Manual de Procedimientos y Funciones de MINTRAB

Ministerio de Trabajo y Previsin Social
Manual Integral de
Normas, Funciones y Procedimientos
Asuntos Internacionales del Trabajo,
Cooperacin y Planificacin
Direccin General de Trabajo
Direccin General de Capacitacin

Formacin y Empleo
13
Direccin General de Recreacin
19
Direccin Administrativa
24
Direccin General de Previsin Social
44
DISI
61
Direccin de Estadsticas Laborales
64
Direccin de Recursos Humanos
67
Secretara de Comunicacin Social
73
Unidad de Auditora
76
Unidad Administrativa Financiera
87
Oficina Nacional de la Mujer
113
Inspeccin General de Trabajo
115
Procuradura de la Defensa del Trabajador
INDICE
126
MINISTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL
Asuntos Internacionales del Trabajo, Planificacin y

Cooperacin
Identificar necesidades de cooperacin de las Unidades del Mintrab

Recopilar la informacin en cuanto a necesidades de cooperacin de las Unidades del
Ministerio para contactar a las Organizaciones cooperantes en materia laboral. Luego
Coordinar y verificar los proyectos de cooperacin con Sistema Nacional de Inversin
Pblica.
Elaboracin del POA

Coordinar con todas las unidades la informacin requerida para la elaboracin del
POA
Elaboracin de la Memoria de Labores

Coordinar la elaboracin de la Memoria de Labores del Ministerio de Trabajo y
Previsin Social
Emitir dictmenes
Emitir dictmenes tcnicos a solicitud del Despacho Ministerial
Representacin en reuniones tcnicas

Se elaboran documentos de los temas a tratar en las reuniones tcnicas, asimismo se
asiste a las reuniones a requerimiento del Despacho Ministerial
Representacin como Punto Focal Libro Blanco

Punto Focal con los Organismos de Cooperacin en el marco de los compromisos del
Captulo Laboral y Libro Blanco en lo referente al tema Laboral, elaborar documentos,
asistir a reuniones
Representacin como Punto de Contacto DR-CAFTA

Preparacin de Informes sobre el Seguimiento del Mecanismo de Cooperacin,
asistencia a reunione
Asesora en reuniones tcnicas de Consejo de Ministros de Trabajo

Asesora Tcnica en Agendas e informes para las reuniones que se convocan
Ejecucin de metas de bienes y servicios

Ingresar al sistema SICOIN-WEB la ejecucin de metas de bienes y servicios
10 Memorias a Comisin de Expertos de OIT

Coordinar la elaboracin y el envo de las Memorias a la Comisin de Expertos de la
OIT
11 Informes al Comit de Libertad Sindical

Coordinar la elaboracin y el envo de informes al Comit de Libertad Sindical de la
OIT
12 Cuestionario Departamento de Normas de la OIT

De acuerdo a reportes sectoriales se da respuesta a los cuestionarios del
Departamento de Normas de la OIT
13 Conferencia Internacional del Trabajo

Realizar convocatorias para coordinar la participacin de la Comisin Tripartita a la
Conferencia Internacional del Trabajo
14 Comisin Tripartita
Coordinar las convocatorias para la participacin de la Comisin Tripartita a las
sesiones y dar seguimiento
15 Misiones y tratados tema laboral

Dar seguimiento a las Misiones, realizar informes y documentos requeridos
Direccin General De Trabajo
10
Reconocimiento
sindicales
de
personalidad
jurdica
de
organizaciones
Consiste en la apertura expedientes para el reconocimiento de personalidades

jurdicas de Organizaciones sindicales. El proceso inicia en el mdulo de recepcin
de documentos proveniente de un grupo de trabajadores organizados, o de una
central sindical, ambas opciones son externas.
Reconocimiento de personera jurdica de organizaciones sindicales

activas.
Consiste en reconocer legalmente al grupo de afiliados del sindicato, electos para
dirigir la Organizacin Sindical. El proceso inicia en el mdulo de recepcin de
documentos proveniente de un grupo de trabajadores organizados, o de una
central sindical, ambas opciones son externas.
Autorizacin de libros y hojas computarizadas para operacin de

salarios.
Consiste en atender a personas externas, regularmente de empresas privadas con
el propsito de legalizar el libro de pago de salarios que por mandato legal debe
llevar todo patrono que utilice ms de diez trabajadores
Autorizacin de formatos de salarios

Consiste en resolver la solicitud que una empresa privada o patrono realiza ante
el Departamento Nacional de Salarios. El proceso inicia en el mdulo de
recepcin de documentos proveniente de una empresa privada o patrono de tipo
externo.
Aprobacin de reformas de estatutos sindicales.

Consiste en la recepcin, revisin y evaluacin de las reformas a estatutos
presentadas por sindicatos a este ministerio.
11
Inscripcin y anotaciones en el registro pblico de sindicatos

Realizar la inscripcin en los folios correspondientes y a la vez realizar
anotacin de dicha inscripcin en la resolucin de aprobacin.
la
Certificacin de asientos existentes en el registro pblico de

sindicatos
Extender certificaciones de documentos existentes o inscritos en el Registro
Pblico de Sindicatos.
Dictamen de la comisin nacional de salarios

Consiste en lograr un conceso salarial entre los sectores laboral y patronal con la
mediacin del gobierno.
Registro de contratos individuales de trabajo

Consiste en recibir, analizar y registrar contratos Individuales de Trabajo.
10
Registro, inscripcin y archivo de reglamentos internos de trabajo.

Registrar en folios correspondientes los datos elementales de los Reglamentos
Interiores de Trabajo
12
Direccin General de Capacitacin, Formacin y Empleo
13
14
Captacin de plazas vacantes en los diferentes sectores

Va telefnica realizando un entrevista con el jefe de recursos humanos dando a
conocer el servicio que presta la Direccin de Empleo, visitando empresas, enviando
correos electrnicos, medios de comunicacin
Visitar distintos medios de comunicacin

Se buscan distintos medios de comunicacin donde nos den espacios en los
programas para poder ir a darles a conocer el servicio y as poder ofertar nuestras
plazas vacantes que tenemos y que la poblacin desempleada pueda estar enterada
del servicio que prestamos.
Realizacin de Kioscos y Ferias de Empleo

Convocar a todas las empresas del sector privado que estn interesadas en
participar para la contratacin de personal, buscar un espacio fsico donde se pueda
realizar el evento, tener por lo menos unas 50 empresas participantes, etc. estas
actividades se pueden realizar dentro y fuera de la capital, la necesidad es mayor en
los departamentos y municipios
Atencin a Empresarios que nos visitan

Atender de forma personalizada a los jefes de recursos humanos que nos visitan
dndonos sus vacantes para poder publicarlas dentro de la bolsa de empleo, y si les
urge la contratacin del personal se les proporciona un filtro con los datos de las
personas que busquen ese tipo de empleo.
Elaboracin de Revista de empleo

Esta revista se puede realizar con el apoyo de las empresas que deseen dar a
conocer ms a fondo las plazas vacantes, y poder llegar a las personas que no tienen
acceso para llegar al ministerio, y as poder disminuir un poco la poblacin
desempleada.
Atencin a Empresarios en forma personalizada

Inscribir a las personas en la bolsa de empleo que nos visitan por primera vez,
encaminar a las que ya estn inscritas y andan en busca de empleo, para luego
15
poder enviarlas a una persona, y posteriormente su colocacin.
Visita a empresas para obtener colocados

Se realizan cuatro visitas al mes donde se tiene un acercamiento con los encargados
de reclutamiento para verificar si las personas que se les han enviado ha llegado a
la empresa, y quienes se han quedado trabajando ah.
Atencin a personas especiales

Entre las personas especiales estn los discapacitados, personas positivas,
sordomudas, etc.
Expedientes para permisos extranjeros

La unidad de permisos a extranjeros nos enva un expediente donde solicitan si hay
algn guatemalteco que pueda ocupar el puesto que le quieren dar a un extranjero,
y se busca en la base de datos si hay alguno y se traslada la informacin a la unidad
de permisos extranjeros pera su trmite.
10
Inscripcin y Entrevista ocupacional

Realizacin de talleres de orientacin en la cual se les da induccin a las personas
como elaborar curriculum, la presentacin de la persona en la empresa, pruebas
psicomtricas y ayuda psicolgica.
11
Talleres de orientacin
Inscripcin en el libro de personas que solicitan empleo, verificando la papelera
completa (documento de identificacin, cartas de recomendacin a travs de la
boleta de inscripcin, que al llenar los requisitos se les enva al rea de
intermediacin laboral
12
Identificar necesidades y requerimientos de capacitacin

Identificar personas y grupos
requerimientos y necesidades
demandantes
de
capacitacin
as
como
16
13
Gestionar eventos de capacitacin

Acciones de capacitacin de coordinacin y formacin para el trabajo de eventos de
capacitacin con las entidades demandantes y oferentes.
14
Supervisin y monitoreo
Actividades de control y monitoreo del desarrollo y la ejecucin de los diferentes
eventos
15
Asesora y orientacin en materiales de capacitacin

Proporcionar orientacin y/o asesora en materia de capacitacin y formacin
16
Recuperacin de cartera
Gestiones para recuperacin de becas reembolsables otorgadas, por la anterior
direccin de fomento de becas de becas DIFOBE
17
Atencin y asesora a visitantes

Se proporciona informacin a visitantes de la oficina de migraciones laborales, en
relacin a los programas de trabajadores temporales
18
Oportunidades de empleo al migrante

Recepcin a deportados y promocin de oportunidades para ellos
19
Trabajadores agrcolas temporales en el sur de Mxico

Registro y orientacin a trabajadores Guatemaltecos que van a trabajar a fincas del
sur de Mxico
20
Programa de trabajadores agrcolas temporales a Canad

Coordinacin entre el Ministerio de trabajo, MINIS y OIM (proceso externo), para el
proceso de reclutamiento de trabajadores para este programa.
21
Atencin al pblico
17
Los usuarios requieren explicaciones e informacin sobre documentos
22
Recepcin, clasificacin y registro de solicitudes

Recepcin de la solicitud la que se clasifica y registra segn su naturaleza
23
Calificacin de documentos y solicitudes

Calificacin jurdica y procedimental de los documentos presentados
24
Ingreso de datos
Ingreso de datos a hoja Excel de control de control
25
Emisin de providencias, resoluciones y respuestas

Digitacin e impresin de providencias, resoluciones y respuestas
26
Firma de providencias resoluciones y respuestas

Firma de providencias y respuestas impresas
27
Envo de expedientes
Impresin y digitacin de hoja de remisin y procedimientos de envo
28
Notificacin de expedientes
Notificacin Administrativa legal de providencias y resoluciones
18
Direccin General de Recreacin
19
20
Direccin General
Dirigir y supervisar el buen funcionamiento de los recursos de la Recreacin del
Estado y los departamentos de Presupuesto Jefatura de Proyectos,
Mantenimiento y Supervisin de Obras y del Departamento de Ocupacin de
Centros.
Secretaria de La Direccin
Levantar actas, Elaboracin pedidos de suministros de la Direccin, manejo de caja
chica, llevar control de la Agenda del Director.
Presupuesto
Elaborar transferencias internas de funcionamiento e Inversin, fuentes 31 y 32
del programa de Recreacin y sus centros recreativos y vacacionales, elaborar y
revisar las cajas chicas de programacin de recreacin y sus centros recreativos y
vacacionales, elaboracin de pedidos de la direccin general de recreacin y sus
centros Recreativos y Vacacionales, Razonar facturas de los diferentes
proveedores para su liquidacin final de compras y servicios, intervencin de la
elaboracin del POA, trasladar informacin de la programacin Cuatrimestral del
Programa de Recreacin a la unidad de presupuesto.
Calculo
Elaborar el presupuesto que tiene que conllevar una obra mantenimiento.
Asistencia de Mantenimiento
Trabajos de Soldadura Elctrica, Trabajos pequeos de electricidad, Coordinar
otros trabajos relacionados con el mantenimiento como albailera, plomera y
carpintera, trasladar material a los diferentes centros, apoyo en la realizacin de
pedidos de materiales y Herramientas relacionadas con el mantenimiento.
Supervisin de Obras y Mantenimientos

Supervisar las obras y Proyectos y Mantenimiento de los Diferentes Centro,
elaboracin de Planos para los diferentes proyectos, Cotizar material.
21
Cotizacin de Materiales de Construccin

Cotizar en las diferentes empresas de material de Construccin el material
necesario para construccin o mantenimiento.
Cotizacin de Suministros
Cotizar a las diferentes empresas de ventas de suministros de los Diferentes
Centros Recreativos, Vacacionales, Supervisin de Obras, Direccin y Reservacin
de Bungalows.
Levantar Actas a personal

Levantar acta por falta a las autoridades competentes
10
Acta de Entrega de rea de Trabajo

Levantar acta de entrega de rea de trabajo de contratos de obras segn los
contratos que estn vigentes adjuntndose al mismo.
11
Actas en Obras para Tramitar Estimaciones

Levantar actas en obras para tramitar estimaciones las cuales son pagos, el
Supervisor de Obras lo solicita para dejar constancia de la obra
12
Elaboracin de Base de Cotizacin o Licitacin

Son todas las obras Licitaciones segn lo que se vaya a solicitar segn la obra.
13
Elaboracin del POA

Este es Plan Operativo Anual son gastos obras y estadstica durante un ao.
14
Elaboracin del SNIP

Son todas las obras que se tienen en proyecto la cuales se lleva un registro por
medio de internet dentro de la pagina del Segeplan
15
Reservacin de Bungalows
La Reservacin de Bungalows se hace con un mes anticipacin, a los Diferente
22
Centros Vacacionales dependiendo la disponibilidad de los mismo, elaboracin de

pases y recepcin de Constancias de Vacaciones.
16
Elaboracin de Carn a Jubilados

Elaborar el carn a todo el personal jubilado
17
Diseo
Elaborar los diferentes planos que tienen las obras y proyectos.
18
Estadstica
Consisten en llevar un control del personal que ingresa a las diferentes reas
recreativas y vacacionales.
19
Supervisin Administrativa
Supervisar los problemas administrativos de los diferentes Centros
Recreativos/Vacacionales y Direccin General de Recreacin dndole una pronta
solucin.
20
Organizacin de las Actividades de La Marimba

Se reciben Las Diferentes Peticiones del Conjunto Marimbstico de las diferentes
instituciones.
23
24
25
Elaboracin de contratos de arrendamiento de Sedes regionales y

contratos de compras insumos y obras
Realizar contratos de las distintas sedes regionales
Tramite de celulares y lneas de tierra

Adquisicin de lneas nuevas de tierra y celulares para uso de directores y jefes de
este ministerio
Tramite de donaciones
Tramite de las distintas ONGs o entidades internacionales que donan mobiliario y
equipo y algunas ocasiones automotores
Supervisin de Sedes regionales

Supervisar los inmuebles de distintas regionales previo a solicitud de cambio de
inmueble
Resguardo y tramite de pagos y reclamos de pliza de seguros de

vehculos y telefricos
Resguardo de pliza y seguimiento de pagos de las mismas y atencin de reclamos
tanto de accidentes como de robo
Tramite de calcomanas de vehculos del ministerio

Tramite y pago de calcomanas tanto de vehculos oficiales y como particulares
propiedad de este ministerio
Regular la seguridad de las oficinas del edificio sede del Ministerio de

Trabajo
Prestar seguridad a todas las oficinas propiedad del ministerio
Brindar seguridad al centro recreativo El filn, Predio zona 13 y

26
Telefricos
Resguardo y supervisin de seguridad en el centro recreativo el filn, predio zona
13 y telefrico
Brindar seguridad a funcionarios del Ministerio

Resguardo de la seguridad de ministro y viceministros
10
Mantenimiento
Mantenimiento correctivo y preventivo a las diferentes unidades del ministerio
11
Servicio de limpieza a las oficinas del Ministerio

Supervisar y realizar el servicio de limpieza a las oficinas del ministerio de trabajo
12
Resguardo Provisional de bienes, egresos e ingresos de insumos,

mobiliario y equipo y de limpieza.
Administracin provisional de bienes e insumos para su despacho a las diferentes
jefaturas, direcciones y despacho del este ministerio
13
Cotizar los pedidos requeridos por las diferentes direcciones y/o

dependencias
Cotizar los pedidos de requerimientos por las diferentes direcciones para realizar
compras directas
14
Entrega de vehculos
Por medio de solicitud a esta jefatura se autoriza la salida de los vehculos
oficiales a realizar las distintas comisiones debidamente planificadas
15
Mantenimiento preventivo y correctivo de flotilla de vehculos del

Ministerio
Proveer mantenimiento de prevencin y correccin de los distintos vehculos del
ministerio para un eficiente y eficaz funcionamiento
27
16
Tramite de tarjetas de parqueo

Realizar solicitud a banco empresarial de las tarjetas correspondientes a cada
vehculo de uso oficial como de directores, para el egreso e ingreso del parqueo
de este ministerio
28
Paso No.
MINSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL

PROCEDIMIENTO:
Cambio Inmuebles Delegaciones Departamentales
Descripcin
Puesto
Responsable
Delegacin
Departamental
SOLICITUD
Oficio solicitando cambio de

local
Jefe Delegacin
Se efecta visita de supervisin

para inspeccionar motivo de
cambio y requerimientos de
nuevo local
Director
Administrativo
Se cotizan opciones de locales

de acuerdo a caractersticas
solicitadas
Jefe Depto. De
Cotizaciones
Al tener cotizaciones coordina

visita y evaluacin a locales
cotizados con departamentos
involucrados
Director
Administrativo
Se evalan cambio de mudanza

en red/equipo de informtica y
comunicaciones
Se evalun cambios de
mudanza e instalacin de
mobiliario al nuevo local
Jefe de
Mantenimiento
Evala requerimientos de
seguridad
Jefe de Seguridad
Cotiza los requerimientos

proporcionados por DISI,
Maantenimiento y Seguridad
Jefe Depto. De
Cotizaciones
Direccin
Administrativa
Revisin No.: 1
Departamento de
Cotizaciones
DISI
Departamento de
Mantenimiento
Departamento de
Seguridad
Departamento de
Compras
Consejo de Compras
SUPERVISION
COTIZACIN
COORDINACION Y
EVALUACION
Director DISI
EVALUACION
EVALUACION
EVALUACION
COTIZACIN
29
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Puesto
Responsable
Direccin
Administrativa
Departamento de
Cotizaciones
Departamento de
Seguridad
Revisin No.: 1
Departamento de
Presupuesto
Unidad de Auditora
Interna
Departamento
Jurdico
Departamento de
Compras
Departamento de
Compras
Consejo de
Compras
Al tener las cotizaciones de

costos de traslado se transfieren
a para creas espacio
presupuestario
Jefe de Depto.
Presupuesto
Ase ejecuta revisin de

proveedores e informacin de
los mismos
Auditor Interno
10
Coordina las correciones

solicitadas por Auditora
Director
Administrativo
11
Desicin de contratacin y
gastos de mudanza
Auditor Interno
Director UDAF
Viceministro
Adm.
AJUSTE
NO
REVISI
ON
SI
12
Se elabora contrato de
arrendamiento de local
Asesor Jurdico
13
Se procede a compra de insumos

necesarios para mudanza o
contrataciones externas y ejecutor
de la mudanza
Jefe de Compras
14
Coordina mudanza y
adaptaciones al local
Director
Administrativo
CORRECCIN
NO
DESICIN
SI
EJECUCIN
EJECUCIN
COORDINACION
30
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Puesto
Responsable
Delegacin
Departamental
Direccin
Administrativa
Departamento de
Cotizaciones
Revisin No.: 1
DISI
Departamento de
Mantenimiento
Departamento de
Compras
Departamento de
Inventario
Consejo de
Compras
15
16
Supervisin o realizacin de
adaptaciones a local y
mobiliario
Jefe de
Mantenimiento
17
Instalacin de Equipo de
cmputo y comunicaciones
Asistente DISI
18
Recibe adaptaciones y/o

modificaciones realizadas al
local
Director
Administrativo
19
Actualiza tarjetas de
responsabilidad
20
Recibe local concluido
SUPERVISIN
Y/O EJECUCIN
SUPERVISIN
Y/O EJECUCIN
RECEPCIN
Jefe de Inventarios
Jefe Delegacin
ACTUALIZACIN
RECEPCIN
21
22
23
31
Paso No.

PROCEDIMIENTO: Compras y Regularizacin de Servicios
Descripcin
Departamento o
Unidad Solicitante
Realizar Pedido por

medio de Requisicin
durante los tres primeros
das del mes
SOLICITUD
Solicita las cotizaciones

a Proveedores
Se cuadra lo solicitado
contra presupuesto
Depto. De
Cotizaciones
Revisin No.: 1
Departamento de
Presupuesto
Auditora Interna
Consejo de Compras
Deptarmento de
Compras
Departamento de
Almacn
COTIZACIN
SI
REVISION
NO
Se define prioridad y se
crea rengln
presupuestario
Revisin proveedores y
si procede se autoriza
Desicin de compra y
proveedor, se autoriza o
se rechaza
Recibe expediente que

no es aprobado por el
Consejo de Compras y
reinicia el proceso con
las correcciones
solicitadas
AJUSTE
NO
REVISION
SI
NO
DESICIN
SI
CORRECCIONES
32
Paso No.

PROCEDIMIENTO: Compras y Regularizacin de Servicios
CDIGO: MTPS-0000
Descripcin
Departamento o
Unidad Solicitante
Depto. De
Cotizaciones
Revisin No.: 1
Elaborada por:
Departamento de
Presupuesto
Auditora Interna
Consejo de Compras
Deptarmento de
Compras
Departamento de
Almacn
Establece proceso de
compra en base a
cuanta
Recepcin de la
compra
RECEPCION
10
Despacho segn
requisicin
DESPACHO
11
Recepcin Final
COMPRA
DESPACHO/
RECEPCION
33
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Elaboracin Contratos de Sedes Regionales y Contratos de Insumos y Obras
Descripcin
Se enva la informacin
necesaria a Direccin
Administreativa
Revisa los contratos o compras

requeridas y que toda la
informacin est en orden
Revisa la informacin y/o solicita las

cotizaciones a Proveedores
Se cuadra lo solicitado contra

presupuesto
Delegacin
Departamental
Direccin
Administrativa
Departamento de
Presupuesto
Departamento
Jurdico
Consejo de
Compras
Revisin No.: 1
Despacho
Superior
SOLICITUD
CONSOLIDA
INFORMACION
COTIZACIN
REVISION
NO
SI
Se define prioridad y se crea

rengln presupuestario
Revisin proveedores y si
procede se autoriza
AJUSTE
NO
REVISION
SI
En caso de contratos revisa y

aprueba o rechaza el contrato, si
rechaza solicita modificaciones
necesarias
NO
REVISION
SI
34
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Delegacin
Departamental
Consolida la informacin
faltante o cambios
recomendados
Se envia oficio a Director

Departamental correspondiente
solicitando la informacin
faltante o cambios al contrato,
expediente queda en resguardo
de Direccin Administrativa
10
Juridico Elabora Proyecto

Contrato (si es el caso)
11
Recibe expediente de compra o

contratacin con espacio
presupuestario definido y con
VoBo legal y autoriza.
12
El expediente es tranferido a
Consejo de Compras para su
aprobacin
13
Director Administrativo recibe

del Consejo de Compras
correccines necesarias.
14
Elaboracin de Contrato y copia

y resguardo de expediente
Direccin
Administrativa
Departamento de
Presupuesto
Departamento
Jurdico
Consejo de
Compras
Revisin No.: 1
Despacho Superior
CONSOLIDACION
CORRECCIN
ELABORACIN
CONTRATO
APROBACIN
ADMINISTRA
TIVA
NO
DESI
CIN
SI
CORRECCIONES
ELABORACIN
CONTRATO
35
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Delegacin
Departamental
Direccin
Administrativa
Departamento de
Presupuesto
Departamento
Jurdico
Consejo de
Compras
Revisin No.: 1
Despacho Superior
15
Recibe copia de expediente y

contrato final para revisin
16
Autorizacin Final
17
Resguardo del Contrato y

Expediente
REVISION
AUTORIZACION
ARCHIVO
36
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Reclamos de Pliza de Seguros (Vehculos)
Puesto
Responsable
Cualquier
Departamento o
Unidad
El Departamento que utiliza el

vehculo robado o siniestrado
informa personal o
telefonicamente del suceso
Usuario del
vehculo
INFORME
El Departamento de Transporte
informa aseguradora y solicita
ajustador y asiste al funcionario
involucrado
Jefe de
Transportes
COORDINACION
En caso de robo, prepara y

presenta denuncia al Ministerio
Pblico
Jefe de
Transportes
NOTIFICACION
En caso de Robo, recibe

informacin del vehculo y copia
Asistente
Administrativo
de denuncia al Ministerio
Pblico.
Presenta y da seguimiento al
reclamo a la compaa
aseguradora
En caso de accidente, coordina

las cotizaciones en talleres
autorizados por aseguradora y
las presenta a Direccin
administrativa para adjuntar a
expediente
Jefe de
Transportes
En caso de accidente, coordina

con la aseguradora la eleccin
de taller y pago de deducible
Asistente
Administrativo
Descripcin
Departamento de
Transportes
Revisin No.: 1
Direccin
Administrativa
Departamento de
Inventarios
Unidad de Auditora
Interna
CONSOLIDACIN
Asistente
Administrativo
RECLAMO
COTIZACIN
COORDINACIN
37
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Reclamos de Pliza de Seguros (Vehculos)
Descripcin
Puesto
Responsable
Cualquier
Departamento o
Unidad
Departamento de
Transportes
Revisin No.: 1
Direccin
Administrativa
Departamento de
Inventarios
Unidad de Auditora
Interna
En caso de accidente, traslada

vehculo a taller seleccionado y
supervisa reparacin
Jefe de
Transportes
En caso de robo no recuperado

o prdida total, notifica a
inventarios para su descarga
Jefe de
Inventarios
10
Retorno del vehculo a usuario

(si es el caso)
Usuario de
Vehculo
11
Elabora finiquito de descarga del

Auditor Interno
vehculo
SUPERVISIN
EJECUCIN
ENTREGA
FINIQUITA
38
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Solicitud Mensual de Uso de Vehculos

Jefaturas de un
Departamento
Revisin No.: 1
Direccin del
Departamento
Viceministro
Correspondiente
Jefatura de Transporte
INICIO
El Director de un Departamento o Unidad Conjuntamento con

sus jefaturas determinan los requerimientos de vehiculos para el
mes. Esta planificacin debe tenerse lista 5 das antes del mes
planificado
De acuerdo a la planificacin, las diversas jefaturas elaboran y

envan a la direccin las solicitudes de requisicin de vehculos
para aprobacin
La Direccin del Departamento recibe para revisin las

requisiciones de vehculo, las cuales deben estar acorde a la
planificacin previa.
Si esta correcta aprueba, si no envia a correccin
Realiza las correcciones a la requisicin de vehculos
Firma y Sella las Requisiciones de vehculos y traslada
Recibe requisiciones de vehculos, firma y sella y traslada
Recibe y traslada
Recibe requisiciones de vehculos debidamente firmadas y

selladas y traslada
PLANIFICACIN
PROCESO
RECEPCIN
SI
REVISIN
NO
CORRECCIN
FIRMA Y SELLO
FIRMA Y SELLO
TRAMITE
RECEPCIN
39
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Solicitud Mensual de Uso de Vehculos
Descripcin
Jefaturas de un
Departamento
Direccin del
Departamento
Revisin No.: 1
Viceministro
Correspondiente
Jefatura de Transporte
10
Enva esta planificacin y requisiciones al

Departamento de Transporte
11
El Departamento de Transporte realiza la

distribucin de vehculos de acuedo a la
planificacin, asigna vehculo, piloto y define
cantidad de combustible necesaria
12
Traslada requisiciones de vehculos a Director

