Ventas

La venta es una de las actividades ms pretendidas por empresas,

organizaciones o personas que ofrecen algo (productos, servicios u otros) en su
mercado meta, debido a que su xito depende directamente de la cantidad de
veces que realicen sta actividad, de lo bien que lo hagan y de cun rentable les
resulte hacerlo.
Por ello, es imprescindible que todas las personas que estn involucradas en
actividades de mercadotecnia y en especial, de venta, conozcan la respuesta a una
pregunta bsica pero fundamental:
Definicin de Venta, Segn Diversos Autores:

La American Marketing Asociation, define la venta como "el proceso

personal o impersonal por el que el vendedor comprueba, activa y satisface
las necesidades del comprador para el mutuo y continuo beneficio de
ambos (del vendedor y el comprador)"[1].

El Diccionario

de

Marketing

de

Cultural

S.A.,

define

la venta como "un contrato en el que el vendedor se obliga a transmitir

una cosa o un derecho al comprador, a cambio de una determinada
cantidad de dinero". Tambin incluye en su definicin, que "la venta puede
considerarse como un proceso personal o impersonal mediante el cual, el
vendedor pretende influir en el comprador" [2].

Allan L. Reid, autor del libro "Las Tcnicas Modernas de Venta y sus
Aplicaciones", afirma que la venta promueve un intercambio de productos
y servicios [3].

Ricardo Romero, autor del libro "Marketing", define a la venta como "la
cesin de una mercanca mediante un precio convenido. La venta puede

ser: 1) al contado, cuando se paga la mercanca en el momento de tomarla,

2) a crdito, cuando el precio se paga con posterioridad a la adquisicin y
3) a plazos, cuando el pago se fracciona en varias entregas sucesivas" [4].

Laura Fischer y Jorge Espejo, autores del libro "Mercadotecnia",

consideran que laventa es una funcin que forma parte del proceso
sistemtico de la mercadotecnia y la definen como "toda actividad que
genera en los clientes el ltimo impulso hacia el intercambio". Ambos
autores sealan adems, que es "en este punto (la venta), donde se hace
efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores (investigacin de
mercado, decisiones sobre el producto y decisiones de precio)" [5].

El Diccionario

de

la

Real

Academia

Espaola,

define

la venta como "la accin y efecto de vender. Cantidad de cosas que se

venden. Contrato en virtud del cual se transfiere a dominio ajeno una cosa
propia por el precio pactado" [6].
En sntesis, la definicin de venta enfoca la misma desde dos perspectivas
diferentes:
1. Una perspectiva general, en el que la "venta" es la transferencia de algo
(un producto, servicio, idea u otro) a un comprador mediante el pago de un
precio convenido.
2. Una perspectiva de mercadotecnia, en el que la "venta" es toda actividad
que incluye un proceso personal o impersonal mediante el cual, el
vendedor 1) identifica las necesidades y/o deseos del comprador, 2) genera
el impulso hacia el intercambio y 3) satisface las necesidades y/o deseos
del comprador (con un producto, servicio u otro) para lograr el beneficio
de ambas partes.

Facturacin

La facturacin se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos

los movimientos financieros que posee una empresa o negocio. Este mtodo se
realiza cuando la facturacin recibe informacin de parte del resto de las
aplicaciones que por una parte, se refieren a los datos del cliente, y por otra parte a
los procesos y trabajos que se realizan convirtiendo dicha informacin en lneas
listas para facturar, por ejemplo, nmero de trabajadores, nmeros de recibos de
listados, asientos contables, IVA, etc.
En una empresa se posee acceso a toda la data que pueda llegar a afectar en
algn modo la facturacin de la misma, para poder realizar alguna que otra
consulta e incluso, en muchos casos, modificaciones.
Entes del proceso de facturacin se encuentra el proceso de pre facturacin que
es una utilidad que nos permite realizar y utilizar todos los medio que estn
disponibles, ya sean estos, facturas, recibos, remesa, etc. Pero en este caso estos
documentos no poseen una importancia legal sino hasta que se haya hecho
efectivo el cobro del recibo. A diferencia del proceso de facturacin, este no
obligatorio pero debemos tener en cuenta que puede llegar ser muy til debido a
que se complementa muy bien con el proceso de facturacin habitual. Si hablamos
de la facturacin que se realiza con respecto a los clientes, debemos decir
que aunque represente una gran inversin en cuanto a tiempo y economa en una
empresa, es muy necesaria ya que si la compaa no factura a sus clientes lo ms
probable es que los mismos no le paguen.

Pedidos
Los pedidos se refieren tanto a los que nuestros clientes nos efectan como a
los que efectuamos nosotros a nuestros proveedores. Desde un punto de vista de
un observador exterior a nuestra empresa, nosotros slo somos un eslabn ms en
la cadena de empresas que compran productos para utilizarlos, modificarlos y
venderlos a su vez a otras empresas que repiten el mismo proceso.

En una empresa se pueden recibir los pedidos por telfono o por otras vas
aparte de la ms oficial que es recibir el correspondiente documento de pedido.
Nunca se puede omitir la introduccin de los pedidos que hagan los clientes en el
programa, aunque sea por va telefnica. El programa debe tener siempre
introducidos los pedidos para poder llevar la gestin.
Tipos de pedidos
Hay tres tipos de pedidos:

Pedido de cliente o de venta. Son los pedidos que un cliente efecta a

nuestra empresa. Se caracterizan por que el proveedor somos nosotros.

