Manual Formao Documentao Laboral e Comercial

ndice
Documento..................................................................................................... 2
Contrato de compra e venda..........................................................................2
Documentao Referente aos ttulos de crdito.............................................4
Documentao Bancria................................................................................ 7
Outra Documentao e licenciamentos.........................................................8

Formador: Adriano Marinho

Documentao Laboral e Comercial

Documento
Nos termos da definio legal, documento :
Qualquer objeto elaborado por uma pessoa com o fim de reproduzir ou representar
uma pessoa, coisa ou facto.
Trata-se de uma noo muito ampla nos termos da qual qualquer objeto (uma
fotografia, um filme, uma gravao de udio, etc.) desde que tendo o fim de
reproduzir algo (uma pessoa, uma coisa ou, em termos mais genricos, um facto),
constitui um documento.
No decurso do seu comrcio, a empresa relaciona-se com fornecedores e com
clientes, tornando-se titular de direitos e ficando vinculada a obrigaes perante
ambos, e a forma adequada de concretizar esse relacionamento a celebrao de
contratos.
Ora, como j sabemos, os contratos, em geral, no tm de ser celebrados por forma
escrita: quando a lei no exija forma especial, o contrato pode ser celebrado oralmente
e sem quaisquer formalidades.
Simplesmente, a forma escrita a que mais facilita a prova do contedo exato do
contrato, pelo que podem existir vantagens na feitura do contrato por escrito mesmo
quando tal no seja legalmente obrigatrio.
Os documentos escritos podem ser:
Autnticos;
Particulares;
Autenticados;

Contrato de compra e venda

Seja qual for a sua rea de atividade econmica, para realizar os seus objetivos a
empresa necessitar de certos meios e instrumentos que, quase sempre, lhe sero
fornecidos por outrem, precisamente, o seu fornecedor.
Isto significa que a empresa tem de fazer compras ou, numa expresso
tecnicamente mais correta, realizar o seu aprovisionamento.
Porm, para a empresa comercial, esta necessidade, aparentemente simples, de
comprar algo, traduzir-se- num conjunto mais ou menos vasto de tarefas. No
essencial, a empresa dever:
Contactar fornecedores;
Encomendar os bens e servios de que necessita;
Proceder respetiva receo e controlo de qualidade;
Armazenar os produtos em causa, criando e gerindo os seus stocks (existncias);
Elaborar e verificar os documentos de controlo das aquisies efetuadas;
Proceder escriturao e registo contabilsticos das operaes realizadas.
A primeira deciso refere-se implementao de uma poltica de fornecedores e
deve ter em conta aspetos to dspares como a qualidade final do produto a produzir e
as necessidades da empresa no curto, mdio e longo prazo.
Esta deciso traduzir-se- em atos de:
Estudo do mercado de fornecedores;
Contacto com potenciais fornecedores (atravs de consultas, convites a contratar,
pedido de apresentao de propostas, etc.);
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Criao de sistemas de avaliao e seleo dos fornecedores.
Escolhidos os fornecedores, dever ser elaborada uma ficha de fornecedor que
contenha, pelo menos, a seguinte informao:
Nome, firma ou denominao social;
Sede ou domiclio;
Nmero de identificao fiscal;
Artigos comercializados ou servios prestados;
Preos praticados pelo fornecedor;
E procedimento idntico dever ser seguido relativamente aos clientes.
Outras fichas que contribuem para o controlo das encomendas (e das existncias) so
Ficha de controlo das necessidades a curto, mdio e longo prazo;
Ficha de controlo de entradas e sadas de armazm;
Ficha de controlo das disponibilidades em stock;
Mapa de aprovisionamento.
O passo seguinte consistir na execuo das encomendas, que tem traduo
material num documento fundamental: a nota de encomenda.
A encomenda pode resultar de necessidades identificadas pelo sistema central
(informatizado) da empresa, o qual controla os nveis de existncias, e/ou, ser
traduzida numa requisio feita por um dos servios ou departamentos da empresa
ao servio encarregue das compras.
Ao conjunto das encomendas efetuadas e das encomendas recebidas, devidamente
organizadas de acordo com critrios estabelecidos pela prpria empresa, d-se o
nome de carteiras de encomendas.
A etapa seguinte ser a receo dos bens encomendados.
Em princpio, esses bens apresentar-se-o acompanhados por uma Guia de
Remessa elaborada pelo fornecedor e que o comprador dever assinar, confirmando
a boa receo dos bens.
Caso os bens no se encontrem nas condies acordadas, eles devero ser, no todo
ou em parte, devolvidos ao fornecedor, mencionando-se esse facto na Guia de
Remessa.
Ocorrida a boa entrega dos bens, o fornecedor proceder sua faturao, emitindo a
correspondente Fatura, a qual dever ser paga nos termos e prazos acordados.
Com o pagamento da fatura, do qual dever ser emitido Recibo confirmando que a
fatura se encontra efetivamente liquidada, encerra-se o processo iniciado com a nota
de encomenda.
claro que a situao em que a cada Nota de Encomenda corresponde uma nica
Fatura constitui o exemplo mais simples.
A mesma Nota de Encomenda pode conter bens distintos, com prazos de entrega e
condies de pagamento diferenciadas, dando origem a final emisso de vrias
faturas.
Se tal ainda no tiver ocorrido, a informao relativa s relaes com os fornecedores
dever ento ser entregue aos servios encarregues da funo Contabilidade a fim de
se realizar os lanamentos da Conta Corrente (que a forma de apresentar
graficamente uma sucesso de atos, neste caso os dbitos e crditos existentes entre
os comerciantes) e se preparar a documentao necessria ao cumprimento das
obrigaes fiscais.
Os documentos mencionados, e que a seguir sero estudados em mais pormenor, so
de primordial importncia na atividade da empresa pois so eles que permitem:
Realizar a gesto e controlo dessa atividade e,
Simultaneamente, cumprir as diversas obrigaes legais a que a empresa est
adstrita.
Entre ns no existe ainda normalizao destes documentos permitindo-se s
empresas e comerciantes individuais conferir-lhes o perfil funcional e o aspeto grfico
que bem entenderem.
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Contudo, nesta matria, existe pelo menos uma limitao importante: a utilizao dos
documentos tem de ser uniforme at 31 de Dezembro de cada ano, pelo que eles no
podem ser alterados durante o ano civil em curso mas apenas no incio do seguinte.

Documentao Referente aos ttulos de crdito

Os ttulos de crdito so documentos que representam direitos, permitindo ao seu
legitimo titular exercer o direito em causa.
A facilidade, celeridade e segurana na circulao do dinheiro so precisamente os
aspetos que mais contriburam para a grande expanso do recurso aos ttulos de
crdito.
Os ttulos de crdito apresentam determinadas caractersticas cuja considerao
importante para a sua correta compreenso.
As mais importantes dessas caractersticas so:
A literalidade;
A autonomia;
A incorporao;
A legitimao.
O cheque um documento escrito que representa uma ordem de pagamento.
O cliente (sacador) ordena ao seu Banco (sacado) que realize o pagamento da quantia
referida no cheque ao beneficirio.
ordem dada pelo sacador ao sacado, para pagar uma determinada quantia ao
beneficirio (ou sua ordem), chamamos saque.
A possibilidade de emitir cheques resulta do contrato de cheque, nos termos do qual o
Banco permite que os fundos do cliente que se encontram depositados sejam
movimentados atravs da emisso de cheques.
O Banco tem uma proviso ao dispor do cliente, a qual pode resultar, por exemplo, da
existncia de um depsito ordem ou da existncia de um crdito concedido pelo
Banco ao cliente.
O cheque constitui um importante meio de pagamento, que tem merecido e deve
continuar a merecer a confiana dos agentes comerciais.
O cheque no um meio de garantia, como resulta claro da no criminalizao dos
cheques ps-datados.
O cheque um documento normalizado: a estrutura, o contedo e as dimenses dos
cheques so obrigatoriamente iguais para todos os seus impressos, existindo apenas
diferenas quanto ao aspeto grfico escolhido por cada entidade bancria.
Enquanto documento normalizado, o cheque deve conter, obrigatoriamente, certas
indicaes escritas: a palavra cheque, a ordem, pura e simples, de pagar uma
determinada quantia, o nome de quem deve pagar, a indicao do lugar no qual o
pagamento se deve efetuar, a data em que o cheque passado, o lugar no qual o
cheque passado, a assinatura de quem passa o cheque.
O cheque pode ser ordem (contm o nome do beneficirio), ao portador (no contm
o nome do beneficirio ou contm a meno ao portador), ou nominativo (contm o
nome do beneficirio seguido da indicao no ordem).
Das trs modalidades apresentadas, o mais seguro o cheque nominativo, seguido do
cheque ordem. O cheque ao portador apresenta riscos evidentes pois, em caso de
extravio ou furto, o beneficirio corre o risco de outrem receber o dinheiro que lhe era
devido.
O cheque pode ser transmitido.
Se no contiver a indicao do nome do beneficirio (cheque ao portador), o cheque
pode ser transmitido atravs da simples entrega.
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Se contiver a indicao do nome da pessoa a quem deve ser pago (cheque ordem),
o cheque s pode ser transmitido atravs do endosso.
O endosso , precisamente, o ato de transmisso de um ttulo de crdito.
Tal como a ordem de pagamento originalmente contida no cheque, a nova ordem de
pagamento (endosso) deve ser pura e simples.
O endosso pode ser completo ou em branco (ou incompleto)
O cheque deve ser apresentado a pagamento no prazo legalmente estabelecido de,
para a generalidade dos casos, oito dias.
O cheque sempre pagvel no momento da sua apresentao a pagamento.
Decorrido o prazo de apresentao a pagamento (os mencionados oito dias) o cheque
pode ser revogado, caso em que j no ser pago.
Em certos casos, o sacador pode tambm ordenar a suspenso do pagamento do
cheque.
O cheque pode ser cruzado quando na sua face se desenharem, no canto superior
direito, dois traos paralelos e transversais.
O cruzamento no cheque significa que este s pode ser pago pelo Banco a um seu
cliente ou a outro Banco.
Atravs do cruzamento aumenta-se a segurana da circulao do cheque pois este
ser sempre depositado antes de ser pago.
Os cheques podem igualmente conter a expresso levar em conta, caso em que o
cheque passa a ter de ser obrigatoriamente depositado na conta do seu beneficirio.
O cheque visado aquele em que, a pedido do sacador, o Banco garante a existncia
da proviso necessria para o seu pagamento.
O cheque visado imediatamente debitado na conta do sacador pelo que a verba
correspondente fica cativa at apresentao do cheque pelo seu legtimo portador.
O Banco tem o direito (e o dever) de recusar o pagamento do cheque quando se
deparar com alguma irregularidade, designadamente, falta de uma meno legalmente
obrigatria, falta de correspondncia da assinatura do sacador com o original
constante da ficha de assinaturas de cliente, falta de proviso na conta do sacador.