Administrativo para revisin (vehculo adecuado,
piloto y combustible)
13
Si, aprueba. No rechaza para correccin
14
Realiza correcciones segn indicaciones
15
Adjunta cupones de combustible a cada

requisicin y traslada
16
Firma de recibido (cupones de combustible)
17
Incorpora al plan general mensual de distribucin

de vehculos
PROCESO
18
Previo a la asignacin revisa y anota en bitcora de

vehiculo kilometraje y combustible en vehculo
PROCESO
19
Al retornar vehculo se revisa y anota kilometraje y

combustible en bitcora de vehculo y archiva.
PROCESO
RECEPCIN
PROCESO
PROCESO
NO
REVISIN
SI
CORRECCIN
PROCESO
RECEPCIN
FIN
40
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Trmite de Adquisicin Celulares y Lineas de Tierra
Descripcin
Puesto
Responsable
Cualquier
Departamento
Llenar Solicitud de linea

especificando ubicacin, uso
que se dar y responsable de la
misma
Director o Jefe de
Unidad o
Departamento
SOLICITUD
Corrobora la necesidad de lo
solicitado y alternativas posibles
como tarifas, planes, etc.
Asistente
Administrativo
Analiza y viabilidad y
conveniencia tcnica
Direccin
Administrativa
REVISION
Revisin No.: 1
Departamento de
Compras
DISI
Departamento de
Inventarios
Despacho Superior
NO
SI
REVISION
Director
NO
SI
Autoriza la adquisicin
Director
Administrativo
Autoriza la adquisicin
Vice Ministro
Administrativo
Adquiere lo solicitado, enva a

inventarios o notifica a
Direccin Administrativa la
informacin de nmero,
responsable, etc.
Inventarios recopila la
informacin necesaria para
preparar tarjeta de
responsabilidad
Incluye el telfono adquirido en

sistema de control de celulares y
lineas fijas
Firma tarjeta de responsabilidad

Solicitante y recibe el telfono o linea que
Responsable del
ser su responsabilidad
equipo
AUTORIZACIN
AUTORIZACIN
ADQUISICIN
Jefe de Compras
Jefe de
Inventarios
REGISTRO
Asistente
Administrativo
REGISTRO
ENTREGA
41
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Trmite de Donaciones
Descripcin
Puesto
Responsable
Culquier Jefatura,
Direccin y Despacho
Superior
INFORMA
INGRESO
Revisin No.: 1
Direccin
Administrativa
Departamento de
Inventario
Notifica a Direccin
Administrativa acerca de la
Donacin
Jefe o Director
Coordina proceso de recepcin

de Donacin con
Departamentos Involucrados
Asistente
Administrativo
Si es vehculo, Departamento de
Transportes ejecuta peritaje
para constancia del estado del
vehculo
Jefe de
Transportes
Si es equipo de cmputo DISI

efecta revisin de aspecto
tcnico
Director DISI
Si es mobiliario, mantenimiento
efectua revisin del mismo
Jefe
Mantenimiento
Se levanta acta de recepcin
Auditor Interno
ACTA
D ingreso a donacin y prepara

tarjeta de responsabilidad
Jefe de
Invemntarios
REGISTRO
Departamento de
Transporte
DISI
Departamento de
Mantenimiento
COORDINACIN
PERITAJE
PERITAJE
PERITAJE
42
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Trmite de Donaciones
Descripcin
Puesto
Responsable
Culquier Jefatura,
Direccin y Despacho
Superior
Revisin No.: 1
Direccin
Administrativa
Departamento de
Inventario
Departamento de
Transporte
DISI
Departamento de
Mantenimiento
En caso de equipos de
comunicacin y cmputo DISI
recibe para preparacin del
mismo
Director DISI
En caso de Vehiculos
Departamento de Transportes
inicia trmites legales
(inscripcin, placas, etc.)
Jefe Transportes
10
En caso de Mobiliario recibe

Mantenimiento para armado e
instalado
Jefe
Mantenimiento
11
Usuario del bien firma tarjeta de

responsabilidad y recibe
Jefe o Director de
(vehculos solo si es para uso de Departamento
funcionarios)
CONFIGURACIN
TRAMITE LEGAL
INSTALACION
ENTREGA
43
Direccin General de Previsin Social
44
45
Direccin, evaluacin, aprobacin y Coordinacin de acciones y

proyectos
Se realizan reuniones con los jefes de cada uno de los Departamentos de la
Direccin y con instituciones intra e interministeriales en las cuales se planifican
los proyectos y acciones que sern ejecutadas
Asistir y convocar a las reuniones de los diferentes Consejos de

Gobierno
Asistir a las reuniones de los consejos para conocer e impulsar las polticas,
proyectos y acciones que emanen de dichas instancias. (CONASSO, CONAPROV,
Comisin Consultiva del Adulto Mayor, Secretaria Ejecutiva de Erradicacin del
Trabajo Infantil Departamento de Guatemala, SECCATID)
Coordinar los proyectos y acciones de la Direccin General de

Previsin Social en los Departamentos
Se realizan llamadas telefnicas y visitas a las sedes de Previsin social en los
Departamentos para que estos colaboren con los tcnicos y jefes de cada una de
las Unidades de Previsin social
Evaluar la necesidad de insumos y transporte para cada uno de los

Departamentos de la Direccin
Se realizan reuniones en los ltimos 5 das de cada mes para determinar las
necesidades de transporte e insumos de cada mes y se realiza la programacin
respectiva y las hojas de requisicin de insumos
Formacin de Comits de higiene y seguridad

Es la organizacin bipartita de empleadores y trabajadores para que juntos
prevengan riesgos laborales dentro de los lugares de trabajo
Asesora Tcnica
Consiste en una serie de visitas a los lugares de trabajo para prevenir accidentes y
46
enfermedades ocupacionales.
Informacin y sensibilizacin sobre salud y seguridad

Se informa sobre la importancia de la prevencin de accidentes y las funciones de
los integrantes de los Comits de Higiene y Seguridad, as como la formacin de
brigadas de emergencia sobre primeros auxilios de evacuacin y contra incendios.
Tambin se recomienda la creacin de polticas de prevencin en salud y
seguridad ocupacional.
Coordinar intersectorialmente
desarrollar acciones unificadas
con
instituciones
afines
para
Se Coordina con el IGSS, con el objeto de unificar acciones y criterios dirigidos a la

prevencin de riesgos laborales para promover la adopcin de medidas que
protejan la vida y la salud de los trabajadores (as)
Orientacin a adolescentes trabajadores sobres sus derechos y

obligaciones laborales
Se les brinda orientacin a los adolescentes trabajadores explicndoles sus
derechos: salario mnimo, prestaciones laborales, jornada laboral, base legal que
los ampara y sobre sus obligaciones: cumplir con su jornada de trabajo, entre
otras; a su vez se inscriben en una base de datos que registra nombre, direccin de
residencia, edad, Departamento donde reside, empresa con la que van a laborar o
estn laborando, entre otros datos.
10
Orientaciones en los establecimientos educativos para prevenir la

migracin de jvenes al mercado laboral
Se brinda orientacin en los establecimientos de educacin pblica para prevenir
la migracin de los jvenes al mercado laboral, abandonando sus estudios y
dndoles a conocer las peores formas de trabajo infantil y sus derechos y
obligaciones, si optan por trabajar lo cual no es recomendado por los
orientadores.
47
11
Formacin y Sostenibilidad de Secretarias Ejecutivas de Prevencin y

Erradicacin del Trabajo Infantil
Coordinar actividades encaminadas a la prevencin y erradicacin del trabajo
infantil con diversas entidades gubernamentales: Ministerio de Trabajo y Previsin
Social, Ministerio de Educacin, Ministerio de Salud Pblica, Ministerio de
Agricultura Ganadera y Alimentacin, Instituto Guatemalteco de Seguridad Social,
Secretaria de Bienestar Social y no gubernamentales: CACIF, ONG's, Sindicatos.
Formando Secretarias que ejecuten las labores en los Departamentos de la
Repblica de Guatemala, priorizando las reas de extrema pobreza y luego de
formadas se coordina para velar por la debida ejecucin de sus funciones
12
Control y elaboracin de informes financieros y tcnicos de los

proyectos de cooperacin internacional
Elaborar los informes que deben llenar requisitos impuestos por la entidad
donante, elaboracin de planillas de gastos, control de facturas, libros de caja. Se
elabora un archivo como respaldo de gastos para liquidacin de cuentas del
departamento financiero
13
Promover la creacin de fuentes de empleo para personas con

discapacidad
Elaboracin de proyectos de capacitacin para personas con distintas
discapacidades en las cuales se les ensea un oficio para mejorar sus capacidades
o competencias laborales y/o se les otorga un capital semilla para iniciar una
empresa o mejorar la propia. Despus de elaborado el proyecto se buscan los
recursos financieros para ejecutarlo o se puede contar con este por medio del
Ministerio
14
Capacitar a personas con discapacidad

Capacitacin de personas con discapacidad para su integracin al campo laboral,
agrupndolos por sus distintas discapacidades y por rea geogrfica ensendoles
48
un oficio que puedan desempear con facilidad y que sea rentable
15
Brindar aportes econmicos reembolsables

Consiste en evaluar las necesidades de financiamiento de microempresas de
discapacitados a travs de un comit de evaluacin conformado por autoridades
del Ministerio, quien concede un crdito de hasta 12,000.00 quetzales para iniciar
una microempresa sostenible o comprar equipo para la que ya se tiene que ayude
al beneficiario a generar mejores ingresos o expandir su negocio. Despus de
otorgado el aporte econmico se procede a requerir el cobro del dinero prestado
va telefnica o por visitas a la residencia del deudor
17
Registros de personas con discapacidad

Registra a las personas que hacen consultas por telfono o personalmente en la
unidad, se inscriben en un libro para llevar control del tipo de discapacidad,
nmero de las personas que visitan o consultan informacin al Departamento y
datos de contacto para ubicarlos en posteriores proyectos.
18
Recepcin y Clasificacin de Documentos Programa Adulto Mayor

Se recibe y verifica que la papelera este completa y llene los requisitos exigidos
por la ley y cumpla con las disposiciones inter Ministeriales basadas en ley.
19
Revisin de Expedientes y Elaboracin de Dictamen

Se revisa que los expedientes hayan cumplido con los requisitos legales y se
elabora el dictamen legal respectivo, para firma de Jefe de Seccin.
20
Elaboracin de Estudios Socioeconmicos

Cuando el expediente cuenta con dictamen jurdico, se remite a las Trabajadoras
Sociales con base en una programacin elaborada por la trabajadora social y
autorizada por la supervisora, los expedientes que se remiten a las trabajadoras
sociales estn ordenados por ingreso cronolgico. En base a la programacin las
trabajadoras sociales visitan a los solicitantes y elaboran el estudio
49
socioeconmico en el cual emiten una opinin si procede o no otorgarles el

aporte. La Administradora de Trabajo Social se encarga que las programaciones se
cumplan y revisa los estudios socioeconmicos de las trabajadoras junto con el
supervisor.
21
Revisin de estudios socioeconmicos

Cuando el expediente ya cuenta con el dictamen de la trabajadora social y el visto
bueno de la coordinadora se remite a la Seccin de Administradora de Trabajo
Social.
La Administradora de trabajo social se encarga de administrar el flujo de estudios
socio-econmicos, verificar que cumplan los requisitos del estudio
socioeconmico y traslado a la Seccin Jurdica, Informtica o Archivo General.
Tambin se llevan a cabo estadsticas de los expedientes
22
Impresin de Resolucin Positiva

Los expedientes con dictamen positivo se trasladan a la Seccin Jurdica. Una vez
recibido el expediente en la Seccin Jurdica se revisa que el mismo haya cumplido
con los requisitos legales, se procede a marcar en las Bases de Datos que se
imprimirn las resoluciones. Al contar con las resoluciones impresas, se genera
una boleta de traslado en la base de datos, indicando que sern trasladadas a la
Direccin de Previsin Social. En el caso que no proceda por falta de algn
requisito legal se reenva una nota a trabajo social para tratar de subsanar la
omisin de algn requisito y en cuanto se llena el requisito se procede a hacer la
resolucin.
23
Impresin de Resolucin Negativa

Los expedientes con dictamen negativo son trasladados a la Seccin de Negativas,
quienes se encargan de recibir los expedientes y marcarlos en la Bandeja de
Entrada de la Base de Datos.
En el caso que no proceda por falta de algn requisito legal se reenva una nota a
trabajo social para tratar de subsanar la omisin de algn requisito y en cuanto se
50
llena el requisito se procede a hacer la resolucin.
24
Traslado de Expediente y Resolucin para firma

Recepcin del expediente con dictamen y resolucin respectivos para firma de
jefatura del programa y de la Direccin General de Previsin Social
25
Traslado de Expediente y Resolucin para Notificacin

Se reciben las resoluciones debidamente firmadas y se elabora la cdula de
notificacin respectiva y se traslada a los notificadores para que las mismas sean
entregadas personalmente a los beneficiarios. Posteriormente se remiten a la sede
central las cedulas de notificacin firmadas de recibido por los beneficiarios.
26
Registro de Cdulas de Notificacin Regionales

Los coordinadores departamentales trasladan las cdulas al notificador o
trabajador social con el objeto de realizar la notificacin personal. El Adulto
Mayor debe firmar ambas cedulas de notificacin, se le entrega la cdula de
notificacin (positiva o negativa) y copia de la resolucin debidamente firmada. El
notificador debe firmar la cdula y entregarla nuevamente a en la oficina regional.
En las oficinas centrales la Seccin de Notificaciones recibe la Cdulas de
Notificacin marcando su bandeja en la Base de Datos y enva a la seccin de
Archivo o a informtica si no estn operadas en la Base de Datos.
27
Resguardo de Expedientes y Cdulas de Notificacin

Las Cdulas de Notificacin que ya fueron operadas en la base de Datos, deben
trasladarse a la seccin de Archivo. Se marca en la Bandeja de Entrada en la Base
de Datos y procede a poner el expediente completo y los documentos que ste
gener en la gaveta y archivador correspondiente.
51
28
Elaboracin de la Nmina de Beneficiarios

Se genera un proceso en la base de datos, el cual realiza un recorrido por todos los
registros y determina los aportes anteriores y los recientemente agregados para
generar as una Nmina de Beneficiarios
29
Formacin y capacitacin en Derechos Laborales de la Mujer

Trabajadora
Se realizan talleres de capacitacin regionales, departamentales, intra
institucional, a trabajadoras y a empleadores (as).
30
Promocin y divulgacin
Esta se realiza por difusin radial, afiches, tri-foliares, cartillas y publicaciones en el
peridico. Se Divulgan por este medio los derechos laborales de las mujeres, la
cartilla sobre procedimientos sobre despidos laborales, afiches publicitarios para
hacer valer los derechos de las mujeres trabajadoras.
31
Orientacin y asesora
Se presta asesora y orientacin a la mujer trabajadora, que ha sido despedida o
que ha sido afectada en sus derechos, a su vez se orienta con respecto a los
derechos que la ley le otorga. Se atienden a trabajadoras de distintas empresas de
iniciativa privada, maquilas e industria, cuando ellas visitan las instalaciones del
Ministerio de Trabajo y Prevencin Social, tambin por medio de contacto
telefnico.
32
Elaboracin de proyectos
Planear y disear actividades intra e interinstitucionales que permitan al
departamento de mujer trabajadora una mejor proyeccin de sus funciones de
una manera sistematiza que facilite las acciones de promover divulgar y proteger
los derechos de la mujer trabajadora
52
33
Fortalecimiento del mecanismo institucional del departamento de

promocin de mujer trabajadora
Establecer el contacto con las instituciones de carcter civil y gubernamentales
para promocionar y fortalecer las funciones que el departamento de promocin a
la mujer trabajadora tenga que desarrollar, promoviendo el intercambio de planes
mtodos y sistemas, que integren a las instituciones para optimizar los objetivos
34
Fomar parte de la coordinadora interinstitucional indgena del Estado

Se llevan a cabo reuniones de trabajo y se comparte informacin sobre el avance
de las acciones emanadas de las diferentes legislaciones en materia de Pueblos
indgenas por cada institucin. (Ministerio de Trabajo y Previsin Social Convenio
169, Defensora de la Mujer Indgena Registro de casos y acompaamiento, Fondo
de Desarrollo Indgena Guatemalteco FODIGUA cuantos proyectos se han
aprobado y en que poblaciones indgenas, y 21 otras instituciones)
35
Coordinar con la Inspeccin General de Trabajo y la Procuradura de

la Defensa del Trabajador, a efecto de velar para que se respeten los
derechos de los trabajadores pertenecientes a Pueblos Indgenas.
Reuniones con el Inspector General de Trabajo para que se le de tratamiento
diferente a los casos denunciados por Discriminacin racial
36
Socializacin del contenido del convenio 169

Por medio de seminarios, talleres y conversatorios sobre derechos de los pueblos
indgenas, coordinando con municipalidades, Consejos de Desarrollo, Asociaciones
o agrupaciones de Sociedad Civil y del Estado.
37
Elaborar Memorias de Labores de avances en la aplicacin del

convenio 169 de OIT, respondiendo a las solicitudes directas de la
Comisin de Expertos de la Organizacin Internacional de Trabajo y
otras Instituciones gubernamentales y no gubernamentales que
requieran esta informacin.
53
Se recopila a nivel de Instituciones del Estado el cumplimiento en la aplicacin del

convenio 169 luego se sistematiza la informacin y se adjuntan anexos que
respalden la informacin.
38
Difusin del convenio 169

Difundir el contenido del convenio 169 por medios de comunicacin, escritos,
auditivos, televisivos
39
Realizacin de Diplomados sobre el convenio 169 y derechos

especficos de los pueblos indgenas
Se coordina con el Instituto de Administracin Publica INAP la realizacin del
mismo y se discuten los diferentes mdulos de acuerdo a las nuevas legislaciones
en materia de pueblos indgenas
54
Paso No.

