Qu es un documento electrnico?

Se entiende como documento electrnico cualquier

representacin de informacin conservada y transmitida
por medio de un mensaje de datos. Por tanto, un
documento electrnico es cualquier documento cuyo
soporte material es algn tipo de dispositivo digital, que
para ser consultado, interpretado o reproducido, debe ser
accedido desde un computador u otro dispositivo con
capacidad de acceder a informacin en medios magnticos.
Hoy en da todo tipo de informacin contenida en un medio fsico, como el
papel, puede ser digitalizada para convertirse en un documento electrnico.
Sin embargo no todos los documentos electrnicos poseen la misma validez
probatoria en trminos legales.
Los documentos electrnicos que se crean como copias digitalizadas de un
documento fsico (es decir aquellos documentos que son escaneados,
transcritos, enviados por fax, etc.) no tienen validez legal o probatoria sin el
soporte del documento original. Pueden ser utilizados como prueba de un
evento o acuerdo, pero su validez o veracidad puede ser cuestionada, ya que
son esencialmente el equivalente electrnico de una fotocopia de un
documento original. Para tener validez deben ir acompaados de su original.
Por otro lado, existen documentos electrnicos que cuentan con mecanismos
de control y seguridad, que garantizan la validez y veracidad de la
informacin contenido en ellos. Para esto existen entidades certificadoras
dispuestas y autorizadas legalmente para validar documentos electrnicos.
Los mecanismos de seguridad comnmente utilizados por las entidades
certificadoras son los de firma digitaly sellado de tiempo.
Dado que este tipo de documentos electrnicos son creados, certificados,
almacenados y consultados de manera casi exclusivamente electrnica, su
registro electrnico es el original y los agentes certificadores dan fe que
una vez fueron firmados o sellados el contenido del documento no fue
alterado desde ese momento hasta que fue entregado a su destinatario, y
por tanto estos documentos electrnicos tienen validez y valor probatorio
ante la ley. Son el equivalente electrnico de un documento notariado o
apostillado. Vale resaltar, que la firma digital como mecanismo de control y
seguridad no slo garantiza la integridad y veracidad de los datos, sino que
tambin certifica la identidad de quin cre el documento en cuestin.
Otro tipo de documento electrnico es aquel cuya estructura est diseada
para facilitar o ser parte de procesos automatizados. Este tipo de
documentos electrnicos consta de tres partes: datos o metadata (que
pueden ser ledos y consultados por programas de software), una
representacin grfica de los datos (que puede ser leda y consultada por
personas), y uno o varios archivos adjuntos (en caso de ser necesario).

Esta estructura puede venir en cualquier formato (PDF, Word, Excel, etc.)
siempre y cuando permita que los datos contenidos en el documento
electrnico sean procesados por software especializado para acceder a ellos.
El software de consulta y lectura de documentos electrnicos puede ser
programado para seguir unas reglas de negocio o motor de workflow. Lo que
le permite dirigir los documentos directamente a sus destinatarios y/o que
activen procesos especficos dentro de una empresa e incluso entre
diferentes empresas.
Esta automatizacin de procesos facilita la creacin de comunidades
comerciales que no utilizan el papel como soporte para sus transacciones. De
esta manera los documentos electrnicos son la base del intercambio
electrnico de documentos (tambin llamado EDI, por sus siglas en ingls
electronic data interchange) y la colaboracin electrnica entre empresas.

Qu es una Factura electrnica?

La factura electrnica es un tipo de
documento electrnico que se utiliza como
soporte de la venta de productos o servicios,
tal como lo hace una factura tradicional en
papel. Igual que una factura tradicional, la
factura electrnica debe cumplir con una serie
de requisitos legales. En Colombia, para que
una factura electrnica sea vlida sta debe
ser expedida, exhibida, entregada, aceptada y
conservada de forma completamente
electrnica.
Para garantizar la validez de la factura electrnica en Colombia se han establecido ciertas
regulaciones de obligatorio cumplimiento, entre las cuales se encuentran: