Registro Oficial 445

SUPLEMENTO
Ao II
SUMARIO:
N 445
Quito, mircoles 25 de
febrero de 2015
Pgs.
FUNCIN EJECUTIVA
ACUERDO:
SECRETARIA NACIONAL DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA
1043
Expdese la Norma Tcnica de - Gestin

Documental y Archivo ...............................................
GOBIERNOS AUTNOMOS
DESCENTRALIZADOS
ORDENANZA PROVINCIAL:
Provincia de Napo: Que cambia la denominacin
del patronato provincial de atencin social
prioritaria por "Sumak Kawsay Wasi" instituto
de atencin social prioritaria del GADP, y que
regula su organizacin y funcionamiento.................
36
No. 1043
Vinicio Alvarado Espinel
SECRETARIO NACIONAL DE LA
Considerando:
Que, el artculo 18 de la Constitucin de la Repblica, en su numeral
segundo, establece que es derecho de todas las personas el acceso a
la informacin generada en instituciones pblicas o privadas que
manejen fondos pblicos o realicen funciones pblicas. Adems del
derecho de acceso universal a las tecnologas de informacin y
comunicacin:
Que, el artculo 227 de la carta magna, determina que: "La
administracin pblica constituye un servicio a la colectividad que se
rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarqua,
desconcentracin, descentralizacin, coordinacin, participacin,
planificacin, transparencia y evaluacin";
Documento con posibles errores digitalizado de la publicacin original. Favor verificar con imagen.
No imprima este documento a menos que sea absolutamente necesario.
Suplemento
--
Registro Oficial N 445
Que, el artculo 379, numerales 3 y 4, de la Constitucin de

la Repblica del Ecuador, establece que son parte el
patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la
memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto
de salvaguardia del Estado, entre otros: "3. Los documentos,
objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que
tengan valor histrico, artstico, arqueolgico, etnogrfico o
paleontolgico. 4. Las creaciones artsticas, cientficas y
tecnolgicas ".
Que, el artculo 13 del Estatuto del Rgimen Jurdico y
Administrativo de la Funcin Ejecutiva, prescribe que: "La
Secretara Nacional de la Administracin Pblica es una
entidad de derecho pblico, con personalidad jurdica y
patrimonio propio, dotada de autonoma presupuestaria,
financiera, econmica y administrativa, quien establecer las
polticas, metodologas de gestin e innovacin institucional y
herramientas necesarias para el mejoramiento de la
eficiencia, calidad y transparencia de la gestin en las
dependencias y organismos de la Funcin Ejecutiva, con
quienes coordinar las acciones que sean necesarias para la
correcta ejecucin de dichos fines, y realizar el control,
seguimiento y evaluacin de la gestin de los planes,
programas, proyectos y procesos de las entidades y
organismos de la Funcin Ejecutiva que se encuentran en
ejecucin, as como, el control, seguimiento y evaluacin de
la calidad en la gestin de los mismos";
Que, el literal n) del artculo 15, del Estatuto del Rgimen
Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva, establece
que es atribucin del Secretario Nacional de la
Administracin Pblica: "Expedir acuerdos, resoluciones,
rdenes y disposiciones conforme a la ley y el Estatuto del
Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva,
dentro del mbito de su competencia ";
Que, el artculo 10 de la Ley Orgnica de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica, establece que: "Es
responsabilidad de las entidades pblicas, personas jurdicas
de derecho pblico y dems entidades pblicas, crear y
mantener registros pblicos de manera profesional, para que
el derecho a la informacin se pueda ejercer a plenitud, por
lo que, en ningn caso se justificar la ausencia de normas
tcnicas en el manejo y archivo de la informacin y
documentacin para impedir u obstaculizar el ejercicio de
acceso a la informacin pblica, peor an su destruccin... ";
Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su artculo
1 define que: "Constituye Patrimonio del Estado la
documentacin bsica que actualmente existe o que en
adelante se produjere en los archivos de todas las
instituciones de los sectores pblico, y privado, as como la
de personas particulares, que sean calificadas como tal
()";
Que, el Objetivo No. 5 del Plan Nacional para el Buen Vivir
2013-2017, seala la responsabilidad del Estado de
garantizar el acceso al patrimonio debe estar orientada hacia
el fortalecimiento de redes de investigacin, bibliotecas,
archivos, museos y sitios patrimoniales a nivel nacional, y
que stos deben operar a travs de un subsistema de
memoria y patrimonio por medio de instituciones nacionales
que garanticen su acceso y
Mircoles 25 de febrero de 2015
circulacin. El fin es garantizar la proteccin, conservacin,

salvaguarda y difusin de los patrimonios como un bien
comn
Que, el artculo 5 del captulo 11 del Decreto Ejecutivo No.
985 de fecha 29 de diciembre de 2011 dispone: "Suprmase
(sic.) el Sistema Nacional de Archivos como institucin. El
Archivo Nacional del Ecuador y *sus seccionales funcionarn
como unidades de gestin desconcentrada del Ministerio de
Cultura y cumplirn las responsabilidades estatales
establecidas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos.";
Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de octubre
de 2012, se transfiere las funciones del Archivo Intermedio a
la Secretara Nacional de la Administracin Pblica,
institucin que incorporar en su estructura a la Direccin de
Archivo de la Administracin Pblica para el cumplimiento de
las siguientes atribuciones: a) Establecer los procedimientos
de la gestin de archivos para las entidades de la
Administracin Pblica Central e Institucional; b) Elaborar e
implementar manuales, procedimientos y normas tcnicas
para la gestin del archivo, manejo documental,
racionalizacin de la gestin documental, conservacin,
custodia y mantenimiento de documentos; c) Dictar
recomendaciones para mejorar la administracin documental
en las entidades de la Administracin Pblica Central e
Institucional; d) Recibir, administrar y custodiar los
documentos de archivo de la Administracin Pblica Central
e Institucional, que tenga ms de quince aos contados
desde la fecha de expedicin como lo establece el artculo 15
de la Ley del Sistema Nacional de Archivo; e) Conferir copias
, certificadas del fondo documental bajo su custodia,
observando las normas legales y tcnicas de la materia; f)
Elaborar propuestas y proyectos de digitalizacin de los
archivos bajo su custodia, as como los de las entidades de
la Administracin Pblica Central e Institucional; y, g) Las
dems establecidas en leyes, reglamentos u otras normas
del ordenamiento jurdico;
Que, a travs de Decreto Ejecutivo No. 1384 de 13 de
diciembre de 2012, se establece como poltica pblica el
desarrollo de la interoperabilidad gubernamental como un
esfuerzo mancomunado y permanente de todas las entidades
de la Administracin Central para compartir e intercambiar,
entre ellas, por medio de las tecnologas de la informacin y
comunicacin, datos e informacin electrnicos, necesarios
en la prestacin de los trmites y servicios ciudadanos que
presten las entidades, as como en la gestin interna e
interinstitucional;
Que, en Acuerdo Ministerial No. 718 de 27 de julio de 2011,
la Secretara Nacional de la Administracin Pblica, expide el
Instructivo para Normar el Uso del Sistema de Gestin
Documental Quipux para las Entidades de la Administracin
Pblica Central;
Que, es necesario establecer como poltica pblica en la
Administracin Pblica Central, Institucional y dependientes
de la Funcin Ejecutiva, la gestin documental y archivo, con
visin estratgica como el punto de partida que permita
promover la defensa y proteccin de los
derechos
fundamentales como el de acceso a la
Suplemento Registro Oficial N" 445 ~

informacin pblica, y permita mejorar la eficiencia, eficacia
de los servicios que prestan as como fortalecer la
transparencia y rendicin de cuentas a la ciudadana.
En uso de las facultades y atribuciones que le confiere el
literal n) del artculo 15 del Estatuto del Rgimen Jurdico y
Administrativo de la Funcin Ejecutiva,
SEGUNDA.- La Secretara Nacional de la Administracin

Pblica, en el plazo de dieciocho (18) meses contados a
partir de la publicacin del presente Acuerdo Ministerial
pondr a disposicin de los sujetos obligados un Sistema
Integral de Gestin Documental y Archivo que se
complemente al Sistema de Gestin Documental Quipux.
DISPOSICIN FINAL
Acuerda:
Expedir la Norma Tcnica de Gestin Documental y
Archivo.
Artculo 1.- Objeto.- El objeto del presente Acuerdo es
difundir la Norma Tcnica de Gestin Documental y Archivo
con su metodologa, documentos que se adjuntan como
anexo al presente Acuerdo Ministerial, y por lo tanto forma
parte integral del mismo.
Artculo 2.- mbito de aplicacin. Esta Norma Tcnica es
de aplicacin obligatoria para todas las entidades de la
Administracin Pblica Central, Institucional y dependientes
d la Funcin Ejecutiva.
Artculo 3.- La Subsecretara de Servicios, Procesos e
Innovacin a travs de la Direccin Nacional de Archivo de
la Administracin Pblica, ser la dependencia encargada de
efectuar la coordinacin, articulacin interinstitucional,
emisin de las polticas, directrices, normativas y
lineamientos, as como, de la generacin de programas y
proyectos que sean necesarios para la implementacin de la
Norma Tcnica de Gestin Documental y Archivo.
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA.- La Secretara Nacional de la Administracin
Pblica, a travs de la Direccin Nacional de Archivo de la
Administracin Pblica, asistir los requerimientos y
consultas tcnicas efectuadas por personas naturales,
entidades de la Administracin Pblica Central, Institucional
y que dependiente de la Funcin Ejecutiva.
SEGUNDA.- La Secretara Nacional de la Administracin
Pblica,, a travs de la Direccin Nacional de Archivo de la
Administracin Pblica, a fin de contribuir a una mejor
gestin documental y de - archivo de la administracin
pblica en general, brindar cuando as se lo requiera,
apoyo a las instituciones de las otras funciones del Estado,
Gobiernos Autnomos Descentralizados, Notaras, Registros
de la Propiedad y Mercantiles; as como aquellas
instituciones obligadas a cumplir con la Ley Orgnica de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, en materia
del presente Acuerdo.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
PRIMERA.- Todas las entidades de la Administracin
Pblica Central, Institucional y que dependen de la Funcin
Ejecutiva debern, en el plazo de ciento veinte (120) das,
contados a partir de la publicacin del presente Acuerdo
Ministerial,
debern
publicar
sus
herramientas
metodolgicas consistentes en el Cuadro General de
Clasificacin Documental y la Tabla de Plazos de
Conservacin Documental y los remitirn a la Secretara
Nacional de la Administracin Pblica, para su validacin y
registro.
El presente Acuerdo Ministerial derogar cualquier norma de

igual o menor jerarqua, que se contradigan u opongan al
presente instrumento.
La presente Norma Tcnica entrar en vigencia a partir de
su publicacin en el Registro Oficial.
De su ejecucin encrguese a la Secretara Nacional de la
Administracin Pblica, a travs de la Direccin Nacional de
Archivo de la Administracin Pblica, y a todas las
dependencias de la Administracin Pblica Central,
Institucional y que dependen de la Funcin Ejecutiva.
Dado y aprobado en, Quito D.M, a los 02 de febrero de 2015.
Comunquese y publquese.
f.) Dr. Vinicio Alvarado Espinel, Secretario Nacional de la
Administracin Pblica.
Es fiel copia del original- LO CERTIFICO.- Quito, 02 de
febrero del 2015.- f.) Abg. Sofa Ruiz G., Coordinadora
General de Asesora Jurdica (E), Secretara Nacional de la
Administracin Pblica,
SECRETARA NACIONAL DE LA
DIRECCIN NACIONAL DE ARCHIVO
NORMA TCNICA DE GESTIN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Contenido
CAPTULO I
DE LOS ALCANCES Y PRINCIPIOS GENERALES
DE LA NORMA TCNICA
De los alcances
Artculo 1. Objeto f Artculo: 2. Definiciones y
Abreviaturas
Artculo 3, Ente rector'
De los Principios Generales
Artculo 4. El . Sistema Nacional de Gestin
Documental y Archivo
Artculo 5. Del ciclo vital del documento
Artculo 6. De la poltica institucional en materia de
gestin documental y archivo
Artculo 7. De los documentos de archivo sujetos al
procedimiento archiystieo
Artculo'8. Del patrimonio documental de la Nacin
Artculo 9. De la procuracin de recursos
CAPTULO II
;. .............
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTI0N
DOCUMENTAL^ ARCHIVO
Suplemento
Registro Oficial N" 445 Mircoles 25 de febrero de 2015
Artculo
10.
Descripcin,
integracin
y
funcionamiento del Sistema Institucional
Artculo 11. Responsabilidades de las unidades
Artculo 12. Del archivo de gestin o activo
Artculo 13. De la Direccin de Gestin Documental y
Archivo
Artculo 14. Del Archivo Central
Artculo 15. De la Comisin de Gestin Documental y
Archivo de cada dependencia
Artculo 16. Del Archivo Intermedio
Artculo 17. Del Archivo Nacional del Ecuador
CAPITULO III
DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIN
Artculo 18. De los procesos que deber realizar el
Sistema Institucional
Artculo 19. De los instrumentos de consulta y control
de la gestin documental y archivo
Artculo 20. Del registro de entrada y salida de
correspondencia y control de la gestin documental
Artculo 21. De la identificacin de documentos de
archivo
Artculo 22. De la integracin y ordenacin de
expedientes
Artculo 23. De la clasificacin archivstica por
procesos
Artculo 24. De la descripcin documental
Artculo 25. De la valoracin documental
Artculo 26. De las transferencias documentales
Artculo 27. De la preservacin de los archivos
Artculo 28. De control de la gestin documental y
archivo
CAPITULO IV
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE
ARCHIVO
Artculo 29. Caractersticas
Artculo 30. Gestin
Artculo 31. Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo
Artculo 32. Conservacin a largo plazo de los
documentos electrnicos de archivo
Artculo 33. De la digitalizacin y desmaterializacin
de impresos
Artculo 34. Del tratamiento de los medios
audiovisuales
CAPTULO V
PADRN NACIONAL DE ARCHIVOS
Artculo 35. De la integracin del Padrn
Artculo 36. Certificado de Registro
Artculo 37. Indicadores de desempeo
integridad y disponibilidad de los documentos de archivo, en

beneficio de una gestin pblica eficiente, eficaz y
transparente.
Artculo 2. Definiciones y Abreviaturas.- A efectos de
comprensin de los conceptos abordados en la presente
Norma Tcnica se entender por:
I. APCID: Entidades de la Administracin Pblica,
Central Institucional y dependientes deja Funcin
Ejecutiva.
II.
Archivo de Gestin: Comprende toda la

documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las
unidades productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta
o solucin a los asuntos iniciados.
III. Archivo Central: Son aquellas unidades de archivo

que dependen de la Direccin de Gestin
Documental y Archivo o quin haga sus veces, que
custodian y administran la documentacin
procedente de las distintas unidades productoras,
una vez que esta documentacin ha finalizado su
gestin administrativa, pero que conserva todava
validez legal y puede ser requerida tanto por
personas naturales como jurdicas a efectos de
verificacin, acciones de habeas data o en el
ejercicio del derecho de acceso a la informacin
pblica contenida en estos documentos.
IV. Archivo Intermedio: Es el que concentra la
documentacin que conforme a la Tabla haya
cumplido su plazo de conservacin en el Archivo
Central de las dependencias, y tendr la finalidad
de llevar a cabo una accin eficaz de
administracin documental a nivel nacional, para
salvaguardar la documentacin que por su
importancia histrica, econmica, cientfica. cultura]
y social constituyen el Patrimonio Documental de la
Nacin.
V. Archivo Histrico: Es el que custodia y gestiona
fondos
documentales
que
constituyen
el
Patrimonio Histrico, son la memoria colectiva de
una nacin, regin o localidad; testimonios que
evidencian la experiencia humana y que deben
conservarse permanentemente dado el valor, que
adquiere para la investigacin, la ciencia y la
cultura.
CAPTULO I
VI. ANE: Archivo Nacional del Ecuador
DE LOS ALCANCES Y PRINCIPIOS
GENERALES DE LA NORMA TCNICA
De los alcances
Artculo 1. Objeto.- El objeto de la presente norma tcnica
es normar la gestin documental y archivo para cada una de
las fases del ciclo vital del documento as como la
preservacin del patrimonio documental de la Nacin con
base en las buenas prcticas internacionales, a fin de
asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento
de los requisitos de autenticidad, Habilidad,
VIL Ciclo vital del documento: Las etapas por las que
sucesivamente pasan los documentos desde su
produccin o recepcin en una dependencia, hasta
la determinacin de su destino final, que puede ser
baja documental o conservacin permanente en el
Archivo Nacional del Ecuador o en el Archivo
Histrico que corresponda. Los tipos de archivo
que se contemplan en el ciclo vital del documento
son: Archivo de Gestin o Activo, Archivo Central,
Archivo Intermedio y Archivo Histrico. La Tabla
autorizada por cada dependencia
Suplemento - Registro Oficial N 445

establecer para cada serie documental los plazos
de conservacin, los valores documentales, el
destino final, la tcnica de seleccin y las
condiciones de acceso.
VIII. Dependencia: Todos los organismos, instituciones y
entidades de la Administracin Pblica, Central
Institucional y dependientes de la Funcin
Ejecutiva.
IX. Desmaterializacin:
de documentos
caracterizndose
validez jurdica
electrnica.
Es el proceso de transformacin
fsicos a formato electrnico
porque cuentan con plena
por medio de certificacin
X. Direccin: Se refiere a la Direccin de Gestin

Documental y Archivo de cada dependencia o
quien haga sus veces.
XI. Gestin Documental y Archivo: Son los procesos
integrales relacionados con la gestin documental
y archivo en las dependencias, cualquiera que sea
su soporte; para garantizar su integridad,
autenticidad, fiabilidad y disponibilidad.
XII. Instructivo: Es una serie de explicaciones e
instrucciones que son agrupadas, organizadas y
expuestas de diferente manera, en diversos
soportes, para darle a un individuo la posibilidad
de actuar de acuerdo a corri sea requerido para
cada situacin, su objetivo primordial es orientar al
usuario en los procedimientos a seguir a travs de
una manera clara, detallada y precisa, de modo tal
que la actividad a realizar resulte sencilla y exitosa.
XIII.
Metodologa: Es el conjunto de procedimientos

racionales utilizados para alcanzar una gama de
objetivos que rigen una investigacin cientfica, una
exposicin doctrinal o tareas que requieran
habilidades, conocimientos o cuidados especficos.
XIV.
Norma Tcnica: Se refiere a la Norma Tcnica de

Gestin Documental y Archivo emitida por la
Secretara Nacional de la Administracin Pblica.
XV. Plan Institucional: Es el Plan Anual de Desarrollo de

Gestin Documental y Archivo elaborado en el
contexto del Sistema Institucional de Gestin
Documental y Archivo.
XVIII. SNAP: Secretara Nacional de la Administracin

Pblica.
XIX.
Institucional
de
XX. Sistema Nacional: El Sistema Nacional de Gestin

XXI. Sujetos Obligados: Las personas naturales o
jurdicas sobre las cuales recae el cumplimiento
obligatorio de la presente Norma Tcnica.
XXII. Cuadro: Cuadro General de Clasificacin Documental
XXIII.
Tabla: Tabla
Documental
XXIV.
Oficina Productora: Nombre de la Unidad

Administrativa o Acadmica que produce y
conserva la documentacin tramitada en el ejercicio
de sus funciones.
de
Plazos
de
Conservacin
Para otros conceptos relacionados con esta Norma Tcnica

se deber consultar en el glosario que emita la SNAP.
sta Norma Tcnica es parte de una estructura normativa
que contendr metodologa, instructivos y herramientas.
Articulo 3. Ente rector.- Dentro de la Funcin Ejecutiva del
Estado Ecuatoriano, en la Secretaria Nacional de
Administracin Pblica, se dispone la existencia de la
Direccin Nacional de Archivo de la Administracin Pblica
como la dependencia responsable de establecer la rectora
de la gestin documental y archivo de las entidades de la
APCID.
De acuerdo a las atribuciones que le confiere el Estatuto del
Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva y
el Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de octubre de 202, la
Direccin Nacional de Archivo de la SNAP, tendr las
siguientes atribuciones y responsabilidades:
I.
Elaborar el Plan Anual Nacional para las, entidades

de la APCID.
II. Establecer los procedimientos de la gestin de

archivos para los sujetos obligados al cumplimiento
de esta Norma Tcnica;
III.
Elaborar e implementar manuales y normas tcnicas

para la gestin documental y archivo, manejo
documental, racionalizacin de gestin documental,
conservacin,
custodia y mantenimiento de
documentos;
IV.
Disear y proponer proyectos de gestin documental

y archivos que permitan aunar al gobierno de la
informacin en la Administracin
Pblica.
XVI. Plan Anual Nacional: Plan Anual de Desarrollo de

Gestin Documental y Archivo elaborado en el
contexto dlas entidades de la Administracin
Pblica Central e Institucional.
XVII. Procedimiento de Archivo: Es el conjunto de
acciones u operaciones a realizarse como:
organizacin, consulta, conservacin y disposicin
final de los documentos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original as
como el ciclo vital y la normatividad archivstica.
Sistema Institucional: Sistema

Gestin Documental y Archivo.
V. Coordinar y dirigir proyectos relacionados con la

gestin documental y archivo, que a su ve/ estn
orientados a la mejora y modernizacin de la
Administracin Pblica;
-- Suplemento
VI. Emitir recomendaciones para mejorar la administracin

documental.
VII.
VIII.
Presentar y validar propuestas y proyectos

digitalizacin y desmaterializacin electrnica;
Validar el cumplimiento de directrices
elaboracin de herramientas metodolgicas;
en
XIII.
Las dems establecidas en leyes, reglamentos u

otras normas del ordenamiento jurdico.
XIV.
De los Principios Generales
de
la
IX. Validar el cumplimiento de las directrices emitidas en

la Tabla de cada dependencia en relacin a la baja
documental y emitir el dictamen final;
X. Dar claridad cuando exista duda respecto a la
interpretacin de las disposiciones de la presente
Norma;
XI. Conferir copias certificadas del fondo documental bajo
su custodia, observando las normas legales y
tcnicas;
XII. Ejercer las dems atribuciones y responsabilidades
delegadas por la autoridad competente, y,
Artculo 6. De la poltica institucional en materia de

gestin documental y archivo.I. Las dependencias emitirn la poltica institucional en
materia de gestin documental y archivo, la que ser
aprobada por la mxima autoridad institucional y
deber estar alineada con las disposiciones de la
presente Norma Tcnica y la Metodologa que para
el efecto emita la SNAP. En ella se establecer y
difundir el compromiso de organizar, gestionar,
conservar y resguardar los documentos de archivo
que se generen o reciban, aplicando la metodologa
de gestin documental y archivo que asegure su
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
II. Todos los servidores pblicos de los sujetos obligados
velarn por la integridad y adecuada conservacin
de los documentos de archivo que genere- o reciba
la dependencia en cualquier soporte y poca,
apegndose a los principios generales establecidos
en la Declaracin Universal sobre los Archivos y el
Cdigo de Etica Profesional, emitidos por el Consejo
Internacional de Archivos de la UNESCO.
Artculo 4. El Sistema Nacional de Gestin Documental y

Archivo.- Es el conjunto de dependencias y procesos de
gestin documental y archivo articulados entre s y que
tienen como finalidad coordinar las estrategias necesarias
para la correcta operacin de los procesos y procedimientos
a nivel nacional, as como la preservacin del patrimonio
documental histrico de la Nacin.
Artculo 5. Del ciclo vital del documento.- Corresponde a

las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos
desde su produccin o recepcin en una Dependencia, hasta
la determinacin de su destino final, que puede ser baja
documental o conservacin permanente en el Archivo
Nacional del Ecuador o en el Archivo Histrico que
corresponda. Los tipos de archivo que se contemplan en el
ciclo vital del documento son: Archivo de Gestin o Activo,
Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histrico.
III. El archivo deber ser condensado en la unidad por el

servidor responsable; por consiguiente, se prohbe
expresamente
la
constitucin
paralela
de
expedientes para uso personal.
Artculo 7. De los documentos de archivo sujetos al
procedimiento archivstico.- Todos los documentos de
archivo, cualquiera que sea su soporte, y que hayan sido
creados o recibidos en cualquier poca, como resultado del
ejercicio de las atribuciones y responsabilidades de los
sujetos obligados:
I. Forman parte del Sistema Institucional que les dio
origen, as como del Sistema Nacional, por lo que
estn sujetos al- procedimiento archivstico
establecido en la presente Norma Tcnica.
II. Se organizarn y gestionarn de acuerdo al ciclo vital
del documento, representado por los Archivos de
Gestin o Activ, el Archivo Central, el Archivo
Intermedio y, a partir de los criterios de disposicin,
el Archivo Histrico o la baja documental controlada.
Suplemento Registro Oficial N 445

III. Se expedientarn, clasificarn, registrarn, preservarn,
transferirn, valorarn y cumplirn su destino final, el
que puede ser baja documental o transferencia final
al Archivo Nacional del Ecuador para la preservacin
del patrimonio documental d la Nacin, de
conformidad con la metodologa establecida en la
presente Norma Tcnica.
Artculo 8. Del patrimonio documental de la Nacin.- El
patrimonio documental de la Nacin se conforma por aquella
documentacin histrica que custodia el Archivo Nacional del
Ecuador, los manuscritos antiguos e incunables, mapas,
ediciones raras de libros, los objetos y documentos que
pertenecieron o se relacionan con los precursores y proceres
de la independencia nacional, o de los personajes de
singular relevancia para la historia ecuatoriana, en posesin
de personas particulares o jurdicas, y todos aquellos
documentos de archivo que sirvan de fuente para estudios
histricos, econmicos, sociales, jurdicos y de cualquier
ndole, que por su naturaleza no sean fcilmente sustituib.les
y que den cuenta de la evolucin del Estado y de las
personas e instituciones que han contribuido en su
desarrollo, o cuyo valor testimonial, de evidencia o
informativo les confiere inters pblico, les asigna la
condicin de bienes culturales y les da pertenencia a la
memoria colectiva del pas. Por ello, las instituciones del
Estado vigilarn, en sus respectivos mbitos de
competencia, el cumplimiento de las disposiciones de la
presente Norma Tcnica y de aquellas que sean aplicables
para la debida organizacin y preservacin del patrimonio
documental de la Nacin.
Artculo 9. De la procuracin de recursos.- Las
dependencias,
promovern
que
los
procesos
y
procedimientos sean homogneos a efectos que la
informacin contenida en los documentos de archivo sea
accesible y de fcil consulta, que coadyuven al ahorro,
optimizacin de recursos y permitan eficiencia, eficacia,
efectividad, agilidad, transparencia, participacin en la
gestin pblica y solidaridad social.
Las dependencias, de acuerdo a su capacidad presupuestal,
contarn con el talento humano suficiente y calificado para el
desarrollo de las actividades de gestin documental y
archivo con los espacios fsicos, mobiliario, y los recursos
tcnicos y tecnolgicos necesarios.
La SNAP, emitir de referencia la metodologa para la
infraestructura de un repositorio documental.
CAPTULO II
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIN
Artculo 10. Descripcin, integracin y funcionamiento
del Sistema Institucional.- Es el conjunto de procesos y
procedimientos que interactan desde que se producen los
documentos hasta su destino final, y tiene como objetivo
asegurar
la
autenticidad,
fiabilidad,
integridad
y
disponibilidad de los documentos de archivo, cualquiera que
sea su soporte y poca de produccin o recepcin, mediante
los mtodos y procedimientos definidos en la presente
Norma Tcnica, as como en los instructivos que emita la
Direccin Nacional de Archivo de la Administracin Pblica.
Cada dependencia contar con un Sistema Institucional que

estar compuesto por:
1.
Los Archivos de Gestin o Activo;
II. La Direccin de Gestin Documental y Archivo o la que

haga sus veces;
III.
El Archivo Central; y,
IV.
Las autoridades y el talento humano calificado

suficiente.
Artculo 11. Responsabilidades de las unidades

productoras.- Para cumplir con las responsabilidades que
les corresponden en materia de gestin documental y
archivo, las unidades productoras debern:
1. Designar a los Responsables de los Archivos de
Gestin o Activo.
II. Supervisar que la documentacin de archivo que
acredite el resultado de sus acciones institucionales
se clasifique, registre, conserve y transfiera en los
trminos' definidos por la presente Norma Tcnica.
III.
Transferir al Archivo Central aquellos expedientes

que hayan concluido su gestin en los trminos
definidos por la presente Norma Tcnica.
IV.
Cumplir con las disposiciones de la presente Norma

Tcnica.
V.
Validar los inventarios de transferencia de los

expedientes que se transfieran al Archivo Central, al
Archivo Intermedio y los de baja documental.
VI. Contar con los espacios y mobiliario apropiados para la

conservacin de sus Archivos de Gestin o. Activo.
Artculo 12. Del archivo de gestin o activo.-En cada
unidad administrativa de las dependencias existir un Archivo
de Gestin o Activo, en el que se dar trmite a los asuntos y
se generarn los expedientes de uso cotidiano que se
transferirn al Archivo Central una vez concluido el plazo de
conservacin establecido en la Tabla.
Los responsables de los Archivos de Gestin o Activo
tendrn a su cargo las siguientes actividades:
I. Llevar el registro y control de la correspondencia de
entrada de gestin y, en su caso, de salida;
II. Integrar los expedientes de archivo conforme a la
metodologa establecida en la presente 'Norma
Tcnica;
III.
Elaborar el inventario general por expediente del

Archivo de Gestin o Activo;
IV.
Mantener debidamente organizados los expedientes

activos para su gil localizacin;
V. Asegurar la integridad y debida conservacin de los

archivos mediante la revisin peridica de las
condiciones de resguardo apropiadas, conforme a lo
establecido por esta Norma Tcnica;
Suplemento
transferencias documentales y destino final de los

documentos de archivo -incluido el expurgo o
depuracin- que produce o recibe cada unidad
administrativa de la dependencia en el ejercicio de
sus funciones o atribuciones.
VI. Participar en la elaboracin del Cuadro, la Tabla y la

Gua de Archivos;
VIL Otorgar el prstamo de los expedientes que obran en el
Archivo de Gestin o Activo a los servidores pblicos
autorizados en trminos de lo establecido por esta
Norma Tcnica y de las disposiciones jurdicas
aplicables;
VIII. Ser el conducto para identificar y solicitar al Archivo
Central el prstamo de expedientes que ya se
hubieran transferido y sean objeto de solicitudes ,de
acceso o de consulta interna:
IX. Elaborar el inventario de transferencia primaria para
transferir hacia el Archivo Central los expedientes
que cumplan con el plazo de conservacin
establecido en la Tabla;
X. Participar en los procesos de valoracin secundaria de
los expedientes que cumplan su plazo de
conservacin en el Archivo Central;
XI. Asesorar a su unidad en materia de archivos, as como
colaborar con sta para la correcta organizacin y
tratamiento homogneo de la documentacin del
Archivo de Gestin o Activo;
XII. Conservar la documentacin que se encuentre activa y
aquella que ha sido clasificada como reservada de
acuerdo con las disposiciones establecidas en la Ley
Orgnica de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica, mientras conserve tal carcter;
XIII.
Detectar las necesidades en materia de servicios de

gestin documental y archivo e informarlo a las
instancias correspondientes; y,
XIV.
Elaborar los informes respecto a los avances y

cumplimiento de los programas en materia de
gestin documental y archivo de su unidad.
VI. Coordinar las acciones para la elaboracin del

Cuadro y la Tabla.
VIL
I.
Elaborar el Plan Institucional que ser aprobado por

la mxima autoridad.
II. Establecer las directrices para el registro de entrada y

salida de correspondencia y el control de gestin
documental.
IX. Cumplir y hacer cumplir las directrices emitidas por la

Direccin Nacional de Archivo de la SNAP.
X. Clasificar, describir, integrar, archivar y resguardar en
su caso los expedientes en el Archivo Central.
XI. Capacitar y asesorar a los gestores en
actividades de clasificacin y resguardo de
diferentes unidades
administrativas
de
dependencia.
Asesorar e integrar a los gestores del Archivo de

Gestin o Activo de las unidades.
IV.
Administrar y Coordinar el Archivo Central.
V. Supervisar el cumplimiento de los criterios, mtodos,

procesos y procedimientos para el ingreso, registro,
produccin, circulacin, clasificacin, descripcin,
concentracin,
uso,
custodia,
conservacin,
preservacin,
as como
las
las
las
la
XII. Custodiar y mantener en forma separada y bajo

resguardo especial los expedientes que contienen
informacin reservada y/o confidencial.
XIII.
Coordinar la elaboracin de los inventarios

documentales institucionales ' conforme a lo
establecido en la presente Norma Tcnica.
XIV.
Coordinar la elaboracin y actualizacin de la Gua

de Archivos de la dependencia.
XV. Coordinar y autorizar las transferencias primarias de

los Archivos de Gestin o Activo al Archivo Central.
Autorizar las transferencias secundarias del Archivo
Central al Archivo Intermedio de la SNAP.
XVII. Llevar a cabo al menos una vez al ao transferencias

secundarias al Archivo Intermedio basadas en los
procesos de valoracin documental y en los plazos
de conservacin establecidos en la Tabla.
XVIII. Coordinar acciones con la unidad de Tecnologas de la
Informacin para administrar el Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y Archivo y capacitar
a los usuarios en su uso.
XIX.
III.
Someter la aprobacin del Cuadro y la Tabla ante la

Comisin de Gestin Documental y Archivo.
VIII. Remitir para su validacin y registro a la Direccin

Nacional de Archivo de la SNAP, el Cuadro y la
Tabla.
XVI.
Artculo 13. De la Direccin de Gestin Documental y
Archivo.- En cada dependencia la Direccin ser la
encargada de llevar a cabo los procesos y procedimientos
que tiene a su cargo el Sistema Institucional y tendr las
siguientes atribuciones:
Coordinar proyectos de digitalizacin de los acervos

documentales custodiados por el archivo central.
XX. Coordinar acciones con la Direccin Nacional de

Archivo de la SNAP acatando las disposiciones de
sta.
Artculo 14. Del Archivo Central.- Cada dependencia
contar con un Archivo Central en el que se concentrarn y

custodiarn los expedientes que cumplieron su plazo de
conservacin en el Archivo de Gestin o Activo, de acuerdo
con la Tabla, que an conservan valor legal o contable y que
permanecern en l hasta que se determine y ejecute su
destino final.
II. Asesorar a las unidades respecto a los procesos

tcnicos que deben realizarse en los Archivos de
Gestin o Activos y el procedimiento para realizar las
transferencias primarias al Archivo Central;
III.
Elaborar el programa anual de transferencias

primarias que debern cumplir los Archivos de
Gestin o Activos y verificar que stas se realicen de
conformidad con lo establecido en la presente
Norma Tcnica;
IV.
Recibir las transferencias primarias que realicen las

unidades al concluir los tiempos establecidos en la
Tabla;
V.
Conservar precautoriamente la documentacin

semiactiva hasta cumplir su plazo de conservacin,
conforme a la Tabla;
VI. Administrar el acervo documental bajo su resguardo

empleando la metodologa archivstica establecida
en las normas aplicables y tomando medidas para la
adecuada conservacin del acervo documental;
VII. Generar el Inventario de Transferencia Secundaria de
los expedientes que cumplieron su plazo de
conservacin en el Archivo Central de conformidad
con la Tabla, para su transferencia al Archivo
Intermedio;
VIII. Elaborar, en coordinacin con los responsables de los
Archivos de Gestin o Activos, la Ficha Tcnica de
prevaloracin de los expedientes que deben ser
transferidos al Archivo Intermedio por haber
cumplido su plazo de conservacin en el Archivo
Central de acuerdo a la Tabla;
IX. Presentar para su estudio y aprobacin a la Comisin
de Gestin Documental y Archivo, la ficha tcnica de
prevaloracin y los inventarios de transferencia
secundaria.
X Transferir al Archivo Intermedio los expedientes cuyo
plazo de conservacin en el Archivo Central haya
concluido, acompaados de la ficha tcnica de
prevaloracin y los inventarios de transferencia
secundaria validados por la Comisin de Gestin
Documental y Archivo;
XI. Eliminar los expedientes, cuya baja haya sido
aprobada por la Comisin de Gestin Documental y
Archivo, validada y registrada por la Direccin
Nacional de Archivo de la SNAP;
XII. Evitar la acumulacin excesiva de documentacin

realizando de. manera oportuna los procesos de
valoracin, transferencia y baja documental;
XIII.
Otorgar el prstamo de expedientes al personal

autorizado, mediante los mecanismos establecidos
en la Metodologa de la presente Norma Tcnica y
de conformidad con disposiciones jurdicas
aplicables;
XIV.
Reportar a los responsables de la dependencia o a la

Direccin Nacional de Archivo de la SNAP, cualquier
incidente que pueda poner en riesgo la conservacin
de los archivos;
El Responsable del Archivo Central ejecutar las siguientes

actividades;
I. Establecer las polticas y directrices especficas en
materia archivstica en el mbito institucional,
basndose en las disposiciones de esta Norma
Tcnica y en las emitidas por la SNAP;
XV. Presentar los informes que le sean requeridos respecto

al desarrollo de las actividades y el cumplimiento de
sus programas; y
XVI. Las dems que le sealen la Ley y reglamentos
aplicables.
Artculo 15. De la Comisin de Gestin Documental y
Archivo de cada dependencia.- La Comisin de Gestin
Documental y Archivo ser la encargada de analizar y
aprobar, en su caso, la propuesta de Cuadro y fa Tabla, que
le presente la Direccin de Gestin Documental y Archivo de
la dependencia, as como aprobar los inventarios de baja
documental y transferencia.
La Comisin que integre cada
compuesta por:
dependencia estar
I.
El/la mxima autoridad o su delegado, quien la

presidir y tendr voto dirimente;
II.
El/la Coordinador/a General de Asesora Jurdica,

quin haga sus veces o su delegado;
III.
El/la Director de Gestin Documental y Archivo, o

quin haga sus veces;
IV.
Un representante de la Unidad de Procesos;
V.
Un representante de la Unidad productora, segn

corresponda; y,
VI.
El/la Auditor Interno o su delegado, podr intervenir

en calidad de asesor de la Comisin.
Artculo 16. Del Archivo Intermedio.-El Archivo Intermedio

dependiente de la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP,
concentrar la documentacin que conforme a la Tabla haya
cumplido su plazo de conservacin en el Archivo Central de
las dependencias, y tendr la finalidad de llevar a cabo una
accin eficaz de administracin documental a nivel nacional,
para salvaguardar la documentacin que por su importancia
histrica, econmica, cientfica, cultural y social constituyen
el Patrimonio Documental de la Nacin.
El Archivo Intermedio ejecutar las siguientes actividades
principales:
I. Administrar y custodiar los documentos de archivo que
hayan cumplido los plazos de conservacin
establecidos en la Tabla;
10
II.
III.
IV.
Suplemento
Registro Oficial N 445 -
Procesar y evaluar dicha documentacin, de

conformidad con las disposiciones de esta Norma
Tcnica;
Analizar las fichas tcnicas de prevaloracin y validar
en definitiva los dictmenes de baja documental
emitidos por la Comisin de Gestin Documental y
Archivo;
Analizar las fichas tcnicas de prevaloracin y emitir
el dictamen de aceptacin de las transferencias
secundarias;
V.
Elaborar los inventarios de transferencia final y

remitir al Archivo Nacional del Ecuador la
documentacin calificada como permanente:
VI.
Controlar el prstamo y la devolucin de los

documentos de este archivo, prstamo que se
efectuar solamente a los archivos de origen de tal
documentacin;
VII.
Proporcionar el servicio de acceso y consulta a la

ciudadana de acuerdo a los procedimientos
establecidos en las disposiciones internas y en la
Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica;
Presentar propuestas y coordinar proyectos de

digitalizacin de los fondos documentales bajo su
custodia, que por su naturaleza, importancia o
estado fsico lo requieran para su conservacin y
fcil acceso.
Artculo 17. Del Archivo Nacional del Ecuador.- El

Archivo Nacional organizar, preservar, custodiar y
difundir los expedientes histricos que le sean transferidos
por el Archivo Intermedio, los que de acuerdo con la
presente Norma Tcnica sean considerados Patrimonio
Documental de la Nacin y aquellos que por su relevancia
para la investigacin histrica, cientfica y social del Ecuador
incorpore a su acervo documental,
Elaborar el Plan Anual Institucional, en el mbito de

sus atribuciones.
II.
Con sujecin a la legislacin en la materia, recibir las

transferencias finales del Archivo. Intermedio o de las
diferentes dependencias de la Administracin Pblica
con la autorizacin de la Direccin Nacional de
Archivo de la Secretara Nacional de la
Administracin Pblica y clasificar, organizar,
describir, conservar, restaurar y difundir la
documentacin con valor histrico o permanente.
III.
Organizar los expedientes recibidos y catalogar la

documentacin de acuerdo a temas de inters,
IV.
Proporcionar el servicio de consulta de expedientes

de acuerdo a las siguientes polticas:
Los expedientes se prestarn nicamente por

medio de la ficha de prstamo, y en sala de
consulta. La consulta de la documentacin
estar abierta al pblico en general.
2.
Por ningn motivo se facilitarn documentos

sueltos para la consulta, se prestar
invariablemente el expediente completo.
3.
Las personas que consulten podrn solicitar los

expedientes al responsable del archivo, previa
identificacin y cumplimiento de requisitos. Los
solicitantes no tendrn acceso directo a los
acervos documentales.
Coordinar actividades encaminadas a la divulgacin

de la riqueza del acervo documental bajo su
custodia, mediante la elaboracin de catlogos de
divulgacin, la promocin de exposiciones, la
prestacin del servicio de asesoras a usuarios, entre
otras.
VI.
Conservar el acervo documental mediante la

aplicacin de una serie de tcnicas y procedimientos
de preservacin que eviten el deterioro de los
documentos ocasionado por agentes patgenos
internos y externos, a fin de prolongar la vida de la
documentacin y ponerla al servicio de futuras
investigaciones.
VIL Llevar a cabo proyectos de digitalizacin de la

documentacin de archivo bajo su custodia, con el
fin de conservarla y facilitar su consulta.
VIII. Realizar los procesos tcnicos relativos a la
identificacin, clasificacin, ordenacin y descripcin
con base en lo establecido por esta Norma Tcnica y
los estndares internacionales.
IX.
Documentar los trabajos relacionados con los

acervos que custodia y establecer las acciones
necesarias para el funcionamiento del mismo.
X.
Realizar el diagnstico de los acervos susceptibles

de incorporacin, contemplando si la documentacin
tiene relacin directa con la historia institucional y
sus autoridades, as como el estado de conservacin
de los documentos. Adicionalmente es importante
contemplar la capacidad de almacenaje con que
cuenta la institucin en relacin con la importancia
del contenido de la documentacin. Se elaborar un
inventario simple de la donacin que se est
solicitando se incorpore al acervo documental de la
Institucin o de la Nacin.
XI.
Los expedientes debern someterse a un proceso de

limpieza o de fumigacin a fin de controlar los
posibles agentes biolgicos nocivos, permaneciendo
en cuarentena hasta que se inicien sus procesos
tcnicos y sean incorporados al acervo histrico.
El Archivo Nacional ejecutar las siguientes actividades

principales:
I.
1.
V.
VIII. Promover acciones

para la transferencia del
conocimiento que estimulen la integracin y
participacin ciudadana; y,
IX.
Suplemento Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero de 2015

CAPITULO III
DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA
GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Artculo 18. De los procesos que deber realizar el
Sistema Institucional.El Sistema Institucional operar de manera articulada e
integral llevando a cabo los siguientes procesos:
I. Registro de entrada y salida de correspondencia y
control de la gestin documental;
II. Identificacin de documentos de archivo;
III.
Integracin y ordenacin de expedientes;
IV. Clasificacin archivstica por procesos;

V. Descripcin documental:
VI. Valoracin documental;
VII.
VIII.
Transferencias documentales;
Preservacin de archivos; y,
IX. Control de la gestin documental y archivo

La SNAP emitir la metodologa para la aplicacin de cada
uno de los procesos que se ejecutarn en el Sistema
Institucional.
Artculo 19. De los instrumentos de consulta y control de
la gestin documental y archivo.- Para operar los procesos
del Sistema Institucional, cada dependencia contar con los
siguientes instrumentos:
I. El Cuadro;
II. La Tabla;
11
Se llevar a cabo a travs del Sistema Informtico Integral de

Gestin Documental y Archivo, que determine la SNAP. de
conformidad con lo establecido en la Metodologa contenida
en esta Norma Tcnica. En dicho sistema se gestionar la
documentacin digital y/o impresa al interior de una entidad,
entre entidades y la enviada por la ciudadana a las
instituciones.
Artculo 21. De la identificacin de documentos de
archivo.- Los documentos de archivo, con independencia de
su soporte fsico o tipologa documental, estn sujetos al
proceso archivstico completo: expedientacin, clasificacin,
inventario, preservacin, transferencias y disposicin final.
Los documentos no considerados de archivo, como son los
de comprobacin administrativa inmediata, que de manera
enunciativa mas no limitativa pueden ser: vales de
fotocopias, solicitud de permisos de salida, registro de
visitantes, invitaciones a eventos, entre otros, y los
documentos de apoyo informativo, tales como manuales de
uso, directorios telefnicos, impresiones de Internet, libros y
revistas que no forman parte del asunto, entre otros. No
estn sujetos al proceso archivstico, por lo que pueden
darse de baja de manera inmediata al trmino de su utilidad,
de conformidad con la normatividad y polticas institucionales
en la materia.
Artculo 22. De la integracin y ordenacin de
expedientes.- Las unidades productoras abrirn un
expediente por cada asunto o trmite que surja en el marco
de sus responsabilidades normadas, en el que se integrarn
y ordenarn los documentos de archivo vinculados al inicio,
desarrollo y conclusin del trmite que corresponda.
Siguiendo los procedimientos establecidos en la
Metodologa, cada expediente generado por las unidades
productoras deber:
I.
Clasificarse conforme al Cuadro;
III. Los inventarios documentales:

a.
II.
General por expediente
b. De transferencia
c.
De baja documental
III.
Registrarse
expediente;
IV.
Estar sujeto a expurgo y limpieza a la conclusin del

asunto o trmite;
V.
Foliarse;
IV. La Gua de Archivos

Estos son los instrumentos bsicos para la gestin,
organizacin, clasificacin, conservacin y consulta de los
diferentes tipos de archivo, por lo que sern de uso
obligatorio para todos los servidores pblicos participantes
en el Sistema Nacional y en los Sistemas Institucionales
correspondientes.
Los instrumentos dictaminados y aprobados se remitirn
para su conocimiento, validacin y registro a la Direccin
Nacional de Archivo de la Administracin Pblica.
Artculo 20. Del registro de entrada y salida de
correspondencia y control de la gestin documental.Ser el canal para la recepcin y el despacho de los
documentos oficiales que se dirijan a la dependencia o se
enven hacia el exterior, cualquiera que sea su destino,
garantizando seguridad, eficiencia y eficacia en el envo.
Identificarse con cartula y pestaa;
VI.
VIL
VIII.
en . el
inventario
general
por
Transferirse al cumplir su plazo de conservacin

conforme a la Tabla;
Valorarse y;
Cumplir su disposicin final.
Artculo 23.- De la clasificacin archivstica por

procesos.- El Cuadro es el instrumento bsico para la
gestin documental y archivo. Cada dependencia expedir, a
travs de la Comisin de Gestin Documental y Archivo, el
Cuadro que usarn todas las unidades para clasificar los
expedientes 'que generan.
- Suplemento -
Registro Oficial N 445 - 12 Suplemento Registro Oficial N 445

til Cuadro se elaborar conforme a lo establecido en la

Metodologa, y ser la Direccin de Gestin Documental y
Archivo de cada dependencia la que coordine su
elaboracin, con la participacin del Archivo Central y cada
Archivo de Gestin o Activo.
La propuesta de Cuadro que presente la Direccin ser
analizada y, en su caso, aprobada por la Comisin de
Gestin Documental y Archivo, en sesin plenaria' que al
efecto se lleve a cabo.
El Cuadro se actualizar conforme cambien o evolucionen
las disposiciones relativas a los procesos institucionales,
bajo el mismo procedimiento establecido para su
elaboracin.
La Direccin de Gestin Documental y Archivo orientar y
supervisar el uso cotidiano del Cuadro por parte de los
responsables de Archivo en las unidades.
Artculo 24. De la descripcin documental.- La
descripcin documental se realiza con el fin de identificar,
gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as
como para darles contexto en el sistema institucional que los
ha producido y es fundamental para facilitar la localizacin y
consulta de los expedientes, as como para la
interoperabilidad institucional.
Como resultado de la descripcin documental, las
dependencias generarn la respectiva gua de archivos y los
inventarios documentales.
a) Gua de Archivos:
La Gua de Archivos es el instrumento de consulta que
proporciona informacin general sobre el contenido del
fondo documental de la dependencia, mediante la
descripcin de sus secciones y series, a fin de orientar y
auxiliar en la bsqueda de informacin. La Gua se
estructurar con informacin de los Archivos de Gestin
o Activos y del Archivo Central. El Archivo Intermedio y el
Archivo Histrico, elaborarn su propia Gua. Los tres
tipos de Gua de Archivos se publicarn en el portal web
de cada dependencia y en el de la Direccin Nacional de
Archivo de la SNAP. La Gua de Archivos se elaborar
con los campos descriptivos que se establecen en la
Metodologa.
b) Inventarios Documentales:
Los inventarios documentales son los instrumentos para
el control, la gestin y la consulta de los expedientes que
obran en cada uno de los archivos de las dependencias,
en ellos se describirn los datos generales de los
expedientes en el contexto del Cuadro.
El inventario de transferencia primaria se utiliza para
transferir expedientes al Archivo Central; el inventario de
transferencia secundaria se utiliza para transferir
expedientes al Archivo Intermedio; el inventario de
expedientes para conservacin permanente se utiliza para la
transferencia final al Archivo Histrico; el inventario de
expedientes para Baja Documental se utiliza para relacionar
los expedientes dictaminados sin valor permanente y
gestionar su destruccin.
En la Metodologa se establecen los campos descriptivos

que contendrn dichos inventarios.
Todos los Archivos de Gestin o Activos debern elaborar el
inventario general por expediente correspondiente a su
unidad y el Archivo Central elaborar el inventario general de
expedientes semiactivos global de la dependencia.
Artculo 25. De la valoracin documental.- Es una
actividad intelectual que se basa en el conocimiento
profundo de la dependencia, sus facultades; atribuciones.
funciones y procedimientos de creacin de documentos, as
como de los procesos de toma de decisiones respecto a los
aspectos crticos, cruciales o relevantes' de la actuacin
institucional. Por ello las decisiones que resulten respecto al
destino final de la documentacin debern apoyarse y
documentarse con el anlisis cuidadoso de la normatividad
aplicable a la institucin y de toda informacin referida a la
misma.
La valoracin documental se lleva a cabo durante el proceso
de elaboracin de la Tabla y se ratifica o modifica al generar
los inventarios de transferencia secundaria o de baja
documental. Los criterios para realizar la valoracin
documental se establecen en la Metodologa que acompaa
a la presente Norma Tcnica.
Como resultado de la valoracin documental se elabora la
Tabla, en la que se registran los valores documentales, los
plazos de conservacin, las condiciones de acceso
(clasificacin de reserva o confidencialidad), el destino final y
la tcnica de seleccin documental para cada una de las
series documentales del Cuadro.
Los plazos de conservacin que se establezcan en la Tabla
contarn a partir de la conclusin o cierre del asunto de los
expedientes, y en su caso de la fecha en que sean
desclasificados los expedientes que hubieren sido
reservados conforme a lo establecido en la Ley Orgnica de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Todas las entidades de la APCID, estn obligadas a
incorporar la Tabla como herramienta tcnica para la gestin,
conservacin, transferencias primaria, secundaria y final, as
como para la disposicin final de los expedientes.
Adems del procedimiento general establecido en la
Metodologa, las dependencias podrn establecer los
criterios especficos para la seleccin por muestreo de los
expedientes que se consideren con valor permanente, de
acuerdo a las caractersticas particulares de cada Institucin
y a la tipologa documental que emana de sus funciones. Los
criterios especficos que sean aprobados por la dependencia,
debern remitirse para su conocimiento a la Direccin
Nacional de Archivo de la SNAP, y difundirse entre los
archivos de Gestin o Activos, Central, Intermedio e
Histrico.
Artculo 26. De las transferencias documentales.- Todos
los documentos de archivo, integrados en expedientes,
debern cumplir su ciclo vital mediante las transferencias,
primaria, secundaria y final, en su caso, o la baja
documental, de conformidad con las condiciones
establecidas en la Tabla.
Suplemento - Registro Oficial N" 445 El ciclo de vida de los expedientes se gestionar mediante
las transferencias documentales de los mismos que cumplan
su plazo de conservacin de acuerdo a lo establecido en la
Tabla, para pasar del Archivo de Gestin o Activo al Archivo
Central (transferencia primaria), del Archivo Central al
Archivo Intermedio (transferencia secundaria), y del Archivo
Intermedio al Archivo Nacional, en su caso, (transferencia
final).
Toda transferencia documental deber realizarse mediante
el inventario correspondiente y de conformidad con el
procedimiento que se establece en la Metodologa.
En lo relativo a otros soportes documentales se atender a lo
establecido en las guas y directrices elaboradas por la
Direccin Nacional de Archivo de la SNAP.
El destino final de los expedientes podr ser: transferencia
final al Archivo Nacional o baja documental.
La baja documental consiste en la eliminacin controlada de
aquellos expedientes que hayan prescrito en sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables y que no
contengan valores histricos.
Las bajas documentales sern aprobadas por la Comisin de
Gestin Documental y Archivo y operadas por la Direccin a
travs del Archivo Central, llevando a cabo una eliminacin
legal, segura, apropiada e irreversible, y cuidar en todo
momento la confidencialidad de los- datos. El procedimiento
se detalla en la Metodologa de esta Norma Tcnica.
Artculo 27. De la preservacin de los archivos.- Las
dependencias debern contar con la infraestructura fsica
adecuada para la preservacin de los documentos de archivo
conforme a lo que establezcan los estndares
internacionales y las polticas que emita la SNAP.
Para la adecuada preservacin del acervo documental, todos
los archivos de las dependencias debern contar con:
a) Plan de prevencin de riesgos

b) Programa regular de inspeccin y mantenimiento
c) Plan de contingencia
En los casos en que llegase a haber documentacin

siniestrada por causas ajenas o imprevisibles,' como son los
desastres naturales, deber procederse conforme a la
metodologa establecida por la SNAP.
Artculo 28. De control de la gestin documental y
archivo.- La SNAP llevar a cabo el seguimiento y control
de la gestin documental y archivo de cada dependencia,
con la finalidad de verificar que las unidades cumplan con
las disposiciones de la presente Norma Tcnica.
En caso de que alguna unidad desaparezca, se extinga o
cambie de adscripcin, los archivos correspondientes se
transferirn ntegros mediante oficio e inventario al Archivo
Central de la dependencia.
13
Los servidores pblicos de la dependencia obligados a

elaborar acta de entrega - recepcin al separarse de su
empleo, cargo o comisin, debern entregar a quienes los
sustituyan los archivos que se encuentren bajo su resguardo,
debidamente inventariados y registrados en el Sistema
Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo.
Como parte del procedimiento de desvinculacin de los
servidores pblicos, la Unidad de Talento Humano de la
dependencia, deber solicitar al Archivo Central el Certificado
de NO Adeudo de Expedientes, siendo este certificado una
condicionante para finiquitar la desvinculacin.
CAPITULO IV
DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRNICOS DE ARCHIVO
Artculo 29. Caractersticas.- Los documentos electrnicos
d archivo forman parte del Sistema Institucional y del
Sistema Nacional. Su identificacin como documentos de
archivo se basa en la misma metodologa tcnica que se
aplica para los documentos impresos. Es decir, emanan del
ejercicio de las funciones y atribuciones de la dependencia,
son orgnicos, seriados, nicos y estables. Sus requisitos. de
calidad, como los documentos en papel son: la autenticidad,
fiabilidad, integridad y disponibilidad. De igual forma, los
documentos electrnicos de archivo tienen estructura,
contenido y contexto, derivado de las atribuciones que les
dan origen.
Artculo 30. Gestin.- La organizacin y gestin de los
documentos electrnicos de archivo se llevar a cabo de
conformidad con los procedimientos establecidos en la
presente Norma Tcnica para los documentos de archivo en
otros soportes.
Los tiempos de conservacin en los Archivos de Gestin o
Activo, Central e Intermedio se contarn a partir del momento
en que los documentos sean registrados como asunto
concluido en el Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo y su destino final se determinar
mediante la valoracin documental de conformidad con lo
establecido en la presente Norma Tcnica y en la Tabla.
Al suspender la operacin de un sistema informtico, se
verificar que los documentos electrnicos de archivo que
contenga, as como su informacin, se hayan transferido al
Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y
Archivo que al efecto implemente la Secretara Nacional de la
Administracin Pblica, se deber programar su
transferencia a dicho sistema, de acuerdo a un plan
coordinado con la Unidad de Tecnologas de la Informacin y
Comunicacin.
Artculo 31. Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo.- Las dependencias debern contar
con el Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y
Archivo que desarrolle la SNAP para administrar de manera
integral los procesos de creacin, clasificacin, gestin,
conservacin, consulta y disposicin nal de los documentos
de archivo que conforman el Sistema Institucional.
14
Suplemento
--
Registro Oficial N" 445
El sistema que implemente la SNAP tendr las siguientes

caractersticas:
I.
Estar basado en estndares abiertos que faciliten la

migracin y, actualizacin continua.
II. Estar vinculado electrnicamente con el sistema

informtico! que se use para el registro de la
correspondencia de entrada y salida y el control de
gestin documental, a fin de simplificar los procesos de
registro, evitar duplicidades y controlar la gestin "de
los documentos de archivo desde su creacin y hasta
su destino final.
III.
Contar con las funcionalidades necesarias para

garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad a largo plazo de los documentos de
archivo.
IV.
Incluir procedimientos digitales para efectuar la

trazabilidad y la auditora del contenido de los
documentos electrnicos de archivo.
V. Ser flexible para adaptarse a las necesidades

especficas de las dependencias.
Los sistemas informticos creados por o para la dependencia
debern considerar su vinculacin con el Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y Archivo, a fin de que los
documentos electrnicos d archivo que generen, inicien su
registro archivstico desde el sistema de su creacin y sean
enviados de manera automtica al Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y Archivo, en donde se
iniciar formalmente su proceso archivstico dentro del ciclo
vital del documento.
Artculo 32. Conservacin a largo plazo de los
documentos electrnicos de archivo.- Cada dependencia
elaborar un plan de accin coordinado entre los archivos,
las unidades productoras, y la Unidad de Tecnologas de la
Informacin y Comunicacin, teniendo como propsito el
cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad.
Artculo 33. De la digitalizacin y desmaterializacin de
impresos.
Las entidades de la APCID debern contar con los
siguientes requisitos, previo a la aprobacin de los proyectos
de digitalizacin documental:
I.
Cuadro aprobado por la Comisin de Gestin

Documental y Archivo de cada dependencia.
II. Tabla aprobada por la Comisin de Gestin Documental

y Archivo de cada dependencia.
III. La documentacin fsica organizada, clasificada, foliada,
inventariada y expurgada parcialmente.
Una vez que se cuente con los requisitos mencionados, las
dependencias debern enviar sus proyectos o trminos de
referencia, que se refieran a la digitalizacin documental, a la
Subsecretara de Gobierno Electrnico de la SNAP para que
sean valorados conforme corresponda.
Cuando se trate proyectos de la desmaterializacin de

impresos, se seguir el mismo procedimiento, pero adems
los documentos debern contar con la certificacin
electrnica que les otorgue la plena validez jurdica.
Este es el mecanismo por el cual se aprobar la contratacin
de proyectos de digitalizacin y/o desmateriaiizacin de
documentos, quedando expresamente prohibido realizar
estas contrataciones sin cumplir con este procedimiento.
Artculo 34. , Del tratamiento de . los medios
audiovisuales.- Los medios audiovisuales son los medios
de comunicacin masiva que combinan imgenes y sonido,
por lo que el receptor puede ver y escuchar el mensaje. Los
mensajes creados como medio audiovisual pueden
plasmarse en diversos soportes y formatos, tales como
cintas, DVD, CD, entre otros.
Las dependencias y unidades que cuenten con medios
audiovisuales debern aplicar la metodologa archivstica
que asegure su localizacin, control y preservacin,
manteniendo los requisitos de autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad.
Los acervos audiovisuales se registrarn en el Sistema
Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo, el que
contar con la posibilidad de registrarlos, localizarlos,
conservarlos y reproducirlos, en la forma en que se
encuentre su presentacin original.
Los documentos audiovisuales, que se generen como
resultado de las atribuciones y responsabilidades de las
dependencias y unidades se tratarn como documentos de
archivo, por lo que se clasificarn conforme al Cuadro y
seguirn su ciclo vital conforme a la Tabla. El procedimiento
para su registro se establece en la Metodologa.
CAPTULO V
Artculo 35. De la integracin del Padrn.- Es el
receptorio electrnico en el que se registran e integran los
datos generales de los archivos del pas, y tiene como
propsito establecer un vnculo permanente entre la
comunidad archivstica nacional y la SNAP como autoridad
rectora en materia de archivos, procurando el rescate de
archivos e impulsando la organizacin, conservacin y
difusin del patrimonio documental de la Nacin.
La integracin del Padrn Nacional de Archivos tiene como
objetivo conocer el patrimonio documental nacional, difundir
los acervos de los archivos histricos del pas y apoyar a las
dependencias archivsticas en sus procesos de organizacin,
gestin, conservacin y consulta documental, adems de
auspiciar el aprovechamiento de sus recursos documentales,
as como el reconocimiento de las mejores prcticas
archivsticas y el intercambio de informacin.
El Padrn se actualizar de manera continua, a travs de la
solicitud y formato de registro que se incluirn en el portal de
Internet de la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP.
Suplemento Registro Oficial N 445 Artculo 36. Certificado de Registro.- La Direccin

Nacional de Archivo de la Administracin Pblica otorgar un
Certificado de Registro a cada archivo que ingrese su
informacin al Padrn. Dicho Certificado avalar al archivo
como miembro del Padrn Nacional de Archivos de las
entidades de la APCID y le acreditar el cumplimiento de
requisitos archivsticos en el nivel 1, 2, 3, 4 o 5 de acuerdo a
los estndares internacionales en materia archivstica y a lo
establecido por la presente Norma Tcnica.
Mircoles 25 d febrero de 2015
15
conservacin y consulta documental, as como para el

registro en el Padrn Nacional de Archivos. De igual manera,
promover la imparticin de cursos de capacitacin para el
cumplimiento de. los estndares establecidos en la presente
Norma Tcnica.
SECRETARA NACIONAL DE LA
DIRECCIN NACIONAL DE ARCHIVO
Artculo 37. Indicadores de desempeo.- Las

dependencias debern contar con indicadores de desempeo
para medir el avance de ejecucin del Plan Institucional de
Desarrollo de Gestin Documental y Archivo con base en los
procesos establecidos en la presente Norma, para lo cual se
considerar el siguiente esquema de medicin:
NIVEL 1 INICIAL. La dependencia desconoce la utilidad e
importancia del Sistema de Gestin Documental y Archivo.
Los documentos no cuentan con tratamiento archivstico
pero si cuenta con procesos y procedimientos definidos.
NIVEL 2. INICIAL EN DESARROLLO. La alta direccin
reconoce al Sistema de Gestin Documental y Archivo, pero
aplican tcnicas archivsticas de forma parcial, aisladas,
como resultado de las necesidades inmediatas producto de
las experiencias individuales.
NIVEL 3. MEDIO. Todos los procesos y procedimientos
desarrollados para normalizar el Sistema de Gestin
Documental y Archivo, se encuentran documentados,
formalizados y son aplicados a todos los niveles de la
dependencia y cumplen con requisitos, metodolgicos,
legales organizacionales, tcnicos archivsticos y culturales.
(Este nivel se caracteriza porque ya cuentan con las
herramientas de control y consulta documental).
NIVEL 4. GESTIONADO. Los procesos y procedimientos
han sido estabilizados es posible medir la aplicacin de los
procedimientos y tomar acciones cuando ste no opera. La
responsabilidad es asumida a todos los niveles de la
dependencia, (cuentan con inventarios documentales, gua
de archivo, estadsticas de consulta y se realizan
transferencias documentales conforme a destino final
establecido).
NIVEL 5. SISTMICO. Los procesos del Sistema de Gestin
Documental y Archivo se practican en el da a da. El
responsable del rea es de la alta direccin. El conocimiento
forma parte de la cultura organizacional buscando la
excelencia. Las herramientas tecnolgicas se integran con
otras aplicaciones y sistemas de informacin. Se utilizan
herramientas tecnolgicas para gestionar documentos de
manera ilimitada.
El diseo, construccin, monitoreo, actualizacin y
evaluacin de los indicadores asociados a la Gestin
Documental y Archivo de la Administracin Pblica se
sujetar a lo establecido por la SNAP, as como por las
disposiciones y normas vigentes que correspondan.
La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP brindar la
asistencia tcnica necesaria a los archivos de las
dependencias, en cuanto a organizacin, gestin,
METODOLOGA NORMA TCNICA DE GESTIN

Contenido
CAPTULO UNO
1. Registro de entrada y salida de correspondencia y
control de la gestin documental
2. Identificacin de documentos de archivo
3. De la integracin y ordenacin de expedientes
4. Clasificacin archivstica por procesos
5. Descripcin documental
6. Valoracin Documental
7. Transferencias documentales
8. Preservacin de los Archivos
CAPTULO DOS
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE
ARCHIVO
9. Medios audiovisuales
CAPTULO TRES
DE LA EXPEDICIN DE COPIAS CERTIFICADAS
10 Certificacin de copias
CAPTULO CUATRO
11 Integracin del Padrn Nacional de Archivos
METODOLOGA DE LA NORMA TCNICA DE GESTIN

CAPTULO UNO
1. Registro de entrada y salida de correspondencia y
control de la gestin documental.
El Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y
Archivo mediante el cual se lleve a cabo este proceso
incluir las siguientes funcionalidades:
I. Creacin, envo, recepcin, registro, clasificacin y
almacenamiento, en su caso, de la correspondencia
de entrada y salida.
II. Bsqueda, recuperacin
documentos.
presentacin
de
16
-- Suplemento
II!. Acceso al sistema de usuarios internos y externos

(ciudadanos) a las dependencias.
c) La correspondencia recibida, se abrir para la

constatacin del contenido y su digitalizacin registro
y entrega o reasignacin a las unidades
correspondientes,
IV. Identificacin de documentos de archivo,

expedientacin y clasificacin conforme al Cuadro.
V. Seguimiento y control de documentos impresos
almacenados en archivos fsicos.
d) Para dar seguimiento administrativo a la gestin que

da lugar todo documento ingresado a la
dependencia, los documentos se inscribirn en el
registro de correspondencia de entrada con los
siguientes datos:
VI. Recepcin, captura e ingreso de documentos

impresos.
VII. Firma electrnica personal de documentos.
Remitente
Cargo
Dependencia
Fecha
Nm. de Oficio
Fecha de Recepcin
Asunto
Reasignado a
Descripcin de anexos
Carcter del trmite
Respuesta
VIH. Firma manuscrita de documentos impresos desde el

sistema.
IX. Reportes estadsticos de documentos creados y
enviados, tramitados, pendientes, archivados.
X. Creacin compartida de documentos.
XI. Administracin de dependencias, reas, carpetas
virtuales, numeracin y formatos de documentos.
XII. Implementacin y uso del Cuadro.
XIII.
Creacin de expedientes virtuales y su clasificacin.
XIV.
Seguridad y auditora a travs de usuarios, perfiles y

archivos de auditora.
1.1
e) Se identificar la correspondencia por unidad y, con

base en la estructura y contenido de los documentos
que recibe, establecer la prioridad para su envo a
las unidades;
f)
Recepcin y despacho de documentos oficiales

El registro de entrada y salida de correspondencia y
control de la gestin documental ser el canal para la
recepcin y el despacho de los documentos oficiales
que se dirijan a la dependencia o se enven hacia el
exterior, cualquiera que sea su destino, garantizando
seguridad, eficiencia y eficacia en el envo.
g) Organizar y conservar por unidad los acuses de

recibo.
h) Las comunicaciones "PERSONAL", "CONFIDENCIAL"
y "RESERVADO", una vez abiertas por los
destinatarios y determinado el contenido oficial,
debern ser devueltas a la Direccin de Gestin
Documental y Archivo para su registro.
La numeracin de los documentos creados, sean

internos o externos, ser consecutiva anual, conforme
establece el Instructivo para Normar el Uso del
Sistema de Gestin Documental Quipux;
No se considera como correspondencia oficial la
folletera, peridicos, propaganda o publicidad, a
excepcin de que sea anexo de alguna comunicacin
administrativa oficial. Tales materiales sern remitidos
a su destinatario sin ser registrados.
1.2
Se entregar la correspondencia a los destinatarios,

quienes firmarn y sellarn de recibido. En caso de
que la documentacin tenga anexos, stos debern
relacionarse en el acuse;
1.3
Despacho de la Correspondencia
Para llevar a cabo el despacho de correspondencia, la
Direccin de Gestin Documental y Archivo deber
solicitar a las unidades que los documentos a
despachar contengan:
Recepcin de Documentos
a) Remitente,
El proceso de recepcin de documentos dirigidos a las
unidades se aplicar el siguiente procedimiento:
a)
b)
Al recibir la documentacin debe cerciorarse de

que sta sea efectivamente para la dependencia
en alguna de sus unidades y que se encuentre
ntegra y completa;
La correspondencia que tenga la leyenda de
"PERSONAL",
"CONFIDENCIAL"
y
"RESERVADO" no se abrir, sta se turnar al
destinatario, salvo que exista alguna indicacin
contraria;
b) Destinatario: nombre y cargo,

c) Direccin completa; calle, nmero, cantn, cdigo
postal, y los datos que sean necesarios.
d) Tipo de servicio que se solicita, acuse de recibo,
local, nacional, internacional, u otro.
e) Lo cual deber entregarse en original y copia para
el acuse.
Los datos que debern consignarse en el registro de
correspondencia de salida son:
Suplemento - Registro Oficial N" 445 -

2.
IDENTIFICACIN
ARCHIVO
b) El asunto (Asunto breve descripcin del contenido

del documento);
2.1
Caractersticas de los documentos de archivo
e) Destino.
La Direccin de Gestin Documental y Archivo
despachar la correspondencia por medio de
mensajera y/u otro medio. De ser el caso, enlazar
con la prestadora de servicios que haya contratado, los
servicios de envo de mensajera y paquetera. En el
caso de entrega de correspondencia a travs de
empresas intermediarias de encomiendas nacionales o
internacionales, se utilizar el mismo registro,
indicando los datos de: transporte utilizado y nombre
de la empresa, fecha y nmero de gua de envi.
Cuando exista respuesta oficial, la copia de la

comunicacin o respuesta que se reciba ser archivada
en orden numrico o cronolgico en el nombre de la
unidad.
En el caso de los trmites que no requieran de
contestacin, la autoridad ordenar el archivo con su
firma y fecha en el casillero del formato.
Quin tenga asignada esta responsabilidad, elaborar
un reporte de trmites pendientes de respuesta, y lo
remitir a la autoridad para las acciones que
correspondan al caso.
Elaboracin de documentos con firma electrnica
El objetivo principal de este mecanismo es la
eliminacin de documentos fsicos optimizando
cualquier gestin o trmite que se pretenda realizar,
as como tambin fomentar el uso e implementacin
de las nuevas tecnologas y promover su uso en el
pas como una herramienta vlida para suscribir los
documentos.
Los documentos con firma electrnica, sin anexos,
generados por el Sistema Informtico Integral de
Gestin Documental y Archivo, se remiten
directamente por este medio al destinatario, quien
deber contar asi mismo con el sistema. En caso
contrario debern ser impresas y firmadas por el
remitente para la entrega.
La elaboracin de documentos, en general, seguir las

pautas que marca la Norma Tcnica Ecuatoriana NTE INEN
2410:2011, relativa a Documentacin. Elaboracin
de oficios, oficios circulares, memorandos, memorandos
circulares y circulares. Requisitos.
DOCUMENTOS
DE
Los documentos de archivo se expedientan, registran,

valoran, transfieren y cumplen su destino final.
2.2
Control de la gestin
DE
El documento de archivo es aquel que registra un

hecho, acto administrativo, jurdico, fiscal, contable y
tcnico, creado, recibido, manejado y usado en el
ejercicio de las facultades y actividades de las
dependencias. Estos documentos pueden ser: reportes,
estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia,
acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos,
convenios, instructivos, memorandos, estadsticas o
bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio
de las facultades o la actividad de los sujetos obligados
y sus servidores pblicos, sin importar su fuente o
fecha de elaboracin. Los .documentos podrn estar'
en cualquier soporte, sea impreso, sonoro, visual,
digital, o cualquier otra tecnologa que sea reproducible
por medios de acceso pblico.
d) Nombre y cargo del remitente y receptor del

documento; y
1.5
17
a) El nmero identificador (folio consecutivo de

egreso, el cual deber reiniciarse anualmente);
c) Fecha y hora de salida;
1.4
Caractersticas de los documentos que no son de

archivo
Los documentos que no se consideran de archivo, se
dividen en dos categoras: a) Los documentos de
comprobacin administrativa inmediata y b) Los
documentos de apoyo informativo. Ambos tipos de
documentos no estn sujetos al proceso archivstico, ni
estn considerados en la Tabla, por lo qu cada unidad
decidir la forma y el tiempo para su eliminacin, sin
que el periodo de uso y guarda rebase un ao.
2.2.1 Documentos
inmediata
de
comprobacin
administrativa
Son comprobantes de la realizacin de un acto

administrativo inmediato, por ejemplo: vales de
fotocopias, registros de visitantes, listados de envos,
facturas
de
correspondencia,
controles
de
correspondencia de entrada y salida, vales de
papelera, tarjetas de asistencia, entre otros. Si bien
son documentos creados o recibidos en el curso de
trmites administrativos ejecutivos, no son
documentos estructurados con relacin a un asunto,
por lo que no siguen el ciclo vital y su baja debe darse
de manera inmediata al trmino de su utilidad. Su
vigencia administrativa es inmediata o de no ms de
2.2.2 Documentos de apoyo informativo

Es la documentacin que se genera o conserva en la
oficina y que se constituye por ejemplares de origen y
caractersticas diversas, cuya utilidad reside en la
informacin que contiene para apoyar las tareas
administrativas,
tales
como
impresiones
de
documentos localizados en internet, libros y revistas,
directorios, fotocopias de manuales de equipos
adquiridos por la dependencia, entre otros.
Los
documentos de apoyo informativo no reciben
18
Suplemento
tratamiento archivstico .ni siguen el ciclo vital, se

conservan en la oficina hasta el trmino de su utilidad,
que puede ser de 6 meses a un ao, al concluir su
periodo debern desecharse o, si se trata de
publicaciones con valor de actualidad, solicitar su
ingreso a la biblioteca
3. DE LA INTEGRACIN Y ORDENACIN DE
EXPEDIENTES
3.1
Procedimiento general
La apertura e integracin de expedientes se sujetar al
siguiente procedimiento:
[, Las reas productoras abrirn un expediente para cada

asunto que surja en el marco de sus actividades
institucionales normadas, por ejemplo: un expediente
para cada persona, para cada obra, para cada sesin
de rgano colegiado, para cada peticin de traslado
acadmico, para cada convocatoria de oposiciones.
VI. Los expedientes pueden estar conformados por uno o

ms legajos, dependiendo de la cantidad de
documentos integrados en el mismo. Deber
indicarse el nmero de legajos que le corresponda a
cada uno de stos (ejemplo 1/3, 2/3,3/3).
VIL Los expedientes se ordenarn dentro de los archiveros
por el ttulo de la serie documental y nmero de
expediente.
VIII. Los expedientes se conservarn preferentemente de
forma horizontal en gavetas. Si su volumen lo
requiere se podrn colocar de manera vertical en
estantes metlicos.
IX. Cada gaveta o entrepao de estante deber tener una
etiqueta identificadora al frente, con el nmero de
gaveta o entrepao.
X. En el caso de documentos en cinta, disco compacto o
DVD, fotografas, pelcula y negativos, para
garantizar el acceso, uso y adecuada preservacin
de la informacin se archivaran en cajas de
polipropileno calidad archivo.
II. Los expedientes se integran por asunto y no por temas.

II. Se evitar la desmembracin de los expedientes y la
dispersin de los documentos que lo integran creando
falsos expedientes. Se integrar cada documento de
archivo a su expediente desde el momento de su
produccin o recepcin
3.3
3.4
V. Para expedientar se utilizarn flderes de cartulina. No
se utilizarn broches ni argollas metlicas, se priorizar
la conformacin de legajos.
I. Los documentos de archivo se integran al expediente

de manera secuencial conforme se generen o se
reciban.
II. La ordenacin de los documentos dentro del
expediente ser cronolgica, de forma que el primer
documento ser el ms antiguo y el ltimo e! ms
reciente.
Los anexos que son parte del asunto tambin
constituyen el .expediente, como por ejemplo:
fotografas, carteles, videos, discos, memorias, entre
otros.
IV.
Los anexos que acompaan al documento de

archivo se ordenan enseguida del documento
principal, aun cuando la fecha del anexo sea
diferente. Ejemplo: solicitud de una vacante
(documento principal) a la que se acompaan
documentos de currculo, notas de mrito,
certificaciones, u otra documentacin que acompae
al documento principal.
V. No se deben incluir documentos electrnicos impresos

en el expediente.
Expurgo
Para realizar el expurgo, se identificar y retirar toda
aquella documentacin repetida, borradores, versiones
preliminares, ejemplares mltiples de un mismo
documento, copias fotostticas de documentos
existentes en original, hojas de recados telefnicos,
mensajes y notas en tarjetas y hojas auto adheribles,
entre otros elementos; por lo que nicamente debern
archivarse versiones finales de los documentos, en su
caso se podr conservar copia cuando no se tenga el
original y el documento sea parte del asunto del
expediente de archivo.
Integracin y ordenacin
III.
Cierre, expurgo y foliacin del expediente

El expediente se cerrar cuando concluya el trmite o
asunto y se proceder a su expurgo y foliacin. A partir
de este momento regirn los plazos de conservacin
establecidos en la Tabla.
IV. Se evitar la duplicidad de expedientes, revisando como

primer paso la existencia o no de un expediente
abierto sobre el mismo asunto.
3.2
Asimismo, para la adecuada conservacin de los

expedientes, se debern retirar todos los elementos
que puedan ser perjudiciales para la conservacin del
papel, tales como: grapas, clips, broches, o cualquier
otro que ponga en riesgo la integridad del documento.
3.5
Foliacin
Una vez efectuado el expurgo y retiro de los elementos
perjudiciales, se proceder a foliar cada una de las
fojas tiles que conforman el expediente de acuerdo al
orden de los documentos de archivo.
Las hojas se foliarn en la esquina superior derecha
del anverso y en la esquina superior izquierda del
reverso de cada foja til. Otros soportes que
contengan informacin tambin se foliarn empleando
los materiales que faciliten el proceso. Cuando por
necesidades de la unidad administrativa y basado en
Suplemento Registro Oficial N 445 -
la tipologa documental se requiera, podr llevarse a

cabo la foliacin conforme ingresen los documentos. El
total de folios se consignar en el campo de volumen y
soporte de la cartula y de la hoja de registro.
4. CLASIFICACIN
PROCESOS
ARCHIVSTICA
POR
Para clasificar y registrar expedientes se deber

considerar lo siguiente:
I.
II.
IV.
Asignar el cdigo de clasificacin compuesto por la

clave del fondo, la clave de la seccin, la clave de la
serie identificada y el nmero de expediente.
V. Registrar los datos que solicita el inventario general por

expediente indicados en la presente Norma Tcnica.
4.1
I. Consultarn las leyes, reglamentos y manuales, que

establezcan las funciones y- atribuciones generales
de la dependencia.
II. El nombre del fondo ser el nombre de la dependencia.
III.
Se definir el nombre de las secciones a partir de los

grandes procesos y atribuciones generales; cuando
sea posible podrn unirse dos o ms funciones en
una sola nomenclatura a efecto de simplificar el
Cuadro y agilizar su uso, o desagregarse secciones
debido a la complejidad del proceso.
IV.
Para contribuir a la construccin del Cuadro de la

institucin, cada unidad definir el nombre de las
series que representen las actividades sustantivas
que lleva a cabo y las fundamentar en la disposicin
normativa correspondiente.
Asignar nmero de expediente

Generar la hoja de registro del inventario general
porexpediente en el Sistema Informtico Integral de
Gestin Documental y Archivo.
Elaboracin del Cuadro General de Clasificacin

Documental
19
los responsables de archivo de las unidades y l

Archivo Central, llevarn a cabo las siguientes
acciones:
Identificar la serie documental, cuya actividad,

representada por el ttulo de dicha serie, dio origen al
asunto del expediente.
III.
--
4.1.4 Estructura
El Cuadro tendr una estructura jerrquica de acuerdo
con la estructura orgnica de gestin organizacional
por procesos de la dependencia.
La estructura jerrquica se expresa en las siguientes
categoras:
, ... -
4.1.1 Uso
El Cuadro se usar para clasificar todos- los
expedientes producidos en el ejercicio de las funciones
y actividades institucionales, con independencia de su
soporte, tipo documental o poca, ya que permite
organizar, ordenar, describir y vincular los documentos
de archivo, de acuerdo a la estructura orgnica por
procesos que les da origen.
El Cuadro se implementar en el Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y Archivo que
determine la SNAP, as como los expedientes virtuales
que debern clasificarse en las series del Cuadro.
4.1.2 Unicidad
Existir un solo Cuadro por dependencia y no se
repetirn secciones ni series. Todas las unidades
podrn utilizar todas las series del Cuadro para
clasificar sus expedientes. El Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y Archivo garantizar
la delimitacin y confidencialidad entre cada unidad
productora, de manera que se conserve el orden de los
expedientes por unidad, aun cuando se utilicen las
mismas series en diferentes unidades.
I. Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de

su tipo y soporte documental, producidos y/o
acumulados por la dependencia en el ejercicio de sus
funciones y atribuciones, con cuyo nombre se
identifica.
II. Seccin: Cada una de las divisiones del fondo que
corresponde a las funciones y atribuciones de la
dependencia establecidas en la normativa aplicable.
III. Serie: Cada una de las divisiones de la seccin que
corresponden a las responsabilidades especficas
derivadas de un proceso o atribucin. Cada serie
agrupa los expedientes producidos en el desarrollo
de una responsabilidad o actividad.
En los casos en los que las categoras sean insuficientes
para reflejar las atribuciones o actividades, podrn establecer
subsecciones y subseries.
ESTRUCTURA JERRQUICA DEL CUADRO
GENERAL DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL
4.1.3 Pautas generales

Para la elaboracin del Cuadro, la Direccin de
Gestin Documental y Archivo, en coordinacin con
20
-- Suplemento
Registro Oficial N 445 -- Mircoles 25 de febrero de 2015

establecidas en las leyes, reglamentos o manuales de
organizacin. Pero deber actualizarse cuando haya
cambios
en
los
procesos,
atribuciones
o
responsabilidades institucionales, surjan nuevas
unidades o se supriman.
4.1.5 Estabilidad del Cuadro

El Cuadro deber ser estable, ya que las categoras y
subcategoras correspondern a los procesos,
atribuciones y responsabilidades de las unidades,
FORMATO DE CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL
Logo y siglas de
NOMBRE DE LA
DEPENDENCIA
la Instiucicm
CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL
SECCI SUBSECCI SERIE

SUBSERIE
CDIGO
N
N
DOCUMENT DOCUMENT DE
DOCUMENT DOCUMENT AL
AL
ARCHIVO
DESCRIPCIN DE
SERIE
DOCUMENTAL
DOCUMENTOS
CONFORMATIV
OS
ORIGEN DE LA
DOCUMENTACI
N
* Listar los documentos utilizados para la conformacin de! expediente

" Indicar cmo se realizar la creacin de la documentacin, si ser en soporte fsico o digital
I. Validacin. El Cuadro deber ser aprobado por la
Comisin de Gestin Documental y Archivo en la que
estn representadas las mximas autoridades de cada
dependencia y difundirse entre todo el personal los
operadores archivsticos.
4.1.6 Cdigo de Archivo

Para el mejor funcionamiento del Cuadro, cada
categora de agolpamiento tendr un cdigo, con el
que se construir el cdigo de archivo que constituye el
identificador nico para cada expediente que ser
indispensable en el Sistema Informtico Integral de
Gestin Documental y Archivo. Este cdigo expresar
tambin la relacin que existe entre el expediente y la
funcin que le dio origen.
Por ejemplo, el cdigo de archivo de la serie Copias
Certificadas se construye de la siguiente manera:
Nivel
Fondo:
Cdigo de
archivo
SNAP
SNAP.03
Subsecretara
Procesos
Innovacin.
Serie:
Supervisin y asesora. El Sistema Institucional dar

seguimiento al adecuado funcionamiento del Cuadro,
a fin de corregir las posibles desviaciones y aclarar
las dudas.
IV.
Capacitacin. Se desarrollar un plan de

capacitacin para que el personal conozca
perfectamente la forma de clasificar, la estructura del
cuadro y a qu responde.
Secretara Nacional de la
Servicios,
Subseccin:
III.
Ttulo
Administracin Pblica
Seccin:
II. Formalizacin. Se llevar a cabo un plan de accin para

la implantacin y difusin en el mbito de todos los
archivos de la institucin, que incluir uno
comunicacional desde la mayor jerarqua y otro a
cargo de la Direccin de Gestin Documental y
Archivo.
SNAP.03.01
de
e
5. DESCRIPCIN DOCUMENTAL
Direccin Nacional de
Archivo
de
la
Administracin Pblica
SNAP.03.01.01
Copias Certificadas
Los expedientes se identificarn con los siguientes

datos:
1.
Cartula:
a) Unidad
4.1.7 Instrumentacin
b) rea productora
La instrumentacin del Cuadro llevar las siguientes
fases:
c) Seccin
Suplemento Registro Oficial N" 445
d) Serie
e) Cdigo de clasificacin o cdigo de referencia
f)
Nmero de expediente
Gua de Archivos
En la Gua de Archivos, la unidad de descripcin son
las series documentales contenidas en el Cuadro, y los
campos descriptivos que debern incluirse son los
siguientes:
h) Fecha de cierre
i) Descripcin del asunto
j)
21
Cuando se trate de expedientes clasificados como

reservados o confidenciales, la cartula de identificacin
deber contener sealamiento correspondiente en color rojo:
RESERVADO, o en su caso CONFIDENCIAL o SECRETO.
5.1
g) Fecha de apertura
Campos descriptivos
Encabezado:
Valor documental
Archivo Central, segn corresponda,
k) Plazos de conservacin
Introduccin
1) Destino final
Fondo, Archivo de Gestin o Activo o

fecha de elaboracin;
Historia Institucional
general
m) Condiciones de acceso
n) Volumen y soporte
Cdula
Seccin, serie, unidad, rea productora,
descriptiva
fechas extremas, alcance y contenido,

volumen y soporte, historia archivstica.
II.- Pestaa:
Cierre de la
Nombre del responsable del archivo,
Gua:
cargo, telfono y correo electrnico.

Ubicacin fsica del archivo.
a) Cdigo de clasificacin
b) Nmero de expediente
c) Ttulo del expediente
d) Ao en curso
FORMATOS GUIAS DE ARCHIVO
22
5.2
- Suplemento
Inventarios documentales
Los inventarios documentales incluirn los siguientes campos descriptivos:
Inventario documental (Formato nico: indicar el tipo de inventario que corresponda)

Encabezado:
Columnas:
Hoja de cierre:
Firmas:
5.3
1) Siglas y logotipo de la dependencia; 2) Nombre de la dependencia; 3) Nombre de la unidad;

4) Nombre del rea generadora de los expedientes semiactivos; 5) Seccin documental; 6)
Serie documental; 7) Tipo de inventario documental: general, de transferencia (primaria o
secundaria) o baja documental; 8) Nmero de transferencia; 9) Fecha de recepcin; 10)
Ubicacin topogrfica.
11) Nmero de caja; 12) Nmero secuencial (que indicar la secuencia de cada elemento que
conforma el inventario: nmero de expediente, caja, paquete o legajo); 13) Nmero de
clasificacin archivstica; 14) Descripcin del expediente o asunto; 15) Periodo de trmite del
expediente; 16) Vigencia documental; 17) Condiciones de acceso.
Deber incluir la siguiente leyenda "El presente inventario consta de (18) y ampara la cantidad
de (19) expedientes de los aos de (20), contenidos en (21), con un peso aproximado de (kg)
(22)" y, al final, los nombres y firmas citados en el numeral 23). 18) Nmero total de fojas; 19)
Nmero total de expedientes; 20) Aos de la documentacin (el ms antiguo y el ms reciente);
21) Nmero de cajas; 22) Peso total en kilogramos.
23) Nombre, cargo y firma de los responsables de elaborar, autorizar y recibir la transferencia,
de conformidad al marco jurdico vigente.
Inventario General por Expediente

El inventario general por expediente deber contener al menos los siguientes campos de registro:
a) Dependencia
b) Unidad
c) rea productora
d) Seccin
e) Serie
f)
Cdigo de clasificacin
g) Nmero de expediente
h) Fecha de apertura
i) Fecha de cierre
j)
Descripcin del asunto
k) Valores documentales
1) Plazos de conservacin
m) Destino final
n) Condiciones de acceso (reservado, confidencial, periodo)
o) Volumen y soporte
p) Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
Suplemento ~ Registro Oficial N 445 -
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24
Suplemento
--
Suplemento - Registro Oficial N 445 -
25
6. VALORACIN DOCUMENTAL
6.1
Criterios para la identificacin de valor secundario, permanente o histrico:
De manera indicativa, ms no limitativa, se indican caractersticas a tomar en cuenta para determinar la existencia de valor
secundario, histrico o permanente en las series documentales y expedientes. Dependiendo del anlisis integral que se
haga de la documentacin de archivo, las series y expedientes que pueden tener valor permanente son aquellos que:
Permiten conocer los orgenes del organismo, su organizacin, evolucin y actividades.
Brindan testimonio sobre el devenir cultural, social, cientfico y tecnolgico.
Permiten conocer los procesos de elaboracin de leyes y reglamentos del organismo.
Contienen datos significativos sobre un acontecimiento, individuo, institucin o lugar, sobre tendencias de la historia
poltica o econmica, ciencias y tcnicas.
Reflejan de manera integral la actividad propia, especifica de una unidad.
Reflejan el seguimiento completo del procedimiento.
Contienen datos significativos sobre acontecimientos o movimientos importantes de la historia poltica, econmica y
social.
Contienen datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles, financieros, jurdicos u otros derechos de las
personas fsicas o morales.
Describen la organizacin documental de la dependencia.
Asimismo se debern tener en cuenta los siguientes criterios:
a) De procedencia y evidencia: son ms valiosos los documentos que proceden de una institucin o seccin de rango
superior en la jerarqua administrativa; aunque los documentos de reas administrativas de rango inferior son
importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible, es preferible conservar un original a una copia. Las copias se
conservan nicamente cuando no existe el original.
b) De contenido: es preferible conservar documentacin que comprenda informacin global de la institucin, a aquella que
se presenta en partes sucesivas.
c) Cronolgico: Dependiendo de las disposiciones legales establecidas por la legislacin nacional en cuanto a la
conservacin de documentos histricos.
6.2
Tcnica de seleccin por muestreo
La tcnica de seleccin que debe ser anotada en la Tabla, puede ser: 1) Conservacin completa o, 2) Muestreo.
26
-- Suplemento
--
Registro Oficial N 445 --
El mustreo podr aplicarse en los casos de series homogneas que fueron calificadas con valor permanente en la Tabla.
L tcnica de mustreo consiste en la seleccin parcial de los expedientes que se conservarn de manera permanente,
siguiendo algn criterio previamente determinado por la dependencia para inferir el valor de una o varias caractersticas del
conjunto documental representado en la serie.
Existen diferentes tipos de mustreo:
a) Selectivo o cualitativo: Seleccin cualitativa mediante la cual se trata de conservar los documentos ms importantes o
significativos, estableciendo criterios predefinidos de acuerdo a las caractersticas de la dependencia y a su tipologa
documental.
b) Sistemtico: Aqul que establece una pauta y precisa necesariamente de la homogeneidad de la serie para eliminar
conservando un ao, un mes, o bien por alfabeto, o por perodos de tiempo.
c) Aleatorio: Mtodo estadstico que toma las muestras al azar, cualquiera de los elementos pueden ser igualmente
representativos;
Cuando se decida aplicar la tcnica de mustreo, se debern establecer los criterios especficos de seleccin para los
expedientes que se consideren con valor permanente. Estos criterios se definirn de acuerdo a las caractersticas
particulares de cada institucin y a la tipologa documental que emana de sus funciones.
Los criterios especficos que sean aprobados por la dependencia, debern remitirse para su conocimiento a la Direccin
Nacional de Archivo de la SNAP, y difundirse entre los archivos de Gestin o Activos, Central, Intermedio e Histrico.
6.3
Elaboracin de la Tabla de Plazos de Conservacin Documental.
La Tabla establecer para cada serie documental los plazos de conservacin, los valores documentales, el destino final, la
tcnica de seleccin y las condiciones de acceso de cada dependencia.
I. La. valoracin documental se aplicar a todas las series documentales que integran el Cuadro, lo que se har durante el
proceso de construccin o actualizacin de la Tabla, con el fin de establecer los tiempos de conservacin en cada uno de
los archivos y el destino final para cada serie tomando en cuenta sus valores primarios y secundarios, as como las
condiciones de acceso de acuerdo a la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
II. En el proceso de valoracin debern participar: la Direccin de Gestin Documental y Archivo, la unidad productora, el Archivo
de Gestin o Activo, el Archivo Central, as como las autoridades que la dependencia determine que deban tomar parte en
las decisiones "respecto al destino final de los expedientes. La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP participar
dando asistencia tcnica a las dependencias y supervisando la correcta aplicacin de los criterios de depuracin, con
objeto de asegurar la integridad del patrimonio documental de la Nacin.
III En el proceso de construccin o actualizacin de la Tabla, las unidades debern identificar los valores primarios y
secundarios de las series documentales correspondientes a sus procesos sustantivos. La identificacin de estos valores
primarios permitir establecer los plazos de conservacin en el Archivo de Gestin o Activo, Central e Intermedio. La
identificacin de los valores secundarios permitir determinar el destino final de cada serie, que puede ser conservacin
permanente o baja documental.
27
28
-- Suplemento
7.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
7.1
Transferencia Primaria
Gestin Documental y Archivo, adjuntando el

inventario de transferencia primaria en medio
impreso y electrnico. El titular designar un
responsable' del Archivo Central para que efecte
ste procedimiento quien una vez que reciba el
memorando de solicitud de transferencia primaria,
concertar cita con el titular del Archivo de Gestin o
Archivo, para revisar y cotejar fsicamente la
documentacin contra el inventario.
Para llevar a cabo el procedimiento de transferencia

primaria el responsable del Archivo de Gestin o
Activo deber:
I. Identificar, apoyndose en las alertas de vencimiento
que emita el Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo, los expedientes que
concluyeron su plazo de conservacin en el Archivo
de Gestin o Activo de conformidad con la Tabla.
II. Generar el inventario de transferencia primaria a travs
del Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo, firmarlo y presentarlo a
validacin por parte del titular de la unidad;
III. Integrar los expedientes a transferir en las cajas
archivadoras que al efecto determine la Direccin
Nacional de Archivo de la SNAP tomando en cuenta
que:
a. El nmero de expedientes que contenga cada caja
depender del grosor de los mismos, procurando
que no queden demasiado apretados o se
maltraten.
b. Debe procurarse que el expediente no quede
dividido en dos cajas. Si esto ocurriera, deber
sealarse claramente mediante un testigo (ejemplo:
expediente "n", contina en la siguiente caja).
c. Dentro de las cajas, el material deber estar
ordenado por serie documental y por nmero de
expediente de menor a mayor, y en la misma
secuencia del respectivo inventario.
d. Cada caja deber contar con la respectiva cdula
de identificacin, que incluir los siguientes datos
y podr generarse a travs del Sistema
Informtico Integral de Gestin Documental y
Archivo:
IV.
V. Resolver las inconsistencias que se pudieran detectar en

el inventario, etiquetas o contenido de la
transferencia, al momento de hacer la revisin
documental en presencia del responsable del
Archivo Central.
VI. Remitir al Archivo Central las cajas que hayan sido
revisadas y cotejadas para su resguardo.
conjuntamente con el inventario de transferencia
primaria en formato impreso y electrnico.
VIL Cuando hayan ingresado las cajas al Archivo' Central, se
acusar de recibido el inventario de transferencia
primaria, entregando una copia a la unidad.
VIII. Una vez que el Archivo Central reciba la transferencia
primaria, la registrar en la bitcora de
transferencias, otorgndole, la signatura topogrfica
que corresponda a la ubicacin fsica que tendrn las
cajas dentro de la estantera. Se asentar en el
inventario de transferencia primaria, la signatura
topogrfica correspondiente, a efecto de que sirva de
instrumento de consulta.
IX. El Archivo Central informar por escrito a la unidad la
signatura topogrfica otorgada a su transferencia
primaria.
X. El Archivo Central registrar la entrada de cada
transferencia primaria en el Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y Archivo, a efecto
de que el sistema genere las alertas de vencimiento
del perodo de conservacin en este Archivo.
XI. Los expedientes que sean transferidos de los Archivos
de Gestin o Activo al Archivo Central, seguirn
siendo de la unidad hasta su destruccin o
transferencia final al Archivo Histrico, en donde se
convertirn en bienes de acceso pblico.
Fondo
Unidad
rea productora
Seccin
Serie'
Nmero consecutivo de caja
Nmero de expedientes
Fechas extremas de los expedientes
7.2
Transferencia Secundaria
Para realizar la transferencia secundaria el Archivo
Central deber:
I. Con base en el calendario de caducidades y en las

alertas de vencimiento de los plazos de conservacin
emitidas por el Sistema Informtico Integral de
Gestin Documental y Archivo, identificar los
expedientes que debern valorarse y transferirse al
Archivo Intermedio.
Remitir el memorando de solicitud de transferencia

primaria dirigido al titular de la Direccin de
Suplemento - Registro Oficial N 445 -
II. Solicitar por escrito la autorizacin de la unidad para

abrir las cajas que contengan expedientes
susceptibles de transferencia secundaria a fin de
proceder con la valoracin.
III.
Generar, a travs del Sistema Informtico Integral de

Gestin Documental y Archivos, el inventario de
expedientes para conservacin permanente y el
inventario de expedientes para baja documental,
elaborando para cada uno la Ficha Tcnica de
Prevaloracin en coordinacin con los Archivos de
Gestin o Activo de las unidades.
IV.
Remitir, para su aprobacin por la Comisin de

Gestin Documental y Archivo, la propuesta de los
inventarios y Fichas Tcnicas de Prevaloracin,
suscritos por la/el Director de Gestin Documental y
Archivo, el responsable del Archivo de Gestin o
Activo, el titular de la unidad y el responsable del
Archivo Central.
V. Remitir para aprobacin de la Direccin Nacional de

Archivo de la SNAP, el inventario de transferencia
secundaria y la ficha tcnica de prevaloracin,
solicitando el dictamen de valoracin para realizar la
transferencia secundaria.
VI. Recabar la firma de su jefe inmediato y remitir la
transferencia secundaria al Archivo Intermedio con la
documentacin correspondiente.
VII. En el caso de que en la revisin de expedientes se
identifique informacin que sea susceptible de ser
clasificada como reservada o confidencial de
conformidad con la Ley Orgnica de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica, se recomendar al
titular de la unidad el cambio de las condiciones de
acceso a dichos expedientes.
7.3
Baja Documental
I. Identificados los expedientes que cumplieron su plazo

de conservacin en el Archivo Central se proceder
a valorarlos y a ratificar o modificar en su caso, el
destino final establecido en la Tabla.
II. Tratndose de expedientes
elaborar el inventario
prevaloracin, los que
dictamen a la Comisin
Archivo.
Se solicitar a la Direccin Nacional de Archivo de la

SNAP la validacin del respectivo Dictamen de Baja
Documental remitiendo el inventario de baja
correspondiente y la ficha tcnica de prevaloracin.
IV.
La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP emitir

el Dictamen de Baja Documental validada con lo que
se autoriza en definitiva la destruccin dla
documentacin.
V.
Los expedientes, cualquiera que sea su soporte, que

hayan sido dictaminados para baja documental por
la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP
29
debern destruirse en atencin a los procedimientos

establecidos por el Ministerio del Ambiente, las
disposiciones establecidas por cada dependencia y
las mejores prcticas internacionales.
Para proceder a su destruccin la Direccin de
Gestin Documental y Archivo convocar al rea
productora a efecto de ratificar y, en su caso,
verificar la destruccin a fin de hacer constar que el
procedimiento se llev a cabo conforme a lo antes
sealado, finalmente se suscribir el Acta
Circunstanciada respectiva.
VI. De cada procedimiento de baja documental se abrir un
expediente, integrndose con el acta circunstanciada
que para el efecto se elabore, el dictamen de baja
documental autorizado por la Comisin de Gestin
de Documental y Archivo y validado por la Direccin
Nacional de Archivo de la SNAP, as como la ficha
tcnica de Prevaloracin correspondiente y una
muestra aleatoria de la documentacin a destruir.
Dicho expediente se registrar en el Sistema
Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo
y se conservar por un plazo de diez aos contados
a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja
correspondiente.
7.4
Transferencia Final
La transferencia final se llevar a cabo de acuerdo a lo
siguiente:
I. Una vez concluido el plazo de conservacin en el

Archivo Intermedio de conformidad con la Tabla, se
generar el inventario de transferencia final y se
elaborar el dictamen de valoracin secundaria
correspondiente.
II. Se solicitar por oficio la transferencia final al Archivo
Nacional del Ecuador adjuntando el inventario de
transferencia final y el dictamen de valoracin
secundaria correspondiente.
III.
El Archivo Nacional del Ecuador registrar el ingreso

de las cajas en la bitcora de transferencias y
determinar la signatura topogrfica correspondiente,
la que se asentar en el inventario de transferencia
final a efecto de que sirva de instrumento de
consulta.
IV.
El Archivo Nacional del Ecuador entregar al titular

dla Direccin Nacional del Archivo de la SNAP que
tiene bajo su cargo el Archivo Intermedio copia del
inventario de la transferencia final, debidamente
fechado, sellado y firmado, como acuse de recibo.
para baja documental, se

y la ficha tcnica de
se presentarn para su
de Gestin Documental y
III.
V. El Archivo Nacional del Ecuador informar por escrito a

la unidad, que la documentacin
custodiada en su acervo ser de acceso pblico y se
integrar al inventario general del Archivo Nacional
Histrico.
30
-- Suplemento
VI. La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP, que tiene

bajo su cargo el Archivo Intermedio publicar en su
portal de Internet la solicitud de transferencia final al
Archivo Nacional del Ecuador, el dictamen de
valoracin y el inventario de transferencia final.
periodo, segn las necesidades del usuario, anotando la

nueva fecha de devolucin en la Ficha de Prstamo que se
firmar de acuerdo entre el responsable del Archivo y el
usuario.
7.5
El responsable de esta funcin deber utilizar sealativos en

los sitios que ha localizado el material documental,
retirndolo sin alterar el orden en que se guarda la
documentacin restante, verificando que la informacin se
encuentre completa y en buen estado.
Catlogo de Divulgacin
El Archivo Nacional del Ecuador elaborar
peridicamente catlogos de divulgacin del acervo
histrico. Los elementos de la cdula descriptiva de un
catlogo sern los mismos que los del inventario
general por expediente, ms el campo de Tema,
Los catlogos de divulgacin podrn asociarse a
exposiciones en las que se muestren, de forma segura,
los documentos del catlogo correspondiente.
7.6
Prstamo de expedientes
El prstamo de expedientes se otorgar slo a las
unidades productoras dueas de los expedientes a
travs de los funcionarios autorizados. Para ello cada
Archivo integrar el registro de las firmas vlidas para
solicitar el prstamo.
La solicitud de expedientes en prstamo deber
realizarse mediante la Ficha de Prstamo de
Expediente; sea por va electrnica mediante el
Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y
Archivo o impresas. Estas fichas debern contar con
firma electrnica del solicitante y de quien entrega el
expediente o documento.
Los expedientes otorgados en prstamo quedarn bajo la

responsabilidad del solicitante quien deber devolverlo de
manera ntegra al trmino del plazo establecido o bien
refrendar el prstamo.
Al momento de la devolucin del expediente en prstamo, el

responsable del Archivo deber cerciorarse de que stos se
encuentran ntegros y completos. De no haber
irregularidades que ameriten otra gestin procede a sellar la
solicitud con la leyenda "DEVUELTO", anotando la fecha y
hora de devolucin en presencia del usuario y se registrar
la devolucin en el Sistema Informtico Integral de Gestin
El Archivo Central de cada dependencia y el Archivo

Intermedio darn seguimiento al prstamo hasta la
devolucin de los expedientes en tiempo y forma,
reintegrndolos de inmediato a su respectiva ubicacin fsica
dentro de la estantera
La ficha de prstamo incluir los siguientes datos:

. Encabezado:
1)
2)
de
5)
Columnas:
6) Datos del usuario: Nombre completo,

puesto, nmero de identificacin, rea de
adscripcin, ubicacin fsica, piso, telfono
y/o extensin, correo electrnico; 7) Datos
del expediente: Nmero de transferencia,
nmero consecutivo del expediente, total
de expedientes, fecha de devolucin,
fecha de prrroga, clave de ubicacin
topogrfica
conforme
a
estructura
establecida.
Firmas:
Siglas y logotipo de la dependencia;

Nombr de la unidad; 3) Fecha
prstamo; 4) Tipo de prstamo;
Folio.
8) Solicit: Nombre, cargo y firma de la.

persona autorizada para la recepcin; 9)
Autoriz:
Responsable
del
archivo
intermedio, de conformidad al marco
jurdico vigente
El plazo del prstamo se acordar entre el responsable del

Archivo y el solicitante, registrndolo en la Ficha de
Prstamo. De ser necesario se acordar la renovacin del
El responsable del archivo localiza el lugar que corresponde

al material devuelto y procede a reintegrarlo, retirando el
sealativo y cerciorndose de no alterar el orden de la
documentacin dentro de la caja contenedora.
Si al vencimiento del periodo de prstamo la unidad no ha

devuelto el o los expedientes que le fueron prestados, el
Archivo Central o el Archivo Intermedio, en su caso, solicitar
por escrito al titular de la unidad la devolucin
correspondiente o proceder de conformidad con la
normatividad y legislacin aplicable.
En el caso de que el' o los expedientes prestados se

entreguen incompletos, equivocados o en mal estado, el
Archivo Central o el Intermedio darn conocimiento por
escrito al titular de la unidad del estado en que se entregan;
por lo que se registrarn en el Sistema Informtico Integral
de Gestin Documental y Archivo como expedientes
daados o extraviados, segn corresponda.
La unidad que extrave o dae los expedientes en prstamo,

deber elaborar un Acta Circunstanciada, hacindola del
conocimiento del Archivo Central o del Intermedio, segn
corresponda al prstamo, as como de la Auditora Interna,
para los efectos a que haya lugar.
Suplemento^-r^jftpgistre;. Oficial N 445
8.
8.1
PRESERVACIN DE LOS ARCHIVOS

Infraestructura Fsica
La infraestructura deber responder a las condiciones
del terreno y a la carga del edificio, por lo que se
deber cumplir con las normas vigentes de
construccin.
Las paredes, pisos y techos debern estar hechos de
materiales con una alta capacitad trmica e
higroscpica y con aislantes apropiados al sistema de
construccin.
Debe evitarse la utilizacin de elementos estructurales
de madera, por el riesgo de ataque de ciertas plagas,
por requerir constante mantenimiento y por ser
altamente inflamable.
En edificios adaptados que cuenten con elementos
constructivos de madera no sustituibles, stos sern
consolidados y tratados con productos ignfugos e
insecticidas.
Los elementos estructurales de los depsitos debern
proveer cuatro horas de resistencia al fuego, ya sea
que ste se d dentro del depsito o en reas
adyacentes.
31
funcionarios encargados de la Gestin Documental y

Archivo en cada una de las reas considerando la
cantidad de personas permanentes o espordicas, para
as proveerlas de los materiales, equipamiento y
mobiliario adecuado para el buen desempeo de sus'
actividades
rea privada (acceso controlado)
a) Recepcin de fondos documentales (transferencias
secundarias).
b) Limpieza, cuarentena y fumigacin.
c) Descripcin, inventario y catalogacin.
d) Restauracin, conservacin, montaje y embalaje.
e) Reprografa
f) Trabajos especiales
g) Sanitarios y vestidores.
h) Limpieza.
i) Administracin.
j)
Se deber realizar un anlisis de las actividades que

en el ejercicio de las funciones realizarn los
-?
Direccin, subdirecciones.
k) Oficinas y salas de juntas.
32
Suplemento
1) Almacn de material de oficina.

m) Cuartos de instalaciones.
n) Sistemas de aire acondicionado, calefaccin,
filtracin de aire.
o) Control de instalaciones elctrica e hidrulica.
p) Control de sistemas de seguridad, alarmas y
supresin de incendios.
q) Mantenimiento, maquinaria, transportes, etctera.
r) Estacionamiento.
s) Rampas, elevadores y accesos para empleados y
visitas con capacidades diferentes.
rea pblica (acceso controlado)
a) Estacionamiento.
b) reas de recepcin.
c) Informacin y guardarropa.
d) Referencia, lectura y consulta.
e) Exhibicin.
8.2
IV. Verificar peridicamente el sistema de extincin de

incendios del edificio, y en su caso reportar el
desperfecto ante la instancia correspondiente.
V. Elaborar un plan de contingencia que involucre la
participacin de archivistas, personal de proteccin
civil, personal de seguridad, personal de
mantenimiento e incluso usuarios del archivo. Se
debern
realizar
simulacros
con
diferentes
supuestos, a fin de que todos los participantes
desarrollen la habilidad para intervenir ante cualquier
siniestro.
VI. Dentro del Plan de Contingencia se deber considerar
que la prioridad ms importante ante cualquier
desastre ser la seguridad humana, debiendo
ponerse a salvo en primer lugar al personal y los
usuarios. Una vez que no exista riesgo para las
personas, el rescate de los acervos y la
rehabilitacin del edificio constituirn la siguiente
prioridad.
VII. Los documentos de gran importancia para la institucin
deben ser identificados con anticipacin a fin de que
puedan ser rescatados con mayor agilidad, entre
ellos debe identificarse:
f) Reunin, auditorios, descanso, cafeteras, tienda.
Documentos de archivo de alto valor histrico
g) Sanitarios.
Documentos de archivo de alto valor monetario
h) Rampas, elevadores y accesos para personas con

capacidades diferentes.
Documentos de archivo insustituibles
Documentos de archivo irrecuperables o difciles de

recuperar
Medidas de Conservacin Preventiva

Entre las acciones que debern llevarse a cabo dentro
del plan de prevencin de riesgos, al personal de los
archivos corresponder:
I. Tomar las medidas conducentes, o en su caso informar

o gestionar ante quien corresponda, a fin de que la
temperatura se mantenga estable en un rango de 18
a 20 grados centgrados. La humedad relativa
deber oscilar en un rango de 45% a 60%,
dependiendo del tipo de soporte. Para documentos
impresos en papel: 45% a 55%; para el papiro,
pergamino y piel: entre el 50% y el 60%; para los
documentos en formato electrnico (disquetes, CDROM, casetes de video, etc.): entre un 30% y un
40%; para los micro portadores de informacin
(microfichas): por debajo de 50%; para las pelculas
de gelatina de plata, el mximo recomendado es de
40%.
II. Identificar los factores de riesgo que puedan poner en
peligro la conservacin del acervo documental, sean
estos
geogrficos,
climticos,
humanos
o
procedimentales, e informarlo a la autoridad que
corresponda.
III. Verificar peridicamente el perfecto estado de las
instalaciones
hidrosanitarias,
elctricas
y
estructurales, as como los mecanismos de
seguridad del edificio, y reportar a quien corresponda
cualquier desperfecto que se detecte.
8.3
Medidas de seguridad
Las instalaciones de los archivos debern contar al
menos con las siguientes medidas de seguridad:
I.
Sistema de alarma contra incendios.
II. Extintores contra incendio a base de gas en lugares

visibles.
III.
Sealizaciones y rutas de evacuacin para caso de

siniestros.
IV.
Equipo y material de trabajo para el personal que

labore en la unidad.
V.
Entradas y salidas de fcil acceso y evacuacin.
VI. Espacios para la circulacin entre los estantes y

manipulacin de las cajas archivadoras.
VIL Extractores de polvo que faciliten la labor de limpieza del
inmueble.
VIH.
8.4
Medidas para el control de plagas, inundaciones y

accesos indebidos.
Documentacin siniestrada o de riesgo sanitario
En caso de contingencia que provoque daos en la
documentacin o riesgos se deber:
Suplemento - Registro Oficial N 445 I. Informar sobre los hechos a la Direccin Nacional de
Archivo de la SNAP, dentro de los 10 das
posteriores al evento, anexando:
-
Acta de Constancia en la que se incorpore el

levantamiento de hechos suscrita por la mxima
autoridad o su delego y el Director de Gestin
Fotografas, con sello institucional y rbricas
originales de los funcionarios responsables, que
manifiesten el estado fsico de la documentacin.
II. Cuando se trate de documentacin que por sus

condiciones implique un riesgo sanitario por
contaminacin, adicionalmente se dar parte a la
Direccin Administrativa, a efecto de que acudan a
dictaminar
las
acciones
procedentes.
Su
participacin y dictamen deber constar en el Acta
Administrativa.
III. El Archivo Intermedio de la Direccin Nacional de
Archivo de la SNAP no validar rii emitir dictamen
de baja documental respecto, a la documentacin
siniestrada o de riesgo sanitario.
8.5
Conservacin a largo plazo de los documentos

electrnicos de archivo
Para la conservacin a largo plazo de los documentos
electrnicos de archivo se debern considerar al
menos los siguientes aspectos:
I. El uso de sistemas y formatos con. estndares abiertos.

II. El plan para la migracin hacia las nuevas tecnologas
de informacin, en el que se especifiquen los
procedimientos para garantizar que la informacin
mantiene las caractersticas originales de su
produccin, la integridad y su disponibilidad o
legibilidad.
III.
El uso de metadfjtos archivsticos y tecnolgicos

estandarizados que auspicien la interoperabilidad
entre sistemas y dependencias.
IV.
La aplicacin de auditoras archivsticas digitales

para evaluar el cumplimiento de los requisitos de
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad o
legibilidad.
CAPTULO DOS
DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRNICOS DE ARCHIVO
9. MEDIOS AUDIOVISUALES
Para salvaguardar el material audiovisual las unidades
responsables de su custodia debern:
Administrar y supervisar el buen funcionamiento del
Sistema Informtico Integral de Gestin Documental
y Archivo.
33
Revisar peridicamente el espacio de almacenaje

para constatar, la adecuada conservacin de los
soportes de los audiovisuales.
Revisar peridicamente el estado de conservacin

del material audiovisual resguardado.
Asignar numeracin a cada soporte de audiovisual.
Controlar y dar seguimiento al prstamo del material

audiovisual solicitado por sus usuarios.
Supervisar los procesos de migracin del material

audiovisual y constatar la correcta transferencia de
informacin.
Actualizar los formatos y soportes, y migrar hacia las

nuevas tecnologas de la informacin.
Transferir la informacin contenida en formatos

obsoletos a formatos actualizados y preferiblemente
abiertos.
9.1 Inventario de documentos audiovisuales

El inventario de los documentos audiovisuales se
realizar en el Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo, utilizando un formato especial
que contendr los siguientes campos descriptivos:
Encabezado
Identificacin
Contexto
Fondo
Unidad
'" Seccin
,,. .Inventario de audiovisuales
Fecha:
Serie
. . Cdigo de archivo
Nmero de videocasete.
Ttulo del programa.
Ttulo del captulo.
' Tiempo de grabacin.
Fecha del evento.
Fecha de la trasmisin
Origen de la seal.
Reportero.
Camargrafo.
. Personaje.
Suceso, evento.
Lugar.
Informacin de elenco
Palabras clave.
Nmero de pases, (control que se

lleva cuando es material de
proveedor)
Nmero de bloques.
Nmero del total de la serie .
Agencia de origen de grabacin.
34
Contenido y
estructura
- Suplemento
Registro Oficial N" 445 -
Alcance
contenido:
a) Las partes de procedimientos administrativos.

b) Las formuladas con fundamento en la Ley
Orgnica de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica
Palabras
clave:
c) Las autoridades cuando lo requieran para el

desempeo de las actividades oficiales.
Valores primarios:
Administrativo ___
Fiscal/contable
d) Las unidades administrativas en ejercicio de sus

atribuciones.
Legal
__
Valores secundarios:
Testimonial
Informativo
Evidencial _
Condiciones
de acceso y
uso
Control de la
descripcin
Notas
Condiciones de acceso
Tipo de material.
Soporte actual
Soporte original
Estado de conservacin
Condiciones de reproduccin
Formato
Software
Equipo de reproduccin necesario
Parmetros
Resolucin digital
Suma de verificacin
Firma digital
Ubicacin del archivo
Nombre del archivista
Fecha de la descripcin
Normas o reglas para

la descripcin
Notas
CAPTULO TRES
DE LA EXPEDICIN DE
COPIAS CERTIFICADAS
10.
10.3 De la solicitud de los interesados.

a) Los interesados debern realizar su solicitud de
expedicin de copias certificadas cumpliendo con
los requisitos que establezca la SNAP en la
Solicitud de expedicin de copia certificada.
b) En caso de que falte algn requisito, la SNAP
prevendr al interesado en trminos de lo
establecido para tal efecto.
c) Las unidades administrativas podrn solicitar la
expedicin de copias certificadas, por medio del
Sistema
Informtico
Integral
de
Gestin
Documental y Archivo, debiendo especificar como
mnimo:
a.
Los documentos que se solicitan en copia

certificada;
b.
El nmero de expediente en el que se contiene

la documentacin, o en su caso, nmero de
oficio, folio u otro elemento que permita su
fcil ubicacin.
10.4 Se expedirn copias certificadas nicamente de los

documentos que obren en sus archivos, expresando en
su caso, la calidad de los documentos (original o
copia).
a) Se proceder a fotocopiar los documentos
solicitados
que
obren
en
el
archivo;
posteriormente, las fotocopias se cotejarn a
efecto de verificar que concuerdan exactamente
con los documentos de origen, para proceder a
realizar la certificacin correspondiente.
Certificacin de copias
10.1 Los Documentos susceptibles de expedirse en copias

certificadas, sern:
a) Todos los documentos de archivo en original y
copia que obren en los archivos, o bases de datos.
b) Todos aquellos que sean presentados en original
por los particulares y de los cuales soliciten su
certificacin, previo su cotejo para que se agregue
copia simple a los expedientes que obran en los
archivos.
10.2 De los solicitantes.
Las personas naturales y jurdicas podrn solicitar la
expedicin de copias certificadas son:
b) El cotejo acreditar que es fiel reproduccin del

documento integrado a sus archivos, sin que esto
implique calificar sobre la autenticidad, validez o
licitud del mismo, sin que exista la necesidad de
insertar lo anterior en la leyenda de certificacin.
c) Dicha certificacin de copias deber registrarse
haciendo constar que fueron- cotejados, firmado
por el responsable.
d) Las fotocopias cotejadas, se foliarn slo en el
anverso con nmero progresivo que se asentar en
el ngulo superior derecho de cada foja til,
comenzando por el nmero 1, para el caso que el
documento a certificar cuente con texto en el
anverso y reverso se tomar copias fotostticas de
cada lado asignando folio a cada una de ellas
respetando el orden consecuencial del documento.
Suplemento Registro Oficial N 445 ~

e) En las fojas que no*se .contengan texto en el
reverso, deber indicarse "Sin texto", o bien, ser
cancelada con una "X", que cruce en medio de la
hoja y abarque desde la parte superior hasta la
inferior. En caso de que se utilice un sello, ste
deber permitir fcilmente su lectura.
f)
La certificacin deber imprimirse en la parte

posterior de la ltima foja; en caso de que no fuera
posible hacer la impresin en estos trminos,
deber anexarse una hoja en la cual se imprimir la
certificacin, dicha hoja no se contar.
g) La entrega de las copias certificadas ser

nicamente al interesado o representante
acreditado,
previa
constancia
del
pago
correspondiente de conformidad con el trmite
establecido para ello.
h) Para el caso de solicitudes de una autoridad o una
unidad, stas se harn llegar a travs de oficio,
recabando en una copia del mismo el sello de
recibido de la oficina correspondiente, agregando
el documento a la solicitud de expedicin.
10.5 De la certificacin.
Deber estar impresa y slo tendr validez cuando sea
hecha por quien cuente con las facultades para ello y
contendr como mnimo los siguientes elementos:
35
CAPITULO CUATRO
11. Integracin del Padrn Nacional de Archivos
La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP integrar
el Padrn Nacional de Archivos mediante el siguiente
procedimiento:
I. Se aplicar una encuesta para evaluar el nivel de
desarrollo de los archivos de la dependencia,
mediante el que se verificarn y evaluarn los
siguientes aspectos:
a) Los involucrados conocen de la
importancia del sistema institucional.
utilidad
b) La mxima autoridad reconoce y apoya los

procesos del sistema institucional.
c) La
dependencia
cuenta
con
tcnicas
estandarizadas, polticas y procedimientos a nivel
institucional alineados con la Norma Tcnica en
materia de gestin documental y archivos.
d) Todos los procesos y procedimientos desarrollados
para normalizar el sistema institucional, se
encuentran documentados.
a) El nombre y el cargo del funcionario ,con

atribuciones
para
expedir
la(s)
copia(s)
certificada(s).
e) Todos los procesos y procedimientos desarrollados

para normalizar el sistema institucional se aplican
en todos los niveles de la dependencia.
b) El fundamento jurdico que establece la atribucin

del funcionario para la expedicin de la(s) copia(s)
certificada(s).
f) Todos los procesos y procedimientos desarrollados

para normalizar el sistema institucional cumplen
con
requisitos,
metodolgicos,
legales
organizacionales,
tcnicos
archivsticos
y
culturales.
c) La calidad del o los documentos (originales o

copias) respecto de los cuales se expiden la(s)
copia(s) certificada(s).
d) En la certificacin de un expediente ntegro, tendr
que sealarse la calidad de cada uno de los
documentos (originales o copias) que lo
componen.
Adems se deber sealar:
) Que se expiden a solicitud del interesado o de la
autoridad que realiza la peticin;
b) til nmero de expediente;
c) El rea en la cual obra el expediente;
d) El nmero de fojas tiles que integran la(s) copia(s)
certificada(s), y
e) Lugar y fecha de expedicin de las copias
certificadas (con letra).
f) El funcionario competente estampar el sello
institucional y registrar su firma autentica para
expedir las copias certificadas.
g) La dependencia cuenta con los instrumentos de

control y consulta aprobados por la autoridad.
h) La dependencia cuenta con los instrumentos de
control y consulta y los involucrados los usan de
manera cotidiana.
i)
Los procesos y procedimientos han sido

estabilizados y es posible medir su aplicacin para
tomar acciones cuando el sistema no opera.
j) Todos los niveles de la dependencia asumen

responsabilidad en materia de gestin documental
y archivo de acuerdo a sus competencias.
k) Cuentan con inventario general por expediente en
cada uno de los archivos de Gestin o Activo y
Central.
1) Estn bien capacitados para aplicar el Cuadro y la
Tabla.
m)
Estn bien capacitados para elaborar los

inventarios documentales y la gua de archivos.
n) Estn capacitados para responder ante cualquier

contingencia ambiental que ponga en .riesgo los
documentos de archivo.
36
Suplemento
Registro Oficial N" 445
o) Cuentan con indicadores de gestin y miden

peridicamente los resultados de los procesos de
la gestin documental y archivo.
i
p) Se realizan las transferencias documentales en

tiempo y forma, de acuerdo a la Tabla.
q) No tienen problemas de explosin documental.
r) El responsable de las reas de la gestin
documental y archivo es de alto nivel en la
estructura organizacional,
s) Existe un alto nivel de conocimiento y dominio de los
temas de la gestin documental y archivo.
t) Se aplican herramientas tecnolgicas para la gestin
documental y archivo.
u) Se cuenta con un Sistema Informtico Integral de
Gestin Documental y Archivo, que contempla el
ciclo vital completo.
v) La cultura organizacional refleja la bsqueda de la
excelencia en materia de gestin documental y
archivo.
w) Las herramientas tecnolgicas de la gestin
documental y archivo se integran con otros
aplicativos y sistemas de informacin.
x) Se gestionan todos los documentos de archivo
mediante las herramientas tecnolgicas.
y) Se aprovecha de manera consciente el valor de la
informacin documental para el logro de los
objetivos institucionales.
z) El registro de archivos se realizar de manera
continua a travs del Portal de Internet de la
SNAP, en el que las dependencias formularn la
solicitud y, una vez aceptada, registrarn sus
archivos.
EL CONSEJO DEL GOBIERNO AUTNOMO

DESCENTRALIZADO PROVINCIAL DE NAPO
Considerando:
Que, el artculo 11 de la Constitucin de la Repblica del

Ecuador, establece que el ejercicio de los derechos se regir
por el principio de que todas las personas son iguales y
gozarn de los mismos derechos, deberes y oportunidades.
Que, el artculq 32 de la Carta Magna determina que la salud
es un derecho que garantiza el Estado mediante polticas
econmicas, sociales, culturales, educativas y ambientales; y
el acceso permanente, oportuno y sin exclusin a
programas, acciones y servicios de promocin y
atencin integral de salud, salud sexual y salud reproductiva.

La prestacin de los servicios de salud se regir por los
principios
de
equidad,
universalidad,
solidaridad,
interculturalidad, calidad, eficiencia, eficacia, precaucin y
biotica, con enfoque de gnero y generacional.
Que, el artculo 35 de la Constitucin, manifiesta que las
personas adultas mayores, nias, nios y adolescentes,
mujeres embarazadas, personas con discapacidad, personas
privadas de libertad y quienes adolezcan de enfermedades
catastrficas o de alta complejidad, recibirn atencin
prioritaria y especializada en los mbitos pblico y privado.
La misma atencin prioritaria recibirn las personas en
situacin de riesgo, las vctimas de violencia domstica y
sexual,
maltrato
infantil,
desastres
naturales
o
antropognicos (humanos). El Estado prestar especial
proteccin a las personas en condicin de doble
vulnerabilidad.
Que, la Constitucin en el artculo 36, dispone que las
personas adultas mayores recibirn atencin prioritaria y
especializada en los mbitos pblico y privado, en especial
en los campos de inclusin social y econmica, y proteccin
contra la violencia.
Que, de conformidad con el artculo 38 de la Constitucin, el
Estado establecer polticas pblicas y programas de
atencin a las personas adultas mayores. Se crearn centros
de acogida para albergar a quienes no puedan ser atendidos
por sus familiares o quienes carezcan de un lugar donde
residir de forma permanente.
Que, la Constitucin en su artculo 43 establece que el
Estado garantizar a las mujeres embarazadas y en periodo
de lactancia derechos puntuales.
Que, los artculos 44 y 45 de la Constitucin determinan que
el Estado, la sociedad y la familia promovern de forma
prioritaria el desarrollo integral de las nias, nios y
adolescentes, y asegurarn el ejercicio pleno de sus
derechos. Las nias, nios y adolescentes gozarn de los
derechos comunes del ser humano, adems de los
especficos de su edad. El Estado reconocer y garantizar
la vida, incluido el cuidado y proteccin desde la concepcin.
Que, el Estado a travs de la Constitucin en sus artculos
47 y 48 establecern y garantizarn polticas de prevencin
de las discapacidades y, de manera conjunta con la sociedad
y la familia, procurarn la equiparacin de oportunidades
para las personas con discapacidad y su integracin social,
as 'como adoptarn medidas a favor de las personas con
discapacidad.
Que, la Constitucin de la Repblica vigente establece en el
artculo 225 que el sector pblico comprende las entidades
que integran el rgimen autnomo descentralizado.
Que, la Constitucin en el artculo 227, establece que la
administracin pblica constituye un servicio a la colectividad
que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad,
jerarqua, desconcentracin, descentralizacin, coordinacin,
participacin, planificacin, transparencia y evaluacin.
Suplemento - Registro Oficial N 445 Que, la Constitucin el artculo 238, determina que los
gobiernos autnomos descentralizados gozarn de
autonoma poltica, administrativa y financiera, y se regirn
por los principios de solidaridad, subsidiariedad, equidad
interterritorial, integracin y participacin ciudadana.
Que, el artculo 263, de la Carta Magna, establece que los
gobiernos autnomos descentralizados Provinciales tendrn
entre sus competencias exclusivas:
"...En el mbito de sus competencias y territorio, y en uso de
sus facultades, expedirn ordenanzas provinciales...".
Que, el Cdigo Orgnico de Ordenamiento Territorial,
Autonoma y Descentralizacin COOTAD, en el artculo 3
establece dentro de los principios los de solidaridad y
subsidiaridad, es decir redistribuir y reorientar los recursos y
bienes pblicos para compensar las inequidades entre
circunscripciones territoriales; garantizar la inclusin, la
satisfaccin de las necesidades bsicas y el cumplimiento
del objetivo del buen vivir. Adems, supone privilegiar la
gestin de los servicios, competencias y polticas pblicas
por parte de los niveles de gobierno ms cercanos a la
poblacin.
Que, el Cdigo Orgnico de Ordenamiento Territorial.
determina dentro de los fines de los gobiernos autnomos
descentralizados la garanta, sin discriminacin alguna de la
plena vigencia y el efectivo goce de los derechos
individuales y colectivos y la generacin de condiciones que
aseguren la creacin y funcionamiento de sistemas de
proteccin integral de sus habitantes:
Autonoma y Descentralizacin COOTAD, en el artculo 5,
inciso segundo manifiesta que la autonoma poltica, es la
capacidad de cada gobierno autnomo descentralizado para
impulsar procesos y formas de desarrollo acordes a la
historia, cultura y caractersticas propias de la
circunscripcin territorial, se expresa en el pleno ejercicio de
las facultades normativas y ejecutivas sobre las
competencias de su responsabilidad.
Que, el artculo 47 literal a) del COOTAD, establece la
facultad normativa de los Gobiernos Provinciales para dictar
normas de carcter general, a travs de ordenanzas,
acuerdos y resoluciones, aplicables dentro de su
circunscripcin territorial.
Que, el artculo 40 del. COOTAD, manifiesta que los
gobiernos autnomos descentralizados provinciales son
personas jurdicas de derecho pblico con autonoma
poltica administrativa y financiera. Estarn integrados por
las funciones de participacin ciudadana, legislacin y
fiscalizacin y ejecutiva prevista en este cdigo..
Que, el COOTAD en su artculo 41 literal j) establece que
son funciones del gobierno Autnomo Descentralizado
provincial, promover los sistemas de proteccin integral a los
grupos de atencin prioritaria para garantizar los derechos
consagrados en la Constitucin en el marco de sus
competencias;
Mircoles -25 de febrero de 2015
37

respecto al ejercicio de las competencias de proteccin
integral a la niez y adolescencia manifiesta que los
gobiernos autnomos descentralizados ejercern las
competencias destinadas a asegurar los derechos de nias,
nios y adolescentes.
Que, el. artculo 249 del COOTAD dispone que el
presupuesto provincial para los grupos de atencin prioritaria
sea por lo menos, el diez por ciento (10%) de sus ingresos
no tributarios para el financiamiento de la planificacin y
ejecucin de programas sociales para la atencin a grupos
de atencin prioritaria.
Que, la Asamblea Nacional, de conformidad con las
atribuciones que le confiere la Constitucin de la Repblica
del Ecuador y la Ley Orgnica de la Funcin Legislativa,
discuti y aprob la Ley Orgnica Reformatoria al Cdigo
Orgnico de Organizacin Territorial, Autonoma y
Descentralizacin, publicada en el Registro Oficial No. 166
de martes 21 de enero de 2014.
Que, en sesin de 6 de enero de 2014, el pleno de la
Asamblea Nacional conoci y se pronunci sobre la objecin
parcial presentada por el Seor Presidente Constitucional de
la Repblica. Que,, la Constitucin de la Repblica del Ecuador, en el
artculo 132 numeral 4 faculta a la Asamblea Nacional
aprobar leyes para atribuir deberes, responsabilidades y
competencias a los Gobiernos Autnomos Descentralizados.
Que,
los
Gobiernos
Autnomos
Descentralizados,
autoridades nacionales y del rgimen descentralizado, as
como otros sectores involucrados han expresado sus
criterios y propuestas sobre el contenido de la presente
iniciativa legislativa.
Que, de conformidad con lo establecido en el artculo 76 de
la Constitucin de la Repblica del Ecuador, en todo
proceso- en el que se determine derechos y obligaciones de
cualquier orden, se asegurar el derecho al debido proceso;
por lo que es necesario clarificar la normativa en relacin a
los procedimientos administrativos de los distintos niveles de
Gobiernos Autnomos Descentralizados de modo que as se
tutele los derechos de los ciudadanos y ciudadanas.
Que, de conformidad con la atribucin conferida en el artculo

120 de la Constitucin de la Repblica del Ecuador, se
expidi la Ley Orgnica Reformatoria al Cdigo Orgnico de
Organizacin Territorial, Autonoma y Descentralizacin que
en su Artculo 62, sustituye la Disposicin General Octava
del COOTAD.
Que, el artculo 62 de la Ley Orgnica Reformatoria al

Cdigo Orgnico de Organizacin Territorial, Autonoma y
Descentralizacin establece que en el plazo de 1 ao
contado desde la fecha de publicacin de esta ley, los
patronatos pertenecientes a los gobiernos autnomos
descentralizados provinciales, metropolitanos y municipales
debern extinguirse.
38
- Suplemento
Que, el Procurador General de la Nacin mediante oficio

16828 de 31 de marzo de 2014 manifiesta que en atencin a
los trminos de la consulta se concluye que la reforma de la
disposicin octava del Cdigo Orgnico de Organizacin
territorial, autonoma y descentralizacin introducida por la
ley orgnica reformatoria publicada en el suplemento del
registro oficial N.- 166 de 21 de enero de 2014, que ordena
la extincin de los patronatos la trasferencia y el traslado de
su
personal
alrespectivo
gobierno
autnomo
descentralizado mediante la creacin de una dependencia
administrativa que asuma sus funciones es aplicable a los
GADs que no cumplieron la trasformacin de sus patronatos
en personas jurdicas de derecho pblico, previsto por la
inicial disposicin general octava de ese cdigo.
Que, es necesario continuar con las labores sociales del ex
Patronato Provincial de Atencin Social Prioritaria de Napo a
travs del cambio de la denominacin por Sumak Kawsay
Wasi del GADP de Napo y modificacin de la estructura
organizacional que cumpla las funciones y atribuciones que
legalmente puedan ser asumidas.
Que, es necesario contar con un cuerpo legal que integre la
normativa de la Constitucin, el COOTAD y d cumplimiento
a la Ley Orgnica Reformatoria al COOTAD.
Que, es imperativo establecer procedimientos que permitan
una programacin adecuada y un seguimiento y evaluacin
permanentes en la creacin y aplicacin de los actos
decisorios legislativos de la administracin local; y,
En uso de las atribuciones que le concede la Constitucin, y
el COOTAD,
Expide:
La
ORDENANZA
QUE
CAMBIA
LA
DENOMINACIN DEL PATRONATO PROVINCIAL DE
ATENCIN SOCIAL PRIORITARIA DE NAPO POR
"SUMAK KAWSAY WASI" INSTITUTO DE ATENCIN
SOCIAL PRIORITARIA DEL GADP DE NAPO Y QUE
REGULA SU ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO.
el respectivo financiamiento podr desarrollar actividades

fuera de la provincia, especialmente en casos de
emergencia. Se regir por la Ley, esta ordenanza y las
resoluciones del Consejo del Gobierno Autnomo
Descentralizado Provincial de Napo y las normas emitidas
que se expidan por parte del Directorio.
CAPTULO II
DE SU FINALIDAD
Art. 2.- El SUMAK KAWSAY WASI, procurar los siguientes
fines:
a) Promover y ejecutar los sistemas de proteccin integral a
los grupos de atencin prioritaria, para garantizar los
derechos consagrados en la Constitucin y dems leyes,
en el marco de su competencia.
b) Entre los fines especficos de la Entidad de Derecho
Pblico, SUMAK KAWSAY WASI del Gobierno
Autnomo Descentralizado Provincial de Napo, est el
de atender a los grupos vulnerables, prioritarios: de
nios/as, adolescentes, personas adultas
mayores,
personas con discapacidad, personas con enfermedades
catastrficas, mujeres embarazadas. La misma atencin
prioritaria recibirn las personas en situacin de riesgo,
las vctimas de violencia intrafamiliar y sexual, maltrato
infantil, desastres naturales, antropognicos (humanos),
siniestros y cumplir las funciones y competencias que le
correspondan de acuerdo a la Constitucin, COOTAD y
sus reformas.
c) Planificar y ejecutar programas conjuntamente con el
Estado, para brindar atencin mdica preventiva y de
especialidad, mediante jornadas mdicas, a los grupos
de atencin prioritaria en la provincia.
d) Realizar polticas de prevencin de las discapacidades y,
de manera conjunta, con la sociedad, la familia y el
Estado, procurando la equiparacin de oportunidades
para las personas con discapacidad y su integracin
social.
TTULO I
DE SU CREACIN, FINALIDAD Y AUTONOMA
CAPTULO I
DE SU CREACIN
Art. 1.- El Patronato Provincial de Atencin Social Prioritaria
de Napo se denominar "SUMAK KAWSAY WASI" Instituto
de Atencin Social Prioritaria del Gobierno Provincial de
Napo, cuyas abreviaturas sern SUMAK KAWSAY WASI del
GADP de Napo, como Entidad de derecho pblico, adscrita
al Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial de Napo,
regida e integrada por las polticas sociales del Gobierno
Provincial, con patrimonio propio, autonoma administrativa y
financiera, como Entidad Pblica, tendr una duracin
indefinida, su domicilio es la ciudad de Tena y su mbito de
accin es provincial; sin embargo, mediante Convenio donde
conste
e) Gestionar y patrocinar las culturas, las artes, actividades

deportivas y recreativas en beneficio de la colectividad
en el rea rural, en coordinacin con los diferentes
niveles de Gobierno e Instituciones de atencin social,
f)
Ejecutar las polticas sociales del GAD Provincial de

Napo, mediante proyectos y acciones de amparo social
en beneficio de sectores poblacionales de menores
recursos, especialmente de poblaciones rurales y
urbanas marginales de la provincia de Napo.
g) Coordinar acciones con los diferentes niveles de

Gobierno, direcciones de desarrollo social, Instituciones
pblicas y privadas, para el cumplimiento de sus fines y
hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos de los
grupos de atencin prioritaria reconocidos en la
Constitucin.
h) Suscribir convenios con Entidades locales, nacionales e
internacionales, para ejecutar los planes y programas
que se hayan establecido.
Suplemento - Registro Oficial N" 445 -
Mircoles 26, de febrero de 2015
i) Brindar apoyo preferente para la promocin y proteccin

de los nios y ias, adolescentes, mujeres, adultos
mayores, migrantes y personas de escasos recursos
econmicos que padecen enfermedades catastrficas,
especialmente de poblaciones rurales y urbanas
marginales de la Provincia.
j) Asegurar el ejercicio de los derechos de las nias, nios y
adolescentes; y, garantizar la organizacin y
participacin protagnica de las nias, nios,
adolescentes, padres, madres y sus familias, como
titulares de esos derechos, de conformidad con la ley.
k) Ofrecer atencin y promocin integral de salud para los
adultos mayores, as como para todos los sectores
prioritarios de la comunidad provincial, con calidad,
calidez y eficiencia.
1) Implementar la infraestructura y equipamiento bsico,
para el funcionamiento de las actividades relacionadas
con la prestacin de servicios de salud integral de
prevencin y curativa, as como de educacin bsica y
artesanal.
39
administrar recursos que provengan de donaciones,

convenios y otras formas de apoyo, de acuerdo a lo
dispuesto en la Constitucin y las leyes pertinentes, en
coordinacin con las polticas emanadas por el/la ejecutivo/a
de la Provincia.
El ejercicio del SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial
de Napo, no excluir la accin de control de los organismos
nacionales de control, en uso de sus facultades
constitucionales y legales.
TTULO II
DE LA ESTRUCTURA DE GOBIERNO Y
ADMINISTRACIN
CAPTULO I
RGANOS DE GOBIERNO DEL KAWSANA WASI
SECCIN I
DEL DIRECTORIO
m) Procurar financiamiento para el ejercicio continuo y

eficiente de programas de amparo y desarrollo social a
su cargo.
Art. 4.- La Entidad de derecho pblico SUMAK KAWSAY

WASI del GAD Provincial de Napo contar con su directorio
integrado por el Prefecto o Prefecta, o su delegado o
delegada quien lo presidir.
n) Promover alianzas estratgicas con Entidades pblicas o

privadas, nacionales o extranjeras, dedicadas a
actividades similares para la atencin a los grupos y
sectores vulnerables de la comunidad provincial.
El Director de Planificacin y Director Financiero o su

delegada o delegado del GAD Provincial de Napo y el
Director/ra Ejecutivo/va del 'SUMAK KAWSAY WASI del
GAD Provincial de Napo,
o) Desarrollar programas y proyectos dirigidos al sector

prioritario, con asistencia tcnica de desarrollo productivo,
principalmente enfocados en los sectores agrcola y
pecuario de la provincia de Napo, observando
las
polticas emanadas de las Autoridades rectoras en estas
materias, ajustndose a las caractersticas y vocaciones
productivas territoriales.
La secretaria o secretario del Directorio ser la secretaria/rio

del Director/ra Ejecutivo/va del SUMAK KAWSAY WASI del
GAD Provincial de Napo.
p) Impulsar los emprendimientos econmicos y empresas

comunitarias del sector prioritarios generando redes de
comercializacin
CAPTULO III
DE LA AUTONOMA
Art. 3.- Para el cumplimiento de sus fines, el SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo gozar de
autonoma, con capacidad para la celebracin y ejecucin de
contratos de conformidad con la Ley, administracin de los
recursos econmicos, talento humano, rendicin de cuentas
al Gobierno Autnomo Descentralizado Provincial de Napo y
los organismos de Control, la Entidad de derecho pblico
SUMAK KAWSAY WASI, del GAD Provincial de Napo,
recibir de. manera directa los recursos asignados que le
corresponde de su participacin en el Presupuesto
Participativo del Gobierno Autnomo Descentralizado
Provincial de Napo y de lo que dispone el artculo 249 del
COOTAD para los grupos de atencin prioritaria, as como
en la capacidad de generar y
Art. 5.- Los miembros del Directorio tendrn la calidad de

tales, mientras ostenten la dignidad o delegacin invocadas.
Art 6.- El Director o Directora ejecutivo/a ser un funcionario
de libre nombramiento y remocin y es la mxima Autoridad
de la Entidad de derecho Pblico. SUMAK KAWSAY WASI del
GAD Provincial de Napo, ser designado por el seor Prefecto
o Prefecta Provincial, los Subdirectores Financiero,
Planificacin y Proyectos y Talento Humano, sern
funcionarios de libre nombramiento y remocin, contemplado
en el art. 83 de la LOSEP, sern nombrados por la o el
Director Ejecutivo del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo, mas los funcionarios que se establezca
para su buen funcionamiento y cumplimiento de sus fines.
El personal de carrera que por necesidades del servicio,
ocupe un puesto de libre nombramiento y remocin, con la
remuneracin propia de ese encargo, al trmino de su
funcin volver a ocupar 'el puesto o cargo que le
corresponde segn su nombramiento original independiente
del tiempo que permanezca en ese encargo de conformidad
con la LOSEP.
Art. 7.- DE LAS SESIONES.- El Directorio tendr una
sesin ordinaria mensualmente y, extraordinariamente,
cuando las circunstancias lo ameriten, previa convocatoria de
su Presidente o Presidenta.
40
Suplemento
Provincial de Napo, presentado por la o el Director

Ejecutivo; y,
Art. 8.- DEL QUORUM.- Para las sesiones del Directorio.

Bastar instalarlas con la mitad ms uno de los miembros
PARGRAFO I
n) Las dems que establezca la ley y las que encargue el

Gobierno Provincial, en relacin con sus fines.
FUNCIONES DEL DIRECTORIO

SECCIN 2
Art. 9.- Al Directorio del SUMAK KAWSAY WAS1 le
corresponde ejercer las siguientes funciones:
a) Orientar las actividades del SUMAK KAWSAY WASI del
b) Instruir sobre la aplicacin de las polticas pblicas del
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo.
c) Procurar el cumplimiento de las finalidades del SUMAK
KAWSAY WASI y vigilar el desempeo de sus
actividades.
d) Formar comisiones para la consecucin de los objetivos
que persigue el SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo.
e) Aprobar los planes y programas encaminados al
cumplimiento de los fines del SUMAK KAWSAY WASI
del GAD Provincial de Napo.
f)
Aprobar los programas anuales y plurianuales de

inversin del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo, as como el plan anual de
contrataciones y el plan operativo anual que prepare la o
el Director Ejecutivo del SUMAK KAWSAY WASI del
g) Aprobar los planes de accin a corto, mediano y largo

plazo, de acuerdo con la poltica y las metas sealadas
por el SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo y el Gobierno Autnomo Descentralizado
Provincial de Napo.
h)
Promover la gestin de recursos econmicos,

tecnolgicos y humanos, y los que fueren necesarios
para cumplir sus fines.
i) Aprobar el presupuesto anual y sus reformas, presentados

por la o el Subdirector Financiero, conforme a las reales
necesidades, y evaluar su gestin.
j) Expedir, aprobar y reformar los reglamentos internos del
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo.
k) Conocer los informes de gestin que presentaren el
Director/a jecutivo/a del SUMAK KAWSAY WASI y
formular las observaciones que fueren pertinentes.
I) Aceptar las herencias, legados y donaciones que se
hiciere a favor del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo.
m) Aprobar el Reglamento Orgnico, Estructural y Funcional
del SUMAK KAWSAY WASI del (JAD
DE LA PRESIDENCIA
Art. 10.- Estar integrada por el Prefecto o Prefecta o su
delegada o delegado, quien ejercer la Presidencia de la
Entidad de derecho pblico SUMAK KAWSAY WASI, del
GAD Provincial de Napo y lo har en forma ad-honorem y
por lo tanto no tendr vinculacin laboral alguna; el delegado
o delegada podr ser funcionario o dignatario del GAD
Provincial de Napo.
Le corresponde las siguientes funciones:
a) Convocar, con el respectivo orden del da y con por lo
menos cuarenta y ocho horas de anticipacin, a las
sesiones del Directorio, y presidirlas con voz. La
aprobacin de los asuntos sometidos a votacin, se lo
har por votacin nominal. Las resoluciones se las
adoptar por mayora simple de los miembros asistentes,
los votos en blanco se sumarn a la mayora. En caso de
empate, quien presida la sesin, tendr el voto dirimente.
b) Orientar las actividades del SUMAK KAWSAY WASI del
c) Impulsar el cumplimiento del objeto de creacin, asi
como la ejecucin de las polticas, planes y programas
del SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo.
d) Gestionar alianzas, convenios y proyectos a nivel local,
nacional o internacional, tendientes a alcanzar los
objetivos del SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial
de Napo.
e) Gestionar recursos a nivel local, nacional e internacional,
para el cumplimiento de los programas, proyectos y
actividades propuestas, y establecer las polticas, Rara el
eficaz empleo de los mismos.
f)
Dar cuentas pblicas de las actividades del SUMAK

KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo; y,
g) Las dems que se establezca en el ordenamiento

jurdico vigente, siempre que tengan relacin con los
objetivos del SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial
de Napo.
SECCIN 3
DEL DIRECTOR/A EJECUTIVO/A

Art. 11.- La o el Director Ejecutivo, ostentar la
representacin legal de la Entidad el Derecho Pblico, ser
nombrado por el Prefecto o Prefecta Provincial y tendr el
rango de Director Departamental, consecuentemente, ser
de libre nombramiento y remocin. Sus funciones sern las

determinadas en el Orgnico Funcional de la entidad, las
determinadas en los artculos 14 y 15 y ms pertinentes de
esta Ordenanza, as como aquellas que le dispongan el
Prefecto o Prefecta o el Directorio.
Art. 12.- Entre las atribuciones de la o el Director Ejecutivo,
estn la de solicitar, al Prefecto o Prefecta Provincial, la
autorizacin correspondiente para que personal con
nombramiento del GAD Provincial, pueda desempearse en
el SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo en
comisin de servicio, comisiones estas ltimas que tambin
las podr disponer el Prefecto o Prefecta Provincial por
iniciativa propia,' previo el cumplimiento de las disposiciones
legales.
/Vrt. 13.- La o el Director Ejecutivo tiene, adems,, la
facultad de designar a los Subdirectores Financiero, Gestin
de Talento Humano, Planificacin y Proyectos, ms los
funcionarios que se establezca en el Orgnico Estructural y
Funcional que sean necesarios para el cumplimiento de la
gestin del SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo
CAPTULO II
DE LA ADMINISTRACIN DEL SUMAK KAWSAY WASI
DEL GAD PROVINCIAL NAPO
SECCIN I
DE LOS RGANOS DE ADMINISTRACIN

DEL SUMAK KAWSAY WASI DEL GAD
PROVINCIAL DE NAPO
Art. 14.- Para su administracin contar, a ms de la
Presidencia con una o un Director Ejecutivo, una o un
Subdirector Financiero, una o un Subdirector de Gestin de
Talento Humano, una o un Subdirector de Planificacin y
Proyectos.
Estas Subdirecciones contarn con responsables para el
manejo de proyectos y reas administrativas en todo caso la
estructura administrativa ser la mnima indispensable para
la gestin eficiente, eficaz y econmica del SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo
PARGRAFO I
DE LAS FUNCIONES DEL DIRECTOR/A

EJECUTIVO/A
Art. 15.- LA DIRECCIN EJECUTIVA tendr a su cargo las
siguientes funciones:
a) Ejecutar, bajo su responsabilidad, la representacin legal
del SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de
Napo.
b) Designar a los Subdirectores Financiero, Gestin de
Talento Humano, Planificacin y Proyectos, y dems
servidores y trabajadores del SUMAK KAWSAY WASI.
c) La gestin tcnica, administrativa, financiera y de
servicios sociales del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo.
41
d) La celebracin de contratos de servicios ocasionales,

eventuales o profesionales, al amparo de la LOSEP y del
Cdigo de Trabajo necesarios para complementar la
Organizacin Estructural y Funcional del SUMAK
KAWSAY WASI, as como las contrataciones que se
deriven de los proyectos que ejecuta en convenio con
otros organismos, y los de obras y servicios previstos en
el Presupuesto.
e) Solicitar, al Prefecto o Prefecta Provincial, y en general a
los representantes de entidades pblicas, la autorizacin
correspondiente para que personal con nombramiento
del GAD Provincial, pueda desempearse en el SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo en comisin
de servicio.
f)
Cumplir y hacer cumplir las polticas y/o directrices

emitidas por el Gobierno Autnomo Descentralizado
Provincial de Napo, por el Directorio y del SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo.
g) Disponer la elaboracin del Plan Anual de Polticas

Pblicas, proyectos y programas que deben ser
conocidos y aprobados por el Directorio.
h) Hacer conocer las resoluciones del Directorio y de todo
aquello que fuera de inters general
i) Requerir informacin y propuestas, a los Subdirectores
para llevar adelante los proyectos de inters general que
sean de competencia del SUMAK KAWSAY WASI del
GAD Provincial de Napo, o que, siendo de competencia
de otros organismos del Estado, interesen al GAD
Provincial de Napo.
j) Autorizar los gastos del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo, debidamente justificados.
k) Presentar informe trimestral de las actividades cumplidas,
con una proyeccin de los que se prevea realizar, as
como un informe anual consolidado, que contenga
conclusiones y recomendaciones.
1) Solicitar, justificadamente, al GAD Provincial Napo y
previo al concurso de mritos y oposicin, los recursos
necesarios para la creacin de cargos, la expedicin de
nombramientos, o contratos al cdigo de trabajo as
como la contratacin por servicios ocasionales o
profesionales especializados, para atender asuntos
especficos no permanentes de la Institucin.
m) Aprobar los procesos de compras pblicas, previo los
informes y documentos de ley.
n) Ejercer las funciones que por delegacin del Directorio, se
les hubiere encomendado.
o) Contratar la ejecucin obras, la adquisicin de bienes y
servicios previstos en el Presupuesto.
p) Ejecutar Proyectos y/o programas en coordinacin con el
GAD Provincial de Napo Tendientes al desarrollo integral
de los grupos prioritarios: nios/as. adolescentes,
personas adultas mayores, mujeres embarazadas,
personas con discapacidad y personas con
42
~ Suplemento
enfermedades catastrficas y de extrema pobreza, la

misma atencin prioritaria recibirn las personas en
situacin de riesgo, las vctimas de violencia intrafamiliar,
sexual y maltrato infantil, as como tambin desastres
naturales o antropognicos (humanos) y siniestros.
q)
Planificar y ejecutar programas que tiendan al

mejoramiento de los servicios ya existentes, proyectar la
ampliacin de los mismos y de ser necesario propender
a la creacin de nuevos servicios asistenciales.
r) Fomentar la ayuda tcnica a la poblacin a travs de

programas que permitan su bienestar y el mejoramiento
continuo de la calidad de vida.
s)
Proponer convenios y acuerdos con instituciones

nacionales e internacionales, para programas sociales;
atencin con brigadas mdicas, prestacin de servicios
asistenciales, materiales ortopdicos.
t) Las dems que le corresponda de conformidad con el

ordenamiento jurdico vigente.
Art. 16.- LA SUBDIRECCN FINANCIERA tendr a su
cargo las siguientes funciones:
a) Planificar, organizar y dirigir las actividades relativas a su
funcin; y, supervisar y controlar las funciones del
personal bajo su dependencia.
b) Presentar, ante la o el Director ejecutivo, un informe
trimestral de las actividades realizadas, que contengan
conclusiones y recomendaciones.
c) Aquello que le disponga la o el Director Ejecutivo del
d) Planificar, organizar dirigir coordinar y controlar las
actividades financieras del SUMAK KAWSAY WASI del
e) supervisar y coordinar las actividades que desarrollan las
unidades bajo su direccin.
f)
Asesorar al Directorio y al o el Director ejecutivo en

materia financiera.
g) Asegurar la correcta y oportuna utilizacin de los

recursos financieros de la Entidad.
ti) Implementar procedimientos de control interno previo,
; concurrentes, posterior y el cumplimiento de las
normas y disposiciones relacionadas con el tema de
administracin financiera de la Entidad de Derecho
Pblico.
i)
Velar por el cumplimiento de las disposiciones

relacionadas con la determinacin y recaudacin de los
ingresos y supervisar que dichas recaudaciones sean
depositadas en las cuentas de la Entidad Pblica en
forma intacta e inmediata.
j) Entregar en forma oportuna el proyecto de presupuesto

anual al Directorio, Director/a Ejecutiva de la Entidad de
Derecho Pblico SUMAK KAWSAY WASI del
GAD Provincial de Napo, para que disponga el trmite

previsto en la ordenanza que regula la organizacin y
funcionamiento de la Entidad.
k) Presentar con oportunidad los estados financieros y sus
correspondientes anexos a los niveles Superiores y a los
Organismos que por Ley le correspondan.
Art. 17.- LA SUBDIRECCN DE GESTIN DE
TALENTO HUMANO ser responsable de:
a) Elaborar el plan de capacitacin general interna.
b) Elaborar el Reglamento Interno de Administracin del
Talento Humano.
c) Trmite de sanciones en general.
d) Iniciar, en los casos legalmente requeridos, los sumarios
administrativos.
e) Presentacin de los proyectos de reforma a los
orgnicos estructural y funcional y por Procesos.
f)
Elaboracin
y
presentacin
de
estructuracin y restructuracin de
unidades de trabajo.
informes
de
las diferentes
g) Elaboracin
y
presentacin
de
procesos
y
procedimientos del SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo.
ti) Elaboracin de contratos de servicios ocasionales,
profesionales, as como tambin contratos bajo el Cdigo
de Trabajo.
i) Ser responsable del manejo de la Plataforma del
Ministerio de Relaciones Laborales, para registro de
contratos, ademdun de contratos, as como sus finiquitos
laborales, observando las disposiciones legales.
j) Mantener el archivo actualizado de la Subdireccin de
Gestin de Talento Humano.
k)
Revisar los documentos habilitantes

celebracin y registro de los contratos.
previo
la
I) Dirigir la elaboracin de reglamentos, manuales y normas

que posibilite una adecuada aplicacin al Sistema
Integrado de Desarrollo de Talento Humano.
m) Dirigir la elaboracin de pruebas para exmenes de
ingreso, previo a concurso de mritos y oposicin.
n) Elaborar planes de Seguridad e Higiene en el Trabajo,
coordinar con el 1ESS y otros organismos en lo referente
a Seguros contra accidentes de trabajo, enfermedades y
otras prestaciones.
o) Asesorar y apoyar en los trmites con el IESS, sobre
entras y salidas del personal.
p) Procesar solicitudes de vacaciones, licencias, permisos y
dems movimientos de personal.

q) Elaborar los respectivos cuadros de licencias por
vacaciones en coordinacin con las Subdirecciones.
r) Cumplir con las obligaciones patronales, en lo que tiene
que ver con afiliaciones al IESS, aportes patronales,
fondos de reserva y prstamos.
s) Elaborar en coordinacin con la Subdireccin Financiera
el proyecto distributivo de remuneraciones mensuales
unificadas.
t) Planes de mejoramiento institucional.
u) Aquello que le disponga la o el Director Ejecutivo.
43
m) Ofertar, promocionar y,comercializar los productos y/o

eventos ejecutados por el SUMAK KAWSAY WASI del
GAD Provincial de Napo dentro de los objetivos
institucionales.
n) Gestionar proyectos de convenios interinstitucionales con
los direcciones de desarrollo social o quien haga sus
veces en los GADs Cantonales y Parroquiales, Entidades
Gubernamentales y Entidades no Gubernamentales,
para la obtencin de recursos y/o intercambio de
servicios, en proyectos de inters de los grupos de
atencin prioritarios de la Provincia.
o) Coordinar y vigilar el cumplimiento de deberes y
obligaciones de las reas bajo su dependencia.
Art. 18.- LA SUBDIRECCIN DE PLANIFICACIN Y

GESTIN INTERINSTITUCIONAL, tendr a su cargo las
siguientes funciones:
p) Dirigir y supervisar la elaboracin, ejecucin seguimiento y

evaluacin del plan anual de compras pblicas. PAC.
a) Gestionar, conjuntamente con el Directorio, la

cooperacin internacional, para el cumplimiento de los
fines determinados en los proyectos.
q) Aquello que le disponga el Directorio SUMAK KAWSAY

WASI del GAD Provincial de Napo y la o el Director
Ejecutivo.
b) Mantener y fortalecer nexos y buenas relaciones

existentes entre el SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo y las instituciones gubernamentales
y/o no gubernamentales.
TTULO III
DE LOS INGRESOS Y DEL PRESUPUESTO
c) Manejar, controlar y difundir la imagen corporativa del

SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo y
cada uno de sus proyectos.
DE LOS INGRESOS ECONMICOS
d) Elaborar el PAPP del SUMAK KAWSAY WASI, de

acuerdo a la normativa vigente y las polticas del
Gobierno Provincial, documento que ser presentado al
Directorio y a la o al Direccin Ejecutiva, en forma anual
o cuando sea necesario, para incluirlo en la reforma
presupuestaria.
e) Coordinar y gestionar proyectos interinstitucionales.
f)
Coordinar y gestionar proyectos locales, nacionales e

internacionales.
g) Presentar proyectos,
autoridades.
en'
forma
peridica,
las
h) Realizar el seguimiento gil y Oportuno a las metas,

objetivos y plazos de los proyectos en ejecucin.
i) Presentar el informe anual de cumplimiento de metas y
objetivos de los proyectos.
CAPTULO I
Art. 19.- El SUMAK KAWSAY WASI del ,GAD Provincial de

Napo contar, entre otros, con los siguientes ingresos
econmicos
a) Con el que determine la Cmara Provincial en el
presupuesto anual Institucional, ms otros valores que el
Consejo podr aprobar, previa presentacin de proyectos
totalmente definidos y viables, que justifiquen plenamente
la asignacin.
b) El producto del arrendamiento de los locales sociales
propiedad del Gobierno Autnomo Descentralizado
Provincial de Napo, asignados y administrados por el
c) Los que provengan de las instituciones pblicas o
privadas como resultado de la gestin del SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo, para
impulsar planes, programas o proyectos de amparo
social y de atencin a sectores prioritarios de la
poblacin de Napo..
Gestionar trmites administrativos institucionales e

interinstitucionales, tendientes a sumar y mejorar
proyectos.
d) Los provenientes de actividades desarrolladas por el

SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo, y
que tengan una valoracin econmica.
k) Coordinar las expresiones culturales de los grupos de

atencin prioritaria, con especial nfasis en el sector
rural, en coordinacin con los y gobiernos parroquiales, y
direcciones de desarrollo social de los GADs
Municipales.
e) Constituye patrimonio del SUMAK KAWSAY WASI los

bienes muebles e inmuebles que determine la ley, el
Gobierno Provincial de Napa y las que se adquiera en el
futuro a cualquier .titule, las herencias, legados y
donaciones realizadas a su favor, con beneficio de
inventario, as como los recursos que provengan de
ingresos propios y de autogestin.
j)
1) Promover la capacitacin y difusin artstica cultural,

como alternativas ocupacionales para sectores
prioritarios de la Provincial.
44
- Suplemento
f) El SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo,

recibir los recursos asignados en el presupuesto
participativo del GAD Provincial de Napo, previo la
presentacin de los proyectos correspondientes.
SECCIN I
mediante resolucin de Directorio, en atencin a sus

disponibilidades financieras. El piso ser el salario bsico
unificado del trabajador en general, para los servidores que
sean contratados en virtud de convenios especficos o
proyectos de inversin social
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
DE LA GESTIN FINANCIERA
Art. 20.- La Gestin Financiera y Presupuestaria del SUMAK

KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo, se efectuar a
travs de la Subdireccin Financiera, en forma autnoma e
independiente de la del Gobierno Autnomo Descentralizado
Provincial de Napo, de conformidad con la Ley y sometida a
los rganos de la Control.
Art. 21.- Los recursos econmicos del SUMAK KAWSAY
WASI del GAD Provincial de Napo sern planificados por la
Subdireccin de Planificacin, para lo cual, el Gobierno
Provincial, transferir, a las cuentas del SUMAK KAWSAY
WASI del GAD Provincial de Napo, el presupuesto aprobado
para el cumplimiento de los objetivos que ste persigue,
considerndose como nico Ordenador de Gastos al
representante legal del mismo.
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA.
El
pago
de
las
remuneraciones,
indemnizaciones, viticos, subsistencias y todos los que
correspondan al talento humano que labora en el SUMAK
KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo, las efectuar el
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo con
cargo a la asignacin que le realice el Gobierno Autnomo
Descentralizado Provincial de Napo, o instituciones
cooperantes, que, para el efecto, se haya determinado en el
presupuesto institucional con excepcin de la remuneracin
del personal que, perteneciendo al Gobierno Provincial,
preste sus servicios en el SUMAK KAWSAY WASI del GAD
Provincial de Napo, mediante comisin de servicios con
remuneracin.
En virtud del cambio de denominacin, todos los derechos y
obligaciones del Patronato sern asumidas por Sumak
Kauway Wasi del GADP de Napo.
SEGUNDA. En vista de que, mediante Acuerdo Ministerial
197, del 21 de noviembre de 2012, el Ministerio de
Relaciones Laborales dispone que la escala de pisos y
techos de las remuneraciones mensuales unificadas de los
servidores de las entidades que integran los gobiernos
autnomos descentralizados provinciales, se aplicar si
hubiere disponibilidad presupuestaria, y en vista de que el
SUMAK KAWSAY WASI del GADP de Napo, ejecuta
proyectos sociales que se los ha venido realizando con
personal que labora bajo la figura del voluntariado, y con
fondos limitados provenientes de proyectos apoyados por la
cooperacin internacional, ONGs e instituciones estatales, el
SUMAK KAWSAY WASI del GAD Provincial de Napo se
sujetar a su propia escala de pisos y techos establecida
PRIMERA: En virtud del cambio de denominacin, todos los

derechos y obligaciones del Patronato sern asumidas por
Sumak Kawsay Wasi del GADP de Napo,
SEGUNDA: Se establece el plazo de seis meses para
reformar los Reglamentos Internos actualizar los manuales y
normas internas.
Dado en la sala de sesiones del Gobierno Autnomo
Descentralizado Provincial de Napo, veintisiete de noviembre
del dos mil catorce.
f.) Doctor Sergio Chacn Padilla, Prefecto.
f.) Abogada Lizbeth Paredes N., Secretaria General.
SECRETARA GENERAL DEL GAD PROVINCIAL
DE NAPO.- De conformidad con lo prescrito en el inciso
cuarto del artculo 322 del Cdigo Orgnico de
Organizacin Territorial Autonoma y Descentralizacin,
COOTAD, CERTIFICO: Que, la presente ORDENANZA
QUE CAMBIA LA DENOMINACIN DEL
PATRONATO
PROVINCIAL DE ATENCIN
SOCIAL PRIORITARIA DE NAPO POR "SUMAK KAWSAY
WASI" INSTITUTO DE ATENCIN SOCIAL PRIORITARIA
DEL GADP DE NAPO Y QUE REGULA SU
ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO fue analizada y
aprobada en sesiones ordinarias del veintids de febrero
2013.y veintisiete de noviembre del 2014. Resoluciones 554
y 069, en su orden.
PREFECTURA
PROVINCIAL
DE
NAPO,
DESPACHO DEL SEOR PREFECTO. Conforme el
citado artculo 322, inciso cuarto, y cumplidos los preceptos
legales
correspondientes,
SANCINASE
Y
PROMULGESE. Tena, 9 de Enero del 2015, las 10:00.
f.) Dr. Sergio Chacn Padilla, Prefecto.
SECRETARA GENERAL DEL GAD PROVINCIAL DE
NAPO. Tena, 1 de agosto de 2014. CERTIFICO: Que, la
presente ORDENANZA QUE CAMBIA LA DENOMINACIN
DEL PATRONATO PROVINCIAL DE ATENCIN SOCIAL
PRIORITARIA DE NAPO POR "SUMAK KAWSAY WASI"
INSTITUTO DE ATENCIN SOCIAL PRIORITARIA DEL
GADP DE NAPO Y QUE RECULA SU ORGANIZACIN Y
FUNCIONAMIENTO, fue sancionada por el seor Prefecto
Provincial, en la fecha y hora indicadas.

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SUPLEMENTO

Expdese la Norma Tcnica de - Gestin

Registro Oficial N 445

Que, el artculo 379, numerales 3 y 4, de la Constitucin de

Mircoles 25 de febrero de 2015

circulacin. El fin es garantizar la proteccin, conservacin,

Suplemento Registro Oficial N" 445 ~

Mircoles 25 de febrero de 2015

SEGUNDA.- La Secretara Nacional de la Administracin

El presente Acuerdo Ministerial derogar cualquier norma de

Registro Oficial N" 445 Mircoles 25 de febrero de 2015

integridad y disponibilidad de los documentos de archivo, en

Archivo de Gestin: Comprende toda la

III. Archivo Central: Son aquellas unidades de archivo

Suplemento - Registro Oficial N 445

X. Direccin: Se refiere a la Direccin de Gestin

Metodologa: Es el conjunto de procedimientos

Norma Tcnica: Se refiere a la Norma Tcnica de

XV. Plan Institucional: Es el Plan Anual de Desarrollo de

Mircoles 25 de febrero de 2015

XVIII. SNAP: Secretara Nacional de la Administracin

XX. Sistema Nacional: El Sistema Nacional de Gestin

Oficina Productora: Nombre de la Unidad

Para otros conceptos relacionados con esta Norma Tcnica

Elaborar el Plan Anual Nacional para las, entidades

II. Establecer los procedimientos de la gestin de

Elaborar e implementar manuales y normas tcnicas

Disear y proponer proyectos de gestin documental

XVI. Plan Anual Nacional: Plan Anual de Desarrollo de

Sistema Institucional: Sistema

V. Coordinar y dirigir proyectos relacionados con la

Registro Oficial N 445

VI. Emitir recomendaciones para mejorar la administracin

Presentar y validar propuestas y proyectos

Mircoles 25 de febrero de 2015

Las dems establecidas en leyes, reglamentos u

De los Principios Generales

IX. Validar el cumplimiento de las directrices emitidas en

Artculo 6. De la poltica institucional en materia de

Artculo 4. El Sistema Nacional de Gestin Documental y

Artculo 5. Del ciclo vital del documento.- Corresponde a

III. El archivo deber ser condensado en la unidad por el

Suplemento Registro Oficial N 445

Mircoles 25 de febrero de 2015

Cada dependencia contar con un Sistema Institucional que

Los Archivos de Gestin o Activo;

II. La Direccin de Gestin Documental y Archivo o la que

Las autoridades y el talento humano calificado

Artculo 11. Responsabilidades de las unidades

Transferir al Archivo Central aquellos expedientes

Cumplir con las disposiciones de la presente Norma

Validar los inventarios de transferencia de los

VI. Contar con los espacios y mobiliario apropiados para la

Elaborar el inventario general por expediente del

Mantener debidamente organizados los expedientes

V. Asegurar la integridad y debida conservacin de los

Registro Oficial N 445

transferencias documentales y destino final de los

VI. Participar en la elaboracin del Cuadro, la Tabla y la

Detectar las necesidades en materia de servicios de

Elaborar los informes respecto a los avances y

VI. Coordinar las acciones para la elaboracin del

Elaborar el Plan Institucional que ser aprobado por

II. Establecer las directrices para el registro de entrada y