COORDINACIN

DE PROYECTO
DE GRADO I Y II

ANALISIS DEL SISTEMAS

(SISTEMAS DE INFORMACIN)

Este material cumple con explicar con nivel de detalle cmo se puede
realizar el Anlisis de Sistema dentro de la metodologa ESCALETA TOP
DOWN. Esta gua complementa al material M03, ESCALERA TOP
DOWN (SISTEMA DE INFORMACIN).
Para explicar cmo se realiza un anlisis de sistema, este material se vale
de un caso de estudio hipottico. Este caso de estudio es el Sistema Actual
de Biblioteca que opera, a manera hipottica, en el rea de Ingeniera de
Sistemas de la UNERG.

COORDINACION DE PROYECTO DE GRADO I Y II

ANALISIS DEL SISTEMA

CAPITULO III
III

ANALISIS DEL
SISTEMA

Descripcin del Sistema Actual (Procesos).

Modelaje del Sistema.
Tabla de Campos de Datos.
Determinacin de Situaciones Problemticas.
Solucin Propuesta.
Alcances del Sistema.
Limitaciones del Proyecto.
Necesidades Generales del Sistema.

III.1 Descripcin del Sistema Actual (Procesos).

Lo primero que hay que hacer para poder redactar una buena y acertada descripcin
del caso del sistema actual es levantar la informacin (Levantamiento de Informacin)
concerniente con el caso en cuestin. El proceso de levantamiento de informacin se
basa en recopilar toda la informacin posible relacionada con el caso, para esto se
utilizan diversas tcnicas tales como:

Entrevistas directas con el personal.

Aplicacin de formularios diseados para recabar informacin.
Revisin de manuales tcnicos y de operaciones, s existen.
Revisin directa de aplicaciones informticas y/o paquetes de software utilizados
por los usuarios para procesar informacin dentro del sistema actual, s existen.
Observacin directa en sitio, junto a los usuarios, de las operaciones cotidianas
del sistema y del desenvolvimiento y desempeo del mismo.
Se supone que el producto de estas actividades de levantamiento de informacin es un
cmulo de notas, documentos, archivos de videos y archivos de audio, entre otros, que
le van a servir al analista como materia prima para poder redactar la descripcin del
sistema.
La siguiente actividad a acometer es la Organizacin y Clasificacin de la
Informacin recabada en el levantamiento de informacin. Para esto hay que pensar
en funcin de los procesos operativos existentes en el sistema y en la forma y
secuencia en que estos procesos se entrelazan y relacionan.
Despus de organizada y clasificada la informacin se procede a determinar cules son
los procesos, Definicin de Procesos, existentes dentro del sistema actual. Para esto
se debe haber estudiado y analizado toda la informacin organizada, pero desde un
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punto de vista macro. Se debe determinar cules son los procesos existentes y cul es
la secuencia de operacin entre estos procesos. Se debe identificar cada proceso con
un nmero secuencial lgico de desempeo dentro de una visin general que involucre
a todos los procesos. En esta parte se puede hace un diagrama de bloques sencillo que
servir para indicar cuales son los procesos, cul es el nmero de identificacin de cada
uno de ellos y cul es la secuencia de trabajo de cada proceso dentro del conjunto de
todos los procesos ya definidos..
Por ltimo, se procede a construir la Descripcin del Sistema Actual, la cual no es
ms que la redaccin de todos y cada uno de los procesos definidos del sistema actual,
uno por uno siguiendo la secuencia lgica ya determinada. Para esto el analista debe
dedicar un tiempo prudente al ejercicio de la abstraccin mental de ideas, tips y
contenidos que le permitirn hilvanar con fluidez y claridad cmo es que se ejecuta y
desenvuelve cada proceso.
Como una regla estricta de trabajo en esta parte, para cada proceso, se debe cumplir
con identificar y nombrar a cada uno de los campos de datos que interactan dentro de
cada uno de los procesos definidos.
A continuacin, y como un ejercicio ilustrativo se procede a comenzar con el anlisis del
cado Biblioteca.
Descripcin del Sistema Actual (Procesos)
El Levantamiento de informacin del sistema actual se bas en entrevistas directas
con el personal que labora en la biblioteca, la recoleccin de los documentos
involucrados en los procesos y en la observacin directa de las operaciones
cotidianas.
Con la informacin recolectada se procedi a clasificar y organizar la data, y despus
de realizar los pertinentes anlisis se pudieron determinar los siguientes procesos:

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A continuacin se procede a presentar la descripcin de los procesos del sistema

actual.
En el rea de Ingeniera de Sistema de la Universidad Nacional Experimental
Rmulo Gallegos, ubicada en la ciudad de San Juan de los Morros, existe una
Biblioteca para el uso de ese Decanato.
Como toda biblioteca, la biblioteca del AIS brinda los servicios de prstamo circulante
y de prstamo de sala en horario de lunes a sbado desde las 7:00 am y hasta las
08:00 pm.
A continuacin se puntualizan todos los procesos que se realizan en la biblioteca y
que son de inters para el caso en cuestin.

