CLARO MOVIL COLOMBIA

GUA PARA LA ESTANDARIZACIN DE

PROCESOS

JUNIO 2014

1. OBJETIVO

Establecer los aspectos y requerimientos mnimos para la caracterizacin y diseo de

un proceso al interior de la gerencia de mantenimiento de equipos electromecnicos

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la estructuracin de todos los procesos actuales y futuros que involucren
funcionarios, actividades y/o recursos pertenecientes a la gerencia de mantenimiento de equipos
electromecnicos de Claro Movil

3. ESTANDARIZACIN DE PROCESOS
Para la estandarizacin de los procesos debe tenerse en cuenta de manera sistemtica cada una de las
etapas descritas a continuacin. La completa definicin asegura el entendimiento y asimulacin de cada
uno de los actores involucrados en el mismo.

3.1. CARACTERIZACIN DEL PROCESO

Para la caracterizacin del proceso se tendr en cuenta el mdelo mostrado en la figura 1. Este
modelo se concentra en la definicin de tres aspectos fundamentales y sirve como base para la
definicin de las siguientes etapas

Figura 1. Esquema general de un proceso

Variables y elementos e Entrada: Corresponde a cada uno de los elementos, documentos,

resultados, anlisis o desarrollos que se consideran escenciales para el desarrollo del proceso que
se quiere documentar. La ausencia de uno de estos elementos no permite la correcta ejecucin del
proceso. Como ejemplo se pueden citar: Informe diario de alarmas para el proceso de seguimiento,
informe 24 horas para el proceso de seguimiento malos actores, informe semanal de disponibilidad
para el proceso de anlisis de fallas. El registro de cada una de las variables de entrada debe
realizarse de acuerdo a la siguiente tabla:
Variable
entrada

Responsable
de entrega

Requerimient
o para acceso

Ruta
acceso

de

Proceso: La descripcin del proceso debe realizarse de forma grfica mediante diagrama de flujo y
de forma detallada en modo texto. Dentro de la descripcin del diagrama de flujo cada uno de los
hitos debe llevar la numeracin y el ttulo descriptivo. Posteriormente se debe realizar la
descripcin en modo texto asociando cada tem del diagrama de flujo. Los ejemplos se observan
en las siguientes figuras

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Descripcin grfica del proceso mediante diagrama de flujo

Posici
n

Nombr
e

Descripci
n

Numero

Titulo

Descripcin
extendida
de la etapa

Hito de
completamient
o
Hito o elemento
que
permite
pasar
a
la
siguiente etapa

Periodicida
d

Herramienta
s

Responsabl
e

Cada cuanto
debe
realizarse
esta
actividad

Necesarias
para ejecutar
la actividad

Persona
a
cargo de la
actividad

Variables y elementos e Salida: Corresponde a cada uno de los elementos, documentos,

resultados, anlisis o desarrollos que se convierten el en producto o entregable de cada uno de los
procesos y que pueden corresponder al estado final o al input de un proceso posterior:
Variable
de
salida
Documento,
anlisis
o
dashboard

Responsable de
entrega
Persona
encargada de la
entrega

Formato de entrega

Periodicidad de entrega

Puede ser un archivo,

un
informe,
un
entregable
o
una
actividad ejecutada

Se debe definir claramente los

periodos de entrega y la forma
en que se puede acceder al
resultado

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3.2. DIMENSIONAMIENTO DE HERRAMIENTAS Y RECURSOS

Esta parte del seguimiento del proceso tiene como objetivo detallar todos los recursos a nivel de
herramientas, personal y dedicacin que son necesarias para ejecutar con xito el procedimiento.
Los diversos recursos debern ser detallados en el siguiente cuadro:
ITEM

CANTIDA
D

UNIDA
D

Descripcin de cada uno de los elementos

requeridos, se dan algunos ejemplos a
continuacin
Acceso a SAP

EA

Licencia Visio
Dedicacin de un ingeniero corporativo

1
3

EA
Hrs/Se
m

Dedicacin de Gerente MEE

Dedicacin Director O&M

0,5

Hrs/Se
m
Hrs/Se
m

Observaciones

Licencia para consulta

de valores en OPEX
Para
reuniones,
seguimiento,
calculo,
etc

Pueden considerarse todo tipo de recursos (Existentes o no, en caso que no existan, brindar una
alternativa) Se recomienda, para la dedicacin del personal, discriminar la dedicacin en una tabla
aparte por horas en cada una de las etapas del proceso descrito en el tem anterior.

3.3. ANLISIS DE RIESGOS

Se deben describir todas las acciones o eventos que puedan considerarse un riesgo para la
ejecucin del proceso requerido, para lo anterior se debe registrar los datos de la siguiente tabla
RIESGO

NIVEL

ACCIONES DE
MITIGACIN

RESPONSABLE DE
ACCIONES

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3.4. DEFINICIN DE ENTREGABLES

Deben definirse claramente los resultados y entregables del proceso, esta definicin debe
realizarse de manera totalmente detallada

3.5. SEGUIMIENTO Y MEDICIN

Se procede a la definicin y creacin de las herramientas de seguimiento del proceso que se
consideren necesarias, de manera adicional, debe definirse los diferentes KPI y las herramientas
necesarias para su medicin, la periodicidad y la meta de medicin de la misma. Para los KPI debe
diligenciarse la siguiente tabla
Nombre
KPI

Descripci
n

Herramient
a
de
medicin

Meta

Periodicida
d