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El procedimiento para nuestra revisin y la amplitud del mismo deber fijarse, por
supuesto, en cada caso, teniendo en cuenta las circunstancias.
Nuestros papeles de trabajo en relacin con esta revisin se compondrn de ordinario de
un memorndum separado sobre cada materia como caja, inventarios, nminas, etc.exponiendo los procedimientos y el sistema de control interno. En algunos casos quizs
sea conveniente suplementar esos memoranda con algunos diagramas y con copias de
las formas usadas Los memoranda deben presentar un cuadro claro y conciso de]
sistema existente y deben indicar nuestra conclusin en lo que respecta a la eficacia del
control interno sobre las transacciones y la contabilizacin de las mismas. Al final de cada
memorndum debe ponerse una lista de las deficiencias observadas durante la revisin y
los cambios o las mejoras sugeridos para corregirlos. Los memoranda deben indicar como
se notificaron a la compaa esas deficiencias y los pasos que va a tomar para corregir la
situacin.
Adems de las listas de preguntas sobre control interno a que se hace mencin en los
siguientes prrafos, se incluye una forma que es utilizada para resumir la revisin de los
procedimientos de contabilidad y de control interno la cual debe ser completamente
llenada en cada auditora y colocada dentro del legajo de papeles de trabajo. Es
necesario comprender que el objeto que se persigue al utilizar esta forma es tener un
resumen, dentro de los papeles de trabajo de cada auditora, del estado actual que
guardan nuestras revisiones continuas de los procedimientos contabilidad y control
interno. Esta forma no es, y por lo tanto no debe de ser as considerada como un sustituto
al trabajo de hacer las revisiones del control interno y preparar los memoranda
correspondientes.
Para lograr uniformidad en los papeles de trabajo se sugiere que, de ser prctico, los
memoranda referentes a las revisiones de control interno se preparen en papel de 14
columnas y se describan los detalles de los memoranda en la mitad del lado izquierdo
(mecanografiado si es posible) y dejando la parte de la derecha para anotar cualquier
cambio o en su defecto en hojas suplementarias. Las anotaciones que se refieran a
cambios deben indicar la fecha en que se anotan y deben evitarse los cambios por medio
de entrerrenglonamientos en los memoranda originales. Si los cambios son de
importancia probablemente sea necesario escribir nuevos memoranda. Los memoranda
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referente al sistema de control interno deben estar firmados por la persona que hizo la
revisin, deben indicar la fecha en que esta se hizo, archivndose despus en el
expediente continuo de auditoria en una seccin especial.
Para facilitar estas revisiones se proporcionan las listas siguientes de puntos a
comprobar, divididas en las siguientes secciones:
Central.
Caja
Inventarios
Planta y equipo.
Nminas.
Estas listas estn redactadas, en gran parte, en forma de preguntas; sin embargo, slo
debern utilizarse como guas para decidir cules son los puntos importantes que deben
tenerse en cuenta al hacer la revisin. Estas listas no son completas; habr que tener en
cuenta en cada caso otros puntos aplicables nicamente a la situacin de que se trate.
Los resultados de las revisiones debern registrarse en memoranda minuciosamente
preparadas y no como respuestas a las preguntas incluidas en' stas listas.
Estas listas de preguntas se han preparado con la idea de cubrir los puntos principales
que deben tenerse en cuenta en la revisin de un negocio comercial o industrial trmino
medio; para negocios chicos podrn desecharse algunas preguntas y para negocios
grandes y especializados corno los servicios pblicos, instituciones de crdito, etc.,
probablemente es necesario preparar una lista adicional para cubrir los aspectos
especiales. En los casos en que alguna compaa tenga varias sucursales o subsidiarias,
probablemente convenga preparar una forma de cuestionario igual o similar para cada
una de las entidades en forma tal que las contestaciones puedan compararse y explicarse
las diferencias de procedimientos de una entidad a otra.