1. INSCRIPCIN DE USUARIOS: A lo largo del semestre la Biblioteca tiene abierto

en todo momento un proceso de inscripcin hacia los nuevos usuarios. Los
estudiantes, o cualquier otro personal que desee inscribirse en la biblioteca, debe
acudir a esta rea con su debida constancia de estudios, o de trabajo, cual sea el
caso, 2 fotos tipo carnet y su cdula de identidad, o pasaporte, segn sea el caso.
Ya con los recaudos en la mano el futuro usuario llenar un formulario (Anexo A) de
inscripcin que para tal efecto le ser entregado por el personal de la biblioteca. El
funcionario de biblioteca revisar la documentacin presentada, le sacar copia a la
constancia y documento de identificacin, y se las engrapar al formulario, al cual
tambin le pegar una de las fotos entregadas.
Con la segunda foto el funcionario se encargar de construirle al usuario un carnet
(Anexo B) de identificacin para su uso en la biblioteca. Tanto el carnet como el
formulario son llenados a mano, a bolgrafo.
El formulario de inscripcin con sus anexos es archivado en el rea de la biblioteca.
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Entre los datos que se le solicitan al usuario al momento de inscribirse se encuentran:

el nmero de cdula de identidad, los apellidos, los nombres, el sexo, la fecha de
nacimiento, el tipo de usuario (Obrero, Administrativo, Estudiante, Docente u Otro), el
rea a la que pertenece el usuario dentro de la universidad (AIS, RECTORADO, etc),
carrera(s) que estudia, direccin de domicilio(s), nmero(s) de telfono y/o celular, los
email(s) y ubicacin telfono (Mvil, Domicilio, Trabajo o Residencia).

2. PRSTAMO DE SALA: El prstamo de sala es un prstamo de libros que se le

hace a los usuarios solo para el uso de los libros dentro de las salas de lectura
ubicadas en el recinto de las instalaciones de la biblioteca.
El usuario con su carnet tiene derecho a pedir prestado hasta 3 libros para utilizarlos
en las salas de lectura. Al momento de pedir cada libro, el usuario debe llenar una
forma por cada libro, Prstamo de Sala (Anexo C), el usuario debe llenar los
siguientes datos en esta forma: la cota del libro, el nombre del libro, el autor del libro,
la fecha del prstamo, el nmero de la cdula de identidad, apellidos y nombres.
Mientras el usuario mantenga en su poder libros en calidad de prstamo, a ste le
ser retenido el carnet en el rea de biblioteca. Una vez que el usuario haya
entregado todos y cada uno de los libros que tuviese prestados, entonces se le har
la devolucin se su carnet.
El formulario de prstamo de sala se emitir con duplicado, el original ser retenido
con el carnet y la copia se le entregar al usuario como comprobante de que le fue
prestado un libro. Cuando el usuario haga entrega del libro, entonces el funcionario
proceder a sellar las dos copias del formato y a l usuario se le entregar la copia
sellada como comprobante de que entrego el libro. A l original se le asentar en su
debido aparte el estado del libro y el mismo ser almacenado por un tiempo prudente
para llevar un histrico de las operaciones de prstamo de sala.
Los usuarios poseen un estatus operativo. Si el usuario no ha cometido ninguna falta
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en el uso de la biblioteca entonces su estatus ser de ACTIVO, pero, si por alguna

razn el usuario dejo de entregar un libro en su debido momento o fecha pautada,
entonces el usuario pasar al estatus de SUSPENDIDO.

3. PRSTAMO CIRCULANTE: El proceso del prstamo circulante es idntico al

proceso del prstamo de sala, pero con las siguientes salvedades:
El usuario deber llenar otro formulario, PRESTAMO CIRCULANTE (Anexo D),
el cual adems de contener la informacin del formulario de prstamo de sala
tambin contendr la fecha de entrega pautada del libro y la fecha de entrega
real del libro. En este caso las fechas sern registradas por el funcionario de la
biblioteca.
Los libros podrn ser sacados del rea de la biblioteca hasta 3 das a partir de
la fecha del prstamo.
Solo se prestarn hasta 2 libros a la vez por usuario en este tipo de prstamo.
Si un usuario no entrega el libro en el tiempo estipulado, entonces el mismo
recibir una suspensin acorde con lo pautado en las normas y reglas de la
biblioteca.
De igual manera si el usuario entrega el libro en mal estado fsico, tambin
puede recibir una suspensin.

4. ADQUISICIN E INVENTARIO: La Biblioteca cada semestre hace una revisin de

todos los libros que contiene, este proceso se realiza a travs de la ejecucin de un
inventario fsico. Este evento se realiza con el fin de activar la adquisicin de nuevos
ttulos, ya sea porque algunos libros ya se encuentran deteriorados o por que otros
se han extraviado. Otra forma de activar la adquisicin de libros es por sugerencia de
los docentes que dictan clases en el rea, esto dado a la continua actualizacin que
se le hace a los contenidos programticos de las unidades curriculares dentro del
currculo acadmico.
Tambin se pueden descontinuar libros que ya no se utilicen por estar demasiados
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desactualizados.
Entre los datos que se manejan en este proceso se encuentran: la cota del libro, el
ttulo, el subttulo, las materias en las que se puede utilizar el libro, el idioma en que
est editado, la casa editorial, la ciudad de edicin, el pas de edicin, el nmero de
edicin, el nmero de pginas, el estado del libro, el autor o autores, estado del libro
al momento de ser entregado por el usuario, la oficina u oficinas que representan a la
editorial en el pas, la direccin de las oficinas, los telfonos de las oficinas, el email
de las oficinas, la existencia de libros, el nmero de unidades a reponer por cada
ttulo, el nmero del ejemplar y ubicacin del libro. Existe un listado hecho a mano
referido al manejo rpido de la existencia de ttulos y su status.
En la Biblioteca existe un fichero que contiene la informacin oficial de todos los libros
activos que comprenden el inventario. Este fichero funciona solo a nivel informativo.
La Biblioteca tambin posee un archivo manual, tipo ficha (ANEXO E), que contiene
una especie de expediente por cada ttulo existente en el inventario. En este proceso
la biblioteca se encarga de actualizar el fichero y los expedientes (Inventarios).
La Biblioteca enva al vice-rectorado administrativo un listado con la informacin de
los ttulos y la cantidad que se deben comprar, no existe un formato oficial especfico
para la construccin de este listado. El vice-rectorado administrativo, despus de
hacer las pertinentes gestiones de compra, le entrega a la biblioteca la dotacin de
libros, esto en funcin de los requerimientos de textos solicitados en el listado que la
biblioteca ya les haba enviado con anticipacin. La biblioteca a su momento se
encargar de incorporar estos textos al inventario de libros y al fichero.
Como se puede observar en el diagrama de bloques que se present al principio, los
procesos no siguen una secuencia ni prelacin estricta entre ellos, pero lo que si es
cierto es que para poder ejecutarse los procesos de prstamo de sala y prstamo
circulante deben ocurrir y existir en primera instancia los procesos de inscripcin de
usuarios, de adquisicin e inventario y de dotacin.
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Los anexos presentes en la descripcin del sistema actual, anexos A, B, C, D y E, se
deben ir ordenando al final del trabajo de grado, en la seccin destinada para tal fin.
En conclusin, dentro del proceso de Descripcin del Sistema Actual se ejecutan las
siguientes actividades:

