SOCIEDAD MINERA

AUSTRIA DUVAZ
S.A.C
Fecha de Emisin:
22-07-15

CODIGO :
SGI-001-PRGI

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL

SGI

Pgina: 1 de 5

Revisin: 00
Elaborado por:

Coordinador del SGI

Revisado por:

Representante de la Direccin

Aprobado por:

Gerente General y/o

operacin

1. OBJETIVO
Establecer las pautas para el control de los documentos requeridos por el Sistema Integrado
de Gestin (SIG) y otros documentos (externos) que deban formar parte del SIG de la
Organizacin, de acuerdo a lo establecido en las normas internacionales ISO 9001, ISO
14001 y OHSAS 18001.
2. ALCANCE
Todo el personal involucrado en las actividades de elaboracin, aprobacin, distribucin,
revisin, modificacin, retiro de los documentos del SGI y control del uso de los documentos
obsoletos y elaborados de forma electrnica.
3. DEFINICIONES
3.1 Documentos del SGI: Documentos relacionados con el Sistema de Gestin Integrado,
como: Manual de Gestin Integrado, Procedimientos, Planes, Instruccin, Formatos y
Registros. Cada vez que se tenga que hacer referencia a los documentos del sistema de
gestin integrado se indicar Documentos del SGI.
3.2 Versin Obsoleta: Documentos del SGI que han sido reemplazados por nuevas
versiones . Estos documentos sern cambiados y destruidos. Los que por algn motivo se
conserven llevarn el sello de Versin Obsoleta.
3.3 Copia Controlada: Se denomina as al ejemplar del documento que se entrega al
usuario con la finalidad de emplearlo dentro de las actividades laborales, se encuentra
incluido en el Listado Maestro de Documentos y esta sujeto a una permanente actualizacin
en funcin a los cambios realizados en los procesos.
3.4 Copia No Controlada: Se llama al ejemplar del documento que se entrega al usuario
con fines de revisin o publicidad, no se encuentra sujeto de actualizacin
3.5 RED: Representante de la Direccin
1
2

RSGI: Representante del Sistema de Gestin Integrado

.
Documentos Externos: Son documentos que no emite la Organizacin, pero que son
necesarios incorporar al Sistema Integrado de Gestin, pues describen o indican elementos
importantes para el correcto funcionamiento de ste (Ejemplo: Instructivos, procedimientos,
manual, plan, reglamentos del cliente, etc.). Se excluyen de esta definicin todos los requisitos
legales aplicables o aspectos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional
Documentos Internos: Documentos que emite en forma interna la Organizacin y que son
necesarios para el correcto funcionamiento del Sistema Integrado de Gestin. Ejemplo: Manual
Integrado de Gestin, Procedimiento Confeccin de Planes Integrados de Gestin,
Planificacin de Objetivos Integrados, Procedimientos, Instructivos, Formularios, otros.

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Fecha de Emisin:
22-07-15

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGI

CODIGO :
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Revisin: 00
2

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4.1
4.2
4.3

Normas para el Sistema de Gestin de Calidad ISO 9001:2008

Normas para el Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001:2004
Normas para el Sistema de gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001.

3RESPONSABILIDADES
Todo el personal responsable de participar en las etapas de Identificar, Redactar, Revisar,
Aprobar, Difundir, Aplicar y Eliminar los documentos, designados por la Gerencia General
de la Organizacin.
4

PROCEDIMIENTO

6.1

Revisin, aprobacin y codificacin:

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO PROHIBIDA SU

REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL

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PROCEDIMIENTO

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGI

CODIGO :
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TIPO DE DOCUMENTO
Manual de Gestin
Integrado
Manual de Funciones y
Competencias
Procedimientos del rea
del SGI
Programas
Planes
Instrucciones
Instrucciones
especficas

ELABORACION
Coordinador del
SGI

REVISIN
Representante de
la Direccin.

APROBACIN

Supervisor del rea

Gerente Recursos
Humanos

Gerente Recursos
Humanos y/o
Gerente
Administrativo

Coordinador del
SGI

Representante de
la Direccin.