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8. Se discuten los estados mensuales con los directores de] negocio, con el consejo de
administracin, con el presidente, con el tesorero, con los jefes de departamento, etc.,
sobre todo cuando muestran una variacin de importancia con respecto a los standard, a
los presupuestos o a las cifras de] perodo anterior?
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(a) Tienen explicaciones claras y se conservan junto a ellas los comprobantes que
les dieron lugar?
13. Se sigue la poltica de obligar a todos los empleados a tomar sus vacaciones
anuales y sus trabajos son asignados a otras personas o a otros empleados en su
ausencia?
15. Alguno de los accionistas principales o funcionarios estn relacionados con otras
empresas con las cuales la compaa tiene negocios?
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GENERAL :
3. Si hay alguna cuenta de banco que no tiene movimiento, para qu se tiene abierta?
5. Estn los trabajos dentro del departamento de caja separado de modo que
proporcionen el control interno mximo posible dentro del mismo departamento?
6. Estn todos los empleados que participan en los cobros, los pagos y que manipulan
efectivo y valores:
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(b) Manejan o tienen acceso a los libros de cuentas por cobrar; ayudan a
comprobar contra el mayor y analizar las cuentas por cobrar por su antigedad, o
participan en la preparacin y envo por correo de los estados de cuenta de los
clientes?
(d) Gestionan el cobro de las partidas por cobrar o aprueban la cancelacin de las
partidas incobrables?
(e) Obtienen estados de cuenta de los bancos depositarios, tienen acceso a esos
estados o concilian las cuentas de los bancos?
(f) Tienen bajo su custodia valores o documentos por cobrar y la garanta colateral
sobre los mismos?
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(m) Manejan los registros de los pagos de los clientes o los empleados?
(o) Manejan una caja chica o algunos otros fondos especiales, o tienen acceso a
los mismos?
INGRESOS DE CAJA:
5. Tienen acceso al efectivo recibido otros empleados adems de los del departamento
de caja?
6. Recibe el cajero directamente de los clientes los ingresos por cobros efectuados en el
mostrador?
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7. Si se emplean para comprobar los ingresos de caja, cajas registradoras, notas de venta
de mostrador, recibidos de cobradores, etc., hace la comprobacin de los mismos un
empleado independiente del cajero?
8. Abre la correspondencia alguna otra persona distinta del cajero o de los empleados
que llevan los libros de cuentas por cobrar?
9. Prepara la persona que abre la correspondencia un registro del dinero y los cheques
recibidos, y utiliza este registro alguna otra persona independiente del cajero para verificar
el importe registrado y depositado?
10. Se depositan diariamente los ingresos de caja intactos y sin ningn retraso?
11. Retiene el cajero el control de los ingresos de caja hasta que se depositan en los
bancos?
12. Alguna persona independiente del cajero y que no tenga acceso a los registros de
caja y cuentas por cobrar, efecta peridicamente un examen por sorpresa de las partidas
que figuran en el depsito, confrontndolas con el registro de ingresos de caja y las fichas
de depsito, despus que se ha preparado ste, controlndolo hasta su entrega al banco?
13. Recibe un empleado independiente del cajero directamente de] banco un duplicado
de la boleta de depsito, sellada por el banco? Se comparan esas boletas de depsito
selladas, por partidas, con los registros de ingresos de caja?
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16. Se han dado instrucciones escritas a los bancos para que no hagan efectivo ningn
cheque a nombre de la compaa?
17. Se pasan los ingresos de caja a los libros de cuentas por cobrar tomando los datos
directamente de los avisos de cobro, en vez de las fichas de depsito?
18. Si los nombres de los clientes no pueden averiguarse fcilmente por ilegibilidad de
las firmas de las remesas recibidas (o existen otras condiciones que hacen no sea
aceptable la remesa recibida):
(d) 0, est en vigor algn otro procedimiento que proporcione un control adecuado
de esas partidas?
19. Cuando las sucursales efectan cobranzas, se depositan esas cobranzas localmente
en una cuenta bancaria contra la que slo puede girar la oficina central?
