Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin

Escuela de Administracin
Organizacin y Sistemas I y II

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN FORMAL

GLOSARIO DE TRMINOS
Los elementos de la organizacin formal son: estructura organizativa, rganos,
cargos, puestos, funciones, actividades, tareas, relaciones formales, niveles
jerrquicos, sistemas administrativos, procedimientos, procesos, operaciones y
mtodos.
Estructura organizativa
Las ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS son la forma en que estn ordenadas las
unidades que componen una organizacin, la relacin que guardan dichas unidades
entre s y los niveles jerrquicos en que estn ubicadas.
El organigrama representa grficamente la estructura organizativa de una
organizacin ya que muestra las diferentes unidades que la componen (rganos), los
niveles jerrquicos que tiene cada unidad y las relaciones formales que existen entre
ellas.
rganos
Los ORGANOS son unidades administrativas creadas como consecuencia de la
divisin del trabajo, que tienen a su cargo el ejercicio de una funcin o parte de ella,
que contribuyen al logro de los objetivos en determinado nivel jerrquico. Son
impersonales. Reciben el nombre de Direccin, Departamento, Seccin, etc.
Funciones
Las FUNCIONES son un conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias
para cumplir dichas funciones. Dichas funciones o parte de ellas son asignadas a los
rganos.
Las funciones son un conjunto de actividades relacionadas entre s que se asignan a
los rganos para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la organizacin.
Actividades
Las ACTIVIDADES representan la agregacin o conjunto de tareas homogneas,
afines e interrelacionadas cuya realizacin contribuye al cumplimiento de
determinada funcin.
Las actividades se llevan a cabo mediante procedimientos.
Cargos
Los CARGOS son un conjunto de tareas similares que son agrupadas bajo el mismo
nombre. Unidades de trabajo especficas e impersonales constituidas por un conjunto
de tareas que deben realizar quienes los ocupan, aptitudes que deben poseer,
responsabilidades que deben asumir y condiciones de trabajo. Unidades de carcter
impersonal.
Los rganos, para cumplir con la funcin propia de su naturaleza, cuentan con
individuos que desde el punto de vista jerrquico y presupuestal ocupan cargos en los
que se definen las responsabilidades y deberes que asumen sus titulares y las tareas
que deben realizar.
Puestos
Los PUESTOS son posiciones de trabajo ocupadas por personas que realizan las
tareas propias del cargo.
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Mayo 2008

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Posicin de trabajo. Personificacin del cargo. Conjunto de tareas, responsabilidades

y condiciones de trabajo asignadas a un empleado en particular.
Tareas
Las TAREAS son un conjunto de operaciones que ejecutadas por un individuo
constituyen un puesto de trabajo.
Niveles jerrquicos
Eslabn dentro de la estructura organizativa en el cual se encuentran rganos con un
similar grado de autoridad y responsabilidad en relacin a los objetivos de la
institucin, independientemente de la funcin o actividad que realicen dichos rganos.
Relaciones Formales
Son las relaciones o vnculos formales a travs de los cuales se coordinan e
interconectan las unidades administrativas (rganos) y pueden ser: de subordinacin,
de asesora, funcionales o de mando especializado, de representacin personal, de
servicio, de coordinacin y de revisin.
Procedimientos
Sucesin cronolgica y secuencial de operaciones, relacionadas entre s y ejecutadas
en base a un determinado mtodo. Esta sucesin de operaciones est orientada a
lograr el objetivo del procedimiento.
Conjunto de operaciones secuencialmente vinculadas entre s y su mtodo o forma de
ejecucin.
Mtodos
Formas de realizar las tareas, los procesos y los procedimientos.
Operaciones
Las OPERACIONES son los elementos mnimos del proceso de ejecucin. Son cada
uno de los pasos o acciones -fsicas o mentales- que es necesario ejecutar para aplicar
un procedimiento.
Sistemas administrativos
Los SISTEMAS ADMINISTRATIVOS son un conjunto ordenado de procedimientos
relacionados entre s que sirven de base para el cumplimiento de una actividad,
acompaados con frecuencia de polticas.
Procesos
Los PROCESOS de negocio son el conjunto de actividades interrelacionadas entre s,
que con un propsito definido, transforman entradas en salidas valiosas para uno o
ms clientes internos o externos.
El profesional en organizacin debe tener presente:
a) que los elementos de la organizacin formal estn ntimamente relacionados
por lo que cambios en uno de ellos en general repercuten en los otros.
b) la relatividad de algunos de estos conceptos (funcin, actividad, tarea, proceso,
procedimiento, operaciones) por ejemplo lo que en determinadas situaciones
de anlisis es una funcin, puede ser una actividad en otra situacin.

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