Apostila DPU.2014 TécnicasDeArquivamento DarlanEterno PDF

Tcnicas de Arquivamento
Prof. Darlan Eterno
Professor: Darlan Eterno
www.acasadoconcurseiro.com.br
EDITAL
Banca: Cespe
Ano: 2010
Cargo: Agente Administrativo
TCNICAS DE ARQUIVAMENTO: Classificao, organizao, arquivos correntes e protocolo.
SUMRIO
1. Introduo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2. Arquivos Conceitos e Definies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
a) Imparcialidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
b) Autenticidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
c) Naturalidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
d) Inter-relacionamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
e) Unicidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.1. Finalidade dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.2. Funo dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.3. Classificao dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
a) Natureza dos documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
b) Extenso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
c) Estgios de evoluo: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
d) Entidades mantenedoras: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.4. Princpios Arquivsticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
a) Princpio da organicidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
b) Princpio da unicidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
c) Princpio da providncia (respeito aos fundos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
d) Princpio do respeito ordem original (ordem primitiva) (princpio da santidade) . . . . 11
e) Princpio da pertinncia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3. Arquivos x Bibliotecas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
4. Classificao dos documentos de arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
a) Quanto ao gnero: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
b) Quanto natureza do assunto: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
c) Quanto espcie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
d) Quanto ao tipo (tipologia) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
5. Teoria das Trs Idades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
6. Arquivos Correntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
6.1. Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
6.1.1. Rotinas de Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
6.1.2. Procedimentos Administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1.2.1. Processo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1.2.1.1. Definio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1.2.1.2 Abertura (atuao) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1.2.1.3. Operaes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2. Avaliao de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tabela de Temporalidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3. Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3.1. Arquivamento de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Plano de classificao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Operaes de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mtodos de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sistemas de Busca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7. Emprstimo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8. rgos /Sistemas de Arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
a) Arquivo Nacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
b) CONARQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
c) SINAR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
d) SIGA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9. Recortes da Legislao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Questes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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1. Introduo
A formao dos arquivos est relacionada necessidade de registrar e conservar registros
das aes e de fatos da vida humana para fins e prova e de informao. As sociedades antigas
procuravam de alguma forma, seja por smbolos ou pela escrita, registrar traos de sua cultura
e de suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc.
Os suportes se diversificaram atravs dos tempos, os avanos tecnolgicos dos meios de
reproduo e difuso, aliados a burocratizao da mquina administrativa colaboraram para
o gigantesco aumento da informao. Este fenmeno, denominado exploso informacional,
influenciou as prticas e tcnicas arquivsticas contemporneas, tornando a disciplina
arquivstica cada vez mais essencial no contexto das organizaes pblicas e privadas.
2. Arquivos Conceitos e Definies

Os arquivos podem ser definidos como o conjunto de documentos produzidos e recebidos
por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos (Art. 2 da lei n 8.159/1991). Assim sendo, podese afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade
produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgnico de produo, a fim de
que sejam mantidas suas caractersticas e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os
documentos de arquivo possuem as seguintes caractersticas:
a) Imparcialidade: est relacionada ao fato de que a produo documental ocorre em
determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma
ao humana eles so imparciais, pois so criados para atender um objetivo especfico,
como por exemplo, a compra de um material;
b) Autenticidade: os documentos de arquivo so criados, mantidos e custodiados de acordo
com procedimentos que podem ser comprovados.
c) Naturalidade: os documentos so acumulados de acordo com as atividades da instituio,
ou seja, sua acumulao ocorre dentro das transaes por ela executadas.
d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relao entre si e com as atividades
que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como pea de todo orgnico e
no como elemento isolado de um contexto.
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar nico na estrutura documental a qual
pertence. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas,
mas sim funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
2.1. Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira servir administrao da entidade que
o produziu; a segunda servir de base para o conhecimento da histria desta entidade. Eles
so utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da
instituio que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o
seu passado e a sua evoluo.
2.2. Funo dos Arquivos

A funo principal dos arquivos possibilitar o acesso s informaes que esto sob sua
responsabilidade de guarda, de maneira rpida e precisa.
2.3. Classificao dos Arquivos

a) Natureza dos documentos: Quanto natureza dos documentos, classificam-se em especial
e especializado O arquivo especial constitudo por documentos de diversos formatos,
como DVDs. CDs, fitas e microfilmes que, devido as caractersticas do suporte, merecem
tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento tcnico. O arquivo
especializado constitudo por documentos resultantes de uma determinada rea do
conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informao encontra-se
registrada. So exemplos de acervos especializados os arquivos mdicos, os arquivos de
engenharia, entre outros.
b) Extenso: Quanto extenso os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto
aos setores da instituio, ou arquivos centrais ou gerais que renem sob sua guarda
documentos provenientes de diversos setores de uma instituio.
c) Estgios de evoluo: Quanto e estes estgios os arquivos so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informaes, tambm
chamado de teoria das trs idades. A lei n 8.159/1991, define em seu artigo 8, estes trs
estgios da seguinte maneira:
a) arquivos correntes: so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao,
constituam objeto de consultas freqentes.
b) arquivos intermedirios: so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos
produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
d) Entidades mantenedoras: Conforme as caractersticas da entidade acumuladora de
documentos, estes podem ser divididos em:
a) arquivos pblicos: so aqueles produzidos por instituies pblicas nas esferas federal,
estadual e municipal. Tambm so considerados pblicos os arquivos acumulados por
empresas privadas encarregadas da gesto de servios pblicos.
b) arquivos privados: so aqueles produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou
jurdicas, em decorrncia de suas atividades. (lei n 8.159/1991, art. 11). Ex.: arquivos
comerciais, institucionais, pessoais.
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DPU (Agente Administrativo) Tcnicas de Arquivamento Prof. Darlan Eterno
Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais tambm

podem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualizao da classificao dos
arquivos, segue abaixo, quadro resumo:
Quadro Resumo Classificaes dos Arquivos

Classificaes dos arquivos
Definio/Exemplos
Entidade Mantenedora
Publico ou
Privados
Estgios de Evoluo
Corrente
Intermedirio
Permanente
Extenso ou Abrangncia
Setorial ou
Central/Geral
Natureza dos Documentos
Especial
Especializado
2.4. Princpios Arquivsticos

A disciplina arquivstica regida por vrios princpios. No entanto, essa obra vai abordar apenas
aqueles relacionados aos tpicos exigidos no edital do concurso.
a) Princpio da organicidade: A organicidade diz respeito a relao natural entre documentos
de um arquivo, em decorrncia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos
produzidos por entidade coletiva, pessoa jurdica ou fsica refletem a estrutura e as
atividades da sua entidade mantenedora no contexto da organizao dos conjuntos
documentais.
b) Princpio da unicidade: Os documentos de arquivo conservam seu carter nico em funo
do contexto em que foram produzidos. Este aspecto no est diretamente relacionado ao
nmero de cpias produzidas, mas sim funo nica que os documentos executam
dentro do contexto organizacional.
c) Princpio da provenincia (respeito aos fundos): Princpio bsico da arquivologia
segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no
deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado fundamental para a
organizao dos documentos de arquivo.
d) Princpio do respeito ordem original (ordem primitiva)(princpio da santidade):
Princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenao (arranjo) original dada
pela entidade, pessoa ou famlia que o produziu. considerado como segundo grau de
aplicao do princpio da provenincia e fundamental para a organizao dos documentos
de arquivo.
e) Princpio da pertinncia: Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser
reclassificados por assunto sem ter em conta a provenincia e a classificao original.
Tambm chamado princpio temtico.
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3. Arquivos x Bibliotecas
Embora tenha como objeto de estudo a informao, os arquivos no devem ser confundidos
com as bibliotecas, visto que as operaes destinadas ao tratamento tcnico da informao so
distintas. Cada uma destas reas, embora trabalhem com a informao, fazem uso de tcnicas
e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:
Quadro Comparativo Arquivo x Biblioteca

Caractersticas
Arquivo
Biblioteca
Tipo de Suporte/
Quantitativo de
Exemplares
Apresentam-se em exemplares
nicos ou em nmero limitado
de vias. Ou seja, em regra os
documentos de arquivos possuem
exemplares nicos, mas no caso de
haver obrigaes recprocas como,
por exemplo, em um contrato,
podem haver quantas vias (cpias)
quanto o nmero de pessoas
envolvidas nesta operao.
Apresentam-se em exemplares
mltiplos, ou seja, uma mesma
obra criada em vrios exemplares
e pode estar presente em mais de
uma biblioteca.
Entrada de
documentos
Acumulao natural: so produzidos

em decorrncia do desempenho
das atividades administrativas da
instituio.
Os livros ingressam biblioteca por

meio da compra, permuta e doao.
Tipo de conjunto
Fundos: conjunto de documentos

unidos pela origem.
Os livros formam colees que so

reunidas pelo contedo.
Finalidade (origem)
funcional, administrativa
cultural, tcnica e cientfica.
Tipo de Classificao
Baseia-se nas
instituio
atividades
da
Utiliza-se
de
predeterminados
procedimentos
4. Classificao dos documentos de arquivo

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:
a) Quanto ao gnero:
textuais: documentos que contm informao em formato de texto. Ex.: atas e ofcios;
sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros
fonogrficos. Ex.: cds de msica , fitas K7;
cartogrficos: so os documentos que contm representaes geogrficas,
arquitetnicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis;
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filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de

imagem, conjugadas ou no a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex.:
fitas videomagnticas;
iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou
no, contendo imagens estticas. Ex.: fotografias , negativos, diapositivos (slides),
gravuras, desenhos;
microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes da microrreproduo de
imagens. Ex.: microfilme, microficha, carto-janela;
informtico: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex.:
disquete, disco rgido, arquivo do Excel.
b) Quanto natureza do assunto:
ostensivos (ordinrios): documentos que no possuem restrio de acesso.
sigilosos: documentos que sofrem restrio de acesso, cuja divulgao ponha em risco
a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
c) Quanto espcie: Espcie documental a configurao que assume um documento
de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas (Dicionrio de
Terminologia Arquivstica, 1996). A espcie modelo documental escolhido para se
registrar a informao arquivstica. Ex.: ofcio, portaria, ata.
d) Quanto ao tipo (tipologia): De acordo com a sua utilizao as espcies documentais
recebem funes especficas dentro das instituies, formando tipos documentais.
Entende-se por tipo documental a configurao que assume uma espcie documental, de
acordo com a atividade que a gerou. Ex.: Ata de reunio, certido de casamento, boletim
de frequncia e etc. A formao dos tipos documentais feita por meio da juno: espcie
documental e funo (atividade), conforme tabela abaixo:
Espcie Documental
Documental
Funo (Atividade)
Tipologia
Boletim
Ocorrncia
Boletim de Ocorrncia
Certido
Nascimento
Certido de Nascimento
5. Teoria das Trs Idades

fundamentada na diviso do ciclo de vida dos documentos em trs fases distintas, conforme
os valores documentais e a freqncia de uso para a instituio produtora.
Valores Documentais
O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliao
documental: o valor primrio ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que
deve ser temporariamente preservado por razes administrativas, legais ou fiscais; e o valor
secundrio ou histrico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos
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para outros fins que no aqueles para os quais foram criados. O valor secundrio deve
ser preservado de maneira definitiva pela instituio ele se divide em probatrio (quando
comprova a existncia, o funcionamento e as aes da instituio) ou informativo (quando
contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo
ou pesquisa).
Idades Documentais
a) 1 Idade (fase corrente): tambm conhecida como fase ativa, composta pelos documentos
que possuem maior potencial de uso dentro das instituies e devem ser guardados em
locais prximos aos de sua produo, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos
so de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criao decorre
das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros
setores da instituio, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.
b) 2 Idade (fase intermediria): conhecida tambm como fase semiativa, composta por
documentos de consulta eventual para a instituio produtora. O arquivamento desses
documentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a
finalidade de se diminuir os gastos referentes sua manuteno. Nesta fase os arquivos
aguardam a sua destinao final, que poder ser a eliminao ou a guarda permanente.
c) 3 Idade (fase permanente): tambm chamada de fase inativa, composta por documentos
que perderam o uso administrativo e que so preservados em funo do seu valor histrico,
probatrio e informativo e por esta razo jamais podero ser eliminados. Os documentos
desta fase, resguardadas as restries de sigilo, tm o seu acesso franqueado (liberado). Os
documentos que provam a origem/criao da instituio (contrato social, ato constitutivo);
sua evoluo (relatrio de atividades) e seu funcionamento (ato normativo, estatuto,
regimento interno) so considerados de guarda permanente.
Esquema Representativo Teoria das Trs Idades
Arquivo
Corrente
* Transferncia
Operaes de destinao:
Valor Secundrio
Arquivo
Intermedirio
* Recolhimento
* Recolhimento
* transferncia: passagem de documentos fase intermediria

* recolhimento: passagem de documentos fase permanente
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Arquivo
Permanente
Valor Primrio
6. Arquivos Correntes
Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituio
produtora, e so utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a
tomada de decises, avaliao de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades
desempenhadas nesta fase so: protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo, consulta e
destinao.
6.1. Protocolo
Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitao dentro das reas
e setores da instituio; para que esta documentao no se perca, necessrio exercer o
controle de sua movimentao por meio de instrumentos prprios que garantam sua localizao
e segurana.
6.1.1. Rotinas de Protocolo

Para alcanar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:
recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separao em duas
categorias: oficial, que trata de matria de interesse institucional e particular, que trata
de contedo de interesse pessoal. Os documentos oficiais so divididos em ostensivos e
sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados. No momento da
anlise, dever ser verificada a existncia de outros registros relacionados ao documento
recebido, para se fazer a devida referncia. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de
natureza particular devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios.
registro: os documentos recebidos pelo protocolo so registrados em formulrios ou em
sistemas eletrnicos, nos quais sero descritos os dados referentes ao seu nmero, nome
do remetente, data e assunto, espcie, entre outros elementos.
autuao: aps o registro, os documentos so numerados (autuados) conforme sua ordem
de chegada ao arquivo. A palavra autuao tambm significa a criao de processo.
classificao: anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria
de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles cdigos. Esta tarefa
executada com o auxlio do plano de classificao, caso a instituio possua esse
instrumento.
movimentao (expedio/distribuio): consiste na entrega dos documentos aos
respectivos destinatrios. A distribuio a remessa dos documentos aos setores de
trabalho, enquanto que a expedio consiste na remessa externa desses documentos.
controle da tramitao: so as operaes destinadas a registrar a localizao do documento
dentro da instituio. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo
ou por meio de sistemas eletrnicos, estes garantem maior segurana e agilidade ao
processo de controle de tramitao.
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6.1.2. Procedimentos Administrativos

