APRENDIENDO ADMINISTRACION

Prof. Lic. Santiago Jos Barcos

Administracin I Facultad de Ciencias Econmicas
Administracin de la Educacin y de las Instituciones
Educativas Facultad de Humanidades y Ciencias de
la Educacin - Universidad Nacional de La Plata Argentina
CAPITULO I INTRODUCCION PROCESO ADMINISTRATIVO EN GENERAL
El objetivo principal de este captulo es presentar una descripcin general del
denominado proceso administrativo, cuyos contenido y alcance han tenido distintas
interpretaciones desde la formulacin por parte de Henry Fayol de las funciones de la empresa1.
Tambin es nuestro propsito lograr una integracin de las diferentes etapas o
subprocesos que lo componen y su relacin con otros conceptos vinculados a las organizaciones.
En general, en las obras de administracin de las ltimas dcadas un enfoque centrado en algunas
de esas etapas o procesos, sin referencia a una secuencia general, que es solamente un artificio
metodolgico para analizar desde una perspectiva dinmica las acciones de los integrantes de la
organizacin y los resultados de las mismas.
Reconociendo que la formulacin que presenta la ctedra rene conceptos de diversas
fuentes, hemos elegido realizar una revisin de los autores que han presentado desarrollos
conceptuales con relacin al tema. Seguiremos inicialmente un orden cronolgico pero
presentaremos un cuadro final de acuerdo a las lneas metodolgicas que permiten agruparlos.
La expresin proceso administrativo engloba para la Administracin y para las Ciencias
Administrativas dos aspectos diferentes de su estudio. Por un lado, se usa esta expresin para
identificar un enfoque particular de abordaje al estudio de las organizaciones y que lleva a algunos
autores a usar el Enfoque del Proceso como sinnimo de Escuela Clsica de la Administracin
General. Por otro lado, se habla del Proceso o Ciclo Administrativo cuando se quiere aludir al
anlisis de las funciones del administrador (o dirigente) en cualquier nivel de la estructura.
Ambas acepciones se complementan. La enunciacin de las funciones gerenciales (del
administrador o dirigente) fueron desarrolladas en primer lugar por Henry Fayol, que por otra parte
es el principal pensador clsico que sistematiz el estudio de las organizaciones a partir de un
conjunto de variables de proceso; de all que la escuela del pensamiento clsico que se iniciara con
Fayol se denomin tambin Escuela o Enfoque del Proceso.
Esta escuela del pensamiento administrativo tambin es reconocida como Operacional;
Funcional; Universal; Tradicional; Clsica de la Administracin, General, Formalista de la Direccin;
Normativa, Formalista y Doctrinaria de la Administracin; y para algunos , simplemente

FAYOLISMO.

Concibe a la Administracin como un proceso tendiente a lograr que las cosas se

hagan por medio de personas que operan en grupos o formas organizadas y que utilizan
racionalmente los recursos para alcanzar objetivos.
As, se identifican las funciones del administrador (dirigente, gerente, director,
ejecutivo) en suma a quien conduce la organizacin o una parte de ella (el responsable de la
gestin o administracin de la organizacin) y se enuncian principios de validez universal para
todos los administradores y en todas las condiciones.
El anlisis de las funciones del dirigente se realiza bajo la ptica de un proceso; es
decir, una serie de eventos que en forma ordenada y secuencial conducen a un fin.
El anlisis del proceso aplicado a las funciones gerenciales permitir, entonces,
establecer un esquema conceptual, identificar los principios subyacentes y construir una TEORIA
ADMINISTRATIVA (Ciencia para FAYOL) que pueda aplicarse a todas las organizaciones, sean
1

