UNIDAD 2.

PLANIFICACIN Y PREPARACIN DE
AUDITORAS ACTIVIDAD: PLANIFICACIN Y
PREPARACIN DE AUDITORAS

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de

mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditora
que contribuya a la determinacin de la efectividad del Sistema de
Gestin de la Calidad de su empresa.
Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la
normatividad
ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes
puntos:

1. Diseo del programa de auditoras: el programa de auditora que

disee debe contener lo siguiente:
A. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROGRAMA DE
AUDITORA. OBJETIVO
Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de
verificar si el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la
calidad se est ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado
y est acorde con las polticas administrativas y legales, para asegurar
el control dl cumplimiento de las actividades de la alcalda de Florencia,
realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias
y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas,
proyectos y procesos, como tambin oportunidades de mejora a la
operacin de las actividades; apoyando a la alta direccin en la toma de
decisiones para corregir las desviaciones presentadas.
ALCANC
E
Contempla
desde la planificacin,
programacin,
ejecucin y
documentacin, as como el seguimiento a las acciones correctivas y
preventivas que resulten de las auditoras internas del cumplimiento de
la gestin y sistema de gestin de la calidad en la alcalda de Sincelejo
en el periodo fiscal vigente.

B. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORAS A REALIZAR EN EL AO.

C. CRITERIOS DE AUDITORA.

D. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.

E. RECURSOS NECESARIOS.
RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno
Auditores de calidad de la entidad FINANCIEROS Viticos Papelera y
tiles
TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cmputo e impresoras
Software: internet, aplicativos, ofce
INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el
trabajo de los auditores en la oficina de control interno.
F. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA.

2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe

contener lo siguiente:

A. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA.

Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin
disciplinaria de la
Procuradura Regional Choco
ALCANCE: Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2006 por
el concepto de gastos generales, del nivel central.
B. PROCESOS A SER
AUDITADOS. Procesos
estratgicos:

Procesos misionales:

Proceso
Disciplinario
Procesos de apoyo conexos:

SIRI Procesos de apoyo:

tacin

Procesos de evaluacin y control:

C. CRITERIOS DE AUDITORA Y DOCUMENTACIN DE

REFERENCIA. a. Elaborar el Plan de Visita de Auditora.
i. Precisar los detalles de la auditora tales como:
utilizar.
preparacin y entrega de
informe.

Defini
r:

b. Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de

la Oficina de
Control
Interno
c.
Generar
necesarias.

comunicaciones

d. Abrir archivo documental de la

auditoria.
D. UBICACIN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIN DE LAS
ACTIVIDADES DE AUDITORA.
Cronogra
ma
Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de
la auditoria.
Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices
para la Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as

como por las buenas prcticas institucionales se considera que la

secuencia adecuada sera la siguiente:
Preparacin del Plan de
Auditora

 Asignacin de las tareas al equipo

auditor
Preparacin de los documentos de
trabajo
Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su
celebracin.
Recopilacin y verificacin de la
informacin
Generacin de hallazgos de la
auditora
Preparacin de las conclusiones de la
auditora
Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su
celebracin.
Preparacin del informe de
auditora
Aprobacin y distribucin del informe de
auditora
E. MTODOS DE AUDITORA A
UTILIZAR.
Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se
necesita:
Formulacin de objetivos generales o especficos del
examen a realizar
Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas
y principios de contabilidad de general aceptacin.
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso
del examen

Aplicacin de normas generales a situaciones

especficas
Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado
en conjunto

F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO

AUDITOR.
Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito
asignado, en coordinacin con las unidades administrativas
correspondientes.

Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes

programados, tomando en cuenta para su integracin, entre otros

aspectos,
las
condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia,
habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos,
tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin,
nmero de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre
otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el
propsito de lograr el objetivo general propuesto para la auditora
especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del
trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la
planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de
reas crticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el

desarrollo de esta actividad.
En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una
excelente comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el
personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la
misma y logrando la mxima cooperacin de ambas partes, sin que con
ello se deteriore la calidad de la misma.
Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los
requisitos internos de la empresa, sino tambin los requisitos
externos y su interiorizacin en la organizacin, tales como normas
ambientales, regulacin de empaques, normas fitosanitarias. El no
tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla
a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto
una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la
organizacin.
El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la
organizacin y no una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o
requisitos de contratacin.