DESCRIPCIN DEL SISTEMA ACTUAL (PROCESOS)

1. Levantamiento de la Informacin (Tcnicas).
2. Organizacin y Clasificacin de la Informacin (En funcin de la secuencia de los
posibles procesos).
3. Definicin de Procesos (Visin Macro Secuencia entre Procesos Diagrama de
Bloques).
4. Descripcin del Sistema Actual (En funcin de Procesos Proceso de Abstraccin
Detalle de Operaciones Redaccin fluida y completa del proceso Determinacin
y nombramiento de los Campos de Datos

III.2 Modelaje del Sistema

El modelaje del Sistema no es ms que la descripcin del sistema actual a travs de un
modelo de datos grfico que presenta:

Los Flujos de Informacin de entrada y salida del sistema.

Los Medios de Almacenamiento de Informacin del sistema.
Los Procesos existentes en el sistema.
Las Entidades externas e internas al sistema.

En este tipo de modelaje se presenta la siguiente simbologa grfica:

Smbolo

Descripcin
Flujo de Informacin, el cual puede fluir
entre procesos, entre una entidad y un
proceso, y entre un medio de
almacenamiento y un proceso.

Entidad Externa. Representa a los

usuarios finales de un sistema, los cuales
pueden ser personas, instituciones u
organizaciones.

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Proceso. Representa a los procesos

definidos en el anlisis del Sistema Actual.
A: Nmero de identificacin del Proceso.
B: Nombre del Proceso.
C: Unidad interna que dentro del sistema
es quien ejecuta y es responsable del
proceso.

Almacenamiento Digitalizado,
duro, pen drive, etc.

Disco

Almacenamiento Manual, Papel.

En una primera instancia se construye un primer modelo general en el que se presenta

un solo proceso macro que representa a la totalidad del sistema, tambin se ubican a
este nivel a las entidades externas que no procesan informacin pero que si suplen y
reciben informacin del sistema.
Se representan tambin a este nivel a los flujos de informacin que permiten la
interaccin entre el sistema y las entidades externas. Aqu se puede hacer una pequea
explicacin tipo tabla de lo que son los Flujos de Informacin presentes en el diagrama.
Despus, en una segunda instancia se procede a modelar cada uno de los procesos
que ya se han definido en el sistema actual. Ya a estos niveles de profundidad se
empiezan a introducir los medios de almacenamiento.
Si algn proceso es considerado de alta complejidad, ya sea porque sea muy recursivo,
tenga muchos pasos internos o posea clculos complejos, entonces la explicacin del
mismo se puede expandir hacia la representacin del estos con algn tipo de diagrama
de ingeniera ms completo y complejo, tales como pudiesen ser los Flujograma de
Proceso, los Diagramas de Actividades, los Diagramas de Flujo, o cualquier otro que
sirva para explicar de manera coherente y clara lo que sta sucediendo en el proceso.
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En algunos casos se puede proceder a explicar tcnicamente un proceso a travs de
algn algoritmo expresado en pseudocdigo. La tcnica a utilizar en la expansin de la
explicacin del proceso depender de la experticia del analista y de la naturaleza del
proceso a explicar.
A continuacin, y siguiendo el caso hipottico, se procede a realizar el modelaje del
caso de estudio.
Modelaje del Sistema
Despus de haber analizado la informacin contenida en la descripcin del sistema
actual ya se cuenta con los parmetros, caractersticas y datos necesarios para
proceder a modelar el sistema actual.
A continuacin se presenta el modelo del sistema al nivel macro, en su primera
instancia:

VICE-REC.
ADM.

LISTADO DE LIBROS

CARNET
PRESTAMO CIRCULANTE (O/C)
PRESTAMO DE SALA (O/C)

USUARIO

CONSTANCIA
(ESTUDIOS / TRABAJO)

LIBRO

SISTEMA
ACTUAL

CDULA DE IDENTIDAD /
PASAPORTE
2 FOTOS

PRESTAMOS DE SALA (CFIN)

CARNET
PRESTAMO DE SALA (C)

USUARIO

PRESTAMO CIRCULANTE (C)

BIBLIOTECA

PRESTAMO CIRCULANTE (CFIN)

LIBRO
PRESTAMO DE SALA (C)

DOTACIN

PRESTAMO CIRCULANTE (C)

VICE-REC.
ADM.

