UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

Escuela de Ciencias Bsicas, Tecnologa e Ingeniera

301308-Anlisis de Sistemas

ANALISIS DE SISTEMAS
FASE II INDIVIDUAL

PRESENTADO POR:
ADRIANA ISABEL CASTILLO SANCHEZ
COD.: 1071143002
GRUPO: 301308A_220

PRESENTADO A:
LUIS ENRIQUE CAMARGO
TUTOR

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

CEAD ZIPAQUIRA MARZO 2015

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301308-Anlisis de Sistemas

INTRODUCCIN
A traves de un caso practico se plantea un problema para darle solucion
teniendo en cuenta el Analisis de Sistemas y los requisitos que necesita
para el adecuado funcionamiento.
Se plantean las posibles causas y consecuencias que afronta el sistema
actual empleado por un sistema de reservas de hoteles, las alternativas
de solucion que estan dadas por el software que se propondra
implementar para solucionar esta problemtica y las delimitaciones que
debe tener el nuevo software propuesto.

Objetivos
General:
Analizar a fondo la problemtica que se plantea en el estudio de caso
aplicando los temas referidos en las Unidades I y II.
Especificos:
o

Identificar las causas y consecuencias de las falencias del sistema

actual que maneja las reservas hoteleras.

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Proponer alternativas de Solucion (software) a la problemtica de

reservas hoteleras.

Delimitar el sistema de acuerdo a la solucin establecida y las

falencias detectadas.

1.
1.1.

Planteamiento del Problema

Definicin del Problema:

FAST HOTEL actualmente cuenta con un software que requiere de muchos

procesos manuales, algunos clientes estn un poco inconformes porque la
informacin brindada en ocasiones no es la verdadera y esto genera retrasos
en la reservacin.

El sistema no genera la informacin necesria y requerida sobre el total

de hoteles.
No hay informacin en tiempo real y hay retrasos o reservaciones

fallidas a causa de esto.

Los usuarios que deseen hacer las reservaciones con anticipacion de por
los menos dos aos no lo pueden hacer.

1.2.

Descripcin del Problema:

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El sistema actualmente manejado por FAST HOTEL no cuenta con la

capacidad para manejar la magnitud de hoteles y la disponibilidad de

estos.
Al no tener la capacidad para almacenar el total de informacin
requerida, el sistema se satura y muchas veces genera errores a la hora

de realizar una reserva.

La informacin obtenida no es dada en tiempo real por lo que los
clientes se disgustan algunas veces ya que pierden haciendo una reserva

en una habitacin que posiblemente ya haya sido reservada.

Actualizacin y sincronizacin de las bases de datos de cada uno de los
hoteles para mayor veracidad en la informacin de cada uno de los
hoteles pero sin alterar la que no pertenezca a la responsabilidad del

agente de reservaciones.
Los clientes esta inconformes con la manera de reservacin usada
actualmente ellos desean acceder a la informacin de cada uno de los

1.2.1.

hoteles y hacer la reserva con antelacin pero el sistema no lo permite.

Causas

El sistema limita la informacin y las reservas, adicional esta tampoco es dada

en tiempo real y no hay sincronizacin en cada uno de los centros de reserva.
Los Usuarios no pueden consultar su informacin, ni la informacin de
cada una de las oferta de reserva disponibles ya que no se cuenta con
una interfaz de usuario.
Las bases de datos no estn parametrizadas de tal manera que los
agentes de reserva puedan brindar informacin real de todos los hoteles
y estas tampoco cuentan con la informacin mnima que debe tener un
usuario almacenada para su fcil ubicacin y recordacin.
El tiempo con el que un usuario debe realizar la reserva es mnimo (1
mes), el sistema limita y no permite hacer reservas con antelacin de
dos aos.
1.2.2.

Consecuencias:

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Todo lo anterior est generando prdida de credibilidad, flujo de informacin

casi nulo, costes mayores a las ganancias, menor productividad de los
empleados.
La prdida de clientes es inminente ya que estos exigen un mejor
servicio, la informacin verdica y exacta que ellos puedan realizar sus
propias consultas y reservas.
Los agentes de reserva tienen mayor desgaste ya que si no es posible
confirmar la informacin de los clientes o de las disponibilidades en las
otras sedes tienen que comunicarse va telefnica, esto requiere mayor
tiempo en una operacin que bastara solo con dar un clic.
Muchas veces los costes son mayores ya que los salarios de los
empleados, y en ocasiones las devoluciones del dinero al cliente
generan prdidas.
Actualmente FAST HOTEL no es competencia para el mercado de las
reservas hoteleras, su baja veracidad e informacin en tiempo real
provoca desestabilidad en su mercado.
2.1.

2.
Delimitacin espacial:

Delimitaciones

La implementacin del sistema se har en la cadena de Hoteles FAST HOTEL.

2.2.

Delimitacin Temporal:

La Implementacin del Sistema en cuanto al tiempo empleado para este se

someter a los siguientes Procesos:
Levantamiento de Informacin: Tendr que hacerse con un Analista de
procesos preferiblemente externo a la compaa. Aproximadamente 6
meses.
Diseo de requerimientos de acuerdo al nuevo sistema. 2 meses
Instalacin del nuevo Software de reservas hoteleras 1 Semana.
Capacitacin a personal de Sistemas, Administradores del software y
agentes de reserva. 1 Semana
Pruebas y puesta en marcha 2 Semanas.

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Para un total de 11 meses.

2.3.

Delimitacin y alcance del Sistema:

El software debe contar con un tipo de sistema de Informacin (TPS), donde se

registran los datos que resultan de la operacin, en este caso las transacciones
que hagan los usuarios, las reservas, adicional generara la respectiva
facturacin de las reservas, y servicios adicionales si as se requiere, como la
informacin del usuario, donde los agentes podrn visualizarla pero no hacer
ninguna modificacin en el resto de los hoteles, este ser nicamente para
este tipo de operaciones all no se registraran ni sueldos de los empleados ni
gastos adicionales.
3.

Justificacin

Es importante saber qu tipo de sistema va a manejar el nuevo Software

teniendo en cuenta las necesidades del problema que presenta actualmente la
empresa de Hoteles FAST HOTEL, la congruencia de la informacin en cualquier
compaa es esencial, esta debe estar disponible en el momento que se
requiere y debe ser visualizada dependiendo de quien la solicite ya sea el
cliente, algn agente de reserva en este caso, o algn miembro administrativo
de la organizacin no todos desean obtener la misma informacin por eso es
imprescindible hacer un anlisis de los procesos y saber a qu va enfocado el
sistema, la importancia de un sistema robusto y seguro de informacin en la
compaa deriva el xito de sus negocios y entrar a hacer parte de un mercado
estable para todas y cada una de las sedes que hacen parte de esta cadaena
de hoteles FAST HOTEL.
En este caso se requiere la informacin en tiempo real y que esta sea
visualizada para los clientes y sea verdica, tambin para que a la hora de
hacer una reserva el agente de reservas pueda brindar la correcta informacin
y dar un mejor servicio.

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4.

Alternativas de Solucin

Las Soluciones deben estar dadas por la urgencia de la informacin

sincronizada.
1. En este caso como primera medida debe pensarse en un tipo de
Software en la nube ya que de esta manera se pueda tener acceso a la
informacion en tiempo real en donde se puedan integrar las bases de
datos tanto como la de los clientes, las sedes de los hoteles y toda la
informacion necesaria para suplir las necesidades de los clientes y los
agentes de reserva.
Este software deberia contar con la compatibilidad de un gestor de Base de
Datos como lo es SQL y accesible por un sistema de Informacin TPS, las
bases de datos deben ser robustas y suprimir la redundancia para esto se
deben tener en cuenta las tablas de entidad relacion que deben contener los
siguientes datos:
CLIENTES: ID_Client, Name_Client, e-mail_Client, Tel_Client, dir_Client.
HOTELES: ID_Hotel, Name_Hotel, Habitaciones_Hotel.
RESERVAS:

ID_Reserva,

Fecha_Reserva,

costo_Reserva.
AGENTE RESERVA: ID_agente, Name_agente.

Dias_Reserva,

ID_Habitaciones,

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Entre otros
Se deben definir perfiles de usuario para poder visualizar la informacion
adecuada:
Administrator, agente de reservas, clientes.

2. Un PMS (Property Management System), conocido tambin como

Sistema Operativo de Gestin, es una aplicacin de software completa
usada para automatizar las funciones del hotel como las reservas de
clientes, reservas online, puntos de venta, telfono, cuentas por cobrar,
ventas

marketing,

banquetes,

alimentos

bebidas,

costos

administracin, gestin de materiales, recursos humanos y nmina,

gestin de mantenimiento, gestin de calidad y otros servicios. Los
Sistemas operativos de gestin del hotel pueden interactuar con los
sistemas centrales de reservas y de los ingresos o el rendimiento de
sistemas de gestin, atencin al pblico, back office y sistemas de
puntos de venta.
Reservas. Las caractersticas del sistema de reservas estn integradas
con otras funciones como perfiles, servicio de caja y depsitos. Este
mdulo de software de gestin de propiedades proporciona un completo
conjunto

con

caractersticas

para

crear

actualizar

reservas

individuales, de grupos y de bloques de negocio, incluida la gestin de

depsitos, cancelaciones, confirmaciones, lista de espera, bloqueo de
habitaciones y uso compartido.
Gestin de tarifas. Este mdulo ofrece un amplio conjunto de
caractersticas para establecer y controlar automticamente tarifas, para
estimacin de tarifas y para anlisis y previsin de ingresos.

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Perfiles. Registros demogrficos completos para clientes, cuentas de

negocios, contactos, grupos, agentes y orgenes. Los perfiles incluyen
direcciones, nmeros de telfono, inscripciones de asociacin, detalles
de estancias e ingresos, preferencias de clientes y otros datos que
aceleran y mejoran la precisin de la gestin de reservas y muchas otras
actividades.
Recepcin. Las llegadas y los clientes internos se atienden utilizando
las caractersticas de recepcin de nuestro software de gestin de
propiedades. Este mdulo gestiona clientes individuales, grupos y
clientes sin reserva y dispone de funciones de bloqueo de habitaciones,
gestin de mensajes de clientes y llamadas de despertador, as como
funciones de creacin y seguimiento en localizaciones o informes
consultivos entre departamentos.
Interfaz de back office. Las transferencias de ingresos, transferencias
de estadsticas de mercado, transferencias de estadsticas diarias y
transferencias de saldo de crditos se pueden realizar fcilmente desde
PMS a un sistema de back office.
Gestin de habitaciones. Las funciones de gestin de habitaciones
gestionan todas las facetas de la supervisin de habitaciones incluida la
disponibilidad, administracin interna, mantenimiento y gestin de
instalaciones. La funcin de habitaciones en cola del software de gestin
de propiedades coordina los esfuerzos de recepcin y administracin
interna cuando los clientes estn esperando habitaciones que no estn
disponibles de manera inmediata para su asignacin.
Servicio de caja. La aplicacin de cargos a clientes y transentes
(incluidos impuestos y otros gastos), el ajuste de cargos, la gestin de
depsitos anticipados, liquidaciones, pagos e impresin de factura son
slo algunas de las numerosas actividades que gestiona el servicio de
caja. El servicio de caja admite numerosos mtodos de pago por reserva
incluidos efectivo, cheque, tarjetas de crdito y factura directa. En

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entornos de multipropiedad, los cargos de clientes se pueden aplicar de

manera cruzada desde cualquier propiedad del complejo hotelero.
Cuentas por cobrar. Cuentas por cobrar est totalmente integrado con la
base de datos e incluye factura directa, facturacin, antigedad de
cuentas, pagos de facturas, generacin de extractos y recordatorios e
investigacin de cuentas. Se pueden introducir los balances antiguos de
sistemas contables externos.
Informes. Los informes se pueden personalizar para cada hotel.
Configurabilidad. Los permisos de usuario determinan a qu funciones
del software de gestin de propiedades puede acceder cada usuario y
grupo de usuarios.
5.

Conclusiones

La implementacion de un sistema de informacin en una empresa

hotelera es de vital importacncia a la hora de querer entrar a
competir en el auge de las reservas hoteleras y ganar clientes.
Se requiere conocer el sistema acrual manejado para tener una
visin clar de lo que se quiere corregir a la hora de implementar un
nuevo sistema.

BIBLIOGRAFIA

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UNAD. (5 de Enero de 2015). Campus Virtual UNAD. Obtenido de UNAD:

http://campus03.unad.edu.co/ecbti02/mod/lesson/view.php?
id=1074&pageid=84
(http://www.univo.edu.sv:8081/tesis/019008/019008_Cap1.p
df)