Alm das atividades citadas no tpico anterior, no protocolo so realizados procedimentos
administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espcie
documental denominada processo e a outra que trata da espcie documental denominada
correspondncia.
6.1.2.1. Processo
6.1.2.1.1. Definio
Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vo
sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria.
6.1.2.1.2. Abertura (atuao)
Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo esteja
relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises, informaes,
despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. A abertura
de processo dever ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, a partir de uma pea
preferencialmente original, ou de uma cpia autenticada. importante ressaltar que as
mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero se constituir em
peas de processo . No sero autuados os documentos que no devam sofrer tramitao, tais
como convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de
cpia de processo.
6.1.2.1.3. Operaes
Desentranhamento
a retirada de folhas ou peas, mediante despacho da autoridade competente. O
desentranhamento poder ocorrer por interesse da administrao ou pedido do interessado,
sendo necessria insero de Termo de, desentranhamento aps ltimo despacho , para
registrar esta operao.
O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas folhas
ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento.
Ressalta-se que vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo.
Desmembramento
a separao de parte da documentao de um processo, para formar outro mediante despacho
da autoridade, utilizando-se Termo de Desmembramento, para registrar este retirada.
16
Juntada
a unio de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade
correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente. A juntada ser
realizada por meio da anexao ou apensao.
Juntada por anexao a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s) a 01
(um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado
e que contenham o mesmo assunto. A anexao realizada quando h a dependncia entres
processos. A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como
principal e um ou mais como acessrios.
No quadro abaixo esto alguns exemplos que caracterizam os processos principais e acessrios:
Processo Principal
Processo Acessrio
Auto de Infrao
Defesa contra Auto de Infrao
Aquisio de Material
Prestao de Contas
Licena sem vencimentos
Cancelamento de Licena
Juntada por apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais

antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o
mesmo interessado ou no, conservando cada processo a sua identidade e independncia.
6.2. Avaliao de Documentos

Tendo em vista que impossvel preservar tudo que acumulado pelas instituies, e o fato de
existirem documentos de guarda temporria e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer
critrios para realizar a avaliao dos documentos.
Tabela de Temporalidade
Para avaliar os documentos, dever ser constituda, em cada instituio, uma comisso
multidisciplinar, formado por servidores de suas diversas reas tcnicas denominada
Comisso Permanente de Avaliao. Tal comisso ser responsvel pela elaborao da tabela
de temporalidade de documentos, Instrumento resultante da avaliao que define prazos de
iguarda dos documentos nas fases corrente e intermediria, sua destinao final (eliminao
ou guarda permanente, bem como a alterao de suporte.
A tabela de temporalidade possui as seguinte caractersticas:.
fornece informaes sobre a alterao do suporte da informao, ou seja, define quais
documentos sero digitalizados ou microfilmados pela instituio;
elaborada por uma Comisso Permanente de Avaliao, composta por servidores
responsveis pelos setores da instituio.
para ser aplicada aos documentos da instituio, a tabela dever ser aprovada por
autoridade competente.
ao prazos se baseiam na legislao em vigor.
17
Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislao em vigor.

Os documentos de arquivo no cumprem um prazo de guarda nico, este perodo de reteno
varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim no se pode
afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornaro
de guarda permanente aps 40 anos da sua produo. O quadro a seguir foi extrado da Tabela
utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de
documentos.
Figura 2 Recorte de Tabela de Temporalidade Resoluo n 14/2001 do Conarq
Prazos De Guarda
Assunto
001 Modernizao
e Reforma
Administrativa
Projetos, Estudos
e Normas
002 Planos,
Programas e
Projetos de
Trabalho
010 Organizao e
Funcionamento
Destinao
Final
Fase
Corrente
Fase
Intermediria
Enquanto
Vigora
5 Anos
Guarda
Permanente
5 Anos
9 Anos
Guarda
Permanente
Enquanto
Vigora
5 Anos
Guarda
Permanente
Observaes
6.3. Arquivamento
6.3.1. Arquivamento de Documentos
O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares prprios, como caixas e
pastas, de acordo com um mtodo de ordenao previamente estabelecido, e na guarda destas
embalagens (caixas e pastas) em mobilirios especficos, como estantes e arquivos de ao. Para
que os arquivos se tornem acessveis necessrio que eles sejam corretamente arquivados
de maneira a agilizar sua recuperao. Antes do arquivamento, os documentos devem ser
devidamente classificados de acordo com a funo ou atividade a que se referem; esta tarefa
executada com o auxlio do plano de classificao.
Plano de classificao
Instrumento que reflete as funes/atividades da empresa que deram origem aos documentos,
ele serve para orientar a operao de arquivamento e recuperao da informao. O plano tem
18
a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituio no

exerccio de suas atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar
os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as
tarefas arquivsticas relacionadas ao processamento tcnico da informao.
Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificao utilizado
pelo Poder Executivo Federal
Modelo de Plano de Classificao

000 ADMINISTRAO GERAL
001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA.
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
012 COMUNICAO SOCIAL
034 MOVIMENTAO DE MATERIAL
Operaes de Arquivamento
Tendo em vista a importncia de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a
sua localizao, faz-se necessria a adoo das seguintes operaes de arquivamento:
inspeo: exame do documento para verificar a existncia de despacho que indique se o
ele seguir para o arquivamento.
estudo: leitura do documento para verificar a entrada que ser atribuda, a existncia de
outros documentos que tratam de matria semelhante.
classificao: anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados.
codificao: insero de cdigos nos documentos de acordo com o mtodo de arquivamento
adotado: letras, nmeros, cores.
ordenao: a disposio dos documentos de acordo com a classificao e a codificao
dadas. Para facilitar a ordenao os documentos podem ser dispostos em pilhas ou
escaninhos.
guarda de documentos: a colocao do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou
estante.
Mtodos de Arquivamento
Para que os documentos de arquivo estejam acessveis necessrio que eles sejam bem
ordenados e arquivados. O arquivamento feito por meio de mtodos especficos que
chamamos de mtodos de arquivamento.
A escolha mais adequada do mtodo de arquivamento depende da natureza dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da organizao acumuladora. A instituio adotar quantos
forem necessrios para bem organizar seus documentos.
19
Pode-se dividi-los em duas classes:

a) mtodos padronizados: dividem-se em variadex, automtico e soundex. Esta obra abordar
somente o variadex, visto que os demais mtodos padronizados no tm aplicao prtica
nos arquivos brasileiros.
variadex: utiliza a combinao de cores e letras para o arquivamento dos documentos.
Cada sequncia de letras recebe uma cor especfica.
Exemplos:

sequncia a,b,c,d,e............. prata

sequncia f,g,h,i,j................ ouro
b) mtodos bsicos: dividem-se em alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.

alfabtico: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenao dos nomes
feita de acordo com as regras de alfabetao.
geogrfico: utiliza o local ou a procedncia do documento como elemento principal de
busca. O mtodo geogrfico organiza os documentos conforme dois seguintes critrios: por
estado, pas ou cidade.
numrico: utiliza nmeros para a recuperao da informao s. Divide-se em simples,
cronolgico e dgito-terminal.
Simples
Cronolgico
Dgito-terminal
os documentos recebem um nmero de acordo com a sua ordem de entrada

ou registro no arquivo, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica.
utiliza nmero e data como forma de localizao da informao.
os documentos so arquivados conforme uma seqncia numrica composta
de seis dgitos que so divididos em trs pares. A leitura da sequncia se d
da direita para a esquerda.
Ex.: o nmero 170482 ser divido em trs pares que sero lidos da direita
para esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.
ideogrfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem. Dividese em:
alfabtico: os assuntos so divididos conforme a ordenao dicionria e a ordenao
enciclopdica.
Dicionrio
Enciclopdico
Assuntos
isolados
so
dispostos
alfabeticamente conforme a seqncia
das letras
Assuntos correlatos so agrupados sob

ttulos gerais e dispostos alfabeticamente.
Exemplo:
Sistemas de arquivos
Sistemas de biblioteca
Sistemas de processamento de dados
Venda de publicaes
Exemplo:
Sistemas
de arquivos
de bibliotecas
de processamento de dados
Venda de publicaes
numrico: os assuntos recebem nmeros especficos. Divide-se em decimal, duplex e

