UNIDAD EJECUTORA DE CONSERVACION VIAL

MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA INTEGRAL

DE CONTROL DE PROYECTOS

Guatemala, Julio de 2008

ndice
Gestin de equipos ..............................................................................4
Programacin fsica .............................................................................5
Trabajos por Administracin ................................................................6
Botones de Accin.............................................................................6
rea de Filtrado .................................................................................7
Tabla de Datos ..................................................................................8
rea de Navegacin ........................................................................10
rea de Trabajo...............................................................................11
Estimaciones ......................................................................................12
Documentos de cambio .....................................................................15
Consultar Estimaciones .....................................................................26
Consulta de Sanciones ......................................................................28
Fotografas .........................................................................................29
Registro Climtico ..............................................................................30
Estado del Equipo durante un Perodo ..............................................31
Registro de cantidades ejecutadas ....................................................33

Registros Mensuales
Gestin de Equipos

Gestin del Programa de Trabajo

Trabajos por Administracin

Crear Estimacin

Consultar Estimacin

Registro de datos de ejecucin: Fotografas, Registros Climticos, Registro de Equipo y Registro de cantidades
Consulta de Sanciones

Generacin de documentos de cambio

El Sistema Integral de Control de Proyectos (SICOP) permite a los supervisores el registro de

los distintos tipos de informacin que COVIAL requiere para con los supervisores. Las opciones
que el sistema ofrece para el registro de informacin son:
Informacin general para el proyecto
o Equipo
o Programa de trabajo
o Trabajos por administracin
o Estimaciones
o Documentos de cambio
Informacin mensual de proyectos
o Registro fotogrfico
o Registro climtico
o Registro de equipo
o Registro de cantidades ejecutadas

Consulta de informacin sobre estimaciones y sanciones

Gestin de equipos
En esta pantalla, se le da ingreso al equipo que se utilizara en el proyecto, ac se requiere
hacerle una breve descripcin y luego guardar el respectivo equipo, con opcin a eliminarlo o
editarlo.

Actualizar un registro de Equipo

Eliminar un registro de equipo

Guardar un registro de equipo

Programacin fsica
Para generar el programa de trabajo, habr que ingresar por cada rengln contratado del
proyecto la cantidad que se ejecutar en cada uno de los periodos, presionando el botn
Editar para el rengln previamente seleccionado. Cuando por cada rengln se tenga lista la
programacin se debe presionar el botn Actualizar para guardar los respectivos cambios.
Por defecto aparecer toda la programacin de los renglones en cero, para que posteriormente
sean modificados.

Editar programacin por rengln

Actualizar los valores ingresados para la programacin del proyecto

Trabajos por Administracin

Al presionar el botn de trabajos por administracin en la pantalla de registro de datos, el
sistema mostrara la pantalla que se muestra a continuacin; adonde se podr agregar,
imprimir, editar, eliminar; estos dos ltimos, siempre y cuando el trabajo por administracin no
este aprobado por COVIAL.
Botones de Accin

rea de Filtrado

Tabla de Datos

Botones de Accin
Los botones de accin se utilizan para filtrar, agregar, eliminar o imprimir una fila en la tabla de
datos.
El botn filtrar realiza un filtro de los datos que han sido
introducidos en el rea de filtrado
El botn agregar se utiliza para agregar una nueva fila (registro)
a la tabla de datos
El botn eliminar se utiliza para borrar una fila (registro) de la
tabla de datos, la fila debe estar previamente seleccionada
6

El botn imprimir se utiliza para generar un reporte de una fila

especifica, la fila debe estar previamente seleccionada

rea de Filtrado
El rea de filtrado se encuentra normalmente contrada en todas las pantallas, es necesario
posicionarse con el Mouse sobre el rea de color azul en la indicacin que dice: Mostrar
opciones de filtro y dar un clic, se desplegaran el rea de filtrado donde se encuentra las
opciones de filtro que se pueden utilizar y la indicacin cambiara a:
Campo
Ao
Proyecto
Correlativo

Descripcin
En este campo se introduce el ao del trabajo por
administracin a buscar, se tienen que introducir 4 dgitos por
ejemplo: 2006, 2007,etc.
En este campo se introduce el cdigo de proyecto que se esta
buscando como por ejemplo: B-01, B-02, etc.
En este campo se introduce el correlativo del trabajo por
administracin a buscar.

