Cul es el impacto del ERP en las Organizaciones

Empresariales?

Actualmente nos encontramos en una economa global y competitiva, por lo

cual es indispensable que los administradores de las organizaciones estn
constantemente implementando recursos en su empresa para mejorarse cada
da ms ante sus competidores. Los sistemas de ERP se han convertido, ms
que en una herramienta, en una estrategia que le ayuda a satisfacer sus
necesidades, integrando los procesos internos y as se ahorran costos y tiempo.
La implementacin de este sistema requiere que se implementen muchos
cambios en la empresa, por esta razn resulta muy costoso, por lo que,
generalmente es implementado ms que todo por las empresas con recursos
suficientes para integrarlos a su empresa.
Introducir en la organizacin este software, despertara en el personal un
resultado favorable o desfavorable. Esto depender de la actitud que
demuestren ante la situacin; si es negativa este software sera ms que una
herramienta, un gasto para la empresa porque de nada le sirve tenerla si no se
le saca provecho; si es positiva ser mucho ms fcil su implementacin ya
que todos estarn dispuestos a dar todo de s para el mejoramiento de la
empresa.
La actitud de los trabajadores depender de la motivacin que se les d. Una
buena motivacin podr lograr que el personal se sienta comprometido con lo
que hace y hasta logre asimilar los cambios de la empresa con mayor facilidad.

Sin lugar a duda el sistema ERP se convierte en una necesidad competitiva

para la empresa, al ser capaz de integrar todo el proceso de la empresa
agilizando la toma de decisiones, ya que la informacin se tendr en el
momento que se desea, pero todo esto se lograra si el personal est dispuesto
a enfrentar los cambios en la empresa, y principalmente estn dispuestos a
comprometerse con la organizacin y su visin.

Cules son los beneficios de ERP?

Desde el punto de vista estratgico los beneficios son: Mejora de

la productividad, Mejora de la calidad, Mejora del servicio al
cliente y Reduccin de costes. Se busca contar con la informacin
necesaria para la orientacin de la estrategia de la empresa y la
fijacin y control de logro de objetivos financieros a corto y
mediano plazo.
Desde el punto de vista general los beneficios son: Optimizacin
de procesos empresariales, ayuda a la toma de decisiones,
ejecucin ms rpida y con ms probabilidades de xito, acceso a
toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna
(integridad de datos), compartir informacin entre todos los
componentes de la organizacin de forma que se automaticen los
procesos, convergencia de las distintas bases de datos usadas por
el sistema integrndolas en una sola, eliminacin de datos y
operaciones innecesarias (o redundantes) y reduccin de tiempos

y de los costes de los procesos implicando un incremento de la

productividad.

Los beneficios de implantar un sistema ERP tambin se pueden establecer a

partir de las siguientes dimensiones expresadas en el trabajo de Shari Shang y
Peter Seddon:

Dimensin operacional: Reduccin de costos, reduccin del

ciclo operacional, mejora en la productividad, mejora en la calidad
y mejora en el servicio al cliente.
Dimensin gerencial: Mejor gestin de los recursos, mejora en
la toma de decisiones y planificacin y Mejora en el rendimiento.
Dimensin estratgica: Soporte al crecimiento del negocio,
soporte a las alianzas de negocios, construccin de innovacin en
el negocio, construccin del liderazgo en costos, genera
diferenciacin de productos (incluidas las personalizaciones) y
ayuda en la construccin de relaciones externas con clientes y
proveedores.
Dimensin
infraestructura
de
tecnologas
de
informacin: Construccin de flexibilidades en los negocios
actuales y en los futuros cambios, reduccin de los costos de
tecnologas de informacin e incremento de capacidades de la
infraestructura de tecnologas de informacin.
Dimensin organizacional: Soporte a los cambios en la
organizacin, facilita el aprendizaje en la empresa, genera
empoderamiento al conocer cada actor su papel dentro del ciclo
operacional y finalmente, ayuda a construir una visin de conjunto
en toda la organizacin.

Cules son los costos de implantar un sistema ERP?

El costo de implantar un sistema ERP es una decisin que est atada a las
expectativas sobre los beneficios que se pueden obtener de este proyecto. Por
esta razn, es muy importante incluir la totalidad de los costos del proyecto y
considerar los beneficios en la forma ms conservadora.
Los principales costos son:

Hardware: La implantacin de un sistema ERP puede significar

cambios en la plataforma tecnolgica de la empresa desde un
incremento
de
las
capacidades
de
procesamiento
y
almacenamiento o el cambio total de la plataforma si la decisin
de implantacin lo requiere. Puede modificar, adems, la
infraestructura de comunicaciones, la redundancia para garantizar
disponibilidad de sistemas crticos, las capacidades de
almacenamiento, la plataforma de seguridad y el esquema de
licenciamiento para bases de datos y sistemas operativos de
aplicacin y los contratos de mantenimiento.
Software: El costo del licenciamiento de un sistema ERP
propietario tiene diferentes maneras de ser contratado y depende
de la casa fabricante en cada caso. En algunas ocasiones se
licencia por nmero de usuarios, en otras ocasiones por el nmero
de empleados beneficiados, en otras como un porcentaje de los
activos o de los ingresos de la compaa o en una combinacin de

algunos de los mtodos aqu enunciados que extienden las

habilidades del software bsico. Adems del costo de
licenciamiento, se encuentra el costo del mantenimiento anual de
la solucin que generalmente le da derecho a la empresa a las
actualizaciones que el fabricante libere. Este costo suele ser un
porcentaje entre el 17% y el 22% del valor de licenciamiento total.
Servicios de Consultora: Generalmente este es el costo ms s
elevado de un proyecto de implementacin. El equipo de
consultores debe estar compuesto por expertos en los diferentes
componentes de la solucin a instalar. La consultora incluye
adems de los costos asociados a los honorarios del equipo de
implantacin, los costos de las personalizaciones que requieran el
sistema y la integracin con otros sistemas en la empresa. Incluye
un primer componente de rediseo de los procesos a ser
soportados por la solucin, la elaboracin de un blue print de la
solucin, la parametrizacin de la herramienta y sus componentes
adicionales, la capacitacin de los usuarios lderes, el apoyo a la
capacitacin de los dems usuarios del sistema, el desarrollo de
las pruebas de la solucin y la puesta en vivo.
Otros costos: Existen otros costos que deben tener en cuenta las
empresas que consideren la implantacin de una solucin. Se
mencionan como costos ocultos o no estimados. Entre ellos se
tienen: la capacitacin de todas las personas que interactuarn
con la solucin, la migracin de datos al sistema ERP, la gestin
de cambio que se deben realizar en la empresa para involucrar
participativamente a toda la compaa en el proyecto, el personal
temporal que debe reemplazar al equipo del proyecto por parte de
la empresa, la gerencia de calidad del proyecto que garantice el
seguimiento de una metodologa y el seguimiento de
compromisos y entregables del proyecto. Son stos los costes que
ms hay que vigilar pues no suelen comentarse inicialmente o se
les suele dar la suficiente importancia.

Cul es el alcance de un ERP?

Un paquete de software de gestin integrada permite construir un sistema de

informacin homogneo sobre una base nica. De este modo cubre un amplio
mbito de gestin:
Gestin de compras.
Gestin de ventas.
Gestin contable: contabilidad de clientes, de proveedores, activos,
personal.
Control de gestin.
Gestin de la produccin (planificacin, etc.)
Gestin de stocks (logstica).
As pues, un ERP se compone de varios mdulos que corresponden a cada una
de las reas de gestin y garantiza la unicidad de la informacin que contiene,
porque solo hay una nica base de datos lgica.

Cmo funciona un ERP?