unitermo.
20
Decimal
Duplex
Expanso limitada de classes (10),

As subdivises so representadas por pontos.
Expanso ilimitada de classes,

As subdivises so representadas por traos.
Exemplos:
Exemplos:
211 Cursos
211.1 Extenso
211.2 Formao
2-1-1 Cursos
2-1-1-1 Extenso
2-1-1-2 Formao
Unitermo
Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituio. Cadastra, na ficha, os nmeros dos
documentos que contm a palavra nela registrada.
Sistemas de Busca
A busca dos documentos realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde
a busca feita diretamente no local onde o documento est arquivado; e por meio do sistema
indireto, que aquele em que a busca feita com a ajuda de ndices ou de instrumentos
auxiliares.
Os mtodos alfabtico e geogrfico so os nicos mtodos do sistema direto, ou seja, os nicos
mtodos que no adotam ndices. Os mtodos numricos so do sistema indireto, portanto,
adotam ndices para a localizao dos documentos.
Alm destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O mtodo
alfanumrico, que combina letras e nmeros, o nico que integra este ltimo sistema de
busca.
7. Emprstimo
No arquivo a atividade de emprstimo dever ser formalizada por meio de um indicador,
denominado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item
documental para assinalar a sua remoo temporria. A guia-fora tem como finalidades: a
cobrana de pastas ou documentos que no tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e
facilitar o rearquivamento de documentos.
21
8. rgos /Sistemas de Arquivo

De acordo com a legislao Arquivstica, identifica-se a existncia dos seguintes rgos/sistemas
de arquivo:
a) Arquivo Nacional: rgo que possui entre outras competncias, a gesto e o recolhimento
dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.
Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar
o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica
nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei n 8.159/1991)
b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a poltica nacional de arquivos pblicos e

privados. O Conarq o rgo central do SINAR.
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por
finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como
exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos
documentos de arquivo. (Art. 1 do Decreto n 4.073/2002)
c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a poltica nacional

de arquivos pblicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto n 4.073/2002.
O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo.
(Art. 10 do Decreto n 4.073/2002)
d) SIGA (Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo): organiza, de forma sistmica,

as atividades de gesto de documentos, no mbito da Administrao Pblica Federal.
Conforme o decreto n 4915/2003. Integram o SIGA:
I como rgo central, o Arquivo Nacional;
II como rgos setoriais, as unidades responsveis pela coordenao das atividades de
gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgosequivalentes;
III como rgos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes.
9. Recortes da Legislao
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE

1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que
o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte Lei:
22
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto

documental e a proteo especial a documentos
de arquivos, como instrumento de apoio
administrao, cultura, ao desenvolvimento
cientfico e como elementos de prova e
informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os
fins desta Lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio

de atividades especficas, bem como por
pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos
o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes sua produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento em fase corrente
e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos, no
exerccio de suas atividades, por rgos pblicos
de mbito federal, estadual, do Distrito Federal
e municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos
por instituies de carter pblico, por
entidades privadas encarregadas da gesto
de servios pblicos no exerccio de suas
atividades.
2 A cessao de atividade de instituies
pblicas e de carter pblico implica o
recolhimento de sua documentao
instituio arquivstica pblica ou a sua
transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so
identificados como correntes, intermedirios e
permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes
aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam objeto de
consultas freqentes.
2
Consideram-se
documentos
intermedirios aqueles que, no sendo
de uso corrente nos rgos produtores,
por razes de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminao ou recolhimento

para guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os
conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser
definitivamente preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos
por instituies pblicas e de carter pblico
ser realizada mediante autorizao da
instituio arquivstica pblica, na sua especfica
esfera de competncia.
Art. 10. Os documentos de valor permanente
so inalienveis e imprescritveis.
DECRETO N 4.073,
DE 3 DE JANEIRO DE 2002
Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de
1991, que dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados.
CAPTULO III
DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de
documentos:
I produzidos e recebidos por rgos e
entidades pblicas federais, estaduais,
do Distrito Federal e municipais, em
decorrncia de suas funes administrativas,
legislativas e judicirias; [...]
III produzidos e recebidos pelas empresas
pblicas e pelas sociedades de economia
mista;
IV produzidos e recebidos pelas
Organizaes Sociais, definidas como tal
pela Lei n 9.637, de 15 de maio de 1998,
e pelo Servio Social Autnomo Associao
das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n
8.246, de 22 de outubro de 1991.
23
Questes
1. (Cespe DPF Agente Administrativo

2014) Um conjunto de documentos
em suporte papel produzidos e(ou)
recebidos por determinado rgo, durante
o desenvolvimento de suas atividades
especficas ou atividades de suporte,
consiste em um arquivo.
( ) Certo
( ) Errado
2. (Cespe MI 2013) O material de referncia

ou informao no orgnica utilizado
nos setores de trabalho, considerado
documento de arquivo.
( ) Certo
( ) Errado
3. (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar

arquivo tambm a instituio ou o servio
que tem a custdia de documentos, com
a finalidade de fazer o processamento
tcnico, garantir a conservao e promover
a utilizao dos arquivos.
( ) Certo
( ) Errado
4. (Cespe ABIN 2010) Quando separado

do seu conjunto, ou seja, do todo ao qual
pertence, o documento de arquivo perde
muito do seu significado.
( ) Certo
5.
( ) Errado
(Cespe TJ/RR 2012) O arquivo

caracteriza-se por ser um conjunto
orgnico, resultado das atividades de uma
pessoa fsica ou jurdica, e no uma coleo
de documentos de diversas fontes.
( ) Certo
( ) Errado
6. (Empasial/Memorial da Amrica Latina

SP/1999) Arquivo composto por
fotografias, discos, fitas, slides, CDs,
microformas ou disquetes que merecem
tratamento diferenciado no apenas quanto
ao armazenamento mas tambm quanto
ao registro, acondicionamento, controle e
conservao, definio de:
a)
b)
c)
d)
e)
arquivo histrico
arquivo comercial
arquivo especializado
arquivo rotativo
arquivo especial
7. (Cespe TCE/RO 2013) A presena de

peas tridimensionais em um conjunto
documental indica que o material analisado
no um arquivo.
( ) Certo
( ) Errado
8. (Cespe IBAMA 2012) Os arquivos de uma

organizao pblica podem ser constitudos
de documentos originrios das atividades
meio e fim e produzidos em variados
suportes documentais, inclusive o digital.
( ) Certo
( ) Errado
9. (CNJ 2013) O arquivo do CNJ refere-se

acumulao ordenada dos documentos que
surgem como resultado da realizao da
misso ou dos objetivos dessa instituio.
( ) Certo
( ) Errado
10. (Cespe MDIC 2014) Os arquivos gerais

so localizados nas unidades polticoadministrativas de uma organizao e
cumprem a funo de arquivos correntes.
( ) Certo
( ) Errado
25
11. (Cespe CNJ 2013) Uma caracterstica

do documento de arquivo o seu
interrelacionamento
com
outros
documentos e com a atividade da qual ele
resultado.
( ) Certo
( ) Errado
12. (Cespe MI 2013) Nos processos de

trabalho, independentemente da natureza
do negcio, as organizaes pblicas ou
privadas produzem e recebem informaes
que, registradas, tornam-se documentos de
arquivo.
( ) Certo
( ) Errado
13. (Cespe EBC 2011) Arquivo de engenharia

considerado um tipo de arquivo
especializado.
( ) Certo
( ) Errado
14. (Cespe UNIPAMPA 2013) Os arquivos

de uma universidade so formados apenas
pela coleo de documentos relacionados
ao ensino superior.
( ) Certo
( ) Errado
Classificao dos Documentos

