DOCUMENTOS FUENTES Y LIBROS UTILIZADOS POR UN HOTEL

1 DOCUMENTOS FUENTES
En un sistema contable hotelero es muy difcil que todas las transacciones se posteen exactamente cuando estas
ocurran.
Los hoteles utilizan diferentes documentos fuentes para soportar todas las operaciones realizadas en el ciclo de
husped, a su vez estas operaciones hacen parte del ciclo contable.
2 PRINCIPALES DOCUMENTOS UTILIZADOS POR UN HOTEL
Algunos documentos utilizados en este tipo de negocios suelen ser:
1 TARJETA DE BIENVENIDA
Esta contiene la informacin referente al nombre y apellido del cliente, fechas de entrada y salida, el nmero de
habitacin y cantidad de personas alojadas en ellas. Esta tarjeta informa los servicios prestados por el hotel, adems
puede servir como tarjeta de crdito al presentarse en las distintas dependencias y as cargar servicios a su cuenta. Esta
se devuelve al momento de cancelar la factura y terminar la estancia en el hotel.
2 TARJETA DE REGISTRO HOTELERA
Aunque este no es documento contable, es fundamental su utilizacin en cada hotel, convirtindose en el primer
documento que se genera al darse el primer contacto personal con el husped
Es el impreso que contiene todos los datos del cliente que contrata el alojamiento y los servicios del hotel y donde estn
reflejadas las obligaciones de las partes. Se presenta a la llegada del cliente para que este llene los datos
correspondientes a:
1.
2.
3.
4.

Nombres y Apellidos.
Nmero del documento de identidad nacional o pasaporte.
Direccin Habitual.
Numero de acompaantes (si hubiere).

Cuando el nmero de acompaantes requiera ms de una habitacin debe tambin especificarse la cantidad. En muchos
establecimientos hoteleros solicitan tambin los nombres y apellidos del acompaante.

Los operadores de establecimientos de alojamiento turstico debern utilizar un

modelo de Tarjeta Unificada de Registro de Huspedes, la cual deber contener como mnimo lo siguiente:
a) Datos del Establecimiento:
- Logotipo
- Nombre, Tipo y Categora
- Nmero del Registro Turstico Nacional
b) Datos de los Huspedes:
- Apellidos y Nombres
- Cdula de identidad o nmero de pasaporte, si es extranjero
- Edad
- Estado Civil
- Nacionalidad
- Direccin y telfono del domicilio
- Direccin y telfono de la oficina en la cual labora
- Fecha y hora de registro, y de retiro
- Procedencia
- Medio de transporte utilizado

c) Otros datos:
- Forma de pago
- Nmero de habitacin asignada
- Tipo de habitacin
- Nmero de acompaantes
- Tarifa que servir como base para el clculo del monto a pagar, por
concepto de hospedaje
- Firma del Husped
- Recepcionista(s) al momento de registro y retiro del husped
d) Condiciones generales del contrato de hospedaje.
Las menciones de la tarjeta de Registro debern estar escritas por lo menos en
otro idioma, adems del castellano.
3 VOUCHERS
Aunque los hoteles utilizan gran cantidad de vouchers, el propsito bsico de este, es servir como documento soporte de
un registro original. El vouchers es un documento que sirve de respaldo para registrar las transacciones. Un ejemplo
puede ser:
Puede ser un bono de Agencia, empleado como documento que acredita la reserva de un cliente por parte de una
agencia de viajes y que es entregado como forma de pago al proveedor del servicio, en este caso el hotel.
4 CHEQUECUENTA
El cheque cuenta o factura del cliente es un registro original de una compra hecha por el husped en un departamento
operado. Por ejemplo, el cheque cuenta del restaurante es un documento bsico utilizado para rastrear las compras de
los artculos que ha solicitado el husped con sus respectivos precios.
5 FICHA DE POLICIA Y DE ENTRADA DE EXTRANJEROS
Este documento debe presentarlo el hotel a la administracin pblica y autoridades policiales, para verificar la situacin
penal de las personas alojadas. Debe hacerse por persona o por habitacin, teniendo en cuenta si se trata de un
husped nacional o extranjero.

6 KARDEX
Es un documento similar a la tarjeta de registro, con mucha mayor informacin respecto al cliente, que sirve para
consulta de clientes y permite enviar ofertas y otras promociones a los mismos.

7 LISTA DE PENSION ALIMENTICIA

Detalla la relacin de clientes que contratan servicios de alimentacin, ya sea media o completa. Debe enviarse una
copia al matre, quien informa a las diferentes secciones de servicio el tipo de men solicitado. Las otras copias deben
enviarse a cuenta corriente del cliente, facturacin y cocina; quedando el original en recepcin.

