Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
ABASTECIMIENTO Y
PROCESOS
INTRODUCCIN
3. ABASTECIMIENTO
Es la accin de buscar mejoras permanentes al realizar compras pblicas utilizando los
recursos de que disponemos en forma eficaz y efectiva, con el propsito de conseguir
aquellos bienes y servicios que necesita la institucin para su funcionamiento.
El sistema de abastecimiento comprende los procesos tcnicos de planeamiento,
programacin, obtencin, recepcin, ingreso, almacenamiento y distribucin, as como la
administracin y disposicin final de los bienes duraderos adquiridos u obtenidos.
Una cadena de abastecimiento no es ms que todas las actividades relacionadas con la
transformacin de un bien, desde la materia prima hasta el consumidor final, muchas
veces nos llega a nuestras manos un producto, sin darnos cuenta que ha pasado por un
proceso para que llegue a ser el producto que tenemos, ese proceso es el que
conocemos como cadena de abastecimiento.
En una cadena de abastecimiento va estar presente la logstica ya que una cadena de
abastecimiento tiene como objetivo: Abastecer los materiales necesarios en cantidad
necesaria, calidad y tiempo requeridos al costo ms bajo posible, lo cual ser traducido al
mejor servicio al cliente.
Para medir el uso de los Sistemas de Informacin se utiliza el modelo TCO Total
Cost Ownership- que permite medir la variable costo a lo largo del tiempo y, para
gestionar los Sistemas Informticos se ocupa el modelo LCM Life Cycle
Management- que permite administrar sistemticamente los sistemas desde su diseo
hasta el fin de su vida til, pasando por las etapas intermedias como ser: implementacin,
operacin, etc.
En este artculo presentar ambos modelos debido a que si se pretende bajar el
TCO, invariablemente pasa por cmo se gestionan los sistemas, es decir cmo se maneja
su ciclo de vida, es decir el LCM. Entendiendo que el TCO nos permite medir los costos
en el tiempo y el LCM nos permite organizar y controlar la operacin, tambin en el
tiempo.
Luego, si pretenden bajar los costos de los Sistemas de Informacin el
procedimiento es:
1.
2.
3.
4.
limitado slo a ellos. La valorizacin del TCO idealmente ofrece un costo que, adems de
considerar el precio de compra, incluye los costos relacionados con el uso y mantencin
de los equipos y sistemas.
Esto incluye los costos de implementacin, capacitacin de los usuarios, costos
asociados con las fallas o perodos fuera de servicio (planeados o no planeados),
incidentes de prdida de performance (repuestas ms lentas), costos por incumplimientos
(prdida de reputacin y prdidas por la recuperacin de la falla), espacio, energa,
desarrollo, control de calidad, y muchos ms. Por eso a veces el TCO es llamado Costo
Total de Operacin. Hoy el TCO es usado para dar soporte a decisiones de compra y de
planificacin para un rango cada vez mayor activos que generan costos significativos de
operacin y mantencin a lo largo de sus aos de vida til. El TCO es usado para apoyar
la toma de decisiones que involucran equipos computacionales, sistemas de informacin,
vehculos, equipos de laboratorio, equipos mdicos, equipos para manufactura,
maquinaria, etc.
3.3 SELECCIN DE PROVEEDORES DEFINICIN.
Para poder iniciar sus actividades, las empresas necesitan adquirir productos y
servicios (materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicacin, etctera).
Las personas o empresas que suministran productos o servicios a otras empresas se
denominan proveedores. Todas las empresas deben realizar un proceso de bsqueda y
seleccin de los proveedores de bienes y servicios ms adecuados a sus necesidades.
Normalmente, se realiza en el departamento de compras. El propsito es establecer una
lista de las empresas que fabrican los productos que nos interesan para solicitarles
informacin y, luego, elegir la ms adecuada a nuestros intereses. Antes de decidir si se
va tomar en cuenta a un proveedor, se debe estudiar si los productos o materia prima que
ofrece van a tener impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad.
Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la seleccin de los ms
adecuados basndose en los criterios de seleccin que se hayan elegido hasta reducir la
cantidad a unos pocos proveedores. No es muy recomendable tener a un solo proveedor
y hacerle todo el pedido que necesitamos; es preferible distribuir nuestras compras entre
varios proveedores, para que la empresa no quede sin abastecimiento si un proveedor
falla. A su vez, se ha de tener en cuenta que el proceso de bsqueda y seleccin tiene un
coste econmico para la empresa (aunque nicamente se considere el tiempo dedicado
por las personas encargadas de la seleccin), por lo que slo se realizar para la
adquisicin de los productos que se compren con ms asiduidad o en los que el ahorro
final que se obtenga sea superior a la inversin realizada en la bsqueda y seleccin de
los proveedores.