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A este nivel vale la pena precisar algunos de los flujos de datos presentes en el
diagrama.
FLUJO DE INFORMACIN

DESCRIPCIN

2 FOTOS
CEDULA
DE
PASAPORTE

IDENTIDAD

CONSTANCIA (ESTUDIO / TRABAJO)

CARNET

PRESTAMO DE SALA (O/C)

PRESTAMO CIRCULANTE (O/C)

LIBRO

PRESTAMO DE SALA (C)

PRESTAMO CIRCULANTE (C)

PRESTAMO DE SALA (CFIN)

PRESTAMO CIRCULANTE (CFIN)

LISTADO DE LIBROS

DOTACION

Fotos tamao carnet que el usuario debe entregar para su

inscripcin en la biblioteca.
Cdula de identidad o pasaporte, segn sea el caso,
que el usuario debe entregar para su inscripcin en la
biblioteca.
Constancia de trabajo o estudio, segn sea el caso, que
el usuario debe entregar para su inscripcin en la
biblioteca.
Carnet de identificacin que le es entregado al usuario
una vez que ya se ha inscrito en la biblioteca, y que
tambin le sirve para poder solicitar los prstamos de
libros.
Formulario de prstamo de sala llenado por el usuario en
original y copia que es entregado al funcionario de la
biblioteca.
Formulario de prstamo circulante llenado por el usuario
en original y copia que es entregado al funcionario de la
biblioteca.
Libro que es entregado al usuario y que despus este
debe entregar a la biblioteca despus de que lo ha
utilizado.
Copia del formulario de prstamo de sala, ya firmado por
el funcionario de la biblioteca, y que le es entregado al
usuario conjuntamente con el libro solicitado.
Copia del formulario de prstamo circulante, ya firmado
por el funcionario de la biblioteca, y que le es entregado
al usuario conjuntamente con el libro solicitado.
Copia del formulario de prstamo de sala, ya firmado y
sellado por el funcionario de la biblioteca, y que le es
entregado al usuario despus de que ste ha entregado
el libro a la biblioteca.
Copia del formulario de prstamo circulante, ya firmado y
sellado por el funcionario de la biblioteca, y que le es
entregado al usuario despus de que ste ha entregado
el libro a la biblioteca.
Listado de libros que emite la biblioteca despus de que
ha realizado el inventario fsico de libros y que es dirigido
al vice-rectorado administrativo para su consiguiente
gestin de compra.
Lote de Libros comprados por el vice-rectorado
administrativo conjuntamente con un listado de relacin
de compra y entrega de los mismos que en conjunto, le
es entregado todo a la biblioteca.

A continuacin se presentan los siguientes niveles de abstraccin dentro del modelo

grfico del sistema actual.
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El Flujo de Informacin INSCRIPCIN se compone de la Planilla de Inscripcin, una

Foto, la fotocopia del documento de identificacin y de la fotocopia de la constancia
de trabajo o estudio.

El Flujo de Informacin SOLICITUD DE PRESTAMO DE SALA se compone del

carnet y del original de la Planilla de Prstamo de Sala firmada.

El Flujo de

Informacin FIN DE PRESTAMO DE SALA se compone del carnet y del original

sellado de la Planilla Prstamo de Sala. El flujo PRESTAMO DE SALA HISTORICO

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Solo se compone del original sellado de la Planilla Prstamo de Sala.

El Flujo de Informacin SOLICITUD DE PRESTAMO CIRCULANTE se compone del

carnet y del original de la Planilla de Prstamo Circulante firmada.

El Flujo de

Informacin FIN DE PRESTAMO CIRCULANTE se compone del carnet y del original

sellado de la Planilla Prstamo Circulante.

El flujo PRESTAMO CIRCULANTE

HISTORICO solo se compone del original sellado de la Planilla Prstamo Circulante.

En la pgina siguiente se presenta el modelo grfico del proceso 4, ADQUISICIN E
INVENTARIO. Este proceso tiene mucha interaccin con los archivos manuales que
guardan informacin del inventario y de los prstamos de libros.
Cada vez que se realiza un inventario o se realiza una dotacin de libros se debe
actualizar el fichero, esto se hace a travs del flujo FICHAS ACTUALIZADAS. De
igual manera tambin en este proceso tambin se actualiza el inventario de libros a
travs

de

los

flujos

INFORMACIN

INVENTARIO

ACTUALIZACIN

INVENTARIOS.
Por otro lado, en este proceso tambin se revisan los archivos histricos de
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HISTORICO DE
PRESTAMOS
DE SALA
HISTORICO
SALA

FICHERO

FICHAS ACTUALIZADAS

VICE-REC.
ADM.

DOTACIN

HISTORICO
CIRCULANTES

HISTORICOS DE
PRESTAMOS
CIRCULANTES

INVENTARIO

INFORMACION
INVENTARIO

ACTUALIZACION INVENTARIOS

ADQUISICN E
INVENTARIO

LISTADO DE LIBROS

VICE-REC.
ADM.