8 ORDEN DE REPARACIN O PARTE DE AVERAS

Mediante este impreso se da conocimiento al departamento de mantenimiento los daos en las diferentes habitaciones y
dependencias del hotel con el objeto de su reparacin. El original queda en el departamento de mantenimiento, y la copia
por el departamento solicitante del servicio, como constancia de la solicitud.

9 PARTE DE CAMBIO DE HABITACIN

Se utiliza para informar a todos los departamentos el cambio de habitacin del cliente. Es muy importante porque as el
hotel tiene conocimiento del estado ocupacional y en algunos casos, de otras disposiciones del husped.

10 INFORME DIARIO O REPORT

Se realiza al finalizar la jornada administrativa para controlar diariamente la planificacin que el hotel ha previsto, a fin de
localizar las variaciones que pudieran haberse producido y de esta forma poder aplicar las medidas de correccin que
procedan. Conlleva un anlisis del funcionamiento y marcha del establecimiento, cuyos datos cuantitativos constan como
absolutos o en razn porcentual, y corresponden a la actividad del hotel en una fecha determinada. Este tiene un
acumulativo mensual y anual, que sirve para anlisis compartidos de diferencias producidas.

11 PARTE DE OCUPACIN DE HABITACIONES

Se utiliza para controlar el movimiento y ocupacin de las habitaciones. Estas partes se realizan generalmente as:

1. El primero a las 12:00 m, justo despus de la hora de salidas, estableciendo as que habitacin esta desalojada,
ocupada o bloqueada.
2. El segundo se realiza por lo general a las 8:00 pm, que por lo general la hora mxima de reservas, y por lo tanto
sirve para controlar las habitaciones disponibles.
3. El tercero se realiza entre las 11:00pm y las 9:00 am y bsicamente sirve para controlar el nmero de personas
por habitacin.
12 PARTE ESTADSTICA
Sirve para contabilizar la cantidad de clientes que se hospedan en el hotel y para conocer el porcentaje ocupacional con
relacin a los anteriores. Este documento puede ser de dos tipos:
-

Privado: utilizado mayormente por grande cadenas hoteleras. Lleva un estudio riguroso sobre los pases de
procedencia de sus huspedes, temporadas, gustos y afinidades de estos. Se usa tambin para realizar
campaas de promocin en diversos mercados tursticos para obtener mayor clientela.

Oficial: lo exige la administracin pblica para establecer la estadstica relacionada con el turismo, la cual se lleva
a cabo mediante la obtencin de datos en las fronteras y el muestreo del parte que proporcionan los hoteles.

13 HOJA DE RECUENTO DE COMIDAS PARA HOTELES DE PLAN AMERICANO

Es un documento que utilizan que venden el plan americano y es necesario cargar diariamente solo las comidas extras.
14 CAMBIO DE CUARTO O DE PRECIO
Si no puede darse al husped que se registra una habitacin del tipo que desea, la recepcionista si es posible, le da la
ms adecuada que est desocupada y hace despus una transferencia cuando la pedida est disponible.
Frecuentemente uno de los huspedes que ocupen el mismo cuarto se va, lo cual ocasiona un cambio en el precio por
cargar. En cualquiera de los dos casos, cambio de habitacin o de precio, a en ambos, la operacin se registra en una
nota de cambio.
15 INFORME DE AMA DE LLAVES
Este informe se formula en la maana siguiente, basndose en el informe de las cameras y de la inspeccin de los
cuartos hechas por el ama de llaves y sus ayudantes. La informacin acerca de las habitaciones ocupadas y del equipaje
que hay en ellas se resume en el informe. La forma impresa de este contiene una lista de todos los nmeros de las
habitaciones con un pequeo espacio en blanco para indicar la condicin de cada una, por medio de un smbolo.
16 INFORME DIARIO DEL EMPLEADO DE NOCHE
El objeto principal del informe del empleado de noche es proporcionar informacin anticipada al gerente, antes que
pueda formularse la informacin diaria. No es parte esencial de los registros de ventas.

El empleado de noche tambin debe informar al mayordomo, al jefe de cocina (chef) o al panadero de noche acerca del
nmero de huspedes en el hotel, especialmente si el restaurante depende casi totalmente de los huspedes
registrados.
18 NOTA DE CONSUMO DE CAMARERO
Las notas de consumo de los camareros se hacen, por lo comn, en un color caracterstico que imposibilita borraduras
por que se echan de ver fcilmente. Todas las notas usadas en el hotel pueden estar numeradas consecutivamente en
una serie, en cuto caso el nmero el camarero se escribe en la nota al entregrsela; o puede haber series separadas
para cada camarero con su nmero impreso en la nota.