Tabla de Datos
Para realizar una accin sobre un registro de la tabla es necesario posicionar el Mouse al lado
izquierdo de esta, chequearla y esta fila cambiara su color.
La tabla de datos solo muestra 10 registros si existen mas, aparecern al lado inferior izquierdo
el nmero de las pginas que contiene la tabla de datos.
Para editar un trabajo por administracin se debe dar clic sobre la justificacin donde podr
editar la informacin pertinente.

Mantenimiento de Trabajos por Administracin

En esta pantalla se agrega un nuevo trabajo por administracin y esta conformada por el rea
de Navegacin y rea de Trabajo.
Botn de Accin rea de Navegacin

rea de Trabajo

Tabla de Datos

rea de Navegacin
Esta rea se usa para navegar entre los diferentes pasos u opciones que posee la pantalla
No
1

Paso
Datos Generales

Descripcin
Presenta los datos generales que se tienen que
introducir cuando se agrega un trabajo por
administracin, se puede insertar o modificar el
campo justificacin del rea de trabajo.
Solo se puede chequear el campo Aprobada de
un trabajo por administracin que exista.

Asignacin
Detalles

Cuando el campo Aprobada esta chequeado

aparece un nuevo campo en el rea de trabajo
denominado Fecha de Aprobacin la cual se
selecciona dando un clic sobre la imagen
desplegando un calendario en el cual se
seleccionara la fecha de aprobacin.
de Se utiliza para asignar detalles a cada trabajo por
administracin.
Este paso muestra el rea de trabajo solamente
cuando existe un trabajo por administracin y esta
siendo editado, caso contrario aparece un
mensaje y no se puede modificar esta rea de
trabajo.
Cuando se esta editando aparecen los campos
descripcin, unidad, cantidad y precio en el rea
de trabajo.

10

rea de Trabajo
El rea de trabajo presenta los campos que se van a agregar, modificar o eliminar dependiendo
el paso que se elige.
Paso 1: Datos Generales
Presenta los campos Ao, Proyecto, Justificacin, Aprobada y Fecha de Aprobacin el ultimo
campo solo se presenta si el campo Aprobada esta chequeado.

Paso 2: Asignacin de Detalles

Presenta los campos Descripcin, Unidad, Cantidad y Precio los cuales pueden ser Insertados,
Actualizados o Eliminados, en los ltimos dos casos tiene que estar seleccionada una fila de la
tabla.

11

Estimaciones
Una vez se le ha dado clic al botn Crear una nueva estimacin, se cargara el formulario
adonde se generan las estimaciones para el proyecto en cuestin; dependiendo del tipo de
esta: por estimacin, informe financiero y anticipo.
Por Estimacin: las particularidades de este tipo de estimacin es que se necesita una fecha
final para calcular el monto de lo ejecutado en un determinado periodo; este monto final es
calculado automticamente presionando el botn junto al campo monto ejecutado, el cual
ser detallado en la pestaa Renglones Ejecutados. Una vez ingresados los datos; Fecha
hasta, Monto Anticipo, Deducciones, sobre costos se presiona el botn calcular que se
encuentra junto al campo Monto a recibir para hacer los respectivos clculos se presiona el
botn Guardar, una vez guardada la estimacin se agregara en el rea de datos por defecto
con el estado No Presentada
Fecha Inicial

Fecha Final

Tipo de Estimacin Calcular

Monto Ejecutado

Informe Financiero: las particularidades de este tipo de estimacin con respecto al anterior(por
estimacin) es que no aparece el botn calcular a la par del campo monto ejecutado y este
campo es ingresado por el usuario, a diferencia del anterior que se calculaba de acuerdo a la
ejecucin de renglones en ese periodo, por lo dems el comportamiento es el mismo; se
ingresa la Fecha hasta, Monto Anticipo, Deducciones, sobre costos se presiona el botn
calcular que junto al campo Monto a recibir para hacer los respectivos clculos se presiona el
12

botn Guardar, una vez guardada la estimacin se agregara en el rea de datos por defecto
con el estado No Presentada

Fecha Inicial Fecha Final

Tipo de Estimacin

Monto Ejecutado

Anticipo: en este caso las particularidades son mas marcadas que las dos anteriores, ya que el
nico dato que se requiere es el monto a recibir, poniendo como fecha inicial y final la fecha de
inicio del proyecto; luego de eso se le puede agregar un comentario [opcional] y se presiona el
botn Guardar y se agregara en el rea de datos inferior con el estado No estimacin, ya
que en este caso seria un anticipo que se le da a la empresa al momento de iniciar el proyecto.

13

Monto a recibir

En la opcin para generar una estimacin se tiene la pestaa de renglones ejecutados, la cual
verifica de acuerdo a las fechas de inicio y fecha de final, desplegando un total en dinero de las
cantidades ejecutadas totales.

En esta pantalla siempre aparecern las estimaciones generadas anteriormente, en la parte

inferior, con opcin a borrarlas siempre y cuando no estn aprobadas.

14

Documentos de cambio
Cuando se presiona el botn para generar un nuevo documento de cambio en la pantalla de
registros mensuales se carga una pantalla como la que se muestra en la figura siguiente; en la
cual se pueden ver, imprimir, editar y eliminar, estas dos ultimas opciones siempre y cuando un
documento de cambio no este presentado en COVIAL que sea el contrato original.
Seleccionar el tipo de documento de cambio a generar

Editar un documento de cambio

Eliminar un documento de cambio

Imprimir un documento de cambio

15

Acuerdo de trabajo extra (ATE)

El objetivo de esta pantalla es la creacin de nuevos renglones, as como sus respectivas
cantidades.
Al momento de crear cualquier tipo de documento se tiene una pantalla en comn la cul
requiere de los datos generales de un documento de cambio.
Por otro lado, se tiene una barra de navegacin, que de acuerdo al tipo de documento de
cambio sus opciones varan.
Barra de navegacin

Registro general de informacin.

En el caso particular del ATE se pueden agregar componentes, renglones y componentes

renglones.

16

Agregar un componente
A continuacin se presentan los botones de accin al momento de la creacin de un
documento de cambio ATE. Al final, cuando se agregue un componente, este se agregara al
rea de datos inferior adonde se tendr la opcin de editarlos o eliminarlos
Eliminar

Editar

Insertar

17

Agregar Renglones
La agregacin de renglones es muy parecida a la agregacin de componentes, ya que sus
opciones son muy similares. De la lista desplegable se selecciona el rengln en cuestin; y si
se requiere se le puede poner un cdigo y nombre opcional, y si estos no se ingresan (el
cdigo y nombre opcional) el registro se guardara con el cdigo y nombre por defecto.
Eliminar

Editar

Insertar

18

Componentes-Renglones
Al momento de realizar esta asociacin entre un componente y un rengln, se selecciona el
componente en la lista, al igual que el respectivo rengln, y a este nuevo rengln se le asigna
un precio unitario y la cantidad a ejecutar, una vez se tengan todos esos datos se procede a
presionar el botn insertar. Por otro lado, existe para cada asociacin componente-rengln
previamente insertado para el documento de cambio de insertarlo o modificarlo.
Eliminar

Editar

Insertar

Luego de haber llevado a cabo los pasos anteriores; el registro de los datos generales, los
componentes (en caso se necesiten agregar), los renglones y su respectiva asociacin, para
terminar el proceso de guardado del documento de cambio se presiona el botn Finalizar,
teniendo en cuenta que hasta este momento se guardaran todos los cambios que se hayan
realizado previamente.

19

Orden de trabajo suplementario

El objetivo de esta pantalla es la agregacin de alcance y cantidades para un proyecto en
particular.
Al momento de crear cualquier tipo de documento se tiene una pantalla en comn la cul
requiere de los datos generales de un documento de cambio.
Por otro lado, se tiene una barra de navegacin, que de acuerdo al tipo de documento de
cambio sus opciones varan; para este caso en particular de la orden de trabajo suplementario
se tienen las opciones: Datos generales, alcances y cantidades (componentes renglones). A
continuacin se presenta la pantalla para el registro de datos generales para un documento de
cambio de tipo OTS.