Nestes casos, o sacador deve regularizar a situao nos prazos legais, sob pena de,
no o fazendo, poder ser rescindida a conveno de cheque e ficar proibido de emitir
novos cheques.
A letra o mais utilizado dos ttulos de crdito, depois do cheque e, tal como o cheque,
um ttulo executivo.
Trata-se de um documento escrito e normalizado, apto a ser processado atravs de
meios informticos, que representa uma ordem de pagamento dada por uma pessoa
(sacador) a uma outra pessoa (sacado), no sentido de beneficiar um tomador (que
pode ser um terceiro ou o prprio sacador, ou sua ordem).
Enquanto documento normalizado, a letra deve conter, obrigatoriamente, certas
indicaes escritas: a palavra letra, a ordem, pura e simples, de pagar uma
determinada quantia, o nome de quem deve pagar, a indicao do lugar no qual o
pagamento se deve efetuar, a indicao da data em que a letra dever ser paga, o
nome do tomador/beneficirio (ou seja, da pessoa qual, ou ordem da qual, a letra
dever ser paga), a indicao da data e lugar nos quais a letra foi emitida, a assinatura
de quem emite a letra (sacador)
A letra est sujeita a imposto de selo.
Havendo saque, h uma ordem dada ao sacado mas no h, ainda, um compromisso
do sacado no sentido de acatar essa ordem.
O aceite da letra, que no obrigatrio, , precisamente, o ato do sacado pelo qual
este se compromete a pagar a letra na data constante da letra.
O portador da letra tem o direito de a apresentar ao aceite, salvo nos casos de letras
que contenham a indicao no aceitvel, letra no aceitvel ou aceite
proibido.
Na hiptese de o sacado no pagar a letra, o sacador, que colocou a letra em
circulao, sempre responsvel pelo seu pagamento.
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As letras pagveis a certo termo de vista e as letras pagveis no domiclio de terceiro
so obrigatoriamente apresentadas ao aceite.
O aceite pode ser completo (o sacado assina a letra por baixo da expresso aceite) ou
incompleto (o sacado limita-se a assinar a letra na sua face, em qualquer local).
O protesto por falta de aceite constitui a reao legalmente prevista contra a recusa de
aceite.
O aval constitui uma garantia de que, no seu vencimento, a letra ser paga; o avalista
responsabiliza-se pelo pagamento da letra.
O aval pode ser dado a qualquer dos intervenientes na letra ou ao prprio sacador
(quando o avalista no indique a pessoa a favor de quem d o aval, considera-se que
este dado em benefcio do sacador).
O aval pode ser completo (formalizado atravs da escrita da expresso bom para
aval) ou incompleto (o avalista limita-se a assinar a letra).
Atravs do endosso transmitem-se os direitos sobre a letra.
O endosso pode ser completo (o endossante indica o nome do beneficirio do
endosso precedida da expresso pague-se a) ou em branco (o beneficirio limita-se
a assinar no local do endosso ou a escrever a declarao de endosso pague-se a)
O endossante da letra garante o aceite da letra e o pagamento da letra, exceto se se
desobrigar atravs de inscrio da clusula letra no aceitvel ou proibir novo
endosso.
A letra pode ser emitida sem que se preencham todos os seus espaos: fala-se, neste
caso, em letra em branco: letra incompleta quanto ao seu preenchimento.
A letra nunca pode ser passada totalmente em branco: dela devem constar, pelo
menos, a palavra letra e o saque.
O sacador pode estipular a obrigao de pagamento de juros a cargo do sacado mas
s pode haver estipulao autnoma de juros nas letras sacadas vista ou a certo
termo de vista.
O vencimento da letra pode ser vista, a termo ou prazo de vista, a termo de data ou
em dia fixo. As letras pagveis em dia fixo, a certo termo de data ou a certo termo de
vista, devem ser apresentadas a pagamento no dia do vencimento ou num dos dois
dias teis seguintes.
O portador da letra no pode recusar o seu pagamento parcial e obrigado a passar
recibo desse pagamento.
A reforma da letra a operao pela qual se realiza a substituio de uma letra por
uma outra, com os mesmos intervenientes mas de montante igual ou inferior inicial.
O protesto por falta de pagamento o meio de reao contra a falta de pagamento da
letra e, em geral, deve ser feito num dos dois dias teis seguintes data do
vencimento da letra.
Salvo nas situaes de dispensa de protesto, o protesto um ato indispensvel para o
posterior exerccio judicial dos direitos do portador da letra.
A livrana um documento escrito e normalizado, comprovativo da existncia de uma
dvida, apto a ser processado atravs de meios informticos. Enquanto que a letra
uma ordem de pagamento, a livrana uma promessa de pagamento.