Antes de comenzar la bsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cules
son los productos que se necesita adquirir, de qu calidad y en qu cantidad para que la
seleccin se realice comparando productos de iguales o muy similares caractersticas.
Una vez realizado este anlisis, comienza el proceso de seleccin en el que se pueden
plantear diferentes situaciones de partida, por ejemplo:
La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores.
La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no
se encuentra satisfecha con ellos.
Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de
productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestin comercial.
El proceso de bsqueda y seleccin tiene tres fases: bsqueda de informacin,
solicitud de informacin y evaluacin y seleccin de proveedores. El proceso de bsqueda
de proveedores:
1 Bsqueda de informacin: Internet, Prensa, radio y televisin. Publicaciones
especializadas, Ferias y exposiciones. Asociaciones empresariales y profesionales. Bases
de datos pblicas y privadas. Anuarios econmicos. Otras fuentes
2 Solicitud de informacin: Sobre: Condiciones econmicas Condiciones
tcnicas Servicio postventa. Mediante: Carta Representante Visitas personales.
3 Evaluacin y seleccin del proveedor: Realizacin de: Una ficha por proveedor
Cuadro comparativo de las condiciones. Criterios de seleccin: Econmicos De
calidad
Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la seleccin de los ms
adecuados; esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su
eliminacin sucesiva basndose en los criterios de seleccin que se hayan elegido, hasta
reducir la cantidad a unos pocos proveedores. Con la informacin que se recabe en el
proceso de seleccin se realiza el siguiente trabajo: Una ficha de cada proveedor para
formar un fichero de proveedores en el que se reflejarn las caractersticas de los
artculos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.
Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los
proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega,
etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la informacin recabada. No
es conveniente depender de un nico proveedor. Se deben repartir los pedidos entre
varios para garantizar el suministro en el caso de que alguno falle y as evitar un
desabastecimiento de la empresa con el consiguiente perjuicio econmico, al tener que
parar el proceso productivo o desabastecer a los clientes. Tener varios proveedores puede
generar el inconveniente de que, al distribuir la cantidad comprada entre varios
proveedores, los rappels fuesen menores. Una vez elegido un proveedor o proveedores,
es conveniente notificar a los seleccionados la decisin que se ha tomado y cules son
las razones que han llevado a dicha eleccin. A los proveedores no seleccionados se les
puede notificar las causas que han motivado el no aceptar sus condiciones, ya que
podran realizar nuevas ofertas que diesen lugar a nuevas negociaciones comerciales, no
slo en el momento, sino tambin en futuras ocasiones.
Una vez elaborado un cuadro comparativo con las caractersticas de las ofertas de
todos los proveedores preseleccionados, se proceder a la eleccin del proveedor que
ofrezca el producto y las condiciones ms adecuadas a las necesidades de la empresa.
Para la seleccin de los proveedores se utilizan bsicamente criterios econmicos y de
calidad, aunque se puede utilizar una combinacin de ambos. A Criterios econmicos La
seleccin se realiza teniendo en cuenta el precio de los artculos, los descuentos
comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga,
etc.), los descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de pago. Se elegir el
proveedor cuyo precio final sea ms bajo. Lgicamente, cuando dos productos renan las
mismas condiciones econmicas, se elegir el de mayor calidad. B Criterios de calidad
Cuando a la hora de la seleccin el proveedor le conceda una gran importancia a la
calidad de los artculos, stos han de ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo
de sus caractersticas tcnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etctera. Este criterio
se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un producto de una
determinada calidad, que no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que interese al
comprador en ese momento. Tambin se utilizan criterios de calidad cuando el producto
ha de responder a unas caractersticas tcnicas determinadas. Cuando los artculos sean
de la misma calidad se elegir el que resulte ms econmico. No siempre la oferta ms
barata es la ms conveniente, puesto que tambin se pueden considerar como parmetros de calidad aspectos no directamente relacionados con los productos como, por
ejemplo: servicio postventa, periodo de garanta, imagen que el producto y el proveedor
tengan en el mercado, existencia de servicios de atencin al cliente, etctera. Tambin se
toman en cuenta del proveedor, su prestigio, localizacin, instalaciones, fuerza tcnica,
capacidad financiera y nivel organizativo y de administracin.
artculos que llegan daados al lugar del cliente y no poder entregar en el lugar correcto a
tiempo. Una solucin para salvaguardar la variacin negativa es utilizar sistemas de
seguridad en el inventario para amortiguar las operaciones. Por lo tanto la reduccin de la
variacin, la eliminacin de las interrupciones en el sistema, es un objetivo bsico dela
administracin logstica integrada.