PROCEDIMIENTO: Reuniones de Coordinacin
Descripcin
Revisin No.: 1
Direcitor General de
Previsin Social
Intitucin (es), Unidad(es)

Viceministro de Previsin
o Departamento(s)
Social
involucrados
Ministro de Trabajo y
Previsin Social
INICIO
Convoca a reunin con con involucrados
CONVOCA
Se realiza reunin(es) de planificacin y/o coordinacin en la cual

se verifica la realizacin de las actividades programadas,
generacin de nuevos programas y proyectos de prevencin.
REUNIN
Realiza reporte de avances y/u oficios que requieren aprobacin

del Despacho Superior
REPORTE
Recibe informe
Si aprueba o solicita modificaciones
Realiza modificaciones solicitadas
Presenta informe para Despacho Superior
Despacho Superior, revisa, firma y sella de conocimiento
Firma y sella de aprobacin
10
Recibe firmado y sellado y archiva
11
Enva copia a unidad, departamento o institucin involucrada
REUNIN
RECEPCIN
REVISIN
SI
NO
MODIFICA
CONOCIMIENTO
FIRMA Y SELLO
FIRMA Y SELLO
RECIBE Y ARCHIVA
RECIBE COPIA
FIN
55
Paso No.

PROCEDIMIENTO: Reuniones de Consejos de Gobierno (Convocar)
Descripcin
Diferentes Consejos
de Gobierno
Revisin No.: 1
Direccin General de
Previsin Social
Viceministro de
Previsin Social
INICIO
Prepara Agenda de reunin a la que convocar
Convoca a reunin y enva agenda a entidades involucradas
Copia a Viceministro de Previsin Social de Agenda de reunin
Asistencia a reunin
Realiza minuta de reunin
Enva minuta a Viceministro de Previsin Social para

conocimiento y comentarios
Enva copia de minuta a involucrados
Realiza seguimiento de puntos que le corresponden segn

minuta de reunin
PROCESO
CONVOCA
CONOCIMIENTO
REUNIN
REUNIN
PROCESO
CONOCIMIENTO
SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO
FIN
56
Paso No.

PROCEDIMIENTO: Reuniones de Consejos de Gobierno (Asistir)
Descripcin
Diferentes Consejos
de Gobierno
Revisin No.: 1
Direccin General de
Previsin Social
Viceministro de
Previsin Social
INICIO
Recibe convocatoria y agenda de reunin
Oficio de conocimiento a Viceministro de Previsin Social con

copia de agenda (si la hay) indicando puntos que involucran al
MTPS
Prepara material necesario para reunin segn agenda recibida
Asistencia a reunin
Recibe minuta de reunin
Enva copia de minuta a Viceministro de Previsin Social

indicando los puntos que corresponden al MTPS para
conocimiento y comentarios
Realiza seguimiento de puntos que le corresponden segn

minuta de reunin
RECEPCIN
CONOCIMIENTO
PROCESO
REUNIN
REUNIN
RECEPCIN
CONOCIMIENTO
SEGUIMIENTO
FIN
57

PROCEDIMIENTO: Registro, anlisis, verificacin y nmina del programa del Adulto Mayor
Paso No.
Departamento Adulto Mayor

Descripcin
Recepcin de Documentos Sede

Central
Recepcionista del
Depto. Adulto
Mayor
Recepcin de Documentos Sede

Departamental
Recepcionista
Sede
Departamental
Revisin de Documentos - Se
verifica papelera completa y
que llene los requisitos exigidos
por la ley.
Recepcionista
Sede
Departamental
Puesto
Responsable
Recepcin
Secretaria realiza registro escrito Secretaria Sede

Departamental
de expediente
Asistente Verificadora recibe

para resguardo expedientes y
los entrega para estudios socioeconmicos
Revisin de Documentos - Se
Recepcionista del
verifica papelera completa y
Depto. Adulto
que llene los requisitos exigidos
Mayor
por la ley.
Revisin No.: 1
Se ingresa expediente a base de

datos
Seccin de
Trabajo Social
Seccin Jurdica
Notificadores
Seccin de
Informtica
INICIO
INICIO
rev
NO
SI
REGISTRO
Asistente
Verificador Sede
Departamental
Encargado de
Seccin Archivo y
sus Digitadores
Seccin de
Archivo
Direccin
General de
Jefatura Adulto Sedes Departamen- Previsin Social
Mayor
tales
VERIFICACION
REVISION
NO
SI
REGISTRO
58

Revisin No.: 1
Paso No.

Descripcin
Puesto
Responsable
Recepcin
Seccin de
Archivo
Seccin de
Trabajo Social
Seccin Jurdica
Notificadores
Seccin de
Informtica
Jefatura Adulto
Mayor
Sedes
Departamentales
Direccin
General de
Previsin Social
Se realiza resguardo de
expedientes
Encargado de
Seccin Archivo y
sus Digitadores
Se remiten los expedientes a las

Trabajadoras Sociales.
9
Esta fase se basa en una

programacin elaborada por la
trabajadora social y autorizado por
la supervisora, los expedientes
estan ordenados por ingreso
cronolgico.
La Administradora de trabajo
social administra el flujo de
estudios socio econmicos.
10
Verifica que cumplan los requisitos

traslada a la seccin jurdica.
Tambin se llevan a cabo
estadisticas de los expendientes
VERIFICACION
FISICA
Trabajadora
Social y
Supervisora
ADMINISTRA
Administradora
de Trabajo Social
Se revisa que el expediente

cumpla con los requisitos
legales.
11
ARCHIVO
Jefe de Seccin
En
Jurdica el caso que no proceda por falta de
Asistente de
algn requisito legal se reenvia una seccin Jurdica
nota a trabajo social para tratar de
subsanar la omisin.
REVISION
SI
Jefe de
Informtica y sus
Digitadores
12
Ingresa a base de datos
13
Se elabora el dictamen y
resolucin respectiva a los que
procede el aporte econmico.
Jefe de Seccin
Jurdica Asistente de
seccin Jurdica
14
Traslado del expediente que

debe incluir dictamen y
resolucin para firma
Jefatura Dpto.
Adulto Mayor Director General
de Previsin
Social
NO
INGRESO
DIGITAL
RESOLUCION
APROBACION
APROBACION
59

Revisin No.: 1
Paso No.

Descripcin
Puesto
Responsable
Recepcin
Seccin de
Archivo
Seccin de
Trabajo Social
Seccin Jurdica
Notificadores
Seccin de
Informtica
Direccin
General de
Jefatura Adulto Sedes Departamen- Previsin Social
Mayor
tales
Jefatura Dpto.
Adulto Mayor Director General de
Previsin Social
15
Traslado del expediente que

debe incluir dictamen y
resolucin para firma
16
Juridico elabora copia y traslada Jefe de Seccin

aprobadas a Administracin de Jurdica - Asistente
de seccin Jurdica
Trabajo Social
17
Mantiene expedientes no
aprobados en resguardo
Jefe de Seccin
Jurdica - Asistente
de seccin Jurdica
18
Administracin de Trabajo
Social recibe copias de
expedientes de jurdico y las
traslada a notificadores
19
Notificadoresentregan
personalmente a los
beneficiarios.
20
La Administracin de Trabajo
Social elabora y consolida las
cdulas de notificacin
entregadas elabora listados de
las mismas y traslada a
informtica
21
Ingreso da de alta en base de

Jefe de Informtica
datos al beneficiado y lo integra
y sus Digitadores
a nmina
22
Tralado de cdulas de
notificacin, se adjuntan al
expediente, se archivan y
resguardan
23
Fin del Proceso
SI
REVISIN
FINAL
NO
ARCHIVO
TRASLADO
Administadora
Trabajo Social
Notificador Depto
Adulto Mayor
NOTIFICACION
CONSOLIDA
Administadora
Trabajo Social
Encargado de
Seccin Archivo
INGFRESA
BASE DE
DATOS
ARCHIVO
FIN
60
DISI
61
62
Capacitar en temas informticos

El objetivo de sta funcin es capacitar al personal del Ministerio de Trabajo en el
uso de los diferentes sistemas que se desarrollan en el Ministerio para temas
especficos como por ejemplo Adulto Mayor, Permisos para Extranjeros, Sistema
de Informacin Laboral, entre otros. As mismo, capacitaciones sobre uso de Open
Office, sistema operativo Linux y otros.
Desarrollar aplicaciones especficas

Consiste en levantar informacin de la unidad solicitante para el desarrollo de
sistemas y apoyar en proyectos de sistemas que involucran donaciones. Por
ejemplo Recreacin, Adulto Mayor, Permisos para extranjeros
Dar mantenimiento a infraestructura

Dar mantenimiento preventivo y correctivo a la base instalada de computadoras,
infraestructura de red y aplicativos.
Dar soporte a usuarios

Este proceso consiste en tomar todo tipo de reporte de fallas y resolver todos los
problemas de hardware y software.
Velar por cumplimiento de polticas

Consiste en velar por el cumplimiento de polticas informticas institucionales. En
este puesto se concentra mucha de la informacin estratgica de la institucin, lo
cual permite tener una visin macro ms completa de las necesidades
institucionales a nivel de polticas informticas
Administrar la DISI
Consiste en realizar todas aquellas actividades administrativas que soportan
actividades que involucran al recurso humano, documentacin especial,
planificacin de actividades y otros propios de la administracin.
63
Estadsticas Laborales
64
65
Informe del empleador

Recepcin Anual que presentan todas las empresas privadas a nivel nacional; esto
segn el Artculo 61 del CODIGO DE TRABAJO al no presentar esta informacin
segn articulo 272 inciso F) la empresa estar sujeta a una sancin econmica que
oscila de 2 a 10 salarios mnimos. La funcin de este informe es proporcionar
informacin Nacional de Estadstica como la PEA (Poblacin Econmicamente
Activa)
Estadsticas continuas regionales

Las Sedes y subsedes del Ministerio de Trabajo comienzan sus labores en la fecha
24 de mayo del 2000 segn el acuerdo Ministerial 182-2000. 24 Sedes y Subsedes
del Ministerio de Trabajo con funciones Laborales. Director de la Inspeccin
supervisa el trabajo a nivel regional por medio de los Directores por Regin. Las
Sub sedes le envan la informacin a las Sedes que les corresponden y de la Sedes
la envan a la Inspeccin General de Trabajo con copia a Estadstica.
Estadsticas continuas central

Las Sedes y subsedes del Ministerio de Trabajo comienzan sus labores en la fecha
24 de mayo del 2000 segn el acuerdo Ministerial 182-2000. 24 Sedes y Subsedes
del Ministerio de Trabajo con funciones Laborales. Director de la Inspeccin
supervisa el trabajo a nivel regional por medio de los Directores por Regin. Las
Sub sedes le envan la informacin a las Sedes que les corresponden y de la Sedes
la envan a la Inspeccin General de Trabajo con copia a Estadstica.
66
Recursos Humanos
67
68
Recepcin de papelera
Es el proceso por medio del cual se recibe y registra y distribuye a la persona
responsable de su diligenciamiento toda clase de documentos que ingresan a la
Direccin
Acciones de Personal
Nombramiento y contratacin de personal, entregas y tomas de posesin por
ascensos, suspensiones de IGSS, sanciones, renuncias, destituciones y licencias
varias.
Contratacin 029 y grupo 18

Es el proceso que se encarga de contratar personas por otros renglones
presupuestarios 029 y grupo 18
Contratos por planilla

Contratacin de personal por el rengln presupuestario 031 (Personal por Jornal)
Proceso de Sanciones y Despido

Contempla las Amonestaciones Verbales, Escritas, la Suspensin de Trabajo sin
goce de salario (sancin disciplinaria) as como las destituciones, que se aplican al
personal que presta sus servicios por los renglones 011.022 y 031, por faltas
cometidas en el servicio observando para el efecto el procedimiento establecido
en el Pacto Colectivo, Vigente y Ley de Servicio Civil y su respectivo reglamento
Liquidacin de nmina
Liquidacin de las nominas de pago de salarios, jornales, tiempo extraordinario y
honorarios segn sea el caso aplicando para el efecto los descuentos de ley, los
embargos judiciales y los descuentos por prstamos otorgados por el Banco de los
Trabajadores.
69
Expedientes personales
Integracin de los expedientes personales del personal de primer ingreso y guarda
y custodia de los mismos del personal que actualmente presta sus servicios en el
Ministerio y de quienes han dejado de hacerlo. Archivo en cada uno de ellos, de
los documentos que contienen informacin personal, nombramientos, vacaciones,
licencias, suspensiones disciplinarias, ascensos, traslados, etc.
Realizar Resoluciones de licencias con o sin goce de sueldo

Emisin de Resoluciones Ministeriales por medio de las cuales se otorgan las
licencias que de conformidad con la ley tienen derecho los servidores pblicos.
Control de ingresos y egresos

Llevar el control del inicio y conclusin de las labores as como del perodo de
almuerzo del personal que presta sus servicios en oficinas centrales por los
renglones presupuestarios 011 y 031, para el cual se utiliza el reloj biomtrico,
generando los reportes necesarios para determinar que personas ingresan
tardamente a sus labores o faltan a ellas y de esa manera iniciar el procedimiento
de sanciones.
10
Emitir Acuerdos Ministeriales de Destitucin, Aceptacin de

Renuncia o Rescisin de contratos
Lo constituye el proceso de la emisin de los Acuerdos Ministeriales respectivos,
remisin de los proyectos a los Asesores Jurdicos del Despacho para su revisin y
traslado a la Secretara General para la firma de la Autoridad Nominadora.
11
Atencin mdica
Proceso por medio del cual se atiende en consulta mdica al personal que
presenta problemas de salud, que no necesitan tratamiento mayor. Tambin
atiende a las personas beneficiadas con el Programa del Adulto Mayor
70
Paso No.