Barra de navegacin

Registro general de informacin

20

Alcances
En caso sea un proyecto que tenga tramos como alcance, el sistema presentara una pantalla
similar a la que se presenta a continuacin, donde para agregar un tramo se debe seleccionar
de la lista y presionar el botn insertar para agregar el tramo al rea de datos. En caso se
haya cometido un error el sistema dar la opcin a eliminar ese tramo. Teniendo en
consideracin que los tramos que se podrn eliminar solo sern los que recin se han
agregado.
Eliminar

Listado de tramos

Botn de insercin

21

Cantidades (Componentes Renglones)

En esta parte, se agregan las cantidades a un determinado rengln; para hacer esto se debe
seleccionar el rengln y aparecer el precio contratado de este (del rengln) sin opcin a
modificarse. Luego de esto se ingresa la cantidad del rengln a aumentar y se presiona el
botn insertar y este se agregara a la tabla de datos en la parte inferior de la pantalla. En
caso se haya cometido un error en el ingreso de la cantidad se tiene la opcin de editarla o
borrarla, presionando el respectivo botn de accin.
Eliminar

Editar

Insertar

Lista de renglones

Finalizar
Luego de haber llevado a cabo los pasos anteriores; el registro de los datos generales,
Alcances (en caso que existan en el documento de cambio), Componentes-Renglones
(Cantidades, en caso existan en el documento de cambio), para terminar el proceso de
guardado del documento de cambio se presiona el botn Finalizar, teniendo en cuenta que
hasta este momento se guardaran todos los cambios que se hayan realizado previamente.

22

Orden de cambio
El objetivo de esta pantalla es la eliminacin de alcances y disminucin de cantidades para un
proyecto en particular.
Al momento de crear cualquier tipo de documento se tiene una pantalla en comn la cul
requiere de los datos generales de un documento de cambio.
Por otro lado, se tiene una barra de navegacin, que de acuerdo al tipo de documento de
cambio sus opciones varan; para este caso en particular de la orden de trabajo suplementario
se tienen las opciones: Datos generales, alcances y cantidades (componentes renglones). A
continuacin se presenta la pantalla para el registro de datos generales para un documento de
cambio de tipo OC.

Barra de navegacin

Registro general de informacin

23

Alcances
En caso sea un proyecto que tenga tramos como alcance, el sistema presentara una pantalla
similar a la que se presenta a continuacin, donde para eliminar un tramo se debe presionar el
botn eliminar en el rea de datos. En caso se haya cometido un error al eliminar un tramo,
con el hecho de abandonar la pantalla no se aplicaran los cambios.
Eliminar

24

Cantidades (Componentes Renglones)

En esta parte, se sustraen cantidades a un determinado rengln; para hacer esto se debe
seleccionar el rengln y aparecer el precio contratado de este (del rengln) sin opcin a
modificarse. Luego de esto se ingresa la cantidad del rengln a sustraer y se presiona el botn
insertar y este se agregara a la tabla de datos en la parte inferior de la pantalla. En caso se
haya cometido un error en el ingreso de la cantidad se tiene la opcin de editarla o borrarla,
presionando el respectivo botn de accin. Hay que tener en cuenta que la cantidad a sustraer
debe ser negativa. (Anteponer el signo menos (-) a la cantidad).
Eliminar

Editar

Insertar

Lista de renglones

Finalizar
Luego de haber llevado a cabo los pasos anteriores; el registro de los datos generales,
Alcances (en caso que existan en el documento de cambio), Componentes-Renglones
(Cantidades, en caso existan en el documento de cambio), para terminar el proceso de
guardado del documento de cambio se presiona el botn Finalizar, teniendo en cuenta que
hasta este momento se guardaran todos los cambios que se hayan realizado previamente.

25

Consultar Estimaciones
La pantalla de consulta de estimaciones, se observa una lista con todos los proyectos que tiene
la supervisora, adems se tiene la opcin de imprimirla y consultar sus respectivos reparos en
caso los tuviera.
Lista desplegable con los proyectos de la supervisora

Imprimir la estimacin

Consultar los reparos

26

Al momento de consultar los reparos de una estimacin, con el botn azul mostrado en la
imagen anterior, se presenta una pantalla que muestra el detalle de los reparos de una
estimacin, con opcin a imprimir los reparos. Esta pantalla se muestra a continuacin.
Expandir para ver las observaciones

Reparos

Imprimir el reparo

Observaciones

27

Consulta de Sanciones
La pantalla de consulta de sanciones, se observa una lista con todos los proyectos que tiene la
supervisora, adonde se pondrn consultar las sanciones que se han impuesto a un proyecto.

28

Fotografas
Este formulario fue pensado para llevar un registro fotogrfico de los proyectos para cada
periodo y tramo determinado. Y el formulario al cargarse luce de la siguiente manera:
Botn Examinar

Tramos

Botones Insertar/Cancelar

rea de datos

Para agregar un registro fotogrfico; se trae del formulario de registro de datos la informacin
del plan anual, programa, y cdigo de proyecto; por lo que los datos a ingresar serian: el
archivo de imagen (dar clic al botn Examinar y buscar el archivo, adems hay que esperar
un poco de tiempo, ya que si el archivo es demasiado grande y la conexin a Internet es lenta
este proceso podr demorar.), el tramo del proyecto al que se le agregara el proyecto, la
estacin, la fecha, y la descripcin de la fotografa. Una vez se tengan esos datos, se guarda la
fotografa presionando el botn insertar.

29

Registro Climtico
Este modulo de la aplicacin se pens con el objetivo de registrar el posible retraso en la
ejecucin de renglones por motivos de estado del tiempo. El formulario se presenta a
continuacin:
Fecha del Registro Climtico

Botones Insertar/Cancelar

Estados de Clima

Para insertar un registro climtico, se debe tener seleccionado un plan anual, un programa, un
proyecto y un periodo (cuando se accede este formulario desde la pantalla de registro de datos
esta informacin ya viene adjunta; por lo tanto ya no es necesario agregarla.) Por ultimo,
tambin se requiere la fecha y el tipo de evento que sucedi.

30

Estado del Equipo durante un Perodo

Para poder especificar equipo para un periodo en un proyecto antes se tiene que haber dado
de alta en la parte de agregar equipo descrita previamente. Esta pantalla necesitara los
equipos agregados anteriormente para poder agregar su respectivo registro de uso. La pantalla
se presenta a continuacin:

Para agregar un registro al proyecto para un periodo de un determinado equipo, dado que se
accede desde la parte de registros mensuales, ya se trae el plan anual, el programa, el cdigo
del proyecto y el periodo. Una vez se seleccione el equipo, se cargaran los respectivos
registros de los das que comprenden el periodo; como se muestra a continuacin:
Datos del proyecto

Periodo

Equipo a asociar informacin

31

rea de datos
Botones de accin Estado del equipo
Una vez cargada la pantalla anterior, se da clic en el botn Editar en la parte media de la
pantalla. Para luego seleccionar el respectivo estado del equipo en el periodo por cada da,
una vez finalizada la seleccin de dichos estados, se presiona el botn Actualizar. Hasta este
momento se guardaran los cambios.
Datos del proyecto

rea de datos

Periodo

Equipo a asociar informacin

Botones de accin Estado del equipo

32

Registro de cantidades ejecutadas

Ingreso a la pantalla.
Para registrar datos a un periodo especfico, hay que seleccionar en el men del sistema
la parte de Ejecucin, para luego dar un clic a la opcin Registro de datos
Registro de datos

33

Descripcin de la pantalla.
Una vez cargada la pagina de registro de datos, se podr ver una pantalla como la que
se presenta en la figura 2, la cul permite ingresar ms de un registro al mismo tiempo,
lo cul hace ms eficiente el ingreso de datos.
Por defecto el sistema presenta para ingresar 5 registros; lo cul es lo recomendable;
pero si se desea ingresar mas registros al mismo tiempo queda a libre opcin.

Pestaas

Componentes, Renglones y Tramos

rea de datos

Remanente Ayuda

Guardar

34

Aumentar el volumen de registros a ingresar.

Para agregar mas de 5 registros en la pantalla de cantidades ejecutadas, presionamos el
candado que se observa en la figura 3; y se habilitar la lista desplegable adonde se
podr seleccionar la cantidad de registros a ingresar, luego al seleccionar la cantidad de
registros, el sistema bloquea la lista desplegable; esto con opcin de habilitarla de nuevo
con el botn de candado, esto para evitar la perdida de datos.
Los pasos recomendados a seguir son:
1) Cargar la pantalla de registro de cantidades ejecutadas
2) Seleccionar el componente, Rengln y tramo.
3) Si se desean ingresar mas de 5 registros, presionar el candado y seleccionar el
volumen de registros a ingresar. (5 registros es lo recomendado)
4) Ingresar los datos.

Volumen de registros a ingresar

Candado: habilitar/des habilitar lista desplegable

35

Agregar registros de cantidades ejecutadas.

Para el ingreso de datos hay que ubicarse en la pestaa Agregar para luego empezar a
ingresar los datos en cada una de las celdas respectivas. Adems, hay que hacer notar
que cada registro tiene un correlativo, cuya funcin es netamente de orientacin, ya que
si existiera algn error o discrepancia en los datos, el sistema orientar al usuario para
poder corregir el error en la fila que tenga el correlativo en cuestin.
Luego del correlativo, se tienen 2 campos de tipo cheque, los cuales tienen una funcin
especfica al momento de ingresar datos; las cuales son:

Operaciones con los registros de ejecucin.

Calcular Km. Final
Registro Puntual
Chequeado

Chequeado

No Chequeado

(valor por defecto)

Error: Se debe definir una

sola operacin.

No Chequeado

La estacin final se

(valor por defecto)

calculara sumando el inicio

ms la longitud.

La estacin final ser igual

a cero
Si hay un valor en la
estacin final, se guardar
ese valor, de lo contrario el
sistema lanzar un Error.

Luego de haber definido la operacin, los campos requeridos son: Kilmetro Inicial,
Longitud o cantidad, Lado y Da del mes; Luego de ingresar los datos requeridos se
presiona el botn guardar; para que los datos pasen a la pestaa Detalles que se ver
posteriormente.
Hay que recalcar que si se decidi ingresar 10 datos, y al final solo se ingresaron 7, el
sistema es capaz de buscar cada uno de los registros en los que se han ingresado datos,
sin importar el orden.

36

Precisin en los decimales.

Al momento de calcular la cantidad ejecutada, (dependiendo de los datos ingresados) la
precisin con que se toman los decimales son:

Campo

Precisin

Longitud o Cantidad

2 decimales

Ancho

2 decimales

Espesor

3 decimales

Cantidad

Se efecta la respectiva operacin, y el

resultado de la operacin aritmtica, se
redondea a 2 decimales.

37

Ver las cantidades ejecutadas previamente ingresadas

Para acceder a esta parte de la pantalla, basta con presionar la pestaa Detalles,
adonde se presentarn todos los registros ingresados para el perodo en cuestin, para el
componente, rengln y tramo seleccionado.
Adems cada uno de los registros previamente ingresados, se pueden eliminar, como
tambin editar.

Pestaa Detalles

Detalle de registros de cantidades ejecutadas ingresados

38

Eliminar Cantidades Ejecutadas

Para eliminar un registro de cantidades ejecutadas, se presiona el botn que se muestra
en la Figura 5, que se encuentra dentro de la pestaa Detalle

Eliminar

39

Editar Cantidades Ejecutadas

Para editar un registro, solamente se da un clic al icono que se muestra en
la figura siguiente, y luego hay que ubicarse en la pestaa Editar, para
editar los campos del registro en cuestin, para luego presionar el botn
Guardar

Editar Pestaa Editar

40

Botn Actualizar

41