de Arquivo
15. (Cespe MPU 2013) Relatrio de
atividades, ata de reunio e boletim
informativo so exemplos de tipos
documentais que podem ser encontrados
nas instituies pblicas brasileiras.
( ) Certo
( ) Errado
16. (Cespe DPF Escrivo 2009)Documentos

iconogrficos so aqueles em formatos e
dimenses variveis, com representaes
geogrficas,
arquitetnicas
ou
de
engenharia.
( ) Certo
26
( ) Errado
17. (Cespe CADE 2014) A categoria textual

um dos principais tipos documentais
presentes nos rgos pblicos brasileiros.
( ) Certo
( ) Errado
18. (Cespe ABIN 2010) Carta, ofcio,

memorando, aviso, circular e relatrio
so exemplos de formatos documentais
existentes em rgos pblicos.
( ) Certo
( ) Errado
19. (Cespe TJ/RR 2012) Entre os gneros

documentais considerados documentos
de arquivo se incluem documentos
tridimensionais, textuais, audiovisuais e
cartogrficos.
( ) Certo
( ) Errado
20. (Cespe TRT/17 Regio 2009) Relatrio

de atividades, fita magntica, ata de reunio
e carto de visita so exemplos de tipologias
documentais.
( ) Certo
( ) Errado
21. (Cespe MPU 2013) A juno de uma

espcie documental com a funo que
lhe deu origem caracteriza o gnero
documental.
( ) Certo
( ) Errado
22. (Cespe MPE/PI 2012) O tipo documental

consiste na associao entre a espcie
documental e a funo que o documento
representa. So exemplos de tipos
documentais: o memorando, o ofcio, o
relatrio, a carta e a fotografia.
( ) Certo
( ) Errado
23. (Cespe ANATEL 2012) Relatrio de

atividades anuais um tipo documental.
( ) Certo
( ) Errado
24. (Cespe DPF Agente Administrativo

2014) O ofcio, o memorando e o processo
so exemplos de tipos documentais.
( ) Certo
( ) Errado
( ) Certo
25. (Cespe ANP 2012) O gnero de

documentos iconogrficos formado por
documentos em suportes sintticos, em
papel emulsionado ou no, contendo
imagens estticas.
( ) Certo
( ) Errado
26. (Cespe STF 2013) Fotografias,

diapositivos, desenhos e gravuras fazem
parte do gnero documental conhecido
como iconogrfico.
( ) Certo
( ) Errado
27. (Cespe SERPRO 2013) Os documentos

de arquivo podem ser elaborados em um
nico exemplar ou , em casos especficos,
serem produzidos em um limitado nmero
de cpias.
( ) Errado
( ) Errado
29. (Cespe TRE/BA 2010) Os documentos de

arquivo devem ser organizados a partir dos
mesmos princpios aplicados na organizao
das bibliotecas, principalmente no que se
refere aos mtodos de classificao.
( ) Certo
( ) Errado
31. (Cespe TJ/RR 2012) Em regra, devese produzir mais de um exemplar de um

documento de arquivo.
( ) Certo
( ) Errado
32. (Cespe DPF 2014) Os documentos de

arquivo so colecionados com finalidades
culturais e sociais.
( ) Certo
( ) Certo
( ) Errado
( ) Errado
34. (Cespe DRPF 2012) A finalidade principal

da produo e conservao de documentos
de um arquivo funcional.
( ) Certo
28. (Cespe DPF Escrivo 2009) O tamanho

do acervo documental e a sua complexidade
definem se o fundo de arquivo de uma
instituio pblica ou privada um fundo
fechado ou aberto.
( ) Certo
( ) Errado
33. (Cespe MDIC 2014) Os documentos de

interesse da instituio que tenham sido
adquiridos por meio de compra, doao
ou permuta deve ser considerados como
arquivos.
Arquivo x Biblioteca
( ) Certo
30. (Cespe MDIC 2014) Diferentemente da

biblioteca, o arquivo no uma coleo de
documentos, mas uma acumulao natural
de documentos.
( ) Errado
35. (Cespe STF 2013) A diferena entre

os arquivos e as bibliotecas pode ser
reconhecida na funo administrativa que
os arquivos tm para uma organizao
pblica ou privada, diferentemente da
funo cultural das bibliotecas.
( ) Certo
( ) Errado
36. (Cespe SERPRO 2013) Alm dos

documentos produzidos pelo SERPRO,
so considerados documentos de arquivo
aqueles colecionados por diversos motivos.
( ) Certo
( ) Errado
27
Princpios Arquivsticos
37. (Cespe CNJ 2013) A manuteno de
documentos agrupados de acordo com
sua origem ou provenincia, medida essa
que garante o potencial informativo dos
arquivos, resultado da aplicao do
conceito das trs idades documentais.
( ) Certo
( ) Errado
38. (Cespe ANATEL 2012) A existncia de um

fundo de arquivo origina-se do princpio da
pertinncia.
( ) Certo
( ) Errado
39. (Cespe ANCINE 2012) O princpio de

provenincia, quando aplicado aos arquivos
da ANCINE, gera um conjunto de fundos
documentais.
( ) Certo
( ) Errado
40. (Cespe MPE/PI 2012) O princpio

bsico da arquivologia que rene todos
os documentos gerados por uma mesma
fonte geradora de arquivo em um fundo
conhecido como princpio da provenincia
ou de respeito aos fundos.
( ) Certo
( ) Errado
( ) Errado
42. (Cespe STF 2013) O princpio arquivstico

fundamental para as aes de organizao
dos arquivos conhecido como princpio da
unicidade.
( ) Certo
28
( ) Certo
( ) Errado
44. (Cespe TCDF 2014) O princpio da

provenincia permite identificar o fundo a
que pertence determinado documento de
arquivo.
( ) Certo
( ) Errado
45. (Cespe DPRF 2013) O princpio

arquivstico que define e estabelece o fundo
de arquivo de uma instituio o princpio
da provenincia ou de respeito aos fundos.
( ) Certo
( ) Errado
rgos/Sistemas de Arquivo
46. (Cespe Ancine 2012) A ANCINE, por ser
uma agncia reguladora, no precisa seguir
as orientaes do Sistema de Gesto de
Documentos de Arquivo (SIGA).
( ) Certo
41. (CESPE ABIN 2011) O princpio da

provenincia consiste em procedimentos
lgicos e prticos que visam mesclar
os conjuntos documentais produzidos
e acumulados por diversas entidades
coletivas, pessoas ou famlias no decorrer
de suas atividades.
( ) Certo
43. (Cespe FUB 2014) O princpio da

pertinncia ser aplicado nos casos em
que houver necessidade de reclassificar
os documentos de arquivo por assunto,
sem que se considerem a provenincia e a
classificao original de cada documento.
( ) Errado
47. (Cespe MPU 2013) No compete ao

Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) a
implementao da politica nacional de
arquivos pr ivados.
( ) Certo
( ) Errado
48. (Cespe DPU 2014) Apesar de seguir

as orientaes do Conselho Nacional de
Arquivos, a DPU no integra o sistema de
gesto de documentos de arquivo (SIGA).
( ) Certo
( ) Errado
( ) Errado
49. (Cespe Anatel 2012) De acordo com

legislao, os documentos permanentes das
agncias reguladoras devem ser recolhidos
ao Arquivo Nacional.
( ) Certo
( ) Errado
50. (Cespe ANAC 2012) Os documentos da

ANAC considerados de valor permanente
devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
( ) Certo
( ) Errado
52. (Cespe MPE PI 2012) Competem ao

Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos
pelos Poderes Executivo, Legislativo e
Judicirio em mbito federal.
( ) Certo
( ) Errado
Teoria das Trs Idades
54. (Cespe MS 2008) O arquivo setorial

aquele estabelecido juntos aos rgos
operacionais, cumprindo funes de
arquivo corrente.
( ) Certo
( ) Errado
( ) Errado
57. (Cespe ANS 2013) Para facilitar o acesso

rpido ao material, recomenda-se que
arquivos correntes sejam armazenados em
caixas-arquivo.
( ) Certo
( ) Errado
58. (Cespe MTE 2014) Os arquivos correntes,

por serem formados pelos documentos com
grande possibilidade de uso, devem ficar
prximos dos usurios diretos.
( ) Certo
( ) Errado
59. (Cespe TRE/MA 2009) Os arquivos

correntes so alocados perto dos seus
usurios diretos, devido grande
possibilidade de uso que apresentam, e so
conhecidos tambm como arquivos ativos.
( ) Errado
60. (Cespe EBC 2011) Os arquivos setoriais

cumprem funes de arquivo permanente e
arquivo histrico.
( ) Certo
( ) Errado
( ) Errado
56. (Cespe SERPRO 2013) Ao se implantar

um programa de gesto documental, o
acesso aos documentos que apresentam
valor imediato ser restrito ao setor.
( ) Certo
53. (Cespe DPU 2010) As atividades tpicas

dos arquivos correntes so: o protocolo, a
expedio, o arquivamento, o emprstimo e
a consulta de documentos.
( ) Certo
( ) Certo
( ) Certo
( ) Errado
51. (Cespe MPU 2013) Compete ao

Arquivo Nacional definir as normas gerais
e estabelecer as diretrizes para o Sistema
Nacional de Arquivos bem como promover
o inter-relacionamento de arquivos pblicos
e privados.
( ) Certo
55. (Cespe ANTT 2013) Os documentos de

valor permanente so inalienveis, mas
prescritveis.
( ) Errado
61. (Cespe TCE/RS 2013) O arquivo

permanente constitudo essencialmente
de documentos que perderam todo o valor
de natureza administrativa, mas que devem
ser conservados em razo do seu valor
histrico.
( ) Certo
( ) Errado
29
62. (Cespe ME 2008) Os arquivos correntes

so de acesso restrito e devem ficar
prximos dos usurios diretos.
( ) Certo
( ) Errado
63. (Cespe DPF 2013) Os documentos

de arquivo, aps cumprirem o prazo de
guarda nos arquivos correntes, devem ser
transferidos para o arquivo permanente.
( ) Certo
( ) Errado
64. (Cespe ANP 2012) Quando o documento

de arquivo tem uma grande possibilidade
de uso, ele deve ser considerado como
documento do arquivo corrente.
( ) Certo
( ) Errado
( ) Errado
66. (Cespe EBC 2011) A transferncia de

documentos dos arquivos correntes para
os intermedirios deve ser feita mediante
registro em uma listagem de transferncia.
( ) Certo
( ) Errado
67. (Cespe MPU 2010) O valor primrio dos

documentos no arquivo intermedirio
crescente.
( ) Certo
( ) Errado
69. (Cespe MPU 2013) Os documentos

intermedirios so aqueles que no
possuem uso corrente nas entidades
30
( ) Errado
70. (Cespe FUB 2008) O documento de

arquivo transferido ao arquivo intermedirio
permanece com o acesso restrito
unidade que o acumulou, podendo, com a
autorizao da unidade acumuladora, ser
acessado por outras unidades.
( ) Certo
( ) Errado
71. (Cespe CADE 2014) A alta frequncia de

uso de um documento de arquivo indica
que ele pertence fase intermediria.
( ) Errado
72. (Cespe CNJ 2013) A organizao dos

documentos de arquivo na fase corrente
deve ser realizada de modo diferente
daquela adotada na fase intermediria.
Essa diferena explicada pelo fato de os
documentos terem usos distintos nessas
duas fases.
( ) Certo
( ) Errado
73. (Cespe DPF 2014) A transferncia

dos documentos dos arquivos correntes
para os arquivos intermedirios justificase pela diminuio do valor primrio dos
documentos.
( ) Certo
( ) Errado
68. (Cespe DPU 2010) Os arquivos correntes,

conhecidos como fase pr-arquivo, so
constitudos por documentos de valor
administrativo.
( ) Certo
( ) Certo
( ) Certo
65. (Cespe SERPRO 2013) O arquivamento

de documentos no tipo horizontal
recomendado para arquivos correntes.
( ) Certo
produtoras e aguardam a eliminao ou a

transferncia para guarda permanente.
( ) Errado
Instrumentos de Gesto
74. (Cespe ANCINE 2012) A exemplo das
demais agncias reguladoras, a ANCINE
responsvel pela elaborao de suas
prprias tabelas de temporalidade de
documentos da atividade meio.
( ) Certo
( ) Errado
75. (Cespe MTE 2014) Na avaliao de um

grande volume de documentos de arquivo, a
deciso sobre eliminao de um documento
e a consequente operacionalizao so
finais e irrevogveis.
( ) Certo
( ) Errado
( ) Certo
76. (Cespe CNJ 2013) A avaliao dos

documentos de arquivo feita com base
na tabela de temporalidade que, alm
dos prazos de guarda nas idades corrente
e intermediria, indica a eliminao ou
guarda permanente dos documentos.
( ) Certo
( ) Errado
77. (Cespe IBRAM 2009) Os documentos

pblicos destinados eliminao, aps
cumprirem o prazo estabelecido no edital
de eliminao de documentos, devem ser
incinerados.
( ) Certo
( ) Errado
78. (Cespe BACEN 2013) A tabela

de temporalidade de documentos
instrumento de gesto aprovado por
autoridade competente que permite
gerenciar a massa documental acumulada
e avaliar o prazo de guarda e a destinao
final dos documentos produzidos ou
recebidos por uma instituio.
( ) Certo
( ) Errado
79. (Cespe DPU 2010) O instrumento

auxiliar adotado na gesto de documentos
que possibilita o arquivamento e,
posteriormente, a recuperao desses
documentos denomina-se plano de
a)
b)
c)
d)
e)
descarte.
reteno.
arquivamento.
avaliao.
classificao
80. (Cespe STM 2011) Nos arquivos corrente

e intermedirio, os prazos de guarda dos
documentos devem ser expressos em
anos ou pela indicao da vigncia dos
documentos.
( ) Errado
81. (Cespe MPU 2010) Os prazos de

guarda dos documentos nos arquivos do
tipo corrente e intermedirio devem ser
definidos com base na legislao pertinente
e nas necessidades administrativas.
( ) Certo
( ) Errado
82. (CESPE CNPQ 2011) O processo de

elaborao do cdigo de classificao de
documentos de arquivo estabelece relao
direta com as funes e as atividades
desenvolvidas no rgo ou na empresa.
( ) Certo
( ) Errado
83. (CESPE CNPQ 2011) O cdigo de

classificao de documentos de arquivo
aplicado a partir da transferncia do
documento do arquivo corrente para o
arquivo intermedirio.
( ) Certo
( ) Errado
84. (CESPE CNPQ 2011) A tabela de

temporalidade de documentos independe
da realizao de classificao para avaliar os
documentos de arquivo.
( ) Certo
( ) Errado
85. (Cespe MTE 2014) Caso seja necessria

uma avaliao documental, deve ser criado
o cdigo de classificao de documentos de
arquivo.
( ) Certo
( ) Errado
31
86. (Cespe MCTI 2012) A classificao dos

documentos produzidos e(ou) recebidos
pela atividade-meio do MCTI feita a partir
do Cdigo de Classificao de Documentos
de Arquivo, elaborado pelo Conselho
Nacional de Arquivos.
( ) Certo
( ) Errado
87. (CESPE STM 2011) O cdigo de