BIBLIOTECA
PENDIENTES
SALA

PENDIENTES
CIRCULANTES

PRESTAMOS
CIRCULANTES
PENDIIENTES

PRESTAMOS
DE SALA
PENDIENTES

prstamos y los archivos de prstamos pendientes, esto para corroborar si existe

algn libro daado o extraviado. Esto se puede determinar a travs de los flujos
HISTORICO

SALA,

HISTORICOS

CIRCULANTES,

PENDIENTES

SALA

PENDIENTES CIRCULANTES.
Los procesos presentes son de complejidad mediana, por lo cual, para este caso en
especfico, no se necesita realizar ningn otro diagrama de mayor complejidad para
explicar cmo es que funciona cada uno de los procesos.
El nivel 0 de abstraccin muestra todos los flujos de informacin que entran y salen de
las fronteras del sistema. A medida de que se profundiza en el anlisis del modelo, en
los prximos niveles de profundidad van apareciendo nuevos flujos de informacin
internos que van desentraando las funciones y operaciones del sistema actual.
Los procesos 1, 2, 3 y 4 se encuentran contenidos dentro del proceso 0, y por lo tanto
debe cumplirse con el equilibrio de flujos de informacin de entrada y salida, el analista
debe tener mucho cuidado en mantener el equilibrio de los flujos de informacin entre
los diferentes niveles de abstraccin que se vayan presentando en la medida en que se
profundiza en los procesos del sistema.

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III.3 Tabla de Campos de Datos
La tabla de campos de datos muestra las caractersticas iniciales de todos y cada uno
de los campos de datos que se encuentran descritos en la descripcin del sistema
actual, y adems, tambin permite relacionar a cada campo de datos con cada uno de
los procesos en los cuales esos campos de datos participan y son procesados.
Para construir la tabla el analista debe ir barriendo, revisando con detenimiento, la
descripcin escrita de cada proceso y el modelo grfico. Cada vez que el analista se
encuentre con un campo de dato, entonces, ste deber registrarlos en la tabla de
campos con sus debidas y pertinentes propiedades y caractersticas y que a su vez son
requeridas por la tabla.
TABLA DE CAMPOS DE DATOS
#

CAMPO

TIPO

TAMAO /
FORMATO

PROCESO

TEXT

30

1,2 y 3

CI

APE

TEX

30

1, 2 y 3

NOM

TEX

30

1, 2 y 3

SEXO

TEX

FEC_NAC

FEC

DD/MM/AA

TIPO_USU

TEX

AREA

TEX

15

CARRERA

TEX

25

DIR

TEX

50

10

NUM_TEL

TEX

12

11

TIPO_TEL

TEX

10

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DESCRIPCIN
Cdula de identidad del usuario y que a
su vez lo identifica dentro del sistema de
biblioteca. Valor nico para cada
usuario. Tambin puede contener a un
numero de pasaporte.
Apellidos del usuario, por lo general
compuesto por 2.
Nombres del usuario, por lo general
compuesto por 2.
Sexo del usuario, el cual solo puede ser
M o F.
Fecha de nacimiento del usuario, la cual
es una sola.
Tipo de usuario dentro de la biblioteca,
el cual solo puede tomar uno de 5
posibles valores: (D) Docente, (E)
Estudiante,
O
(Obrero),
(A)
Administrativo y (U) Otro.
rea a la que pertenece el usuario las
cuales se pueden parametrizar tal como:
RECTORADO,
AIS,
VICE_ACAD,
VICE_ADM, etc. Un usuario solo puede
pertenecer a una sola rea. Un usuario
tipo Otro, no pertenece a ninguna rea.
Carrera que estudia el usuario, las
cuales pueden ser ninguna, una o
varias. Los nombres de las carreras
pueden ser parametrizadas.
Direccin del usuario, las cuales pueden
ser varias. Ya que el usuario puede ser
de una localidad fornea pero se
encuentra residenciado en la zona
mientras estudia.
Nmero del telfono o celular del
usuario, los cuales pueden ser varios.
Tipo de telfono, el cual puede tomar los