Fayol, Henry Administracin Industrial y General. Previsin Organizacin Mando

Coordinacin Control, El Ateneo, Buenos Aires, 1969

estas pblicas o privadas o se trate de comercio, industria o servicios, etc. Y a todos los niveles de
estructura de dichas organizaciones desde el gerente, presidente, ministro, director o jefe de
departamento hasta el jefe o supervisor del sector ms pequeo en que se hayan agrupado las
actividades.
Esta teora le asigna un papel fundamental al Ciclo o Proceso Administrativo. Se
sustenta en los siguientes conceptos:
(1) La administracin es vista como un medio de resumir y organizar la experiencia,
en forma tal que la prctica pueda ser perfeccionada. De aqu se deduce que se
puede ensear y aprender a administrar .
(2) Reconoce la importancia del medio ambiente el que diferir segn la organizacin
y el nivel de anlisis.
(3) La obra de Fayol se difundi en Amrica recin en 1949, siendo eclipsada por el
enfoque mecanicista originado en la obra de F. W. Taylor. Los autores
contemporneos influidos por Fayol (llamados Neoclsicos de la Direccin) slo se
refirieron a la parte organizacional o estructural del proceso administrativo,
especialmente debido a que la proporcin mayor de su experiencia se refera a ese
aspecto y al hecho que los gerentes dieron poca importancia a las funciones de
planificacin, control y asesoramiento, sobre todo hasta 1940.
(4) La Administracin es un proceso que puede ser intelectualmente comprendido
mediante el anlisis de las funciones del administrador o dirigente.
(5) La experiencia administrativa en una variedad de situaciones dentro de las
organizaciones puede ser la base para establecer generalizaciones (Principios) que
tienen un valor clarificador y predictivo en la comprensin y mejoramiento de la
administracin. Estas generalizaciones pueden transformarse en puntos focales
para la determinacin de su validez y para perfeccionar su sentido de aplicabilidad
prctica. Adems estas generalizaciones o creencias suministran elementos -por lo
menos hasta ser destruidos - para una Teora de la Administracin til.
(6) La Administracin como Ciencia estudia las organizaciones y la forma de
administrarlas o dirigirlas. Tambin estudia el conjunto de tcnicas que utilizan los
administradores para administrar mejor. A su vez, como Arte, puede ser
perfeccionado en la seguridad de la existencia de principios profundos, similares a
los de la Medicina o la Ingeniera.
(7) Los principios en Administracin, tal como en otras ciencias, son verdaderos an
cuando las excepciones a las reglas prueben ser efectivas en determinadas
situaciones.

Concepto
Se denomina proceso o ciclo administrativo al conjunto de funciones y actividades que
se desarrollan en la organizacin, orientadas a la consecucin de los fines y objetivos. Esta
constituido por cinco etapas o fases bsicas y tres etapas subyacentes.
Las etapas bsicas son las que se originaron en la teora de Fayol; las subyacentes
fueron desarrolladas con posterioridad y aluden a actividades que se realizan en cada una de las
principales, de all la eleccin de la denominacin subyacentes.
Las etapas bsicas son: planificacin, organizacin, direccin, coordinacin y control.
Las subyacentes son: decisin, comunicacin e influencia.
Un ejemplo puede aclarar los conceptos. Al elaborar planes en las organizaciones, se
adoptan decisiones acerca de cul es el pronstico ms probable sobre el comportamiento de las
variables del contexto, se seleccionan las combinaciones de productos a elaborar, se determinan
las metas para cada una de las reas. Tambin se generan intercambios de informacin, es decir,
se comunica y se ejerce influencia sobre las personas involucradas en el logro de los objetivos y
para coordinar las acciones. En los planes se prevn las oportunidades y mecanismos de control y
se distribuyen los recursos y responsabilidades segn la estructura formal, o se inducen cambios
en la misma con el propsito de aumentar la eficiencia del conjunto.

Caractersticas
Concepcin sistmica
El proceso alude a los aspectos dinmicos de la organizacin, por lo tanto los
resultados obtenidos surgen de las interacciones entre todos los procesos (sinergia)

A su vez cada una de las etapas es en s misma un proceso cclico y con

realimentacin, lo que posibilita comprender todo el proceso y cada una de sus etapas como un
sistema, en el que los elementos interactan entre s y cuyo producto final, los resultados que
obtiene la organizacin no pueden atribuirse a uno de ellos sino al conjunto.
Orden lgico
El proceso es tambin una descripcin de la forma en que el administrador debe
analizar y resolver los problemas que se le presentan a la organizacin.
Como otras propuestas de los neoclsicos, sta tiene carcter prescriptivo: es un
conjunto de reglas para la accin.
Secuencialidad
La nocin de proceso alude a una secuencia ordenada de pasos o etapas. Es orden, es
un orden lgico y metodolgico, no temporal.
Cada etapa del proceso administrativo constituye en s misma un proceso, es decir que
cada una tiene su propia dinmica y secuencia de pasos a seguir.
Simultaneidad
Desde una perspectiva temporal, en el mismo momento en distintas reas o sectores
de la organizacin se desarrollan actividades vinculadas a diferentes etapas del proceso. Veamos
un ejemplo, mientras en la Tesorera (rea Finanzas y Control) se elabora el Presupuesto de Caja,
en Presupuesto se est proyectando en Flujo de Ingresos y Egresos del trimestre siguiente. En
Produccin se est realizando la fabricacin y el control de calidad de los productos terminados y
en Despacho se estn programando las entregas de los pedidos de los prximos treinta das, en
Comercializacin se estn tomando nuevos pedidos (Plan de Ventas) y la Direccin general est
analizando y decidiendo sobre el desarrollo y lanzamiento de un nuevo producto.
Carcter cclico del proceso
El proceso es adems, un ciclo porque la fase de control realimenta a la planificacin,
recomenzando la secuencia.
El trmino recursividad se utiliza actualmente y alude a esta caracterstica, aunque no
es un sinnimo de ella, ya que destaca que no se trata de volver a la situacin inicial sino que se
produce un aprendizaje organizacional a partir del anlisis de los resultados del control.

Caracterizacin de las etapas

Planificacin
Es el conjunto de actividades conducentes a la formulacin de planes para el logro de
los objetivos. La planificacin es una dimensin fundamentalmente reflexiva que establece distintos
cursos de accin predeterminados -para tratar de hacer realidad las decisiones polticas- que
implican su puesta en prctica en un marco de acontecimientos imprevisibles y que determinar la
dimensin operativa que trata del cmo se han de ejecutar las acciones, diseado todo ello para
alcanzar los objetivos preestablecidos en el cumplimiento de la misin u objeto y posibilitando la
prestacin de los fines organizacionales.
Planificar incluye aquellas actividades de los administradores o gerentes que dan como
resultado cursos de accin predeterminados dado que la planificacin se orienta hacia el futuro y la
responsabilidad de los que dirigen es preparar la organizacin para el porvenir.
En esta etapa se da respuesta a los siguientes interrogantes: qu, cunto, cundo.
Organizacin
Consiste en el conjunto de actividades dirigidas al diseo de la estructura formal de la
organizacin y la definicin de los procedimientos para la ejecucin de las tareas. En esta etapa se
da respuesta a los siguientes interrogantes: quin, dnde, cmo, con qu.
La organizacin del trabajo es una de las funciones de la administracin (o del
administrador) y una de las etapas del ciclo administrativo. Desde la ptica de la administracin
como un proceso, la organizacin del trabajo es uno de los procesos menores en que se divide el
proceso administrativo en su conjunto Desde la ptica de la teora de sistemas, es un proceso
clave comprendido en el subsistema administrativo como accin de los administradores o
dirigentes y estudiado, en parte, en el subsistema estructural.

Direccin
Es el conjunto de actividades que desarrolla el administrador con el fin de conducir a
las personas y orientar las actividades planificadas hacia el logro de los objetivos. Est relacionado
con la administracin eficiente de los recursos, el seguimiento permanente de las actividades y la
motivacin para lograr el compromiso de las personas con los objetivos de la organizacin.
Dirigir implica conducir a las personas hacia un objetivo dado, informarlas,
incentivarlas, contribuir a motivarlas, supervisarlas, evaluarlas, etc.
La direccin tendr por meta integrar los esfuerzos de los miembros de la organizacin
o del rea que se dirige, de tal manera que las tareas sean ejecutadas en vista de la realizacin de
los objetivos organizacionales, sectoriales, grupales e individuales.
En sentido amplio, incluye las acciones que componen el proceso de coordinacin y
buena parte de las del proceso de control y de otras fases o etapas del proceso administrativo.
Coordinacin
Coordinar es armonizar y sincronizar, en forma ordenada, el esfuerzo individual dentro
del grupo o equipo de trabajo (y del trabajo de dichas unidades o reas en relacin con las
restantes en la organizacin) con respecto a su magnitud, tiempo y sentido, con el objeto de lograr
una accin unificada dirigida a la obtencin de los objetivos y a la realizacin de las actividades
que conducen al xito.
Coordinar se vincula con la delegacin y supervisin de tareas, la descentralizacin y
centralizacin de decisiones, la sincronizacin del trabajo; todo ello conducente al desarrollo
armnico de todas las actividades.
La coordinacin nos remite a la idea de movimientos, de una ordenacin armnica de
actividades, tareas y acciones de la estructura organizativa, entre las personas y unidades de un
mismo nivel jerrquico o entre distintos relacionados.
Control
Es el conjunto de actividades orientadas a la medicin de resultados, su comparacin
con los objetivos planificados, la determinacin de los desvos y el anlisis de sus causas. La
finalidad es la realimentacin del ciclo mediante la adopcin de decisiones correctivas y la
correspondiente evaluacin.
Es el proceso que necesariamente debemos establecer para ver si los resultados; es
decir, si lo que se obtiene en realidad coincide o est de acuerdo con lo que se esperaba obtener.
Busca comprobar que todo sucede de conformidad con el plan adoptado, los recursos asignados y
las instrucciones formuladas.
Consiste en la medicin, verificacin y comparacin para determinar qu ocurre?, qu
ocurri? qu resultados se estn obteniendo u obtuvieron?, corrigiendo - si corresponde- el
rendimiento aludido ya sea de los subordinados o de los dems recursos.
Implica un conjunto de acciones que permiten ajustar los objetivos y metas definidos
al momento de planificar y se basa en la informacin que recibe el administrador. Si la historia
sirve para no repetir los errores, estudiar las acciones pasadas y compararlas nos sirve para
determinar los desvos y luego, adoptar medidas correctivas: en especial, si sabemos con
exactitud por qu ocurri.
Decisin
Es el proceso analtico que consiste en identificar problemas, elaborar alternativas de
solucin y seleccionar aquellas que sern aplicadas para reiniciar el ciclo administrativo o implantar
acciones correctivas.
Comunicacin
Consiste en el intercambio de mensajes entre personas, o entre personas y
dispositivos o entre dispositivos en el marco de las actividades que se llevan a cabo en la
organizacin. Estas interacciones se producen entre los distintos componentes de la organizacin o
entre stos y los componentes de su ambiente.
Comunicacin deriva del latn comunis que significa comn. Al comunicar se trata de
establecer algo en comn con alguien; se trata de compartir informacin, ideas, actitudes, etc.
Existen diferentes definiciones de comunicacin. Entre ellas:
Comunicacin es la interrelacin a travs de palabras, cartas o medios similares y
el intercambio de pensamientos u opiniones. Implica transferencia de significados el
que debe ser trasmitido y entendido.

Proceso de comunicacin es el proceso de transferencia y comprensin de

significados.
Comunicacin o proceso de comunicaciones es el intercambio de ideas mediante
el uso de cualquier signo, smbolo o seal que representa un mensaje entre una
fuente y un receptor, que afecte la conducta de ste ltimo en el sentido deseado por
la fuente.
Comunicacin es un intercambio de hechos, ideas, opiniones o emociones entre
dos o ms personas.
Comunicar es disparar informacin y dar en el blanco con ella.
Influencia
La influencia es el proceso por el cual una o ms personas o un grupo o una
organizacin determinan el comportamiento de otra persona, personas, grupo u organizacin. O
sea, que cualquier cambio en el comportamiento de una persona o grupo debido a la anticipacin
de las respuestas de otros implica influencia. La influencia se ejerce hacia arriba y hacia abajo de
la jerarqua y lateralmente en las relaciones entre quienes integran el mismo nivel de la estructura.
Es un aspecto particular de la comunicacin que se da cuando el contenido y la forma
del mensaje tienen como finalidad obtener un comportamiento determinado de una o ms
personas, de un grupo o de una organizacin.
Una parte integral de las relaciones o sistemas psicosociales organizacionales est
asociada a los modos de influir en el comportamiento.

Antecedentes tericos del proceso administrativo

Henry Fayol
Su propuesta
La mejor manera de presentar al autor es citar el prlogo de su obra, segn la
traduccin de la edicin consultada2:

La administracin desempea en el gobierno de todos los negocios, grandes o

pequeos, industriales, comerciales, polticos, religiosos o de cualquier otra naturaleza, un papel
muy importante. Me propongo exponer en este libro mis ideas sobre la manera mediante la cual
ese papel debera cumplirse.
Mi trabajo ha sido dividido en cuatro partes:
1 parte: Necesidad y posibilidad de una enseanza administrativa.
2 parte: principios y elementos de administracin
3 parte: Observaciones y experiencias personales
4 parte: Enseanzas de la guerra.
Las dos primeras partes que constituyen ya el objeto del presente libro son la
ampliacin de la conferencia que pronunci en ocasin del cincuentenario de la Sociedad de la
Industria Minera en Saint Etienne en al ao 1908. Las partes Tercera y cuarta constituirn el
motivo de un segundo libro que publicar prximamente.
La definicin de la administracin que propone comienza con la afirmacin de que el
conjunto de operaciones que realizan las empresas puede dividirse en seis grupos: operaciones
tcnicas (produccin, fabricacin, transformacin), comerciales (compras, ventas, permitas),
financieras (bsqueda y administracin de capitales), de seguridad (proteccin de bienes y de
personas), de contabilidad (inventario, balance, precio de costo, estadstica, etc.) y
administrativas (previsin, organizacin, mando, coordinacin y control)
Foco de inters del autor
Su foco de atencin es la instalacin de la administracin en la prctica de gobierno de
las organizaciones sujeta a principios que son reglas de accin universales aplicables a todas las
empresas, tal como las define en el prlogo de su obra y que ha sido trascripto en el punto
anterior.

FAYOL, H. Op.cit. pg. 143.

Respecto de las funciones administrativas aclara que la previsin, organizacin,

coordinacin y el control son parte sin duda de aquellas, pero respecto del mando, agrega los
siguientes fundamentos, que nos permiten conocer mejor su contenido y alcance:

1. El reclutamiento, formacin del personal y la constitucin del cuerpo social tienen

ntima relacin con el mando;
2 La mayor parte de los principios del mando, son principios de administracin;
3. El agrupamiento (de administracin y mando) tiene la ventaja de dar origen a una
funcin muy importante, digna de atraer y mantener la atencin del pblico, al menos
tanto como la funcin tcnica3.
La funcin administrativa se distingue netamente de las otras cinco funciones
esenciales. Es necesario no confundirla con el gobierno.
Gobierno es conducir la empresa hacia el fin propuesto, tratando de obtener el mayor
provecho posible de todos los recursos de que ella dispone; es asegurar la marcha de las
seis funciones.
La administracin no es sino una de las seis funciones. Pero ella ocupa, en la actuacin
de los altos jefes, un lugar tan grande que puede a veces parecer que esta actuacin es
exclusivamente administrativa.

La previsin (calcular el porvenir y prepararlo) tiene una infinita variedad de

ocasiones y maneras de manifestarse, la principal su signo sensible, su instrumento ms eficaz es
el programa de accin.
Organizar una empresa es dotarla de todos los elementos necesarios para su
funcionamiento: materias primas, herramientas y tiles, capitales y personal. Es decir, el
organismo material y el organismo social.
Si el personal cuenta con los recursos materiales necesarios, el personal debe ser
capaz de desempear las seis funciones esenciales.
Una vez constituido el cuerpo social es necesario hacerlo funcionar y esa es la misin
del mando, que se reparte entre los diversos jefes de la empresa teniendo cada uno la carga y
responsabilidad de su unidad (del sector o rea que dirige). El arte de mandar se apoya en las
cualidades personales y el conocimiento de los principios generales de administracin.
Coordinar es establecer la armona entre todos los actos de una empresa de manera
de facilitar su funcionamiento y procurar el xito. En una empresa bien coordinada se verifican los
siguientes hechos:

1.
2.

cada servicio marcha de acuerdo con los otros;

en cada servicio las divisiones y subdivisiones son exactamente informadas sobre la parte
que les corresponde en la obra comn y sobre la ayuda mutua que deben prestarse;
3. el programa de accin de los diversos servicios y de las subdivisiones de cada servicio es
puesto constantemente en armona con las circunstancias. Tal resultado exige una
direccin inteligente, experimentada y activa.

El control consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a

las rdenes impartidas y a los principios admitidos. Tiene la finalidad de sealar las faltas y los
errores, a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin.

Lyndall Urwick
La obra que se analizar es LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN4 que segn
declara el autor se basa en cinco conferencias dictadas bajo el auspicio de la rama Londinense del
Instituto de Administracin Industrial, en el Politcnico de Londres, en mayo y junio de 1942.
Foco de inters del autor
El hecho que atrae la atencin del autor es la existencia de un esquema lgico de
varios Principios de Administracin provenientes de personas de diferentes nacionalidades, con
amplia y variada experiencia y en la mayora de los casos sin tener conocimiento unos de otros.
Esas personas que l reconoce como contribuciones a la formulacin y aplicacin de los principios
3

FAYOL, Henry, op.cit. pg. 148.

URWICK, Lyndall, Los elementos de la Administracin, Herrero Hermanos, Mxico 1960.
Traduccin de la sptima reimpresin de la versin inglesa de 1947.
4

son entre otros: Frederick Taylor, H. Dennison, Mary Parket Follet, Luther Gulick, Henry Fayol,
Ernest Dale, James Mooney y Alan Reiley.
Sus observaciones contienen tambin un llamado de atencin respecto a las
necesidades de la guerra, que exige remediar la falta de capacidad administrativa persuadiendo a
los administradores de que desarrollen mayor capacidad.
Sin embargo, la mayor influencia sobre su obra la ejerce Henry Fayol del que toma sus
elementos y los desarrolla, subrayando que hay un principio subyacente que es la investigacin. A
partir de este concepto y de la idea de principio, proceso y efecto propone un esquema lgico, que
simplificadamente se presenta en la siguiente ilustracin:
1. Principio
2. Proceso
3. Efecto
Investigacin
Previsin
Planeamiento
Todo procedimiento cientfico La investigacin interviene en
Tiene un efecto en un plan
se basa en la investigacin de
el proceso de previsin
los hechos
La Previsin
debe hacerse en trminos que se correspondan a la realidad y al objetivo general y la poltica
de la empresa, es decir que encuentra sus principios subyacentes en :
La capacidad
La Organizacin
La Coordinacin
Humana, tcnica y material
Basada en la jerarqua de
Como proceso continuo de
autoridad, la unidad de
ajuste de actividades
direccin, la delegacin y la
definicin y diferenciacin de
los deberes y
responsabilidades
El planeamiento
El propsito es asegurar la accin sistemtica de acuerdo al objetivo general y a la poltica, es
decir que encuentra sus principios subyacentes en:
Orden
La Direccin
El Control
Material y social
Es decir, una administracin
Sujtese todo al control, que
competente y con unidad de
requiere investigacin que
propsitos.
se necesita para la previsin.
Ilustracin 1 Esquema lgico de los elementos de la Administracin