Administracin

La
palabra administracin viene
del
latn ad (hacia,
direccin,
tendencia) y minister (subordinacin u obediencia), y significa aquel que
realiza una funcin bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un
servicio
a
otro [1].
Sin
embargo,
en
la
actualidad,
la
palabra administracin tiene un significado distinto y mucho ms complejo
porque incluye (dependiendo de la definicin) trminos como "proceso",
"recursos", "logro de objetivos", "eficiencia", "eficacia", entre otros, que han
cambiado radicalmente su significado original.
Teniendo todo esto en cuenta, una definicin general de administracin
est basada en las propuestas de algunos prestigiosos autores, con la
finalidad de brindar al lector una idea general del significado del
trmino administracin en nuestros das
Definicin de Administracin:
Segn

Idalberto Chiavenato, la administracin es "el proceso de

planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los
objetivos organizacionales" [1].
Segn Dez de Castro, Garca del Junco, Martn Jimenez y Periez

Cristbal, la administracin es "el conjunto de las funciones o procesos

bsicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar) que, realizados
convenientemente, repercuten de forma positiva en la eficacia y eficiencia
de la actividad realizada en la organizacin" [4].
Para Koontz y Weihrich, la administracin es "el proceso de disear y
mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos
cumplan eficientemente objetivos especficos" [5a].

En este punto, y teniendo en cuenta las anteriores propuestas, planteo

la siguiente definicin de administracin:
La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propsito
de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficiente y
eficaz.

Principios de la administracin
El uso de principios de la administracin tiene como finalidad
simplificar el trabajo administrativo. La clave de las acciones que deban
emprenderse est sugerida por stos. A partir del supuesto de que los
principios no son absolutos, sino flexibles y que pueden utilizarse an en
condiciones especiales y cambiantes, Henry Fayol enumer 14 principios
basados en su experiencia que pueden resumirse as:

 Divisin de Trabajo: Cuanto ms se especialicen las personas, con

mayor eficiencia desempearn su oficio. Este principio se ve muy
claro en la moderna lnea de montaje.
Autoridad : Los gerentes tienen que dar rdenes para que se hagan
las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los
gerentes no siempre obtendrn obediencia, a menos que tengan
tambin autoridad personal (Liderazgo).
Disciplina: Los miembros de una organizacin tienen que respetar las
reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto ser el resultado
de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos
(tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y
sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.
Unidad
de
Direccin:
Las operaciones que
tienen
un
mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un
solo plan.
Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre
una operacin particular solamente de una persona.
Subordinacin de inters individual al bien comn: En cualquier
empresa el inters de los empleados no debe tener prelacin sobre
los intereses de la organizacin como un todo.
Remuneracin: La compensacin por el trabajo debe ser equitativa
para los empleados como para los patronos.
Centralizacin : Fayol crea que los gerentes deben conservar la
responsabilidad final pero tambin necesitan dar a sus subalternos,
autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su
oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado de
centralizacin en cada caso.
Jerarqua: La lnea de autoridad en una organizacin representada hoy
generalmente por cuadros y lneas de un organigrama pasa en orden
de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles ms bajos de la
empresa.
Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar
adecuado
en
el
momento
adecuado.
En
particular,
cada individuo debe ocupar el cargo o posicin ms adecuados para
l.
Equidad : Los administradores deben ser amistosos y equitativos con
sus subalternos.
Estabilidad del personal: Una alta tasa de rotacin del personal no es
conveniente para el eficiente funcionamiento de una organizacin.
Iniciativa: Debe darse a los subalternos, libertad para concebir y
llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se comentan errores.
Espritu de equipo: Promover el espritu de equipo dar a la
organizacin un sentido de unidad. Fayol recomendaba por ejemplo,
el empleo de la
comunicacin verbal
en
lugar
de
la comunicacin formal por escrito, siempre que fuera posible

