Unidad N2.

El mtodo Kaizen e Indicadores de Gestin

Actividad: Plan Kaizen
Nombre aprendiz:

ANDREA DEL PILAR ZAMBRANO BARRIOS

Email:

andepi_22@hotmail.com

Fecha:

17-marzo-2015

Descripcin:
La actividad est compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre
el mtodo Kaizen al interior de su empresa.
Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medicin, el anlisis de las no
conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologas que implementadas
adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades
o dificultades en los procesos institucionales.
Dentro de las metodologas para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodologa con miras a aplicarla en la empresa
donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos
institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:
1. Disee el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales ms frecuentes en un proceso,
definiendo los siguientes parmetros:
Plan Kaizen
Empresa: SERVICIOS Y SUMINISTROS INDUSTRIALES
Fecha de planeacin: 11- Marzo-2015
Proceso a mejorar: Proceso de compra
Fecha de inicio: 17- marzo-2015
Fecha de finalizacin: 18-junio -2015
Planteamiento del problema: al hacer la solicitud interna de compra, los departamentos todos tienen un formato de
solicitud interna de compra, distintos, con cdigos diferentes que no coinciden, adems al pasarle al departamento de
compra la solicitud, este no puede llevar un orden consecutivo de los formatos y registros, adems que hay un
desorden de facturas dentro del mismo departamento, perdindose unas de ellas, por el mimo motivo. de qu
manera logro la organizacin de las solicitudes internas de compra de la organizacin?
Objetivo del plan Kaizen: lograr organizar el departamento de compras y cada uno de los formatos all existentes
permitiendo que las operaciones se realicen de una manera ms rpida.
Lder del equipo Kaizen: Coordinador HSEQ Andrea del pilar Zambrano Barrios
Lista de miembros del equipo Kaizen:
*Director del departamento de compras HERNANDO MOLINA CUELLAR

*Gerente de personal ARMANDO MONCALEANO RODRIGUEZ

*Coordinador HSEQ- ANDREA DEL PILAR ZAMBRANO BARRIOS

Cronograma para la ejecucin del plan Kaizen

Actividad
Recursos necesarios
Responsable
Reunin del equipo plan kaizen y
Papelera.
Coordinador hseq.
creacin de indicadores de
gestin.
Revisin de los formatos y
Papelera.
Coordinador
hseq
y
registros
pertenecientes
al
director del departamento
departamento de compras.
de compras.
Realizacin de nuevos formatos
para el departamento de compras
y unificacin de los mismos.

Papelera, impresin

Director departamento de
compras y auxiliares de
compras.

Fecha ejecucin
27- marzo-2015
30- marzo-2015

15- abril-2015

Documentacin y estandarizacin
de los nuevos formatos y los
antiguos para ser introducidos
dentro del SGI
Reunin general con todos los
empleados para dar a conocer los
nuevos formatos con sus cdigos
pertinentes y los procedimientos a
realizar
al
dirigirse
al
departamento de compras.
Medicin del rendimiento de los
nuevos formatos, utilizacin de los
mismos, anlisis del departamento
en general y medicin de
indicadores.
Finalizacin plan kaizen

Papelera, impresiones.

Coordinador
hseq
y
director del departamento
de compras.

29- abril- 2015

Coordinador
hseq
director de compras.

29- Mayo- 2015

Papelera

Coordinador hseq, director

de compras.

22- junio -2015

-------

Coordinador hseq, director

de compras y gerente.

1- Julio- 2015

Papelera, refrigerio.

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto

Permite la mejora de las tareas dentro de la organizacin, as como contribuye a dar finalizacin a todos los
problemas que permiten la normalizacin de las labores, sin obstruir el comportamiento frente a las tareas de los
trabajadores.

De igual manera ayuda a instaurar programas de organizacin interna no solo de documentos fsicos y
magnticos sino que se habla tambin de una organizacin de labores como persona, en tiempo, espacios entre
otros.

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: Las reuniones sern programadas una vez al mes, generalmente a
finales de cada mes, para la revisin pertinente del plan kaizen y que permita una buena ejecucin del mismo.
Fecha de presentacin final del plan: 01 de julio del 2015

2. Identifique la medicin del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecucin:

Proceso:
4.2 Gestin documental
5.0 responsabilidades de la direccin
7.4 Compras
8.0 Medicin, anlisis y mejora

Lder del proceso: Coordinador hseq, director de compras, gerente general.

Actividad
Revisin de los formatos
y
registros
pertenecientes
al
departamento
de
compras.

Realizacin de nuevos

Responsable
Meta
del reporte
# documentos revisados/ #
Formatos Director
del Revisin total
documentos totales
pertenecientes
al departamento
de todos los
departamento
de de compras
formatos
y
compra utilizados para
registros
las
gestiones
de
pertenecientes
compras dentro y fuera
al proceso de
de la organizacin.
compras
existentes en
el momento.
# formatos realizados/ #total Formatos
Coordinador
Realizacin en
Indicador de gestin

Descripcin

formatos
para
el de formatos a realizar
departamento
de
compras y unificacin de
los mismos.

Programar y desarrollar # Auditoras realizadas/ #

auditoras internas que total
de
auditorias
permita la medicin del programadas
proceso.

pertenecientes
departamento
compras
documentacin,
unificacin
codificacin
de
mismos.

al HSEQ
de
y
y
los

Auditorias
para
encontrar
las
no
conformidades y poder
medir el rendimiento
del departamento de
compras.

Auditores
externosCoordinador
HSEQ

el
menor
tiempo posible
de los nuevos
formatos
adems de la
supervisin de
los
mismos
por arte de los
encargados
del SGI.
Medir
el
proceso de tal
manera
que
permita
desarrollar
mejoras
o
estrategias
preventivas.

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.
Al aprender a realizar este plan, podemos dar de una manera conjunta solucin a todos los problemas tanto internos
como externos de la organizacin, as mismo, organizar de manera paciente las falencias que dentro de la empresa
se presentan para de esta manera lograra optimizacin de tiempos, espacios, recursos y talento humano.

Al poner en ejecucin el plan en ocasiones se presenta ms problemas de los que se creen que ya existen, es por eso
tan importante saber armar un cronograma bien estructurado de tal manera que cada actividad tenga un espacio
grande para as erradicar todos los problemas existentes en la misma.

Criterios de evaluacin
Conoce la metodologa de implementacin del mtodo kaizen.
Plantea indicadores de gestin para la medicin de procesos o actividades.
Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.