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12

EMAIL

TEX

30

13

EDO_USU

TEX

10

14

COTA

TEX

30

2, 3 y 4

15
16

TIT
APE_AUT

TEX
TEX

30
30

2, 3 y 4
2, 3 y 4

17
18
19
20
21
22

NOM_AUT
FEC_PRES
FEC_ENT
FEC_REAL
SUB_TIT
OBS_ENT

TEX
FEC
FEC
FEC
TEX
TEX

30
DD/MM/AA
DD/MM/AA
DD/MM/AA
50
30

2, 3 y 4
2, 3 y 4
2, 3 y 4
2, 3 y 4
4
2y3

23

MATERIA

TEX

50

24

EJEM

NUM

ENT

25

IDIOMA

TEX

15

26

CIU_EDIT

TEX

20

27

PAIS_EDIT

TEX

20

28

NUM_EDI

NUM

ENT

29
30

NUM_PAG
EXIST

NUM
NUM

ENT
ENT

4
4

31

EST_TIT

TEX

30

32

UBI_TIT

TEX

30

33

EDIT

TEX

30

M04 - 01/2014

valores:
MOVIL,
RESIDENCIA,
TRABAJO o DOMICILIO.
Direccin email del usuario, la cual
puede ser ms de una
Status del Usuario. El cual puede ser
SUSPENDIDO o ACTIVO
Cdigo de identificacin del libro. Valor
nico para cada libro.
Titulo del libro. Nombre del libro.
Apellidos del Autor. Un libro puede tener
a ms de un autor.
Nombres del Autor.
Fecha de Prstamo del Libro.
Fecha de entrega terica del libro.
Fecha de la entrega real del libro.
Subtitulo del libro, si lo tiene.
Observaciones a la entrega del libro.
Descripcin del estado del libro al ser
entregado por el usuario. Puede ser
parametrizado.
Materias en las que se utiliza el libro.
Nombre completo de la materia como
aparece en el pensum de estudios.
Nmero del ejemplar. Pueden haber
ms de un ejemplar por libro, los cuales
se
identifican
enumerndolos
consecutivamente.
Idioma en que se encuentra editado el
libro.
Este
campo
se
pudiese
parametrizar.
Ciudad en la que fue editado el libro. Por
lo general es en una sola ciudad.
Pas en el que fue editado el libro. Por lo
general es un solo pas.
Nmero de edicin del libro. Los libros
en la medida en que se actualizan y
evolucionan se van reimprimiendo como
nuevas ediciones, cada reedicin se
identifica con un nmero en consecutivo.
Se podra dar el caso que en la
biblioteca existiesen varios ejemplares
de un mismo libro pero de diferentes
ediciones.
Nmero de pginas del libro.
Nmero de libros existentes asociados
con una misma cota.
Estado en el que se encuentra un
ejemplar especfico de un ttulo, lo cual
se puede parametrizar.
Ubicacin del libro en la biblioteca,
direccionado dependiendo del pasillo,
andamio, tramo, etc.
Casa editorial en la que esta publicado
el libro. Por lo general un libro sta
editado por una sola editorial.

LJG - 16

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34

OFI_EDIT

TEX

50

35

UBI_EDIT

TEX

60

36

EMAIL_EDIT

TEX

30

37

TEL_EDIT

TEX

12

Nombre de la oficina en el pas que

representa a la casa editorial. Una casa
editorial puede ser representada por
ms de un casa comercial.
Direccin de ubicacin del representante
del editorial. Esta direccin debe ser
completa, inclusive indicando ciudad y
municipio.
Email del representante de la casa
editorial. Los cuales pueden ser varios.
Telfonos del representante de la casa
editorial. Los cuales pueden ser varios.

Para el caso hipottico de la biblioteca se pudieron determinar un total de 37 campos.

En la tabla de campos de datos se pueden observar 6 columnas:
#, Nmero que identifica al campo de datos.
CAMPO, Nombre del campo identificado, el cual debe ser de caractersticas,
mnemotcnicas.
TIPO, Tipo de dato asociado con el campo. Los tipos de datos ms comunes
utilizados a este nivel del desarrollo del proyecto son: NUM: Numrico, TEX:
Texto, FEC: Fecha, DIG: Lgico, se pueden establecer otros tipos de datos en la
medida en que se presenten y sean necesarios,
TAMAO / FORMATO: En esta columna se establece el tamao del campo o el
formato en que se presentar la informacin dentro del campo. Todo depender
del tipo de campo que fue establecido con anticipacin.
PROCESO: Aqu se asientan los nmeros de identificacin de los diferentes
procesos en los que interviene el campo de datos en cuestin.
DESCRIPCIN: En esta columna se hace una descripcin bien detallada del
campo de datos en cuestin. En esta parte se debe profundizar en relacin con
toda la informacin que se pueda conseguir y que a su vez ayude a dar un
conocimiento profundo en relacin con el campo de datos.

III.4 Determinacin de Situaciones Problemticas

Despus de haber ejecutado los 3 pasos anteriores el desarrollador tiene que haber
ganado un profundo conocimiento acerca del sistema actual. En este paso se debe
hacer un anlisis en funcin de determinar cules son los problemas existentes en el
sistema. Muchas veces los problemas no se ven a simple vista y es por eso que en esta
seccin se debe tener mucha claridad mental para saber buscar posibles defectos y
situaciones de causa y efecto. Para tal efecto el analista se debe encontrar atento a
todas las informaciones, reseas y referencias que le puedan dar los usuarios del
sistema y sus operadores, los cuales son los principales dolientes del funcionamiento
del sistema. El resultado de este paso en un listado que presenta los problemas del
sistema. Se debe tener el cuidado de reconocer bien los problemas existentes para de
esta manera no repetir el mismo problema varias veces en la misma lista.

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Situaciones Problemticas
A continuacin se presentan las situaciones problemticas que se pudieron
determinar a travs del anlisis del sistema actual.
La Biblioteca del AIS es una biblioteca pequea en espacio y personal pero
que ha ido creciendo en cuanto a su matrcula de inscritos, esto trae como
consecuencia que el flujo de operaciones diarias se vaya incrementando
semestre a semestre. Dado al alto volumen de usuarios se estn presentando
retardos en el servicio prstamos de sala y circulante.
La biblioteca no posee ningn tipo de aplicacin informtica ni de paquete de
software que la asista en el desempeo de sus labores rutinarias. Todo se
hace a mano, no permitiendo as que se agilicen algunos de sus procesos,
sobre todo en las horas pico a las que los usuarios van a solicitar los
prstamos.
Se observa un manejo excesivo de formatos de prstamos de sala y circulante,
los cuales por su pequeo tamao y volumen pueden extraviarse, situacin
que ocurre con cierta frecuencia.
Ya no existe suficiente espacio fsico en la biblioteca para almacenar los
archivos de carpetas, tipo papel, que contienen toda la informacin de las
operaciones de la biblioteca y tambin de la informacin histrica.
Se hace engorrosa y lenta la bsqueda de informacin en estos archivos
manuales dado al gran volumen de informacin que se maneja.
Las operaciones que tienen que ver con los inventarios de libros, adquisicin y
dotacin tambin se hacen engorrosas y lentas.
En general, y a nivel de diagnstico, se observa un problema de retardo de tiempo de
respuesta por parte del sistema a sus usuarios y un problema de excesivo manejo de
papel y formatos. Esto ocurre por el crecimiento de la poblacin de usuarios y por la
falta de herramientas automatizadas que permitan la agilizacin de las tareas de la
biblioteca y del control seguro de la informacin en general.