Elementos de la administracin
La definicin de Fayol de los papeles y de las acciones de
la gestin distingue entre cinco elementos:
a. Planificar. (Pronstico y plan). Examinando el futuro y elaborando
un plan de la accin. Los elementos de la estrategia.

b. Organizar. Definir la estructura, material y humana, de la empresa.

c. Dirigir. Mantener fluidas las actividades del personal.
d. Coordinar. Unificar y armonizando toda la actividad y el esfuerzo.
e. Controlar. Ver que todo ocurra conforme a las reglas establecidas y
a las rdenes impartidas.
Estos son los elementos de la administracin que constituyen el
llamado proceso administrativo y que son localizables en cualquier trabajo
de administrador en cualquier nivel o rea de actividad de la empresa o
institucin.

La Gerencia
La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual
tiene dentro de sus mltiples funciones, representar a la sociedad frente a
terceros y coordinar todos los recursos a travs del proceso de
planeamiento, organizacin direccin y control a fin de lograr objetivos
establecidos.

Objetivos de la gerencia
Nombrando algunos de los objetivos de la gerencia tenemos los
siguientes:
1. Posicin en el mercado
2. Innovacin
3. Productividad
4. Recursos fsicos y financieros
5. Rentabilidad ( rendimientos de beneficios)
6. Actuacin y desarrollo gerencial
7. Actuacin y actitud del trabajador
8. Responsabilidad social

Importancia de la gerencia
En una empresa siempre se da la necesidad de una buena gerencia y
para ello se nos hace necesario la formulacin de dos tipos de preguntas
claves tales como por qu y cundo la gerencia es necesaria?
La gerencia es responsable del xito o el fracaso de un negocio. Esta
afirmacin nos dice por qu necesitamos una gerencia, pero no nos
indica cundo ella es requerida.
Siempre que algunos individuos formen un grupo, el cual, por
definicin, consiste de ms de una persona, y tal grupo tiene un objetivo, se
hace necesario, para el grupo, trabajar unidos a fin de lograr dicho objetivo.
Los integrantes del grupo deben subordinar, hasta cierto punto, sus deseos
individuales para alcanzar las metas del grupo, y la gerencia debe proveer
liderato, direccin y coordinacin de esfuerzos para la accin del grupo.

De esta manera, la cuestin cundo se contesta al establecer que la

gerencia es requerida siempre que haya un grupo de individuos con
objetivos determinados.

Gerente
El Gerente es el jefe administrativo en l se concentra la unidad y la
continuidad del mando ejecutivo el concepto de gerente se deben
considerar tres elementos: Su accin como lder, su accin como hombre y
su accin de acuerdo a las situaciones estrecha relacin entre estos tres
elementos, ya que no es posible considerar slo el elemento lder con sus
aptitudes tcnicas y personalidad.
1.
2.
3.
4.
5.

Los gerentes cuentan Produccin

Ventas y Mercadotecnia
Contabilidad y Control de costos
Relaciones Industriales
Relaciones Pblicas y Publicidad reas bsicas de la empresa

El gerente es el jefe inmediato de cada uno de ellos a quienes debe

inspirar, orientar, alentar, aconsejar, corregir y dirigir, supervisar y controlar.

Tipos de gerente
GERENTES FUNCIONALES: Esta clase de gerentes tiene la
responsabilidad de organizar una nica rea funcional de la
empresa, por ejemplo, la produccin.
GERENTES GENERALES: los gerentes generales se encargan
de administrar una nica unidad perteneciente a una empresa.
Es decir, asume la responsabilidad del conjunto completo de las
actividades englobadas dentro de dicha unidad. Las grandes
empresas pueden contar con varios gerentes generales, los
cuales representan a una unidad especfica.
Otra forma de clasificar los gerentes es la que se detalla a
continuacin:
GERENTES DE PRIMERA LNEA: este tipo de gerentes son
aquellos encargados de supervisar el trabajo de otras personas
de un nivel inferior en una determinada empresa. Los gerentes
de primera lnea no cuentan con la autoridad para supervisar a
otros gerentes. Tambin son denominados supervisores. Como
ejemplos de gerentes de primera lnea se podran mencionar al