Como cualquier software, funciona en base a una plataforma de programacin,

seguida por la gestin de un sin fin de bases de datos correspondientes a los
distintos departamentos que se deseen integrar. Los sistemas ERP se
organizan por medio de MDULOS, los cuales se conectan a distintas bases de
datos, segn lo que se requiera para cada departamento, existen 2 tipos
de ERP, los de propietario y los de cdigo abierto, los de propietario son
hechos por empresas con fines de lucro que venden sus software y los
implementan a las empresas que lo soliciten a un elevado costo, para poder
utilizarlos se necesita obtener una licencia ms el costo de la implementacin
del software en la empresa.
Los ERP de cdigo abierto, son hechos por comunidades de programadores
que sin fin de lucro, distribuyen sus ERP sin costo alguno, aunque esto no
signifique que sea del todo gratuito, ya que la implementacin genera un costo
en la empresa y es necesario de una persona capacitada que lo realice
(conocidos como partners).
El trabajo ms duro de un ERP es el desarrollo del mismo, aunque existan los
mismos ERPs para diferentes empresas, no signifique que estos realicen las
mismas funciones, esto ocurre porque cada empresa es diferente y por lo tanto
necesita de un desarrollo personalizado de los distintos mdulos que mas
utilice la empresa. El segundo paso del ERP es la integracin del mismo dentro
de la empresa, son realmente muy pocas las empresas que logran integrar
estos sistemas desde el inicio de la misma, es por esto que la implementacin
dura ms tiempo del esperado, pero el verdadero xito del ERP radica en lo
siguiente, una vez que el sistema ha sido correctamente implementado, es
mucho ms fcil el desarrollo de nuevos mdulos, departamentos y sistemas
como lo es el caso de empresas donde cambien constantemente sus
productos, zonas de venta, insumos etc..

Concepto de ERP.

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP, en ingls,

Enterprise Resource Planning) son sistemas de informacin gerenciales que
integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de
produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa en la produccin
de bienes o servicios. Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin,
logstica, distribucin, inventario, envos, facturas y contabilidad de la
compaa de forma modular. Sin embargo, la planificacin de recursos
empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas
actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin,
administracin de inventarios, calidad de administracin y la administracin de
recursos humanos.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que
indican que el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados.
Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office),
que crea una relacin administrativa del consumidor o servicio al consumidor.

Proceso de Implementacin de un ERP.

Estudio previo: Formalizacin de las normas de gestin, revisin de

estas normas, formalizacin de las requerimientos funcionales. Esta
fase requiere competencias funcionales y departamentales. A
menudo la llevan a cabo consultores funcionales en estrecha
colaboracin con los empleados del departamento en cuestin.
Desarrollos/configuracin, redaccin del plan de parametrizaciones.
Preparacin y realizacin de pruebas (pruebas de integracin
formales, pruebas de compatibilidad ascendente).
Capacitacin de los usuarios y apoyo hacia la transicin.
Transferencia desde el sistema antiguo al nuevo, control de la
recuperacin correcta de datos (ejemplo: (asientos contables
iniciales).

Definicin de proceso
Para calificar como un proceso de negocio, ste debe tener una entrada, que
en el caso de un ERP es la informacin, y producir una salida. Esta salida puede
ser un producto o servicio o puede ser informacin. Debe representar una
transaccin de negocios completa. Los procesos se definen como una accin
completa singular y no debe confundirse con los pasos individuales dentro de
un proceso. "Hacer limonada" es un proceso. "Exprimir los limones" es
un paso en el proceso de elaboracin de la limonada. Solo, exprimir limones no
produce el resultado deseado.
Pasos
Los flujos de proceso desglosan el proceso de negocio en pasos lgicos. Una
fase del proceso podra, o no, agregar o actualizar la informacin pero
el paso debe agregar valor al proceso incluso si slo revisar y aprobar la
transaccin. Los pasos deben colocarse en un orden lgico para que un paso no
dependa de la informacin que se agrega al sistema en una etapa posterior.
Informacin
Cada paso en el proceso debera agregar informacin que se pasa a las etapas
siguientes. Si el paso est diseado para revisar y aprobar o rechazar la
transaccin, la informacin agregada indica las razones de estado, y que llev
ejecut el paso.
Roles
Un rol es una persona o grupo que realiza un paso en el proceso como Creador,
Aprobador, Administrador o Supervisor de Presupuesto. Los roles no siempre
pueden coincidir con el ttulo de la persona de trabajo, el rol debera ser
nombrado por el rol que desempea la persona en la transaccin comercial
especfica. El propio sistema puede desempear un rol si el paso est
totalmente automatizado y este paso agrega valor al proceso general.
Tiempo
Los flujos de procesos tienen lugar en el tiempo. Los diagramas de flujo
deberan reflejar una lnea de tiempo en la que se produzca la secuencia de
eventos o pasos. Las fechas especficas pueden ser ms importante para
algunos flujos de procesos que en otros, pero todas ellas deberan reflejar que
no todos los pasos suceden simultneamente.