classificao construdo a partir da
estrutura organizacional do rgo ou
empresa em que ele vai ser aplicado, sendo
uma reproduo do organograma desse
rgo ou dessa empresa.
( ) Certo
( ) Errado
( ) Certo
( ) Errado
( ) Certo
a)
b)
c)
d)
e)
avaliao.
codificao.
classificao.
descrio.
indexao
( ) Certo
( ) Errado
91. (Cespe MMA 2009) O cdigo de

classificao deve ser anotado na primeira
folha do documento.
( ) Certo
32
( ) Errado
( ) Errado
Protocolo
95. (Cespe Serpro 2013) O emprstimo de
documentos uma atividade do setor de
protocolo.
( ) Errado
96. Alm das atividades de recebimento,

registro e classificao, cabe tambm
ao protocolo realizar destinao dos
documentos.
( ) Certo
90. (Cespe STF 2013) De acordo com uma

tabela de temporalidade, a destinao final
dos documentos de arquivo pode ser a
digitalizao.
( ) Errado
94. (Cespe ANATEL 2012) O inventrio

utilizado para classificar os documentos de
arquivo.
( ) Certo
89. (Cespe TRE/MS 2013) Ao lidar com
os documentos, usa-se a tabela de
temporalidade como instrumento para a
( ) Errado
93. (Cespe SERPRO 2013) O prazo de guarda

indicado para os documentos do arquivo
impresso de cinquenta anos.
( ) Certo
88. (Cespe MI 2013) Os documentos de

arquivo devem ser classificados a partir
de um cdigo ou plano de classificao
de documentos baseado nas funes e
atividades desenvolvidas no rgo.
( ) Certo
92. (Cespe TRE/MA 2009) A avaliao de

documentos de arquivo executada com a
aplicao do cdigo de classificao.
( ) Errado
97. (Cespe CNJ 2013) O controle da

tramitao dos documentos pelos vrios
setores de uma organizao uma atividade
de protocolo.
( ) Certo
( ) Errado
98. (Cespe MC 2013) Todo documento

que chega ao MC deve ser registrado
no protocolo, independentemente do
documento ser ostensivo, sigiloso ou
pessoal.
( ) Certo
( ) Errado
99. (Cespe CNJ 2013) O protocolo deve

registrar todos os documentos que entram
na instituio, independentemente de eles
terem natureza arquivstica.
( ) Certo
( ) Errado
100. (Cespe ANCINE 2012) A expedio de

documentos uma atividade exercida
exclusivamente pelo protocolo.
( ) Certo
( ) Errado
101. (Cespe STJ 2008) O protocolo deve

separar as correspondncias oficiais das
particulares e a correspondncia oficial de
carter ostensivo da de carter sigiloso.
( ) Certo
( ) Errado
102. (Cespe ANCINE 2012) Os documentos

recebidos
por
uma
organizao
pblica devem ser registrados no
setor de protocolo. A exceo so as
correspondncias (cartas, ofcios, avisos).
( ) Certo
( ) Errado
( ) Errado
104. (Cespe DPF 2014) A primeira ao a ser

tomada pelo setor de protocolo, ao receber
um documento, distribu-lo.
( ) Certo
( ) Errado
105. (Cespe SEBRAE/BA 2008) O setor de

protocolo, ao receber uma correspondncia
sigilosa, dever abri-la para fazer o registro
e encaminh-la, com alta prioridade, ao
destinatrio.
( ) Certo
( ) Errado
( ) Certo
( ) Errado
107. (Cespe CNJ 2013) Os elementos

utilizados para o registro de documentos
nos servios de protocolo so metadados
desses documentos.
( ) Certo
( ) Errado
108. (Cespe Telebrs 2013) Os procedimentos

de registro e autuao de documentos so
atividades do protocolo. O registro consiste
no cadastramento de documento recebido
em um sistema de controle, manual ou
informatizado, que atribui um nmero ao
documento. A autuao ocorre quando um
documento passa a constituir um processo.
( ) Certo
103. (Cespe Serpro 2013) A classificao

de documentos uma rotina do setor de
protocolo.
( ) Certo
106. (Cespe ANATEL 2009) O registro dos

documentos que chegam a um rgo
pblico deve ser feito no setor de protocolo
e consiste na reproduo dos dados
do documento destinada a controlar
a movimentao e fornecer dados de
suas caractersticas fundamentais aos
interessados.
( ) Errado
109. (Cespe STJ 2008) Processo o termo

geralmente usado na administrao pblica
para designar o conjunto de documentos
reunidos em capa especial, e que vo sendo
organicamente acumulados no decurso de
uma ao administrativa ou judiciria.
( ) Certo
( ) Errado
110. (Cespe TSE 2007) A juntada por

anexao a unio definitiva de um ou
mais processos a um outro processo
(considerado principal), desde que
pertencentes a um mesmo interessado e
que contenham o mesmo assunto.
( ) Certo
( ) Errado
33
Emprstimo
111. (Funiversa MPGO (Tc. Arquivo) 2010) A
funo da guia-fora
a) separar os documentos dentro de uma
pasta.
b) transferir os documentos para o arquivo
permanente.
c) facilitar
o
rearquivamento
dos
documentos e a cobrana das pastas
no devolvidas no prazo estipulado.
d) garantir o acesso restrito aos
documentos.
112. (Cespe ANEEL 2010) O emprego da
guia-fora objetiva o rearquivamento dos
documentos, sendo utilizada no caso de
emprstimo de documentos.
( ) Certo
( ) Errado
113. (Cespe Serpro 2013) Ao se retirar

temporariamente
um
documento
da unidade de arquivamento, para
emprstimo ou consulta, deve-se colocar,
no lugar do documento, um indicador
denominado fantasma ou ficha-fantasma.
( ) Certo
( ) Errado
Mtodos de Arquivamento
114. (Cespe TJ AL 2012) Na ordenao
geogrfica, caso o principal elemento de
identificao seja cidade e no estado, a
capital deve estar em destaque.
( ) Certo
( ) Errado
115. (Cespe MPE/TO 2006) A escolha mais

adequada do mtodo de arquivamento
depende da natureza dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da
organizao qual a unidade de arquivo
est vinculada.
( ) Certo
34
( ) Errado
116. (Cespe TJ/AL 2012) A ordenao

numrica mtodo direto, pois a pesquisa
ocorre exatamente no documento.
( ) Certo
( ) Errado
117. (FCC TRE/PB 2007) Ao classificar suas

atividades rotineiras, uma instituio utiliza
o seguinte esquema:
COMUNICAES
Correios
Internet
Rdio
Telex
MATERIAL
Aquisio
Baixa
ORAMENTO
Despesa
Receita
PESSOAL
Admisso
Dispensa
Frias
Gratificaes
Licenas
Trata-se do mtodo
a)
b)
c)
d)
enciclopdico.
dicionrio.
unitermo.
duplex.
118. (Cespe SEBRAE/BA 2008) O mtodo

numrico simples atribui um nmero a
cada pasta de cliente (pessoa fsica ou
jurdica), obedecendo ordem de entrada
ou de registro, sem qualquer preocupao
com a ordenao alfabtica.
( ) Certo
( ) Errado
119. (Cespe SEBRAE/BA 2008) A escolha

do mtodo de arquivamento no arquivo
corrente determinada pela espcie ou
pelo gnero do documento.
( ) Certo
( ) Errado
120. (Cespe Antaq 2005) Os mtodos de

arquivamento decimal e duplex necessitam
de adoo de um ndice alfabtico.
( ) Certo
( ) Errado
( ) Certo
121. (Cespe ANAC 2009) A localizao dos

documentos de arquivo nos mtodos de
arquivamento do sistema direto depende
de um ndice ou de um cdigo.
( ) Certo
( ) Errado
( ) Errado
123. (Cespe TCE/RS 2013) O mtodo de