Gerente General

Personal del rea

Superintendente o Gerente de
Jefe del rea
operaciones del rea
especfica.
especfica,

Gerente General

6.1.1 Nombre, cargo y firma de la elaboracin, revisin y aprobacin del documento se

registran en la primera pgina de cada documento de gestin.
6.1.2 La revisin y aprobacin del Manual de Gestin Integrado se registrar en el
formato SIG-PG-001-RI-03 Tabla de autorizacin y aprobacin de documentos.
6.1.3 Los formatos, por ser un documento que sirve para llenar datos, estarn
controlados con el nmero de revisin y la fecha de aprobacin en la Lista Maestra de
Documentos Internos Controlados SIG-PG-001-RI-01.
1

Distribucin
6.2.1

Las copias no controladas son solicitadas al rea del SGI, justificando si es para
fines de revisin del documento, del dato, o para marketing. En esos casos, ste las
entregar colocando un sello de color rojo con la frase: COPIA NO CONTROLADA.

Los documentos del SGI que se ponga a disposicin por Intranet, debern ser
protegidos contra escritura, copiado e impresiones.

Los documentos que conforman el Sistema Integrado de Gestin, son aquellos

documentos originales debidamente revisados y aprobados.. Todos estos
documentos se encuentran incorporados en el Listado Maestro de Documentos del
SIG-PG-001-RI-01 , y sus versiones vigentes estn disponibles en la plataforma
tecnolgica de gestin documental del SIG.

Cada vez que algn representante de la Organizacin (Gerente operacional,

Administrador del Servicio, superintendente de rea.) recibe un Documento Externo
que sea aplicable a procesos relacionados con Calidad, Medio Ambiente, Seguridad
y Salud Ocupacional, deben entregar copia al representante del SIG o controlador
de documentos , quin ser el responsable actualizar el Listado de Documentos
Externos Vigentes correspondiente a SIG-PG-001-RI-05.

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO PROHIBIDA SU

REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL

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PROCEDIMIENTO

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CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGI

Revisin: 00
2

Revisin, Modificacin y Retiro de documentos y datos obsoletos

6.3.1 En caso de documentos modificados o retirados definitivamente del Sistema de
Gestin Integrado de la Calidad, el Representante del SGI de la Calidad solicitar dichos
documentos obsoletos a los responsables de las reas respectivas y los destruir. Slo
conservar los documentos obsoletos en versin electrnica. En caso se requiera
conservar documentos escritos obsoletos, dichos documentos tendrn el sello de
VERSIN OBSOLETA.

.
2Registros

Registros

Tiempo de
retencin

Responsable
de conservarlo

Cdigo de registro

Lista Maestra de
Documentos Internos
Controlados.

Hasta la siguiente
modificacin.

Controlador de
documentos

SIG-PG-001-RI-01

Tabla de control de
cambios

Hasta la siguiente
modificacin

Controlador de
documentos

SIG-PG-001-RI-02

Tabla de autorizacin
y aprobacin de
documentos

Hasta la siguiente
modificacin

Controlador de
documentos

SIG-PG-001-RI-03

Instructivo de trabajo
para elaborar
procedimientos

Hasta la siguiente
modificacin

Controlador de
documentos

SIG-PG-001-RI-04

Listado de
Documentos Externos
Vigentes

1 ao

Controlador de
documentos

SIG-PG-001-RI-05

Procedimiento para
elaborar
procedimientos

Permanente

Controlador de
Documentos

N.A

8.

ANEXOS
AREAS

CODIGO INICIAL

CODIGO

CODIGO FINAL

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO PROHIBIDA SU

REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL

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SGI-001-PRGI

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SGI

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INTERMEDIO
GERENCIA GENERAL
SISTEMA DE GESTION INTEGRADO
Gestin Integrado
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
Servicio Social
Personal
Seguridad y salud ocupacional
GERENCIA DE COMERCIALIZACION
Ventas
Post Venta
Distribucin
GERENCIA DE OPERACIONES
Mantenimiento
Operacin
Cotizaciones y Presupuestos
vigilancia
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y
FINANZAS
Logstica
Almacn
Compras
Contabilidad
Suministros

GG
SGI

GG
GI

GRH
SS
PE
SO
GCO
VM
PV
GOP
MT
OP
CP
VG
GAF
LO
AL
CM
CT
SU
DOCUMENTOS

Poltica
Manual
Procedimientos
Instrucciones
Planes
Formatos
Organigrama
Manual de Gestin Integrado
Cdigo de Conducta
Objetivos

PO
MA
PR
IN
PL
FO
OR
MGI
CC
OB

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO PROHIBIDA SU

REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL