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Gentili Clienti,
24 maggio 2014
Come gi noto e anticipato dalle precedenti circolari sullargomento, il prossimo 6 giugno entra in
vigore lobbligo di fatturazione elettronica verso tutti gli uffici della Pubblica Amministrazione
(Ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza). Vi sono compresi tutti gli uffici periferici di
pertinenza di questi enti, come le scuole, le caserme, etc. In totale circa 9.000 uffici su 21.000 totali.
Per gli altri lobbligo scatter il 6 giugno 2015, insieme agli enti locali. Rimandiamo per i dettagli
formali della normativa allampia documentazione reperibile in rete della quale vi diamo alcuni utili
collegamenti che consigliamo di leggere:
il riferimento ufficiale dellAgenzia Delle Entrate:
Il sito di FatturaPA, il sistema di interscambio pubblico costituito dallAgenzia delle Entrate in
collaborazione tecnica con Sogei Spa:
La voce dellAgenzia per lItalia Digitale:
Le spiegazioni di Wikipedia:
Le spiegazioni di ForumPA:
Dagli uffici della Pubblica Amministrazione non potr essere pi accettata alcuna fattura cartacea
e solo le fatture emesse dopo la data fatidica nelle modalit stabilite dalle nuove specifiche
potranno essere pagate.
Il nuovo obbligo non va inteso come uninutile complicazione o peggio un balzello immotivato.
Istituendo la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione lobiettivo quello della
razionalizzazione di tutti i processi connessi con gli aspetti amministrativi della fatturazione fornitori,
inclusi (e soprattutto) i pagamenti. La consegna dei documenti sar sempre ed in ogni caso
tracciata e gli enti clienti avranno lobbligo di rispettare le scadenze di pagamento in fattura che
saranno state anche acquisite dal sistema. Una progressiva riduzione dei costi e una drastica
riduzione dei tempi di pagamento delle fatture faranno certamente piacere a migliaia di aziende
e, per le conseguenze indirette, a tutti i cittadini.
Il processo avr un secondo step a un anno dal 6 di giugno, data alla quale entrer in vigore
lobbligo per tutti gli altri uffici pubblici e, in tempi che non sono ancora stati stabiliti, tutti gli scambi
di fatture fra aziende dovranno essere trattati allo stesso modo.
Sintetizzando gli aspetti pragmatici della nuova norma cerchiamo di dare una risposta alla
domanda cosa sono tenute a fare le aziende che, fornendo anche solo occasionalmente
qualcuno degli uffici pubblici, saranno tenuti alla fatturazione elettronica verso questi ultimi?
1. Lazienda sar obbligata a produrre ogni fattura verso questi clienti in un particolare
formato elettronico le cui specifiche sono state fissate universalmente. La fattura dovr
contenere alcune informazioni legate a questa nuova forma, come un codice univoco per
ogni ufficio che i clienti stessi comunicheranno o che comunque sar desumibile sul sito
dellAgenzia delle Entrate. Per questa fase degli obblighi vi sar daiuto OS1, con il modulo
OS1 Fatturazione Elettronica PA, che consentir di produrre le fatture in formato elettronico,
previo inserimento delle informazioni necessarie.
2. La fattura, che a questo punto sar un file, dovr essere firmata. Naturalmente,
trattandosi di un file, si intende che va apposta una firma digitale: il soggetto che emette la
fattura deve firmare attraverso un certificato di firma qualificata. Ma cos una firma
qualificata? In questa pagina trovate una chiara definizione. In questa pagina i concetti

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riportati sul sito Agenzia per lItalia Digitale. Occorre dotarsi di un dispositivo di firma
adeguato, disponibile da diversi fornitori, come Infocert, Aruba (seguire i link per le
informazioni su tipi disponibili e prezzi) e altri, qualificati come enti certificatori e riportati sul
sito dellAgenzia delle Entrate. Anche le camere di commercio sono abilitate al rilascio dei
dispositivi di firma. Chi non fosse gi in possesso di un dispositivo di firma deve provvedere
presso uno dei possibili fornitori. In questa pagina spiegato come ottenere la firma
digitale. Con ogni sistema di firma deve essere utilizzato un programma di gestione che
viene fornito con il dispositivo. Uno dei pi comuni il dike o il dike pro. Il modulo della
Fatturazione Elettronica PA di OS1 compatibile con questi programmi e consentir di
richiamarli dallinterno in automatico.
3. La fattura elettronica va inviata al Sistema di Interscambio (SDI). La fattura non andr
inviata direttamente allufficio destinatario, ma, per mezzo di un canale di consegna
certificato (in questa pagina i dettagli) il pi semplice dei quali la PEC, ad un ente
intermedio denominato Sistema di interscambio, che avr un ruolo attivo nella consegna
e nel tracciamento degli esiti della stessa. Il sistema di interscambio ritorner al fornitore la
ricevuta dellavvenuta consegna, anchessa in formato elettronico, che andr
successivamente conservata insieme alla fattura digitale.
4. Le fatture elettroniche, che non sar necessario stampare, dovranno essere conservate in
formato elettronico, ricorrendo al processo che si chiama conservazione sostitutiva. La
conservazione sostitutiva da qualche anno un sistema, regolato da norme ormai ben
definite, che consente la dematerializzazione dei documenti obbligatori e delle stampe
fiscali. Fatture, registri IVA, giornali bollati, non pi indispensabile produrli su supporto
cartaceo, purch si seguano le procedure.
5. Dopo linvio della fattura, tramite Entratel o Fisconline sar a disposizione un servizio che
consentir di monitorarne lesito.
Alcune considerazioni sul punto 4 (conservazione sostitutiva). Potersi liberare dellobbligo di
conservazione cartacea dei documenti fiscali, se vero che introduce un nuovo elemento nelle
procedure in azienda ed visto come una complicazione ed un costo, pure vero che consente
un risparmio in termini di tempi di lavoro, toner, carta e spesso anche spazio di archiviazione che
compensa ampiamente il costo del sistema. In pi la facilit con cui si acceder ai documenti
archiviati, evitando di scartabellare faldoni e potendoli visualizzare immediatamente restando
comodamente alla propria postazione o anche da remoto, introdurr ad un nuovo modo di
lavorare, aumentando il controllo e riducendo costi e tempi in operazioni ripetitive.
Oggi sono ancora una minoranza le aziende che hanno colto lopportunit organizzandosi per la
conservazione sostitutiva, le ragioni sono molteplici, ma probabilmente la pi ricorrente la
mancanza di una precisa idea di cosa questo significherebbe e comporterebbe
nellorganizzazione interna e soprattutto nei costi. Tuttavia, anche se non diverr un obbligo
derivato per lintroduzione per tutte le aziende della fatturazione elettronica, sar solamente una
questione di tempo: prima o poi la maggior parte delle aziende si organizzer in tal senso.
Ora, per adempiere agli obblighi introdotti per la fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione ogni azienda fornitrice dovr ricorrere alla conservazione sostitutiva almeno per
quelle fatture. Chi gi organizzato in tal senso non deve modificare nulla delle proprie procedure,
mentre chi non lo deve provvedere. Istituire la conservazione sostitutiva in azienda, per pochi
documenti o per lintero flusso dei documenti smaterializzabili costerebbe praticamente la stessa
cifra. Se quindi non si ha intenzione di adottare in toto la conservazione sostitutiva non val la pena
di pensare di rendersi autonomi per questo. Sono gi oggi disponibili servizi esterni che consentono
il servizio di conservazione sostitutiva con una modalit pay per use, cio un tanto a documento,
che in questo caso certamente raccomandabile.
Anche il servizio di inoltro al sistema di interscambio con un canale certificato disponibile con
servizi esterni, per evitare le complessit e le incombenze ripetute che il trattamento dei documenti
singoli potrebbe comportare.
A tale scopo il nostro gruppo (OSItalia) sta trattando condizioni di favore per i clienti OS1, con un
nuovo attore: un centro servizi creato dai pi importanti produttori di software aziendale nazionali,
tutti membri di Assosoftware, che avr come unico scopo quello di offrire questi servizi alle migliori
condizioni per le aziende italiane.

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In pratica il processo si modificherebbe nel senso che le fatture elettroniche verrebbero inviate non
pi al Sistema di Interscambio, ma alla societ di servizi, che provvederebbe a firmarle per conto
dei mittenti, inoltrarle al Sistema di Interscambio, gestire il traffico di ritorno delle ricevute e
conferme, offrire ai mittenti gli strumenti di controllo per la tracciatura, infine ad archiviare i
documenti con la conservazione sostitutiva.
Il 29 e 30 maggio prossimo si terr a Milano il 12 meeting annuale di OSItalia (produttore di OS1).
Nel corso dellappuntamento sono previsti interventi di altre aziende sulla fatturazione elettronica
PA e sui servizi di cui al precedente paragrafo. Avremo pertanto modo di conoscere le modalit di
fornitura di questi servizi in tempo utile per le scadenze.
A partire dal 3 di giugno saremo perci in grado di offrire laccesso a questi servizi alle migliori
condizioni che vi saranno comunicate tempestivamente.
Nel frattempo disponibile ed installabile la procedura OS1 Fatturazione Elettronica PA. Pertanto,
tutti i clienti che possono essere interessati (cortesemente anche coloro che ci hanno gi inviato
conferma informale), sono pregati di ritornarci il modulo allegato compilato in ogni sua parte,
firmato e timbrato, anticipandolo per mezzo di fax o via email, per dar seguito allevasione
dellordine.
Per ogni ulteriore chiarimento siamo a vostra disposizione.
Cordiali saluti
Computer Systems Srl
Marziano Massei

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