jefe de produccin de una empresa o el supervisor de una

oficina.
GERENTES MEDIOS: esta clase de gerentes administran las
actividades llevadas a cabo por los gerentes de primera lnea y,
en ciertas ocasiones las acciones de los empleados
operacionales. Su funcin principal consiste en dirigir aquellas
conductas encaminadas a la realizacin de polticas propias de
una empresa.
ALTA GERENCIA: la alta gerencia se conforma con un nmero
pequeo de individuos en comparacin con las dos categoras
precedentes. Su objetivo primordial es la administracin de la
empresa u organizacin. Las personas que se agrupan dentro de
la alta gerencia instituyen determinadas polticas vinculadas con
las operaciones a realizar y establecen las directivas
relacionadas con la interaccin de la empresa con su entorno.

Funciones del gerente

La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual
tiene dentro de sus mltiples funciones, representar a la sociedad frente a
terceros y coordinar todos los recursos a travs del proceso de
planeamiento, organizacin direccin y control a fin de lograr objetivos
establecidos
Entre sus funciones pueden estar:
1. Designar todas las posiciones gerenciales.
2. Realizar evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las
funciones de los diferentes departamentos.
3. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos
anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la
aprobacin de los gerentes corporativos.
4. Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los
registros y sus anlisis se estn ejecutando correctamente.
5. Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes
corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento
de la empresa.
Esto significa que un gerente general usualmente vela por todas las
funciones de mercadeo y ventas de una empresa, as como las operaciones
del da a da. Frecuentemente, el gerente general es tambin responsable
de liderar y coordinar las funciones de planeamiento estratgico.

En muchos casos, el puesto de gerente general de un negocio tiene

otros nombres. Algunos gerentes son llamados Presidentes.
Tratar de meter en un cuadro todas las caractersticas y rasgos que
debiera de tener un Gerente de una empresa es imposible. Cada Gerente
tiene su propia personalidad, formacin, experiencia y capacidades que le
hacen siempre diferente a los dems.
Existen factores que, por lo general, favorecen una buena tarea
gerencial o directiva en una empresa. Y siempre considerando la globalidad
del perfil del Gerente y no el caso particular. Se mencionan algunos factores
considerados que favorecen, en sentido positivo, una buena labor gerencial.

Desarrollo de sus habilidades

Para poder ejercer las funciones y roles propios de la gerencia, un
gerente debe poseer ciertas habilidades. Existen tres grandes grupos de
habilidades gerenciales, que debe dominar un gerente para ser exitoso:
Habilidades tcnicas: Involucra el conocimiento y experticia en
determinados procesos, tcnicas o herramientas propias del cargo o rea
especfica que ocupa.
Habilidades humanas: Se refiere a la habilidad de interactuar
efectivamente con la gente. Un gerente interacta y coopera principalmente
con los empleados a su cargo; muchos tambin tienen que tratar con
clientes, proveedores, aliados, etc.
Habilidades conceptuales: Se trata de la formulacin de ideas entender relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver
problemas en forma creativa, etc. Dependiendo del nivel gerencial, se
vuelven ms o menos importantes las distintas habilidades. Si bien en todos
los niveles son importantes las habilidades humanas, en los altos niveles
gerenciales se hacen ms importantes las habilidades conceptuales (para
poder ver a la organizacin como un todo, planificar, etc.), mientras que en
los niveles ms bajos, tienen mucha importancia las habilidades tcnicas.
A medida que el mundo de los negocios cambia, tambin lo hace la
necesidad de determinadas habilidades gerenciales. Es por ello que todo
gerente, o quien aspire serlo, debe estar en una constante actualizacin y
mejora de sus habilidades gerenciales. En esta seccin identificamos y
desarrollamos las principales habilidades que un gerente debe poseer.

Ejemplo de una empresa gerencial