PROCEDIMIENTO: Contratacin 029 y Grupo 18
Descripcin
Revisin No.: 1
Viceministro
Administrativo
Recepcin, registro y
distribucin de
documentos RRHH
Encargado de Contratos
RRHH
Direccin UDAF
Jefe de Presupuestos
Asistente de la
Direccin RRHH
Contratista
INICIO
Recepcin y revisin de los expedientes de las personas que sern

contratadas, con el objeto de determinar si cuentan con los
documentos necesarios.
Conforma expediente y traslada
Visto Bueno y determinacin de honorarios que se retribuirn del

Viceministro Administrativo Financiero,.
Se solicita asignacin de partida presupuestaria y traslada
Se crea partida presupuestaria y traslada
Se elabora contrato
Se cita al contratistapara firma de contrato
Se proporciona copia al contratista para adquisicin de finza de

cumplimiento
Recibe fianza, adjunta a expediente
RECEPCION
CONFORMACION
AUTORIZACION
RECEPCION
ASIGNACION
ELABORACION
FIRMA
RECEPCION
RECEPCION
71
Paso No.

PROCEDIMIENTO: Contratacin 029 y Grupo 18
Descripcin
Revisin No.: 1
Ministro de Trabajo y
Previsin Social
Encargado de Contratos
RRHH
Direccin UDAF
Jefe de Presupuestos
Asistente de la
Direccin RRHH
Asesor Despacho
Ministerial
Contratista
10
Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial de aprobacin de

contrato, adjunta al expediente y traslada
11
Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial aprueba o rechaza
12
Realiza correcciones solicitadas
13
Enva al Despacho Superior para firma
14
Recibe expediente con Acuerdo Ministerial debidamente firmado

y traslada
15
Presenta expediente a Secretara General
16
Secretara General notifica al contratista
ELABORACION
REVISION
CORRECCIONES
FIRMA
RECEPCION
TRASLADA
NOTIFICACION
FIN
72
Secretara de Comunicacin Social
73
Encargada de la comunicacin interna y externa del Ministerio.

Establecer las estrategias y mecanismos a utilizar para divulgacin de las
actividades que realiza la institucin tanto a nivel externo, como a nivel interno.
Monitoreo de medios de comunicacin

Realizar diariamente el monitoreo de las noticias que tengan relacin o afecten
directamente al ministerio, tanto en medios escritos como electrnicos. De esta
informacin se realiza un breve resumen, se lleva un archivo fsico y se enva copia
diariamente al ministro y sus viceministros, a fin de facilitarles la informacin.
Elaboracin de material informativo del MTPS

La Secretara es la encargada del diseo y elaboracin del material grfico del
ministerio. Esto incluye boletines, volantes, afiches, mantas y cualquier otra
representacin grfica de la institucin.
Asesorar y coordinar eventos del Mintrab designados por el

Despacho Superior.
Coordinar la logstica y el protocolo de los eventos del Ministerio de trabajo, as
como la atencin a visitantes y funcionarios que se acercan al Despacho Superior
Cobertura de actividades pblicas del Mintrab

Toda actividad pblica en donde est presente el Sr. Ministro o los Viceministros
debe ser cubierta por esta Secretara, a fin de documentar el evento y
posteriormente darlo a conocer. Esto incluye, fotografas, video, audio, etc.
Tambin incluye recopilacin de la informacin para elaborar nota informativa.
Atencin a usuarios del Mintrab

La Secretara brinda atencin a estudiantes y pblico en general que acuden al
ministerio para buscar informacin de las diferentes dependencias y de los
servicios que presta el ministerio.
74
Atencin a medios de comunicacin

La Secretara atiende y sirve de enlace entre las autoridades del Ministerio y los
medios de comunicacin, cuando stos requieren informacin de la institucin.
75
Unidad de Auditora
76
77
Plan Anual de Auditora

Seleccin de las reas a auditar atendiendo una evaluacin preliminar que conlleva
la priorizacin de los trabajos especficos que se realizarn, elaborando las
estrategias para su cumplimiento, objetivos, meta anual que se pretende alcanzar,
tipos de auditora, reas seleccionadas, recursos necesarios, cronograma de
actividades y asignacin de personal.
Nombramiento
Emisin de la constancia legal que autoriza al auditor interno para proceder a la
investigacin y lo acredita ante la entidad fiscalizada.
Familiarizacin con el Ente a Auditar

Obtener conocimiento general de la entidad y el rea objeto de examen,
consultando el archivo permanente, los sistemas de informacin y los procesos
operacionales y realizando una visita preliminar al lugar designado para la
auditora.
Evaluacin Preliminar de Control Interno

Identificar las reas crticas y definir la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditora, describiendo las principales actividades sustantivas
de la entidad
Elaboracin del Memorando de Planificacin

Resumir los criterios para ser utilizados en la auditora, definir los objetivos
generales y especficos, naturaleza y alcance del trabajo, estimacin de recursos y
tiempos de trabajo.
Elaboracin del Programa de Auditora

Ordenar los procedimientos para ser aplicados en el proceso de la auditora,
instruyendo la ejecucin de pruebas de cumplimiento y sustantivas, corroborando
78
la confiabilidad de los procedimientos de control interno.
Elaboracin de los Medios para la Evaluacin de Control Interno

Elaboracin de cuestionarios de control interno, flujo gramas y narrativas.
Elaboracin de Cronograma de Trabajo

Detalle de las actividades de auditora a realizar, el tiempo asignado para su
ejecucin, y los recursos humanos, materiales y financieros.
Presentacin del Nombramiento

El nombramiento se presenta ante el ante auditado, para acreditar legalmente la
intervencin de la auditora
10
Entrevista
Encuentro convenido entre la persona que tiene a su cargo las funciones que se
van a auditar y el auditor interno, para obtener informacin sobre los ciclos y/o
procesos que se van a examinar
11
Cuestionario de Control Interno y Descripcin de Puesto

Preguntas plasmadas en un formulario para obtener informacin de las funciones,
control interno de la entidad auditada y descripcin de datos personales y
actividades designadas en el puesto de trabajo
12
Pruebas de Cumplimiento
Son procedimientos de auditora, para evaluar el cumplimiento de las leyes,
normas, reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables;
estas pruebas deben estar basadas en el programa de auditora.
13
Pruebas Sustantivas
Estas pruebas son procedimientos de auditora, para obtener evidencia directa
sobre la validez de las transacciones y saldos incluidos en los registros contables,
79
administrativos e informacin financiera. Tambin incluyen procedimientos para

verificar el adecuado cumplimiento de aspectos legales aplicables de una manera
ms analtica y detallada.
14
Papeles de Trabajo
Registro en papeles de trabajo, de los procedimientos seguidos, pruebas
realizadas, informacin obtenida y conclusiones de lo que se realiz durante el
desarrollo de la auditora, para luego organizar un registro completo y detallado
que documente la ejecucin de la auditora y sus recomendaciones.
15
Informe en Borrador
Elaboracin de un informe en borrador de los hallazgos identificados y las
recomendaciones formuladas
16
Discusin del Informe

Discutir los hallazgos con los funcionarios y responsables de la entidad auditada
para asegurar el cumplimiento de las recomendaciones
17
Control de Calidad
Revisin del informe para determinar la calidad de la informacin contenida y
garantizar los estndares ptimos en todas sus etapas.
18
Informe Final
Informe por escrito conteniendo la comunicacin de resultados, los hallazgos y
recomendaciones formuladas; aprobado por el Jefe de la Auditora Interna.
19
Supervisin
Es un proceso tcnico que consiste en dirigir, controlar y asesorar la ejecucin de la
auditora desde su inicio hasta la aprobacin final del informe, por parte del nivel
jerrquico competente.
80
20
Actualizacin del Archivo Permanente

Consiste en la recopilacin y organizacin de documentos, tales como: copias y
extractos de informacin que se utilizarn en forma continua y necesaria para la
planificacin y ejecucin de las auditoras, por lo que en cada auditora se debe
recopilar y agregar toda la documentacin que permita mantener ordenado y
actualizado el archivo.
21
Actualizacin del Archivo Corriente

Archivo de papeles de trabajo utilizados como evidencia, comunicacin e
informacin, as como documentos que sirvieron para una adecuada
administracin de la ejecucin de la auditora.
22
Copias del Informe

Fotocopiar y encuadernar el informe original y las copias.
23
Distribucin de los Informes

Es el proceso en el cual se trasladan los informes a la mxima autoridad, a los
responsables del rea auditada, y al archivo de la Unidad de Auditora Interna.
24
Seguimiento de las Recomendaciones

Seguimiento a las recomendaciones del informe de la auditora anterior
25
Asesora Administrativa y Financiera

Apoyo en aspectos de compras y contrataciones, inversiones de infraestructura,
manejo de fondos para fines especficos, aspectos legales sobre normas, leyes y
regulaciones aplicables al presupuesto, tesorera, contabilidad, ley de Servicio Civil,
ley de la Contralora General de Cuentas, ley de Responsabilidad de Funcionarios y
Empleados Pblicos y otras leyes afines
26
Archivo
Archivo en forma adecuada de los informes finales, los programas de auditora y
81
los papeles de trabajo, con la ms alta confidencialidad, por rea, cuenta

examinada, numeracin correlativa, debidamente referenciados, firmados y
fechados.
82
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Proceso de Auditora
Departamento o Unidad a
Auditar
Revisin No.: 1
Jefe de Auditora
Auditor Interno Actuante
Secretaria de la Unidad de
Auditora
INICIO
Se prepara el nombramiento del Auditor Interno asignado
Firma y Sella Nombramiento
Se presenta el nombramiento al Jefe o Director de l Departamento o Unidad a Auditar, el

cual autoriza al auditor interno para proceder a la investigacin y lo acredita ante la entidad
fiscalizada
Ser realiza un encuentro convenido entre la persona que tiene a su cargo las funciones que
se van a auditar y el auditor interno, para obtener informacin sobre los ciclos y/o procesos
que se van a examinar
Se realiza la familiarizacin con el ente a auditar consultando el archivo permanente, los

sistemas de informacin y los procesos operacionales y realizando una visita preliminar al
lugar designado para la auditora
Elabora Formulario de Control interno (requerido por la CGC), en el cual identifica las reas
crticas y define la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora,
describiendo las principales actividades sustantivas de la entidad
Elaborar Memorando de Planificacin (requerido por la CGC), el cual resume los criterios
para ser utilizados en la auditora, define los objetivos generales y especficos, naturaleza y
alcance del trabajo, estimacin de recursos y tiempos de trabajo
Elabora el Programa de Auditora (requerido por la CGC), por medio del cual ordena los
procedimientos para ser aplicados en el proceso de la auditora, realizando pruebas de
cumplimiento y sustantivas y corroborando la evaluacin preliminar del control interno
Se conforma el expediente integrando los formularios exigidos por la Contralora General de

Cuentas: Memorando de Planificacin, Formulario de Control Interno, Formulario de
Programa de Auditora e Informe Anterior de Auditora
10
Elabora Cronograma de Trabajo
ELABORACIN
FIRMA Y SELLO
TRMITE
FAMILIARIZACIN
FAMILIARIZACIN
FAMILIARIZACIN
ELABORACIN
ELABORACIN
ELABORACIN
CONFORMACIN
ELABORACIN
83
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Proceso de Auditora
Auditar
Revisin No.: 1
Jefe de Auditora
Auditora
11
Se responden las preguntas plasmadas en un formulario para obtener informacin de las

funciones, control interno de la entidad auditada y descripcin de datos personales y
actividades designadas en el puesto de trabajo
12
Se realiza Pruebas de Cumplimiento para evaluar el cumplimiento de las leyes, normas,

reglamentos, convenios, contratos y otros aspectos legales aplicables; estas pruebas deben
estar basadas en el programa de auditora.
PROCESO
13
Se realizan Pruebas Sustantivas para obtener evidencia directa sobre la validez de las
transacciones y saldos incluidos en los registros contables, administrativos e informacin
financiera. Tambin se realizan procedimientos para verificar el adecuado cumplimiento
de aspectos legales aplicables de una manera ms analtica y detallada
PROCESO
14
Se realiza registro en papeles de trabajo, de los procedimientos seguidos, pruebas

realizadas, informacin obtenida y conclusiones de lo realizado durante el desarrollo de la
auditora y organiza un registro completo y detallado que documenta la ejecucin de la
auditora y sus recomendaciones
PROCESO
15
Elabora un informe en borrador de los hallazgos identificados y las recomendaciones

formuladas
16
El Jefe de la Unidad de Auditora recibe el informe en borrador para revisin y discusin
17
El informe en borrador es discutido con los funcionarios responsables de la entidad

auditada
18
Luego de revisar el informe en borrador con los funcionarios responsables de la entidad

auditada lo traslada
ELABORACIN
ELABORACIN
REVISIN
REVISIN
TRMITE
84
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Proceso de Auditora
Auditar
Revisin No.: 1
Jefe de Auditora
Auditora
19
Se recibe el informe para revisin de Control de Calidad, por medio del cual se
determina la calidad de la informacin contenida
20
Si confome aprueba o devuelva para correcciones
21
Realiza correcciones
CORRECCIONES
22
Se realiza el informe final conteniendo los hallazgos y recomendaciones

formuladas
ELABORACIN
23
Recibe informe final para aprobacin
24
Aprobacin del informe final
REVISIN
SI
APROBACIN
NO
REVISIN
SI
APROBACIN
NO
25
26
Con el informe concluido, se actualiza el archivo permanente, que consiste en