Pedidos de compra. Son los pedidos que nosotros efectuamos a nuestros

proveedores. Estos pedidos se caracterizan por que el cliente siempre
somos nosotros. Las subcontratas tambin entran dentro de esta categora.

Pedidos de gastos. Son pedidos de compra pero que no computan sus

resultados en los almacenes que lleva el programa. En los dos primeros
tipos, al efectuarse una compra o venta de un artculo siempre se anota la
cantidad de entrada o salida en el almacn al emitirse el albarn. En los
pedidos de gastos los artculos no cuentan para el almacn. Estos pedidos
de gastos pueden ser subcontratas o artculos de uso corriente de los que
no se desea mantener su almacn como papelera, material fungible, etc., o
bien porque son pedidos de artculos que no cuentan en el almacn como
servicios notariales, etc. En estos pedidos cuando se apunte el albarn de
recepcin, no se modificarn los almacenes.

Desde el "Control de pedidos" del men principal se pueden emitir, buscar,

imprimir o eliminar los distintos tipos de pedidos. En el caso de pedidos de
cliente, se permite tener a la vista la cartera de pedidos para poder llevar la
cantidad por semanas e imprimir informes ms detallados.

Estados de los pedidos

Los pedidos pueden estar en cuatro estados:

Sin cursar. El pedido est siendo elaborado o an no ha sido enviado al

proveedor. En caso de ser un pedido de venta nosotros somos el proveedor
por tanto todava no hemos dado por recibido el pedido por parte de
nuestro cliente, lo estamos picando o estudiando.

Cursado. El pedido ha sido recibido por el proveedor pero an no ha

atendido ninguna de las posiciones del pedido. En caso de ser un pedido de
cliente, nosotros somos el proveedor y por tanto no hemos atendido al
cliente.

Algo recibido / Algo entregado. El pedido ha sido atendido parcial o

totalmente por parte del proveedor pero an faltan posiciones por recibir o
falta anotar sus datos. Para pasar a este estado basta con apuntar una
recepcin o envo en un albarn.

Recibido / Entregado. El pedido se da por finalizado y con todos los

artculos totalmente entregados. Si es un pedido de cliente (llamado
tambin de venta), nosotros somos los proveedores y damos por atendido
al cliente. Una vez que el pedido queda recibido no se puede modificar.
Estos estados permiten al programa no slo bsquedas de pedidos, sino

tambin controlar la legalidad de cierto albarn al anotarlo a un pedido an no

cursado, si un artculo de un pedido puede ser cambiado o si pueden facturarse
algunas de las posiciones del pedido.

Existen muchos mecanismos automticos que generan pedidos o que permiten

agregar nuevas posiciones a pedidos de forma indirecta gracias al conocimiento de
sus estados. Por ejemplo: cuando se ordena crear pedidos para reponer existencias
en los almacenes por debajo del mnimo, el programa busca primero los pedidos
que estn sin cursar para anotar nuevos apuntes en ellos antes de crear un nuevo
pedido.

Despacho
Este proceso es llevado por el jefe del departamento que es el encargado de
llevar las existentes de la mercanca que entra y sale del almacn El control de
inventarios El recibo de la mercanca: Es el jefe de recibos se pone de acuerdo con
el proveedor para asignar el da la hora y la fecha de entrega de los productos el
jefe de recibos es el encargado de organizar la logstica organizando a los recibos
es el encargado de organizar la logstica organizando a los recibidores para cada
tipo de productos Las revisiones de la mercanca.
El recibidor tiene como funcin revisar y verificar la mercanca con el orden de
compra donde estiba se embala en l se clasifica se almacena Programacin de
despacho Las solicitudes de los productos es el jefe de ventas elabora una
solicitud delos productos salientes. El orden de venta esta orden se monta en el
sistema de la compaa por el jefe de despacho que tiene en cuenta los siguientes
factores grupos de despacho, fecha, direccin.
Preparacin y despacho del pedido

Recibo del pedido.

Verificacin del cupo de crdito y dems condiciones comerciales. El

proveedor debe garantizar que el cliente tiene la certificacin para expender los
medicamentos de uso controlado.

Reserva de la mercanca.

En el caso de los medicamentos de uso controlado es importante que la

orden de compra se genere por separado de los medicamentos no controlados con
el fin de facilitar el control de los entes reguladores.

Generacin de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona

encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores
Logsticos, el proveedor debe enviar las instrucciones de Despacho.

Preparacin del pedido por parte del proveedor u operador logstico

utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de
garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturacin de
cantidades iguales a las fsicamente entregadas.

En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas, Arrume de

mercanca, la lista de empaque estar contenida en el Aviso de Despacho.

Generacin y envo del Aviso de Despacho hacia al cliente . Si no tiene la

capacidad de generar un aviso de despacho va el proveedor al pedir la cita debe
especificar la cantidad y tipo de camiones que sern despachados para entregar la
mercanca solicitada por el cliente.

En los despacho de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de

despacho (rtulo) el nmero de localizacin del punto de entrega simbolizado en
cdigo de barras.

Facturacin registrando el nmero del sello de seguridad que lleve el

vehculo al igual que el nmero de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en
cuenta la posibilidad de un carrusel de sellos para entregas parciales en varios
almacenes.

Asegurar la calidad en la entrega, tanto de procesos como de productos en

los cuales los industriales deben hacer uso de normas pertinentes.

Cargue del vehculo y colocacin de los sellos de seguridad o su

equivalente.