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Al final de sealar los problemas se hace un diagnstico generalizado de la situacin.
Este diagnstico en su contenido debe hacer una especie de recapitulacin de los
problemas a manera general dando a entender cul es la situacin global que se debe
atacar.

III.5 Solucin Propuesta

En este paso se plantea la solucin a los problemas encontrados en el punto anterior.
Esto enfocado desde el punto de vista del nuevo sistema, con detalle de ingeniera y
desde una ptica tcnica y gerencial.
La redaccin de la solucin cumple con ir relacionada con el ttulo del trabajo de grado,
en esencia es casi lo mismo, pero con las adecuaciones tcnicas y de gerencia del
caso.
Solucin Propuesta
Dado al diagnstico determinado se plantea el diseo y construccin de un sistema
de informacin para la gestin y control de las operaciones de la Biblioteca del AIS.
Este nuevo sistema debe cumplir con solventar la problemtica encontrada, y
adems, tambin debe cumplir con brindar a los usuarios y a los operadores de la
Biblioteca de un conjunto de nuevas funciones, aplicaciones y herramientas que les
permitan a stos el poder agilizar los procesos, mejorar los tiempos de respuesta y
poder hacer tambin un manejo eficiente de la informacin almacenada.
Se observa en este caso un tpico emprendimiento y desarrollo de la automatizacin
informtica de un sistema de informacin netamente manual.
.
III.6 Alcances del Sistema
En el alcance del sistema se debe definir hasta donde debe llegar el radio de accin del
sistema, cules son sus fronteras. Se debe establecer con propiedad que es lo que va a
hacer el sistema, y en muchos casos, tambin se determina hasta qu es lo que no va a
hacer el sistema.
A nivel de un trabajo de grado es muy importante definir este aspecto con la suficiente
claridad de manera de que no quede ninguna duda al respeto.
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Alcances del Sistema
El nuevo sistema de informacin se encargar de dar apoyo al personal de la
biblioteca en los procesos de Prstamo de Sala, Prstamo Circulante, Inscripcin de
Usuarios y Adquisicin e Inventario de libros.
El nuevo sistema no se encargar de la gestin de compras de los libros, esto lo
seguir haciendo el Vice-Rectorado Administrativo. En cuanto a esto la biblioteca
seguir emitiendo el listado de los libros y con las cantidades necesitadas a este ViceRectorado, y el Vice-Rectorado le seguir haciendo entrega de los libros solicitados
con su respectiva relacin de entrega.
Por solicitud del personal que labora en la biblioteca se ha encomendado al
desarrollador que integre al nuevo sistema el control y acceso a la informacin que
tiene que ver con el conocer en todo momento quien es el personal responsable de
realizar:
Los prstamos de libros.
Los inventarios de libros.
La incorporacin y desincorporacin de nuevos ttulos y ejemplares.
El sistema no llevar un registro de asistencia del personal de biblioteca, esa no es
funcin del nuevo sistema, pero si registrar todas las operaciones que cada personal
de biblioteca ejecute dentro del nuevo sistema, claro sta, una que estos se hallan
conectado al nuevo sistema de informacin.
Se necesita que para esta nueva funcin se registren tambin con precisin la fecha y
hora en se realizan las operaciones que tienen que ver con los prstamos de los
libros.
Sin ms ni menos, estos sern las funciones y operaciones del nuevo sistema de
informacin.
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III.7 Limitaciones del Proyecto
Si existe algn tipo de limitacin que el desarrollador considere pueda existir para el
emprendimiento del diseo y construccin del nuevo sistema, entonces ste deber
hacerlo conocer en esta parte.
Limitaciones del Proyecto
El desarrollador del sistema no observa la presencia de ninguna posible limitacin
que de alguna manera pueda retrasar o comprometer el desarrollo del presente
proyecto.
Ms bien, se considera de que se cuenta con un buen y significativo nmero de
informantes asociados con el sistema, los cuales son los primeros dolientes e
interesados en que les construya una solucin que les permita, por un lado ejercer
sus funciones de manera rpida y amena, en el caso de los funcionarios de la
biblioteca, y por otro lado el recibir un servicio rpido y completo, de parte de los
usuarios.
En cuanto a la construccin, se cuenta con los equipos necesarios para tal fin por
parte del desarrollador, y adems, tambin se cuenta con la experticia necesaria para
poder desarrollar la fase de codificacin, programacin de la aplicacin o producto
final, en otras palabras la construccin completa del nuevo sistema de informacin.

III.8 Necesidades Generales del Sistema

Las necesidades generales del sistema se refieren a una primera aproximacin de lo
que van a ser los requerimientos formales del sistema. Estas necesidades se dividen en
3 grupos:
Necesidades de Hardware.
Necesidades de Software.
Necesidades Funcionales del Sistema.
Las necesidades de hardware tienen que ver con los equipos computacionales que son
necesarios instalar para que el nuevo sistema de informacin pueda funcionar de