recopilar y organizar los documentos, copias y extractos de informacin a utilizar
en forma continua para la planificacin y ejecucin de las auditoras
27
Se actualiza el archivo corriente con los papeles de trabajo que tienen vigencia de
un ao y que sirvieron de evidencia, comunicacin e informacin, as como
documentos que sirvieron para una adecuada administracin de la ejecucin de la
auditora
28
Se realizan copias y encuadernacin del informe
CORRECCIONES
ARCHIVA
ARCHIVA
COPIAS
85
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Proceso de Auditora
Auditar
Revisin No.: 1
Jefe de Auditora
Auditora
Despacho Superior
29
Distribuye copias del informe
30
Reciben copias de informe final
31
Realiza seguimiento a las recomendaciones del informe
32
Prepara reporte de seguimiento
33
Recibe reporte de seguimiento
34
De no cumplir con la recomendaciones se repite el proceso

de seguimiento
DISTRIBUYE
RECEPCIN
RECEPCIN
RECEPCIN
SEGUIMIENTO
REPORTE
RECEPCIN
RECEPCIN
RECEPCIN
NO
REVISIN
SI
FIN
86
Unidad Administrativa Financiera (UDAF)
87
88
Funciones de la Direccin
Tiene a su cargo la planeacin, organizacin coordinacin, direccin y control de

todas las actividades a realizarse dentro de la Unidad de Administracin Financiera
Debe planificar, organizar, coordinar el trabajo a su cargo.
Tiene a su cargo asesorar a las autoridades del ministerio en materia presupuestaria y
financiera
Debe velar porque la ejecucin presupuestaria se realice en forma racional, optima y
transparente
Es responsable de la formulacin del presupuesto del ministerio
Es responsable de la constitucin y ejecucin de fondos rotativos institucionales e
internos
Tiene a su cargo coordinar con los entres rectores del rea financiera del sector
publico
Debe velar por el uso optimo de los recursos asignados a la UDAF
Debe cumplir y hacer que se cumplan las leyes, reglamentos, normas y polticas y
procedimientos establecidos.
Debe informar a su jefe inmediato o a quien corresponda de cualquier anomala
relacionada con la dependencia o del ministerio en general.
Responder a requerimientos del Despacho Superior, as como de otras entidades
tales como: el Ministerio de Finanzas Publicas, Contralora General de Cuentas y
Secretara de Planificacin y Programacin de la Presidencia de la Repblica.
Funciones de la Tesorera
Elaborar el plan financiero anual y el plan mensual de caja del ministerio.

Proponer a la Direccin de la UDAF la priorizacin de pagos.
Solicitar la asignacin de recursos para atender los requerimientos de pago.
Coordinar la administracin de los fondos rotativos internos constituidos tanto en
Tesorera, como en las Direcciones Regionales y Centros Recreativos y Vacacionales.
Promover la capacitacin en servicio, del personal de las dependencias en
administracin y manejo de fondos.
Mantener una relacin constante con la Tesorera Nacional.
Planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar y controlar el funcionamiento del
Departamento de Tesorera de la UDAF.
Solicitar, en ausencia temporal del Director de la UDAF o a requerimiento de ste,
89
pagos por medio del SICOIN WEB.

Coordinar y supervisar la ejecucin de acciones para el control de las cuentas
bancarias del ministerio.
Supervisar la elaboracin de nminas del rengln 029 y subgrupo 18.
Atender cualquier requerimiento de la Direccin de la UDAF, en actividades
inherentes al cargo.
Administrar de las cuentas bancarias a cargo de Caja Central.
Gestionar la obtencin de divisas para viticos al exterior.
Preparar y supervisar la entrega de papelera base para la elaboracin de caja fiscal.
Trasladar informacin para realizar conciliaciones bancarias.
Resguardar el efectivo y valores que ingresan a caja.
Resguardar las formas oficiales autorizadas por la CGC y las formas de Cheques que se
utilizan.
Atender proveedores y usuarios tanto internos como externos de la UDAF.
Atender cualquier requerimiento en situaciones inherentes al cargo, que le formulen
la Jefatura de Tesorera y la Direccin de la UDAF.
Recibir pagos que por diversos conceptos se produzcan.
Emitir Cheques.
Trasladar papelera de Caja Chica.
Atender proveedores y usuarios internos.
Planificar, organizar, coordinar y ejecutar el trabajo a su cargo
Manejar la caja chica que se le asigne.
Listar y trasladar la documentacin base para la elaboracin de la caja fiscal.
Elaborar constancias de retencin I.S.R.
Trasladar papelera fondos rotativos y privativos
Tiene a su cargo control listado de Cur
Archivar documentos de Cur y de caja chicas
Realizar el ingreso de documentacin al sistema para la emisin de los FR03
correspondientes
Realizar el traslado de papelera para firma de cheques
Recibir papelera para trmite de viticos
Otras inherentes al cargo requeridas por el jefe superior inmediato.
90
Funciones de Presupuesto
Tiene a su cargo consolidad el anteproyecto del presupuesto anual del Ministerio de

Trabajo
Debe velar por la buena administracin del presupuesto asignado a cada una de las
dependencias del Ministerio.
Tiene a su cargo solicitar cuota de gasto trimestral y mensual
Es responsable de planificanizacin, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y
controlar el proceso de formulacin delos anteproyectos de las diferentes
dependencias del ministerio.
Tiene a su cargo el monitoreo de le ejecucin fsica del presupuesto del ministerio.
Tiene a su cargo la regulacin de nominas y de cualquiera de los renglones que
conforman el presupuesto de la institucin.
Es responsable de la codificacin y/o asignacin presupuestaria a los expedientes de
pago.
Deber elaborar y presentar un informe sobre la ejecucin presupuestaria y de
aquellos que le sean solicitados por su jefe inmediato con relacin al departamento a
su cargo.
Tiene a su cargo la elaboracin y programacin de los gastos mensuales
Debe cumplir y hacer porque se cumplan las leyes, reglamentos, polticas, normas y
Es responsable del uso optimo de los recursos asignados al departamento a su cargo.
Debe informar a su jefe inmediato o a quien corresponda, cualquier anomala
relacionada con la dependencia y/o del ministerio en general.
Tiene a su cargo la codificacin de documentos que amparen las operaciones de las
diferentes dependencias del ministerio, cumpliendo con las normas y procedimientos
establecidos.
Apoyar a las diferentes dependencias del ministerio en la formulacin de los
Anteproyectos de Presupuestos especficos.
Es responsable de la creacin de las estructuras presupuestarias en el sistema.
Debe generar los reportes presupuestarios necesarios, de acuerdo a las instrucciones
especificas que reciba de su jefe inmediato.
Tiene a su cargo el registro de las modificaciones presupuestarias a nivel de solicitud.
Es responsable de ingresar el reporte de bienes y servicios a nivel de solicitud.
Tiene a su cargo la revisin, codificacin y liquidacin de los fondos rotativos.
91
Es responsable del ingreso de la informacin unificada del anteproyecto de

presupuesto.
Debe cumplir y velar porque se cumplan las leyes, reglamentos, polticas, normas y
Tiene a su cargo el archivo de los documentos del departamento de presupuesto.
Debe informar a su jefe inmediato sobre cualquier anomala relacionada con la
dependencia.
Funciones de Contabilidad
Es responsable de revisar y autorizar FR03 procedentes Sedes Regionales, Centros

Recreativos y Central
Tiene a su cargo revisin y autorizacin de pedidos de diferentes dependencias del
ministerio
Es responsable de revisar y autorizar planilla de jornales
Tiene a su cargo realizar calculo de pago de indemnizaciones laborales
Debe revisar y autorizar calculo de horas extras
Es responsable de la revisin y autorizacin de las conciliaciones bancarias de los
fondos Rotativo y Privativo
Debe atender requerimientos de la Contralora General de Cuentas
Tiene a su cargo revisin y Aprobacin de CUR
Es responsable de la supervisin y Revisin de la Caja Fiscal
Es responsable de planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar y controlar el
optimo funcionamiento del departamento a su cargo
Debe planificar, organizar, coordinar y controlar el trabajo a su cargo
Debe cumplir y hacer que se cumplan las leyes, normas, reglamentos, polticas y
Tiene a su cargo el anlisis, revisin y aprobacin de documentos base para pagos.
Es responsable del control de pago de servicios bsicos del ministerio
Debe en forma coordinada con el jefe de presupuesto revisar y controlar la ejecucin
presupuestaria.
Tiene a su cargo el archivo de documentos de soporte para los ingresos y egresos del
Ministerio.
Debe elaborar los reportes contables y financieros establecidos segn las leyes,
normas, reglamentos y polticas especificas y los que le sean requeridos por su jefe
92
inmediato.
Es responsable de revisar y autorizar vitico liquidacin.
Debe informar a su jefe inmediato o a quien corresponda de cualquier anomala
relacionada con las dependencias y/o el ministerio en general.
Es responsable de la elaboracin de Caja Fiscal en sus dos grandes acepciones de
ingresos y egresos
Debe planificar, organizar y coordinar el trabajo a su cargo.
Tiene a su cargo la recepcin de la documentacin base para la elaboracin de la caja
fiscal del ministerio.
Es responsable de la verificacin y anlisis de la documentacin de soporte.
Tiene a su cargo realizar la descomposicin de saldos y su cuadre respectivo,
cumpliendo con las polticas, normas y procedimientos establecidos.
Debe realizar la conciliacin de las Notas de Crdito emitidas por el Banco de
Guatemala contra las boletas de deposito.
Tiene a su cargo la recepcin y Control de depsitos monetarios de Banco por
ingresos captados por Sanciones Administrativas
Recepcin y control de notas de crdito emitidas por el Bando de Guatemala, por
ingresos recaudados en concepto de Sanciones Administrativas
Tiene a su cargo la impresin de la caja fiscal y la complementacin de informacin
requerida en el formulario A-200 A y Saldo de Formas.
Es responsable de la entrega al jefe de contabilidad la caja fiscal elaborada.
Tiene a su cargo la preparacin y empaquetado de los documentos de soporte de la
caja fiscal.
Debe entregar a su jefe inmediato los legajos de los documentos base de la caja fiscal
elaborada.
Debe cumplir y velar para que se cumpla con las leyes, reglamentos, normas, polticas
y procedimientos establecidos en la institucin.
Debe informar a su jefe o a quien corresponda, de cualquier anomala que observe
relacionada con la institucin.
Debe hacer uso ptimo de los recursos asignados.
Tiene a su cargo elaboracin de Comprobantes nicos de Registro y solicitud

con varias fuentes de financiamiento, cumpliendo con las leyes, reglamentos,
normas, procedimientos y polticas establecidas.
Debe planificar, organizar y coordinar el trabajo a su cargo.
93
Es responsable de la elaboracin de Reportes varios del Sicoin, cuando as lo

solicite su jefe inmediato.
Revisin de pedidos de compras
Tiene a su cargo configuracin de Equipos, Instalacin de Software,
Conectividades a Internet y Enlaces, Prueba a modo de Fallo, Cableado
Estructurado, Configuracin de Switch 3Com Administrable, Instalacin de
Sistemas Operativos, Back-Up, etc.
Es responsable de la conciliacin de las cuentas Bancarias de la institucin.
Revisin de Viticos
Control y Registro de Energa Elctrica, Telfonos y Celulares de Oficinas
Centrales y Direcciones Regionales y Centros Recreativos y Vacacionales.
Tiene a su cargo la revisin en caso se presentan problemas de algn usuario
del SICOIN.
Debe elaborar oficios dirigidos a Direccin de Contabilidad del Estado,
Proyecto SIAF-SAG, Tesorera Nacional y otras dependencias, con relacin a las
funciones a su cargo.
Elaborar planilla.
Debe imprimir y presentar ante su jefe inmediato todos los CUR emitidos en el
mes.
Tiene a su cargo la elaboracin, control y registro de la Planilla de horas extras
del personal del Ministerio.
Debe realizar la revisin de las FR-03 de horas extras del personal del
Ministerio y Regionales.
Es el enlace del Ministerio con el Proyecto SIAF-SAG
Tiene a su cargo la creacin de usuarios en el SICOIN.
Es responsable de planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar y controlar el
trabajo del personal de la Seccin de Inventarios a su cargo.
Actualizados los Libros de Inventarios, de la Seccin a su cargo.
Es responsable del cumplimiento de las leyes, reglamentos, normativos, polticas, y
dems bases legales aplicables al registro y control de inventarios del ministerio.
Debe apoyar al personal de la seccin en el registro y control de las operaciones que
afecten el inventario de las operaciones que afecten el inventario de los bienes del
94
ministerio, cumpliendo con las normas y procedimientos establecidos.

Tiene a su cargo el realizar trmites ante las instituciones fiscalizadoras que regulan el
registro y control de inventarios en el sector publico.
Cuando as le sea indicado por su jefe inmediato, debe representar a la seccin a su
cargo ante terceros.
Tiene a su cargo autorizar o no las transferencias internas de bienes de la institucin,
cumpliendo con las normas, pblicas y procedimientos establecidos.
Debe cumplir y velar por que se cumplan las leyes, normas, polticas y
procedimientos aplicables a la institucin.
Realizar comisiones que le sean asignadas a los diferentes centros recreativos y
regionales
Debe informar a su jefe inmediato o a quien corresponda del cualquier anomala
relacionada con la institucin.
Tiene a su cargo el control de salida de equipo y mobiliario del Ministerio de Trabajo y
Centros Recreativos.
Es responsable de elaborar certificaciones, actas y providencias.
Debe llenar control de resoluciones emitidas por la Direccin de Bienes del Estado del
Ministerio de Finanzas Publicas.
del registro y control permanente de libro de inventario
Es responsable
Institucional.
Tiene a su cargo la elaboracin y revisin de tarjetas de responsabilidad
Es responsable de la prctica de Inventario y/o recuento fsico
Tiene a su cargo la elaboracin de Oficios a las Direcciones de contabilidad y Bienes
del Estado del ministerio de Finanzas Publicas
Debe realizar comisiones a Centros Recreativos, Regionales y Sub-regionales
Es responsable del traslado de Bienes a distintos Centros Recreativos
Tiene a su cargo la formacin de expedientes de baja del Inventario General
Tiene a su cargo la entrega de bienes que se encuentran en bodega de inventarios,
cumpliendo con las normas, procedimientos y polticas especificas.
95
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Caja Chica (Constitucin)
Descripcin
Sub Director
Ejecucin
Presupuestaria
Revisin No.: 1
Encargado Caja Chica

Unidad Solicitante
Receptor Mesa
Entrada/Encargado
recepcin
Documentacin
Analista Operaciones
de Caja
Secretara
Vice-Despacho
Administrativo
INICIO
Incorporar el calendario y ejecucin

presupuestaria concerniente a Caja
chica a las normas
Enviar Solicitud de constitucin de Caja

Chica
Recibir y revisar conforme lista de

cheque la solicitud de constitucin de
caja chica
Cumple los requisitos?
Recibir documentos y realizar

correcciones
Sellar de recibido, registrar en control

interno y trasladar
Recibir, revisar y analizar solicitud de

constitucin de caja chica y trasladar
Recibe para su consideracin y Visto

Bueno
PROCESA
SOLICITUD
REVISIN
NO
Recibe, Elabora hoja de rechazo y

traslada
AUTO
RIZA
SI
CORRIGE
CONTROL
ANALISIS
AUTO
RIZA
NO
SI
PROCESO
96
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Sub Director
Ejecucin
Presupuestaria

Unidad Solicitante
Revisin No.: 1
Receptor Mesa de
Entrada/Encargado
recepcin
Documentacin
10
Recibe hoja de rechazo con expediente

y traslada
11
Recibe hoja de rechazo con expediente
de Caja
Secretara
Vice-Despacho
Administrativo
NOTIFICA
RECIBE
FIN
12
Recibe expediente para trmite de

proyecto de resolucin
TRMITE
13
Emite y enva proyecto de resolucin de

constitucin de caja chica
EMISIN
14
Recibe proyecto de constitucin de caja

chica para consideracin, efectos
pertinentes.
REVISIN
15
Autoriza firma y traslada o rechaza para

realizar cambios
AUTO
RIZA
NO
SI
16
Realizar los cambios y trasladar
17
Ingresar al SIAD el expediente y la

resolucin y traslada
18
Recibe expediente para firma de

resolucin
19
Firma resolucin y traslada
CORRECCIN
PROCESO
REVISIN
FIRMA
97
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Sub Director
Ejecucin
Presupuestaria

Unidad Solicitante
Revisin No.: 1
Receptor Mesa de
Entrada/Encargado
recepcin
Documentacin
de Caja
Secretara
Vice-Despacho
Administrativo
RECIBE
20
Recibe resolucin aprobada y traslada
21
Recibe resolucin aprobada. Emite

cheque-voucher firmado y traslada
22
Recibe el expediente y cheque-voucher,

firma y traslada
23
Recibe expediente con cheque-voucher

firmado y traslada
24
Recibe cheque-voucher y firma de

recibido
RECIBE Y
FIRMA
25
Archiva expediente para rendicin de

cuentas
ARCHIVA
26
Proceso de caja chica (reposicin)
PROCESA
EMISIN
FIRMA
TRAMITE
FIN
98
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Caja Chica (Reposicin)
Descripcin
Encargado de Caja Chica
Revisin No.: 1
Receptor Mesa de
Entrada / Encargado de
recepcin de
documentacin
Analista Documental
Analista de Operaciones
de Caja
Subdirector de Ejecucin
Presupuestaria
INICIO
Trasladar listado de liquidacin de caja

chica con documentacin de soporte
Recibe expediente de reposicin para

revisin de requisitos mnimos
REVISIN
Si conforme a revisin, si no devuelve
REVISIN
TRMITE
SI
NO
4
Completar los requisitos
Recibe y analiza expediente para

reposicin de Caja chica
Si cumple con requisitos autoriza, si no

devuelve
COMPLETAR
ANLISIS
NO
REVISIN
SI
Recibe expediente e informa el rechazo
Elabora conocimiento de liquidacin

para emisin de cheque-voucher
Recibe constancia numerada de

liquidacin para emisin de cheques
TRMITE
PROCESO
RECEPCION
99
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Caja Chica (Reposicin)
Descripcin
Encargado de Caja Chica
Receptor Mesa de
Entrada / Encargado de
recepcin de
documentacin
Revisin No.: 1
Analista Documental
Analista de Operaciones
de Caja
Subdirector de Ejecucin
Presupuestaria
EMISIN
10
Emite cheque-voucher, firma y traslada
11
Recibe cheque-voucher, firma y traslada
12
Recibe Cheque-voucher firmado y

traslada
13
Recibe cheque-voucher firma de

recibido y traslada
14
Conforma expediente con

requerimiento firmado, elabora listado
y traslada
TRMITE
15
Procedimiento de fondo rotativo
PROCESO
16
Archiva conocimiento de recibido
ARCHIVO
FIRMA
TRMITE
RECEPCION
FIN
100
PasoNo.
M INSTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL

PROCEDIM IENTO:
Fondo Rotativo
Descripcin
Encargado de
Compras
Revisin No.: 1
Receptor M esa de
Entrada / Encargado
de recepcin de
documentos
A nalista documental
INICIO
Conform ar expediente de compra con

requisitos y trasladar solicitud de
emisin de cheque
Recibe Expediente y solicitud y revisa

que cum pla los requisitos
Completar los requisitos
Clasificar documentos por unidad
CLASIFICA
Registrar expediente en control interno
REGISTRA
Elaborar conocimiento, entregar

expediente y solicitud
ELABORA
Recibe conocimiento, expediente,

archiva conocimiento
Analiza el expediente y vela que cum pla

con todos los requisitos
Recibe el expediente y la solicitud y

rechazada y traslada
CONFORMA
EXPEDIENTE
NO
REVISION
SI
COMPLETAR
ARCHIVA Y
ANALIZA
NO
REVISION
SI
TRAMITE
101
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Fondo Rotativo
Descripcin
Analista documental
Revisin No.: 1
Analista de
Operaciones de Caja
Subdirector de
Ejecucin
Presupuestaria
Beneficiario
10
Firma, sella expediente y traslada
11
Recibe la solicitud y expediente para

emisin de cheque-voucher
12
Emite cheque-voucher
13
Elabora conocimiento, traslada chequevoucher y documentacin de soporte
14
Revisin de Cheque y Voucher con la

documentacin de soporte
15
Si, conforme o rechaza para

correcciones
FIRMA Y
SELLO
RECEPCION
EMISIN
DOCUMENTA
RECEPCION
NO
REVISION
SI
16
Realiza las Correcciones
17
Firma Cheque-Voucher y traslada
18
Entrega Voucher
CORRECCIN
FIRMA
ENTREGA
102
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Fondo Rotativo
Descripcin
Analista de
Operaciones de Caja
Revisin No.: 1
Jefe de Seguimiento y
Registro
Presupuestario
Analista de
Seguimiento y
Registro
Presupuestario
Beneficiario
18
Recibe voucher, (si es factura cambiaria

entregar recibo de caja, sino, estampar
sello de cancelado)
RECIBE,
FIRMA Y
SELLA
19
Entrega Vouche firmado y sellado de

recibido
ENTREGA
20
Estampa sello del Ministerio, No. de

Cheque y fecha de pago en factura(s).
21
Consolida expediente, factura y voucher

pagados
22
Clasifica facturas
CLASIFICA
23
Ingresa a SICOIN las facturas pagadas
INGRESA
24
Firma listado de liquidacin y traslada
FIRMA
25
Recibe y verifica los listados de

liquidacin de Fondo Rotativo
VERIFICA
26
Registra, aprueba y consolida el FR03

en SICOIN y solicita el CUR en el SICOIN
REGISTRA
27
Firma el FR03 aprobado y traslada
ESTAMPA
CONSOLIDA
FIRMA
103
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Fondo Rotativo
Descripcin
Registro
Presupuestario
Revisin No.: 1
Analista de
Seguimiento y
Registro
Presupuestario
27
Recibe FR03 con expediente
28
Si conforme aprueba, si no rechaza
29
Marcar con error CUR modificar el FR03
30
Aprueba el CUR en el SICOIN y traslada

con el expediente
31
Recibe el expediente, imprime CUR,

anexa al expediente y traslada
32
Recibe CUR impreso, firma, sella y

traslada con expediente
33
Recibe el expediente y traslada
34
Procedimiento de Caja Fiscal
35
Solicita reposicin de Fondo a Tesorera

Nacional a travs de SICOIN-WEB
36
Reponer Fondo por acreditamiento en

cuenta
Analista de Caja
Fiscal UDAF
Analista de Fondo
Rotativo Institucional
Tesorera Nacional
RECIBE
REVISION
NO
SI
MODIFICA
APRUEBA
PROCESA
FIRMA Y
SELLA
TRAMITE
PROCEDIMIENTO
SOLICITA
ACREDITA
104
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Fondo Rotativo
Descripcin
Analista de Caja
Fiscal UDAF
Revisin No.: 1
Analista de Fondo
Tesorera Nacional
Subdirector de
Administracin
Financiera
36
Emite el recibo 63"A" por monto

acreditado en cuenta por la Tesorera
Nacional
37
Recibe recibo 63 "A"
38
Revisa conforme y Aprueba o Rechaza
39
Realiza las correcciones
40
Firma, sella y traslada
41
Traslada en conocimiento
42
Recibe listados con recibos 63"A"
43
Firma y traslada listado de recibido
44
Archiva copia de listado de 63"A"
ARCHIVA
45
Emite reporte de SICOIN-WEB de los

CUR de rendiciones por Unidad
Ejecutora
EMISIN
EMISIN
RECIBE
NO
REVISION
SI
CORRIGE
FIRMA Y
SELLA
TRAMITE
ARCHIVA
FIRMA
105
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Fondo Rotativo
Descripcin
Analista de Fondo
Revisin No.: 1
Tesorera Nacional
Subdirector de
Administracin
Financiera
45
Elabora Cueadro de Control para

identificar los CUR y secuencia para
identificar el CUR
PROCESO
46
Emitir reporte de CUR contable de

Fondo Rotativo Institucional
reintegrado por la Tesorera Nacional
EMISIN
47
Elabopra cuadro con nmeros de

Cuentas Bancarias para el
acreditamiento de reposicin de Fondo
Rotativo
PROCESO
48
Elabora oficios de transferencia a los

Bancos para acreditamiento a las
cuentas monetarias de la Unidad
Ejecutora
PROCESO
49
Traslada oficio en forma fsica con

certificacin de transferencia
TRAMITE
50
Recibe oficios y documentacin adjunta

al expediente
51
Si conforme aprueba si no conforme

rechaza
52
Realiza las correcciones
53
Firma y traslada
54
Realiza emisin de clave en el sistema

de seguridad del banco
RECIBE
NO
REVISION
SI
CORRECCIN
FIRMA
EMISIN
106
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Fondo Rotativo Revisin No.: 1
Descripcin
Analista de Fondo
Procurador
Financiero UDAF
54
Enva electronicamente oficios de

transferencias bancarias al Banco
55
Saca fotocopias de oficios de

transferencias y entrega
56
Recibe documentacin y entrega a los

Bancos del Sistema
57
Entrega copia de oficios de

transferencia firmados y sellados de
recibido por el Banco
58
Recibe copias firmadas y selladas por el

Banco
ENVIO
COPIADO
DISTRIBUYE
RECIBE
RECIBE
Notifica electronicamente a las

Unidades Ejecutoras de los reintegros
de Fondo Rotativo interno por
acreditamiento en cuanta mvil
NOTIFICA
60
Registra cuentas corrientes en cada

Unidad Ejecutora de las transferencias
realizadas
REGISTRO
61
Registra en flujo de efectivo los dbitos

y crditos respectivosde la cuenta de
Fondo Rotativo Institucional (Banco)
REGISTRO
62
Archiva documentacin generada por

transferencias
ARCHIVA
59
107
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Fondo Rotativo
Descripcin
Analista de Fondo
Revisin No.: 1
Tesorera Nacional
Subdirector de
Administracin
Financiera
Encargado de Pagos /
Jefe Unidad Ejecutora
Unidad Ejecutora
63
Emite recibo de ingresos 63"A" de cada

Unidad Ejecutora por el monto total de
reintegro del Fondo Rotativo interno
EMISIN
64
Traslada para firma
TRAMITE
65
Recibe, firma y traslada
66
Recibe recibo 63 "A"
67
Si conforme traslada, si no, rechaza
68
Realizar las correcciones
69
Traslada los recibos 63 "A"
70
Revisa
REVISION
Si conforme, firma el recibo 63"A" y

sella copia de recibido. Devuelve copia
a la Unidad Ejecutora
SI
71
72
Registra Nmero de 63"A" y fecha en

cuadro de registro de reposicin por la
Unidad Ejecutora
FIRMA
RECIBE
REVISION
NO
SI
CORRIGE
TRAMITE
NO
REGISTRO
108
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Fondo Rotativo
Descripcin
Analista de Caja
Fiscal UDAF
Revisin No.: 1
Analista de Fondo
Tesorera Nacional
Jefe Unidad Ejecutora
73
Recibe fotocopia de 63"A"
74
Elabora conocimiento de listado de

recibos y traslada
75
Recibe listados con recibos 63"A"
76
Si no conforme rechaza
RECIBE
PROCESO
RECIBE
REVISION
NO
SI
77
78
Firma y entrega
79
Archiva
CORRIGE
FIRMA
ARCHIVA
FIN
109
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Acreditacin en Cuenta
Descripcin
Unidad Responsable
de conformacin de
Expediente
Revisin No.: 1
Mesa de Entrada /
UDAF
Analista de
Seguimiento y
Registro
Presupuestario
Analista Documental
Analista de Archivo
Registro
UDAF
Presupuestario
Analista de
Contabilidad UDAF
Analista de Tesorera
Analista de
Operaciones de Caja
INICIO
Remitir expediente con documentacin

soporte para pago
Recibir Expediente
Sellar la documentacin de recibido y

trasladar a analista
Recibe expediente y realiza anlisis

documental
ANLISIS
Si cumple con requisitos traslada
REVISIN
REMISIN
RECEPCION
TRMITE
SI
NO
6
Elabora boleta de devolucin
Entrega boleta de devolucin y

expediente
En caso de convenios, si es apote a

Organizaciones Internacionales
Elabora Orden de Compra y CUR de

compromiso aprobado
10
CUR de Compromiso Aprobado
PROCESO
TRMITE
NO
REVISIN
SI
PROCESO
APROBACIN
110
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Analista Documental
Revisin No.: 1
Analista de
Seguimiento y
Registro
Presupuestario
Analista de Archivo
Registro
UDAF
Presupuestario
Analista de
Contabilidad UDAF
Analista de
Operaciones de Caja
11
Sella y Firma de analizado en CUR de