So sujeitos intervenientes na emisso da livrana o subscritor/emitente (pessoa que
emite a livrana) e o tomador (pessoa a quem, ou ordem de quem, a livrana deve
ser paga). E tambm em relao livrana, quando exista aval ou endosso, falaremos
em avalista, endossante e endossatrio.
Enquanto documento normalizado, a livrana deve conter, obrigatoriamente, certas
indicaes escritas: a palavra livrana, a promessa, pura e simples, de pagar uma
determinada quantia, o nome da pessoa a quem, ou ordem de quem, a livrana deve
ser paga, a indicao do lugar no qual o pagamento se deve efetuar, a indicao da
data em que a livrana dever ser paga, a assinatura de quem emite a livrana.
O regime jurdico aplicvel s livranas idntico ao regime das letras, com trs
diferenas essenciais em matria de imposto de selo, protesto e renovao da
livrana.
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Documentao Bancria
A abertura de conta o contrato, celebrado entre o Banco e o seu cliente, que est na
origem de todas as subsequentes operaes bancrias entre ambos, desenvolvidas.
No momento da abertura de conta o cliente confrontado com um formulrio do qual
constam condies gerais, e condies especiais.
As condies gerais respeitam abertura, movimentao, manuteno e ao
encerramento das contas.
As condies especiais referem-se a certos atos ou negcios especficos como, por
exemplo: depsito inicial (quando o haja, j que a conta pode ser aberta sem
depsito na sequncia da concesso de crdito pelo Banco); contrato de cheque;
emisso de cartes (de dbito e de crdito); concesso de crdito por descobertos
em conta.
Quando no concorde com alguma das clusulas apresentadas pelo Banco o cliente
deve apresentar as suas razes e tentar obter, por acordo, que a clusula seja retirada
ou que passe a ter uma redao diferente (a clusula ter de ser escrita no
contrato).
Para alm da assinatura do contrato, o cliente ter ainda de preencher uma ficha de
abertura de conta.
No momento da abertura de conta, preenchida a ficha de abertura de conta a qual
contm a identidade dos titulares da conta, a meno do tipo de conta, as condies
de movimentao da conta e o desenho da assinatura original dos titulares.
As contas bancrias podem ser individuais ou coletivas (e estas solidrias, conjuntas
ou mistas).
Por sua vez os depsitos bancrios podem ser ordem, com pr-aviso, a prazo, a
prazo no mobilizvel e em regime especial.
Para cada uma das modalidades de depsito indicadas pode existir uma diferente guia
de depsito. A guia de depsito o documento, impresso em duplicado, atravs do
qual o cliente realiza a entrega do dinheiro ao Banco e do qual constam,
obrigatoriamente, as menes necessrias identificao do titular e do tipo de
depsito. O cliente fica sempre com o duplicado da guia de depsito, o qual, depois de
corretamente autenticado pelo Banco, funciona como comprovativo da realizao do
depsito.
No caso especfico dos depsitos a prazo (mobilizveis ou no mobilizveis), o Banco
ainda obrigado a entregar ao cliente um outro documento: trata-se do ttulo
nominativo representativo da existncia do depsito
A movimentao das contas pode ser feita, por exemplo, atravs de transferncia
bancria que uma deslocao de fundos de uma conta bancria para outra conta
bancria. As transferncias bancrias podem ser usadas para realizar tanto
pagamentos como cobranas.
Outra forma de movimentar a conta a emisso de cheques que o Banco entrega ao
cliente sob a forma de conjuntos de mdulos individuais ou de livros de cheques.
A conta pode ainda ser movimentada por intermdio de carto bancrio (de
levantamento ou de crdito).
O carto bancrio, importante meio de pagamento, constitudo por um retngulo de
plstico, normalizado, o qual contm os dados identificativos do cliente.
A emisso do carto, de levantamento ou de crdito, est dependente do
preenchimento de um pedido de adeso feito pelo cliente e obriga (pelo menos no
caso do carto de crdito) ao pagamento de uma anuidade. Em caso de extravio,
furto, roubo ou falsificao, o cliente deve informar imediatamente o Banco, atravs de
telefone de linha permanente e, logo de seguida, atravs de fax.
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Em princpio, o saldo da conta corrente sempre favorvel ao cliente ou, na pior das
hipteses, igual a zero. O Banco pode conceder crdito aos seus clientes atravs das
modalidades de crdito em conta (crdito em conta corrente, crdito em conta
emprstimo, crdito por descoberto bancrio autorizado) ou de crdito por assinatura
(aval bancrio, garantia bancria, declarao de capacidade financeira).

