Herramientas para la gestin de proyectos:

1) Escritorio.
El software de administracin de proyectos se puede poner en ejecucin como programa que
funcione en el escritorio de cada usuario. Este proporciona, tradicionalmente, una sencilla y fcil de
utilizar interfaz grfica de usuario.
Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque
algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una base
de datos central. Los primeros pueden funcionar en un ambiente heterogneo de sistemas
operativos mltiples, aunque esto no es lo normal. Muchos de estos programas funcionan
solamente en un sistema operativo, tpicamente Microsoft Windows o GNU/Linux.

2) Basado en la Web.
El software de la administracin de proyectos se puede poner en ejecucin con una Aplicacin
Web, accediendo a travs de una Intranet o de una Extranet usando un web browser. Esto tiene
varias ventajas y desventajas de aplicaciones web:

Se puede acceder desde cualquier tipo de computadora sin la instalacin de software.

Facilidad del control de acceso.

Naturalmente multiusuario.

Solamente una instalacin/versin de software para mantener.

Originalmente es ms lento para responder que las aplicaciones de escritorio.

Capacidad grfica ms limitada que las aplicaciones de escritorios.

3) Personal.
Una aplicacin personal para la administracin de proyectos es aquella usada en los hogares para
manejar proyectos caseros. Son bastante parecidos a los sistemas de un solo usuario, aunque el
software personal de la administracin de proyectos utiliza interfaces ms simples.

4) De un solo usuario.
Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona necesitar
corregir el plan del proyecto en cada instante. Esto puede ser de utilidad en compaas pequeas,
o en aquellas donde solamente algunas personas estn implicadas en la planificacin desde arriba
hasta abajo del proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta
categora.

5) De colaboracin.
Un sistema de colaboracin se disea para apoyar a usuarios mltiples que pueden modificar
diversas secciones del plan en cualquier instante, por ejemplo, poniendo al da las reas de las
cuales ellos son responsables personalmente de tal manera que esas modificaciones quedan
integradas dentro del plan general. Las herramientas basadas en la web, incluyendo extranets,
caen generalmente en esta categora, pero tienen la limitacin de que pueden ser utilizadas
solamente cuando el usuario tiene acceso activo de Internet.
Para dirigir esta limitacin, las herramientas existentes en el software basadas en el protocolo
cliente-servidor proporcionan un Rich Client, que funciona en el ordenador de escritorio de los
usuarios y duplica la informacin del proyecto y de la tarea a otros miembros del equipo de
proyecto a travs de un servidor central cuando los usuarios se conectan peridicamente a la red.

6) Multi-Usuarios o corporativos.
Existen tambin software o herramientas informticas que centralizan la informacin encontrada en
los proyectos que realiza la empresa, siendo en definitiva una Oficina de Administracin y
Control de Proyectos (OACP), pero virtual, y en ella los ejecutivos deben Planificar, administrar,
gestionar y controlar los proyectos, lo que les permite de manera constante conocer la situacin
real de cada proyecto, controlando los avances, la documentacin pertinente, las tareas y
subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y procesos, todo ello de
manera remota, activa y sin mayores costos para la organizacin.

Un ejemplo seria TDP4: Team Battle Enlace: darkness-project.com

7) Integrado.
Un sistema integrado combina la administracin de proyectos o el planeamiento del proyecto, con
muchos otros aspectos de la vida de la compaa. Por ejemplo, los proyectos utilizan seguimiento
de errores asignando resultados a cada proyecto, de manera que la lista de los clientes del
proyecto se convierte en un mdulo de la administracin de la relacin del cliente, y cada persona
en el plan del proyecto hace sus propias listas de tarea, calendarios, y funcionalidad de la
mensajera asociados a sus proyectos.
De manera similar, las herramientas especializadas como SourceForge integran software de la
gerencia de proyecto con software del control de la fuente (CVS) y software de seguimiento de
errores, para poder integrar cada parte de la informacin en el mismo sistema.

8) Herramientas no especializadas.
Mientras que el software especializado puede ser comn, y promovido rigurosamente por cada
vendedor, hay una gama extensa de otras herramientas del software (y no-software) usadas para
planear e implementar proyectos de software.

Tcnicas para la gestin de proyectos:

1) El Diagrama de Gantt.
El Diagrama de Gantt lleva utilizndose durante cerca de siete dcadas y es una de las ms
famosas metodologas para la gestin de proyectos. La simplicidad de su estructura y lo manejable
de su planteamiento lo configuran como la herramienta ideal tanto para quienes estn inicindose
en la Direccin de Proyectos como para quienes ya cuentan con una nutrida experiencia en el
project management.
El Diagrama de Gantt como metodologa para la gestin de proyectos, podra resumirse as:

Se compone de dos ejes donde se recogen las tareas y actividades que

componen un proyecto y se asocian a un cronograma, quedando reflejada su duracin,
momento de inicio y plazo de entrega previsto.