La Reduccin del inventario: Para lograr el objetivo de la reduccin del inventario,
un sistema logstico integrado debe controlar como se compromete el activo y la velocidad
de rotacin. La velocidad de rotacin refleja la rapidez con que se reabastece el inventario
con el tiempo. Es importante recordar que el inventario facilita los beneficios
recomendables, tambin son fundamentales para lograr economas de escala en la
manufactura y la adquisicin. El objetivo es reducir y administrar el inventario al nivel ms
bajo posible.
y en la
productivo,
industriales,
tanto
en
el
plano
nacional
como
en
el
multinacional.
Una empresa que produce una pequea cantidad de artculos no est interesada,
salvo excepciones, en recurrir a tcnicas de fabricacin o de gestin altamente
perfeccionadas (cadenas de montaje, procesos automatizados, ordenadores, etc.). En
sentido inverso, las empresas con unas elevadas capacidades son las que ms se
benefician de los perfeccionamientos tecnolgicos. Tambin se benefician de
las ganancias de
productividad inherentes
a
las
grandes series.
Sus gastos
fijos irreductibles se reparten en una cantidad mayor de unidades. Adems, cuando
una firma adquiere regularmente grandes cantidades de materiales, tambin se beneficia
de condiciones favorables por parte de sus proveedores, transportistas, etc.
Las inversiones ms elevadas se reservan a las empresas de grandes
dimensiones, que son las nicas capaces de crear y mantener un servicio de
investigacin tcnica. Por lo tanto, gracias a estos esfuerzos se pueden introducir
innovaciones decisivas (que permiten a la firma alejar se de sus competidores).
Algunos proyectos exigen un vasto mercado potencial que supere ampliamente
el marco interior. De ah las asociaciones como la existente entre Gran Bretaa y Francia
para la construccin del avin supersnico Concorde o la de Francia con Alemania para la
creacin del Airbus.
Las economas de escala no son ilimitadas. La mejor escala de produccin no es,
forzosamente, la ms grande. Cuanto ms importante es la empresa, ms elevados son
los costos de produccin y administracin, y ms se arriesga a que la burocracia se
apodere de la firma. Los defectos provocados por el gigantismo (ausencia de agilidad,
mala comunicacin, efectivos pletricos y parasitarios) han sido sealados por el
socilogo
britnico
Northcote
Parkinson.
Teniendo en cuenta los gastos de transporte y de distribucin, en determinados casos
las empresas pueden encontrar ms ventajas en la disposicin de unidades medianas,
pero
situadas
muy
cerca
de
los mercados
de consumo.
Las economas de escala no contradicen la ley de los rendimientos decrecientes, segn la
cual no se puede aumentar constantemente un factor de produccin (por ejemplo, el
trabajo) y mantener fijos los otros (por ejemplo, la tierra) sin que, a partir de cierto
momento, el volumen de la produccin suplementaria as obtenido comience a decrecer.
El cambio de escala determina un cambio de estructura al que corresponde una nueva
combinacin
ptima
de
los factores.
Vase tambin: Concentracin; Mercado; Productividad; Rendimientos decrecientes.
Proceso mediante el cual los costos unitarios de produccin disminuyen al
aumentar la cantidad de unidades producidas.
Variedad:
En contraste con las situaciones de fabricacin dominadas por la escala, otras tecnologas
de produccin ofrecen flexibilidad. Estos procesos se caracterizan por series de
produccin relativamente frecuentes y una alta repeticin de lotes pequeos. En contraste
con la economa de escala, los procesos de fabricacin cuyas caractersticas cambian
rpidamente entre la elaboracin de un producto a otro conservando la eficiencia, tienen
una economa de alcance. Este concepto significa que un proceso de fabricacin puede
emplear diversas combinaciones de apoyo general, materiales, equipo y mano de obra
para
producir
varios
productos
diferentes.
La variedad tambin se refiere al rango de variaciones de un producto que es
posible fabricar mediante un proceso determinado. El rango puede ser el resultado de
establecer una secuencia al dirigir los productos a travs de una planta de fabricacin, al
igual que la utilizacin de equipo general, en vez de equipo especializado. El logro de una
economa de alcance tambin se relaciona directamente con la velocidad y el costo de la
preparacin de un producto a otro. En trminos de apoyo logstico, una alta variedad se
traduce en lotes de fabricacin relativamente pequeos, requerimientos flexibles de
materiales y un rango amplio de resultados de productos. Una alta velocidad de
fabricacin afecta directamente el tipo de servicios logsticos de transporte y
almacenamiento requerido para apoyar la fabricacin flexible.
Flexibilidad
Implica la capacidad de una empresa para atender situaciones especiales y las solicitudes
singulares o inesperadas del cliente.
Las situaciones que comnmente requieren operaciones flexibles son:
1) Un cambio de acuerdos de servicio bsico, como una modificacin en el lugar de
entrega
2) Soporte de programas nicos de ventas o en mercadotecnia
3) Introduccin de productos nuevos
4) Retiro de productos
5) Interrupcin del suministro
6) Personalizacin por una sola vez del servicio bsico para clientes o segmentos
especficos
Por otra parte, aunque existen una gran cantidad de tipologas de productos,
podemos mencionar las principales: los productos finales, que se ofertan en
los mercados donde la organizacin interacta, y los productos intermedios, utilizables
como factores en otra u otras acciones que componen el mismo proceso de produccin.
Ahora bien, en el mercado podremos encontrarnos con dos tipos de productos, por
un lado, los productos finales, que son aquellos que se comercializan en los mercados
para que los adquiera el consumidor final y disfrute de ellos, y por otra parte los productos
intermedios que son aquellos que se emplean como factores, materias primas, para
completar otras acciones que forman parte del proceso productivo.
Sin lugar a dudas, la Revolucin Industrial fue un hecho que marcara un antes y
un despus en materia de produccin de bienes y servicios all en el siglo XIX cuando se
desarroll. La inclusin de las mquinas hizo que pasemos de una produccin agrcola a
una mecanizada que por supuesto cambiara para siempre las reglas del trabajo y
asimismo no parara de evolucionar.
Es hacer que el plan de materiales que llega a la fbrica pase por ella y salga de
ella regulndose de manera que alcance la posicin ptima en el mercado y
dejando utilidad razonable para la empresa.
El
control
de
la produccin tiene
que
establecer medios para
una
continua evaluacin de ciertos factores: la demanda del cliente, la situacin de capital, la
capacidad productiva, etc. Esta evaluacin deber tomar en cuenta no solo el
estado actual de estos factores sino que deber tambin proyectarlo hacia el futuro.
Podemos definir el control de produccin, como "la toma de decisiones y acciones que
son necesarias para corregir el desarrollo de un proceso, de modo que se apegue al plan
trazado".
Una definicin ms amplia, segn el diccionario de trminos para el control de la
produccin y el inventario, sera: "Funcin de dirigir o regular el movimiento metdico de
los materiales por todo el ciclo de fabricacin, desde la requisicin de materias primas,
hasta la entrega del producto terminado, mediante la transmisin sistemtica de
instrucciones a los subordinados, segn el plan que se utiliza en las instalaciones del
modo ms econmico".
Para lograr el objetivo, la gerencia debe estar al tanto del desarrollo de los trabajos
a realizar, el tiempo y la cantidad producida; as como modificar los planes establecidos,
respondiendo a situaciones cambiantes.
Qu es lo que se va a hacer?
2.
Quin ha de hacerlo?
3.
Comprobar los niveles de existencias, comparndolas con los que se han previsto
y revisar los planes de produccin si fuere necesario.
Planeacin de la produccin.
2.
3.
El plan de produccin, crea del marco dentro del cual, funcionarn las tcnicas de
control de inventario y fijar el monto de pedidos que deben hacerse para alimentar la
planta. Un plan de produccin, permite cotejar con regularidad el reforzamiento del
inventario, contra los niveles predeterminados; pudiendo as, decidir a tiempo por
una accin correctiva, si dichos niveles son demasiado altos o demasiado bajos.
Programacin de la Produccin.
Prever las prdidas de tiempo o las sobrecargas entre los centros de produccin.
1.
2.
3.
4.
Pert- Cost. Es una variacin del camino crtico, en la cual adems de tener como
objetivo minimizar el tiempo, se desea lograr el mximo de calidad del trabajo y la
reduccin mnima de costos.