Outra Documentao e licenciamentos

O licenciamento o ato necessrio atravs do qual a Administrao Pblica autoriza
um particular ou uma empresa a desenvolver determinada atividade.
Vamos analisar alguns aspetos especficos dos processos de licenciamento; no
entanto, podemos desde j antecipar a ideia de que as restries concretas opostas
ao exerccio da atividade econmica em certas circunstncias so bastante superiores
em relao s atividades industriais do que relativamente s atividades comerciais ou
de servios.
Existem limitaes ao exerccio das seguintes atividades que podem ser genricas:
Atividade industrial, em geral;
Atividade comercial, em geral;
ou especficas como, por exemplo, quanto :
Atividade seguradora;
Atividade bancria;
Atividade farmacutica.
Incluem-se na noo de comrcio externo as operaes de compra e venda, e
armazenamento e transporte de bens ou mercadorias, realizadas entre sujeitos
situados em dois pases diferentes. As operaes de importao e exportao podem
implicar autorizaes alfandegrias para a transferncia internacional de certos
produtos para certos pases.
Em qualquer caso podero sempre ser-lhe solicitados documentos como os que a
seguir se enunciam:
Ordem de embarque;
Comprovativo de pagamento do seguro de transporte ou de mercadorias;
Comprovativo de pagamento de taxas aduaneiras;
Autorizaes especiais (por exemplo, para exportao de alimentos ou
medicamentos);
Guia de entrega de documentos;
Fatura de venda;
Documento de transporte;
Declarao de exportao.
O contrato de seguro o contrato atravs do qual uma das partes (a Seguradora) se
obriga a pagar outra parte (o Segurado) ou a terceiro (o Beneficirio), mediante uma
prestao previamente fixada (o prmio), uma indemnizao no caso de ocorrncia de
determinado sinistro.