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manera eficiente. Despus, cuando se definen formalmente los requerimientos en la
fase de diseo se pueden determinar otros posibles equipos computaciones que
podran ser requeridos por el nuevo sistema.
Las necesidades de software se refieren a todas las aplicaciones y paquetes
informticos que se necesitan para construir y mantener operativo el subsistema
programado del nuevo sistema. Entre estos paquetes informticos se encuentran los
sistemas operativos, los lenguajes de programacin, los softwares de edicin, etc.
Por lo general las organizaciones poseen estndares en cuanto a las herramientas
informticas de productividad y desarrollo que utilizan en sus reas de trabajo, el
desarrollador deber adaptarse a los estndares, normalizaciones y directrices que por
polticas y normativas la organizacin tenga definidas. Si la organizacin no posee estas
normativas entonces el desarrollador deber, conjuntamente con el personal de toma
de decisiones de la organizacin, determinar cules sern los paquetes informticos
ms adecuados para el desarrollo, mantenimiento y funcionamiento del nuevo sistema.
En base a toda la informacin recabada y analizada el desarrollador ya debe contar con
una visin e idea funcional de las tareas que debe ejecutar el nuevo sistema de
informacin, estas son las necesidades generales del sistema y las mismas se plantean
de manera muy general, como una lista de requerimientos bsica.
En la fase de diseo, se toma en cuenta este listado de necesidades para convertirlo en
requerimientos muy bien detallas y elaborados.
Necesidades Generales del Sistema
A continuacin se describen las necesidades generales del sistema, hardware,
software y funcionales.
Necesidades de Hardware:
2 computadoras con pantalla touchscreen de 17, procesador INTEL Pentium
G2020 Dual Core 2,90Ghz/LGA1155/1333Mhz con 4 GB RAM y disco duro de
500 GB. Estos para el servicio de Prstamos de la biblioteca.
1 computador con pantalla touchscreen de 15, procesador INTEL Pentium
G2020 Dual Core 2,90Ghz/LGA1155/1333Mhz con 4 GB RAM y disco duro de
500 GB. Para la parte administrativa de la biblioteca.
1 Impresora de inyeccin de tinta para el rea administrativa.
1 Impresora lser para el rea administrativa
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1 Disco duro externo USB de 2 TB para el rea administrativa de la biblioteca.

Para hacer respaldo.
Conexin segura a internet.
Router con WI-FI, con 1 puerto WAN y 4 puertos LAN.
2 Impresoras pequeas tipo fiscal para el servicio de prstamos de la
biblioteca.
Servidor conectado a internet donde se poder alojar la aplicacin de Biblioteca.
Se decido instalar la aplicacin en un servidor WEB, el cual puede ser el
mismo servidor de la Universidad, o en su defecto se tendra que pagar por los
servicios de un servidor privado.
Cableado de Red Ethernet para conectar a las impresoras y los computadores.

Necesidades de Software:
Despus de haber hecho las pertinentes deliberaciones con el personal de Biblioteca
y de la Universidad se decidi desarrollar la aplicacin en JAVA. Adems tambin se
decidi que los equipos de la Biblioteca trabajarn bajo el sistema operativo
UBUNTU.
Para correr la aplicacin el usuario o empleados de la biblioteca debern conectarse
a Internet. Se plantea la necesidad de desarrollar una interfaz hombre mquina
dirigida a computadoras tipo desktop y laptop, y una segunda interfaz hombre
mquina dirigida a equipos mviles tales como telfonos celulares inteligentes y
tablets.

Necesidades Funcionales:
Las caractersticas principales que va a tener el nuevo sistema de informacin de la
biblioteca del AIS son: la automatizacin informtica de los datos y el acceso a la
informacin totalmente a travs de la Internet. A continuacin se presenta un listado
con las necesidades funcionales demandadas en el nuevo sistema.
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Como todo sistema, ste debe contener un subsistema de seguridad de

acceso y navegacin entre los diferentes mdulos. Se debe entender que para
esto se debe manejar un subsistema de claves y nombres de usuario
debidamente correlacionados con el preciso nivel de acceso y responsabilidad.
Como todo sistema formal, tambin tendra que tener una funcin de respaldo
y mantenimiento de la informacin.
Tambin debera manejar un amigable subsistema de ayuda en lnea.
En este sistema los usuarios deberan poder acceder a internet para verificar si
hay disponibilidad de un texto en especfico para prstamo, para consultar el
fichero, para revisar su status dentro de la biblioteca, para actualizar sus datos
personales y para emitir las correspondientes solvencias.
El sistema debe cumplir con todas las operaciones de prstamos que se
hacan en el sistema actual, con la salvedad de que ya el usuario no debera
de llenar el formulario de prstamo. Ahora el usuario podra revisar en lnea el
fichero de la biblioteca y con la cota del libro poder hacer directamente ante el
funcionario su solicitud. El sistema emitir el recibo de prstamo de manera
impresa a travs de las nuevas impresoras pequeas. La biblioteca no debera
guardar ninguna copia de este recibo ya que la informacin del mismo ya se
encuentra registrada en el sistema.
El sistema dara un apoyo importante a los funcionarios de la biblioteca en lo
concerniente con el manejo del inventario de los libros, esto en cuanto a
consultas de existencias, consultas de disponibilidad, consultas de ubicacin,
emisin del listado de libros a solicitar con sus debidas cantidades, entre
tantos.
Emisin de los listados de libros pendientes por ser entregados.
Emisin de los expedientes de los usuarios.
Emisin de los listados de usuarios que se encuentran en condicin de no
haber entregado los libros que les hayan sido prestados.
Control de las operaciones internas del sistema a travs del registro de una
bitcora de operaciones.
Incorporacin y desincorporacin de textos y/o ejemplares.
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Generacin de las fichas tcnicas de los textos.
Inscripcin de Usuarios.

Con esta ltima actividad se completa la fase de anlisis y se encuentra el terreno

preparado para emprender el diseo del sistema.

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