft Project,
y te dars cuenta que cualquier reporte que te puedan solicitar, lo puedes obtener en el men
Informes.
31
Otra forma de obtener informes es a partir del men Ver, el cual incluye las diferentes vistas del
proyecto:
32
33
34
Las actividades crticas son aquellas en las que hay que cuidar su cumplimiento pues un
retraso en alguna de ellas provoca el retraso en todo el proyecto, por eso se llaman crticas y
aparecen en color rojo, la suma de la duracin en tiempo de esas actividades proporciona la
duracin real del proyecto.
Para imprimirla, se da clic en el men Archivo, Vista preliminar y aparece la siguiente pantalla,
donde se configura para imprimir, apareciendo de la siguiente manera:
Cabe mencionar que entre ms actividades sean, se ve demasiado pequea la letra. Hay que
darle acercamiento en pantalla para poder leer la informacin, aunque al imprimir la ruta crtica
a travs del diagrama de red se ve la informacin, se recomienda imprimirla a color para poder
apreciar esta informacin.
35
Seleccionar Costo y aparece la siguiente pantalla, donde se pueden capturar los costos fijos
por actividad, y se complementarn con los costos de los diversos recursos hasta dar un costo
total del proyecto, esta pantalla se imprime en el men Archivo, Vista preliminar, si est
correcto, dar clic en el botn imprimir.
Se te sugiere revisar todas las opciones de informes del men Informes, pues ah encontrars
alternativas para los diversos reportes de costos, tiempos, ruta crtica, actividades, resumen,
etc.
Ahora es momento de que practiques todas las herramientas de Microsoft Project, en cuanto a
proyectos la prctica hace al maestro en el uso del software, desglosa proyectos como los que
se sugirieron de organizar un festival escolar, una junta de trabajo, una fiesta, el diseo de
publicidad, o los ejemplos que se te proporcionaron en el tema de actividades, etc. El fin es que
hagas ejercicios que te lleven a conocer cada vez ms estas herramientas de administracin de
proyectos.
36
Cierre de la unidad
Como se ha revisado en esta unidad, el mayor de los activos de una compaa hoy en da es
su informacin, representada en su personal, experiencia, conocimiento e innovaciones. Para
poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de informacin, en
cuyo corazn se sita la infraestructura de la tecnologa de informacin. Por lo que aprender a
administrarla es una de las habilidades que el personal debe poseer. Tambin aprendiste que
existen diversos software tanto para usos especficos como para desarrollar aplicaciones. Y
finalmente aprendiste sobre las bases para utilizar el software Microsoft Project para la
planeacin y administracin de la informacin.
37
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