Compromiso y traslada
12
Elaborar liquidacin de Orden de

Compra en el SIGES
13
Aprobar Orden de liquidacin y

autorizacin
14
Elborar CUR de Devengado en SIGES y

trasladar
15
Aprobar CUR en SICOIN y trasladar
16
Recibir CUR aprobado
17
Imprimir CUR, adjuntar al expediente y

trasladar con listado de SICOIN
18
Recibir expediente CUR aprobado,

firmar, sellar y trasladar
19
Revisin de Documento
REVISIN
20
Elaborar Orden de Compra
PROCESO
ANALISIS Y
FIRMA
RECEPCIN
APROBACIN
PROCESO
APROBACIN
RECEPCIN
PROCESO
APROBACIN
111
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Analista Documental
Jefe de Contabilidad
UDAF
Revisin No.: 1
Analista de Archivo
Registro
UDAF
Presupuestario
21
Generar Reporte de CUR aprobado al

final del da
22
Recibir expediente y firmar

conocimiento de recibido
23
Si conforme o No rechaza
Analista de
Contabilidad UDAF
Analista de
Operaciones de Caja
PROCESO
RECEPCIN Y
FIRMA
REVISIN
NO
SI
VERIFICACIN
24
Verificar el reporte y trasladar
25
Genera Solicitud de Pago
26
Si corresponde a Horas Extras
27
Conforma expediente
28
Elabora cuadro de relacin de horas

extras
PROCESO
29
Elabora oficio a banco para solicitud de

debito en cuanta de encaje y
acreditamiento en cuanta de
beneficiario
PROCESO
PROCESO
NO
REVISIN
SI
PROCESO
FIN
112
Oficina Nacional de la Mujer (ONAM)
113
114
Inspeccin General de Trabajo (IGT)
115
116
Solicitud de hoja de la calculo de prestaciones

El trabajador se presenta a la unidad de clculo de prestaciones de la seccin de
conciliaciones cuando la relacin de trabajo haya finalizado por motivos de
despido o renuncia, luego de proporcionar la informacin al digitador de la hoja de
clculo se le hace saber que debe acudir nuevamente a su patrono, para tratar que
en la va directa se solucione el pago de sus prestaciones; pero si la relacin es
tensa inmediatamente proceder el trabajador a presentar la reclamacin, si a si
lo considera, caso contrario se retira y das despus regresa a formular su
reclamacin en contra de su ex-empleador.
Solicitud de Junta Conciliatoria

Cuando el trabajador en la va directa, no obtiene el pago de sus prestaciones
laborales o en el mayor de los caso por existir la negativa por parte del empleador
al pago de las prestaciones que le corresponde al trabajador, solicita la
intervencin de la Inspeccin General de Trabajo para que a travs de la seccin de
conciliaciones y en cita conciliatoria se haga el reclamo de las prestaciones que por
ley le puedan corresponder.
Este proceso varia en tiempo, dependiendo de la voluntad que a la cita
conciliatoria traiga el empleador ya que en la mayora de los casos el empleador
siempre busca retardar el pago y en la cita conciliatoria argumentan las causas por
las cuales se ha finalizado la relacin de trabajo, prolongndose de esta manera la
audiencia hasta un mximo de 2 horas o ms tiempo dependiendo del nmero de
Trabajadores que reclamen pero normalmente cuando el empleador es muy
consciente que no hay mayores cosas que discutir la diligencia no tarda ms de 30
minutos.
Elaboracin de Acta Inicial

Es el documento elaborado por un inspector de trabajo en el cual queda plasmada
la reclamacin presentada por el trabajador o trabajadores a si como la citacin
117
bajo apercibimiento legal que se que se formula al empleador.

Si el trabajador cuenta con toda la informacin requerida para mandar a citar a su
Ex-patrono el tramite se realiza en un tiempo promedio de 5 a 10 minutos pero si
no cuenta con la informacin el tramite se prolonga ya que el trabajador debe
dirigir al Registro Mercantil para que se le proporcione el nombre y la direccin de
su centro de trabajo.
Adjudicacin de un Inspectores de Trabajo a la denuncia presentada

Es el proceso por el cual el adjudicador de la unidad de actas iniciales asigna a un
Inspector de Trabajo, en el orden que se mantiene en el sistema de adjudicacin
de casos en la unidad de Actas iniciales.
La asignacin del inspector de Trabajo no lleva ms de 2 minutos "es automtica
al tomar o recibir la denuncia"
Notificacin a la parte patronal

Hacer llegar a la partes los documentos que se generan de oficio o por denuncia en
la inspeccin General de Trabajo o lo que tenga que ser notificado empleador o
denunciada copia del acta de la denuncia realizada por el o los trabajadores.
Si es para acta inicial tiene un plazo de 6 das para ser notificada a la parte
denunciada.
Celebracin de la Junta conciliatoria

Es el acto en el cual comparecen las parte "Trabajador es. Y empleadores" ante el
Inspector de trabajo de la seccin de conciliaciones y en la cual se dan a conocer
las reclamaciones del trabajador y se escucha la propuesta o forma de pago de el
patrono quedando plasmadas sus opiniones en el acta respectiva,
Si existe voluntad por parte del empleador en pagar las prestaciones reclamadas la
118
diligencia no puede durar ms de 20 minutos pero como en la mayora de los casos

el empleador trata de justificar la finalizacin de la relacin laboral y el trabajador
trata de desmentir o de desvirtuar las causa de finalizacin que expone su expatrono lo cual se realiza en un tiempo estimado de una hora.
Solicitud de cualquiera de las partes de una segunda Audiencia

Conciliatoria
Es en el momento que la parte empleadora no ha sido posible notificarle la
citacin o en otros casos cuando la parte empleadora se excusa por ser patrono
individual y el trabajador decide que se formule una segunda citacin o en el caso
de presentar excusa la autoridad de la Inspeccin General de Trabajo Resuelve
con lugar o sin lugar dicha excusa.
De sealarla con lugar ser nicamente de conformidad con el artculo 336 del
Cdigo de Trabajo y dar la oportunidad para la celebracin de una segunda
audiencia.
Se seala el da, la hora y el inspector de trabajo para celebrar la

segunda audiencia
Es la accin que realiza el Inspector de trabajo Titular del expediente de acuerdo a
su agenda de trabajo pero puede darse la solicitud por parte del trabajador o bien
del empleador siempre que se haga por escrito en que se cambie de inspector lo
cual se hace por medio de los supervisores de la seccin.
Celebracin de la segunda Junta conciliatoria

Es el acto en el cual comparecen nuevamente las parte "Trabajador es. Y
empleadores" ante el Inspector de trabajo de la seccin de conciliaciones y en la
cual se dan a conocer las reclamaciones del trabajador y se escucha la propuesta o
forma de pago de el patrono quedando plasmadas sus opiniones en el acta
respectiva,
119
10
Acuerdo de Conciliado
En la realizacin de la audiencia conciliatorias las partes pueden llegar a los
acuerdos sobre el pago de las prestaciones que reclama el trabajador, Si el acuerdo
es pagar de forma inmediata se har un caso conciliado pero si el pago es
fraccionado se elaborara en un convenio de pago.
Si, existe voluntad por parte del empleador en pagar las prestaciones reclamadas
la diligencia no puede durar ms de 20 minutos pero como en la mayora de los
casos el empleador trata de justificar la finalizacin de la relacin laboral y el
trabajador trata de desmentir o de desvirtuar las causa de finalizacin que expone
su ex-patrono lo cual se realiza en un tiempo estimado de una hora
11
Proceso no conciliado
En este proceso las partes no logran llegar a ningn acuerdo bien sea por que el
patrono no hace ningn ofrecimiento sobre el pago de prestaciones reclamadas
por el trabajador o bien el trabajador no acepta el ofrecimiento que le hace su expatrono.
12
Solicitud de cualquiera de las partes de una tercera y definitiva

Audiencia Conciliatoria
Es el acto en el cual comparecen nuevamente las parte "Trabajador es. Y
empleadores" ante el Inspector de trabajo de la seccin de conciliaciones y en la
cual se dan a conocer las reclamaciones del trabajador y se escucha la propuesta o
forma de pago de el patrono quedando plasmadas sus opiniones en el acta
respectiva.
13
Desistimiento presentado ante el inspectores de trabajo

Es la accin que realiza el denunciante " el trabajador" ante el inspector de trabajo
de la seccin de conciliaciones cuando en la va directa llega a un acuerdo con su
ex patrono o bien recibe el pago de las prestaciones reclamadas y manifiesta ante
el inspector nombrado que desiste en forma total o parcial segn sea el caso y el
120
inspector lo hace constar en el acta respectiva.
14
Aprobacin y firma del Convenio de pago por el Inspector General de

Trabajo
Cuando las partes llegan a un acuerdo satisfactorio para ambas partes sobre el
pago de las prestaciones laborales reclamadas el inspector de trabajo nombrado
elabora el convenio de pago en el cual se establece las formas de pago, Fechas y
cantidades liquidas y exigibles.
15
Agotada la va Administrativa
Es la decisin que toma el trabajador ante la incomparecencia por parte de su ex
empleador ya sea por no poder realizar las notificaciones por direccin inexacta o
por encontrarse fuera del pas su ex patrono.
16
Se archiva el expediente
En los casos no conciliados casos conciliados casos desistidos caso de agotada la
va administrativa se remiten al archivo por no tener ningn trmite pendiente por
realizar.
17
Venta del Formulario

La persona designada verifica que se cumpla los requisitos para la compra del
formulario sella la solicitud, enva a caja para realizar el pago y una vez realizado
este entrega el formulario registrndolo en el libro respectivo.
18
Recepcin del reglamento debidamente revisado

Se verifica que el reglamento presentado cumpla con todos los requisitos para
iniciar el trmite y aprobacin del mismo.
19
Revisin del articulado que contiene el reglamento

Revisar uno por uno los artculos que se encuentran en los reglamentos que no
tergiversen, disminuyan o contraren las leyes laborales
121
20
Visto Bueno Revisin

Se da una segunda revisin al articulado del reglamento para que no disminuyan
de nivel, tergiversen o contraren las leyes laborales.
21
Aprobacin de Reglamento
Una vez el reglamento esta revisado se remite para aprobacin y firma del
Inspector General de Trabajo
122
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Conciliaciones Laborales
Descripcin
El Trabajador Presenta una denuncia
Se realiza el clculo de las prestaciones
Se entrega al trabajador la hoja con el

clculo de prestaciones
El Trabajador debe presentar esta hoja de

cculo de prestaciones al Patrono y tratar
de solucionar el pago por la va directa
Trabajador
Unidad de Clculo
de Prestaciones
Revisin No.: 1
Inspector de
Trabajo
Patrono
Seccin
Conciliaciones
Seccin de
Notificaciones
Unidad de Actas
Iniciales
Inspector General
de Trabajo
Seccin de
Archivo
Inicio
Clculo
Entrega
Informacin
Acuerdo
NO
SI
Trabajador inforrma negativa de pago y se

procede a citar a las partes a junta
conciliatoria
Se elabora Acta inicial
Se asigna a un Inspector de Trabajo
Presenta
Elaboracin
Asignacin
Fin
123
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Trabajador
Unidad de Clculo
de Prestaciones
Revisin No.: 1
Patrono
Supervisores
Seccin
Conciliaciones
Inspector de
Trabajo
Seccin de
Notificaciones
Uinidad de Actas
Iniciales
Inspector General
de Trabajo
Seccin de
Archivo
Se procede a citar a las partes a junta

conciliatoria
10
Las paretes involucradas reciben citacin a

junta conciliatoria
11
Se presentan los involucrados a junta

conciliatoria con el Inspector de Trabajo. Si
hay incomparecencia de alguna de las
partes con o sin excusa se procede a una
segunda citacin o Tercera citacin como
mximo
12
Se realiza la Audiencia Conciliatoria con

las partes involucradas
13
Se llega a un acuerdo
Citacin
Recepcin
Recepcin
Incomparecencia
NO
SI
Audiencia
Acuerdo
Pago
NO
SI
14
Firma
resolucin
Se elabora resolucin de Pago
124
Paso No.

PROCEDIMIENTO:
Descripcin
Trabajador
Unidad de Clculo
de Prestaciones
Revisin No.: 1
Patrono
Supervisores
Seccin
Conciliaciones
Inspector de
Trabajo
Uinidad de Actas
Iniciales
Inspector General
de Trabajo
Seccin de
Archivo
15
16
Seccin de
Notificaciones
Se entrega al trabajador la
resolucin para que pueda
proceder va judicial.
Recepcin
Proceso
17
18
Se define si el pago es total o

fraccionado
19
Si el pago es Total, se elabora

una resolucin de "Caso
conciliado"
20
Si el Pago es fraccionado, se
realiza un convenio de pago.
21
Se elabora resolucin
Pago
Total
SI
NO
Se labora
resulocin
Se elabora
convenio de
Pagos
Se labora
resulocin
Se archivan
los
expedientes
22
Fin
125
Direccin General de la Procuradura

De la Defensa del Trabajador
126
127

Manual de Procedimientos y Funciones de MINTRAB

Caricato da

Informazioni sul documento

Descrizione originale:

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Manual de Procedimientos y Funciones de MINTRAB

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Asuntos Internacionales del Trabajo,

Direccin General de Trabajo

Direccin General de Capacitacin

Direccin General de Recreacin

Direccin General de Previsin Social

Direccin de Estadsticas Laborales

Direccin de Recursos Humanos

Secretara de Comunicacin Social

Unidad Administrativa Financiera

Oficina Nacional de la Mujer

Inspeccin General de Trabajo

Procuradura de la Defensa del Trabajador

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

MINISTERIO DE TRABAJO Y PREVISIN SOCIAL

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Asuntos Internacionales del Trabajo, Planificacin y

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Identificar necesidades de cooperacin de las Unidades del Mintrab

Elaboracin del POA

Elaboracin de la Memoria de Labores

Representacin en reuniones tcnicas

Representacin como Punto Focal Libro Blanco

Representacin como Punto de Contacto DR-CAFTA

Asesora en reuniones tcnicas de Consejo de Ministros de Trabajo

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Ejecucin de metas de bienes y servicios

10 Memorias a Comisin de Expertos de OIT

11 Informes al Comit de Libertad Sindical

12 Cuestionario Departamento de Normas de la OIT

13 Conferencia Internacional del Trabajo

15 Misiones y tratados tema laboral

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Direccin General De Trabajo

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Consiste en la apertura expedientes para el reconocimiento de personalidades

Reconocimiento de personera jurdica de organizaciones sindicales

Autorizacin de libros y hojas computarizadas para operacin de

Autorizacin de formatos de salarios

Aprobacin de reformas de estatutos sindicales.

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Inscripcin y anotaciones en el registro pblico de sindicatos

Certificacin de asientos existentes en el registro pblico de

Dictamen de la comisin nacional de salarios

Registro de contratos individuales de trabajo

Registro, inscripcin y archivo de reglamentos internos de trabajo.

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Direccin General de Capacitacin, Formacin y Empleo

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Ministerio de Trabajo y Previsin Social

Captacin de plazas vacantes en los diferentes sectores

Visitar distintos medios de comunicacin

Realizacin de Kioscos y Ferias de Empleo

Atencin a Empresarios que nos visitan

Elaboracin de Revista de empleo

Atencin a Empresarios en forma personalizada

poder enviarlas a una persona, y posteriormente su colocacin.

Visita a empresas para obtener colocados