arquivamento alfanumrico, que consiste
na combinao de letras e nmeros,
pertence ao sistema indireto.
( ) Certo
( ) Errado
VECULOS
Gois
Minas Gerais
So Paulo/Capital
So Paulo/Interior
PAGAMENTOS
antes de 1980
de 1981 a 1985
de 1986 a 1989.
( ) Certo
( ) Certo
( ) Errado
128. (Cespe FUB 2014) O mtodo duplex

utilizado na classificao ideogrfica dos
documentos.
( ) Errado
129. (Cespe TRE/RJ 2012) A disposio

de documentos pelo nome dos clientes
corresponde ordenao do tipo unitermo.
( ) Certo
( ) Errado
130. (Cespe STM 2011) No mtodo numrico

simples, um mtodo de arquivamento do
tipo direto, no se faz necessrio consultar
um ndice para localizar o documento.
( ) Certo
PESSOAL ADMISSO E DEMISSO

de Abro, Antonio at Carvalho, Paulo A.
de Castro, Maria S. at Dias, Paulo R.
( ) Errado
127. (Cespe FUB 2014) O mtodo de

arquivamento por assunto aplicado
exclusivamente aos documentos de
arquivo acumulados pelas atividades-meio
da organizao.
( ) Certo
124. (Cespe PRG/DF 2005) Considerando

as hipteses de arquivamento a seguir,
correto afirmar que o mtodo principal
empregado foi por assunto, mas foram
empregados
tambm
os
mtodos
secundrios geogrficos, alfabtico e
cronolgico.
( ) Errado
126. (CESPE STM 2011) Os mtodos bsicos

de arquivamento so alfabtico, geogrfico,
numrico e ideogrfico.
( ) Certo
122. (Cespe ANTAQ 2009) Uma das vantagens

apresentadas pelo mtodo duplex de
arquivamento a possibilidade ilimitada de
classes de documentos.
( ) Certo
125. (Cespe TRE/MS 2013) Os documentos,

no sistema numrico simples, so
agrupados em sequncia numrica,
exigindo o ndice alfabtico remissivo.
( ) Errado
131. (Cespe ANTAQ 2009) O mtodo

numrico simples determina a numerao
sequencial dos documentos, dispondo os
nmeros em trs grupos de dois dgitos
cada um. Por exemplo: 52-63-19.
( ) Certo
( ) Errado
( ) Errado
35
132. (Cespe ANAC 2009) Pastas de um

arquivo classificadas como acordos,
convnios, correspondncias, relatrios,
processos, formulrios e guias so
exemplos da utilizao do mtodo de
arquivamento por assunto.
( ) Certo
( ) Errado
133. (Cespe MEC 2009) possvel, na escolha

do mtodo de arquivamento, definir um
mtodo principal e mtodos auxiliares para
a organizao da documentao.
( ) Certo
( ) Errado
134. (Cespe Aneel 2010) O mtodo

numrico-cronolgico considerado um
mtodo de arquivamento bsico.
( ) Certo
136. (Cesgranrio BNDES 2006) Um arquivo

apresenta o esquema principal a seguir.
Pessoal: Admisso - Demisso - Promoo Recrutamento - Seleo.
Esse esquema denota uma classificao
por:
a)
b)
c)
d)
e)
tipologia.
espcie.
natureza.
assunto.
estgio
137. (CESPE STM 2011) O mtodo

alfanumrico um mtodo do sistema
direto, que permite a busca ao documento
diretamente no local onde este se encontra
guardado.
( ) Certo
( ) Errado
( ) Errado
135. (Cespe STJ 2008) O mtodo de

ordenao dos documentos a partir do
uso do nome da cidade ou de um estado
conhecido como Duplex.
( ) Certo
( ) Errado
Gabarito:1. V2. F3. V4. V5. V6. E7. V8. V9. V10. F11. V12. V13.V14. F15. V16. F17. F
18. F19.F20. F21. F22. F23. V24. F25. V26. V27.V28. F29. F30. V31. F32. F33. F34. V
35. V36. F37. F38. F39. F40. V41. F42. F43. V44. V45. V46. F47. F48. F49. V50. V51. F
52. F53. V54. V55. F56. V57. F58. V59. V60. F61. V62. V63. F64. V65. F66. V67. F68. F
69. F70. V71. F72. F73. V74. F75. V76. V77. F78. V79. E80. V81. V82. V83. F84. F85. F
86. V87. F88. V89. A90. F91. V92. F93. F94. F95. F96. F97. F98. F99. F100. V101. V 102. F
103. V104. F105. F106. V107. V108. V109. V110. V111. C112. V113. V114. F115. V116. F
117. A118. V119. F120. V121. F122. V123. F124. V125. V126. V127. F128. V129. F130. F131. F
132. V133. V134. V135. F136. D137. F
36

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Tcnicas de Arquivamento

Prof. Darlan Eterno

Professor: Darlan Eterno

2. Arquivos Conceitos e Definies

2.1. Finalidade dos Arquivos

2.2. Funo dos Arquivos

2.3. Classificao dos Arquivos

DPU (Agente Administrativo) Tcnicas de Arquivamento Prof. Darlan Eterno

Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais tambm

Quadro Resumo Classificaes dos Arquivos

Natureza dos Documentos

2.4. Princpios Arquivsticos

Quadro Comparativo Arquivo x Biblioteca

Acumulao natural: so produzidos

Os livros ingressam biblioteca por

Fundos: conjunto de documentos

Os livros formam colees que so

cultural, tcnica e cientfica.

4. Classificao dos documentos de arquivo

DPU (Agente Administrativo) Tcnicas de Arquivamento Prof. Darlan Eterno

filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de

5. Teoria das Trs Idades

Esquema Representativo Teoria das Trs Idades

* transferncia: passagem de documentos fase intermediria

DPU (Agente Administrativo) Tcnicas de Arquivamento Prof. Darlan Eterno

6.1.1. Rotinas de Protocolo

6.1.2. Procedimentos Administrativos

DPU (Agente Administrativo) Tcnicas de Arquivamento Prof. Darlan Eterno

Defesa contra Auto de Infrao

Licena sem vencimentos

Juntada por apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais

6.2. Avaliao de Documentos

Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislao em vigor.

DPU (Agente Administrativo) Tcnicas de Arquivamento Prof. Darlan Eterno

a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituio no

Modelo de Plano de Classificao

Pode-se dividi-los em duas classes:

sequncia a,b,c,d,e............. prata

b) mtodos bsicos: dividem-se em alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.

os documentos recebem um nmero de acordo com a sua ordem de entrada

Assuntos correlatos so agrupados sob

numrico: os assuntos recebem nmeros especficos. Divide-se em decimal, duplex e

DPU (Agente Administrativo) Tcnicas de Arquivamento Prof. Darlan Eterno

Expanso limitada de classes (10),

Expanso ilimitada de classes,

8. rgos /Sistemas de Arquivo

b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a poltica nacional de arquivos pblicos e

c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a poltica nacional

d) SIGA (Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo): organiza, de forma sistmica,

LEI N 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE

Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto

DPU (Agente Administrativo) Tcnicas de Arquivamento Prof. Darlan Eterno

privadas, em decorrncia do exerccio

aguardam a sua eliminao ou recolhimento

1. (Cespe DPF Agente Administrativo

2. (Cespe MI 2013) O material de referncia

3. (Cespe MPS 2010) Pode-se denominar

4. (Cespe ABIN 2010) Quando separado

(Cespe TJ/RR 2012) O arquivo

6. (Empasial/Memorial da Amrica Latina

7. (Cespe TCE/RO 2013) A presena de

8. (Cespe IBAMA 2012) Os arquivos de uma

9. (CNJ 2013) O arquivo do CNJ refere-se