20. Hay establecido un control contable independiente fuera del departamento del cajero
sobre los ingresos de caja diversas, como alquileres, intereses, dividendos, ventas al
contado, ventas de mercancas a empleados, ventas de desperdicios, etc.?
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22. Se hacen auditoras por sorpresa (de los informes de cobro, boletas de venta,
efectivo recibido por correo y otras fuentes originales de informacin) con el fin de verificar
si todo el efectivo recibido se ha registrado y contabilizado correctamente?
PAGOS :
2. Se hacen por medio de cheques todos los pagos, salvo los de caja chica?
3. Se numeran previamente los cheques y se usa papel especial? (En Mxico los
cheques normalmente los proporcionan los bancos previamente numerados y en papel
especial.)
5. Se mutilan o cancelan los cheques anulados para impedir que vuelvan a usarse y se
adhieren al talonario respectivo?
7. Se prepara una copia de] cheque o se hace un registro del cheque simultneamente a
su preparacin?
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9. Revisan los documentos en que se basan los comprobantes y las aprobaciones de los
mismos las personas autorizadas para firmar los cheques en el momento de firmarlos?
10. Se hace la anotacin del pago en los documentos correspondientes para impedir el
pago duplicado? En caso afirmativo, Cmo, cundo y quin hace la anotacin?
11 - Quines son las personas autorizadas para firmar los cheques? (Hgase una lista
de los nombres y de los puestos que ocupan.)
12. Necesitan dos firmas todos los cheques que representen desembolsos de fondos en
general? En caso negativo, Por qu se considera esto innecesario?
13. Existen limitaciones a los importes de los cheques firmados por una sola persona?
14. Designa el consejo de administracin las personas que podrn firmar cheques?
15. Qu procedimientos se han adoptado para asegurarse que los nombres de los funcionarios autorizados para firmar cheques que dejan de trabajar en el negocio o son
cambiados para desempear otras funciones dentro de la expresa incompatibles con la
firma de cheques, no continan en los registros del banco como personas autorizadas
para firmar cheques?
16. Existe suficiente independencia entre las personas autorizadas para proporcionar
una proteccin adecuada?
17. Si se emplea algn aparato mecnico para firmar los cheques, est la matriz de la
firma bajo un control adecuado?
18. Firma alguna de las personas autorizadas, o ambas, alguna vez cheques en blanco?
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19. Alguna persona autorizada para firmar cheques tiene alguno de los deberes
siguientes:
(a) Abre la correspondencia o hace una lista de los ingresos de caja recibidos por
correo?
20. Quin tiene acceso a los cheques despus de firmados y quin los deposita en el
correo o entrega a los proveedores?
(c) Algn otro beneficiario cuando s quiere ocultar el nombre del verdadero
beneficiario?
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CAJA CHICA:
1. Se hacen los pagos menores por medio de fondo fijo reembolsable contra entrega de
comprobantes?
4. Estn los pagos de caja chica soportados por documentos debidamente aprobados?
6. Cuando se reponen los fondos de la caja chica, se cancelan con el sello de "PAGADO" (y la fecha) los comprobantes para evitar el pago duplicado?
7. Se expiden los cheques para reponer el fondo de caja chica a la orden de la persona
que tiene a su cargo la custodia de la misma?
8. Si el fondo de caja chica est representado en parte por una cuenta bancaria:
9. Existe algn limite al importe de cualquier cheque expedido sobre la cuenta bancaria
de la caja chica? En caso afirmativo, se indica el hecho claramente en el anverso de]
cheque?
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10. Se concilia la cuenta bancaria de la caja chica por un empleado independiente del
encargado de su custodia?
12. Se hacen anticipos de salarlos y sueldos con dinero del fondo? En caso afirmativo,
se exigen las mismas aprobaciones que si el anticipo se hiciera por medio de un
cheque?
13. Se revisan los fondos de caja chica mediante recuentos frecuentes y por sorpresa
por algn auditor interno y otra persona independiente?
2. Los estados de las cuentas bancarias son obtenidos por la persona que hace las
conciliaciones, directamente del banco o de la oficina encargada de recibir la
correspondencia?
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(f) la comprobacin de los detalles que aparecen en los duplicados de las fichas de
depsito selladas y obtenidas directamente de los bancos, confrontndolas con los
detalles correspondientes en los registros de ingresos de caja?.
(g) Se investigan los traspasos entre bancos para ver si se han realizado sin una
demora excesiva y que la transaccin se ha registrado correctamente en las
cuentas de los dos bancos?
(1) En Mxico los bancos no acostumbran devolver los cheques pagados y debe
sustituirse este procedimiento con la comparacin de los nmeros de cheques segn
estado de cuenta del banco, con los registros de la compaa.
(2) Procedimiento no aplicable en Mxico debido a que los bancos no devuelven los
cheques pagados.
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EMBARQUE Y FACTURACION:
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(a) con los registros originales de pedidos para ver si todos los pedidos se han
despachado?
13. Se envan las facturas por correo directamente a los clientes, por el departamento de
facturacin?
1. Qu sistema se usa para los registros detallados de cuentas por cobrar (manuscritos,
archivo de las facturas pendientes, I.B M., mquinas de contabilidad (ndquese la marca),
etc. )
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3. Cuntos libros se llevan? Cmo estn divididos? (por clases, alfabticamente por
territorios, etc.)?
6. Cules son las fuentes utilizadas para los pases a las cuentas individuales?
7. Tienen los empleados que llevan los libros de cuentas por cobrar alguno de los
siguientes deberes:
(b) Gestionar el cobro de las cuentas por cobrar o autorizar la cancelacin de las
cuentas incobrables?
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10. Se basan esas cuentas de control en cifras de control (facturas, cobros, notas de
crdito, etc.) obtenidas directamente de las fuentes originales?
13. Las relaciones detalladas y los anlisis de las cuentas por su antigedad son
revisadas por otros empleados peridicamente?
15. Se hacen peridicamente pruebas selectivas de los saldos de los clientes por medio
de circulares enviadas por alguna persona que no tenga acceso a los registros de cuentas
por cobrar o de caja?
16. Revisa los asientos en las cuentas que reflejan anticipos a los empleados, algn
empleado autorizado independientemente del que lleva dichas cuentas?
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CREDITOS Y COBROS:
1. En lo que respecta a la concesin de crdito a los clientes:
(a) Qu aprobaciones son necesarias?
(h) Se establece el importe del crdito que puede concederse a cada cliente sin la
aprobacin especifica del departamento de crdito?
(c) Se indican esos limites del crdito en los auxiliares de cuentas por cobrar?
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7. Las rebajas por descuentos que violen las condiciones regulares de ventas son
autorizadas especficamente por un funcionario?
11. Se hacen pruebas selectivas de las cuentas incobrables canceladas por medio de
cartas de conformidad en la fecha de su cancelacin y peridicamente con posterioridad?
12. Qu control existe sobre las cuentas incobrables despus de que se han cancelado?
1 - Se tienen registros adecuados en la contabilidad para controlar las cuentas varias por
cobrar tales como:
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(g) Etctera
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10.
Estn
autorizados
por
un
funcionario
responsable
los
documentos,
las
11. Son autorizadas por un funcionario responsable las cancelaciones de saldos por
documentos incobrables y los crditos por descuentos concedidos?
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12. Qu control se ejerce sobre los documentos incobrables despus de que han sido
dados de baja?
INVERSIONES EN VALORES
5. Si los tiene la compaa en su poder, los guarda bajo una proteccin adecuada, con
preferencia en cajas de seguridad?
6. Es necesario que est presente ms de una persona para abrir la caja de seguridad y
son esas personas independientes del mantenimiento de los registros?
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12. Existe un adecuado control contable sobre aquellos valores que han sido cancelados o se les ha creado una reserva total? Se hacen esfuerzos peridicos para lograr
su posible realizacin?
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4. Se han tomado en cuenta todos los elementos directos e indirectos de los costos para
determinar el sistema y las bases de valuacin de inventarlos?
5. Si existe la posibilidad de que ocurran prdidas de inventarios sin que sean reportadas
por mermas en tiendas, daos, etc. , qu reservas se han creado en los libros para
cubrirlas?
6. Cmo se contabilizan los traspasos o ventas de una planta a otra o entre compaas
afiliadas?
10. Se llevan cuentas apropiadas de control y de subcontrol por sitios y por clases de
partidas?
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12. Qu mtodo se usa para contar los artculos e informar sobre el movimiento de los
mismos de una operacin a otra durante el proceso de fabricacin y cundo entran en el
almacn despus de su terminacin?
14. Se almacenan las existencias de una manera ordenada y sistemtica para facilitar la
manipulacin, el recuento y la localizacin de los artculos?
15. Qu medidas se adoptan para impedir las salidas, las entregas o los embarques, sin
la presentacin de solicitudes apropiadas o sin ser registradas?
16. Todas las salidas de almacn estn soportadas por requisiciones autorizadas
algn documento equivalente?
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(a) Consignaciones
(a) Se hacen recuentos fsicos completos una vez por ao cuando menos?
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(f) Hacen los recuentos empleados distintos de los que son responsables de la
custodia de las mercancas de que se trate?
22. Proporcionan los procedimientos empleados para anotar, valuar y calcular los
inventarios detallados (compilados partiendo de recuentos fsicos de registros perpetuos
comprobados por medio de recuentos peridicos o continuos) una revisin y una
comprobacin suficientes para asegurar la exactitud?
23. Aprueba algn empleado responsable por escrito los ajustes hechos en los registros
perpetuos basados en los inventarios fsicos?
24. Qu medida se adopta para la revisin sistemtica y el ajuste de las mercancas con
existencia excesivas y para las partidas obsoletas o de movimiento lento?
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2. Se mencionan concretamente en las actas, los bancos y otros acreedores a los cuales
se pueda hacer solicitud de prstamos?
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CAPITAL SOCIAL
2. En caso negativo:
4. En caso negativo, indquese los procedimientos seguidos para preparar y enviar por
correo los cheques por dividendos y para contabilizar los cheques por dividendos no
reclamados.
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4. Cules son las normas que rigen la distincin entre los gastos que hay que capitalizar
y los que hay que cargar a reparaciones y mantenimiento?
5. Se lleva un control sobre las adiciones al activo fijo a travs de un sistema regular de
autorizaciones?
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11. Si no se llevan registros detallados de los bienes, Cmo es posible saber que las
cuentas reflejan los bienes en servicio?
12. Qu medidas se adoptan para informar sobre las partidas retiradas o abandonadas?
13. Qu control se mantiene sobre las partidas retiradas o abandonadas para asegurar
que se informe sobre las ventas de las mismas?
14. Qu control se ejerce sobre las herramientas, los moldes, los modelos y otras
partidas pequeas semejantes?
(b) Se siguen llevando en las cuentas hasta que se retiran del servicio?
16. Cul es la poltica de la compaa en lo que respecta a seguros sobre los bienes?
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11. Pasan las facturas de los proveedores por el departamento de compras? (Por lo
general, esto no es conveniente). En caso afirmativo, que uso se hace de ellas, o qu
funciones se cumplen con respecto a ellas?
RECEPCION :
2. Se exige que todas las mercancas, los materiales y los suministros que llegan pasen
por este punto central de recepcin?
4. En caso afirmativo, Se omiten las cantidades con el fin de asegurar que se haga un
recuento efectivo de las cantidades recibidas?
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1. Mantiene la compaa:
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(d) La comprobacin de las facturas de fletes confrontndolas con los pedidos, las
facturas de venta, etc.?
(e) La verificacin de las facturas de gastos segn aprobacin de las personas
designadas ?
7. Se adjuntan a los comprobantes los documentos que les sirven de base y se archivan
con ellos?
13. Se concilian regularmente con el pasivo registrado los estados de cuenta recibidos
de los acreedores?
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(b) Existen algunos otros procedimientos para evitar pagos duplicados sobre
recibos parciales?
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