En este eje de coordenadas tambin hay espacio para marcar las distintas fases

que forman el proyecto y para resaltar los eventos o acontecimientos que suponen un hito
reseable para los participantes en el mismo.
Las principales dificultades del Diagrama de Gantt se derivan del establecimiento

de prioridades y la deteccin de dependencias entre actividades.

Aporta una visin clara y realista de la situacin pero requiere e actualizacin

continua para garantizar su validez.

Su aplicacin no es recomendable para proyectos sujetos a muchos cambios,
porque no les resultara de utilidad; ni para los que se basan en un planteamiento
demasiado sencillo, ya que incorporar esta metodologa complicara innecesariamente la
gestin.

2) La Tcnica del Valor Ganado.

Es una herramienta que desarrolla e integra los parmetros tcnicos, de costes, y de planificacin
en una nica herramienta. Es un mtodo de medicin de rendimiento muy utilizado en direccin de
proyectos, en el que se integran costes, plazos y alcance. Las ventajas de la aplicacin de esta
tcnica son muchas pero tambin su coste asociado es significativo.
Es un sistema simple de gestin y control de proyectos, que proporciona datos crebles. Integra en
una nica tcnica, el trabajo, la planificacin y el coste, utilizando para ello, la estructura de
descomposicin del proyecto (EDP). Proporciona una identificacin temprana de los problemas,
mediante el uso de los ndices de rendimiento del coste (CPI) y de la planificacin (SPI). Permite
predecir con una cierta seguridad, dentro de un rango, el coste final del proyecto. Es posible
predecir, mediante el ndice de rendimiento del trabajo que queda por completar (TCPI), el
comportamiento futuro del proyecto, y actuar en consecuencia para corregir las desviaciones.

3) Pert/ CPM, aliados en la gestin de proyectos.

Pert (Project Evaluation and Review Techniques) es una de las metodologas para la gestin de
proyectos ms utilizadas, en especial porque suele actuar como complemento de CPM y del
Diagrama de Gantt. Esta tcnica consiste en:

Determinar las actividades en que se desglosa el proyecto, sus dependencias y su

duracin para aplicar una funcin probabilstica que ayude a calcular el tiempo total de
ejecucin en base a una perspectiva optimista, pesimista o normal que, combinadas permiten
determinar el tiempo estimado para cada actividad.
Con los datos obtenidos se puede disear una malla compuesta por nodos que permite

determinar la ruta crtica y su desviacin estndar, as como la varianza para cada actividad.
Esta metodologa resulta muy prctica cuando el proyecto combine actividades que se
ejecutan en secuencia y en paralelo.

CPM (Critical Path Method) muestra la trayectoria ptima de un proyecto y sus actividades. Hallar
este recorrido simplifica la gestin del proyecto, sin embargo, basarse slo en esta herramienta
resulta arriesgado ya que no contempla la incertidumbre. Otros aspectos que se deben conocer
acerca de CPM son:

Conociendo las actividades que componen el proyecto, sus prioridades y sus

dependencias pueden asociarse a un plazo determinado. De esta forma, es posible establecer

los recursos necesarios en cada caso y distribuir las cargas de trabajo.
Con estos datos se puede visualizar la ruta crtica, que se calcular en funcin de las

actividades sucesivas cuya holgura sea igual a cero.

En su aplicacin ha de tenerse en cuenta que puede existir ms de una ruta crtica y que
es fundamental la actualizacin.

4) Gestin de proyectos por el Mtodo de la Cadena Crtica.

El Mtodo de la Cadena Crtica es el ms joven de todas las metodologas para la gestin de
proyectos propuestas y, sin embargo, la ms aplaudida por sus excelentes resultados en cuanto a
la gestin de proyectos. Est especialmente indicado para proyectos complejos por su cualidad
de simplificar el seguimiento y control a ejercer.
Los aspectos ms destacables de esta tcnica son:

Facilita el establecimiento de prioridades y la toma de decisiones.

Garantiza una efectiva proteccin de proyecto.
Su funcionamiento se basa en la deteccin de las actividades que marcan la

duracin mxima del proyecto, que pasan a ser consideradas como actividades crticas.
Para lograr la eficiencia se reducen los plazos estimados para la consecucin de

las actividades, segn el planning inicial y, en su lugar, se establecen amortiguadores de

tiempo que se sitan en puntos estratgicos.
Pueden distinguirse tres tipos de amortiguadores (de proyecto, de alimentacin y

de recurso), cada uno de los cuales cuenta con una funcin de proteccin distinta, siendo
todas ellas complementarias y necesarias.
La forma de controlar el desarrollo del proyecto se reduce a monitorizar la
velocidad de consumo de los buffers y tomar las acciones necesarias cuando convenga.